proposal skripsi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, perusahaan-perusahaan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil telah berbondong-bondong untuk menggunakan bantuan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam mendukung proses operasional perusahaan. Keberadaan Keberadaan komputer dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan telah meningkatkan efisiensi tenaga dan waktu. Salah satu contoh penerapan yang paling sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari adalah penerapan program komputer dalam mengatur perparkiran di mal, plaza, gedung dan hotel. Akhir-akhir ini, hampir seluruh mal, plaza, gedung dan hotel yang ada di kota Medan ini menggunakan menggunakan penerapan program komputer untuk mengatur proses perparkiran. Program komputer tersebut sering disebut sebagai Sistem Informasi Perparkiran. Sebelumnya, Sebelumnya, jika menggunakan proses manual untuk melakukan proses pencatatan kendaraan yang masuk dan keluar, maka akan memakan waktu yang cukup lama untuk melakukan proses analisis terhadap data kendaraan tersebut sehingga tidak efisien. Kemungkinan lainnya yang dapat terjadi yaitu data yang dicatat pada lembaran kertas tersebut dapat hilang, kotor, ataupun terbakar. Maka untuk mengatasi kekurangankekurangan kekurangan tersebut, banyak perusahaan pengelolaan perparkiran telah beralih ke program komputer. Data kendaraan yang masuk dan keluar akan di-input oleh operator ke dalam komputer. Kemudian, berdasarkan data kendaraan yang di-input tersebut, program komputer akan menganalisis dan memberikan berbagai laporan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. perusahaan. Dengan adanya program komputer ini, maka laporan-laporan yang didapatkan akan jauh lebih efektif, ef ektif, efisien dan akurat dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. Berdasarkan uraian yang disebutkan di atas, penulis merasa tertarik untuk menganalisis sistem perparkiran tersebut. Oleh karena itu, penulis memilih tugas akhir dengan judul “Analisis Sistem Informasi Perparkiran pada Grand Angkasa International Hotel BAUBAUBAU”. 1.2 Permasalahan Permasalahan Permasalahan Permasalahan dari sistem perparkiran adalah bahwa pimpinan tidak t idak dapat mengetahui jumlah mobil yang masuk, mobil yang keluar, dan sisa mobil yang ada di areal perparkiran sekaligus penerimaan uang. Namun, karena keterbatasan waktu dan kemampuan penulis, maka perlu diberikan batasan masalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi yang dibahas hanya mencakup sistem informasi pencatatan data kendaraan mobil dan proses analisis terhadap data tersebut. 2. Input dari perangkat lunak yang dirancang mencakup data kendaraan masuk dan keluar, jam masuk dan keluar, dan biaya biaya parkir. 3. Output yang dapat dihasilkan berupa : i. Laporan penerimaan uang per hari, per bulan dan per tahun. Laporan ini dapat dibagi menjadi 2 jenis yaitu : i. Per operator. ii. Total. ii. Daftar sisa kendaraan dalam lokasi perparkiran. iii. Daftar total kendaraan per hari, per bulan dan per tahun. Laporan ini dapat dibagi menjadi 2 jenis yaitu : i. Per operator.
ii. Total. 4. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0. 5. Pembuatan dan perancangan perancangan database menggunakan Microsoft Access 2000. 6. Pembuatan dan perancangan laporan menggunakan aplikasi Seagate Crystal Report 8.5. 1.3 Tujuan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah mengembangkan sistem informasi perparkiran yang dapat diterapkan langsung di Grand Angkasa International Hotel. 1.4 Manfaat Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan tugas akhir ini adalah proses analisis terhadap data kendaraan yang di-input untuk mendapatkan laporan-laporan yang efektif dan akurat untuk keperluan manajemen pada Grand Angkasa International Hotel. BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Sistem Informasi 2.1.1 Sistem Sistem berasal dari Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem adalah jaringan kerja dari produser-produser produser-produser yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan kegiatan atau untuk mencapai suatu sasaran tertentu. Di dalam mendefinisikan pengertian sistem ada dua kelompok pendekatan yang harus diperhatikan yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefenisikan sistem dengan pengertian sebagai berikut. Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. (Zaki Baridwan, 2001, 3) Sistem juga merupakan kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian disebut sub sistem yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. (Zaki Baridwan, 2001, 4) Pengertian tentang sistem dapat juga didefinisikan sebagai berikut, sistem adalah suatu jaringan prosedur prosedur yang dibuat menurut menurut pola yang terpadu terpadu untuk melaksanakan melaksanakan kegiatan kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi, 1998, 6) Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. (Erwan Arbie, 1990, 5) Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih ditekankan dit ekankan pada urutan-urutan operasi di dalam suatu sistem. Prosedur adalah urutan operasi yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen untuk menjamin penanganan yang seragam dari tr ansaksi bisnis yang terjadi. Prosedur juga dapat diartikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 1998, 6) Di dalam prosedur ada urutan-urutan yang merupakan tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan tugas tersebut, kapan (when) pekerjaan tersebut dilakukan, dan bagaimana (how) mengerjakan tugas tersebut. (Moekijat, 2001, 5) Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah dimengerti apabila kita t elah mengetahui arti
suatu sistem. Lebih lanjut pengertian sistem kita peroleh dari defenisinya. Dengan demikian pengertian atau defenisi yang ada diatas mempunyai peranan yang penting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem¬. Sistem dapat juga diartikan sebagai kumpulan dari Lingui-Lingui seperti m anusia, saran, menentukan proses secara teratur, saling mempengaruhi atau saling bersaing satu dengan yang lainnya, dimana keseluruhannya merupakan satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Sistem ini dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Sistem Abstrak yaitu suatu susunan teratur, gagasan atau konsep yang saling bergantung. Sebagai contoh, sebuah sistem teknologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai manusia, tumbuh dan teman-teman. Sistem Fisik adalah sebuah sistem yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. 2. Sistem Deterministik ini beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat dan interaksi antar bagian-bagian dapat diketahui secara pasti. Sedangkan Sistem Probabilitas ini dapat diuraikan sebagai istilah perilakuk yang mungkin, tetapi ada sedikit kesalahan atas ragam terhadap jalannya sistem. 3. Sistem Tertutup merupakan sistem yang mandiri dan sistem ini tidak tertukar materi, informasi dan energi dalam lingkungannya. Sistem Tertutup semacam ini akhirnya melemah dan tercerai berai. Sedangkan Sistem Terbuka mengadakan pertukaran informasi, yang meliputi masukan yang acak dan tertentu. Sistem Terbuka ini cenderung memiliki sifat adaptasi, yang berarti sistem yang dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan sedemikian hingga dapat meneruskan eksistensinya. (Tata Sutabri, 2004, 14) Analisis dan perancangan sistem seperti yang ditampilkan oleh penganalisis sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2002, 7) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, seperti : 1. Komponen-komponen (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yangartinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen. 2. Batas sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di l uar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungna luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu sistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 5. Masukan (Input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapat keluaran. 6. Keluaran (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan yang lain menjadi keluar berupa barang jadi.
8. Sasaran (Objectives) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. (Jogiyanto Hartono, 2001, 4) 2.1.2 Informasi Informasi merupakan bagian yang terpenting di dalam sebuah organisasi. Tanpa adanya informasi suatu organisasi tidak mungkin bisa maju. Suatu si stem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy yang disebut negative entropy. (Zaki Baridwan, 2001, 4) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan l ebih berarti bagi yang menerimanya. (Joseph W. Wilkinson, 2003, 2) Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, huruf-huruf atau simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi dan situasi. (Jogiyanto Hartono, 2001, 8) Informasi juga merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan sekarang atau keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 1990, 12) Sumber dari informasi adalah data sedangkan data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan data adalah merupakan suatu objek nyata sebagai tempat, benda, dan orang, yang betul-betul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) dan disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycle). Secara ringkas siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut : Gambar 2.1 Siklus Informasi Sumber : Jogiyanto Hartono, 2001, 9. Tingkat kualitas informasi dipengaruhi oleh : 1. Akurat (Acurat) Informasi yang disampaikan harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan sehingga informasi dapat tersalurkan dan sampai pada pencerminan maksud informasi tersebut 2. Tepat Waktu (Timeliness) Informasi yang dihasilkan tidak terlambat karena akan mempunyai nilai yang tidak baik, yang bisa berakibat fatal dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan (Relevance) Informasi tersebut harus dapat memberikan manfaat bagi pemakai. Relevan informasi untuk setiap orang selalu berbeda berdasarkan atas kebutuhan masing-masing orang. 2.1.3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan atau untuk pengendalian organisasi. (Onong Uchjana Effendy, 1999, 76) Sistem informasi juga dapat diartikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto Hartono, 2001, 11) Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (i nformasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan (Joseph W. Wilkinson, 2003, 4) Berdasarkan atas definisinya maka sistem informasi itu merupakan: (Joseph W. W ilkinson, 2003, 5) a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Subsistem dalam sistem informasi dapat terdiri dari subsistem akuntansi, subsistem pembelian, subsistem pemasaran, subsistem produksi, subsistem personalia, dan sebagainya. Masing-masing subsistem tersebut dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil. Pembagian subsistem tersebut bergantung pada masing-masing perusahaan. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metodemetode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. 6. Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, t emperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan dari sistem itu sendiri, kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. (Jogiyanto Hartono, 2001, 12) 2.2 Jasa Jasa merupakan suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki serta pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi pelayanan tersebut. Dalam strategi pemasaran, definisi pelayanan harus diamati dengan baik, karena pengertiannya sangat berbeda dengan produk berupa barang. (Philip Kotler, 2001, 464) Jasa adalah barang yang tidak kentara (intangible product) yang dibeli dan dijual di pasar melalui suatu transaksi yang saling memuaskan. (Basu Swastha DH, 2003, 318) Beberapa jenis jasa yang sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, yaitu : 1. Jasa perparkiran. Jenis jasa ini sering dijumpai pada pusat-pusat perbelanjaan seperti mal dan plaza. Selain itu, juga terdapat di pinggir jalan-jalan besar. Namun, beberapa diantaranya adalah pengutipan ilegal. Pendapatan dari jasa ini terutama dari pengutipan iuran parkir. 2. Jasa pengangkutan. Alat pengangkutan yang digunakan mencakup bus, becak, taksi, kendaraan angkot dan sebagainya. Pendapatan dari jasa ini adalah dari pengutipan biaya transportasi. 3. Jasa asuransi. Jenis jasa ini mencakup jasa asuransi tenaga kerja, kesehatan, kecelakaan, jaminan hari tua dan sebagainya. Pendapatan dari jasa ini terutama dari premi yang dibayar oleh pembeli jasa. 4. Jasa pendidikan (kursus). Jasa ini memberikan pelayanan berupa pemberian pengetahuan dan wawasan tentang sesuatu
hal. Jenis jasa ini mencakup jasa kursus komputer, bahasa Inggris, bahasa Mandarin, mengendarai mobil, menjahit, membuat kue, dan sebagainya. Pendapatan dari jasa ini terutama dari uang kursus yang dibayar oleh peserta kursus. 5. Jasa pelayanan kantor pos. Pelayanan yang diberikan mencakup jasa pengiriman surat dan barang. Pendapatan dari jasa ini terutama dari biaya pengiriman. Selain itu, juga ditambah pendapatan dari penjualan perangko.
6. Jasa penyewaan. Jasa ini mencakup penyewaan rumah, toko (kios), kendaraan, dan sebagainya. Pendapatan dari jasa ini biasanya per periode dan nominalnya lumayan besar. Pendapatan jasa ini adalah dari uang sewa yang dibayar oleh penyewa. 7. Jasa pelayanan kesehatan. Jasa ini mencakup rumah sakit, puskesmas, posyandu dan sebagainya. Jasa ini l ebih bersifat sosial sehingga kadang-kadang tidak dipungut biaya (tidak memiliki pendapatan). Hal ini terutama dapat dijumpai di daerah terpencil. Namun, di kota-kota besar, jasa ini termasuk salah satu profesi yang cukup menggiurkan dengan pendapatan yang lumayan besar. 2.3 Sistem Informasi Perparkiran Dalam sebuah pusat perbelanjaan atau mal dan plaza, masalah perparkiran merupakan salah satu masalah utama yang harus dikelola dengan baik demi kelancaran arus transportasi di lingkungan sekitar mal dan plaza. Pengelolaan perparkiran tersebut sangat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi dari manajemen perusahaan pengelola mal dan plaza tersebut. Sistem infomasi yang bertugas untuk mengelola perparkiran yang bersangkutan sering disebut dengan sistem informasi perparkiran. Peranan teknologi informasi sangat diperlukan seiring dengan perkembangan zaman. Demi perkembangan mal dan plaza yang dikelolanya, perusahaan pengelola harus mampu mengelola perparkirannya dengan baik. Jika tidak, maka akan terjadi kemacetan di lingkungan sekitar mal dan plaza, serta akan menimbulkan kesemrawutan pada areal perparkiran, yang akan menyebabkan mal dan plaza tersebut kurang diminati pengunjung. Pengelolaan perparkiran secara manual akan menghadapi kendala ketidakefisienan waktu dalam melakukan proses analisis terhadap data kendaraan dan lembaran kertas pencatatan data dapat hilang, kotor ataupun terbakar. Selain itu, manajer perusahaan tidak dapat mengetahui data-data di lapangan secara langsung sehingga tidak dapat keputusan secara cepat dan tepat. Beberapa prosedur umum yang terdapat dalam sistem informasi perparkiran yaitu : a. Pencatatan data kendaraan. Kendaraan yang masuk ke areal perparkiran harus dicatat datanya untuk memudahkan proses pengecekan apabila terjadi masalah. Data yang dicatat antara lain nomor BK, merek kendaraan, warna kendaraan, dan sebagainya. b. Pencatatan waktu. Pada waktu kendaraan masuk dan keluar dari areal perparkiran, harus dilakukan pencatatan waktunya. Hal ini bertujuan untuk menghitung total biaya parkir yang akan dibebankan kepada pengendaranya. c. Penentuan biaya parkir. Untuk mengontrol jumlah arus kendaraan yang masuk dan keluar dari areal perparkiran
gedung, mal dan plaza, biasanya pihak pengelola akan membebankan biaya parkir yang lebih tinggi bagi kendaraan yang masuk pada jam-jam sibuk. Selain itu, lama parkir juga akan diperhitungkan pada jam-jam sibuk untuk menghindari kendaraan parkir terlalu lama di areal perparkiran yang menyebabkan areal parkir penuh. d. Perhitungan total biaya parkir. Total biaya yang dibebankan kepada pengendara akan dihitung sesuai dengan ketentuanketentuan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. 2.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 11) Penganalisis tidak sepakat dengan berapa banyaknya tahap yang ada didalam siklus hidup pengembangan sistem, namun mereka umumnya memuji pendekataan terorganisir mereka. SHPS dibagi atas tujuh tahap seperti terlihat pada gambar 2.2 berikut: Gambar 2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 11 Meskipun masing-masing tahap ditampilkan secara terpisah, namun tidak pernah tercapai sebagai satu langkah terpisah. Melainkan, beberapa aktivitas muncul secara simultan, dan aktivitas tersebut dilakukan secara berulang-ulang. Lebih berguna lagi memikirkan bahwa SHPS bisa dicapai dalam tahap-tahap (dengan aktivitas berulang yang saling tumpang tindih satu sama lainnya dan menuju ke tujuan terakhir) dan tidak dalam langkah-langkah terpisah.
Adapun siklus hidup pengembangan sistem pada diagaram di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan Di tahap pertama dari SHPS ini, penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuantujuan yang hendak dicapai. Tahap ini sangat penting bagi keberhasilan proyek, karena tidak seorang pun yang ingin membuang-buang waktu kalau tujuan masalah yang keliru. Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengam jujur pada apa yang terjadi di daiam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut. Seringnya, masalah ini akan dibawa olch lainnya, dan mereka adalah alasan kenapa penganalisis mula-mula dipanggil. Peluang adalah situasi di mana penganalisis yakin bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Mengukur peluang memungkinkan bisnis untuk mencapai sisi kompetitif atau menyusun standar-standar industri. 2. Menentukan Syarat-Syarat lnformasi Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi didalam bisnis diantaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan, lingkungan kantor, dan prototyping. Rapid application development (RAD) adalah suatu pendekatan yang berorientasi objek umuk pengembangan sistem yang mencakup metode pengembangan (meliputi penentuan syarat-syarat informasi) serta perangkat¬perangkat lunak. (Kenneth E. Kendall dan Julie
E.Kendall (1), 2003,12) 3. Menganalisis Kebutuhan Sistem Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah pengguanaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem, berikut spesifikasinya, apakah berupa alphanumeric atau teks, serta berapa banyak spasi yang dibutuhkan saat dicetak. Selama tahap ini, penganalisis sistem juga menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat. Keputusan terstruktur adalah keputusan-keputusan dimana kondisi, kondisi alternatif, tindakan serta aturan tindakan ditetapkan. Ada tiga metode utama untuk menganalisis keputusan terstruktur, yakni: bahasa Inggris terstruktur, rancangan keputusan, dan pohon keputusan. 4. Merancang Sistem yang Direkomendasikan Dalam tahap desain dari SHPS, penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi. Bagian dari perancangan sistem informasi yang logik adalah peralatan antarmuka pengguna. Antar muka menghubungkan pemakai dengan sistem, jadi perannya benar-benar sangat penting. Contoh dari antarmuka pemakai adalah keyboard (untuk mengetik pertanyaan dan jawaban), menu-menu pada layar (untuk mendatangkan perintah pemakai), serta berbagai jenis Graphical User Interface (GUIs) yang menggunakan mouse atau cukup dengan sentuhan pada layar. 5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak Dalam tahap kelima dari SHPS, penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana terstruktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode. Penganalisis sistem menggunakan salah satu perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram. Selama tahap ini, penganalisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif; mencakup melakukan prosedur secara manual, bantuan online, dan web site yang membuat fitur Frequently Asked Questions (FAQ), di file "Read Me" yang dikirimkan bersama-sama dengan perangkat lunak baru. Kegiatan dokumentasi menunjukkan kepada pemakai tentang cara penggunaan perangkat lunak dan apa yang harus dilakukan bila perangkat lunak mengalami masalah. 6. Menguji dan Mempertahankan Sistem Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang telah ada. Menpertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan. Sebagian besar kerja rutin pemrogram adalah melakukan pemeliharaan, dan bisnis menghabiskan banyak uang untuk kegiatan pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan seperti memperbaharui program, bisa dilakukan secara otomatis melalui suatu vendor di World Wide Web. Sebagian besar produsen sistematis yang dijalankan penganalisis
selama siklus hidup pengembangan sistem membantu memastikan bahwa pemeliharaan bisa dijaga sampai tingkat minimum. 7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem Ditahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap itu melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain it u, penganalisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Proses ini mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau membangun suatu basis data, menginstall peralatan, dan membawa sistem baru untuk diproduksi. Evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir dari siklus hidup pengembangan sistem biasanya dimaksudkan untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 11-14) 2.5 Alat Bantu Pengembangan Sistem 2.5.1 Bagan Alir Dokumen / Flow of Document (FOD) Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Tabel 2.1 melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. (Mulyadi, 2001, 60)
Tabel 2.1 berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing: Tabel 2.1 Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Simbol Arti Keterangan Dokumen Simbol ini menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi Dokumen dan tembusannya Simbol ini menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. Catatan Simbol ini menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Simbol Arti Keterangan Penghubung pada halaman yang berbeda Simbol penghubung ini menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain. Kegiatan manual Simbol ini menggambarkan kegiatan manual, seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir. Keterangan, komentar
Sistem ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Arsip sementara Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini: A = menurut abjad N = menurut nomor urut T = kronologis, menurut tanggal Arsip permanen Simbol ini menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. On-line computer process Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Keying (typing, verifying) Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Pita magnetik (magnetic tape) Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik On-line storage Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer) Simbol Arti Keterangan Garis alir (flowline) Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Persimpangan garis alir Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masingmasing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Mulai/berakhir (terminal) Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Sumber: Mulyadi, 2001, 60
2.5.2 Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram (DFD) Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algoritma program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L.L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program.
G.E Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat modelmodel sistem matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini s angat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara 1ogika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD). (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 265) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem, yang menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2003, 263) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan baik fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkam arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga dapat digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar. Adapun kelebihan pendekatan aliran data melalui cara data berpindah di sepanjang sistem yaitu : 1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsitem. 3. Menkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 263) Melalui suatu teknik analisis data terstruktur yang disebut Diagram Aliran Data (DAD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. (Kenneth E Kendall dan Julie E Kendall (1), 2003, 263) Tabel 2.2 berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data: Tabel 2.2 Simbol-Simbol dalam Diagram Aliran Data Simbol Arti Contoh Entitas
Aliran data
Proses
Penyimpanan data
Sumber : Kenneth E Kendall dan Julie E Kendall (1), 2003, 265
MENCIPTAKAN DIAGRAM KONTEKS Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen. (Kenneth E Kendall dan Julie E Kendall (1), 2003, 267) MENGGAMBAR DIAGRAM 0 (LEVEL BERIKUTNYA) Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam Diagram 0. (Kenneth E Kendall dan Julie E Kendall (1), 2003, 268) MENCIPTAKAN DIAGRAM ANAK (TINGKAT YANG LEBIH MENDETAIL) Setiap proses dalam Diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada Diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak. (Kenneth E Kendall dan Julie E Kendall (1), 2003, 268) Diagram anak ditetapkan nomor yang sama seperti proses induknya di dalam Diagram 0. Sebagai contoh, proses 3 akan berkembang ke Diagram 3. Proses-proses pada diagram anak diberi nomor dengan menggunakan nomor proses induk, poin desimal, serta sebuah nomor unik untuk setiap proses anak. Pada diagram 3, proses-proses tersebut akan diberi nomor 3.1, 3.2, 3.3, dan seterusnya. Ketentuan ini memungkinkan penganalisis mengikuti rangkaian proses di setiap tingkat pengembangan. Bila Diagram 0 menggambarkan proses-proses 1, 2, dan 3, diagram anak 1, 2, dan 3 semuanya berada pada level yang sama. (Kenneth E Kendall dan Julie E Kendall (1), 2003, 269) 2.5.3 Kamus Data / Data Dictionary Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-¬kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laparan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data di DAD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 333) Tabel 2.3 berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data:
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Kamus Data Notasi Keterangan = Terdiri dari + Dan { } Elemen-elemen repetitif (kelompok berulang) [ ] Salah satu dari dua situasi tertentu ( ) Pilihan (boleh dikosongkan) Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (1), 2003, 338 2.6 Konsep Basis Data 2.6.1 Basis Data (Database) Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi. Inti dari basis data adalah database management system (DBMS), yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan kembali data; dan membangkitkan laporan. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 128) Tujuan basis data yang efektif yaitu: 1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai aplikasi. 2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya. 3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat. 4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang. 5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 128) Tabel 2.4 berikut ini adalah simbol hubungan entitas beserta penjelasan dan artinya: Tabel 2.4 Simbol Hubungan Entitas dan Artinya Simbol Penjelasan Resmi Arti Sebenarnya Entitas Sekelompok orang, tempat, atau sesuatu Entitas terhubung Digunakan untuk menghubungkan dua entitas Entitas atribut Digunakan untuk kelompok terulang Ke 1 hubungan Tepat satu Ke banyak hubungan Satu atau lebih Ke 0 atau 1 hubungan Hanya satu atau nol Ke lebih dari 1 hubungan Lebih besar dari satu Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 133 2.6.2 Normalisasi Normalisasi adalah proses pengelompokan elemen data menjadi tabel¬tabel yang
menunjukkan entity dan relasinya (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 145). Tahapan normalisasi yaitu: 1. Tahapan Pertama Tahap pertama dari proses meliputi menghilangkan semua kelompok terulang dan mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah ke dalam dua atau lebih hubungan. Pada titik ini, hubungan mungkin sudah menjadi bentuk normalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan untuk mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 145) Contoh: Gambar 2.3 Hubungan Tidak Normal yang Asli dari LAPORAN-PENJUALAN Dipisah ke Dalam Dua Hubungan, SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF) Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 150
2. Tahapan Kedua Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial diubah dan diletakkan dalam hubungan lain. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 145) Contoh : Gambar 2.4 Hubungan PELANGGAN-SALES Dipisah ke Dalam Hubungan yang Dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan Hubungan yang Dinamakan PENJUALAN (1NF) Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 152
3. Tahapan Ketiga Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 145) Contoh: Gambar 2.5 Hubungan GUDANG-PELANGGAN Dipisah ke Dalam Dua Hubungan yang Dinamakan PELANGGAN (1NF) dan GUDANG (1NF) Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 153
Gambar 2.6 berikut ini adalah gambaran tahapan yang dilakukan dalam normalisasi: Gambar 2.6 Tahapan Normalisasi Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2), 2003, 146 2.7 Gambaran Umum Perusahaan 2.7.1 Sejarah Singkat Perusahaan Grand Angkasa International Hotel didirikan pada tahun 1930 dan diberi nama Astoria Hotel pada masa kolonial Belanda. Pada masa itu, hotel ini hanya berkapasitas 19 kamar. Berdasarkan Surat Keputusan Pemerintah No. 1 Tahun 1961, Astoria Hotel berganti nama menjadi Angkasa Hotel pada tahun 1963. Manajemen dari hotel ditangani langsung oleh pemerintah propinsi Sumatera Utara. Pada tahun 1983, hotel ini didirikan ulang pada sebidang tanah berukuran 7.338 m2 dengan 50 kamar dan memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. Restoran dan bar. 2. Warung kopi. 3. Kolam renang. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri No. 4 Tahun 1990, Gubernur Sumatera Utara memberikan proposal kepada menteri untuk menyetujui persetujuan bersama antara gubernur provinsi dan PT. Putrimega Asriiindah. Pada tahun 1994, Hotel Angkasa didirikan kembali sebagai hotel berbintang empat dan ditangani oleh investor lokal. Pada tahun 2000, Grand Angkasa International Hotel diambil alih oleh investor asing dari Malaysia. Sekarang, Grand Angkasa International Hotel merupakan hotel berbintang lima yang pertama dan satu-satunya di Sumatera Utara dengan pembangunan terintegrasi dengan 260 ruang tamu dan dilengkapi dengan fasilitas berikut : 1. Rainbow Café. 2. Blu Lounge. 3. Angkasa Palace Chinese Restaurant. 4. Koko Japanese Restaurant. 5. Heaven Below Pub. 6. Soccer Karaoke. 7. Shopping Arcade. 8. Conference Room I, II dan III. 9. Grand Ballroom. 10. Fitness and Health Spa. 11. Business Centre. 12. Swimming Pool.
2.7.2 Lokasi Perusahaan Gambar 2.7 berikut ini merupakan denah lokasi Grand Angkasa International Hotel yang beralamat di jalan Sutomo No.1 Bau-bau. Gambar 2.7 Lokasi Grand Angkasa International Hotel
2.7.3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 2.8 berikut ini merupakan bagan struktur organisasi dari Grand Angkasa International Hotel : Gambar 2.8 Bagan Struktur Organisasi Grand Angkasa International Hotel Adapun tugas atau tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi Grand Angkasa International Hotel adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama Direktur Utama bertugas memonitor dan menjaga kelangsungan hidup perusahaan dengan meminta tanggung jawab dari Direktur. 2. Direktur Tugas Direktur adalah: a. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dan bidang usahanya. b. Menentukan garis besar kebijaksanaan umum dan program kerja perusahaan. c. Merencanakan, menganalisis, mengevaluasi dan menilai kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada perusahaan berdasarkan laporan Manajer dan pengamatan langsung. d. Mengambil keputusan akhir bila terdapat masalah yang tidak bisa dipecahkan oleh pengurus. 3. Kuasa Direktur Tugas Kuasa Direktur adalah: a. Mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan r utinitas operasi perusahaan. b. Mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas secara menyeluruh. c. Bertanggung jawab kepada Direktur. 4. General Manager Tugas General Manager adalah: a. Menilai hasil kerja bawahan. b. Memonitor operasional perusahaan. c. Bertanggung jawab kepada Kuasa Direktur. 5. Sekretaris Tugas Sekretaris adalah: a. Membantu Kuasa Direktur dan General Manager dalam hal surat -menyurat dan pekerjaan yang bersifat administratif. b. Menyusun jadwal kerja Kuasa Direktur dan General Manager. 6. Utility Tugas Utility adalah memastikan kelancaran aliran listrik, ai r dan telepon dalam gedung. 7. Maintenance Tugas Maintenance adalah merawat kebersihan, kenyamanan dan kerapian interior gedung. 8. Kabag Akuntansi Tugas Kabag Akuntansi adalah: a. Mengawasi pencatatan semua transaksi yang terjadi. b. Memeriksa kelengkapan dari bukti pendukung transaksi. c. Menyediakan laporan keuangan bagi Manajer. d. Bertanggung jawab kepada Manajer. Kepala Bagian Akuntansi membawahi dua bagian yaitu: (i) Billing Tugas Billing adalah: a. Menghitung tarif penginapan kamar dan penyewaan ruangan dalam gedung. b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank ke jurnal.
c. Mengarsip bukti-bukti pendukung. (ii) Kasir Tugas Kasir adalah: a. Bertanggung jawab terhadap aliran kas kecil b. Mencatat transaksi kas masuk dan kas keluar ke laporan kas c. Membuat voucher kas. (iii) Asisten Akuntansi Tugas Akuntansi adalah: a. Memindahkan jurnal ke buku besar. b. Membuat neraca saldo per periode akuntansi. c. Menyusun laporan keuangan. 9. Kabag Staf Tugas Kabag Staf adalah: a. Menghitung gaji dan bonus karyawan perusahaan b. Mengawasi tugas bagian informasi, operator dan office boy c. Bertanggung jawab kepada Manajer. Kepala Bagian Staf membawahi empat bagian yaitu: (i) informasi Tugas bagian informasi adalah memberikan informasi-informasi yang diperlukan kepada customer. (ii) operator Tugas bagian operator adalah menerima panggilan telepon dan memberikan informasi yang diperlukan oleh penelepon tersebut. (iii) office boy Tugas bagian office boy adalah menjaga kebersihan lingkungan kantor dan membantu pekerjaan lainnya seperti mengantar dokumen, dan lain-lain. (iv) perparkiran Tugas bagian perparkiran adalah mengelola perparkiran di daerah perparkiran hotel. 10. Kabag Marketing Tugas Kabag Marketing yaitu: a. Mempromosikan perusahaan melalui media massa. b. Meningkatkan citra perusahaan dan omset perusahaan BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dalam menganalisis sistem informasi perparkiran pada Grand Angkasa International Hotel, penulis melakukan pengumpulan data dan Analisis sistem berjalan pada perusahaan untuk membantu penulis dalam penelitian ini. 3.1.1 Teknik Pengumpulan data Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai berikut: 1. Sampling dan Investigasi Penulis mengumpulkan beberapa dokumen seperti slip bukti parkir dan laporan penghasilan parkir bulanan untuk dianalisis. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pegawai di areal parkir.
3. Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan perusahaan di bagian parkir untuk mengetahui prosedur perparkiran pada perusahaan. 3.1.2 Analisis Sistem Berjalan 3.1.2.1 Analisis Dokumen Masukan Adapun dokumen yang digunakan perusahaan dalam sistem perparkiran adalah slip bukti parkir yang ada menampilkan nomor plat kendaraan dan biaya parkir. Format slip bukti parkir tersebut dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini.
Gambar 3.1 Slip Bukti Parkir Sumber : Grand Angkasa International Hotel 3.1.2.2 Analisis Prosedur Dalam menganalisis prosedur perparkiran pada perusahaan, penulis menggunakan alat bantu berupa Flow Of Document (FOD). Setelah melakukan pengamatan dan wawancara dengan beberapa personil dalam perusahaan, penulis menyajikan gambaran atas prosedur tersebut seperti pada gambar 3.2 berikut ini.
Gambar 3.2 FOD Sistem Perparkiran Sumber : Grand Angkasa International Hotel
Berikut adalah penjelasan dari prosedur tersebut : Bagian Parkir Masuk mencatat nomor plat kendaraan dan memberikan slip bukti parkir kepada pengemudi. Saat keluar dari gedung, bagian Parkir Keluar mengutip slip bukti parkir dari pengemudi. Slip bukti parkir dari bagian Parkir Masuk dan Parkir Keluar dicocokkan jumlahnya oleh bagian akuntansi. Dari slip tersebut, bagian akuntansi membuat laporan penghasilan parkir bulanan untuk diserahkan kepada pengelola. 3.1.2.3 Analisis Laporan Laporan penghasilan parkir bulanan yang disajikan bagian akuntansi diproses dengan menggunakan Micosoft Excel. Laporan ini menampilkan tanggal, jumlah kendaraan parkir dan penghasilan parkir yang diterima setiap bulannya. Rancangan laporan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini. Gambar 3.3 Laporan Penghasilan Parkir Bulanan Sumber : Grand Angkasa International Hotel 3.2 Metode Perancangan 3.2.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Untuk mendukung perancangan sistem informasi perparkiran, penulis menggambarkan data flow diagram pada Grand Angkasa International Hotel untuk dijadikan sebagai model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. Adapun diagram konteks yang telah
penulis rancang adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Perparkiran
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Perparkiran
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pencatatan Data Kendaraan Masuk
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pencatatan Data Kendaraan Keluar dan Perhitungannya 3.2.2 Kamus Data Dari Analisis sistem berjalan yang telah penulis lakukan, penulis menyimpulkan bahwa dibutuhkan suatu database untuk menyimpan data-data pada sistem perparkiran perusahaan. Berikut adalah kamus data yang diperlukan : 1. User List = User Name + User Password + User Type + Keterangan 2. Sisa Tempat = Tanggal + Sisa 3. Parking = Tanggal + No Plat + Jam Masuk + Operator Masuk + Jam Keluar + Operator Keluar + Biaya + Keterangan 4. Setting ID = Set ID + Set Value 5. Biaya Parkir = Jam1 + Jam2 + Biaya 3.2.3 Perancangan Output 3.2.3.1 Rancangan Laporan Parkir Per Tanggal Rancangan laporan ini menyajikan informasi parkir sesuai dengan urutan kronologisnya, yang di-filter menurut tanggal dan jam masuk kendaraan. Rencangan laporan ini menampilkan tanggal parkir, nomor plat polisi kendaraan, jam masuk kendaraan, operator masuk, jam keluar kendaraan, operator keluar dan biaya parkir yang dikenakan atas masingmasing kendaraan. Gambar 3.8 Rancangan Laporan Parkir Per Tanggal
3.2.3.2 Rancangan Laporan Parkir Per Bulan Rancangan laporan ini menyajikan informasi parkir sesuai dengan urutan kronologisnya, yang di-filter menurut bulan dan jam masuk kendaraan. Gambar 3.9 Rancangan Laporan Parkir Per Bulan 3.2.3.3 Rancangan Laporan Penerimaan Per Tanggal Rancangan ini menyajikan laporan penerimaan penghasilan parkir sesuai dengan tanggal yang di-filter dan jam masuk yang diinginkan.
Gambar 3.10 Rancangan Laporan Penerimaan Per Tanggal 3.2.3.4 Rancangan Laporan Penerimaan Per Bulan Rancangan ini menyajikan laporan penerimaan penghasilan parkir sesuai dengan bulan yang di-filter dan jam masuk yang diinginkan. Gambar 3.11 Rancangan Laporan Penerimaan Per Bulan 3.2.3.5 Rancangan Daftar Sisa Kendaraan Rancangan ini menampilkan daftar kendaraan yang masih tersisa di areal parkir, nomor plat polisi kendaraan, jam masuk kendaraan ke areal parkir dan operator yang bertugas saat kendaraan masuk. Gambar 3.12 Rancangan Laporan Daftar Sisa Kendaraan 3.2.3.6 Rancangan Slip Bukti Parkir Rancangan slip bukti parkir ini menampilkan nomor plat kendaraan, jam masuk kendaraan ke areal parkir, operator masuk serta keterangan mengenai kendaraan yang bersangkutan. Gambar 3.13 Rancangan Slip Bukti Parkir 3.2.4 Perancangan Input 3.2.4.1 Rancangan Form User Login Rancangan form ini dibuat untuk tiga tipe user yaitu : a. Administrator yang berfungsi untuk mengotorisasi pemakaian sistem perparkiran, seperti men-set biaya parkir, jumlah tempat parkir dan operator. b. Operator masuk yang bertugas meng-input data kendaraan saat kendaraan masuk ke areal parkir c. Operator keluar yang bertugas meng-input jam keluar kendaraan dari areal parkir Gambar 3.14 Rancangan Form “User Login” 3.2.4.2 Rancangan Form Setting Biaya Parkir Rancangan ini ditujukan bagi administrator untuk dapat men-set biaya parkir. Biaya parkir bisa di-set statis, harga per jam maupun berdasarkan range waktu yang diinginkan. Gambar 3.15 Rancangan Form “Setting Biaya Parkir”
3.2.4.3 Rancangan Form Setting Jumlah Tempat Parkir Rancangan ini dibuat untuk administrator agar bisa men-set jumlah tempat parkir yang tersedia dalam gedung. Gambar 3.16 Rancangan Form “Setting Jumlah Tempat Parkir” 3.2.4.4 Rancangan Form Setting Operator Rancangan ini memungkinkan administrator men-set nama operator, password, t ipe operator dan memberi keterangan.
Gambar 3.17 Rancangan Form “Setting Operator” 3.2.4.5 Rancangan Form Filter Laporan Parkir Per Tanggal Rancangan ini berfungsi untuk mem-filter laporan parkir per tanggal sesuai dengan tanggal, jam masuk kendaraan dan operator yang diinginkan. Gambar 3.18 Rancangan Form Filter “Laporan Parkir Per Tanggal” 3.2.4.6 Rancangan Form Filter Laporan Parkir Per Bulan Rancangan ini berfungsi untuk mem-filter laporan parkir per bulan sesuai dengan bulan, jam masuk kendaraan dan operator yang diinginkan. Gambar 3.19 Rancangan Form Filter “Laporan Parkir Per Bulan” 3.2.4.7 Rancangan Form Filter Laporan Penerimaan Per Tanggal Rancangan ini berfungsi untuk mem-filter laporan penerimaan penghasilan parkir per tanggal sesuai dengan tanggal, jam masuk kendaraan dan operator yang diinginkan. Gambar 3.20 Rancangan Form Filter “Laporan Penerimaan Per Tanggal” 3.2.4.8 Rancangan Form Filter Laporan Penerimaan Per Bulan Rancangan ini berfungsi untuk mem-filter laporan penerimaan penghasilan parkir per bulan sesuai dengan bulan, jam masuk kendaraan dan operator yang diinginkan. Gambar 3.21 Rancangan Form Filter “Laporan Penerimaan Per Bulan” 3.2.4.9 Rancangan Form Filter Laporan Daftar Sisa Kendaraan Rancangan ini digunakan untuk memilih tanggal laporan daftar sisa kendaraan yang masih ada dalam gedung. Gambar 3.22 Rancangan Form Filter Tanggal “Laporan Daftar Sisa Kendaraan” 3.2.4.10 Rancangan Form Parkir Masuk Rancangan form ini diperuntukkan bagi operator masuk untuk meng-input nomor plat kendaraan dan waktu kendaraan memasuki areal parkir. Gambar 3.23 Rancangan Form “Parkir Masuk” 3.2.4.11 Rancangan Form Parkir Keluar Rancangan form ini diperuntukkan bagi operator keluar untuk meng-input waktu keluar kendaraan dari areal parkir. Form ini juga memberi informasi pada operator keluar mengenai biaya parkir yang harus dikutip dari kendaraan yang bersangkutan. Gambar 3.24 Rancangan Form “Parkir Keluar” 3.2.5 Perancangan Database 3.2.5.1 Normalisasi Berdasarkan kamus data yang telah penulis bahas pada subbab 3.2.2, maka dapat dirancang database yang akan digunakan dalam sistem ini. Setelah dipelajari, penulis menyimpulkan bahwa tidak terjadi redudansi data, sehingga tidak perlu dilakukan normalisasi. 3.2.5.2 Database
Perancangan database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2002. Desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun entitas yang digunakan dalam perancangan database adalah sebagai berikut. Tabel 3.1 Tabel User List Tabel 3.2 Tabel Sisa Tempat Tabel 3.3 Tabel Parking Tabel 3.4 Tabel Setting ID Tabel 3.5 Tabel Biaya Parkir 3.2.6 User Interface
