Project Monitoring and Control(2)

By Eng.\Ahmed Said Refaei Schedule and cost Control of Construction Projects

25/12/10

D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control

1

‫المحتويات‬ ‫رقم الصفحه‬

‫الموضوع‬

‫‪ -١‬مقدمه ‪ ‬‬ ‫•‬

‫الھدف ‪ ‬‬

‫•‬

‫دورة التحكم و متابعة المشروعات ‪ ‬‬

‫•‬

‫مدخالت النظام ‪ ‬‬

‫•‬

‫ادوات و تقنيات النظام ‪ ‬‬

‫•‬

‫المنفذون و مصادر البيانات ‪ ‬‬

‫•‬

‫مخرجات النظام‬

‫‪٦-٣‬‬

‫‪٧‬‬

‫‪ -٢‬ادارة و مراقبة الجدول الزمنى ‪ ‬‬

‫‪٨‬‬

‫•‬

‫خطة إدارة مراقبة الجدول الزمنى ‪ ‬‬

‫•‬

‫إجراءات و عمليات قياس األداء بالجدول الزمنى ‪ ‬‬ ‫‪ .i‬موقف المشروع زمنيا )‪ (Schedule Status‬‬ ‫‪.ii‬‬

‫•‬

‫قياس و مراجعة التقدم المادى )‪(Physical progress‬‬

‫مرحلة التقييم و التحليل ‪ -‬التقرير النھائى ‪ ‬‬ ‫‪.i‬‬

‫‪-٣‬‬ ‫‪-٤‬‬

‫إدارة و مراقبة التكاليف‬ ‫•‬

‫‪-٥‬‬

‫‪٢٠‬‬

‫‪٣٠‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪٣١‬‬ ‫‪٣١‬‬

‫‪ .i‬محاسبة التكاليف ‪ ‬‬

‫‪.iii‬‬

‫‪١٥‬‬

‫‪٢٦‬‬

‫قياس األداء ‪ ‬‬

‫‪.ii‬‬

‫‪١٠‬‬

‫‪٢١‬‬

‫تقييم االداء من خالل الجدول الزمنى‬

‫نماذج اضافيه‬

‫‪١٠‬‬

‫قياس اداء المشروع ‪ -‬تطبيقات المكتسبه ‪ ‬‬ ‫‪.١‬‬

‫قياس و مراجعة التقدم المادى )‪ (Physical progress‬‬

‫‪.٢‬‬

‫تتبع الموارد )‪ (Resource Tracking‬‬

‫‪.٣‬‬

‫قياس األداء )كيف يجرى العمل؟( ‪ ‬‬

‫‪.٤‬‬

‫وضع الجدول الزمنى ‪ ‬‬

‫‪٣٢‬‬

‫‪٣٣‬‬

‫قياس أداء األصول ‪ ‬‬

‫•‬

‫دورة المستندات ‪ ‬‬

‫‪٣٤‬‬

‫•‬

‫تقييم األداء‬

‫‪٣٥‬‬

‫مرفقات و مراجع الموضوع‬

‫‪٣٨‬‬

‫‪2‬‬

‫‪D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control ‬‬

‫مقدمه‬


3

‫‪Project Monitoring and Control‬‬ ‫الھدف و الفائدة من دورة التحكم )‪(Project Monitoring and Control Cycle‬‬ ‫رصد وتداول معلومات دقيقة عن‪ ‬الموقع‪) ،‬وسوف نرى كيف‪ ‬يتم استخدام ھذه‪ ‬المعلومات التخاذ‪ ‬القرارات اإلدارية‪ ‬التي من شأنھا تحسين‪ ‬‬ ‫فرص‪ ‬العمل‪ ‬إلنجاز‪ ‬المشروع‪ ‬في الوقت المحدد‪ ‬وفي حدود الميزانية‪(.‬‬ ‫ومن المھم أن‪ ‬تتبع‪ ‬كل‪ ‬جانب من جوانب‪ ‬أداء‪ ‬المشروع‪ ‬على مدار المشروع‪ ‬من‪ ‬مرحلة التخطيط‪.‬و‪ ‬تحديد‪ ‬متى‪ ‬يبدأ‪ ‬كل‪ ‬مشروع‪ ،‬ومتى‪ ‬يجب أن‬ ‫ينتھي—مع‪ ‬استخالص المعلومات‪ ‬كاملة‪ ‬وتقييم ما‪ ‬يجب عمله وماال‪ ‬يعمل‪.‬‬

‫)مرحلة ألمتابعه و السيطرة( وھى الوقت للتوفيق بين التكاليف الفعلية وإنتاجية العمل بالمشروع فستستخدم المعلومات لتحديث‬ ‫سجالت الشركة القائمة في إطار التحضير للمشروعات المقبلة من حيث التخطيط والتقدير الجيد‪.‬‬ ‫كما أنھا فرصة ممتازة الستخالص الدروس وتھيئة بعض أفضل الممارسات للتنفيذ في المستقبل‪.‬‬ ‫و يجب أن يتوفر قدرا كبيرا من االنضباط في عمل التقارير الالزمة باستمرار و االستفادة من ھذه الفرصة ونتعلم منھا‪ .‬في تجارب‬ ‫كثيرة وجدت في مشاريع بل شركات كان استخالص المعلومات واحدة من اآلليات األكثر فعالية لتدريب كل عضو من أعضاء‬ ‫الفريق‪ ،‬من مھندس المشروع إلى مدير المشروع و تركيزھم في معطيات و مخرجات المشروع‪.‬‬ ‫دورة التحكم و متابعة المشروعات ‪Project Monitoring and Control Cycle‬‬

‫تبدأ دورة التحكم بالمشروع مع خطة المشروع وينتھي مع استخالص المعلومات النھائية للمشروع والتقييم‪.‬‬ ‫وھناك سبع خطوات أساسية في عملية ‪:‬‬ ‫‪1. Develop the project plan.‬‬

‫‪ .١‬وضع خطة المشروع‪.‬‬ ‫‪ .٢‬تحديد معايير و طرق متابعة و تقييم المشروع‪.‬‬ ‫‪ .٣‬رصد أداء المشروع‪.‬‬ ‫‪ .٤‬تحديد انحرافات األداء ‪ -‬التعرف عليھا‪.‬‬ ‫‪ .٥‬خيارات تقييم و اتخاذ القرارات التصحيحية‪.‬‬ ‫‪ .٦‬إجراء التعديالت حسب الحاجة‪.‬‬ ‫‪ .٧‬من خالل المستندات و التقرير يتم تقييم النتائج‪.‬‬

‫‪2. Establish the project benchmarks.‬‬ ‫‪3. Monitor the project performance.‬‬ ‫‪4. Identify performance deviations.‬‬ ‫‪5. Evaluate corrective options.‬‬ ‫‪6. Make adjustments as needed.‬‬ ‫‪7. Document, report, and evaluate results.‬‬

‫‪4‬‬


‫مدخالت النظام ‪ ‬‬ ‫المعلومات المطلوبة من المواقع و اإلدارات ألمشاركه في إدارة وخدمة المشروعات ‪ ‬‬

‫‪Data Input / The Feedback Loop‬‬

‫نظام التحكم و ألمراقبه في قلب كل مشروع‪.‬و من أجل نجاح عملية إدارة المشروعات يجب أن نعتمد على المعلومات السليمة‬ ‫وعملية تداول التقارير و المعلومات الجيدة‪ ،‬والتي تأتي من البيانات الفعلية ألداء المشروع‪.‬‬ ‫سيتم وضع مخطط اتصاالت يشمل‬ ‫‪Communication Plan .١‬‬ ‫‪Communication Matrix and Frequency. .٢‬‬ ‫تأتي ھذه البيانات من مواقع و فريق العمل‪ ،‬و تعد على أساس يومية و‪/‬أوأسبوعية و‪/‬أوشھرية‪).‬الفترة التى سيتم االتفاق عليھا مع‬ ‫مالحظة كلما قلت الفترة كانت جودة اتخاذ القرارات عاليه(‬ ‫وفيما يلي بعض من مصادر المعلومات المستخدمة لتتبع و قياس األداء في المشروعات‪:‬‬ ‫◆◆تقارير الموقع اليومية ‪ ‬‬ ‫◆◆بطاقات الوقت )تكاليف العماله المباشره ‪ +‬تحديد العمل( ‪ ‬‬ ‫◆◆بيانات مستخلصات مقاولى الباطن ‪ ‬‬ ‫◆◆اذون تسليم المواد و موقف المخازن‪ .‬‬ ‫◆◆فواتير \مستخلصات موردى المواد ‪ ‬‬ ‫◆◆بطاقات تسجيل عمل المعدات ‪ ‬‬ ‫◆◆سجالت األعمال مكاتبات اوامر التغيير‪(Submittal/Transmittal Logs) ....‬‬

‫‪◆◆ Daily field reports‬‬ ‫‪◆◆ Time cards‬‬ ‫‪◆◆ Subcontractor billing statements‬‬ ‫‪◆◆ Delivery tickets‬‬ ‫‪◆◆ Material invoices‬‬ ‫‪◆◆ Equipment time tickets‬‬ ‫‪◆◆ Job logs‬‬

‫فائدة ھذه المعلومات‬ ‫ھذه المعلومات تخدم اثنين من المھام الحيوية‪ :‬‬ ‫◆◆ الكشف عن الفروق بين الوقت الفعلي‪ ،‬والتكلفة‪ ،‬واألداء و اإلنتاجية وتقدير المخطط)الجدول الزمني(الى الواقع‪ .‬‬ ‫◆◆ تطوير قواعد البيانات التاريخية وتقدير العوامل اإلنتاجية المستخدمة في المشاريع المستقبلية‪ .‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إذا كانت ھذه المعلومات غير دقيقة أو غير كاملة‪،‬‬ ‫•‬

‫قد تخفف من فاعلية نظام مراقبة وتغذية البيانات الخاطئه تتسبب في عدم قدرة تقدير المراجع و االداره العليا لمتغيرات و احتياجات‬ ‫المشروع وجدولتھا ‪،‬‬

‫•‬

‫تشويه مصداقية ھذه اإلجراءات'على المشاريع المستقبلية‪ .‬‬

‫‪ ‬‬ ‫أدوات و تقنيات و منفذوا النظام‬ ‫أدوات نظام مراقبة المشروعات‬ ‫األدوات ‪:‬‬ ‫‪ .١‬أجھزة الكمبيوتر و برامج متخصصة إذا لزم األمر و فى الوقت المناسب )بريمافيرا – اكسل –‪Contract –Expedition‬‬ ‫‪ (...... Cost Control/Estimator -Manger‬‬ ‫‪ .٢‬الشبكه العنكوبتيه ‪ ‬‬ ‫‪ ERP (Enterprise Resource Planning) system as Microsoft Dynamics ERP Solutions .٣‬‬ ‫‪ .٤‬نماذج معتمده و ثابته ‪ Ideal Forms‬مرفق بعض منھا‪ .‬‬ ‫‪ .٥‬معامل ألخبره ‪ Expert Judgment‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪5‬‬


‫المنفذون و مصادر البيانات‪ :‬‬

‫السيطرة على الوقت وتكاليف المشروع يتطلب نوعا من فرق العمل لمتابعة الموقف لديھم القدرة على استباق وتفادي تعطل‬ ‫المشاريع المحتملة ھم السمة األساسية لإلدارة الناجحة البناءه‪.‬‬ ‫ومع ذلك‪ ،‬حتى عندما يكون فريق العمل و إدارة المشروع يطبق جميع األدوات والتقنيات المتاحة لھا‪ ،‬سوف ال تزال معظم المشاريع‬ ‫تخرج عن مسارھا عند نقاط ما على طول زمن المشروع و ھذا ليس مبررا لتنحية النظام او االستغناء عنه )كما سيتردد فى غرف‬ ‫االجتماعات او على لسان قليلي الخبره بمثل ھذا النظام و من لم يعتادوا على تداول المعلومات او من لھم مصلحه فى عرقلته(‪.‬‬ ‫و لذلك عمليا فإن كل وظيفة فريق ألمتابعه و ألرقابه تأخير و\أو التحكم فى وقت الحدث‪ ،‬وتجاوز التكاليف الزائده و ايجاد فرص‬ ‫بديله لتغطيتھا‪ ،‬و\أو منع الفشل و العرقلة و ظھورھا على السطح حفاظا على ألسمعه و الجودة أثناء زمن المشروع‪.‬‬ ‫فليست مھمة ھذا النظام و فريق العمل به التعامل مع المشاكل بل محاولة توقعھا و منعھا إن أمكن‪.‬‬ ‫و عليه فسيتم االعتماد على كل من‬ ‫‪ .١‬مديرو المشروعات – مھندسو المكتب الفنى – مھندسو التخطيط بالمواقع‪.‬‬ ‫‪ .٢‬االداره الماليه و المخازن و شئون العاملين‪.‬‬ ‫‪ .٣‬ادارة التحكم و المراقبه‬ ‫‪ ‬‬ ‫مخرجات النظام‬

‫من خالل تقارير إدارة المراقبة و التحكم من المؤكد أنه من المھم أن اإلدارة العليا ومدير المشروع يكونوا قادرين على التنبؤ بموقف المشروع‬ ‫أوال بأول من نقطة البداية حتى يكتمل المشروع‪ ،‬وما ھي نتائج الميزانية المصروفة و الموازنات المطلوبة خالل زمن المشروع‬ ‫ھذه التقارير تساعد أيضا إبالغ اإلدارة العليا وجميع المعنيين بالنتائج و ما يمكن توقعه‪.‬‬ ‫وينبغي لھذه التقارير المرحلية )تقارير مراقبة المشاريع( معالجة أربعة أسئلة أساسية ‪:‬‬ ‫◆◆ما ھو موقف المشروع عموما؟ ھل حقق المستھدف ام ال؟‬ ‫◆◆ ما ھى أجزاء العمل التى يبدو أنھا األكثر ضعفا؟‬ ‫◆◆ ھل اإلنتاجية العامة فى تحسن أم تراجع؟‬ ‫◆◆ ما ھو تاريخ اإلنجاز المتوقع ونتائج الميزانية؟‬ ‫ھذه األسئلة و أكثر و إجابتھا ستكون محتوى التقارير الصادرة من اإلدارة )إدارة التحكم و المراقبة( على نماذج )‪ (Forms‬سيتم االتفاق عليھا و تنسيق‬ ‫مواعيدھا )‪ (Time & Frequency‬و التى سينتج عنھا أيضا التالي‪:‬‬ ‫‪ .١‬تقييم المشروعات و تحديد نقاط القوه و الضعف و الفرص المتاحة و االختناقات‪ (Project Evaluation & SWOT Analysis).‬و ذلك‬ ‫باستخدام احد التقنيات التالية )‪ ( EVM or Project Slip/Creep‬‬ ‫‪ .٢‬اتخاذ اإلجراءات ألتصحيحيه)‪ (Corrective Actions‬الالزمة و ما يتبعھا من احتياجات سواء المتوفر منھا و ما سيتم طلبه‪ .‬‬ ‫‪ .٣‬التحكم فى الجدول )‪ (Schedule Control‬زمنيا و ماليا و إعادة ضبطه و إمكانيات تعويض الفاقد الزمني و المالى‪ .‬‬ ‫‪ .٤‬المساھمه فى اعداد و توجيه المطالبات المالية و الزمنيه )ان وجدت(‪.‬‬ ‫المرفقات‬ ‫‪ -١‬نماذج ممكن استخدامھا او تطويعھا لالستخدام داخل الشركه او استخدام المقابل لھا بالشركه‪ .‬‬ ‫‪ -٢‬بعض الطرق و النظريات الحديثه فى المجال‪.‬‬ ‫خالل المرفقات سيتم شرح و وضع تصور للدورات المستنديه لالعمال المنوطه بإدارة المراقبه و التحكم و سيتم اإلستعانه و اإلسترشاد بالمعايير و‬ ‫القياسات الدوليه حتى نواكب احدثھا دائما لما فيھا من مرونه و اسلوب مختصر و مباشر‬

‫‪6‬‬


‫إدارة و مراقبة الجدول الزمنى‬ Schedule Control


7

‫أوال‪. ‬خطة إدارة ومراقبة الجدول الزمني‪.‬‬ ‫تنفيذ المشروع وخطة التحكم و الرقابه )‪: (Project implementation and control plan‬و بھا يتم ايضاح المفاھيم التالية‪:‬‬ ‫‪ .I‬المراحل )‪ : (Phases & Milestones‬وصف المراحل النمطية في المشروع و الفوائد العمليه من كل مرحله و ربطھا بما‬ ‫يتعلق بالتخطيط والتمويل والصالحيات التنسيقيه للبرنامج الزمنى من حيث االسراع أو إعادة ترتيب منطقية الجدول الزمني و‬ ‫ذلك لتحسين الخطط التمويليه او تحريك امثل لالدوات و المعدات و الموارد عموما ‪.‬‬ ‫بيان نطاق تنفيذ المشروع )‪ :(Project implementation scope statement‬وصف معلومات نموذجية عن نقاط المشروع‬ ‫‪.II‬‬ ‫و التوريدات و مستندات العقد و العقود المھمه المنبثقه عنه منذ بدء المشروع وأھمية األعمال و االتفاق عليھا و قيمة التواصل‬ ‫بين فريق العمل و االداره من خالل خطة االتصاالت )‪ (Communication Plan‬و مدى اھمية ھذه المعلومات لجميع‬ ‫أصحاب المصلحة‪.‬‬

‫‪8‬‬


‫‪.III‬‬

‫التحكم فى حسابات اجزاء المشروع)‪ : (Control Accounts‬وصف ھذا المفھوم ومضمونه بالنسبة لھيكل تجزئة العمل‬ ‫)‪ (WBS‬و تطبيق نظرية القيمة المكتسبه )‪ (EVM‬و المساھمه فى اخراج التنبؤات و التقديرات )الكميات و المصروفات و‬ ‫االيرادات المتوقعه( حتى نھاية المشروع ‪:‬‬

‫‪.IV‬‬

‫وضع اسس خطة السيطرة و التحكم فى المشروع)‪ :(Project control plan and basis‬وصف معلومات نموذجية عن‬ ‫النقاط المھمه بالمشروع و العقود المھمه و المؤثره و التى قد تمثل معالم رئيسيه )‪ (Deliverable Milestones‬في تنفيذ‬ ‫المشروع وأھمية إدماجھا مع اولويات المشروع‪ ،‬واالتفاق على طرق دعم و تبادل ھذه المعلومات مع فريق المشروع‪.‬‬ ‫جدولة و إدارة الطوارئ ‪:‬‬ ‫أ‪ .‬وصف مستوى مناسب من السلطة و الصالحيات إلدارة و جدولة الطوارئ‪.‬‬ ‫ب‪ .‬وصف المعايير النموذجية لتخصيص و تحديد واستخدامات جدول الطوارئ‪.‬‬

‫‪.V‬‬

‫‪9‬‬


‫ثانيا ‪.‬اجراءات و عمليات قياس األداء بالجدول )‪ .(Schedule performance procedures and processes‬‬ ‫معايرة تقدم الجدول و قياس موقف و حالة المشروع)‪ (Schedule progress and status procedures‬و ذلك للوقوف على‬ ‫حالة و مشاكل المشروع‪.‬‬

‫أ‪.‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪.I‬‬

‫موقف المشروع زمنيا)‪ : (Status schedule‬يناقش ھذا التقرير موقف المشروع زمنيا و األساليب و األسباب المختلفة‬ ‫واآلليات التى ادت الى الموقف ‪ ‬وتحديث الجدول الزمني‪ .‬و يتم ذلك من خالل التقارير التاليه‪ :‬‬

‫‪ ‬‬ ‫و يحتوى التقرير على ‪ ‬‬

‫أ‪ (.‬تحديث الجدول الزمنى‪ : ‬‬

‫‪ ‬‬ ‫بيان الموارد المستخدمه و المتوفره بالمشروع‪) :‬من خالل التقارير التاليه و التى قد تكون يوميه ثم يتم تجميعھا فى‬ ‫ب‪(.‬‬ ‫تقرير شھرى أو نصف شھرى او اسبوعى من نفس الشكل للنموذج( و يضاف اليھا تقرير العماله و المعدات الموجوده‬ ‫بالمشروع مصنفه على االنشطه ‪-‬ھذه النماذج تختلف من شركه ألخرى‪) .‬التقارير التاليه تصلح لرصد العماله و المعدات ( ‪ ‬‬

‫‪10‬‬


‫متابعة اعمال العماله\المعدات‬-‫تقرير عن موقف‬


11

‫موقف المواد و اعتمادھا‬


12

(.‫ت‬

‫ث‪(.‬‬

‫موقف المخططات و ‪RFI‬‬

‫‪ ‬‬

‫ج‪ (.‬موقف المكاتبات الوارده و تأثيراتھا ان وجد‬

‫‪ ‬‬

‫ح‪ (.‬موقف اوامر التغيير‬

‫خ‪ (.‬موقف المستخلصات و التقييم المالى لالعمال المنفذه )يمكن اضافة موقف التحصيل(‬

‫‪ ‬‬ ‫‪13‬‬


‫د‪ (.‬موقف التدفقات النقديه من خالل متابعة التحصيل و المصروفات المباشره وغير المباشره‬

‫‪14‬‬


‫‪.II‬‬

‫‪ ‬قياس و مراجعة التقدم المادي)‪: (Physical progress‬من خالل التقارير السابقه و المفاھيم العامه إلدارة المشروعات‬ ‫الھندسيه و إدخال المعلومات‪ ،‬نتمكن من حساب ما يلي ‪ :‬‬

‫أ‪(.‬‬

‫أوال ‪ :‬الوحدات و الكميات المنجزه)‪(units completed‬؛ ‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫ب‪ (.‬ثانيا ‪ :‬تدرج المراحل التاليه لألعمال المنفذه من خالل التقارير التاليه بعد تحديثھا؛ ‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ o‬و االعمال المخططه للفتره القادمه )اسبوعين او شھر( ‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪15‬‬


‫ت‪ (.‬ثالثا‪ :‬مراجعة و قياس البنود المستكمله و استھالك المواد؛ ‪ ‬‬

‫ث‪ (.‬رابعا‪ :‬تحديد الكميات المخططه إلستكمال بنود األعمال و مقارنة ما تم فعليا بالمخطط منذ بداية المشروع ؛ ‪ ‬‬

‫‪16‬‬


‫ج‪ (.‬خامسا ‪ :‬االحتياجات و االنفاق و‪ / ‬أو الموارد الالزمة؛)من خالل طلب المواد و\او المقاولين و العماله الالزمه( ‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪17‬‬


‫ المدة المتبقية؛‬: ‫( سادسا‬.‫ح‬


18

‫خ‪ (.‬سابعا ‪ :‬نسب االنجاز للمشروع و\او البنود ؛ و ‪ ‬‬

‫د‪ (.‬ثامنا ‪ :‬الحكم على ھذه التقارير و استخالص النتائج‪ .‬‬

‫‪19‬‬


‫مرحلة التقييم و التحليل‬ ‫التقرير النھائى‬ Schedule performance assessment and analysis


20

‫و تتم في ھذه المرحله عمل االجراءات التاليه إلخراج نتائج من البيانات و وضع تصور صحيح لموقف المشروع و اتخاذ اإلجراءات التصحيحيه‬

‫ثالثا ‪ :‬تقييم األداء من خالل‪ ‬الجدول الزمني )‪: (Schedule performance assessment‬بيان ھذه المفاھيم العامة من خالل‬ ‫التقرير النھائى ‪ :‬‬ ‫‪.VI‬‬

‫االنحرافات عن الجدول )‪: (Schedule variance‬استعمال التقرير لوصف الفرق بين األداء الفعلي والمخطط في أي جانب من‬ ‫جوانب خطة السيطرة‪ .‬‬

‫‪.VII‬‬

‫تحديد اتجاھات انحرافات الجدول )‪: (Schedule trends‬وصف الفرق بين الفروق العشوائية )مثل اساءة توزيع الموارد و استخداماتھا‬ ‫– انعدام البدائل و الحلول لدى ادارة المشروع ‪ (........... -‬وغير العشوائية )بطؤ معدالت االنتاجيه – التأخر و\أو اساءة فى قراءة‬ ‫الموقف و التحليل و ايجاد الحلول و المتطلبات – انخفاض مستوى المتابعه من قبل ادارة المشروع لمستندات العقد – ضعف نظام و‬ ‫مھارات االتصاالت لدى فريق العمل بالمشروع و االعتماد على الورق دون المتابعه ‪ ،(.........‬وكيف أن ھذا قد يؤثر على إجراءات‬ ‫الرقابة الالحقة والتوقعات‪ .‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪.VIII‬‬

‫و سائل تقييم الموقف الحالى للمشروع )‪: (Schedule control assessment‬وصف و تقييم دقيق رقميا لموقف المشروع مقارنة‬ ‫بالخطه االساسيه و ايضاح التالي‪ :‬‬ ‫‪ .i‬أوال الجدول الزمني ‪ :‬‬ ‫‪ .١‬تحديد الفروق على سبيل المثال‪ ،‬‬ ‫•‬

‫حساب مدة االنحراف فى زمن المشروع )‪ ،(Calculate Slip‬‬

‫‪Slip Time‬‬

‫‪ ‬‬ ‫•‬

‫تقييم الموقف على المسار الحرج )‪ (Critical path‬و فترات العوم )‪ (Floating Time‬‬

‫‪Critical Path assess‬‬

‫‪21‬‬


.(Earned Value Method)‫تقييم الموقف للمشروع باستخدام نظرية القيمه المكتسبه‬


22

•

‫‪ .٢‬من خالل التقارير السابقه يمكن وصف التالى ‪ ‬‬ ‫•‬

‫نسبة االنجاز بالمشروع )‪ (Performance %‬و تحديد موقف المشروع ‪ ‬‬ ‫‪ .i‬زمنيا )‪ . (Ahead Or Behind‬‬ ‫‪ .ii‬ماليا )‪ .(Under or over or Balanced ‬‬

‫•‬

‫مدة التأخير)‪ .(Schedule Slip‬‬

‫•‬

‫فترة العوم المتوفره )‪ (Total Float/Free Float‬و امكانية التعويض على المسارات االخرى‬ ‫)‪ .(Recovery Plan‬‬

‫•‬

‫قوائم االنشطه للفتره القادمه و التى يمكن االستفاده من تقديم موعدھا ماليا و زمنيا‪ .‬‬

‫•‬

‫التأكد من وفرة الموارد )عماله – تمويل – مواد ‪ (..................‬‬

‫•‬

‫تحديد موقف التدفقات النقديه من خالل متابعة التحصيل و المصروفات المباشره وغير المباشره‪.‬‬

‫‪23‬‬


‫‪ .ii‬ثانيا التنبؤات من خالل تقييم المشروع و القيمه المكتسبه‪ .‬التوقعات والتنبؤات ‪: ‬وصف كيفية تطبيق واإلجراءات التصحيحية‬ ‫ونتائج تقييم األداء وإدارة التغييرالالزم من أجل تقدم العمل و يشمل ذلك ‪ .‬‬

‫‪ .١‬تحليل اسباب التباين و الفروقات ‪ :‬وصف كيفية تطبيق مفاھيم السيطرة الحلول المقترحه‪.‬‬ ‫‪ .٢‬تحليل األثر على زمن المشروع)‪ : (Time impact analysis‬وصف التأثير على الجدول الزمنى من كافة‬ ‫االطراف و المطالبات الممكنه )‪.(Claims‬‬ ‫‪ .٣‬اإلجراءات التصحيحية )‪ : (Corrective actions‬وصف ما ھي تلك االجراءات‪ ،‬ولماذا قد تكون ھناك‬ ‫حاجة إليھا‪.‬‬

‫‪ .٤‬ادارة التغيير و مراحله ‪ :‬وصف طرق التغيير و التوقيتات المناسبه لتحسين األداء و النتائج وإدراجھا في‬ ‫خطط مراقبة المشروع‪.‬‬

‫‪ .٥‬حساب احتماالت المخاطر الكامنه و المتوقعه و إدارة الجدول الزمني للطوارئ و يجب عمل التالى‪:‬‬ ‫•‬

‫أوال وصف أساليب إلدارة المخاطر المتوقعه على الجدول الزمني‪.‬‬

‫•‬

‫ثانيا‪ .‬وصف طرق تقييم الطوارئ و العمل على التقدم و محاولة منعھا قبل الحدوث‪.‬‬

‫‪ .iii‬ثالثا مطالبات العقود والمنازعات )‪: (Contract claims and disputes‬‬ ‫‪ .١‬ايضاح الفرق بين نطاق العقد والتغيرات عن النطاق)من خالل قوائم الكميات و الحصر الفعلى مثال(‪.‬‬ ‫‪ .٢‬مناقشة التغيير والتغييرات طبقا لما فى االتفاقات و العقد)التزامات الطرفين لضمان التنفيذ(‪.‬‬ ‫‪ .٣‬وصف الفرق بين التغييرات التى تدخل فى نطاق العقد والمطالبات )و تأثيرھا على نطاق العقد والتعويض‬ ‫والتمويل واألضرار والتأخر و\ أو خالفات أخرى(‪.‬‬ ‫‪ .٤‬وصف و تحليل األسباب الرئيسية للتغييرات عن العقد بما في ذلك دور تعريف نطاق المشروع‪.‬‬ ‫‪ .٥‬وصف و توثيق األنواع المختلفة من التأخير الموجود في الجدول الزمني و ما نتج من تغيرات يمكن‬ ‫تعويضھا و احترام العقد والمطالبات و تشمل )تغيرات بعذر‪ -‬بدون عذر من قبل المقاول ‪ -‬قابله للتعويض ‪-‬‬ ‫والمتزامنة(‪.‬‬ ‫‪ .٦‬وصف وفھم عناصر التكلفة في سياق الجدول الزمني و توثيقھا للمطالبات الماليه مع مراعاة التزاماتنا‬ ‫)سندات وضمانات األداء والتعويضات مقطوعة وغرامة التأخير والتكاليف القانونية‪ ،‬إلخ(‪.‬‬ ‫‪24‬‬


‫‪ .iv‬االنتھاء من المشروع )‪ : (Project closeout‬وصف الية وتحديات إغالق العقد عند انتھاء تنفيذ مشروع من خالل‬ ‫التحكم فى جمع البيانات والمعلومات الالزمه و تحديدھا اوال بأول خالل فترات المشروع ‪ .‬و يستفاد التالى‪:‬‬ ‫‪ .١‬البيانات التاريخية ‪ :‬أھمية البيانات التاريخية للمشروع وقواعد البيانات التجريبية و الفعليه و ذلك للتخطيط‬ ‫وتطوير الجدول الزمني اثناء التنفيذ و في المستقبل فى مشاريع مماثله او التعامل مع نفس الجھات‪.‬‬ ‫• البيانات التجريبية ‪ :‬البيانات التي يتم جمعھا عن طريق المراقبة المباشرة أو غير المباشرة‪.‬‬ ‫• الميزة الرئيسية لھذا التعريف ھو المراقبة‪.‬فالبيانات الميدانية تتكون من قطعة من المعلومات التي‬ ‫يتم تسجيلھا من خالل التجربة الحسية‪ ،‬ويتكون ھذا النوع من البيانات من األشياء التي يمكن‬ ‫رؤيتھا أو سماعھا او تصل عن طريق التقارير الدوريه‪.‬‬ ‫‪ .٢‬الدروس المستفادة ‪ :‬وصف أھمية جمع بيانات دقيقة وأھمية تقييم تجارب تنفيذ المشروع و الجدول الزمني‬ ‫لصالح المشاريع المستقبلية‪.‬‬

‫‪25‬‬


‫نماذج اضافيه‬ Extra Forms/Templates


26

‫ھناك ايضا و ليس حصرا مستندات مستعمله إلدارة الزمن و التكلفه‬ PRODUCTIVITY RATE

Cost Breakdown


27

Detailed Cost Report

:‫تقرير المطابقه الدوريه لمقاولى الباطن‬


28

‫تقرير متابعة اوامر الشراء‪:‬‬

‫طلب الصرف‬

‫كل ھذا بخالف نماذج و تقارير موقف مقاولي الباطن و الموردين و األجور ‪...................‬‬

‫‪29‬‬


‫إدارة و مراقبة التكاليف‬ Cost Measurement & Control


30

‫أوال قياس األداء‬ ‫و ذلك يلزمه تعاون االدارات المختلفه و القدره على توفير المعلومات التاليه كل فى ما يخصه‪.‬‬ ‫أ‪ (.‬محاسبة التكاليف )‪ : (Cost Accounting‬تكون قادرة على وصف تداخل بين العمليات المحاسبية )‪(accounting process‬‬ ‫مع الممارسات التكلفه الھندسيه )‪ (cost engineering‬من خالل ما يلى‪.‬‬

‫‪.I‬‬

‫‪.II‬‬

‫النقد والمحاسبة على أساس االستحقاق )‪ . (Cash and Accrual Accounting‬و تعنى القدره على توفير بيان كافة الحسابات‬ ‫المختلفه طبقا للمفاھيم المحاسبيه و الھندسيه )تفصيل حسابات مقاولى الباطن – الموردين – العماله ذاتيه و مقاولين – الدفعات‬ ‫المقدمه لألعمال التى ستبدأ الحقا – اإليجارات و المعدات – المصروفات العموميه – األجور – المرتبات ‪ (........... -‬و كل ذلك‬ ‫عند توقيت متفق عليه يتوافق ھندسيا )‪.(Cutoff Date‬‬ ‫الرقابة وحسابات التكلفة )‪ : (Control and Cost Accounts‬توفير البيانات مكوده و\أو يمكن ) ‪chart or code of‬‬ ‫‪ (Accounts‬تكويدھا حتى يسھل مناقشة التباين او التعديل فى اطار تكامل الرقابه على المشاريع )ماليا و زمنيا و تنفيذيا( طبقا‬

‫إلجراءات التخطيط و مراقبة المشاريع‪ .‬و توفر تلك البيانات امكانية االمور التاليه‬

‫‪.III‬‬

‫‪.١‬‬

‫بدء ‪ /‬اإلغالق )‪ : (initiation/closure‬أن تبين توقيت بداية و نھاية كل حساب حتى يمكن مناقشة أھمية إدارة الوقت‬ ‫لحسابات و عناصر التكاليف‪.‬‬

‫‪.٢‬‬

‫المراجعة ‪ /‬التصحيح )‪ : (review/correct‬أن تمكنا على مناقشة سبل التعامل و التأثير و السيطرة على انعدام السيوله‬ ‫او سوء استغاللھا من خالل سھولة المراجعه و تصحيح و اعادة توجيه المعلومات السابقه و المستقبليه و تحسين العقود‪ .‬‬

‫التصنيف والحسابات )‪ : (Classify and account‬أن تكون قادرة على شرح دور مھندس التكاليف فى ضمان أن معلومات‬ ‫محاسبة التكاليف تتم طبقا الستخدامات التنفيذ و قواعد ھندسة التكاليف الصحيحه وذلك لتتماشى مع أسس السيطرة و التحكم المتفق‬ ‫عليھا و تبين و\أو‪ ‬تكون قادرة على وصف ھذه مفاھيم محاسبة التكاليف التاليه )‪ :(cost accounting concepts‬‬

‫‪.١‬‬ ‫‪.٢‬‬ ‫‪.٣‬‬ ‫‪.٤‬‬ ‫‪.٥‬‬

‫النفقات )‪) (Expenditures‬أي المدفوعات النقدية( )‪(cash disbursements‬‬ ‫التكاليف المتكبدة )‪) (Incurred Costs‬أي إنفاق زائد تكلفة العمل المنجز ولكن لم تدفع حتى اآلن(‪ ‬‬ ‫االلتزامات )‪) (Commitments‬بما في ذلك التكاليف المنفقة فعليا كمصاريف خطابات الضمان‪ .....‬وااللتزامات المالية‬ ‫و تشمل الضرائب التأمينات )‪ ( ..... (Payroll‬‬ ‫تخصيص التكلفة )‪ – (Cost Allocation‬بمعنى ان تكون جميع عناصر التكاليف موزعه على بنود العقد بدقه‪.‬‬ ‫التكاليف على أساس النشاط ))‪ (Activity-Based Costing (ABC‬و ذلك يعنى بإستمرار عملية التحليل الدقيق‬ ‫لعناصر التكلفه دون اللجوء الى تحميل كافة أنشطة المشروع ما ال يدخل ففعليا فى تكلفتھا و\أو مباشرة و ذلك يمكننا من‬ ‫االستفاده المستمره من الدروس و التغذيه العكسيه للبيانات‪.‬‬

‫محاسبة التكلفة عن النشاط يرتكز نظام التكاليف على أساس األنشطة على فكرة أساسية تعتمد على الربط بين الموارد المستخدمة واألنشطة التي تستخدم ھذه الموارد‪ ،‬ثم الربط بين‬ ‫تكاليف األنشطة وبين ال ُمنتج النھائي‪.‬‬ ‫حيث أنه خالل العقدين األخيرين من القرن العشرين خضع علم المحاسبة وخاصة محاسبة التكاليف لتغيرات جذرية نتيجة الدخول في عصر تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت التي‬ ‫استدعت تكوين نظرية محاسبية تناسب تلك الظروف المتغيرة‪.‬‬ ‫فخالل الخمس عشرة سنة األخيرة حدثت ثورة في تطبيقات وممارسات إدارة التكلفة‪ ،‬فلقد نشأت محاسبة تكاليف األنشطة في الثمانينيات كبديل ألنشطة التكاليف المعيارية التقليدية‬ ‫التي استم ﱠرت منذ بداية القرن العشرين دون أية تغييرات جوھرية‪ .‬وقد تكاملت محاسبة تكاليف األنشطة مع التقنيات األخرى إلدارة التكلفة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫‪1‬تكلفة التحسين والتطوير المستمر‪Kaizen Costing‬‬‫‪2‬التكلفة المستھدفة‪Target Costing‬‬‫‪3‬تخفيض التكلفة من خالل سلسلة القيمة‪.‬‬‫‪4‬إستراتيجية اإلنتاج بدون عيوب‪Zero Defect‬‬‫‪5‬نظام الشراء واإلنتاج في الوقت المناسب‪Just In Time‬‬‫‪6‬تكاليف دورة حياة ال ُمنتَج‪.‬‬‫‪7‬تكلفة الجودة الشاملة‪.‬‬‫حيث يقصد بالنشاط أنه‪:‬‬ ‫‪.‬عمل منجز ضمن المنظمة‪ ،‬أو مجموعة إجراءات منجزة ضمن المنظمة‬

‫‪.٦‬‬

‫رأس المال واالستھالك )‪ : (Capitalization and Depreciation‬تكون ايضا المستندات قادرة على ايضاح و شرح‬ ‫ھذين المفاھيم وتمكين دور نموذجي لمھندس ومحاسب التكاليف في العمل وضمان أن يتم ذلك على نحو فعال )تقدير‬ ‫االھالكات و االستھالك و األصول و جودة تحميلھا( األصول مقابل حساب المشروع ) ‪Asset vs. Project‬‬ ‫‪ (Accounting‬و يكون قادرا على وصف العمليات التقليدية عن كيفية تشغيل األصول وتركيز عملية التمويل على‬ ‫االختالفات المحاسبية عن تلك المطلوبة لمراقبة المشاريع‪ .‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪31‬‬


‫ب‪(.‬قياس أداء المشروع ‪ ‬‬ ‫‪.I‬‬ ‫‪.II‬‬

‫المفھوم العام خالل تلك المرحله ھو أھمية تأكيد تطبيقات ‪ ‬القيمة المكتسبة )‪: (Earned Value‬حتى تكون لدينا القدرة على بيان‬ ‫أھمية و موثوقية أساس السيطرة‪ ،‬و إتخاذ التدابير للتحكم و قياس التقدم المادي‪ .‬‬ ‫‪ ‬العمليات المطلوبه من أجل قياس االداء‪ ): ‬نفس العمليات فى مرحلة متابعة الجدول الزمنى مع التركيز على الجوانب الماليه( ‪ ‬‬

‫‪.١‬‬

‫التقدم المادي )‪: (Physical Progress‬توفير المعلومات و البيانات التاليه ‪ .‬‬ ‫أوال ‪ :‬الوحدات و الكميات المنجزه)‪(units completed‬؛ ‪ ‬‬

‫أ‪.‬‬ ‫ب‪ .‬ثانيا ‪ :‬تدرج المراحل التاليه لألعمال المنفذه من خالل التقارير التاليه بعد تحديثھا؛ ‪ ‬‬

‫‪ .i‬و االعمال المخططه للفتره القادمه )اسبوعين او شھر( ‪ ‬‬ ‫ت‪ .‬ثالثا‪ :‬مراجعة و قياس البنود المستكمله و استھالك المواد؛ ‪ ‬‬

‫ث‪ .‬رابعا‪ :‬تحديد الكميات المخططه إلستكمال بنود األعمال و مقارنة ما تم فعليا بالمخطط منذ بداية‬ ‫المشروع ؛ ‪ ‬‬ ‫ج‪.‬‬ ‫ح‪.‬‬ ‫خ‪.‬‬

‫د‪.‬‬

‫‪.٢‬‬

‫خامسا ‪ :‬االحتياجات و االنفاق و‪ / ‬أو الموارد الالزمة؛)من خالل طلب المواد و\او المقاولين و‬ ‫العماله الالزمه( ‪ ‬‬ ‫سادسا ‪ :‬المدة المتبقية؛ ‪ ‬‬ ‫سابعا ‪ :‬نسب االنجاز للمشروع و\او البنود ؛ و ‪ ‬‬ ‫ثامنا ‪ :‬الحكم على ھذه التقارير و استخالص النتائج‪ .‬‬

‫تتبع الموارد )‪ (Track Resources‬‬ ‫أ‪ .‬ساعات العمل )‪: (Labor hours‬توفير بيانات ساعات العمل للموارد البشريه موزعه على البنود و األنشطه‬ ‫كأساس لحساب القيمة المكتسبة ‪ ‬‬ ‫ب‪ .‬إدارة المواد والتصنيع )‪: (Material management and fabrication‬توفير بيانات قادرة على مناقشة‬ ‫كيفية و اماكن استخدام و استھالك المواد بحيث تمكن من قياس التقدم و‪/‬أو‪ ‬الوضع‪ ‬للتوريدات و مقاول الباطن‪ .‬‬

‫‪ .٣‬قياس األداء )كيف يجري العمل؟( ‪ ‬‬ ‫فى ھذه المرحله يكون لدينا كثير من البيانات تمكنا من اآلتى‪ :‬‬ ‫أ‪ .‬تقييم األداء و إيجاد سبل لتحسين األداء‪ .‬‬ ‫ب‪ .‬تكوين فكر عام قادرة على مناقشة اليات الطرق التالية‪ ،‬وكيف يمكن المساعدة في العثور على سبل لتحسين‬ ‫األداء‪ ،‬ومواطن القوة والضعف فيھا ‪:‬من خالل الوسائل التاليه ‪ ‬‬ ‫تحديد عينات من العمل\األنشطه التى تحتاج الى الدعم )‪ (Work sampling‬‬ ‫‪.i‬‬ ‫تحديد الوقت الالزم و‪ /‬أو المنقضى ودراسات اليات التنفيذ والحركة ) ‪Time and motion‬‬ ‫‪.ii‬‬ ‫‪ – (studies‬حيث ال يمكن دراسة حلول دون معرفة تأثيرھا و تاثير انعدامھا و اثارھا الجانبيه‪ .‬‬ ‫جدول تداخل الوقت الفاصل ورصد الموقف – التصوير و الفيديو ) ‪Time lapse photography‬‬ ‫‪.iii‬‬ ‫‪ (and video monitoring‬‬ ‫تحديد اولوية اللموضوعات )‪ (Expediting‬‬ ‫‪.iv‬‬ ‫االختبار و التفتيش من خالل االجراءات )‪ (Inspection‬‬ ‫‪.v‬‬

‫‪.٤‬‬

‫‪ ‬وضع الجدول الزمني‪ : ‬تكوين قدرة على مناقشة اليات جديده و بدائل للبرنامج الزمنى ‪ ‬وتحديثه )‪ (Fast track‐…..‬‬ ‫‪32‬‬


‫ت‪ (.‬قياس أداء األصول )حسن استخدام األدوات و التقنيات و كذلك العمليات المطلوبه( ‪ :‬حيث ان تقييم المشروع ال‬ ‫يمكن من خالله الوصول لتقييم البشر و المعدات من حيث الكفاءه‪ ،‬ايضا ال تستطيع تمييز ھل اإلجراءات المتبعه‬ ‫سھله او معوقه فالبد أن يتم قياس األداء على أساس المقاييس التي وضعتھا المتطلبات الداخليه كالتالى‪.‬‬ ‫‪.I‬‬

‫األداء الوظيفى )‪ : (Functional Performance‬بيان السمات و المميزات التالية‪:‬‬

‫‪.١‬‬ ‫‪.٢‬‬ ‫‪.٣‬‬ ‫‪.٤‬‬ ‫‪.II‬‬

‫قدرات و و سائل االتصال و التقاط التدابير الالزمة لكل المتطلبات ‪.‬‬ ‫حسن مراقبة و تأكيد جودة االجراءات‪.‬‬ ‫حفظ المعلومات و البيانات بكفاءه و سھولة الوصول اليھا‪.‬‬ ‫القدره على االنجاز السريع و متابعة التحسين المستمر لزمن و دورة االجراءات‪ ،‬وھلم جرا‪.‬‬

‫تقييم التدابير المساعدة )‪: (Utility measures‬‬ ‫دراسة كيفية أن األصول )بشر و غير‪ ( .....‬تتوافق و احتياجات المشروعات ورغبات اإلداره ‪ -‬المعنيين‪.‬‬

‫‪.III‬‬

‫قياس الطرق و الوسائل المستخدمه ‪ :‬ھل وسائل القياس و المعايير متوافقه و مفيده‪.‬‬

‫‪.IV‬‬

‫نظام ادارة المعلومات و البيانات و تقييم نظام االتصاالت ‪:‬‬ ‫دراسة النظام الداخلى لتداول البيانات و تأثيره على االنجاز و التكلفه‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪33‬‬


‫ثانيا المستندات و الدورات المستنديه المساعده و المقترحه إضافه الى ما سبق فى مراقبة الجدول‬ .‫ المستندات الواجب توافرھا‬y 1. Project Scope of work.(BOQ+Specs+DWG) 2. Project Plan 3. Planned Cost (S‐curve + Cash Flow(In+Out) ) ‫(تشمل‬FORMS)‫ النماذج الورقية المطبوعة‬y 1. Cost Breakdown Sheet (CBS). 2. Total Cost Analysis (TCA). 3. Cost Loading Sheet (CLS). 4. Daily, Weekly and Monthly Progress Report (DPR/WPR/MPR). 5. Purchase Order (PO). 6. Purchase Requisition (PR). 7. Quotations Comparison Sheet(QCS). 8. Recommended Supplier Sheet(RSS). 9. Daily, Weekly and Monthly Store Report (SR). 10. Machine Operating Report (MOR). 11. Monthly Material Consumption Report (MCR). 12. Compatibility Sheet (CS) ‫مرفق ملف تجميعى سبق اعداده يوضح الفكره كامله‬ Cost Control.pdf


34

‫ثالثا تقييم األداء‬ ‫خالل ما سبق تم تحديد المعايير و قياس كل ما ھو مؤثر على االداء يأتى الدور اآلن على تقييم األداء و تحسين و تطوير العمليات من خالل المعلومات‬ ‫فى ھذه الفقره سنتناول رؤوس العناوين و المستندات المتداوله فقط‬ ‫و سنستعين بالمفردات التاليه حيث سبق شرحھا فى مراقبة الجدول‬

‫أ‪ .‬مشروع تقييم األداء ‪ :‬من خالل المفردات التاليه‬ ‫‪ .١‬أوال استخراج القيم التاليه طبقا للمفاھيم العامة ‪ ‬‬ ‫‪ .I‬الفرق )‪ : (Variance‬بين األداء الفعلي والمخطط لھا في أي جانب من جوانب العمل و األنشطه‪ . ‬‬ ‫‪ .II‬االتجاھات )‪ :(Trends‬وصف الفرق بين الفروقات و األسباب عشوائية وغير عشوائية ‪،‬و وصف التأثير على العمل و‬ ‫إجراءات الرقابة الالحقة وتوقعات ‪ ‬‬ ‫ثانيا‪. ‬الممارسات العمليه للتقييم و المراقبة )‪ : (Practices for control assessment‬من خالل طرق و وسائل التقييم و‬ ‫‪.٢‬‬ ‫تقارير األداء )الفروق واالتجاھات( مقارنة بالخطط األساسية التالية‪ :‬‬ ‫‪ .I‬التكلفة‪ : ‬‬ ‫‪ .i‬استخدام طريقة القيمة المكتسبة فى تحديد ھل المشروع زائد او اقل فى التكلفه)‪ .(Over/Under Budget‬‬ ‫‪ .ii‬وصف وإعداد المخططات وجداول التوزيع التراكمي مثال )"‪ .(" s-curves‬‬ ‫‪2. .II‬الجدول الزمني‪ : ‬‬ ‫على سبيل المثال ‪ ،‬حساب االنزالق)‪ (calculate slip‬وأساليب القيمة ‪ ،‬وتقييم المسار الحرج و فترات العوم‬ ‫‪.i‬‬ ‫المتبقية‪ . ‬‬ ‫وسائل ايضاح عن األداء )على سبيل المثال ‪ ،‬عرض الجدول الزمني موضحا النشاط المخطط والفعلي الحالى(‬ ‫‪.ii‬‬ ‫‪ ،‬وجداول تبين النسبة المئوية أو العوامل التي تعبر عن مدى االنجاز و ھل الجدول الزمني متقدم او‬ ‫متأخر)‪(ahead or behind‬عند نقطة معينة من الزمن )‪ ،(Cut off Date‬وقوائم مصنفة حسب األنشطة عن‬ ‫الموعد المبكرللبدء أو التعويم المتوفر )‪ ، (remaining float‬الخ‪ .‬‬

‫‪ .III‬الموارد )‪ (resources‬‬ ‫‪ .i‬العماله )‪ (labor‬‬ ‫• ‪ ‬وصف وإعداد المخططات وجداول التوزيع التراكمي للعماله و تقييم مدى حسن التوزيع و الكم‬

‫)"‪ ("Resource Histogram‬و المقارنه بين المطلوب و المتوفر)‪(Demand & Available‬‬

‫‪.ii‬‬ ‫‪.٣‬‬

‫‪.IV‬‬

‫المواد و التصنيع ‪ :‬تقييم التوريدات و عقود الباطن طبقا للجدول الزمني ‪ ،‬وتقارير إدارة المواد و االحتياجات و‬ ‫تقرير متابعة اوامر الشراء‪ . ‬‬

‫‪ ‬الخطر )‪ : (Risk‬رصد وتقييم عوامل الخطر وفقا لخطة إدارة المخاطر‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫البيانات المتكاملة للقيمة المكتسبة )نظام القيمة المكتسبة أو نظام إدارة‪ ((EVMS) ‬و يتضمن المؤشرات التاليه‬

‫‪ ‬‬

‫‪.I‬‬ ‫‪ .II‬القيمه المكتسبه )‪ Budgeted Cost Of Work Performed (EV) = (BCWP) (Earned Value‬‬ ‫‪ .III‬القيمه الفعليه )‪ Actual Cost Of Work Performed (AC) = (ACWP) (Actual Value‬‬ ‫‪ SV ‐ CV – SPI ‐ CPI .IV‬‬ ‫تقييم سير العمل وتحسين اإلنتاجية ‪ ‬‬ ‫‪ .I‬تقييم اإلنتاجية من خالل معدالت االداء الطبيعيه )‪ (Norms‬للشركه أو المتعارف عليھا )‪ .(Productivity Rates‬‬ ‫‪ .II‬تقييم اجراءات عملية التحسين و ھل موجوده ام ال‪. ‬وكيف يمكن استخدامھا للقضاء على الجھد الضائع وتحسين سير‬ ‫العمل‪ ‬باستخدام االليات التاليه‪ ‬‬ ‫• ‪ ‬بطاقة الوقت )‪ (Time Sheet‬‬ ‫• التفتيش على الجودة والتسليمات )‪ .(Non Conformity Report Survey‬‬ ‫الميزانية )‪Budgeted Cost Of Work Scheduled (PV) = (BCWS) (Budget‬‬

‫‪.٤‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪35‬‬

‫‪ ‬‬


‫ب‪ .‬تقييم أداء األصول‪:‬‬

‫كما سبق فى قياس اداء االصول جاء الدور اآلن لتقييم مدى فاعلية العمليات واألساليب والمقاييس المستخدمه و التى ال تطبق فى قياس األداء‬ ‫على أساس المتطلبات‪. ‬‬ ‫‪ .١‬أسس القياس ‪ :‬تحديد وسائل و طرق قادرة على وصف وتقييم أداء إدارة األصول )الربحية ھي األكثر شيوعا كمعيار متري( و‬ ‫منھا‪ : ‬‬

‫‪.I‬‬ ‫‪.II‬‬

‫بطاقة األداء المتوازن )‪(Balanced Scorecard‬‬

‫‪ ‬‬

‫مؤشرات األداء الرئيسية ))‪(Key Performance Indicators (KPI‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ .٢‬ثانيا‪. ‬الممارسات الماليه‪ :‬‬

‫‪.I‬‬ ‫‪.II‬‬ ‫‪.III‬‬ ‫‪.IV‬‬ ‫‪.V‬‬

‫‪ ‬الربحية ‪:‬و تقاس من قيمة العائد على االستثمار‬

‫‪ ‬‬

‫تكاليف الجودة‪ : ‬تقييم مدى فائدة الجوده من خالل تقييم‬

‫‪.١‬‬ ‫‪.٢‬‬

‫‪ ‬‬

‫وصف فوائد آليات النظام وتكاليف التقييم والوقاية والحمايه من الفشل‪. ‬‬

‫‪ ‬‬

‫مدى وكيفية االستفاده من النظم و اآلليات المتبعه و ھل األسلوب المتبع يؤدي إلى إجراءات تصحيحية‬

‫‪ ‬‬

‫معايير القياس )‪ :(Benchmarking‬مدى قوة المعايير فى استيفاء الغرض وآليات دراسة المشروعات و المقارنة ‪.‬‬ ‫الدروس المستفادة )‪ (Lessons Learned‬التقاط وتقييم الدروس المستفادة و الية تطبيقھا مستقبليا‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫تقييم المخاطر )‪ : (Risk Assessment‬رصد وتقييم عوامل الخطر و مدى قوة التعامل معھا و تأثيرھا المادى وفقا‬ ‫لخطة إدارة المخاطر ‪ .‬‬

‫ت‪ .‬التنبؤ ‪ :‬‬ ‫‪ .١‬التنبؤ والتوقع‪ . ‬بعد انتھاء التقييم يأتى دور التنبؤ و توقع اتجاه المشروع من خالل ما يلى ‪ ‬‬ ‫‪ .I‬وصف و تطبيق مفاھيم التوقعات والتنبؤات و التى سيتم بانھا فى الفقره ‪) ٢‬القيمه المكتسبه( ‪ ‬‬ ‫‪ .II‬تطبيق مفاھيم التخطيط للمشروع و المراقبة على الفتره المقبل بعد تحسينھا في سياق التقدم في العمل ونتائج تقييم األداء‬ ‫وإدارة التغيير واإلجراءات التصحيحية‪ . ‬‬ ‫‪ .٢‬أساليب القيمة المكتسبة )‪ : (Earned Value Methods‬‬ ‫‪ .I‬حساب المفاھيم األساسية للقيمة المكتسبة و التى تساعد فى التنبؤ )‪ (BAC, EAC, labor productivity factor‬‬ ‫‪ .II‬بيان االجراءات )بخالف القيمه المكتسبه حيث انھا وحدھا ال تعبر( التاليه مثال ‪ ‬‬ ‫‪ .i‬حساب و تحليل فروق التكلفه و الكميات و خصمھا من قيمة العقد ‪ .‬‬ ‫‪ .ii‬مراجعة التصعيد و التضخم فى اسعار بنود التكلفه المباشره‪ .‬‬ ‫ث‪ .‬إدارة التغيير بالمشروع‪:‬‬ ‫و يشمل مرحلة ما بعد التقييم و التنبؤ و اتخاذ االجراءات التصحيحيه إدارة ما يلى ‪:‬‬ ‫‪.١‬‬ ‫‪.٢‬‬ ‫‪.٣‬‬ ‫‪.٤‬‬ ‫‪.٥‬‬ ‫‪.٦‬‬

‫نطاق العمل\العقد )‪ : (Scope‬إدارة التغيرات الناتجه من التنفيذ على التعاقد و تعريف االلتزامات الماليه لطرفى العقد‪.‬‬ ‫االنحرافات )‪ (Deviations‬و االتجاھات )‪) (Trends‬انظر أيضا تقييم األداء(‬ ‫التغييرات )‪ : (Changes‬ادارة الفرق بين نطاق العقد والتغييرات في نطاق العقد الغيرواقعه فى سياق تمويل المالك‪.‬‬ ‫التغييرات وأنواع العقود )‪ :(Changes and Contract Types‬تحديد وإدارة التغييرات التى تحتاج الى عقود جديده أو‬ ‫مختلفه عن نظام العقد الحالى كالصيانه او الضمان طويل المدى‪.‬‬ ‫المنازعات والمطالبات ادارة اوامر التغيير و المطالبات و المنازعات‪.‬‬ ‫إدارة الطوارئ والبدالت و اإللتزامات )انظر إدارة المخاطر(‬ ‫‪36‬‬


‫ج‪ .‬الممارسات اإلداريه ‪ :‬و تشمل‬ ‫تحليل الفرق فى األداء أو االنحراف ‪:‬‬ ‫‪.١‬‬ ‫تقييم األثر و التعامل معه في إدارة التغيير‬ ‫‪.٢‬‬ ‫تحليل اآلثار فى ذات الوقت لتغيير الجدول الزمني وتحسين و تطوير المسار‪.‬‬ ‫‪.٣‬‬ ‫‪ .I‬اإلجراءات التصحيحية )تحسين العمل ( ‪ :‬ولماذا قد تكون ھناك حاجة إليھا‪.‬‬ ‫‪ .II‬حل النزاعات المتعلقة بالعقود والمطالبات‪.‬‬

‫‪37‬‬


‫موضوعات تخدم الفكره‬ ‫و مراجع الموضوع‬


38

Control Schedule Control Schedule is the process of monitoring the status of the project to update project progress and manage changes to the schedule baseline. See Figure 6-15 and Figure 6-16. Schedule control is concerned with: • Determining the current status of the project schedule, • Influencing the factors that create schedule changes, • Determining that the project schedule has changed, and • Managing the actual changes as they occur. Control Schedule is a component of the Perform Integrated Change Control process


39

Control Schedule: inputs 1. Project management Plan The project management plan integrates and consolidates all of the subsidiary management plans and baselines from the planning processes and includes but is not limited to: • The life cycle selected for the project and the processes that will be applied to each phase, • Results of the tailoring by the project management team as follows: o Project management processes selected by the project management team, o Level of implementation of each selected process, o Descriptions of the tools and techniques to be used for accomplishing those processes, and o How the selected processes will be used to manage the specific project, including the dependencies and interactions among those processes, and the essential inputs and outputs. • How work will be executed to accomplish the project objectives, • A change management plan that documents how changes will be monitored and controlled, • A configuration management plan that documents how configuration management will • be performed, • How integrity of the performance measurement baselines will be maintained, • Need and techniques for communication among stakeholders, and • Key management reviews for content, extent, and timing to facilitate addressing open issues and pending decisions. The project management plan can be either summary level or detailed, and can be composed of one or more subsidiary plans. Each of the subsidiary plans is detailed to the extent required by the Specific project. Once the project management plan is baselined, it may only be changed when a change request is generated and approved through the Perform Integrated Change Control process. Project baselines include, but are not limited to: • Schedule baseline (‫)الجدول الزمني األساس\الھدف التنفيذي و ليس المقدم لالستشاري‬, • Cost performance baseline(‫)تحليل األسعار و المستندات المتممة له‬, and • Scope baseline. (‫)مستندات العقد‬ Subsidiary plans include, but are not limited to: • Scope management plan (‫)و ھذه يتم تعريفھا بواسطة ادارة العقود‬, • Requirements management plan ( ‫–و ھي خطة التنفيذ‬ Method Of Statement), • Schedule management plan (‫)و ھو ما نحن بصدده‬, • Cost management plan (‫)و ھو ما سيتم ايضاحه ال حقا‬, • Quality management plan (‫)يتم تعريفھا بواسطه ادارة الجوده‬, • Process improvement plan (IT), • Human resource plan (‫)يتم تعريف مستوى الخبرات المطلوبه للمشروع‬, • Communications management plan (‫)و ھذه اھم ما يكون و سيتم ايراد جزء منھا مقترح فى ھذا الملف‬, • Risk management plan (‫)و سيتم التحدث عنھا الحقا‬, and • Procurement management plan (‫االحتياجات\التمويل‬-‫)يتم بالتوافق مع االداره الماليه‬. Often the scope, schedule, and cost baseline will be combined into a performance measurement baseline that is used as an overall project baseline against which integrated performance can be measured. The performance measurement baseline is used for earned value measurements. The schedule management plan describes how the schedule will be managed and controlled. The schedule baseline is used to compare with actual results to determine ifa change, corrective action, or preventive action is necessary. 2. Project Schedule The most recent version of the project schedule with notations to indicate updates, completed Activities, and started activities as of the indicated data date (Cutoff Date ‫سيتم االتفاق عليه لكل تقرير على حده‬ ‫)حسب الحاجه‬. 3. Work Performance information(‫)نسب و معدالت العمل على كل نشاط‬ Information about project progress, such as which activities have started, their progress, and which activities have finished or to finished.


40

4. organizational Process Assets The organizational process assets that influence the Control Schedule process include but are not limited to: • Existing formal and informal schedule control-related policies, procedures, and guidelines; • Schedule control tools; and • Monitoring and reporting methods to be used. 5. Schedule Impacts • Unplanned situations occur within construction from a variety of causes and impact the schedule. There can be consequential effects to these impacts that need to be evaluated, which could require changes to the project or may result in claims issues.


41

Control Schedule: Tools and Techniques 1. Performance Reviews Performance reviews measure, compare, and analyze schedule performance such as actual start and finish dates, percent complete, and remaining duration for work in progress. If earned value management (EVM) is utilized the schedule variance (SV) and schedule performance index (SPI) are used to assess the magnitude of schedule variations. An important part of schedule control is to decide if the schedule variation requires corrective action. For example, a major delay on any activity not on the critical path may have little effect on the overall project schedule, while a much shorter delay on a critical or near-critical activity may require immediate action. If using the critical chain scheduling method, comparing the amount of buffer remaining to the amount of buffer needed to protect the delivery date can help determine schedule status. The difference between the buffer needed and the buffer remaining can determine whether corrective action is appropriate. 2. Variance Analysis Schedule performance measurements (SV, SPI) are used to assess the magnitude of variation to the original schedule baseline. The total float variance is also an essential planning component to evaluate project time performance. Important aspects of project schedule control include determining the cause and degree of variance relative to the schedule baseline and deciding whether corrective or preventive action is required. 3. Project management Software Project management software for scheduling provides the ability to track planned dates versus actual dates, and to forecast the effects of changes to the project schedule. 4. Resource Leveling Resource leveling is used to optimize the distribution of work among resources. 5. What-if Scenario Analysis What-if scenario analysis is used to review various scenarios to bring the schedule into alignment with the plan. 6. Adjusting Leads and Lags Adjusting leads and lags is used to find ways to bring project activities that are behind into alignment with plan. 7. Schedule Compression Schedule compression techniques are used to find ways to bring project activities that are behind into alignment with the plan. 8. Scheduling Tool Schedule data is updated and compiled into the schedule to reflect actual progress of the project and remaining work to be completed. The scheduling tool and the supporting schedule data are used in conjunction with manual methods or other project management software to perform schedule network analysis to generate an updated project schedule.


42

Control Schedule: outputs 1. Work Performance measurements The calculated SV and SPI values for WBS components, in particular the work packages and control accounts, are documented and communicated to stakeholders. 2. Organizational Process Assets Updates Organizational process assets that may be updated include but are not limited to: • Causes of variances, • Corrective action chosen and the reasons, and • Other types of lessons learned from project schedule control. 3. Change Requests Schedule variance analysis, along with review of progress reports, results of performance measures, and modifications to the project schedule can result in change requests to the schedule baseline and/or to other components of the project management plan. Change requests are processed for review and disposition through the Perform Integrated Change Control process (4.5). Preventive actions may include recommended changes to reduce the probability of negative schedule variances. 4. Project management Plan Updates Elements of the project management plan that may be updated include but are not limited to: o Schedule baseline. Changes to the schedule baseline are incorporated in response to approved change requests related to project scope changes, activity resources, or activity duration estimates. o Schedule management plan. The schedule management plan may be updated to reflect a change in the way the schedule is managed. o Cost baseline. The cost baseline may be updated to reflect changes caused by compression or crashing techniques. 5. Project Document Updates Project documents that may be updated include but are not limited to: o Schedule Data. New project schedule network diagrams may be developed to display approved remaining durations and modifications to the work plan. In some cases, project schedule delays can be so severe that development of a new target schedule with forecasted start and finish dates is needed to provide realistic data for directing the work, and for measuring performance and progress. o Project Schedule. An updated project schedule will be generated from the updated schedule data to reflect the schedule changes and manage the project. 6. Progress Curves (Updates). A progress curve update is any modification to progress information caused by a modification in the project schedule, WBS ،or both. Appropriate stakeholders must be notified as needed. Progress curves updates may or may not require adjustments to other aspects of the project plan.


43

More Tools Activity Weights Definition Activity weights definition is the evaluation of activity characteristics and attributes for the purpose of assessing the contribution of each particular project activity to the overall project progress or to the progress of a given phase or deliverable of the project. Activity Weights Definition: Inputs 1. Work Breakdown Structure (WBS) and Dictionary The WBS is the primary input to activity definition 2. Activity Attributes In the context of the activity weights definition, activity attributes are those characteristics which are common for a group of activities. Durations, costs, labor hours, and quantities are examples of activity attributes. Other attributes include: •

•

Duration Estimates and the Basis of Estimates. These estimates show which characteristics of an activity drives its duration. That aspect should be taken into account when determining the activity weights Resource Requirements and Rates. Resource requirements and rates for each activity may be used in conjunction with duration estimates for determining the activity weights (detailed discussion of the resource requirements and rates).

Activity Weights Definition: Tools and Techniques 1. Expert Judgment Specialists can determine which activity attribute should be used for determining activity weights for each level of the WBS. In the first levels of the WBS, the attribute is usually the deliverable cost. When the decomposition level is sufficient to identify another attribute that is common to all activities in that level, the attribute should be used. When the decomposition level reaches project activities, there is usually more than one common attribute and expert judgment is needed to determine which attribute to use. 2. Percentage Calculation Based on the attributes used to determine the weight of each project deliverable or activity, a summation of those attributes is made and transformed into a percentage. Activity Weights Definition: Outputs 1. Relative Weights Relative weights are percentage weights to the activities that are decomposed from a project. The relative weight of an activity represents its contribution to the project. 2. Absolute Weights Absolute weights are weights that are calculated by multiplying the relative weight of each deliverable to the total weight of the project. The absolute weight of an activity represents its contribution to the production of the overall project. ‫مرفق نموذج لمشروع مفيدا‬


44

Progress Curves Development Progress curves development is the creation of a progress baseline. This is accomplished in a similar manner to the way a cost baseline is created. Later for a more detailed discussion of cost baseline. Actual progress is then plotted against the baseline as the project progresses providing an ongoing trend line which can be very helpful in forecasting future progress. Progress Curves Development: Inputs 1. Relative Weights 2. Absolute Weights 3. Project Schedule The project schedule determines the start and finish dates for each project activity, and hence distributes its weights in time. 4. Weights Distribution Standard Curves Each activity weight is calculated based on a particular activity attribute, such as man-hours consumption, material, or cost applied. For example, the length of time for back filling an area is a function of the volume of soil deposited in that area; the soil deposition rate is determined by the equipment capabilities and is linearly distributed along the activity duration. Progress Curves Development: Tools and Techniques 1. Mathematical Analysis Mathematical analysis is used to calculate the weight distribution along the project duration. Each activity has its weight and it is utilized according to standard curves. Computing the weight completed for each activity in a work period gives the overall project progress for that work period. Repeating the analysis for all project work periods gives the overall project progress curve. 2. Project Management Software Project management software can be used to automate the process of performing the mathematical analysis. Progress Curves Development: Outputs 1. Progress Curves Progress curves are graphical representations of the progress of the project and can be represented as follows: • • •

Period or Cumulative. The reflecting period progress or cumulative progress of the project. Early or Late. The activity dates that are used in the calculations which are based on early or late dates. Overall or Partial. A progress description that is represented for the overall project or for particular WBS deliverables. In engineering-procurement-construction (EPC) projects, progress curves are usually plotted for both the overall project and the E, P, and C phases.

2. Progress Curves Management Plan A progress curve management plan describes how progress will be measured and monitored for actual progress calculations. It may also describe how changes to the progress curves will be managed, but they usually are results of schedule changes. It may be formal or informal, highly detailed or broadly framed, based on the needs of the project.


45

Progress Monitoring Progress monitoring is the evaluation of the actual project progress compared to the baseline. Progress Monitoring: Inputs 1. Progress Curves Progress curves are used as a basis for comparison to the baseline 2. Work Results The work performed at the point in time when progress information is taken. 3. .3 Schedule Monitoring The actual start and finish dates for project activities are the basis for actual progress calculation. Progress Monitoring: Tools and Techniques 1. Progress Curves Development Tools and Techniques Progress curves development tools and techniques are discussed the above Section of this extension. 2. Progress Measurement Criteria Progress measurement criteria are methods for determining how much progress has been accomplished for an activity provided it is under progress in the data date. Some common methods are: • • • •

0% to 100%. The weight of an activity is included in progress calculations only when it is 100% completed. This applies to activities of short duration only (i.e., those of one- month duration or shorter). 20% to 80%. When the activity starts, 20% of its weight can be used for progress calculations. When it finishes, the remaining 80% of its weight is used. This convention has varying percentages, such as 30% to 70% or 50% to 50%. Percentage of the Activity Duration. The percentage of the activity weight to be considered is the same as the percentage calculated by dividing the duration from the activity start to the data date by its original duration and multiplying the result by 100. Percentage of Work and Remaining Duration. Determine and input the percentage of the work complete through observation and input the remaining duration of the activity by estimation. Doing both yields accurate representation of both cost and time, or resource and time needs based on the means of loading the schedule. Pre-established progress measurement criteria are used to avoid conflict among stakeholders when assessing project progress.

3. Progress Curve Analyses. Progress curve analysis is the evaluation of the actual progress compared to the baseline in order to take preventive action toward accomplishing the progress for those activities. The evaluation includes examination of the activities involved and their characteristics. Progress Monitoring: Outputs Some of the following curves are used in conjunction with the earned value analysis. 1. Actual Progress The actual progress is the summation of weights, based on the pre-established progress measurement criteria, which is accomplished within a work period. 2. Progress Monitoring Curves The progress monitoring curves are the graphical representations of the actual progress achieved in each control period, usually compared to a progress baseline. 3. Schedule Updates A schedule update may be originated by an observation that progress targets are not being met on a consistent basis. The schedule update in this case will be a consequence of changes in the activity durations and basis of estimates 4. Corrective Actions Corrective action covers what is accomplished to align the expected progress performance with the project plan. Corrective action is usually taken on another aspect of the project and is then reflected in the enhanced progress accomplishment. 5. Lessons Learned The causes of variances, the reasoning behind the corrective action chosen, and other types of lessons learned from progress monitoring are documented, so that these form a part of the historical database for future projects of the performing organization.


46


47


48


49


50


51


52

Project Monitoring and Control(2)

Recommend Documents