PT AKAS_Laporan Akhir Tubes 2_Eko

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

Tabel Kontribusi Anggota Kelompok Nama

NRP

Kontribusi (%)

Fariza Aulia Putri

2513100058

22.5

Safira H.I. Busyra

2513100062

22.5

Qoiduz Zail Haidar Labib

2513100080

10

Gusti Ayu Indah P.M.

2513100089

22.5

Surya Hadi Wijaya

2513100098

22.5

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

Tabel Kontribusi Anggota Kelompok Nama

NRP

Kontribusi (%)

Fariza Aulia Putri

2513100058

22.5

Safira H.I. Busyra

2513100062

22.5

Qoiduz Zail Haidar Labib

2513100080

10

Gusti Ayu Indah P.M.

2513100089

22.5

Surya Hadi Wijaya

2513100098

22.5

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

EXECUTIVE SUMMARY Salah satu bagian dari industri tekstil adalah garmen. Garmen sebagai bagian dari industri tekstil, juga banyak diminati oleh masyarakat dunia, termasuk Indonesia. Perkembangan garmen menjadi kontribusi terbesar di perkembangan industri tekstil saat ini. Garmen atau pakaian jadi, menjadi salah satu kunci dari peningkatan sumbangan di bidang tekstil, industri yang menjadi salah satu sektor andalan Indonesia dalam rangka pertumbuhan perekonomian nasional. Menurut Direktur Industri Tekstil dan Aneka Kementrian Perindustrian, Ramon Bangun (2013), prospek industri tekstil dan produk tekstil (TPT) nasional diyakini masih dapat eksis. Namun, dengan catatan, Indonesia harus memosisikan diri pada segmen menengah ke atas. Beliau juga menambahkan bahwa pada masa AEC tahun 2015 nanti, bea masuk produk tekstil akan semakin menurun dan terjadi persaingan bebas sehingga industri tekstil Indonesia harus dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas produknya untuk tetap bisa bersaing dengan produk-produk tekstil dari negara Vietnam, Kamboja, Laos, dan Myanmar. Berdasarkan fakta-fakta tersebut, kami memilih untuk mengamati proses bisnis yang terjadi pada salah satu perusahaan garmen yang bernama PT AKAS Advertising yang berlokasi di Jalan Jemur Andayani, Surabaya. Dalam melakukan pengamatan tersebut, kami menggunakan pendekatan kerangka pemodelan CIMOSA ( Computer Integrated Manufacturing for Open System Architecture ) terhadap semua proses bisnis yang terjadi pada objek amatan kami. Pengamatan dilakukan sebanyak tiga kali dalam jangka waktu tiga minggu. Kegiatan pengamatan ini meliputi kegiatan wawancara serta peninjauan langsung pada lantai produksi perusahaan. Selama melakukan pengamatan, kami dipandu oleh pemilik perusahaan PT AKAS Advertising, Bapak Go Shiang Chen. Beliau memberikan beberapa informasi mengenai proses bisnis yang terjadi pada perusahaan miliknya serta mengajak kami untuk melihat proses produksi secara langsung di pabriknya. Selain itu, dalam pengerjaan laporan ini, kami juga melakukan studi literatur l iteratur melalui m elalui berbagai media seperti website, buku, maupun materi kuliah yang kami dapatkan dari Share ITS. Dari pengamatan yang kami lakukan, kami mendapatkan informasi bahwa selama menjalankan bisnis garmen, terdapat kelebihan dan kekurangan yang terdapat di PT AKAS Advertising. Salah satu kekurangan yang ada di PT AKAS Advertising terdapat pada bagian Human Resource Management , hanya terdapat satu staff yang menjalankan bagian Human Resource Management , dan

tidak memiliki job description yang jelas seperti di perusahaan lain. Manage process yang ada di PT AKAS Adevertising secara umum telah berjalan dengan baik

meskipun masih terdapat beberapa kekurangan yang masih dapat diatasi dengan baik pada set direction, set strategy, dan direct business.

Dalam core process, perusahaan ini telah memiliki

beberapa karyawan yang ahli dalam bidang periklanan hingga designer yang handal. Selain itu, perusahaan ini telah memiliki beberapa mesin produksi yang berkapasitas besar, sehingga dapat dikatakan core process yang ada pada PT AKAS Advertising memiliki kualitas yang cukup mapan. Sedangkan dalam support process yang ada pada PT AKAS Advertising, permasalahan pada Human Resources Management , merupakan permasalahan yang paling mencolok. Human Resources Management yang ada di PT AKAS Advertising hanya memiliki satu staff dan tidak memiliki job description yang jelas. Namun, dibalik kelemahan tersebut, bagian Human Resource Management PT PT

AKAS Advertising juga memiliki kelebihan, yaitu para pegawai di PT AKAS sangat fleksibel dalam melakukan pekerjaannya, di mana mereka akan saling membantu untuk menyelesaikan pe kerjaan satu sama lain jika diperlukan.

EXECUTIVE SUMMARY

i

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

(Halaman Ini Sengaja Dikosongkan)

EXECUTIVE SUMMARY

ii

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

DAFTAR ISI EXECUTIVE SUMMARY ................................................................................................................ i

DAFTAR ISI .................................................................................................................................. iii DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... v BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang ................................................................................................................... 1 I.2. Tujuan Pengerjaan Tugas .................................................................................................. 1 I.3. Metode Pengerjaan Tugas ................................................................................................ 1 I.4. Alasan Pemilihan Sistem Bisnis ......................................................................................... 1

BAB II ANALISIS SISTEM BISNIS TERPILIH II.1. Manage Process ................................................................................................................ 3 II.1.1. Set Direction ......................................................................................................... 3 II.1.2. Set Strategy .......................................................................................................... 4 II.1.3. Direct Business ..................................................................................................... 5 II.2. Core Process ...................................................................................................................... 6 II.2.1. Develop Product ................................................................................................... 6 II.2.2. Get Order .............................................................................................................. 7 II.2.3. Fulfill Order ........................................................................................................... 8 II.2.4. Product Support .................................................................................................... 8 II.3. Support Process ................................................................................................................. 9 II.3.1. Human Resource Process ...................................................................................... 9 II.3.2. Information Technology Process ........................................................................... 10 II.3.3. Finance Accounting Process.................................................................................. 10 II.3.4. Maintenance Process ........................................................................................... 10

BAB III IMPROVEMENT PROSES BISNIS TERPILIH III.1. Alasan Pemilihan Proses Bisnis ......................................................................................... 13 III.2. Metode Improvement ....................................................................................................... 14 III.2.1. Tugas HRD untuk Menyusun Strategi Seleksi Karyawan ....................................... 15 III.2.2. Tugas HRD untuk Mengelola Karyawan dan Pekerjaannya .................................. 19

BAB IV KESIMPULAN DAN DISKUSI VI.1. Kesimpulan ....................................................................................................................... 25 VI.2. Diskusi ............................................................................................................................... 25

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................... 27 LAMPIRAN .................................................................................................................................. 29

DAFTAR ISI

iii

PT AKAS Advertising

PTSI

B6


DAFTAR ISI

iv

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Flowchart Pengembangan Produk dan Penerimaan Order ................................... 7 Gambar 3.1. SOP Rekrutmen Pegawai ...................................................................................... 18 Gambar 3.2. Flowchart Pelaksanaan Program Pemberian Insentif ......................................... .. 21

DAFTAR GAMBAR

v

PT AKAS Advertising

PTSI

B6


DAFTAR GAMBAR

vi

PENGANTAR TEKNIK DAN SISTEM INDUSTRI

BAB I : PENDAHULUAN

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Garmen atau pakaian jadi, menjadi salah satu kunci dari peningkatan sumbangan di bidang tekstil, industri yang menjadi salah satu sektor andalan Indonesia dalam rangka pertumbuhan perekonomian nasional. Menurut Direktur Industri Tekstil dan Aneka Kementrian Perindustrian, Ramon Bangun (2013), prospek industri tekstil dan produk tekstil (TPT) nasional diyakini masih dapat eksis. Namun, dengan catatan, Indonesia harus memosisikan diri pada segmen menengah ke atas. Beliau juga menambahkan bahwa pada masa AEC tahun 2015 nanti, bea masuk produk tekstil akan semakin menurun dan terjadi persaingan bebas sehingga industri tekstil Indonesia harus dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas produknya untuk tetap bisa bersaing dengan produk-produk tekstil dari negara Vietnam, Kamboja, Laos, dan Myanmar. Menilik dari fakta-fakta tersebut, kami mencoba untuk mengamati proses bisnis yang terjadi pada salah satu perusahaan garmen yang bernama PT AKAS Advertising. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Jemur Andayani, Surabaya, Jawa Timur. Dalam hal ini kami menggunakan suatu pendekatan permodelan sistem bisnis yang bernama CIMOSA ( Computer Integrated Manufacturing For Open System Architecture ) untuk menganalisa proses bisnis pada PT AKAS

Advertising. CIMOSA memiliki 3 bagian yang terdiri dari core business proces , manage process, dan support process. Core process merupakan inti kegiatan dari bisnis itu sendiri. Manage process dimulai dari penetapan visi dan misi perusahaan. Support process adalah hal-hal yang mendukung dalam berlangsungnya suatu bisnis. Pendekatan sistem bisnis CIMOSA digunakan dalam proses analisa dan pengembangan sistem bisnis pada Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang terdapat di wilayah Surabaya, yaitu PT AKAS Advertising yang merupakan UKM di bidang garmen. Datadata yang didapatkan dalam tugas besar ini berasal dari beberapa metode, di antaranya wawancara dengan owner PT AKAS Advertising, Bapak Go Siang Chen; dis kusi kelompok; dan lainlain. Selama menjalankan bisnis garmen, terdapat kelebihan dan kekurangan yang terdapat di PT AKAS Advertising. Oleh karena itu, melalui tugas besar Pengantar Teknik dan Sistem Industri ini, akan didapatkan pengetahuan mengenai kelebihan dan kelemahan dari proses bisnis yang terjadi di PT AKAS Advertising sesuai dengan model CIMOSA serta akan dilakukan pengembangan sistem bisnis agar PT AKAS Advertising menjadi lebih baik dalam menjalankan bisnisnya.

I.2. Tujuan Pengerjaan Tugas Tugas responsi Pengembangan Sistem Bisnis ini dibuat untuk: a. Mengetahui kelebihan dan kelemahan proses bisnis terdapat di PT AKAS Advertising b. Memberikan saran pengembangan disertai dengan metode improvement bagi PT AKAS Advertising

I.3. Metode Pengerjaan Tugas Tugas responsi Pengembangan Sistem Bisnis ini dikerjakan melalui beberapa metode, di antaranya: a. Mengunjungi PT AKAS Advertising b. Wawancara dengan owner dan karyawan PT AKAS Advertising c. Diskusi kelompok d. Studi literatur

I.4. Alasan Pemilihan Sistem Bisnis

BAB I : PENDAHULUAN

1

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

Dalam proses bisnis yang dijalankan PT AKAS Advertising, terdapat kelemahan yang dapat menjadi kendala bagi PT AKAS. Kelemahan yang menonjol terdapat pada bagian support process . PT AKAS memiliki kelemahan pada bagian Human Resource yang kurang dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan. Human Resource jarang sekali melakukan pekerjaan yang sesuai dengan bidangnya karena PT AKAS jarang melakukan recruitment pegawai. Alasan kami memilih untuk melakukan improvement pada bagian support process terutama pada bagian Human Resource adalah karena kami melihat bahwa PT AKAS kurang memperhatikan proses tersebut dalam proses bisnis perusahaan mereka sendiri. Sedangkan bagian-bagian dari CIMOSA yang lain sudah dianggap berjalan dengan baik meskipun masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam sistemnya. Selain dalam hal teknis perbaikan Human Resource di PT AKAS, alasan dipilihnya bagian tersebut agar PT AKAS bisa menjadikan bagian tersebut sebagai pintu masuk sumber mata pencaharian bagi orang-orang yang menguasai bagian Human Resource. Oleh karena itu, dalam tugas besar ini kami memilih untuk memberikan saran pengembangan pada hal-hal yang telah disebutkan di paragraf sebelumnya agar PT AKAS dapat mengelola perusahaan dengan sumber daya yang dimilikinya secara maksimal sehingga PT AKAS dapat menjadi perusahaan yang lebih baik.

BAB I : PENDAHULUAN

2

PT AKAS Advertising

PTSI

B6


BAB II : ANALISIS SISTEM BISNIS TERPILIH


BAB I : PENDAHULUAN

3

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

BAB II ANALISIS SISTEM BISNIS TERPILIH Pada bab ini, akan kami jelaskan hasil analisa kelebihan dan kekurangan sistem bisnis yang terjadi pada PT AKAS Advertising sesuai dengan kerangka pemodelan bisnis CIMOSA.

II.1. Manage Process Manage Process adalah serangkaian aktivitas perencanaan dan pengawasan sistem kerja yang dikerjakan oleh pemilik perusahaan, dimulai dari penetapan visi/misi perusahaan sampai pembuatan RKAP dan melakukan evaluasi dan perbaikan. Sasaran proses manajemen adalah humanware (manusia/tenaga kerja), hardware (mesin dan peralatan lain), software (sistem kerja), material, dan informasi. Manage process terdiri atas tiga bagian yang saling berkaitan, yaitu set direction, set strategy , dan direct business . PT AKAS sebagai salah satu perusahaan garmen yang berlokasi di Jl. Jemur Andayani Kav. 50 Blok D83-85, Surabaya, Jawa Timur, telah menerapkan proses manajemen perusahaan dengan cukup baik. Pemilik perusahaan ini sudah memiliki wawasan yang cukup luas dalam bidang manajemen. Beliau mengatakan pada kami bahwa proses manajemen di perusahaan miliknya sudah dilakukan sesuai dengan standar, yaitu planning, organizing, staffing, directing, dan controlling. Proses planning pada perusahaan ini meliputi perencanaan kegiatan produksi jangka pendek, pembuatan SOP ( Standard Operational Procedure ), dan pembuatan sistem pengolah informasi mengenai klien, finansial, dan bahan baku. Sedangkan proses organizing meliputi pembagian kerja sesuai dengan kompetensi karyawan dan penataan layout perusahaan. Kemudian proses controlling meliputi kegiatan pemantauan kinerja karyawan yang langsung dilakukan oleh pemilik perusahaan. Bila ditinjau dari poin-poin utama dalam proses manajemen berdasarkan CIMOSA, maka dapat dijabarkan sebagai berikut.

II.1.1. Set Direction Set direction adalah proses pembuatan dan penetapan visi dan misi perusahaan. Proses ini adalah langkah yang sangat mempengaruhi proses-proses lainnya sebab pada proses inilah tujuan utama dan langkah apa saja yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapainya, ditetapkan. Sebagai perusahaan yang memproduksi berbagai media periklanan dan garmen berskala besar, PT AKA S Advertising tentunya telah memiliki visi dan misi yang melandasi setiap kegiatan produksinya. Berikut ini adalah visi dan misi PT AKAS Advertising. Visi Berkarya atas karunia Tuhan untuk mencapai kemakmuran bersama dengan mengutamakan kepentingan konsumen









Misi Terus berusaha untuk memberikan ide-ide, konsep maupun desain yang kreatif dan kompetitif. Membangun tim yang solid dari para desainer dan programmer yang berdedikasi tinggi terhadap kualitas kerja. Mulai bekerja secara bersama-sama dan mengakhirinya dengan hasil berkualitas tinggi. Sangat fleksibel dalam memenuhi permintaan desain dari para klien.

Jika kita kaji lebih mendalam, visi PT AKAS Advertising ini ternyata terbentuk dari filosofi nama perusahaan tersebut, yaitu PT Anugerah Karya Aditama Sentosa (AKAS) Advertising. Kata “Anugerah” yang berarti karunia atau pemberian Tuhan, kata “Karya”


3

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

yang berarti menciptakan sesuatu, kata “Aditama” yang berarti berkompetensi tinggi dalam memenuhi kebutuhan, serta kata “Sentosa” yang berarti sejahtera dan tenteram. Bila arti kata-kata tersebut disatukan dan dipadukan, maka terbentuk suatu kalimat yang memiliki arti luhur dan digunakan oleh perusahaan ini sebagai landasan sekaligus cita-citanya. Perusahaan ini memiliki dasar pemikiran bahwa setiap stakeholder PT AKAS Advertising harus dapat berkarya dalam kehidupan ini untuk menghargai karunia yang telah diberikan oleh Tuhan kepada mereka. Dengan semangat berkarya ini, PT AKAS selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dengan kemampuan yang tinggi sehingga tercipta kemakmuran dan ketenteraman dalam masyarakat. Bila kita analisis berdasarkan kriteria visi efektif, maka visi PT AKAS Advertising telah memenuhi beberapa kriteria yaitu desirable, feasible, fokus, dan fleksibel. Visi perusahaan ini dikatakan desirable karena visi dari perusahaan ini menekankan pada kepuasan pelanggan/konsumen serta para karyawan terhadap sistem dan kinerja perusahaan. PT AKAS benar-benar memperhatikan setiap detail kebutuhan pelanggannya agar tercipta hubungan baik dengan konsumen ( customer intimacy ). Ketika hubungan antara perusahaan dan pelanggan semakin baik, maka tujuan perusahaan akan lebih mudah dan lebih cepat untuk dicapai. Visi perusahaan ini juga memenuhi kriteria feasible yang berarti masuk akal untuk dicapai. Perusahaan ini memiliki semangat yang tinggi untuk berkarya dalam masyarakat serta didukung oleh kompetensi karyawan yang tinggi sehingga memungkinkan terciptanya cita-cita perusahaan di masa depan. Visi perusahaan ini juga memiliki unsur fokus terhadap kebutuhan pelanggan. PT AKAS Advertising akan terus berusaha menggali info tentang apa yang sedang dibutuhkan oleh para pelanggannya agar tercipta nilai kepuasan yang maksimal. Selain itu, PT AKAS Adverising juga menyediakan beberapa designer yang siap memberikan ide-ide baru kepada konsumennya. Hal ini menjadi bukti bahwa visi perusahaan ini juga memenuhi unsur fleksibel. Namun, bila ditinjau dari kriteria imaginable, kami masih belum menelaah secara pasti bagaimana kondisi perusahaan di masa yang akan datang. Visi PT AKAS masih belum menyantumkan kata yang menggambarkan kondisi perusahaan saat visi tersebut telah dicapai. Selain itu, makna dari visi PT AKAS ini sangat sulit untuk dicerna sebab terbentuk dari filosofi kata-kata kajian, sehingga bersifat kurang komunikatif. Kami membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengetahui dan menelaah inti dari visi PT AKAS. Hal-hal inilah yang menjadi kelemahan visi perusahaan ini. Bila kita analisis mengenai misi perusahaan ini, maka dapat dimengerti bahwa misi tersebut telah memenuhi unsur-unsur sebuah misi efektif. Misi perusahaan ini telah dipaparkan dengan kalimat yang singkat dan jelas serta komunikatif, sehingga orang-orang awam akan mudah mengetahui maksud dari misi perusahaan ini. Selain itu, misi perusahaan ini telah memenuhi unsur fleksibel karena menyatakan secara eksplisit bahwa perusahaan sangat fleksibel dalam memenuhi permintaan desain dari para kliennya. Dalam misi perusahaan ini, telah memuat budaya kerja perusahaan secara implisit. Di mana, budaya kerja perusahaan ini menganut “ Z Theory of Ouchi ” yang mengutamakan kerja sama dan rasa kekeluargaan dalam mengerjakan setiap pekerjaan yang ada sehingga tercapai hasil yang maksimal.

II.1.2. Set Strategy Set strategy adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan. Proses penyusunan strategi perusahaan harus mengikuti hasil analisis internal maupun eksternal perusahaan. PT AKAS memiliki strategi bisnis yang cukup mapan dalam bidang periklanan serta garmen. Dengan motto “Your Growth is Our Concern ”, perusahaan ini selalu memberikan pelayanan terbaik untuk meningkatkan citra perusahaan. Dalam mengembangkan bisnisnya, perusahaan ini selalu menjaga nama baik perusahaannya sehingga jumlah klien akan bertambah tanpa perlu banyak melakukan promosi. Perusahaan ini memberikan layanan tambahan maupun bonus bagi klien yang sering membeli produk perusahaan ini. Bonus tersebut bermaksud untuk menambah kepuasan klien sekaligus memperkuat hubungan antara klien dengan perusahaan


4

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

(customer intimacy ). Ketika customer intimacy terbentuk dengan sangat baik, maka secara tidak langsung reputasi perusahaan akan naik sehingga semakin banyak klien baru yang percaya akan kompetensi PT AKAS. Hal tersebut dibuktikan dengan minimnya kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak marketing PT AKAS, namun jumlah klien tetap bertambah sepanjang waktu. Meskipun jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan ini tergolong cukup sedikit, namun perusahaan ini mampu menampung pesanan dalam jumlah yang besar. Hal ini ditunjang oleh adanya mesin-mesin produksi yang berkapasitas besar serta pegawai yang berkompetensi baik. Selain itu, budaya kerja perusahaan ini juga turut menunjang kemampuan perusahaan dalam memenuhi pesanan para kliennya. Dengan mengimplementasikan nilai yang ada pada “ Z Theory of Ouchi ” , maka karyawan akan memiliki rasa persaudaraan yang kuat dalam bekerja, sehingga para karyawan akan saling bahu membahu dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Selain itu, budaya kerja tersebut juga mendorong karyawan untuk dapat melakukan berbagai hal sehingga akan menumbuhkan kemampuan kreativitas karyawan tersebut. Hal ini secara tidak langsung dapat meningkatkan kapasitas dan efisiensi produksi perusahaan. Beberapa hal di atas merupakan keunggulan strategi yang dimiliki oleh PT AKAS Advertising. Meskipun begitu, perusahaan ini masih memiliki beberapa kelemahan dalam hal strategi, yaitu kurang gencarnya promosi yang dilakukan dan tidak adanya perencanaan tahunan (RKAP). Memang benar bahwa pen citraan perusahaan dapat meningkatkan jumlah klien baru, namun seiring berjalannya waktu, akan semakin banyak saingan usaha yang memiliki kekuatan marketing lebih bagus sehingga dapat mengalahkan pamor PT AKAS. Hal tersebut akan menghambat perusahaan dalam meraih visinya di masa depan. Selain itu, perusahaan ini juga tidak memiliki perencanaan tahunan perusahaan atau RKAP sebagai acuan kerja perusahaan selama satu tahun. Menurut pemilik perusahaan, adanya RKAP akan menurunkan tingkat kreativitas pegawainya dalam bekerja serta bertentangan dengan budaya kerja yang dianut oleh perusahaan ini. Hal tersebut dapat dibenarkan, namun agar performansi perusahaan dapat terukur dan berkembang dengan baik dari waktu ke waktu, maka diperlukan adanya perencanaan yang matang dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan tahunan (RKAP) sebenarnya tidak bersifat mengekang pegawai, sebaliknya hal tersebut akan memotivasi para pegawai untuk lebih meningkatkan kemampuannya dari waktu ke waktu, sehingga kegiatan produksi dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Di samping hal itu, perencanaan yang sangat teliti akan sangat menunjang kesuksesan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya di tengah persaingan yang semakin kompetitif.

II.1.3. Direct Business Direct Business adalah implementasi serangkaian strategi yang telah direncanakan dan dibentuk sesuai dengan analisis faktor internal maupun eksternal untuk mewujudkan tujuan utama perusahaan. Secara umum, PT AK AS Advertising telah menjalankan rencanarencana kerja jangka pendek sesuai prosedur yang berlaku. Bahkan perusahaan ini telah memiliki SOP (Standard Operational Procedure) untuk beberapa proses produksi dan bisnisnya. Dengan adanya aturan standar dalam melakukan suatu pekerjaan ini, maka produksi menjadi lebih terarah dan lebih efektif sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan produksi maupun jumlah produk cacat. Selain itu, dengan budaya kerja yang ada, karyawan perusahaan ini merasa lebih tenang dalam melakukan pekerjaan mereka. Menurut mereka, para pimpinan perusahaan tidak pernah menekan karyawan untuk selalu bekerja sesuai target. Para karyawan di perusahaan ini diperlakukan sama layaknya sebuah keluarga dalam suatu rumah. Oleh karena itu, mereka menjadi tim yang sangat solid dalam menyelesaikan suatu tugas. Bila salah satu karyawan sedang “ down”, maka karyawan lain akan menggantikan perannya sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai. K eunggulan yang lain dari perusahaan ini adalah karyawannya memiliki kemampuan yang luas, tidak hanya terpaku pada suatu bidang saja sehingga satu orang karyawan mampu melakukan


5

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

berbagai macam tugas. Oleh sebab itu, proses bisnis dan produksi pada perusahaan ini berjalan relatif konstan meskipun sedang ditimpa permasalahan. Namun, dalam hal direct business ini, PT AKAS masih memiliki beberapa kelemahan yaitu kurangnya manajemen risiko serta belum adanya proses evaluasi berkala terhadap kinerja perusahaan. PT AKAS Advertising lemah dalam hal p engelolaan risiko yang mungkin terjadi saat menjalankan proses bisnisnya. Hal ini ditunjukkan dengan belum adanya strategi untuk menanggulangi risiko kerugian akibat naiknya harga bahan baku garmen (benang, dll) yang kebanyakan adalah barang impor dari negara China dan Korea. Ketika nilai kurs mata uang asing naik, maka PT AKAS harus menanggung beban kerugian karena biaya produksi semakin membengkak sedangkan harga jual tetap. Kondisi tersebut akan sangat tidak menguntungkan bagi perusahaan ini yang memiliki komitmen untuk terus melayani konsumen sebaik mungkin, padahal permintaan klien sangat banyak. Oleh karena itu, untuk mengurangi risiko kerugian akibat kenaikan nilai kurs mata uang asing, perusahaan semestinya mencari jalan lain untuk mengurangi penggunaan bahan baku impor dan menggantinya dengan bahan baku yang berasal dari dalam negeri, di mana harganya cenderung lebih stabil. Selain itu, belum adanya kegiatan evaluasi mengenai kinerja perusahaan dalam jangka waktu tertentu, juga menjadi kelemahan perusahaan ini. Padahal kegiatan evaluasi ini memiliki tujuan yang baik, yaitu untuk memberikan penilaian mengenai semua kinerja perusahaan dan mengkaji bagian-bagian yang masih mengalami permasalahan, supaya dapat menjadi inspirasi untuk membenahi kinerja perusahaan di masa yang akan datang. Selain itu, PT AKAS dapat berkembang jauh lebih baik dengan adanya kegiatan evaluasi ini. Proses evaluasi juga dapat meningkatkan kesadaran karyawan untuk terus mengembangkan dirinya agar dapat memajukan perusahaan dan kesejahteraan diri mereka. Pada akhirnya, hasil dari evaluasi ini akan menjadi bahan pelajaran yang dapat dijadikan nilai tambah bagi perusahaan sehingga dapat terus bersaing dalam dunia bisnis. II.2. Core Process

Core process merupakan proses kegiatan utama yang dijalankan oleh suatu perusahaan. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan konsumen. Proses utama perusahaan berkaitan dengan bagaimana perusahaan mengembangkan produknya ( develop product ), mendapatkan pesanan dari konsumen ( get order ), memenuhi pesanan konsumennya ( fulfill order ), hingga mendukung komponen produknya ( support product ). PT AKAS Advertising sebagai perusahaan periklanan dan garmen berskala besar, sudah memiliki kualitas core process yang cukup mapan. Perusahaan ini telah memiliki beberapa karyawan yang ahli dalam bidang periklanan hingga designer yang handal. Selain itu, perusahaan ini telah memiliki beberapa mesin produksi yang berkapasitas besar untuk membantu pembuatan produk yang diinginkan oleh para kliennya. Berikut ini adalah rincian analisis mengenai core process yang terjadi pada PT AKAS Advertising.

II.2.1. Develop product Develop product merupakan bagian dari core process dalam CIMOSA. Develop product adalah proses di mana suatu perusahaan melakukan kegiatan yang bertujuan untuk melihat kondisi pasar agar suatu perusahaan bisa memenuhi permintaan customer . Pada PT AKAS Advertising, proses pengembangan produk dilakukan berdasarkan permintaan kliennya. Klien diberikan keleluasaan untuk menentukan produk yang akan dibuat oleh PT AKAS. Setelah desain produk yang diinginkan oleh konsumen disetujui oleh kedua belah pihak dan klien melakukan purchase order (PO), maka produk tersebut akan langsung diproduksi oleh PT AKAS Advertising. Kegiatan mass customization ini adalah salah satu keunggulan produksi PT AKAS Advertising. Berikut ini adalah diagram alur pengembangan produk dan penerimaan pesanan PT AKAS Advertising.


6

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

Gambar 2.1. Flowchart Pengembangan Produk dan Penerimaan Order

Bila kita tinjau dari diagram alur di atas, maka tampak jelas bahwa konsumen memberikan penawaran desain kepada pihak marketing. Setelah itu, dilakukan proses negosiasi tentang desain, harga, dan kriteria produk yang diinginkan oleh konsumen hingga terjadi kesepakatan antar dua pihak. Setelah tercapai persetujuan, maka produk akan langsung diproduksi oleh perusahaan. Perusahaan ini juga bersedia untuk memberikan arahan desain produk bagi klien yang kesulitan untuk menentukan desain yang ia inginkan. Hal tersebut ditunjang oleh adanya karyawan yang ahli dalam bidang desain. Tim kreatif PT AKAS merupakan tim yang sangat berkompetensi dalam bidang desain dan selalu siap mendengarkan permintaan klien serta memberikan masukan kepada mereka. Selain hal itu, dalam proses pengembangan produknya, PT AKAS Advertising selalu menggunakan bahan baku dengan kualitas tinggi supaya kualitas produk yang dihasilkan terjamin. Hal ini tentunya akan menambah nilai kepuasan yang dirasakan oleh konsumen. Dengan menciptakan inovasi-inovasi produk berdasarkan keinginan konsumennya, maka PT AKAS memiliki keunggulan tersendiri yang dapat meningkatkan daya sain g perusahaan. Namun, proses pengembangan produk dengan metode seperti yang dilakukan oleh PT AKAS Advertising akan membutuhkan ketelitian, waktu, dan kesabaran yang lebih tinggi , karena mereka harus benar-benar mengetahui keinginan konsumen. Hal ini dapat menjadi suatu hambatan bila konsumen memberikan info yang berbelit-belit. II.2.2. Get Order Get order adalah sebuah strategi pemasaran di mana perusahaan membuat upaya-

upaya tertentu agar mendapatkan pesanan dari konsumen atau upaya dari perusahaan agar produknya dipesan oleh konsumen. Pada PT AKAS Advertising, kegiatan get order ini berkaitan erat dengan proses pengembangan produk karena terbentuknya purchase order (PO) terjadi setelah klien melakukan persetujuan mengenai desain, spesifi kasi, serta harga produk yang akan dia dapatkan. Proses terjadinya kesepakatan pemesanan produk pada PT AKAS Advertising dapat dilihat pada gambar 2.1. Berhubung PT AKAS adalah perusahaan make to order , maka perusahaan ini tidak terlalu gencar melakukan promosi secara langsung dengan konsumen. Perusahaan ini mengandalkan media promosi online melalui website resmi mereka. Kelebihan dalam proses get order pada PT AKAS adalah proses pemesanan dan negosiasi produk dapat dilakukan melalui berbagai media telekomunikasi, yaitu telepon, email , dan BlackBerry Messenger . Selain hal itu, perusahaan ini telah memiliki database yang disebut dengan SYSTEM untuk mencatat semua riwayat transaksi setiap kliennya. Data yang dicatat akan


7

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

digunakan sebagai acuan pemberian bonus order bagi klien yang memiliki riwayat transaksi dalam jumlah tertentu. Di samping melakukan pemberian bonus, PT AKAS senantiasa melakukan inovasi-inovasi produk sesuai dengan selera pasar agar produknya tetap diminati oleh para kliennya. Kelemahan proses get order pada PT AKAS Advertising adalah kurang gencarnya kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak marketing. Meskipun PT AKAS Advertising adalah perusahaan make to order , seharusnya perusahaan ini tetap menggencarkan promosi agar dapat berkembang dengan cepat. Di samping itu, website yang dijadikan media promosi oleh perusahaan ini terbilang masih sederhana dan kurang menarik. Semestinya PT AKAS menaruh perhatian yang lebih pada pengelolaan website resmi mereka mengingat hal tersebut adalah media utama promosi produk mereka. Apalagi di zaman sekarang, banyak orang yang selalu mencari informasi melalui media internet. Jika PT AKAS dapat mengelola website mereka dengan baik, maka proses get order akan lebih mudah tercapai dan berhasil. II.2.3. Fulfill Order Fulfill order merupakan komponen dari core process tentang bagaimana cara pelaku bisnis memenuhi pesanan konsumen. Pada PT AKAS Advertising, proses fulfill order dilakukan setelah purchase order diterima oleh tim produksi perusahaan. Tim ini akan mengerjakan produk sesuai dengan job order sheet yang mereka terima dari pihak marketing. Job order sheet yang dimaksud berisi tentang spesifikasi produk yang akan dibuat, material yang diperlukan, serta prosedur produksi. Kelebihan dalam proses fulfill order pada perusahaan ini adalah perusahaan ini telah memiliki aplikasi yang terintegrasi untuk memesan bahan baku pada supplier sehingga pemesanan bahan baku dapat terlaksana dengan efektif dan efisien. Selain itu, perusahaan ini juga selalu menggunakan bahan baku yang berkualitas untuk memenuhi pesanan para kliennya serta memiliki mesinmesin produksi dengan kapasitas tinggi untuk menunjang proses produksinya. Di samping itu, PT AKAS juga memiliki partner usaha yang dapat bekerja sama untuk memenuhi pesanan klien dalam jumlah yang tidak mungkin ditangani oleh PT AKAS sendiri. Kerja sama tersebut merupakan kekuatan tambahan yang sangat membantu PT AKAS dalam memenuhi pesanan musiman dengan jumlah sangat besar. Pesanan musiman tersebut biasanya terjadi menjelang hari-hari besar atau perayaan. Di samping beberapa keunggulan dalam hal pemenuhan pesanan di atas, ternyata perusahaan masih memiliki beberapa kelemahan yang dapat m enghambat kinerja mereka. Salah satu kelemahan PT AKAS yaitu ketergantungan terhadap bahan baku impor. PT AKAS memang sengaja mengimpor bahan baku garmen seperti benang dari negara China, India, dan Korea karena benang dari negara tersebut memiliki kualitas yang baik dengan harga yang relatif lebih murah daripada harga benang produksi dalam negeri. Namun, di tengah ketidakpastian ekonomi saat ini, di mana kurs mata uang asing mengalami fluktuasi yang cukup tinggi, maka barang-barang impor akan mengalami kenaikan harga. Hal tersebut dapat meningkatkan risiko kerugian PT AKAS A dvertising karena kenaikan harga bahan baku secara otomatis akan meningkatkan biaya produksi, sedangkan harga jual produk telah ditentukan sesuai kesepakatan awal. Di samping itu, sebagai perusahaan berskala besar, semestinya proses quality control pada PT AKAS Advertising telah didukung oleh suatu mesin inspeksi otomatis. Hal ini bertujuan untuk mempercepat proses pengecekan barang yang ada dalam gudang sehingga tidak banyak barang yang tersimpan di dalam gudang serta konsumen dapat menikmati produknya secepat mungkin. II.2.4. Support Product Support product merupakan layanan tambahan yang diberikan kepada klien yang bertujuan untuk menambah nilai kepuasan yang diterima olehnya. Pada PT AKAS Advertising, proses support product dilakukan dalam berbagai hal mulai dari fasilitas perusahaan hingga pelayanan purna jual. Kantor PT AKAS Advertising telah dilengkapi dengan fasilitas pendingin ruangan yang cukup meriam kenyamanan bagi klien yang


8

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

datang. Selain itu, perusahaan juga telah melengkapi sistem telekomunikasi internal sebagai sarana bertelekomunikasi antar stakeholder dalam perusahaan. PT AKAS Advertising juga memberikan beberapa kemudahan serta konsultasi gratis untuk para kliennya yang akan memesan produk atau mengalami kesuli tan dalam menentukan desain produk yang mereka inginkan. Para karyawan perusahaan ini dengan senang hati akan memberikan beberapa pilihan yang tepat bagi klien sehingga akan menimbulkan rasa kepercayaan dari klien kepada perusahaan. Keunggulan yang lain adalah PT AKAS juga memberikan layanan purna jual berupa penjahitan ulang dan pengecilan ukuran garmen. Hal ini untuk mengatasi komplain pelanggan yang merasa produknya cacat. Produk tersebut biasanya terjadi ketika produk yang dipesan klien jumlahnya sangat banyak, sehingga sangat sulit untuk dilakukan quality control secara teliti pada setiap produk. Kelemahan PT AKAS pada sisi support product adalah profil kantor perusahaan yang terlihat kurang menarik, bahkan kurang mencerminkan kebesaran reputasi perusahaan ini. Tampilan kantor PT AKAS yang terletak pada ruko blok D83-85 tersebut kurang tertata dengan rapi dan hanya ditandai dengan neon box bertulisan nama perusahaan. II.3. Support Process

Support process merupakan proses/aktivitas yang dilakukan untuk menunjang kegiatan utama perusahaan sehingga tercipta peningkatan produktivitas, efektivitas, serta efisiensi produksi. Support process sendiri terbagi menjadi empat bagian, yaitu Human Resources process , Information Technology process , Financial Accounting process, dan Maintenance process. II.3.1. Human Resources Process Pada PT AKAS Advertising, Human Resource Management hanya dipegang oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan karena pegawai yang dimiliki oleh PT AKAS tidak banyak, sehingga tidak diperlukan banyak orang untuk mengisi bagian Human Resource Management . Pegawai mayoritas ditempatkan di bagian produksi. Berdasarkan hasil wawancara kami dengan owner PT AKAS, pegawai Human Resource Management tidak memiliki job description yang jelas seperti di perusahaan lain. Jika di perusahaan lain pekerjaan Human Resource Management tidak hanya merekrut pegawai, tetapi juga melakukan treatment agar pegawai bisa bekerja sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan, misalnya melakukan training spiritual bagi pegawai, memberikan pelatihan-pelatihan pengasahan softskill , dan lain-lain, namun hal ini tidak berlaku pada PT AKAS. Bagian Human Resource Management hanya melakukan tugas sebagai perekrut pegawai dan hal tersebut pun sangat jarang dilakukan. Hal ini menjadi kelemahan dari bagian Human Resources Process pada PT AKAS karena seharusnya Human Resource Management tidak hanya sebagai perekrut pegawai, tetapi juga sebagai pembuat treatment bagi pegawai agar pegawai bisa merasa nyaman dalam bekerja dan bisa bekerja sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Treatment yang dapat diberikan contohnya seperti yang telah disebutkan di paragraf ini. Di balik kelemahan tersebut, bagian Human Resource Management PT AKAS Advertising juga memiliki beberapa kelebihan, yaitu Human Resources Management di PT AKAS sangat fleksibel dalam melakukan pekerjaannya. Owner PT AKAS menyebutkan bahwa pegawai di bagian ini kerap membantu pegawai di bagian lain dalam melakukan pekerjaannya, contohnya ketika PT AKAS pernah mendapatkan order dalam jumlah besar sehingga membuat para pegawai kewalahan dalam memenuhi order dan order tersebut harus dikirimkan ke pelanggan segera, padahal pegawai pengangkut barang sedang tidak bertugas. Para pegawai akhirnya bahu membahu untuk mengangkat barang pesanan ke dalam truk pengangkut barang. Hal seperti ini tidak hanya sekali saja dialami PT AKAS, bahkan terdapat permasalahan lain yang akhirnya membuat semua pegawai ikut membantu dalam penyelesaian masalah. Inilah yang menjadi kelebihan dari pegawai PT AKAS, mereka tidak hanya bisa melakukan satu jenis pekerjaan spesifik, tetapi juga tidak segan untuk melakukan pekerjaan lain yang semestinya bukan merupakan pekerjaannya. Human Resources Management dan juga pegawai bidang lain memiliki fleksibilitas tinggi


9

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

dalam melakukan pekerjaannya. Hal ini membuat PT AKAS tidak perlu merekrut banyak pegawai sehingga cost yang dikeluarkan untuk pembayaran gaji pegawai tidak terlalu besar. II.3.2. Information Technology Process PT AKAS Advertising telah menggunakan teknologi dalam berbagai bagian. Pada lantai produksi, tidak ada barang yang dibuat secara handmade. Semua telah diproduksi dengan menggunakan mesin-mesin meskipun jumlahnya juga tidak sebanyak perusahaan lain yang melakukan mass production. Hal ini dapat dimengerti karena PT AKAS merupakan perusahaan yang membuat barang berdasarkan pesanan. Pada bagian marketing dan order , teknologi informasi telah digunakan secara maksimal oleh PT AKAS. Hal ini terbukti dengan digunakannya media seperti email dan aplikasi BlackBerry Messenger oleh PT AKAS untuk menjalin koneksi baik dengan supplier maupun dengan client . Client PT AKAS bahkan bisa melakukan pemesanan barang dengan menggunakan email, BlackBerry Messenger, maupun sarana lain karena PT AKAS telah mempunyai database yang memuat daftar pelanggannya. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru, pemesanan juga bisa dilakukan dengan menggunakan media-media yang telah disebutkan di atas. Sekali lagi, fleksibilitas menjadi kelebihan dari PT AKAS, bahkan dalam hal teknologi informasi fleksibilitas masih bisa diterapkan. Namun, dibalik kelebihan yang ada, terdapat kelemahan dari penggunaan teknologi di PT AKAS. Dengan banyaknya hal yang dilakukan oleh mesin maupun media informasi, akhirnya PT AKAS tidak memerlukan banyak pegawai, padahal di Indonesia jumlah pengangguran masih tinggi. II.3.3. Financial Accounting Process Bagian financial & accounting di PT AKAS hanya dilakukan oleh 1 orang. Hal ini disebabkan karena pada proses accounting, PT AKAS telah menggunakan teknologi dan software-software untuk mengelola aliran dana yang masuk dan keluar. Pegawai tidak perl u mencatat pengeluaran dan pemasukan dalam buku dan menggunakan neraca seperti jaman dahulu. Pencatatan dilakukan dengan meng-input pengeluaran dan pemasukan dalam software khusus. Hal ini membuat proses accounting menjadi lebih praktis dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. Inilah kelebihan dari proses accounting. Jika pada proses accounting sudah diterapkan dengan baik, lain halnya dengan financial process. Seperti yang disebutkan dalam subbab II.1.3, PT AKAS masih kurang dalam hal manajemen risiko terutama yang berkaitan dengan keuangan. PT AKAS masih kerap kali menanggung kerugiannya sendiri akibat naiknya harga barang baku yang disebabkan oleh tidak stabilnya kurs Rupiah terhadap Dollar AS. PT AKAS seharusnya bisa menaikkan harga barangnya, namun karena tidak ingin mengecewakan pelanggan hal ini tidak dilakukan. Jika hal ini terus menerus dilakukan, laba dari PT AKAS bisa berkurang sehingga dapat menghambat kemajuan perusahaan. II.3.4. Maintenance Process Maintenance Process di PT AKAS lebih banyak diterapkan dalam hal perawatan asetaset seperti mesin, komputer, dan peralatan-peralatan lain. PT AKAS Advertising, seperti layaknya perusahaan lain, tidak hanya melakukan proses produksi secara terus menerus. Ada kalanya ketika PT AKAS memerlukan perawatan untuk meremajakan mesin-mesin produksi yang dimilikinya dan untuk menghindarkan mesin-mesin dari kerusakan berat yang bisa membuat perusahaan harus mengeluarkan dana besar untuk memperbaiki mesin. Proses perawatan mesin dilakukan oleh perusahaan tempat PT AKAS membeli mesinmesin produksinya. Proses ini dilakukan setiap sebulan sekali secara rutin. PT AKAS bahkan tidak perlu memanggil perusahaan tersebut karena perusahaan tersebut secara otomatis langsung menerjunkan pegawainya untuk melakukan checking setiap sebulan sekali. Pegawai dari perusahaan penyedia mesin biasanya melakukan checking keadaan mesin. Jika terdapat kerusakan, hal ini akan ditindak lanjuti langsung oleh perusahaan tersebut. Tetapi, karena perawatan dilakukan secara rutin, kerusakan mesin sangat jarang terjadi. PT


10

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

AKAS juga tidak perlu mengeluarkan biaya karena proses checking ini gratis, kecuali jika ada kerusakan yang perlu ditindak lanjuti. Hal ini menjadi kelebihan bagi PT AKAS karena tidak perlu sulit untuk mencari orang dalam melakukan perawatan mesin. Perawatan mesin sudah secara otomatis dilakukan oleh perusahaan penyedia mesin. Karena perawatan mesin dilakukan secara rutin, kerusakan mesin jarang terjadi sehingga proses produksi bisa berjalan terus tanpa hambatan. Sedangkan kelemahan dari maintenance process perusahaan ini adalah ketergantungan terhadap pihak ketiga dalam proses pengecekan mesin produksi mereka. Hal ini menjadi kelemahan karena PT AKAS kurang bersifat mandiri pada proses perawatan mesin produksinya sehingga ketika terjadi breakdown, perusahaan harus menghubungi pihak dealer mesin untuk memperbaiki mesin yang rusak. Akibatnya penanganan mesin harus memakan waktu yang cukup lama karena harus menunggu mekanik dari pihak ketiga. Seharusnya PT AKAS mengadakan pelatihan pengembangan kemampuan karyawannya agar dapat memperbaiki mesin produksinya sendiri. sehingga perawatan mesin dapat berlangsung lebih cepat dan lebih efisien.


11

PT AKAS Advertising

PTSI

B6



12


BAB III : IMPROVEMENT PROSES BISNIS TERPILIH


PT AKAS Advertising

PTSI

B6

BAB III IMPROVEMENT PROSES BISNIS TERPILIH Pada bab ini akan dijabarkan mengenai improvement proses bisnis yang terdapat di PT AKAS Advertising beserta metode pengembangan proses bisnis berdasarkan pendekatan CIMOSA, yaitu Manage Process, Core Process, dan Support Process.

III.1. Alasan Pemilihan Proses Bisnis Manusia pada dasarnya memiliki potensi yang berbeda-beda. Masing-masing individu selalu memiliki caranya sendiri, baik dalam mempelajari sesuatu atau bahkan menyelesaikan pekerjaan. Dalam setiap organisasi besar, selalu terdapat divisi sumber daya manusia atau biasa disebut juga Human Resource Development . Divisi ini memiliki tugas untuk mengetahui kesesuaian setiap individu dengan pekerjaan yang menjadi kewenangannya. Dalam proses bisnis yang dijalankan PT AKAS Advertising, terdapat kelemahan yang dapat menjadi kendala bagi PT AKAS. Kelemahan yang menonjol itu terdapat pada bagian support process. PT AKAS memiliki kelemahan pada bagian Human Resource yang kurang dimanfaatkan

dengan baik oleh perusahaan. Human Resource jarang sekali melakukan pekerjaan yang sesuai dengan bidangnya karena PT AKAS jarang melakukan recruitment pegawai. Alasan kami memilih untuk melakukan improvement pada bagian support process terutama pada bagian Human Resource adalah karena kami melihat bahwa PT AKAS kurang memperhatikan proses tersebut

dalam proses bisnis perusahaan mereka sendiri. Sedangkan bagian-bagian dari CIMOSA yang lain sudah dianggap berjalan dengan baik meskipun masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam sistemnya. Selain dalam hal teknis perbaikan Human Resource di PT AKAS, alasan dipilihnya bagian tersebut juga agar PT AKAS sekiranya bisa menjadikan bagian tersebut sebagai pintu masuk sumber mata pencaharian bagi orang-orang yang menguasai bagian Human Resource. Oleh karena itu, dalam tugas besar ini kami memilih untuk memberikan saran pengembangan pada hal-hal yang telah disebutkan di paragraf sebelumnya agar PT AKAS dapat mengelola perusahaan dengan sumber daya yang dimilikinya secara maksimal sehingga PT AKAS dapat menjadi perusahaan yang lebih baik. Dalam studi literatur tugas besar Pengantar Teknik dan Sistem Industri ini, kami mengembangkan sistem bisnis Human Resource Process menggunakan teori-teori dari mata kuliah Manajemen Organisasi Sumber Daya Manusia (MOSDM). MOSDM menurut Bambang Wahyudi (2002:1) adalah ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan, atau mengembangkan, dan memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisiensi dan ada kepuasan pada diri pribadipribadi yang bersangkutan. Pada ilmu MOSDM, terdapat teori mengenai Human Resource Planning yang digunakan untuk mengisi posisi pada perusahaan dengan memilih orang yang

tepat, skill yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Selain itu, terdapat teori mengenai recruitment sumber daya manusia. Ilmu MOSDM mengajarkan agar perusahaan dapat menjadi organisasi yang sesuai dengan kebutuhan lingkungan dan kondisi. Selain itu, ilmu ini juga mengajarkan cara agar perusahaan mampu bertahan dan terus berkembang menghadapi kondisi eksternal yang terus berubah secara dinamis dengan mengelola sumber daya yang ada pada perusahaan tersebut, salah satunya manusia, secara efektif dan efisien. Dari penjabaran di atas, dapat dipahami bahwa teori-teori dalam MOSDM dapat digunakan dalam pengembangan sistem bisnis di PT AKAS terutama dalam pengembangan pada bagian Human Resource Management .

BAB III : IMPROVEMENT SISTEM BISNIS TERPILIH

13

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

III.2. Metode Improvement Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, bahwa tiap manusia memiliki karakternya sendiri dalam melakukan pekerjaan. Sebuah perusahaan yang ideal selalu menginginkan para pegawainya bekerja sesuai dengan keahlian mereka masing-masing. Hal tersebut dikenal juga dengan istilah diferensiasi. Di sebuah perusahaan garmen, terdapat beberapa pekerjaan spesifik yang perlu dilakukan dalam proses produksinya. Beberapa pekerjaan yang terpisah tersebut memiliki suatu tujuan masing-masing, namun antara pekerjaan satu dengan yang lain memiliki hubungan yang erat. Hal inilah yang disebut dengan diferensiasi. Beberapa peran yang dibutuhkan dalam sebuah proses produksi dalam perusahaan garmen antara lain: 1. Pembeli bahan tekstil 2. Pengukur badan & pemotong bahan 3. Penjahit potongan-potongan 4. Penjual pakaian yang sudah jadi 5. Pengatur penjualan dan pemasukan keuangan Dari ilustrasi di atas, kita dapat melihat bagaimana tugas bagian Human Resource Development (HRD) dalam mengategorikan pekerjaan bagi setiap individu/karyawan. Perbedaan

peran pekerjaan tersebut juga mengindikasikan bahwa: 1. Seseorang tidak dapat mengerjakan segala macam pekerjaan. 2. Kemampuan orang untuk sekelompok pekerjaan yang sejenis pun berbeda-beda 3. Skala kemampuan tiap orang dimulai dari sangat mampu hingga kurang mampu. Metode improvement yang harus diterapkan dalam PT AKAS Advertising yaitu menggerakkan kembali divisi Human Resource yang termasuk ke dalam support process pada CIMOSA. Seperti yang kita ketahui bahwa di setiap perusahaan berskala besar, pasti terdapat bagian yang fokus terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan tersebut. Bagian tersebut sering dikenal dengan Human Resource Development (HRD). Tugas dari HRD adalah memantau setiap perkembangan sumber daya karyawan di perusahaan itu sendiri, pencarian sumber daya karyawan baru, pengembangan karyawan dalam proses produksi sampai pemberhentian karyawan merupakan tanggung jawab bagian HRD. Namun divisi HRD pada PT AKAS Advertising sendiri kurang diberdayakan. Hal tersebut dibuktikan dengan hanya adanya satu orang yang bekerja pada bagian HRD. Seharusnya PT AKAS Advertising dapat lebih mengembangkan bagian HRD perusahaan, misalnya dengan membentuk beberapa tim yang bertugas dalam bidang pengembangan karyawan. Di mana tim tersebut bekerja sama untuk mewawancarai bibit-bibit karyawan baru, mengembangkan kemampuan dan kreativitas karyawan yang sudah ada, maupun membentuk sistem kerja karyawan yang lebih efektif dan efisien. Sejak dulu recruitment yang diberikan PT AKAS Advertising kepada calon karyawan hanya dilakukan dengan sederhana. Di sinilah peran tim HRD yang paling penting, yaitu untuk mencari bibit-bibit baru yang siap menggantikan karyawan yang l ama dengan sumber daya yang lebih baik. Kenyataan lain yang terjadi yaitu jarangnya PT AKAS Advertising melakukan recruiment pegawai. Ini bisa menjadi suatu masalah di perusahaan. Bila suatu perusahaan jarang melakukan recruitment pegawai, maka yang terjadi adalah adanya kemungkinan perusahaan itu sendiri tidak update terhadap teknologi. Atau mungkin kreativitas pegawai yang semakin lama akan stagnan karena tidak adanya resuffle pegawai. Hal yang bisa PT AKAS Advertising dalam masalah ini adalah mencoba melakukan resuffle terhadap pegawai mereka. Dengan adanya resuffle, kemungkinan besar akan muncul ide-ide baru yang bisa menunjang proses produksi di PT AKAS Advertising. Bukan hanya itu saja, bagian HRD juga seharusnya bisa mencari sumber daya yang memang benar-benar dibutuhkan perusahaan. Karyawan di bidang tim kreatif atau proses


14

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

produksi lebih ditekankan lagi dari mereka yang mempunyai latar belakang pendidikan yang sesuai, misal mereka calon karyawan yang lulusan dari program studi desain produk. Bukan hanya pencarian sumber daya karyawan. HRD juga mempunyai wewenang untuk memantau kinerja pegawai di suatu perusahaan. Jika sekiranya ada beberapa pegawai yang kurang maksimal dalam melakukan pekerjaannya HRD harus bisa langsung menangani hal tersebut, misalnya saja diberikan peringatan atau mungkin diberikannya pelatihan berupa seminar-seminar terhadap karyawan agar mereka juga bisa termotivasi. Suatu perusahaan yang memiliki bagian HRD seharusnya bisa lebih baik dari perusahaan yang tidak memiliki bagian HRD, karena Human Resource bisa dikatakan suatu langkah yang p aling utama yang dijalankan suatu perusah aan untuk menginvestasi pegawai-pegawai yang bisa memajukan perusahaan itu sendiri.

III.2.1. Tugas HRD untuk Menyusun Strategi Seleksi Karyawan Merekrut orang untuk mengisi suatu posisi tertentu dalam suatu perusahaan adalah fungsi manajemen SDM yang paling penting untuk dilakukan, baik orang tersebut direkrut dari dalam maupun dari luar organisasi. Yang dimaksud dengan rekrutmen dari dalam organisasi adalah promosi dan transfer terhadap karyawan yang sudah ada, sedangkan rekrutmen dari luar adalah merekrut individu yang belum pernah bekerja dalam perusahaan tersebut. Karyawan yang berkomitmen, bermotivasi, dan berkualitas dalam menjalankan pekerjaannya akan sangat membantu organisasi untuk dapat mencapai tujuan dan sasarannya. Proses perekrutan dimulai dengan mendefinisikan pekerjaan, lalu mencari sekelompok individu yang berkualitas, kemudian memilih individu terbaik untuk posi si itu, dan akhirnya mengorientasi individu itu terhadap posisi dan organisasi barunya (jika individu berasal dari luar organisasi). Sebuah organisasi mempekerjakan, mempromosikan atau melakukan transfer terhadap karyawan semata-mata bertujuan agar karyawan tersebut dapat mengembangkan komitmennya untuk bekerja dengan sungguh-sungguh. Dengan demikian, sebuah organisasi wajib memastikan bahwa semua karyawan dalam perusahaannya memiliki kesempatan yang wajar untuk melakukan pekerjaan mereka secara maksimal. Para ahli telah membahas 6 macam strategi seleksi yang didasarkan pada penggunaan metode mekanikal atau klinikal dalam mengumpulkan dan mengolah data mengenai perekrutan karyawan. Metode ini diterapkan pada tugas HRD untuk menyusun cara penyeleksian yang tepat. Berikut ini adalah tahapannya. Pengumpulan data secara mekanikal, ialah data yang dikumpulkan berdasarkan pedoman-pedoman, peraturan-peraturan, dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan. Divisi perekrutan atau HRD menggunakan pedoman tersebut biasanya untuk mengembangkan kriteria yang dibutuhkan dari seorang calon pegawai. Pengumpulan data secara klinikal, ialah data yang dikumpulkan dengan cara yang fleksibel, dalam artian pilihan untuk mengumpulkan informasi dari calon karyawan secara langsung seperti interview , atau tidak langsung melalui hubungan sosialnya, seperti mewawancarai orang yang merekomendasikannya. Hal ini biasanya tergantung dari kesepakatan divisi HRD . Pengolahan data secara mekanikal, biasanya dilaksanakan sesuai dengan peraturan/perhitungan statistik yang dikembangkan pada riset sebelumnya. 





Beberapa macam proses identifikasi yang menjadi sebuah strategi dalam proses penyeleksian calon karyawan baru adalah sebagai berikut. 1. Interpretasi profil, yaitu data yang dikumpulkan secara mekanikal diolah secara klinikal 2. Statistik murni, yaitu data yang dikumpulkan dan diolah secara mekanikal


15

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

3. Klinikal murni, yaitu pengumpulan dan pengolahan data berlangsung secara klinikal. 4. Penilaian perilaku (behavior rating), yaitu pengumpulan data dilaksanakan secara

klinikal sedangkan pengolahannya dilakukan secara mekanikal. 5. Gabungan klinikal, yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara mekanikal dan klinikal sedangkan pengolahannya secara klinikal. 6. Gabungan mekanikal, yaitu data dikumpulkan secara mekanikal dan klinikal, sedangkan pengolahan datanya dilakukan secara mekanikal. Dalam melakukan perekrutan karyawan, sebaiknya perusahaan mengikuti standar yang dapat menjadi acuan penilaiannya. Standar ini berguna untuk menentukan nilai minimum pelaksanaan kegiatan rekrutmen agar proses penyeleksian berjalan dengan optimal serta menghasilkan output yang berdaya guna bagi perusahaan. Berikut ini adalah standar agar proses perekrutan karyawan yang dilakukan oleh bagian HRD dalam suatu perusahaan berjalan dengan optimal. 1. Menetapkan deskripsi pekerjaan yang komprehensif pada setiap posisi jabatan Deskripsi pekerjaan ( job description) berfungsi untuk menentukan tugas dan kegiatan yang dibutuhkan dari suatu posisi agar dapat memenuhi strategi dan tujuan jangka pendek organisasi. Hasil akhirnya akan menentukan jenis keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan individu agar dapat sukses dalam posisi tersebut. Deskripsi pekerjaan dapat berisi tentang:  





 

tugas, tugas khusus, dan tanggung jawab dari posisi tersebut, bagaimana peran posisi pekerjaan tersebut dalam mendukung tujuan organisasi, kompetensi dan pengalaman minimum yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan pada posisi tersebut, persyaratan khusus (jika ada), seperti izin keamanan atau pemeriksaan catatan kriminal, tingkat kewenangan dan / atau kemandirian posisi, serta dampak posisi tersebut terhadap organisasi (posisi tersebut diharapkan dapat menjaga hubungan para pemangku kepentingan dan lain-lain) .

2. Proses rekrutmen dilakukan melalui proses yang objektif dan konsisten Proses rekrutmen harus dilaksanakan dengan adil dan obyektif sehingga calon karyawan, baik internal maupun eksternal, dinilai dengan menggunakan kriteria yang sama. Rekrutmen karyawan eksternal kemungkinan akan melibatkan berbagai proses komunikasi untuk menginformasikan posisi yang tersedia pada organisasi lain dan kepentingan masyarakat yang relevan. Hal ini digunakan untuk mengukur komitmen karyawan baru terhadap perusahaan. Sedangkan rekrutmen internal akan terkait dengan proses perencanaan suksesi, manajemen kinerja, pembelajaran dan berpotensi melibatkan beberapa bentuk tawaran kerja. 3. Menetapkan, membentuk dan mendokumentasikan kriteria penilaian yang digunakan untuk menyeleksi karyawan Proses staffing untuk posisi permanen dapat mencakup wawancara lisan, tertulis atau tes lain yang sesuai untuk menentukan kompetensi karyawan. Pertanyaan yang diajukan dalam proses interview harus sesuai dengan undang-undang privasi yang berlaku. Selain itu, perlakuan terhadap informasi yang telah didapatkan dari proses interview harus terjaga kerahasiaannya.


16

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

4. Semua karyawan baru yang telah ditetapkan untuk mengisi sebuah posisi pekerjaan harus bersedia menandatangani surat kerja yang mencantumkan hubungan kerja antara individu dan organisasi Surat kerja ditandatangani oleh karyawan dan dikembalikan kepada perusahaan sebelum dimulainya pekerjaan. Surat tersebut berisi tentang informasi kunci tentang: 

Dimulainya pekerjaan



Gelar pekerjaan



Gaji awal atau laju gaji



Waktu kerja







Periode pemberitahuan pengunduran diri





 

Periode pemberitahuan penghentian Masa percobaan



Setiap kondisi khusus dari posisi atau tawaran Setiap kebutuhan akomodasi yang telah disepakati selama proses rekrutmen Hubungan pelaporan / pengawasan Informasi tentang kebijakan manajemen SDM organisasi dan konfirmasi bahwa karyawan harus mematuhinya Referensi status serikat pekerja (jika ada)

5. Semua karyawan baru harus diorientasikan pada posisi dan organisasi barunya Orientasi yang tepat di awal kerja karyawan telah terbukti dapat meningkatkan tingkat kinerja awal dan akhir dari karyawan baru serta membangun komitmen untuk posisinya dan perusahaan. Orientasi adalah proses dan bukan suatu kegiatan. Orientasi karyawan baru dapat memakan waktu hingga satu tahun, tergantung pada posisinya. 6. Membuat rencana untuk mengatasi kemungkinan karyawan baru melakukan pengunduran diri sehingga perusahaan dapat menjaga keberlangsungan pekerjaannya hingga kurun waktu tertentu. Posisi yang perlu diperhatikan dalam penempatan karyawan adalah posisi kunci. Posisi ini merupakan kedudukan yang memiliki peran dan dampak yang besar bagi perusahaan. Oleh karena itu, posisi kunci merupakan sebuah posisi yang memerlukan 'backup' untuk memastikan kesinambungan layanannya. Rencana jangka pendek dan jangka panjang juga perlu diterapkan untuk mengatasi potensi kesenjangan dalam posisi tersebut. Pemantauan hasil kinerja tahunan dapat digunakan untuk mengidentifikasi apakah karyawan mampu mengemban tanggung jawab pada pekerjaan dan jabatan ini. Berdasarkan standar yang telah diulas sebelumnya, maka dapat dibuat suatu diagram alur yang mendeskripsikan standar tata pelaksanaan kegiatan (SOP) perekrutan karyawan sebagai berikut.


17

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

Gambar 3.1. SOP Rekrutmen Pegawai


18

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

III.2.2. Tugas HRD untuk Mengelola Karyawan dan Pekerjaannya Sebuah dasar manajemen yang baik adalah bahwa semua karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukan, dan apa yang mereka perlu mereka pelajari untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Penetapan harapan dan target kinerja yang jelas, memastikan karyawan mendapatkan umpan balik yang obyektif tentang kinerja mereka, dan kepemilikan rencana pengembangan pribadi secara tidak langsung akan mendorong perilaku individu untuk lebih efektif dan meningkatkan kinerjanya dalam perusahaan. Pembangunan hubungan kerja yang baik juga akan mendukung komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan perusahaannya. Untuk dapat membentuk hubungan kerja yang optimal sehingga dapat meningkatkan potensi karyawan dalam perusahaan, maka diperlukan beberapa standar yang dijadikan dasar pengembangannya. Standar berikut ini dapat dijadikan acuan perusahaan dalam membangun lingkungan kerja yang dapat mendorong keseimbangan antara keunggulan individu dengan tingkat ke butuhan perusahaan. 1. Para manajer dan supervisor yang bertanggung jawab untuk mengolah, menilai, dan mengembangkan usaha para karyawan harus terlebih dahulu diberikan edukasi yang cukup untuk mengembangkan kemampuan manajerial mereka Proses pembelajaran yang diberikan dapat mencakup beberapa macam pilihan termasuk pelatihan, pemantauan, pembayangan kerja, sesi pelatihan yang terstruktur, dan lain-lain.

2. Semua pegawai memiliki sebuah rencana kerja dan tujuan/target kinerja yang berisi tentang tugas / aktivitas dan hasil yang diinginkan untuk mencapai performa lebih baik di masa depan Pembuatan rencana kerja atau target kinerja adalah tanggung jawab bersama antara manajer / supervisor dengan para karyawannya. Manajer memiliki hak persetujuan akhir untuk memastikan apakah rencana kerja / tujuan kinerja telah terintegrasi dengan seluruh komponen perusahaan dan mendukung tujuan perusahaan secara menyeluruh. Rencana kerja atau target kinerja yang dimaksud harus mencerminkan rencana strategis, rencana bisnis, dan / atau rencana tahunan (RKAP) perusahaan. Manajer juga perlu memastikan bahwa rencana kerja yang diberikan untuk sebuah posisi dapat dicapai dalam kurun waktu yang ditentukan berdasarkan kemampuan pegawainya. 3. Kinerja setiap karyawan dinilai secara rutin, setidaknya setiap tahun atau pada akhir periode rencana kerja Review kinerja dimaksudkan untuk memberikan umpan balik yang jelas kepada karyawan terhadap kinerja mereka dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, review kinerja juga dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan kinerja karyawan sedini mungkin sebelum kinerja mereka berdampak negatif pada perusahaan. Review kinerja merupakan proses sistematis berdasarkan pada deskripsi pekerjaan dan rencana kerja yang ada. Kegiatan ulasan kerja dapat mencakup hal-hal berikut. 1. Menilai kontribusi pegawai terhadap rencana strategis dan operasional perusahaan 2. Menilai tingkat pencapaian kinerja berdasarkan rencana kerja karyawan yang bersangkutan 3. Mengidentifikasi dan menangani permasalahan kerja agar kinerja karyawan dapat meningkat 4. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan personal dan profesional karyawan 5. Pertimbangan pemberian promosi kepada karyawan untuk mengisi posisi pekerjaan yang lain


19

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

6. Mengidentifikasi tujuan kerja dan karier karyawan 7. Pertimbangan untuk meningkatkan nilai kompensasi/insentif karyawan

4. Proses manajemen kinerja perusahaan harus mencakup kegiatan pelatihan karyawan untuk mengatasi permasalahan kinerja mereka Tujuan pelatihan karyawan haruslah untuk membantu mengatasi permasalahan pokok karyawan dan isu-isu yang terkait dengan kinerja mereka sehingga tercipta kontribusi positif bagi perusahaan. 5. Perusahaan menyediakan kompensasi yang kompetitif bagi karyawannya Kebijakan kompensasi organisasi dirancang dan dilaksanakan untuk memberikan ekuitas internal di antara posisi yang sama dalam perusahaan, serta memastikan organisasi tetap kompetitif di dalam dunia usaha yang ditentukan oleh manajemen dan kekuasaan pemerintah terkait. Rentang gaji yang diterapkan harus berdasarkan tingkat kompensasi yang sebanding dengan posisi/jabatan pekerjaan karyawan dalam perusahaan. Kompensasi dalam bentuk uang tunai (kompensasi langsung) merupakan salah satu elemen dalam lingkungan kerja yang adil dan kompetitif. Perusahaan dapat memberikan berbagai manfaat lain yang bisa melengkapi kompensasi tunai (kompensasi tidak langsung). Manfaat tersebut antara lain tunjangan kesehatan, pensiun, liburan, kesempatan belajar atau manfaat lainnya (seperti jam kerja per minggu, 'hari keluarga', flextime, dan lain-lain). Namun hal tersebut harus dipertimbangkan sebaik mungkin ketika merancang paket kompensasi secara keseluruhan. Strategi pengembangan kemampuan karyawan yang sedang tren dilakukan oleh banyak perusahaan saat ini adalah dengan memberikan insentif maupun bonus kepada karyawannya atas pencapaian tertentu. Apabila program insentif dijalankan dengan baik maka dapat mendorong semangat kerja para karyawan untuk bekerja dengan sebaikbaiknya untuk perusahaan. Para karyawan akan puas bila hasil kerja mereka dihargai dengan imbalan yang setimpal, sesuai dengan kerja mereka. Mereka akan berusaha untuk meningkatkan semangat kerja dalam rangka meningkatkan hasil kerja untuk melampaui standar yang telah ditentukan oleh perusahaan untuk mendapatkan bonus yang akan diberikan perusahaan. Semangat kerja karyawan apabila mereka menerima bonus yang memuaskan mereka dalam kebutuhan hidup mereka akan semakin meningkat. Hasil produksi perusahaan akan meningkat dan pada akhirnya target yang telah ditentukan oleh perusahaan akan tercapai. Program pemberian insentif dapat dilaksanakan terhadap seluruh pemangku kepentingan dalam perusahaan, mulai dari tingkat eksekutif hingga tingkat operator. Dalam melaksanakan program tersebut, diperlukan adanya pedoman pemberian insentif yang disesuaikan dengan rencana strategis perusahaan yang bersangkutan. Pemberian insentif juga harus disesuaikan dengan tingkatan jabatan karyawan perusahaan tersebut. Setiap level jabatan tentunya memiliki porsi insentif yang berbeda-beda. Di samping itu, tingkat beban kerja yang ditanggung oleh karyawan juga harus diperhitungkan dalam menentukan pedoman pemberian insentif. Program pemberian insentif dapat dilaksanakan ketika indikator yang telah ditetapkan oleh perusahaan telah terpenuhi. Indikator ini merupakan tantangan bagi karyawan agar dapat memperoleh insentif sehingga secara tidak langsung mereka akan ‘bersemangat’ untuk memenuhi indikator tersebut. Indikator pelaksanaan pemberian insentif karyawan dapat berupa target-target kinerja dan lain sebagainya. Namun, hal yang tak kalah penting adalah feedback penerapan program insentif terhadap kinerja karyawan. Dengan menganalisis umpan balik yang diberikan oleh karyawan tersebut,


20

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

perusahaan dapat mengetahui strategi yang tepat untuk memperbaiki sistem kerja perusahaan serta dapat dijadikan bahan pertimbangan penyusunan rencana strategis perusahaan di kemudian hari. Berikut ini adalah diagram alur pelaksanaan program pemberian insentif yang dilakukan perusahaan.

Gambar 3.2. Flowchart Pelaksanaan Program Pemberian Insentif

Metode penghitungan pemberian insentif bervariasi tergantung dari pedoman yang digunakan oleh perusahaan. Berbagai bentuk upah insentif individual dapat dibedakan antara insentif individual untuk karyawan operasional dan insentif untuk tenaga pimpinan (Heidjrachman R dan Suad Husnan, 2002: 163 – 173). Karyawan operasional masih dibedakan antara karyawan produksi ( blue collar workes) dan karyawan penjualan ( sales personnel ) yang termasuk “ white collar worker ”. Metode pengupahan untuk karyawan produksi meliputi upah per potong ( piece rates) dan time saving bonuses. Upah per potong masih dibedakan lagi menjadi upah per potong proporsional dan upah per potong Taylor.

Upah per potong proporsional Metode ini paling banyak digunakan. Dalam hal ini upah dibayarkan berdasarkan seluruh produk yang dihasilkan dikalikan tarif upah per potong didasarkan atas penelitian waktu ( time study ) untuk menentukan waktu standarnya. Misalnya dalam keadaan normal seorang karyawan dalam PT AKAS mampu menghasilkan 200 potong baju selama 8 jam kerja. Hal ini dipakai sebagai standar untuk penentuan tarif upah. Jadi jika upah karyawan yang umum per harinya adalah Rp 75.000,-, maka tarif per potong adalah Rp 75.000 : 200 =Rp 375,-. Sehingga jika ada seorang karyawan yang mampu menghasilkan 240 batang dalam satu hari, maka ia akan menerima upah sebesar 240 x Rp 375,- = Rp 90.000,-. Tetapi jika ada seorang karyawan dalam satu hari kerjanya menghasilkan kurang dari 200 potong, ia tetap menerima upah minimal Rp 75.000,-. Cara semacam ini dimaksudkan untuk melindungi karyawan yang kurang mampu berprestasi. 


21

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

Upah per potong Taylor Cara ini dikemukakan oleh seorang yang bernama Taylor, dengan mengatur tarif yang berbeda untuk karyawan yang bekerja di atas dan di bawah standar. Karyawan yang berhasil mencapai output rata-rata (standar) atau melebihinya akan menerima upah per potong yang lebih besar dari pada mereka yang bekerja di bawah standar. Contoh : Standar produksi = 200 potong baju selama 8 jam kerja. Untuk mereka yang bisa mencapai standar atau melebihinya akan menerima upah Rp 37 5,- per potong. Sedangkan yang di bawah standar hanya akan menerima upah Rp 300,- per potong. Jadi jika karyawan A menghasilkan 240 potong, ia akan menerima upah 240 x Rp 375,- = Rp 90.000,-. Sedangkan karyawan B jika hanya menghasilkan 180 batang, ia akan hanya menerima upah sebesar 180 x Rp 350,- = Rp 63.000,Selisih sebesar ini dimaksudkan untuk memacu karyawan agar mereka bisa bekerja maksimal sesuai dengan standar. 



Time saving bonuses (bonus berdasarkan waktu yang dihemat)

Dalam metode ini, insentif yang diberikan didasarkan pada waktu yang bisa dihemat oleh karyawan dalam menghasilkan suatu produk. Sebagai contoh : Jika upah standar satu hari dengan 8 jam kerja dan dengan standar produksi 200 potong baju adalah sebesar Rp 75.000,- maka upah per potong baju sebesar Rp 75.000,- : 200 = Rp 375,Sehingga upah waktu karyawan adalah sebesar Rp 75.000,- : 8 = Rp 9.375 per jam,-. Apabila karyawan A selama 8 jam sehari bisa menghasilkan 300 potong baju, berarti waktu yang bisa ia hemat adalah (300-200)/200 x 8 jam = 4 jam. Untuk menghitung besarnya bonus ada tiga cara, yaitu menurut 100 percent premium plan, Halsey plan dan Bedaux plan. Perbedaan dari ketiganya adalah dalam menghitung persentase bonus dari waktu yang dihemat, sedangkan upah dasarnya adalah sama. Halsey menghitung 50% dari waktu yang dihemat, sedangkan Bedaux 75%, sehingga hasilnya sebagai berikut :  100 percent premium plan Upah dasar = 8 jam x Rp 9.375,= Rp 75.000,Bonus = (4 jam x Rp 9.375,-) x 100 % = Rp 37.500,Upah yang diterima = Rp 112.500, Halsey plan Upah dasar = 8 jam x Rp 9.375,= Rp 75.000,Bonus = (4 jam x Rp 9.375,-) x 50 % = Rp 18.750,Upah yang diterima = Rp 93.750, Bedaux plan Upah dasar = 8 jam x Rp 9.375,= Rp 75.000,Bonus = (4 jam x Rp 9.375,-) x 75 % = Rp 28.125,Upah yang diterima = Rp 103.125,Sedangkan upah insentif untuk tenaga pimpinan juga terdapat dalam beberapa bentuk. yaitu antara lain: 

Bonus payment (pembayaran premi)

Yaitu bonus yang diberikan kepada pimpinan setelah pimpinan/perusahaan bisa merealisir suatu tujuan tertentu (misal mencapai target laba tertentu). Bonus ini diberikan kepada pimpinan setelah akhir tahun, ditambahkan pada gaji pokoknya. Pembayaran ini mungkin tunai, mungkin juga ditunda penyerahannya sampai pimpinan mencapai usia pensiun.


22

PT AKAS Advertising



PTSI

B6

Stock options

Stock option adalah hak untuk membeli sejumlah saham dengan harga tertentu pada

suatu periode tertentu. Harga saham biasanya ditawarkan di bawah harga pasar. Selisih harga ini merupakan bonus (premi) yang diterima oleh pimpinan. 

Phantom stock plan

Dengan cara ini, pimpinan tidak benar-benar menerima saham, tetapi hanya dicatat dalam rekeningnya nilai saham perusahaan pada harga pasar. Setelah beberapa waktu tertentu, biasanya tiga sampai lima tahun para pimpinan akan menerima/dibayarkan premi sebesar kenaikan saham (sesuai kenaikan menurut harga pasar). Premi ini dibayar tunai, ataupun ditunda pembayarannya sampai masa pensiun. Selain model seperti yang disebutkan di atas, masih terdapat model pedoman pemberian insentif lainnya, yaitu model sistem poin. Model ini menggunakan poin sebagai acuan penilaian prestasi kinerja karyawan, di mana setiap poin memiliki nilai tertentu. Penentuan nilai setiap poin prestasi karyawan dihitung berdasarkan tetapan khusus dan target omzet penjualan bulanan dengan rumus sebagai berikut.

 =

 ×   1 

.

Misal tetapan khusus insentif karyawan adalah 0,4 persen sedangkan target omzet penjualan pada bulan tersebut adalah Rp 91.000.000,- maka nilai per poin prestasi karyawan adalah sebesar  =

,% × 91.. 1 

=  3.640/ .

Yang perlu diperhatikan dalam menentukan besar tetapan khusus insentif tersebut adalah beban kerja yang ditanggung karyawan, semakin berat beban kerjanya maka s emakin tinggi nilai tetapan khusus yang diterapkan. Penentuan pemberian poin juga disesuaikan dengan strategi perusahaan yang bersangkutan. Insentif/bonus ini diberikan pada akhir periode dalam bentuk upah bulanan tambahan atau diberikan sebagai tunjangan hari besar.


23

PT AKAS Advertising

PTSI

B6



24


BAB IV : KESIMPULAN DAN DISKUSI


PT AKAS Advertising

PTSI

B6

BAB IV KESIMPULAN DAN DISKUSI Pada bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan dan diskusi mengenai tugas besar Pengantar Teknik dan Sistem Industri.

IV.1.

Kesimpulan Setiap perusahaan yang menjalankan proses bisnis pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan, begitu pula yang terjadi di PT AKAS Advertising. Secara umum, pelaksanaan proses bisnis di PT AKAS berjalan baik, namun tetap ada kendala-kendala yang bisa menghambat kelancaran bisnis. Hal-hal positif yang ada di PT AKAS misalnya terletak pada komitmen mereka dengan konsumen melalui motto Your Growth is Our Concern , di mana konsumen selalu menjadi perhatian utama PT AKAS. Kemudian, PT AKAS juga telah menggunakan teknologi hampir di setiap bagian perusahaan, misalnya di bagian produksi, accounting, dan marketing sehingga dapat menghemat waktu dan biaya produksi. Namun, hal negatif yang masih terdapat di PT AKAS adalah, kurang berfungsinya Human Resource Department . Selama ini, HRD PT AKAS tidak memegang peranan penting di perusahaan dan tidak memiliki job description yang jelas sehingga kegiatan HRD kurang terlihat hasilnya. Seperti tujuan dari tugas besar ini, improvement yang bisa diterapkan oleh PT AKAS Advertising untuk bagian HRD yaitu menggerakkan kembali peran HRD sebagai pengelola Sumber Daya Manusia di perusahaan. Selain itu, job description bagi HRD juga harus ada agar lebih mudah dalam mengukur ketercapaian tujuan HRD. Saran pengembangan bagi HRD PT AKAS, di antaranya: o

Membuat job description bagi seluruh departemen di PT AKAS

o

Melakukan recruitment pegawai yang lebih objektif dan konsisten

o

Menetapkan, membentuk, dan mendokumentasikan kriteria penilaian untuk seleksi karyawan

o

Menilai kinerja karyawan secara rutin

o

Memberikan edukasi kemampuan manajerial bagi karyawan

o

Membuat kompensasi yang kompetitif bagi karyawan, dll. Dengan demikian, diharapkan tidak terdapat lagi HRD PT AKAS yang kurang efektif

pekerjaannya, serta HRD PT AKAS juga diharapkan dapat mengelola sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan sehingga PT AKAS bisa menjadi lebih baik, lebih efektif, dan lebih efisien.

IV.2.

Diskusi Saran dari kami untuk menindak lanjuti hambatan-hambatan yang terjadi pada setiap proses produksi PT AKAS dan pengerjaan tugas responsi ini adalah sebagai berikut: 

PT AKAS hendaknya mempertimbangkan saran pengembangan bagi HRD yang terdapat dalam tugas responsi ini.



Pengamatan selanjutnya diharapkan dapat memperoleh data perusahaan yang lebih lengkap.



Pemberitahuan revisi tugas responsi oleh asisten hendaknya tidak dilakukan secara mendadak agar pengerjaan tugas bisa lebih baik.

BAB VI : KESIMPULAN DAN DISKUSI

25

PT AKAS Advertising

PTSI

B6


BAB VI : KESIMPULAN DAN DISKUSI

26

PT AKAS Advertising

PTSI

B6

DAFTAR PUSTAKA Evi, Tiolina, 2009, KAJIAN TEORITIS ANALISA HUBUNGAN PEMBERIAN INSENTIF DENGAN SEMANGAT UPN ”Veteran” Yogyakarta , KERJA KARYAWAN, Diakses 4 Januari 2014, . HR Council, 2009, HR Management Standards, HR Council for the Voluntary & Non-profit Sector, Diakses 4 Januari 2014, . Laboratorium Pengembangan Sistem dan Manajemen Industri (PSMI) ITS, 2012, Human Resources Management – HR Planning & Recruitment , Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Diakses 4 Januari 2014, < http://download950.mediafire.com/it482l9igivg/2td1hbqhtognlia/W10+HRM+ _+HR+Planning+%26+Recruitment.pptx >. REKRUTMEN DAN PENGEMBANGAN PEGAWAI UNTUK Rahayuningsih, Sri, n.d., STRATEGI MEMBANGUN KARIER MENINGKATKAN KUALITAS ORGANISASI YANG EFEKTIF , Universitas Stikubank, Diakses 4 Januari 2014, .

Salimun, 2011 , STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) PEREKRUTAN TENAGA KERJA, PT. ARFAK INDRA, Diakses 4 Januari 2014, . Sujatmoko, Koko, 2007, Pengaruh Insentif Terhadap Peningkatan Prestasi Kerja Karyawan Pada Departemen Operasional Pemasaran Dunkin’ Donuts Cabang Arteri Jakarta , Universitas Sumatera Utara, Diakses 4 Januari 2014, < http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/12 22/1/07000173.pdf>. W., Eko Putro, n.d., Keadilan dan Kelayakan Dalam Sistem Pengupahan, Universitas Muhammadiyah Purworejo, Diakses 4 Januari 2014, . Wignjosoebroto, Sritomo, 2003, Pengantar Teknik dan Sistem Industri, Edisi Pertama, Penerbit Widya Guna, Surabaya.

DAFTAR PUSTAKA

27

PT AKAS Advertising

PTSI

B6


LAMPIRAN

28

PT AKAS_Laporan Akhir Tubes 2_Eko

Recommend Documents