PROPOSAL PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI
Nama : Leni Rosiyani
NIM : 142140230
Kelas : EA-A
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UPN "VETERAN" YOGYAKARTA
2016
LATAR BELAKANG
"Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu"(Jogiyanto,2005). Penjelasan di atas menjelaskan bahwa sistem bekerja dalam suatu jaringan kerja dari suatu prosedur nyang saling berhubungan satu sama lain untuk menyelesainkan tujuan dan sasaran yang dimaksud. Secara garis besar sistem itu merupakan input yang diolah kemudian akan menghasilkan output. Dalam organisasi membutuhkan suatu sistem yang akan membantu jalannya produksi atau kinerja organisasi tersebut.
Dalam hal ini CV. Batik Indiastuti membutuhkan beberapa sistem untuk dapat menjalankan produksinya dengan benar, efisien maupun efektif. CV. Indiastuti bergerak di bidang produksi kain batik dan pakaian batik, sehingga proses kerjanya lebih rumit dibandingkan dengan usaha di bidang jasa. Karena proses produksinya lebih rumit maka dibutuhkan susunan atau struktur organisasi yang jelas dan tertata, selain itu juga dibutuhkan tingkatan otorisasi yang benar dan sederhana. Untuk bidang akuntansinya CV. Batik Indiastuti harus memiliki pembukuan yang jelas dengan nama akun serta nomor akun yang jelas. Bagan alir kinerja masing-masing departemen ataupun siklus juga harus jelas dan simpel, artinya siklus yang ada dapat berjalan dengan lancar namun tidak mempersulit prosesnya. CV. Batik Indiastuti sudah memiliki banyak vendor maupun customer, pastinya banyak transaksi yang dilakukan dan akan membutuhkan bukti-bukti seperti misalnya dokumen dan catatatan pada masing-masing siklus. Maka dari itu saya mengajukan proposal ini untuk CV. Batik Indiastuti agar sistem yang ada didalamnya mampu dijalankan sesuai aturan dan berjalan lancar.
STRUKTUR ORGANISASI CV BATIK INDIASTUTI
Direktur UtamaDirektur Manajer UmumManajer pemasaranManajer keuangan&AkuntansiManajer produksi&pembelianManajer personaliaAudit InternalDirektur UtamaDirektur Manajer UmumManajer pemasaranManajer keuangan&AkuntansiManajer produksi&pembelianManajer personaliaAudit Internal
Direktur Utama
Direktur
Manajer Umum
Manajer pemasaran
Manajer keuangan
&
Akuntansi
Manajer produksi
&
pembelian
Manajer personalia
Audit Internal
Direktur Utama
Direktur
Manajer Umum
Manajer pemasaran
Manajer keuangan
&
Akuntansi
Manajer produksi
&
pembelian
Manajer personalia
Audit Internal
URAIAN JOB DESKRIPSI
Jabatan : Direktur Utama
Bertanggung jawab kepada : Pemegang modal/ penanam modal
Membawahi : Direktur
Tugas :
Memimpin seluruh karyawnan yang ada dibawahnya.
Menetapkan kebijakan-kebijakan CV
Menyampaikan laporan keuangan dan kondisi perusahaan kepada pemegang saham atau penanam modal.
Mengawasi kinerja perusahaan.
Memberikan motivasi kepad karyawan.
Wewenang :
Memimpin semua rapat besar.
Menyetujui rencana anggaran tahunan.
Memberhentikan maupun merekrut direktur dan internal audit.
Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dengan pihak eksternal.
Mengambil keputusan dalam rapat.
Jabatan : Direktur
Bertanggung jawab kepada : Direktur Utama
Membawahi : Manajer Umum, Audit internal
Tugas :
Menjalankan tugas dari direktur utama.
Menyampaikan rencana anggaran tahunan pada direktur utama.
Menuntun jabatan yang ada di bawahnya untuk lebih disiplin.
Mengawasi kinerja setiap manajer yang ada di bawahnya.
Menyusun laporan keuangan perusahaan.
Wewenang :
Merekrut maupun memberhentikan manajer-manajer yang ada di bawahnya.
Memimpin rapat besar apabila direktur utama berhalangan hadir.
Ikut memutuskan rencana perusahaan atas persetujuan direktur utama.
Memberikan motivasi pada manajer di bawahnya.
Jabatan : Audit Internal
Bertanggung jawab kepada : Direktur Utama
Membawahi : -
Tugas :
Melaksanakan proses audit internal di semua departemen.
Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan proses auditing.
Membuat daftar pertanyaan audit.
Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh.
Menyiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit.
Wewenang :
Memberikan informasi dan nasehat kepada manajemen.
Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar berhasil mencapai sasaran.
Melakukan review dan evaluasi hasil audi.
Menentukan strategi, metode, dan frekuensi secara tepat.
Jabatan : Manajer Umum
Bertanggung jawab kepada : Direktur
Membawahi : Manajer Keuangan & Akuntansi, Manajer Produksi & Pembelian, Manajer Personalia, Manajer Pemasaran
Tugas :
Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas bawahannya.
Mengelola perusahaan sesuai visi dan misi perusahaan.
Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan yang baik.
Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan organisasi tercapai.
Merencanakan, mengelola, dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan.
Wewenang :
Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusahaan.
Membuat prosedur dan standar perusahaan.
Merencanakan rencana strategis jangka menengah dan jangka panjang.
Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi, maupun pelatihan.
Jabatan : Manajer Keuangan & Akuntansi
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi : -
Tugas :
Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat.
Mengambil keputusan investasi berdasarkan perhitungan risiko maupun peluangnya.
Melakukn kontrol dan evaluasi terhadap laporan keuangan yang ada.
Wewenang :
Bertanggung jawab pada manajer umum.
Mengendalikan keputusan semua aktivitas akuntansi.
Mengkordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan perusahaan.
Menetapkan besarnya anggaran untuk masing-masing divisi.
Jabatan : Manajer Produksi dan Pembelian
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi : -
Tugas :
Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi.
Membuat laporan secara berkala mengenai kegiatan produksi.
Berinovasi dalam pekerjaan produksi agar efisien serta efektif.
Mengawasi proses produksi.
Bertanggung jawab pada peningkatan ketrampilan dan keahlian karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya.
Wewenang :
Memberikan saran dan nasehat serta penilaian kerja bawahannya.
Memberikan sanksi terhadap kesalahan dan pelanggaran bawahannya.
Melakukan koordinasi dengan departemen lain.
Memberikan masukan pada perusahaan terkait bidang produksi.
Jabatan : Manajer Personalia
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi : -
Tugas :
Melakukan perekrutan karyawan baru.
Memberikan reward untuk karyawan berprestasi dan punishment bagi mereka yang melanggar aturan.
Merencanakan gaji serta jaminan lainnya untuk karyawan.
Melaporkan presensi karyawan ke bagian penggajian.
Pembinaan awal karyawan di masing-masing departemen.
Wewenang :
Membuat dan menyiapkan surat PHK.
Memberhentikan karyawan.
Mengusulkan penetapan kriteria karyawan baru.
Jabatan : Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi : -
Tugas :
Melakukan perencanaan strategi pemasaran.
Merumuskan target penjualan.
Mengawali efisiensi dan efektivitas kegiatan kerja di departemennya.
Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran.
Mengesahkan prosedur dan instruksi kerja di departemennya.
Wewenang :
Pada kondisi tertentu, berwenang menolak dan menerima permintaan pesanan dari konsumen.
Melakukan koreksi terhadap harga kontrak apabila terjadi permasalahan.
Memutuskan harga jual jhasil produk.
Melakukan penyempurnaan pola kerja di departemennya.
NOMOR AKUN DAN NAMA AKUN UNTUK CV. BATIK INDIASTUTI
No Akun
Nama Akun
Keterangan
1001
Kas
1002
Kas kecil
1003
Kas di bank
1101
Cadangan kerugian piutang
1201-1210
Piutang usaha pelanggan Jateng
1211-1220
Piutang usaha pelanggan Yogyakarta
1221-1230
Piutang usaha pelanggan Bandung
1231-1240
Piutang usaha Pelanggan Jakarta
1301-1310
Persediaan bahan baku
1311-1330
Persediaan kain batik
1331-1340
Persediaan busana perempuan
1341-1350
Persediaan busana laki-laki
1351-1360
Persediaan busana anak-anak
1361
Persediaan bahan penolong
1401
Sewa iklan dibayar di muka
1501
Peralatan kantor
1511
Perlengkapan
1521
Tanah
1601
Gedung
1602
Akumulasi penyusutan gedung
1701
Kendaraan
1702
Akumulasi penyusutan kendaraan
1801
Mesin produksi
1802
Akumulasi penyusutan mesin produksi
2001-2010
Utang usaha
2101
Utang gaji
2102
Utang bunga
2201
Sewa diterima di muka
2301
Utang hipotik
3001
Modal
3101
Prive
3201
Laba ditahan
4001
Pendapatan usaha
4101
Penjualan
4102
Retur penjualan
4103
Potongan penjualan
4201
Pembelian
4202
Retur pembelian
4203
Potongan pembelian
4301
Pendapatan bunga
5001
Beban gaji
5002
Beban sewa iklan
5003
Beban bunga
5004
Beban listrik dan telepon
5101
Beban penyusutan gedung
5102
Beban penyusutan kendaraan
5103
Beban penyusutan mesin produksi
ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PADA CV. BATIK INDIASTUTI
SIKLUS PENGELUARAN
Otorisasi Transaksi
Penandatanganan pada saat dilakukan pengeluaran kas, kemudian pengecekan sediaan atas transaksi pembelian yang terjadi atau transaksi pelunasan utang usaha.
Pemisahan Tugas
Bagian gudang melakukan pengecekan sediaan baik itu atas transaksi pembelian maupun penjualan (termasuk penerimaan dari pemasok).
Pengecekan utang usaha dilakukan tersendiri oleh bagian utang dengan cara pengecekan faktur yang ada.
Bagian pengeluaran kas melakukan setiap pencatatan transaksi uang keluar, sebaiknya faktur/cek diberi nomor urut.
Supervisi
Segala yang berhubungan dengan pengeluaran kas akibat transaksi pembelian maka dipertanggungjawabkan pada manajer pebelian.
Kemudian apabila pengeluaran kas terjadi akibat pelunasan utang usaha maka dipertanggungjawabkan oleh bagian utang dan bagian akuntansi.
Catatan Akuntansi
Permintaan pembelian
Order pembelian
Laporan penerimaan barang
Nota debt (utang)
Cek
Jurnal pengeluaran kas
Pengendalian Akses
Transaksi pembelian: pengecekan barang sediaan secara fisik di gudang.
Transaksi pengeluaran kas: pemberian nomer urut pada setiap cek yang dikeluarkan.
Transaksi pelunasan utang: pengecekan pada faktur dan jurnal.
Verifikasi Independen
Transaksi pembelian: bagian utang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban.
Bagian akuntansi: melakukan update data keuangan.
Bagian utang: melakukan update data perusahaan.
SIKLUS PENDAPATAN
Otorisasi Transaksi
Pada transaksi penjualan dilakukan pengecekan faktur atau nota kredit serta pengembalian maupun potongan penjualan. Sedangkan penerimaan kas harus selalu dilakukan pencatatan dan penyesuaian setiap ada transaksi.
Pemisahan Tugas
Transaksi penjualan akan terdiri dari transaksi kredit dan tunai, pencatatan dilakukan pada saat itu oleh kasir kemudian dilaporkan kepada bagian akuntansi dan keuangan.
Penandatanganan tanda pelunasan atas kredit (piutang) dilakukan oleh manajer bagian keuangan.
Supervisi
Penerimaan atas pendapatan dilaporkan kepada bagian akuntasi yang nantinya akan dilanjutkan ke bagian keuangan dan bagian keuangan berhak menaruhnya dalam bentuk kas (kas di bank maupun kas kecil).
Catatan Akuntansi
Pesanan pelanggan
Pesanan penjualan
Dokumen pengiriman
Jurnal penjualan
Nota pembayaran
Jurnal penerimaan kas
Pengendalian Akses
Penerimaan pendapatan: dicek antara uang yang diterima dengan faktur.
Pencatatan pelunasan piutang: dicek apakah pelunasan piutang tersebut sesuai dengan faktur atau tidak.
Verifikasi Independen
Pemrosesan penjualan: bagian gudang, bagian pengiriman, buku besar pembantu sebagai pencatatan secara kredit maupun tunai.
Penerimaan kas, buku besar, rekonsiliasi bank.
SIKLUS KONVERSI (PRODUKSI)
Otorisasi Transaksi
Sebelum bagian produksi melakukan kegiatan produksi, bagian penjualan harus memberikan kertas order pada bagian produksi sebagai rincian barang yang dibutuhkan.
Pemisahan Tugas
Pengecekan bahan baku dan bahan penolong tetap dilakukan oleh bagian gudang, kemudian dikonfirmasikan pada bagian produksi.
Bagian produksi memberikan konfirmasi atas kertas order yang diajukan oleh penjualan, apakah produk yang diminta bisa diproduksi atau harus menunggu karena keterbatasan bahan baku dan bahan penolong.
Supervisi
Konfirmasi dan perintah memproduksi dilakukan oleh kepala bagian produksi berdasarkan konfirmasi ketersediaaan bahan baku dan bahan penolong di gudang.
Catatan Akuntansi
Kertas order
Daftar kebutuhan bahan baku dan bahan penolong
Daftar kegiatan produksi
Bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang
Bukti pengembalian barang di gudang
Kartu jam kerja
Laporan produksi selesai
Pengendalian Akses
Akses langsung ke aset: membatasi akses penyimpanan barang jadi di gudang agar tidak over produksi sehinnga menimbulkan produk menganggur terlalu lama.
Penerapan biaya-biaya standar agar proses produksi tidak memakan biaya terlalu banyak.
Verifikasi Independen
Departemen akuntansi biaya melakukan pencocokan penggunaan material dan pekerja yang mengambil job tickets terhadap standar yang ada.
Departemen gudang melakukan pengecekan kertas order dengan sisa keadaan fisik barang yang telah diorder apakah sesuai atau tidak.
Auditor eksternal/internal melakukan verifikasi independen atas bahan baku dan barang jadi tersedia secara manual.
SIKLUS PERSONALIA
Otorisasi Transaksi
Formulir kegiatan personalia sebagai otorisasi yang penting dalam penggajian. Kemudian penerimaan karyawan baru akan dipertanggungjawabkan oleh kepala bagian dan kemudian meminta persetujuan manajer.
Pemisahan Tugas
Fungsi penjagaan harus dipisahkan dari personalia.
Departemen personalia melaporkan rincian gaji kepada bagian penggajian yang disetujui oleh bagian keuangan dan akuntansi.
Supervisi
Kepala bagian mengawasi kerja karyawan dengan ketat agar tidak terjadi kecurangan atas penyalahgunaan kartu waktu kerja.
Pengecekan mnaual kartu waktu dan kehadiran karyawan dilakukan oleh kepala staf.
Catatan Akuntansi
Kartu waktu
Kartu pekerjaan
Bukti kas keluar
Jurnal umum
Buku besar pembantu
Kartu gaji
Pengendalian Akses
Pemeriksaan jumlah kartu waktu dengan jumlah pekerja.
Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran gaji karyawan.
Verifikasi Independen
Verifikasi jam kerja.
Pengurus pembayaran.
Utang usaha.
Buku besar umum.
SIKLUS ASET TETAP
Otorisasi Transaksi
Kegiatan pembelian, pemeliharaan, penghapusan aset teta harus diawasi dengan baik dan ketat. Selain itu juga pengecekan fisik secara berkala dan pengakuan penyusutan dilakukan secara periodik selama umur ekonomis.
Pemisahan Tugas
Pembelian aset tetap diajukan oleh bagian yang membutuhkan kemudian kepala bagian akan memberikan surat permohonan pengadaan aset tetap kepada manajer atas.
Pemeliharaan aset tetap diajukan oleh bagian yang membutuhkan pemeliharaan aset kemudian diotorisasi oleh manajer atas.
Penghapusan aset tetap juga disetujui oleh manajer atas kemudian bagian akuntansi membuat pencatatan atas penghapusan aset tetap.
Supervisi
Manajemen perusahaan memberikan persetujuan atas pembelian aset tetap.
Pembayaran atas pengadaan aset tetap dilakukan oleh bagian akuntansi atas otorisasi dari manajer atas.
Catatan Akuntansi
Surat permintaan reparasi
Surat permohonan pengadaan aset tetap
Jurnal
Data aset tetap
Pengendalian Akses
Memberikan standar penggunaan aset tetap, agar tidak terjadi penyalahgunaan aset tetap.
Pendataan aktiva tetap secara lengkap agar mudah melakukan pengecekan secara data dan aktual.
Verifikasi Independen
Secara berkala auditor internal harus memeriksa akuisisi aset tetap dan penyusustan atas aset tetap.
Pengawasan penggunaan aset tetap.
INPUT DAN OUTPUT SYSTEM
CV. Batik Indiastuti membutuhkan sistem yang canggih namun mudah digunakan. Menurut saya CV. Batik Indiastuti ini membutuhkan dokumen dan catatan yang berbeda dari organisasi lain. Tujuannya yaitu agar menjadi simbol tersendiri dan menarik untuk digunakan. Kriteria untuk dokumen dan catatan yang menarik, baik dan benar yaitu sebaiknya:
Desainnya menarik
Maksudnya yaitu dokumen dan catatanyang ada misalnya diberi warna serta simbol organisasi agar tampilannya tidak membosankan.
Disertai penomoran
Tujuan dari penomoran untuk masing-masing dokumen dan catatan yaitu agar memudahkan bagian akuntansi dalam menjalankan tugasnya, selain itu juga dapat menghindari adanya kecurangan misalnya seperti adanya pembelian fiktif. Pembelian fiktif sangat mudah terjadi apabila dokumen dan catatan tidak diberi penomoran karena tidak akan terdeteksi.
Disertai tanda tangan penanggung jawab
Dengan adanya tanda tangan penanggung jawab nantinya jika teradi sesuatu dapat dipertanggungjawabkan oleh mereka yang bertanda tangan.
Mudah digunakan
Karena tidak semua karyawan dapat menggunakan sistem yang canggih maka dokumen dan cataatn yang dibuat sebaiknya bisa digunakan serta dipahami oleh siapa saja. Misalnya bukti pembeyaran harus mudah dipahami oleh customer (user friendly).
Disertai tanggal terjadinya pembuatan dokumen dan catatan
Ini merupakan hal yang terpenting dalam dokumen dan catatan karena dapat membantu pihak audit dalam mencocokkan bukti audit dengan laporan keuangan yang ada. Tanggal jug dapat mengurangi terjadinya fraud seperti misalnya pembelian fiktif.
Disertai judul dokumen dan catatan
Maksudnya dalam suatu dokumen ataupun catatan sebaiknya diberi judul dokumen tersebut adalah dokumen apa. Misalnya pada siklus pengeluaran dibutuhkan bukti pengeluaran kas maka di dokumen harus tertulis "Bukti Pengeluaran Kas".
Disertai nama, alamat serta no telepon CV/organisasi
Fungsi dari nama, alamat serta nomor telepon CV yaitu agar apabila terjadi suatu hal, si penerima dokumen dan catatan dapat menghubungi CV melalui telepon atau langsung mendatangi kantor.
Berikut saya berikan contoh (output) dokumen dan catatan yang baik dan benar:
CV. BATIK INDIASTUTI
Jl. Rajawali No.1A
Yogyakarta
Telp: (0274)545352
Surat Permintaan Pembelian
Dari Bagian : No :
Tanggal Diperlukan : Tanggal :
Dikirim ke :
No
Nama Barang
Jumlah
Keterangan
Bagian Pembelian
