PROCESO DE SERVICIO DE HOMOLOGACION DE PROVEEDORES VOLCAN CIA MINERA El Proveedor que desee solicitar el servicio de Homologación, deberá contar con los recursos necesarios que le permitan cumplir con cada etapa del proceso dentro de los plazos establecidos, ya que de no cumplir con las fechas asignadas, no será posible reprogramar el servicio y en consecuencia será anulado y con ello el 100% del pago efectuado. Asimismo, de acuerdo a la indicaciones de VOLCAN CIA MINERA, el e l Proveedor que no alcance el puntaje mínimo aprobatorio, no podrá acceder al servicio recalificación, así como tampoco volver a solicitar nuevamente el proceso de homologación, salvo sea autorizado por VOLCAN CIA MINERA. 1. INSCRIPCIÓN DEL PROVEEDOR a.) Para dar inicio al proceso, el proveedor deberá abonar S/. 1480.00 + IGV por el servicio, y deberá realizarlo de la siguiente manera: -
El 90% del total debe ser abonado a la cuenta en Soles del Banco de Crédito del Perú. Recibirá su factura electrónica en un plazo máximo de 10 días hábiles, El 10% restante, una vez recibida su factura, deberá abonarlo a la cuenta del Banco de la Nación para el pago de la Detracción. Cuentas bancarias a nombre de BUREAU VERITAS DEL PERU S.A. BANCO DE CRÉDITO DEL PERÚ SOLES : CTA.CTE. 193-1127179-0-45 BANC BANCO O DE DE LA LA NACI NACI N – DE DETRACCI N SOLES Cta. Cte. 00-000-385611 b.) Una vez realizado el pago, enviar la transferencia o comprobante escaneado a los correos:
[email protected],
[email protected]. com,
[email protected] [email protected] Asimismo, es importante, que en el mismo correo nos indique lo siguiente: Nombre de la Empresa: RUC: Servicio que brinda (o brindara) al cliente: Trabaja actualmente con el cliente (Si / No / Primera vez): Terceriza el servicio que brinda al cliente? (Si / No) Opera dentro de las unidades mineras de Volcan? (No / Si - Permanente, temporal, por paradas): Unidad minera de Volcan (Principal) en la que trabaja: Persona y Teléfonos de contacto:
Al verificar la información, el área de operaciones le hará llegar el Formulario de Evaluación (Excel) que le corresponde (Formulario Contratista o Formulario Comunidades campesinas) y su Constancia de Participación, la cual tendrá un periodo de vigencia, que culmina con la entrega de resultados del proceso de hom ologación. 2. INFORMACIÓN DOCUMENTARIA: a.) Una vez entregado el Formulario (Excel) el proveedor tendrá que completarlo en cada una de sus categorías y adjuntar los documentos indicados en la pestaña final “Lista de documentos solicitados” en un CD o USB. Asimismo, cada respuesta afirmativa brindada en el formulario manual, debe tener la evidencia que la respalde, es decir, el día de la visita técnica debe contar con toda la documentación para sustentarla de forma física y/o digital. El plazo máximo de entrega de información digital (CD o USB) es de 10 días calendario desde el envío del formulario de evaluación (Excel) y deberá ser enviada a la dirección: Av. Camino Real No 390 Piso 14 – Of. 1402 – San Isidro dirigido al Área de Homologación de Proveedores, en el siguiente Horario de atención: Lunes a Viernes (09:30 am – 12:30 pm / 3:00 pm. - 5:00 pm). IMPORTANTE: El proveedor que no envíe toda la información obligatoria dentro de la fecha señalada se anula el proceso de homologación y con ello el 100% del pago efectuado bajo responsabilidad del proveedor, manteniendo el derecho de iniciar nuevamente el proceso de homologación. 3. VISITA TÉCNICA La visita técnica, se realizará en: - Las Unidades Operativas de Volcán Cía. Minera, de tener una actividad permanente en el lugar. En este caso las visitas son programadas de lunes a domingo de forma inopinada, es decir solo indicaremos el rango de fechas en los que evaluaremos en la zona, por lo que deben estar preparados con TODA LA DOCUMENTACION (física o digital) que abarca el formulario de evaluación. - Instalaciones del Proveedor, de tener ingresos a las unidades mineras de forma temporal, por paradas o aquellos proveedores que aún no inician relaciones comerciales con el cliente. En este caso el Área de Operaciones se contactará para indicar las fechas exactas de evaluación, en un plazo promedio de 05 días antes de la misma. La visita del auditor, en ambos casos, se realizará en dos días consecutivos y estará comprendida en: Revisión Documentaría y verificación operativa en campo (de darse el caso). IMPORTANTE: En caso El Proveedor, una vez confirmada la visita, postergue el servicio de homologación, se aplicará un cargo del 50% del costo del servicio, brindándole una nueva fecha sin lugar a ser cancelada por segunda vez y asumirá los costos adicionales por traslados, alimentación y otros gastos que incurra el auditor.
El Servicio será cancelado bajo responsabilidad del proveedor en los siguientes casos: - No responda a la comunicación de las fechas de visita (ni vía mail o telefónica) - Postergue más de una vez las fechas de visita programadas *
Consultas en relación a la visita técnica que se dé fuera de Lima deberá comunicarse con
[email protected] / 4229000 anexo 2023 RPC: 982514893
4. RESULTADOS DE EVALUACIÓN Posterior a la visita del evaluador en un plazo de 15 días hábiles después de realizada la visita (para evaluaciones en las unidades mineras) y 10 días hábiles (para evaluaciones en Lima) se estará haciendo el envío de los resultados obtenidos.
Calificación: 80% a 100% se considera aprobado NIVEL
RANGO
NIVEL A
90-100
NIVEL B
80-89
NIVEL C
< 80 DESAPROBADO
De haber obtenido la calificación mínima aprobatoria (Nivel B) se entregará: -
Certificado de Homologación (físico y digital) vigencia de un año. Informe Técnico de Evaluación (digital). Logo corporativo de Empresa Homologada, vigencia de un año.(digital)
IMPORTANTE: El Proveedor que no alcance el puntaje mínimo aprobatorio, no podrá acceder al servicio recalificación, así como tampoco a solicitar nuevamente el proceso de homologación, salvo sea autorizado por VOLCAN CIA MINERA. 5. LISTADO REFERENCIAL DE DOCUMENTOS A SOLICITAR Listado referencial de los documentos que serán solicitados durante la homologación. (Aplica para Formulario Contratista) Formulario Comunidades Campesinas tomar en cuenta solo el CAPITULO III IMPORTANTE: El listado en mención es solo una guía para el proveedor, por lo cual no implica que sean los únicos documentos a revisar.
NOTA: SE PONE DE CONOCIMIENTO QUE EN ESTA EVALUACIÓN EL MAYOR PESO DE LA CALIFICACIÓN (50%) SE CONCENTRARÁ EN LA CATEGORÍA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO POR LO QUE SERÁ DETERMINANTE PARA APROBAR ESTE PROCESO DE HOMOLOGACIÓN. CAPÍTULO N°:
LISTADO REFERENCIAL DE DOCUMENTOS
I
Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias de los últimos dos periodos o declarados a SUNAT o auditados. Lista de obligación bancarias. Cronogramas pagados de Obligaciones Bancarias PDT: Pago del IGV e Impuesto a la Renta (obligaciones tributarias) de los últimos seis meses PDT: Planilla Electrónica: ESSALUD, SNP (obligaciones tributarias) de los últimos seis meses Pagos de AFP de los últimos seis meses Pagos de planilla del personal Declaración jurada de pago de autoevalúo / Contrato de alquiler de locales (de ser aplicable) Comprobantes de compra de maquinaria, tarjetas de propiedad de vehículos, Leasing Financieros pagados por compra de vehículos (de ser aplicable) Recibos de pago de sistemas y aplicaciones de comunicación Facturas de compra de equipos de cómputo y Contratos de alquiler de equipos de cómputo (de ser aplicable) Comprobantes de pago de las Licencias de los software y aplicaciones
II
Manual de Organización y Funciones Perfiles de educación, formación, habilidades y experiencia Procedimiento de selección y reclutamiento del personal Programa de Capacitación
III
Política de Seguridad y Salud Ocupacional Reglamento Interno de Trabajo Actas de reunión del comité de SST de los últimos 6 meses Programa Anual de Inspecciones en SSOMA Programa de auditoria en SSOMA Programa Anual de Seguridad y Salud Ocupacional Matriz de requisitos legales en SSOMA Matriz de identificación de peligros, evaluación y determinación de riesgos Mapa de Riesgos de sus instalaciones Procedimientos de trabajo seguro para los riesgos críticos: altura, caliente, excavaciones, espacios confinados, Explosivos, Voladura y Desate de Rocas , etc Procedimientos de Comunicación Interna y Externa Procedimiento para la investigación y registro de accidentes / incidentes Plan de respuesta ante emergencias Programa de Simulacros Programa anual de capacitación en SSOMA Procedimiento para el uso de EPP Programa de salud ocupacional Estadísticas de indicadores de Frecuencia, gravedad e incidentalidad
Registros de Permiso Escrito de Trabajo de Alto Riesgo (PETAR) Procedimiento para gestionar la seguridad basada en el comportamiento
IV
Política Ambiental aprobada Programa Ambiental Indicadores de gestión ambiental Matriz de identificación de peligros, evaluación y determinación de riesgos ambientales Programa anual de capacitación en temas ambientales Plan de respuesta ante emergencias ambientales Plan de simulacros (para escenarios de emergencia ambiental) Procedimiento para la investigación y registro de accidentes / incidentes ambientales Matriz de requisitos legales en materia ambiental Registro de inspecciones ambientales Procedimiento de manejo de residuos
V
Certificado de Sistema de Gestión de Calidad certificado Manual de Gestión de Calidad Política de Calidad Objetivos de Calidad Indicadores de objetivos de calidad Procedimiento escrito de control de documentos y registros Reportes de revisión por la dirección Procedimiento de productos y/o servicios no conformes Procedimiento de acciones correctivas y preventivas Procedimiento de auditorías internas Especificaciones de los servicios ofrecidos Procedimientos escritos de trabajo de acuerdo al servicio realizado Documento de conformidad del servicio/Evaluación de servicio/Encuestas de satisfacción al cliente u otros Contratos y/o órdenes de compra o servicios de sus clientes
VI
Programa de calibración de los instrumentos de medición Certificados de calibración de los equipos de medición Fichas técnicas y certificados de las herramientas
VII
Procedimiento sistemático para seleccionar a sus proveedores (de productos y/o servicios) Procedimiento sistemático para la compra de materiales Procedimiento sistemático de inspección de los materiales e insumos comprados Certificados de calidad por lote de materia prima y/o insumos adquiridos Fichas técnicas y facturas de los EPPs que se utilizan Hojas de Seguridad -MSDS de los productos almacenados
VIII
Programa de mantenimiento preventivo de las máquinas y equipos Indicadores de mantenimiento Especificaciones técnicas del fabricante de las máquinas y equipos
IX
Manuales Técnicos de los servicios realizados
PERSONAS DE CONTACTO:
José Terrones – Ejecutivo Comercial Tel: 51 (1) 4229000 - 2183 RPC: 51 981147741
[email protected]
Tania Dávila. - Coordinadora de Operaciones Tel: 51 (1) 4229000 - 2023 RPC: 51 982514893
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Karem Morote – Ejecutiva Comercial Tel: 51 (1) 4229000 – 2006
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HORARIOS DE ATENCIÓN: 9:30 AM. A 5:30 PM. DE LUNES A VIERNES
