Proses Bisnis Utama dalam Sistem ERP

4. Proses Bisnis Utama dalam Sistem ERP Bab sebelumnya menjelaskan latar belakang dan gambaran umum tentang ERP. Untuk memahami ERP, maka kita perlu memahami bagaimana sebuah bisnis berjalan diawali dengan melihat area bisnis umum. Area ini, disebut juga dengan area fungsional, adalah kategori besar dari aktivitas bisnis.

Area Fungsional dari Operasi

Sebagian besar perusahaan memiliki empat area fungsional utama dalam operasinya: Pemasaran dan Penjualan (Marketing and Sales), Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management), Akuntansi dan Keuangan (Accounting and Finance) dan Sumber Daya Manusia (Human Resources). Setiap area terdiri dari berbagai fungsi-fungsi bisnis yang lebih kecil, yang merupakan aktivitas spesifik untuk area fungsional dari operasi. Contoh dari fungsi-fungsi bisnis setiap area ditampilkan pada tabel 4.1. Tabel 4.1. Contoh Area Fungsional dari Operasi dan Fungsi-fungsi bisnisnya Area fungsional dari operasi

Pemasaran Penjualan

dan

Manajemen Rantai Pasok

Akuntansi Keuangan

Pemassaran sebuah produk

Pembelian barang dan bahan baku

Menerima pesanan penjualan Dukungan pelanggan Manajemen hubungan pelanggan Peramalan penjualan Periklanan

Menerima barang dan bahan baku Transportasi dan logistic Penjadwalan produksi

Akuntansi keuangan dari pembayaran pelanggan dan kepada pemasok Alokasi dan control biaya Perencanaan dan penganggaran Manajemen aliran kas

Pembuatan barang Perawatan pabrik

dan

Sumber Manusia

Daya

Perekrutan dan mempekerjakan

Pelatihan Penggajian Keuntungan tenaga kerja

bagi

Kepatuhan kepada Pemerintah

Area fungsional saling terkait dan tergantung satu dengan lainnya. Masing-masing membtuhkan data dari area lainnya. Integrasi yang baik dari area fungsional dapat meningkatkan komunikasi, aliran pekerjaan dan kesuksesan perusahaan. Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau lebih input dan menghasilkan luaran yang bernilai untuk pelanggan. Pelanggan yang dimaksud di sini bisa pelanggan eksternal Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan © Mahendrawathi ER, 2015

(pelanggan yang membeli produk akhir) maupun pelanggan internal (kolega pada departemen lain). Berpikir dalam bentuk proses bisnis membantu manajer untuk melihat perusahaan/organisasi dari perspektif pelanggan. Sebagai contoh, apa yang dijual oleh bagian pemasaran dan penjualan terhubung dengan apa yang dibeli dan diproduksi oleh bagian manajemen rantai pasok. Konsep ini digambarkan pada gambar 4.1. Input

Permintaan untuk membeli smartphone Bantuan keuangan untuk pembelian

Area Fungsional yang bertanggung jawab untuk input

Pemasaran penjualan Akuntansi keuangan

Proses

dan

Pesanan penjualan

dan

Mengatur pendanaan di dalam

Output

Pesanan dibuat

Pendanaan pelanggan melalui perusahaan smartphone Pemenuhan pesanan Manajemen rantai Pengiriman Pelanggan menerima pasok smartphone Dukungan teknis Pemasaran dan Layanan bantuan yang Permintaan teknis penjualan tersedia 24 jam pelanggan dapat diselesaikan Gambar 1.1. Contoh Proses Bisnis terkait dengan penjualan sebuah smartphone personal Bisnis harus selalu mempertimbangkan cara pandang pelanggan dalam setiap transaksi. Sebuah interaksi dengan pelanggan yang berhasul adalah saat pelanggan (baik internal maupun eksternal) TIDAK HARUS berinteraksi secara terpisah dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam proses tersebut. Jika perusahaan tidak mengkoordinasikan fungsi bisnisnya, maka peanggan dapat menerima informasi yang bertentangan dan menjadi kecewa. Manajer bisnis yang berhasil melihat operasi bisnisnya dari perspektif pelanggan yang terpuaskan dan berusaha memberikan satu “wajah” yang konsist en dan positif kepada pelanggan. Pembagian data secara efektif dan efisien antar dan dalam area fungsional menyebabkan proses bisnis menjadi lebih efisien. Sistem informasi yang dirancang sehingga area fungsional berbagi data disebut dengan Integrated Information Systems. Perkuliahan ini akan membantu anda untuk memahami keuntungan dari sistem informasi terintegrasi dan masalah yang mungkin timbul saat sistem informasi tidak terintegrasi. Penelitian telah membuktikan bahwa sistem informasi terintegrasi dapat membantu manajer mengontrol organisasinya dengan lebih baik. Aliran informasi yang lebih baik menyebabkan komunikasi antar bagian dalam perusahaan menjadi lebih baik, produktivitas meningkat dan biaya menurun. Pada akhirnya, integrasi sistem informasi dapat meningkatkan efektifitas organisasi secara keseluruhan dan proses bisnis yang lebih efisien. Gambar 1.2 menunjukkan cara pandang proses dari operasi bisnis.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan © Mahendrawathi ER, 2015

Gambar 4.3 Cara pandang proses dari bisnis Bisnis mengambil input (sumber daya) dan mengubah input ini menjadi barang atau jasa untuk pelanggan. Input berupa material, manusia dan peralatan. Mengelola input dan proses bisnis secara efektif membutuhkan informasi yang akurat dan up-to-date. Untuk mendukung fungsional area maka terdapat empat sistem informasi yang mendukung yaitu: 1. Sistem Informassi Pemasaran (Marketing Information Systems) 2. Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management) 3. Akuntansi dan Keuangan (Accounting and Finance) 4. Sumber Daya Manusia (Human Resources)


5. Proses Bisnis Pesanan Penjualan Untuk mempelajari cara kerja masing-masing sistem yang disebutkan pada akhir bab sebelumnya maka digunakan sebuah contoh kasus perusahaan fiktif yang disebut dengan Fitter Snacker (FS) yang membuat makanan ringan. Sistem informasi FS tidak terintegrasi, yang menyebabkan masalah di berbagai area fungsional. Gambaran Umum Fitter Snacker

Fitter Snacker memproduksi dan menjual dua tipe snack bar bergizi: NRG-A dan NRG-B. NRG-A disebut sebagai “advanced energy” dan NRG-B “Body-building proteins”. Setiap bar (batang) mengandung bahan sebagai berikut: 

Campuran dasar kering: haver (oat), gandum, tepung



Campuran dasar basah: madu dan minyak canola



Vitamin dan mineral

Setiap batang mengandung bahan tambahan: NRG-A mengandung carob chips dan kismis, dan NRG-B mengandung hazelnuts dan kurma. Tenaga penjualan Fitter dibagi ke dalam dua grup: Divisi Wholesale dan divisi Penjualan Langsung. Kedua divisi penjualan berbeda dari sisi kuantitas pemesanan dan kesepakatan harga. Divisi Wholesale menjual ke perantara yang menyalurkan snack tersebut kepada toko-toko kecil, operator vending machine, dan toko makanan kesehatan. Divisi Penjualan Langsung menjual langsung kepada toko kelontong besar, toko barang-barang olah raga, dan toko jaringan besar lainnya. Dua divisi ini beroperasi secara terpisah satu dengan lainnya, yang mengakibatkan area fungsional pemasaran dan penjualan terbagi menjadi dua. Setiap divisi memiliki struktur organisasi yang berinteraksi dengan area fungsional lainnya seperti akuntansi dan keuangan dan manajemen rantai pasok. Kedua divisi pada dasarnya berbeda dari sisi volume (kuantitas) pesanan dan kesepakatan harga. Divisi Penjualan Langsung menawarkan pelanggan diskon kuantitas untuk mendorong pelanggan memesan lebih besar, yang membuat proses menjadi lebih efisien. Divisi Wholesale memberikan harga yang tetap karena pesanan biasanya besar. Setiap pesanan – terlepas dari kuantitasnya – menimbulkan biaya terkait dengan dokumen, pengiriman dan biaya menangani pesanan. Oleh karena itu, sebuah order untuk 500 kotak akan menimbulkan biaya penanganan pesanan yang sama dengan order 10 kotak. Tetapi, order kuantitas besar bisa menghasilkan keuntungan senilai $5000, sementara pesanan kecil mungkin hanya memberikan keuntungan $100. Kedua divisi mengiriimkan tagihan kepada pelanggan meminta mereka untuk membayar penuh dalam tenggang 30 hari dan menawarkan diskon 2 persen jika pelanggan membayar dalam 10 hari. Selain menjual snack bar dengan merek Fitter Snacker, perusahaan juga memaketkan bar dalam bungkus merk-toko untuk beberapa jaringan toko. Permasalahan pada Proses Penjualan Fitter

Banyak pesanan pembelian Fitter Snacker mengalami masalah, misalnya: •

Kalkulasi harga yang tidak tepat


•

•

•

Panggilan telpon yang berlebihan untuk meminta informasi kepada pelanggan Lambatnya pemrosesan pesanan Tanggal pengiriman yang terlewat

Penyebab permasalahan: •

FS memiliki sistem informasi terpisah untuk ketiga area fungsional di dalam perusahaan yaitu: Sistem Pesanan Penjualan –

–

Sistem Pergudangan

Sistem Akuntansi Informasi dari setiap sistem dibagi secara elektronik melalui transfer file secara periodic (misal –

•

dari sistem pesanan penjualan kepada sistem akuntansi) atau secara manual melalui kertas (status kredit dari departemen akuntansi kepada petugas penjualan). Banyaknya transaksi yang •

ditangani secara manual memungkinkan banyak kesalahan dalam data entry. Informasi disimpan pada ketiga sistem tidak dapat diperoleh secara real time.

Untuk setiap divisi penjualan, Fitter memiliki empat penjual yang bekerja di jalan dan dua petugas yang bekerja di kantor penjualan. Penjual bekerja berdasarkan komibisi dan memiliki peluang untuk menawarkan kepada pelanggan “diskon spesial” untuk memastikan produknya terjual. Seluruh proses

penjualan melibatkan serangkaian langkah-langkah yang membutuhkan koordinasi antara Penjualan, Gudang, Akuntansi dan Penerimaan seperti terlihat pada gambar 4.4. Perhatikan bahwa Produksi tidak terlibat langsung dengan proses penjualan karena Fitter merencanakan produksi dengan Strategi Maketo-Stock, dimana produk dikirimkan kepada pelanggan dari persediaan gudang daripada dibuat untuk pesanan yang spesifik.

Gambar 4.4. Proses Penjualan di Fitter Snacker


Kuotasi Penjualan dan Pesanan (Sales Quotations and Orders)

Proses memberikan kuotasi penjualan kemudian menerima pesanan pelanggan seharusnya proses yang mudah, namun tidak berlaku untuk Fitter. Untuk seorang pelanggan baru, proses penjualan diawali dengan sales call yang dapat dilakukan oleh penjual melalui telpon atau kunjungan secara langsung kepada pelanggan. Di akhir kunjungan/telpon, penjual menyiapkan kuotasi dengan tulisan tangan pada form yang dibuat rangkap dua. Kuotasi yang asli diberikan kepada pelanggan, salinan pertama difaks dan dikirim ke kantor penjualan dan penjual menyimpan salinan kedua sebagai arsip mereka. Beberapa masalah dapat timbul dalam proses ini, seperti berikut ini: 1. Penjual dapat membuat kesalahan pada kuotasi penjualan. Misalnya penjual di divisi penjualan langsung bisa saja menawarkan diskon kuantitas dan diskon spesial. Jika penjual tidak hati-hati maka kombinasi kedua diskon bisa jadi sangat besar sehingga perusahaan mendapat keuntungan yang kecil atau bahkan tidak ada keuntungan untuk pesanan tersebut. 2. Penjual mengirimkan salinan kuotasi penjualan ke kantor penjualan melalui faks, tetapi kadang pelanggan menelpon untuk memesan SEBELUM faks dikirim. Pada kasus seperti ini petugas di kantor penjualan tidak memiliki pengetahuan tentang kesepakatan penjualan (yang ditulis pada kuotasi) dan harus meminta pelanggan untuk mengulang informasi yang tertulis di kuotasi. Sebaliknya, jika kuotasi sudah di faks, datanya mungkin belum dimasukkan ke database pelanggan, sehingga pelanggan harus tetap mengulang informasi pesanan. Situasi ini juga bisa menimbulkan duplikasi pesanan. 3. Faks yang diterima kantor penjualan adalah salinan dari tulisan tangan yang mungkin tidak terbaca. Selain permasalahan-permasalahan di atas, terdapat pula ketidakefisienan dalam proses pemesanan. 

Menentukan Tanggal Pengiriman. Saat pelanggan memasukkan pesanan, mereka biasanya

menanyakan tentang tanggal pengiriman. Untuk mendapatkan tanggal pengiriman, petugass harus mengontak penyelia gudang dan menanyakan apakah pesanan pelanggan dapat dikirim langsung dari gudang, atau harus ditunda sampai kiriman dari produksi diterima. Namun karena penyelia gudang biasanya sibuk untuk mengudate tingkat persediaan, menjumlahkan semua pesanan yang harus dipenuhi, dan mengetahui berapa pesanan yang masih dalam proses di kantor penjualan, maka mereka hanya bisa memberikan estimasi tanggal pengiriman. Setelah petugas memperoleh estimasi tanggal pengiriman, dia menentukan metode pengiriman dan berapa lama waktu yang dibutuhkan 

Mengecek Status Kredit Pelanggan. Pada tahapan selanjutnya, petugas mengecek status kredit

pelanggan. Pengecekan harus melibatkan bagian akuntansi. Untuk pelanggan baru, maka petugas penjualan mengisi kertas pengecekan pelanggan yang memasukkan data pelanggan dan jumlah pesanan. Form ini dikirim ke akuntansi dimana akuntan akan melakukan pengecekan kredit lalu mengirimkan kembali form pengecekan pelanggan dengan menunjukkan batasan kredit pelanggan. Jika pesanan datang dari pelanggan lama, petugass penjualan akan mengecek Laporan (bentuk kertas)




Memasukkan Pesanan Pelanggan ke Sistem Pemasukan Pesanan Pelanggan. Setelah detail

pesanan ditentukan, petugas penjualan memasukkan pesanan ke dalam sisem pemasukan order. Program komputer malakukan empat pekerjaan penting. Pertama, menyimpan data pesanan pelanggan, yang akan digunakan selanjutnya untuk menganalisis kinerja penjualan pada tingkat divisi. Kedua, mencetak daftar pengepakan dan label pengiriman untuk gudang yang akan digunakan untuk mengambil (pick), mengepak (pack), dan mengirimkan pesanan pelanggan. Ketiga, memproduksi file data untuk semua transaksi untuk departemen akuntansi yang akan digunakan untuk menyiapkan tagihan (invoice), yang juga digunakan untuk keuangan, pajak dan akuntansi manajemen). Keempat, file data dikopi ke USB key setiap malam untuk diupload ke sistem akuntansi berbasis PC perusahaan.

Pemenuhan Pesanan (Order Filling)

Proses untuk pemenuhan order Fitter tidak lebih efisien dari pada proses pesanan penjualan. Daftar pengepakan dan label pengiriman dicetak di departemen penjualan dua kali dalam sehari – siang dan di akhir hari kerja. Dokumen ini dibawa secara manual ke gudang, untuk kemudian disortir secara manual menjadi pesanan kecil dan pesanan besar. Departemen produksi memproduksi dan membukus snack bar dan mengepaknya dalam kotak display, 24 bar untuk setiap kotak. Kotak display memiliki cetakan promosi dan ditujukan untuk pajangan. Fitter mengepak 12 kotak display ke dalam sebuah kotak pengiriman standar. Gudang menyimpan kotak display secara tersendiri dan kotak pengiriman, diatur berdasarkan tipe label (Merek Fitter atau Merek Toko), jadi tergantung pada tingkat persediaan di gudang personel produksi bisa mentransfer kotak display individual secara langsung ke gudang atau mereka dapat mengepak kotak display ke dalam kotak pengiriman. Untuk order kecil (tidak bisa memenuhi 1 kotak pengiriman), pengambil pesanan pergi ke gudang dengan keranjang jinjing dan mengambil kotak display yang terdaftar di daftar pengepakan. Jika kotak display tidak tersedia dalam jumlah cukup di gudang untuk memenuhi sebuah pesanan, pengambil pesanan bisa membuka sebuah kotak pengiriman untuk memenuhi jumlah kotak display yang dibutuhkan pesanan tertentu. Mereka harus melaporkan kepada penyelia jika melakukan hal ini agar catatan persediaan tetap terupdate – namun terkadang hal ini tidak dilakukan. Pengambil pesanan kemudian membawa kotak display kembali ke area pengepakan pesanan kecil, dimana kotak display ini dipak ke dalam kotak berlabel – dengan daftar pengepakan di dalamnya – dan disiapkan untuk pengiriman oleh pengirim paket kecil. Untuk pesanan besar (satu atau lebih kotak pengiriman), pengambil pesanan menggunakan forklift untuk memindahkan sejumlah kotak pengiriman ke area pengepakan pesanan besar. Pekerja memberi label kotak pengiriman untuk dikirim, dimasukkan ke dalam pallet dan menyambungkannya ke pallet dengan plastic shrink-wrap sebagai perlindingan. Pallet-pallet ini dikirim oleh salah satu dari dua truk pengiriman Fitter atau pengangkut umum Less-than-Truckload (LTL).


FS menggunakan basis data personal komputer untuk mengelola tingkat persediaan di gudang. Program menyesuaikan angka tingkat persediaan setiap hari, menggunakan data dari catatan produksi (menunjukkan apa yang sudah ditambahkan ke gudang), daftar pengepakan (menunjukkan apa yang sudah dikirim dari gudang), dan sumber-sumber data lainnya (seperti kotak pengiriman yang dibuka untuk mengambil kotak display). Setiap bulan staff gudang melakukan perhitungan persediaan fisik untuk membandingkan antara persediaan yang sesungguhnya di tangan dengan catatan persediaan yang ditunjukkan pada basis data. Perhitungan persediaan bulanan Fitter menunjukkan bahwa tingkat persediaan 95% akurat dan mungkin tidak terlihat terlalu buruk tetapi adanya kesalahan 5% berarti Fitter secara reguler mengalami masalah dalam memenuhi pesanan. Mengingat snack bars tidak tahan lama, Fitter menjaga agar persediaan tetap rendah. Tingkat persediaan berubah dengan cepat dalam sehari, dan sistem Fitter saat ini tidak menyediakan metode yang baik untuk mengecek ketersediaan persediaan. Akibatnya, seorang pengambil pesanan mungkin pergi ke rak untuk mengambil sebuah pesanan dan menemukan bahwa snack bars tidak cukup untuk memenuhi pesanan. Dalam kasus seperti ini ada beberapa kemungkinan: 

Mungkin ada tipe snack bar yang sama di area produksi – siap untuk ditransfer ke gudang – yang berarti pengambil pesanan dapat menunggu sampai persediaan diterima di gudang untuk menyelesaikan pesanan



Untuk pelanggan yang penting yang membeli snack bar dengan merk toko, produksi bisa mengubah pembungkus dan label kotak display yang saat ini sedang dalam produksi menjadi merk pelanggan untuk memenuhi pesanan pelanggan tersebut.



Dalam situasi lain, pelanggan mungkin bersedia menerima pengiriman sebagian terdiri dari berapa pun yang ada di gudang, sementara sisanya dikirim pada saat sudah tersedia (dikenal juga dengan backorders)



Pelanggan mungkin menginginkan untuk mengambil barang yang ada, membatalkan sisanya, lalu memesan lagi nanti



Jika pelanggan masih memiliki persediaan di tempat mereka, mungkin pelanggan memilih untuk menunggu sampai seluruh pesanan dapat dikirimkan sehingga menghemat ongkos pengiriman.

Untuk menentukan apa yang akan dilakukan pada situasi ini, pengambil pesanan mungkin berdiskusi dengan penyelia gudang, penyelia produksi dan petugas penjualana. Apapun hasilnya, penyelia gudang harus mengontak petugas penjualan sehingga ia dapat memberikan informasi kepada pelanggan (yang tidak selalu dilakukan saat situasi sedang sibuk) dan departemen akuntansi sehingga mereka dapat mengubah tagihan kepada pelanggan. Akuntansi dan Faktur (Accounting and Invoicing)

Tagihan kepada pelanggan juga bermasalah. Pertama, data dari sistem pemasukan order sayaat ini hanya dimasukkan ke dalam sistem akuntansi di akhir hari, sehingga departemen akuntansi tidak memiliki informasi tentang pesanan penjualan yang baru sampai keesokan harinya. Petugas juga secara manual harus menyesuaikan pada sistem pemasukan pesanan dan sistem akuntansi untuk pengiriman sebagian dan untuk perubahan-perubahan lain yang terjadi selama proses pemenuhan pesanan. Sering Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan © Mahendrawathi ER, 2015

kali, koreksi tidak dilakukan pada kedua sistem yang menyebabkan perbedaan yang harus dikoreksi pada akhir bulan, dimana lebih sulit untuk pihak yang terlibat mengingat apa yang terjadi! Penundaan koreksi pesanan juga terkadang menyebabkan tagihan yang terlambat dan tidak akurat. Jika tagihan yang sudah selesai sedang meunggu untuk dikirim saat gudang memberitahukan ke bagian akuntansi tentang pengiriman sebagian, maka tagihan baru harus disiapkan. Dalam kasus apa pun, sebuah tagian biasanya dikirim kepada pelanggan, terpisah dari pengiriman. Pembayaran dan Pengembalian (Payment and Returns)

Prosedur Fitter untuk memroses pembayaran seringkali membuat pelanggan frustrasi. Hampir semua pelanggan membayar tagihan dalam 10 hari akan menerima diskon 2%. Jika ada kesalahan dalam proses penjualan atau proses pemenuhan pesanan – dari kutipan/kuotasi awal sampai memasukkan pesanan ke dalam sistem pesanan penjualan kemudian pemenuhan pesanan di gudang – pelanggan akan menerima tagihan yang salah. Walaupun Fitter memberikan pelanggan dua salinan tagihan, banyak pelanggan yang tidak mengirimkan kembali salah satu salinan dari tagihan dengan pengirimannya, seperti yang telah diinstruksikan. Kesalahan terkadang menyebabkan akun pelanggan yang salah yang dikredit. Proses pengembalian Fitter juga bermasalah. Snack bar Fitter tidak mengandung pengawet, maka masa pakainya terbatas. Sehingga perusahaan memiliki kebijakan untuk mengekredit akun pelanggan untuk snack bar yang dikembalikan karena melewati tanggal “sell by” (kebijakan yang sangat murah hati, karena sangat sulit untuk mengetahui siapa – Fitter atau pelanggan – yang bertanggung jawab atas tidak terjualnya snack bar sebelum batas kadaluarsanya). Fitter juga memberikan kredit untuk kotak yang rusak atau cacat yang dikembalikan oleh pelanggan. Pelanggan seharusnya menelpon Fitter untuk mendapatkan sebuah nomer Returned Material Authorization (RMA) untuk mempermudah proses pengkreditan. SAat kotak dikembalikan kepada Fitter, departemen penerima mengisi lembar pengembalian material dengan tulisan tangan, yang menyebutkan nama pelanggan yang mengembalikan barang, barang yang dikembalikan dan nomer RMA. Namun, banyak pelanggan tidak menelpon untuk mendapatkan nomer RMA, atau tidak mencantumkannya saat mengembalikan material sehingga lebih mempersulit departemen akuntansi untuk mengkredit akun yang benar. Tulisan tangan yang jelek pada lembar pengembalian material juga sering menimbulkan masalah bagi akuntansi. Saat akun melewati waktu pembayaran, Fitter mengirimkan sebuah surat tagihan, yang mengacu pada sebuah surat pemberitahuan kepada pelanggan bahwa akun mereka sudah terlewat dan meminta pembayaran jika pembayaran belum dilakukan. Jika akun tetap lalai, surat tagihan menjadi semakin mengancam. Akan tetapi, jika akun pelanggan tidak dikredit dengan benar, maka pelanggan bisa menerima surat tagihan yang salah, atau menerima panggilan bahwa mereka melebihi batasan kredit setelah melakukan pesanan baru. Situasi seperti ini dapat menodai hubungan baik dengan pelanggan lama ataupun baru. Sales and Distribution pada ERP

Setelah mengetahu kondisi “as is” dari Fitter Snacker, pada bagian ini akan dibahas bagaimana sistem ERP dapat meningkatkan proses penjualan dari FS.


Sebuah sistem ERP dapat meningkatkan proses pesanan penjualan perusahaan dalam beberapa cara. Sistem ERP menggunakan database yang tunggal, maka ia dapat meminimalkan kesalahan pemasukan data dan menyediakan informasi yang akurat secara real time kepada seluruh pengguna. Sistem ERP juga dapat melacak semua data transaksi (seperti tagihan, daftar tagihan, nomer RMA, dan pembayaran) yang terlibat dalam proses pesanan penjualan. Kita akan melihat bagaimana sebuah Sistem ERP, yaitu SAP ERP terutama modul Sales and Distribution (SD) dapat mengelola seluruh proses pesanan penjualan. (Software ERP lain menangani proses ini dengan cara yang sama. Dalam SAP ERP, transaksi penting dan kejadian penting diberi sebuah nomer untuk tujuan pencatatan. Bukti elektronik dari sebuah transaksi dalam SAP ERP disebut “document”. Modul Sales and Distribution SAP ER, memperlakukan proses pesanan penjualan sebagai sebuah siklus kejadian. SAP ERP mendefinisikan sampai 6 kejadian untuk setiap penjualan:

•

Aktivitas pra-penjualan (Pre-sales activities) Pemrosesan Pesanan Penjualan (Sales order processing)

•

Penentuan Sumber Persediaan (Inventory sourcing)

•

•

Pengiriman (Delivery) Tagihan (Billing)

•

Pembayaran (Payment)

•

Pre-sales activities

Langkah pertama dalam proses penjualan dan distribusi SAP ERP adalah aktivitas pra-penjualan. Pada fase ini pelanggan dapat memperoleh informasi harga tentang produk perusahaan, melalui inquiry (permintaan informasi) atau sales quotation (kuotasi penjualan). Perbedaan antara sebuah permintaan informasi dengan sebuah kuotasi penjualan adalah kuotasi penjualan adalah dokumen tertulis dan mengikat; penjual menjamin pembeli bahwa, untuk suatu periode waktu, mereka dapat membeli produk pada harga yang disebutkan pada kuotasi. Sebuah inquiry hanya pernyataan tentang harga, tanpa ada jaminan. Pada kedua kasus, kejadian ini disimpan dalam database sentral. Aktivitas pra-penjualan juga termasuk aktivitas pemasaran seperti melacak kontak pelanggan – termasuk panggilan pelanggan, kunjungan dan surat-menyurat. Sebuah perusahaan dapat mempertahankan data pelanggan dalam sistem ERP dan membuat mailing lists berdasarkan karakteristik tertentu pelanggan, yang meningkatkan usaha pemasaran secara tertarget. Sales order processing

Pada sistem SAP ERP, pemrosesan pesanan penjualan adalah serangkaian aktivitas yang harus dilakukan untuk mencatat pesanan penjualan. Pesanan penjualan bisa berawal dari kuotasi atau inquiry yang dibuat pada langkah pra-penjualan. Setiap informasi yang terkumpulkan dari pelanggan untuk mendukung kuotasi (nama kontak, alamat, nomer telepon) secara langsung dimasukkan ke dalam pesanan penjualan (sales order). Langkah pemrosesan pesanan penjualan yang kritis termasuk mencatat item yang akan dibeli, menentukan harga penjualan, dan mencatat kuantitas yang dipesan. Pengguna dapat mendefinisikan Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan © Mahendrawathi ER, 2015

berbagai alternatif penentuan harga dalam sistem SAP ERP. Sebagai contoh, perusahaan dapat menggunakan harga tergantung produk, seperti menetapkan diskon kuantitas untuk item tertentu, atau dapat menentukan diskon tergantung pada produk dan pelanggan tertentu. Mengkonfigurasi sebuah skema penentuan harga yang kompleks membutuhkan pekerjaan pemrograman yang cukup banyak, namun begitu sistemnya tersedia, maka ia dengan otomatis menghitung harga yang tepat untuk setiap pelanggan, menghilangkan banyak permasalahan yang saat ini dialami oleh Fitter. Saat pemrosesan pesanan penjualan, sistem SAP ERP memeriksa tabel piutang dagang (account receivable) di basis data ERP untuk mengkonfirmasi kredit pelanggan yang tersedia. SAP ERP menambahkan nilai dari pesanan kepada sisa kredit pelangan, dan membandingkan hasilnya dengan batasan kredit pelanggan (yang juga tersedia pada basis data). Jika pelanggan memiliki kredit yang cukup, pesanan dapat diselesaikan. Jika tidak, sistem SAP ERP mengarahkan staf penjualan untuk menolak pesanan, menelpon pelanggan untuk memeriksa pembayaran terakhir, atau mengontak bagian akuntansi untuk mendiskusikan situasi-situasi yang mungkin meringankan pelanggan tersebut. Inventory sourcing

Saat mencatat sebuah pesanan, sistem SAP ERP memeriksa catatan persediaan perusahaan dan catatan rencana produksi untuk melihat apakah material yang diminta tersedia dan dapat dikirim pada tanggal yang diinginkan oleh pelanggan. Cek Available-to-promise (ATP) termasuk juga waktu pengiriman, dengan mempertimbangkan akhir minggu dan hari libur. Pada sistem SAP ERP, ketersediaan secara otomatis diperiksa dan sistem akan merekomendasikan peningkatan pada rencana produksi jika diperkirakan akan terjadi kekurangan. SAP juga menyimpan sebuah catatan tentang semua pesanan yang ada, sehingga kalau pun produk atau pesananan tertentu masih di gudang, sistem tidak akan membiarkannya dijual kepada pelanggan lain. Delivery

Pada sistem SAP, membuat sebuah delivery (pengiriman) berarti merilis dokumen yang digunakan oleh gudang untuk mengambil, mengepak, dan mengirimkan pesanan – dan bukan seperti definisi tradisional yaitu mentransfer barang. Proses ini memungkinkan pengiriman dibuat sehigga gudang dan aktivitas pengiriman dilakukan dengan efisien (misalnya, menggabungkan pesanan yang serupa untuk pengambilan/picking, atau mengelompokkan pesanan berdasarkan metode dan tujuan pengiriman). Setelah sistem membuat dokumen untuk pengambilan, pengepakan dan pengiriman, dokumen ditransfer ke modul Material Management, dimana aktivitas pengambilan, pengepakan dan pengiriman dilakukan. Billing

Selanjutnya, sistem SAP ERP membuat sebuah tagihan dengan mengcopy data pesanan penjualan ke dalam dokumen tagihan. Akuntansi dapat mencetak dan mengirimkan dokumen ini, memfaksnya, atau mentransmit secara elektronij kepada pelanggan. Catatan akuntansi juga diperbaharui pada saat ini.


Untuk mencatat penjualan, SAP ERP mendebit (meningkatkan) account receivable (piutang dagang) dan mengkredit penjualan, sehingga mengupdate catatan akuntansi secara otomatis. Payment

Saat pelangga mengirimkan pembayaran, pembayaran ini harus dicatat dalam sistem SAP. Jika pembayaran dilakukan secara elektronik, dapat diproses secara otomatis oleh sistem ERP SAP, yang mencatat pembayaran sebagai dokumen pesanan penjualan elektronik, mendebit akun kas dan mengkredit (mengurangi) sisa akun pelanggan. Jika pelanggan mengirimkan cek, seorang staf harus secara manual memasukkan informasi pembayaran pelanggan, di mana sistem memperbaharui semua informasi terkait dengan penjualan. Pencatatan dengan tepat waktu dari transaksi ini berpengaruh terhadap ketepatan waktu dan akurasi dari pengecekan kredit selanjutnya bagi pelanggan. Dengan sistem saat ini, Fitter memiliki masalah dalam mendapatkan hasil pengecekan kredit yang akurat, seringkali memblok pesanan untuk pelanggan yang masih dalam batasan kredit, sementara memberikan kredit untuk pelanggan yang melebihi dari batas yang ditentukan.

Pertanyaan

1. Asumsikan anda adalah manajer pemasaran baru di Fitter Snacker, direkrut untuk menyelesaikan beberapa masalah yang dihadapi perusahaan seperti yang dijelaskan pada bagian ini. Jelaskan semua masalah yang anda tangkap terkait dengan proses penjualan Fitter Snacker yang menggunakan sistem terpisah-pisah untuk bagian Sales, Warehouse dan Accounting. Bagaimana anda meyakinkan manajemen puncak tentang pentingnya meningkatkan sistem sekarang dengan menggunakan sistem ERP? 2. Bagaimana sistem ERP dapat mengatasi masalah yang disebutkan pada bagian 1? 3. Proses akuntansi pesanan pelanggan Fitter saat ini melakukan pencatatan penjualan pada setiap divisi dan secara periodic mengirimkan data penjualan tertentu untuk penagihan dan pelaporan keuangan. Data pesanan penjualan yang lengkap disimpan di setiap divisi penjualan untuk tujuan analisis bisnis. Misalkan divisi yang berbeda dari Yummy Foods Compan membeli NRG-A dan NRG-B masingmasing dari tiap divisi penjualan Fitter (Wholesale dan Direct Sales). Untuk memperumit masalah, beberapa divisi dari Yummy membeli snack bars dengan merk toko dari Fitter (Yummy memiliki outlet toko serba ada). Manajemen Fitter meminta sebuah analisis terkait akun Yummy. Mereka ingin menentukan apakah ada kesempatan untuk meningkatkan hubungan dengan Yummy; akan tetapi mereka ingin menilai profitabilitas dari hubungan tersebut sebelum melangkah lebih jauh. Tim manajemen ingin melihat produk-produk apa yang dijual tiap divisi ke Yummy, berapa banyak yang terjual and dalam kondisi penjualan seperti apa. Asumsikan bahwa pada sistem Fitter saat ini, semua data hanya tersedia pada tingkat divisi penjualan. Langkah apa yang akan diperlukan untuk menarik analisis tingkat perusahaan ini (Bahas bagaimana setiap divisi menjual produknya). Menurut kalian apakah manajer divisi penjualan akan antusias untuk membagi seluruh data dengan rekannya di divisi lain? Mungkinkah timbul rasa enggan? Kenapa? 4. Melanjutkan contoh kasus Yummy, sekarang asumsikan bahwa Fitter memiliki sistem ERP. Setiap divisi penjualan mencatat penjualan dengan cara yang sama. Catatan penjualan tersedia secara real time dan disimpan pada basis data yang sama di dalam perusahaan. Langkah apa yang diperlukan untuk melakukan analisis tingkat perusahaan? Menurut anda apakah divisidivisi akan menyambut sistem baru ini dengan antusias atau enggan? Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan © Mahendrawathi ER, 2015

5. Misalkan anda adalah karyawan magang di Fitter Snacker yang bekerja langsung di bawah Chief Information Officer (CIO). Tugas pertama anda adalah menulis sebuah memo yang menjelaskan aliran informasi yang buruk antara tiga area fungsional di perusahaan: Pemasaran dan Penjualan, Akuntansi dan Keuangan, dan Manajemen Rantai Pasok. Fokuskan penjelasan khusus pada kurangnya aliran informasi ke dan dari Pemasaran dan Penjualan . 6. Bagaimana sistem ERP seperti SAP dapat mempermudah pencarian nomer pelanggan, menentukan tanggal pengiriman, dan memberikan harga khusus kepada pelanggan tertentu? Ikutkan pembahasan tentang data master. Referensi

Monk, E. and Wagner B. (2013), Concepts in Enterprise Resource Planning


Proses Bisnis Utama dalam Sistem ERP

Recommend Documents