Protocolo y Comunicacion No Verbal

PROTOCOLO Y COMUNICACIÓN NO VERBAL

Eva Co rona Ca lza d o E.I.P. Valencia 30 de m a rzo d e 200 0044

ÍNDICE

1.

EL PROCESO DE LA C OMUNICACIÓN ...............................................................

1

2.

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ................................................................

7

2.1

G ENERALIDADES ...............................................................................................

7

2.2

LA INSTIT NSTITUC UCIÓ IÓN N: DEFINICIÓN...............................................................................

9

2.3

LA INSTIT NSTITUC UCIÓ IÓN N: NECESIDADES C OMUNICATIVAS ................................................. 13

2.4

EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LA INSTIT NSTITUC UCIÓ IÓN N ............................................................................................. 19

3.

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL..................................................................... 27 3.1

C OMUNICACIÓN NO VERBA ERBALL ............................................................................ 27

3.2

C EREMONIAL Y PROTOCOLO ............................................................................. 55

3.3

EL PROTOCOLO : TÉCNICA DE C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL NO VERBAL ................................................................................. 62 3.3.1 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS.......................................................... 65 3.3.2 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE SÍMBOLOS........................................................... 84 3.3.3 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL ESPACIO ....................... .................................. ....................... ........................ .............. 105 3.3.4 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL TIEMPO ....................... ................................... ....................... ....................... ............... ... 126

4.

C ONCLUSIONES ........................................................................................... 132

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 136 A NEXO I:

PO R EL QUE SE SE APRUEBA EL O RDENAMIENTO G ENERAL DE RD 2099/83, DE 4 DE AGOSTO , POR PRECEDENCIAS EN EL ESTA DO ; PO R EL EL QUE Q UE SE CREA LA JEFATURA DE PROTOCOLO DEL ESTA DO ; RD 2101/83, DE 4 DE AGOSTO , POR PO R EL EL QUE SE SE A PRUEBA PRUEBA LA REES REESTRUC RUCT TURAC IÓ N DE D E DEPA EPA RTA M ENTO ENTO S RD758/ 96, DE 5 DE MAYO , POR IN ISTERIALES ERIA LES. M INIST


ÍNDICE

1.

EL PROCESO DE LA C OMUNICACIÓN ...............................................................

1

2.

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ................................................................

7

2.1

G ENERALIDADES ...............................................................................................

7

2.2

LA INSTIT NSTITUC UCIÓ IÓN N: DEFINICIÓN...............................................................................

9

2.3

LA INSTIT NSTITUC UCIÓ IÓN N: NECESIDADES C OMUNICATIVAS ................................................. 13

2.4

EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LA INSTIT NSTITUC UCIÓ IÓN N ............................................................................................. 19

3.

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL..................................................................... 27 3.1

C OMUNICACIÓN NO VERBA ERBALL ............................................................................ 27

3.2

C EREMONIAL Y PROTOCOLO ............................................................................. 55

3.3

EL PROTOCOLO : TÉCNICA DE C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL NO VERBAL ................................................................................. 62 3.3.1 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS.......................................................... 65 3.3.2 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE SÍMBOLOS........................................................... 84 3.3.3 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL ESPACIO ....................... .................................. ....................... ........................ .............. 105 3.3.4 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL TIEMPO ....................... ................................... ....................... ....................... ............... ... 126

4.

C ONCLUSIONES ........................................................................................... 132

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 136 A NEXO I:

PO R EL QUE SE SE APRUEBA EL O RDENAMIENTO G ENERAL DE RD 2099/83, DE 4 DE AGOSTO , POR PRECEDENCIAS EN EL ESTA DO ; PO R EL EL QUE Q UE SE CREA LA JEFATURA DE PROTOCOLO DEL ESTA DO ; RD 2101/83, DE 4 DE AGOSTO , POR PO R EL EL QUE SE SE A PRUEBA PRUEBA LA REES REESTRUC RUCT TURAC IÓ N DE D E DEPA EPA RTA M ENTO ENTO S RD758/ 96, DE 5 DE MAYO , POR IN ISTERIALES ERIA LES. M INIST


ÍNDICE

A NEXO II:

JEMPLOS DE DECRE D ECRET TO S AUTON AUTON Ó MIC OS SOBRE SOBRE PRO PRO TO C O LO: CATALUÑA, PRINCIPADO DE ASTURIAS, EJEMPLOS REGIÓN DE MURCIA , COMUNIDAD VALENCIANA , CANARIAS, COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA Y CO MUNIDAD DE MADRID MADRID

A NEXO III:

Q UE SE APRUEBA APRUEBA EL REGLA REGLAM M ENTO ENTO DE HONORES M ILITARES ILITA RES. RD 834/84, DE 11 DE ABRIL, POR EL QUE

A NEXO IV:

PO R LA Q UE SE REGULA REGULA EL USO USO DE LA LEY 39/1981, DE 28 DE OCTUBRE, POR O TRAS BAND ERA ERA S Y ENSE ENSEÑA ÑA S;

BANDERA DE ESPAÑA Y

O C TUBR UBRE E, Q UE DESC DESC RIBE EL ESCUDO DE ESPAÑA ; RD 2964/81, DE LEY 33/1981, DE 5 DE OC DICIEMBRE, POR EL QUE SE HACE PÚBLICO EL MODELO OFICIAL DE ESCUDO DE ESPAÑA ; O C TUBR UBRE E, POR PO R EL Q UE SE REG REG ULA EL HIMNO NACIONAL. RD 1560/97, DE 10 DE OC


18 DE

1.

EL PROCESO DE LA C OMUNICACIÓN A modo de introducción para el posterior desarrollo del tema que se va a tratar en el presente trabajo, se ha considerado importante

hacer

un

breve

repaso

del

proceso

de

la

comunicación. Si bien se trata de un tema amplio y complejo, que puede analizarse desde muy distintos puntos de vista, interesa centrarse principalmente en los elementos que participan en dicho proceso desde el punto de vista de la comunicación colectiva o de masas, que consiste en la transmisión de información a un grupo nume roso d e d estina ta rios1. Hecha esta indicación, cabe empezar diciendo que el proceso d e la c om unic ac ión es un fenóm eno inherente a la c ond ic ión de l ser huma no c om o ser soc ial. De este m od o, en e l hom b re (e misor), como parte integrante de un grupo, se da la necesidad de transmitir una información determinada (mensaje) al resto de miemb ros que lo c om po nen (rec ep tor) me diante la utilizac ión d e unos códigos comprensibles insertados en un medio adecuado (canal) para poder lograr un fin determinado. Este proceso se considerará finalizado con éxito cuando el emisor haya recibido una resp uesta d el rec ep tor a su me nsa je. Por tanto los elementos básicos que intervienen en el proceso de la c om unica c ión son los siguiente s:

1

Ello no s pe rmitirá ac ota r posteriormente ac ota r términos tales co mo co munica ción institucional, relac iones pública s, com unica ción no ve rba l y protocolo.

PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

EL PROCESO DE LA C OMUNICACIÓN

EMISOR: Sujeto que emite el mensaje. Dado que es el principal responsable de que el proceso de comunicación funcione debe, a nte tod o, proc urar que e l me nsaje sea entend ido po r el rec ep tor con la mayor claridad. En consecuencia, se responsabilizará de que el mensaje sea transmitido utilizando los códigos más apropiados para facilitar la comprensión por parte del receptor, mediante la elección del momento y el canal más adecuados p a ra

su transmisión. Tod o

ello

imp lica

tener un a mp lio

conocimiento de antemano del receptor, sus cualidades y motivaciones. M ENSAJE: Información transmitida por el emisor. Para que el mensaje sea comprendido, fin último de la comunicación, el emisor debe adaptar éste al canal a través del cual va a ser transmitido pa ra que el rec ep tor lo c om prenda . RECEPTOR: Destinatario del mensaje del emisor. El emisor espera del receptor que comprenda el mensaje que se le ha transmitido y, en consecuencia, que emita una respuesta al mensaje recibido. Cuando ésta no tiene lugar o, incluso, cuando no es la esperada por el emisor, puede considerarse que el proceso de la c om unic ac ión no ha sido efec tivo. C ÓDIGO : Conjunto de fórmulas establecidas de común acuerdo por un grupo, cuyo significado es comprensible para todos sus miembros o, en otras palabras, es el “envoltorio” del mensaje. Además del lenguaje, también se considera códigos de comunicación el conjunto de elementos paralingüísticos (los símbolos, el ceremonial, los gestos, las actitudes, etc...) y, en


1


definitiva, todos aquellos elementos que completan o aportan información complementaria al mensaje a transmitir. Es muy importante hacer hincapié en el concepto “de común acuerdo por un grupo”, puesto que en ocasiones un mismo código no tiene el m ismo sig nific a d o p a ra d istintas c ultura s. C ANAL: Medio utilizado por el emisor para transmitir su mensaje. Al hablar de canal no sólo se hace referencia a los medios de c omunic ac ión sino a c ualquier med io q ue po nga en c ontac to a emisor y receptor. En el caso de la comunicación interpersonal (la que tiene lugar cara a cara entre emisor y receptor) no existe el c ana l puesto q ue la c om unic a c ión se estab lec e d e forma direc ta. Cuando hablamos de comunicación colectiva o de masas, el canal adquiere una gran importancia. La elección del canal por parte del emisor jamás es casual ya que ésta va a determinar el efecto o respuesta que el emisor desea obtener por parte del receptor. W. A. Nielander2 define el papel de cada uno de los elementos que participan en el proceso de la comunicación, estableciendo que “ en el proc eso d e la c om unic a c ión el remitente se oc upa d el cifrado (del mensaje). El descifrado implica la conversión de las ideas expresadas en el mensaje en (…) palabras y símbolos, que p ued en ser co mp rend id os p or el rec ep tor. (...) el rem itente tiene a su cargo la labor de elegir un medio (...) de difusión adecuado a través del cual sea posible la transmisión del mensaje. (…) el mensaje debe adaptarse no sólo al receptor sino también al me d io (…) d e d ifusión esc og id os” . 2

Prác tica de las Rela c iones Púb lic as. Pág . 263


2


En el caso concreto del elemento canal o “medio de difusión”, cabe hacer mención de la clasificación que Julián Carrasco Belinchón 3 establece desde el punto de vista de las relaciones públicas

pero

que

puede

considerarse

extensible

a

la

c om unic ac ión d e m asas en g eneral: “ a)

Me d ios Informa tivos: c om unica c ione s orales y esc rita s, p rensa , p ub lic a c ione s, ra d io, t elevisión y p elíc ulas.

b)

Me d ios Dem ostrativos: ina ug urac iones, expo siciones, feria s, visita s, etc …, en suma , los a c ontec imientos esp ec ia les propiame nte d ic hos.

c)

Me d ios d e O p inión: inic ia tivas, rec la ma c iones y enc uesta s.

d)

Proto c olo y Ce rem onial”.

Por otro lado, W. A. Nielander4 introd uce el c onc ep to d el ob jetivo o fin que b usc a el em isor a l tra nsmitir un m ensa je. Ta l y c om o se ha comentado anteriormente, el proceso de la comunicación surge de la necesidad del emisor de transmitir algo pero, a su vez, esta necesidad es la persecución de un objetivo que se resume en el “ po r qué” de l proc eso d e la c omunic ac ión “ la pregunta de ¿po r qué? ha de conducir al remitente a definir con gran cuidado el propósito de la comunicación, con lo que las ideas necesarias para alcanzar el fin perseguido deben organizarse y expresarse con sumo cuidado de una forma que resulte apropiada para los me d ios d e d ifusión y fác ilme nte c om p rensib le p a ra e l rec ep tor” .

3 4

Cita d o p or Mª Teresa O tero. Teo ría y Estructu ra d el Ce remo nial y el Protoc olo. Pá g.311 Prác tica de las Relac iones Púb lic as. Pág . 265


3


En este mismo sentido, se considera oportuno incluir además las distintas funciones de la comunicación, respecto a su objetivo, d efinid a s p or Fra nc isc o Ma rín C a laho rro 5 y q ue son las siguient es: 1.

Func ión Fá c tica : co munica c ión b á sic a entre seres huma nos (c om unic a c ión interp ersona l).

2.

Función Informativa: su objetivo es la transmisión de información y conocimientos (enseñanza, comunicación de noticias entendida como mera descripción de un hecho acontecido).

3.

Función persuasiva: tiene por finalidad convencer al receptor para que adopte una postura o realice una a c c ión d esea d a p or el emisor (relac ione s p úb lic a s).

4.

Función de entretenimiento: cine, teatro, televisión. Estos medios pueden ser utilizados al mismo tiempo para introducir

otra

información

(publicidad

encubierta,

tend enc ia s, etc ...). 5.

Función catártica: origina la expresión de sentimientos y emociones (mitins políticos, acontecimientos deportivos, etc...).

Existe un último factor a tener en cuenta. El proceso de la comunicación está indisolublemente ligado a todos y cada uno de los condicionantes que determinan al emisor y al receptor en el momento en que este proceso se realiza. María Teresa Otero Alvarado 6 en relación con los modelos de comunicación tradicionales hace referencia a “ … las coordenadas espacio- 5 6

Protoc olo y Com unicac ión. Pág .24 Teo ría y Estruct ura d el Ce remo nial y el Protoc olo. Pág.321


4


temporales, socio-políticas y económicas” que determinan el proceso d e c omunic ac ión “ y que va n a influir d ete rminante me nte en su forma de llevarla a cabo y en sus resultados”. Es decir, el proceso de la comunicación va a estar determinado en cierta medida por una serie de factores que influyen tanto en el emisor como en el receptor y que el primero debe conocer y tener en cuenta para que el proceso de comunicación se realice con éxito. En consecuencia, se considera oportuno hacer referencia al mo d elo d e

c om unic a c ión d e ma sa s p ersuasiva de Ca rrera

establecido por José Luis Arceo 7 donde se incluyen factores ambientales, físicos y psicológicos que determinan el proceso de la c om unic ac ión d e m asas: 1.

Quién (emisor)

2.

Dic e q ué (me nsa je)

3.

Cóm o (tipo d e c ód igo utiliza do )

4.

Por qué c a nal o med io

5.

A q uién (rec ep tor)

6.

En que situación o condición (del receptor: capacidad de comprensión, motivación, emociones y sentimientos)

7.

Pa ra q ué (co noc er resp uesta d el rec ep tor)

8.

Sob re q ué (rela c ión previa e xistente e ntre em isor y rec ep tor)

9.

Pa ra q ué (o b jetivos d el em isor)

10. Frente a quién (elementos externos que pueden interferir en la c om unic a c ión: op inione s d e te rc eros) 7

Citado por MªTeresa Otero Alvarado en Teoría y Estructura del Ceremonial y el Protocolo (pág. 320) lo presenta c omo una amp lia c ión del pa rad igma de Lasswell (quién / q ué / a q uién / e n qué c ana l / con qué efecto).


5


11. Contra qué (elementos internos que pueden interferir en la c om unica c ión: prejuic ios d el rec ep tor, inte reses p ersona les) 12. Con qué efectos (establecimiento de una relación entre em isor y rec ep tor) 13. En qué situación (coordenadas espacio-temporales, sociopolíticas y económicas en que se desarrolla el proceso de comunicación) En c onc lusión, el proc eso d e la c om unic a c ión d e ma sa s no e s un proceso que se realice de forma espontánea. Para que éste se lleve a cabo de forma exitosa, el emisor debe tener pleno control d e to d os los eleme ntos q ue e n él van a p a rticipa r.


6

2.

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2.1. G ENERALIDADES La existencia de toda organización (institución, empresa o a soc iac ión) dep end e en g ra n med id a d e su ima ge n púb lic a ; esto es, de la concepción y opinión que sus públicos y la sociedad en g eneral tiene n de e lla . En p a la b ra s d e Fra nc isc o Ma rín C a laho rro 8 “ la ima ge n c orpo rativa es la p erce p c ión m enta l q ue tienen los d iferente s p úblic os d e una organización a través de todos los mensajes que proceden de ésta” y continúa citando a J. Costa “ La imagen es el producto constante del hacer en sí mismo, como acción realizadora, como acción viva que concierne de algún modo a los individuos. La acción es producción de realidad y en este sentido hay que c onside ra r la c omunic ac ión c om o una ´ac c ión´. (...) La ac c ión e s, p ues, fruto d el ha c er y d el dec ir” . Tom a ndo c om o orige n e sta s d os d efinic ione s, se p ued e a firma r entonces que en la creación de la imagen pública de cualquier organización intervienen las actividades desarrolladas por ésta y la comunicación de las mismas como parte integrante de su p olítica d e g estión. Por lo tanto, la comunicación institucional nunca debe inventar una realida d diferente a la que c onfigura la propia o rga niza c ión. Para ello, actuando desde la responsabilidad social con su entorno, debe establecerse una estrategia de coherencia y c red ibilida d d ond e “ lo que se hac e y lo que se dice ” forma p arte

8

Protoc olo y Com unicac ión. Pág . 46


7

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL G ENERALIDADES

d e un tod o, teniend o en cue nta , entre otros,

los siguientes

factores: -

La filosofía y misión de la organización, respetando el marco leg a l vige nte y p rinc ipios ético s d e la soc ieda d .

-

La s a c titud es d e sus rep resenta nte s.

-

La relac ión c on la s institucione s y la soc ieda d .

-

La estrate gia d e c om unic ac ión.

Tod os estos a sp ec tos c onfig ura n la ide ntid a d c orpo ra tiva d e la organización, lo que es, y que no necesariamente debe coincidir c on su ima ge n púb lic a, lo q ue el púb lic o p erc ibe que es. El objetivo d e la c om unic a c ión instituc iona l es, por lo ta nto, hac er llegar al público una imagen coherente con las características de identidad definidas por la propia organización y conseguir su respaldo. Es decir, conseguir la aceptación de la identidad corporativa de la empresa, lo que se traduce en tener una imagen pública positiva.


8

2.

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2.2. LA INSTITUCIÓN: DEFINICIÓN Aunque en el apartado anterior se ha utilizado el término “comunicación

institucional”

para

hacer

referencia

a

la

comunicación de instituciones, empresas y organizaciones en general, en este apartado se va a acotar su uso a la comunicación que emana de la institución, como una entidad con unas características y necesidades distintas a las de la empresa (entidad privada con una finalidad económica) o a las de las organizaciones privadas (entidad privada cuya finalidad es la d efensa d e los intereses d e sus a soc iad os)9. Seg ún el Dic c iona rio d e la Rea l Ac a d em ia d e la Leng ua Espa ñola, la entrada “institución” consta de siete definiciones, de las que interesa destacar las siguientes10: 2. f. Cosa estab lec ida o funda d a. 4. f. Ca d a una d e la s orga niza c ione s funda me nta les d e un Estado, nación o sociedad. Instituc ión m oná rq uic a , de l feudalismo. 7. f. pl. Órga nos c onstitucionales d el po d er sob erano en la nación. Partiendo de estas definiciones, se puede establecer que la institución es un organismo que desempeña una función de interés público, cuya existencia y atribuciones están reguladas por la Ley, sometida al control público y que se financia con fondos p úb lic os. Sus d ec isione s a fec ta n al c onjunto de la

9

soc ied a d ,

Para estos casos utilizaremo s el término “ Com unicac ión Co rporativa” . www.drae.es

10


9

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL LA INSTITUCIÓ N: DEFINICIÓN

entendido éste como el marco socio-político de actuación de la institución. Para el caso concreto que se desarrolla en el presente trabajo, se va a ha c er refe renc ia p rincipa lmente a la s Instituc iones d el Esta d o q ue son los órga nos q ue co mp one n la orga niza c ión po lítica y te rritoria l del Esta d o 11: La Co rona (Jefa tura d el Esta d o) El Pa rla mento (Pod er leg islativo) El Gob ierno d e la Nac ión (Pod er ejec utivo) El Pod er Judic ial El Consejo d e Esta d o (órga no c onsultivo) El Consejo Ec onó mic o y Soc ial (órga no c onsultivo) El Tribuna l Constituc iona l (órga no d e c ontrol) El Defensor de l Pueb lo (ó rga no d e c ontrol) El Tribuna l d e C uenta s (órga no d e c ont rol) Los Pa rla mentos Auto nóm ico s Los Go b iernos Auto nóm ico s La s Dip uta c ione s Provinciales La s Co rp orac iones Loc a les Asimismo , de ntro d el ám b ito d e a c tua c ión d e la s Instituc ione s d el Esta d o, d eb e tene rse en c uenta la s relac iones que se esta b lec en ent re ella s y las q ue se d esa rrolla n c on orga nismo s interna c iona les fruto d e la situa c ión d e nuestro p a ís en e l co ntexto internac iona l12.

11 12

Soled ad Día z González y Mª Jesús Palop . Estruct ura d el Esta d o Espa ñol. Ac ent o Ed itoria l. Mad rid . 1998. Com unidad Europea , ONU, Ibe roam érica , OTAN, etc…


10


La imagen pública que se tiene de una empresa u organización se m a teria liza p rincipa lmente a travé s d e sus p rod uc tos o servic ios y a través de la relación del público con sus empleados y representantes. En el caso de la institución, en ocasiones es muy difícil tener una idea exacta de las tareas y actividades que desarrolla, bien sea por lo complejo de las mismas o bien por la diversidad de sus ám bitos de ac tuac ión. En palabras de Francisco Marín Calahorro 13 “ La institución, en la ma yoría d e c a sos, sólo existe a nte la soc ied a d c om o una ima ge n virtual” . Es por ello, que establece como principales responsables d el proc eso d e c om unic a c ión ent re las instituc ione s y la soc ied a d a sus representantes ““ en muchas ocasiones, éstas (las instituciones) son entes abstractos, intangibles, materializadas en las personas que las encarnan; por lo que la imagen proyectada está vinculad a, en g ran p arte, a la ac titud y a las ac tivida de s de esos individ uos y a la ge stión c orrec ta d e la informa c ión g ene ra d a d ura nte ella s” . Por lo t a nto, de a c uerdo c on las a firma c ione s d e M a rín Ca la horro, se puede establecer que los representantes de la institución (las autoridades),

mediante

las

actitudes

que

adopten

(sus

actuaciones), son los vehículos transmisores que sirven a la propia institución para comunicar sus principios y valores, sus objetivos, el p orqué d e su existenc ia , su c a p a c ida d d e rela c ión c on el resto d e

13



11


instituciones y el lugar que ocupa dentro del conjunto de la sociedad. Asimismo , c a b e a ñad ir otro eleme nto d e representa c ión: los a c tos organizados por la institución. Estos actos pueden considerarse como el espacio físico, el decorado, que la institución pone a disposición de la autoridad para que ésta escenifique su c om etido. Tan imp ortante es la a c tuac ión de la a utorida d c omo el ce remo nial q ue la envuelve, tal y co mo se ve rá má s ad elante . Se trata, en definitiva, de que la institución tenga una cara reconocible para el público (la autoridad), cuyas apariciones, mediante sus gestos y opiniones, y el marco en el que éstas de d esa rrollen, d en sentido a la existenc ia d e la p rop ia instituc ión.


12

2.

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2.3. LA INSTITUCIÓN: NECESIDADES COM UNICA TIVA S En el ap a rta d o 2.1. se ha c ía referenc ia a los c onc ep tos id entida d corporativa e imagen pública o, en otras palabras, qué es la instituc ión y q ué p ercibe la soc ieda d d e é sta , y se e sta b lec ía q ue el objetivo de la comunicación institucional es “hacer llegar al público una imagen coherente con las características de id entida d d efinid a s p or la p rop ia o rga niza c ión” . Al hablar de público, en el contexto de las instituciones, debe tenerse en cuenta el especial talante de la función de éstas la cual, cómo se indicaba en el apartado anterior, es el interés público, es decir, el interés de todo el conjunto de la sociedad. Sin embargo, la sociedad está compuesta por individuos que se a grup a n en func ión d e sus intereses y nec esida d es. Por lo ta nto , se p ued e esta b lec er la siguiente c la sifica c ión: -

LA SOCIEDAD entendida como marco socio-político en el que la institución desarrolla su actividad. La sociedad está compuesta por

individuos

con

intereses

comunes,

en

tanto

que

ciudadanos con capacidad de decisión respecto a la elección de sus representantes, y con intereses concretos que los lleva n a fo rma r p a rte d e d istintos grup os d entro d e la p rop ia sociedad. En este sentido, cabe decir que la respuesta a un mismo me nsa je esta rá d eterminad a p or los intereses p rop ios d e ca da individuo:


13

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL LA INSTITUCIÓ N: NECESIDADES COMUNICATIVAS

-

Ciudadanía: conjunto de ciudadanos que componen una soc ied ad , que es el ámb ito d e a c tuac ión d e la institución.

-

Votantes: dentro de un estado democrático en el que la institución desarrolla su actividad (el bien público), ésta busc a a de má s c on sus ac tuac iones ma ntener el ap oyo d e sus votantes y atraer el voto o, al menos, la aceptación del resto d e c iud a d a nos q ue no los ha n eleg id o.

-

Partidos políticos (opositores): el estado democrático dispone de herramientas que permiten la discusión de las decisiones tomadas por sus órganos de gobierno y mostrar la aceptación o desacuerdo con éstas por parte de los grupos

opositores

(parlamentos,

plenos

de

los

ayuntamientos, etc…). Sería un error no tener en cuenta a este grupo dentro de los públicos de la Institución, puesto que su existencia va ligada a la propia esencia del concepto d e democ rac ia. -

Asociaciones (empresarios, sindicatos, banqueros…..): la institución necesita del apoyo de las asociaciones de ciudadanos y viceversa. Generalmente los intereses de un grupo de ciudadanos entra en contradicción con los de otros, por lo que la institución debe, en ocasiones, mediar entre éstos y emitir mensajes que busquen el entendimiento entre pa rtes en c onflic to.

-

Funcionariado:

Además

de

ciudadanos,

votantes

y

miembros de asociaciones, existe un determinado público


14


que , ad em ás, co mo em plead o de la institución c onfigura su p úblic o interno. -

O TRAS INSTITUCIONES: La interrela c ión entre los d istinto s p od eres d el Estado e instituciones supranacionales con las que la institución mantiene relaciones en defensa de los intereses que representa. En situaciones de crisis o falta de entendimiento (ej.: enfrentamiento entre el gobierno de la nación y un gobierno autonómico) el gesto se convierte en un poderoso elemento de c omunic ac ión 14.

-

O TROS ESTADOS: En el caso de España, la relación con otros Estados está principalmente representada por la Jefatura del Estado y por el Gobierno de la Nación (aunque también existen relaciones entre comunidades autonómicas y otros estados en materia de relaciones comerciales y figuras como el hermanamiento entre ciudades, que entran dentro de las c om p ete nc ia s d e las c orporac ione s loc a les). Se pueden establecer seis etapas o situaciones diferentes dentro de las relaciones interestatales15: normalidad, crisis, ausencia de relaciones, acercamiento, superación de crisis y restablecimiento de la normalidad. Debe añadirse, asimismo, que para la gestión de estos conflictos se cuenta con la labor de l Cuerpo Diplomá tic o.

-

LOS

MEDIOS DE COMUNICACIÓN:

Se trata de un público muy

esp ec ia l p orque a d em á s d e p úblic o e s el ca na l utiliza d o p or la 14

Se profund izará e n esta té cnica má s ad elante.


15


institución para emitir sus mensajes. Este doble papel convierte a los me d ios d e c om unic a c ión en d estinat a rios e intérprete s d e los mensajes. Este último aspecto es muy importante dado que mediante la interpretación pueden hacer variar el significado del mensaje emitido por la institución. No debe olvidarse que los medios de comunicación son, a su vez, empresas con intereses propios (accionariado, relación de éstos con otras orga niza c ione s y p a rtido s p olítico s, etc …). Como consecuencia de los distintos niveles de relación existentes con

sus

públicos,

la

institución

precisa

de

un

esfuerzo

comunicativo concreto. En este sentido, Francisco Marín Calahorro 16 se refiere a la necesidad de comunicar la imagen utilizando “ modelos de representación” que, en el caso concreto de las instituciones tienen “ una doble función: mostrar y mediar (…) mo stra r la p resenc ia p úblic a d e la instituc ión/ orga niza c ión en el conjunto global de las actividades sociales (…) y mediar para hacer llegar al mayor número de individuos, grupos u otras instituciones,

esa

presencia.

Para

ello

es

necesaria

la

comunicación como vehículo de información e incluso de conocimiento” . Asimismo c onsidera el a uto r que “ la imagen social no sólo depende del esfuerzo comunicativo por presentar los aspectos más positivos de la entidad sino que, en esencia, depende del modelo de gestión y de la función social que la institución desarrolle…”.

15 16

Ta mb ién extensible a las relac iones instituc iona les en g ene ral Protoc olo y Com unicac ión. Pág . 49


16


A e sta s a firma c ione s d eb en a ñad irse tres d e los c inc o p a rá me tros que W. A. Wielander17 establece al referirse a los objetivos de las relaciones públicas gubernamentales, y que pueden igualmente hacerse extensivos a las necesidades comunicativas de las instituciones: “ - (…) -

Mantener a todos los ciudadanos informados de los servicios y funciones ofrecidos por los organismos gubernamentales de forma que le resulte posible participar y recibir de ellos unos b ene fic ios p leno s.

-

Proporcionar los adecuados canales de forma que un c iud a d a no p ued a transmitir sus p unto s d e vista y op iniones a la a d ministrac ión sin valerse d e interme d ia rio a lguno.

-

Interpretar la opinión pública ante los organismos encargados de hacer cumplir la ley al objeto de que las normas resulten ac ep ta bles y pued an ejec utarse d e un m od o realista.

-

(…)”.

Así p ues, tom a nd o c om o referente a a mb os a utores y teniend o e n cuenta los distintos públicos de la institución, la relación con los cuales implica distintos niveles de comunicación, las necesidades c om unica tivas d e la instituc ión pued en resumirse c om o sig ue: -

Necesidades informativas derivadas de sus obligaciones para con la sociedad y que deben basarse en la credibilidad y transparencia de su gestión. En este caso en necesario incidir tanto en e l públic o e xterno c om o e n el interno (funcionariad o),

17

Prác tica de las Rela c iones Púb lic as. Pág . 242


17


puesto que este último, al igual que en cualquier otra organización, es en sí mismo transmisor de las cualidades de la entida d p ara la q ue trab aja. -

Necesidades de proyección con el fin de dar a conocer la existencia de la institución, justificar su razón de ser y definir el lugar que le corresponde en el marco los distintos organismos c on los q ue se rela c iona .

-

Nece sida de s de difusión q ue se c orrespo nde n c on c am pa ñas informativas sobre temas concretos que son competencia de la

institución

y

que,

por

su

importancia,

deben

ser

comunicados al conjunto de la sociedad (información sobre campañas de vacunación, campañas informativas para la p revenc ión de inc end ios foresta les, b a nd os munic ipa les, etc .). -

Necesidades persuasivas para obtener el apoyo y aceptación d e sus d ec isiones.

-

Necesidades “demostrativas de posición” en situaciones de conflicto frente a terceros, adquieren gran relevancia los gestos llevados a cabo por la institución para mostrar su postura (bien sea la intransigencia, bien sea la voluntad de entend imiento o la ap ertura a nuevas nego c ia c iones).


18

2.

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2.4. EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LA INSTITUCIÓN Tal y como se ha ido viendo en los apartados anteriores, las especiales características que definen a la institución y su función hac en q ue la po lític a de c om unic ac ión d esa rrollad a po r ésta sea un fin en sí misma o, como apunta Mª Teresa Otero 18 “ Comunicación y relaciones públicas son funciones dentro de las organizaciones a la vez que instrumentos para conseguir sus objetivos…”. Si bien la a utora c onside ra extensible esta c a ra c terística a to d a s las organizaciones, debe destacarse que, en el caso de las instituciones, es la propia ley la que la obliga a mantener informa d a a la soc ied a d d e sus a c tua c ione s. Sin embargo, existe otro aspecto a tener en cuenta. En aquellos c a sos en los q ue los rep resenta nte s d e la Instituc ión c orresp ond en a cargos electos (Presidente de Gobierno, Presidente de Comunidad Autónoma, Alcalde, etc), no debe olvidarse que éstos, además de cumplir con las obligaciones contraídas al aceptar el cargo, van a desarrollar su gestión en función de los c riterios ma rc a d os p or el p a rtid o p olítico a l q ue p ertenc en. Por lo tanto, en el desempeño de sus funciones, el representante d e la institución (la auto rida d) va a de sem pe ñar un dob le p ap el: por un lado representar a la institución cumpliendo con las obligaciones que marca la ley, y por otro, utilizar ese papel para representar al partido político al que pertenece (mediante la

18

Teo ría y Estruct ura d el Ce remo nial y el Protoc olo. Pág. 279


19

LA C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LA INSTITUCIÓ N

transmisión de su ideario político y la forma de gestionar los asuntos propios de la institución). Se entiende por relaciones públicas el conjunto de acciones desarrolladas por una organización para definir la identidad corporativa de ésta y posteriormente establecer un flujo de comunicación con sus diferentes públicos. Su objetivo principal es crear una predisposición positiva y de confianza en el público hacia la organización para que los mensajes emitidos por ésta g eneren la resp uesta esp erad a . Por tanto, tomando como referencia los elementos del proceso d e la c om unic ac ión d efinido s en el prime r ap artad o, es tarea de la s relac ione s p úblic a s esta blec er el c óm o, c uá nd o, a q uién y para qué en la transmisión del mensaje. Asimismo debe haber analizado previamente la situación del receptor y los elementos q ue p ued en interferir en la t ra nsmisión. Llegados a este punto, cabe enumerar algunos de los elementos utilizados por las relaciones públicas. Para ello, se retoma la clasificación establecida por Julián Carrasco Belinchón 19: “ a ) Med ios Informa tivos: com unica c ione s orales y esc rita s, prensa , p ub lica c iones, ra d io, t elevisión y p elíc ulas. b ) Me d ios Dem ostrativos: ina ug urac iones, expo siciones, feria s, visita s, etc …, en suma , los a c ont ec imientos esp ec ia les propiame nte dichos. c ) Me d ios d e O p inión: iniciat iva s, rec lam a c ione s y enc uesta s. 19

Ver página 5.


20


d ) Proto c olo y Cerem onial”. En relación al apartado “medios informativos”, considerados como canal, no debe olvidarse que la función de los medios de c om unic a c ión e s la d e interp reta r la informa c ión transmitida p or el emisor, en este caso la institución, para hacerla llegar a su audiencia convertida en noticia a través de un soporte d eterminad o (prensa esc rita, ra dio, televisión, Internet )20. Centrándonos en su función de gestor de la transmisión de me nsa jes, la e strate gia de relac iones púb lica s d e la institución debe tener en cuenta que los medios de comunicación son empresas cuyo producto es la información convertida en noticia. De ahí se desprenden tres aspectos primordiales para hacer un b uen uso d e su func ión: a)

Por un lado, debe valorarse si la información que se desea transmitir

es

“noticiable”

desde

el

punto

de

vista

periodístico. Es decir, independientemente de que las decisiones adoptadas por una institución afectan al func iona miento d e la soc ied ad , desde el punto d e vista de los medios de comunicación no todas las informaciones tienen

la

misma

trascendencia

en

cuanto

a

su

“noticiabilidad”, bien porque no aporten nada nuevo, bien porque en ese mismo momento se estén produciendo acontecimientos que acaparen toda la atención de los medios.


21


b)

Es imprescindible conocer cada uno de los medios de comunicación. Francisco Marín Calahorro 21 destaca la importancia de “conocer su potencial, tirada, influencia, prestigio, selectividad de públicos, etc. Conocer las audiencias o lectores es fundamental”. Evidentemente, las instituciones

en

un

estado

democrático,

y

como

c onsec uenc ia d e sus ob liga c ione s p a ra c on la soc ied a d , no pued en veta r a los med ios de c omunic ac ión, pero sí d eb en saber a qué medio dirigirse para cumplir sus objetivos con ma yor efic ac ia. c)

Desde el punto de vista del medio de comunicación como empresa, éste tiene que hacer defensa de sus propios intereses, lo que se traduce en un tratamiento subjetivo de la información. Por lo tanto, las interpretaciones que cada medio hace de los acontecimientos pueden ir en detrimento de la eficacia del mensaje, tal y como ha sido concebido por la institución. En este sentido, Mª Teresa Otero 22

recomienda

que

“ no

ha

de

confiarse

exclusivamente a los medios la transmisión del mensaje, sino que en paralelo hay que realizar otro tipo de acciones de contacto directo con los públicos que nos aseguren la fid elid a d en la em isión y transmisión d el me nsa je” . Este último comentario permite introducir el resto de elementos indicados

por

Julián

Carrasco

Belinchón

los

“medios

demostrativos” y “ el protoc olo y c eremo nial”. Tam bién se utilizan, me diante la co ntratac ión de e spa c ios, com o sop orte p ara c am pa ñas pub licitarias e informativas. 21 Protoc olo y Com unicac ión. Pág . 31 20


22


Los medios demostrativos permiten a las relaciones públicas la consecución de su objetivo mediante el desarrollo de un acto, evento o a c ontec imiento espe c ial. Desd e el punto d e vista d e la s relac iones p úblic a s, la c eleb ra c ión de

un

acontecimiento

especial

permite

establecer

una

comunicación directa, una interrelación, entre la entidad promotora del acontecimiento y sus invitados, es decir, una comunicación directa entre el emisor y el receptor. Sin embargo, en función de la trasc end enc ia que se le q uiera d ar al evento, es posible que también sea necesaria su difusión a través de los medios de comunicación. En este caso, se deberá tener en cuenta los tres tipos de público al que se dirige el mensaje (invitados in situ, medios de comunicación, público receptor a través d e los med ios). Según Baus y Lesly

23

“ los a c onte c imientos esp ec ia les d e c ualquier

descripción se crean para explicarle a la gente una historia de relaciones públicas e influir en la opinión pública. Sirven como me d ios en sí mismo s y c om o p unto s foc a les p a ra ot ros med ios” . Es decir, el acto en sí mismo no tiene ningún sentido si previamente no se le ha dotado de contenido dentro de la estrategia de relac iones p úb lica s. Así p ues, es func ión d e la s relac iones p úb lica s crear

los

motivos

que

justifique

la

organización

de

un

acontecimiento especial y seleccionar el tipo de público al que va d estina d o e l me nsa je.

22

Teo ría y Estruct ura d el Ce remo nial y el Protoc olo. Pág . 288


23


Mª Teresa Otero 24, citando a Piero Arnaldo, establece tres tipos de acontecimientos en función de la intencionalidad de su organización: 1.

Acontecimientos especiales naturales: No requieren de una ideación

previa

puesto

que

se

aprovecha

una

circunstancia surgida dentro de la organización de forma esp ontá nea (Ej. el dé c imo a niversa rio d e una em p resa ) 2.

Acontecimientos especiales artificiales directos: Pueden manifestarse espontáneamente pero requieren de una gestión previa por parte del departamento de relaciones p úb lic a s (Ej. el viajero un m illón)

3.

Acontecimientos especiales artificiales indirectos: Exigen una ideación previa por parte del departamento de relaciones públicas para dotarlos de contenido (Ej. c oloca c ión de una p rime ra p ied ra ).

En e l ca so c onc reto d e las institucione s d el Esta d o, e l Rea l Dec reto 2099/ 83 d e 4 d e a gosto, divid e los a c to s orga niza d os p or ésta s en: -

Actos oficiales de carácter general: actos organizados por las Instituciones del Estado (Corona, Gobierno de la Nación, Gobiernos Autonómicos y corporaciones locales y provinciales) c on m otivo d e c onm em orac ione s en su á mb itos territoria les d e actuación (Ej. celebración de la festividad nacional o de la c om unida d autó noma ) y se rige n po r la ap lic ac ión estric ta d el

23

Nuevo Manual de Relaciones Públicas. Pág. 78


24


Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto o por la normativa propia de la Comunidad Autónoma o de las Corporaciones del Estado. -

Ac tos oficiales d e c a rá c ter esp ec ia l: ac tos orga niza d os p or la s Instituciones del Estado, o por entidades vinculadas a éstas, para la celebración de acontecimientos ligados al ámbito de actuación de su competencia (Ej. entrega de distinciones por parte de un Ministerio, colocación de la primera piedra de una obra

pública,

reunión

de

ministros

europeos

durante

p resid enc ia esp a ñola d e la Co munida d Europ ea ). En este tip o de actos, la precedencia estará marcada por la autoridad que orga nic e el ac to. Asimismo debe establecerse dos tipos de clasificaciones de los actos, independientemente de que éstos estén organizados por una instituc ión o p or una e ntid a d p riva da : -

Ac tos p rivad os: Está n d irigido s a un p úblic o muy c onc reto q ue ha sido invita d o a p a rticipa r en e l a c to in situ.

-

Actos públicos: Están dirigidos a un público más numeroso y, además de los invitados a participar in situ, se busca llegar al gran público mediante la retransmisión del acto, o su c ob ertura, a travé s de los me dios de c om unic ac ión.

Independientemente de que el objeto de celebración de los acontecimientos oficiales sea el del interés público, no debe 24

Teo ría y Estruct ura d el Ce remo nial y el Proto c olo. Pág . 322-323


25


olvidarse que su finalidad sigue siendo el acercamiento a sus públicos y la búsqueda de un sentimiento de confianza y aceptación

hacia

la

institución,

es

decir,

siguen

siendo

herra mienta s d e relac ione s p úblic a s, aunq ue a lguno s a sp ec tos d e su orga niza c ión (proto c olo) estén m a rc a d os p or la norma tiva . En cuanto al código utilizado para la transmisión de los mensajes en los actos, distintos autores coinciden en utilizar el término “ discurso icónico” o la transmisión del mensaje mediante la utiliza c ión d e la ima g en y los símb olos, ba sá nd ose en: -

el cum p limiento d e una s forma lida d es (c eremo nia l)

-

la ordenación temporal, espacial, de las personas y de los símb olos (p rot oc olo)

Mediante la utilización de este código, además de buscar la estética y el orden en el desarrollo del acto, se contribuye a facilitar la transmisión del mensaje global que justifica la orga niza c ión d el ac to en sí.


26

3.

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 3.1. C OMUNICACIÓN NO VERBAL Al

describir

el

término

código

dentro

del

proceso

de

comunicación en el apartado 1, se indicaba que éste es el “envoltorio” del mensaje y que abarca tanto a elementos lingüístico s c om o no lingüístico s. Este a p a rta d o se va a c entra r en éstos últimos y en su relevancia dentro de las técnicas de c om unic a c ión instituc iona l. Antes de establecer una clasificación de los distintos tipos aspectos que intervienen en el proceso de la comunicación no verbal,

conviene

destacar

tres

conceptos

de

especial

importancia. En primer lugar, los componentes no verbales son parte del bagaje cultural de cada sociedad y, como tal, el emisor de un mensaje d eb e ser cono c ed or de los eleme ntos que lo c om po nen, al igual que del idioma, para que el mensaje sea debidamente interpreta d o p or una soc ied a d c onc reta . Ta l y co mo ind ic a Flora Davis25 “ no hay gestos universales” lo que se traduce en que las interpretaciones de los elementos no verbales que forman parte de un mensaje tampoco son interpretados de igual forma por culturas distintas. En este sentido existen diversos ejemplos que pueden considerarse típicos: los diferentes conceptos del espacio personal para anglosajones (más amplio) y latinos (más reducido); la forma de saludar (los dos besos tan frecuentes en occidente son considerados una grave ofensa para la mujer japonesa); los distintos conceptos del color y su utilización (color representativo

25

La C om unicac ión no Verbal. Pág . 43


27

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL C OM UNICA CIÓN NO VERBAL

del duelo para los cristianos es el negro, mientras que para a lguna s c ultura s á ra b es es el blanc o). En segundo lugar, los elementos no verbales complementan el mensaje

lingüístico.

A

este

respecto

cabe

hacer

dos

apreciaciones. Por un lado, cuando se realiza de forma consciente, el emisor acompaña el mensaje verbal de elementos q ue a yuda n a su c om p rensión o q ue, ad em á s, lo rea firma n. Estos elementos pueden ser tanto convenciones culturales como mecanismos que actúan sobre las emociones de los receptores, haciendo que éstos sean más receptivos al mensaje. En opinión d e Flora Davis26 “ se p ued e t ra nsmitir d elib erad a me nte un m ensa je ad op tando una p ostura inad ec uada a la situac ión” . En c ua lq uier caso, el emisor está utilizando elementos de comunicación no verbal de forma consciente, sabiendo exactamente por qué los utiliza y c on q ué finalid a d . Sin embargo, existen una serie de gestos que todo ser humano utiliza de forma inconsciente y respecto a los que la misma autora considera que son una clave no sólo acerca del carácter del emisor sino también acerca de su actitud. La transmisión de un mensaje cuyo significado no coincide con los gestos del emisor, debe considerarse un grave error de comunicación puesto que no existe c ohe renc ia e ntre lo que se d ice y c óm o se d ic e. Un ejemplo de estos dos supuestos podría ser la celebración de una visita por parte de un ministro a un centro de enfermos mentales. Durante el discurso, el ministro está informando de las 26

La C omu nicac ión no Verba l. Pág . 127


28


nuevas medidas tomadas por su ministerio para la mejora de la integración social de estos enfermos y de la necesidad de c om p rensión p or pa rte d el resto d e la soc ieda d . Si tra s el d isc urso, el ministro es acompañado a conversar con enfermos y sus con sus gestos muestra rechazo (mostrarse excesivamente distante) o incluso miedo (expresiones de tensión en su cara), lo más probable es que los medios de comunicación capten esa inc ohe renc ia e ntre el mensa je d el d isc urso y su p ostura p ersona l. Por último, debe destacarse nuevamente la importancia de los medios de comunicación de masas en la actualidad y, en c onsec uenc ia , la relevanc ia d e las imá ge nes. Fernand o Poya tos27 establece dos sistemas de comunicación dentro de una cultura: la interacción (o comunicación fruto del contacto establecido entre d os entida d es que interc am bian informa c ión d irec tam ente) y la no interacción. A ésta última la define como la transmisión codificada de información, lo que implica la existencia de un canal que puede ser, entre otros, los medios audiovisuales o gráficos. Retom and o los c onc ep tos de c oherenc ia entre e l mensaje verba l y el no verbal, de poco sirve que la institución emita un mensaje positivo respecto, por ejemplo, al estado de las relaciones con otra instituc ión si éste va a c om p a ñad o d e imá ge nes en las q ue los representante de ambas instituciones muestra una actitud poco c erca na o, inc luso, ind iferente . Por lo ta nto, ta n imp ortante c om o cuidar el mensaje verbal es cuidar las actitudes que deben acompañar 27

ese

mensaje

dado

que,

en

situaciones

de

Cita do po r Mª Teresa O tero Alva rad o en Teo ría y Estructu ra d el Cerem onia l y el Protoc olo. Pág . 351


29


incoherencia, es más fácil transmitir una imagen (fácilmente perceptible a través de la vista) que una opinión (precisa de ma yor esfuerzo intelec tua l pa ra d esc od ific a r la informa c ión). A continuación, se considera oportuno describir algunos de los elementos de comunicación no verbal que tienen mayor incidencia en la comunicación institucional. La elección de estos eleme ntos se ha rea liza d o e n función d e su c orresp ond enc ia c on la comunicación institucional, el ceremonial y el protocolo. Para ellos se ha partido del sistema clasificatorio de conductas no verba les d e Kna p p a d a p ta d o p or Mª Teresa O tero Alva ra d o 28 al ceremonial y al protocolo, y se ha completado con reflexiones rea liza d a s p or Flora Da vis29 (1988) y Fra nc isc o Ma rín C a laho rro30.

Cita d o p or Mª Teresa O tero Alva rad o e n Teo ría y Estructu ra d el Cerem onia l y el Protoc olo. Pá g. 353-363 La Co munica ción no Verbal 30 Protoc olo y Com unicac ión y Funda mento s de l Protoc olo en la Co munica c ión Institucional 28 29


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C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 3.2. C EREMONIAL Y PROTOCOLO En el apartado 2.4. se ha hecho mención del término “ d isc urso icónico” como vehículo de transmisión de mensajes en los actos. Éste se basa en la utilización de dos herramientas fundamentales: el c eremo nia l y el p roto c olo. Partiendo de la definición de ceremonial como “conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne” 31, y aplicándolo a la organización de actos, se puede decir que el ceremonial es el conjunto de convenciones sociales no escritas p ero esta b lec id a s p or co stumb re, que fa c ilita n la c om p rensión de las distintas escenas que tienen lugar durante el desarrollo de un acto. Asimismo, debe destacarse la importancia del ceremonial como factor cultural32 y reflejo tanto de la situación política y

3.

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 3.2. C EREMONIAL Y PROTOCOLO En el apartado 2.4. se ha hecho mención del término “ d isc urso icónico” como vehículo de transmisión de mensajes en los actos. Éste se basa en la utilización de dos herramientas fundamentales: el c eremo nia l y el p roto c olo. Partiendo de la definición de ceremonial como “conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne” 31, y aplicándolo a la organización de actos, se puede decir que el ceremonial es el conjunto de convenciones sociales no escritas p ero esta b lec id a s p or co stumb re, que fa c ilita n la c om p rensión de las distintas escenas que tienen lugar durante el desarrollo de un acto. Asimismo, debe destacarse la importancia del ceremonial como factor cultural32 y reflejo tanto de la situación política y soc ial que d efine la rea lida d de una soc ied ad (rep resenta da po r sus instituciones) como de su pasado histórico. Por otro lad o, to d os los a uto res c onsulta d os c oinc iden en d efinir el protocolo como el conjunto de normas establecidas por ley, por normativa interna o fruto del uso y la costumbre que permiten la correcta representación del ceremonial. En c onsec uenc ia , se p ued e esta b lec er q ue:

31 32

www.drae.es Flora Davis en La Com unicac ión no Verba l (Pág . 128) co nsidera q ue “ existe una especie de folklore entorno a las po sturas y có mo interpreta r alguna de ellas” .


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C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL C EREMO NIAL Y PROTOCOLO

-

El ceremonial se corresponde con la cultura mientras que el protoc olo se c orrespo nde c on la c om unic ac ión.

-

El ceremonial se basa en las convenciones y el protocolo aporta símbolos que enmarcan la identidad corporativa del acto mediante el cumplimiento de la ley, de la normativa inte rna d e la institución, d e la tra d ición y d e las c ostum b res.

-

El ceremonial es el guión del acto y el protocolo marca la identidad del mismo.

En palabras de Francisco Marín Calahorro 33 “ En los actos organizacionales(…) las palabras no bastan. Es necesario un discurso icónico y no verbal – el ceremonial- que ha de estructurarse como uno verbal. Si la lengua se ordena con las normas d e sinta xis, el ce rem onial lo ha c e c on la s d e p roto c olo, y éste se convierte en el elemento (…) que define normas usos y c ostumb res q ue regulan (…) y det erminan el ord en jerá rq uic o” . En este sentido conviene añadir que el ceremonial determina la relevancia visual e incluso social del acto, mientras que el protocolo establece las normas para la correcta ordenación de los elem ent os q ue se d a n c ita e n el desa rrollo d el mismo . La conjunción de ceremonial y protocolo contribuyen a la creación de un marco simbólico que, a su vez, forma parte del mensaje global que desde la estrategia de comunicación de la institución se desea transmitir. En otras palabras, en el desarrollo de un acto institucional tiene tanta importancia los elementos


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C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL REMO NIAL NIA L Y PROTOCOLO C EREMO

verbales (qué se dice) como los no verbales: qué se hace (ce remo nial), nial), quién lo lo hac e, cóm o, d ónd e y cuánd o (protoc (protoc olo). A este comentario debe añadirse que, como consecuencia del papel cada vez más relevante de los medios de comunicación, la s m a nifes nifesta ta c iones visua visua les no ver ve rb a les d el a c to y la inte rrelac ela c ión entre

sus

protagonistas

adquieren,

en

ocasiones,

mayor

importancia que las propias manifestaciones verbales ya que la imagen tomada de un acto es, en realidad, una gran fuente de información sobre las jerarquías y las estructuras del poder, el esta esta d o d e la s relac iones ent re las d istintas instituc instituciiones on es y entida e ntida d es q ue p a rticipa n en él, él, el resp esp eto a l c eremo nia nia l, la p resenc esenc ia d e los los símbolos y el análisis de los gestos. La afirmación de W. A. Nielander (1980:266) “ la verdadera comunicación no se produce a menos que los receptores c om p rend a n el sisignific gnific a d o d e las p a la b ra s en e l me nsa nsa je” puede extende rse a la util utiliza c ión d e eleme ntos no verba les, es, entend iend o que la elección de estos elementos está determinada tanto por los públicos a los que va destinado el mensaje (receptor) como por la intervención de los medios de comunicación (canal), así como por el tipo de acto y las circunstancias que rodean a la celebración del mismo (estado de las relaciones entre las instituciones participantes en el acto o estado de las relaciones entr ent re la instituc instituciión y sus sus p úb lico s) pa p a ra q ue é ste sea entend ent end id o. Si el a c to e s una herr herra mienta d e la c om unic unic ac ión insti instituc tuc iona l c on un fin concreto, el protocolo distribuye los papeles a representar 33

Funda ment os de l Protoc Protoc olo en la c omunica ción Institucional. Institucional. Pág Pág . 11

OTOC OLO Y CO M UNICACIÓ NICA CIÓN N NO VER VERBAL PROTOC

57


po r c ad a a c tor (quién (quién es quién), quién), marca el riritmo d el ac to, diseña diseña el esc esc ena rio y esc esc og e los símb olos q ue, sin sin nec esi esid a d d e p a lab ra s, ap orten orten si signifi gnific ad o a l ma rc o esc esc énic énic o, todo ell ello c ump liendo c on el marco leg a l y c on los pa rám etros etros ma rc ad os previam previam ente po r el ceremonial (las formalidades). Por lo lo ta nto, es muy impo rta nte q ue la o rga niz niza c ión d e un a c to se se desarrolle desde el punto de vista de la comunicación global para que todos los elementos (verbales y no verbales) que en él participan contribuyan a la transmisión de un mismo mensaje (coherencia). Mª Teresa Alvarado 34 hace mención del ceremonial como una potente herramienta de relaciones públicas políticas35 a lo largo de la historia, y, en concreto, como una técnica de comunicación no verbal representativa de poder y grandeza. Llevado este concepto a la actualidad, la autora cita el análisis de la tipología de ceremoniales realizado por el profesor Nieto Soria oria , d esta esta c a nd o d os c onc ep tos: tos: el c onte nid nid o leg leg itima tima d or d el c eremo nia nia l, seg seg ún el c ual la la util utiliza c ión d el c eremo nia nia l p ermite ermite “ un mayor respaldo legal a una determinada reivindicación o pretensión de poder” y la función propagandística de la ceremonia “conjunto de elementos solemnes que(…)contribuyen y, m uc ha s vec es son ne c esa esa rios p a ra c a p ta r solid olid a rid a d es” es” y “ q ue

34

Teo ría ría y Es Estruct ura d el Ce remo nial y e l Protoc Protoc olo. Pág . 237-23 237-2388


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pueden contribuir a aportar un respaldo significativo a una dete rminad minad a ac c ión p olí olític tic a” . a” . multiplicc a c ión y En esta misma línea G. Balandier 36 afirma afirma q ue “ la multipli difusión de los medios de comunicación de masas han modificado en profundidad el modo de producción de las imágenes políticas. Éstas pueden ahora fabricarse en gran número, con ocasión, de acontecimientos o circunstancias que ya no tienen po r qué presentar presentar un ca rác ter exc exc ep c iona l” . Sin em b a rgo , ta l y co mo se ha indic a d o a nteriormente nteriormente , el ceremonial es el guión del acto, lo que se hace, y este guión determina

qué

elementos

deben

utilizarse

para

que

la

representación del acto sea la correcta (protocolo). Por lo tanto, los resp esp onsa onsa b les d e c om unic unic a c ión d eb en d efini efinirr previam previam ente si un acto que implica un ceremonial determinado es el más adecuado para la transmisión de un mensaje concreto y no al revés. Si, como se ha establecido en apartados anteriores, el acto instituc nstituciiona on a l en sí sí mismo mismo no tienen senti ent id o sa lvo q ue se le d ote ot e d e c onte nid nid o, el ce rem onial y el p roto c olo no tienen ningún sentido sentido si no es complementando a una intencionalidad comunicativa previa previa mente e stab lec ida .

35 36

La autora utiliza los términos relaciones públicas políticas o propaganda en función de los distintos regímene regímene s po líticos líticos.. A menor nivel nivel de d emo crac ia, mayor es el uso uso d e la prop ag and a. Citad o p or Fco Fco . Marín Marín Ca lahorro lahorro en Proto Proto co lo y Comunica c ión. Pág . 33 33


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No ob sta nte, el ce rem onial y el p roto c olo va n má s a llá d e ser una me ra herra mienta p uesta a d isp osic ión d e la s relac ione s p úblic a s institucionales puesto que, por sí mismos, configuran una disciplina d e la c om unic a c ión instituc iona l má s, co n unos ob jetivos p rop ios: el cumplimiento de la normativa vigente en materia de precedencias y símbolos – la bandera, el himno- y la correcta rep resent a c ión de las estructura s d el po d er de l Esta d o. Teniendo en c uenta los p rinc ipios d e c ohe renc ia en e l mensa je y en c ont ra p osición a los c om enta rios me nc iona d os d e Mª Teresa Otero y G. Balandier, el ceremonial es una herramienta de comunicación pero éste no puede ser modificado en función del mensaje a transmitir puesto que el ceremonial en sí mismo es un c ódigo de co munic ac ión espec ífic o. Es decir, el ceremonial de un acto no puede modificarse por las necesidades comunicativas de la institución, sino que en función d el me nsa je q ue se d esee tra nsmitir se d ete rminará e l tip o d e a c to a realizar (el cual implica la aplicación de un ceremonial determinado). A modo de ejemplo se puede analizar el siguiente caso que, a unque extrem o, es muy ilustra tivo. Co n mo tivo d e la c elebrac ión de la fiesta nacional del 12 de octubre se realiza un desfile militar presidido por la familia real al que asisten las principales a utorid a de s d el Esta d o. Si esa fec ha c oincide c on la p resenc ia en España del Jefe de Estado de un país extranjero, es impensable PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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que se invite a esa autoridad al desfile puesto que, siendo un invitado de honor, debería ocupar un puesto destacado en la presidencia, lo cual rompería con el sentido del acto y con su ceremonial. Para recibir a un jefe de estado con la dignidad que le corresponde, existen otras fórmulas más apropiadas y dotadas de un ceremonial propio diseñado para la ocasión: recepción por parte del Jefe de Estado, audiencia con el Jefe del Estado y / o cena de gala en su honor con asistencia de las altas autoridades del Estado. En d efinitiva, d entro de l co nc ep to de c om unic ac ión institucional el protocolo diseña el acto cuyo guión está determinado por el c eremo nia l. Previam ente , y en func ión d el me nsa je q ue se d esee transmitir, se habrá decidido qué tipo de acto es el más apropiado (por su sencillez, por su boato, porque la ley lo esta b lec e a sí, po r tra d ic ión, et c …).


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3.

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 3.3. EL PROTOCOLO: TÉCNICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL NO VERBAL Para introducir el análisis de las herramientas de las que se sirve el p roto c olo e n el d esa rrollo d e los a c tos instituc iona les, ca b e ha c er mención de Francisco Marín Calahorro 37 (2000:34) q uien c onside ra que “ el protocolo ordena en un espacio físico a quienes han de ocuparlo, en un tiempo determinado y para un uso concreto, jerarquizando personas y cosas” . Asimismo considera función imp resc indible d el proto c olo: -

El establecimiento de formalidades, mediante la aplicación de la legislación vigente, los usos y las costumbres y las normas interna s de las d iversa s orga niza c ione s.

-

La ordenación jerárquica de las personas, de los símbolos, del espacio y del tiempo durante el desarrollo de los actos institucionales.

-

La gestión de las comunicaciones generadas por los actos, diseñando los espacios que deben ocupar los medios de comunicación y facilitando su labor para que la imagen que transmitan éstos sea la de la “fotografía” que más interesa a la institución.

En realidad, el ceremonial de un acto está determinado por los elementos protocolarios que en él se dan cita. Mediante la elección de estos elementos la institución transmite una forma de

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C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL EL PROTOCOLO : TÉCN ICA DE CO MUNICA CIÓ N INSTITUCION AL NO VERBAL

hacer, un ceremonial del acto que, como siempre, deberá ser c ohe rente c on e l me nsa je g lob a l a tra nsmitir. El protocolo no puede permitirse la improvisación. Cada elemento, cada espacio, cada tiempo y cada actor tienen una razón de ser. De igual forma, debe evitar la utilización de elementos superfluos o que no aporten valor añadido al acto p uesto q ue e llo p ued e interferir en la c om p rensión d el me nsa je o d esvirtua r la p resenc ia d e los elem ento s q ue sí son imp resc indib les. Por último, cabe comentar que el protocolo permite la creación de imágenes visuales del acto tanto para los asistentes in situ al acto como para la audiencia que va a asistir al acto a través de los med ios d e c om unica c ión. Sin em b a rgo, si bien los a sistentes a l acto van a presenciarlo en su totalidad siendo, en consecuencia, testigos del desarrollo del mismo, para el caso de la retransmisión del acto a través de los medios de comunicación es muy importante establecer espacios y tiempos simbólicos que permitan a éstos saber cuáles son los momentos más destacados del acto para su retransmisión. Es decir, si el acto va a ser un hecho noticiable reducido a unos segundos de imágenes en televisión o a una fotografía en la prensa escrita o digital, esas imágenes deben ser un resumen del acto que englobe la razón de ser del acto, el grado de ceremonial y la definición de los a c tores p rinc ipa les Asimismo , co n mo tivo d e la c eleb rac ión d el ac to pued en c rea rse hec hos noticiab les p a ra lelos q ue d eb en ser tenido s en c uenta d e cara a la cobertura que del acto hagan los medios de PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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comunicación puesto que, además de la “fotografía del acto” habrá interés por obtener imágenes paralelas que también resulten destacables para los medios de comunicación –estado de las relaciones entre las instituciones que participan en el acto, gestos de las autoridades, etc.-. Si la organización del acto tiene instrucciones para que se facilite la toma de esas imágenes paralelas debe crearse un espacio dentro del conjunto de esp a c ios d el de sa rrollo d el ac to esp ec ífic o p a ra ta l fin.


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3.3.1 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS En el apartado 2.2. se hacía referencia al papel de la autoridad como el referente “físico” que el público tiene de la institución. Asimismo se indicaba que mediante la interacción de las autoridades, la institución comunica, entre otras, el porqué de su existencia y el lugar que ocupa dentro del conjunto de la sociedad. Es decir, la ordenación jerárquica de autoridades dentro de un acto institucional, el lugar que ocupa cada una de las autoridades, muestra la relevancia de la institución a la que rep resenta n resp ec to d el resto . La ordenación de las autoridades de las Instituciones del Estado está reg ula da po r: a ) El Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, que establece el Ordena miento G ene ra l d e Prec ed enc ia s d el Esta d o e sp a ñol y que regula los actos organizados por la Corona, el Gobierno d e la na c ión y la A d ministra c ión d el Esta d o. 38 b ) La normativa propia de las Comunidades Autónomas, que reg ula los a c to s orga niza d os p or ésta s39.

38 39

Ver anexo I No to da s las Com unidad es Autóno ma s dispo nen d e legislación al respe c to. Las que no la tienen, utilizan el criterio m arc ad o p or el Rea l Dec reto 2099/83, de 4 de a go sto. Ver anexo II


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c ) La norma tiva p rop ia d e la s Co rp orac iones Loc a les q ue reg ula la ordena c ión d e las a utorid a d es loc a les. d ) La norma tiva interna d e la s instituc ione s no c onte mp la d a s en el Rea l Dec reto 2099/ 83, de 4 de a g osto. Por ejem p lo: el orde n de precedencias interno de los Ministerios, el protocolo jud icial, el c erem onial d el Consejo d e Esta d o e) El reg la mento d e Hono res Milita res40. f)

La tradición inveterada que, independientemente de lo estipulado por el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto o cualquier otra normativa autonómica o local, permite que la ordenación de determinadas autoridades en actos concretos se ha ga de forma diferente a la estipulad a po r la ley d eb ido a los usos y costum b res d el luga r.

g ) Los principios internacionales que rigen las relaciones entre estados (ordenación específica de la ONU, ordenación específica de la Comunidad Europea, etc.) y que permiten establecer un criterio en la ordenación de autoridades en ac tos d e á mb ito internac iona l. Generalmente, la legislación protocolaria de las Comunidades Autónomas no contempla la misma ordenación que da el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto a las autoridades que representan al Gobierno de la Nación y éstas o no están c ontemp lad as u oc upan un lugar más alejad o d e la c ab ec era. 40

Ver anexo III.


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A este resp ec to de b e ind ic a rse tam bién q ue el p rop io

Rea l

Decreto 2099/83, de 4 de agosto establece una distinción entre los actos que, siendo organizados por la Corona, el Gobierno o la Ad ministrac ión d el Esta d o, se c eleb ren e n: -

La Villa d e M a d rid, c omo c a pital d el Esta d o (Título II. Art. 10)

-

En el territorio p rop io d e una Co munida d Autó nom a (Título II. Art. 12)

Este aspecto del Real Decreto es muy importante puesto que la distinción que contempla afecta a la ordenación de las autoridades de cada comunidad autónoma en relación a las autoridades de carácter estatal, ubicándolas en puestos más cercanos a la cabecera cuando los actos tienen lugar en su ámbito territorial de actuación. A modo de ejemplo cabe destacar que el artículo 10 del título II ubica al Presidente del Consejo de Gobierno de las Comunidades Autónomas en el puesto 14, mientras que el artículo 12 ubica al Presidente de la Com unida d do nde se c eleb re el ac to e n el puesto 10. En sentido contrario a lo que establece la legislación del Estado, en los de c retos de p rec ed enc ias de las Com unida de s Autónoma s que tienen legislación propia no aparece ninguna mención a las autoridades que representan a la Administración del Estado. Sin embargo, la tradición establece que cuando una alta autoridad del Estado acude a un acto organizado por una Comunidad


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Autónoma, a ésta se le suele reservar un puesto de honor o, al me nos, de stac ad o. En función de las relaciones existentes entre el Gobierno de la Nac ión y el Go b ierno d e la Co munida d Autó nom a , la a sistenc ia de altas autoridades del Estado a actos organizados por los Gobiernos de las Comunidades Autónomas será más o menos frecuente. Cuando en un acto se dan cita autoridades cuya ordenación no figura en un mismo orden de precedencias (acto al que asistan autoridades del Estado y autoridades de otros Estados o pe rsona lida de s no c ontem plad as en o rde nac ión d e a utorida de s), se p ued e o p ta r p or varia s op c ione s: a ) Ub ica r a las a uto rida d es en d os g rup os d istintos. Uno en el q ue se ordene a las autoridades del Estado, según la legislación vigente, y otro en el que se ordene al resto de autoridades seg ún la orde nac ión q ue las reg ule. b ) Esta b lec er un “ sistem a d e p einad o” q ue c onsiste e n interca la r a autoridades de distintos grupos, siempre respetando la ordenación propia de cada grupo. De esta forma, por ejemplo, las autoridades que representan el puesto uno de cada ordenación se colocarían juntas, las que ocupan el núme ro d os a c ontinuac ión y a sí suc esiva me nte. c ) Cuando

comparecen

en

un

acto

autoridades

y

personalidades, no contempladas en la legislación sobre PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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precedencias, también se aplica la técnica del peinado teniendo en cuenta la relevancia de la personalidad y el motivo que justifica su presencia en el acto (promotor del evento, pa troc inad or, premiad o…). d ) Por último, tal y co mo se ha indic a d o m á s a rrib a , pued e d a rse el caso en el que debido a la tradición, el acto disponga de un tra ta miento p rop io d e la ordena c ión d e las a utorid a d es. En tal caso, la ubicación de las autoridades y personalidades c uya c ontem plad as en la orde nac ión p rop ia se c eñirá a ésta , mientras que al resto de autoridades y personalidades se les a p lic a rá la orde nac ión g ene ra l q ue la s reg ule. Ad emá s de la norma tiva propia d el Estad o, de las Com unida de s Autónomas y de las corporaciones locales, otras disposiciones en ma teria de ord enac ión d e a utorida de s de stac ab les son: -

Ordena c ión d e p a íses d e la UE

-

Ordena ción contemp lad a po r la ONU

-

Ordenación contemplada por instituciones internacionales

-

Ordenación de las Casas Reales atendiendo a su fecha de estab lec imiento (antigüed ad )

-

Ordenación propia de los actos organizados por la Iglesia Ca tólica y d em á s c onfe sione s religiosa s.

-

Ordenación de las representaciones diplomáticas en el país, ate ndiendo a la fec ha d e presenta c ión de c red enc iales.

-

Ordena c ión p rop ia d e la s Universid a d es

-

Orde nac ión p rop ia d e la judic a tura

-

Ordena c ión p rop ia d e la s Rea les Ac a d em ia s


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-

La s Rea les Ordena nza s d el Ejército d e Tierra y d e la Arma d a

La p resid enc ia a d em á s d e ser el esp a c io p rinc ip a l d el ac to, c om o veremos más adelante, es también el punto de partida de la ordenación jerárquica de las personas. La asistencia de una autoridad de máximo rango, por ejemplo el Jefe del Estado, ob liga a la c om pa rec enc ia al mismo ac to a otras auto rida de s. De igual modo, cuanto menor es el rango de la principal autoridad asistente a un acto, mayor es su nivel de representación 41. Es decir, si con motivo de la inauguración de sus nuevas instalaciones

una

acompañando

a

empresa éste

invita

asistirán,

por

al

Jefe

del

Estado,

ejemplo,

el

ministro

relacionado con la actividad de la empresa o el delegado de gobierno representando al Gobierno de la Nación, el presidente de la Comunidad Autónoma o un consejero representando al gobierno autonómico, el presidente de la Diputación Provincial y el alcalde de la ciudad. En cambio, si la principal autoridad invitada es el alcalde de la ciudad éste será atendido como el invitado de honor (puesto de honor en la presidencia y en las fotografías –siempre a la derecha-, firma en el libro de honor, etc.). Aunq ue e xiste la no rma d e q ue p resid e e l a c to q uien lo orga niza , cuando las diferencias jerárquicas respecto a la autoridad principal son muy grandes, puede haber una cesión de presidencia a la autoridad de mayor rango. Asimismo puede darse el caso de que el anfitrión tenga que ceder puestos a otras autoridades de manera que pierda protagonismo dentro de la


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presidencia del acto organizado por su propia institución. Este fac tor deb e ser valorad o e n términos de la ima ge n gráfic a de la p resid enc ia , puesto q ue e l protag onismo d el anfitrión p ued e verse absorbido por la presencia excesiva de autoridades de mayor rango. Asimismo, existe igualmente la norma no escrita de ceder la presidencia a los miembros de la Familia Real cuando éstos ac udan a un ac to. Un factor importante a tener en cuenta en la ordenación jerárquica de las personas es que cuanto mayor sean las diferencias de jerarquía entre las autoridades, más apreciable visualmente será esa diferencia. En función de la finalidad del encuentro y del mensaje que se desee transmitir del mismo, esas diferencias deberán cubrirse mediante gestos42 que “fabriquen” un sentimiento de cercanía o bien reforzarse mediante el cumplimiento de un ceremonial riguroso que refuerce las diferencias. En este sentido, cabe hacer referencia al término “romper el protoc olo” que c onsiste e n un gesto a pa rentem ente e spo ntáneo , dentro del respeto a las normas sociales y a las buenas maneras, que permite acercar a la autoridad con el público transmitiendo un mensaje de naturalidad y sencillez. Es decir, son gestos que humanizan a la autoridad y que pueden considerarse parte de una técnica de relaciones públicas puesta a disposición del propio protoc olo.

41

42

Pued e ser una explicac ión a la ausenc ia de auto rid a de s de la Adm inistración d el Estad o en a c tos promo vidos po r las Com unida de s Autóno ma s. Ver apartado 3.1.


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Elementos a tener en cuenta en la ordenación jerárquica de personas -

El orde n de prece de ncias

-

Lugar donde se celebra el acto para aplicar el protocolo adecuado

-

La presidencia

-

La c esión d e la p resid enc ia

-

El invitad o d e hono r

-

El rec ibimiento

-

Los ho no res milita res

-

El p roto c olo mixto (el “ p einad o” )

-

“ Romp er el protocolo” c omo téc nic a de ac erc am iento


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS

Aplicac ión del RD2099/ 83, de 4 de ag osto. Nº 1 de la ordena c ión son Presid ente Aznar y Sra . y a c otinuac ión se alterna n a d erec ha nº 2 (Presid ente d el Cong reso y cónyug e), nº 3 (Presid enta d el Sena d o y c ónyuge), nº4 (Presid ente d el Trib una l Constituc iona l y có nyuge ), nº 5 (Presd iente d el Trib una l Co nstutic iona l y có nyuge ), nº 6 y 7 (Vic ep resid en tes 1º y 2º y có nyug e), a c on tinuac ión los Ministros (seg ún la o rd en a c ión d e m inisterios), p reside nte s d e las c om unid a d es a utóno ma s, y a sí suc esiva me nte.


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Ordenación de la Familia Real. Nº 1: Rey y Reina (forma n una unid a d ), Nº 2: Prínc ip e d e Asturia s, Nº 3: Infanta Elena y c onsorte, Nº 4: Infa nta Cristina y c onsorte.


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Ordenación de la Familia Real. Nº 1: Rey y Reina (forma n una unid a d ), Nº 2: Prínc ip e d e Asturia s, Nº 3: Infanta Elena y c onsorte, Nº 4: Infa nta Cristina y c onsorte.


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Foto de Familia del Gobierno de la Nación. Nº 1 Presid ente d el Gob ierno y en a lterna nc ia d erec ha – izquierd a se sitúan los Ministros seg ún la a ntigüe d a d d e los Ministerios (últim a revisión d e esta ord ena c ión feb rero 1999)


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Foto de Familia del Gobierno de la Nación. Nº 1 Presid ente d el Gob ierno y en a lterna nc ia d erec ha – izquierd a se sitúan los Ministros seg ún la a ntigüe d a d d e los Ministerios (últim a revisión d e esta ord ena c ión feb rero 1999)


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Ac to promovido por la Corona en una Comunidad Autónoma. En la foto se a p rec ia q ue se tra ta d e un ac to d e p ie en la que la o rd ena c ión e mp ieza p or el Rey y la Reina c om o nº 1. A c ontinua c ión, y ap lic and o e l Art. 12 del Rea l Dec reto 2099/ 83, d e 4 d e ag osto, pa ra a c tos organiza d os p or la C orona en territorios d e una Co munida d Autónom a , el nº 2 c orresp ond e a l Presid ente d e la C om unid ad Ga lleg a, d ond e tiene luga r el ac to, y el nº 3 a la Ministra d e Ed uca c ión.


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Ac to promovido por la Corona en una Comunidad Autónoma. En la foto se a p rec ia q ue se tra ta d e un ac to d e p ie en la que la o rd ena c ión e mp ieza p or el Rey y la Reina c om o nº 1. A c ontinua c ión, y ap lic and o e l Art. 12 del Rea l Dec reto 2099/ 83, d e 4 d e ag osto, pa ra a c tos organiza d os p or la C orona en territorios d e una Co munida d Autónom a , el nº 2 c orresp ond e a l Presid ente d e la C om unid ad Ga lleg a, d ond e tiene luga r el ac to, y el nº 3 a la Ministra d e Ed uca c ión.


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Acto organizado por la Administración del Estado en una Comunidad Autónoma. Acto organizado por el Consejo General d el Pod er en la Ciuda d d e la Justic ia d e Valencia. Orde nac ión c on a lternanc ia d erec ha – izquierd a: Nº 1 Presid ente d el CGPJ, Nº 2 Ministro d e Justic ia y Nº 3 Presid ent d e la Ge neralita t Valenc ia na . En este c a so, el Presid ente d e la Co munida d Autóno ma c ed e su p uesto a l Ministro.


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Acto organizado por la Administración del Estado en una Comunidad Autónoma. Acto organizado por el Consejo General d el Pod er en la Ciuda d d e la Justic ia d e Valencia. Orde nac ión c on a lternanc ia d erec ha – izquierd a: Nº 1 Presid ente d el CGPJ, Nº 2 Ministro d e Justic ia y Nº 3 Presid ent d e la Ge neralita t Valenc ia na . En este c a so, el Presid ente d e la Co munida d Autóno ma c ed e su p uesto a l Ministro.


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Ac to espec espe c ial orga nizad o po r el Ayuntam iento d e Valenc ia . Presidencia del Balcón del Ayuntamiento para disparo d e una ma sc letá : Nº 1 Ministro d e Trab ajo, Nº 2 Alc aldesa d e Valencia (se a plic a téc nic a d e c esión d e la p resid enc ia , situánd ose la a nfitriona a la d erecha d e q uien p reside ) Nº 3 Presid ent d e la G eneralita t, Nº 4 Fa llera Ma yor d e Valenc ia y Nº 5 Fa llera Ma yor Infantil d e Valenc ia (trad ic ión y c ostumb re). Aunque la C om unid a d Valenc ia na d isp one d e leg isla c ión p rop ia e n ma teria d e p roto c olo, en la que no se c ontem pla a las au torid a d es d el Esta d o e n los a c tos orga niza d os en su territorio, el Presid ent d e la G ene ra lita t p a sa a l puesto 3 al c ed er la a nfitriona el puesto 1 al Ministro.


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Ac to espec espe c ial orga nizad o po r el Ayuntam iento d e Valenc ia . Presidencia del Balcón del Ayuntamiento para disparo d e una ma sc letá : Nº 1 Ministro d e Trab ajo, Nº 2 Alc aldesa d e Valencia (se a plic a téc nic a d e c esión d e la p resid enc ia , situánd ose la a nfitriona a la d erecha d e q uien p reside ) Nº 3 Presid ent d e la G eneralita t, Nº 4 Fa llera Ma yor d e Valenc ia y Nº 5 Fa llera Ma yor Infantil d e Valenc ia (trad ic ión y c ostumb re). Aunque la C om unid a d Valenc ia na d isp one d e leg isla c ión p rop ia e n ma teria d e p roto c olo, en la que no se c ontem pla a las au torid a d es d el Esta d o e n los a c tos orga niza d os en su territorio, el Presid ent d e la G ene ra lita t p a sa a l puesto 3 al c ed er la a nfitriona el puesto 1 al Ministro.


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS Ordenación Consejo Europeo de Jefes de Estad o y de Gob ierno. Los países de la UE están ordenados por el orden alfabético de sus nombres en inglés. El país que p resid e e l sem estre e s el nº1 y anfitrión (en esta caso representado por el Jefe de Estado). En la ordenación prevalece el cargo de la autoridad asistente al acto, de ma nera que, indep endienteme nte del orden alfabético, un jefe de Estado siempre precede a un Primer Ministro. Además del Preside nte de Turno de la Com unid ad , en ord en jerárquic o le siguen el Presidente del Parlamento Europeo y el Presidente de la Comisión Europ ea . La ord ena c ión q ue se muestra en esta fotografía es de alternancia derecha-izquierda, aunq ue se ha ya numero de izquierd a a d erec ha).


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS Ordenación Consejo Europeo de Jefes de Estad o y de Gob ierno. Los países de la UE están ordenados por el orden alfabético de sus nombres en inglés. El país que p resid e e l sem estre e s el nº1 y anfitrión (en esta caso representado por el Jefe de Estado). En la ordenación prevalece el cargo de la autoridad asistente al acto, de ma nera que, indep endienteme nte del orden alfabético, un jefe de Estado siempre precede a un Primer Ministro. Además del Preside nte de Turno de la Com unid ad , en ord en jerárquic o le siguen el Presidente del Parlamento Europeo y el Presidente de la Comisión Europ ea . La ord ena c ión q ue se muestra en esta fotografía es de alternancia derecha-izquierda, aunq ue se ha ya numero de izquierd a a d erec ha).


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C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL INSTITUCION ITUCION AL NO VERB VERBAL AL EL PROTOCOLO : TÉCN ICA DE CO MUNICA CIÓ N INST


SS.MM. los Reyes y S.A.R. el Príncipe de Asturias con los asistentes a la Sesión del Consejo Europeo. (Real Alcázar. Sevilla, 21 de junio de 2002) En p rim era fila fila , y de izq uierd uierd a a d erec ha , ap a rec en: los p rime ros m inis nistros tros d e Ita lia lia (1) (1) y de Dina Dina ma rc a (2); (2); el p resi esid en te d e la Co m isión Eur Europ op ea (3); (3); los los p resi esid ente s d e Finland ia (4), (4), y de Fra nc ia (5); (5); SS.MM. los Reyes y S.A.R. el Príncipe de Asturias; los los p resi esid en tes d el Go b ierno e sp a ño l(6) l(6) y de l Pa Pa rlam en to Europ urop eo (7); (7); y los p rime ros minis ministros tros d e G rec ia (8), (8), y de Irland a (9). (9).E En seg seg und a fila, fila, de izq uierd uierd a a d erec ha , ap a rec en e l rep resen esen ta nte p erma ne nte d e la Unió Unió n Europ Europ ea p a ra la Polític Polític a Exterior, xterior, Seg urid urid a d y Defe nsa nsa C om ún(10); los p rime ros m inis inistros d e Sue c ia(11) y d e Po rtuga l (12); (12); el c a nc iller iller de Alem a nia (13); (13); los los p rime ros m inis inistros d el Reino Reino Unid o (14); (14); d e los Pa íses Ba jos (15), (15), y d e Luxem b urg urg o (16); (16); el c a nc iller iller de Austr Austria ia (17); (17); el p rime r minis ministro d e Bélg ica (18),y (18),y el m inis inistro d e Asunto Asunto s Exteriores xteriores español (19).


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SS.MM. los Reyes y S.A.R. el Príncipe de Asturias con los asistentes a la Sesión del Consejo Europeo. (Real Alcázar. Sevilla, 21 de junio de 2002) En p rim era fila fila , y de izq uierd uierd a a d erec ha , ap a rec en: los p rime ros m inis nistros tros d e Ita lia lia (1) (1) y de Dina Dina ma rc a (2); (2); el p resi esid en te d e la Co m isión Eur Europ op ea (3); (3); los los p resi esid ente s d e Finland ia (4), (4), y de Fra nc ia (5); (5); SS.MM. los Reyes y S.A.R. el Príncipe de Asturias; los los p resi esid en tes d el Go b ierno e sp a ño l(6) l(6) y de l Pa Pa rlam en to Europ urop eo (7); (7); y los p rime ros minis ministros tros d e G rec ia (8), (8), y de Irland a (9). (9).E En seg seg und a fila, fila, de izq uierd uierd a a d erec ha , ap a rec en e l rep resen esen ta nte p erma ne nte d e la Unió Unió n Europ Europ ea p a ra la Polític Polític a Exterior, xterior, Seg urid urid a d y Defe nsa nsa C om ún(10); los p rime ros m inis inistros d e Sue c ia(11) y d e Po rtuga l (12); (12); el c a nc iller iller de Alem a nia (13); (13); los los p rime ros m inis inistros d el Reino Reino Unid o (14); (14); d e los Pa íses Ba jos (15), (15), y d e Luxem b urg urg o (16); (16); el c a nc iller iller de Austr Austria ia (17); (17); el p rime r minis ministro d e Bélg ica (18),y (18),y el m inis inistro d e Asunto Asunto s Exteriores xteriores español (19).


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Funera al Téc nica nic a d e Protoc Protoc olo Mixto . Solemne Funer d e la Co nd esa esa d e Ba rc elona . Enero Enero 2000 2000.. Aplicación de la técnica de protocolo mixto mediante la ubicación de autoridades en d os esp esp a c ios d istinto s. A la izquierda de la fotografía se ha colocado a las autoridades del Estado, a plic plic and o e l RD20 D200/ 83, de 4 d e ag osto. osto. A la derecha de la fotografía están ordenados los representantes de las Casas Reales y los jefes de Estado y de Gobierno p resente esente s en el a c to.


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Funera al Téc nica nic a d e Protoc Protoc olo Mixto . Solemne Funer d e la Co nd esa esa d e Ba rc elona . Enero Enero 2000 2000.. Aplicación de la técnica de protocolo mixto mediante la ubicación de autoridades en d os esp esp a c ios d istinto s. A la izquierda de la fotografía se ha colocado a las autoridades del Estado, a plic plic and o e l RD20 D200/ 83, de 4 d e ag osto. osto. A la derecha de la fotografía están ordenados los representantes de las Casas Reales y los jefes de Estado y de Gobierno p resente esente s en el a c to.


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS:

Visita d el Pr Presi esid en te Bus Bush h a la s trop trop a s d esta esta d a s en Ira Ira k c on m otivo d e la c eleb ra c ión d el Dí Día Romper Rom pe r el protoc prot protoc oc olo: Vis d e Ac c ión d e G ra c ia s. Por Por su su rra a ng o d e Pr Presi esid ente d e Es Esta d os Unid nid o, el pres presiid ente Bush ush ostenta ostenta el c a rg o Co m a nd a nte en Jefe d e la s Fuerza uerza s Arma d a s d e los EEUU. Al inic nic io d el a lm uerzo uerzo c on la trop a , el presi presid ente p osa osa con una bandeja con el típico pavo de Acción de Gracias, dando a entender que va a servirlo entre la tropa, c om o si si de su fam ilia se tra tra ta ra .


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE PERSONAS:

Visita d el Pr Presi esid en te Bus Bush h a la s trop trop a s d esta esta d a s en Ira Ira k c on m otivo d e la c eleb ra c ión d el Dí Día Romper Rom pe r el protoc prot protoc oc olo: Vis d e Ac c ión d e G ra c ia s. Por Por su su rra a ng o d e Pr Presi esid ente d e Es Esta d os Unid nid o, el pres presiid ente Bush ush ostenta ostenta el c a rg o Co m a nd a nte en Jefe d e la s Fuerza uerza s Arma d a s d e los EEUU. Al inic nic io d el a lm uerzo uerzo c on la trop a , el presi presid ente p osa osa con una bandeja con el típico pavo de Acción de Gracias, dando a entender que va a servirlo entre la tropa, c om o si si de su fam ilia se tra tra ta ra .


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3.3.2 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS Si se parte de la definición de símbolo como “representación sensorialmente perceptible de una realidad, en virtud de rasgos que se asocian con ésta por una convención socialmente aceptada” 43 entonces necesariamente debe aplicarse este término a tod os los elem ent os utiliza d os p or el p rot oc olo. Ta l y como se viene exponiendo en el presente trabajo, la elección de elementos por parte del protocolo no es casual sino que es fruto de la necesidad de complementar mediante “un discurso icónico” el mensaje que la institución a través del ceremonial de sea c om unic ar. Por tanto p ued e a firma rse q ue e l leng ua je p roto c olario e s un tipo


3.3.2 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS Si se parte de la definición de símbolo como “representación sensorialmente perceptible de una realidad, en virtud de rasgos que se asocian con ésta por una convención socialmente aceptada” 43 entonces necesariamente debe aplicarse este término a tod os los elem ent os utiliza d os p or el p rot oc olo. Ta l y como se viene exponiendo en el presente trabajo, la elección de elementos por parte del protocolo no es casual sino que es fruto de la necesidad de complementar mediante “un discurso icónico” el mensaje que la institución a través del ceremonial de sea c om unic ar. Por tanto p ued e a firma rse q ue e l leng ua je p roto c olario e s un tipo de lenguaje simbólico en el que tanto las presencias como las ausencias de elementos son elegidas de forma consciente para comunicar. Sin embargo, en este apartado se utiliza el término símbolo para describir a los objetos que son utilizados por el ceremonial para vestir de “oficialidad” un acto, más allá del carácter oficial que imprime a un acto la asistencia de autoridades y su organización p or p a rte d e una instituc ión. En este sentido , existe el c onc ep to Símb olos d el Esta d o en el q ue se incluye: la Ba nd era d e Esp a ña (y sus variantes: estandarte, guión, insignia y distintivo) el Escudo de España y el Himno Nacional. La utilización de estos símbolos está reg ulad a po r ley 44 y su uso q ued a limitad o a l á mb ito 43 44

www.drae.es Ver anexo IV: - Ley 37/ 81 de 28 de oc tubre, sob re la Bande ra Nac ional; - Ley 33/81, de 5 de octubre, que describe el Escudo de España y Real Decreto 2964/81, de 18 de diciemb re, po r el que se hac e púb lico el mod elo oficial del Escud o d e Espa ña; - Rea l Decreto 1560/ 1997, de 10 de o ctub re, por el que se reg ula el Him no Nac ional.


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estrictamente oficial, al igual que el de los símbolos de las Comunidades Autónomas y de las Corporaciones Locales, que está n ta mb ién reg ula d os p or leg isla c ión p rop ia . Ba nd eras: uso y o rd ena c ión La colocación de la bandera de España en un acto oficial no debe considerarse como parte del decorado sino que su presencia: -

Simb oliza la sob eranía d e la na c ión

-

Es signo d e ind ep end enc ia y unid a d

-

Rep resenta los va lores rec og ido s en la Co nstituc ión

Asimismo , rep resenta nd o a l territorio, a l ám bito d e a c tua c ión o a las auto rida de s que pa rtic ipa n en un ac to, junto a la ba nde ra de Espa ña ta mb ién pued en ap arece r: -

La b and era d e la C omunida d Autónoma 45

-

La ba ndera de la co rporac ión loc al46

-

La b and era de la C om unida d Europ ea

Los principios de ordenación de banderas establecidos por la leg isla c ión referente a l uso d e la b a nd era son los siguientes: -

La ba nde ra d e Espa ña d eb e o ndea r en luga r preferente e n el exterior de to d os los ed ific ios d e la A d ministrac ión c ent ra l,

45

Uso regulad o p or los Estatuto s de ca da Com unidad Autóno ma y de sarrollado , en alguno s ca sos, med iante leyes ap roba da s po r sus pa rlam entos.

46

Uso regulad o p or normativa prop ia.


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autonómica, provincial y local del Estado, y debe ocupar lugar preferente en el interior de los mismos. -

Es la única b a nd era q ue pue d e ond ea r en la s sed es d e los órganos constitucionales del Estado, en la de los órganos centrales de la Administración del Estado, en los edificios y a c uartela mientos milita res y c ualquier otro esta b lec imiento d e las Fuerza s Arma d a s y d e las Fuerza s d e Segurid a d d el Esta d o.

-

La bandera de España debe ondear en las sedes de las misiones diplomáticas y oficinas consulares del Estado en el extranjero, en las residencias de los Jefes de las misiones y en los me d ios d e transp orte ofic ia les.

-

En los edificios de la Administración autonómica la bandera de Espa ña ond ea rá junto c on la d e la Co munida d Autónom a, oc upand o la p rimera el lad o d e la d erec ha.

-

En los edificios de la Administración provincial y local la bandera de España ondeará junto con la de la Corporación Provincial o Local y con la de la Comunidad Autónoma. En este caso, la bandera de España se situará en el centro, a su de rec ha la b and era de la Com unid ad y a su izquierda la de la corporación.

-

Cuando la ba ndera de Espa ña d eba forma r ondea r en ac tos promovidos por instituciones internacionales de las que forma parte, ésta se colocará junto a la del resto de estados sig uiend o la norma tiva p rop ia d e c a d a instituc ión.


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-

La bandera de España, y por extensión cualquiera de las banderas oficiales, nunca ondearán junto a banderas c orpo ra tivas d e entida d es p riva d a s (se p ued e utiliza r la fórmula de dos líneas de banderas: las oficiales a un lado y la de la entida d p rivad a a l otro lad o).

-

Asimismo, tampoco ondearán en el exterior de las sedes u oficinas de entidades privadas, quedando su uso restringido al inte rior d e la s misma s y resp eta nd o el p unto a nte rior.

La ordenación de las banderas de las Comunidades Autónomas entre ellas está determinada por el criterio de la fecha de publicación de los Estatutos de Autonomía de cada comunidad en el Boletín Ofic ial de l Estad o. Cuand o e n un ac to d eb an ond ea r juntas se colocará en el puesto nº 1 la Bandera de España, seguida de la bandera de la Comunidad donde se celebra el a c to y, a c ontinuac ión, el resto d e b and eras d e las c om unid ad es seg ún el c riterio c om enta d o. La s b a nde ra s loc a les se c oloc a n siem p re a c ontinuac ión d e las d e la Com unid a d Autónom a .

No existe norma tiva resp ec to a la

ordenación de banderas locales entre ellas. Si ésta situación se diera en un acto celebrado en su Comunidad Autónoma, el criterio de ordenación que suele aplicarse es, a continuación de la bandera autonómica, la bandera de la capital y a continuación el resto de banderas locales en función del número d e ha bitantes. El luto oficial se representa de forma simbólica mediante disposición del Consejo de Ministros ordenando que las banderas PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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de Espa ña, de la Comunida d Autónoma y loc al ondeen a med ia asta. Cuando el luto oficial ha sido dispuesto por las autoridades autonómicas o locales, éste sólo afecta a las banderas de su competencia (las disposiciones autonómicas también afectan a los símbolos locales en este caso) pero no a la bandera de la na c ión, sob re la c ua l sólo p ued e d isp one r el Co nsejo d e M inistros. Por último, en cuanto al uso de la bandera de la Unión Europea no existe legislación al respecto, aunque sí recomendaciones por parte de la Comisión Europea, la cual adoptó su uso 1985, siendo izada por primera vez en 1986. Ésta debe ondear en las fronteras exteriores del territorio de la Unión y en los edificios públicos de sus instituciones. Asimismo, los días 25 de marzo (aniversario firma Trata d o d e Rom a) y 9 de M ayo (Día de Europ a ) deb e o nde ar igualmente también en los edificios públicos de los estados miembro, aunque no existe ninguna indicación respecto a la obligatoriedad de su colocación en los edificios públicos durante el resto d el año . Por lo q ue resp ec ta a su c oloc a c ión: 1. Cuando ondee junto a la ba ndera de Espa ña, la ba ndera de la UE se situa rá e n el puesto nº 2. 2. Cuando ondee junto a la bandera de España y a la bandera d e una Co munida d Autóno ma , la b a nde ra d e la UE se situa rá en e l pue sto nº 3. 3. Cuando ondee junto a la ba ndera de Espa ña, la ba ndera de una Comunidad Autónoma y la de la ciudad, la bandera de la UE se situa rá e n el puesto nº 4. PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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Cuando se celebre un acto, tanto en la capital del Estado como en una Comunidad Autónoma, a la que asista una autoridad de un país extranjero como invitado de honor, o que ocupe un p uesto d esta c a d o, c om o m uestra d e c ortesía suele ubic a rse d e la siguiente fo rma : 1. Si la ba nde ra “ invitad a” ond ea sola mente junto a la b a ndera de Espa ña, ésta pued e c oloca rse a la de rec ha d e la e spa ñola o, bien, establecer una colocación impar de forma que la bandera

del

país

extranjero

se

sitúe

en

el

centro,

acompañada a derecha e izquierda por la bandera de España. 2. Si se trata de un país de la Unión Europea se puede utilizar la siguiente fórmula al tratarse de una ordenación impar: en el centro la bandera española, a su derecha la del país, y a la izq uierda la europe a . 3. Si la b a nd era d el pa ís extra njero ond ea junto a la d e Esp a ña y a la de la Comunidad Autónoma, utilizando el criterio de c ortesía me nc iona d o, se situa ría en e l c entro a la b a nde ra d e España, a su derecha la bandera del país y a su izquierda la de la Comunidad Autónoma (ésta cedería el puesto nº 2 y p a sa ría a l nº 3). El Himno Nac iona l El himno se interpreta en actos oficiales promovidos por autoridades que tengan derecho a su interpretación, según la normativa vigente, en actos oficiales a las que éstas asistan y con PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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motivo de visitas oficiales de altas autoridades otros estados. A la interpreta c ión d el Himno , co nforme a la tra d ic ión, se a siste d e p ie c omo ac titud de respeto . El Himno puede interpretarse en sus dos versiones (completa o a b reviad a ). La interpreta c ión c om p leta d el Himno se realiza : -

En ac tos d e Home naje a la Ba nde ra .

-

En actos oficiales a los que asisten SSMM los Reyes de España (tanto juntos c om o p or sep arad o).

-

En actos previstos por el Reglamento de Honores Militares47.

La versión a b reviada d el Himno se interpreta : -

En actos oficiales a los que asistan S.A.R. el Príncipe de Asturias y/ o la Princ esa d e Asturia s y SS.AA.RR. los Infa ntes d e Esp a ña .

-

En actos oficiales a los que asista el Presidente del Gobierno.

-

En actos de cualquier naturaleza (deportivos, sociales, a rtístico s, etc .) en los q ue haya una rep resenta c ión ofic ia l d el Estado.

-

47

En actos previstos por el Reglamento de Honores Militares48.

Ver an exo III


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Además del Himno Nacional, en la celebración de un acto se d eb e tene r en c uenta la interpreta c ión d e los siguientes himno s: -

El d e la s Co munid a d es Autó nom a s.

-

El d e las c orpo ra c iones loc a les q ue lo teng a n.

-

El d e la UE (limitad o a cerem onias solem nes d e ca rá c ter europeo).

-

El d e los esta d os d e la s a uto rida d es q ue visitan Esp a ña o a lguna d e sus c om unid a d es a utóno ma s.

La no rma tiva q ue reg ula e l uso d el Himno Nac iona l ta mb ién hac e referencia a su ordenación cuando éste debe interpretarse junto c on a lguno de los a nteriormente menc iona do s: -

En ac tos c eleb rad os en una Com unida d Autónoma o una ciudad, al inicio de la ceremonia se interpretan los himnos seg ún e l siguiente orde n: 1.

Himno d e Esp a ña

2.

Himno de la Com unid ad Autónoma

3.

Himno d e la c iuda d (si lo tuviera )

Al finalizar la ceremonia, la interpretación se realizará a la inversa, cerrando el orden de interpretaciones el Himno de España. -

En a c tos en los q ue, a d em á s, d eb a inte rp reta rse un himno extranjero, éste se interpretará en primer lugar al inicio de la c eremo nia y el último en la c la usura d e la m isma .


90


Los Honores Militares Los honores militares se rinden en actos y ceremonias oficiales. Las Fuerzas Armadas, en nombre de los poderes del Estado y representando a la nación, son las encargadas de rendir los honores. Se rinde n ho nores a : -

La Ba nd era d e Esp a ña .

-

SS. MM. los Reye s. / S.A.R. el Prínc ipe d e Asturia s. / SS.AA.RR. los Infa ntes d e Esp a ña . Las autoridades que representan a los poderes del Estado,

-

d efinid os en la C onstituc ión: -

-

Presidente d e G ob ierno

-

Presidente del Congreso

-

Presidente del Senado

-

Preside nte d el CG PJ

Autorid a d es c iviles d ete rminad a s en el Reg la me nto d e Hono res Militares48:

-

-

Vicepresidentes del Gobierno

-

Ministros d el G ob ierno

-

Ministro d e Defe nsa

Autoridades militares determinadas en el Reglamento de Honores Militares49.

48

Ver an exo III


91


-

Auto rida d es extra njeras: -

Jefes d e Esta d o

-

Presidentes de Gobierno

-

Ministros d e Defensa

-

Auto rid a d es Militares

-

Representantes Diplomáticos / Jefes de Representación Diplomática

-

Cónsules Españoles en el extranjero

Los esp a c ios c on va lor simb ólico En este apartado también se incluye el decorado general del acto en tanto que lugar en el que se celebra. Fruto de la costumbre y de las normas de cortesía suelen existir espacios rec urrente s p a ra la c elebrac ión d e un mismo a c to. A mo do de ejemplo se p ued e c itar la visita de un jefe d e e stad o a España. -

El invitado es alojado en el Palacio del Pardo, donde el Rey lo recibe y se le rinden los Honores Militares que le correspondan p or su ra ng o.

-

Posteriormente el Rey lo rec ibe en a udienc ia en el Pa la c io d e la Za rzuela (sed e d e la Jefa tura d el Esta d o).

-

El Presid ente d e G ob ierno lo rec ib en e n a ud enc ia en e l Pa la c io d e la Mo nc loa (sed e d e la Presid enc ia d el Gob ierno).


92


-

El Presidente de una Comunidad Autónoma lo recibe en las sed e d el Gob ierno d e la C om unida d.

-

El Alcalde de una ciudad lo recibe en el salón de honor de la sed e d e la A lc a ld ía .

-

El invitado ofrece una cena o un almuerzo en honor a su anfitrión (el Jefe del Estado) en el Palacio del Pardo (su residenc ia ofic ial durant e la visita ).

-

El Rey ofrece una cena de gala en el Palacio Real (lugar de rec ep c ión p úblic a utiliza d o p or el Jefe d el Esta d o) en ho nor del invitad o, a la q ue a sisten las a ltas a uto rid a d es d el Esta d o.

En este caso, los espacios en los que se desarrollan los distintos actos adquieren un carácter simbólico puesto que no se trata de espacios neutros o creados artificialmente sino que cada uno de ellos representa a la institución que ejerce de anfitriona o de invitada. Rec om p ensa s: La s Distincione s y Cond ec orac ione s Las recompensas son una muestra de reconocimiento que concede el Rey, el Estado, las Comunidades Autónomas, los Ayuntamientos y entidades privadas a una persona física o jurídica o a una familia o linaje (siempre existirá un descendiente d el rec om pe nsad o que ostenta rá la titula rida d). En func ión d e la lab or que se rec om p ensa , ésta s p ued en ser:


93


1.

Méritos. Se conceden por aportaciones realizadas en beneficio del conjunto de la sociedad: prestación de servicios al Estado, investigaciones científicas, labores de b ene fic enc ia , d esa rrollo d e a c tivida d es ind ustria les, etc .

2.

Servicios Cualificados. Se conceden por servicios prestados al Estado, independientemente de que el premiado esté relac iona do c on la Ad ministrac ión o no.

3.

Circ unsta nc ias.

Se rec ono c e una situa c ión esp ec ial d el

premiado (distinciones nobiliarias, condecoraciones de c ortesía , etc .). En función de quien otorga la recompensa, se establece la siguiente c la sific a c ión: 1. Rec om p ensa s ot orga d a s p or el Rey: -

Títulos nob iliarios (c om p orta n el uso d e una c ond ec orac ión y tratamiento). En la actualidad existen los siguientes títulos: Ba rón, Vizc ond e, Co nd e, Ma rqués y Duq ue 49.

2. Rec om p ensa s d el Esta d o: -

Rec om p ensa s c iviles: ingreso en órde nes c iviles (c om p ortan uso d e c ond ec ora c ión y trata miento) y me da llas

-

Rec om p ensa s milita res: rec om p ensa s en tiem p o d e g uerra y de paz

3. Rec om p ensa s d e las Co munida d es Autóno ma s: 49

En relación a los títulos nob iliarios de be hac erse m enc ión a simismo de la Grand eza de Espa ña, c read a por Carlos I para distinguir entre nobles titulados y Grandes. La Real Orden de 21 de julio de 1915 ap rueba los estatutos de la Grandeza, regula q uien p ertenece a ella y estab lece la publica ción de un anuario con sus miembros.


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-

Medallas

-

Otras d istinc ione s honorífica s

4.

Rec om p ensa s d e las Entida d es loc a les: -

Medallas

-

Otras

distinciones

y

nombramientos

honoríficos:

hijo

predilec to, hijo ad op tivo, etc .


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C ONDECORACIONES DEL ESTADO50 Ó RDENES C IVILES M EDALLAS C IVILES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

O RDEN DEL TOISÓN DE O RO51 O RDEN DE C ARLOS III O RDEN DE ISABEL LA C ATÓLICA O RDEN DEL M ÉRITO C IVIL O RDEN DE A LFONSO X EL SABIO O RDEN C IVIL DE SANIDAD O RDEN DE LA C RUZ DE SAN RAIMUNDO DE PEÑAFORT O RDEN DE C ISNEROS O RDEN DEL M ÉRITO POSTAL O RDEN DEL M ÉRITO DE TELECOMUNICACIÓN O RDEN DEL M ÉRITO D E LA G UARDIA C IVIL O RDEN DEL M ÉRITO DEPORTIVO O RDEN DEL M ÉRITO A GRARIO , PESQUERO Y A LIMENTARIO O RDEN DE LA SOLIDARIDAD SOCIAL O RDEN DEL M ÉRITO C ONSTITUCIONAL

C ONDECORACIONES DE LAS CCAA Y LA A DMINISTRACIÓN LOCAL

M EDALLAS G RUPO 152(mismo s hon ores q ue o rden c ivil) 1.

M EDALLA A L TRABAJO

-

ESTÁN REGULADAS POR LEGISLACIÓN PROPIA

2.

M EDALLA A L M ÉRITO EN EL SEGURO

-

EN EL CASO DE LAS CCAA EXISTEN DOS CASOS:

3.

M EDALLA A L M ÉRITO PENITENCIARIO 1. LAS CCAA HAN CREADO CONDECORACIONES PARECIDAS

M EDALLAS G RUPO 2

A LAS CONCEDIDAS EN EL RÉGIMEN ANTERIOR POR LAS

1.

M EDALLA PLUS ULTRA

2.

M EDALLA A L M ÉRITO TURÍSTIC O

3.

MEDALLA AL M ÉRITO EN LAS BELLAS A RTES

DIPUTACIONES PROVINCIALES 2. LAS CCAA HAN CREADO CONDECORACIONES PARECIDAS A LAS CONCEDIDAS POR EL ESTADO Y OTRAS ANÁLOGAS A

MEDALLA AL M ÉRITO EN LA SEGURIDAD VIAL 4. M EDALLAS G RUPO 353

LAS DE LAS CORPORACIONES LOCALES (HIJO PREDILECTO, HIJO A DO PTIVO , ALTA DISTINC IÓN , ETC .)

1.

M EDALLA A L M ÉRITO POLICIAL

2.

M EDALLA A L HON OR DE LA EMIGRACIÓN

3.

M EDALLA A L M ÉRITO DE LA PROTECCIÓN C IVIL

A DMINISTRACIÓN LOCAL ESTÁ REGULADA POR EL REGLAMENTO

4.

M EDALLA A L M ÉRITO DEL PLAN NAC IONA L SOBREDROGAS

DE O RGA NIZAC IÓN DE ENTIDADES LOCALES Y POR LEGISLACIÓN

-

M EDALLAS G RUPO 4

50 51 52

LA CONCESIÓN DE DISTINCIONES POR PARTE DE LA

ESTABLECIDA POR LAS C OMUNIDADESA UTÓNOMAS.

1.

M EDALLA A L M ÉRITO DEL A HORRO

2.

M EDALLA A L M ÉRITO FILATÉLIC O

3.

M EDALLA A L M ÉRITO DE LA RADIOAFICIÓN

4.

M EDALLA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Ordenada s por fecha de c reac ión Máxima c onde co rac ión espa ñola Grupo 1 y 2:Conc esión regulada po r Rea l Decreto. Grupo 3: Conce sión regulada po r Orde n Ministerial. Grupo 4: Otorga da po r ca rgo inferior a M inistro.


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Elementos a tener en cuenta en la ordenación jerárquica de los símbolos -

La ba nde ra

-

El himno

-

El esc ud o

-

Los Honores Militares

-

Los trata mient os

-

El espa c io simb ólico

-

Las distinciones y condecoraciones


Elementos a tener en cuenta en la ordenación jerárquica de los símbolos -

La ba nde ra

-

El himno

-

El esc ud o

-

Los Honores Militares

-

Los trata mient os

-

El espa c io simb ólico

-

Las distinciones y condecoraciones


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C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL EL PROTOCOLO : TÉCN ICA DE CO MUNICA CIÓ N INSTITUCIONA L NO VERBAL

ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS

Ba nd era d e Esp a ña

Esc ud o d e la C a sa Rea l

Esc ud o d e Esp a ña

Ba nd era d e la UE


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS Orden Banderas CCAA: 1. 2.

Pa ís Va sc o Ca ta luña

3. 4.

Ga lic ia And a luc ía

5. 6. 7.

Prin c ip a d o d e A stu ria s Ca nta b ria La Rio ja

8. 9. 10. 11.

Re gió n d e Murc ia C om unid a d Va le nc ia na Ara gó n Castilla-La Manc ha

12. C a na ria s 13. Comunida d Foral de Navarra 14. Extremad ura 15. Ba le a re s 16. C o m unid a d d e M a d rid 17. Castila y León 18. C iud a d d e C e uta 19. C iudad d e Melilla


99


ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS Orden Banderas CCAA: 1. 2.

Pa ís Va sc o Ca ta luña

3. 4.

Ga lic ia And a luc ía

5. 6. 7.

Prin c ip a d o d e A stu ria s Ca nta b ria La Rio ja

8. 9. 10. 11.

Re gió n d e Murc ia C om unid a d Va le nc ia na Ara gó n Castilla-La Manc ha

12. C a na ria s 13. Comunida d Foral de Navarra 14. Extremad ura 15. Ba le a re s 16. C o m unid a d d e M a d rid 17. Castila y León 18. C iud a d d e C e uta 19. C iudad d e Melilla


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Pa la u d e la G eneralita t: b a nd era Esp aña en p uesto d e honor a la d erec ha d e la d e Ca taluña


Com unid ad Autónoma d e Ma d rid : ba nde ra Espa ña en puesto d e honor a la d erec ha de la de Mad rid

100



Pa la u d e la G eneralita t: b a nd era Esp aña en p uesto d e honor a la d erec ha d e la d e Ca taluña

Com unid ad Autónoma d e Ma d rid : ba nde ra Espa ña en puesto d e honor a la d erec ha de la de Mad rid


100


ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS Ordenación banderas Unión Europ ea (ord ena d a s alfab étic am ente en la lengua d el pa ís d e o rige n:

La orde na c ión e m p ieza p or el p aís que ostenta la Presid enc ia d el sem estre (nº 1) y c ontinúa c on e l p aís que le sigue en o rd en a lfa b étic o.


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Europ a Belg iq ue Da nm a rk Deutsc hla nd Hella s Esp a ña Fra nc e Irela nd Ita lia Luxembourg Ne d e rla nd Osterreich Po rtu ga l Suo mi Sverige Unit ed Kin g d o m 101


ORDENACIÓN JERÁRQUICA DE LOS SÍMBOLOS Ordenación banderas Unión Europ ea (ord ena d a s alfab étic am ente en la lengua d el pa ís d e o rige n:

La orde na c ión e m p ieza p or el p aís que ostenta la Presid enc ia d el sem estre (nº 1) y c ontinúa c on e l p aís que le sigue en o rd en a lfa b étic o.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Europ a Belg iq ue Da nm a rk Deutsc hla nd Hella s Esp a ña Fra nc e Irela nd Ita lia Luxembourg Ne d e rla nd Osterreich Po rtu ga l Suo mi Sverige Unit ed Kin g d o m


101



Ho no res m ilita res a Preside nte d e Gob ierno

Hon ores m ilita res a jefe d e e sta d o De Brasil

Ho no res m ilita res a Prínc ipe d e Asturias


102



Ho no res m ilita res a Preside nte d e Gob ierno

Hon ores m ilita res a jefe d e e sta d o De Brasil

Ho no res m ilita res a Prínc ipe d e Asturias


102



Encuentro de la Diputa c ión Perma nente d e laG rand eza d e Esp a ña c on SSMM los Reyes y SAR el Prínc ipe Felip e y su p rom et id a

Conc esión d e la Me da lla de l Mérito a la Cultura d el Ayuntam iento d e Ba rc elona


Imp osic ión G ra n Cruz d e Alfo nso X el Sa b io

Insig nia d el Toisón d e Oro (m ed a lla)

103



Encuentro de la Diputa c ión Perma nente d e laG rand eza d e Esp a ña c on SSMM los Reyes y SAR el Prínc ipe Felip e y su p rom et id a

Conc esión d e la Me da lla de l Mérito a la Cultura d el Ayuntam iento d e Ba rc elona

Imp osic ión G ra n Cruz d e Alfo nso X el Sa b io

Insig nia d el Toisón d e Oro (m ed a lla)


103

C OMUNICACIÓN NO VERBAL Y C OMUNICACIÓN INSTITUCIONAL INSTITUCION AL NO VERB VERBAL AL EL PROTOCOLO : TÉCN ICA DE CO MUNICA CIÓ N INST

3.3.3 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL ESPACIO Al describir el concepto proxémica en el apartado de definición de la c omunica omunica c ión no verba verba l se ha ap untad untad o, com o una de sus características, la representación de jerarquías entre las personas en func ión de la d istri trib uc ión d el esp esp a c io. Si bien anteriormente ya se ha descrito la ordenación jerárquica de personas, entre ellas, en este apartado se hace referencia al esp esp a c io oc upa d o p or esa esa s p ersona ersona s en e l c onjunto d el esc esc ena rio del ac to. Durante el desarrollo del acto, independientemente del tipo de ceremonial que se aplique, se pueden establecer diversos


3.3.3 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL ESPACIO Al describir el concepto proxémica en el apartado de definición de la c omunica omunica c ión no verba verba l se ha ap untad untad o, com o una de sus características, la representación de jerarquías entre las personas en func ión de la d istri trib uc ión d el esp esp a c io. Si bien anteriormente ya se ha descrito la ordenación jerárquica de personas, entre ellas, en este apartado se hace referencia al esp esp a c io oc upa d o p or esa esa s p ersona ersona s en e l c onjunto d el esc esc ena rio del ac to. Durante el desarrollo del acto, independientemente del tipo de ceremonial que se aplique, se pueden establecer diversos e sp a c ios en los q ue ub ica ic a r a los d istinto istintoss a c to res y sí sím b o los. los. El re re c ibimiento ibim iento En primer lugar se encuentra el recibimiento, en el que debe q ued a r b ien d efini efinid o q uien uien rec ib e y q uien uien e s rec ib id o. La La fórmula fórmula habitual es que las autoridades principales de rango inferior, ordenadas entre ellas, formen una fila de recibimiento para sa lud a r a la a utorid utorid a d invita nvita d a y de ra ngo supe rior. Ta mb ién p ued en e xistir istir d os fil fila s d e rec ib imiento p a ra no m ezc ezc la r participantes no autoridades y autoridades. En ese caso, las a utorid utorid a d invi invita da d e hono r será rec rec ibid a en el exteri exterior de l luga r en e l que se va ya a d esa esa rrolla olla r el ac to p or la la s a utorid utorid a d es y, en e l


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interior, habrá una segunda fila de recibimiento en la que, si por ejemplo se trata de la inauguración de una entidad privada, se enc ont ra rá el a nfitri nfitrión ón y los p rincipa les rep resent esent a ntes nte s d el c onsejo onsejo d e a d minis ministra tra c ión. El establecimiento de una doble fila de recibimiento no sólo atiende a criterios de separación entre autoridades y no a utorid utorid a d es sino q ue ta mb ién tiene tiene un va lor sisimb ólic ólic o. Continuando con el ejemplo de la inauguración de una entidad privada, las autoridades dan la bienvenida a la autoridad de mayor rango a su comunidad autónoma, a su provincia o a su c iuda d , es d ec ir, a su su ám bito de ac tuac ión. Los representantes de la entidad privada saludan a la autoridad en el interior porque están dando la bienvenida a “su casa”, es decir, a su ámbito de actuación que se limita al interior de las instalaciones. La ubic a c ión d e la p resi esid enc ia En cuanto a la presidencia de un acto, debe ser fácilmente detectada de forma visual. Para ello se utilizan diversos sistemas. Una forma de determinar el espacio a ocupar por la presidencia es mediante la utilización de banderas, escudos, logotipos o cualquier símbolo que indique que ese espacio es “diferente” al resto.


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La ubica c ión d e la p resi eside ncia d e un a c to no tiene tiene p orque orque ser el espacio principal de desarrollo del mismo. Imagínese un concierto conmemorativo presidido por SM la Reina. El espacio principal de d esa esa rrollo ollo d el a c to, el c onc ierto, es el esc esc ena rio d el tea tro tro d ond e está ubicada la orquesta, mientras que la presidencia del acto, el puesto de honor, será el palco ocupado por la Reina y las autori autorida des que la a c omp añen. La p resi esid enc ia d e m esa esa s Cuando la presidencia se ubica en una mesa (conferencia, encuentro de delegaciones, negociaciones, banquetes), la ubicación de ésta estará determinada por el tipo de mesa elegida y la distribución de los miembros que en ella se sitúan (p reside esidenc nc ia ing ingles lesaa , p reside esidenc nc ia fra fra nc esa esa ). Debe tenerse en cuenta que en cada caso la mesa se elige en función del motivo que origina el encuentro y que la presidencia se adapta a esas circunstancias. Es decir, la ubicación y la d ec orac orac ión d e una me sa es una forma gráfic gráfic a de mo strar trar el titipo y talante d el enc uentro: uentro: -

Mesa presidencial frente a un auditorio (conferencia, inauguración de un congreso, presentación de un proyecto, etc…)

-

Desa Desa yuno / Almue Almue rzo d e trab a jo.

-

Desa Desa yuno / Almuer Almue rzo d e c ortesí ortesía .


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-

Reunión d e t ra b a jo e ntre rep resenta ntes d e d os d elega c ione s.

-

Reunión de trabajo entre representantes con una parte mediadora.

-

Negociación.

-

Banquete (cortesía).

En función del tipo de mesa seleccionada para el acto, se d ete rminará el tipo d e p reside nc ia : 1. Presidencia de mesa ubicada frente a auditorio. Compuesta p or orga niza d or d el a c to, invita d o de hono r y

p rime ra s

autoridades. En este tipo de mesa, que suele ser rectangular, quedando los laterales libres, se ubica un número impar de personalidades para que quede claro quien ocupa el puesto nº 1 y a su izquierda y derecha quede el mismo número de p ersona lida d es. Ésta s se orde na n med iante alterna nc ia

a

derecha / izquierda de la autoridad que “preside la presidencia”.

8

6

4

2

1

3

5

7

9

Mesa Presidencial


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2. Presidencia francesa. Este tipo de presidencia nunca se da frente a un auditorio, puesto que las personalidades ubicadas en uno d e los la d os d a ría n la e sp a ld a a l p úb lico . Por tant o sólo se utiliza en encuentros entre delegaciones, negociaciones, a lmuerzos d e trab a jo y c ortesía , etc . Este tipo de mesa permite que haya una única presidencia o d os p residenc ia. Cua nd o se tra ta d e d os, la s p resid enc ias (nº 1 y nº 2) se sientan frente a frente en el centro de la mesa. El resto de asistentes se ubican de mayor a menor rango a d erec ha e izq uierda d e la s d os p resid enc ia s, prevalec iend o la d erec ha sob re la izquierda . Cuando se trata de negociaciones entre delegaciones, los miemb ros de c ad a de leg ac ión se sitúan a un lad o d e la m esa a izquierda y derecha de su máximo representante (que se ubic a en el c entro presid iend o su de leg a c ión). Cuand o e s otro tip o d e e nc uentro, éstos se ub ic a n a a mb os la d os d e la m esa , respetando

las

presidencias,

y

utilizando

los

sistemas

c a rtesia no o d e reloj (se ve rá n má s a d elante ). Características de la presidencia francesa: -

Fa c ilita la c onversa c ión e ntre las d os p reside nc ia s a l esta r una frente a la o tra .

-

La conversación principal se desarrolla en el centro de la me sa , alred ed or de la s p resid enc ia s, do nd e se enc uentran las p ersona s má s releva nte s.


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-

Cuando se trata de una presidencia única, la personalidad nº 1 c entra la c onve rsa c ión.

1 Presidencia única 1 Doble presidencia 2

3. Preside nc ia inglesa . Este t ipo d e p resid enc ia nunc a se d a frente a un auditorio, puesto que implica la existencia de dos presidencias ubicadas una frente a la otra en los extremos de la mesa. La personalidad que ocupa la presidencia 1 (generalmente el anfitrión) nunca debe dar la espalda a la entrad a p rinc ip a l a l sa lón. Ca ra c terística s d e la p reside nc ia inglesa : -

Se p rod uc en d os foc os d e c onve rsa c ión a l ha b er d os p resid enc ia s a lejad a s una d e o tra .

-

Los invitados de menor rango se sitúan en el centro de la mesa, puesto que los de mayor rango quedan alrededor de las d os preside nc ias.

-

Este tipo de presidencia no es el óptimo para los casos en los q ue la p resid enc ia 2 es el invita d o d e ho nor, p uesto q ue é ste y


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En cuanto a las mesas en un banquete, la ubicación de la p resid enc ia esta rá d ete rminad a p or d istintos fac tores: número d e mesas, diferencias jerárquicas muy evidentes entre miembros de la presidencia y resto de comensales o proximidad jerárquica entre la presidencia y el resto de comensales, intervenciones d ura nte el encuentro, etc . Dependiendo de todos estos factores, la distribución de mesas en un ba nque te p ued e ser la siguiente: 1.

Distribución clásica. Está compuesta por una mesa presidencial rectangular (sólo permite una presidencia) y frente a ésta se sitúan las mesas del resto de comensales, redondas o rectangulares. La persona que presida cada mesa estará situada en la zona desde la que mejor se vea la presidencia (se deja frente a esta persona un pequeños espa c io vac ío llam ad o “ espa c io d e respe to” ).

2.

Distribución moderna. La mesa presidencial será redonda (sólo permite una presidencia) al igual que las mesas del resto de los comensales, pero más grande y ubicada al fond o d el sa lón, de ja nd o lib re la zona c entral de é sta , p a ra que nadie dé la espalda al resto de mesas. Frente a ésta se ubicarán el resto de mesas, colocando las presidencias de c ad a una d e la forma d esc rita en el c a so a nterior.

3.

Distribución en estrella. La mesa presidencial es redonda y se sitúa en el centro de la sala, rodeada por el resto de mesas. Esta distribución no permite una presidencia única,


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Eleme ntos a tener en c uenta en la o rde nac ión jerá rquica de l espacio -

El rec ibimiento

-

La p resid enc ia : ubica c ión d e la p resid enc ia

-

La s mesa s: d istribuc ión y p reside nc ias


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DEL ESPACIO

Plano distribución escenario Entrega Premios Príncipe de Asturias 2003

Enc ab ezam iento a c to inaug urac ión c a rretera e n Comunida d de Mad rid

Esc ena rio c oloc a c ión 1ª pied ra

Ima g en esc ena rio Prem ios Prínc ip e d e Asturias 2003


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Presid enc ia via je ina ug ura l línea Ave Ma d rid -LLeida

Inaug urac iónMuseo Nac iona l d el Tea tro Enc a b eza m iento visita inauguración fábrica


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Presid enc ia via je ina ug ura l línea Ave Ma d rid -LLeida

Inaug urac iónMuseo Nac iona l d el Tea tro Enc a b eza m iento visita inauguración fábrica


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Sesió n c onm em orat iva d el XXV an ive rsa rio d e la Co nstituc ión en el C ong reso . Presid e el Rey (a su izq uierd a a line a d a la Fa m ilia Rea l y a su d erec ha la Presid en ta d el Co ng re so )


Conso rtes d e SSAA RR las Infa nt a s d e Esp a ña y p rom etida d e SAR el Prínc ip e d e Asturia s p resid en p alc o d e invita d os d ura nte celebración del acto

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Sesió n c onm em orat iva d el XXV an ive rsa rio d e la Co nstituc ión en el C ong reso . Presid e el Rey (a su izq uierd a a line a d a la Fa m ilia Rea l y a su d erec ha la Presid en ta d el Co ng re so )

Conso rtes d e SSAA RR las Infa nt a s d e Esp a ña y p rom etida d e SAR el Prínc ip e d e Asturia s p resid en p alc o d e invita d os d ura nte celebración del acto


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Familia real dispuesta p a ra sa ludo a sus invitad os en rec ep c ión d e la Pa sc ua M ilia r

Conseller de la Generalitat Valenciana (a nfitrión) rec ib e a g rup o d e c ónsules a su llega da a un ac to en la Co nselleria de Territorio y Vivien d a SSMM los Reye s son re c ibidos p or novio y ma d rina (c onsorte a nfitrión) a su lleg ad a a b od a hija Preside nte Azna r

Fa m ilia rea l rec ib id a p or Mesa d el Co ng reso a su llega da a a c to c elebrac ión XXV a niversa rio C onstituc ión


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Familia real dispuesta p a ra sa ludo a sus invitad os en rec ep c ión d e la Pa sc ua M ilia r

Conseller de la Generalitat Valenciana (a nfitrión) rec ib e a g rup o d e c ónsules a su llega da a un ac to en la Co nselleria de Territorio y Vivien d a SSMM los Reye s son re c ibidos p or novio y ma d rina (c onsorte a nfitrión) a su lleg ad a a b od a hija Preside nte Azna r

Fa m ilia rea l rec ib id a p or Mesa d el Co ng reso a su llega da a a c to c elebrac ión XXV a niversa rio C onstituc ión


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Ejem p lo s m esa s p resid en c ia les a c to fren te a ud ito rio (obsérvense las presidencias impares)


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Ejem p lo s m esa s p resid en c ia les a c to fren te a ud ito rio (obsérvense las presidencias impares)


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Vista sa lón Pa lac io Rea l prep a ra d o p a ra un ba nquete de Ga la (me sa imp eria l c on extrem os c erra d os)

Vista d istrib uc ión m od erna sa lón de b a nq uete PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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Vista sa lón Pa lac io Rea l prep a ra d o p a ra un ba nquete de Ga la (me sa imp eria l c on extrem os c erra d os)

Vista d istrib uc ión m od erna sa lón de b a nq uete PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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Mesa en U presidencia al fondo oc upando puesto nº 1 SM la Re ina . PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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Mesa en U presidencia al fondo oc upando puesto nº 1 SM la Re ina . PROTOC OLO Y CO MUNICACIÓN NO VERBAL

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Deasa yuno d e trab a jo Espa ña-Lituania. Mesa p resid enc ia fra nc esa c on d os d elega c ione s Me sa d e reunión d el Co nsejo d e M inistros. Me sa im p erial c on p resid enc ia ing lesa (al fond o)

Desa yuno d e c ortesía ofrec id o Por Ministra AAEE a representantes Consulares en España (presidencia francesa unipersonal)


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Deasa yuno d e trab a jo Espa ña-Lituania. Mesa p resid enc ia fra nc esa c on d os d elega c ione s Me sa d e reunión d el Co nsejo d e M inistros. Me sa im p erial c on p resid enc ia ing lesa (al fond o)

Desa yuno d e c ortesía ofrec id o Por Ministra AAEE a representantes Consulares en España (presidencia francesa unipersonal)


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3.3.4 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL TIEMPO Por último debe analizarse la utilización de herramientas protocolarias para establecer los distintos tiempos que configuran el desarrollo de un acto y que se dividen en apertura, momento c ulminante y c la usura . La ap ertura c oinc ide c on el mom ento d el rec ibimiento q ue ya se ha descrito en los apartados anteriores. Desde el punto de vista de la utilización del tiempo debe destacarse el factor de la ag ilid ad en el mom ento d el sa ludo , lo q ue no signific a que de ba ser apresurado. Asimismo, si se trata de un saludo en el que intervienen diversas personas, debe destacarse claramente


3.3.4 O RDENACIÓN JERÁRQUICA DEL TIEMPO Por último debe analizarse la utilización de herramientas protocolarias para establecer los distintos tiempos que configuran el desarrollo de un acto y que se dividen en apertura, momento c ulminante y c la usura . La ap ertura c oinc ide c on el mom ento d el rec ibimiento q ue ya se ha descrito en los apartados anteriores. Desde el punto de vista de la utilización del tiempo debe destacarse el factor de la ag ilid ad en el mom ento d el sa ludo , lo q ue no signific a que de ba ser apresurado. Asimismo, si se trata de un saludo en el que intervienen diversas personas, debe destacarse claramente q uiénes son el invitad o d e honor y el a nfitrión, o la s a utorida d es que encabezan las delegaciones entre las que tiene lugar el saludo. Para ello, el saludo entre estas dos “figuras principales” de be rá ser más prolong ad o p ara m arca r la d iferenc ia respe c to a l resto de asistentes (jerarquización mediante la utilización del tiempo) y para que los reporteros gráficos, si los hay, puedan tom ar imá ge nes de l encuentro. Aunque el momento culminante del acto está siempre determinado por el objetivo del acto y el mensaje a transmitir, de be tenerse a simismo en c uenta el tipo de ac to d e q ue se trata: a ) Cuando el acto consiste en una acción real (la visita a las instalaciones de una empresa, la colocación de la primera piedra, la entrega de un premio). En este caso existen


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dos momentos principales que son la acción que justifica la orga niza c ión d el a c to y las intervenc iones. b ) Cuando el acto consiste en una acción figurada (acto de inauguración de un congreso, acto de apertura del año académico de una universidad). En este caso la acción se limita a las intervenciones, siendo el momento culminante la intervención del invitado de honor y de la principal autoridad d e la p resid enc ia . El invita d o d e hono r y la p rinc ip a l auto rid a d no tienen porqué ser la misma persona. Si se toma como ejemp lo la inaugura c ión d e un c ongreso, el invitad o d e hono r puede ser un experto reconocido mundialmente en alguna materia relacionada con la temática del congreso, mientras que la principa l autorid ad suele c oinc idir c on la a utorid ad que ostenta la presidencia de honor del congreso (generalmente será quien cierre el orden de intervenciones puesto que éstas se e struc tura n de me nor a m a yor ra ngo ). c ) Cuando el acto consiste en un encuentro (encuentro entre dos presidentes de gobierno, reunión de jefes de Estado). Desde el punto de vista del protocolo y la comunicación no verbal, el momento culminante es cuando se posa ante los medios de comunicación (foto de familia) y las intervenciones ante la prensa. Este último momento es muy importante ya que tiene un valor trascendental para conocer el estado de las relaciones entre las autoridades que han intervenido en el encuentro. Una rueda de prensa conjunta es sinónimo de b uen ente nd imiento. Por el c ontrario, una rued a d e p rensa p or sep a ra d o e s indic a d or de tensión e n la relac ión.


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En c uanto a la c lausura de l ac to, éste c oinc ide c on la d espe dida d el anfitrión a la s a uto rida d es. Se d eb e rea liza r d e fo rma á gil y, en oc asiones, pued e ser tamb ién un m om ento op ortuno p ara p osar a nte la p rensa . Un elemento muy importante para gestionar correctamente el tiempo durante el desarrollo del evento es el cronograma y el orden del día. El primero es un documento extenso en el que se detallan las horas y las personas que participan en cada momento del desarrollo. El orden del día es un documento esc ueto, q ue ta mb ién suele e ntrega rse a los a sistentes a l a c to y a la p rensa , en la q ue se e nume ra el ord en d e los a c onte c imientos y las intervenc ione s y las hora s.


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Elementos a tener en cuenta en la ordenación jerárquica del tiempo -

Orden d e lleg a d a s (rec ib imiento)

-

Ap ertura / Mo me nto Princ ipa l / Clausura

-

Orden d e las Intervencione s

-

Cronog ra ma / Prog ram a / Orde n de l Día


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DEL TIEMPO

Co n s e j o Eu r o p e o ( 2 1 - 2 2 d e j u n i o S e v i l l a) Programa V i er n e s 2 1 d e j u n i o d e 2 0 0 2

10:30 h Llegada de los miembros del Consejo Europeo y del Presidente del Parlamento Europeo al Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura gráfica: pool) 11:15 h Foto de familia de los miembros del Consejo Europeo. 11:30 –12.00 h Encuentro de los miembros del Consejo Europeo con el Presidente del Parlamento Europeo en la Sala Plenaria del Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura gráfica: “tour de table” en pool) 12:00 h Primera sesión de trabajo del Consejo Europeo. (Sin cobertura) 14:00 h Almuerzo “Coin de Feu” de los jefes de Estado y de Gobierno de los Estados Miembros de la UE en la Sala Adicional 1. (Sin cobertura) 16:00 h Segunda sesión de trabajo del Consejo Europeo, con la participación de los ministros de Economía y Finanzas de los Estados Miembros de la UE, en la Sala Plenaria del Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura gráfica: “tour de table” en pool) 21:00 h Cena ofrecida por SS.MM. los Reyes a los jefes de Estado y de Gobierno, ministros de Asuntos Exteriores y ministros de Economía y Finanzas de los Estados Miembros de la UE en el Real Alcázar. (Cobertura gráfica: pool) 21:00 h Recepción ofrecida por el Alcalde de Sevilla a la prensa acreditada con motivo del Consejo Europeo de Sevilla en la isla de la Cartuja (Pabellón de España). Sá b a d o 2 2 d e j u n i o d e 2 0 0 2

09:00 h Llegada de los miembros del Consejo Europeo al Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Sin cobertura) 09:15 h Tercera Sesión de trabajo del Consejo Europeo. (Cobertura gráfica: “tour de table” en pool) 13:15 h Conferencia de Prensa de la Presidencia en el Centro de Prensa. 13:30 h Llegada de los jefes de Estado y de Gobierno y de los ministros de Asuntos Exteriores de los Países Candidatos. (Cobertura gráfica: pool) 14:00 h Almuerzo de los jefes de Estado y de Gobierno y de los ministros de Asuntos Exteriores de los Estados Miembros de la UE y de los Países Candidatos en la Sala Plenaria del Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura gráfica: “tour de table” en pool) 15:45 h Foto de familia de los Jefes de Estado y de Gobierno y de los ministros de Asuntos Exteriores de los Estados Miembros de la UE y de los Países Candidatos. (Cobertura gráfica: pool) p.m.: Salida de las delegaciones hacia los aeropuertos.


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ORDENACIÓN JERÁRQUICA DEL TIEMPO Distinto s m om en tos d e la visita o fic ia l d el Jefe de Estado de Brasil, Presidente Lula, a España

Aud ienc ia ma trimo nio Lula c on SSMM los Reye s

Rec ib imiento o fic ia l co n Hono res Jefe d e Esta d o


4.

Cena d e ga la ofrec ida por SM el Rey en hono r a Presidente Lula

C ONLUSIONES La s nec esid a d es c om unica tivas d e la s Institucione s d el Esta d o, e n ta nto q ue ó rg a nos ge stores d e los p od eres p olític os d e la na c ión, en sus ámbitos territoriales de actuación, están determinadas por el c arác ter púb lic o d e su ac tivida d. Se entiende p or “ c arác ter público” el hecho de estar financiadas por fondos públicos, regulad os p or la Ley, y somet ida s sus d ec isiones a l c ontrol de la sociedad. Dada la dificultad para definir las actividades que la Institución desarrolla, bien sea por lo complejo de las mismas bien por la diversidad de sus ámbitos de actuación, la Institución se sirve de sus representantes, las autoridades, como vehículos transmisores d e: -

sus p rinc ipios y va lores

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4.

C ONLUSIONES La s nec esid a d es c om unica tivas d e la s Institucione s d el Esta d o, e n ta nto q ue ó rg a nos ge stores d e los p od eres p olític os d e la na c ión, en sus ámbitos territoriales de actuación, están determinadas por el c arác ter púb lic o d e su ac tivida d. Se entiende p or “ c arác ter público” el hecho de estar financiadas por fondos públicos, regulad os p or la Ley, y somet ida s sus d ec isiones a l c ontrol de la sociedad. Dada la dificultad para definir las actividades que la Institución desarrolla, bien sea por lo complejo de las mismas bien por la diversidad de sus ámbitos de actuación, la Institución se sirve de sus representantes, las autoridades, como vehículos transmisores d e: -

sus p rinc ipios y va lores

-

sus objetivos

-

el porqué d e su existenc ia

-

el luga r que oc upa en el c onjunto de la soc ied ad

Una de las principales herramientas de comunicación utilizadas por las Instituciones del Estado es la celebración de actos puesto q ue, de sd e e l punto d e vista d e la s relac ione s p úblic a s, los a c tos permiten crear un decorado en el que se facilite la interrelación d irec ta entre la institución y sus invita d os, así c om o c on el púb lico en general mediante la cobertura que los medios de c om unic a c ión hag an d e éstos.


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C ONCLUSIONES

Por lo tanto, la Institución (emisor) mediante la actuación de sus a utorid a d es (c ód igo )

en los a c tos (c a na l) tra nsmite a sus

invitados (receptor) su identidad corporativa. Asimismo, si el acto es transmitido a través de los medios de comunicación (canal) el me nsa je se hac e e xtensib le a l p úb lic o e n g ene ra l. Para la correcta transmisión del mensaje durante la celebración d e un a c to, la Institución de be tener en c uenta: -

q ué se d ic e

-

qué se ha c e

-

c ómo se hac e

-

quién lo ha c e

-

cuándo lo hac e

Estos aspectos configuran el conjunto de elementos verbales (qué se d ic e) c om o no verba les que c om po nen el mensaje. Por lo q ue resp ec ta a los eleme ntos no ve rb a les (la c om unic a c ión no verbal) la celebración de un acto, ya sea privado o público, pe rmite c om pletar el me nsaje me diante: -

El ceremonial: cumplimiento de formalidades y convenciones sociales no escritas pero establecidas por costumbre que facilitan la comprensión de las distintas escenas que tienen luga r d ura nte e l d esa rrollo d e un a c to.


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C ONCLUSIONES

-

El protocolo: conjunto de normas establecidas por ley, por norma tiva interna o fruto d el uso y la c ostumb re q ue p ermite la ordena c ión e sp a c ia l, temp oral y de la s p ersona s (auto rid a d es) pa ra la c orrec ta rep resenta c ión d el ce rem onial.

El ceremonial y el protocolo contribuyen a la creación de un marco simbólico que, a su vez, forma parte del mensaje global que desea transmitir la Institución. Por lo tanto es muy importante que la organización de un acto se desarrolle desde el punto de vista de la comunicación global para que todos los elementos (verbales y no verbales) que en él participan contribuyan a la transmisión d e un m ismo me nsa je (c ohe renc ia). Sin emb a rgo , el c eremo nia l y el p roto c olo no p ued en considerarse simples herramientas puestas a disposición de las estra teg ia s d e c om unic a c ión d e la Instituc ión (rela c ione s púb lic a s institucionales) ya que éstos, por sí mismos, configuran una disciplina de la comunicación institucional con unos objetivos prop ios q ue c ump lir: -

la correcta representación de las estructuras del poder del Esta d o, y

-

el cumplimiento de la normativa en materia en precedencias y símbolos.

Es decir, el ceremonial de un acto no puede modificarse por las nec esid a d es c om unic a tivas d e la Instituc ión, sino q ue en función d el me nsa je q ue se d esee tra nsmitir se d ete rminará e l tip o d e a c to


133

C ONCLUSIONES

a

rea liza r (el c ual c onlleva la a plic ac ión de un c erem onial

determinado). Por lo tanto, una vez definido por la Institución el tipo de acto a organizar para transmitir de la mejor manera posible su mensaje, los responsables de protocolo se encargarán de crear un marco simbólico (de elementos no verbales) para el desarrollo del mismo mediante: -

El esta b lec imiento d e forma lid a d es

-

La a p lic a c ión d e la legisla c ión vigente

-

Los usos y c ostumb res

-

La orde nac ión jerárquic a d e: -

Personas

-

Símbolos

-

Espacios

-

Tiempos


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C ONCLUSIONES -

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Protocolo y Comunicacion No Verbal

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