PT. JATI PUSAKA JAYA JL. DANAU SUNTER UTARA BLOK R NO. 58 RT/TW 001/019 KEL. SUNTER AGUNG KEC. TANJUNG PRIOK JAKARTA UTARA 14350 PROSEDUR TETAP ( NAMA KEGIATAN ) Disiapkan Oleh :
Ttd :
Disahkan Oleh :
Jabatan :
Jabatan :
Tanggal :
Tanggal :
Ttd :
STANDARD OPERATION PROCEDURE ( PENERIMAAN BARANG ) Persiapan Komputer
Persiapan Peralatan Kerja
-
Pastikan computer dalam keadaan on
-
Masukkan User Name & Passport
-
Masuk Barcode ke Program
-
Stempel sudah tersedia, pastikan tanggal penerimaan sudah benar.
Pengecekan Barang
-
Pastikan papan berjalan, pulpen yang sudah siap dipakai.
-
Timbangan digital sudah tersedia dan menyala
-
Checker mengambil surat jalan di Admin sudah lengkap dengan copy PO toko/Invoice/Faktur
-
Checker memanggil supplier yang sudah meyerahkan surat jalan & nomor antrian.
-
Supplier membongkar barang dengan rapi untuk barang Fresh
(Food)
ditempatkan
dikeranjang
industri
dan
Penyimpanan barang Food & Non Food dipisahkan dalam gudang penyimpanan. -
Pengecekan barang dilakukan per-item dicek dengan surat jalan & PO toko.
-
Pastikan fisik barang sesuai dengan surat jalan & PO Toko dan cek juga kemasan barang
-
Pastikan barang dibongkar dari kemasan / karton, untuk kemasan karton ditulis tanggal penerimaan / pengiriman.
-
Untuk barang fresh pastikan sudah QC oleh divisi terkait.
-
Pastikan barang sudah dicek semua, untuk barang fresh tulisan Qty harus jelas, kemudian barang dimasukan ke area receiving & dibawa ke gudang oleh staff receiving.
-
Bilamana menemukan perbedaan pada saat pengecekan, seperti barang lebih atau kurang dibuatkan nota different ditandatangani oleh checker & supplier diketahui oleh dan
ditandatangani supervisor / team leader receiving. -
Pastikan barang sudah terinput semua
-
Setelah selesai receiving data kemudian harus diapprove oleh Supervisor
-
Hasil input surat jalan asli diberikan ke supplier dan tidak lupa diberi stempel receiving, copy surat jalan dan copy di file oleh admin receiving dan disimpan dengan rapi sesuai dengan tanggal kedatangan.
STANDARD OPERATION PROCEDURE ( PENYIMPANAN BARANG ) Rapihkan Storage
Rapihkan storage sebelum masuk produk baru Pastikan sesuai dengan lay out yang telah disiapkan Pastikan pallet tersedia
Persiapan Kerja
Siapkan spidol dan label identifikasi barang Pastikan produk sayuran daun sudah dicrisping terlebih dahulu Untuk produk semua jenis daun bawang, horinso/polling, wansui, tidak boleh dicrisping dan kena air saat mau disimpan. Pastikan produk sayuran daun telah ditutup dengan koran Untuk produk telah diberi label identifikasi Pastikan suhu sesuai dengan standard
Penyimpanan Produk
Penyimpanan produk sesuai dengan lay out dalam chiller untuk sayur buah Lay out fruit : oranges, grape, pears, exotic, organic fruit, local fruit. Lay out vegetable : leavy, dry, import, organic, aeroponik, hidroponik Produk selalu diletakan diatas pallet, pastikan produk rapih dan diberi indentifikasi barang. Penyimpanan sesuai dengan first in first out Produk yang jumlah sedikit diletakan didepan atau digabung dengan yang sedikit pula. Produk curah diletakkan dalam keranjang dan diberikan label identifikasi Maksimal penumpukan keranjang 4 keranjang ke atas Letakkan produk-produk yang kering dan ringan diatas produk yang berat atau basah untuk menghindari kerusakan. Buah-buahan diletakkan pada gudang kering dengan suhu ruang diatas 12°C
Untuk menyimpan jamur harus dibungkus dengan kertas Koran supaya jamur tidak cepat hitam dan lembek – humiditynya terjaga. Tempatkan sesuai dengan jenis produk / kategorinya Pastikan penanganan serta penyimpanan hati-hati dan jangan dibanting Untuk
penyimpanan
buah
pastikan
sesuai
dengan
standart
penumpukan Produk exotic tidak disimpan dibawah blower dalam chiller.
Langkah-Langkah
Barang dimasukan ke gudang dan ditulis di kartu stok
Pengambilan Penempatan
dan Barang
di
Gudang
Barang dimasukan ke gudang dan jangan lupa di grouping ditempat masing – masing dan harus ditandatangani. Staff gudang mengambil barang sesuai dengan permintaan yang ditulis di form permintaan barang. Setiap selesai melakukan pengambilan barang pastikan form permintaan barang dimasukan pada kartu stok masing-masing. Form permintaan barang harus ditandatangani oleh bagian masingmasing Setiap akhir bulan harus membuat laporan barang fast moving dan slow moving Membuat laporan barang-barang yang mendekati expire date Mengkroscek kartu stok dengan barang.
Return/Penerimaan dan
Nota retur terdiri dari 3(tiga) rangkap :
Pengeluaran
Rangkap 1 : untuk admin disimpan/file direceiving Mu Gung Hwa
Return
Barang
Rangkap 2 : untuk supplier setelah barang diterima supplier ditandatangani oleh supir Rangkap 3 : untuk distempel dibarang setelah barang diterima oleh staff receiving untuk memudahkan pengambilan barang. Nota retur dibuat oleh divisi flour & disimpan direceiving setelah difollow up ke supplier oleh divisi tersebut, kemudian nota retur & barang diserahkan kepada staff gudang dan dicek oleh staff gudang nota retur dengan barang tersebut. Penggembalian barang retur setelah supplier dating ke toko / saat pengiriman barang, nota tersebut ditandatangani, diberi nama jelas &
no. kendaraan, supplier tersebut diketahui & ditandatangani oleh SPV / Team leader receiving kemudian copy nota return diberikan ke supplier. Pemotongan return setelah barang tersebut dikembalikan ke supplier setelah ditandatangani oleh supplier. Nota return yang sudah dipotong di file dan disimpan rapi. Pemusnahan
Barang
–
Pastikan Form pemusnahan (damage) sudah ditandatangani oleh
untuk menghancurkan dan
supervisor divisi terkait, disetujui oleh MOD Toko dan Supervisor
mendata produk yang tidak
receiving pada saat pemusnahan barang tersebut.
bisa dijual / dikonsumsi.
Pastikan barang-barang tersebut dimusnahkan. Form damage disimpan direceiving.
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ( PENDISTRIBUSIAN ) Penghitungan Stock Barang
-
Pengecekan PO yang masuk dari semua toko oleh staff pemasaran
di Gudang
-
Pengecekan komputer utk stock barang yang ada digudang.
-
Pengecekan kembali barang digudang / storage
-
Pengurangan stock barang untuk barang-barang yang telah diambil.
-
Pembuatan Faktur untuk barang-barang yang ada
-
Pengeluaran barang berdasarkan faktur dan copy faktur harus selalu disimpan oleh manager gudang.
-
Barang yang akan dikirimkan dipisahkan dari gudang utama ke gudang transit
Pengiriman Barang
-
Pemasangan
stiker
untuk
produk-produk
yang
akan
dikirimkan ke toko-toko oleh staff hall. -
Barang-barang yang akan dikirimkan dipisahkan dan diatur berdasarkan
jenis
barang
dan
diatur
didalam
truk
berdasarkan jenis barang. Tidak ditumpuk lebih dari 4 dus keatas. Barang-barang yang berat diletakan paling bawah. -
Barang – barang yang memerlukan perhatian khusus seperti makanan beku / daging / ice cream harus disiapkan dengan es batu kering, stirofoam atau menggunakan truk pendingin khusus.
-
Barang-barang yang telah siap dikirimkan, diserah terimakan antara petugas gudang dengan supir / kurir yang akan mengantarkannya.
-
Surat Jalan dan Invoice / Faktur harus disiapkan dan
diserahkan kepada supir / kurir.
Setelah pengiriman barang
-
Setelah barang dikirimkan, surat jalan, faktur dan invoice diserahkan ke bagian pemasaran
-
Dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk pengurusan administrasi dan untuk mengetahui stock barang yang keluar pada hari tersebut dan pembuatan laporan harian, mingguan dan bulanan
PT. KOIN BUMI JL. SENAYAN NO. 43 BLOK S KEBAYORAN BARU JAKARTA SELATAN 12180 PROSEDUR TETAP ( NAMA KEGIATAN ) Disiapkan Oleh : YENI C
Ttd :
Disahkan Oleh :
Jabatan : SEKRETARIS
Jabatan :
Tanggal : 02 OKTOBER 2009
Tanggal :
Ttd :
STANDARD OPERATION PROCEDURE ( PEMBERSIHAN MELIPUTI LANTAI, DINDING, LANGIT-LANGIT ) Tujuan : supaya peralatan pendukung kerja dan area kerja bersih, terawat dan hygienis bebas dari bakteri sehingga menimbulkan / menyebabkan kontaminasi terhadap produk. Waktu Pembersihan -
-
Sanitasi dilakukan malam hari setelah tutup
dilakukan oleh petugas cleaning service. -
toko -
Sanitasi dilakukan secara
Untuk alat-alat tertentu, sebelum pulang pastikan tidak ada kotoran tersisa dan peralatan yang berantakan
-
teliti pada semua equipment stainless
Pembersihan lantai setiap pagi sebelum toko dibuka
Selalu bersihkan dan rapihkan area proses kerja setiap selesai kerja
-
Pembersihan dinding dan langit-langit gudang setiap minggu atau pengecatan kembali atau perbaikan langitlangit gudang apabila diperlukan.
-
Melakukan pest control setiap bulan sesuai kontrak dengan pihak luar yang bertugas untuk menanganinya.
-
Membasuh kedua telapak tangan dengan air
-
Gosokan hand soap secukupnya
-
Bilas kembali, dari ujung jari tangan sampai siku tangan
-
Setelah selesai menggunakan solar, staff diharuskan membersihkan tangan karena solar adalah zat kimia yang berbahaya.
-
Setelah selesai menggunakan obat-obatan pel,
sebaiknya membersihkan tangan dengan hand soap. -
Sebelum melakukan sanitasi, langkah pertama staff
Persiapan Kerja
adalah menyiapkan bahan-bahan sebagai berikut :
Mencuci tangan
Solar, Air, Tempat Semprotan, Sarung Tangan, Kain Lap, Sapu, Sapu dengan tangkai panjang, Pengki, Alat Pel (Kain, Bak, Cairan Pel) -
Isi air kedalam botol kurang lebih 2 gelas air
Bahan-bahan yang diperlukan
-
Tuangkan solar kedalam botol kurang dari 2 tutup botol
- Pembersihan Peralatan
-
Air dan solar diaduk hingga merata
-
Semprotan sanitasi pada equipment seperti pisau, slincer, mincer, bone saw, timbangan
-
Sanitasi digunakan untuk stainless equipment
-
Untuk staff pagi harus melakukan pencucian ulang, gunanya untuk menghilangkan cairan sisa sanitasi dan bakteri pada equipment.
-
Pembersihan lantai supermarket, gudang, toilet dengan menggunakan sapu, pengki, dan peralatan pel (kain pel,
- Pembersihan lantai, dinding dan langit-langit
bak pel dan obat-obatan) -
Pembersihan dinding dan langit-langit dari debu dan sarang laba-laba atau sarang tikus, tutup semua lubang keluar dan pastikan disetiap sudut tidak terdapat sarang laba-laba.
-
Pengecekan kebersihan dinding dan langit-langit dilakukan setiap minggu oleh petugas cleaning service.
Penyimpanan
-
Solar tidak boleh berada di area proses
-
Solar disimpan ditempat yang aman dan jauh dari proses
-
Solar harus disimpan rapih setelah digunakan
-
Alat-alat pel dan obat-obatannya disimpan ditempat yang aman dan tidak berdekatan dengan gudang
-
Rapihkan alat-alat kebersihan dan simpan pada tempatnya – tidak tercampur dengan peralatan lainnya.
Standard Operation Procedure Tujuan : Agar lebih terkontrol setiap tamu yang data Langkah – Langkah Visitor
Visitor (Sales, SPG, SPM) yang bertugas menggunakan Name Tag Visitor Mencatat jam kedatangan / pulang, nama supplier dibuku tamu serta keterangan. Untuk sales jam kedatangan dari jam 08.00 sampai dengan 13.00 Untuk SPG & SPM permanent menggunakan name tag SPG Mu Gung Hwa Untuk sales dilarang membawa barang ke area toko Visitor disimpan diadmin receiving
Standard Operation Procedure Tujuan : Untuk control lebih mudah karena dikontrol langsung oleh receiving. Langkah-Langkah Karton Bekas
Penjualan
Penjualan karton bekas harus sesuai perjanjian dengan MOD Toko Pada
saat
pengambilan
karton
bekas,
harus
diketahui
oleh
SupervisorReceiving / Team Leader dan dicatat dibuku penjualan. Hasil penjualan diserahkan oleh Receiving kepada Supervisor kasir dan ditandatangani serta diketahui oleh MOD Toko Data disimpan di admin receiving
Standard Operation Procedure Penarikan Expired Date Tujuan : Agar tidak terjadi adanya product expire yang dijual
Check
Langkah
Keterangan
Persiapan
-Siapkan form penarikan expired date dan alat tulis -Cocokan form penarikan produk dengan gondola atau kategori yang akan dicek expirednya
Proses Penarikan
-Tarik item/produk dari display yang tertera pada kolom setelah kita catat (record). -Beri keterangan sudah ditarik pada kolom keterangan apabila sudah ditarik dari display.
Pasca Penarikan
-Pastikan prdouk dibungkus/packing serta diberi indentifikasi dan ditaruh ditempat CN bagi barang yang diretur. -Pastikan produk dibungkus/packing serta diinput diinventori bagi barang yang tidak bisa retur (stock lost)
Follow Up
-Pastikan barang yang ditarik diinform ke supervisor untuk persetujuan dan tindak lanjut ke supplier.
Standard Operation Procedure Display Tujuan : Memudahkan customer dalam mencari produk dan FIFO produk berjalan dengan baik.
Check
Langkah
Keterangan
Pastikan produk mudah
-Nama produk (brand) disusun secara horizontal atau tampak
dilihat
depan. -Display dapat berdasarkan ukuran produk maupun harga.
Pastikan
produk
mudah
diambil Pastikan
-Penumpukan produk (stacking) disesuaikan dengan tinggi maupun kapasitas rak.
produk
mudah
-Maksimal tinggi pendisplayan 2 tingkat
dikembalikan Pastikan produk faceout /
-Nama produk (brand) Nampak kelihatan
tampak depan Pastikan produk display /
-Barang datang / barang dari gudang ditempatkan dibelakang
berdasarkan FIFO
produk baris depan (lama)
Standard Operation Procedure Display Tujuan : Memudahkan customer dalam mencari produk dan FIFO produk berjalan dengan baik.
Check
Langkah
Keterangan
Pastikan produk mudah
-Nama produk (brand) disusun secara horizontal atau tampak
dilihat
depan. -Display dapat berdasarkan ukuran produk maupun harga.
Pastikan
produk
mudah
diambil Pastikan
-Penumpukan produk (stacking) disesuaikan dengan tinggi maupun kapasitas rak.
produk
mudah
-Maksimal tinggi pendisplayan 2 tingkat
dikembalikan Pastikan produk faceout /
-Nama produk (brand) Nampak kelihatan
tampak depan Pastikan produk display /
-Barang datang / barang dari gudang ditempatkan dibelakang
berdasarkan FIFO
produk baris depan (lama)
Standard Operation Procedure Display Tujuan : Memastikan estimasi produk sesuai kebutuhan toko dan perputaran barang
Check
Langkah Persiapan
Keterangan -Siapkan form order beserta alat tulis -Cek PO direceiving supaya tidak terjadi double order -Form order disesuaikan dengan nama supplier
-Proses pengorderan
-Hitung dan pastikan stock barang gudang supaya tidak terjadi
-cek stock gudang
penumpukan barang / over stock
-Cek stock display/pajang
-Hitung dan pastikan stock barang gudang supaya tidak terjadi penumpukan barang/over stock
-Estimasi order
-Order produk berdasarkan perputaran barang per-minggu
-Pasca pengorderan
-Paraf kolom pengorder dan minta persetujuan dari spv / leader
persetujuan/approval
divisi.
Standard Operation Procedure Floor Display / Dancing Up Tujuan : Untuk mengurangi stock aging / penumpukan barang digudang dan menambah sales toko.
Check
Langkah -Persiapan
Keterangan -Siapkan alat display / dancing up (pallet, kardus kosong, taplak cover, signage/p.o.p) -Setting area untuk floor display / dancing up (tentukan letaknya) -Persiapan produk yang mau difloor display / dancing up dengan mengecek gudang maupun barang datang
-Proses display
-Pastikan tinggi minimal 80cm dan maksimal 100cm -Pastikan lebar produk tidak melebihi alias display -Pastikan floor display / dancing up tidak menganggu arus lalu lintas customer -Produk yang difloor display / dancing up dapat disesuaikan dengan season maupun secara cross merchandising. -Pastikan floor display/dancing up dibuat semenarik mungkin (atraktif)
-Pasca display
-Pastikan kardus/karton bekas produk dirapikan dan dilipat serta dikumpulkan pada tempat yang sudah ditunjuk. -Pastikan
juga
sampah
plastic
bekas packing
product
dikumpulkan dan dibuang ditempat sampah.
Standard Operation Procedure Permintaan barang ke gudang Tujuan : Agar tidak terjadi kekosongan barang di area pajang.
Check
Langkah -Persiapan
Keterangan -Siapkan form permintaan barang beserta alat tulis -Persiapan troli barang untuk pengambilan produk.
-Proses permintaan
-Isi form permintaan barang sesuai dengan barang yang diperlukan untuk displayan -Minimal permintaan barang 1 karton
-Produk sisa display disimpan diruang transit dan diinventori -Pastikan sisa produk diruang transit terdisplay semua sebelum meminta produk ke gudang kembali. -Pasca permintaan
-Pastikan produk sisa display disimpan digudang transit -Produk yang masuk gudang transit dicatat dikartu stock atau dicatat di log book untuk inventori -Kembalikan troli barang pada tempatnya.
Standard Operation Procedure Stock Lost Tujuan : Menghindari kerugian barang yang tidak terdata
Check
Langkah -Persiapan
Keterangan -Siapkan buku inventori dan alat tulis untuk mencatat data -Persiapkan produk dari tempat
-Proses stock lost
-Pastikan tercatat SKU dengan benar, nama produk, serta
-Penginputan
kuantiti yang akan dimusnahkan -Berikan keterangan produk tersebut di stock lost -Pastikan
dalam
pemusnahan
dan
penginputan
produk
diharapkan
produk
didampingi staff receiving dan security -Untuk
mempermudah
penginputan
berdasarkan kelompok atau kategori -Pasca stock lost
-Pastikan setelah produk tercatat/terdata dihancurkan kemudian
-Rapikan produk
dibuang ditempat sampah.
Standard Operation Procedure Cek Suhu Dairy Tujuan : Untuk menghindari kerusakan produk, apabila ada masalah dengan showcase dairy.
Check
Langkah
Keterangan
-Persiapan
-Siapkan form cek suhu dairy dan alat tulis
-Proses pengecekan
-Pastikan cek suhu showcase per unit, dengan standar suhu
-Penginputan
yang normal 0°C - 7°C -Bila terjadi defrost pada showcase tunggu 30 menit, bilan berkelanjutan laporkan ke maintenance/teknisi. -Interval/waktu pengecekan dimulai pukul 07.00, 11.00,
14.00 dan 20.00 -Pasca pengecekan
-Pastikan terdapat approve supervisor setelah melaksanakan pengecekan -Simpan kembali form pengecekan pada tempat yang ditentukan.
Standard Operation Procedure Cuci showcase & frozen island Tujuan : Untuk menghindari kerusakan produk, apabila ada masalah dengan showcase dairy.
Check
Langkah
Keterangan
-Persiapan
-Siapkan peralatan (selang, air, ember, lap/kanebo)
-Proses pencucian
-Pindahkan produk yang akan dibersihkan ketempat yang lain --Buka partikel penutup showcase & frozen (baut, papan partisi) -Pastikan posisi mesin showcase / frozen pada posisi off saat akan dicuci agar tidak terjadi korsleting -Siram bagian partikel yang tertutup es sampai bersih -Pastikan menggunakan lap kering atau kanebo dalam proses pengeringan -Tutup kembali partikel serta partisi setelah selesai dan pastikan dengan benar
-Pasca pencucian
-Display kembali produk sesuai pada penempatannya -Pastikan
peralatan
pencucian
tersimpan
kembali
pada
tempatnya.
Standard Operation Procedure Cleaning area Tujuan : Agar tetap terjaga kebersihan gondola dan produk tertata rapih.
Check
Langkah
Keterangan
-Persiapan
-Siapkan peralatan (lap basah, lap kering, troli barang)
-Proses kebersihan
-Tempatkan produk dalam troli untuk rak atau area yang akan dibersihkan -Pastikan menggunakan lap basah dalam pembersihan debu agar tidak menempel pada produk/ area lain dan keringkan dengan lap kering setelahnya
-Pasca pembersihan
-Isi form kebersihan setelah selesai proses kebersihan
-Pastikan peralatan tersimpan kembali setelah digunakan pada tempatnya.
POULTRY Standard Operation Procedure Mutasi Tujuan : Untuk pendataan pada saat processing produk
Check
Langkah Penulisan Data
Keterangan -Label timbangan harus jelas, dari berat awal produk sampai berat hasil setelah processing. -Data mutasi jangan sampai tercampur, antara meat, pork, poultry dan seafood. -Pendataan mutasi harus teliti dan sesuai karena akan berpengaruh pada stock on hand store.
Pentingnya pengetahuan
-Penginputan mutasinya boleh dilakukan oleh staff senior / team leader dari masing-masing divisi -Produk-produk yang dimutasi harus diinput pada hari itu juga, karena akan berakibat fatal pada minus margin produk. -Pada mutasi diinput sehari 2 kali pada waktu sore dan malam hari. -Apabila ada penambahan mutasi pada malam hari, maka data tersebut diinput pada esok hari.
Program mutasi
-System yang digunakan berhubungan langsung dengan computer -Apabila ada kesalahan penginputan segera informasikan pada atasan terkait.
Langkah-Langkah mutasi
-Mutasion, item mutasi, new mutasi, tulis nama produk, quantity, mutasi, nama produk dan quantity culturate, oke, close
POULTRY Standard Operation Procedure Ordering Tujuan : Untuk mengetahui stock barang displayan yang ada, pada chiller dan frozen.
Check
Langkah Staff harus menyiapkan
Keterangan -Jika akan melakukan pengorderan, pertama kali staff harus menyiapkan form ordering, gunanya untuk mengetahui apa yang akan disorder dan barang apa yang diperlukan. -Catat quantity barang -Catat tanggal yang akan disorder karena itu sangat penting untuk setiap pengorderan, barang yang akan datang. -Diutamakan untuk produk yang fast moving
Pengumpulan form order
-Jika form order telah selesai diisi oleh masing-masing counter harus segera diserahkan pada Leader/supervisor terkait. -Pengorderan dilakukan pada malam hari pukul 19.00 WIB ketika
toko
sepi,
untuk
memperpanjang
waktu
untuk
pengorderan. Pengorderan produk
-Untuk pengorderan dilakukan oleh leader/supervisor terkait -Pengorderan dilakukan pada pukul 09.00 WIB oleh leader / supervisor terkait. -Untuk leader/supervisor pengorderan dilakukan paling lambat pukul 15.00 WIB
Penempatan form order
-Form harus disimpan di satu tempat (box) -Form tidak boleh terpisah atau ada ditempat yang bukan tempatnya -Form tidak boleh dicoret-coret dan basah.
Standard Operation Procedure Display Tujuan : Untuk daya tarik customer dan peningkatan sales
Check
Langkah Mencuci tangan
Keterangan -Membasuk kedua telapak tangan dengan air
