Politeknik Negeri SemarangHalaman 19
USULAN TUGAS AKHIR
STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI MOBIL
PADA PT NASMOCO PEMUDA
Latar Belakang Masalah
PT Nasmoco Pemuda merupakan bagian dari jaringan Nasmoco Group yang ada di bawah naungan PT New Ratna Motor. Kegiatan usahanya meliputi penjualan mobil Toyota (sales), penyedia layanan jasa perbaikan kendaraan (service) dan penjualan suku cadang (spare part). Sumber pendapatan terbesar perusahaan diperoleh dari transaksi penjualan mobil Toyota. Penjualan mobil sendiri bisa dilakukan secara tunai maupun dengan leasing, dimana penjualan tunai akan berhubungan dengan transaksi penerimaan kas dan penjualan leasing akan berhubungan dengan pihak-pihak leasing. Pada dasarnya baik itu penjualan tunai ataupun penjualan leasing sama saja bagi perusahaan, karena perusahaan akan menerima pelunasan dari pelanggan ataupun dari pihak leasing setelah transaksi tersebut disetujui.
Pada perusahaan dagang, khususnya pada PT Nasmoco Pemuda, penjualan tunai merupakan tiang utama yang menunjang tercapainya tujuan perusahaan, yaitu untuk mendapatkan keuntungan. Penjualan tunai erat kaitannya dengan penerimaan kas. Sumber penerimaan kas terbesar pada PT Nasmoco Pemuda berasal dari transaksi penjualan tunai mobil. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil memiliki potensi risiko yang tinggi, karena berhubungan dengan pencapaian tujuan utama perusahaan. Risiko tersebut bisa bersumber dari faktor eksternal, seperti adanya pembatalan pesanan kendaraan oleh pelanggan dan faktor internal, seperti kurang efektifnya pelaksanaan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai. Risiko-risiko yang timbul dapat diminimalisir dengan adanya pengendalian intern yang baik terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai. Pengendalian intern didesain untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan oleh perusahaan.
Krismiaji (2010:222) menyatakan bahwa COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) pada tahun 1992 telah mengeluarkan sebuah model pengendalian intern yang berisi definisi pengendalian intern dan petunjuk untuk melakukan penilaian sebuah sistem pengendalian intern.
Model pengendalian intern COSO terdiri dari lima komponen yang saling berkaitan, yaitu lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan. Kelima komponen tersebut mencakup kebijakan dan prosedur pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengendalian, yaitu efektivitas dan efisiensi operasi, daya andal pelaporan keuangan serta kesesuaian dengan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern merupakan proses yang menjadi tanggung jawab seluruh komponen dalam perusahaan, mulai dari manajemen, dewan komisaris, komite audit, auditor intern, personil lain dalam perusahaan, auditor independen serta pihak luar yang terkait.
PT Nasmoco Pemuda telah menetapkan beberapa kebijakan terkait dengan pengendalian terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil untuk meminimalisir risiko yang mungkin terjadi. Meskipun dalam pelaksanaannya, kebijakan tersebut belum sepenuhnya diaplikasikan sesuai dengan kerangka COSO. Pemahaman para karyawan tentang struktur pengendalian intern, khususnya dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil sangat diperlukan agar pengendalian dapat berjalan dengan baik. Hal ini karena para karyawan mempunyai peran aktif dalam pelaksanaan pengendalian intern.
Pemahaman karyawan tentang struktur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil serta pengaplikasian komponen pengendalian intern sesuai dengan kerangka COSO terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil sangat diperlukan oleh PT Nasmoco Pemuda agar pengendalian intern dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan utama perusahaan dapat tercapai dengan maksimal. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir dengan judul "STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI MOBIL PADA PT NASMOCO PEMUDA".
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut:
Apakah karyawan PT Nasmoco Pemuda telah memahami struktur pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil?
Apakah komponen struktur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil telah diaplikasikan oleh PT Nasmoco Pemuda sesuai dengan kerangka COSO?
Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan Tugas Akhir ini antara lain:
Untuk mengidentifikasi pemahaman karyawan PT Nasmoco Pemuda tentang struktur pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil.
Untuk mengaplikasikan komponen pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil pada PT Nasmoco Pemuda sesuai dengan kerangka COSO.
Manfaat Penulisan
Manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan Tugas Akhir ini antara lain:
Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan mengenai pemahaman serta aplikasi struktur pengendalian intern khususnya pengendalian intern untuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil sesuai dengan kerangka COSO.
Bagi Politeknik Negeri Semarang
Sebagai tambahan referensi dan informasi khususnya untuk mahasiswa Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Semarang, serta sebagai penunjang perpustakaan Politeknik Negeri Semarang.
Bagi PT Nasmoco Pemuda
Sebagai tambahan informasi dan masukan tentang struktur pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil.
Tinjauan Pustaka
Struktur Pengendalian Intern
Pengertian Pengendalian Intern
SA Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan (IAPI, 2011:319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan utama tujuan, yaitu keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut COSO (dalam Krismiaji, 2010:222) pengendalian intern didefinisikan sebagai sebuah proses, karena pengendalian intern ini melekat dalam kegiatan operasional sebuah organisasi dan merupakan bagian yang integral dari aktivitas dasar manajemen seperti perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan kegiatan organisasi. Pengendalian intern memberikan jaminan yang layak (bukan jaminan absolut) karena kemungkinan terjadinya human failure, kolusi dan management override.
Krismiaji (2010:222) mengungkapkan bahwa pengendalian intern (internal control) merupakan rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
Nugroho Widjajanto (2001:18) menyatakan bahwa pengendalian intern merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan aktiva perusahaan, mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, meningkatkan efisiensi serta untuk mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi.
Berdasarkan beberapa definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat dimengerti bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh seluruh komponen perusahaan dalam merencanakan, melaksanakan dan memantau jalannya kegiatan operasional perusahaan dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan Pengendalian Intern
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat tiga tujuan umum untuk merancang suatu pengendalian intern yang efektif, yaitu:
Keandalan informasi keuangan;
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku; dan
Efektivitas dan efisiensi operasi.
Menurut Arens, Elder dan Beasley (2008:371) manajemen merancang sistem pengendalian intern untuk mencapai ketiga tujuan di atas. Fokus auditor, baik atas audit laporan keuangan maupun audit atas pengendalian internal, tertuju pada pengendalian atas keandalan informasi keuangan ditambah pengendalian atas operasi dan ketaatan terhadap hukum serta peraturan yang dapat secara material mempengaruhi pelaporan keuangan.
Komponen Pengendalian Intern
Kerangka kerja pengendalian intern yang dikeluarkan oleh COSO menguraikan lima komponen yang harus dirancang dan diaplikasikan oleh manajemen untuk memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendalian dapat tercapai.
Komponen pengendalian internal COSO meliputi lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan (Arens, 2008:375).
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian (control environment) terdiri atas tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para direktur dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian intern dan arti pentingnya bagi entitas tersebut. Lingkungan pengendalian dibentuk oleh perilaku dari orang-orang di dalam organisasi yang mendukung pengendalian intern dan mempengaruhi kesadaran mereka akan pentingnya pengendalian dalam mencapai tujuan organisasi. Lingkungan pengendalian merupakan landasan semua unsur pengendalian untuk menghasilkan pengendalian intern yang efektif.
Subkomponen yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi antara lain:
Integritas dan nilai etika
Integritas dan nilai etika adalah produk dari standar etika dan perilaku entitas, serta bagaimana standar itu dikomunikasikan dan diberlakukan dalam praktik. Subkomponen ini meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi dorongan dan godaan yang mungkin membuat karyawan melakukan tindakan tidak jujur, ilegal atau tidak etis. Ini juga meliputi pengomunikasian nilai-nilai entitas dan standar perilaku kepada para karyawan melalui pernyataan kebijakan, kode perilaku dan teladan.
Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan baik dan efektif. Untuk mencapai tujuan entitas, personil di setiap tingkat organisasi harus memiliki kompetensi. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan serta paduan antara kecerdasan, pelatihan dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.
Dewan komisaris dan komite audit
Dewan komisaris berperan penting dalam tata kelola korporasi yang efektif karena memikul tanggung jawab akhir untuk memastikan bahwa manajemen telah mengimplementasikan pengendalian intern dan proses pelaporan keuangan dengan layak. Untuk membantunya melakukan pengawasan, dewan membentuk komite audit yang diserahi tanggung jawab untuk mengawasi pelaporan keuangan. Komite audit juga bertanggung jawab untuk melakukan komunikasi yang berkelanjutan dengan auditor eksternal maupun internal, termasuk menyetujui jasa audit dan nonaudit yang dilakukan oleh para auditor perusahaan publik.
Filosofi dan gaya operasi manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi menjelaskan alasan perusahaan melaksanakan bisnis, cara perusahaan dalam melaksanakan bisnis serta apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan. Dalam lingkungan bisnis sekarang, pelanggan memegang kendali bisnis, sehingga organisasi perusahaan umumnya dibangun untuk memuaskan kebutuhan pelanggan. Gaya operasi telah bergeser dari pengelolaan berbasis fungsi, ke pengelolaan berbasis proses yaitu serangkaian aktivitas yang digunakan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi pelanggan.
Struktur organisasi
Struktur organisasi memberikan rerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas entitas. Pembentukan struktur organisasi minimal memiliki empat sasaran, yaitu: (1) Mengakomodasi seluruh rincian pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan;
(2) Membagi beban pekerjaan yang seimbang; (3) Menciptakan koordinasi dalam struktur organisasi yang terpadu dan harmonis; dan (4) Meyakinkan adanya pemisahan fungsi yang jelas sehingga menciptakan adanya internal check antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain.
Pembagian wewenang dan tanggung jawab
Pembagian wewenang dan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi apabila perusahaan telah melakukan pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Selain itu, pembagian tersebut akan memudahkan pertanggung jawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Aspek paling penting dalam pengendalian intern adalah personil. Jika para karyawan kompeten dan bisa dipercaya, pengendalian lainnya dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap dapat menghasilkan pertanggung jawaban keuangan. Karena pentingnya personil yang kompeten dan terpercaya dalam mengadakan pengendalian yang efektif, metode untuk mengangkat, mengevaluasi, melatih dan memberi kompensasi kepada personil merupakan bagian yang penting dari pengendalian intern.
Penilaian Risiko
Penilaian risiko (risk assessment) atas pelaporan keuangan adalah tindakan yang dilakukan oleh manajemen untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko-risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Setelah mengidentifikasi suatu risiko, manajemen mengestimasi signifikansi risiko, menilai kemungkinan terjadinya risiko serta mengembangkan tindakan khusus yang diperlukan untuk mengurangi risiko tersebut ke tingkat yang dapat diterima dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat.
Penilaian risiko oleh manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti:
Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal.
Perubahan standar akuntansi.
Hukum dan peraturan baru.
Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi.
Pertumbuhan pasar entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan serta pelaporan informasi dan personil yang terlibat di dalam fungsi tersebut.
Menurut Krismiaji (2010:233) terdapat beberapa pendekatan dalam perhitungan risiko untuk perancangan pengendalian intern, yaitu:
Identifikasi ancaman yang dihadapi perusahaan.
Estimasi risiko atau probabilitas terjadinya setiap ancaman.
Estimasi kemungkinan rugi dari setiap ancaman.
Identifikasi alternatif pengendalian.
Estimasi manfaat dan biaya setiap alternatif.
Apabila manfaat lebih besar dari biaya, sistem pengendalian tersebut dapat diimplementasikan dalam perusahaan. Apabila biaya lebih besar dari manfaat, maka kembali lagi ke proses identifikasi ancaman.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian (control activities) adalah kebijakan dan prosedur selain yang sudah termasuk dalam empat komponen lainnya, yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani risiko guna mencapai tujuan entitas. Aktivitas pengendalian umumnya dibagi menjadi lima jenis berikut ini:
Pemisahan tugas yang memadai
Ada empat pedoman umum menyangkut pemisahan tugas yang memadai untuk mencegah baik kecurangan maupun kekeliruan, yaitu (1) Pemisahan penyimpanan aktiva dari akuntansi; (2) Pemisahan otorisasi transaksi dari penyimpanan aktiva terkait; (3) Pemisahan tanggung jawab operasional dari tanggung jawab pencatatan; dan (4) Pemisahan tugas TI dari departemen pemakai.
Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas
Agar pengendalian berjalan dengan baik, setiap transaksi harus diotorisasi dengan tepat. Otorisasi dapat bersifat umum atau khusus. Otorisasi umum digunakan manajemen untuk menangani transaksi yang rutin terjadi tanpa perlu menambahkan persetujuan khusus, sedangkan otorisasi khusus digunakan oleh manajer yang lebih atas jika transaksi yang akan dilaksanakan menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi akan dicantumkan serta diikhtisarkan. Dokumen yang memadai sangat penting untuk mencatat transaksi dan mengendalikan aktiva dengan benar. Dokumen dan catatan yang baik harus dipranomori secara berurutan, disiapkan pada waktu transaksi berlangsung, dirancang untuk berbagai penggunaan, serta dibuat sedemikian rupa sehingga memudahkan penyiapan yang benar.
Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
Untuk menyelenggarakan pengendalian internal yang efektif, aktiva dan catatan harus dilindungi. Jika tidak terlindungi secara memadai, catatan bisa dicuri, rusak atau hilang, yang dapat sangat mengganggu proses akuntansi dan operasi bisnis. Jenis ukuran protektif yang paling penting untuk menjaga aktiva dan catatan adalah penggunaan tindakan pencegahan fisik. Salah satu contohnya yaitu penggunaan gudang persediaan untuk melindungi aktiva dari pencurian.
Pemeriksaan independen atas kinerja
Pemeriksaan independen atas kinerja bertujuan untuk menjamin bahwa seluruh transaksi telah diproses secara akurat. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan akan lebih efektif jika dilaksanakan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan operasional perusahaan. Berbagai jenis pemeriksaan independen yang dapat dilakukan antara lain: (1) Rekonsiliasi antara dua catatan; (2) Pembandingan catatan dengan jumlah fisik;
(3) Akuntansi berpasangan; (4) Jumlah Data Kelompok; dan (5) Kaji Ulang Independen.
Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. Sistem informasi dan komunikasi akuntansi dari entitas memiliki tujuan untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan transaksi yang dilakukan entitas serta mempertahankan akuntabilitas aktiva terkait. Kualitas informasi yang dihasilkan berdampak terhadap kemampuan manajemen dalam membuat keputusan untuk mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
Cara pelaporan informasi kepada para pengguna tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut:
Jenis output: soft copy atau hard copy. Jenis output ini akan membedakan cara pelaporan, baik kepada pengguna intern maupun pengguna ekstern.
Teknologi informasi yang dipakai. Apabila perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk menyampaikan berbagai laporan, maka laporan dapat disampaikan jauh lebih cepat, lebih tepat waktu dan lebih terjamin kerahasiaannya.
Jenis laporan yang dihasilkan.
Pemantauan
Pemantauan (monitoring) merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. Aktivitas pemantauan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian intern secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah beroperasi seperti yang diharapkan dan telah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi. Informasi yang dinilai berasal dari berbagai sumber, salah satunya yaitu dari studi atas pengendalian intern yang ada dan dari laporan auditor internal.
Bagi banyak perusahaan, terutama yang berukuran lebih besar, departemen audit internal sangat penting demi tercapainya pengawasan yang efektif. Fungsi audit internal harus dilakukan oleh staf yang independen dari departemen operasi maupun departemen akuntansi dan mereka melapor langsung ke tingkat otoritas yang lebih tinggi dalam organisasi, entah itu manajemen puncak atau komite audit dewan direksi.
Pemahaman atas Pengendalian Intern
Dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern dapat menggunakan tiga macam prosedur, yaitu:
Mewawancarai karyawan perusahaan yang berkaitan dengan unsur pengendalian.
Melakukan inspeksi terhadap dokumen dan catatan.
Melakukan pengamatan atas kegiatan perusahaan.
Informasi yang dikumpulkan dalam melakukan prosedur tersebut di atas adalah:
Rancangan berbagai kebijakan dan prosedur dalam setiap unsur pengendalian.
Apakah kebijakan dan prosedur tersebut benar-benar dilaksanakan.
Pemahaman atas pengendalian intern juga bisa diperoleh dengan cara penyebaran kuesioner kepada bagian yang terkait dengan unsur pengendalian intern.
Dokumentasi Pemahaman atas Pengendalian Intern
Dokumentasi manajemen tentang pemahaman atas pengendalian intern sangat diperlukan untuk dapat menilai keefektifan pengendalian intern perusahaan. Manajemen harus mendokumentasikan rancangan pengendalian, termasuk kelima komponen pengendalian dan juga hasil pengujian serta evaluasinya. Jenis-jenis informasi yang dikumpulkan manajemen untuk menilai dan mendokumentasikan keefektifan pengendalian intern data berbentuk kebijakan manual, bagan arus (flow chart), naratif, dokumen, kuesioner serta bentuk lainnya dalam format kertas ataupun elektronik.
Kuesioner Pengendalian Intern
Kuesioner pengendalian intern mengajukan serangkaian pertanyaan tentang pengendalian sebagai sarana untuk mengidentifikasi defisiensi pengendalian intern. Sebagian besar kuesioner meminta jawaban "ya" atau "tidak". Apabila diperoleh jawaban "tidak", menunjukkan bahwa adanya defisiensi pengendalian intern yang potensial. Dengan menggunakan kuesioner, seluruh area dapat diliput dengan cepat. Kelemahan penggunaan kuesioner yaitu tidak mampu memberikan gambaran yang menyeluruh tentang sistem organisasi.
Penggunaan kuesioner dan bagan arus secara bersamaan sangat bermanfaat untuk memahami perancangan pengendalian intern perusahaan dan mengidentifikasi pengendalian intern serta defisiensinya. Bagan arus memberikan gambaran yang menyeluruh tentang sistem, sedangkan kuesioner menyajikan daftar pengecekan yang bermanfaat untuk mengingatkan berbagai jenis pengendalian intern yang seharusnya diberlakukan.
Bagan Arus
Suatu bagan arus (flow chart) pengendalian intern adalah diagram yang menunjukkan dokumen yang digunakan dan aliran urutannya dalam organisasi. Suatu bagan arus yang memadai mencakup empat karakteristik yang sama yang diidentifikasi untuk naratif. Bagan arus yang disiapkan dengan baik sangat bermanfaat karena memberikan gambaran menyeluruh mengenai sistem perusahaan, sehingga memudahkan dalam mengidentifikasi pengendalian perusahaan. Bagan arus memiliki dua keunggulan apabila dibandingkan dengan naratif, yaitu lebih mudah dibaca dan lebih mudah diperbarui.
Naratif
Naratif adalah uraian tertulis tentang pengendalian intern perusahaan. Suatu naratif yang baik mengenai sistem akuntansi dan pengendalian yang terkait menguraikan empat hal, yaitu:
Asal-usul setiap dokumen dan catatan dalam sistem. Sebagai contoh, uraian tersebut harus menyatakan dari mana pesanan pelanggan berasal dan bagaimana faktur penjualan dibuat.
Semua pemrosesan yang berlangsung. Sebagai contoh, jika jumlah penjualan ditentukan oleh program komputer yang mengalikan kuantitas yang dikirim dengan harga standar yang tercantum dalam file induk harga, proses itu harus diuraikan.
Disposisi setiap dokumen dan catatan dalam sistem. Pengarsipan dokumen, pengiriman dokumen atau penghancuran dokumen harus diuraikan.
Petunjuk tentang pengendalian yang relevan dengan penilaian risiko pengendalian. Hal ini biasanya mencakup pemisahan tugas (seperti pemisahan pencatatan kas dari penanganan kas), otorisasi dan persetujuan (seperti persetujuan kredit) dan verifikasi internal (seperti pembandingan harga jual per unit dengan kontrak penjualan).
Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
"Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli" (Mulyadi, 2001:455). Barang yang dijual akan diserahkan kepada pembeli setelah uang diterima oleh perusahaan yang kemudian akan dicatat sebagai transaksi penjualan tunai.
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan struktur pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuat laporan penjualan.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai antara lain:
Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
Pita register kas (cash register tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas.
Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.
Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Selain itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
Prosedur pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:470) unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai antara lain:
Organisasi
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register pada faktur tersebut.
Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap "sudah diserahkan" pada faktur penjualan tunai.
Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
Praktik yang Sehat
Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
Metodologi
Klasifikasi Data
Data Menurut Jenisnya
Menurut Syamsul Hadi (2009:41) dipandang dari jenisnya, data dapat dibagi menjadi dua, yaitu data kuantitatif dan data kualitatif. Dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak menggunakan data kuantitatif, tetapi hanya menggunakan data kualitatif.
"Data kualitatif adalah data berupa narasi, penjelasan tentang sesuatu hal dan tidak berupa angka." (Syamsul Hadi, 2009:41). Data kualitatif yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini antara lain gambaran umum PT Nasmoco Pemuda yang meliputi sejarah, kegiatan usaha, visi misi dan filosofi perusahaan, struktur organisasi dan deskripsi jabatan, kuesioner struktur pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai mobil pada PT Nasmoco Pemuda, serta hasil wawancara dan checklist observasi yang telah dilakukan di PT Nasmoco Pemuda.
Data Menurut Sumbernya
Menurut Syamsul Hadi (2009:39) ditinjau dari sisi sumber, data dapat dibagi menjadi dua, yaitu data primer dan data sekunder.
Data Primer
"Data primer adalah data yang didapat secara langsung oleh peneliti dari obyek penelitian tanpa melewati orang atau lembaga lain." (Syamsul Hadi, 2009:39). Data primer yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu kuesioner pengendalian intern, hasil observasi dan hasil wawancara tentang sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil.
Data Sekunder
"Data sekunder adalah data yang didapat secara tidak langsung dari obyek penelitian. Data ini sudah dikumpulkan dan kadang disediakan secara sengaja oleh pihak-pihak tertentu untuk kepentingan penelitian." (Syamsul Hadi, 2009:39). Data sekunder yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu gambaran umum perusahaan yang meliputi sejarah, kegiatan usaha, visi misi dan filosofi serta struktur organisasi PT Nasmoco Pemuda.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu kuesioner, wawancara, observasi dan studi pustaka.
Kuesioner
Menurut Burhan Bungin (2013:130) metode kuesioner berbentuk rangkaian atau kumpulan pertanyaan yang disusun secara sistematis dalam sebuah daftar pertanyaan, yang kemudian diberikan kepada responden untuk diisi.
Penulis membuat kuesioner yang berisi pertanyaan-pertanyaan tentang komponen pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil pada PT Nasmoco Pemuda.
Wawancara
Burhan Bungin (2013:133) mendiskripsikan metode wawancara sebagai suatu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengn responden.
Dalam pengumpulan data, penulis melakukan wawancara dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada staf bagian penjualan dan administrasi penjualan PT Nasmoco Pemuda tentang sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil.
Observasi
"Observasi adalah kegiatan keseharian manusia dengan menggunakan pancaindra mata sebagai alat bantu utamanya selain pancaindra lainnya seperti telinga, penciuman, mulut dan kulit" (Burhan Bungin, 2013:142).
Dalam metode ini pengamatan langsung dilakukan terhadap pelaksanaan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil serta terhadap dokumen yang terkait.
Studi Pustaka
Nazir (dalam Astri, 2015) mendefinisikan studi pustaka sebagai teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan dan laporan-laporan yang terkait dengan masalah yang akan dipecahkan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa referensi buku-buku dan literatur yang berhubungan dengan struktur pengendalian intern dan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai.
Metode Penulisan Tugas Akhir
Metode penulisan yang digunakan dalam Tugas Akhir ini yaitu metode deskripsi dan eksposisi.
Metode Deskripsi
"Metode deskripsi adalah tulisan yang menggambarkan sesuatu hal sesuai dengan keadaan yang sebenarnya" (Gorys Keraf, 2004:124). Metode ini digunakan untuk memaparkan gambaran umum perusahaaan yang meliputi sejarah, kegiatan usaha, visi misi dan filosofi, serta struktur organisasi dan deskripsi jabatan setiap bagian pada PT Nasmoco Pemuda.
Metode Eksposisi
Gorys Keraf (2004:124) menyatakan bahwa metode eksposisi adalah tulisan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan atau informasi. Metode ini digunakan untuk menjelaskan pemahaman dan aplikasi struktur pengendalian intern terhadap penerimaan kas dari penjualan tunai mobil pada PT Nasmoco Pemuda.
Sistematika Penulisan
Untuk mengarahkan dan memudahkan penulisan Tugas Akhir, maka disusunlah suatu sistematika penulisan. Adapun sistematika Tugas Akhir ini sebagai berikut:
BAB I: Pendahuluan
Berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan serta sistematika pembahasan.
BAB II: Tinjauan Pustaka
Berisi teori tentang struktur pengendalian intern yang meliputi pengertian, tujuan, komponen, pemahaman dan dokumentasi pemahaman pengendalian intern serta teori tentang sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, yang meliputi pengertian, fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem serta unsur pengendalian intern.
BAB III: Metodologi
Berisi klasifikasi data menurut jenisnya dan sumbernya, metode pengumpulan data serta metode penulisan Tugas Akhir.
BAB IV: Pembahasan
Berisi gambaran umum PT Nasmoco Pemuda, pemahaman struktur pengendalian intern sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil dan komponen struktur pengendalian intern sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mobil pada PT Nasmoco Pemuda berdasarkan kerangka COSO.
BAB V: Penutup
Berisi kesimpulan dan saran.
Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
No.
Kegiatan
Pelaksanaan
Mei
Juni
Juli
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1.
Pengajuan Judul
2.
Proposal
3.
BAB I
4.
BAB II
5.
BAB III
6.
BAB IV
7.
BAB V
8.
Draft
DAFTAR PUSTAKA
Arens, A. Alvin, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley. 2008. Auditing dan Jasa Assurance, Edisi Keduabelas Jilid 1. Terjemahan Herman WIbowo. Jakarta: Erlangga.
Bungin, Burhan. 2013. Metodologi Penelitian Sosial dan Ekonomi. Jakarta: Kencana.
Hadi, Syamsul. 2009. Metodologi Penelitian Kuantitatif Untuk Akuntansi dan Keuangan. Yogyakarta: Ekonisia.
Institut Akuntan Publik Indonesia. 2011. Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat.
Istiana, Astri. 2015. Analisis Struktur Pengendalian Intern Terhadap Sistem Penerimaan Kas pada PT Wijaya Karya Beton Wilayah Penjualan IV Semarang. Laporan Tugas Akhir. Semarang: Politeknik Negeri Semarang, tidak dipublikasikan.
Keraf, Gorys. 2004. Komposisi. Jakarta: Nusa Indah.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat.
----------. 2009. Auditing, Edisi 6 Buku 1. Jakarta: Salemba Empat
Tim P3. 2014. Buku Pedoman Penyusunan Tugas Akhir/Skripsi. Semarang: Politeknik Negeri Semarang.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
