Primavera
CUPRINS: CAPITOLUL 1
Introducere in Programul Primavera ............................................................................. 4
CAPITOLUL 2
Ciclul de viata al unui proiect ......................................................................................... 9
CAPITOLUL 3
Date, Navigare si Moduri de afisare.............................................................................16
CAPITOLUL 4
Enterprise Project Structure .........................................................................................43
CAPITOLUL 5
Crearea unui proiect ....................................................................................................48
CAPITOLUL 6
Crearea structurii WBS ...............................................................................................70
CAPITOLUL 7
Adaugarea activitatilor ...............................................................................................80
CAPITOLUL 8
Crearea relatiilor de conditionare ...............................................................................107
CAPITOLUL 9
Calculul planificarii .....................................................................................................119
CAPITOLUL 10 Atribuirea de contrangeri..........................................................................................137 CAPITOLUL 11 Documentele de referinta .........................................................................................148 CAPITOLUL 12 Aranjarea datelor de calcul.......................................................................................157 CAPITOLUL 13 Roluri si resurse .........................................................................................................172 CAPITOLUL 14 Alocarea rolurilor ......................................................................................................182 CAPITOLUL 15 Alocarea resurselor si a costurilor .............................................................................189 CAPITOLUL 16 Analiza utilizarii resurselor ........................................................................................205 CAPITOLUL 17 Optimizarea planificarii.............................................................................................220 CAPITOLUL 18 Crearea
planificarii de referinta ...............................................................................240
CAPITOLUL 19 Executarea si Controlul Proiectului ...........................................................................252 CAPITOLUL 20 Raportarea performantei ..........................................................................................281 CAPITOLUL 21 Site-ul Web al Proiectului ..........................................................................................303
2
Primavera
Capitolul 1
Introducere in Programul Primavera
Obiective: Descrierea solutiilor oferite de Primavera Descriere P6
3
Primavera
Introducere in Programul Primavera
Sistemul Primavera este cel mai eficient program software de management de proiecte, oferind soluţii de software ce se pot aplica diferitelor tipuri de afaceri (din diverse domenii) pentru a obţine o excelentă gestionare a programelor, proiectelor, portofoliilor şi resurselor. Se estimează că pana acum au fost gestionate proiecte in valoare de peste 5.000 miliarde USD cu ajutorul produselor software Primavera.
Istoria Primavera a inceput in anul 1983 odata cu lansarea unui program destinat in special domeniului constructiilor civile. Astazi Primavera a evoluat oferind solutii atat desktop cat si enterprise-class ce faciliteaza companiile sa prioritizeze, planifice, gestionaeze si sa administreze proiectele de investitii necesar dezvoltarii afacerilor si eforturilor de a indeplini cerintelor clientilor.
Solutiile oferite de Primavera P6 – reprezinta o solutie software pentru planificarea, administrarea si controlul implementarii proiectelor la nivel de intreprindere ce asigura incadrarea in bugetele si termenele stabilite prin gestionarea termenelor, resurselor si costurilor de la nivelul fiecarui proiect sau de la nivelul proiectelor/programelor in ansamblul lor. ProSight
–
o
solutie
de
analiza
si
managment
de
portofoliu,
ce
ajuta
companiile/organizatiile maximizarea valorii oferite prin identificarea si prioritizarea proiectelor si investitiilor strategice, precum si asigurarea indeplinirii angajamentelor asumate. Evolve – o solutie de management al resurselor care da posibilitatea companiilor sa isi imbunatateasca modul de utilizare si gradul de profitabilitate prin asigurarea faptului ca fiecare persoana este alocata la momentul si pe proiectul corespunzator. 4
Primavera Cost Manager – Solutie pentru reducerea efortului necesar entru urmarirea indicatorilor valorii cuvenite. Reprezentarile grafice sunt generate automat prin utilizarea datelor provenite din ultimele actualizari a bazei de date. Solutia permite totodata extragerea informatiilor
referitoare
la
costuri,
preluate
din
sistemul
contabil
al
intreprinderii/organizatiei, utilizand o interfata flexibila in vederea asigurarii unei viziuni complete si corecte a performantei proiectului. Totodata, datele actualizate referitoare la costuri pot fi introduse sau importate in Primavera. Contract Manger - aceasta solutie, cunoscuta sub numele de Expedition, va ofera posibilitatea sa urmariti contractele si documentele proiectului. Contract Manager – Aceasta solutie, anterior cunoscuta ca Expedition, da posibilitatea urmaririi contractelor de la faza de (estimare) initiala pana la finalizare, a urmaririi preluarii datelor proiectului si automatizarea procesului de aprobare, gestiunea schimbarilor pentru a se asigura ca schimbarile necesare sunt realizate, platile sunt efectuate, iar aparitia reclamatiilor este evitata. PertMaster – solutie de evaluare si analiza a riscului, care da posibilitatea organizatiilor sa inlature incertitudinile aparute in cadrul unui proiect sau in intreg portofoliul de proiecte prin modelarea riscurilor, analizarea costurilor si a planificarii impactului din scenariile de evaluare.
5
Primavera
Primavera P6
P6 este utilizat pentru planificarea, monitorizarea si controlul proiectelor. Datele proiectului sunt centralizate intr-o baza de date si pot fi accesate prin interfata client – server sau prin internet. Printre facilitatile oferite de P6 se numara: Managementul proiectelor la nivel de intreprindere, managementul resurselor si analiza de portofoliu. Tablouri de bord bazate pe roluri care furnizeaza indicatori ai starii proiectelor sau programelor si ajuta la determinarea proiectelor ce necesita ajutor pentru a reintra in graficul normal. Raportare detaliata, incluzand modele standard utilizate in industrie precum si un vrajitor (wizard) pentru personalizare. 6
Primavera Diagrame de performanta care cuprind indicatori la nivel de proiect. Capacitatea de analiza si de planificare a resurselor in vederea anticiparii modului de utilizare a resurselor in cadrul proiectelor viitoare. Spatii de lucru colaborative pentru initierea proiectelor si fluxurilor de documente; administrare si aprobare documente si comunicarea cu echipa de proiect.
Management de metodologie Platforma integrata pentru imbunatatirea proceselor in vederea furnizarii celor mai
bune metode si modele de lucru, imbunatatirea standardelor organizationale sub forma modelelor de proiecte, tipurilor de documente si a instrumentelor de analiza. Creeaza, pastreaza, organizeaza si imbunatateste componentele proiectului ce pot
fi folosite in viitoarele proiecte.
Fişele de pontaj Permit comunicarea si pontarea prin intermediul unei interfate web. Membrii echipei pot avea acces la toata informatia necesara pentru a coordona si
realiza munca lor prin comunicarea directa cu baza de date centrala.
7
Primavera
Capitolul 2
Ciclul de viata al unui proiect
Obiective: Trecere in revista a relatiilor dintre Primavera si Ciclul de viata al Managementului de Proiect Identificarea celor cinci grupuri de procese din cadrul Ciclului de viata al Managementului de Proiect
8
Primavera
Ciclul de viata al Managementului de Proiect
Managementul de proiect este procesul atingerii scopurilor propuse in conditii determinate de contrangerile referitoare la timp, bani si resurse. Lectiile din cadrul cursului pot acoperii o parte sau toate procesele din cadrul Ciclului de Viata al Managementului de Proiect, asa cum este descris mai jos:
9
Primavera Fiecare proce poate fi impartit mai departe in urmatorii Etape:
10
Primavera
Procesul de initiere a proiectului
Pasii din cadrul procesului de initiere a proiectului: Colectarea informatiei; Obtinerea consensului organizatiei; Stabilirea echipei.
11
Primavera
Procesul de planificare Pasii din cadrul procesului de planificare: Stabilirea obiectivelor proiectului si a scopurilor lucrarilor/activitatilor; Definirea lucrarilor/activitatilor; Stabilirea termenelor si duratelor aferente; Stabilirea cerintelor si disponibilitatilor la nivel de resurse; Stabilirea unui buget de costuril Evaluare, optimizare si crearea planuficarii de referinta.
12
Primavera
Procesul de executie (implementare) In cadrul procesului de implementare se cuprind urmatorii Etape: Distribuirea informatiei; Urmarirea lucrarilor/activitatilor in curs de desfasurare si actualizarea datelor referitoare la costuri.
13
Primavera
Procesul de control Pasii din cadrul procesului de Control: Analiza si evaluarea proiectului; Recomandarea actiunilor necesare; Modificarea proiectului curent in concordanta cu datele primite; Re-previzionare a termenelor si duratelor lucrarilor; Informarea echipei privind performantele proiectului.
14
Primavera
Procesul de Incheiere In cadrul procesului de incheiere a proiectelor se includ urmatorii Etape: Realizarea de documentatii care sa cuprinda lectiile invatate; Stabilirea sau nu a proiectului ca model ce poate fi inclus in metodologie; Frunizarea iesirilor proiectului; Salvare si arhivarea fisierelor proiectului.
15
Primavera
Capitolul 3
Date, Navigare si Moduri de afisare
Obiective: Descrierea informatiilor la nivel de companie si la nivel de proiect; Autentificarea in aplicatie (Primavera); Navigarea in fereastra Home si in fereastra Activities; Incarcarea unui aspect existent; Modificarea/personalizarea unui aspect; Salvarea unui aspect.
16
Primavera
Date la nivel de companie si de proiect Inainte de autentificarea in aplicatia Primavera, este important de retinut ca un proiect este format dintr-o combinatie de date la nivel de proiect si date la nivel de companie.
Date la nivel de companie Prin informatiile despre organizatie (companie) se furnizeaza structura globala necesara pentru multiplele proiecte. Aceste informatii sunt disponibile tuturor proiectelor din cadrul organizatiei si totodata ele alcatuiesc structura necesara pentru managementul centralizat al proiectelor si resurselor. Informatiile la nivel de companie de regula sunt definite si pastrate de catre administratorul de sistem. Cateva exemple de date la nivel de companie: Structura Ierarhica a Proiectelor (EPS = Enterprise Project Structure); Coduri de proiecte; Coduri de resurse; Categorii si preferinte de administrare; Resurse; Conturi de cheltuieli.
17
Primavera Date la nivel de proiect Informatiile la nivel de proiect sunt disponibile doar in proiectul in care au fost definite (introduse). Managerii de proiect definesc datele specifice proiectului in vederea controlului ulterior al acestora.
Date;
Structura Ierarhica a Activitatilor/Lucrarilor (WBS = Work Breakdown Structure);
Activitati;
Relatiile dintre activitati;
Planificari de referinta (baseline);
Cheltuieli.
Riscuri
Parametrii configurabili
Documente si articole de lucru (work products)
Site-ul web al proiectului
18
Primavera
Date specifice la nivel de proiect/companie Urmatoarele tipuri de date sunt specifice atat la nivel de proiect cat si de companie: Calendare; Rapoarte; Coduri de activitati.
19
Primavera
Autentificarea in aplicatie (Logging in)
Pentru a va autentifica (a intra) in aplicatia Primavera trebuie sa tastati un Nume de autentificare si o Parola. Daca nu cunoasteti Numele de autentificare/Parola, contactati administratorul dvs. de sistem.
Etape: 1. Apasati Start, Programs, Primavera, Project Management. 2. Tastati in campul Login Name
si apoi in campul Password . 3. Apasati OK.
20
Primavera
Fereastra Home Fereastra Home reprezinta punctul de pornire in navigarea prin aplicatie. Ea furnizeaza un acces rapid la datele la nivel de companie si la cele la nivel de proiect. In partea stanga a fereastrei Home este bara Directory, care contine o lista cu cele 12 ferestre din cadrul Primavera. Fiecare fereastra asigura functionalitati specifice care ajuta la administrarea proiectelor. Selectati un articol din bara Directory pentru a-l accesa. Tabelul de mai jos prezinta principalele articole de navigare din fereastra Home. Numerotarea din tabel corespunde celei din imagine.
Tabel 1. Articol 1. Bara Titlu
Functionalitate Indica aplicatia curenta si numele proiectelor deschise.
2. Bara Meniu
Apasati pentru a executa functii in Primavera.
3. Bara Director
Apasati pentru a afisa ferestre din Primavera
4. Bara de Navigatie
Ofera posibilitatea mutarii printre ferestrele deschise, activarea barei Director si deschiderea Tutorialului (Help).
5. Bara de Stare
Afiseaza Login Name-ul utilizatorului, data de analiza pentru proiectele deschise, modul de acces si planificarea de referinta curenta.
21
Primavera
Bara de Navigatie Bara de navigatie se foloseste pentru a muta inainte si inapoi prin ferestrele anterior accesate, pentru intoarcerea in fereastra Home, afisarea sau ascunderea barei Director si accesul la Tutorial (Help) pentru fereastra curenta. Bara de navigatie, care este activa in mod implicit, poate fi activata sau dezactivata in Meniul de Vizualizare prin apasarea Toolbars, Navigation Bar.
22
Primavera
Deschiderea unui proiect existent In fereastra de dialog Open Project sunt afisate toate proiectele care se pot deschide.
Deschideti un proiect, indicat prin
Deschideti un nod, indicat prin
.
o Toate proiectele din nod vor fi deschise.
Deschideti mai multe proiecte din noduri diferite. o Apasati Control + click pentru a selecta mai multe proiecte.
Etape: 1. In meniul File, apasati Open.
23
Primavera
Modul de acces
Inainte de a deschide un proiect aveti posibilitatea sa selectati un mod de acces:
Shared (e.g. Partajat) – Mai multi utilizatori pot vedea, introduce sau schimba date. Acesta este modul implicit de acces.
Read only (e.g. Doar in citire) – Puteti vedea datele dar nu le puteti modifica sau introduce altele noi.
Exclusive – Utilizatorul curent este singurul care poate edita datele in aceste proiecte. Ceilalti utilizatori pot accesa aceste proiecte doar in modul Read only.
Etape: 1. Selectati proiectul Bldg-03. 2. Apasati butonul Open.
24
Primavera
Fereastra Activitati Fereastra Activities este utilizata pentru a crea, vizualiza si edita activitati din cadrul unui proiect deschis. Tabelul de mai jos cuprinde o lista cu principalele elemente de navigare din fereastra Activities. Numerele din imagine corespund celor din tabel.
Tabel 2. Fereastra Activities Element 1. Bara de unelte
Functionalitate Afiseaza pictogramele care permit schimbarea modului de afisaj.
2. Tabelul de Activitati
Afiseaza in format tabelar informatii despre activitati.
3. Graficul Gantt
Afiseaza grafic progresul activitatii in timp.
4. Bara de comenzi
Afiseaza optiuni de adaugare sau stergere a datelor.
5. Bara de Optiuni de afisare
Afiseaza meniul cu optiunile posibile in fereastra Activities.
6. Bara verticala de separare
Trageti de bara pentru a ascunde/afisa mai multe informatii din fiecare panou.
7. Bara orizontala de separare
Ascunde sau afiseaza mai multa informatie din cele doua zone ale ecranului (superioara/inferioara).
8. Detalii despre activitati
Vizualizeaza/editeaza informatii detaliate ale activitatii selectate.
Verificati daca sunteti in fereastra Activitati. (Bara director, apasati Activities).
25
Primavera
Layouts (Aspecte) Un aspect (e.g. aranjament de afisaj) reprezinta un mod de afisare a informatiei, prin combinarea tuturor elementelor vizuale care apar pe ecran. Aspectele sunt disponibile la nivel de Proiect, WBS, Alocari de resurse si ferestre de Urmarire (e,g, Tracking Windows).
Moduri de afisaj pentru activitati Fereastra Activities furnizeaza optiuni de vizualizare a datelor in zonele superioare sau inferioare de afisaj. In zona superioara selectati una din urmatoarele:
Tabelul de Activitati
Graficul Gantt
Tabelul de calcul de indeplinire a activitatii
Reteaua de activitati
In zona inferioara selectati una din urmatoarele:
Detaliile activitatii
Tabelul de activitati
Graficul Gantt
Tabelul de calcul de indeplinire a activitatii
Tabelul de calcul de utilizare a resursei
Profilul de indeplinire a activitatii
Profilul de utilizare a resursei
Schema logica a proiectului (Trace logic)
26
Primavera Deschiderea unui aspect existent O varietate de aspecte (aranjamente de afisare) sunt disponibile pentru a prezenta datele curente din diferite perspective. Se pot crea aranjamente de afisare specifice utilizatorului sau proiectului, sau se pot utilize aspecte globale (generale) furnizate de catre compania dvs. Dupa selectarea unui Layout (Aspect), puteti apasa pe Apply sau Open.
Apply – Afiseaza aspectul selectat dar pastreaza deschisa fereastra de dialog Open Layout (Aspect).
Open - Afiseaza aspectul selectat si inchide fereastra de dialog Open Layout.
Exercitiu: 1. In bara Layout (Aspect) Options, selectati Layout (Aspect), Open. Daca faceti modificari in aspectul curent, sunteti indemnat sa salvati modificarile curente. In cele mai multe cazuri, alegeti No. 2. Cand vi se sugereaza sa salvati schimbarile din aspect apasati No. 3. Selectati aspectul Analysing the Budget.
27
Primavera Selectati un alt aranjament de afisare si apoi apasati Open, ce determina afisarea acestuia si inchide fereastra de dialog Open Layout (Aspect).
4. Selectati aspectul Classic WBS Layout. 5. Apasati butonul Open.
28
Primavera Graficul Gantt
Aspectul (e.g. aranjamentul de afisaj) Classic WBS Layout afiseaza un grafic Gantt in zona superioara de afisaj si Detaliile Activitatii (Activity Details) in zona inferioara de afisaj. Graficul Gantt este impartit in doua sectiuni: Tabelul de Activitati si Zona cu Bare de Activitati:
Tabelul de activitati – afiseaza informatiile despre activitati pe coloane.
Zona cu Bare – furnizeaza un grafic cu progresul activitatilor pe perioada desfasurarii proiectului.
29
Primavera Tabelul de calcul al progresului activitatii
Tabelul de calcul al progresului activitatii afiseaza informatii despre unitatile de resurse, costurile si valoarea cuvenita la nivel activitatii. Folositi acest tip de aranjament de afisare pentru a corecta datele legate de resurse/costuri la nivel de activitate. Puteti personaliza scala timpului aferenta Tabelul de calcul al progresului activitatii:
Mutati scala timpului pentru a va concentra doar asupra unei perioade de timp – mutati cursorul pe scala timpului pana cand apare o mana si apoi dati click si trageti in stanga sau dreapta.
Extindeti scala timpului pentru a largi/ingusta coloana – mutati cursorul intervalul (minor) de timp pana cand afiseaza o lupa si apoi trageti de cursor in stanga sau in dreapta.
Etape: 1. In bara Layout Options , apasati Show on top, Activity Usage Spreadsheet. 2. In bara Layout Options, apasati Show on bottom, No Bottom Layout . 3. Largiti scala timpului. 4. Mutati scala timpului astfel incat sa arate Februarie 2010.
30
Primavera Reteaua de activitati Utilizati reteua de activitati (e.g. Activity Network) pentru a ilustra relatiile dintre activitati si fluxul logic al activitatilor din cadrul proiectului:
Panoul din stanga – Afiseaza structura ierarhica WBS (a activitatilor)
Panoul din dreapta – Afiseaza un grafic al activitatilor cu relatiile dintre ele.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on top, Activity Network. 2. In bara de unelte, selectati + de cateva ori pana obtineti un imagine mai clara a activitatilor.
31
Primavera Tabelul de activitati Tabelul de activitati ajuta la urmarirea informatiilor de proiect in format tabelar. Puteti de asemenea modifica coloanele afisate in tabelul de activitati astfel incat sa raspunda nevoilor dvs. Puteti de asemenea sa afisati tabelul de activitati pe intregul ecran daca doriti sa analizati datele doar in formatul tabelar.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on top, Activity Table.
32
Primavera Personalizarea unui aspect
Fereastra de activitati poate fi personalizata si salvata ca aspect (e.g. aranjament de afisare). Salvarea aspecturilor pentru utilizari ulterioare va permite sa regasiti rapid informatia necesara.
Bara Layout
Options reprezinta meniul central din care se poate face
personalizarea aranjamentului de afisare.
In continuare este o lista cu elementele unui aranjament de afisare ce pot fi personalizate: Bare Coloane Scala timpului Culori si tipuri de scriere (font-uri) Inaltimea randului Filtre Sortarea si gruparea activitatilor Aspecte in zona superioara/inferioara a ecranului
33
Primavera Selectarea coloanelor In fereastra de dialog Columns (e.g. Coloane) vi se permite sa selectati coloanele ce vor fi afisate in Tabelul de activitati si sa specificati totodata ordinea de afisare in care vor aparea:
Sectiunea Available Options – contine o lista cu elementele ce vor fi afisate pe grupe sau in lista.
Sectiunea Selected Options - contine o lista cu elementele selectate anterior.
Sagetile simple – muta datele scoase in evidenta catre cealalta sectiune.
Sagetile duble – muta toata datele catre cealalta sectiune.
Sagetile sus/jos - configureaza ordinea in care vor aparea datele (elementele).
Selectati Edit Column pentru a edita titlul elementului selectat si apoi selectati modul de aranjare.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Columns. 2. In bara Available Options, selectati Group and Sort By, List. 3. Selectati un element (data) ce se va afisa in tabelul de activitati, Budgeted Labor Cost. 4. Selectati
pentru a muta elementul (datele) in coloana Selected Options.
5. Folositi sagetile de navigare pentru a configura ordinea in care vor fi afisate elementele. 6. Selectati Apply. 34
Primavera
Utilizarea Hint help in fereastra de dialog Columns Puteti utiliza Hint help pentru a vedea o definitie a oricaror elemente afisate in lista. Pentru a muta Hint Help, selectati
si trageti cursorul catre locatia dorita.
Etape: 1. In bara Available Options, selectati Hint Help. 2. Selectati capatul de coloana, Budgeted Labour Cost. 3. In bara Available Options, selectati Hint Help pentru a dezactiva afisarea pe ecran a ferestrei de dialog. 4. Selectati OK.
35
Primavera Afisarea detaliilor activitatilor Detaliile activitatilor prezinta informatii detaliate despre activitatea selectata (scoasa in evidenta) in tabelul sau in reteaua de activitati.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on Bottom, Activity Details.
36
Primavera Selectarea Etichetelor de Detalii Etichetele (e.g. tabs) afisate in fereastra de dialog Activity Details pot fi personalizate.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Bottom Layout Options. 2. In sectiunea Available, selectati Feedback. 3. Selectati
pentru a muta tipul de date selectat in sectiunea Disply Tabs.
4. Selectati OK.
37
Primavera Selectarea Aspectelor Aspect-urile pot fi salvate si partajate cu alti utilizatori pentru a facilita comunicarea in cadrul proiectului. Utilizati fereastra de dialog Save Layout pentru a salva un aspect in ferestrele Activities, WBS, Projects, Assignments, or Tracking:
Layout , Save – salveaza schimbarile facute aspectului existent.
Layout , Save As... – indeamna sa salvati aspectul sub un nou nume. o Current User – doar utilizatorul curent ce a creat loyout-ul va avea acces la el. o All Users – toti utilizatorii vor avea acces la aspect (Global). o Another User – Un utilizator specificat va avea acces la aspect. De retinut, totusi, ca utilizatorul curent nu va avea acces la aspect. o Project – Aplica aspectul oricarui proiect care este deschis curent in Primavera. Desi aspectele specifice pot fi aplicate la proiecte multiple, puteti selecta doar un singur proiect la un moment dat in fereastra de dialog Layout Save. Dupa ce un aspect specific de proiect este salvat, acesta poate fi vizualizat in sectiunea Project din fereastra Open Layout . Aspectele specifice de proiecte ofera doua avantaje:
Se exporta odata cu proiectul cand acesta este exportat.
Optimizarea organizarii prin utilizarea de aspecte multiple.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Layout , Save As. 2. Tastati un nume de aspect . 3. Verificati daca Current User este selectat in lista derulanta Available. 4. Apasati Save.
38
Primavera
39
Primavera
Inchiderea unui proiect Atunci cand terminati de lucru la un proiect acesta trebuie inchis. Pentru aceasta vi se va cere sa specificati daca doriti sa inchideti proiectul. Daca optati pentru aceasta (inchiderea proiectului) va aparea din nou fereastra Home.
Etape: 1. In meniul File, selectati Close All. 2. Apasati Yes.
40
Primavera
Recapitulare Idei principale
Fereastra Home reprezinta punctul de inceput pentru lucrul in Primavera.
Folositi bara de navigare pentru a avea acces rapid la Help, pentru a afisa bara Director si a va muta inainte si inapoi prin ferestrele accesate anterior.
Selectati deschiderea unui proiect in modul Read Only, Shared sau Exclusive.
Un proiect consta din date specifice la nivel de proiect sau de companie.
Vizualizati date despre activitati in fereastra Activities si personalizati aspectele din partea de sus si de jos a ecranului.
Folositi aspectele pentru a vedea date specifice adaptate necesitatilor dvs. Puteti personaliza aspectele prin selectarea coloanelor si prin specificarea aspectelor din partea superioara/inferioara.
Fereastra Activity Details, aranjeaza in taburi si afiseaza informatii detaliate pentru activitatea selectata si evidentiata in Tabelul sau in reteaua de activitati.
Intrebari recapitulative 1. Cand deschideti un proiect in modul __________, sunteti singurul utilizator care poate schimba datele din cadrul proiectului. a. Read Only b. Shared c. Exclusive d. User
2. Care element nu este vizibil din fereastra Home ? a. Bara Director b. Bara de comenzi c. Bara de navigare d. Bara de stare
41
Primavera 3. Adevarat sau Fals: Un aspect poate fi salvat astfel incat poate fi accesat doar de un singur utilizator.
4. Ce functie afiseara pe ecran definitii ale elementelor de proiect. a. Home b. Hint Help c. Help d. Niciuna din cele de mai sus
42
Primavera
Capitolul 4
Enterprise Project Structure
Obiective: Descrieti componentele care alcatuiesc EPS Vizualizati structura EPS
43
Primavera
Enterprise Project Structure Structura Ierarhica a Proiectelor (EPS) este utilizata pentru a organiza proiectele.
Structura EPS este alcatuita din radacini si noduri. o Fiecare radacina din EPS poate fi divizata in mai multe noduri. o Nodurile reprezinta nivele diferite in cadrul structurii.
De exemplu, nodurile pot reprezenta divizii din cadrul companiei, departamente, grupuri de proiecte sau locatii.
Toate proiectele trebuie sa fie incluse intr-un nod. o Fiecare nod poate contine un numar nelimitat de proiecte. o Proiectele reprezinta intotdeauna cel mai scazut nivel din ierarhie. o Locul unui proiect in cadrul structurii ierarhice determina centralizatorul de la nivelul caruia se afla.
44
Primavera
Deschiderea unui EPS Puteti utiliza fereastra de dialog EPS pentru a defini structura EPS. Cele trei campuri care trebuie completate atunci cand se adauga un nod EPS sunt:
EPS ID – Identifica nodul EPS respectiv.
EPS Name – descrie nodul EPS selectat.
Responsible Manager – Utilizati acest camp pentru a selecta un element OBS (Organizational Breakdown Structure) pentru a-l asocia cu nivelul selectat din cadrul EPS.
Etape: 1. In meniul Enterprise, selectati Enterprise Project Structure. 2. Selectati un nod EPS, Apex. 3. Dupa ce vizualizati structura EPS, selectati Close.
45
Primavera
Avantaje ale structurii EPS Structura EPS ofera mai multe avantaje, incluzand abilitatea de a:
Vedea prioritatile proiectului, scopul, bugetele si resursele de-alungul intregii structurii de proiecte sau din cadrul unui anumit nod.
Gestiona proiectele separat, mentinand posibilitatea de a sumariza si detalia informatii din mai multe proiecte.
Vedea alocarile de resurse din mai multe proiecte simultan.
Asigura utilizatorilor accesul corespunzator pe diferite nivele din structura proiectelor, in conformitate cu profilul lor de securitate (vezi figura)
46
Primavera
Recapitulare Idei principale
Structura EPS este o structura ierarhica ce reprezinta managementul si organizarea proiectelor din cadrul companiei.
In structura EPS, nodul radacina este nivelul cel mai inalt si care se poate subdiviza in noduri. Fiecare nod reprezinta un nivel in cadrul structurii proiectelor care poate cuprinde un alt nod sau proiect. Proiectele reprezinta cel mai mic nivel ierarhic.
Structura EPS da posibilitatea sa vizualizati informatii de proiect din cadrul intregii structuri sau doar de la nivel unui nod.
Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Pot exista cel mult 5 proiecte in cadrul unui nod.
2. Adevarat sau Fals: Puteti deschide doar un singur proiect la un anumit moment.
3. Adevarat sau Fals: Plasarea unui proiect in EPS determina sumarizarea la nivelul nodului din care face proiectul.
47
Primavera
Capitolul 5
Crearea unui proiect
Obiective: Sa creati un proiect Sa vizualizati fereasta Project Sa vizualizati si sa modificati informatiile din Project Details
48
Primavera
Crearea unui proiect Un proiect poate fi creat utilizand o multitudine de metode: Crearea unui proiect cu ajutorul optiunii New Project Wizard: o Creeati proiectul o Creeati WBS-ul (Work Breakdown Structure) o Adaugati activitati o Alocati resurse si costuri. Project Arhitect: o Creeati proiectul folosind o metodologie (un model) o Verificati si ajustati WBS-ul existent o Verificati si modificati activitatile o Alocati resurse si costuri Importati un fisier: o Importati un proiect utilizand unul din urmatoarele formate: Proiect Primavera (.XER) Toate extensiile aferente proiectelor create cu Microsoft Project (.MPP, .MDB, .MPD si .MPT) Formate din alte aplicatii de management de proiect (.MPX) Proiect Primavera Project Planner (.P3) o Verificati si modificati structura WBS. o Verificati si modificati activitatile. o Alocati resursele si costurile. Copiere/Lipire (Copy/Paste): o Selectati elemente dintr-un proiect existent pe care vreti sa le copiati intr-un proiect nou.
49
Primavera Creati un nou proiect utilizand vrajitorul (wizard)
Vrajitorul Create a New Project te poate ajuta in crearea unui nou proiect.
Etape: 1. In meniul File, apasati New pentru a lansa vrajitorul Create a New Project. 2. In campul Select EPS, apasati
.
3. Selectati un nod, APEX – Apex Inc., si apoi apasati
pentru a selecta nodul
respectiv. 4. Apasati Next.
Introducerea numelui proiectului
50
Primavera Numele proiectului este Office Building Addition. Puteti scurta numele pentru a creea un project ID (identificator de proiect), si anume BLDG.
Project ID – Tastati un nume unic in acest camp.
Project Name – tastati un nou nume de proiect in acest camp. (Campul Project Name nu necesita existenta unui nume unic.)
Etape: 1. Tastati un project ID unic pentru proiect: . 2. Tastati numele proiectului . 3. Apasati Next.
51
Primavera Introducerea datelor de inceput si sfarsit ale proiectului Utilizati calendarul pentru a selecta datele Planned Start si Must finish by pentru acest proiect. Completarea campului Must finish by nu este obligatorie. Puteti asocia proiectului o data de tip Must finish by in orice moment al proiectului in eticheta Dates din sectiunea Project Details. Pentru a naviga prin calendar: Cand lansati calendarul se afiseaza luna/anul curent. Pentru a selecta un an diferit, apasati sectiunea Month/Year din calendar si apoi utilizati sagetile pentru a derula si selecta anul dorit. Apasati pe anul sau luna dorita si apoi apasati Select.
Etape: 1. In campul Planned Start, apasati 2. Utilizati calendarul pentru a specifica data Planned Start <11-Jan-10> 3. Apasati
pentru a selecta data.
4. Apasati Next. 52
Primavera
Specificarea managerului responsabil
Managerul responsabil (e.g. Responsible Manager) din structura ierarhica a organizatiei OBS (Organizational
Breakdown
Structure)
reprezinta
persoana
responsabila
pentru
activitatea/activitatile respective. Structura OBS reprezinta structura ierarhica a organizatiei responsabila de managementului proiectului, atat la nivel de rol cat si de persoane. Structura OBS poate fi realizata fie sub forma unei structuri organizationale detaliata (cu numele angajatilor) sau sub forma unui cadru mai general in care sunt aranjate intro ordine ierarhica departamentele, echipele sau tipurile de responsabilitati.
Etape: 1. In campul Responsible Manager, apasati 2. Selectati un manager responsabil, Tim Harris, apoi apasati
pentru a aloca persoana
selectata. 3. Apasati Next.
53
Primavera Selectarea tipul de procent de alocare Puteti specifica tipul de coeficienti de alocare (Assignment Rate Type) pentru noile alocari de resurse. Valoarea implicita a tipului de coeficient determina pretul unitar care va fi folosit in alocarea resurselor. Valorile din lista derulanta Rate Type reflecta tipurile de coeficienti definite in fereastra Rate Types din cadrul Admin Preferences.
Etape: 1. In lista derulanta Rate Type alegeti Commercial. 2. Apasati Next.
54
Primavera Utilizarea Project Arhitect Project Arhitect (e.g. Arhitectul de proiect) va ajuta sa creeati un proiect existent in cadrul unei metodologii sau dintr-un model de proiect. Veti creea din nou proiectul Office Building Addition, fara a utiliza vreo metodologie existenta.
Etape: 1. Verificati daca este selectat No, do not run the Project Arhitect si apoi apasati Next. Proiectul Office Building Addition a fost creeat cu succes.
2. Apasati Finish.
Fereastra Projects
55
Primavera Proiectul a fost creat si deschis. Pentru a vedea informatii detaliate despre proiect, navigati prin fereastra Projects care afiseaza proiectele din structura EPS. De asemenea, puteti: Sa deschideti, sa creeati si sa salvati layout-uri de proiecte. Sa grupati proiectele pe baza codurilor de proiecte, structurii EPS, sau a altor elemente specifice la nivel de proiect. Sa filtrati proiectele. Modificati coloanele cu date. Iconita
din fereastra Projects indica faptul ca proiectul este deschis.
Tabelul de mai jos cuprinde principalele elemente de navigare din fereastra Projects. Numerele din tabel corespund celor din imagine.
1. In bara Director, apasati Projects. Tabel 3: Fereastra Projects Element
Functionalitate
1. Bara de unelte
Apasati pe iconitze pentru a schimba infatisarea ferestrei.
2. Bara de optiuni pentru layout-uri
Cuprinde optiuni referitoare la deschiderea layouturilor si formatul datelor. 56
Primavera 3. Bara de comenzi
Posibilitatea de a adauga si edita informatii din proiect.
4. Zona de bare
Afisare grafica a progresului in timp al proiectului.
5. Tabelul de proiect
Afiseaza in format tabelar informatii referitoare la proiect.
6. Bara verticala de separare Trageti de bara in stanga sau in dreapta pentru a afisa/ascunde informatii afisate in fiecare din zonele aferente Tabelului de proiect sau in Graficului Gantt.
57
Primavera
Detaliile proiectului Project Details (e.g. Detaliile proiectului) este localizata in partea de jos a layout-ului ferestrei Projects. Ea poate fi folosita pentru a defini proprietatile proiectului si valorile implicite care sunt aplicate intregului proiect.
Exercitiu: 1. In bara Layout Options apasati Layout, Open. 2. Daca apare o fereastra de dialog in care sunteti intrebati daca doriti sa salvati modificarile facute la layout, apasati No. 3. Selectati layoutul Selected Tabs. 4. Apasati Open. 5. Selectati proiectul BLDG – Office Building Addition. 6. Verificati daca este selectata eticheta General.
Eticheta General
58
Primavera In eticheta General aveti posibilitatea de a vizualiza si modifica informatii generale despre proiectul selectat. Project ID, Project Name si Responsible Manager pot fi stabilite cand creati proiectul sau le puteti modifica aici. Valorile din campurile ramase au valori stabilite in mod implicit. Campurile din eticheta General sunt:
Project ID – un identificator de proiect scurt si unic.
Project Name – numele proiectului
Status – indica starea proiectului care poate avea una din valorile din tabelul de mai jos:
Tabel 4: Stari ale proiectului Stare Planned Active
Ce indica faptul ca proiectul este... ...in curs de analiza, inainte de a se stabili varianta finala. ...in derulare.
Inactive
...terminat sau in asteptare.
What-if
...utilizat ca scenariu / model de referinta (test).
Responsible Manager – O persoana, selectata din cadrul structurii OBS, ce este responsabila pentru proiect. Risk Level – Indica riscul general in realizarea proiectului. Puteti utiliza acest nivel de risc pentru a organiza, filtra si creea rapoarte din cadrul structurii de proiecte. Puteti introduce o valoare intre Very High (= Foarte ridicat) si Very Low (= Foarte scazut); valoarea implicita este Medium. Leveling Priority – Prioritatea de nivelare reprezinta o clasificare a proiectelor in raport cu celelalte proiecte, bazata pe importanta acestuia pentru organizatie. Puteti introduce o valoare intre 1 si 100. Cea mai inalta valoare este 1; valoarea implicita este 10. Check-out Status – Indica faptul ca proiectul este in starea check-in sau check-out. Checked out by – Afiseaza numele utilizatorului care a determinat starea check-out pentru proiectul curent. Date checked out – indica data si ora cand utilizatorul a determinat starea check-out a proiectului. Project Web Site URL – Afiseaza adresa de internet la care a fost publicat proiectul.
59
Primavera Eticheta Date In cadrul etichetei Dates puteti edita informatiile de tip data din cadrul proiectului selectat. Datele de tip Planned Start si cea Must finish by pot fi stabilite atunci cand creati proiectul sau le puteti modifica aici. Campurile din cadrul etichetei Dates sunt: Planned Start – data planificata de incepere a proiectului. Data Date – data utilizata ca punct de inceput pentru realizarea calculelor. Must Finish By – data ce indica data dorita pentru finalizarea proiectului. Finish – camp needitabil ce indica data cea mai tarzie de finalizare a proiectului calculata cand proiectul a fost ultima oara recalculat. Actual Start and Actual Finish – camp needitabil indicand data actuala de inceput si de sfarsit ale proiectului. Anticipated Start and Anticipated Finish – date estimate ce pot fi introduse atunci cand planificam proiectul.
Etape: 1. Apasati eticheta Dates. 2. In campul Data Date, confirmati data 11-Jan-10.
Eticheta Notebook 60
Primavera In cadrul etichetei Notebook aveti posibilitatea de a scrie, vedea si edita notite despre proiect cum ar fi scopul proiectului, cerintele cheie sau alte detalii specifice proiectului respectiv. Campurile din cadrul tab-ului Notebook: Notebook Topic – o lista cu tematica asociata nodului/proiectului. Detail – o descriere definita de utilizator pentru tematica respectiva. Puteti utiliza limbajul HTML pentru a edita caracteristicile si formata textul, insera imagini, copia, lipi si adauga hiperlegaturi.
Etape: 1. Apasati pe eticheta Notebook. 2. In sectiunea Notebook Topic, apasati Add.
61
Primavera
3. Derulati in jos si selectati un subiect (Notebook Topic), Purpose. 4. Apasati
pentru a selecta un subiect.
5. Inchideti fereastra de dialog Assign Notebook Topic. 6. In sectiunea Purpose, tastati . 7. Apasati tasta Enter. 8. Tastati 9. Apasati tasta Enter.
62
Primavera Eticheta Codes In cadrul etichetei Codes (e.g. Coduri) puteti asocia proiectului coduri de proiect. Codurile de proiect permit gruparea proiectelor din cadrul structurii EPS in categorii specifice, cum ar fi dupa locatia in care se implementeaza sau dupa departamentul din cadrul intreprinderii responsabila pentru proiectul respectiv. Este posibila definirea unui numar nelimitat de coduri de proiect. Permit sumarizarea unui volum mare de informatii din cadrul mai multor proiecte.
Exercitiu: 1. Apasati eticheta Codes. 2. Apasati Assign. 3. In Project Code: Project Region, selectati o valoare de cod de proiect, E – East, si apoi apasati
pentru confirma selectia.
Functia de cautare si predictie a textului din ferestrele de dialog
63
Primavera Campul Search din ferestrele de dialog din cadrul aplicatiei software Primavera ofera o alternativa pentru cautarea rapida in cadrul unei liste lungi de valori: Search – tastati in campul Search si apoi apasati tasta Enter pentru a cauta o valoare. Type Ahead – tastati in campul Search si, pe masura ce tastati, valorile care se potrivesc grupului de litere deja introdus sunt afisate in fereastra de dialog (Type Ahead este o functie de cautare predictiva).
Mai jos, puteti tasta si cauta codul de proiect Comm-Commercial.
Etape: 1. In campul Search in fereastra de dialog Assign Project Codes, tastati . Nu selectati codul de proiect inca. 2. Inchideti fereastra de dialog.
64
Primavera Eticheta Defaults Eticheta Defaults (e.g. Setari implicite) este impartita in doua sectiuni: Defaults for New Activities – indica setarile care vor fi utilizate cand sunt adaugate proiectului noi activitati. De retinut ca schimbarea acestor setari nu va afecta activitatile existente. Auto-numbering Defaults – stabileste cum vor fi numerotate noile activitati in cadrul proiectului. o
Atunci cand este marcat campul Increment Activity ID based on selected activity, prefixul si sufixul activitatii selectate se aplica activitatii care se adauga.
Pentru activitatile din proiectul Office Building Addition, veti stabili prefixul ca fiind BA si apoi verificati daca sufixul este 1000 iar valoare de incrementare 10. Cand se adauga activitati, ID-ul primei activitati va fi BA1000, al celei de-a doua va fi BA1010, etc. Acest sistem de numerotare face legatura dintre activitati si proiect, ceea ce este foarte util atunci cand urmarim activitati din proiecte diferite.
Etape: 1.
Apasati eticheta Defaults.
2.
In campul Activity ID Prefix tastati .
3.
Verificati daca Activity ID Suffix este 1000, iar Increment are valoarea 10.
Eticheta Settings Eticheta Settings (e.g. Setari) consta din trei sectiuni: 65
Primavera Summarized Data – in care se precizeaza data si nivelul la care proiectul a fost sumarizat ultima oara. Project Settings – stabileste caracterul folosit pentru separarea nivelelor WBS; identifica luna in care incepe anul fiscal si specifica ce planificare de referinta este utilizata in calculul valorii cuvenite. Define Critical Activities – identifica ce activitati sunt afisate ca fiind critice, precum si succesiunea de activitati cea mai lunga sau valoarea Marjei Totale (e.g. Total Float)
Etape: 1. Apasati eticheta Settings.
66
Primavera Eticheta Calculations Utilizati aceasta eticheta pentru a specifica cum se va calcula costul si utilizarea resursei atunci cand actualizati activitatile. Doua campuri de avut in vedere: Recalculate Actual Units and Cost when Duration % Complete Changes – atunci cand este marcata se calculeaza costurile si consumul curent ca : Actual (cost sau consum) = Bugetat (consum sau cost) * Durata % Realizare o
Primavera realizeaza aceste calcule de fiecare data cand actualizati Duration % Complete (e.g. Durata % Realizare)
o
Valorile pe care le specificati inlocuiesc valorile calculate de catre aplicatia informatica. Daca debifati casuta respectiva, soft-ul nu va mai estima valorile actualizate iar campurile cu valorile actualizate raman goale cat timp nu specificati valorile.
Link Actual and Actual This Period Units and Cost – bifati aceasta casuta daca doriti recalcularea valorilor curente (actuale) sau valorile referitoare la costuri si consumuri cand una dintre ele este actualizata. Aceasta optiune este bifata (activa) in mod implicit.
1. Apasati eticheta Calculations. 2. In sectiunea Activities, in campul Default price/unit for activities without resource or role price/units, tastati <30.00> si apoi apasati tasta Enter.
Recapitulare 67
Primavera Idei principale Puteti creea un proiect cu vrajitorul New Project, puteti importa un fisier, copia un fisier existent sau utiliza Project Architect pentru a creea un proiect pe baza unui model existent. Odata ce proiectul a fost creat, utilizati fereastra Projects pentru a vedea informatii generale despre proiectele accesate. Utilizati eticheta Project Details din fereastra Projects pentru a stabili setarile implicite si proprietatile proiectului selectat, cum ar fi data anticipata de start sau de finalizare. Intrebari recapitulative
1. Apasati eticheta _________________ din fereastra Projects pentru a schimba data planificata de inceput a proiectului (e.g. Planned Start Date). a. General b. Defaults c. Dates d. Settings
2. Adevarat sau Fals: Singurul mod de a creea un proiect este de a utiliza vrajitorul Create a New Project.
3. Adevarat sau Fals: Trebuie sa specificati data la care proiectul trebuie sa se termine (Must Finish By).
4. In care eticheta puteti sa specificati numerotarea automata a ID-urilor activitatilor? a. Settings b. Defaults c. Dates
d. General
68
Primavera
Capitolul 6
Crearea structurii WBS
Obiective: Definirea structurii WBS Crearea nivelelor ierarhice din cadrul structurii WBS
69
Primavera
Structura WBS O structura de Descompunere Orientata spre Scop (Work Breakdown Structure) reprezinta o ordonare ierarhica a produselor si serviciilor produse in timpul derularii proiectului. Ea permite impartirea proiectului in mai multe parti logice in scopul planificarii si controlului. Fiecare proiect are o ordonare ierarhica unica. o Nivelul radacina al structurii WBS este egal cu numele sau ID-ul proiectului. Intre elementele din cadrul structurii WBS exista relatii de tip „copil – parinte”, ceea ce inseamna ca puteti derula/defalca sau sumariza informatia din diferitele nivele inferioare.
70
Primavera
Vizualizarea elementelor din cadrul WBS Atunci cand este creat un proiect, elementului WBS radacina ii este atasat acelasi ID si nume la fel ca proiectului.
Etape: 1. In fereastra Projects selectati proiectul Bldg-06. 2. Apasati click dreapta din mouse pe proiectul Bldg-06 si apoi selectati Open Project. 3. In bara Director, apasati WBS. 4. In eticheta General puteti observa ca numele si codul nodului WBS este : Bldg-06 – Office Building Addition – Creating a Work Breakdown Structure.
71
Primavera
Crearea nivelelor ierarhice din cadrul structurii WBS Elementele structurii WBS ce sunt adaugat nivelului radacina sunt automat decalate la dreapta pentru a forma al doilea nivel ierarhic.
Etape: 1. In bara de comenzi (din partea dreapta) apasati Add. 2. In coloana WBS Code, tastati si apoi apasati tasta Tab pentru a muta catre campul urmator. 3. In coloana aferenta WBS Name, tastati si apoi apasati tasta Enter.
72
Primavera Atunci cand creati un nou element WBS, acesta este mutat mai la dreapta si afisat ca un element WBS de tip „copil” in raport cu elementul care era selectat. Daca adaugati in mod gresit un element WBS unui alt element, puteti sa utilizati butoanele de ordonare din partea dreapta (ce sunt marcate cu sageti, in toate cele 4 directii) din bara de comenzi din partea dreapta a ecranului si sa ajustati corespunzator pozitia elementului in cadrul structurii ierarhice.
Etape: 1. Selectati elementul WBS: Design and Engineering. 2. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. 3. In coloana WBS Code tastati si apoi apasati tasta Enter. 4. In coloana WBS Name tastati si apoi apasati tasta Tab pentru a muta cursorul in campul urmator. 5. In campul Responsible Manager din eticheta General apasati butonul 6. Selectati un manager responsabil, Meg Foley, si apoi apasati butonul 7. In bara laterala de comenzi, apasati butonul
pentru a deplasa spre stanga
elementul WBS numit Mechanicals.
73
Primavera Orice element „copil” din cadrul structurii WBS mosteneste atributele elementului „parinte”. Aceasta poate fi usor ilustrata de exemplu atunci cand creati elementul Elevator, element ce mosteneste acelasi manager responsabil ca si elementul parinte, Mechanicals.
Etape: 1. In cadrul structurii WBS selectati elementul Mechanical/Electrical Systems. 2. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. 3. In coloana WBS Code tastati si apoi apasati tasta Enter. 4. In coloana WBS Name tastati si apoi apasati tasta Enter.
74
Primavera Puteti stabili nivelul unui grup de elemente WBS prin apasarea butonului dreapta al mouse-ului in fereastra WBS si apoi selectarea optiunii Collapse To. Faceti click dreapta in fereastra WBS si apasati Expand All sau Collapse all pentru a defalca sau restrange elementele din cadrul structurii WBS.
Etape: 1. Selectati in structura WBS elementul Mechanicals. 2. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. 3. In cadrul coloanei WBS Code tastati si apoi apasati tasta Enter. 4. In coloana WBS Name tastati si apoi apasati tasta Enter.
75
Primavera
Workshop: Crearea unei structuri WBS In exercitiul urmator structura proiectului a fost deja definita. Mai este necesar sa fie adaugate elementele WBS. Pentru aceasta, adaugati codurile si numele elementelor WBS ce sunt scrise cu text ingrosat in lista de mai jos. WBS Parent
WBS Code
WBS Name
Bldg-06 Bldg-06 Bldg-06 Bldg-06
D&E Found Structure Mechanicals
Bldg-06.Mechanicals Bldg-06.Mechanicals Bldg-06. Mechanicals Bldg-06 Bldg-06.Ex-Finish Bldg-06.Ex-Finish Bldg-06.Ex-Finish Bldg-06 Bldg-06.Int-Finish
Lifts HVAC Systems Ex-Finish Brick Roof Windows Int-Finish Fixtures
Bldg-06.Int-Finish Bldg-06.Int-Finish Bldg-06.Int-Finish
Coverings Carp Paint
Design and Engineering Foundation Structure Mechanical/ Electrical Systems Elevator HVAC Plumbing and Electrical Exterior Finishes Brick Roof Doors and Windows Interior Finishes Plumbing and Lighting Fixtures Floor and Carpet Carpentry Paint
Responsible Manager Tim Harris Tim Harris Tim Harris Meg Foley Meg Foley Meg Foley Meg Foley Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris
76
Primavera
Rezultatele workshop-ului
77
Primavera
Recapitulare
Concepte esentiale Structura WBS este o ordonare ierarhica a produselor si serviciilor produse pe parcursul derularii proiectului. Cel mai inalt nivel WBS este proiectul, iar cel mai scazut nivel este constituit de activitati. Creeati structura WBS in fereastra Work Breakdown Structure. Utilizati tastele de ordonare pentru a creea diferite nivele in cadrul WBS.
Intrebari recapitulative
1. Adevarat sau Fals: Atunci cand creeati un nou proiect, nivelul radacina al structurii WBS este creeat avand acelasi nume ca proiect.
2. Adevarat sau Fals: Atunci cand adaugati un nou element WBS el este automat adaugat la acelasi nivel cu elementul WBS marcat.
3. Adevarat sau Fals: Butoanele de ordonare pot fi utilizate pentru a modifica structura ierarhica a WBS-ului.
78
Primavera
Capitolul 7
Adaugarea activitatilor
Obiective: Descrieti o activitate si componentele sale Descrieti tipurile de activitati Adaugati activitati Adaugati o tematica (un subiect) unei activitati Adaugati pasi activitatii Alocati coduri activitatilor
79
Primavera
Activitatile Activitatile sunt elementele fundamentale de lucru ale unui proiect. Ele reprezinta cel mai detaliat nivel al structurii WBS si cea mai mica diviziune a lucrarilor ce intereseaza in mod direct managerul de proiect. Este cea mai mica unitate de lucrare urmarita in desfasurarea unui proiect. Contine toate informatiile de detaliu despre lucrarea ce urmeaza a fi realizata. Este cunoscuta si sub numele de eveniment sau unitate de lucrare.
Componentele unei activitati
80
Primavera
Adaugarea de activitati Utilizati fereastra Activities pentru a creea, vizualiza si modifica pentru proiectul selectat. Pentru a adauga o activitate unui proiect, trebuie realizate urmatoarele actiuni: In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. In meniul Edit apasati tasta Add. Apasati tasta Insert. Apasati butonul dreapta al mouse-ului si apoi apasati butonul Add.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-07. 2. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (sau in bara de comenzi director din partea stanga, apasati butonul Activities.) 3. In bara de comenzi Layout Options, apasati Layout, Open. 4. Selectati layout-ul Adding Activities si apoi apasati Open.
81
Primavera
Vrajitorul pentru crearea de noi activitati Vrajitorul (e.g. Wizard) pentru crearea de noi activitati (New Activities Wizard) va conduce prin intreg procesul de adaugare a unei activitati. Odata ce va familiarizati cu procesul puteti sa dezactivati aparitia vrajitorului din User Preferences si sa adaugati manual activitati in cadrul proiectului.
Etape: 1. In meniul Edit selectati User Preferences. 2. Apasati eticheta Assistance. 3. Marcati Use New Activity Wizard. 4. Apasati butonul Close.
82
Primavera
Adaugarea de activitati cu ajutorul vrajitorului In fereastra Activities puteti apasa pe butonul Add din bara laterala de comenzi pentru a adauga noi activitati. Vrajitorul va aparea ulterior numai daca apasati butonul Add din bara de comenzi din dreapta ecranului.
Etape: 1. In bara laterala de comenzi, apasati butonul Add.
83
Primavera Tastati un nume si un ID unic pentru fiecare activitate pe care o adaugati. Apoi alocati fiecare activitate elementului WBS numit Design and Engineering.
1. In campul Activity ID verificati daca apare BA1000. 2. In campul Activity Name tastati . 3. Apasati Next.
1. In campul WBS, apasati butonul
.
2. Selectati nodul WBS, Bldg-07.D&E – Design and Engineering
si apoi apasati
butonul 3. Apasati Next.
84
Primavera
Atribuirea tipului activitatii Selectati tipul de activitate corespunzator functiei activitatii in cadrul proiectului si calendarului ce va fi utilizat pentru activitatea respectiva. Start Milestone – acest tip de activitate este folosit pentru a marca inceputul unei faze de proiect sau pentru a comunica livrabilele proiectului. Activitate de durata zero. Are doar o data de inceput (start date) I se pot atribui constrangeri, pasi, cheltuieli, produse de lucru si documente. I se poate asocia o resursa principala. Nu i se poate atribui un rol. Finish Milestone – acest tip este de obicei folosit pentru a marca sfarsitul unei faze de proiect sau pentru a comunica livrabilele proiectului. Activitate de durata zero. Are doar o data de sfarsit (Finish date) I se pot atribui constrangeri, pasi, cheltuieli, produse de lucru si documente. I se poate asocia o resursa principala. Nu i se poate atribui un rol. Task Dependent – acest tip de activitate este in mod obisnuit folosit atunci cand activitatea/lucrarea trebuie terminata intr-un anumit timp indiferent de disponibilitatea resurselor. Resursele activitatii sunt utilizate in conformitate cu calendarul activitatii. Durata este determinata de calendarul de lucru atribuit. Acest tip de activitate este cel implicit utilizat in Primavera. Resource Dependent – acest tip de activitate este utilizat atunci cand mai multe resurse atribuite aceleeasi activitati pot lucra independent. Resursele activitatii sunt planificate in concordanta cu calendarul resursei. Durata este determinata de disponibilitatea resurselor atribuite.
85
Primavera Level of Effort – acest tip este folosit pentru activitatile de tip task dependent in desfasurare concomitent cu alte activitati. Durata este determinata de activitatile predecesoare si succesoare ale activitatii si calendarul asociat acestora. Ca exemple am putea include activitatile de paza, management de proiect, intalnirile, etc. Nu i se pot atribui constrangeri. WBS Summary – acest tip este folosit pentru a sumariza fiecare nivel WBS. Activitatea de tip sumar WBS cuprinde grupul de activitati care alcatuiesc impreuna un nivel WBS. Datele calculate in cadrul acestei activitati se bazeaza pe data de inceput cel mai devreme si datele de final cel mai tarziu al acestor activitati componente. Durata activitatii de tip sumar WBS se calculeaza pe baza calendarului atribuit. Nu i se pot atribui constrangeri.
1. In lista derulanta Activity Type selectati Start Milestone. 2. Apasati Next. In acest moment nu vom adauga relatiile de conditionare dintre activitati. 3. Verificati daca este selectat No, continue si apoi apasati Next. 4. Verificati daca este selectat No, thanks si apoi apasati Next.
Tocmai ati terminat de adaugat prima activitate. Daca doriti sa nu mai apara vrajitorul atunci cand adaugati noi activitati urmati pasii de mai jos: 86
Primavera
1. Bifati Do not show the wizard. 2. Cand apare mesajul de informare apasati Ok. 3. Apasati butonul Finish.
87
Primavera
Adaugarea unei activitati prin etichetele cu detalii de activitati Puteti utiliza tab-urile cu detalii de activitati pentru a adauga o activitate si apoi introduce informatii suplimentare despre activitate. Cand adaugati o activitate, mai intai selectati ori elementul de WBS in care se va include activitatea sau selectati o activitate existenta in WBS-ul respectiv.
Etape: 1. Selectati elementul WBS – Design and Engineering 2. In meniul Edit apasati butonul Add sau apasati butonul dreapta al mouse-ului si apoi Add.
88
Primavera Eticheta General Puteti utiliza eticheta General (e.g General tab) pentru a introduce informatii de baza despre activitate, incluzand tipul acesteia, asa cum a fost prezentat mai devreme.
1. In eticheta General verificati daca ID-ul activitatii este BA1010. 2. In campul Activity tastati si apoi apasati tasta Enter. 3. In lista derulanta Activity Type verificati daca este selectat Task Dependent.
89
Primavera Eticheta Status Folositi eticheta Status pentru a defini durata, constrangerile, datele de inceput si de sfarsit, volumul de munca si de resurse, precum si costurile asociate activitatii selectate. Puteti vizualiza eticheta Status pentru a vedea marja activitatii, valorile actualizate si procentele de realizare.
Etape: 1. In Activity Details selectati tab-ul Status. 2. In campul Original Duration tastati <12> si apoi apasati tasta Enter.
90
Primavera Eticheta Notebook Prin intermediul etichetei Notebook puteti atribui notite, observatii unei activitati. Temele/subiectele predefinite sunt instructiuni sau descrieri pentru a prezenta mai departe activitatea conform categoriilor respective de informatii.
1. Selectati eticheta Notebook. 2. In sectiunea Notebook Topic apasati butonul Add. 3. Selectati tematica (tipul de subiect) Anticipated Problems si apoi apasati butonul
.
4. Inchideti fereastra de dialog Notebook Topic. 5. Tastati o descriere in sectiunea Anticipated Problems
increase duration of activity.>
91
Primavera Adaugarea unei activitati direct in tabelul de activitati Puteti utiliza coloanele din Tabelul de Activitati pentru a adauga o activitate si apoi a introduce informatii aditionale despre aceasta.
Exercitiu: 1. In tabelul de activitati selectati elementul WBS Design and Engineering. 2. Apasati tasta Insert. 3. Verificati daca ID-ul activitatii este BA1020.
92
Primavera
4. In coloana Activity Name tastati 5. In coloana Activity Type verificati daca apare Task Dependent. 6. In coloana Original Duration tastati <9>. 7. Apasati tasta Enter. Observati ca lungimea barei aferenta activitatii BA1020 a crescut corespunzator valorii nou introduse (9) in coloana Original Duration.
93
Primavera
Etape: 1. In tabelul de activitati, selectati un element din WBS, Office Building Addition – Adding Activities. 2. Faceti click dreapta in tabelul de activitati si apoi apasati Add. 3. In coloana Activity ID, tastati . 4. In coloana Activity Name, tastati . 5. In coloana Activity Type, selectati Level of Effort.
94
Primavera
Adaugarea de pasi unei activitati Utilizarea pasilor de activitati permit crearea unei liste de verificare pentru activitate si apoi urmarirea realizarii fiecaruia. Adesea, pasii furnizeaza o lista de proceduri cerute pentru realizarea activitatii. Unei activitati i se pot atribui un numar nelimitat de pasi; Pasii pot fi marcati ca fiind realizati in Primavera sau de catre resursa primara prin intermediul pontajelor. Pasii nu au durata sau date (de inceput, sfarsit, etc.) Fiecarui pas i se poate asocia o explicatie suplimentara (text editabil in fereastra de dialog special creata din partea dreapta a zonei cu lista pasilor).
95
Primavera Activitatea Review and Approve Designs poate fi impartita/sparta in doi pasi.
Etape: 1. Selectati activitatea BA1020 – Review and Approve Design. 2. In zona cu detalii ale activitatilor selectati eticheta Steps. 3. Apasati butonul Add. 4. Tastati numele pasului . 5. Tastati o scurta descriere a pasului . 6. Apasati butonul Add pentru a adauga un nou pas. 7. Tastati numele pasului . 8. Introduceti descrierea pasului .
96
Primavera
Modele de pasi Modelele de pasi de activitati dau posibilitatea definirii de grupe de pasi comuni pentru activitati multiple si apoi pentru atribuirea acestora activitatilor.
Daca a fost deja definit un pas utilizat in mod obisnuit sau un set de pasi pentru o activitate puteti salva acesti pasi ca si modele de pasi.
Etape: 1. Selectati (cu Shift + Click stanga) toti pasii afisati in eticheta Steps. 2. Apasati butonul dreapta al mouse-ului in momentul in care sunteti cu cursorul in zona cu denumirile pasilor si apoi selectati optiunea Create Template. 3. Tastati numele pasului (e.g. Step Template Name) . 4. Apasati Ok.
97
Primavera
Coduri de activitati Codurile de activitati ajuta la clasificarea si impartirea pe categorii a activitatilor in concordanta cu nevoile organizatiei si ale proiectului. Puteti utiliza codurile de activitati pentru a vedea si defalca activitatile din tabelul de activitati, puteti construi rapoarte cu ajutorul vrajitorului sau al editorului de rapoarte; puteti organiza un layout prin gruparea activitatilor in categorii specifice; sau selecta si sumariza activitatile. Exemple de coduri de activitati includ : Faza, Zona, Locatie sau Divizie. Codurile de activitati pot fi definite pe trei nivele: La nivel Global – disponibil tuturor activitatilor din baza de date. o Se pot creea un numar nelimitat de activitati la nivel global. o Activitatile se pot organiza la nivel de proiect sau in intreaga structura a proiectului. La nivel de EPS – disponibile pentru toate activitatile din cadrul nodului EPS si din nodurile copil ale acestuia. o Se pot creea un numar nelimitat de coduri de activitati la nivel de EPS. o Activitatile se pot organiza la nivel de proiect sau de nod EPS. La nivel de Proiect – disponibile doar pentru activitatile ce fac parte din proiectul in care codul a fost creat. o Se pot crea pana la 500 de coduri de activitati per proiect. o Activitatile pot fi filtrate si organizate pe baza unor cerinte particulare, unice specifice proiectului. Fiecare cod de activitate (global, EPS si proiect) poate contine un numar nelimitat de valori de cod de activitate, care pot fi organizate intr-o ierarhie. Tabel 5: Coduri de activitati Tip
Pot fi alocate...
Numar
La nivel global
Activitatilor din toate proiectele
Nelimitat
La nivel de EPS
Activitati din cadrul nodului EPS in care a fost creat codul sau din cadrul nodurilor EPS de tip „copil” ale acestuia.
Nelimitat
La nivel de proiect
Activitati din proiectul in cadrul caruia a fost creat codul
500
98
Primavera Atribuirea de coduri de activitate unei activitati Atribuirea de coduri de activitate unei activitati se poate face in fereastra Activities. Adaugati o coloana pentru codurile de activitate in Tabelul de Activitati. Folositi tab-ul de coduri din zona cu detalii despre activitati.
Etape: 1. Selectati activitatea BA1020 – Review and Approve Designs 2. In zona cu detalii ale activitatii apasati eticheta Codes. 3. Apasati butonul Assign. 4. In fereastra de dialog Assign Activity Codes, apasati eticheta Display Options si apoi selectati Filter By, All Values. 5. Apasati bara Display Options si alegeti apoi Collapse All. 6. Apasati butonul
pentru a expanda codul de activitate Departament.
7. In cadrul codului de activitate Departament selectati valoarea de cod ENG–Engineering si apoi apasati butonul 8. Inchideti fereastra de dialog Assign Activity Codes.
99
Primavera Atribuirea de coduri de activitate mai multor activitati Utilizati bara de comenzi pentru a atribui un cod de activitate mai multor activitati.
Etape: 1. Selectati activitatea BA1010 – Design Building Addition. 2. Tineti apasat CTRL + Click pentru a selecta o alta activitate, BA1020 – Review and Approve Changes. 3. In bara de comenzi selectati Activity Codes. 4. In Activity Code: CSI Code selectati codul de activitate 20.600 – Architectural si apoi apasati butonul
.
5. Inchideti fereastra de dialog. 6. Apasati butonul stang al mouse-ului in zona graficului Gantt pentru a deselecta activitatile si apoi selectati activitatile BA1010 si BA1020 pentru a verifica daca a fost atribuit corect codul de activitate.
100
Primavera
Atribuirea calendarelor Calendarele pot fi create si atribuite fiecarei activitati sau resurse. Alocarea calendarelor se foloseste pentru a programa activitatile si pentru a nivela resursele. Poate fi creat un numar nelimitat de calendare. Tipul de activitate determina daca acel calendar al activitatii sau al resursei va fi utilizat este utilizat cand se face programarea activitatilor.
Tipurile de calendare Exista trei tipuri de calendare: Calendar global o Contine calendarele care pot fi utilizat de catre toate proiectele din baza de date. o Este disponibil pentru toate resursele si activitatile din baza de date. Calendar de resursa o Contine calendare separate pentru fiecare resursa. Calendar de proiect o Contine un grup de calendare pentru fiecare proiect. o Disponibil doar in proiectul curent.
101
Primavera Atribuirea calendarelor Folositi fereastra de dialog Select Activity Calendar pentru a selecta calendarul care este utilizat pentru o activitate din proiect.
De exemplu, in acest proiect, calendarul atribuit in mod implicit tuturor activitatilor este Standard 5 Day Workweek. Veti putea vedea toate calendarele disponibile pentru activitatea Design Building Addition.
Etape: 1. Selectati activitatea BA1010 – Design Building Addition. 2. Selectati eticheta General. 3. In campul Activity Calendar apasati butonul
.
4. Vedeti toate calendarele globale disponibile si apoi inchideti fereastra de dialog. 102
Primavera
Workshop: Adaugarea activitatilor In continuare dorim sa continuam adaugarea de noi activitati. Totodata vom adauga si pasi activitatii BA1080 si sa introducem un comentariu pentru activitatea BA6120.
1. In tabelul de activitati adaugati o coloana pentru coduri globale de activitate, Phase, dupa coloana cu Original Duration. 2. Adaugati urmatoarele activitati:
WBS
ID/Nume activitate
HVAC HVAC Brick Roof Plumbing and Lighting Fixtures
BA4090 – Relocate HVAC Chiller BA4100 – Startup and Test HVAC BA5070 – Brick exterior walls BA5080 – Insulation and Built-up Roofing BA6120 – Install Plumbing and Electrical Fixtures
Durata originala
Phase Cod de activitate
3
FINSH
1
ROUGH
7
CLOSE
Task Dependent
10
CLOSE
Task Dependent
2
FINSH
Tip activitate Task Dependent Task Dependent Task Dependent
3. Adaugati pasii urmatori activitatii BA5080 – Insulation and Built-up Roofing: i. OSHA safety compliance check. ii. Install sheating. iii. Provide water protection. iv. First run complete.
4. Adaugati observatia (Notebook Topic) Anticipated Problems activitatii BA6120 si tastati o descriere .
103
Primavera
Recapitulare
Concepte esentiale Exista patru moduri de a adauga o activitate unui proiect: in bara de comenzi apasati butonul Add.; in meniul Edit selectati Add.; apasati tasta Insert; sau apasati butonul dreapta al mouse-ului si apoi alegeti optiunea Add. Puteti, de asemenea, sa activati vrajitorul New Activity Wizard pentru a va conduce prin intreg procesul de adaugare a informatiilor pentru o noua activitate. Elementele de control pentru tipul de activitate stabilesc cum sunt calculate datele activitatii. Utilizati pasii pentru a crea liste de verificare pentru o activitate si pentru a urmarii realizarea ei. Utilizati codurile de activitati pentru a grupa activitatile dupa un criteriu comun. Puteti crea un numar nelimitat de valori de cod pentru fiecare cod de activitate. Tipurile de coduri de activitati sunt: o La nivel global – ce pot fi atribuite tuturor activitatilor din baza de date. o La nivel de EPS – ce pot fi atribuite tuturor activitatilor dintr-un nod EPS sau din nodurile inferioare („copil”) o La nivel de proiect – ce pot fi atribuite doar activitatilor din cadrul proiectului in care au fost create respectivele coduri.
Intrebari recapitulative 104
Primavera
1. Cand datele unei activitati sunt determinate de disponibilitatea resurselor asociate acelei activitati, atunci activitatea este de tip: a. Task Dependent b. Resource Dependent c. Milestone d. Level of effort
2. Adevarat sau Fals: Durata unei activitati de tip milestone depinde de succesorul/predecesorul sau.
3. Adevarat sau Fals: Alegeti Edit, User Preferences si apoi selectati tab-ul Assistance pentru a activa vrajitorul New Activity Wizard.
4. Care din urmatoarele nu este o metoda valida pentru a adauga noi activitati in fereastra Activities? a. Apasati Add din bara de comenzi din partea dreapta. b. Apasati tasta Insert . c. Apasati tasta (+). d. Apasati butonul dreapta al mouse-ului si selectati apoi Add.
5. Adevarat sau Fals: Puteti atribui maxim 20 de pasi fiecarei activitati.
105
Primavera
Capitolul 8
Crearea relatiilor de conditionare
Obiective: Crearea unui grafic retea Faceti diferenta dintre cele 4 tipuri de relatii de conditionare Creati relatii de conditionare in fereastra Activity Network Creati relatii de conditionare in fereastra Details
106
Primavera
Graficul Retea
Un grafic retea este o reprezentare logica a tuturor activitatilor dintr-un proiect, ce arata relatiile de dependenta dintre acestea. Precedence Diagramming Method (PMD)este un procedeu de elaborare a graficului retea. Activitatile sunt reprezentate prin casete Liniile cu sageti leaga casetele activitate si reprezinta relatiile de conditionare dintre activitati
Predecesor - conditioneaza inceputul sau terminarea unei activitati.
Succesor - este conditionat de inceputul sau terminarea activitati.
Puteti incepe fie prin a introduce prima activitate dupa care succesoarele acesteia sau prin a introduce ultima activitate din grafic dupa care sa-i adaugati predecesoarele.
107
Primavera
Tipuri de Relatii de Conditionare Exista 4 tipuri de relatii de conditionare. In imaginile de mai jos,activitatea A reprezinta predecesorul iar activitatea B reprezinta predecesorul. Finish to Start (FS) - atunci cand activitatea A se incheie activitatea B poate incepe.
Start to Start (SS) - atunci cand activitatea A incepe si activitatea B poate incepe.
Finish to Finish (FF) - atunci cand activitatea A se incheie, activitatea B se poate termina.
Start to Finish - atunci cand activitatea A incepe, activitatea B se poate termina.
108
Primavera
Relatii de conditionare cu decalaj Decalajul specifica o suprapunere sau intarziere intre o activitate si activitatea succesoare ei. Poate fi adaugata oricarui tip de relatie de conditionare si poate avea o valoare pozitiva sau negativa. Decalajul se bazeaza pe calendarul selectat in eticheta General din fereastra de dialog Schedule Options. Exista patru optiuni pentru calculul decalajului: Pe baza calendarului activitatii predecesoare; Pe baza calendarului activitatii succesoare; Pe baza calendarului zilnic (24 ore); Pe baza calendarului de proiect. Mai jos sunt doua exemple de relatii de conditionare cu decalaj: Finish-to-Start cu decalaj – urmatorul exemplu ilustreaza faptul ca activitatea Construct Building Foundation trebuie finalizata cu sapte zile mai devreme de momentul inceperii activitatii Construct Building Exterior and Structure. (FS7 indica faptul ca este vorba de o relatie de conditionare de tip Finish-to-Start cu un decalaj de 7 zile).
Start-to-Start cu decalaj – Urmatorul exemplu ilustreaza faptul ca activitatea Install Interior Belt Conveyors poate incepe cu zile zile dupa debutul activitatii Construct Building Exterior and Structure. (SS5 indica indica faptul ca este vorba de o relatie de conditionare de tip Start-to-Start cu un decalaj de 5 zile).
109
Primavera
Crearea relatiilor de conditionare direct in graficul retea Graficul retea este util pentru ordonarea activitatilor deoarece ilustreaza grafic activitatile si succesiunea lor pe masura ce stabiliti relatiile de conditionare dintre acestea. Apasati butonul
pentru a mari
vizibilitatea activitatilor in graficul retea.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-08. 2. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (daca nu, in bara laterala de comenzi apasati Activities). 3. In bara Layout Options, selectati Layout, Open. 4. Selectati layout-ul Adding Relationships in Network, si apoi apasati Open. 5. Selectati codul WBS: Bldg-08.Mechanical Systems. 6. Apasatii butonul
pentru a mari afisarea activitatilor din graficul retea.
7. Selectati activitatea BA4160 – Rough-in Plumbing/Piping. 8. In Activity Details, selectati eticheta Relationships.
110
Primavera Crearea unei relatii de conditionare de tip Start-to-Start Puteti creea relatii de conditionare intre activitati doar prin utilizarea mouse-ului: mutati cursorul in zona de inceput/sfarsit a barei activitatii si apoi, tinand apasat, trageti cursorul spre capatul celeilalte activitati cu care doriti sa faceti legatura. Marginea din stanga a activitatii reprezinta inceputul acesteia. Marginea din dreapta a activitatii reprezinta sfarsitul acesteia.
Etape: 1. Pentru a creea o relatie de tip Start-to-Start plasati cursorul mouse-ului pe marginea stanga a activitatii BA4160 – Rough-in Plumbing/Piping. Va aparea sageata de relationare
.
2. Apasati butonul stanga al mouse-ului si trageti mouse-ul catre marginea din stanga a activitatii succesoare BA4170-Install Wiring and Cable.
111
Primavera Crearea de relatii de conditionare in zona cu detaliile activitatii Atunci cand creeati relatii de conditionare in zona cu detaliile activitatii (mai precis in eticheta Relationships) tipul implicit de relatie este Finish-to-Start. Activitatile din fereastra de dialog Assign Succesors pot fi grupate si sortate intr-o varietate de moduri. In bara Display Options apasati Group and Sort By pentru a vedea optiunile.
Etape: 1. Selectati activitatea BA4170 – Install Wiring and Cable. 2. In panoul Succesors din cadrul etichetei Relationships apasati Assign. 3. Selectati activitatea BA4180 – Connect Equipment si apoi apasati butonul [curssor] pentru a atribui selectia realizata. 4. Inchideti fereastra de dialog Assign Succesors.
112
Primavera Utilizarea optiunii GoTo
Apasati butonul
din eticheta Relationships pentru a schimba selectia din tabelul de activitati
catre activitatea selectata din panoul cu activitati succesoare sau predecesoare.
Etape: 1. In bara Layout Options, apasati Show on Top, Gantt Chart. 2. Selectati activitatea BA4180 – Connect Equipment din panoul Succesor. 3. Apasati butonul [curssor]. Observati ca activitatea BA4180 apare acum ca fiind selectata in tabelul de activitati. 4. In panoul Succesors, apasati Assign. 5. Selectati activitatea BA4100 si apoi apasati [curssor] pentru a atribui selectia facuta. 6. Inchideti fereastra de dialog Assign Succesors.
113
Primavera Atribuirea decalajului
Chiar daca tipul implicit de relatie de conditionare este Finish-to-Start cu decalaj zero, puteti modifica in coloanele din tab-ul Relationships pentru a face ajustari tipului de relatii de conditionare sau marimii decalajului.
Etape: 1. In panoul Succesors, apasati butonul stanga al mouse-ului in campul Lag. 2. Tastati numarul de zile aferent decalajului <3>. 3. Apasati tasta Enter.
114
Primavera Vizualizarea relatiilor de conditionare in graficul Gantt Puteti modifica/vedea relatiile de conditionare atat in Tabelul de Activitati cat si in graficul Gantt. Tabelul de activitati – afiseaza coloanele Predecesors si Succesors. Graficul Gantt – selectati pictograma Relationships Lines
din bara de unelte pentru a activa
sau dezactiva aparitia liniilor ce marcheaza relatiile de conditionare.
Etape: 1. In bara de unelte selectati pictograma [curssor] petru a vedea relatiile dintre activitati. De remarcat faptul ca desi relatiile de conditionare au fost stabilite activitatile nu s-au mutat fata de data de inceput a proiectului. Cand se va face calculul planificarii proiectului acestea vor fi plasate in graficul Gantt in conformitate cu relatii de conditionare existente.
Workshop: Crearea relatiilor de conditionare 115
Primavera Odata ce activitatile au fost introduse este necesar sa fie stabilite si relatiile dintre acestea. Echipa de proiect a stabilit succesiunea in care activitatile se vor derula. Utilizati tabelul pentru a verifica/creea relatiile de conditionare dintre activitati.
ID-ul Activitatii
Numele Activitatii
Succesor
Tipul de relatie
BA1000
Building Addition Kickoff
BA1010
SS
BA1010
Design Building Addition
BA1020
SS
BA6060
SS
BA1030
FS
BA2000
FS
BA5000
FF
BA6040
FS
BA1020
Review and Approve Designs
BA1030
Assemble Technical Data for Heat Pump
BA1040
FS
BA1040
Review Technical Data on Heat Pumps
BA4020
FS
BA2000
Begin Building Construction
BA2010
SS
BA2010
Site Preparation
BA2020
FS
BA2020
Excavation
BA2030
FS
BA2040
FS
2. Activitatea BA-ADMIN – Project Administration trebuie sa aibe atat un predecesor cat si un succesor. a. Predecesor: Relatie de tip SS cu activitatea BA1000-Building Addition Kickoff. b. Succesor : Relatie de tip FF cu BA6190-Building Addition Complete.
116
Primavera
Recapitulare Concepte esentiale Utilizati metoda PDM (Precedence Diagramming Method) pentru a creea un grafic retea care sa ilustreze relatiile de conditionare dintre activitati. Construiti graficul utilizand casetele sau dreptunghiurile pentru reprezentarea activitatilor si stabiliti relatiile logice dintre activitati specificand relatiile activitatiilor cu predecesorii sau succesorii lor. Exista patru tipuri de relatii de conditionare: Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish si Startto-Finish. Tipul implicit de relatie este Finish-to-Start. Utilizati decalajele pentru a specifica intarzierile dintre activitati si succesorii acestora. Puteti creea relatii in graficul retea ori direct in zona grafica ori in tab-ul Relationships din zona cu detaliile activitatii.
117
Primavera
Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Sunt folosite patru tipuri de relatii de conditionare intre activitati.
2. Utilizati _______ pentru a sari de la activitatea curenta la una din activitatile succesoare sau predecesoare: a. Jump. b. Search. c. Look. d. GoTo.
3. Tipul implicit de relatie de conditionare este _________ a. Finish-to-Start. b. Finish-to-Finish. c. Start-to-Start. d. Start-to-Finish.
4. Adevarat sau Fals: Decalajul este suprapunerea sau intarzierea dintre o activitate si succesorul ei.
5. Decalajul poate fi calculat prin: a. Atribuirea calendarului activitatii predecesoare. b. Atribuirea calendarului activitatii succesoare. c. Calendarul de 24 ore. d. Calendarul proiectului. e. Oricare din cele de mai sus.
118
Primavera
Capitolul 9
Calculul planificarii
Obiective: Realizati calculul direct si invers; Definiti rezerva de timp si impactul acesteia asupra planificarii; Identificati buclele si capetele libere din graficul retea; Calculati planificarea manual; Analizati planificarea utilizand P6.
119
Primavera
Procedeul Analizei Drumului Critic Procedeul Analizei Drumului Critic (CPM – Critical Path Method) este utilizata pentru calculul planificarii proiectelor. Pentru calculul datelor calendaristice, CPM foloseste duratele activitatilor si relatiile de conditionare. Acest calcul este realizat in doua feluri: direct si invers.
Drumul Critic Drumul critic este drumul format dintr-o serie de activitati din cadrul proiectului ce determina data de finalizare a proiectului. Durata activitatilor din cadrul drumului critic determina durata de realizarea a intregului proiect. O intarziere aparuta in desfasurarea unei activitati critice conduce la intarzierea celorlalte activitati critice si ca urmare la intarzierea intregului proiect. Activitatile critice sunt cele care definesc marja totala a proiectului.
120
Primavera
Ce este Data de Analiza? Data de analiza (e.g. Data Date) este data calendaristica ce se utilizeaza ca punct de inceput pentru calculul planificarii. Este data de la care se calculeaza toate activitatile ramase de realizat.
In faza de planificare data de analiza este aceeasi cu data de inceput a proiectului. (Data Date = Planned Start) In faza de actualizare ea va fi setata de utilizator undeva dupa data reala de start a proiectului (Data Date > Actual Start)
121
Primavera
122
Primavera
Concepte privind Calculul Planificarii Calculul Direct Prin calculul direct se stabilesc datele de start si de finish cel mai devreme ale unei activitati, pornind de la nodul initial catre nodul final al graficului retea. Datele cele mai devreme reprezinta momentele optimiste la care o activitate poate incepe sau se poate incheia, de indata ce activitatea predecesoare a fost incheiata. Calculul incepe cu activitatile care nu au predecesoare. Start Cel Mai Devreme (ES) + Durata – 1 = Finish Cel Mai Devreme
123
Primavera Calculul invers Calculul invers se desfasoara de la nodul final catre nodul initial al graficului retea si permite stabilirea datelor cele mai tarzii ale activitatilor. Datele cele mai tarzii sunt momentele pesimiste la care o activitate poate incepe sau se poate incheia, fara a decala termenul final de incheiere a proiectului, prin intarziere. Calculul incepe cu activitatile care nu au activitati succesoare (de ex. Activitatea C din graficul de mai jos.) Pentru proiectele cu o data impusa de finalizare (Must Finish By), activitatilor fara succesor le sunt atribuite o data de Finish Cel Mai Tarziu egala cu ultima data calculata de Finish Cel mai Devreme. Finish Cel Mai Tarziu – Durata + 1 = Start Cel Mai Tarziu
Rezerva Totala 124
Primavera
Reprezinta intervalul de timp in care o activitate poate aluneca de la momentul de start cel mai devreme, fara a intarzia proiectul. Este diferenta dintre datele de finish cel mai tarziu si finish cel mai devreme. Activitatile cu marja totala egala cu zero sunt activitati critice. Data Cea Mai Tarzie – Data Cea Mai Devreme = Rezerva Totala
Rezerva totala a unei activitati este calculata automat de fiecare data cand calculati planificarea proiectului. Nu se poate edita marja unei activitati direct de la tastatura. 125
Primavera
In graficul de mai sus activitatile B si C sunt fac parte din drumul critic.
126
Primavera Calculul planificarii cu termenul de incheiere impus Unul dintre cele mai obisnuite scenarii de derulare a proiectelor il reprezinta impunerea datei de incheiere a proiectului. Utilizata numai in calculul invers; Termenul de incheiere impus, specifica cand trebuie incheiat proiectul in raport cu durata calculata si de conditionari. Finish Cel Mai Tarziu – Durata + 1 = Start Cel Mai Tarziu
127
Primavera Relatii de Conditionare Circulare (Bucle) Buclele reprezinta legaturi circulare intre doua activitati. Primavera nu va face calculul pana cand bucla nu este eliminata. o
Stabiliti legaturile logice corespunzatoare.
o
Recalculati planificarea.
P6 afiseaza o caseta de dialog cu lista tuturor buclelor identificate.
128
Primavera Activitati de Capat Activitati care nu au o alta activitate predecesoare sau succesoare; o
Activitati fara predecesor – utilizeaza data de analiza ca data de start cel mai devreme;
o
Activitati fara succesor – utilizeaza data de incheiere a proiectului ca data de finish cel mai tarziu;
Activitatile de capat pot pune in evidenta o rezerva totala de timp pozitiva, nerealista.
Nota: Se recomanda ca fiecare proiect sa nu aiba mai multe de doua activitati de capat. Toate celelalte activitati ar trebui legate de activitati de tip milestone.
129
Primavera
Planificarea unui proiect cu P6 Cand planificam un proiect, datele calendaristice ale activitatilor sunt calculate in concordanta cu duratele si legaturile logice dintre activitati. Bifati Log to file pentru ca P6 sa inregistreze rezultatele procesului intr-un raport de calcul separat (fisier .txt). Dupa ce se calculeaza planificarea unui proiect se poate observa modificarea pozitiei activitatilor in graficul Gantt. Activitatile sunt afisate tinand cont de noile date de start si de finish rezultate in urma calcularii. Activitatile critice vor fi afisate cu culoare rosie.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-09. 2. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director, apasati butonul Activities.) 3. In meniul Tools, selectati Schedule. 4. Verificati daca data de calcul din campul Current Data Date este 11-Jan-10. 5. Bifati Log to File. 6. Apasati Schedule.
130
Primavera Raportul de calcul al planificarii Raportul de calcul al planificarii inregistreaza rezultatele calculului planificarii, incluzand: Setarile de calcul ale planificarii/nivelarii; Informatiile statistice; Erori aparute in timpul calculului; Atentionari; Rezultatele calculului planificarii/nivelarii; Exceptii aparute.
Etape: 1. In meniul Tools apasati Schedule. 2. Apasati View Log. 3. In meniul File al aplicatiei Notepad apasati Exit. 4. Apasati Cancel pentru a iesi din fereastra de dialog Schedule.
131
Primavera Relatii de conditionare conducatoare O activitate poate avea o relatie de conditionare care sa determine data de start a ei cea mai devreme. Aceasta relatie de conditionare este numita conducatoare. O linie continua care leaga doua activitati indica o relatie conducatoare; O linie intrerupta care leaga doua activitati indica o relatie neconducatoare.
Etape: 1. In bara Layout Options apasati Layout, Open. 2. Selectati layout-ul Activity Network si apoi apasati Open. 3. Selectati elementul WBS – Bldg-09.Structure. 4. Selectati activitatea BA3070. 5. Apasati pe tab-ul Relationships. a. BA3040 and BA3050 nu determina data de inceput pentru BA3070. b. BA3060 determina data de inceput a activitatii BA3070.
132
Primavera Exercitiu: Calculul manual al unei planificari
133
Primavera Workshop: Calculul planificarii
Date:
Avand introduse activitatile, duratele si relatiile de conditionare pentru proiect, dispuneti de un model preliminar care prezinta abordarea dumneavoastra pentru realizarea proiectului de proiectare si realizare a Amortizoarelor. Calculati planificarea proiectului si analizati raportul statistic de planificare.
Tema: 1. Calculati planificarea proiectului. Folositi raportul de planificare pentru a raspunde intrebarilor de mai jos: 2. Cate activitati sunt in acest proiect? 3. Cate relatii de conditionare exista in proiect? 4. Cate activitati din cadrul proiectului nu au predecesor si/sau succesor (Activitati de capat)? 5. Care este data de finish cel mai devreme pentru proiect? 6. Cate activitati critice sunt in cadrul proiectului?
Rezultate Workshop 1. 75 de activitati. 2. 100 de relatii de conditionare. 3. 2 activitati: BA1000 si BA6190. 4. 17-Nov-10. 5. 39 activitati critice.
134
Primavera
Recapitulare Concepte esentiale Dupa ce legaturile logice au fost stabilite, calculul planificarii proiectului determina cand anume vor avea loc activitatile. Datele calendaristice ale activitatilor pot fi calculate pe baza drumului critic (succesiunea de activitati care determina data de finalizare a proiectului). Atunci cand se foloseste Metoda Analizei Drumului Critic, datele de start si de finish cel mai devreme sunt calculate folosind calculul direct, iar datele de start si de finish cel mai tarziu sunt determinate folosind calculul invers. Data de analiza se utilizeaza ca punct de pornire in calculul planificarii. Dupa realizarea calculului planificarii, activitatile vor avea o marja totala egala cu intervalul de timp in care o activitate poate fi intarziata fara a conduce la decalarea datei de incheiere a intregului proiect. Rezultatele calculului planificarii pot fi salvate intr-un raport de calcul (Schedule Log File)
135
Primavera Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Datele cele mai tarzii se obtin prin utilizarea metodei inverse de calcul al planificarii.
2. Care din urmatoarele nu este un tip de rezerva de timp? a. Pozitiva. b. Activitati de capat c. Negativa d. Totala
3. Adevarat sau Fals: P6 poate calcula o planificare care contine bucle.
4. Adevarat sau Fals: -
Drumul critic este drumul format dintr-o serie de activitati din cadrul
proiectului ce determina data de finalizare a proiectului. 5. Care din urmatoarele elemente sunt incluse in raportul de calcul al planificarii? a. Setarile de calcul ale planificarii/nivelarii; b. Informatiile statistice; c. Erori aparute in timpul calculului; d. Activitati critice; e. Toate cele de mai sus; f. Doar b) si c).
136
Primavera
Capitolul 10
Atribuirea de contrangeri
Obiective: Aplicati data finala de incheiere intregului proiect Aplicati constrangeri la activitati individuale Adaugati note in notebook la activitatile dumneavoastra Descrieti tipurile de constrangeri disponibile
137
Primavera
Constrangeri Constrangerile sunt restrictii impuse utilizate pentru a reflecta cerintele proiectului ce nu pot fi stabilite prin graficul retea. Sunt utilizate pentru realizarea unei planificari mult mai precise ce reflecta aspectele reale ale proiectului, permit utilizarea unui control suplimentar al proiectului si sunt utile la impunearea de restrictii intregului proiect sau anumitor activitati. Constrangerile sunt impuse de utilizator Dupa aplicarea constrangerilor, proiectul trebuie recalculat pentru a determina noile date calendaristice. Unei activitati i se pot atribui doua constrangeri.
138
Primavera
Cele mai utilizate constrangeri
Must Finish By Utilizata atunci cand termenul final al proiectului trebuie indeplinit. Impune tuturor activitatilor din cadrul proiectului sa se incheie la data declarata. o In mod implicit ora asociata datei Must Finish By este 12:00 noaptea. Asta insemna ca unui proiect care trebuie sa se termine pe 1 Nov i se va atribui data de 2 Nov ca data Must Finish By. Afecteaza rezerva totala a intregului proiect. Trebuie sa fie aplicata in fereastra Projectm in eticheta Dates.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-10. 2. In bara Director apasati Projects. 3. In tabelul de proiecte, selectati proiectul Bldg-10. 4. Apasati eticheta Dates. 5. Apasati butonul
din campul Must Finish By.
6. Selectati data 02-Nov-10.
139
Primavera
Urmatorul pas este sa recalculati planificarea proiectului pentru a vedea modificarile aparute de impunerea noului termen limita precum si Marja Totala (Total Float) a proiectului.
7. In bara Director apasati Activities. 8. In bara Layout Options apasati Layout, Open. 9. Selectati layout-ul Constraints and Notes si apoi apasati Open. 10. In meniul Tools apasati Schedule (sau apasati tasta F9). 11. Apasati Schedule. De observat ca data Must Finish By (02-Nov-10) este mai devreme decat cea calculata de Finish cel mai devreme al proiectului (17-Nov-10). Prin urmare, o parte din activitati vor avea marje negative.
140
Primavera Start On or After Utilizati constrangerile Start On After pentru a stabili cea mai devreme data la care o activitate poate sa inceapa. Forteaza activitatea sa inceapa nu mai devreme de data impusa. Impinge data de start la data constransa. Afecteaza datele cele mai devreme ale activitatilor succesoare. Activitatea Assemble Brick Samples este planificata sa inceapa pe 19-Jan-10. Totusi, mostrele de caramizi sunt comandate dar nelivrate inca si nu vor fi disponibile pana saptamana urmatoare. Vom aplica o constrangere activitatii tocmai pentru a reflecta aceasta data.
Etape: 1. Derulati in jos si selectati activitatea BA5000 – Assemble Brick Samples. 2. Verificati daca eticheta Status este selectata.
141
Primavera
3. In lista derulanta Primary selectati tipul de constrangere Start On or After. 4. In campul Date apasati butonul
.
5. Selectati data 25-Jan-10. 6. In meniul Tools apasati Schedule (sau apasati tasta F9). 7. Apasati Schedule. Date de start cel mai devreme este trasa pentru ca data constransa (25-Jan-10) este mai tarzie decat data originala de Start cel mai devreme (19-Jan-10).
142
Primavera Adaugarea notelor in Notebook Cand se atribuie o constrangere unei activitati, se recomanda sa adaugati si o nota pentru a explica de ce a fost atribuita constrangerea respectiva. Puteti utiliza eticheta Notebook din fereastra Activities pentru a documenta aceste motive.
Exercitiu: 1. Verificati daca activitatea BA5000 este selectata. 2. Apasati pe eticheta Notebook. 3. Apasati Add. 4. Atribuiti tematica Constraints and Assumptions. 5. Inchideti fereastra de dialog Assign Notebook Topic. 6. Tastati descrierea .
Finish On or Before
143
Primavera Utilizati constrangerea de tip Finish On or Before pentru a impune momente intermediare de realizare a proiectului. Forteaza activitatea sa se termine nu mai tarziu de data constransa. Trage datele de Finish cel mai tarziu la data constransa. Afecteaza datele cele mai tarzii ale predecesorilor. Activitatea Award Contract for Brick are o data de finish cel mai tarziu pe 07-Apr-10. Totusi, activitatea trebuie terminata in 05-Apr-10 pentru ca verificatorul are nevoie ca lucrarea sa fie terminata la sfarsitul saptamanii. Vom aplica o constrangere activitatii pentru a evidentia aceasta data.
Etape: 1. Selectati activitatea BA5040 – Award Contract for Brick. 2. Apasati eticheta Status.
144
Primavera Constrangerile care afecteaza datele cele mai tarzii nu sunt evidentiate in eticheta Status care afiseaza doar datele cele mai devreme.
3. In lista derulanta Primary selectati tipul de constrangere Finish On or Before. 4. Apasati butonul
din campul Date.
5. Selectati data de 05-Apr-10. 6. In meniul Tools apasati Schedule (sau apasati tasta F9). 7. Apasati Schedule.
145
Primavera Constrangeri Suplimentare Start On - forteaza activitatea sa inceapa la data constransa.
Schimba atat datele cele mai devreme cat si datele cele mai tarzii de start.
Intarzie un start devreme sau accelereaza un finish tarziu.
Utilizata pentru a specifica datele propuse de contractori sau furnizori.
Start On or Before - forteaza activitatea sa inceapa nu mai tarziu de data constransa.
Schimba data cea mai tarzie de start de la data constransa.
Afecteaza datele cele mai tarzii ale predecesorilor.
Utilizata pentru a defini un termen final startului activitatii.
Finish On - forteaza activitatea sa se incheie la data constransa:
Schimba atat data cea mai devreme cat si cea mai tarzie de finish la data constransa.
Intarzie un finish devreme,su accelereaza un finish tarziu.
Utilizata pentru a satisfacve termene intermediare in cadrul proiectului.
Finish On or After - forteaza activitatea sa se incheie nu mai devreme de data constransa.
Schimba data cea mai devreme de finish la data constransa.
Afecteaza datele cele mai devreme ale succesorilor.
Utilizata pentru a preveni incheierea unei activitati prea devreme.
As Late as Possible - intarzie o activitate cel mai tarziu posibil fara a intarsia succesorii.
Schimba datele cele mai devreme la datele cele mai tarzii.
Denumita constrangerea Rezerva zero.
Mandatory Start and Finish - forteaza datele cele mai devreme si cele mai tarzii sa fie egale cu data constransa.
Afecteaza datele cele mai tarzii ale predecesorilor si datele cele mai devreme ale succesorilor.
Poate viola logica graficului retea.
146
Primavera
Recapitulare Concepte Cheie Atribuiti constrangeri activitatilor si proiectelor pentru a reflecta restrictiile reale. Maximum de constrangeri ce pot fi atribuite activitatilor este de 2 . Constrangerea Must finish By este utilizata atunci cand este obligatoriu ca un proiect sa se termine pana la o anumita data impusa. Utilizati constrangerea Start On or After pentru a stabili datele cele mai devreme la care pot incepe activitatile.
Intrebari 1. Constrangere de tipul Start On or After: a) Afecteaza datele cele mai devreme si datele cele mai cevreme ale succesorului activitati b) Afecteaza datele cele mi tarzii si datele cele mai tarzii ale succesorului activitatii c) Afecteaza logica graficului retea d) Intarzie o activitate atat timp cat resursele allocate sunt insuficiente.
2. Adevarat sau fals: Puteti utiliza Notebook Topic pentru a inregistra modificarile in cadrul proiectului.
3. O constrangere de tipul _____________ va trage data cea mai tarzie de finish la data constransa. a) Start On or After b) Finish On or After c) As Late as Possible d) Finish on Before
147
Primavera
Capitolul 11
Documentele de referinta
Obiective: Definiti Documentele de Referinta Creati un Document de Referinta Creati o legatura catre documentele de referinta ale proiectului Atribuiti documentele de referinta unei activitati sau structurii WBS
148
Primavera
Documentele proiectului
Fereastra Work Products and Documents reprezinta o facilitate care va permite pastrarea documentelor intr-un catalog ce poate contine legaturi catre anumite fisiere. Documentele sunt organizate intr-o structura ierarhica pentru a facilita impartirea lor pe categorii. In aceasta fereastra puteti pastra si urmarii documentele si facturile, dar totoodata puteti impune standarde sau creea ghiduri pentru realizarea activitatilor.
Pastreaza documentatia intr-un fisier pe server sau pe un site web.
Contine informatiile generale despre documentatia proiectului cum ar fi datele despre versiuni, revizuiri si autor.
Creaza o legatura (link) catre fisierul in care se afla documentul.
Documentele pot fi de tipul:
Documente de lucru - include facturile proiectului si activitatilor ce vor fi predate in final utilizatorului final sau clientului. Exemple de astfel de documente : fisiere CAD, imprimari sau planuri de testare
Documente de referinta - includ documentele ce pun la dispozitie standarde sau ghiduri pentru realizarea lucrarilor in cadrul unui proiect, informatii utile pentru un participant la proiect. Exemple: ghiduri, procedure, liste de verificare, modele predefinite.
149
Primavera
Crearea inregistrarii unui document
Documentele nu apartin bazei de date Primavera. Pentru a accesa documente via Primavera, un document trebuie sa fie creat in fereastra Work Product and Documents.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-11. 2. In bara Director selectati WPs & Docs. 3. In bara laterala de comenzi, apasati butonul Add. 4. In campul Title din eticheta General, tastati numele , dupa care apasati tasta Enter.
150
Primavera
Etape: 1. In campul Reference No. , tastati <1918.64>. 2. In campul Document Category, apasati butonul
.
3. Selectati tipul documentului ca fiind Regulatory/Compliance. 4. In campul Revision Date, apasati butonul
.
5. Selectati data 11-Ian -10.
151
Primavera
Eticheta Files
Dupa ce ati adaugat un document, trebuie sa creati o legatura catre documentul respectiv, stabilind calea catre locatia acestuia. Exista doua tipuri de locatii: Private location - documentele pot fi vizualizate doar de utilizatorii Primavera (ai aplicatiei client sau server). Exemple de astfel de locatii particulare: facturi, contracte, comenzi de achizitii, etc. Public location - documentele pot fi vizualizate de toti participantii la proiect. Exemple de astfel de locatii publice: proceduri, ghiduri.
Etape:
1. Apasati eticheta Files. 2. In campul Public Location, apasati butonul
.
3. Alegeti locatia . 4. In casuta Select File Name, apasati Open. 5. Apasati Launch pentru a vizualiza documentul. 6. In meniul File din Notepad, apasati Exit.
152
Primavera Atribuirea documentului de proiect unei activitati Documentele de proiect pot fi alocate atat elementelor din structura WBS cat si activitatilor. De exemplu, in timpul planificarii unei faze de proiect puteti atribui un document unui element al Structurii WBS. Pe masura ce proiectul se dezvolta puteti atribui acelasi document si activitatilor.
Etape: 1. Selectati eticheta Assignements. 2. Apasati Assign Activity. 3. Selectati activitatea BA2000- Begin Building Construction. 4. Apasati butonul
pentru a aloca documentul activitatii.
5. Inchideti fereastra de dialog Assign Activity.
153
Primavera
Etape: 1. In bara Director din partea stanga, apasati butonul Activities. 2. Selectati o activitate BA2000 -Begin Building Construction. 3. In bara Layout Options, dati click Layout, Open. 4. Selectati layoutul Classic WBS Layout, apoi apasati Open. 5. Selectati eticheta WPs & Docs. 6. Verificati daca documentul OSHA Construction Safety Regulatations a fost atribuit activitatii BA2000.
154
Primavera
Vizualizarea Detaliilor Documentelor Utilizati fereastra de dialog Work Product and Document Details pentru a vizualiza detaliile unui document.Casuta Work Product and Document Details contine urmatoarele campuri: Title - numele documentului selectat. Author - Numele persoanei care a creat documentul. Version – numarul versiunii documentului. Date - data cand documentul a fost revizuit. Private/Public location - locatia documentului si numele acestuia. Lanch Private/Public location - deschide un document in aplicatia in care a fost creat. Description - descrierea sumara a documentului .
Etape: 1. In eticheta WP&Docs, selectati documentul OSHA Construction Safety Regulatations. 2. Apasati butonul
.
3. Apasati Launch. 4. Apasati File si apoi Exit pentru a iesi din aplicatia Notepad. 5. Apasati Close.
155
Primavera
Recapitulare Concepte Cheie Documentele nu apartin bazei de date Primavera. Pentru a accesa documente via Primavera, trebuie creata inregistrarea documentului in fereastra Work Products and Documents. Dupa ce ati adaugat inregistrarea unui document specificati tipul acestuia, Private sau Public cu specificarea ca un document de tipul Public poate sa fie vizualizat de toti participantii la proiect. Puteti desemna un document ca document de lucru sau ca document de referinta si il puteti atribui unui element al structurii WBS sau unei activitati. Atribuiti informatii generale documentului precum versiunea, data ultimei revizuiri sau autor acestuia.
Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Un document privat poate fi vizualizat doar de catre utilizatorul care l-a creat. 2. Adevarat sau Fals: Documentele pot fi atribuite doar activitatilor.
156
Primavera
Capitolul 12
Aranjarea datelor de calcul
Obiective: Gruparea activitatilor dupa un criteriu specific Sortarea activitatilor Crearea unui filtru Atribuirea unui filtru
157
Primavera
Gruparea Datelor
Gruparea datelor este un mod flexibil de organizare a datelor ce au trasaturi comune in categorii. Puteti grupa datele astfel incat sa creati layouturi personalizate. Gruparea datelor va ajuta sa vizualizati rapid datele din barele din Graficul Gantt sau datele sumarizate in scopul raportarii. Optiunea de grupare este disponibila in toate ferestrele:
Fiecare fereastra si casuta de dialog are optiunile proprii de grupare.
Unele ferestre au modalitati de grupare predefinite si personalizate.
Activitatile pot fi grupate in campuri ierarhice cum ar fi structurile WBS, coduri de activitati sau coduri de proiecte. Activitatile pot fi grupate dupa campuri de date ca datele calendaristice, costuri, marja totala (Total Float) sau alte date numerice.
158
Primavera
Casuta dialog pentru Grupare si Sortare
Casuta de Grupare si sortare va ajuta sa organizati activitatile pe ecran. Show Group Totals – puteti selecta sa se afiseze sau sa fie ascunse valorile totale ale intregului grup. Daca bifati casuta Show Group Totals, beneficiati de optiunile aditionale Show Grand Totals sau Show Summeries Only.
Show Grand Totals - bifati casuta pentru a afisa totalul in partea superioara a layoutului.
Show Summeries Only - bifati casuta pentru a ascunde activitatile de sub bara de titlu.
Shriking Vretical Grouping Bands - minimizeaza largimea benzii de grupare vertical afisata in tabelul de activitati. Aceasta optiune este disponibila in fereastra care are si optiunea Group and Sort by, Customize. Group by – Afiseaza tipurile de date dupa care se va face gruparea.
Indent – optiune disponibila daca datele pot fi ordonate ierarhic.
To Level – Indica numarul de nivele ce vor fi afisate atunci cand se face afisarea ierarhica.
Group Interval – Indica intervalul in care doriti sa faceti gruparea.
Font & Color - afiseaza fontul/culoarea fiecarui tip de titlu.
Hide if empty – bifati daca doriti sa nu mai fie afisate titlurile ce nu contin activitati. Sort Bands Alphabetically – bifati daca doriti ordonarea alfabetica. Aceasta optiune este inactiva daca campul nu contine date ce pot fi sortate alfabetic. Show Title – bifati daca doriti afisarea numelui campului; Show ID/Code – bifati daca doriti afisarea ID-ului sau valorii codului. Show Name/Description - Bifati daca doriti afisarea numelui sau descrierii.
159
Primavera
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-12. 2. Verificati faptul ca sunteti in fereastra Activities (Sau din bara Director apasati butonul Activities). 3. In bara Layout Options, apasati Layout, Open. 4. Selectati layoutul Organizing Activities, apoi apasati Open. 5. In bara Layout Options, apasati Group and Sort.
160
Primavera Gruparea activitatilor dupa data calendaristica
Gruparea unui layout dupa data calendaristica va permite sa identificati activitatile care sunt programate sa fie efectuate intr-o perioada determinata de timp.
Etape: 1. In coloana Group By , selectati Start. 2. In coloana Group Interval, selectati Month. 3. Apasati Ok. 4. In bara Layout Options, apasati Layout, Save As. 5. Tastati numele layoutului , apoi apasati Save.
161
Primavera
Restrangerea/Expandarea Datelor Grupate
Restrangeti grupul de date pentru a putea controla nivelul detaliilor pe care doriti sa le vizualizati. Aceasta optiune este utila mai les daca doriti sa va concentrati asupra unei anumita parti a layoutului. In tabelul de activitati, vizualizati informatiile sumarizate a coloanelor afisate. In graficul Gantt, barele de sumarizare afiseaza datele de Start si de Finish pentru fiecare grup.
Etape: 1. In bara Layout Options, apasati Collapse All. 2. Apasati + pentru a extinde grupul de date Ianuarie 2010.
162
Primavera
Sortarea Activitatilor Sortarea activitatilor determina ordinea in care apar activitatile ce sunt listate sub fiecare bara. Pe baza tipului de date ales puteti sa sortati datele alfabetic, numeric sau cronologic.
Sortarea Activitatilor dupa un singur criteriu: indica alegerea sortarii ascendente indica alegerea sortarii descendente
Etape: 1. In bara Layout Options selectati Layout, Open. 2. Selectati layoutul Organizing Activities, apoi apasati Open. Layoutul curent este sortat dupa ID. 3. Selectati un titlu coloanei, Original Duration. Activitatile din cadrul grupului sunt acum sortate dupa Original Duration.
163
Primavera Filtrarea Activitatilor
Filtrul este o optiune cu ajutorul careia determinati ce activitati doriti sa fie afisate pe ecran. Filtrele va permit sa creati layouturi personalizate limitand numarul activitatilor afisate - ajutanduva astfel sa va concentrati asupra activitatilor critice de exemplu. Exista deja un set de filtre predefinite dar exista si posibilitatea sa creati noi filtre pe baza criteriilor stabilite de dumneavoastra Filtrele se impart in doua categorii:
Default: valabile pentru toti utilizatorii. numarul de filtre predefinite este de 15. nu pot fi sterse sau modificate.
Globale: Valabile pentru toti utilizatorii.
User-defined: valabile doar pentru toti utilizatorii care au acces la proiect
Unul sau mai multe filtre pot fi aplicate unui layout in acelasi timp. Mai multe criterii de selectie pot fi atribuite unui singur filtru. Specificatiile filtrelor pot fi salvate si reutilizate. Filtrele pot fi salvate ca parti ale layoutului.
164
Primavera Casuta de dialog Filters
All Activities - Bifati casuta pentru a fi afisate toate activitatile din layoutului curent. Show activities that match - atunci cand mai multe filtre sunt bifate, trebuie sa alegeti una din variantele de mai jos:
All selected filters (Toate filtrele sunt selectate) - bifati pentru a include toate activitatile ce indeplinesc criteriile fiecarui filtru selectat.
Any selected filter (Orice filtru selectat) - Bifati pentru a include toate activitatile ce indeplinesc cel putin unul din criteriile selectate.
Replace activities shown in current layout - include doar activitatile ce indeplinesc fiecare criteriu selectat. Highlight activities in current layout wich match criteria - selectati doar activitatile din layoutul curent ce indeplineste criteriile fiecarui filtru selectat.
Etape: 1. In bara Layout Optyions, selectati Layout, Open. 2. Selectati layoutul Filtering, apoi apasati Open. 3. In bara Layout Options apasati Filters.
165
Primavera Aplicarea unui filtru deja existent
Pentru a vizualiza activitatile critice puteti aplica filtrul implicit Critical.
Etape: 1. Din coloana Select, bifati casuta Critical. 2. In sectiunea When applying the select filter(s), selectati Highlight activities in the current layout which match criteria. 3. Apasati Ok pentru a aplica filtrul. Nota: Layoutul Filtering afiseaza toate activitatile insa doar activitatile critice sunt marcate (activitati ce au marja totala mai mica sau egala cu zero)
166
Primavera Crearea unui filtru
Puteti crea filtre pe baza unui criteriu sau pe baza mai multor criterii.
Etape: 1. In bara Layout Options, apasati Open. 2. In casuta Filters, apasati New. 3. In campul Filter Name, tastati . 4. Apasati pe celula din campul Parameter si selectati Early Start. 5. Dati dublu click in eticheta Is si selectati un criteriu pentru filtru. 6. Dati dublu click in eticheta Value si selectati o data, DD. 7. Dati dublu click in eticheta High Value si tastati 8. Apasati Ok si inchideti casuta de dialog Filter.
167
Primavera Veti rula noul filtru pentru a afisa toate activitatile ce se vor derula luna urmatoare si apoi veti salva layoutul cu numele One Month Lookahead.
9. Verificati ca noul filtru One Month Lookahead este selectat. 10. Selectati Replace Activities shown in current layout. 11. Apasati Ok pentru a aplica filtrul. 12. In bara Layout Options, apasati Group and Sort. 13. Bifati casuta Hide if empty. 14. Apasati OK. 15. In bara Layout Options, apasati Open. 16. Tastati numele layoutului . 17. Apasati Save.
168
Primavera
Utilizarea filtrelor multiple
Daca nu ati reusit sa va atingeti scopul prin crearea unui singur filtru, puteti aplica doua filtre in acelasi timp.
Etape: 1. In bara Layout Options apasati Filters. 2. In coloana Select, bifati casuta Critical de langa filtru. 3. Verificati daca filtrul One Month Lookahead este selectat. 4. Dati Ok pentru a aplica filtrele. 5. In bara Layout options apasati Save As. 6. Tastati numele layoutului One Month Lookahead - Critical Activities. 7. Apasati Save.
Nota: Observati ca benzile de grupare nu sunt afisate in layout. Doar benzile ce contin activitati ce corespun criteriilor aplicate filtrului sunt afisate. 169
Primavera Aplicarea filtrului All Activities Pentru a reafisa pe ecran toate activitatile alegeti filtrul All Activities.
Etape: 1. In bara Layout Options apasati Filters. 2. Bifati casuta All Activities. 3. Apasati Ok pentru a aplica filtrul.
170
Primavera
Recapitulare
Concepte esentiale Utilizati optiunile de grupare si sortare pentru a organiza activitatile in layout. Optiunea de grupare se gaseste in toate ferestrele si aproape in toate casutele de dialog. Casuta Group and Sort ofera optiuni pentru a putea vizualiza totalul sau sumarizarea si poate fi utilizata si pentru modificarea fontului sau a culorilor fiecarui grup selectat. Puteti sorta grupurile in ordine alfabetica, numerica sau cronologica. Utilizati filtrele pentru a personaliza layoutul sau afisa doar activitatile care satisfac criteriul de filtrare. Puteti aplica mai multe filtre unui singur layout.
Intrebari recapitulative
1. Care dintre urmatoarele afirmatii despre filtre este falsa? a. Sunt disponibile tuturor utilizatorilor. b. Nu pot fi anulate. c. Nu pot fi modificate. d. Exista un numar de 15 filtre predefinite.
2. Adevarat sau Fals: Unul sau mai multe filtre pot fi aplicate unui layout in acelasi timp.
171
Primavera Capitolul 13
Roluri si resurse
Obiective: Descrieti roluri Afisati dictionarul de roluri Descrieti resursele
172
Primavera
Roluri si resurse Inainte de a utiliza termenul de resursa in Primavera trebuie sa intelegeti diferenta dintre rol si resursa: Rolul - este denumirea functiei detinute, de exemplu: Inginer Software, Project Manager, Trainer, Administrator baze de date. Resursa - este denumirea persoanei (a materialului sau utilajului ) utilizat pentru a realiza o activitate. Dictionarul de Roluri si de Resurse contine date general valabile la nivel de intreprindere si disponibile tuturor proiectelor. Dupa definirea rolului si a resurselor, identificati calitatile/abilitatile fiecarei resurse. Fiecarei resurse ii poate fi atribuit un rol, ceea ce ii defineste calitatile esentiale si responsabilitatile in cadrul organizatiei. Unele organizatii folosesc rolurile ca responsabili pe o activitate pana ce o resursa este alocata sa realizeze activitatea. Relatia dintre Roluri si Resurse
Resurse
Civil Engineer Ben Diamond Bob Paterson Charles North Oliver Rock Paul Kim
Cost Engineer
Database Administrator
Mechanical Engineer
Project Manager
R
System Analyst Rp
Rp R
Rp
Rp Rp
R
R
Sue White
Rp
Tim Harris
Rp
Wendy Resner
Rp
Legenda:
Rp = Rolul principal al resursei in organizatie R = Rolul resursei in organizatie
173
Primavera
Definirea Rolurilor Dictionarul de roluri contine patru taburi:
Eticheta General - afiseaza ID-ul Rolului si numele rolului. Campul Responsabilities afiseaza calitatile cerute pentru a indeplini rolul.
Eticheta Resources - afiseaza resursele ce sunt capabile sa indeplineasca responsabilitatile asociate rolurilor cat si indemanarea/experienta acestora.
Eticheta Prices - exista cinci tipuri de preturi unitare (price per unit). Valoarea acestora este definita in eticheta Rates din Admin Preferences.
Eticheta Limits - specificati limitele alocarii unei resurse. Limitele pot fi stabilite pe baza datei efective.
Etape: 1. In meniul Enterprise ,apasati Roles. 2. In bara Display Options apasati Filter By, All Roles. 3. Selectati rolul Construction.Corp.Management.Project Manager -Project Manager. 4. Vizualizati eticheta General. 5. Selectati eticheta Resources. 174
Primavera Eticheta Prices
Etape: 1. Apasati pe eticheta Prices. 2. Vizualizati valoarea Commercial Rate Type, $60.00. 3. Vizualizati valoarea GSA Rate Type, $50.00.
175
Primavera
Eticheta Limits
Utilizati eticheta Limits pentru a specifica datele limita pentru un rol. Stabilirea limitelor va permite sa identificati supraincarcarile din Profilele Resource/Role Usage. Puteti sa definiti un numar nelimitat de limite pentru fiecare rol, insa data reala trebuie sa fie aceeasi. Din oficiu, data limita este calculata pe baza datelor limita stabilite pentru fiecare rol, ceea ce poate sa nu reflecte in mod fidel alocarea planificata rolului. In eticheta Resource Analysis puteti alege sa afisati datele rolurilor pe baza datelor limita stabilite rolurilor sau pe baza datelor limita calculate pentru resurse.
Etape: 1. Apasati pe eticheta Limits. 2. Selectati numele de rol Project Manager si vizualizati datele limita ale alocarii 3. Inchideti casuta de dialog Roles.
176
Primavera
Resursele O resursa reprezinta orice se utilizeaza in realizarea unei lucrari. Fereastra Resources contine informatii despre toate resursele din cadrul proiectului, oferind posibilitatea centralizaii managementului de resurse. Resursele se impart in trei categorii: Labor (resurse umane) - masurat in unitati de timp o de regula, reutilizate intre activitati/proiecte. o inregistrate sub forma price/units (pret unitar) - de exemplu, $50.00/hour. Nonlabour (utilaje) - masurat in unitati de timp o inregistrate sub forma price/units - de exemplu, $465.00/hour Material (materiale) - masurat in alte unitati decat cel de timp - de exemplu, $4.5.
Etape: 1. In meniul Files, apasati Close All. 2. In bara Director din stanga, apasati Resources. 3. In bara Display Options, apasati Filter By, All Resources. Dictionarul este afisat intr-o structura ierarhica dar puteti sa sortati dupa numele resursei pentu a o putea localiza mai repede. 4. Apasati pe capatul de coloana Resource Name pentru a le sorta in ordine alfabetica. 5. Selectati resursa WRES - Wendy Resner.
177
Primavera
Detaliile Resurselor
Utilizati eticheta Resource Details pentru a adauga, vizualiza sau edita informatii despre resursa selectate.
Eticheta General Eticheta General va permite sa introduceti informatii generale despre resursa selectata incluzand ID-ul resursei, numele, ID-ul angajatului, adresa de e-mail, numarul de telefon si starea.
Etape: 1. Selectati eticheta General.
Eticheta Codes Eticheta Codes va permite sa atribuiti un cod resursei cu scopul de a o putea grupa si atribui unei categorii.
Etape: 1. Apasati eticheta Codes. 178
Primavera Eticheta Details
Eticheta Details va permite sa introduceti date cu privire la calificarea, setarile de moneda si supralocare cat si despre profilul resursei selectate. Labor Classification - indica tipul resursei (resursa umana, de tip material sau utilaj) Units of Measure - utilizat doar pentru resursele materiale. Selectati ce tip de unitati sunt specifice resursei. Currency - indica moneda asociata costurilor resursei. Overtime Allowed - bifati casuta pentru a indica faptul ca resursa poate lucra ore suplimentare fata de cele planificate. Overtime Factor - indica valoarea cu care costul standard al resursei ar trebui inmultit pentru a determina pretul orelor suplimentare efectuate de resursa. Calendar - utilizat pentru a indica perioada in care resursa este disponibila. Default Units/Time - indica valoarea units/time (unitati/timp) ce vor fi aplicate atunci cand resursele vor fi atribuite activitatilor. Auto Compute Actuals - bifati casuta pentru ca in mod automat sa fie calculata cantitatea de munca a resursei in conformitate cu planul proiectului. Calculate cost from units - bifati pentru realizarea calculului costurilor unei activitati pe baza unitatilor alocate.
Etape: 1. Apasati eticheta Details.
179
Primavera
Eticheta Units & Prices
Eticheta Units &Prices va permite sa stabiliti costurile si disponibilitatea in functie de timp. Effective Date - Data de start a costurilor si disponibilitatea. Max Units/Time - valoarea numerica (durata) ori procentajul pe care o resursa poate sa fie alocata intr-o anumita perioada de timp, de exemplu, 8h/d(100%)=norma intreaga sau 4h/d(50%)=norma partiala. Setarea acestor delimitari va permite sa identificati perioadele cand o resursa este supraalocata . Price/Units - stabiliti costurile unei resurse pe o singura unitate de lucru.
Etape: 1. Apasati eticheta Units &Prices.
180
Primavera
Recapitulare Concepte Cheie Rolul reprezinta denumirea jobului sau calificarea, de exemplu, Trainer sau Manager. O resursa reprezinta orice se utilizeaza in realizarea unei lucrari. Rolurile pot fi atribuite resurselor pentru a ajuta in managementul resurselor Un singur rol sau mai multe pot fi atribuite resurselor. Resursele se impart in trei categorii: Labor (resurse umane); Nonlabour (utilaje); Material (materiale, masurat in alte unitati decat cel de timp - de exemplu, $4.50/metii patrati.) Rolurile sunt definite in Dictionarul de Roluri. Resursele sunt definite in fereastra Resources, unde puteti utiliza Resource Details pentru a vedea sau edita informatii despre resurse.
Intrebari recapitulative
1. In ce categorii sunt impartite resursele: a. labour b. nonlabour c. material d. toate variantele de mai sus.
2. Adevarat sau fals: Atunci cand resursele sunt definite, ele sunt atribuite unui anume proiect si nu pot fi alocate nici unui alt proiect.
181
Primavera
Capitolul 14
Alocarea rolurilor
Obiective: Atribuirea rolurilor unor activitati Atribuirea de preturi unitare unui rol
Cuvinte cheie Tarif pe rol
182
Primavera
Atribuirea de Roluri pe Activitati Daca se cunoaste meseria necesara pentru efectuarea activitatii dar nu se cunoaste inca disponibilitatea persoanelor (resurselor) care au acea meserie se poate folosi in managementul resurselor etapa intermediara de alocare a rolurilor pe activitati. Asocierile de roluri vor actiona ca estimari de necesar resursa, constituind totodata un pas facilitator al alocarii ulterioare de resurse. PASUL 1 – Alocam rolul activitatii PASUL 2 – Atribuim resursa rolului PASUL 3 – Analizam distributia resursei pentru a nu genera supraincarcare PASUL 1
PASUL 2
PASUL 3
183
Primavera
Atribuirea de Roluri pe Activitati (continuare) Pentru a aloca un rol unei activitati, apasati Add Role in eticheta Resources din formularul de detalii al activitatii (Activity Details).
FIG.14.1: Apasati Add Role pentru a afisa caseta dialog Assign Roles
Pasi 1. Deschideti proiectul HO Building – Assigning Roles 2. Confirmati faptul ca va aflati in pagina Activities (sau apasati Activities in bara Director) 3. In bara de Optiuni Layout apasati Layout, Open. 4. Alegeti layout-ul Assigning Roles si apoi apasati Open. 5. Selectati o activitate, BA1010 –Design Building Addition. 6. Apasati eticheta Resources in formularul de detalii 7. Apasati butonul Add Role. 8. Selectati un rol, Construction.Engr.SE—Structural Engineer 9. Apasati
pentru a asocia rolul activitatii.
10. Inchideti caseta dialog de asociere roluri.
184
Primavera
Asocierea simultana a mai multor roluri aceleiasi activitati Utilizati Control-click pentru a selecta si aloca mai multe roluri unei singure activitati.
FIG.14.2: Mai multe roluri sunt selectate simultan in caseta de alocare
Pasi 1. Selectati activitatea BA2010 2. Apasati Add Role. 3. Control-click pentru a selecta un rol, Construction. Engr. CE- Civil Engineer 4. Control-click pentru a selecta al doilea rol, Construction.Trade.Excav- Excavation. 5. Apasati
pentru a asocia rolurile activitatii.
6. Inchideti caseta Assign Roles.
185
Primavera
Alocarea unui rol mai multor activitati simultan Puteti asocia un rol mai multor activitati simultan selectand toate activitatile dorite in tabel si apoi apasand comanda Roles in bara de comenzi din dreapta ecranului, de sub butoanele de editare. Pentru a selecta mai multe activitati odata: Daca activitatile dorite sunt una dupa cealalta in tabel – Selectati prima activitate si apoi combinatia Shift-click asupra ultimei activittai pe care o doriti selectata. Daca activitatile dorite nu sunt una dupa cealalta in tabel - Utilizati Control-click pentru a selecta individual activitati.
FIG.14.3: Apasati Roles in bara de comenzi pentru a asocia un rol mai multor activitati deodata.
Pasi 1. Selectati activitatile BA1030 si BA1040. 2. Din bara de comenzi alegeti butonul Roles. 3. Selectati rolul Construction. Engr. ME- Mechanical Engineer.. 4. Apasati pentru a asocia rolul activitatilor (Apasati butonul o singura data chiar daca deocamdata nu vedeti niciun rezultat in formularul de detaliu ala activitatilor, efectul va putea fi observat numai dupa ce eliberati selectia multipla!!!) 5. Inchideti caseta Assign Roles. 6. Vizualizati pe rand activitatile BA1030 si BA1040 pentru a confirma asocierea rolului .
186
Primavera
Asocierea de preturi pe roluri Tipurile de tarif sunt asociate rolurilor (este specificat unul dintre cele disponibile) in eticheta Resources din formularul Activity Details. Tipul de tarif (Rate Type) determina ce pret este folosit in calcularea costului alocarii. Numele corespunzator fiecarui tip de tarif este ales de administratorul aplicatiei in eticheta Rate Types din meniul Admin Preferences. Cand selectati un tip de tarif valoarea monetara corespunzatoare este automat afisata in coloana Price/Unit.
FIG.14.4: Cand schimbati un tip de tarif sunteti intrebati daca doriti recalcularea costurilor in functie de noul tip de tarif ales.
Pasi 1. Selectati activitatea BA1010. 2. In eticheta Resources, right-click pe titlul coloanelor si alegeti Customize Resource Columns. 3. Adaugati coloana Rate Type intre Budgeted Units si Price/Unit 4. Apasati OK. 5. In coloana Rate Type pe randul rolului Structural Engineer vizualizati tipul de tarif asociat .
187
Primavera
Recapitulare: Concepte esentiale: Alocarea de roluri actioneaza ca intermediar pana la asocierea ulterioara de resurse specifice. Puteti asocia un rol unei activitati; mai multe roluri unei singure activitati; un rol mai multor activitati simultan; mai multe roluri simultan mai multor activitati. Puteti asocia tarife rolurilor. Tipul de tarif determina pretul unitar utilizat pentru calcularea costului alocarii.
Intrebari recapitulative: 1. Rolurile pot fi asociate urmatoarelor elemente din sistem: a. Resurse b. Activitati c. Capitole WBS d. Proiecte e. Numai a si b 2. Adevarat sau Fals: Programul are o limita de cinci tipuri de tarife.
188
Primavera
Capitolul 15
Alocarea resurselor si a costurilor
Obiective: Atribuiti resurse activitatilor pe baza rolurilor Alocati resurse umane, materiale si utilaje activitatilor Modificarea Unitatilor/Timp bugetate al unei resurse Alocati cheltuieli activitatilor
189
Primavera
Etapele Managementului Resurselor
In continuare sunt prezentate etapele esentiale ale Managementului Resurselor: 1. Definirea resurselor din fereastra Resources:
Definiti disponibilitatea resurselor.
Stabiliti informatiile generale despre resurse: nume, descriere, costuri, roluri si atributele ce determina controlul asupra planificarii.
2. Alocarea resurselor din fereastra Activities:
Introduceti numele resursei si volumul de munca planificat pentru o activitate.
Costul este calculat pe baza cantitatii de resursa si a pretului pe unitate, asa cum a fost definit in fereastra Resources.
3. Analiza utilizarii resurselor si costurilor din fereastra Activities.
Utilizati Resource Usage Profile pentru a vizualiza grafic cantitatea/costul resursei. Profilul va ajuta sa analizati cand si pana unde o resursa este alocata.
Utilizati Resource Usage Spreadsheet pentru a vizualiza cantitatea/costul resursei. La fel ca si in cazul optiunii Resource Usage Profile formatul desfasurat al resursei va ajuta sa analizati alocarea acesteia.
Utilizati coloanele pentru a vizualiza costul total.
190
Primavera Atribuirea resurselor utilizand roluri Alocarea resurselor poate fi realizata inlocuind alocarea unui rol cu o anumita resursa. Cel putin un rol trebuie atribuit unei activitati pentru a putea aloca resurse dupa roluri. Cand se aloca o resursa unui rol, doar acele resurse alocate rolului respectiv sunt afisate in casuta de dialog Assign Resources by Role.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-15. 2. Confirmati faptul ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director apasati butonul Activities). 3. Din bara Layout Option, selectati Layout, Open. 4. Selectati layoutul Assign Resources and Costs, apoi apasati Open. 5. Selectati activitatea BA2080-Backfill and Compact Walls. 6. In eticheta Resources, apasati Assign by Role 7. In bara Display Options, apasati Filter By, All Resources si apoi apasati Ok. 8. Selectati resursa Oper-H -Equipment Operator-Heavy si apoi apasati butonul 191
Primavera Atunci cand alocati o resursa pe baza unui rol, o casuta de confirmare va aparea pe ecranul calculatorului in cazul in care resursa selectata sa inlocuiasca rolul are o cantitate sau un cost diferit deja stabilit. Aceste setari include valori precum Pret/Timp, Unitati/Timp sau factorul Overtime. Alegeti: No - pentru a aplica setarile de cantitate/cost rolului. Yes - pentru a aplica setarile de cantitate/cost resurselor.
9. In casuta de dialog pentru confirmare, bifati Do not ask me about this again. 10. Apasati Yes pentru a atribui setarile de pret/unitate resurselor. 11. Bifati Do not ask me about this again. 12. Bifati Yes pentru a aloca setarile de Unitati/Timp resurselor si valoarea factorului Overtime. 13. Inchideti casuta de dialog Assign Resources by Role.
192
Primavera Atribuirea resurselor utilizand roluri mai multor activitati Puteti selecta mai multe activitati simultan pentru a le schimba alocarea rolurilor. Puteti de asemenea sa alocati resurse multiple mai multor activitati in acelasi timp.
Etape: 1. Apasati tasta Control -click pentru a selecta activitati multiple BA4020-Prepare and Solicit Bids for Heat Pump, BA4030-Review Bids for Heat Pump si BA4040-Award Contract for Heat Pump. 2. Din bara laterala de comenzi, apasati butonul Rsrc by Role. Doar resursele ce au ca rol Cost Engineer vor fi afisate. 3. Selectati resursa OROC-Oliver Rock. 4. Apasati butonul
pentru a aloca resursa.
5. Inchideti casuta de dialog Assign Resources by Role. 6. Vizualizati coloana Resources sau selectati fiecare activitate pentru a verifica alocarea resurselor. 193
Primavera Alocarea Resurselor In functie de numerosi factori - incluzand tipul de activitate sau tipul de resursa - ati putea sa fiti nevoiti sa shimbati informatia continuta in eticheta Budgeted Units sau informatia din eticheta Units/Time atunci cand atribuiti o resursa. Budgeted Units - reprezinta numarul unitatilor, orelor de exemplu, pe care o resursa este alocata sa lucreze pentru o anumita activitate.
Units/Time - reprezina numarul unitatilor (orelor) pe care o resursa planificata trebuie sa lucreze intr-o anumita perioda - de exemplu, 8 ore/zi.
Alocarea Resurselor la nivelul de efort al unei activitati
Atunci cand atribuiti o resursa unei activitati este realizat urmatorul calcul: Durata x Unitati/Timp = Unitati. In mod normal, o resursa nu poate fi atribuita unei lucrari pe un timp nedeterminat. Tocmai din acest motiv valoarea Unitatilor/Timp trebuie sa fie modificata dupa ce se face alocarea resursei.
194
Primavera
Etape: 1. Selectati activitate BA-ADMIN-Project Administration. 2. Din eticheta Resources, apasati Assign by Role. 3. Selectati resursa THAR-Tim Harris, apoi apasati butonul
pentru a aloca resursa.
4. Inchideti casuta de dialog Assign Resources By Role. 5. In celula aferenta coloanei Budgeted Units/Time tastati valoarea <1> si apoi apasati tasta Enter.
195
Primavera Alocarea unei resurse materiale
Daca un rol nu este desemnat ca responsabil pentru o activitate, atunci alocati o resursa direct din Dictionarul de Resurse. Resursele ce se gasesc in Dictionarul de Resurse pot fi atribuite oricarei activitati. Pot fi alocate un numar nelimitat de resurse oricarei activitati.
Etape: 1. Selectati activitatea BA2080-Backfill and Compact Walls. 2. In eticheta Resources apasati butonul Add Resources. 3. Din bara Display Options bifati Display: All Resources. 4. In fereastra Search, tastati . 5. Selectati resursa materiala Backhoe. 6. Apoi apasati butonul
pentru a atribui resursa.
7. Inchideti casuta de dialog Assign Resources.
196
Primavera Modificarea valorilor bugetate Unitati/Timp atribuite resurselor
Puteti modifica valoarea Unitatilor/Timp dup ace ati alocat o resursa. Asa cum arata imaginea de mai jos puteti modifica manual tastand in coloana Budgeted Units/Time valoarea dorita, de exemplu 16 ore, indicand astfel ca doua resurse umane vor lucra pentru a realiza respective activitate timp de 8 ore/zi.
Etape: 1. Selectati activitate BA2060-Concrete Fundation Walls. 2. In eticheta Resources apasati butonul Add Resources. 3. Din casuta de dialog Assign Resources selectati coloana Resource ID pentru a o ordona alfabetic. 4. Selecati resursa Carp-Carpenter si apoi apasati 5. Selectati resursa Irwk-Ironworker si apoi apasati
pentru a o atribui. pentru a o aloca.
6. Selectati resursa Labour-C-Laborer-Construction apoi apasati
pentru a o atribui.
7. Inchideti casuta de dialog Assign Resources. 8. In coloana Budgeted Units/Time a unei resurse, tipul Laborer-Construction, tastati <16> apoi apasati tasta Enter. 197
Primavera Desemnarea unei Resurse Primare
Resursa primara este persoana responsabila pentru coordonarea unei activitati. O activitate poate sa aiba sau nu o resursa primara. Doar resursele primare pot trimite feedback managerului de proiecte via Primavera Timesheets, oferind informatii acestuia in ceea ce priveste stadiul activitatii. O resursa primara poate fi alocata unei activitati de tip Milestone (borna) astfel incat sa permita bornei sa fie actualizata cu ajutorul pontajelor (Timesheets). Aceasta alocare se realizeaza din eticheta General din zona cu Detaliile Activitatii. O resursa primara poate sa actualizeze pasi via Timesheets. Daca sunt atribuite mai multe resurse, prima resursa alocata este desemnata ca resursa primara.
Etape: 1. Vizualizati resursa primara pentru activitatea BA2060, Carp-Carpenter.
198
Primavera Alocarea unei Resurse Materiale Resursele materiale nu sunt masurate in unitati de timp. De exemplu, Polyform se masoara in metrii iar betonul in metrii cubi. Unitatile de masura sunt create in Admin Categories. Dupa ce este creata unitatea de masura, ea se atribuie resursei materiale din dictionarul de resurse.
Etape: 1. Verificati daca activitatea BA2060-Concrete Fundation Walls este selectata. 2. In eticheta Resources apasati butonul Add Resource. 3. Atribuiti resursa Polyform - Polyform. 4. Inchideti casuta de dialog Assign Resources. 5. In coloana Budgeted Units, tastati <1000>.
199
Primavera
Costuri Planificate Costurile sunt planificate si gestionate la nivelul activitatilor. Exista doua tipuri de costuri: Resource - calculate pe baza resurselor atribuite Expense - suma totala a costurilor care sunt introduse manual
Resource Costurile unei resurse pot fi calculate pe baza pretului unitar din dictionarul de resurse si pe baza Unitatilor Bugetate atribuite unei activitati. Costul Bugetat = Unitatile Bugetate X Pret/Unitate.
Etape: 1. Verificati daca activitatea BA2060-Concrete Fundation Walls este selectata. 2. In eticheta Resources priviti coloana Budgeted Cost.
200
Primavera
Cheltuielile Cheltuielile sunt costuri (nealocate unor resurse) asociate unui proiect. Ele sunt de regula cheltuieli care se fac o singura data pentru articole ne-reutilizabile. Exemple de cheltuieli includ facilitati, calatorii, cheltuieli generale si instruirea. Cheltuielile se atribuie manual la nivelul activitatilor. Puteti introduce o singura suma totala sau puteti introduce numarul de unitati si valoarea Pretului/Unitate. Tipurile de cheltuieli pot fi utilizate pentru a clasifica tipul acestora. Cheltuielile pot fi alocate la inceput, la sfarsit sau in mod continuu pe toata durata activitatii. O unitate de masura se foloseste pentru evidenta cantitatilor, de exemplu: fiecare kilogram sau metru cub.
Etape: 1. Selectati eticheta Expenses. 2. Apasati butonul Add. 3. Tastati tipul de cheltuieli . 4. Dati dublu click in campul Expence Category. 5. Selectati tipul de cheltuieli Materials apoi apasati butonul
.
6. In campul Accrual Type verificati Uniform over Activity. 201
Primavera 7. In campul Budgeted Units, tastati <1000> apoi apasati tasta Enter. 8. In campul Units of Measure, tastati apoi apasati tasta Enter. 9. In campul Pret/Unitate, tastati <10,000.00> apoi apasati tasta Enter.
Eticheta Summary Utilizati eticheta Summary pentru a afisa unitatile, costurile sau informatiile privind datele in ceea ce priveste activitatea selectata. Selectati Display cost din partea de jos a ecranului pentru a afisa costurile enumerate sau costul total al activitatii selectate. Costurile unei activitati pot fi: Costuri cu resursele umane Costuri cu materiale Costuri cu utila`jele Cheltuieli Cost Total
Etape: 1. Verificati daca activitatea, BA2060 este selectata. 2. Apasati eticheta Summary. 3. Selectati Display cost. 202
Primavera
Workshop: Alocarea Resurselor si Costurilor Date: Tim Harris este responsabil pentru identificarea resurselor ce vor lucra in cadrul proiectului Office Building Addition.
Obiective: 1. Atribuiti resurse pe baza tabeluyui de mai jos.
Daca o activitate are allocate resurse multiple, prima resursa alocata are rolul de resursa primara
ID-ul Activitatii BA3010
Numele Activitatii Erect Structural Frame
Roluri
Numele Resursei
Structural and
Ironworker
Reinforcing Metal BA4160
Rough-In Plumbing/Piping
Plumbing
Plumber
BA4100
Startup and Test HVAC
Operator
Operating Engineer
BA6120
Install Plumbing Fixtures
Plumbing
Plumber
2. Adaugati cheltuieli pe baza informatiilor de mai jos
ID-ul Activitatii BA6020 BA4160 BA3010
Articol cheltuieli
Categoria de Cheltuieli
Ceiling Tile
Materials
Piping
Materials
Crane
Equipment
Momentul alocarii Uniform Over Activity Start Of Activity Uniform Over Activity
Unitati Bugetate
Unitati de masura
1
Each
500
Linear Feet
1
Each
Pret unitar $6620 $10 $3600
203
Primavera
Recapitulare Concepte cheie Managementul resurselor se realizeaza in trei etape: definirea resurselor, alocarea resurselor si analiza resurselor. Atribuirea resurselor se poate realiza inlocuind un rol cu o resursa specifica. Cel putin un rol trebuie alocat unei activitati pentru a putea realiza alocarea resursei prin intermediului. Daca o resursa nu este alocata ca responsabila pentru o activitate, atribuiti o resursa acelei activitati direct din Dictionarul Resurse. Atunci cand atribuiti o resursa unei activitati se realizeaza urmatorul calcul: Duration X Units/Time = Units. Atunci cand alocati o resursa, puteti modifica valorile Units/Time sau cea a Unitatilor Bugetate. Puteti de asemenea sa atribuiti o resursa primara.
Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Maxim 10 resurse pot fi atribuite unei activitati. 2. Ce tip de resursa nu este masurata in unitati de timp: a. labor b. nonlabor c. material d. nici una din variantele de mai sus 3. Adevarat sau Fals: Cheltuielile sunt costuri (nealocate unor resurse) asociate unui proiect si alocate activitatilor proiectului. 4. Adevarat sau Fals: Elemente precum Pret/Unitate si Cheltuieli pot fi introduse in eticheta Expenses din Detaliile Activitatii.
204
Primavera
Capitolul 16
Analiza utilizarii resurselor
Obiective: Afisati Histograma de Resurse Realizati un profil Setati scara timpului
205
Primavera Analiza setarilor unei Resurse
Histogramele de resurse (Resource Usage Profile) ce poate fi afisat din fereastra Activities va permite sa vizualizati distributia in timp a unitatilor si costurilor atribuite unei resurse sau rol. Puteti specifica ce informatii sunt luate in considerare in profilul activitatii cu ajutorul etichetei Resource Analysis din User Preferences. Toate Proiectele
Toate proiectele sunt inchise (mai putin cele de tipul What If) - afisarea utilizarii resurselor/costurilor pentru: toate proiectele care sunt deschise toate proiectele care s-au terminai ( cu exceptia celor What-If)
Toate proiectele care s-au terminat si care au o anumita prioritate - atunci cand alegeti sa afisati costul ramas pentru proiectele in desfasurare in comparative cu cele incheiate, alegeti aceasta optiune pentru a include informatii pentru toate proiectele incheiate cu un anumit nivel de prioritate.
Doar proiectele deschise - concentrativa pe utilizarea resursei sau costului in proiectele deschise in mod curent.
Timpul - Data Atribuita
Atribuiti datele calendaristce in functie de Remaining Early sau datele Forecast
Selectati un interval de timp pentru a afisa alocarea resurselor in timp real: ora, ziua, saptamana sau luna.
206
Primavera
Configurarea aplicatiei pentru analiza resurselor
Etape: 1. In meniul Edit, selectati User Preferences. 2. Apasati eticheta Resource Analysis. 3. Verificati daca este bifat All closed project (except what-if projects). Bifand All closed project (except what-if projects) se vor afisa informatii despre resurse pentru toate proiectele ce nu au statusul What-if, nu doar pentru proiectul ce e in mod curent deschis. 4. In campul Interval for time-distrebuted resource calculation alegeti Day. 5. Inchideti casuta de dialog User Preferences. 207
Primavera
Histogramele de Resurse Histogramele de Resurse permit analiza grafica a alocarii resurselor si costurilor in timp. In cadrul lor se afiseaza efortul necesar fiecarei resurse/rol din cadrul proiectului intr-un interval de timp dat. Utilizati histograma pentru a determina cate ore sunt planificate/alocate pentru fiecare resursa, identificati supraalocarile, urmariti cheltuielile si diferite perioade de timp si sa afisati un grafic pentru a compara datele mai vechi cu cele recente. Vizualizati distributia valorilor unit/cost pentru un anumit proiect sau pentru toate proiectele la care aveti acces. Vizualizati alocarea resurselor si rolurilor. Afisati bare diferite pentru fiecere dintre urmatoarele:
Unitati/costuri bugetate (Budgeted Units/Costs)
Unitati/costuri actuale (Actual Units/Costs)
Unitati/costuri minime ramase (Remaining Early Units/Costs)
Unitati/costuri maxime ramase (Remaining Late Units/Costs)
Scara timpului din Histograma de Resurse corespunde celei din Graficul Gantt. Reglati tipul/ordonarea coloanelor, grupati, sortati si filtrati resurse/roluri in cadrul histogramei. Histogramele de resurse poate fi salvatea ca parte a layout-ului.
208
Primavera
Afisarea Histogramei de Resurse Puteti utiliza informatiile oferite de Histograma de Resurse pentru a determina care sunt resursele/rolurile supraalocate si care sunt resursele/rolurile mai putin utilizate.
Etape: 1. Deschideti proiect Bldg-16. 2. Verificati faptul ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director laterala apasati Activities). 3. In bara Layout Options selectati Layout, Open. 4. Selectati layout Resource Analysis apoi selectati Open. 5. In bara Layout Options selectati Show on Bottom, Resource Usage Profile. 6. Din partea stanga a barei Display Options al histogramei de resurse, selectati Filter By, Current Project Resources. 7. Selectati resursa OROC-Oliver Rock.
209
Primavera Profilul afisat ne arata ca resursa Oliver Rock este supraalocata. El este implicat in proiect pana la sfarsitul lunii Ianuarie. Tabelul de mai jos contine informatii utile despre histograma de resurse. Observati ca exista doua bare Display Options: una care este responsabila de afisarea optiunilor din partea stanga a ecranului si una care este responsabila de afisarea optiunilor din partea dreapta a ecranului.
Element
Functionalitate
1. Bara Display Options din dreapta ecranului
Afiseaza un meniu al optiunilor pentru valabile pentru profilul resursei/rolului.
2. Legenda
Afisarea unei legende specifice coloanelor sau graficului. Aceasta se va schimba in functie de datele/formatul selectat.
3. Scara timpului
Afisarea intervalului de date: in partea de jos fiind afisat cel mai mic nivel iar in partea superioara cel mai mare nivel.
4. Afisarea Activitatilor pentru....
Atunci cand vizualizati doar proiectele deschise, puteti bifa perioada de timp sau resursa pentru a filtra activitatile astfel incat ele sa apara in partea de sus a ecranului.
5. Ierarhia Rolurilor/Resurselor
Afiseaza numele resursei/rolului. Poate fi filtrat pentru a arat o lista mai scurta, de exemplu doar resursele proiectelor curente.
6. Bara Display Options din stanga ecranului
Afiseaza un meniu al optiunilor valabile pentru ierarhia resurselor/rolurilor
210
Primavera Vizualizarea tuturor proiectelor sau doar a proiectelor deschise Atunci cand selectati setarile User Preferences pentru toate proiectele incheiate cu exceptia celor de tipul What-if (optiunea All closed projects except what-if projects, puteti sa alegeti ca histograma de resurse sa afiseze fie: Toate proiectele deschise Toate proiectele inchise cu exceptia celor de tip what-if. Aceasta optiune se poate activa din partea dreapta a ecranului din bara Display Options. In momentul in care aveti afisate pe ecran toate proiectele deschise, le puteti filtra in partea de sus a ecranului fie cu ajutorul optiunii Time Period fie cu Resource.
Etape: 1. In partea din dreapta a ecranului din bara Display Options scoateti bifa de pe casuta Show All Projects. 2. In optiunea din stanga jos Display Activities for selected bifati Time Period. 3. In partea din dreapta a ecranului, selectati o anumita perioada de timp, de exemplu, 21-feb-10. 211
Primavera Formarea Histogramei
Puteti personalizatoate elementele histogramei de resurse afisate, prin modificarea optiunilor din casuta de dialog Resource Usage Profile.
Eticheta Data: Display - afiseaza costuri sau unitati. Show bars/curves - selectati pentru afisare bare periodice/curbe cumulate si alegeti culorile lor. Show Remaining Bars As - alegeti o culoare vie care sa reprezinte barele pentru minim si o culoare stinsa pentru barele maxim. Additional Data Options - bifati casuta care sa indice o linie ce va marca limitele resursei, supraalocarea resursei/rolului, disponibilul de resurse.
Etape: 1. In partea din dreapta a ecranului din bara Display Options apasati Resource Usage Profile Options. 2. In eticheta Remaining Early, bifati Cumulative. 212
Primavera Eticheta Graph: Vertical Lines - alegeti pentru afisare liniile
verticale principale/secundare pe baza
intervalului din scara timpului Horizontal Lines - selectati stilul liniei si culoarea Additional display options:
Show legend-afiseaza reprezentarea culorilor pentru fiecare element.
3D Bars-adauga o a treia dimensiune.
BackgroundColor - specificati culoarea fondului pentru histograma de resurse.
Calculate Average - specificati valoarea pe care doriti sa o utilizatipentru a imparti inervalele din scara timpului Divide intervals total by - pentru a imparti scara timpului intr-un anumit interval specificat de dumneavoastra, tastati valoarea in acest camp. Units of Measure - specificati unitatea de timp pe care o doriti pentru scara timpului.
Etape: 1. Apasati eticheta Graph. 2. Scoateti bifa de pe casuta Show Legend. 3. Apasati butonul Ok.
213
Primavera
Etape: 1. In sectiunea Display Activities for selected, scoateti bifa de pe Time Period. 2. Dati dublu click pe bara ce afiseaza saptamana 21-Feb-10 si verificati datele. 3. Inchideti ferestra Details.
214
Primavera Setarea Scarii Timpului
Puteti personaliza scara timpului din Histograma de resurse sau din Graficul Gantt Timescale start - specificati data de start a scarii timpului pentru histograma sau pentru Graficul Gantt. Date Interval - alegeti unitatile de timp dorite (an, semestre, luni, saptamani, zile, ore si schimburi).
Etape: 1. In partea din dreapta a ecranului din bara Display Options, apasati Timescale. 2. Din campul Timescale Start, apasat butonul
pentru a selecta data.
3. Apasati Custom Date si apoi selectati o data 01-Feb-10. 4. In campul Type, verificati Calendar. 5. Din lista Date Interval selectati Week/Day 1. 6. Apasati butonul Ok. 215
Primavera Deasemenea puteti sa setati scara timpului selectand si :
Plasand mouse-ul pe data cea mai mica din intervalul scarii de timp. Dati click si trageti de mouse pentru a extinde sau micsora scara timpului.
Plasand mouse-ul pe data cea mai mare din intervalul scarii de timp (cursorul se va schimba in ). Dati click si trageti de mouse pentru a muta intraga scara a timpului.
Etape: 1. Din intervalul de date cel mai mic, comprimati scara timpului. 2. Din intevalul de date cel mai mare, modificati data astfel inca sa apara 24-Ian-10.
216
Primavera
Workshop
Tema: Pentru a verifica alocarea resurselor, veti crea un layout care afiseaza Anul/Luna, cu toate datele proiectelor afisate pe ecran. In proiectul Office Building Addition concentrativa atentia asupra resurselor.
Obiective: 1. Setati scara timpului astfel incat sa afiseze data de interval Year/Month. 2. Modificati scara timpului pentru a vedea perioada de desfasurare a intregului proiect (Ianuarie 2010 pana in Decembrie 2010). 3. Afisati doar histograma Ace Corporation. 4. Salvati ca layout Resource Profile by Year/Month. Comparati layoutul creat cu cel afisat pe pagina urmatoare.
217
Primavera
Rezultatul workshopului
218
Primavera
Recapitulare Concepte Cheie Histogramele de Resurse permit analiza grafica a alocarii resurselor si costurilor in timp. In cadrul lor se afiseaza efortul necesar fiecarei resurse/rol intr-un interval de timp dat. Utilizati histograma pentru a determina cate ore sunt planificate sa lucreze pentru fiecare resursa, identificati supraalocarile, urmariti cheltuielile din diferite perioade de timp si sa afisati un grafic pentru a compara datele mai vechi cu cele recente. Puteti stabili setarile histogramele resurse din eticheta Resource Analysis din optiunea User Preferences. Puteti deasemenea personaliza profilul histogramelor de resurse din cele doua bare Display Options
Intrebari Recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Histogramele de resurse permit vizualizarea supraalocarii resurselor.
2. Care din urmatoarele nu sunt afisate de histograma de resurse: a) Actual bars b) Budgeted bars c) To Complete bars d) Remaining bars
3. Adevarat sau Fals: Puteti invalida afisarea legendei histogramei de Resurse.
4. Adevarat sau Fals: Histograma de resurse poate fi salvata ca parte a layoutului.
219
Primavera
Capitolul 17
Optimizarea planificarii
Obiective: Analizati datele planificarii Reduceti durata unei planificari Analizati disponibilitatea unei resurse Inlaturati supraalocarea resurselor Analizati costurile proiectelor
Concepte cheie Activitate critica Drum critic (Longest Path)
220
Primavera
Analiza proiectului Dupa crearea planului proiectului verificati daca se incadreaza in parametrii stabiliti de Factorii Interesati (Stakeholders) din punct de vedere al informatiilor cantitative: termen limita, necesar de resurse si buget. Analiza datelor planificate – Evaluati planificarea pentru a va asigura ca datele punctelor milestone si datele proiectului sunt tangibile. Analiza alocarii resurselor – Evaluati alocarile de resurse pentru a va asigura ca nu exista supraincarcari. Analiza costului bugetat – Evaluati costurile proiectului.
Schedule (Scope)
Resources
Costs
FIG. 17.1: Datele planificarii, resursele si costurile sunt interconectate. O schimbare a unui element le afecteaza pe.
221
Primavera
Analiza Datelor Planificate Cea mai importanta data calendaristica a planificarii este data calculata de Final Planificat al proiectului. Daca aceasta data se afla deja dincolo de Termenul Limita (Must Finish By) inseamna ca proiectul trebuie cumva scurtat. In plus, pot exista puncte milestone importante in proiect, ale caror date sunt impuse de Factorii Interesati (Project stakeholders). Pasi in analiza: Comparati Planned Finish cu Must Finish By (acest lucru este facut de parametrul Total Float, calculat drept Total Float = Must Finish by – Planned Finish – 1) Salvati o copie de siguranta a proiectului inainte de posibile masuri corective. Concentrati-va asupra activitatilor aflate pe drumul critic Redimensionati proiectul Nu uitati ca dupa fiecare interventie ce afecteaza elementele timp este necesara comanda de calcul SCHEDULE (F9) pentru validarea modificarilor!
222
Primavera
Comparatia Planned Finish - Must Finish By Puteti determina dintr-o privire daca proiectul se va termina in timp util vizualizand eticheta Dates din formularul de detalii al proiectului, aflat in fereastra Projects. Proiectul N1234 trebuie terminat pana la 01-Nov-06 si totusi, planificarea indica faptul ca acesta se va termina abia pe 17-Nov-10.
FIG. 17.2: Data de final proiect calculata se afla mai tarziu in timp decat data limita Must Finish By, indicand faptul ca proiectul nu se va termina la timp.
Pasi 1. Deschideti proiectul N1234-l7. 2. In bara Director apasati Projects. 3.
Selectati proiectul deschis N1234-l7.
4. In Project Details, apasati eticheta Dates si comparati data Must Finish By cu data de final calculata, Planned Finish.
223
Primavera
Focus pe Activitatile Critice Pentru e redimensiona proiectul, concentrati-va pe activitatile critice. Acestea formeaza cel maim lung lant neintrerupt de activitati dintr-un proiect, care determina durata proiectului si data acestuia de final. In cazul in are ajustati drumul critic, data de final (Planned Finish) este afectata.
FIG. 17.3: Definiti modul in care aplicatia intelege activitatile critice in eticheta Settings din formularul de detalii al proiectului.
Pasi 1. Apasati eticheta Settings. 2. In sectiunea Define Critical Activities alegeti Longest Path.
224
Primavera
Focus pe Activitatile Critice (continuare)
FIG. 17.4: Filtru aplicat (afiseaza numai activitatile critice).
Pasi 1. In bara Directory apasati Activities. 2. Din Layout Options click Layout, Open. 3. Selectati layout-ul Optimizing the Project si apasati Open. 4. Din meniul View alegeti Filters. 5. Selectati filtrul cu denumirea Critical si apasati OK.
225
Primavera
Redimensionarea Projectului Daca analiza arata faptul ca limita Must Finish By nu poate fi respectata, concentrati-va eforturile asupra redimensionarii si optimizarii planificarii. Diverse metode va pot asista in atingerea acestui scop: Rafinarea estimarilor de durate:
Reduceti activitatile mai lungi de pe drumul critic.
Alocati resurse aditionale pentru a reduce duratele.
Utilizati relatiile de conditionare pentru a suprapune activitati. Aplicati/modificati constrangeri. Schimbati alocarile de calendare:
Stabiliti calendare cu perioade lucratoare mai lungi pe activitatile critice.
Adaugati exceptii perioadelor nelucratoare.
226
Primavera
Rafinarea estimarilor de durate Incepeti analiza cu studiera activitatilor carora le-ati estimat durate lungi. In general acestea se dovedesc a fi cele mai flexibile in ceea ce priveste scurtarea duratei.
FIG. 17.4: Modificati Original Duration
Pasi 1. Selectati activitatea BA2010 - Site Preparation. 2. Apasati eticheta Status. 3. In campul Original Duration introduceti valoarea noua <15> si apasati Enter: 4. Apasati F9 si apoi Schedule. Total Float la nivelul proiectului e acum -9 zile
227
Primavera
Modificarea Relatiilor de Conditionare Daca tot mai este nevoie sa comprimati planificarea puteti revizui relatiile dintre activitatile de pe drumul critic (tip si lag) De pilda, acum intre activitatile Site Preparation si Excavation realtia este de tip Finish-toStart. Sa presupunem ca va dati seama ca ele se pot trata si in paralel, in acelasi timp. In consecinta, relatia trebuie schimbata pentru a deveni de tip Start-to Start cu un lag pozitiv de 5 zile.
FIG. 17.6: Modificati tipul relatiei si ajustati decalajul (lag-ul)
Pasi 1. Verificati daca activitatea BA2010 - Site Preparation este selectata. 2. Apasati eticheta Relationships. 3. Dublu-click in coloana Relationship Type din eticheta Relationships (sau Successors) si selectati tipul de relatie SS pentru activitatea succesor BA2020-Excavation. 4. In campul Lag tastati <5> si apoi apasati Enter: 5. Apasati F9 si apoi Schedule. Total Float la nivelul proiectului este -1 zi.
228
Primavera
Modificarea Constrangerilor Constrangerile anterior asociate activitatilor din proiect ar trebui poate modificate pe baza ultimelor informatii. Exemplu: O resursa este disponibila pentru a lucra pe activitatea Excavation. Puteti renunta la constrangerea Start On or After de pe aceasta activitate.
FIG. 17.7: Constrangerea este indepartata de pe activitate.
Pasi 1. Selectati activitatea, BA2020 - Excavation. 2. Apasati eticheta Status. 3. In lista derulanta din sectiunea Constraints, campul Primary alegeti tipul de constrangere None (nimic) 4. Apasati F9 si apoi Schedule. Total Float la nivelul proiectului este acum 1 zi.
229
Primavera
Verificarea datelor proiectului Pentru a vedea daca acum, dupa modificari, proiectul se termina la timp, trebuie sa verificati daca mai exista vreo valoare negativa in coloana Rezerva Totala (Total Float) la nivelul activitatilor. Rezerva Totala la nivelul proiectului este acum 1 zi iar data de final planificat calculata este 30-0ct-06. Acest lucru inseamna ca proiectul este calculat sa se incheie inainte de termenul limita Must Finish By (1-Nov-06).
FIG. 17.8: Finish < Must Finish by.
Pasi 1. In bara Director, click Projects. 2. Selectati proiectul, N1234-17. 3.
Din Layout Options alegeti Layout Open.
4. Selectati layout-ul Project Table si apoi apasati Open. 5. Apasati eticheta Dates. 6. Verificati data de final calculat proiect: 30-0ct-06. 7. Vizualizati in tabelul de proiecte in coloana Total Float valoarea 1 zi pe randul proiectului selectat.
230
Primavera
Analizati Alocarea Resurselor Din punct de vedere management al timpului proiectul se inscrie in specificatiile limita. Acum trebuie sa vedeti daca resursele sunt alocate corespunzator si eficient. Puteti utiliza Resource Usage Profile (Profilul de utilizare a resurselor) pentru a determina daca resursele sunt supraincarcate sau nu sunt utilizate corespunzator.
FIG. 17.9: Resource Usage Profile indica faptul ca resursa selectata este supraincarcata.
Pasi 1.In bara Director click Activities. 2.In Layout Options click Layout, Open. 3.Selectati layout-ul Resource Profile si apoi apasati Open. 4. In partea stanga a panelului Resource Usage Profile, in Display Options, click Filter By, Current Project's Resources. 5.Click pe titlul coloanei Resource Name pentru a sorta alfabetic resursele alocate proiectului deschis. 6.Selectati resursa BN-B.Nethaji
231
Primavera
Identificarea supraincarcarii resurselor Panelul de analiza Resource Usage Profile va permite aplicarea unui filtru pentru identificarea activitatilor care contribuie la supraincarcarea resursei.
FIG. 17.10: Apasati un interval in scara timpului din histograma pentru a pastra pe ecran in tabel numai activitatile care traverseaza acea perioada.
Pasi 1. In sectiunea din stanga jos, la Display Activities for selected…, bifati Time Period 2. In scara de timp din histograma selectati saptamana 22-Jan-06 si vizualizati activitatile ce cauzeaza supraincarcarea afisata de acel interval de timp 3. Repetati procedura pentru saptamanile 29-Jan-06 si 19-Feb-06
232
Primavera
Corectarea Supraincarcarii In cazul identificarii de supraincarcari aveti la dispozitie mai multe metode de eliminare a lor: Inlocuiti resursa supraincarcata cu o alta resursa disponibila Mariti saptaman de lucru a resursei existente (modificarea calendarului resursei) Cresteti limita superioara de disponibilitate a resursei (Max Units/Time) Mai adaugati resurse pe acea activitate care sa preia din volumul de lucru Exemplu: Dupa analiza alocarii resursei B.Nethaji ati decis sa folositi o alta resursa pentru activitatile BA5010 Review and Approve Brick Samples si BA6040 Assemble and Submit Flooring Samples. Santiago Gilago Felloner Jr. in schimb nu e alocat in aceasta perioada, asa ca ar putea fi asociat acestor activitati, carora resursa curenta nu le mai face fata.
17.11: Resursa Santiago Gilago Felloner Jr. e disponibila in ianurie si februarie
Pasi 1.
Selectati resursa SGF - Santiago Gilago Felloner Jr..
2.
In sectiunea Display Activities for selected… debifati Time Period.
3.
Verificati faptul ca aceasta resursa este disponibila in saptamana care incepe cu 22 ianuarie.
233
Primavera
Corectarea Supraincarcarii (continuare) If the selected activities have an associated role assignment, you can quickly change resources in multiple activities by first selecting the activities and then clicking in the Command bar.
FIG. 17.12: Apasati
pentru a desfiinta alocarea resursei selectate, B Nethaji.
Pasi 1.
Selectati resursa BN - B.Nethaji
2.
In tabelul de activitati selectati activitatile BA5010 si BA5020
3.
In bara de comezi din dreapta ecranului apasati
4.
Apasati
pentru a-l indeparta pe B Nethaji de pe activitatile selectate
234
Primavera
Corectarea Supraincarcarii (continuare) Alocati-l pe Santiago Gilago Felloner Jr. pe cele doua activitati de mai sus
FIG. 17.13: Click
pentru a aloca resursa.
Pasi 1. Confirmati ca activitatile BA5010 si BA5020 sunt selectate in tabel 2. Selectati resursa Santiago Gilago Felloner Jr. si apoi apasati 3. Inchideti caseta de alocare
235
Primavera
Revizuirea alocarii Utilizati profilul de urmarie a alocarii, Resource Usage Profile, pentru a verifica acum, dupa inlocuire, situatia celor doua resurse 1.
FIG. 17.14: Situatia lui B.Nethaji (sus) cat si cea a lui Santiago Gilago Felloner Jr (jos) nu mai reflecta supraincarcare
Pasi 1. In meniul File apasati Refresh data sau tasta F5 2. In Resource Usage Profile selectati resursa B.Nethaji si vizualizati situatia curenta a alocarii 3. Repetati actiunea pentru resursa Santiago Gilago Felloner Jr.
236
Primavera
Inlocuirea unei resurse Apasati in caseta de alocare resurse pentru a inlocui o resursa cu o alta pe o activitate selectat sau pe mai multe simultan. Atentie: Aceasta functie nu este disponibila decat pentru atribuiera direcat de resurse, nu e disponibila in caseta Assign Resources by Role.
FIG. 17.15: Apasati pictograma de inlocuire resursa
Pasi 1.
Selectati activitatea BA5030 - Review Bids for Brick.
2.
In bara de comenzi apasati Resources
3.
Selectati resursa B.Nethaji
4.
Apasati
5.
Pentru inlocuirea resursei apasati
6.
Inchideti caseta de atribuire
. Este afisat dialogul de inlocuire resursa
237
Primavera
Analiza Bugetului Sunt multe optiuni pentru analiza bugetului. Daca afisati coloanele de cost planificat (toate coloanele din categoria Costs care incep cu cuvantul Budgeted) in tabelul de activitati, puteti analiza costul pe activitati, capitole WBS si proiect. 250,000 $ au fost alocati proiectului Office Building Addition. Veti afisa un layout care arata valorile de cost estimate pentru planul proiectului pentru a determina daca acesta se incadreaza in valoarea limita bugetata. 2.
FIG. 17.16:Budgeted Total Cost este 186,347 $, valoare afisata de banda sumarizatoare corespunzatoare nivelului proiectului, asadar proiectul se incadreaza in bugetul aprobat de 250,000 $
Pasi 1.
In Layout Options click Layout, Open
2.
Selectati layout-ul Analyzing the Budget si apoi apasati Open
3.
Derulati pana in partea superioara a ecranului pentru a vizualiza valorile de cost sumarizate la nivelul capitolelor si proiectului
238
Primavera
RECAPITULARE Concepte esentiale: Optimizarea planului proiectului este ultimul pas al planificarii. Acest pas asigura incadrarea planului in limitele de timp, resurse si cost. Daca data calculata Planned Finish se gaseste dincolo de termenul limita Must Finish By, proiectul trebuie redimensionat . Datele se compara in formularul Project Details, eticheta Dates. Se pot utiliza diverse metode de scurtare a duratei proiectului, cum ar fi reconsiderarea duratelor estimate pe activitati, modificarea relatiilor de conditionare, aplicarea de constrangeri si toate acestea la nivelul activitatilor critice. Se utilizeaza Resource Usage Profile pentru verificarea supraincarcarilor. Se evalueaza costurile pentru a se determina daca proiectul se incadreaza in buget.
Intrebari recapitulative: 1. Adevarat sau Fals: Puteti determina rapid daca proiectul se va termina la timp accesand eticheta Status din fereastra proiectelor 2.
Care dintre urmatoarele variante este o solutie pentru eliminarea supraincarcarii? a. Scaderea saptamanii de lucru a resursei b. Alocarea resursei la mai multe activitati in aceeasi perioada de timp c. Redistribuirea volumui de munca unei alte resurse d. Toate variantele de mai sus
3.
Adevarat sau Fals: Pentru a avea succes in scurtarea duratei unui proiect trebuie sa va concentrati pe activitatile critice
4.
Care dintre urmatoarele variante sunt solutii pentru comprimarea duratei unui proiect? a. Utilizarea relatiilor de conditionare pentru a suprapune activitati b. Adaugarea de resurse suplimentare pentru a reduce duratele activitatilor c. Revizuirea activitatilor lungi pentru a determina daca li se pot reestima duratele d. Modificarea calendarelor e. Toate variantele de mai sus
239
Primavera
Capitolul 18
Crearea de planificari de referinta
Obiective: Crearea unei planificari de referinta (baseline) Afisarea barelor de stare in Graficul Gantt Modificarea barelor in Graficul Gantt
240
Primavera
Crearea planificarilor de referinta Planificarea de referinta este o copie a proiectului pe care o comparati cu proiectul actual cu scopul de a evalua progresul. Creati un plan de referinta a starii inainte de a actualiza planificarea pentru prima data. Planificarea de referinta ofera posibilitatea de a urmari costurile, programarea activitatilor si performanta resurselor. Planificarea de referinta in Primavera va ofera posibilitatea de a : Salva un numar nelimitat de planificari. Ilustra simultan un planificare de referinta al proiectului si pana la 3 planificari definite de utilizator care in acelasi timp sa permita o comparatie a planificarilor cu proiectul actual. Aloca un tip de planificare pentru a le ierarhiza. Exemplele de planificari includ planificarea initiala, tipurile What–if („Ce-ar fi daca?”) sau de mijloc (de la mijlocul perioadei de realizare a proiectului). Stabilirea tipului de planificare
va ajuta sa
masurati performanta dealungul mai multor proiecte proiecte.
241
Primavera
Crearea unei planificari de referinta
Puteti crea o planificare de referinta:
Facand o copie actuala a proiectului deschis.
Convertind un alt proiect intr-o planificare de referinta.
Atunci cand creati o Planificare de Referinta, trebuie sa selectati proiectul caruia vreti sa o asociati. Diagramele pot fi alocate doar proiectelor deschise. Toate proiectele deschise sunt afisate in casuta de dialog Maintain Baseline.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-18. 2. Confirmati ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director apasati pe Activities). 3. In bara Layout Options selectati Layout, Open. 4. Selectati layoutul Classic apoi selectati Open. 5. In meniul Project, selectati Maintain Baseline. 6. Verificati ca proiectul Office Building Addition-Baselining the Project Plan caruia ii asociati planificarea de referinta este selectat. 7. Apasati Add. 8. Verificti daca este selectat Save a copy of the current project as new baseline. 9. Selectati Ok. 242
Primavera Stabilirea Categoriilor de Planificari Atribuiti un tip de planificare pentru a clasifica planificarile pe baza necesitatilor pe care doriti sa i le atribuiti acesteia. De exemplu, planificarea de tipul Initial Plan poate fi utilizata pentru partea de inceput a planificarii proiectului. O alta planificare de tipul Mid-Project Status poate fi utilizat pentru perioada in care proiectul este in desfasurare. Tipurile de planificari sunt folosite si in organizarea acestora in cadrul proiectului.
Etape: 1. Selectati diagrama Office Building Addition-Baselining the Project Plan-B1. 2. In campul Baseline Name tastati . 3. In lista Baseline Type selectati Initial Plan. 4. Apasati butonul Close.
243
Primavera
Atribuirea unei Diagrame de Evaluare Utilizati casuta Assign Baselines pentru a alege planificarea de referinta a unui proiect si/sau planificarea definita de utilizator pentru acelasi proiect. Daca nicio planificare nu este selectata ca fiind activa, atunci planul actual al proiectului este utilizat ca planificare de referinta. Planificarea de referinta a proiectului este cea selectata de managerul proiectului. -
aceasta se utilizeaza compararea programarii activitatilor, resurselor si costurilor.
Alocarea planificarilor de referinta definite de utilizator. -
utilizata doar pentru compararea planificarii;
-
fiecare utilzator poate alege o planificare diferita pentru a o compara cu proiectul actual.
Etape: 1. In meniul Project selectati Baseline Assign. 2. Din lista derulanta Project Baseline selectati . 3. Din lista derulanta Primary a sectiunii User Baseline selectati . 4. Apasati Ok.
244
Primavera
Vizualizarea barelor aferente planificarii de referinta
Casuta de dialog Bars va permite sa modificati tipul, marimea, pozitia sagetilor, culoarea si forma barelor afisate in graficul Gantt. Scara timpului (Timescale) – barele sunt afisate pe baza scalei timpului, de exemplu, Bara Curenta este desenata intre datele calendaristice Actual Start si Actual Finish. Filtre – barele sunt afisate pentru toate activitatile care indeplinesc criteriile enuntate in filtrul afisat.
Eticheta Bar Style Eticheta Bar Style va permite sa specificati forma, culoarea si designul barelor si punctelor de capat din graficul Gantt.
Shape - alegeti forma barelor afisate si a punctelor de capat.
Color - alegerti culoarea barelor si a punctelor de capat.
Pattern - alegeti tipul de umplere a barelor.
Row (rand) – afiseaza pozitia barei in cadrul Graficului Gantt.
245
Primavera Etape: 1. Din bara Layout Options selectati Bars.
Afisarea Barelor Planificarii de referinta Afisand barele planificarii de referinta in Graficul Gantt, puteti face o comparatie intre datele planificarii proiectului si datele proiectului actual. Barelor afisate din oficiu le puteti adauga alte bare aferente planificarilor de refereinta pe baza datelor si filtrelor. Selectati o valoare din campul Row pentru a determina pozitia barei in Graficul Gantt.
Etape: 1. In coloana Display bifati casuta din dreptul Prj Baseline Bar. 2. Din campul Row din eticheta Bar Style, alegeti valoarea 2. 3. In coloana Display bifati Prj Baseline Milestone. 4. In campul Row verificati sa fie trecuta valoarea 2. 5. Apasati Ok si inchideti casuta de dialog Bars.
246
Primavera
Personalizarea Tabelului Activitati Puteti sa personalizati un layout alegand optiunile afisate in Tabelul de activitati. Acestea includ fontul (tipul de scriere al) textului si inaltimea randurilor pe care le puteti specifica in casuta de dialog Table, Font and Row.
Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on Bottom, No Bottom Layout. 2. In bara Layout Options selectati Table, Font and Row. 3. In sectiunea Row Height, scoateti bifa de pe Keep Current Row height. 4. Selectati optiunea Select height for all rows. 5. Puteti alege valoarea inaltimii folosind sagetile pana la valoarea maxima de 30. 6. Apasati butonul Ok.
247
Primavera
Salvarea Layoutului
Daca doriti sa salvati layoutul creat, trebuie sa-I atribuiti un nou nume.
Etape: 1. in bara Layout Options selectati Layout, Save As. 2. Tastati un nume layoutului creat . 3. Apasati Save.
248
Primavera
Eticheta Bar Labels Etichetele pot fi plasate pe orice bara afisata. Atasarea etichetelor diferitelor bare va ajuta sa determinati datele de Start si de Finish al activitatilor afisate in graficul Gantt.
Etape: 1. Din bara Layout Options selectati Bars. 2. Selectati bara Current Bar Labels. 3. Apasati pe eticheta Bar Labels. 4. Din lista derulanta afisata din coloana Label, selectati Finish. 5. Apasati Add. 6. In coloana cu lista derulanta Label selectati Variance-BL Project Finish. 7. Apasati Ok dupa care inchideti casuta de dialog Bars.
249
Primavera
8. Din Bara Layout Options, apasati Layout, Save.
250
Primavera
Recapitulare Concepte cheie O diagrama de evaluare este o copie a planului proiectului pe care o puteti compara cu proiectul actual cu scopul de a evalua progresul acestuia.Creati un plan diagramei inainte de planifica pentru prima data actualizarea proiectului. Puteti crea o diagrama de evaluare fie facand o copie a proiectului actual deschis fie transformand alt proiect intr-o diagrama de evaluare. Atribuiti un tip de diagrama unei anumite categorii in functie de modul in care doriti sa o utilizati. Diagrama unui proiect este cea selectata de managerul proiectului si privilegiaza de securitate.O diagrama poate fi uyilizata doar pentru compararea planificarii. Casuta Bars va permite sa modificati tipul, marimea, culoarea, pozitia sagetilor, forma diagramei afisate in Graficul Gantt.
Intrebari recapitulative
1.
Adevarat sau Fals: Doar o singura planificare de referinta poate fi comparata cu planificarea curenta in orice moment.
2.
Puteti utiliza planificarea de referinta pentru a compara: a. Datele planificarii. b. Datele resurselor. c. Costurile. d. Toate variantele de mai sus.
251
Primavera
Capitolul 19
Executarea si Controlul Proiectului
Obiective: Descrierea unor metode de actualizare a planificarii proiectului Utilizarea optiunii Progress Spotlight Starea activitatilor Replanificarea proiectului
252
Primavera
Actualizarea unui proiect Odata ce un proiect este demarat trebuie sa actualizati datele planificarii si cele despre utilizarea resurselor la intervale regulate. Compania dumneavoastra va stabili o procedura standard de actualizare, incluzand modul de colectare a datelor cat si cat de des se impune actualizarea lor.
Cat de des se poate face actualizarea? Puteti sa acualizati datele proiectului zilnic, saptamanal sau o data pe luna, acest lucru depinzand de amploarea proiectului si cat de des doriti sa modificati datele proiectului.
Modul de colectare a datelor. Managerii de proiect introduc informatiile despre datele actuale, resursele si costurile manual. Inregistrati datele actuale si progresul, resursele actuale si costul cheltuielilor Aprobarea si aplicarea fişelor de pontaj: Membrii de echipa utilizeaza programele de lucru pentru a actualiza activitatile; Managerii de proiect revad si aproba fişele de pontaj; Managerii de proiect aplica pontajul in cadrul proiectului. Autocalcularea datelor actuale Progresul activitatilor este in mod automat calculate in functie de planul proiectului.
253
Primavera
Data de Analiza Atunci cand actualizati un proiect, datele sunt actualizate pentru fiecare activitate raportandu-se la data de analiza. Data de Analiza este data la care este raportata performanta actuala si de la care se planifica activitatile viitoare. Data de Analiza este deja setata la inceputul zilei.
254
Primavera Actualizarea Progresului Creati o planificare de referinta. Identificati noua data de analiza cu ajutorul optiunii Progress Spotlight. Introduceti noile date privind progresului activitatii. Faceti un raport actualizat al resurselor utilizate si al costurilor. Utilizati optiunea Suspend and Resume dates. Aplicati datele actuale proiectului. Analizati performanta. Comparati planul actual al proiectului cu cel planificat pentru a analiza variatiile. Calculati planificarea. Verificati care este noua data de analiza. Monitorizati nivelul progresului proiectului in cadrul unor rapoarte: Se va finalize proiectul pana la data stabilita? Se va incadra in bugetul alocat? Au fost resursele utilizate in mod eficient?
Sfaturi in ceea ce priveste utilizarea etichetei Status Utilizati eticheta Activity Details sau Tabelul de Activitati. Utilizati optiunea Progress Spotlight pentru a identifica activitatile carora trebuie sa le actualizati datele. Utilizati filtrele si gruparile pentru a crea un layout de stare. Utilizati datele deja introduse pentru a va putea crea o imagine asupra datelor viitoare. Selectati doar activitatile ale caror date vor fi actualizate. Organizati totul intr-o serie utila care sa contina codul activitatilor, resurselor si datele.
255
Primavera
Definirea frecventei de actualizare Stabiliti perioada dintre doua actualizari inainte de a incepe actualizarea datelor activitatilor. Durata acestei perioade depinde de frecventa actualizarilor. Puteti de exemplu sa creati o perioada de actualizare care sa prelungeasca cu o saptamana data de analiza. Sfarsitul acestei perioade va deveni noua data de analiza-data de la care performanta va incepe sa fie masurata. Exista doua optiuni de definitre a perioadei de actualizare in Graficul Gantt. Activarea optiunii Progress Spotlight Prelungiti perioada datei de analiza Notati faptul ca indiferent daca ati stabilit o noua perioada dintre doua raportari, noua data de analiza trebuie sa fie schimbata manual in casuta de dialog Schedule.
256
Primavera
Optiunea Progress Spotlight Optiunea Progress Spotlight marcheaza perioada dintre actuala data de analiza si viitoarea data de stare. Optiunea Progress Spotlight ofera deasemenea afisarea unei liste cu activitatile ce ar trebui sa se desfasoare in timpul perioadei de actualizare.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-19. 2. Confirmati faptul ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director apasati Activities). 3. In bara Layout Options, selectati Layout, Open. 4. Selectati layoutul Status the Project, apoi selectati Open. 5. Apasati
pentru a activa optiunea Progress Spotlight.
Optiunea Progress Spotlight stabileste un interval de actualizare de o saptamana de la data curenta de analiza, bazandu-se pe intervalul de date afisat de scara de timp din Graficul Gantt, care este deja setat pe optiunea Week/Month. Apasati butonul stang al mouse-ului si trageti de marginea dreapta a barei pentru a mari sau micsora intervalul de actualizare. 6. Apasati iconita
pentru a dezactiva optiunea Progress Spotlight.
257
Primavera Modificarea Datei de Analiza
Selectati activitatile ce trebuie actualizate tragand de linia status pana la data dorita.
Etape: 1. Utilizati cursorul pentru selecta si a trage linia ce reprezinta data de analiza pana la data de 08-Feb-10.
258
Primavera
Introducerea datelor actuale Odata ce un proiect este in derulare, trebuie sa introduceti datele actuale de planificare, consumul resurselor si evolutia cheltuielilor la un interval regulat de timp. Puteti introduce datele zilnic, saptamanal, lunar in functie de amploarea proiectului sau de cat de des doriti sa modificati datele. Datele actuale sunt diferite de cele planificate-datele actuale reprezinta datele reale si costurile associate unei activitati. Introduceti datele planificarii, resursele si costurile in urmatoarea ordine:
Activitatile incheiate: 1. Datele actuale de Start si de Finish. 2. Unitatile/Costurile actuale. 3. Cheltuielile actuale.
Activitatile in derulare 1. Data actuala de Start. 2. Durata in procente a activitatilor incheiate sau ramase de efectuat. 3. Unitatile/Costurile actuale ramase. 4. Cheltuielile actuale si cele ramase. Daca o activitate este temporar intrerupta utilizati optiunea Suspend/Resume.
259
Primavera
Actualizarea activitatile milestone Pentru a actualiza o activitate de tipul milestone (borna), bifati casuta Started apoi introduceti data actuala de start. Nu trebuie sa introduceti data de finish pentru ca activitatile de tip Milestone, au durata zero.
Etape: 1. Selectati activitatea BA-1000-Building Addition Kickoff. 2. Apasati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Verificati ca data Actual Start sa fie 11-Ian-10.
260
Primavera
Actualizarea activitatilor pana la incheiere Trei etape trebuie urmarite pentru a actualiza o activitate pana la incheiere: Introduceti Actual Start si Actual Finish. Introduceti Actual Regular Units (Consumul curent) pentru resurse. Introduceti Actual Cost pentru cheltuieli.
Etape: 1. Selectati activitatea BA-1010- Design Building Addition. 2. In eticheta Status , bifati casuta Started si verificati ca data actuala de Start sa fie 11Ian-10. 3. Bifati casuta Finished si introduceti ca data actuala de Finish 26-Ian-10.
Observati faptul ca atunci cand bifati casuta Finished, barele din Graficul Gantt devin albastre, indicand faptul ca activitatile au valori actuale.
261
Primavera
Apoi verificati daca informatiile continute in coloana Actual Regular Units a activitatilor. Observati ca in acest caz, datele din coloana Actual Regular Units sunt in mod automat completate ca urmare a faptului ca a fost deja selectat din eticheta Calculations din fereastra Project optiunea Recalculate Actual Units and Cost when duration % complete changes.
4. Selectati eticheta Resource. 5. In eticheta Actual Regular Units, verificati ca numarul de ore lucrate de resursa Koening Designers sa fie 96.
262
Primavera Selectati activitatea BA1020 - Review and Approve Designs, ce a fost incheiata in perioada de actualizare. Activitatea a inceput la data stabilita dar s-a terminat cu 1 zi intarziere. Resursa Paul Kim a lucrat 8 ore in plus pe aceasta activitate. Atunci cand selectati o noua data in campul Started sau Finished din tabul Status, bifati mai intai casuta si apoi introduceti datele.
Etape: 1. Selectati activitatea BA1020 - Review and Approve Designs. 2. Apasati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Introduceti data actuala de Start - 11-Ian-10. 5. Bifati casuta Finished. 6. Apasati butonul
in campul Finished.
7. Selectati data actuala de Finished, 22-Feb-10, apoi apasati Select. 8. Selectati eticheta Resources. 9. In eticheta Actual Regular Units, tastati numarul de ore lucrate de resursa Paul Kim <80>. 10. Apasati tasta Enter . 263
Primavera Actualizarea unei activitati de tip milestone de la mijlocul unui proiect
O activitate de tipul Start Milestone este actualizata in acelasi mod indiferent daca se afla la inceputul proiectului sau de la mijloc: bifati casuta Started si apoi introduceti data de Actual Start.
Etape: 1. Selectati activitatea BA2000 –Begin Building Construction. 2. Selectati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Introduceti data actuala de Start, 22-Ian-10.
264
Primavera Actualizarea unei activitati in progres
Patru etape trebuie sa fie urmate pentru a actualiza o activitate in progres: 1. Introduceti datele actuale de Start. 2. Introduceti durata in procente a realizarii sau durata ramasa. 3. Introduceti Actual Regular Units and Remaining Units pentru resurse. 4. Introduceti Actual Cost and Remaing Cost pentru cheltuieli.
In exemplul de mai jos, activitatea BA2010 a inceput in perioade de actualizare dar acum nu mai respecta planificarea. Veti reflecta aceasta situatie marind perioada Duratei ramase.
Etape: 1. Selectati activitatea BA2000-Begin Building Consruction. 2. In eticheta Status bifati casuta Started. 3. Introduceti data actuala de start, 22-Ian-10. 4. In campul Remaining Duration, tastati <7>. 5. Apasati tasta Enter. 265
Primavera Eticheta Actual Regular Units contine informatii despre numarul de ore pe care o resursa a lucrat la o anumita activitate. Eticheta Actual Regular Units contine informatii cu privire la numarul de ore necesare pana la incheierea activitatii. Formula pe baza careia se calculeaza orele ramase pana la inchrierea activitatii (Remaining Units) este: Remaining Units = Remaining Duration x Remaining Units/Time
6. Selectati eticheta Resources. 7. In eticheta Actual Regular Units, introduceti numarul de 64 de ore lucrate de resursele Ed Wood si Excavator. 8. In eticheta Remaining Units inroduceti numarul de 56 de ore pe care resursele Ed Wood si Excavator le mai au de lucrat.
266
Primavera
Suspendarea unei activitati Cand o activitate incepe dar in mod neasteptat este intarziata sau oprita pentru o perioada de timp, trebuie sa o suspendati.
Activitate suspendata trebuie sa aiba o data de Actual Start.
Utilizati tabul Status pentru a introduce datele in eticheta Suspend and Resume:
-Suspend date - reprezinta ultima data cand s-a lucrat la activitate. -Resume date - reprezinta prima zi cand se estimeaza ca se va relua activitatea
Durata actuala exclude perioada in care activitatea a fost suspendata
Utilizati tabul Notebook pentru a specifica motivele pentru care activitatea a fost suspendata.
In exemplul de mai jos, activitatea Excavation a inceput mai tarziu decat a fost programata si a fost suspendata din cauza unei furtuni de zapada.
Etape: 1. Selectati activitatea BA2020-Excavation. 2. Selectati eticheta Status, apoi bifati casuta Started. 3. Apasati butonul
din campul Started.
4. Selectati data actuala de Start, 27-Ian-10, apoi apasati Select. 5. In campul Remaining Duration, tastati <7>. 6. Apasati butonul
in campul Suspend.
7. Selectati data suspendarii activitatii, 01-Feb-10, apoi apasati Select. 8. In campul Resume, apoi apasati
.
9. Selectati data de reluare a activitatii Resume, 05-Feb -10, apoi apasati Select. 267
Primavera
10. Apasati butonul dreapta al mouselui cand cursorul acestuia este in sectiunea Detalii de activitate (Activity Details), apoi selectati Custumize Activity Details. 11. Adaugati eticheta Notebook in Activity Details. 12. Selectati eticheta Notebook. 13. Apasati Add, apoi selectati Delay Impacts din fereastra Assign Notebook Topic. 14. Tastati descrierea motivului suspendarii
268
Primavera
Actualizarea unei activitati pana la Incheiere Activitatea Review and Submit Flooring Samples s-a incheiat cu 1 zi mai devreme. Resursa Oliver Rock a lucrat cu 8 ore mai putin decat era initial planificat. Trebuie sa actualizati orele trecute in Actual Units la 56 de ore.
Etape: 1. Selectati activitatea BA6040 – Assemble and Submit Flooring Samples. 2. Selectati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Introduceti data actuala de Start, 22-Ian-10. 5. Bifati casuta Finished. 6. Apasati butonul
in campul Finished.
7. Selectati data actuala de Finished, 22-Feb-10, apoi apasati Select. 269
Primavera
8. Apasati eticheta Resources. 9. In celula aferenta coloanei Actual Regular Units, tastati numarul de ore lucrate de resursa Oliver Rock <56>.
270
Primavera Activitatea Assemble Brick Samples s-a incheiat deasemenea in timpul perioadei de actualizare.
Etape: 1. Selectati activitatea BA5000-Assamble Brick Samples. 2. Apasati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Introduceti data actuala de Start, 25-Ian-10. 5. Bifati casuta Finished. 6. Selectati data actuala de Finished, 27-Feb-10.
271
Primavera
Activitatea Assemble Techical Data for Heat Pump a inceput si s-a incheiat in perioada de actualizare.
Etape: 1. Selectati activitatea BA1030-Assemble Techical Data for Heat Pump. 2. In eticheta Status, bifati casuta Started. 3. Introduceti data actuala de Start, 28-Ian-10. 4. Bifati casuta Finished. 5. Selectati data actuala de Finished, 01-Feb-10.
272
Primavera
Activitatea Assemble Techical Data for Heat Pump are cheltuieli ce depasesc bugetul alocat. Veti actualiza cheltuielile activitatii pentru a reflecta cheltuielile. In eticheta Expenses, campul At Completion (Cost-$600.000) este calculata adaugand la Actual Cost ($600.000) + Remaining Cost($0.00) .
6. Selectati eticheta Expenses. 7. Verificati daca este selectata cheltuiala Heat Pump Application. 8. In celula aferenta coloanei Actual Cost tastati <600.00> apoi apasati tasta Enter. 9. In coloana Remaining Cost tastati <0.00> apoi apasati tasta Enter.
273
Primavera
Replanificarea proiectului Acum ca datele actuale au fost introduse, trebuie replanificat proiectul pe baza noii date de analiza. Orice activitate care nu s-a incheiat la data planificata le va intarzia pe succesoarele ei.
Etape: 1. In meniul Tools, selectati Schedule. 2. In campul Current Data Date, apasati butonul
.
3. Selectati data 08-Feb-10, apoi apasati Select. 4. Apasati butonul Schedule.
274
Primavera
Verificarea rezultatelor replanificarii proiectului Dupa ce proiectul a fost replanificat activitatile succesoare activitatii intarziate, BA2020, au fost deasemenea intarziate Analizati activitatile din cadrul Drumului Critic. Reanalizati performanta proiectului. Dezvoltati strategii pentru a respecta graficul planificat al proiectului. Stabiliti strategii impreuna cu echipa de proiect. Implementati planul refacut al proiectului.
Etape: 1. Apasati butonul
pentru a dezactiva optiunea Progress Spotlights.
2. Apasati butonul
pentru a ascunde layoutul din partea de jos a ecranului.
3. Selectati activitatea BA2020-Excavation. Activitatile succesoare activitatii BA2020Excavation, BA2030 si BA3040 sunt intarziate dupa replanificare.
275
Primavera
Controlul Proiectului Dupa replanificarea proiectului, analizati datele planificarii, alocarea datelor resurselor si costul bugetat.
Analiza Datelor Planificarii Analizati planificarea pentru a determina daca datele de tip Milestone si datele proiectului sunt respectate.
Comparati datele de Finish cu data de Must Finish By pentru a vedea daca proiectul se va termina la data stabilita.
Daca proiectul nu respecta datele planificarii, analizati activitatile critice.
Modificati proiectul astfel incat sa respecte data de Finish.
Analiza Alocarii Resurselor Dupa ce ati modificat proiectul, verificati daca resursele sunt utilizate in mod corespunzator.
Analizati Costul Bugetat Dupa modificarea proiectului analizati At Completion Total Cost pentru a determina daca va incadrati in bugetul alocat.
276
Primavera
Reducerea Planificarii Daca data de Finish planificata este mai tarzie decat data de Must Finish By puteti folosi urmatoarele metode pentru a reduce durata proiectului: Utilizati relatiile dintre activitati pentru a le suprapune. Adaugati resurse pentru a reduce durata activitatilor. Impartiti activitatile cu durata prea mare. Schimbati calendarele atribuite:
oferiti activitatilor critice o durata mai mare.
adaugati exceptii perioadelor non lucratoare.
Urmatoarele intrebari va vor ajuta sa alegeti cea mai potrivita solutie pentru a scurta durata planificarii:
Poate fi intarziata data de Finish a proiectului? Durata proiectului poate fi intarziata daca nu exista nici o alta optiune valabila. Daca intarzierea proiectului este aprobata, modificati activitatile de tip milestone. Daca intarzierea proiectului nu este aprobata, incercati sa gasiti alte metode pentru a va incadra in data de final a proiectului. Poate fi redus scopul activitatii/proiectului? In anumite situatii cu scopul de a respecta data de final al proiectului, puteti reduce din cantitatea totala de munca ce ar fi trebuit sa fie indeplinita si deasemenea se poate reduce din scopul proiectului. Daca schimbarea scopului activitatilor/proiectului este aprobata puteti face acest lucru reducand numarul orelor de lucru al activitatilor. Aceasta procedura va shimba durata activitatilor. Daca shimbarea scopului nu este aprobata, incercati sa gasiti alte alternative pentru a respecta data de finalizare a proiectului. Au fost orele bugetate sub- sau supraestimate? Se poate intampla ca numarul de ore alocate pe o activitate sa fie supraestimate, iar activitatea sa poata sa fie realizata in mai putine ore decat cele estimate. 277
Primavera Puteti sa reduceti numarul total al orelor unei activitati, ceea ce reduce durata activitatilor. Pot fi adaugate noi resurse? Pentru a termina o activitate la data propusa puteti sa adaugati o alta resursa activitatii. Acest lucru este posibil daca o alta resursa calificata pentru activitatea respectiva este disponibila. Daca o resurse este disponibila o puteti aloca pentru a finaliza la timp o activitate.
Se poate ca o resursa sa lucreze ore suplimentare? Resursa ar putea fi nevoita sa lucreze ore suplimentare pentru a finaliza la timp activitatea. Daca acest lucru este posibil, puteti reduce durata activitatii, apoi introduceti orele ramase. Orele pe care resusa le lucreaza zilnic vor creste.
278
Primavera
Workshop: Executia si controlul proiectului
Tema: Office Building Addition a fost actualizata la data de 08-Feb-10. Data curenta este de 22-Feb-10. Sapte activitati au fost executate in perioada de actualizare (de la data de 08-Feb-10 pana la data de 22-Feb-10). . Obiective: 1. In graficul Gantt, identificati care va fi noua Data de Analiza. 2. Utilizati etichetele Status si Resources pentru a actualiza activitatile din tabelul de mai jos. Introduceti valorile scrise ingrosat pentru a verifica datele scrise neingrosat.
ID-ul Activitatii
Actual Start
Actual Finish
Percent Complete
Rem Dur
BA2010
22-Jan-10
12-Feb-10
100
BA2020
27-Jan-10
18-Feb-10
100
BA1040 BA5010
8-Feb-10 8-Feb-10
19-Feb-10 19-Feb-10
100 100
BA6050 BA2030 BA2040
8-Feb-10 19-Feb-10 19-Feb-10
19-Feb-10
100 20 20
0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 4d 4d
Resource Ed Wood Excavator Excavator R.Rossannadanna Wendy Resner John Dawkins Waylan Smithers Paul Kim Plumber Electrician
Actual regular Units 104h 104h 80h 80h 80h 80h 80h 80h 8h 4h
Rem Units 0h 0h 0h 0h 0h 0h 0h 0h 32h 16h
3. Utilizati eticheta Expenses pentru actualiza activitatea din tabelul de mai jos. ID-ul Activitatii
Expence Item
Expence Cathegory
Actual Cost
Remaining Cost
BA1040
Planning Consultant
Consulting
$5,500
$0.00
4. Replanificati proiectul cu noua data, 22-Feb-10. 5. Deschideti layoutul Status Workshop. 6. Pe baza graficului Gantt, faceti o lista cu activitatile din ramura WBS Design/Engineering care se finalizeaza la timp asa cum era planificat in planificarea de referinta. 7. Pe baza graficului Gantt, cate activitati Office Building Addition au fost incheiate? 279
Primavera
Capitolul 20
280
Primavera
Raportarea performantei
Obiective: Descrierea metodelor de raportare Demararea planificarii unui raport Crearea raportului unei resurse cu ajutorul Report wizard Crearea unui raport utilizand layout-ul curent
281
Primavera
Metode de raportare a performantei Exista mai multe metode de a raporta performantele planificarii, resurselor si costurilor echipei de proiect, utilizand: Imprimarea layouturilor Imprimarea rapoartelor din optiunea Report Wizard Imprimarea rapoartelor din optiunea Writer Report Site-ul web al proiectului Fisele de pontaj Aplicatiile web Primavera
282
Primavera
Fereastra Reports Fereastra Reports afiseaza rapoartele globale ale proiectului cum ar fi cele de planificare,resurse si costuri.
Optiuni
Functionalitate
1.Command bar
Afiseaza optiunile de adaugare, editare si demarare a rapoartelor
2.Report List
Afiseaza lista rapoartelor valabile pentru proiect
3.Report Scope
Rapoartele pot fi globale sau specifice
4.Report Group
Fiecare raport poate apartine unui grup de rapoarte
5.Report Name
Afiseaza numele userului responsabil de respectivul raport
6.Display Option bar
Puteti sorta sau filtra rapoartele, alegeti culorile sau fondul
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-20. 2. In bara Directory apasati butonul Reports. 283
Primavera
Executarea unui Raport existent Puteti crea un raport privind eficienta planificarii utilizand un raport de planificare predefinit. Iconita de mai jos avertizeaza faptul ca un raport a fost creat utilizandu-se optiunea Raport wizard.
Etape: 1. Defilati lista din fereastra pana la grupul de rapoarte Report Group: Schedule. 2. Selectati raportul SR-18 Schedule Report-Sorted by Activity ID. 3. Din bara laterala de comenzi selectati butonul Run Report.
284
Primavera
Casuta de dialog Run Report Utilizati casuta de dialog Run Report pentru a redacta si tipari raportul selectat. Print Preview - vizualizati raportul inainte de a fi tiparit Directly to Printer - redactati si tipariti raportul HTML File - redactati si salvati raportul sub forma unui fisier HTML ASCII Text File – alegeti sa redactati si sa salvati raportul sub forma unui fisier text (.txt). Field Delimiter - selectati caracterele utilizate pentru a separa informatiile salvate sub forma fisierului text (virgulele, taburi, spatii). Text Qualifier - selectati caracterele utilizate pentru a separa informatiile salvate sub forma fisierului text (.txt) in cazul in care documentul contine si semne de punctuatie, cum ar fi ghilimelele (“). Outputfile - daca alegeti sa salvati un raport sub forma unui fisier HTML sau ASCII Text, dati un nume raportului si specificati locul unde doriti sa salvati raportul. View file when done - bifati casuta pentru ca in mod automat sa se deschida raportul daca acesta este de tipul unui fisier HTML sau ASCII Text. Notes - utilizati aceasta optiune pentru a adauga un comentariu raportului, ce va apare imediat sub titltul raportului.
Etape: 1. In casuta Run Report , selectati Print Preview. 2. Apasati OK.
285
Primavera
Previzualizare la tiparire Optiunea Print Preview va permite sa faceti modificari asupra setarilor de imprimare a raportului inainte de tiparirea efectiva.
Optiuni 1.Page Setup 2.Print Setup
Functionalitate Definiti marginea,orientarea partei superioare sau inferioare a raportului Selectati marimea sau pozitia paginei din raportul pe care doriti sa-l printati
3.Print
Printati raportul in format HTML
4.Publish
Afisati pagina anterioara sau urmatoarea din raportul selectat
5.Stanga/dreapta/sus/jos
Afisati prima si ultima pagina a raportului
6.Prima/Ultima pagina
Mariti sau micsorati imaginea
7.Zoom In/Out
Mariti sau micsorati imaginea
8.Help
Deschideti optiunea Help
9.Close
Inchideti Print Preview si va intoarceti la fereastra anterioara
286
Primavera
Tiparirea rapoartelor Tiparirea rapoartelor este un mod eficient de a transmite informatiile resurselor folosite in cadrul proiectului sau altor manageri de proiect. Raportul de mai jos afiseaza Durata Planificata, Durata Ramasa, Procentul de realizare, Numele Activitatii, Datele de start si finish cel mai devreme si cele de start si finish cel mai tarziu precum si Marja Totala (Total float) a activitatilor din cadrul proiectului.
Etape: 1. Apasati 2. Apasati
pentru a mari imaginea. pentru a inchide casuta Print Preview.
287
Primavera
Report Wizard Optiunea Report Wizard (Vrajitor pentru rapoarte) va permite sa creati o larga varietate de rapoarte. Rapoartele pot fi modificate in timp ce le creati sau mai tarziu dupa ce au fost create. Pentru a crea un raport cu ajutorul Wizard Report: Selectati datele Organizati datele cu ajutorul optiunilor de grupare, sortare si filtrare.
288
Primavera Creati sau modificati un raport Veti utiliza wizardul pentru a crea un raport care arata alocarea resurselor pe proiect cat si Notebookurile acestora.
Etape: 1. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. 2. Bifati optiunea New Report. 3. Apasati Next.
4. Selectati campul Resources. 5. Apasati butonul Next. 289
Primavera
6. Selectati campul Activity Notebook (localizat in grupul Activities). 7. Apasati butonul
.
8. Apasati butonul Next.
290
Primavera
Configurarea campurilor selectate Selectati datele pe care le doriti sa le afisati in cadrul coloanelor raportului.
Etape: 1. Selectati campul Resources. 2. Apasati butonul Columns. 3. Utilizati sageata stanga pentru a muta optiunile selectate din sectiunea Selected Option (cu exceptia Resource ID and Resource Name). 4. Apasati butonul OK. 291
Primavera Adaugati Filtrele Rapoartelor
Selectati tipul de filtrare pe care doriti sa-l atribuiti raportului.
Etape: 1. Apasati butonul Filter. 2. Apoi apasati butonul Add. 3. Dati dublu click pe Any of the following si selectati All of the following. 4. Dati click in campul Parameter si selectati =Assign to Current Project. 5. Dati dublu click pe celula Is pentru a selecta tipul de filtru equals. 6. Dati dublu click pe celula Value pentru a selecta Yes. 7. Apasati butonul OK. 8. Apasati butonul Next.
292
Primavera
Atribuirea Numelui unui Raport
Etape: 1. Tastati titlul raportului . 2. Apasati butonul Next.
293
Primavera Generarea Raportului
Etape: 1. Apasati butonul Run Report. 2. Selectati Print Preview. 3. Apasati butonul OK.
294
Primavera
Optiunea Print Preview Puteti previzualiza raportul inainte de a-l tipari. Pentru a tipari raportul apasati butonul Print.
Etape: 1. Apasati butonul
pentru a mari imaginea.
2. Apasati butonul
pentru a inchide raportul.
295
Primavera
Salvarea unui raport Dupa ce ati verificat raportul, puteti sa-l salvati atribuindu-l unui grup de rapoarte.
Etape: 1. Apasati butonul Next. 2. Apasati butonul Save Report. 3. Cand apare casuta de avertizare, apasati Ok. 4. Apasati butonul Finish.
296
Primavera
Atribuirea unui raport unui grup de rapoarte Puteti atribui un raport unui grup de rapoarte.Un raport poate fi atribuit doar unui grup de rapoarte.
Etape: 1. Selectati raportul Bldg-20 Resource Activity Assignments with Notebooks. 2. Din campul Report Group (stanga jos) apasati butonul 3. Selectati grupul de rapoarte Resource-Loading si apoi apasati 4. Apasati tasta F5. 5. Din lista Report Details, selectati Current Project.
297
Primavera Crearea unui raport de utilizare a layoutului curent Optiunea Report Wizard poate fi utilizata pentru a crea rapoarte pe baza layoutului afisat. Rapoartele pot fi modificate chiar in timp ce sunt create cu ajutorul optiunii Wizard.
Etape: 1. In bara Director, apasati butonul Activities. 2. Din bara Layout Options selectati Layout, Open. 3. Selectati layoutul Budgeted and Actual Costs, apoi selectati Open.
298
Primavera
Etape: 1. In meniul Tools, selectati Report Wizard. 2. In fereastra Create and Modify Report, selectati Use Current Screen. 3. Apasati Next pentru urmatoarele trei casute de dialog, revazand datele selectate pe fiecare ecran.
4. In ecranul Report Title tastati titlul . 5. Apasati butonul Next. 6. Apasati butonul Run Report. 299
Primavera
300
Primavera
Etape: 1. Verificati sa fie selectat Print Preview. 2. Apasati butonul Ok. 3. Apasati butonul
pentru a inchide optiunea Print Preview.
4. Apasati butonul Next . 5. Selectati Save Report. 6. Apasati butonul OK . 7. Apasati butonul Finish.
301
Primavera
Recapitulare Concepte cheie Fereastra Reports afiseaza rapoartele privitoare la planificare, resurse si costuri. Puteti raporta performanta planificarii alegand unul din rapoartele din lista de rapoarte din fereastra Reports. Optiunea Report wizard va ajuta sa creati o varietate de rapoarte pe care le puteti modifica pe masura ce le creati sau dupa ce acestea au fost create. Pentru a crea un raport cu ajutorul Wizard Report:
Selectati datele;
Organizati datele cu ajutorul optiunilor de grupare, sortare si filtrare.
Optiunea Report wizard poate fi utilizata pentru a crea rapoarte pe baza layoutului curent afisat
Intrebari recapitulative
1.
Adevarat sau fals: Rapoartele pot fi atribuite mai multor grupe de rapoarte.
2.
Care din urmatoarele pot fi modificate cu ajutorul optiunii Report wizard? a) Tipurile de date folosite b) Grupele c) Filtele d) Toate variantele de mai sus
302
Primavera Capitolul 21
Site-ul Web al Proiectului
Obiective: Creati si lansati un site web al proiectului Personalizati site-ul web al proiectului Publicati layout-urile activitatilor in format HTML
303
Primavera Site-ul web al Proiectului Site-ul web al Proiectului al proiectului este creat cu scopul de a publica informatii despre proiect sub forma unui site web pe intranetul companiei sau pe Internet. Utilizand un browser Web, echipa de proiect cat si alte parti interesate pot vizualiza documentele proiectului ce contin legaturi spre alte pagini, oferindu-se posibilitatea de a trece de la un proiect la altul sau de la o pagina la o alta pagina in cadrul proiectului. Puteti vizualiza planul proiectului cat si informatii specifice activitatilor, documentelor, resurselor, etc. Puteti naviga pe site-ul web al proiectului utilizand structura WBS a acestuia, ierarhia resurselor, documentele de referinta, codurile activitatilor si riscurile. Optiunile site-ului Web: Personalizati design-ul paginii web. Creati un site web care sa contina unul sau mai multe proiecte.
proiectele trebuie sa fie deschise atunci cand sunt publicate.
Puteti avea control asupra datelor publicate, de exemplu, puteti limita informatiile despre activitati sau informatiile personale cu privire la resurse. Aceti controlul asupra informatiilor ce includ:
layout-urile activitatilor.
layout-urile de urmarire (tracking).
rapoartele proiectelor.
dictionarele Global Data.
304
Primavera
Crearea Site-ului Web al Proiectului
In eticheta General din fereastra Projects, puteti crea o legatura spre locatia site-ului Web al proiectului.
Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-21. 2. In bara Directory apasati butonul Projects. 3. Selectati proiectul Bldg-21. 4. In campul Project web site URL din eticheta General, tastati .
305
Primavera
Utilizati eticheta General pentru a stabili informatiile pe care doriti sa fie afisate in cadrul site-ului: Numele site-ului, descrierea site-ului, cele mai recente informatii pe care doriti sa le atribuiti site-ului. Drumul ales in campul Publish Directory determina locatia site-ului Web. Optiunea Scheme va ajuta sa determinati tipul de scriere (font), culorile, iconitele sau fondul ecranului pe care doriti sa le atribuiti site-ului web.
Etape: 1. In meniul Tools selectati Publish, Project Web Site. 2. Apasati eticheta General. 3. In campul Web site Name tastati . 4. In campul Web Site Description, tastati 5. In campul Publish Directory tastati locatia documentului . 6. Bifati casuta Automatically launch web site preview after publishing.
306
Primavera Personalizarea Site-ului Web al Proiectului Puteti utiliza configurarile deja setate sau va puteti personaliza modul in care arata pagina de web alegand fonturile, grafica, culorile. Configurarile ce pot fi alese includ culorile, iconitele sau tipul textului. Utilizati eticheta Main Form pentru a personaliza formatul site-ului web.
Etape: 1. In eticheta General apasand butonul Edit Scheme. 2. Verificati ca eticheta Main Form sa fie selectata. 3. Din lista Item, selectati Toolbar Background. 4. Din campul Color selectati culoarea light green. 5. Apasati butonul Save As. 6. Tastati numele . 7. Apasati butonul OK.
307
Primavera
Eticheta Splash
Utilizati eticheta Splash pentru a personaliza configurarea ecranului.
Etape: 1. Apasati eticheta Splash. 2. Din lista Item, selectati Splash Screen Background. 3. Selectati campul Color iar apoi selectati culoarea gray. 4. Din lista Item, selectati Splash, Screen Logo. 5. Din campul Location , apasati butonul
si alegeti .
6. Selectati Corporate Logo.gif. 7. Dati click Open. 8. Apasati butonul OK.
308
Primavera
Eticheta Topics
Utilizati eticheta Topics pentru a determina datele de detaliu ce trebuie publicate pe site-ul web. Daca toate casutele sunt debifate, atunci doar structura WBS este publicata.
Etape: 1. Apasati eticheta Topics. 2. Debifati casutele Issues si Risks.
309
Primavera
Eticheta Graphics Utilizati eticheta Graphics pentru a selecta activitatile existente si layout-urile de urmarire pentru a le publica pe site-ul web al proiectului. Definiti layouturile activitatilor in fereastra Activities si layouturile de urmarire in fereastra Traking.
Etape: 1. Selectati eticheta Graphics. 2. Apasati butonul
din Activity Layout.
3. Selectati layoutul activitatii Activity Network. 4. Apasati Ctrl-click pentru a selecta un alt layout Assigning Resources and Costs. 5. Apasati butonul
pentru a aloca cele doua layouturi.
310
Primavera
Eticheta Reports Utilizati eticheta Reports pentru a selecta rapoartele existente ce doriti sa apara pe site-ul web al proiectului. Daca nu doriti ca rapoartele sa apara pe pagina de web al proiectului debifati casuta Include in project web site.
Etape: 1. Apasati eticheta Reports. 2. Apasati butonul
.
3. Selectati raportul AD-01 Activity Status Report apoi apasati butonul
.
311
Primavera
Publicarea Site-ului web
Etape: 1. Selectati Publish. 2. Daca apare un ecran de avertizare dati click OK. 3. Apasati butonul OK.
312
Primavera
Lansarea Site-ului Web Site-ului Web poate fi lansat in doua feluri: In mod automat, daca bifati casuta Automatically launch web site preview after publishing. Manual, din eticheta General din fereastra Projects.
Setarile URL ale site-ului web sunt afisate in Primavera Portofolio Analysis si in Timesheets si pot fi utilizate pentru a lansa site-ul web al prioiectului.
Etape: 1. Pe ecranul aparut apasati apasati butonul Click to Enter.
313
Primavera
Navigarea in site-ul web al proiectului
Site-ul Web al Proiectului este impartit in trei ecrane: Upper pane (ecranul din partea superioara) - contine barele de unelte pentru navigar in vederea asigurarii unui acces rapid in diferite sectiuni ale site-ului.
Selectati in zona de sub bara de unelte pentru a vizualiza un anumit tip de informatii corelate cu ceea ce este selectat in partea superioara a ecranului.
Left pane (partea din stanga ecranului) - selectati elementele pe care doriti sa le vizualizati. Right pane (partea din dreapta ecranului) - navigati printre detaliile elementului afisat in partea din stanga ecranului.
Etape: 1. In partea din stanga ecranului, dati click + pentru a desfasura structura WBS Office Building Addition - Project Web Site. 2. Dati click + pentru a desfasura grupul Mechanical/Electrical Systems. 314
Primavera 3. Selectati Elevator. 4. In Subtoolbar, selectati Activities.
Iconitele din partea superioara a ecranului va permit sa vizualizati dictionarele globale, layouturile activitate / urmarire cat si rapoartele pe care le-ati selectat pentru a fi publicate.
5. In partea superioara a ecranului apasati Graphics. 6. In Activity View selectati Activity Network. 7. Inchideti domeniul de cautare. 8. Apasati butonul Close pentru a inchide casuta de dialog Publish Project Web Site.
Publicarea layouturilor activitatilor
Salvati layouturilor activitatilor ca fisiere HTML, acestea fiind salvate sub forma unei imagini statice a proiectului. 315
Primavera Scala timpului incepe de la data stabilita a layoutului selectat. Coloanele afisate sunt cele definite de layoutul selectat.
Etape: 1. Din meniul Tools, selectati Publish, Activity Layouts. 2. Selectati layoutul Classic WBS Layout. 316
Primavera 3. Apasati butonul
.
4. Specificati locatia documentului HTML . 5. Tastati numele . 6. Verificai tipul documentului, HTML files (*.htm). 7. Apasati butonul Open.
8. Selectati . 9. Inchideti motorul de cautare.
317
Primavera
Recapitulare Concepte Cheie Rolul site-ului web este acela de a publica planul proiectului sub forma unui site in intranet sau pe Internet. Site-ul web poate contine layouturile activitatilor cat si cele de urmarire (tracking), rapoartele proiectelor dar si dictionarele de Date Globale. Puteti utiliza configurarile deja setate sau va puteti personaliza modul in care arata pagina de web alegand fondul, grafica, culorile. Puteti sa salvati layouturilor activitatilor sub forma unor fisiere HTML, acestea fiind salvate sub forma unei imagini statice a proiectului.
Intrebari recapitulative
1. Adevarat sau fals: Planul unui proiect poate fi publicat pe un site pe intranet sau pe Internet.
2. Adevarat sau fals: Pentru a publica Project Web Site, proiectul trebuie sa fie deschis.
3. Care din urmatoarele elemente pot fi personalizate pe site-ul web; a) Scheme b) Topics c) Splash Screen d) Toate variantele de mai sus
4.
Adevarat sau fals: Rapoartele proiectelor nu pot fi postate pe siteul web al proiectului.
318
