1
PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS)
OLEH:
NINI NURSIMA
PRATIWI
RIZKY JUNIANTO
VENNY
KATA PENGANTAR
Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Alhamdulilah puji dan syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT. karena dengan rahmat dan hidayah-Nya lah kami selaku pelajar SMKN 1 periode 2014-2015 telah dapat menyelesaikan makalah tentang PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS) walaupun dalam makalah ini masih jauh dari kesempurnaan.
Harapan kami selaku pelajar SMKN 1 semoga dalam makalah tentang PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS) ini dapat menyajikan apa yang diinginkan oleh guru kami, serta mampu memberikan materi seoptimal mungkin. sehingga ibu guru bisa menilai secara arif dan bijaksana tentang PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS) ini.
Kami mengucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang telah membantu dan mau bekerjasama serta terlibat dalam menyelesaikan makalah tentang PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS) ini. semoga segala darma bakti yang telah disumbangkan bagi kelancaran pembuatan makalah ini mendapatkan pahala dari Allah SWT, Aamiin.
Akhirnya kami atas nama pelajar SMKN 1 periode 2014-2015 dengan segala kerendahan hati mohon maaf yang setulus-tulusnya atas kekurangan, kesalahan, kekhilafan, kebodohan, serta kecerobohan kami dalam pembuatan makalah ini.
Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dumai, 24 Juli 2016
Salam Hormat,
Pelajar SMKN 1
i
DAFTAR ISI
Prakata ..............................................................................................................................i
Daftar Isi ...........................................................................................................................ii
Bab 1 Pendahuluan...........................................................................................................
Bab 2 Pembahasan...........................................................................................................
Bab 3 Penutup..................................................................................................................
ii
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam era yang serba teknologi saat ini, sudah seharusnya para siswa tau mengenai Prosedur Operasi Standar. Sebagaimana yang kita tau bahwa dengan menerapkan POS untuk masing-masing Satuan Unit Kerja yang ada adalah agar penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau prosedur di tempat kerja tersebut dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau kalaupun terjadi penyimpangan, akan dapat ditemui akar permasalahan dari penyebabnya, dengan demikian secara perlahan dan sedikit demi sedikit kualitas kerja ataupun pelayanan akan menjadi semakin lebih baik dan dapat mengurangi kekecewaan masyarakat sebagaimana yang terjadi selama ini. Untuk itu para siswa harus lebih mengenal POS jauh lebih dalam.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada beberapa permasalahan yang penulis dapatkan. Rumusan permasalahan tersebut adalah sebagaiberikut :
Apa itu POS?
Apa saja simbol-simbol POS?
Apa saja Jenis-jenis POS?
Bagaimana prinsip pelaksanaan POS?
Bagaimana teknik penyusunan POS?
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Pembahasan malah ini mencakup definisi POS, simbol dan Jenis POS, Prinsip pelaksanaan POS dan Teknik penyusunan POS yang baik dan benar
1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut Syamsi (1994:16), Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.
Sementara itu prosedur perkantoran atau sistem perkantoran diartikan sebagai urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan - pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat, 1989:52).
Sedangkan menurut Terry dalam Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.
Menurut Maryati (2007:53), Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor.
Sedangkan menurut Moekijat, (2002:159), standar adalah sesuatu yang dibentuk baik oleh kebiasaan maupun oleh kekuasaan untuk mengukur hal-hal seperti mutu, hasil pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang dipergunakan dalam manajemen.
Dari pengertian diatas menunjukkan betapa pentingnya suatu standar, di dalam perusahaan standar itu dibuat didalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mengukur mutu dan pelaksanaan pelayanan.
Menurut Crisyanti (2011) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah.
Pengertian Standar Operasional Prosedur lainnya adalah suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
2
Menurut (Atmoko, 2011:2), Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Sementara itu, Risyanti (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi relevan karena sebagai tolak ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya.
Singkatnya dari pengertian di atas bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.
Dalam SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja, Sementara itu kinerja atau juga sering di sebut performance adalah sebagai pencapaian hasil atau the degree of accomplishment, pengertian lain bahwa kinerja adalah prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu (Atmoko, 2011:3).
Sementara Faustino (dalam Atmojo,2011) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu individu anggota organisasi kepada organisasinya.
Peter Jennergen (dalam Atmoko, 2011) juga mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai.
Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.
B. Simbol simbol POS
1. Flow Direction symbol (Simbol Arus)
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain atau menyatakan jalannya arus suatu proses. Simbol ini disebut juga connecting line.
2. Terminal Point Symbol (Simbol titik terminal)
Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan.
3. Symbol One Connector (Simbol Penghubung)
Yaitu simbol untuk keluar – masuk atau penyambungan proses dalam lembar / halaman yang sama.
3
4. Symbol Off Page Connector (Simbol baris penghubung)
Yaitu simbol untuk keluar – masuk atau penyambungan proses pada lembar / halaman yang berbeda.
5. Processing Symbol (Simbol Proses)
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
6. Symbol Manual Operation (Simbol kegiatan manual)
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer
7. Symbol Decision (Simbol keputusan)
Simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.
8. Symbol Input-Output (Simbol keluar-masuk)
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
9. Symbol Keying Operation (Simbol Manual Input)
Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard
10. Symbol Preparation (Simbol persiapan)
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage.
11. Symbol Predefine Proses (Simbol proses terdifinisi)
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prosedure
12. Symbol Display (Simbol Tampilan)
Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.
13. Symbol Disk and On-line Storage (Simbol disk dan penyimpanan online)
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk.
4
14. Simbol Magnetic Tape Unit (Simbol unit pita magnetik)
Simbol yang menyatakan input berasaldari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik.
15. Symbol Punch Card (Simbol kartu plong)
Simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
16. Symbol Dokument (Simbol dokumen)
Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
17. Symbol Flowline : (Simbol Garis Alir)
Tanda untuk menunjukan bagian instruksi selanjutnya. Atau digunakan untuk aliran proses
suatau algoritma
18. Symbol Annotation : ( Simbol anotasi)
Berisi catatan supaya mudah dimengertiisi/tujuan Algoritma atau untaian data yang akan diproses.
19. Symbol Off-line Storage (Simbol penyimpanan offline)
Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol iniakan di simpan.
20. Symbol Couple (Simbol pasangan)
Simbol ini menunjukkan suatu data/elemen yang dikirimkan dari satu modul kemodul lainnya. Anak panah dengan lingkaran yang kosong menunjukkan data yang dikirimkan, sedangkan anak panah dengan lingkaran padat menunjukkan elemen kontrol yang dikirimkan.
21. Symbol Magnetik Disk (Simbol magnetik Disk)
Digunakan untuk input atau output yang menggunakan disk magnetik.
5
22. Symbol Magnetik Drum (Simbol magnetik drum)
Digunakan untuk input atau output yang menggunakan Drum Magnetik.
23. Symbol Punched Tape : (Simbol penekan pita)
Digunakan untuk input atau output yang menggunakan pita kertas berlubang.
24. Symbol Sorting Office (Simbol pengurutan office)
Digunakan untuk menunjukan prosses pengurutan data diluar proses komputer.
25. Symbol Transportation/Move (Simbol pemindahan)
Memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.
26. Symbol Delay (Simbol menunggu)
Digunakan untuk material dalam trolley menunggu diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.
C. Jenis Jenis POS
Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.
1. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.
6
2. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:
Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
6
Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis
besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP
administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.
1. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
2. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.
SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.
1. SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final
7
dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
2. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
7
SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.
1. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
7
Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.
2. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.
D. Prinsip Pelaksanaan POS
Prinsip Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:
a. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.
b. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
d. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
f. Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi. 8
E.Teknik Penyusunan SOP
Yaitu:
Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip "Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan"
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca
Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.
Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.
SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.
9
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Standar operasional prosedur sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan program.
Karena SOP merupakan panduan berkerja semua orang dalam organisasi dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak mereka dalam berkerja, maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan mengevaluasi pemakaianya dari waktu kewktu untuk mendapatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.
10
