Manual de Referencia Primavera P6

Project Management Manual de referencia © 1997 - 2005 Primavera Systems, Inc. Todos los derechos reservados. A no ser que se especifique lo contrario, este software es propiedad de Primavera Systems, Inc. (Primavera) o de sus licenciadores, y está sujeto a la protección de los derechos de autor. Cualquier reproducción total o parcial está estrictamente prohibida. Aunque se ha hecho todo lo posible por asegurar la precisión del documento, Primavera no asume ninguna responsabilidad por las omisiones o imprecisiones que pudiera contener, ni por el uso de la información obtenida del mismo. Primavera se reserva el derecho a realizar cambios en cualquiera de los productos aquí descritos para mejorar la fiabilidad, la función o el diseño, y se reserva asimismo el derecho a revisar este documento y a realizar cambios de vez en cuando en su contenido sin obligación alguna de notificar a nadie de dichas revisiones o cambios. Primavera no asume ninguna responsabilidad surgida de la aplicación o el uso de los productos aquí descritos, ni otorga licencia según sus derechos de patente o los derechos de otros. Puede enviar sus comentarios a: Primavera Systems, Inc. Three Bala Plaza West Bala Cynwyd, PA 19004 Teléfono: 1-610-667-8600 FAX: 1-610-667-7894 Sitio de Internet: http://www.primavera.com Derechos del software: Los productos informáticos de Primavera descritos en este documento no pueden copiarse, reproducirse, modificarse ni distribuirse de ningún modo sin el consentimiento previo por escrito de Primavera. Restricciones de uso y divulgación: El software descrito en este documento es propiedad de Primavera Systems. Se proporciona mediante un contrato de licencia, y sólo podrá utilizarse o divulgarse según las condiciones del contrato. Derechos restringidos del gobierno de los EE.UU.: Si los Estados Unidos de América, sus agencias o departamentos, o alguien en su nombre (“Gobierno de los EE.UU.”) adquiere el Software, se proporcionará con DERECHOS RESTRINGIDOS. El Software y la documentación que lo acompaña son “software comercial” y “documentación del software comercial”, respectivamente, de acuerdo con 48 C.F.R. 12.212 y 227.7202, y “software restringido” de acuerdo con 48 C.F.R. 52.227-19(a), según corresponda. El uso, la modificación, la copia, la divulgación, la reproducción, la exhibición o la revelación del Software y de la documentación que lo acompaña por parte del Gobierno de los EE.UU. están sujetos a las restricciones establecidas en este Contrato, de acuerdo con 48 C.F.R. 12.212, 52.227-14 (Alternate III), 52.227-19, 227.7202, y 1852.227-86, según proceda. Marcas comerciales: Primavera, el logo del reloj de sol de Primavera, Evolve, Expedition, P3, P3e, Primavera Enterprise, Primavera Project Planner, Primavision, PrimeContract, SureTrak Project Manager, SureTrak y TeamPlay son marcas comerciales o marcas registradas de Primavera Systems, Inc. en los Estados Unidos de

América y en otros países. El resto de marcas comerciales aquí mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios. Impreso en los Estados Unidos de América.

Introducción

Los productos de Primavera Primavera proporciona una solución de gestión de proyectos integrada que cuenta con herramientas específicas adecuadas a las necesidades, las responsabilidades y las habilidades de todos los miembros del equipo. Esta solución emplea interfaces Windows estándar, arquitectura cliente/servidor, tecnología compatible con Internet (web-enabled) y bases de datos autónomas (MSDE) o en red (Oracle y Microsoft SQL Server). Primavera ofrece los siguientes componentes de software: Project Management El módulo Project Management permite a los usuarios realizar el seguimiento y el análisis del rendimiento. Es un sistema para múltiples usuarios y proyectos con funciones de control de programación y recursos, que además acepta jerarquías multicapa de proyecto, programación de recursos con énfasis en los puestos o roles y en las habilidades, grabación de datos reales, vistas a medida y datos que puede definir el usuario. El módulo resulta ideal para organizaciones que necesitan gestionar varios proyectos y usuarios de forma simultánea en un mismo departamento o en toda la empresa. Admite una estructura de proyectos de la empresa (EPS - Enterprise Project Structure) con un número ilimitado de proyectos, actividades, programas base, recursos, estructuras jerárquicas de trabajos (WBS - Work Breakdown Structures), estructuras jerárquicas de la organización (OBS - Organizational Breakdown Structures), códigos definidos por el usuario, y programación y nivelación de recursos por el método de ruta crítica (CPM Critical Path Method). Cuando se trata de aplicaciones a gran escala para una gestión de proyectos que abarque toda la organización, se utiliza con Oracle o SQL Server como base de datos del proyecto. Para aplicaciones más pequeñas, se puede usar el Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE). El módulo también proporciona una gestión de recursos centralizada. Esto incluye la aprobación de hojas de tiempo de los recursos y la capacidad de comunicarse con recursos de proyecto que utilicen el módulo Timesheets. Además, el módulo integra gestión de riesgos, seguimiento de problemas y gestión por umbrales. La característica de seguimiento permite que los usuarios realicen resúmenes dinámicos y cruzados de costes, programas y valor ganado de varios proyectos. Se pueden asignar productos y documentos de trabajo del proyecto a las actividades, y gestionarlos de forma centralizada. El Asistente para informes crea informes a medida que extraen datos específicos de su base de datos. Methodology Management El módulo Methodology Management es un sistema para crear y guardar metodologías o plantillas de planes de proyecto en una ubicación central. Los gerentes de proyectos pueden seleccionar, combinar y adaptar las metodologías para crear planes de proyecto a medida. Estas metodologías combinadas pueden importarse al módulo Project Management con el asistente Arquitecto de proyecto y utilizarse

como plantillas para proyectos nuevos. De este modo, su organización podrá mejorar y ajustar continuamente las actividades de metodología, las estimaciones y demás información con cada nuevo proyecto. Portfolio Analysis El módulo Portfolio Analysis es una herramienta para preparar informes que proporciona a la alta dirección una vista resumida de los datos del proyecto que necesiten para su labor. El módulo importa datos activos o resumidos de la base de datos del módulo Project Management, lo que permite que los coordinadores de control de proyecto, los gerentes de proyectos y los gerentes de programas puedan agrupar rápidamente los proyectos en portafolios para su comparación y análisis. Los usuarios pueden abrir el nivel de detalle más bajo de la estructura jerárquica de trabajos (WBS) y personalizar un amplio conjunto de gráficas, tablas e informes. Timesheets Primavera también proporciona un sistema de comunicación y control de tiempos entre proyectos basado en entorno web. Como herramienta de equipo para los participantes del proyecto, Timesheets ayuda a los miembros del equipo a centrarse en el trabajo que tienen entre manos con una simple lista que detalla las tareas por hacer en varios proyectos. También proporciona vistas de los cambios en los proyectos y fichas de tiempos para la aprobación del gerente. Dado que los miembros del equipo utilizan este módulo para introducir información actualizada sobre sus asignaciones, y para registrar el tiempo y compararlo con su carga de trabajo, los jefes del proyecto pueden tomar decisiones cruciales con la confianza de saber que cuentan con la última información disponible. myPrimavera myPrimavera es una aplicación web que proporciona acceso mediante explorador a datos de proyectos, portafolios y recursos de toda la empresa. Cada usuario de myPrimavera puede personalizar una página de área de trabajo personal (Personal Workspace) para crear una vista individualizada centrada en los proyectos específicos y en las categorías específicas de datos de proyecto que sean más relevantes para su rol dentro de la gestión de proyectos y recursos. Las áreas de trabajo y los grupos de trabajo (Workgroups) amplían el modelo de vistas de datos personalizables y especializadas al permitirles a los miembros designados del equipo de proyecto crear una vista de datos uniforme para todo el equipo, relacionada con un proyecto específico o con un subconjunto de actividades dentro de un proyecto. Los menús “Navegación” y “Acciones relacionadas” proporcionan acceso a una amplia gama de vistas de datos y características que permiten a los usuarios de myPrimavera gestionar sus proyectos, desde la revisión y la aprobación del concepto inicial hasta su finalización. Software Development Kit El Primavera Software Development Kit (SDK) permite a los usuarios integrar los datos de la base de datos del módulo Project Management en bases de datos y aplicaciones externas. Proporciona acceso al esquema y a los procedimientos almacenados que resumen la lógica empresarial. El SDK admite la norma de conectividad abierta de bases de datos (Open Database Connectivity - ODBC) e interfaces compatibles con la ODBC, como OLE-DB y JDBC, para conexión con la base de datos de gestión del

proyecto. El SDK se instalará en cualquier ordenador que vaya a integrarse con la base de datos. Claim Digger Claim Digger ofrece la posibilidad de comparar dos proyectos, o un proyecto y un programa base asociado, para determinar qué datos se han añadido, borrado o modificado en los programas. Según los campos de datos que seleccione para la comparación, esta función creará un informe de comparación de planes de proyecto en uno de los tres formatos de archivo disponibles. Claim Digger se instalará de forma automática con el módulo Project Management. Puede acceder a esta función desde el menú Herramientas. ProjectLink ProjectLink es un plug-in que permite a los usuarios de Microsoft Project (MSP) trabajar en el entorno de MSP mientras están conectados a las funciones corporativas de Primavera. Esta función hace posible que los usuarios de MSP abran o guarden los proyectos de la base de datos del módulo Project Management desde la aplicación MSP. Además, los usuarios de MSP pueden recurrir a la gestión de recursos de Primavera desde el entorno de MSP. ProjectLink ayuda a las organizaciones con una cantidad importante de datos de proyecto almacenados en MSP, pero que necesitan que algunos usuarios cuenten con la funcionalidad añadida y la organización de datos optimizada que ofrecen las aplicaciones de Primavera.

Cómo usar la documentación y la ayuda Si desea conocer la lista de funciones nuevas de esta versión del módulo, consulte el apartado What’s New in Project Management? en la Ayuda.

Este manual lo guiará a través del proceso de planificación y control de proyectos con el módulo Project Management. Lea el primer capítulo para familizarizarse con el proceso de la gestión de proyectos, después siga los pasos de cada uno de los capítulos para crear proyectos y componentes de proyectos, configurar los códigos y los documentos, gestionar los recursos adquiridos para llevar a cabo el plan del proyecto, actualizar los proyectos conforme se realiza el trabajo, e informar sobre los resultados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este manual está organizado de la siguiente forma: Parte 1: Información general y configuración Ofrece una visión general de la gestión de proyectos, pasos sencillos para empezar a trabajar lo antes posible, e información sobre los diseños estándar que puede utilizar para visualizar los datos del proyecto. Esta parte también ofrece una visita rápida que incluye instrucciones para configurar las preferencias del espacio de trabajo administrativo (de todo el módulo) y del usuario. Parte 2: Estructuración de proyectos Incluye la información esencial sobre la estructura de proyectos de la empresa (EPS) y describe cómo se configura dicha estructura, cómo se añaden proyectos nuevos para crear la jerarquía, cómo se usa y cómo se navega por la EPS, cómo se abren los proyectos existentes, y cómo se definen las propiedades de los proyectos. Además, la Parte 2 describe cómo: \n

Utilizar la estructura jerárquica de la organización (OBS) junto con la EPS para asegurarse de que todos los proyectos se gestionen de forma eficiente y de que las medidas de seguridad correspondientes se apliquen de forma correcta.

\n

Establecer el personal y el equipo necesarios para realizar el trabajo, definir códigos de recursos jerárquicos ilimitados para agrupaciones y resúmenes, y crear un conjunto estándar de roles basados en los requisitos de habilidades que podrá asignar a los recursos de todos los proyectos.

\n

Establecer y utilizar una estructura jerárquica de trabajos (WBS) como base para la información sobre presupuesto y gastos, las especificaciones y los hitos dentro de la EPS.

\n

Establecer los presupuestos de los proyectos y las fuentes de financiación que los sustentan, los planes de gastos mensuales que muestran cómo se distribuyen los presupuestos a lo largo de los ciclos de vida de los proyectos, y el diseño de las vistas en las que se realiza el seguimiento y el análisis de la desviación conforme avanza el proyecto.

\n

Configurar los códigos de los proyectos para categorizarlos y así poder organizarlos, agruparlos, seleccionarlos y resumirlos.

\n

Crear calendarios en los que se definan las fiestas nacionales y de la empresa, los días laborables y no laborables específicos del proyecto, y los días de vacaciones de los recursos.

Parte 3: Implantación del programa Describe cómo definir un conjunto de códigos para categorizar las actividades del proyecto y así poder organizarlas, agruparlas, seleccionarlas y resumirlas. La Parte 3 también explica cómo: \n

Establecer las actividades que componen los proyectos, y aplicar duraciones, fechas, información de recursos, tipos de actividad, relaciones entre actividades y otros detalles de las mismas.

\n

Establecer los gastos o los costes de un proyecto no relacionados con los recursos, y crear cuentas de costes globales para realizar el seguimiento de los costes y valores ganados de las actividades según los códigos de cuentas de costes específicos de la organización.

Parte 4: Actualización y gestión del programa Describe cómo se establecen planes de programa base para el seguimiento de costes de proyecto, programas y datos de rendimiento. La Parte 4 también explica cómo: \n

Actualizar los proyectos mediante la asignación directa de fechas reales a las actividades o mediante el uso de fechas de las hojas de tiempo del módulo Timesheets, y cómo programar y nivelar los proyectos

\n

Resumir y guardar los datos de proyecto “sobre la marcha” o según los intervalos regulares que usted programe.

\n

Establecer cuestiones o problemas conocidos dentro de un plan de proyecto, ya sea de forma manual o mediante la definición de umbrales, que controlen los datos de proyecto según las medidas que se especifiquen.

\n

Calcular el efecto que un riesgo de proyecto (cuando existe alguna preocupación o incertidumbre sobre un proyecto o uno de sus componentes) tendrá en el programa, los costes y la duración de un proyecto.

\n

Catalogar y realizar el seguimiento de todos los documentos y entregas relacionados con el proyecto, y realizar el seguimiento del programa mediante la configuración de vistas adicionales para controlar el estado del proyecto.

\n

Comprobar los proyectos dentro y fuera del módulo para lograr que los datos siempre sean lo más actuales posibles en toda la organización.

Parte 5: Personalización de proyectos Describe cómo personalizar los diseños de las vistas para analizar los datos e introducirlos de la forma más sencilla posible, y para visualizar información específica sobre los proyectos. La Parte 5 también describe cómo preparar informes que detallen o resuman la información del proyecto y respondan a las preguntas claves que surjan conforme dicho proyecto avance. Además, en esta parte se analiza cómo publicar un proyecto en Internet.

Ayuda de Project Management Proporciona un extenso sistema de ayuda en línea que complementa la documentación. Utilice la Ayuda para acceder a información general sobre opciones de programa, a descripciones detalladas de ventanas y cuadros de diálogo, y a instrucciones paso a paso para tareas específicas de proyecto. La Ayuda también incluye una Ayuda para sugerencia sobre los valores de las columnas de varias ventanas. Para acceder a la Ayuda para sugerencia, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” o “Diseño”, escoja “Ayuda para sugerencia” y después haga clic en un valor de una columna.

Dónde obtener asistencia técnica Si tiene alguna pregunta sobre el uso de los productos de Primavera que su administrador de redes no pueda resolver con la información de la documentación o la Ayuda, póngase en contacto con el Servicio de asistencia al cliente en los horarios y oficinas incluidos a continuación. Procure tener a mano el número de serie del producto de Primavera cuando realice la llamada. Todas las llamadas se graban para que Primavera pueda responder a sus preguntas con rapidez. Oficina

Zona horaria

Horas

Teléfono

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Dirección de Internet*

Bala Cynwyd,

ET

8:00–20:00

1-610-668-3030

1-610-667-0652

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Pennsylvania,

(L-V)

EE.UU.

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Londres,

GMT

Inglaterra, R.U.

8:30-18:30

44-20-8563-5555 44-20-8563-5543

[email protected]

+852-2111-8299

[email protected]

(L-J) 8:30-17:30 (V)

Hong Kong

GMT +8

8:00-17:00

+852-2111-9477

(L-V) *Para obtener asistencia 24 horas, visite la base de conocimientos en línea de Primavera (Knowledgebase) en http://www.primavera.com/support/knowledgebase.html.

En los Estados Unidos de América, Primavera supervisa de forma periódica y aleatoria las llamadas al servicio de asistencia técnica para asegurarse de que usted reciba una ayuda de primera calidad.

Todos los productos de Primavera están respaldados por una asistencia y una formación exhaustivas. Si se encuentra en los EE.UU. y desea solicitar folletos informativos sobre nuestros productos, póngase en contacto con su distribuidor local, llame a Primavera al 1-610-667-8600 o envíe su petición por correo electrónico a [email protected]. En el Reino Unido, llame al 44-20-8563- 5500 o envíe su solicitud por correo electrónico a [email protected].

El módulo Project Management de Primavera es un completo software de planificación y control de múltiples proyectos sobre bases de datos de

servidor SQL, Oracle y MSDE para la escalabilidad de la gestión de proyectos de toda la empresa. El módulo puede utilizarse de forma autónoma para la gestión de proyectos y recursos, o puede emplearse con otros productos de Primavera.

En esta introducción

Parte 1

Información general y configuración En esta parte

L

ea esta parte para ampliar sus conocimientos sobre la gestión de proyectos.

Comprender la gestión de proyectos analiza cómo aborda Primavera la gestión de proyectos. También define los distintos roles de gestión de proyectos dentro de la organización, explica cómo estos roles pueden utilizar otros programas de Primavera para lograr los objetivos de su proyecto, y proporciona información general sobre los métodos empleados para gestionar y controlar los proyectos de forma apropiada. Visita rápida presenta conceptos clave de la gestión de proyectos y explica cómo realizar tareas básicas, como abrir un proyecto nuevo y usar los asistentes. Definición de preferencias y categorías administrativas explica cómo aplicar una serie de parámetros y valores comunes a todos los proyectos. El capítulo Configuración de las preferencias de usuario explica cómo personalizar el módulo para adaptarlo a sus necesidades específicas.

Comprender la gestión de proyectos ¿Por qué usar la gestión de proyectos corporativa? Las grandes empresas suelen tener cientos (o incluso miles) de proyectos iniciados al mismo tiempo para crear productos y servicios nuevos que construyan su futuro. Estos proyectos se expanden por las jerarquías y las cadenas de mando normales de la empresa, por lo que la gestión de proyectos se convierte en un reto que abarca toda la organización. La presión por terminar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto, y mantener además un margen competitivo impulsa a las empresas a desarrollar e implantar procesos de gestión de proyectos. Las empresas se empiezan a alejar de las estructuras funcionales tradicionales para optar por una organización de varios proyectos que logre objetivos claros y urgentes mediante el uso de recursos limitados y compartidos, y necesitan recuperar más deprisa la inversión en dichos proyectos para materializar los ingresos potenciales y aumentar el capital de los accionistas. La gestión de proyectos proporciona información completa sobre todos los proyectos de una organización, desde resúmenes para la dirección hasta planes detallados por proyecto. Los miembros de los distintos niveles de la compañía podrán analizar, registrar y comunicar información fiable, y tomar decisiones oportunas y fundamentadas que les ayuden en su misión corporativa. Al poner la herramienta correcta en las manos adecuadas, la gestión de proyectos permite que la organización pueda: \n

Tomar decisiones empresariales estratégicas.

\n

Controlar hasta el último detalle necesario para llevar los proyectos a buen término.

\n

Comprender las necesidades de recursos en cada momento, establecer prioridades y evaluar los requisitos de personal a largo plazo.

\n

Utilizar recursos especializados de forma eficiente y productiva.

\n

Reorganizar los proyectos para ajustar los cambios en las prioridades sin sacrificar la calidad.

Su papel en la organización Por definición, la gestión de proyectos debe satisfacer las necesidades de varios tipos de usuarios. Este apartado describe los papeles o roles que suelen utilizarse en los programas de Primavera. Los roles pueden variar o solaparse según la organización de la que se trate. Administradores de redes Los administradores de redes configuran el entorno de red de una organización (redes locales y extensas) para un rendimiento óptimo con los programas de Primavera. Instalan y mantienen el servidor, y los componentes de servidor y cliente de los programas. Además, gestionan el acceso de los usuarios a los datos, y desarrollan y mantienen una política de seguridad completa que asegure la protección de los datos frente a accesos no autorizados, robos o daños. Los administradores de redes se aseguran de que el hardware y el software en el que se basan los programas de Primavera funcionen de forma fiable, para lo cual realizan las siguientes acciones: \n

Configuran y mantienen la red para garantizar conexiones fiables y que la transferencia de datos sea lo más rápida posible.

\n

Crean y mantienen listas precisas de recursos y usuarios de la red, de modo que cada uno de ellos cuente con una identidad única en la red.

Administradores de la base de datos Los administradores de la base de datos (DBA) son los responsables de configurar, gestionar y asignar derechos de acceso a la base de datos de Primavera. Configuran y supervisan las reglas que rigen el uso de las bases de datos corporativas, mantienen la integridad de los datos y establecen las normas de interoperabilidad. Los administradores de la base de datos garantizan el acceso seguro a la base de datos de Primavera, para lo cual realizan las siguientes acciones: \n

Instalan, configuran y actualizan el software del servidor de la base de datos y los productos relacionados, según se requiera.

\n

Crean y implantan la base de datos.

\n

Implantan y mantienen la seguridad de la base de datos, lo que incluye la creación y el mantenimiento de usuarios, roles y privilegios para la base de datos.

\n

Supervisan el rendimiento de la base de datos y realizan los ajustes que sean necesarios.

\n

Planifican el crecimiento y los cambios, y establecen y mantienen las políticas y los procedimientos de copia de seguridad y recuperación.

Directores de operaciones Los directores de operaciones son responsables de la planificación estratégica y del análisis continuo del rendimiento. Utilizan los módulos Project Management y Portfolio Analysis para analizar datos de programación, recursos y costes en múltiples proyectos. Los directores senior pueden ser responsables de: \n

Priorizar proyectos.

\n

Las ganancias o pérdidas de una persona jurídica concreta.

\n

La financiación y la decisión de realizar o no realizar los proyectos.

\n

La planificación estratégica del futuro de la empresa o el departamento.

Coordinadores de control de proyectos Los coordinadores de control de proyectos son responsables de garantizar que los programas de Primavera se implanten de forma correcta y funcionen sin problemas. Desempeñan un papel clave durante la implantación, para lo cual: \n

Trabajan con los directores de operaciones y con los gerentes de programas/proyectos para configurar las metodologías en el módulo Methodology Management.

\n

Trabajan con los directores de operaciones y con los gerentes de programas/proyectos para estructurar las jerarquías de proyecto, la estructura jerárquica de la organización (OBS) y las jerarquías de recursos, para establecer calendarios básicos, y para definir los campos y códigos personalizados de la organización en el módulo Project Management.

\n

Trabajan con el administrador de proyectos para crear cuentas de usuario y grupos de usuarios para el módulo Project Management.

\n

Asignan derechos de seguridad a los usuarios del módulo Project Management.

Gerentes de programas Los gerentes de programas supervisan a varios gerentes de proyectos de alto nivel; son responsables de múltiples proyectos y utilizan los módulos Project Management, Methodology Management, Portfolio Analysis y myPrimavera para: \n

Realizar análisis cruzados de varios proyectos.

\n

Gestionar proyectos para terminarlos a tiempo y dentro de presupuesto.

\n

Priorizar recursos de varios proyectos.

\n

Planificar los proyectos antes de su financiación.

Gerentes de proyectos Los gerentes de proyectos gestionan múltiples proyectos pequeños y repetitivos o un solo proyecto complejo. Son los responsables de terminar a tiempo y dentro de presupuesto los proyectos, y utilizan el módulo Project Management para: \n

Asignar recursos específicos a un proyecto, junto con el gerente funcional de dichos recursos.

\n

Comunicar la información del proyecto al resto de la cadena de mando, tanto por encima como por debajo de ellos.

\n

Gestionar los recursos relacionados con el proyecto.

Gerentes de recursos/costes Los gerentes de recursos asignan los recursos de varios proyectos y distribuyen las cargas de trabajo. Son los responsables de planificar los recursos, incluidos los de contratación, alquiler y formación, y pueden ser responsables de cargar la información sobre los recursos en los módulos Project Management o Methodology Management. Los gerentes de costes realizan análisis financieros detallados de los proyectos, manejan la facturación de los proyectos e integran la información financiera de la compañía. Jefes de equipo Los jefes de equipo gestionan el trabajo de parte de un proyecto más grande. Son gerentes que producen trabajo y gestionan un equipo, y a menudo utilizan los módulos Project Management y Timesheets para priorizar las tareas o los objetivos a corto plazo, sobre todo cuando la duración es inferior al periodo de planificación del proyecto. Miembros del equipo Los miembros del equipo tienen la formación específica necesaria para un proyecto. Trabajan con su gerente para desarrollar actividades y duraciones para su incorporación al programa. Una vez añadidas las actividades al programa, los miembros del equipo las actualizan con el módulo Timesheets para indicar el trabajo que han realizado durante los periodos contables designados.

Información general sobre el proceso de gestión de proyectos Cuando los contratistas desarrollan los planes para construir un edificio, uno de los primeros pasos es echar los cimientos. Esto también puede aplicarse a la construcción de proyectos con el módulo Project Management. Las estructuras jerárquicas de los datos actúan como los cimientos antes de añadir los datos reales del proyecto. A continuación se sugiere una secuencia para configurar estas estructuras: \n

Configurar la estructura jerárquica de la organización (OBS), que es la disposición jerárquica de la estructura de gestión de su compañía, ya sea por roles o individuos.

\n

Configurar la estructura de proyectos de la empresa (EPS), que es la estructura jerárquica que identifica los proyectos que abarcan toda la compañía y permite la organización y la gestión de dichos proyectos en su empresa.

\n

Configurar una jerarquía de recursos que refleje la estructura de recursos de su organización y ayude a asignar recursos a las distintas actividades.

\n

Para cada proyecto, configurar la estructura jerárquica de trabajos (WBS), que es una disposición jerárquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto.

Si desea más información sobre la configuración de la seguridad, consulte la Administrator’s Guide.

Los coordinadores de control de proyectos, en colaboración con los directores de operaciones y los gerentes de programas o proyectos, estructuran las jerarquías de las OBS y EPS. Si se configura la OBS en primer lugar, se podrá relacionar a los gerentes responsables con sus áreas de la EPS (ya sean nodos o proyectos) cuando se estructure esta última. El acceso y los privilegios de los usuarios para los nodos y proyectos dentro de la jerarquía de la EPS también se implantarán a través de una OBS seria, de modo que los perfiles de seguridad que supervisan el acceso de los participantes a los datos puedan establecerse al inicio del proceso. Una vez establecida la OBS podrá configurarse la EPS. Una EPS puede consistir en varios nodos raíz que permiten la agrupación de tipos concretos de proyectos, como plantillas de proyecto o proyectos de alto riesgo. Dentro de cada nodo raíz puede desglosar más una EPS en múltiples nodos, como proyectos de mejora de capital y proyectos de fabricación, para categorizar los tipos de proyectos de plantillas. La WBS actúa como una continuación de la EPS para los proyectos individuales de la organización. Una WBS proporciona organización y control del proyecto, así como información sobre las actividades a través de una jerarquía de elementos de la WBS. Cuando se crea un proyecto, el módulo Project Management crea automáticamente un elemento de la WBS en el mismo nivel de jerarquía y con el mismo nombre que el proyecto. Puede establecer fechas, presupuestos y planes de gastos previstos para los proyectos de un nivel alto de la WBS, de modo que se indique cuándo debe realizarse el trabajo, cuál

será su presupuesto y los gastos mensuales previstos antes de añadir cualquier proyecto a la EPS. Además, podrá usar el presupuesto y los datos de financiación ya establecidos en los elementos de la WBS para los elementos homólogos en proyectos y actividades. Si desea más detalles sobre la configuración de estas estructuras, consulte los capítulos correspondientes de la Parte 2.

El siguiente ejemplo representa cómo las estructuras de OBS, EPS y WBS se interrelacionan dentro de una rama de la EPS.

Planificación, control y gestión de proyectos Antes de implantar el módulo para programar los proyectos, los miembros del equipo y el resto de los participantes deben comprender los procesos de la gestión de proyectos y las recomendaciones pertinentes que ayudarán a implantar de forma segura el software que apoyará su misión corporativa. Si se dirigiera a un lugar que no ha visto nunca, ¿se metería en el coche sin unas instrucciones previas o un mapa? Seguramente no. Es más que probable que se tome un tiempo para planificar el viaje, considerar las rutas alternativas y calcular cuándo llegará. Planificar el viaje antes de salir lo ayudará a realizarlo con éxito. Y por el camino, si se encuentra con carreteras cortadas o retrasos por el tráfico, ya tendrá preparadas unas vías alternativas para llegar a su destino. La gestión de proyectos sigue la misma metodología y tiene el mismo objetivo: para lograr los objetivos del proyecto, antes hay que planificarlos. La buena gestión de proyectos ya no es una opción en el mundo empresarial de hoy en día. Se ha convertido en una herramienta crítica para que la compañía esté bien encauzada y logre sus objetivos. En pocas palabras, la gestión de proyectos es el proceso de lograr los objetivos marcados dentro de las restricciones de tiempo, presupuesto y personal establecidas. Le permite sacar el máximo provecho de los recursos disponibles. Los recursos incluyen: \n

Gente

\n

Materiales

\n

Dinero

\n

Equipos

\n

Información

\n

Instalaciones

\n

Roles

Gestionar todas estas variables teniendo en cuenta los factores de la organización en múltiples proyectos permite que los gerentes de proyectos y los directivos de la compañía cuenten con una visión precisa de cómo el uso de cada recurso de un proyecto afecta a los otros proyectos. El proceso de la gestión de proyectos se rige por tres principios claves: \n

Planificación

\n

Control

\n

Gestión Planificación de un proyecto El primer paso de la gestión de proyectos es definir el proyecto. 1

¿Cuál es el alcance del trabajo? ¿Qué actividades comprenderá el proyecto y cuál es la relación entre ellas? También tendrá que identificar los hitos principales que lo ayudarán a supervisar el progreso del proyecto.

2

¿Cuánto durará el proyecto? ¿Cuál es la fecha de inicio y de fin del proyecto?

3

¿Qué recursos están disponibles para el proyecto? Además de la mano de obra, piense en todos los tipos de recursos que necesitará.

4

¿Quién realizará cada tarea? Determinar los recursos de mano de obra y las horas de trabajo de las que disponen es una parte fundamental de la creación de un buen proyecto. Hay que tener en cuenta el tiempo de inactividad y las vacaciones, y determinar la semana de trabajo normal para los distintos tipos de personal.

5

¿Cuánto costará el proyecto? ¿Cuánto costará cada recurso? ¿Hay algún coste oculto en el proyecto?

6

¿Cuál es el presupuesto estimado? Establecer una estimación de presupuesto por adelantado lo ayudará a supervisar posibles excesos en los costes.

Las respuestas a estas preguntas constituyen el marco de su proyecto. Control de un proyecto Una vez creado el proyecto y estimado el presupuesto necesario, se guardará este plan original como programa base o programa objetivo que lo ayudará a controlar el proyecto. El programa base proporciona un punto de referencia sólido aunque el programa varíe con el tiempo. Le permite comparar el programa original con el actual, identificar los cambios significativos y desarrollar planes de emergencia. El proyecto se controla para mantenerlo en la dirección correcta. Podrá realizar un seguimiento del progreso y los costes del trabajo, compararlo con su programa base y después recomendar las acciones oportunas. El control eficaz del proyecto supone muchas ventajas. Le permite vigilar de cerca los posibles problemas antes de que se conviertan en críticos. Permite que el equipo del proyecto y la dirección vean los costes y los plazos del programa basados en la programación real. Gestión de un proyecto El proceso de guiar un proyecto desde su inicio hasta su finalización es responsabilidad del gerente de proyectos. Un buen gerente de proyectos tiene muchas funciones: a veces actúa como motivador, otras

como comunicador, otras como coordinador y otras como asesor. Mientras controla el progreso del proyecto debe mantener al equipo al corriente de los cambios en el programa y de las posibles consecuencias. En muchos aspectos, el gerente es el embajador del proyecto y debe asegurarse de que la organización del mismo lleva a cabo su trabajo para lograr el mejor resultado posible. Para ser un gerente de proyectos eficiente también es necesario ser coherente cuando se actualizan los proyectos. Seleccione un día de la semana o un día cada dos semanas para actualizar los proyectos de forma regular. Esta actualización regular incluirá el progreso y tendrá en cuenta valores como: \n

Fechas en las que se inician o finalizan las actividades.

\n

Fechas en las que se consumen los recursos.

\n

Cambios en los porcentajes de recursos.

Determine una política estándar para el proceso de actualización y programación, y para informar del progreso. El módulo Project Management proporciona varias herramientas que lo ayudarán a informar sobre el progreso tanto a los miembros del equipo como a la dirección. Utilice la opción “Sitio web del proyecto” para crear una ubicación central en la que los miembros del equipo puedan consultar el progreso del mismo. Considere los distintos informes de sistema como una forma de comunicar los cambios. Además, la dirección puede utilizar el módulo Portfolio Analysis para resumir los datos de proyecto y contar con una imagen instantánea del progreso de un proyecto o de un grupo de proyectos.

Los productos informáticos de Primavera están diseñados para atender las necesidades de gestión de organizaciones que trabajan en muchos proyectos de forma simultánea. Estas aplicaciones integradas utilizan la gestión de proyectos para atender las necesidades de gestión de los equipos de proyecto en distintos lugares y niveles de la organización. Este capítulo proporciona una visión general de la gestión de proyectos, los roles utilizados en ella, y los conceptos básicos para planificar, gestionar y controlar sus proyectos. En este capítulo

Visita rápida

Cómo empezar El proceso de instalación lo guiará para configurar el módulo en su ordenador. Consulte la Administrator’s Guide si necesita instrucciones más detalladas. Entrada en el módulo Project Management Haga clic en “Inicio”, después escoja Programas/Primavera/Project Management. Inicio de la sesión Antes de utilizar el módulo, tendrá que introducir el nombre de registro y la contraseña correctos. Si no conoce su nombre de registro o su contraseña, consulte con el administrador de sistemas.

1 Escriba su nombre de registro.

4 Haga clic para abrir el cuadro de diálogo de bienvenida

2 Escriba su contraseña. 3 Acepte la base de datos que se muestra o seleccione otra base de datos

En las contraseñas se distingue entre mayúsculas y minúsculas. El nombre de registro y la contraseña no pueden tener más de 20 caracteres.

Utilice el cuadro de diálogo de bienvenida para crear un nuevo proyecto, abrir un proyecto existente, abrir el último proyecto utilizado o abrir sólo datos globales.

Haga clic para seleccionar otro portafolio. Inicia el asistente “Crear un nuevo proyecto” para añadir un proyecto nuevo. Muestra el cuadro de diálgo “Abrir proyecto” para seleccionar un proyecto existente o un nodo de la EPS. Abre el último proyecto utilizado. Abre el módulo sin abrir ni crear ningún proyecto. Sólo estarán disponibles los datos globales y las funciones administrativas.

Marque la casilla de verificación “No volver a mostrar esta ventana” si no desea que el cuadro de diálogo de bienvenida aparezca cada vez que abre el módulo. Se abrirá automáticamente el último proyecto utilizado. Para volver a activar esta opción, escoja “Editar”, “Preferencias del usuario”, haga clic en la pestaña “Aplicación” y marque la casilla “Mostrar la ventana de Bienvenida al inicio”.

Seleccionar un portafolio Seleccione un portafolio de proyectos para ver un grupo de proyectos con una característica común. Un portafolio puede contener cualquier cantidad de proyectos. Entre en “Archivo”, “Seleccionar portafolio de proyecto” para configurar los portafolios de proyectos.

Haga clic para cambiar la vista de los portafolios. Puede cambiar la fuente de la tabla, el color y la altura de las filas, o plegar/desplegar todas las bandas.

Haga clic para seleccionar el portafolio marcado.

Modificar un portafolio Utilice el cuadro de diálogo “Portafolios del proyecto” para ver y cambiar la información general sobre el portafolio seleccionado. También se pueden añadir y borrar portafolios. La parte superior del cuadro de diálogo “Portafolios de proyectos” contiene información sobre todos los portafolios disponibles, mientras que la parte inferior se divide en dos pestañas que muestran información específica sobre el portafolio seleccionado.

Seleccione quién puede acceder al portafolio deseado. “Todos los usuarios” significa que el portafolio estará disponible para todos los usuarios; “Usuario actua”l significa que sólo el usuario actual podrá acceder al portafolio; y “Otro usuario” significa que sólo el usuario que se especifique podrá acceder al portafolio.

Haga clic para añadir proyectos al portafolio deseado.

Haga clic para eliminar proyectos del portafolio seleccionado.

Seleccionar un idioma Utilice el cuadro de diálogo “Definir idioma” para seleccionar el idioma de la información de los menús, cuadros de diálogo y mensajes.

Esta opción no afecta a los datos que introduzca, que aparecerán tal y como usted los escriba.

Seleccionar un idioma Para mostrar el cuadro de diálogo “Definir idioma”, entre en “Herramientas”, “Establecer idioma”.

El área de trabajo Cuando un proyecto se abre por primera vez, el área de trabajo inicial muestra las principales funciones disponibles en el módulo. Por ejemplo, haga clic en “Actividades” para centrarse en los datos de actividades y personalizar el diseño. El área de trabajo de cada ventana principal consta de una barra de menú, una barra de navegación, una barra de directorio, una barra de herramientas y una barra de comandos.

Use la barra de herramientas para acceder rápidamente a las opciones de la ventana mostrada y para cambiar el aspecto de la vista.

Use la barra de navegación para moverse entre ventanas abiertas, mostrar y ocultar el directorio, y abrir rápidamente la Ayuda de una ventana específica.

Escoja un menú para abrir una lista de comandos.

Use el directorio para cambiar su punto de interés.

Haga clic en la barra de comandos para realizar varias funciones específicas de las ventanas abiertas.

Visualizar la barra de directorio Utilice el directorio para visualizar las ventanas más deprisa. Entre en “Ver”, “Barras de herramientas”, “Directorio” para mostrar u ocultar la barra de directorio. Para mostrar u ocultar el texto de los botones de la barra de directorio, entre en “Ver”, “Barras de herramientas”, “Texto de los botones de directorio”. Muestra la ventana “Proyectos”. Utilícelo para revisar de forma global la estructura de proyectos de la empresa (EPS) y para trabajar con proyectos individuales.)

Muestra los datos correspondientes a la empresa.

Muestra la ventana “Recursos”. Utilícelo para añadir o modificar los recursos de su organización. Muestra la ventana” Informes”. Utilícelo para generar informes de todos los proyectos o del proyecto abierto. Muestra la ventana “Seguimiento”. Utilícelo para mostrar y crear diseños de seguimiento para el proyecto abierto. Muestra la ventana “Estructura jerárquica de trabajos (WBS)”. Utilícelo para añadir o modificar la WBS del proyecto abierto. Muestra la ventana “Actividades”. Utilícelo para trabajar con actividades en el proyecto abierto.

Muestra los datos correspondientes al proyecto.

Muestra la ventana “Asignaciones de recursos”. Utilícelo para ver, añadir y borrar recursos asignados a las actividades. Muestra la ventana de “Documentos y productos de trabajo”. Utilícelo para crear y asignar productos de trabajo/documentos al proyecto abierto. Muestra la ventana “Gastos del proyecto”. Utilícelo para trabajar con elementos de gasto del proyecto abierto. Muestra la ventana “Umbrales del proyecto”. Utilícelo para añadir o borrar umbrales en el proyecto abierto. Muestra la ventana “Problemas del proyecto”. Utilícelo para añadir o borrar problemas en el proyecto abierto, para revisar el historial de problemas y para notificar los problemas a otros miembros del equipo. Muestra la ventana “Riesgos del proyecto”. Utilícelo para añadir, borrar o calcular los riesgos del proyecto abierto.

Visualizar la barra de navegación Utilice la barra de navegación para moverse entre ventanas abiertas. También puede utilizar la barra de navegación para mostrar u ocultar el directorio, y para abrir la Ayuda de la ventana actual o del cuadro de diálogo actual. La barra de navegación se muestra u oculta si selecciona “Ver”, “Barras de herramientas”, “Barra de navegación”. Para mostrar u ocultar el texto de los botones de la barra de navegación, escoja “Ver”, “Barras de herramientas”, “Texto de los botones de la barra de navegación”. Muestra la siguiente ventana de la serie de ventanas que haya abierto. El botón “Adelante” sólo está disponible después de usar el botón “Atrás” para volver a mostrar una ventana previa.

Vuelve al área de trabajo inicial.

Muestra la última ventana abierta.

Muestra u oculta el directorio.

Abre la Ayuda.

Utilizar los menús de acceso directo En vez de utilizar los menús y botones normales, también puede utilizar el botón derecho del ratón para acceder a los comandos más usuales. Para utilizar los menús de acceso directo, haga clic con el botón derecho del ratón en un elemento o espacio en blanco de cualquier ventana, después escoja el comando adecuado. Seleccionar varios elementos Para seleccionar un grupo de elementos que estén juntos en la visualización, mantenga pulsada la tecla Mayúsculas, haga clic en el primer elemento del grupo y después en el último elemento del grupo. Para seleccionar varios elementos que no estén juntos en la visualización, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de los elementos que desee seleccionar.

¿Qué es un diseño de vista? Un diseño de vista es una vista a medida de la información del proyecto. Para personalizar un diseño de modo que satisfaga unas necesidades específicas, se puede elegir entre una amplia gama de información de proyecto, columnas, colores, fuentes y agrupaciones de actividades, y estos datos pueden visualizarse en los diseños de vista superior o inferior. Por ejemplo, puede mostrar un diagrama de Gantt en el diseño de vista superior y una tabla de actividades en el inferior. Cada vez que cambie la forma en la que se presentan los datos en el diseño de vista superior e inferior, estará creando un diseño único. Cuando cierre un diseño, el módulo le pedirá automáticamente que lo guarde, lo que le permitirá definir un nombre único para dicho diseño y volver a utilizarlo con el proyecto actual o con otro proyecto distinto. También puede personalizar la tabla de actividades y el diagrama de Gantt en la ventana “Proyectos”.

La tabla de actividades Muestra la información de la actividad en formato tabular. Utilice este tipo de diseño para actualizar rápidamente un proyecto. Utilice la función “Llenar hacia abajo” para copiar y pegar el contenido de las filas de la tabla de actividades. Puede utilizar filtros y agrupar datos para ver tan sólo las actividades que tengan lugar en su ciclo de estado actual. Puede personalizar las columnas de la tabla de actividades. También puede clasificar, filtrar y agrupar actividades en la tabla de actividades, además de cambiar la fuente de la información y el color del fondo de la tabla. La tabla de actividades se muestra en el diseño de vista superior e inferior. Si necesita más información sobre el uso de la función “Llenar hacia abajo” de la tabla de actividades, consulte la Ayuda.

El diagrama de Gantt Proporciona una presentación gráfica del progreso de la actividad a lo largo del proyecto. Puede personalizar las barras, los colores, las etiquetas y los símbolos del diagrama de Gantt. También puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades. El diagrama de Gantt se muestra en el diseño de vista superior e inferior. La tabla de uso de actividades Muestra datos de unidades, costes o valores ganados por actividad a lo largo del tiempo. Utilice este tipo de diseño de vista para revisar por período y por datos de recursos/costes de actividad resumidos. La tabla de uso de actividades se muestra en el diseño de vista superior e inferior. La red de actividades Proporciona una presentación gráfica de actividades, incluidas las relaciones lógicas. Puede especificar qué información desea que se muestre, y puede cambiar los colores y las fuentes. También puede agrupar y filtrar las actividades de la red. La red de actividades se muestra sólo en el diseño de vista

superior. Los detalles de actividad Muestran información detallada sobre la actividad que seleccione en la tabla de actividades o en la red de actividades. También puede usar los detalles de actividad para introducir y editar la información de una actividad, como fechas, asignaciones de recursos, y relaciones predecesoras y sucesoras. Los detalles de actividad se muestran sólo en el diseño de vista inferior. La tabla de utilización de recursos Muestra los datos de los recursos en formato tabular. Este enfoque le resultará útil cuando actualice y mantenga tanto la jerarquía de recursos de la organización como la información de recursos individual. Esta tabla se muestra sólo en el diseño de vista inferior. El perfil de utilización de actividades Muestra una distribución temporal de unidades y costes de actividades en formato de gráfico de barras. Puede personalizar todos los aspectos de la presentación del perfil de utilización de actividades. También puede filtrar la información de actividades del mismo. Este perfil se muestra sólo en el diseño de vista inferior. El perfil de utilización de recursos Muestra una distribución temporal de unidades y costes de recursos en relación con las actividades de un formato de gráfico de barras. Puede personalizar todos los aspectos de la presentación del perfil de utilización de recursos. También puede filtrar la información de actividades y recursos. Este perfil se muestra sólo en el diseño de vista inferior. También puede visualizar un histograma apilado del perfil en la ventana “Actividades”, y en el diseño tipo “Análisis de recursos” de la ventana “Seguimiento”. La lógica de seguimiento Proporciona una presentación gráfica de las relaciones de dependencia de una actividad seleccionada en la tabla de actividades o en la red de actividades. La lógica de seguimiento se muestra sólo en el diseño de vista inferior. Use la barra de herramientas para personalizar el diseño. Para cerrar del todo la parte inferior del diseño y ver sólo la parte superior, haga clic en el botón “Mostrar/ocultar diseño inferior”.

Para ocultar o mostrar más información en cada panel, arrastre la barra horizontal que divide la parte superior e inferior.

En este diseño de ejemplo, la parte superior de la ventana muestra los datos de actividad en un diagrama de Gantt, mientras que la parte inferior de la ventana muestra los detalles de actividad.

Personalización de presentaciones La mayoría de las ventanas y de los cuadros de diálogo incluyen una barra de opciones de presentación o diseño en la parte superior de la pantalla, que contienen comandos que le permiten personalizar la presentación actual. Haga clic en esta barra para mostrar un menú con los comandos disponibles para la ventana o el cuadro de diálogo en cuestión. También podrá acceder a muchos de estos comandos desde el menú “Ver”.

Haga clic en la barra de opciones de diseño para mostrar el menú de opciones disponibles para la ventana “Actividades”.

Si necesita más detalles sobre la personalización de diseños de vista, consulte el capítulo Personalización de diseños de vistas.

Puede cambiar su presentación de vista jerárquica a lista para mostrar la información que aparece en distintos niveles, como en el caso de recursos y de la estructura jerárquica de trabajos. Para cambiar una presentación de vista jerárquica a modo lista, haga clic en la etiqueta de la columna que aparece a la izquierda de la pantalla.

Un símbolo de esquema ( ) en la etiqueta de la columna de la izquierda indica vista de jerarquía.

Un símbolo de triángulo( ) en la etiqueta de la columna de la izquierda indica modo lista.

Después de cambiar una presentación a modo lista, también puede ordenar la información mostrada si hace clic en la etiqueta de cualquier columna.

Diseños de ejemplo La base de datos de ejemplo que incluye el módulo proporciona diseños estándar que puede utilizar en sus propios proyectos. Para abrir un diseño de ejemplo, abra primero uno de los proyectos de la base de datos de ejemplo o de su propia base de datos en la ventana “Actividades”, después escoja “Ver”, “Diseño”, “Abrir”.

En este diseño de ejemplo puede ver los datos del proyecto según la estructura jerárquica de trabajos (WBS)

Este diseño le permite comparar las fechas actuales con las fechas del programa base.

Este diseño de red de actividades le permite ver su proyecto de forma gráfica, por relaciones de precedesor y sucesor. Haga clic en los cuadros de la red de actividades para moverse por la ruta crítica del proyecto, o haga clic con el botón derecho del ratón para cambiar los datos.

Utilización de los asistentes Los asistentes son muy útiles para agilizar el trabajo. Lo pueden guiar rápidamente por los pasos repetitivos y hacer la mayor parte del trabajo por usted. El módulo contiene asistentes para crear proyectos nuevos, añadir actividades, crear recursos y preparar informes.

Si prefiere trabajar sin asistentes, marque esta casilla de verificación en el primer cuadro de diálogo de cada asistente, o entre en “Editar”, “Preferencias del usuario”, “Asistencia” y configure sus preferencias en la sección “Asistentes”.

Estos botones de navegación lo guiarán por el asistente. Haga clic en “Prev” para cambiar las entradas previas y en “Siguiente” para avanzar.

Puede especificar si desea que los asistentes lo ayuden a añadir actividades y recursos. También existen otros asistentes para crear proyectos nuevos, exportar e importar datos del proyecto, y definir preferencias administrativas. Los asistentes se analizan con más detalle en los capítulos correspondientes de este manual o en la Ayuda.

Establecer las opciones de los asistentes Entre en “Editar”, “Preferencias del usuario”. Haga clic en la pestaña “Asistencia”.

Marque para usar el asistente de recurso nuevo.

Marque para usar el asistente de actividad nueva.

Navegar por los asistentes Para moverse entre las distintas ventanas de los asistentes, haga clic en “Prev” o en “Siguiente”. Para guardar los cambios y cerrar el asistente el cualquier momento, haga clic en “Finalizar”. Para cerrar el asistente sin guardar los cambios, haga clic en “Cancelar”.

Esta visita rápida sirve de introducción al módulo Project Management y a su área de trabajo. Analiza el uso de diseños para ver los datos e incluye ejemplos que lo ayudarán a empezar a crear sus propios diseños de vista. También aprenderá los pasos básicos para entrar en el módulo, abrir un proyecto y utilizar los asistentes para agilizar el trabajo. En este capítulo

Definición de preferencias administrativas y categorías

Definición de la configuración por defecto Utilice el cuadro de diálogo “Preferencias de admin” para especificar la configuración por defecto establecida por el coordinador de control de proyecto. Entre en “Admin”, “Preferencias de admin”. Información general Utilice la pestaña “General” para especificar las opciones generales por defecto, como el día de la semana en el que comienza el calendario. También puede cambiar el carácter empleado para separar los niveles de la jerarquía en los códigos de recursos, proyectos y actividades; las cuentas de costes; y los elementos de la WBS.

El primer día de la semana para calendarios globales, de proyecto y de recursos.

La duración por defecto para las actividades nuevas de todos los proyectos; simplifica el proceso de agregar nuevas actividades.

El carácter que separa los niveles jerárquicos en roles, códigos de recursos, códigos de proyectos y códigos de actividades; también es el separador por defecto de los códigos de WBS en todos los proyectos nuevos. Se puede introducir un separador de código de WBS para proyectos específicos en la pestaña “Configuraciones” de Detalles de proyecto.

El día de inicio de la semana afecta a la forma en la que se mostrarán todos los días de la semana en los perfiles, las tablas y otros diseños de vista en los que pueda aparecer una escala de tiempo. Por ejemplo, si se selecciona el miércoles como día de inicio de la semana, la semana se mostrará como MJVSDLM en un perfil de utilización de actividades.

Hojas de tiempo Utilice la pestaña “Hojas de tiempo” para especificar las opciones de configuración por defecto cuando use el módulo Timesheets.

Escoja esta opción para exigir que todos los recursos informen sobre sus horas diariamente para cada actividad asignada.

Marque esta casilla para exigir que todos los recursos nuevos utilicen hojas de tiempo, a no ser que espeficique lo contrario.

Escoja esta opción para exigir que todos los recursos informen sobre sus horas como valor único de tiempo por cada actividad asignada en un período de informe de hoja de tiempo, al margen del número de días incluidos en el período de la hoja.

El apartado “Nivel de aprobación de hojas de tiempo” contiene las siguientes opciones: \n

Envío automático — Escójalo para indicar que no es necesario enviar ni aprobar las hojas de tiempo de recursos. Los datos de las hojas de tiempo se actualizarán automáticamente en la base de datos cuando aplique valores reales.

\n

Aprobación automática — Escójala para indicar que las hojas de tiempo de recursos no necesitan aprobación de gestión. Las hojas de tiempo se aprobarán automáticamente al enviarse.

Si necesita más información sobre la implantación del módulo Timesheets, consulte la Administrator’s Guide.

\n

1 nivel aprobación — Escójalo para indicar que las hojas de tiempo de recursos sólo necesitan la aprobación del gerente de recursos o de costes. Si selecciona esta opción, el estado de todas las hojas de tiempo será “Enviado” hasta que el gerente que realice la aprobación lo cambie. Si antes necesitaba la aprobación del gerente de proyectos y del gerente de recursos/costes, y decide seleccionar esta opción, el estado de todas las hojas de tiempo actuales que hayan recibido un nivel de aprobación cambiará a “Aprobado”.

2 niveles aprobación — Escójalo para indicar que las hojas de tiempo de recursos necesitan la aprobación del gerente de recursos o de costes y del gerente de proyectos. Si selecciona esta opción, el estado de todas las hojas de tiempo será “Enviado” hasta que los dos gerentes las aprueben. \n

El gerente de proyectos debe aprobar antes que el gerente de recursos — Si escoge 2 niveles de aprobación, marque esta casilla para indicar que los gerentes de proyectos deben aprobar las hojas de tiempo antes que los gerentes de recursos o costes.

\n

Gerente de recursos predeterminado para aprobación de hojas de tiempo — El nombre del gerente que aprueba las hojas de tiempo si no se especifica lo contrario. Haga clic en el botón de exploración para seleccionar otro gerente.

Privilegios de hoja de tiempo Utilice la pestaña “Privilegios de hoja de tiempo” para definir los privilegios para informar sobre las horas.

El número predeterminado de días durante el que los usuarios pueden previsualizar una actividad antes de su inicio.

El número predeterminado de días durante el que los usuarios pueden revisar una actividad después de su finalización.

Límites de datos Utilice la pestaña “Límites de datos” para especificar el número máximo de niveles para las estructuras jerárquicas. También puede especificar el número máximo de programas base y códigos de actividad que pueden incluirse en un proyecto.

El número máximo combinado de niveles de jerarquía en la EPS y la WBS: 1 es el más bajo y 50 el más alto.

El número máximo de niveles de jerarquía en estas estructuras: 1 es el más bajo y 25 el más alto.

El número máximo de códigos de actividad en los proyectos: 0 es el más bajo y 500 el más alto.

El número máximo de programas base de los proyectos: 1 es el más bajo y 50 el más alto.

Si cambia los ajustes de nivel máximo de jerarquía, los nuevos ajustes sólo se activarán cuando añada nuevos elementos o cuando edite los elementos existentes.

Longitudes de ID Utilice la pestaña “Longitudes de ID” para especificar el número máximo de caracteres para los ID y los códigos.

El número máximo de caracteres en estos ID y códigos: 1 es el más bajo y 20 el más alto.

Si cambia el número máximo de caracteres de un ID o código, el nuevo número sólo se aplicará

cuando añada nuevos ID o códigos, o cuando edite los existentes.

Períodos de tiempo Utilice la pestaña “Períodos de tiempo” para definir el número de horas por defecto de un día laboral, una semana laboral, un mes laboral y un año laboral. Estos valores se utilizan como factores de conversión cuando se muestran las unidades de tiempo y los formatos de presentación de duración que seleccione. También puede especificar las abreviaturas para mostrar los minutos, las horas, los días, las semanas, los meses y los años. Rango de entradas válidas de 1,0 a 168,0.

Rango de entradas válidas de 1,0 a 24,0.



Introduzca una abreviatura de un carácter que se usará para mostrar las unidades de tiempo y los formatos de visualización de duraciones que seleccione.

Cómo permitir a los usuarios definir las horas por defecto de cada período Primavera calcula y guarda los valores de las unidades de tiempo en incrementos horarios. Sin embargo, gracias a “Preferencias del usuario”, cada usuario puede decidir si desea presentar los valores de las

unidades de tiempo en horas, días, semanas, meses o años. Cuando un usuario muestra los datos en campos de unidades de tiempo que no sean incrementos horarios, el módulo Project Management convierte los datos basándose en los ajustes de “Horas por período de tiempo” de “Preferencias de admin”. A la inversa, si un usuario introduce las unidades de tiempo en incrementos no horarios, los ajustes de “Horas por período de tiempo” de “Preferencias de admin” se utilizan para convertir los valores introducidos en horas para el cálculo y el almacenamiento en la base de datos. Como administrador, puede especificar los factores de conversión o puede permitir que los usuarios especifiquen los factores de conversión. Si quiere especificar estos factores, introduzca el número de horas que se usarán como factor de conversión en cada campo de “Horas por período de tiempo”. Si quiere que los usuarios especifiquen los factores de conversión, marque la casilla de verificación “Permitir a los usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada período”. Permitir que los usuarios introduzcan sus propios ajustes de “Horas por período de tiempo” en “Preferencias del usuario” evita que los datos de unidades de tiempo se muestren de forma incorrecta cuando vean los datos resumidos o detallados de sus actividades en tablas, informes, etc. (cosa que puede ocurrir si los ajustes de “Períodos de tiempo” de “Preferencias de admin” y los ajustes de períodos de tiempo del calendario de actividades no coinciden). Si no quiere permitir que los usuarios especifiquen las “Horas por período de tiempo” en “Preferencias del usuario”, y las preferencias de visualización del usuario están configuradas para un incremento no horario, cuando un usuario introduzca horas para una actividad que use unos valores de calendario de horas/tiempo distintos a los de los ajustes de “Horas por período de tiempo” de “Preferencias de admin”, puede que la salida de pantalla no sea como usted esperaba. Esto sucede porque la pantalla refleja el factor de conversión de las “Horas por período de tiempo” de “Preferencias de admin” no el período de horas/tiempo definido en el calendario de actividades. Por ejemplo: Preferencias del usuario, Unidades de tiempo = día Preferencias de admin, Horas por período de tiempo = 8h/d Calendario de actividades = 10h/d Duración de actividades introducida por el usuario = 30h Pantalla de duraciones = 3d6h (duración 30h/8h al día, según el factor de conversión) Para evitar un resultado inesperado, marque la casilla de verificación “Permitir a los usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada período”. Después, advierta a los usuarios de que configuren los valores de “Horas por período de tiempo” en “Preferencias del usuario” según el calendario de actividades empleado por su rol en la organización. Por ejemplo, si los ingenieros usan un calendario de actividades de 8 horas, deberían introducir un 8 en las preferencias del usuario para “Horas/Día”. De igual modo, si los trabajadores de la construcción utilizan un calendario de actividades de 10 horas, deberían introducir un 10 en las preferencias del usuario para “Horas/Día”. Si les pide a los usuarios que configuren las preferencias según su rol, conseguirá que cuenten con una representación precisa de la

duración de sus actividades.

Valor ganado Utilice la pestaña “Valor ganado” para especificar la configuración por defecto en el cálculo del valor ganado. Puede cambiar los ajustes para elementos específicos de la WBS en la pestaña “Valor ganado” de la sección “Detalles” de la estructura jerárquica de trabajos.

Si desea más detalles sobre los campos de la pestaña “Valor ganado”, consulte el capítulo Revisión de las estructuras jerárquicas de trabajos.

Escoja el tipo de valor de programa base empleado para calcular el valor ganado.

Informes Utilice la pestaña “Informes” para definir hasta tres juegos de encabezados, pies de página y etiquetas personalizadas para informes.

Seleccione uno para definir un juego compuesto por encabezado, pie de página y etiqueta de texto personalizada...

...y después especifique el texto personalizado para el encabezado, el pie de página y la etiqueta personalizada de ese juego.

Opciones Utilice la pestaña “Opciones” para especificar el intervalo de tiempo para calcular los resúmenes de costes y cantidades para las presentaciones de tablas de utilización de recursos y actividades. Además, decida si los usuarios pueden acceder a las metodologías para añadir actividades o para crear nuevos proyectos con el Arquitecto de proyecto. Para permitir que los usuarios inicien documentos de colaboración, introduzca la URL del servidor myPrimavera. El administrador de flujo de trabajo es el usuario de la web responsable de las tareas administrativas relacionadas con las plantillas de flujo de

trabajo de myPrimavera, que se utilizan para las solicitudes de proyectos y procesos. Haga clic en el botón de exploración para seleccionarlo. También puede utilizar esta pestaña para establecer un vínculo con Primavera Expedition y escoger la versión de Expedition con la que desee conectarse.

Si establece un vínculo con Expedition, los usuarios podrán crear un vínculo a un proyecto de Expedition para importar y ver datos a nivel de proyecto. Consulte el capítulo Cómo vincular el módulo Project Management si desea más información. El intervalo de tiempo para resumir los costes y cantidades de la actividad en las hojas de recursos.

El intervalo de tiempo para resumir los costes y cantidades de asignación de recursos/roles en las hojas.

Marque la casilla para permitir que la base de datos de Project Management borre el historial de eliminaciones cuando cierre la aplicación.

Si se conecta con Expedition versión 9.x o superior, introduzca la URL y el número de puerto del servidor web de Expedition.

Tipos de tarifa Utilice la pestaña “Tipos de tarifa” para proporcionar un título a cada uno de los cinco campos disponibles de “Precio/Unidad”. El título debe describir lo que representa el tipo de tarifa. Los títulos de

tipo de tarifa que defina aparecerán siempre que los tipos de tarifa se presenten en una lista o columna.

Puede definir nuevos títulos para estos tipos de tarifa, como por ejemplo “tarifa comercial” o “tarifa gubernamental”.

Definición de categorías y valores estándar Utilice el cuadro de diálogo “Categorías de admin” para definir las categorías y los valores estándar que puede aplicar a todos los proyectos. Entre en “Admin”, “Categoría de admin”. Si necesita más información sobre los programas base, consulte el capítulo Gestión de los programas base.

Tipos de programa base Utilice la pestaña “Tipos de programa base” para crear, editar y borrar tipos de programas base. Los tipos de programas base le permiten categorizar y normalizar los programas base para todos los proyectos. Si desea cambiar el nombre de un tipo, haga doble clic en él y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el programa base.

Haga clic en los botones “Desplazar hacia arriba” y “Desplazar hacia abajo” para mover la categoría o el tipo seleccionado a una posición superior o inferior en la pantalla. Esto cambia el orden en el que aparecen las categorías o los tipos cuando los asigna. Estos botones sólo están disponibles cuando la lista no se ordena alfabéticamente. Si necesita más información sobre los gastos, consulte el capítulo Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto.

Categorías de gastos Utilice la pestaña “Categorías de gastos” para crear, editar y borrar categorías de gastos. Las categorías de gastos pueden utilizarse para categorizar y normalizar los gastos de proyecto, y para organizar y mantener su información de gastos. Si desea cambiar una categoría de gastos, haga doble clic en ella y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el gasto.

Si necesita más información sobre la WBS, consulte el capítulo Revisión de la estructura de trabajo.

Categoría personalizada de WBS Utilice la tercera pestaña del cuadro de diálogo “Categorías de admin” para definir una categoría personalizada de la WBS y los valores de la categoría. La pestaña muestra el nombre que usted defina. Para cambiar el nombre de la categoría, haga clic en el campo de la esquina superior derecha y escriba un nombre nuevo. Utilice esta categoría para organizar, filtrar e informar sobre los datos de la WBS en todos los proyectos. Si desea cambiar un valor de categoría, haga doble clic en él y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el elemento de la WBS.

Si cambia la categoría de la WBS, los valores o las asignaciones de valores de la categoría no cambiarán.

Categorías de documento Utilice la pestaña “Categorías de documento” para establecer categorías para los productos y documentos de trabajo, y después asigne dichas categorías a los documentos de la ventana “Documentos

y productos de trabajo”, y a las actividades de la pestaña “PT y Docs” de la ventana “Detalles” en “Actividades”. Si desea cambiar una categoría de documento, haga doble clic en ella y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el documento.

Si necesita más información sobre los productos y documentos de trabajo, consulte el capítulo Mantenimiento de una librería de documentos de proyecto.

Estado de documento Utilice la pestaña “Estado de documento” para crear, editar y borrar tipos de estado de documento. Los tipos de estado identifican el estado actual de los productos y documentos de trabajo dentro de un proyecto. Utilícelos para determinar qué documentos pueden asignarse a las actividades o a los elementos de la WBS. Si desea cambiar un tipo de estado, haga doble clic en él y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el documento.

Si necesita más información sobre el módulo Timesheets, consulte el capítulo Definición de recursos y roles.

Códigos de gastos generales Utilice la pestaña “Códigos de gastos generales” para crear, editar y borrar los códigos de actividades de gastos generales para los usuarios del módulo Timesheets. Los usuarios del módulo Timesheets añaden actividades de gastos generales a sus hojas de tiempo para registrar las horas de las mismas no relacionadas con actividades de proyecto. Si desea cambiar un código, haga doble clic en él y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el código.

Si necesita más información sobre riesgos, consulte el capítulo Gestión de riesgos.

Tipos de riesgo Utilice la pestaña “Tipos de riesgo” para crear, editar y borrar tipos de riesgo o categorías de posibles riesgos. Los tipos de riesgo le permiten clasificar y normalizar los riesgos de varios proyectos. Si desea cambiar un tipo de riesgo, haga doble clic en él y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todos los proyectos a los que se asigne el riesgo.

Si necesita más información sobre las notas de actividades, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Temas del bloc de notas Utilice la etiqueta “Temas del bloc de notas” para crear, editar y borrar los temas del bloc de notas. Los temas del bloc de notas suelen consistir en instrucciones o descripciones para realizar una actividad. Sin embargo, los temas del bloc de notas también pueden asignarse a los niveles de la EPS, el proyecto y la WBS. Ejemplos de temas son Objetivo, Criterios de entrada, Herramientas y técnicas, y Criterios de salida. Si desea cambiar un tema del bloc de notas, haga doble clic en él y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todas las asignaciones de los blocs de notas.

Unidades de medida Utilice la pestaña “Unidades de medida” para establecer etiquetas de unidades de medidas que pueda asignar a los recursos materiales. Si desea cambiar una etiqueta de unidad de medida, haga doble clic en ella y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicará a todas las asignaciones de las unidades de medida.

Definición de monedas Se puede especificar la unidad monetaria o moneda base empleada para guardar los datos de costes de todos los proyectos de la base de datos, así como la unidad monetaria o moneda de vista empleada para mostrar los datos de costes en las ventanas y en los cuadros de diálogo.

Sólo un usuario con privilegios de “Superusuario de admin” puede cambiar la moneda base y definir los tipos adicionales de moneda de vista.

El tipo de cambio para la moneda base siempre es 1,0. Si selecciona una moneda que no sea la de base para ver los datos de costes, el valor de la moneda base se multiplicará por el tipo de cambio actual para la moneda de vista, y así se calcularán los valores que aparecerán en los campos de coste y precio. Por ejemplo, si la moneda base es dólares estadounidenses, la moneda de vista es francos y el tipo de cambio del franco es 1,3, un valor de 10 dólares guardado en la base de datos aparecerá como 13 francos en los campos de coste y precio de las ventanas y los cuadros de diálogo. De forma similar, si introduce 13 francos en un campo de coste o precio, se guardará en la base de datos como 10 dólares.

Cuando introduzca valores en los campos de coste y precio, siempre se mostrarán en la moneda de vista.

Indica la moneda base empleada para guardar los datos de costes.

Utilice el cuadro de diálogo “Monedas” para establecer las monedas base y de vista.

Si va a actualizar una versión previa del módulo Project Management, debería establecer la moneda base en la nueva versión antes de empezar a añadir y cambiar proyectos.

Definir una moneda base La moneda base por defecto es dólares estadounidenses. Si desea definir otra moneda base, seleccione “Admin”, “Monedas”. Elija la moneda base y, en la pestaña “General”, escriba el ID, el nombre y el símbolo de la moneda. El tipo de cambio de la moneda base siempre es uno. Haga clic en la pestaña Apariencia para definir con más exactitud cómo se mostrará la moneda.

Separa valores enteros de valores decimales en la presentación de monedas, por ejemplo: 500.5 o 500,5.

Separa grupos de dígitos en la presentación de monedas, por ejemplo: 300.000 o 300-000.

Indica cuántos lugares decimales se quieren presentar, por ejmplo: ninguno (70), uno (70,1) o dos (70,14).

Si quiere ver los costes en la antigua moneda base, tendrá que añadirla a la lista de monedas disponibles.

Añadir una moneda de vista Seleccione “Admin”, “Monedas”. Haga clic en “Agregar”. Especifique el ID, el nombre, el símbolo y el tipo de cambio de la moneda, e indique cómo quiere que se muestre.

Seleccione “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Monedas” para seleccionar la moneda usada para ver los costes. Escriba un ID que defina claramente el tipo de moneda. Introduzca el símbolo universal para identificar la moneda.

Introduzca el tipo de cambio global actual par la moneda.

El módulo Project Management le permite a su organización definir una serie de parámetros y valores aplicables a todos los proyectos de una estructura de proyectos de la empresa (EPS). Utilice estos ajustes para personalizar el módulo, de modo que satisfaga requisitos y normas específicos de la gestión de proyectos. Aunque todos los usuarios puedan ver estos ajustes, hacen falta privilegios especiales de seguridad para editarlos. Este capítulo analizar los tipos de ajustes que

puede especificar. Las preferencias de administración, que son ajustes por defecto; las categorías de administración, que son valores estándar aplicados a todos los proyectos; y las monedas, que consisten en una moneda base empleada para guardar los costes en la base de datos, y una moneda de vista empleada para mostrar los datos de costes en las ventanas y en los cuadros de diálogo.

En este capítulo

Configuración de las preferencias del usuario

Formato de unidades de tiempo La configuración de las unidades de tiempo afecta a la presentación de los valores de dichas unidades en los diseños de seguimiento, la duración de las actividades, los precios de los recursos, la disponibilidad y los esfuerzos de trabajo. Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Unidades de tiempo”. Marque para ver la abreviatura de unidad de tiempo con el valor de tiempo/duración. Para cada período de tiempo, especifique el número de horas que se usarán como factor de conversión cuando visualice los campos de unidad de tiempo en incrementos no horarios. Estos campos están desactivados cuando la preferencia de admin. “Permitir a usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada período” no está seleccionada.

Esta opción estará desactivada si la etiqueta “Mostrar etiqueta de unidad” o la etiqueta “Mostrar duración” no está marcada.

Configuración de las opciones de unidades de tiempo En el apartado “Formato de unidades”, seleccione la unidad de tiempo empleada para presentar los esfuerzos de trabajo, los precios de recursos y la disponibilidad. En el apartado “Formato de duraciones”, seleccione la unidad de tiempo empleada para presentar los valores de duración de actividades. Marque la casilla “Subunidad” para incluir el siguiente intervalo menor de tiempo para la unidad de tiempo seleccionada; el nombre del campo cambiará en consecuencia. Por ejemplo, si selecciona “Día” en el campo “Unidades”, el campo “Subunidad” mostrará “Horas”. También puede seleccionar el número de decimales que desea ver en las unidades de tiempo.

En el apartado “Formato de unidades/tiempo”, escoja mostrar las unidades de recursos por tiempo como porcentajes o como unidades por duración. Esta decisión determinará cómo se presentan los datos. Por ejemplo, 4h/d es lo mismo que el 50 por ciento de un día de ocho horas. Definición de horas por período de tiempo Primavera calcula y guarda los valores de las unidades de tiempo en incrementos horarios. Cuando se muestran o introducen los datos en campos de unidades de tiempo que no sean incrementos horarios, el módulo Project Management convierte los datos basándose en los ajustes de “Horas por período de tiempo” (en las “Preferencias de admin” o en las “Preferencias del usuario”, véase la nota a continuación). A la inversa, si se introducen las unidades de tiempo en incrementos no horarios, los ajustes de “Horas por período de tiempo” (en las “Preferencias de admin” o en las “Preferencias del usuario”, véase la nota a continuación) se utilizan para convertir los valores introducidos en horas para el cálculo y el almacenamiento en la base de datos. Para poder visualizar correctamente los datos de las unidades de tiempo, debe configurar los valores de las “Horas por período de tiempo” según el calendario de actividades empleado por su rol en la organización. Por ejemplo, si usted es ingeniero y los ingenieros usan un calendario de actividades de 8 horas, introduzca un 8 como valor de “Horas/Día”. Si no introduce el valor correspondiente al calendario de actividades de su rol, las duraciones de las actividades pueden aparecer de forma incorrecta cuando las vea en hojas, informes, etc.

Si la opción de “Preferencias de admin” “Permitir a usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada período” no se selecciona, estos campos no podrán editarse. Si no se selecciona la opción, los ajustes de “Horas por período de tiempo” de “Preferencias de admin”, dentro de la pestaña “Períodos de tiempo”, se utilizan para calcular los valores de presentación para los campos de unidades de tiempo.

Formato de fechas Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Fechas” para especificar cómo visualizarlas.

Escoja para excluir la hora de los campos de fecha.

Ofrece una muestra de sus preferencias de formato.

Especificar el formato de fecha Escoja el formato de fecha que desee usar y después cómo quiere que se muestren los valores de tiempo en los campos de fecha. Marque las casillas correspondientes en el área “Opciones” para indicar cómo aparecerán los formatos de fecha seleccionados. En el campo “Separador”, seleccione el carácter que quiera emplear para separar días, meses y años.

Configuración de moneda de vista y símbolos Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario”, y haga clic en la pestaña “Moneda” para especificar la moneda que se empleará para ver los datos de costes y para decidir si desea mostrar u ocultar el símbolo de la moneda y/o los valores decimales en dichos valores.

Debe introducir todos los datos de costes en la moneda de vista seleccionada en las “Preferencias del usuario”.

Marque para incluir el símbolo utilizado para la moneda.

Haga clic para seleccionar la moneda en la que desea ver los costes; puede ser distinta de la moneda base usada para guardar los valores monetarios.

Marque para mostrar los valores decimales de los costes.

Las monedas disponibles para ver las unidades monetarias las define su administrador en el cuadro de diálogo “Monedas”.

Configuración de preferencias de correo Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario”, y haga clic en la pestaña “Correo” para configurar el módulo para transferir y recibir información a través de las instalaciones de correo electrónico.

No es necesario para correo de Internet-

Suele ser la dirección del administrador del proyecto.

Configuración de ajustes de correo El módulo acepta tanto MAPI (Messaging Application Interface) como SMTP (Internet) para enviar problemas a los usuarios a través del correo electrónico. Seleccione el protocolo correspondiente para su sistema de correo en el campo “Protocolo de correo”. Si utiliza SMTP, seleccione “Internet”. Si utiliza MAPI como protocolo, introduzca el nombre de perfil en el campo “Nombre de inicio de sesión en el servidor de correo”/”Nombre del perfil”. El nombre de perfil se configura en el panel de control del cuadro de diálogo “Ajustes de correo” (accesible a través del icono “Correo y fax”) de la estación de trabajo en la que se utilice el módulo. Haga clic en “Contraseña” para introducir la contraseña del perfil MAPI. En el campo “Servidor de correo saliente (SMTP)”, introduzca el nombre de dominio completo homologado del servidor de correo de Internet o su dirección IP. En el campo “Dirección de correo del

usuario”, introduzca la dirección de correo de Internet del usuario que enviará el correo. Si tiene una configuración MAPI, borre el campo “Servidor de correo saliente (SMTP)” e introduzca en el campo “Dirección de correo del usuario” la dirección de correo electrónico de Microsoft Exchange de la persona que envía la notificación.

Utilización de los asistentes Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Asistencia” para activar el uso de asistentes cuando añada recursos y actividades. Para dejar de usar un asistente puede desactivar la casilla de este cuadro de diálogo o marcar la casilla “No volver a mostrar este asistente” en el cuadro de diálogo del asistente. Para que el asistente aparezca en las sesiones posteriores, marque la casilla correspondiente de nuevo en la pestaña “Asistencia” del cuadro de diálogo “Preferencias del usuario”.

Si deja sin marcar una o ambas casillas y añade un recurso nuevo o una actividad nueva, tendrá que usar el diseño actual para agregar la información.

Configuración de las opciones de asistencia Los asistentes lo guiarán por los pasos necesarios para realizar una función. Cuando ya esté familiarizado con el proceso de añadir recursos y actividades, puede que ya no necesite seguir usándolos. Marque las casillas del apartado “Asistentes” para mostrar automáticamente el asistente de recurso nuevo cuando añada un nuevo recurso y el asistente de actividad nueva cuando añada una nueva actividad.

Creación de un registro de tareas, y configuración de las opciones de inicio, agrupar y ordenar, y columnas Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario”, y haga clic en la pestaña “Aplicación” para establecer la ventana y el cuadro de diálogo predeterminados que aparecerán cuando inicie el módulo, y para grabar las acciones que realice en una archivo de registro. También puede configurar opciones para agrupar y ordenar.

Marque para crear automáticamente un archivo de registro llamado ERRORS.LOG cada vez que trabaje en el módulo Project Management.

Debe elegir “Mostrar ID/código”,” Mostrar nombre/descripción” o ambas.

Realice su selección según el área en la que suela trabajar; puede cambiar este ajuste conforme cambien sus necesidades.

Seleccione el rango de períodos financieros que se mostrarán en columnas. Si no desea seleccionar un rango, todos los períodos se verán en columnas.

Configuración de las opciones de inicio y archivo de registro Seleccione la ventana que aparecerá cada vez que inicie el módulo. Seleccione “Página de inicio” si su trabajo varía todos los días; el espacio de trabajo de la página de inicio le permite seleccionar la ventana o el diseño aplicables a cada sesión. También puede indicar si desea ver el cuadro de diálogo del navegador de problemas, que contiene los problemas pendientes generados según los umbrales establecidos, y el cuadro de diálogo de bienvenida,

que le permite escoger entre crear un proyecto nuevo, abrir uno existente, abrir el último proyecto utilizado en la sesión anterior o mostrar tan solo los datos globales.

Primavera no recomienda utilizar el archivo de registro sin la ayuda del personal del Servicio de asistencia al cliente de Primavera.

Configuración de las opciones de agrupar y ordenar Puede mostrar u ocultar los campos “ID/Código” o “Nombre/Descripción” como etiquetas de las bandas “agrupar por” cuando agrupe por jerarquías que incluyan tanto un ID/código como una descripción de nombre. Este ajuste de las preferencias del usuario afecta a las ventanas/cuadros de diálogo si no puede acceder a un cuadro de diálogo de “Agrupar y ordenar”. Marque la casilla “Volver a organizar automáticamente” para permitir que el módulo Project Management reorganice de inmediato cualquier cambio en los datos de actividad de la vista actual, de modo que se reflejen los criterios de agrupación y ordenación del diseño.

Si no quiere que el módulo reorganice automáticamente los datos, puede escoger “Reorganizar ahora” en el menú “Herramientas” para aplicar los criterios de agrupación y ordenación a las actualizaciones de la vista actual.

Configuración de las opciones de columna para períodos financieros Puede hacer que una serie de períodos financieros estén disponibles como columnas en las ventanas “Actividades” y “Asignaciones de recursos”, así como en la pestaña “Recursos” de “Detalles de actividad”. Si selecciona un rango limitará el número de períodos financieros que aparecerán en el cuadro de diálogo “Columnas”. Puede que le interese especificar un rango si el diccionario “Período financiero” contiene varios períodos. Por ejemplo, si cada período financiero del diccionario tiene una duración de un mes, puede que sólo desee ver los seis períodos financieros previos (seis meses). Si no desea introducir un rango, todos los períodos financieros estarán disponibles para su selección en el cuadro de diálogo “Columnas”.

Cambio de la contraseña Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Contraseña” para cambiar la contraseña actual de entrada al módulo.

1 Haga clic para cambiar su contraseña.

2 Introduzca una contraseña nueva. 3 Vuelva a escribir la contraseña nueva para verificarla.

Configuración de las opciones de datos de perfil y tabla Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario”, y haga clic en la pestaña “Análisis de recursos” para seleccionar los datos de proyecto que utilizará cuando muestre y resuma las unidades y costes restantes en las tablas de uso de recursos, los perfiles de uso de recursos y los diseños de seguimiento. También puede escoger si desea utilizar las fechas anticipadas remanentes o fechas de pronóstico para presentar las unidades de recursos y los valores de costes en las tablas de uso de recursos, los perfiles de uso de recursos y los diseños de seguimiento.

Si decide no escoger “Mostrar todos los proyectos”, el módulo le mostrará sólo el perfil/tabla y los datos de seguimiento de los proyectos abiertos, y los datos serán activos en vez de resumidos.

Escoger los datos de “Todos los proyectos” y presentar fechas en el perfil de uso de recursos, la tabla de uso de recursos y los valores de seguimiento. Si escoge “Mostrar todos los proyectos” en la barra de opciones “Mostrar” del “Perfil de utilización de recursos” o de la “Tabla de utilización de recursos”, puede especificar si desea incluir datos de proyectos abiertos y cerrados o sólo de los proyectos abiertos cuando calcule las unidades y costes restantes (los

proyectos cerrados son aquellos proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) que no estén abiertos en ese momento). \n

Para incluir datos activos de todos los proyectos abiertos y datos resumidos guardados de todos los proyectos cerrados (salvo los que tenga un estado what-if), escoja “Todos los proyectos cerrados (excepto proyectos what-if)”.

Los datos resumidos sólo están disponibles cuando se han resumido los proyectos. Para resumir datos, escoja “Herramientas”, “Resumir”, y después seleccione resumir los proyectos abiertos en la vista actual, todos los proyectos de la EPS (incluye proyectos tanto abiertos como cerrados, pero no los de sólo resumen), o sólo proyectos resumidos (los proyectos que tienen marcada la casilla “Contiene sólo datos resumidos” en la pestaña “Configuraciones” de “Detalles del proyecto”).

\n

Para incluir datos activos de todos los proyectos abiertos y datos resumidos guardados de todos los proyectos cerrados con una prioridad de nivelación específica, escoja “Todos los proyectos cerrados con prioridad de nivelación de datos igual a/mayor que”, e introduzca la prioridad de nivelación que desee utilizar (especifique la prioridad de nivelación por proyecto en la pestaña “General” de la ventana “Proyectos”). El módulo utiliza este valor para tener en cuenta los proyectos externos aplicables (los no incluidos en el diseño actual) al descontar de la disponibilidad de recursos de forma inmediata durante la nivelación.

\n

Para no incluir los datos de recursos de proyectos externos (cerrados) en las unidades y valores de costes restantes de los perfiles de uso de recursos, las tablas de uso de recursos y los valores de seguimiento, escoja “Sólo proyectos abiertos”.

En el apartado “Datos distribuidos en el tiempo” de la pestaña “Análisis de recursos”, escoja un punto de inicio para calcular las unidades y costes restantes en las tablas de uso de recursos, los perfiles de uso de recursos y los diseños de seguimiento. Para centrarse en la estimación restante actual, escoja “Fechas anticipadas remanentes”. Para centrarse en valores calculados a partir de una fecha pronosticada establecida al mover la barra de proyecto hacia delante hasta una “fecha what-if” del módulo Portfolio Analysis, escoja “Fechas pronosticadas”. Además, seleccione el intervalo para calcular los recursos y los cálculos de costes activos para las pantallas de perfiles de uso de recursos y tablas de uso de recursos, y los diseños de seguimiento. Los perfiles, las tablas y los diseños sólo se ven afectados si su intervalo de escala de tiempo es menor que el establecido en el campo “Intervalo para cálculos de recursos distribuidos en el tiempo”.

Configuración de opciones de cálculo para asignaciones de recursos y roles Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Cálculos” para especificar cómo asignar los costes y unidades cuando añada o borre múltiples asignaciones de recursos. También puede escoger el comportamiento por defecto cuando sustituya un recurso/rol en una asignación de actividad existente por un recurso/rol distinto.

Selección de opciones por defecto de la asignación de recursos Puede especificar cómo calcular los valores restantes cuando se añadan o eliminen asignaciones de recursos nuevas de las actividades. La duración restante, las unidades restantes y las unidades/tiempo restantes no cambiarán en las asignaciones existentes, al margen del tipo de duración.

Cuando se añade la primera asignación, las unidades/costes se calculan según el tipo de duración

de la actividad.

\n

Conservar unidades, duración y unidades/tiempo de las asignaciones existentes

Cuando añada o elimine asignaciones de múltiples recursos en las actividades, escoja esta opción para que las unidades, la duración y las unidades/tiempo permanezcan constantes cuando se asignen recursos adicionales a cualquier actividad. Al margen del tipo de duración de una actividad, esta ecuación siempre es cierta: Unidades restantes = duración restante x unidades/tiempo restante

\n

Volver a calcular unidades, duración y unidades/tiempo de las asignaciones existentes sobre la base del tipo de duración de la actividad Cuando añada o elimine asignaciones de múltiples recursos en las actividades, escoja esta opción para calcular los valores restantes de una asignación de recursos según el tipo de duración de la actividad, especificado en la pestaña “General” de “Detalles de actividad”.

Selección de opciones por defecto de provisión de personal para asignaciones En el módulo Project Management puede escoger el comportamiento por defecto cuando sustituya un recurso en una asignación de actividad existente por un recurso distinto, y cuando asigne un recurso a una asignación de rol existente. Cuando sustituya un recurso en una asignación de actividad existente, puede escoger utilizar siempre las unidades/tiempo y el factor de horas extras del nuevo recurso o de la asignación actual (es decir, del recurso que está sustituyendo); o puede decidir seleccionar las unidades/tiempo y el factor de horas extras que desee utilizar en cada ocasión. Cuando asigne un recurso a una asignación de rol existente, puede decidir usar siempre el precio/unidad del recurso o rol; o puede decidir seleccionar qué precio/unidad desea usar en cada ocasión.

Si decide usar siempre el precio/unidad del rol, el” Origen de tarifa” se establece como “Rol” en la pestaña “Recursos” de “Detalles de actividad”. Si decide usar siempre el precio/unidad del recurso, el “Origen de tarifa” se establece como “Recurso”. El valor de precio/unidad empleado para calcular los costes de la asignación se determina mediante el tipo de tarifa que haya seleccionado en el campo “Tipo de tarifa” (específico de recurso y rol).

Selección de filtros de inicio Escoja “Editar”, “Preferencias del usuario” y haga clic en la pestaña “Filtros de inicio” para escoger los filtros de datos que desee ejecutar cuando se inicie el módulo. Puede decidir ver sólo los datos de sus proyectos actuales o todos los datos de la base. Estos filtros pueden reducir el tiempo que tardan en abrirse los proyectos. Cuando cambia una opción en la pestaña “Filtros de inicio”, debe salir del programa y volver a iniciarlo para que el cambio surta efecto.

Estos filtros pueden cambiarse en las vistas individuales si se hace clic en la barra de opciones y después en “Filtrar por”.

Sus privilegios de seguridad controlan qué datos se muestran al seleccionar “Ver todos los datos (sin filtro)”.

Puede personalizar ciertas opciones para adaptarlas a sus necesidades específicas. Por ejemplo, indicar el formato para mostrar las unidades de tiempo y las fechas, especificar la moneda que desea utilizar para ver los costes y establecer preferencias de pantalla de inicio. También puede indicar cómo quiere transmitir y recibir información a través de las instalaciones de correo electrónico del módulo, y especificar si desea utilizar los últimos datos resumidos calculados o los datos más actuales de las tablas y perfiles de uso de actividades/recursos. Este capítulo describe cómo configurar todas estas opciones. En este capítulo

Parte

Configuración de la estructura de proyectos de la empresa

1

2

Parte 2: Estructuración de proyectos

Información general sobre la estructura de proyectos de la empresa Los usuarios de una organización de gran tamaño suelen tener acceso a una gran base de datos que contiene todos los proyectos de la compañía, junto con la información relacionada. La información que contiene esta base de datos debe estructurarse de forma que permita a cada usuario acceder al proyecto que necesite de manera rápida y precisa. Además, los usuarios deben poder revisar los datos de los proyectos que resulten apropiados para su puesto dentro de la organización y las preguntas específicas que necesiten responder. Su base de datos de proyectos se organiza en una jerarquía llamada estructura de proyectos de la empresa (EPS). La EPS puede subdividirse en tantos niveles o nodos como sean necesarios para realizar trabajos en paralelo dentro de la organización. Los nodos del nivel más alto o raíz pueden representar divisiones dentro de su compañía, fases de proyecto, ubicaciones de emplazamientos u otras agrupaciones que satisfagan las necesidades de su organización, mientras que los proyectos siempre representan el nivel más bajo de la jerarquía. Todos los proyectos de la organización deben incluirse en un nodo de la EPS. Utilice la pestaña “Límites de datos”, dentro de “Preferencias de admin”, para especificar el número máximo de niveles de la EPS que puede definir. Puede especificar hasta 50 niveles combinados de EPS/WBS.

El número de niveles de la EPS y su estructura dependen del alcance de los proyectos y de cómo quiera resumir los datos. Por ejemplo, puede que desee definir niveles cada vez más bajos de los nodos de la EPS, a modo de esquema, para representar áreas más amplias de trabajo que se expanden para formar proyectos más detallados. En el siguiente ejemplo, el nodo de la EPS de Enterprise incluye un nodo de nivel bajo llamado Apex Project. El nodo Apex Project se divide a su vez en el nodo Apex Construction. Este nodo contiene los proyectos que constituyen su parte de Apex Project. Por ejemplo, el nodo Construcción Apex contiene los proyectos Automatic Systems y Conveyor Systems. Puede especificar tantos proyectos como sean necesarios para completar el trabajo requerido y satisfacer el alcance establecido por los directores de operaciones y los gerentes de programa de su organización.

Primavera - Project Management

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Esta EPS muestra el nodo Enterprise, que se divide en varios nodos que contienen proyectos correspondientes a los tipos de proyectos de la organización.

Un proyecto es el nivel más bajo de la EPS.

La variedad de niveles le permite gestionar proyectos de forma individual sin renunciar a la capacidad de resumir datos hacia niveles superiores. Por ejemplo, puede resumir la información de forma ascendente hasta cada nodo de la EPS. A la inversa, pueden realizarse presupuestos descendentes a partir de nodos superiores de la EPS a través de sus proyectos de nivel inferior para controlar los costes. Lo ideal sería que una persona o grupo controlara la EPS en toda la organización. El coordinador de control de proyectos crea la estructura jerárquica que identifica los proyectos que abarcan toda la compañía. El coordinador trabaja con el gerente de proyectos de cada área de la organización para definir la información básica del proyecto para cada grupo y para desarrollar las normas antes de añadir ningún proyecto. El siguiente diagrama es una representación simplificada de las responsabilidades y proyectos dentro de una jerarquía.


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Cómo moverse por la EPS Cuando inicie por primera vez el módulo, haga clic en “Abrir existente” en el cuadro de diálogo de bienvenida, o seleccione “Archivo”, “Abrir” dentro del módulo. Los nodos de la EPS que contienen otros nodos y proyectos se identifican mediante el símbolo de la pirámide. El símbolo A + indica que hay más nodos o proyectos ocultos bajo el nodo seleccionado. Haga clic en + o doble clic en el nodo para mostrar los niveles adicionales de la jerarquía.


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Nivel raíz de la estructura de proyectos de la empresa.

Indica que este nivel está expandido. Haga clic en el + para expandir el elemento; haga clic en el - para contraerlo. Identifica un proyecto, el nivel más bajo de la jerarquía. Indica que este nodo contiene más nodos o proyectos en su interior.

Seleccione el nodo o proyecto de la EPS que desee abrir y haga clic en “Abrir”. Para ver la estructura de la EPS, haga clic en “Proyectos” dentro del área de trabajo “Inicio”.

Puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la ventana “Proyectos” y escoger “Abrir proyecto” para ver el cuadro de diálogo “Abrir proyecto”.


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Haga clic en “Proyectos” para abrir la estructura de proyectos de la emopresa.

Puede agrupar y ordenar por cualquier código de proyecto definido; haga clic en la barra de opciones “Diseño”, escoja “Agrupar y ordenar por” y seleccione un código. El proyecto Automatic Systems se ha abierto desde el cuadro de diálogo “Abrir proyecto”; este proyecto está situado bajo el nodo Apex Constructions en la EPS.


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Si ha convertido proyectos a la versión 4.1 o posterior desde una versión anterior a la 4.1, el módulo Project Management mostrará los grupos de proyecto y los proyectos de la EPS como una jerarquía de dos niveles en la que aparecerá el grupo de proyectos como nodo de la EPS, y los proyectos que lo componen como proyectos del nodo.

Otras estructuras de proyectos Otros datos de proyecto, como la estructura jerárquica de la organización (OBS), la estructura jerárquica de trabajos (WBS), los recursos y los códigos de proyecto, utilizan una estructura similar. Estos datos corresponden directamente a los distintos niveles de la EPS para indicar divisiones lógicas y significativas en la organización. Estructura jerárquica de trabajos Cada proyecto tiene su propia WBS, que muestra la jerarquía de productos y servicios producidos durante y por un proyecto. El resumen desplegable del nivel más alto de la WBS es igual al del nivel de proyecto en la EPS. Esto desciende de manera eficaz por la jerarquía de la EPS hasta llegar al nivel de actividad de la EPS, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

Tanto los nodos de la EPS como los de la WBS se les pueden asignar fechas y presupuestos, que son elementos esenciales para la planificación descendente.

Si necesita más información sobre la jerarquía de la OBS, consulte el capítulo Configuración de la estructura jerárquica de la organización.

Estructura jerárquica de la organización Tanto el acceso del usuario a los nodos como sus privilegios dentro de la jerarquía de la EPS se implantan a través de una OBS global que representa la gerencia responsable de los proyectos en la EPS. Primavera - Project Management

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Cada gerente de la OBS se relaciona con su área de la EPS, ya sea mediante nodo o mediante proyecto, y con la WBS del nivel adecuado de la jerarquía.

Cada nivel de la OBS se asocia con un nivel de la jerarquía de la EPS, ya sea nodo o proyecto.

Recursos Los recursos son el personal y los equipos que realizan el trabajo en todos los proyectos. Puede configurar una jerarquía de recursos que refleje la estructura de recursos de su organización y ayude a asignar recursos a las distintas actividades.


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Si necesita más información sobre la jerarquía de recursos, consulte el capítulo Definición de recursos y roles.

Códigos de proyecto Los códigos de proyecto son otra forman de agrupar y ordenar los proyectos de la organización. Cuando tiene muchos proyectos en la jerarquía, los códigos permiten la consolidación y/o el filtro de cantidades potencialmente enormes de información situadas en distintas áreas de la organización.

Cuando abra un nodo de alto nivel de la EPS podrá organizar el diseño por código de proyecto para ver rápidamente sólo los proyectos asignados a dicho código.


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Si necesita más información sobre cómo resumir datos, consulte el capítulo Resumen de proyectos.

Resumen de proyectos Puede ver los datos de resumen de todos los proyectos de la organización en el módulo Portfolio Analysis y en la ventana “Proyectos” del módulo Project Management. El módulo Project Management le permite resumir los datos a intervalos regulares programados o sobre la marcha, mediante la función “Resumir” del menú “Herramientas”. Puede resumir los datos para obtener una visión general amplia de la información de proyecto y para visualizar rápidamente los datos de proyecto.


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Configuración de la estructura de proyectos de la empresa Para establecer los nodos de la EPS que contendrán sus proyectos, escoja “Empresa”, “Estructura de proyectos de la empresa”.

El cuadro de diálogo presenta una imagen de alto nivel de su EPS, lo que le permite establecer las diviones apropiadas de información en la organización

Debe especificar un gerente responsable para cada nodo de la EPS, lo que permitirá establecer derechos y privilegios de seguridad; el módulo utiliza la raíz de la OBS por defecto para todos los nodos si no elige uno.

Añadir un nodo a la EPS Seleccione el nodo en el que quiera añadir un nodo. El nuevo nodo aparecerá debajo del nodo seleccionado en la jerarquía. Haga clic en “Agregar” dentro del cuadro de diálogo “Estructura de proyectos de la empresa (EPS)”. Escriba un ID y un nombre únicos para el nodo directamente en las casillas de las columnas o en los campos “ID de EPS” y “Nombre de EPS”. Acepte el gerente responsable que aparezca o haga clic en el botón de exploración del campo para seleccionar un elemento diferente de la OBS para el nodo. Utilice las flechas para mover el nodo a izquierda o derecha e indicar así su lugar dentro de la EPS, y para moverlo arriba o abajo dentro de la jerarquía. Haga clic en “Cerrar”. Añadir varios nodos raíz Puede distinguir entre las distintas ramas de la jerarquía de la EPS si introduce más de un nodo raíz. Por ejemplo, puede querer separar los proyectos actuales de los ya terminados, o de los proyectos de plantilla Primavera - Project Management

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que utilice como base para los proyectos nuevos. Puede añadir un nodo raíz de la EPS igual que añade un nodo normal, pero colocándolo lo más a la izquierda posible de la jerarquía.

Añada nodos raíz para separar proyectos con un estado inactivo o para distinguir proyectos utilizados como plantillas.

Si desea más información sobre perfiles de seguridad, consulte la Administrator’s Guide.

Construcción de la jerarquía Una vez configurada la EPS, puede definir datos adicionales sobre cada nodo, como fechas anticipadas, presupuestos y planes de gastos. Utilice los “Detalles del proyecto” para especificar la información, tal y como se describirá en este mismo capítulo. También puede empezar a añadir proyectos dentro de los nodos aplicables de la estructura si cuenta con los derechos de acceso para dichas funciones. Los derechos de acceso los establece su administrador de redes o de base de datos.


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Añadir un proyecto nuevo a la estructura de proyectos de la empresa Un proyecto es un conjunto de actividades y de información asociada que constituye un plan para crear un producto o un servicio. Un proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de fin, una estructura jerárquica de trabajos (WBS), y varias actividades, relaciones, programas base, gastos, riesgos, problemas, umbrales y productos/documentos de trabajo. Un proyecto también puede tener su propio sitio web. Aunque los recursos suelen trabajar en varios proyectos, cada proyecto tiene sus asignaciones de recursos. De forma similar, aunque los calendarios, informes y códigos de actividades pueden abarcar todos los proyectos, también pueden ser específicos para cada uno de ellos. Determine sus requisitos para añadir un proyecto nuevo a la jerarquía. Como gerente de proyectos que gestiona uno o más proyectos de nivel superior en la organización, es probable que desee añadir un nodo de la EPS que abarque todos esos proyectos. Si es usted un jefe de equipo, es probable que desee añadir un proyecto individual que incorpore las tareas que su grupo debe realizar para terminar el nodo de nivel superior de la EPS. Creará este proyecto individual bajo uno de los nodos de la EPS previamente establecidos por su gerente de proyectos. También puede utilizar el asistente Arquitecto de proyecto. Consulte el apartado Utilización del Arquitecto de proyecto en este capítulo.

Utilice la ventana “Proyectos” para añadir un proyecto a la jerarquía de la EPS. Defina la información general como ID y nombre de proyecto, fechas programadas de inicio y fin obligatorio, y gerente responsable. Añadir un proyecto a la EPS Entre en “Empresa”, “Proyectos”, o haga clic en “Proyectos” dentro del área de trabajo “Inicio” para abrir la ventana “Proyectos”. Seleccione el nodo de la EPS en el que quiera añadir un proyecto (si no ha creado todavía ningún nodo en la EPS, seleccione el nodo raíz de la EPS creado de forma automática al instalar el módulo). Haga clic en “Agregar”. El asistente “Crear un nuevo proyecto” lo guiará a través de los pasos necesarios para añadir un proyecto, entre los que se encuentran la selección del nodo en el que desee colocar el proyecto en la EPS, darle nombre al proyecto e identificar al gerente responsable del mismo.

No se pueden añadir proyectos bajo proyectos ya existentes.


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Se eligió el nodo raíz como el nodo de la EPS donde se desea crear el nuevo proyecto. Identifique el proyecto nuevo con la pestaña “General” en “Detalles del proyecto”. Utilice la información por defecto ofrecida, o cámbiela para adaptarla a los requisitos del proyecto.

Para definir la información adicional de proyectos, abra los “Detalles del proyecto” en la parte inferior del diseño (haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto”), después consulte el apartado Definición de los detalles de la EPS de este capítulo. Si desea más información sobre la importación y la conversión de proyectos, consulte la Administrator’s Guide.

Importación de proyectos Puede que desee construir su EPS con proyectos ya creados en una versión anterior del módulo de Project Management, Microsoft Project o Primavera Project Planner 3.0 (P3). El asistente “Importar” le pedirá que especifique la información que desea importar y el lugar de la jerarquía actual de la EPS donde desea situar el proyecto.


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Utilización del Arquitecto de proyecto El asistente “Arquitecto de proyecto” lo ayudará a seleccionar e importar metodologías como planes de proyecto prediseñados del módulo Methodology Management. Utilice el arquitecto de proyecto para crear un plan de proyecto nuevo o para añadir actividades e información asociada a un proyecto existente. Como el arquitecto de proyecto copia las metodologías de la base de datos del módulo Methodology Management, la información que cambie no afectará a las metodologías de origen. Si necesita más información sobre el uso de las metodologías, consulte el Methodology Management Reference Manual.

Además de proporcionar acceso a las metodologías, el arquitecto de proyecto también cuenta con una función para realizar estimaciones ascendentes, lo que le permitirá estimar las unidades y los costes de los recursos para sus selecciones de metodología. El arquitecto de proyecto basa esta estimación en el valor de complejidad del proyecto que haya especificado durante el proceso del asistente. Esto le permite estimar el esfuerzo y el coste del trabajo antes de añadir un proyecto. También puede acceder al asistente “Arquitecto de proyecto” desde el menú “Archivo”. Utilice esta opción para incorporar metodologías al proyecto actual.

Inicio del asistente “Arquitecto de proyecto” Escoja “Archivo”, “Nuevo” para iniciar el asistente “Crear un nuevo proyecto”. Seleccione el nivel de la EPS en el que desea colocar el nuevo proyecto. Nombre el proyecto, especifique una fecha de inicio, seleccione al gerente responsable y escoja el tipo de tarifa predeterminada. Seleccione “Sí, ejecutar el Arquitecto de proyecto”. Selección de metodologías y de complejidad estimada del proyecto Haga clic en “Metodología base” o en “Metodología plug-in” para seleccionar la metodología que desee importar. Haga clic en “Siguiente” para seleccionar la metodología base o plug-in que desee importar. Haga clic en “Siguiente” e introduzca un valor para la complejidad del proyecto, o haga clic en el botón del “Asistente de tamaño y complejidad” para calcular un valor de complejidad para el proyecto. El módulo utiliza el porcentaje de complejidad del proyecto para calcular un valor situado entre el valor mínimo y el valor máximo estimados definidos para las unidades laborales y no laborales, los costes de materiales y los costes de gastos definidos para cada actividad en el proyecto. El valor de complejidad del proyecto puede estar entre el 0 y el 100 por cien. Si el valor de complejidad del proyecto es igual a 0, el módulo utiliza la estimación mínima para cada actividad. Si el valor de complejidad del proyecto es igual a 100, el módulo utiliza la estimación máxima para cada actividad. Para valores de complejidad del proyector entre 0 y 100, el módulo calcula un valor intermedio entre las estimaciones máxima y mínima en cada actividad. El valor calculado con el valor de complejidad del proyecto se copia entonces en las unidades laborales/no laborales presupuestadas, los costes de materiales y los costes de gastos para cada actividad. Primavera - Project Management

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FALTAN PANTALLAS A LAS QUE NO HE PODIDO LLEGAR, YA QUE NO CUENTO CON NINGUNA METODOLOGÍA BASE** Ajuste de los elementos de la WBS Se pueden modificar los elementos de la estructura jerárquica de trabajos (WBS) asociados con la metodología seleccionada. Haga clic en “Ajustar” para ver los detalles y las actividades de cada elemento de la WBS.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán modificar las WBS gestionadas mediante Microsoft Project (MSP) en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre ProjectLink, consulte la ayuda de Primavera ProjectLink en Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado ProjectLink). Para acceder a la ayuda, haga clic en el botón Ayuda de cualquier pantalla de ProjectLink.


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Haga clic para incluir el elemento Click include the selected de latoWBS seleccionado. WBS element.

Haga clic para ver los detalles del

Click to view the det ails of the elemento de la WBS seleccionado. selected WBS element.

Haga para especificar Click to clic specify which of the qué actividades de la WBS activities for the selected WBS seleccionada quiere incluir en su you want to include in your plan de proyecto. Desactive la project plan. Clear the casilla correspondiente corresponding checkbox to para excluirthelaselected actividad seleccionada. exclude activity .

Ajuste de los WP y docs Se pueden ver los productos de trabajo y los documentos asociados con la metodología seleccionada. Haga clic en “Ajustar” para ver los detalles de cada producto de trabajo o documento, y para seleccionar qué documentos desea incluir en el plan de proyecto. Revisión de la metodología ajustada Haga clic en “Siguiente” para ver los resultados tras el ajuste de la metodología. Haga clic en “Información general” para revisar los cambios realizados en la metodología seleccionada.


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Selección de opciones de actualización de proyecto Seleccione la configuración de pantalla que desee usar cuando introduzca los datos de la metodología en el proyecto. Puede crear y guardar varias configuraciones; sin embargo, sólo una se utilizará para importar el archivo. Seleccione “Sí” en el campo “Utilizar” junto a la configuración que desee.

Haga clic para personalizar la Click to customize the configuración de tion. layout configura diseño.

Click to para createcrear a new Haga clic configuration. unalayout configuración nueva.

Modificar una configuración de pantalla Para modificar las opciones especificadas en una configuración de pantalla, seleccione el diseño que desee en el cuadro de diálogo “Actualizar opciones de proyecto” y haga clic en “Modificar”. La acción especificada en el diseño determina cómo importar los datos que coincidan en el archivo de importación y en la base de datos existente del proyecto.


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El cuadro de diálogo “Modificar configuración de importación” indica los tipos de datos en los que puede establecer distintas opciones. Seleccione una de las siguientes opciones en el campo “Acción” para indicar cómo quiere actualizar el tipo de datos: Q

Conservar existente: Mantiene los datos de la base de datos existente y no los sobrescribe con los datos de la metodología actualizada; añade datos nuevos si no existe el registro.

Q

Actualizar existente: Sobrescribe los datos de la base de datos existente con los datos de la metodología actualizada; añade datos nuevos si no existe el registro.

Q

Introducir nuevo: Mantiene los datos de la base de datos existente y añade los datos nuevos. Por ejemplo, si se añade un rol nuevo en el módulo Methodology Management, pero no quiere cambiar los roles existentes, escoja “Introducir nuevo” para añadir el nuevo rol a la base de datos de Project Management.

Q

No importar: Mantiene los datos en la base de datos existente y no importa los datos de metodología.

Haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios en la configuración de pantalla modificada. Haga clic en “Siguiente” para especificar dónde le gustaría colocar la metodología base o plug-in, y después haga clic en “Finalizar” para crear el proyecto.


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Trabajar con la estructura de proyectos de la empresa Abra un nodo de la EPS para abrir todos los proyectos que lo compongan, o abra los proyectos de forma individual. También puede seleccionar proyectos no consecutivos para ver su estado, recursos o costes combinados. Escoja “Archivo”, “Abrir”, seleccione los nodos o proyectos que desee abrir, y haga clic en “Abrir”. Haga clic para ver una lista de usuarios que tengan abierto en estos momentos el proyecto seleccionado.

Según su perfil de seguridad o la forma en la que otros usuarios hayan abierto el proyecto, puede que al menos una de estas opciones no esté disponible.

Sólo podrá haber un usuario con “Acceso exclusivo” a un proyecto en cada ocasión.

Utilización del estado para filtrar proyectos en la EPS Puede cambiar un proyecto de abierto (Activo) a cerrado (Inactivo) una vez terminado. También puede asignar un estado “what-if” a un proyecto copiado que desee analizar. El estado del proyecto se puede utilizar para organizar y resumir información, y para filtrar proyectos. Primavera - Project Management

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Seleccione “Archivo”, “Abrir”. Seleccione el nodo o proyecto de la EPS cuyo estado desee cambiar y haga clic en “Abrir”. Después haga clic en “Proyectos” dentro del área de trabajo “Inicio”.

Seleccione el estado en la pestaña “General”.

Para ver sólo aquellos proyectos con un estado específico, escoja “Ver”, “Filtrar por”, “Estado”, y escoja el estado que desee utilizar. También puede seleccionar “Ver”, “Filtrar por”, “Personalizar”. En el cuadro de diálogo “Filtros”, marque las casillas “Seleccionar” que desee para escoger los estados de los proyectos que quiera ver.


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Filtros de estado.

Utilización de nodos raíz para indicar estado de proyecto Otra forma de distinguir proyectos con estados que no sean activos es colocarlos en distintos nodos raíz de la EPS. Los proyectos siguen formando parte de la jerarquía, pero no se consideran cuando se hace un presupuesto, se programa o se nivelan los proyectos activos. Escoja “Empresa”, “Estructura de proyectos de la empresa”, para establecer los nodos raíz como marcadores de posición dentro de la EPS. Así podrá arrastrar y soltar proyectos en estos nodos raíz cuando cambie el estado.


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Puede que desee colocar los nodos raíz de estado al fondo de la EPS para mantenerlos separados del resto de la jerarquía.

Haga clic para mover el nodo seleccionado hacia la izquierda y designarlo como nodo raíz.

Copiar un nodo o proyecto de la EPS Puede copiar un nodo o proyecto ya existente para usarlo como plantilla de uno nuevo. Vuelva a nombrar el nodo o el proyecto después de copiarlo, después haga los cambios necesarios. Cuando abra la ventana “Proyectos”, incluya el nodo/proyecto que desee copiar, además del nodo en el que quiera copiarlo. Seleccione el nodo/proyecto que quiera copiar y haga clic en el botón “Copiar” de la barra de comandos. Seleccione el nodo en el que quiera copiar el nodo/proyecto y haga clic en el botón “Pegar” de la barra de comandos. Cuando copie un proyecto en otro lugar de la EPS, también puede copiar los vínculos con la WBS, los documentos, la OBS y otros elementos relacionados. Marque las casillas adecuadas en los cuadros de diálogo que aparezcan cuando haga clic en “Pegar”. Haga clic en “Aceptar” en cada cuadro de diálogo para proceder a la copia.


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Marque las casillas de los elementos que desee copiar.

Sólo podría borrar proyectos abiertos en modo Exclusivo.

Borrar un nodo o proyecto de la EPS Cuando borre un nodo, todos los proyectos de esa rama de la jerarquía también se eliminarán. Si no quiere borrar estos proyectos, debe copiarlos y pegarlos en otra zona de la jerarquía antes de borrar el nodo de nivel superior de la EPS. Para borrar un nodo de la EPS, entre en “Empresa”, “Estructura de proyectos de la empresa”. Seleccione el nodo de la EPS que desee borrar y haga clic en “Eliminar”. Para confirmar que desea eliminar el nodo seleccionado, haga clic en “Sí”. Para borrar un proyecto, abra la ventana “Proyectos” o “WBS” que Primavera - Project Management

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incluya ese proyecto. Seleccione el proyecto y haga clic en “Eliminar”. Para confirmar que desea eliminar el proyecto seleccionado, haga clic en “Sí”.

Haga clic para borrar el proyecto seleccionado.

Haga clic para borrar el nodo seleccionado.


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Definición de los detalles de la estructura de proyectos de la empresa Los detalles de proyecto y las opciones predeterminadas que se emplean en un proyecto se pueden definir con las pestañas de “Detalles del proyecto” que se encuentran en la parte inferior de la ventana “Proyectos”. También puede definir información específica de los nodos de la EPS en su jerarquía. Para ver los “Detalles del proyecto”, haga clic en la barra de opciones y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto” (hay que marcar la casilla junto a “Detalles del proyecto”).

Asegúrese de que aparezcan los “Detalles del proyecto” para poder definir las propiedades.

Para incluir/excluir pestañas, haga clic con el botón derecho del ratón en la zona de detalles y escoja "Personalizar detalles del proyecto”.

Abra cada pestaña para ver y editar ese tipo de información dentro del nodo o proyecto seleccionado.


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Si necesita más detalles sobre las pestañas “Registro de presupuesto”, “Plan de gastos”, “Resumen de presupuestos” y “Financiamiento”, consulte el capítulo Definición de presupuestos.

Información general La pestaña “General” le permite ver y editar la información general del nodo o proyecto seleccionado. Esta información incluye el ID, el nombre, el gerente responsable, la prioridad de nivelación y el nivel de riesgo. También puede ver o editar la dirección del sitio web del proyecto, si lo hay. Utilice el estado para identificar proyectos activos (Activo) o cerrados (Inactivo). También puede seleccionar el estado What-if para análisis antes de establecer un programa de proyecto más permanente, o el estado Planeado para utilizarlo durante la fase de planificación del proyecto.

El nombre del usuario, y la fecha y la hora en la que el usuario extrajo el proyecto. El campo estará en blanco si el estado es “Devuelto”.

El elemento de la estructura jerárquica de la organización (OBS) del nodo o proyecto. El gerente responsable es una asignación obligatoria para cada nivel de la EPS.

El riesgo general de la realización del proyecto o nodo. Utilice el nivel de riesgo para organizar, filtrar e informar sobre la información del proyecto.

Utilice este valor para tener en cuenta los proyectos externos aplicables (los no incluidos en la ventana actual) cuando descuente de la disponibilidad de recursos durante la nivelación.

Prioridad de nivelación Puede incluir asignaciones de proyectos cerrados durante la nivelación. Marque la casilla “Considerar asignaciones de otros proyectos con prioridad igual a/mayor que” en el cuadro de diálogo “Nivelar recursos” e indique una “Prioridad de nivelación de proyecto” en la pestaña “General” de la ventana “Proyectos”. Puede introducir un valor del 1 al 100, en el que el 1 representa la prioridad más alta. Para usar el nivel de prioridad como forma de evitar paralelismos durante la nivelación, hay que incluir “Prioridad de nivelación de proyecto” en las “Prioridades de nivelación” del cuadro de diálogo “Nivelar recursos”.


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Fechas La pestaña “Fechas” le permite editar la información de programa del proyecto seleccionado. Esta información incluye la fecha de los datos actuales, la fecha de inicio planeado y la fecha de fin obligatorio programada. Si ha seleccionado un nodo de la EPS, también puede introducir las fechas previstas de inicio y fin del nodo. La última fecha de fin anticipado calculada cuando se programé por última vez el proyecto.

Límite de tiempo para la fecha de fin del proyecto.

La fecha definida por el usuario en la que se espera el inicio o el fin del proyecto.

La fecha de inicio del proyecto. La fecha usada como punto de partida paa calcular el programa.

La fecha de fin real del proyecto, si el proyecto ya ha terminado; todas las actividades del proyecto tienen fecha de fin real.

Fechas previstas Las fechas previstas de inicio y fin se utilizan durante la fase de planificación del proyecto, y pueden configurarse a nivel de la EPS, del proyecto o de la WBS. Si el proyecto seleccionado no tiene actividades, o si estas actividades todavía no han comenzado, la fecha “Inicio” o “Fin” (en las columnas) será igual a la fecha de “Inicio previsto” o “Fin previsto”. Haga clic en el botón de exploración para seleccionar una fecha nueva.


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Bloc de notas La pestaña “Bloc de notas” le permite asignar temas y detalles del bloc de notas al nodo o proyecto seleccionado. Estos temas se definen en la pestaña “Temas del bloc de notas”, en el cuadro de diálogo “Categorías de admin”.

Haga clic para añadir un tema, seleccione un tema del cuadro de diálogo “Asignar tema del bloc de notas” y haga clic en “Asignar”. Haga clic en esta zona para escribir una descripción del tema seleccionado.

Para introducir detalles con el formato que desee y definidos por el usuario, puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Códigos de proyecto La pestaña “Códigos” le permite asignar valores de códigos de proyecto al proyecto seleccionado. Primero debe añadir códigos y valores de proyecto (en “Empresa”, “Códigos de proyecto”). Para ordenar la presentación, haga clic en la etiqueta de la columna correspondiente.


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Valores predeterminados La pestaña “Predeterminados” le permite especificar los ajustes predeterminados del proyecto seleccionado. Esta información incluye la cuenta de costo por defecto para las asignaciones de recursos a las actividades, los ajustes predeterminados para numeración automática de actividades, y el calendario de actividades predeterminadas, el tipo de duración y el tipo de porcentaje de avance.

La duración, el porcentaje de avance y el tipo de actividad predeterminados para las actividades del proyecto. Cambiar estos ajustes no afecta a las actividades existentes.

Si cambia el calendario predeterminado, el módulo sólo aplicará dicho calendario a las actividades nuevas.

Marque para numerar automáticamente las nuevas actividades con un incremento más que la actividad seleccionada, si las añade manualmente.

La cuenta de costo predeterminada para asignaciones de recursos a actividades y gastos del proyecto.

Los ID de las nuevas actividades se numeran según este incremento.

Autonumeración de ID de actividad Cuando se crea una actividad nueva, el ID de actividad se genera automáticamente con la autonumeración. La autonumeración concatena el prefijo y el sufijo, y este último se incrementa para conseguir que el ID sea único. Por ejemplo, “A” (prefijo), “1000” (sufijo), “10” (incremento) genera los ID de actividad “A1010”, “A1020”, “A1030”, etc. Si cambia el prefijo, el sufijo o el incremento del ID de la actividad, el cambio se aplicará sólo a las actividades nuevas.

Recursos La pestaña “Recursos” le permite especificar los permisos de recursos para el módulo Timesheets del proyecto seleccionado. Los permisos incluyen si los recursos pueden asignarse a actividades o si los recursos entran en las unidades restantes o en los porcentajes de avance de actividad de sus actividades asignadas. Puede especificar si desea permitir que la fechas de las nuevas asignaciones de recursos sean independientes de la actividad o permitir que las nuevas asignaciones recalculen las fechas y la duración de la actividad. Primavera - Project Management

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Este ajuste se usa para calcular el coste de las actividades que tienen unidades laborales/no laborales sin recursos/roles asignados o con recursos/roles sin precios.

Marque para permitir que las nuevas asignaciones de recursos/roles determinen las fechas y las duraciones de su actividad.

Si se marca la casilla “Manejar fechas de actividad por defecto”, señalará al recurso correspondiente en la RBS; si personaliza las columnas de la ventana “Recursos” para incluir la columna editable “Manejar fechas de actividad”, una marca aparecerá en esa columna junto a los recursos correspondientes.

Configuraciones La pestaña “Configuraciones” le permite ver y especificar información de resumen y los ajustes a nivel de proyecto para el proyecto seleccionado.


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Marque para mantener sólo los datos resumidos del proyecto.

El mes en que comienza el año fiscal del proyecto. Puede seleccionar uno nuevo.

Máximo nivel de la WBS para guardar la información en la base de datos para su resumen. Este nivel resumido afecta a los datos que aparecen en el módulo Portfolio Analysis si decide mostrar datos de resumen en vez de datos “activos”. Decida si desea identificar todas las actividades que tengan un fin anticipado igual al útimo fin anticipado calculado para el proyecto con las relaciones trazadas hasta la fecha de inicio del proyecto.

La holgura máxima para las actividades del proyecto antes de marcarlas como críticas. Puede introducir un número y un período nuevos.

Si marca la casilla “Contiene sólo datos resumidos”, la organización podrá mantener datos a nivel de resumen para proyectos gestionados de forma externa desde el módulo Project Management.

Cálculos La pestaña “Cálculos” le permite establecer preferencias en las asignaciones de recursos/roles de actividades para el proyecto seleccionado. En la zona “Asignaciones de recursos”, para ajustar el apartado “Cuando se actualicen unidades o costos reales”, si desea calcular un nuevo “Al completar” como la suma de las unidades o los costos reales y remanentes (Al completar = Unidades/costos reales + unidades/costos remanentes), escoja “Agregar reales a remanentes”. Las unidades y los costos reales se suelen calcular con esta opción. Si desea calcular las unidades o los costos remanentes como la diferencia entre las unidades o los costos al completar y los reales (Unidades/costos remanentes = Unidades/costos al completar - Unidades/costos reales), escoja “Sustraer real de Al completar”.


33 El ajuste se usa para calcular el coste de las actividades que tienen unidades laborales/no laborales/materiales sin recursos/roles asignados o con recursos/roles que no tienen precios. Marque para basar el porcentaje de avance en los pasos de actividad cuando se trata del tipo de avance físico. Marque para actualizar los valores presupuestados de unidad/coste y las fechas de fin, si los valores Remanentes o Al completar han cambiado en actividades aún no iniciadas. Después, seleccione cómo calcular la duración y las unidades cuando el avance se elimine de una actividad.

Seleccione para determinar los costes/unidades reales al completar. Seleccione para realizar el seguimiento de la cantidad restante antes de pasarse del presupuesto.

Marque para volver a calcular las unidades y costes reales o reales para este período, si uno de los valoresse ha actualizado. Esta opción debe seleccionarse para guardar el rendimiento del período.

Si necesita más información sobre los ajustes de los cálculos, consulte la Ayuda.

Marque la casilla “Volver a calcular unidades y costo real cuando el % de avance de la duración cambie” para actualizar automáticamente las unidades y costes reales cuando se actualice el porcentaje de avance de la duración. Si la casilla no está marcada, el módulo no estimará los valores reales y los campos de estos valores permanecerán en blanco, a no ser que especifique algún valor.

Si utiliza hojas de tiempo o “Aplicar reales” para actualizar o aplicar los valores reales, este ajuste no se aplicará, y el módulo no volverá a calcular estos valores.

Necesita el privilegio de proyecto “Editar detalles de proyecto excepto finanzas” para editar esta configuración. Puede comprobar los privilegios de proyecto en “Admin”, “Perfiles de seguridad”.


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Para volver a calcular las unidades cuando se actualizan los costes en las asignaciones de recursos, marque la casilla “Actualizar unidades cuando el costo cambie en las asignaciones de recursos”. Marque “Vincular unidades y costos reales con los reales para este período” si pretende guardar los valores reales del período anterior en el cuadro de diálogo “Almacenar rendimiento del período”. Si no se selecciona esta opción, no podrá guardar el rendimiento del período ni editar valores reales de períodos anteriores.

En esta parte

Parte 2

Estructuración de proyectos

E

n esta parte se describe cómo empezar a planificar y crear proyectos.

Los primeros cuatro capítulos explican cómo estructurar y añadir proyectos a la jerarquía; cómo establecer los gerentes directamente responsables de los proyectos y los usuarios asociados a ellos en toda la organización; cómo establecer los recursos y los roles de los proyectos; y cómo usar la estructura jerárquica de trabajos (WBS) para planificar y gestionar la información de los proyectos.

En los capítulos posteriores se explica cómo establecer presupuestos de proyecto, fuentes de financiación y planes de gastos; cómo realizar el seguimiento y el análisis de la desviación conforme avanza el proyecto; cómo definir códigos de proyecto y asignar valores a la información de proyecto, de modo que pueda organizarla de distintas formas en toda la organización; y cómo definir campos a medida del usuario. Una vez Primavera - Project Management

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configuradas las estructuras del proyecto, podrá definir los calendarios que determinen cuándo puede realizarse el trabajo y cuándo no.

Este capítulo describe cómo definir la estructura de proyectos de la empresa (EPS) que se empleará para organizar y gestionar los proyectos de su organización. Además, explica cómo desarrollar, crear y añadir proyectos a la EPS, y cómo definir los atributos de los proyectos. En este capítulo


Configuración de la estructura jerárquica de la organización

La OBS La estructura jerárquica de la organización (OBS) es una jerarquía global que representa a los gerentes responsables de los proyectos de su organización. La OBS suele reflejar la estructura de gestión de su organización desde el personal de alto nivel, pasando por todos los niveles que constituyen su negocio. Puede relacionar a los gerentes responsables con sus áreas de la EPS, ya sean nodos o proyectos individuales. Cuando relacione a un gerente responsable con un nodo de la EPS, a todos los proyectos que añada a esa rama de la EPS se les asignará ese gerente de forma predeterminada. La jerarquía de la OBS también se utiliza para garantizar a los usuarios privilegios de acceso específico a los proyectos y a los niveles de la WBS dentro de los proyectos.

Haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, después en “Filtrar por”, “EPS/proyectos actuales” para ver sólo los elementos de la OBS asignados a los proyectos abiertos.

Puede que desee crear su OBS de modo que coincida con las configuraciones de nodos y proyectos de la EPS. En primer lugar, puede hacer que coincidan los nombres de la OBS con los nombres de los nodos y proyectos de la EPS. Por ejemplo, para el nodo Corporate (Corporate IT), llame al elemento OBS Gerente de Corporate IT. Si desea más información sobre la configuración de la seguridad, consulte la Administrator’s Guide.

Asigne a los usuarios por sus nombres de registro a los elementos de la OBS, de modo que puedan acceder a los nodos o proyectos correspondientes de la EPS. El tipo de acceso concedido a un usuario lo determina el perfil de seguridad de proyecto que se le haya asignado. Los perfiles de seguridad se

establecen en el cuadro de diálogo “Perfiles de seguridad” (entre en “Admin”, “Perfiles de seguridad”) y después se asignan a los usuarios mediante el cuadro de diálogo “Usuarios” (en “Admin”, “Usuarios”).

Este usuario tendrá derechos de gerente de proyectos en el elemento de la OBS al que se le haya asignado.

Nodos de la OBS Al crear un nodo o un proyecto de la EPS en la ventana de proyectos, se crea y se asocia de forma automática un nodo de la OBS y el gerente responsable.

El módulo asocia automáticamente la OBS asignada al nodo de la EPS en el que se añade el nuevo proyecto.

La OBS puede reflejar la EPS a nivel de nodo y proyecto, o incluir niveles adicionales para adaptarse a su organización de gestión. Por ejemplo, puede que desee especificar jefes de equipo como gerentes responsables de los niveles de la WBS de un proyecto, y al gerente de proyectos que está por encima de los jefes de equipo de la OBS como gerente responsable del proyecto. De este modo, podrá trazar las medidas apropiadas de acceso y seguridad en varios niveles de la EPS, a la vez que mantiene una OBS que refleje de forma precisa la estructura de su organización.

Una OBS sólo puede tener un elemento raíz.

Si necesita más información sobre la creación de la OBS y otros informes estándar, consulte la Parte 5, Personalización de proyectos.

También puede crear informes basados en su OBS; en los proyectos de ejemplo se incluyen varios informes estándar de la OBS.

Ver la OBS Puede ver una OBS de dos formas: como una gráfica o como una tabla. Seleccione “Empresa”, “OBS” para abrir el cuadro de diálogo “Estructura jerárquica de la organización (OBS)”.

Cómo ver la gráfica de la OBS Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Vista gráfica”. Para cambiar la información incluida en la gráfica y la forma en la que se presenta, haga clic en la barra de opciones y escoja “Plantilla de caja de gráfico”, “Personalizar”.

Esta gráfica muestra el nombre de la OBS y los usuarios asociados a cada elemento; escoja “Plantilla de caja de gráfico”, “Personalizar” para editar la información que aparece en las cajas, así como su altura y ancho.

Los detalles de la OBS están ocultos para poder ver mejor la gráfica.

Cómo ver la tabla de la OBS Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Vista de tabla”.

Haga clic en la columna “Nombre de OBS” para ver la jerarquía; vuelva a hacer clic para ordenar los elementos y disponerlos en una lista.

Configuración de una OBS Utilice el cuadro de diálogo “Estructura jerárquica de la organización (OBS)” para crear, ver y editar la OBS global. También puede utilizar este cuadro de diálogo para ver una lista de usuarios que pueden acceder a la información global y de proyecto de un elemento de la OBS, y para ver cómo está asignada la gente a distintos proyectos. Si necesita más información sobre la configuración de los nodos de la EPS, consulte el capítulo Configuración de la estructura de proyectos de la empresa.

Creación de una OBS Al nodo raíz de la EPS se le asigna automáticamente un nodo raíz de la OBS, de modo que un elemento por defecto de la OBS pueda asignarse a cada proyecto que añada a la raíz de la EPS. Cuando utilice un cuadro de diálogo de la estructura de proyectos de la empresa para configurar los nodos de la EPS que componen los cimientos de la misma, puede emplear la EPS raíz existente como predeterminada para cada nodo, o puede configurar la OBS antes de construir la EPS. Después podrá asignar los gerentes responsables reales cuando cree los nodos de la EPS. Una vez establecida la OBS básica, puede incluir elementos adicionales que proporcionen acceso a nodos y proyectos específicos de la EPS, y a elementos de la WBS para los usuarios no incluidos en el nodo original de la OBS. Entre en “Empresa”, “OBS”. Seleccione el elemento de la OBS inmediatamente superior y del mismo nivel de jerarquía que el elemento que quiera añadir, y pulse “Agregar”.

Haga clic en la columna “Nombre de OBS” para mostrar la jerarquía, tal y como indica este símbolo. El módulo introduce el nuevo elemento de la OBS en el mismo nivel que el elemento seleccionado. Escriba un nombre significativo para la nueva OBS.

Haga clic en el área “Descripción de OBS” de la pestaña “General” para introducir una descripción del elemento de la OBS. Puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Si necesita más información sobre la configuración de usuarios y perfiles, consulte la Administrator’s Guide.

Cómo ver a los usuarios asociados con los elementos de la OBS Haga clic en la pestaña “Usuarios” del cuadro de diálogo “Estructura jerárquica de la organización (OBS)” para ver los usuarios y los perfiles correspondientes relacionados con un elemento de la OBS. También puede asignar usuarios desde esta pestaña, si cuenta con los derechos de acceso apropiados.

El usuario asociado a la OBS seleccionada en ese nivel concreto de la jerarquía.

Cómo ver una lista de responsabilidades Haga clic en la pestaña “Responsabilidad” para ver cómo están asignados los gerentes responsables (elementos de la OBS) a lo largo de la organización. Seleccione el nombre de la OBS cuyas asignaciones desee ver.

Las asignaciones del gerente seleccionado se muestran por nivel de WBS en toda la EPS.

Edición de elementos de la OBS Puede editar una OBS de varias formas. Puede cambiar la posición y la información de un elemento existente de la OBS, puede añadir un elemento nuevo (descrito anteriormente) y puede borrar un elemento de la OBS. Edición de un elemento de la OBS Entre en “Empresa”, “OBS”. Haga clic en la etiqueta de la columna “Nombre de OBS” para ver la jerarquía de la OBS. Un símbolo de esquema ( ) en la etiqueta de la columna “Nombre de OBS” indica una presentación jerárquica. Seleccione el elemento de la OBS que quiera editar. Para cambiar la información del elemento, haga clic en la pestaña “General” e introduzca la información nueva. Para cambiar la posición del elemento en la OBS, haga clic en los botones de flecha que correspondan.

El elemento Manufacturing de la OBS se mueve hacia la derecha con la flecha correspondiente para convertirlo en un elemento de la OBS New Technologies.

Borrar un elemento de la OBS Entre en “Empresa”, “OBS”. Haga clic en la etiqueta de la columna “Nombre de OBS” para ver la jerarquía de la OBS. Seleccione el elemento de la OBS que quiera borrar y haga clic en “Elim./Combinar”. Si el elemento de la OBS que quiere borrar tiene asignaciones de WBS, problemas, umbrales, riesgos o cualquier otro dato, el programa le pedirá que combine el elemento con el elemento de nivel superior de la OBS. Haga clic en “Sí”, y de nuevo en “Sí”.

Si borra un elemento de nivel superior de la OBS, el módulo borrará todos los elementos incluidos dentro de él.

La estructura jerárquica de la organización (OBS) es una disposición jerárquica de la estructura de gestión de un proyecto. El acceso del usuario a los nodos y proyectos, y sus privilegios dentro de la jerarquía de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) se implantan a través de los gerentes responsables, definidos en una OBS que abarque toda la organización. Una OBS no es lo mismo que un grupo de recursos. Mientras que los recursos se asignan a las actividades, los elementos de la OBS se asocian con nodos y proyectos de la EPS. El elemento de la OBS que corresponde a un nodo de la EPS es el gerente de proyectos responsable de todo el trabajo incluido en esa rama de la jerarquía. De este modo, una OBS admite grandes proyectos en los que participen varios gerentes de proyectos con distintas áreas de responsabilidad. Lea este capítulo para aprender a configurar una OBS y a relacionar sus elementos con la EPS. En este capítulo

Definición de recursos y roles

Información general sobre los recursos Se puede desarrollar un plan de recursos que integre recursos, costes y el programa, de modo que pueda controlar sus proyectos de forma eficiente. Empiece por definir una lista de todos los recursos necesarios para realizar los proyectos incluidos en la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Para cada recurso, establezca los límites de disponibilidad, los precios unitarios y un calendario para definir su tiempo estándar, tanto laboral como no laboral. Defina turnos y aplique uno o más de los turnos a los recursos correspondientes. Agrupe los recursos en categorías amplias para poder encontrar fácilmente un recurso concreto cuando asigne recursos a un proyecto. Para permitir la agrupación y los resúmenes de los recursos de toda la organización, establezca códigos de recursos y asigne valores de códigos. Utilice esta información para crear informes y perfiles de recursos. Analice el reparto de recursos y ajuste su plan de proyecto para evitar un mal reparto o que se produzcan picos y caídas en el uso de los recursos. Recursos y gastos son dos cosas distintas. Mientras que algunos recursos se basan en el tiempo y suelen abarcar múltiples actividades y proyectos, los gastos son desembolsos puntuales para artículos no reutilizables exigidos por las actividades. Roles Si se encuentra en la fase de planificación del proyecto, o si desea ver cómo afectarán ciertas asignaciones de recursos al programa, puede asignar roles como marcadores de posición temporales de las asignaciones de recursos. Los roles son los puestos de trabajo o habilidades del personal del proyecto. Representan un tipo de recurso con cierto nivel de habilidad, y no a un individuo en concreto. Los roles también pueden asignarse a recursos específicos para identificar con más detalle las habilidades de esos recursos. Si necesita más información sobre la asignación de recursos a las actividades, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Recursos primarios El recurso primario de una actividad suele ser el recurso responsable de la coordinación del trabajo de dicha actividad. El recurso primario actualiza la fecha de inicio, la fecha de fin y la fecha de fin esperado de la actividad. Además, si una actividad tiene recursos materiales, el recurso primario será el responsable de informar sobre las horas o unidades del recurso material. Los recursos primarios también son responsables de la edición del porcentaje de avance físico de la actividad si hay pasos ponderados vinculados al porcentaje de avance físico en las actividades correspondientes del proyecto seleccionado.

Cómo ver y añadir recursos Utilice la ventana “Recursos” para ver y añadir los recursos necesarios para realizar todos los proyectos de la organización. Estructure la jerarquía de recursos según el trabajo realizado. Por ejemplo, puede que tenga varios equipos compuestos por individuos de varios grupos de recursos de la organización. Puede establecer la jerarquía de modo que la gente que gestione estos grupos esté en un nivel superior que los recursos de los mismos. Puede establecer varios elementos raíz o de nivel superior en una estructura jerárquica de recursos (RBS). Un elemento raíz de la RBS actúa como jefe (como gerente, por ejemplo), en vez de como división o departamento. Por tanto, no se pueden resumir los recursos de nivel inferior hasta el recurso raíz.

También puede abrir la ventana “Recursos” a nivel global, sin ningún proyecto abierto.

Los jefes de equipo, gerentes de proyectos y gerentes de recursos a cargo de los equipos o grupos de la organización deben establecer conjuntamente la jerarquía de recursos. Puede que el gerente de programas o el coordinador de control de proyectos necesiten participar en este proceso para asegurarse de que los recursos se distribuyan de forma coherente según su disponibilidad. Ver recursos Seleccione “Empresa”, “Recursos”, o haga clic en “Recursos” desde el área de trabajo “Inicio”. Haga

clic en la barra “Mostrar” y seleccione una de estas opciones: Para cambiar una presentación de vista jerárquica a vista de lista, haga clic en la etiqueta de la columna “ID de recurso”. El símbolo del triángulo en la etiqueta de esta columna indica una vista de lista. Para ordenar la información de los recursos en una vista de lista, haga clic en la etiqueta de una columna.

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Para ver información detallada sobre un recurso específico, seleccione “Detalles”, y después el recurso cuya información quiera ver.

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Para ver los recursos en una gráfica, escoja “Vista gráfica”.

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Para seleccionar las columnas que desea incluir en el diseño, entre en “Columnas”, “Personalizar”, o seleccione uno de los diseños de columnas predefinidos.

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Para seleccionar los recursos que desea ver, escoja “Filtrar por”, “Todos los recursos activos”, “Todos los recursos” o “Recursos del proyecto actual”.

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Para organizar la jerarquía de recursos, escoja “Agrupar y ordenar por” y seleccione una de las agrupaciones predefinidas, o personalice la suya.

Si está activada la seguridad de recursos, el módulo sólo mostrará aquellos recursos para los que cuente con los derechos de acceso pertinentes. Consulte la Administrator’s Guide de Primavera si necesita más información.

Añadir un recurso Entre en “Empresa”, “Recursos”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, escoja “Agrupar y ordenar por”, “Predeterminado”, para ver la jerarquía de recursos. Seleccione el recurso que esté justo encima y al mismo nivel del recurso nuevo que desee añadir, y después pulse “Agregar”. Según las preferencias de usuario, puede que se inicie el “Asistente de nuevo recurso”. El asistente le pedirá que añada la información incluida en cada pestaña de los “Detalles del recurso”. Si no usa el asistente, podrá introducir esta información directamente en cada pestaña. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, “Detalles” para ver los detalles del recurso. Consulte este apartado para establecer la información básica del recurso. Si necesita especificar información adicional, consulte los apartados posteriores de este mismo capítulo. \n

Códigos – Definición y asignación de códigos y valores de recursos

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Roles – Configuración de roles y asignación de roles a recursos

Información general Utilice la pestaña “General” para introducir información general sobre el recurso seleccionado, incluido el ID del recurso, el nombre del recurso, el título, el ID del empleado, la dirección de correo electrónico, los números de teléfono de la oficina y el estado.

Es el identificador de empleado que corresponde al recurso y que se utiliza para identificarlo dentro de la compañía, por ejemplo, el número de la seguridad social.

Si el recurso está relacionado con un usuario del módulo Timesheets, este campo se corresponderá con la “Dirección de correo electrónico” de la pestaña” Contacto” del cuadro de diálogo “Usuarios”.

Si esta casilla está marcada, el recurso estará disponible para una asignación; si no indicará que está en estado inactivo o no disponible.

Detalles Utilice la pestaña “Detalles” para especificar la clasificación laboral del recurso: laboral (personal), no laboral (equipo) o material (suministros). También para indicar si un recurso puede registrar horas extra, para asignar un calendario al recurso seleccionado, especificar las unidades/tiempo por defecto del recurso, especificar cómo se aplican las unidades reales y remanentes para las asignaciones de un recurso, e indicar que se volverán a calcular las cantidades de las asignaciones a un recurso siempre que se produzca un cambio en los costes.

El módulo usa el calendario de asignaciones para la programación de actividades, el seguimiento y la nivelación de recursos; puede seleccionar un calendario global o un calendario de recursos para el recurso.

La cantidad mínima de tiempo que el recurso podrá trabajar en una actividad.

Puede seleccionar una unidad de medida y su abreviatura si es un recurso material. Por defecto, muestra la moneda de vista seleccionada en las “Preferencias del usuario” al añadir el recurso; puede seleccionar otra moneda asociada al recurso. Marque para permitir que el recurso laboral o no laboral registre horas extra en las actividades del módulo Timesheets. Escriba el número por el que se multiplicará el precio estándar del recurso para determinar su precio por hora extra (precio estándar * factor de horas extra = precio por hora extra).

Marque para calcular automáticamente la cantidad real de trabajo del recurso seleccionado según el plan de proyecto, y no las horas registradas en el módulo Timesheets; no lo marque si usa el módulo Timesheets para actualizar los valores reales. Marque para indicar que se volverán a calcular los costes de cualquier nueva asignación del recurso siempre que se produzca un cambio de cantidad, como el cambio de la estimación para completar de una actividad.

Unidades/tiempo predeterminadas Puede introducir el valor predeterminado de unidades/tiempo como valor numérico seguido de una barra (/) y la duración de tiempo apropiada, según cómo haya configurado las unidades de tiempo en sus preferencias de usuario, o como porcentaje de los recursos laborales y no laborales. Por ejemplo, si el recurso seleccionado es una persona, un valor razonable podrían ser ocho horas (unidades) al día (duración). En este caso, las unidades/tiempo predeterminadas serían 8,00h/d, u ocho horas de trabajo al día. Si está introduciendo un porcentaje, debería ser el 100%, que indica que el recurso está disponible para trabajar a tiempo completo. De forma similar, si el recurso seleccionado es un departamento con cinco personas, las unidades/tiempo máx. pueden ser 40,00h/d o 500%. Esto quiere decir que cinco personas pueden realizar 40 horas de trabajo al día, en vez de tener a una persona que realiza 8 horas de

trabajo al día. El módulo utiliza este valor junto con la asignación de calendario para calcular la distribución de recursos durante la programación y la nivelación.

Si se marca la casilla “Calcular costos a partir de unidades”, señalará al recurso correspondiente en la RBS; si personaliza las columnas de la ventana “Recursos” para incluir la columna editable “Calcular costos a partir de unidades”, una marca aparecerá en esa columna junto a los recursos correspondientes. En realidad, el ajuste para realizar un nuevo cálculo de cantidades de recursos está en la pestaña “Cálculo”, de “Detalles del proyecto”.

Unidades y precios Utilice la pestaña “Unidades y precios” para especificar las cantidades (límites) disponibles del recurso. Los límites de ajuste lo ayudarán a identificar rápidamente las áreas de sobrecarga de recursos en los perfiles de utilización de recursos, usando distintos colores para representar límites y unidades sobreasignadas en los histogramas. El módulo ajusta automáticamente los costes del recurso para que las actividades asignadas a él reflejen los cambios de precio de distintos períodos.

Seleccione el calendario de turnos del recurso y el número de turno aplicable que esté ajustando, si el calendario de turnos tiene más de un turno. Consulte el apartado Definición de turnos de recursos si necesita más información sobre el tema.

Puede establecer distintos límites y precios a lo largo del tiempo si especifica la fecha de entrada en vigencia de cada cambio.

Haga doble clic en la celda, escriba el precio del recurso, seguido de una barra inclinada (/) y la unidad asociada con el precio.

El número de unidades disponibles durante cada período de trabajo (hora, día, semana o mes) del marco de tiempo especificado; puede introducir un porcentaje, o un valor numérico seguido de barra (/) y la duración apropiada, según las preferencias de usuario establecidas para las unidades de tiempo.

Para nivelar los recursos, debe establecer los límites de disponibilidad (“Unidades/tiempo máx.”).

Puede cambiarle el nombre a los cinco campos disponibles de precio/unidad en “Preferencias de admin”, dentro de la pestaña “Tipos de tarifa”.

Uso de límites para retrasar el inicio de recursos Use los límites para retrasar el inicio de un recurso en el programa del proyecto hasta que dicho recurso esté disponible. Por ejemplo, suponga que contrata a un ingeniero nuevo, Joe, pero que Joe no empieza a trabajar hasta el mes que viene. Puede añadir las actividades y asignaciones de Joe al proyecto, y después establecer los siguientes límites de recurso: Fecha de entrada Unidades/tiempo en vigencia máx. 10AG01 10SEP01

0h/h 1h/h

Notas Utilice la pestaña “Notas” para introducir comentarios sobre el recurso. Puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Si necesita más información sobre la configuración de recursos para su uso con el módulo Timesheets, consulte la Administrator’s Guide.

Hojas de tiempo Utilice la pestaña “Hojas de tiempo” para especificar el nombre de registro de la hoja de tiempo del recurso seleccionado, y si el recurso utiliza hojas de tiempo para registrar las horas de las actividades asignadas. Primero hay que configurar los nombres de registro en el cuadro de diálogo “Usuarios”. Entre en “Admin”, “Usuarios” y haga clic en la pestaña “General”.

Haga clic en el botón de exploración para seleccionar un nombre de registro para Timesheets.

Haga clic para acceder al cuadro de diálogo “Usuarios”, donde puede especificar un nombre de registro y una contraseña distintos.

Marque si el recurso usa las hojas de tiempo para registrar el tiempo empleado en sus actividades.

Haga clic en el botón de exploración para seleccionar al gerente de aprobación de hojas de tiempo del recurso.

Definición de turnos de recursos Pueden definirse de forma global turnos que abarquen horas de trabajo específicas a lo largo de cierto tiempo, y aplicar uno o más turnos directamente a los recursos que correspondan. El módulo tiene en cuenta las horas de los turnos al calcular las unidades y precios durante la nivelación. El calendario de recursos se emplea para determinar cuándo puede trabajar el recurso, así como los límites para ese período que se determinen a partir de la definición del turno de dicho recurso. Definición de turnos de recursos Entre en “Empresa”, “Turnos de recursos”. Haga clic en “Agregar” e introduzca un nombre nuevo para el turno. Si desea editar el turno nuevo, haga clic en “Modificar”.

El número de horas totales del turno debe sumar 24 horas, y cada turno debe tener una duración de al menos una hora

La hora de inicio debe empezar y terminar a una hora en punto, por ejemplo, a las 8:00 y no a las 8:30.

Seleccione “Empresa”, “Recursos” para asignar los turnos a los recursos en esta ventana, dentro de la pestaña “Unidades y precios”.

Definición y asignación de códigos y valores de recursos Los códigos de recursos ofrecen otra forma de categorizar los recursos de los proyectos. Por ejemplo, establezca un código llamado Clasificación y cree valores para él, como por ejemplo: Gestión e Ingeniería. Asigne dichos valores a los recursos apropiados, de forma que pueda agrupar, filtrar u ordenar rápidamente todos los gerentes o todos los recursos del equipo de ingeniería. Configuración de códigos de recursos Entre en “Empresa”, “Códigos de recursos”. Haga clic en “Modificar” para añadir las definiciones de código de recurso, que son categorías amplias en las que añadirá valores. Escriba el nombre del código del recurso e introduzca el número máximo de caracteres para cada valor que le asigne al código. Haga clic en “Cerrar” cuando termine de añadir códigos y longitudes para los valores.

Añadir valores de códigos a los recursos En el cuadro de diálogo “Códigos de recursos”, seleccione el código en el que quiera establecer valores y pulse “Agregar”. Escriba el nombre de valor del código del recurso; el número máximo de caracteres se determina en el nivel de código de recurso. Escriba una descripción para ese valor. Si desea crear una jerarquía de valores de código, haga clic en la flecha correspondiente para mover el valor un nivel hacia la derecha.

Para categorizar mejor los valores de códigos, puede disponerlos en una jerarquía.

Asignar valores de códigos a los recursos Se pueden asignar valores de código a los recursos con la pestaña “Códigos” de la ventana “Detalles de recursos”, o creando columnas de códigos de recursos en la ventana “Recursos” para después asignar valores en las columnas. Para utilizar la pestaña “Códigos”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y entre en “Detalles” (la casilla junto a la orden “Detalles” debe estar marcada). Haga clic en la pestaña “Códigos” y después en “Asignar”. Para utilizar columnas, haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, seleccione “Columnas”, “Personalizar”, y añada una o más columnas de códigos de recursos. Consulte el siguiente ejemplo:

Personalice las columnas para incluir los códigos de recursos a los que quiera asignar valores; haga clic en la celda de la columna de cada recurso para seleccionar una asignación de valor de código... o Haga clic en “Asignar” para seleccionar el valor de código de recurso que desee para el recurso seleccionado.

Agrupación y resumen con códigos de recursos Los códigos de recursos pueden utilizarse para agrupar y ordenar en las tablas de utilización de recursos. Haga clic con el botón derecho del ratón en un diseño de tabla de utilización de recursos y seleccione “Agrupar y ordenar por”, “Personalizar”. Si agrupa por códigos de recursos podrá ver rápidamente las actividades asignadas a un área concreta de responsabilidad o realizadas por un grupo específico en toda la organización. Haga clic en la banda de un grupo para ver el resumen de un grupo concreto.

Este apartado indica las asignaciones de actividades section lists the activity assignments de los recursosThis o roles seleccionados. for selected resources or roles.

Este apartado se agrupa por This section is grouped código de recurso.

by resource code.

NO ENCUENTRO LA PANTALLA**

Configuración de roles Los roles son los puestos de trabajo o habilidades del personal del proyecto, por ejemplo: planificador del proyecto, responsable de garantía de calidad o ingeniero. Se puede crear un conjunto estándar de roles para asignarlos a recursos laborales y no laborales, y a actividades de todos los proyectos de la organización. Puede establecer un número ilimitado de roles y organizarlos en una jerarquía para poder gestionarlos y asignarlos con mayor facilidad. El conjunto de roles que asigne a una actividad definirá los requisitos de habilidades de dicha actividad. También puede definir varias tarifas de precio por unidad para cada rol y así lograr una planificación de costes precisa. Asigne roles a las actividades, igual que asignaría los recursos durante la programación del proyecto y la planificación de costes. Una vez terminados los planes, puede sustituir roles por recursos, basándose en los requisitos de roles y habilidades de cada actividad. Ver roles Entre en “Empresa”, “Roles” y haga clic en la barra de opciones “Mostrar”. \n

Para ver sólo aquellos roles que tengan asignaciones en el proyecto abierto, escoja “Filtrar por”, “Roles del proyecto actual”.

\n

Para ver todos los roles, escoja “Filtrar por”, “Todos los roles”.

Ver roles de un recurso específico Entre en “Empresa”, “Recursos”. Seleccione el recurso cuyos roles desee ver. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y en “Detalles” para ver los detalles del recurso. Haga clic en la pestaña “Roles”.

Añadir un rol Entre en “Empresa”, “Roles”. Seleccione el rol que esté justo encima y al mismo nivel que el rol que desee añadir, y pulse “Agregar”. Escriba el ID y el nombre del rol. Si desea crear una jerarquía de roles, haga clic en la flecha correspondiente para mover el rol seleccionado un nivel hacia la derecha. Por ejemplo, puede que desee elaborar una lista de roles específicos incluidos bajo el gerente de proyectos, como el gerente de diseño. Escriba una descripción de las responsabilidades del rol. Puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Sustituya el texto señalado por el ID y el nombre del nuevo rol.

Haga clic en las flechas arriba/abajo para mover un rol en dirección ascendente o ascendente; haga clic en las flechas izquierda/derecha para cambiar el nivel jerárquico de un rol.

Si necesita más información sobre la asignación de roles a las actividades, consulte el apartado Asignación de recursos y roles del capítulo Trabajo con actividades.

Añadir tarifas a un rol Puede añadir hasta cinco tarifas de precio por unidad para cada rol en el diccionario de roles. Cuando asigne un rol a una actividad durante la planificación de un proyecto, puede decidir la tarifa con la que desea calcular el coste. La definición de tarifas para roles específicos genera unos resultados de planificación de costes de proyecto más precisos. Para añadir tarifas a un rol, entre en “Empresa”, “Roles”. Si las pestañas no aparecen en el cuadro de diálogo “Roles”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Detalles”. Seleccione el rol al que desee añadir tarifas, después haga clic en la pestaña “Precios”. Introduzca un máximo de cinco tarifas de precio/unidad para el rol seleccionado. Por ejemplo, si el precio por unidad es de 25$/hora, introduzca 25h; si el precio por unidad es 50000$/año, introduzca 50000a. Sólo podrá introducir valores de unidades en minutos, horas, días, semanas, meses y años. Su administrador de sistemas define las abreviaturas para dichas unidades en “Preferencias de admin”, dentro de la pestaña “Períodos de tiempo”.

Marque esta casilla para indicar que se volverá a calcular cualquier asignación de este rol siempre que se produzca algún cambio en las cantidades, como por ejemplo si se cambia la estimación para completar de una actividad.

Introduzca el precio y la unidad de cada rol seleccionado. La unidad debe ser la misma en todas las tarifas definidas para un rol específico (p.ej. no se pueden mezclar tarifas por hora y semana en el mismo rol). Si se define más de una tarifa para el mismo rol y después se cambia la unidad de una de ellas, el módulo cambiará la unidad de todas las tarifas definidas. Si introduce un precio sin unidad, la unidad por defecto es la hora.

Asignación de roles a recursos El conjunto de roles que asigne a un recurso describe las habilidades de dicho recurso. Estas asignaciones de roles facilitan la asignación de recursos a las actividades según el rol. También puede asignar roles directamente a actividades si no está seguro de los recursos disponibles actualmente para trabajar en dichas actividades. Más adelante podrá sustituir los roles por los recursos correspondientes. Si desea más información sobre la asignación de recursos a actividades por rol, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Puede asignar roles a recursos de dos formas: desde los “Detalles” de la ventana “Recursos”, o desde el cuadro de diálogo “Roles”. Asignación de roles a recursos desde los detalles de la ventana “Recursos”. Entre en “Empresa”, “Recursos”, seleccione el recurso al que desee asignar un rol, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Detalles”. Haga clic en la pestaña “Roles” y después en “Asignar”.

Marque la casilla del rol que desea utilizar por defecto, si hay más de uno en la lista del recurso. Muestra los roles del recurso seleccionado; haga clic en la etiqueta de la columna ID de rol para ordenar la pantalla.

Puede modificar los nombres de los roles en el cuadro de diálogo “Roles” (entre en “Empresa”, “Roles”).

Puede analizar la oferta y la demanda del recurso y de la habilidad con los perfiles de uso de rol y habilidad.

Asignación de roles a recursos desde el cuadro de diálogo “Roles” Entre en “Empresa”, “Roles”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Detalles de

roles”. Seleccione el rol al que desee asignar recursos. Haga clic en la pestaña “Recursos” y después en “Asignar”.

Seleccione el recurso al que desee asignar el rol seleccionado; haga clic en el botón “Asignar” y después en el botón “Cerrar”.

Haga doble clic en el nivel de habilidad y seleccione el nivel apropiado.

Definición de curvas de recursos Las curvas de distribución de recursos/costes le permiten especificar cómo quiere repartir las unidades o costes de recursos a lo largo de la actividad. Las unidades y costes de recursos se distribuyen de forma uniforme durante una actividad, a no ser que especifique una distribución no lineal por medio de curvas. El perfil de utilización de recursos y la tabla de utilización de recursos reflejan las curvas de recursos. Las curvas de recursos no se utilizan en la nivelación. Si existen datos en la hoja de tiempo de los valores reales, no se tienen en cuenta las curvas para los reales, y se distribuyen según los datos de la hoja de tiempo. Las actividades con datos en la hoja de tiempo siguen distribuyendo el resto de unidades mediante la curva. Marque la casilla “Volver a calcular unidades y costo real cuando el % de avance de la duración cambie” en la pestaña “Cálculos” de “Detalles del proyecto” para utilizar curvas para calcular Unidades/costes reales y Unidades/costes de VG.

Las curvas de recursos no aceptan gastos. El campo “Tipo de devengo” seguirá distribuyendo los gastos.

Añadir una curva de recurso Entre en “Empresa”, “Curvas de recursos”. Haga clic en “Agregar”. Seleccione una curva existente de la que copiar los porcentajes de valor de la curva y haga clic en “Agregar”. Escriba un nombre para la nueva curva de recurso.

El nombre de la nueva curva de recursos puede tener hasta 60 caracteres alfanuméricos.

Haga clic en “Modificar” para definir la distribución de la curva. Edite los porcentajes de valor de la curva para crear una curva que indique cómo se distribuirán sus costes/unidades en el tiempo. Las curvas se definen mediante 21 puntos (a intervalos del 5% de 0 a 100). Haga clic en “Prorratear” para que el total de los valores de distribución sea igual al 100%, manteniendo la forma que haya especificado. Pulse “Aceptar” y “Cerrar”.

Se tiene en cuenta la demora del recurso. La curva empezará en la fecha de inicio “retrasada”. Si necesita más instrucciones sobre cómo asignar curvas de recursos a asignaciones de recursos y roles, consulte el capítulo Trabajo con actividades de la Parte 3: Implantación del programa.

Borrar una curva de recurso Entre en “Empresa”, “Curvas de recurso”. Seleccione la curva global que desee borrar. Haga clic en “Eliminar” y en “Sí”.

Las curvas predeterminadas no pueden borrarse. Si borra una curva de recurso asignada a una asignación de recurso o rol, la curva desaparecerá de la asignación, y el valor ganado de dicha asignación volverá a calcularse.

Los recursos son el personal y los equipos que realizan el trabajo de las actividades en todos los proyectos. Los recursos laborales y no laborales, como los ingenieros y el equipo, siempre dependen del tiempo y suelen asignarse a otras actividades o proyectos; los recursos materiales, como lo suministros y otros artículos consumibles, se registran en términos de coste por unidad, en vez de horas. Puede crear una jerarquía de recursos que refleje la estructura de recursos de su organización y ayude a asignar recursos a las distintas actividades. Puede establecer códigos de recursos jerárquicos ilimitados para agrupaciones y resúmenes. Además, puede establecer roles con conjuntos de habilidades específicas y utilizarlos como asignaciones de recursos hasta poder asignar recursos concretos. Esto le permitirá programar y planificar los costes por rol durante la fase de planificación del proyecto. También puede asignar calendarios de

recursos y definir la información de contacto del recurso y su precio a lo largo del tiempo. En este capítulo se describen recursos, roles y códigos de recursos. En este capítulo

Revisión de la estructura jerárquica de trabajos

La WBS La estructura jerárquica de trabajos (WBS) consta de la WBS de todos los proyectos incluidos en la estructura de proyectos de la empresa (EPS) y, de hecho, amplía la EPS más allá del nivel de proyecto. Puede ver toda la WBS de una vez, o puede mostrar sólo las estructuras jerárquicas de trabajos de un nodo o proyecto específicos. Abra el elemento de la EPS cuya WBS desee ver, después entre en “Proyecto”, “WBS”. Cuando crea un proyecto, el módulo crea automáticamente un elemento de la WBS al mismo nivel jerárquico y con el mismo nombre que el proyecto; para diferenciar el nivel de la WBS del nivel del proyecto puede añadir números o letras como Lincoln Hospital A, Lincoln Hospital B. Puede desglosar más el trabajo ampliando la EPS a otro nivel.

Planificación y presupuesto Puede establecer fechas, presupuestos y planes de gastos previstos en un nivel alto de la WBS, de modo que se indique cuándo debe realizarse el trabajo, y cuál será el coste de su presupuesto y los gastos mensuales. Como la información financiera la comparten varios proyectos y sus elementos de la WBS, podrá usar el presupuesto y los datos de financiación ya establecidos en los elementos de la WBS para los elementos homólogos en proyectos y actividades.

El plan de presupuesto y gastos puede utilizarse de forma independiente para representar datos financieros para el nivel de la WBS.

También podrá resumir los datos de proyecto hasta un nivel específico de la WBS cuando calcule y mantenga los datos de resumen. Detalles de proyecto

Los niveles de la WBS cuyos datos quiere resumir para usarlos en el módulo Portfolio Analysis

También puede usar la WBS en la fase de planificación de un proyecto para estimaciones descendentes y resúmenes desplegables de datos todavía no asociados a proyectos. Por ejemplo, puede crear una WBS para un nodo de nivel superior de la EPS e incluir datos de resumen, presupuestos previstos y fechas que sean independientes de todos los proyectos.

Visualización de una WBS Puede ver una WBS como gráfico o como tabla. Abra la ventana de la estructura jerárquica de trabajos seleccionando “Proyecto”, “WBS”; también puede hacer clic en la opción WBS de la barra de directorio o en el área de trabajo “Inicio”. Ver la gráfica de la estructura jerárquica de trabajos Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Mostrar arriba”, “Vista de gráfica”. Para cambiar la información presentada, haga clic en la barra de opciones y escoja “Plantilla de caja de gráfico”, “Personalizar”.

Para cambiar el contenido y la apariencia del diseño, haga clic en la barra de opciones, escoja “Plantilla de caja de gráfico” o “Fuente y colores de gráficos”.

Ver la tabla de la estructura jerárquica de trabajos Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Mostrar arriba”, “Tabla de WBS”. Para hacer una lista y ordenar los elementos de la WBS, haga clic en la etiqueta de la columna “Código de WBS”. Para cambiar la información que muestra la tabla, haga clic en la barra de opciones y seleccione una de estas: \n

Para ver información detallada sobre un elemento específico de la WBS, seleccione “Mostrar abajo”, “Detalles de WBS”, y después el elemento de la WBS cuya información quiera ver. Para ocultar los detalles de la WBS, escoja “Mostrar abajo”, “Sin diseño inferior”.

\n

Para cambiar las columnas de la vista de WBS, escoja “Columnas” y uno de los diseños predefinidos, o personalice las columnas.

También puede decidir mostrar un diagrama de Gantt a la derecha de la tabla de WBS. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Mostrar arriba”, “Diagrama de Gantt”.

Haga clic en la barra de opciones “Diseño”, entre en “Columnas”, “Personalizar” y seleccione sólo las columnas que desee mostrar.

La pantalla se agrupa según la asginación de la OBS.

Agrupar por ruta de WBS Puede organizar múltiples proyectos que usen la misma estructura jerárquica de trabajos (WBS) agrupando sus niveles WBS idénticos. La ruta de WBS hace una lista de actividades por niveles de la WBS, sin mostrar el nodo de nivel de proyecto. Agrupe por ruta de WBS en las ventanas “Actividades” y “WBS”. También puede filtrar o mostrar la ruta WBS como una columna en proyectos e informes. Puede organizar mejor un diseño si lo ordena y dispone el orden de las actividades. Si usa tanto la agrupación como el orden para organizar un diseño, los elementos se agrupan primero y después se ordenan.

Organice varios proyectos con la misma ruta de estructura de desglose de trabajos.

Agrupar actividades por ruta de WBS Entre en “Proyecto”, “Actividades”, después en “Ver”, “Agrupar y ordenar”. En el apartado “Agrupar por”, haga clic en la celda y seleccione “Ruta de WBS”. Haga clic en “Ordenar” y seleccione un orden para la ruta de WBS. Haga clic en “Aceptar”. Haga clic en “Ordenar” y seleccione un orden para la ruta WBS. Haga clic en “Aceptar”.

Para ver la ruta WBS en la ventana WBS, entre en “Proyecto”, “WBS”, y después en “Ver”, “Agrupar y ordenar por”, “Ruta de WBS”.

Cómo añadir elementos de la WBS y asignar propiedades Cuando crea proyectos, el módulo genera automáticamente un elemento de nivel superior de la WBS con el mismo nombre, EPS e ID de proyecto que el proyecto en cuestión. Utilice la ventana de la estructura jerárquica de trabajos (WBS) para ver y editar la WBS del proyecto abierto. Añadir un elemento de la WBS Entre en “Proyecto”, “WBS”. Seleccione el elemento de la WBS bajo el que desee añadir el elemento nuevo y pulse “Agregar”. El nuevo elemento de la WBS se coloca sangrado un nivel por debajo del elemento seleccionado. Para mostrar los detalles de la estructura jerárquica de trabajos, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles de WBS”. Consulte los siguientes apartados para establecer las propiedades básicas de la WBS. Para especificar información adicional, consulte los siguientes capítulos: Para incluir/excluir etiquetas, haga clic con el botón derecho del ratón en la zona de detalles y escoja “Personaliza detalles de WBS”.

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Etiqueta “Bloc de notas” — Capítulo Configuración de la estructura de proyectos de la empresa

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Etiquetas “Registro de presupuesto”, “Plan de gastos” y “Resumen de presupuesto” — Capítulo Definición de presupuestos

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Hitos de WBS — Uso de los hitos de la WBS, en este mismo capítulo Etiqueta “PT y Docs” — Capítulo Mantenimiento de una librería de documentos de proyecto

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Etiqueta “Valor ganado” — Definición de ajustes de valor ganado para elementos específicos de la WBS, en este mismo capítulo

Muestre los detalles de la estructura jerárquica de trabajos para poder añadir y asignar información a cada elemento de la WBS que cree

Información general Utilice la pestaña “General” para ver y editar la información general del elemento seleccionado de la WBS. Esto incluye el código, el nombre, el estado y el gerente responsable. Las fechas definidas por el usuario en las que se espera iniciar y terminar el proyecto o las actividades asociadas con el elemento de la WBS; se utiliza durante la fase de planificación del proyecto y se establece a nivel de WBS, EPS o proyecto.

Determina la accesibilidad de los usuarios del módulo Timesheets a las actividades de la WBS; si el estado no es “Activo”, no se permite el acceso. El nombre del elemento raíz de la OBS correspondiente al elemento seleccionado de la WBS.

El ajuste del estado también determina la inclusión de un proyecto durante el resumen; cualquier actividad dentro de un elemento de la WBS que tenga un estado distinto a “What-if” se incluye en el resumen. Si necesita más información sobre cómo resumir datos, consulte el capítulo Resumen de proyectos. Los otros estados de WBS son “Inactivo” y “Planeado”.

También puede editar directamente parte de la información de la WBS en la tabla de la estructura jerárquica de trabajos. Haga doble clic en la información que desee cambiar y escriba o seleccione el valor nuevo.

Editar un elemento de la WBS Seleccione el elemento de la WBS que quiera editar. Para cambiar la posición del elemento en la WBS, haga clic en los botones de flecha que correspondan, situados en la parte inferior de la barra de comandos, a la derecha de la ventana “Estructura jerárquica de trabajos (WBS)”. Para mostrar los detalles de la estructura jerárquica de trabajos, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles de WBS”; después introduzca la información nueva en las pestañas. Borrar un elemento de la WBS Entre en “Proyecto”, “WBS”. Seleccione el elemento de la WBS que quiera borrar y haga clic en “Eliminar”. Si los elementos de la WBS que quiere borrar tienen asignaciones de actividades, se le pedirá que borre el elemento de la WBS y todas sus asignaciones de actividades, o que borre el elemento de la WBS y reasigne o combine todas sus asignaciones de actividades con el elemento de nivel superior al elemento que desea borrar. Haga clic en “Aceptar”, y después en “Sí”.

Si borra un elemento de nivel superior de la WBS, el módulo borrará todos los elementos incluidos dentro de él.

Cómo afecta el estado de un elemento de la WBS a los usuarios de Timesheets Existen cuatro tipos de estado para los elementos de la WBS: planeado, activo, inactivo y what-if. Elementos planeados de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es “Planeado”, los usuarios de Timesheets no podrán ver ninguna de las actividades incluidas en dicho elemento. Así se evita que dichos usuarios se asignen o realicen el trabajo de las actividades asignadas a un elemento de la WBS que no esté autorizado para su uso real. Elementos activos de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es “Activo”, los usuarios de Timesheets podrán ver todas las actividades incluidas en el elemento de la WBS. Según sus privilegios para la hoja de tiempo, los usuarios también podrán asignarse o realizar el trabajo de las actividades incluidas en el elemento activo de la WBS. Si un elemento de la WBS pertenece a un elemento de nivel superior dentro de la misma, el elemento inferior tiene el mismo estado que el superior. Elementos inactivos de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es “Inactivo”, los usuarios de Timesheets no podrán ver ninguna de las actividades incluidas en dicho elemento. Así se evita que los usuarios de Timesheets se asignen o realicen el trabajo de las actividades asignadas a un elemento no válido de la WBS. Además, cuando se realiza la programación, el módulo interpreta una actividad asignada a un elemento inactivo de la WBS como una actividad de duración cero. Aunque la duración real que defina para la actividad no cambie, el módulo programará la misma fecha como inicio y fin de la actividad. Elementos what-if de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es “What-if”, los usuarios de Timesheets no podrán ver ninguna de las actividades incluidas en dicho elemento. Así se evita que los usuarios de Timesheets se asignen o realicen el trabajo de las actividades asignadas a un elemento de la WBS que no esté autorizado para su uso real. Si un elemento de la WBS pertenece a un elemento de nivel superior dentro de la misma, los dos elementos tienen el mismo estado.

Uso de los hitos de la WBS En las fases iniciales de la planificación del proyecto, el gerente del proyecto y otros individuos responsables de establecer los procesos del mismo necesitan decidir qué hará el módulo para calcular el valor ganado, el porcentaje de avance, el uso de recursos y los datos financieros. Puede añadir un número ilimitado de hitos de la WBS, que también pueden usarse para calcular el valor ganado. Los hitos se vuelven a asignar al nivel de la WBS, y cada hito recibe un peso que indica su importancia para el programa del proyecto. Cuando marque un hito de la WBS como completo, el módulo usará su peso para calcular el porcentaje de avance de rendimiento de todas las actividades incluidas en el nivel de la WBS. Es decir, porcentaje de avance de rendimiento se aplica a todas las actividades de ese nivel de la WBS y después vuelve a resumirse hasta la WBS. Por ejemplo, supongamos que un nivel concreto de la WBS incluye 10 actividades, y que se han introducido fechas de fin reales para 5 de ellas. El mismo nivel de la WBS se asigna también a cuatro hitos con pesos iguales, pero sólo uno de ellos se marca como completo. El módulo utiliza el hito de la WBS completado para calcular que el porcentaje de avance de rendimiento del nivel de la WBS es 25, aunque la mitad de las actividades incluidas en dicho nivel ya se hayan terminado. Puede que desee utilizar los hitos de la WBS cuando los incrementos de tarea del nivel superior comprendan un conjunto de actividades, y usted quiera controlar las actividades a nivel de la WBS. Por ejemplo, para controlar el diseño de un producto nuevo, puede asignar hitos de la WBS a los pasos principales necesarios para completar el diseño, como el borrador de los requisitos, la escritura de las especificaciones de diseño, etcétera. Cada uno de estos hitos contendría las actividades detalladas necesarias para completarlo.

El primer hito se ha terminado, y se muestra el porcentaje de avance de rendimiento correspondiente en relación a los demás hitos de la WBS.

Si un elemento de la WBS no tiene ninguna actividad debajo, y ha marcado los hitos como completos, el porcentaje de avance de rendimiento se quedará en cero. Para calcular el porcentaje de avance de rendimiento, añada una actividad de prueba al elemento de la WBS.

Añadir hitos de la WBS Utilice la pestaña de “Hitos de WBS” para añadir un número ilimitado de hitos a un elemento de la WBS. Haga clic en “Agregar”, escriba un nombre para el hito y asígnele un peso para calcular el porcentaje de avance de rendimiento de todas las actividades del elemento de la WBS. El módulo calcula este porcentaje de avance o valor ganado según los hitos ponderados que marque como “Completos” en esta pestaña, al margen de las actividades hijas que correspondan al elemento de la WBS seleccionado.

Escriba un número que indique la importancia de este hito en relación con los demás de la lista, y para calcular el valor correspondiente de porcentaje de avance cuando se marque el hito como “Completo”.

Cuando marque la casilla de un hito, el módulo calculará el porcentaje de avance de rendimiento del elemento de la WBS a partir del peso del hito en combinación con los otros hitos de la lista.

Cómo afecta el peso al porcentaje de avance Si todos los hitos ponderados para un elemento de la WBS tienen un valor de 1,0, y hay cuatro hitos en total, si uno se marca como completo se estaría indicando que se ha terminado el veinticinco por ciento del elemento de la WBS. Si el mismo hito tuviese un peso de 9,0, y los otros tres de 1,0, si se marca como completado se estaría indicando que se ha terminado el setenta y cinco por ciento del elemento de la WBS. El módulo utiliza la siguiente fórmula para calcular el porcentaje de avance de los hitos ponderados: Peso real de hitos completos / Peso posible total de todos los hitos

Al aplicar esta fórmula al ejemplo anterior, el hito completo tiene un peso de 9,0 y se divide entre el peso total de todos los hitos (12,0), con lo que se obtiene un porcentaje de avance de setenta y cinco por ciento.

Cómo asignar valores a las categorías de la WBS Según su perfil de seguridad, podrá definir una categoría personalizada y valores de categoría para los elementos de la WBS. Esta categoría y sus valores no son específicos de un proyecto, sino que puede asignar valores de categoría a todos los elementos de la WBS dentro de la EPS, lo que le permitirá personalizar el módulo para reflejar la terminología y los requisitos exclusivos de su organización. Esta categoría y sus valores también le permiten agrupar, ordenar y filtrar elementos de la WBS. Si necesita más información sobre cómo definir una categoría de la WBS y sus valores, consulte el capítulo Definición de preferencias y categorías administrativas.

Para establecer una categoría personalizada y sus valores, utilice el cuadro de diálogo “Categorías de admin”. El cuadro de diálogo “Categorías de admin” aparecerá si entra en “Admin”, “Categorías de admin”. Asignar un valor a la categoría de la WBS Entre en “Proyecto”, “WBS”. Para añadir la categoría de la WBS a una columna, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Columnas”, “Personalizar”. Seleccione el nombre de la categoría de la WBS dentro de “General”, en el área de “Opciones disponibles”, y después pulse el botón de la flecha derecha para moverlo a la columna de “Opciones seleccionadas”; haga clic en “Aceptar”. Seleccione el elemento de la WBS al que desee asignar un valor de categoría, después haga clic en el botón de exploración de la columna de la categoría de la WBS.

Seleccione el valor que desee asignar al elemento de la WBS, haga clic en el botón “Seleccionar” y después en el botón “Cerrar”.

Definición de ajustes de valor ganado para elementos específicos de la WBS El valor ganado es una técnica empleada para medir el rendimiento del proyecto a partir de los costes y el programa del mismo. Esta técnica compara el coste presupuestado del trabajo con el coste real. Aunque los análisis de valor ganado suelen aplicarse a los elementos de la WBS, también puede realizar uno de actividades y grupos de actividades. Utilice la pestaña “Valor ganado” de los detalles de la pantalla “Estructura jerárquica de trabajos (WBS)” para especificar la configuración empleada para calcular el valor ganado del elemento de la WBS seleccionado. El coste del valor ganado es la parte del coste total presupuestado de la actividad que ya está completada a fecha de los datos del proyecto; se calcula como: Valor ganado = Presupuesto al completar (BAC) x Porcentaje de avance de rendimiento

El método para calcular el porcentaje de avance de rendimiento depende de la técnica de valor ganado seleccionada para la WBS de la actividad. Para definir los ajustes predeterminados de valor ganado de todos los elementos de la WBS, entre en

“Admin”, “Preferencias de admin”, y haga clic en la pestaña “Valor ganado”.

Definición de ajustes de valor ganado para un elemento específico de la WBS Para mostrar los detalles de la estructura jerárquica de trabajos, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles de WBS”. Seleccione el elemento de la WBS cuyos ajustes de valor ganado desee definir y haga clic en la pestaña “Valor ganado”.

En la zona “Técnica para calcular porcentaje de avance de rendimiento”, escoja el método de porcentaje de avance que desee emplear para calcular el valor ganado de una actividad: \n

Porcentaje de avance de la actividad: Calcula el valor ganado según los porcentajes de avance actuales de la actividad y el tipo de porcentaje de avance seleccionado en la pestaña “General” de los detalles de la pantalla “Actividad”. Para no tener en cuenta el tipo de porcentaje de avance de actividad en las actividades que tengan asignada una curva de recurso al menos a una de las asignaciones de recursos, marque “Usar curvas de recursos”. Si se asigna una curva, el porcentaje de avance de las unidades siempre se multiplica por el “Presupuesto al completar” para calcular el valor ganado.

\n

Porcentaje de avance de hitos de WBS: Calcula el valor ganado según se hayan terminado los hitos ponderados del elemento de la WBS, en vez de los porcentajes de avance de las actividades del elemento.

\n

Porcentaje de avance 0/100: Calcula el valor ganado como 100 por cien sólo cuando acaba la actividad. Hasta que se termine la actividad, el valor ganado de la misma será el 0 por ciento.

\n

Porcentaje de avance 50/50: Calcula el valor ganado como 50 por cien desde el inicio de la actividad hasta su fin. Cuando la actividad se termina, su valor ganado será el 100 por cien.

\n

Porcentaje avance personalizado: Calcula el valor ganado como el porcentaje que se especifique. Este porcentaje se aplica desde el inicio de la actividad hasta su fin. Cuando la actividad se termina,

su valor ganado será el 100 por cien. En la zona “Técnica para calcular Estimación para completar (ETC)”, escoja el método que desee emplear para calcular el valor de la estimación para completar (ETC) de una actividad: \n

TC = costo remanente para la actividad Calcula los valores de la ETC como el coste que queda para completar una actividad (ETC = duración restante de la actividad * tarifas de recursos aplicables).

\n

PF = 1: Calcula los valores de la ETC como Presupuesto al completar (BAC) menos el coste del valor ganado. Este método ofrece un resultado optimista.

\n

PF = 1/CPI: Calcula los valores de la ETC según un factor de rendimiento (PF) de 1, dividido por el índice de rendimiento de costo (CPI). Este método ofrece el resultado más probable.

\n

PF = 1/(CPI*SPI): Calcula los valores de la ETC según un PF de 1 dividido por el producto del CPI y el índice de rendimiento del programa (SPI). Este método ofrece un resultado pesimista.

\n

PF=: Calcula los valores de la ETC según el PF que especifique.

Cómo asignar pesos de estimación a los elementos de la WBS Puede asignar pesos de estimación a los elementos y las actividades de la estructura jerárquica de trabajos (WBS) para realizar estimaciones descendentes. Puede asignar pesos de estimación directamente en el módulo Project Management o importarlos desde el módulo Methodology Management con el Arquitecto de proyectos. Si necesita más información sobre el uso de la estimación descendente, consulte el capítulo Realización de estimaciones descendentes de la Parte 3.

El módulo Project Management utiliza los pesos de estimación para calcular el número de unidades que recibe cada elemento de la WBS en relación con sus elementos de nivel inferior de la jerarquía de la WBS. Por ejemplo, si se aplican 1000 días de trabajo en orden descendente a tres elementos de la WBS con pesos de estimación de 30, 30 y 40, cada uno de ellos recibirá 300 días, 300 días y 400 días, respectivamente. Los pesos de estimación descendente son valores relativos entre los elementos de la jerarquía de la WBS; los valores absolutos de los pesos de estimación no significan nada. La estimación descendente utiliza el campo “Peso estimado de WBS” para determinar cómo “distribuir” las unidades dentro de cada rama de la WBS. El algoritmo es: Peso WBS 1.1 Unidades WBS 1.1 = Suma de todos los pesos de la WBS a nivel de la misma x unidades est.

Donde:

Peso WBS 1.1 = Peso de WBS 1.1 Unidades WBS 1.1 = Número de unidades asignadas al elemento 1.1 WB Suma de todos los pesos de la WBS a nivel de la misma = Suma de los pesos de todas las WBS al mismo nivel de jerarquía de la WBS 1.1 Unidades est. = Número de unidades estimadas distribuidas entre todas las WBS a nivel de WBS 1.N Por ejemplo, si selecciona una WBS que tenga tres elementos de nivel uno de la WBS bajo ella, y cada uno de esos elementos tiene un peso de 1 con una estimación de 100 días, el módulo calcula que cada WBS tiene 33,3 días, así: 1 Unidades = 1 + 1 + 1 x 100d = 33,3d

Por otra parte, si los pesos de cada elemento de la WBS varían, como 6 para uno y 2 para cada uno de los otros dos elementos, el resultado es 60 días para el primero y 20 días para cada uno de los otros dos: 6 Unidades = 6 + 2 + 2 x 100d=60d

El algoritmo sigue calculando cualquier elemento de nivel inferior de la WBS en la rama de la WBS para distribuir las unidades como corresponda. Este proceso continúa hasta que se hayan tenido en cuenta todos los niveles de la WBS de la rama; después continúa con la siguiente rama de la jerarquía. El módulo no cuenta ningún elemento de la WBS que no tenga asignaciones de actividades al distribuir las unidades dentro de una rama de la WBS. Si una actividad tiene asignados varios recursos, cada uno de ellos recibirá las unidades restantes en proporción al número de unidades restantes que se le hayan asignado previamente a cada recurso para dicha actividad. Por ejemplo, si el Recurso 1 antes tenía seis horas de unidades restantes en una actividad con cinco días de unidades restantes, y si el Recurso 2 antes tenía cuatro horas de unidades restantes, el Recurso 1 ahora tendrá unidades restantes de tres días (24 horas) y el Recurso 2 tendrá unidades restantes de dos días (16 horas).

Si se termina una actividad, dicha actividad recibirá cero unidades restantes. Si todas las actividades de una WBS se terminan, en esa WBS se distribuirán cero unidades.

Asignar pesos de estimación a los elementos de la WBS Entre en “Proyecto”, “WBS”. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Columnas”, “Personalizar”. En la columna “Peso est.” (dentro de “General”), introduzca los pesos aplicables para cada elemento de la lista.

También puede hacer clic con el botón derecho del ratón para seleccionar las columnas que desea mostrar para introducir datos. Escriba el peso estimado directamente en el campo de la columna de cada elemento de la WBS.

Asignar pesos de estimación a actividades Entre en “Proyectos”, “Actividades”. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Columnas”. Para añadir la columna “Peso est.”, selecciónela en la lista “Opciones disponibles” y haga clic en la flecha derecha. Haga clic en “Aceptar”. Introduzca los pesos aplicables en la columna “Peso est.” para cada actividad de la lista.

El “Peso est.” está dentro de la categoría “General”.

Una estructura jerárquica de trabajos (WBS) es una disposición jerárquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto. El proyecto es el nivel más alto de la WBS, mientras que una actividad individual necesaria para crear un producto o servicio representa el nivel más bajo. Cada proyecto de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) tiene su propia WBS. Cuando se crea un proyecto, el gerente de proyectos suele desarrollar primero la WBS, asignar productos de trabajo y documentos a cada elemento de la misma, y después definir las actividades para desarrollar el trabajo del elemento. Los cálculos específicos de valor

ganado puede concretarse para cada elemento de la WBS, junto con un elemento de la estructura jerárquica de la organización (OBS) responsable de todo el trabajo incluido en el elemento de la WBS. En este capítulo aprenderá a configurar e implantar una WBS. En este capítulo

Definición de presupuestos

Presupuestos descendentes La capacidad para realizar una planificación descendente resulta clave para la planificación y el control de toda la organización en su conjunto. Si los proyectos de una organización tienen un presupuesto de 5.000 millones de dólares para los próximos dos años, es probable que no se trabajen los detalles hasta que el primer proyecto lleve algún tiempo iniciado. La estructura que emplea una compañía para organizar sus proyectos debe ser lo bastante flexible para permitir que cada proyecto y cada grupo de proyectos mantenga su WBS , y para que consuma sólo los recursos que suelen asignársele. El módulo facilita un método de presupuesto descendente para la gestión de costes. El gerente de recursos/costes o la persona responsable de tomar las decisiones sobre los lanzamientos de proyectos suele establecer estimaciones de presupuestos de alto nivel. Estas estimaciones se establecen en cada nodo de la EPS. Los gerentes de proyectos distribuyen los presupuestos para los proyectos de los que son responsables en cada nodo, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

Establezca la estimación de presupuesto original en el nodo de la EPS. Distribuya el presupuesto original a nivel de proyecto. Los valores no se resumen, y los valores distribuidos no tienen que ser iguales al presupuesto del nodo de nivel superior de la EPS.

Una vez establecidas las estimaciones de presupuestos a nivel de la EPS, se puede establecer un plan de gastos mensual para controlar el flujo de caja de cada nodo y proyecto.

Plan de gastos a nivel de nodo de la EPS.

Plan de gastos a nivel de proyecto.

Cuando ya tenga organizados los planes de gastos, podrá comparar los totales mensuales del nodo de la EPS con los de todos los proyectos del nodo, para asegurarse de que los gastos mensuales no excedan las estimaciones de presupuesto originales.

Si sus proyectos necesitan financiación para los presupuestos, también puede crear un diccionario de fuentes de financiamiento, que después podrá usar para asignar rápidamente fuentes específicas de financiación conforme desarrolle los proyectos. Una vez bien establecidas las estimaciones, los gerentes de recursos/costes y los jefes de equipo pueden establecer cantidades de presupuesto y planes de gastos en los niveles de la WBS que entren dentro de su responsabilidad. Después, los recursos y los presupuestos podrán asignarse al nivel de actividad. Cuando ya se hayan iniciado los proyectos, podrá supervisar los cambios en el presupuesto mediante registros de cambios, y seguir realizando el seguimiento mensual de los gastos conforme se apliquen los

costes reales. Al terminar los proyectos podrá registrar y mantener el beneficio o la rentabilidad de la inversión (ROI) de realizar cada proyecto. Este valor ayuda al director de operaciones en el proceso de planificación estratégica de futuros proyectos. El resto del capítulo analiza cómo establecer presupuestos, planes de gastos y financiación, además de cómo realizar el seguimiento de los cambios.

Cómo establecer presupuestos Puede establecer estimaciones de presupuestos en la etapa de planificación, para después ajustarlos conforme avance el proyecto. Documente los cambios en el presupuesto conforme se produzcan y utilice esos cambios para calcular las últimas cantidades presupuestadas para el proyecto. También puede registrar los gastos mensuales de los fondos presupuestados, realizar el seguimiento de las cantidades de desviación actual y sin distribuir, y resumir el plan de gastos mensuales de cada proyecto en una rama hasta sus nodos superiores de la EPS. Primero establezca el presupuesto total para cada nodo de la EPS de la jerarquía y después introduzca la parte aplicable de la cantidad total presupuestada a cada proyecto de la rama del nodo. Una vez introducidas estas cantidades totales iniciales, puede empezar a asignar las cantidades de gastos mensuales previstas para cada proyecto. El módulo tendrá en cuenta las cantidades de los proyectos para que usted pueda realizar el seguimiento del plan total de gastos y evaluar la desviación entre este total y el presupuesto actual. Este proceso es continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Al acercarse al fin del proyecto, podrá determinar mejor los beneficios e introducir la rentabilidad de la inversión. Esta cantidad puede utilizarse como indicador para determinar si debería volver a realizar un proyecto de este tipo en el futuro. Para mostrar los detalles del proyecto, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto”.

Establecer presupuestos Entre en “Empresa”, “Proyectos” para abrir la ventana “Proyectos” (si ya ha establecido las estimaciones de presupuesto para los nodos y proyectos, abra la ventana “WBS” para introducir presupuestos para los niveles de la WBS de sus proyectos). Haga clic en la pestaña “Registro de presupuesto” para el nodo/proyecto seleccionado (o elemento de la WBS). Introduzca la cantidad presupuestada total que prevea para este proyecto en el campo “Presupuesto original”.

Introduzca la cantidad total estimada para el presupuesto del proyecto o nodo de la EPS seleccionado

Después de introducir los totales presupuestados para un nodo y sus proyectos, puede empezar a asignar las cantidades de gastos mensuales previstas para cada uno de los proyectos de la rama. Encontrará más información en el siguiente apartado.

Cómo establecer un plan de gastos mensual Puede distribuir el presupuesto mensualmente en cada nodo y proyecto de la EPS para crear un plan de gastos. La pestaña “Plan de gastos” también suma los planes de gastos de los niveles inferiores de la EPS mensualmente para que pueda comparar lo distribuido en un nivel alto con lo distribuido realmente en los niveles inferiores. En el siguiente ejemplo, el plan de gastos de la EPS Assembly para 06 - Abr es 150.000 dólares. Los planes de gastos combinados de los proyectos de Assembly (AUTO y CONV) suman 160.000 dólares. Como esta cantidad es 10.000 dólares superior a lo previsto, aparece en rojo ($10.000) en la columna “Desviación actual sin distribuir”.

Plan de gasto mensual de los niveles inferiores al nodo de la EPS seleccionado.

La diferencia entre los gastos mensuales del nodo de la EPS y los gastos mensuales totales de sus proyectos.

Introducir las cantidades de los gastos mensuales a nivel de la EPS

Haga clic en la pestaña “Plan de gastos” dentro de la ventana “Proyectos” de un nodo o proyecto seleccionado de la EPS. Introduzca el total de gastos para cada mes en la columna “Plan de gastos”. La columna “Total cuenta plan de gastos” muestra las cantidades registradas anteriormente en los planes de gastos del proyecto. También puede usar esta pestaña para establecer un plan de beneficios mensual. Este plan lo ayudará a realizar el seguimiento mensual de los beneficios financieros de la realización de los proyectos. Introduzca la cantidad de beneficios o el rendimiento de las ganancias en sus gastos mensuales, dentro de la columna “Plan de beneficios”. El módulo también cuenta los planes de beneficios en las cantidades combinadas de los proyectos de la rama seleccionada del nodo de la EPS.

Seguimiento de los cambios en el presupuesto Conforme avanzan los proyectos, suelen producirse cambios en el alcance, reasignación de recursos, aumento o retirada de financiación y otros factores que afectan a las cantidades presupuestadas originalmente. “Registro de cambios en el presupuesto” le permite realizar el seguimiento de modificaciones que afecten al presupuesto; este registro también proporciona una indicación clara de todos los aspectos del cambio: quién, qué, cuándo, dónde y cómo. Fecha

Cantidad

Responsable

Estado

Razón

10-jul-2005

500.000

Jane Brown

Aprobado

Inflación

21-jul-2005

1.000.000

Eileen Jones

No aprobado

Error de estimación

05-ago-2005

250.000

Frank Anderson

Pendiente

Circunstancias imprevistas

Las cantidades del cambio no se incorporan al presupuesto actual hasta obtener el estado “Aprobado”. Sólo los participantes autorizados del proyecto pueden publicar cambios en el presupuesto y marcarlos como aprobados. Puede incluir una cantidad de cambio como “Pendiente”; el gerente de programas del nodo de la EPS afectado o el gerente de proyectos del proyecto afectado marcará la cantidad como “Aprobada” o “No aprobada”. El módulo vuelve a calcular la nueva cantidad presupuestada y ajusta el presupuesto actual según los cambios aprobados del registro. Presupuesto propuesto = Presupuesto original + Cambios de presupuesto aprobados + Cambios de presupuesto pendientes Presupuesto actual = Presupuesto original + Cambios de presupuesto aprobados

Introduzca el presupuesto. Conforme avance el proyecto, registre los cambios

El módulo calcula estos campos a partir del presupuesto original y de los cambios de presupuesto aprobados y pendientes.

Haga clic en la pestaña “Resumen de presupuesto” para realizar el seguimiento del presupuesto y los gastos totales conforme avanza el proyecto y se producen los cambios. La pestaña “Resumen de presupuesto” le permite ver los totales del presupuesto actual, el presupuesto actual distribuido y el plan de beneficios, para obtener así una visión general del estado financiero de los proyectos.

Presupuesto actual - Plan de gastos totales

Plan de gastos totales - Cómputo de plan de gastos totales

Cómo establecer la financiación Si está trabajando en proyectos gubernamentales, de capital u otros proyectos que suelen financiarse a través de fuentes internas o externas a la organización, puede establecer un diccionario de fuentes de financiamiento, para después poder asignar rápidamente fuentes de financiación específicas a los elementos presupuestados conforme desarrolle los proyectos. Puede aplicar asignaciones de financiación ilimitada tanto a nivel de la EPS como a nivel de proyecto.

Definición de las fuentes de financiación Entre en “Empresa”, “Fuentes de financiamiento”. Seleccione la fuente de financiamiento que esté justo encima y al mismo nivel de la fuente nueva que desee añadir, y después pulse “Agregar”. Puede configurar el diccionario de fuentes de financiamiento como una jerarquía, para así categorizar y agrupar fondos similares, como las afiliadas a una agencia en concreto. Introduzca cualquier información adicional sobre la fuente en el área “Descripción”, mediante las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Para mostrar su jerarquía de financiación en forma de gráfico, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y escoja “Vista gráfica”.

Los fondos que establezca serán globales o estarán disponibles para cualquier proyecto o nodo de la EPS en su jerarquía de la EPS.

Utilice las flechas para cambiar la ubicación de un fondo seleccionado en la jerarquía.

Especifique su fuente de financiamiento, la cantidad y el porcentaje de fondos compartidos a nivel de la EPS o del proyecto.

El valor de fondos compartidos es la parte de la cantidad total aportada por la fuente de financiación para esa asignación. Puede asignar la misma fuente de financiación varias veces con cantidades y contribuciones compartidas distintas para diferentes niveles de la EPS. Se definen tanto la cantidad como el valor compartido de los fondos. Los fondos no se resumen; se editan para cada nivel de la EPS, de forma que se pueda realizar la planificación descendente. Se puede añadir una columna de “Financiamiento total” en la ventana “Proyectos” para ver la suma de la financiación de cada proyecto y nodo de la EPS.

Los totales que aparecen aquí representan la financiación total de un proyecto o nodo de la EPS concreto; puede asignar uno o más fondos a cada nodo o proyecto.

Establezca contribuciones de fondos individualmente para los proyectos y nodos de la EPS correspondientes.

Seguimiento y análisis de presupuestos Las tablas de recursos y costes ofrecen una visión general de las distribuciones de presupuestos de unidades y costes, junto con las cantidades de las desviaciones que resultan al comparar el uso actual con las estimaciones originales a nivel de la actividad. A nivel de la EPS, se pueden personalizar las columnas y generar informes que muestren las cantidades de los presupuestos originales por proyecto, junto con las desviaciones actuales. Esto resulta muy útil en las primeras etapas de los proyectos, cuando puede que no tenga todos los recursos y estimaciones preparados para cubrir el alcance y los objetivos establecidos por la alta dirección. Crear un diseño para comparar presupuestos y desviación Abra la ventana “Proyectos”, haga clic en la barra “Diseño” y escoja “Columnas”, “Personalizar”. Puede seleccionar cualquier columna relacionada con el presupuesto de la lista de opciones. El siguiente ejemplo compara las cantidades del presupuesto original asignado a los proyectos con las desviaciones actuales que resultan de los gastos de presupuestos de los proyectos hasta la fecha.

Si necesita más información sobre la asignación y el análisis de presupuestos a nivel de WBS, actividad y cuentas de costes, consulte los capítulos Revisión de las estructuras jerárquicas de trabajo, Trabajo con actividades y Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto, respectivamente. Si necesita más información sobre la realización de informes, consulte el capítulo Impresión de diseños e informes.

Cuando los gastos actuales se diferencian de las estimaciones del presupuesto original, aparece una desviación. La cantidad de la desviación mostrada entre paréntesis indica una desviación negativa del proyecto.

Los presupuestos consisten en el esfuerzo (o cantidades) total estimado necesario y el flujo de caja requerido para terminar un proyecto. Antes de iniciar un proyecto, el gerente de recursos/costes y el director de operaciones, el gerente de programas y el gerente de proyectos determinan los requisitos de alcance y presupuesto, y establecen estas estimaciones. Conforme cambian los requisitos, se ajustan los recursos y la financiación para compensar dichos cambios. Los individuos participantes en la financiación y el apoyo económico pueden realizar estimaciones descendentes y registrar cambios en el presupuesto dentro de la fase de planificación del proyecto o una vez iniciado el mismo. El módulo realiza el seguimiento de estos cambios y guarda las cantidades originales. En este capítulo aprenderá cómo establecer un presupuesto, anotar y aplicar los cambios que se realicen en él, y realizar el seguimiento mensual de los gastos y las desviaciones a distintos niveles de la organización: nodo de la estructura de proyectos de la empresa (EPS), proyecto y estructura jerárquica de trabajos (WBS). En este capítulo

Trabajo con campos definidos por el usuario

Creación de campos definidos por el usuario Los campos definidos por el usuario (UDF) le permiten añadir un número ilimitado de campos y valores personalizados a la base de datos del proyecto. Entre los UDF están los números de órdenes de compra, las fechas de entrega, los números de planos, los beneficios, las desviaciones y los presupuestos revisados. Áreas temáticas Se puede personalizar un número ilimitado de UDF en cualquiera de las siguientes áreas temáticas: “Actividades”, “Pasos de actividad”, “Asignaciones de recursos de actividades”, “Proyectos”, “Recursos”, “WBS”, “Gastos”, “Problemas”, “Riesgos” y “Documentos y productos de trabajo”. En cada una de dichas áreas se pueden añadir columnas, y agrupar, ordenar y filtrar datos según los UDF aplicables al área temática. Tipos de datos Se podrá especificar cualquiera de los siguientes tipos de datos para cada campo personalizado que se cree: “Costo”, “Entero”, “Número”, “Texto”, “Fecha de inicio”, “Fecha de fin” e “Indicador”. El tipo de dato que se seleccione determinará el tipo de dato que pueda se pueda introducir en el campo. Por ejemplo, si selecciona “Fecha de inicio”, cuando cree una columna para la fecha de inicio sólo podrá introducir fechas en dicha columna. Si necesita más información sobre los UDF de tipo “Indicador”, consulte el apartado Trabajo con indicadores de este mismo capítulo.

El UDEF “Indicador” es un tipo especial de campo que le permite introducir valores con códigos de colores y visualizarlos en columnas e informes.

La siguiente tabla resume los tipos de datos disponibles y sus usos en los campos definidos por el usuario: Tipo de dato

Empleado para

Texto

Texto o combinaciones de texto y números Fecha de inicio

Fecha de inicio Fecha de fin Número Costo Indicador

Fecha de fin Valor numérico con dos decimales Valor en moneda Un campo indicador que puede utilizarse para introducir valores con código de colores en las columnas, y para ver texto

Entero

con código de colores en los informes Datos numéricos, salvo dinero

Definición de campos definidos por el usuario Entre en “Empresa”, “Campos definidos por el usuario”. Seleccione el área temática en la que desee añadir un campo nuevo, y haga clic en “Agregar”.

Debe seleccionar el área temática antes de introducir información adicional en el UDF.

Haga doble clic en la columna “Título” e introduzca un nombre para el UDF. Haga doble clic en la columna “Tipo de datos” y seleccione el tipo apropiado; después pulse “Cerrar”.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán definir ni asignar valores a UDF para proyectos gestionados con Microsoft Project (MSP) en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre ProjectLink, pulse el botón de ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink y accederá a la ayuda de Primavera Project Link en Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado ProjectLink).

Debe seleccionar un área temática antes de introducir un “Título” o un “Tipo de datos”.

Introduzca un “Título” y un “Tipo de datos” para el campo definido por el usuario. Por ejemplo, en el área temática “Actividades” puede introducir “Orden de compra” como título y seleccionar “Entero” como tipo de datos.

Los botones “Agregar” y “Eliminar” se desactivan si no tiene privilegios de edición para campos definidos por el usuario.

Sólo los usuarios con privilegios de seguridad para editar UDF podrán añadir, modificar o borrar UDF en el cuadro de diálogo “Campos definidos por el usuario”. Los usuarios que no tengan derechos de acceso para editar UDF podrán verlos en dicho cuadro de diálogo. Cualquier usuario puede asignar valores a los UDF existentes en las columnas. Además, sólo los usuarios con privilegios de seguridad del proyecto para ver datos de costes del proyecto podrán ver los valores de los UDF con tipo de dato “Costo”.

Trabajo con campos definidos por el usuario Como los demás campos de datos, se pueden crear columnas para los UDF, agrupar, ordenar y filtrar según los datos de los UDF, y ver los datos en los informes. En los siguientes apartados aprenderá más cosas sobre la utilización de estas funciones. Creación de columnas de los UDF Se pueden ver los UDF en las columnas de “Tabla de actividades”, “Pasos de actividad”, “Asignaciones de recursos de actividades”, “Proyectos”, “Recursos”, “WBS”, “Gastos del proyecto”, “Problemas”, “Riesgos” y “Productos de trabajo y documentos”. Si necesita más información sobre cómo añadir columnas, consulte el capítulo Personalización de diseños de vistas.

Sólo podrá crear columnas para un UDF en la pantalla del área temática en la que lo haya creado. Por ejemplo, si crea un UDF llamado “Número de orden de compra” en el área temática “Gastos del proyecto”, el UDF “Número de orden de compra” sólo podrá verse en el diseño de vista “Gastos”. Si necesita más información sobre cómo agrupar, ordenar y filtrar datos, consulte el capítulo Agrupar, ordenar y filtrar datos.

Agrupar, ordenar y filtrar UDF Cuando se agrupa un diseño de vista por campo de usuario, se pueden agrupar, ordenar, filtrar y ver resúmenes. Para agrupar y ordenar según los UDF, haga clic en “Ver”, “Agrupar y ordenar”. Para filtrar datos según un UDF, seleccione “Ver”, “Filtros”. Si necesita más información sobre “Cambio global”, consulte el apartado Utilización de Cambio global en el capítulo Trabajo con actividades.

Cambio global con UDF Se puede utilizar “Cambio global” para asignar valores a los campos de usuario de “Actividad”, “Asignaciones de recursos de actividades” y “Gastos”. Para asignar un cambio global, haga clic en “Herramientas”, “Cambio global”.

Debe crear un UDF en el cuadro de diálogo “Campos definidos por el usuario” antes de poder asignar y rellenar los UDF con” Cambio global”. No existen UDF predefinidos disponibles en la base de datos.

Si necesita más información sobre los informes, consulte el capítulo Personalización de informes.

Cómo ver los UDF en informes Los UDF se pueden ver en informes y visualizarlos en columnas. En el “Asistente para informes” se puede seleccionar cualquier UDF para incluirlo en el informe. También puede agrupar, clasificar y filtrar los datos según un UDF. Después de ejecutar el informe, los UDF que haya seleccionado aparecerán en las columnas. Si necesita más información sobre cómo formatear barras, consulte el apartado Formato de diagramas de Gantt en el capítulo Personalización de diseños de vistas.

Formato de barras de datos de los UDF Se pueden crear barras para los campos de datos definidos por el usuario y verlos en el diagrama de Gantt. Haga clic en “Ver”, “Barras”. En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Agregar”. Introduzca un nombre en el campo “Nombre”. En el campo “Escala de tiempo”, seleccione las “Fechas del usuario” (así se activará la “Fecha de inicio del usuario” y la “Fecha de fin del usuario”). Seleccione los valores de las fechas de inicio y fin definidas por el usuario en los campos “Fecha de inicio del usuario” y “Fecha de fin del usuario”.

Debe crear campos de datos de fechas de inicio y fin definidas por el usuario en el cuadro de diálogo “Campos definidos por el usuario” antes de poder crear barras para dichos campos en el diagrama de Gantt. Además, las columnas “Fecha de fin del usuario” y “Fecha de inicio del usuario” sólo pueden editarse cuando se haya seleccionado “Fechas del usuario” en la columna “Escala de tiempo”.

Haga clic en la columna “Filtro” para abrir el cuadro de diálogo “Filtros”. Seleccione un filtro y haga clic en “Aplicar”, “Aceptar”. Si lo desea, haga clic en la pestaña “Estilo de barra” para cambiar la apariencia. Haga clic en “Aplicar”, “Aceptar”.

Si selecciona una “Fecha de fin del usuario” que sea anterior a la “Fecha de fin del usuario”, o si no existe ningún valor asociado a dichos campos, la barra no aparecerá.

Seleccione “Fechas del usuario” en la columna “Escala de tiempo”.

Los campos “Fecha de inicio del usuario” y “Fecha de fin del usuario” se activarán automáticamente cuando seleccione “Fechas del usuario” en la columna “Escala de tiempo”.

Si lo desea, haga clic en la pestaña “Etiquetas de barra” e introduzca la información para mostrar los UDF como etiqueta en cualquier barra.

Trabajo con indicadores Los indicadores son un tipo especial de campo definido por el usuario (UDF) que le permite seleccionar iconos con un código de colores que se muestran como valores en columnas, en agrupar y ordenar, en filtrar, y en informes. Los UDF de indicadores pueden utilizarse para destacar “Actividades”, “Pasos de actividad”, “Asignaciones de recursos de actividades”, “Proyectos”, “Recursos”, “WBS”, “Gastos”, “Problemas”, “Riesgos” y “Productos de trabajo y documentos”. Por ejemplo, puede agrupar actividades según la prioridad o el estado mediante UDF de indicadores. Como ocurre con los demás UDF, puede utilizar las siguientes funciones con los indicadores: •

Mostrar en columnas

•

Agrupar y ordenar datos según lo indicadores

•

Filtrar datos según los indicadores

•

Realizar cambios globales

•

Mostrar como etiquetas en barras de escala de tiempo

•

Ver datos de indicadores en informes con columnas, agrupar y ordenar, y filtros

Si necesita más información sobre cómo definir UDF, consulte el apartado Trabajo con campos definidos por el usuario de este capítulo.

Definición de UDF de indicadores Desde el menú “Empresa”, haga clic en “Campos definidos por el usuario”. Haga clic en “Agregar” y seleccione el “Área temática” en la que desee añadir el UDF de indicador. En el campo “Tipo de datos”, seleccione “Indicador”. Introduzca un nombre (p.ej. Alta prioridad) en el campo título y pulse “Cerrar”. Selección de valores del UDF de indicador Después de crear un UDF de indicador, puede asignarle valores. Debe crear columnas para los UDF de indicador si desea asignar valores a una actividad, recurso, proyecto, etc. concretos. Un UDF de indicador puede tener uno de estos cuatro valores: rojo, amarillo, verde o azul. Estos valores, que aparecen en la siguiente imagen, son iconos que se pueden seleccionar en una lista desplegable cuando hace clic en un UDF. Debe seleccionar uno de estos valores siempre que introduzca un valor para un UDF de indicador, ya sea en columnas, en agrupar y ordenar, en filtros, en informes, en cambio global o en barras.

Ejemplo de UDF de indicador A modo de ejemplo, suponga que desea crear un UDF de indicador que se refiera al estado y a la prioridad de las actividades, según los siguientes parámetros: •

Rojo - actividades de alta prioridad que no se han iniciado

•

Amarillo - actividades de alta prioridad que se han iniciado

•

Verde - actividades terminadas

•

Azul - actividades de baja prioridad que se han iniciado

En primer lugar, puede crear un UDF de indicador en el cuadro de diálogo “Campos definidos por el usuario”, y llamarlo “Indicador de prioridades”. Después, en “Actividades”, crearía una columna para el UDF “Indicador de prioridades”. En la columna “Indicador de prioridades” identificaría las actividades a las que quisiera añadir un valor de indicador, haría clic en el campo “Indicador de prioridades” y seleccionaría el valor apropiado. Después podría agrupar, clasificar y filtrar los datos según el valor del indicador de prioridades. La tabla de actividades tendría un aspecto similar al de la siguiente imagen, con los indicadores agrupados por tipo.

UDF de indicador en columnas, agrupar y ordenar, filtros, barras, cambio global e informes Para utilizar las opciones de modificar columnas, agrupar y ordenar, filtros, barras, cambio global, e informes para incluir datos de UDF de indicador, se siguen los mismos pasos que en los demás tipos de UDF. Los valores aparecerán como iconos en cada caso, salvo en los informes. En los informes, las columnas de UDF de indicador muestran el valor de texto del icono (es decir, en vez de mostrar el icono, el valor será rojo, amarillo, verde o azul), tal y como se indica en la siguiente imagen.

Los valores de los iconos de los UDF de indicador aparecen como textos en los informes.

Los campos definidos por el usuario le permiten personalizar campos y valores, y añadirlos a la base de datos del proyecto. Por ejemplo, puede usarlos para realizar el seguimiento de datos de actividad, como fechas de entrega y números de órdenes de

compra. También puede realizar el seguimiento de datos relacionados con los recursos y los costes, como beneficios, desviaciones y presupuestos revisados. En este capítulo se describe cómo configurar los campos definidos por el usuario para que satisfagan las necesidades de su proyecto. En este capítulo

Cómo establecer códigos de proyecto

Definición y asignación de códigos de proyecto Los códigos de proyecto pueden utilizarse para agrupar proyectos, para consolidar grandes cantidades de información y, en general, para distinguir uno proyecto de otro. Se pueden realizar agrupaciones por código de proyecto en el cuadro de diálogo “Abrir proyecto” y en la ventana “Proyectos”; para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del cuadro o de la ventana, escoja “Agrupar y ordenar por”, y seleccione el nombre del código de proyecto. Todos los proyectos que tengan un valor asignado para ese código aparecerán en el cuadro de diálogo “Abrir proyecto” o en la ventana “Proyectos”, agrupados por su valor correspondiente. Si hay proyectos sin un valor asignado para el código de proyecto, aparecerán al fondo de la ventana, bajo una banda de grupo “No hay” + el código de proyecto.

Escoja agrupar los proyectos seleccionados por código de proyecto; todos los códigos de proyecto predefinidos están disponibles en el menú “Agrupar y ordenar por”.

Los códigos de proyecto se configuran en el diccionario “Códigos de proyecto”, que están disponible para toda la empresa. Se pueden crear valores para los códigos predefinidos, o se pueden crear códigos de proyecto y valores nuevos para sus proyectos. Asigne valores de código a los proyectos con la pestaña “Códigos” en “Detalles del proyecto”.

Definición de códigos de proyecto y valores Entre en “Empresa”, “Códigos de proyecto”. Haga clic en “Modificar” dentro del cuadro de diálogo “Códigos de proyecto”, y después defina tantos códigos de proyecto como necesite.

Haga clic en “Modificar”, después introduzca un nombre para el código de proyecto, junto con el número de caracteres disponibles para cada valor de código.

Para añadir valores a un código de proyecto, haga clic en “Cerrar” dentro del cuadro de diálogo “Definiciones de código de proyecto”. En el cuadro de diálogo “Códigos de proyecto”, seleccione el código en el que quiera establecer valores, pulse “Agregar” e introduzca los valores y descripciones. Para cambiar la posición del valor de un código en la jerarquía de códigos de proyecto, seleccione el código y pulse el botón de flecha apropiado. Por ejemplo, si crea un código llamado “Ubicación”, quizá desee especificar valores de código para las distintas ciudades en las que tenga oficinas su compañía, como Filadelfia, Chicago y San Francisco. Dentro de estas oficinas, puede crear valores para los departamentos específicos que haya en dicha ciudad. Para situar un departamento bajo una ciudad, primero debe seleccionar el departamento, después

pulsar las flechas que apuntan hacia arriba o hacia abajo hasta colocarlo justo debajo de la ciudad. Para colocar el departamento hacia la derecha, pulse la flecha correspondiente.

Haga clic en las flechas para mover los valores arriba y abajo en la lista, o para cambiar la posición de un valor en la jerarquía.

Para mostrar la jerarquía de códigos en forma de gráfico, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y escoja “Vista gráfica”. También puede modificar la apariencia de la tabla o de la gráfica con las otras funciones de menú disponibles en la barra de opciones “Mostrar”. Definición de códigos de proyecto ponderados Los códigos de proyecto ponderados le permiten clasificar o priorizar los proyectos con un valor de peso, para después verlos ordenados por su puntuación. El módulo Project Management trabaja con los códigos de proyecto y la función de puntuación de myPrimavera para determinar la puntuación de cada código de proyecto. Por ejemplo, supongamos que sus proyectos se ordenan en función del riesgo. Los códigos de proyecto con la mayor puntuación tendrán más riesgo; los que tengan la puntuación menor, tendrán menos riesgo. Para añadir peso a un código, se introduce un valor en la columna “Peso" de “Códigos de proyecto”. Para ver la columna “Peso”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, seleccione “Columnas” y

escoja “Peso”. El campo “Project Score” de la página “Personal Portal”, dentro de la sección “Project Statistics” de myPrimavera, puede enseñarle la puntuación de cada código de proyecto ponderado que cree.

En “Definiciones de código” de proyecto puede ver la columna “Peso”, junto con las columnas “Porcentaje de peso” y “Peso máximo de valor de código”. Para ver estas columnas, haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, seleccione “Columnas” y escoja “Peso”. La columna “Porcentaje de peso” muestra el peso del código de proyecto, dividido por el total de los pesos de todos los códigos de proyecto. La columna “Peso máximo de valor de código” le permite introducir el valor de peso máximo permitido para un tipo de código de proyecto específico. Si no aparece la pestaña” Códigos” en “Detalles del proyecto”, haga clic con el botón derecho del ratón en dicha área de la ventana “Proyectos” y escoja “Personalizar detalles del proyecto”; seleccione “Códigos” de la lista de pestañas disponibles, haga clic con el botón derecho para moverlo a la columna “Mostrar pestañas” y pulse “Aceptar”.

Asignar valores de códigos de proyecto En la ventana “Proyectos”, seleccione el proyecto al que quiera asignar valores de códigos de proyecto. Para ver “Detalles del proyecto”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y entre en “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto”. Haga clic en la pestaña “Códigos” y después en “Asignar”. En el cuadro de diálogo “Asignar códigos de proyecto”, haga clic en el valor para el código aplicable y después en el botón “Asignar”.

Botón para cerrar Botón para asignar

En el cuadro de diálogo “Asignar códigos de proyecto”, haga clic en el botón “Cerrar” cuando haya terminado de asignar valores de código de proyecto.

También puede asignar distintos valores a la vez. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione todos los valores que desee asignar. Pulse el botón “Asignar”.

Cómo agrupar, resumir y filtrar por códigos Utilice los códigos de proyecto para agrupar proyectos en los diseños “Tabla de actividades” y “Diagrama de Gantt”, dentro de la ventana “Proyectos”. Agrupar le permite centrarse en un aspecto concreto de los proyectos, como la línea de productos o la ubicación. En el siguiente ejemplo, los proyectos a los que se han asignado los mismos valores de división se agrupan e identifican mediante bandas descriptivas. En el diseño de la vista se incluyen las barras actuales, que representan las fechas de inicio y fin anticipadas o reales de cada proyecto, y las barras de resumen, que representan todos los proyectos dentro de cada banda de grupo. La barra de resumen empieza en la primera fecha de inicio de los proyectos que reciben el valor de código y abarca hasta la última fecha de fin anticipado de todos los proyectos que reciben dicho valor.

Agrupe los códigos de proyecto para leer fácilmente la pantalla.

Para seleccionar las barras incluidas en el diagrama de Gantt, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Barras”.

Barra de resumen

Barra actual

Agrupación por código de proyecto Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Agrupar y ordenar por”. Escoja un código de proyecto específico o elija “Personalizar” para incluir códigos adicionales u otros elementos de proyecto en su diseño. El módulo crea una banda de grupo para cada parámetro “Agrupar por” que seleccione en

el cuadro de diálogo “Agrupar y ordenar”.

Puede personalizar la apariencia de cada banda de grupo, escoger si desea mostrar datos de resumen, sangrar la banda de grupo, especificar el nivel más bajo que desea incluir para el elemento Agrupar por, e introducir el intervalo de tiempo en el que agrupar los elementos relacionados con fechas.

Marque la casilla para esconder las bandas de título que no contengan actividades dentro del grupo.

Haga clic en la primera fila de la columna “Agrupar por”, seleccione el código de proyecto u otro parámetro que quiera utilizar para agrupar. Puede agrupar más de un elemento si añade filas adicionales. Marque la casilla “Sangrar” para que los elementos jerárquicos muestren todos los niveles, o sólo los niveles hasta el número indicado en la celda “Al nivel”. Sólo se puede sangrar un nivel por grupo. Si selecciona un elemento de “Agrupar por fecha”, puede seleccionar el intervalo de tiempo en la celda “Intervalo de grupo”. Para cambiar el color de fuente y de fondo de las bandas de grupo, haga doble clic en la celda “Fuente y color” de cada elemento. Si necesita más información sobre cómo resumir datos, consulte el capítulo Resumen de proyectos.

Resumen de grupos de códigos de proyecto Por defecto, el módulo resume los datos incluidos bajo cada banda de grupo del nivel de banda de grupo en el diseño y muestra las barras de resumen en el diagrama de Gantt. Si no aparece el diagrama de Gantt, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Mostrar arriba”, “Diagrama de Gantt”. Los datos de resumen se actualizan hasta la fecha del último resumen.

Marque la casilla para mostrar una barra de resumen para cada banda de grupo del diseño. Si su diseño también se agrupa por EPS, marque la casilla “Mostrar” para la barra de resumen EPS.

Para excluir los detalles de proyecto y mostrar sólo una banda resumida, haga doble clic en la banda. Un signo más (+) aparece delante del nombre de la banda de grupo cuando se resume un grupo. Para resumir todos los grupos del diseño, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Contraer todo”.

Filtrar por código de proyecto Puede crear filtros personalizados que usen códigos de proyecto para limitar los proyectos incluidos en la ventana “Proyectos”. Por ejemplo, para revisar sólo los proyectos dentro de una división específica, seleccione el código de proyecto “División”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Filtrar por”, “Personalizar”. Haga clic en “Nuevo” dentro del cuadro de diálogo “Filtros” para añadir un filtro.

Identifique el filtro con un nombre significativo.

Seleccione el parámetro del filtro. En este caso se seleccionarán todos los proyectos con el valor de código MIA (Miami) para el código de proyecto División/Oficina.

Haga clic en “Aceptar” para regresar al cuadro de diálogo “Filtros”. El filtro nuevo se incluye dentro de los filtros “Definidos por el usuario”, y se marca la casilla correspondiente para indicar que está activo. Haga clic en “Aplicar” para ver los proyectos seleccionados por el filtro, o haga clic en “Aceptar” para aplicar el filtro al diseño y cerrar el cuadro de diálogo.

Este diseño contiene los proyectos seleccionados por el filtro. También puede ver información específica para estos proyectos si modifica los datos de las columnas: haga clic en la barra de opciones “Diseño” y después en “Columnas”, “Personalizar”.

Puede organizar los proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) en grupos según una categoría específica, como su ubicación o división, mediante los códigos de proyecto. El módulo acepta un número ilimitado de códigos de proyecto jerárquicos; puede establecer tantos como necesite para cumplir los requisitos de filtro, orden e informes de sus proyectos. Por ejemplo, utilice los códigos de proyecto para disponer los proyectos de forma jerárquica cuando su EPS contenga muchos proyectos dentro de muchos niveles. En este capítulo aprenderá a configurar códigos de proyecto, asignar valores de códigos a los proyectos y utilizar códigos de proyecto para organizar sus diseños de empresa.

En este capítulo

Creación de calendarios

Cómo añadir calendarios Puede establecerse un número ilimitado de calendarios para utilizar distintos patrones de trabajo. Por ejemplo, si algunas actividades necesitan una semana de trabajo de cinco días, mientras que otras se realizan a tiempo parcial (como, por ejemplo, los lunes, miércoles y viernes), puede crear distintos calendarios, y asignarles las actividades y los recursos de sus proyectos. Si necesita más información sobre la asignación de calendarios globales o de proyecto a las actividades, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Existen tres grupos de calendarios: globales, de recursos y de proyectos. El grupo de calendarios globales contiene calendarios que se aplican a todos los proyectos de la base de datos. El grupo de calendarios de proyectos es un grupo de calendarios independiente para cada proyecto de la empresa. El grupo de calendarios de recursos es un grupo de calendarios independiente para cada recurso. Puede asignar calendarios de recursos o globales a los recursos, y calendarios globales o de proyectos a las actividades.

Si necesita más información sobre cómo modificar calendarios, consulte el apartado Cómo modificar calendarios de este capítulo.

Cómo crear un calendario global Entre en “Empresa”, “Calendarios”. Seleccione “Global” y haga clic en “Agregar”. Seleccione el calendario que desee copiar para el nuevo calendario global y después haga clic en el botón “Seleccionar”. Escriba el nombre del nuevo calendario. Para que el nuevo calendario se convierta en el calendario global por defecto de las actividades y los recursos, marque la casilla “Predeterminado”. Si desea editar el nuevo calendario, haga clic en “Modificar”. Para ver las asignaciones del calendario antes de cambiarlo, haga clic en “Utilizado por”.

Si necesita más información sobre la asignación de calendarios de recursos a las actividades, consulte el capítulo Definición de recursos y roles.

Cómo crear un calendario de recursos o de proyectos Entre en “Empresa”, “Calendarios”. Si está creando un calendario de proyectos, primero debe abrir un proyecto. Entre en “Recurso” o “Proyecto”, y haga clic en “Agregar”. Seleccione el calendario que desee copiar para el nuevo calendario de recursos o proyectos y haga clic en el botón “Seleccionar”. Escriba el nombre del nuevo calendario. Si desea editar el nuevo calendario, haga clic en “Modificar”. Para ver las asignaciones del calendario antes de cambiarlo, haga clic en “Utilizado por”.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán crear ni editar los calendarios específicos de proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre ProjectLink, pulse el botón de ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink y accederá a la ayuda de Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink).

Haga clic aquí para convertir un calendario de recurso o de proyecto en un calendario global.

Modificación de calendarios Si necesita más información sobre cómo modificar calendarios, consulte la ayuda.

Utilice más de un calendario cuando sus proyectos contengan actividades que puedan producirse en distintos programas. Por ejemplo, puede crear un calendario que especifique una semana de trabajo normal de lunes a viernes, y otro que especifique un horario de trabajo continuo (24 horas/día). Si define varios calendarios de proyectos, debe asignar cada actividad al calendario específico que indique el tiempo de trabajo disponible para realizar dicha actividad. El módulo programa cada actividad sólo durante los tiempos de trabajo del calendario al que se ha asignado. Un calendario consta de una semana de trabajo estándar y una lista de excepciones.

También puede crear varios calendarios para controlar los momentos en los que los recursos de la organización realizan el trabajo. Después puede asociar distintas vacaciones/excepciones para el calendario global de cada ciclo de trabajo, para indicar así la disponibilidad individual de los recursos. Defina las horas de trabajo para cada día de la semana de trabajo normal. Utilice el cuadro de diálogo “Calendario” para ver y editar un calendario global, de proyectos o de recursos. Modificación de calendarios Entre en “Empresa”, “Calendarios”; escoja el tipo de calendario (“Global”, “Recurso”, “Proyecto”), seleccione el calendario que quiera modificar y haga clic en “Modificar”.

Para basar un calendario de recurso o proyecto en otro calendario, seleccione un nuevo calendario global en el campo “Heredar días festivos y excepciones del calendario global”.

Escoja el mes que quiera modificar haciendo clic en la flecha apropiada junto al título del mes-año. Modifique el año haciendo clic en el título del mes/año y en la flecha apropiada. Si desea cambiar el número de horas de un día de trabajo específico, haga clic en la fecha que desee cambiar.

Las horas de trabajo definidas con valores decimales que no sean ,0 ni ,5 se redondearán al alza o a la baja hasta ,0 o ,5.

Muestra un calendario anual, de modo que pueda seleccionar un mes específico.

Escoja definir el total de horas de trabajo de cada día.

Configure el número de horas disponibles para trabajar en un día concreto.

Haga clic para que el día seleccionado sea un día no laborable.

Para aplicar el mismo cambio a, por ejemplo, todos los martes del mes que aparece en pantalla, haga clic en la etiqueta de la columna de ese día de la semana.

Seleccione para definir qué horas del día son horas laborables y qué horas no.

Seleccione las horas que desee cambiar y haga clic en “Trabajo” o “No Trabajo”.

Para convertir una excepción en un día de trabajo y aplicar el número predeterminado de horas laborables a dicho día, haga clic en la excepción que desee cambiar y después en “Estándar”. Haga clic para especificar el número de horas laborables predeterminadas para el día seleccionado en el calendario abierto.

Si el color de la fecha cambia a blanco, el número de horas que ha introducido no es igual al número de horas de trabajo predeterminadas para ese día de la semana.

El tiempo de trabajo/no trabajo del calendario se basa en su semana de trabajo estándar. Los cambios que introduzca en la semana de trabajo estándar se reflejan en el cuadro de diálogo del calendario global, de recurso o de proyecto. El cuadro de diálogo de calendario muestra las horas normales/estándar, no laborales y las excepciones en los colores que indica la leyenda. Las excepciones se aplican directamente en el cuadro de diálogo del calendario. Para aplicar el mismo cambio a, por ejemplo, todos los martes del mes que aparece en pantalla, haga clic en la etiqueta de la columna de ese día de la semana. Cómo especificar las horas de trabajo predeterminadas Utilice el cuadro de diálogo “Semana de trabajo” para especificar el número de horas de trabajo predeterminadas para cada semana dentro del calendario abierto.

Seleccione un día de la semana para establecer su número de horas laborables por defecto.

Compruebe en la pantalla el número predeterminado de horas laborables del día seleccionado en el calendario abierto.

Haga clic aquí para que la hora seleccionada sea laborable. Haga clic aquí para que la hora seleccionada no sea laborable.

Cómo borrar un calendario Entre en “Empresa”, “Calendarios”. Escoja “Global”, “Recurso” o “Proyecto”, según el tipo de calendario que desee borrar. Seleccione el calendario que desee borrar y haga clic en “Eliminar”. Si el calendario tiene actividades o recursos asignados, aparecerá el cuadro de diálogo “Calendario en uso”.

Para borrar el calendario y vincular sus asignaciones a un calendario distinto, escoja “Seleccionar calendario de reemplazo”, haga clic en “Aceptar” y seleccione el calendario correspondiente cuando se el programa se lo pida. Para borrar el calendario y vincular sus asignaciones al calendario global

predeterminado, escoja “Vincular al calendario global predeterminado” y haga clic en “Aceptar”.

Puede crear y asignar calendarios a cada recurso y a cada actividad. Estos calendarios definen el número de horas de trabajo disponibles para cada día del calendario. También puede especificar las fiestas nacionales y de la empresa, los días laborables y no laborables específicos del proyecto y los días de vacaciones de los recursos. El módulo utiliza las asignaciones del calendario para programar y realizar el seguimiento de actividades, además de para nivelar recursos. El tipo de actividad determina si la actividad utiliza el calendario de un recurso asignado o su calendario de actividad. Puede vincular calendarios de recursos y proyectos a los calendarios globales. Los cambios a un calendario global se aplican a todos los calendarios de recursos y proyectos vinculados al calendario global. En este capítulo aprenderá a añadir y modificar calendarios. En este capítulo

En esta parte

Parte 3

Implantación del programa

E

n esta parte aprenderá cómo definir y utilizar los

códigos de actividad para organizar y filtrar actividades de proyecto, añadir actividades y relaciones a los proyectos, y supervisar los gastos de proyecto mediante cuentas de costes. Cómo establecer códigos de actividad describe cómo estructurar los datos de proyecto con los códigos de actividad para organizar la información de distintas formas. Trabajo con actividades describe cómo crear un programa que conste de actividades y asignaciones de recursos. Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto analiza cómo realizar el seguimiento de los costes de actividad y el valor ganado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Realización de estimaciones descendentes le muestra cómo realizar una estimación descendente y aplicarla a elementos y actividades de la WBS.

Cómo establecer códigos de actividad

Creación de códigos y valores de actividad Los códigos de actividad representan categorías amplias de información, como diseño, control de calidad o ubicación. Podrá definir valores específicos para cada código que describan mejor esa categoría. Por ejemplo, si su organización tiene más de una ubicación, cree un código llamado Ubicación con valores como Nueva York, San Francisco o Chicago. Después puede asociar actividades a una ubicación específica, como Nueva York, y definir un número ilimitado de valores para cada código. Creación de códigos de actividad globales Entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “Global” y haga clic en “Modificar”. Haga clic en “Agregar” e introduzca el nombre del código de actividad global. Especifique el número máximo de caracteres para los valores del código de actividad.

Haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, “Filtrar por”, “Valores del proyecto actual” para ver sólo los valores asignados a los proyectos abiertos.

Valores de código de actividad

Códigos de actividad

Creación de valores para códigos de actividad globales Entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “Global”. Seleccione el código de actividad para el que quiera crear un valor, y haga clic en “Agregar”. Escriba el nombre y la descripción del valor. El valor no puede exceder la longitud máxima de caracteres especificada para el código de actividad. Creación de códigos de actividad a nivel de la EPS Seleccione “EPS” y haga clic en “Modificar”. Haga clic en “Agregar” para seleccionar la EPS a la que quiera aplicar el código de actividad. Después introduzca el nombre del código de actividad de la EPS. Especifique el número máximo de caracteres para los valores del código de actividad.

Muestra los niveles de la EPS que tienen asignados códigos de actividad y a los que tiene acceso de seguridad, según los perfiles de seguridad de usuario.

Haga clic para seleccionar el nivel de la EPS al que desee añadir un código de actividad.

Project Management mostrará la lista de códigos de actividad a nivel de la EPS para los que no

tenga derechos de acceso dentro de la sección “Sin ID de EPS”. En la ayuda de Project Management encontrará más información sobre la seguridad de los códigos de actividad a nivel de la EPS.

Creación de valores de códigos de actividad a nivel de la EPS Entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “EPS”. Seleccione el código de actividad para el que desee crear un valor y haga clic en “Agregar”. Escriba el nombre y la descripción del valor. El valor no puede exceder la longitud máxima de caracteres especificada para el código de actividad.

Haga clic para eliminar el valor del código de actividad y sus valores.

Creación de códigos de actividad a nivel de proyecto Abra el proyecto para el que desee crear códigos de actividad; después entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “Proyecto” y haga clic en “Modificar”. Haga clic en “Agregar” e introduzca el nombre del código de actividad de proyecto. Especifique el número máximo de caracteres para los valores del código de actividad.

Creación de valores de códigos de actividad a nivel de proyecto Entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “Proyecto”. Seleccione el código de actividad para el que desee crear un valor y haga clic en “Agregar”. Escriba el nombre y la descripción del valor. El valor no puede exceder la longitud máxima de caracteres especificada para el código de actividad.

Escriba el nombre y la descripción del nuevo valor directamente en estas celdas; la longitud no puede ser mayor de lo especificado en el campo “Longitud Máx”. para ese código.

Utilice estas flechas para mover hacia la derecha o la izquierda un valor dentro de la jerarquía de códigos de actividad y para mover un valor seleccionado arriba o abajo de la lista.

Conversión de códigos y valores de actividad a nivel de la EPS Puede convertir un código de actividad a nivel de la EPS y sus valores en un código de actividad global con valores globales. Entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “EPS” y haga clic en “Modificar”. Seleccione el código que desee convertir y haga clic en “Hacer global”. Haga clic en “Sí” para convertir el código y sus valores. Si necesita más instrucciones sobre la asignación de códigos y valores a las actividades, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Conversión de códigos y valores de actividad a nivel de proyecto Puede convertir un código de actividad a nivel de proyecto y sus valores en un código de actividad global con valores globales. Entre en “Empresa”, “Códigos de actividad”. Seleccione “Proyecto” y haga clic en “Modificar”. Seleccione el código que desee convertir y haga clic en “Hacer global”. Haga clic en “Sí” para convertir el código y sus valores.

Si cambiar códigos o valores de actividad, el módulo aplica sus cambios a todas las asignaciones de actividades. Además, si convierte códigos de actividad de proyecto en códigos de actividad globales, el módulo aplica estos cambios a todas las asignaciones de actividades.

Cómo agrupar y resumir por códigos Utilice los códigos de actividad globales, de EPS y de proyecto para agrupar actividades y proyectos en los diseños de tabla de actividades, diagrama de Gantt y red de actividades. Agrupar le permite centrarse en actividades específicas, como las que se encuentran dentro de una fase o departamento concreto. En el siguiente ejemplo se muestran actividades agrupadas por los códigos de actividad globales Departamento y Fase.

Agrupe por Departamento y Fase para poder leer fácilmente la pantalla. Cuando resuma un grupo de actividad, la barra de fecha anticipada empezará en la primera fecha de inicio de todas las actividades del valor de código, y llegará hasta la última fecha de inicio anticipado de todas las acticidades del valor de código.

Barra de resumen

Si necesita más información sobre cómo agrupar y ordenar, consulte el capítulo Agrupar, ordenar y filtrar datos.

Agrupación por código de actividad En la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño”, y seleccione “Agrupar y ordenar”. En “Agrupar por”, haga clic en la primera línea disponible, después seleccione el código de actividad de proyecto EPS o global que quiera utilizar para la agrupación.

Agrupe en función de todos los campos que necesite tener en pantalla.

Si está agrupando por un elemento jerárquico, puede seleccionar el nivel más bajo que desee incluir en pantalla.

Si necesita más información sobre cómo resumir datos, consulte el capítulo Resumen de proyectos.

Resumen de grupos Por defecto, el módulo resume los datos incluidos en cada banda de grupo a nivel de dicha banda en el diseño de vista, y muestra barras de resumen en el diagrama de Gantt. Si no aparece el diagrama de Gantt, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Mostrar arriba”, “Diagrama de Gantt”. Los datos de resumen se actualizan hasta la fecha del último resumen.

Marque para mostrar una barra de resumen por cada banda de grupo de la pantalla.

Para excluir los detalles de proyecto y mostrar sólo una banda resumida, haga doble clic en la banda. Un signo más (+) aparece delante del nombre de la banda de grupo cuando se resume un grupo. Para resumir todos los grupos del diseño, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Contraer todo”.

Se puede definir un conjunto de códigos para categorizar las actividades de sus proyectos. Después puede ordenar, filtrar y agrupar las actividades según los códigos de actividad y los valores que les asigne. En este capítulo se describe cómo utilizar los códigos globales para organizar las actividades de proyecto de una estructura de proyectos de la empresa (EPS) en función de categorías específicas, como producto y división. Aprenderá a utilizar códigos de actividad a nivel de la EPS para organizar actividades de proyecto. También aprenderá a

establecer códigos de actividad de proyecto para filtrar y organizar actividades en función de características o requisitos únicos y específicos del proyecto. En este capítulo

Realización de estimaciones descendentes

Realización de estimaciones descendentes Para realizar estimaciones descendentes, primero debe asignar pesos de estimación a los elementos y las actividades de la estructura jerárquica de trabajos (WBS). Puede asignar pesos de estimación directamente en el módulo Project Management o importarlos desde el módulo Methodology Management con el Arquitecto de proyectos. Si necesita más información sobre la asignación de pesos a elementos y actividades de la WBS, consulte Revisión de la estructura jerárquica de trabajos en Parte 2: Estructuración de proyectos.

Puede limitar el alcance de su estimación según el elemento y el recurso de la estructura jerárquica de trabajos (WBS). Tras desarrollar una estimación descendente, guarde la estimación para referencia o uso posterior, o aplique la estimación al proyecto. Si aplica una estimación, el módulo actualiza las unidades laborales/no laborales planeadas para todas las actividades y asignaciones de recursos de actividad que entren dentro del alcance que especifique para la estimación. Las estimaciones descendentes no afectan a los gastos del proyecto. Cuando realice una estimación descendente, primero debe determinar el número total de unidades de recursos laborales y no laborales que desee aplicar. Puede determinar este número a través de la experiencia previa en proyectos similares, o puede utilizar la opción “Punto de función” del módulo, si está realizando la estimación de un proyecto informático.

Por el contrario que los recursos laborales y no laborales, una estimación descendente no puede aplicarse a la vez a todos los recursos materiales, ya que sus unidades de medida difieren. Debe seleccionar los recursos de materiales de manera individual.

En las organizaciones que usen Primavera ProjectLink, la estimación descendente está desactivada para proyectos gestionados con Microsoft Project (MSP). Si necesita más información sobre ProjectLink, pulse el botón de ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink y accederá a la ayuda de Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink).

Realización de estimaciones descendentes a través de la experiencia previa Entre en “Herramientas”, “Estimación descendente”. Seleccione si desea estimar unidades de recursos laborales o no laborales. Haga clic en el botón de exploración del campo “WBS” para seleccionar el elemento cuyas actividades quiera estimar; después pulse el botón “Seleccionar”. Para estimar

actividades asignadas a un recurso específico dentro del elemento de la WBS indicado, como un recurso de tipo material, haga clic en el botón de exploración del campo “Recurso”, seleccione el recurso y haga clic en “Seleccionar”.

El campo “Total de actividades” refleja el número de actividades incluidas dentro del elemento especificado de la WBS. Para estimar todo el proyecto, seleccione el elemento raíz de la WBS. Seleccione un recurso individual cuyas actividades asignadas quiera estimar para el elemento seleccionado de la WBS. Haga clic para ver información detallada sobre una estimación ya guardad /o para aplicarla.

Seleccione “Experiencia previa”. Utilizando como guía el valor que aparece en el campo “Unidades actuales”, escriba la estimación en el campo “Unidades estimadas”. Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimación, marque la casilla “Aplicar ajuste” e introduzca el porcentaje de ajuste que desee usar. Por ejemplo si las unidades estimadas son 400, y aplica un ajuste del 50%, el módulo añadirá 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo “Unidades ajustadas” mostrará 600 unidades. Para guardar la estimación sin aplicarla, haga clic en “Guardar como”. Escriba un nombre y cualquier hipótesis o nota sobre la estimación; haga clic en “Guardar”. Desarrollo de estimaciones descendentes con puntos de función Entre en “Herramientas”, “Estimación descendente”. Seleccione si desea estimar unidades de recursos laborales o no laborales, o seleccione un recurso material en el campo “Recurso”. Haga clic en el botón de exploración del campo “WBS” para seleccionar el elemento cuyas actividades quiera estimar; después pulse el botón “Seleccionar”. Seleccione “Punto de función” y haga clic en “Puntos de función”.

Escriba el valor de “Cantidad de puntos de función no ajustados (UFP)” que desee usar, o haga clic en “Calcular” para calcular la UFP. Si decide calcular la UFP, escriba el número de archivos y transacciones de complejidad baja, media y alta que se desarrollarán en el elemento y recurso de la WBS, si lo hay, que esté estimando.

Haga clic en “Cerrar”. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo “Estimación de puntos de función”. Su valor de UPF se incluye en el cuadro “Cantidad de puntos de función no ajustados (UPF)”. Escriba el “Grado de influencia total (TDI)” que desee usar o haga clic en “Características” para calcular el TDI. Si decide especificar características, seleccione una característica de sistema y después el valor numérico que indique el grado de influencia de la característica en el elemento que esté estimando. Un 0 indica que no hay influencia, y un 5 representa la influencia mayor. Cuando seleccione un valor, el cuadro “Descripción del valor” mostrará un texto que describe el valor de la característica seleccionada. Seleccione un valor para todas las características del sistema y pulse “Cerrar”.

Volverá a aparecer el cuadro de diálogo “Estimación de puntos de función”. El valor del TDI aparece en el cuadro “Grado de influencia total (TDI)”. Escriba el valor productividad media y haga clic en “Cerrar”. Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimación, marque la casilla “Aplicar ajuste” e introduzca el porcentaje que desee usar. Por ejemplo si las unidades estimadas son 400, y aplica un ajuste del 50%, el módulo añadirá 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo “Unidades ajustadas” mostrará 600 unidades.

Para guardar la estimación sin aplicarla, haga clic en “Guardar como”. Escriba un nombre y cualquier hipótesis o nota sobre la estimación; haga clic en “Guardar”. Aplicación de estimaciones descendentes Haga clic en “Aplicar” para realizar una estimación descendente. Haga clic en “Sí” cuando el programa le pida que confirme que desea aplicar una estimación descendente al proyecto. Haga clic en “Aceptar”.

Cómo aplicar a un proyecto las estimaciones descendentes guardadas Después de indicar el número de unidades que desee aplicar, el módulo distribuirá las unidades totales entre las actividades seleccionadas, usando para ello los pesos estimados asignados a los elementos y actividades de la WBS del proyecto. El módulo utiliza estos pesos para calcular la proporción de unidades de recursos que cada elemento y actividad de la WBS debe recibir en relación con otros elementos de la WBS. El módulo también mantiene un historial de estimaciones descendentes guardadas. Aplicación de estimaciones descendentes guardadas Entre en “Herramientas”, “Estimación descendente”. Haga clic en “Historia”. Seleccione la estimación que desee aplicar. Haga clic en “Aplicar”.

Cómo ver las estimaciones descendentes de un proyecto Entre en “Herramientas”, “Estimación descendente”. Haga clic en “Historia”.

La columna “Aplicado” indica qué estimaciones d el cuadro de diálogo “Historia de estimación” se aplicaron al proyecto abierto.

Para ver los detalles de una estimación, seleccione la estimación y haga clic en estas pestañas.

Para borrar una estimación, selecciónela y haga clic en “Eliminar”.

La estimación descendente le permite aplicar unidades de recursos laborales, no laborales, y/o materiales a las actividades de una forma descendente, mediante la utilización de pesos estimados. En este capítulo aprenderá a realizar y aplicar una estimación descendente a elementos y actividades de la WBS. En este capítulo

Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto

Información general sobre cuentas de costes y gastos Puede crear cuentas de costes para asignarlas a actividades de cualquier proyecto. Las cuentas de costes son jerárquicas y le permiten realizar el seguimiento de costes y valor ganado de actividades según los códigos específicos de cuentas de costes de su organización. Puede asignar una cuenta de costes de nivel superior predeterminada para cada proyecto de la ventana “Proyectos” y después asignar las cuentas de costes de nivel inferior cuando asocie los gastos con las actividades.

También puede añadir gastos, asignarles categorías de gastos y especificar si un gasto aumenta al inicio o al fin de una actividad, o si se reparte de manera uniforme a lo largo de su duración. Cada gasto tiene un valor presupuestado, real, remanente y al completar tanto para costes como para unidades.

Los gastos no son lo mismo que los recursos. Los recursos pueden basarse en el tiempo y suelen abarcar varias actividades o proyectos. Ejemplos de recursos son el personal y el equipo. Por el contrario que los recursos, los gastos son específicos de cada proyecto y no se basan en el tiempo.

El módulo no incluye gastos al nivelar recursos.

Configuración de una estructura de cuenta de costes Configure una estructura de cuenta de costes y asigne códigos a las actividades o recursos. Utilice la estructura de cuenta de costes para realizar el seguimiento del trabajo terminado y compararlo con el dinero que se ha gastado. Creación de una jerarquía de cuenta de costes Entre en “Empresa”, “Cuentas de costo”. Haga clic en la etiqueta de la columna “ID de cuenta de costo” para ver la jerarquía de cuentas de costes. El símbolo de esquema de la etiqueta de la columna “ID de cuenta de costo” indica un diseño de jerarquía. Seleccione la cuenta de costes que esté justo encima y al mismo nivel de la cuenta nueva que desee añadir; pulse “Agregar”. Escriba el ID y el nombre de la cuenta de costes. El ID y el nombre de la cuenta deben identificar un componente del proyecto, como ingeniería, hardware o investigación. Cree cuentas de costes dentro de cada componente principal para esbozar sus partes, como la codificación e instalación del hardware. En el campo “Descripción de cuenta de costo”, puede ofrecer un resumen de la cuenta. Puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Cuando sangra o crea una cuenta de costes de nivel inferior, el módulo utiliza automáticamente para la nueva cuenta el prefijo de la ID de nivel superior.

Utilice estas flechas para sangrar o alinear un valor en la jerarquía de cuentas de costes, así como para mover el valor seleccionado hacia arriba o hacia abajo.

Establecer la cuenta de costes predeterminada del proyecto Especifique una cuenta de costes predeterminada que se utilice para los recursos asignados a gastos de actividades y proyectos en el proyecto seleccionado. Entre en “Empresa”, “Proyectos” para abrir la ventana “Proyectos”. Para mostrar los detalles del proyecto, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto”. Haga clic en la pestaña “Predeterminados”, seleccione un proyecto en la parte superior de la pantalla y pulse el botón de exploración en el campo “Cuenta de costo”. Seleccione la cuenta de costes predeterminada y haga clic en el botón “Seleccionar”.

El módulo sólo utiliza su cuenta de costes predeterminada para las nuevas asignaciones de recursos a actividades y nuevos gastos de proyecto. Si cambia esta configuración, no afectará a las asignaciones de recursos existentes de actividades o gastos de proyecto ya existentes.

Edición de una cuenta de costes Entre en “Empresa”, “Cuentas de costo”. Asegúrese de que aparece la jerarquía de las cuentas de costes; el símbolo de esquema de la etiqueta de la columna “ID de cuenta de costo” indica un diseño de jerarquía. Seleccione la cuenta de costes que quiera editar. Escriba un nuevo ID y un nuevo nombre para la cuenta de costes. Si desea cambiar la posición de la cuenta en la jerarquía, haga clic en las flechas apropiadas.

Si cambia el ID o el nombre de una cuenta de costes, el cambio se aplicará a todas las asignaciones de actividades.

Eliminación de una cuenta de costes Entre en “Empresa”, “Cuentas de costo”. Seleccione la cuenta de costes que quiera borrar y haga clic en “Elim./Combinar”. Si la cuenta está asignada a actividades o proyectos, aparecerá el cuadro de diálogo “Cuenta de costo en uso”.

Para borrar la cuenta de costo y especificar una cuenta de reemplazo, escoja “Seleccionar cuenta de reemplazo”, haga clic en “Aceptar” y seleccione la cuenta que desee. Para borrar la cuenta de costes sin especificar una cuenta de reemplazo, escoja “Eliminar cuenta(s)” y haga clic en “Aceptar”. Copiado y pegado de cuentas de costes Entre en “Empresa”, “Cuentas de costo”. Asegúrese de que aparece la jerarquía de las cuentas de costes; el símbolo de esquema de la etiqueta de la columna ID de cuenta de costo indica un diseño de jerarquía. Seleccione la cuenta de costes que quiera copiar y haga clic en “Copiar”. Seleccione la cuenta de coste en la que desee pegar la cuenta copiada y haga clic en “Pegar”.

La cuenta de costes copiada aparece bajo la cuenta de costes seleccionada en la jerarquía e incluye todas las cuentas de costes de nivel inferior que tuviese la seleccionada.

No se pueden copiar las asignaciones de actividades y proyecto de una cuenta de costes.

Cortado y pegado de cuentas de costes Entre en “Empresa”, “Cuentas de costo”. Asegúrese de que aparece la jerarquía de las cuentas de costes; el símbolo de esquema de la etiqueta de la columna “ID de cuenta de costo” indica un diseño de jerarquía. Seleccione la cuenta de costes que quiera cortar y pegar, y haga clic en “Cortar”. Seleccione la cuenta de coste a la que desee mover la cuenta cortada y haga clic en “Pegar”.

Cuando se corta y pega una cuenta de costes, el módulo mantiene las asignaciones de actividades y proyecto de la cuenta.

Cómo añadir gastos e introducir información de costes Utilice la ventana “Gastos del proyecto” para crear, ver y editar los gastos y la información de costes relacionada del proyecto abierto. Puede asignar una cuenta de costes y el código correspondientes de la estructura jerárquica de trabajos (WBS) para identificar el componente del proyecto asociado con el gasto, así como el área de trabajo con la que está asociado. Cuando entre en “Proyecto”, Gastos, aparecerá la ventana “Gastos del proyecto”. Para incluir los detalles de gasto del proyecto en la parte inferior de la ventana de “Gastos del proyecto”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y escoja “Detalles de gasto” (debe marcarse la casilla junto a “Detalles de gasto”).

Si necesita más información sobre cómo añadir gastos a las actividades desde la ventana Actividades, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Cómo añadir gastos Entre en “Proyecto”, “Gastos”. Haga clic en “Agregar”. Seleccione la actividad que genere el gasto y haga clic en “Seleccionar”. Agrupe las actividades en el cuadro de diálogo “Seleccionar actividad”, de modo que pueda encontrar la actividad fácilmente. Haga clic en las pestañas “General”, “Actividad”, “Costos” y “Descripción”, e introduzca la información del gasto. Si necesita más información sobre los campos de estas pestañas, consulte la sección Definición de detalles de gastos de este mismo capítulo. Introducción de información de costes en los gastos Entre en “Proyecto”, “Gastos”. Seleccione el gasto cuya información desee introducir y haga clic en la pestaña “Costos”. Introduzca el número de unidades que espere utilizar en la actividad asignada al gasto y aporte el precio de cada unidad. El módulo calcula y muestra el coste presupuestado del gasto seleccionado (unidades presupuestadas * precio/unidad) en el campo “Presupuestado Costo”. Si necesita más información sobre cómo calcular valores reales de forma automática, consulte el capítulo Actualización, programación y nivelación.

Para calcular automáticamente el coste real de un gasto basado en el porcentaje de avance de la actividad, marque la casilla “Calcular reales automáticamente”. El módulo actualiza automáticamente las unidades reales/remanentes cuando se aplican los valore reales del proyecto. Esta configuración supone que todo el trabajo de la actividad se desarrolla según el plan.

Introducción de un tipo de un tipo de devengo de gasto Entre en “Proyecto”, “Gastos”. Seleccione el gasto cuyo tipo de devengo desee introducir y haga clic en la pestaña “Actividades”.

Seleccione uno de los siguientes tipos de devengo.

\n

Inicio de la actividad, para devengar todo el gasto en la fecha de comienzo de la actividad.

\n

Fin de la actividad, para devengar todo el gasto en la fecha de fin de la actividad.

\n

Uniforme a través de la actividad, para distribuir de manera uniforme el gasto a lo largo del transcurso de la actividad. Para configurar categorías de gastos, entre en “Admin”,” Categorías de admin”, y haga clic en la pestaña “Categorías de gastos”.

Asignación de una categoría de gastos. Entre en “Proyecto”, “Gastos”. Seleccione el gasto al que desee asignar una categoría. Las categorías de gastos le permiten clasificar el tipo de coste, y pueden utilizarse para agrupar, ordenar, filtrar y proporcionar información sobre los gastos y costes de sus proyectos. Haga clic en la pestaña “General” y en el botón de exploración del campo “Categoría de gasto”. Seleccione la categoría que quiera asignar y haga clic en el botón “Seleccionar”.

Cambio de una asignación de gastos Entre en “Proyecto”, “Gastos”. Seleccione el gasto que quiera reasignar y haga clic en la pestaña “Actividad”. Haga clic en el botón de exploración del campo “Nombre de actividad”. Seleccione la actividad a la que quiera reasignar el gasto y haga clic en “Seleccionar”.

Definición de detalles de gastos Utilice “Detalles de gasto” para ver y editar información detallada sobre el gasto seleccionado. “Detalles de gasto” aparece en la ventana “Gastos del proyecto” cuando escoge “Detalles de gasto” en la barra de opciones “Mostrar”. Información general Utilice la pestaña “General” para definir información general del gasto seleccionado, como su nombre y categoría. También puede especificar el proveedor, la cuenta de costes y el número de documento.

La cuenta de costes asignada a la actividad que genera el gasto seleccionado.

El nombre del negocio u organización al que hay que abonar el gasto seleccionado.

El administrador del proyecto define las categorias de gastos en el cuadro de diálogo “Categorias de admin”.

La orden de compra o número de factura del gasto seleccionado.

Información de la actividad Utilice la pestaña “Actividad” para cambiar la asignación de actividad del gasto seleccionado y para especificar el tipo de devengo del gasto. También puede ver la asignación de actividad del gasto por elemento de la WBS, estado de actividad, fechas de inicio y fin de actividad, y recurso primario

Nombre e ID de la actividad que genera el gasto seleccionado. Código del elemento de la WBS que contiene la actividad asignada al gasto seleccionado.

El ritmo de devengo del gasto seleccionado.

Costes Utilice la pestaña “Costos” para especificar las cantidades de costes para el gasto seleccionado, lo que incluye el precio/unidad, el coste presupuestado, el coste real y el coste remanente. También puede indicar si desea calcular el coste real de un gasto según el porcentaje de avance de la actividad. Descripción Utilice la pestaña “Descripción” para introducir una descripción del gasto seleccionado. Puede escribir una descripción nueva. Puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Análisis de costes Comparar costes reales con costes presupuestados es un acercamiento simplista al control de costes. Resulta más eficaz determinar el rendimiento con el valor ganado. Para medir el valor ganado se necesitan tres indicadores clave: valor presupuestado, valor ganado y coste real. Si realiza el seguimiento de estos valores a lo largo del tiempo, podrá ver los gastos pasados y programar tendencias del proyecto, junto con una previsión de costes futuros.

La desviación entre el presupuesto planeado y el valor ganado indica una desviación de presupuesto desfavorable.

Personalice las columnas de la ventana “Proyectos” para informar sobre el valor ganado en todos los proyectos de la empresa.

Utilice tablas de costes, perfiles e informes de control de costes para supervisar los gastos. Por ejemplo, el siguiente informe de resumen indica los gastos asociados con cada proyecto, y proporciona los costes totales presupuestados, reales y remanentes de cada gasto.

La siguiente tabla de utilización de actividades empareja las columnas de duración de la actividad (a la izquierda) con la correspondiente información de costes acumulados (a la derecha). Puede ver el coste de los gastos remanentes acumulados de cada actividad al mes, junto con los totales de los elementos de la WBS.

Cree perfiles de actividad para ver una representación gráfica del flujo de costes de todas las actividades seleccionadas en la ventana “Actividades”. Las barras de histograma del siguiente ejemplo indican gastos trimestrales para varias actividades seleccionadas. Con una gráfica basada en el tiempo le resultará más fácil calcular dónde y cuándo se generan los costes, lo que le permite ver si los gastos se mantienen dentro del presupuesto.

Las cuentas de gastos le permiten realizar el seguimiento de los costes de actividad y del valor ganado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Configure la cuenta de costes predeterminada a nivel del proyecto, de modo que se asigne automáticamente a las actividades del proyecto. Las cuentas de costes se establecen en una jerarquía disponible para todos los proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Los gastos son costes, y no recursos, asociados a un proyecto y asignados a las actividades del mismo. Suelen ser pagos

únicos de artículos no reutilizables. Ejemplos de gastos son las instalaciones, los viajes, la asesoría y la formación. En este capítulo aprenderá a configurar cuentas de costes y a añadir gastos. En este capítulo

En esta parte

Actualización y gestión del programa Parte 4

U

na gestión de proyectos eficaz no acaba tras el desarrollo del plan de proyecto.

Resulta necesario realiza el seguimiento de los acontecimientos diarios y actualizar el programa con datos precisos. En Gestión de fechas de plazos se describe cómo crear una copia de un proyecto para compararla con el programa actual y así medir el progreso, y en Actualización, programación y nivelación se explica cómo actualizar el programa y nivelar recursos. En Resumen de proyectos se ofrecen los pasos para resumir datos de proyectos según resulte necesario o a intervalos regulares programados. Lea Problemas y umbrales del proyecto y Gestión de riesgos para saber cómo pueden ayudarlo estas funciones a supervisar los programas del proyecto, e identificar así problemas potenciales lo antes posible. En Mantenimiento de una librería de documentos de proyecto se describe cómo realizar el seguimiento de documentos relacionados con el proyecto y de productos de trabajo, mientras que Seguimiento de proyectos le muestra cómo crear diseños que le permitan ver datos de resumen de proyectos individuales, así como toda la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Lea el capítulo Cómo extraer y devolver proyectos para aprender a realizar el seguimiento de los proyectos que se están empleando fuera de la base de datos de la empresa.

Gestión de programas base

Creación y mantenimiento de programas base Antes de actualizar un programa por primera vez, deberá crear un plan de referencia. El plan más simple es una copia completa o “instantánea” de la programación original. Esta instantánea ofrece un objetivo con el que medir el coste, el programa y el rendimiento de un proyecto. Cada plan de referencia, también llamado programa base, puede tener asignado un tipo que caracterice su objetivo; por ejemplo, programa base de planificación inicial, programa base de proyecto what if o programa base de estado a medio proyecto. Los tipos de programa base los define el administrador en el cuadro de diálogo “Categorías de admin”. Puede comparar hasta tres programas base al mismo tiempo. Por ejemplo, quizá quiera crear un programa base de la programación original del proyecto y después crear dos programas base adicionales en distintas fases del mismo. Puede comparar estos últimos con el programa actual para ver si el proyecto avanza según el plan. También puede crear un programa base de proyecto para hacer resúmenes. Debe tener al menos un proyecto abierto para acceder a los programas base de proyecto en los cuadros de diálogo “Mantener programas base” o “Asignar programas base”.

Designe como programa base cualquier proyecto existente o una copia del proyecto actual. El número máximo de programas base permitidos lo define el administrador en el cuadro de diálogo “Preferencias de admin”. Los proyectos de programa base no existen como proyectos independientes a los que poder acceder. Si desea copiar o modificar manualmente un proyecto de programa base, primero debe desvincularlo de su proyecto actual. Después de hacerlo, el proyecto de programa base “restaurado” actuará como cualquier otro proyecto de la estructura de proyectos de la empresa (EPS). También puede actualizar un proyecto de programa base con datos de proyecto nuevos o modificados del proyecto actual. El módulo sólo actualiza los tipos de datos que seleccione al actualizar el programa base.

Creación de programas base de proyecto Abra los proyectos para los que desee crear un programa base, o vea los proyectos de programa base asignados. Seleccione “Proyecto”, “Mantener programas base”. Este cuadro de diálogo agrupa los proyectos abiertos en bandas individuales, con cualquier proyecto de programa de base que exista bajo su proyecto actual.

Tras crear un programa base, puede establecerlo como programa base primario, secundario o terciario del proyecto en el cuadro de diálogo “Asignar programas base”.

Haga clic para borrar el proyecto de programa base seleccionado.

Puede renombrar cada programa base para hacerlo único.

Asigne un tipo de programa base que lo ayude a categorizarlos en varios proyectos.

Haga clic para actualizar el proyecto de programa base seleccionado con los datos nuevos/modificados del proyecto actual.

Para crear un proyecto de programa base, seleccione el proyecto deseado y haga clic en “Agregar”. Si

hay varios proyectos abiertos, puede crear un programa base para los proyectos seleccionados (para seleccionar un proyecto, mantenga Ctrl pulsado y haga clic en su banda). Seleccione guardar una copia del proyecto actual como nuevo programa base, o convierta otro proyecto en un nuevo programa base. Si decide guardar el proyecto actual como base, el módulo creará un proyecto de programa base con el mismo nombre y fecha de datos que el proyecto actual. Para distinguir el proyecto de programa base, el módulo añade el código B1 y posteriores incrementos con cada nuevo programa base añadido. Por ejemplo, si el Proyecto Acme está guardado con 3 programas base, los nuevos programas base deberían guardarse como: ID

Nombre

ACME – B1 Proyecto Acme – B1 ACME – B2 Proyecto Acme – B2 ACME – B3 Proyecto Acme – B3

Antes de convertir un proyecto en programa base, debe copiarlo; dejará de estar disponible en la jerarquía de proyectos.

Si decide convertir otro proyecto en programa base del proyecto actual, se le pedirá que seleccione el proyecto que desea designar como programa base dentro de la jerarquía de proyectos. No puede seleccionar un proyecto que ya esté abierto, ni tampoco uno que ya tenga asignado un programa base. El módulo crea un proyecto de programa base con el mismo nombre y la misma fecha de datos que el seleccionado. Para distinguir el proyecto de programa base, el módulo añade el código B1. Este nuevo proyecto de programa base desaparece entonces de la jerarquía de proyectos y deja de estar disponible como proyecto individual.

Los proyectos sólo se pueden convertir en programas base de uno en uno. Si hay varios proyectos abiertos, debe seleccionar uno antes de crear el proyecto de programa base.

Tras crear un programa base, puede cambiarle el nombre y asignarle un tipo de programa base.

Eliminación de un programa base Puede borrar un programa base de la base de datos de proyectos. Seleccione el proyecto que contenga el programa base que desee borrar. Seleccione “Proyecto”, “Mantener programas base”. Seleccione el programa base y haga clic en “Eliminar”.

No se puede borrar un programa base activo. Un programa base activo es un programa base designado como primario, secundario o terciario en el cuadro de diálogo “Asignar programas base”.

Modificación manual de un programa base Como los proyectos avanzan y se producen cambios, puede que necesite modificar un proyecto de programa base. Puede restaurar un proyecto de programa base para que vuelva a estar disponible como proyecto independiente en la jerarquía de proyectos. Abra el proyecto que contenga el programa base que desee restaurar. Seleccione “Proyecto”, “Mantener programas base”. Seleccione el programa base que desee restaurar y haga clic en “Restaurar”. Haga clic en “Sí”. El proyecto restaurado se coloca en el mismo nodo que el proyecto al que estaba vinculado como programa base. Si necesita más información sobre la actualización de programas base con datos nuevos o modificados del proyecto actual, consulte la sección Actualización de programas base en este capítulo.

Restaurar un proyecto para modificar un programa base de forma manual es distinto que actualizar un programa base. Cuando actualiza un programa base con la herramienta “Actualizar programa base”, el módulo actualiza todos los casos de todos los tipos de datos que seleccione. Si sólo desea reflejar en el programa base algunos de los cambios realizados en el proyecto actual para un tipo de datos específico (por ejemplo, asignaciones de recursos), debe restaurar el programa base y editar los datos. Si quiere reflejar en el programa base todos los cambios realizados en un tipo de datos, debe actualizar el programa base.

Puede accederse al proyecto de programa base restaurado desde la jerarquía de proyectos, junto con su proyecto actual.

Proyecto actual

Después de hacer cambios en un proyecto de programa base restaurado, puede volver a convertirlo en programa base para conservar los cambios y compararlo con el proyecto actual. Por ejemplo, puede que desee revisar el programa base para indicar cambios de alcance una vez iniciado el proyecto.

Asignación de programas base a proyectos Utilice el cuadro de diálogo “Asignar programas base” para designar el proyecto actual o un programa base existente como el programa base de proyecto, primario, secundario o terciario. El programa base del proyecto siempre se usa para resumirlo. El programa base del proyecto o programa base primario puede designarse como el proyecto que se usará cuando se calcule el valor ganado (según lo configurado en la pestaña “Configuraciones”, dentro de “Detalles del proyecto”). Los programas base primarios, secundarios y terciarios son programas definidos por el usuario para comparar proyectos. Asignación del programa base para resúmenes o valor ganado Para decidir qué programa base usar en el resumen de un proyecto, abra el proyecto en cuestión. Seleccione “Proyecto”, “Asignar programas base”. En el campo “Proyecto”, seleccione el proyecto al que quiera asignar un programa base de proyecto. En el campo “Programa base”, seleccione el programa base deseado o el proyecto actual. Si no se designa como activo ningún programa base, el proyecto actual se usa de forma predeterminada.

Sólo puede asignar un programa base de proyecto por proyecto. Debe tener los privilegios de seguridad apropiados para seleccionar el programa base de proyecto.

Asignación de programas base para usarlos en el proyecto actual Utilice el cuadro de diálogo “Asignar programas base” para escoger el programa base primario de un proyecto. Abra los proyectos para los que quiera seleccionar un programa base. Seleccione “Proyecto”, “Asignar programas base”. En el campo “Proyecto”, seleccione el proyecto al que quiera asignar un programa base primario. Cada campo de programa base en este cuadro de diálogo indica cuál es el proyecto actual, además de todos los programas base existentes en el proyecto seleccionado. Para usar un programa base existente como primario, seleccione un programa base existente en el campo “Primario”. Si no selecciona un valor para el programa base primario, el proyecto actual se usa de forma predeterminada.

Asignación de programas base para comparación Para asignar un programa base existente como programa base secundario o terciario, seleccione “Proyecto”, “Asignar programas base”. En el campo “Proyecto”, seleccione el proyecto al que quiera asignar programas base. En los campos “Secundario” y “Terciario”, seleccione un programa base existente o el proyecto actual. Puede asignar el mismo proyecto como programa base secundario y terciario.

Sólo puede asignar un programa base primario, otro secundario y otro terciario por proyecto. No es imprescindible tener programas base secundarios y terciarios.

Seleccione un proyecto de la lista de proyectos abiertos

Seleccione el programa base que desea utilizar para resúmenes y valor ganado.

Las asignaciones de programas base son específicas del usuario, lo que significa que cada usuario puede escoger una versión diferente para su programa base activo del proyecto actual.

Comparación de la programación actual con la del programa base Si necesita más información sobre cómo actualizar la programación, consulte el capítulo Actualización, programación y nivelación.

Una vez actualizado un proyecto, puede evaluar rápidamente en pantalla el avance y el rendimiento. Utilice un diseño que muestre tanto la barra actual como la de programa base para identificar las tareas que comienzan o terminan después de lo planeado. En la lista de actividades, incluya columnas para el valor planeado, costes reales hasta la fecha y valor ganado, de modo que pueda identificar las tareas que estén retrasadas o que se pasen del presupuesto. Si necesita informes detallados, cree informes de matriz de programa y actividades, y gráficas de recursos y costes. Ejecute el informe “Valor ganado” para analizar la desviación de costes y programa según el programa base de proyecto o primario. La barra actual y la barra de programa base en el diagrama de Gantt indican cómo avanza la programación con respecto al plan original. PB** aparece delante de cualquier dato que provenga de un proyecto de programa base.

Una comparación de objetivos facilita la visualización de las desviaciones entre las fechas actuales y las del programa base. Añada columnas en la tabla de actividades para casi todos los datos del proyecto de programa base. Muestre barras de actividad que representen fechas de programa base. También puede mostrar datos de objetivo y desviación en las barras de actividad.

Cuando esté abierto el proyecto actual, podrá ver los datos del programa base, pero no cambiarlos. Para modificar el programa base, debe restaurarlo primero como proyecto independiente. También puede actualizar los datos del proyecto de programa base con la función “Actualizar programas base”.

Este diseño incluye las columnas de las fechas de inicio y fin tanto actuales como de los programas base.

Configuración de preferencias para valores de programa base Seleccione si desea calcular el valor ganado a partir de los valores planeados o al completar del programa base primario o del proyecto. Por ejemplo, según la configuración escogida, puede añadir la duración planeada o la duración al completar a la fecha de inicio de PB para calcular la fecha de fin de PB. Entre en “Admin”, “Preferencias de admin”. En la pestaña “Valor ganado”, en el apartado “Cálculo de valor ganado”, escoja valores presupuestados o al completar para calcular el valor ganado.

Actualización de programas base Conforme avance el proyecto, es muy probable que cambien ciertos tipos de datos. Cuando un proyecto está en progreso y cambian los datos, el programa base original creado para el proyecto no comparará de forma precisa el rendimiento con el proyecto actual. De igual modo, puede que crear un nuevo programa base no ofrezca resultados precisos para medir el rendimiento, ya que algunos datos cambiarán a lo largo del proyecto, y será necesario compararlos con los datos del proyecto original. Por ejemplo, los cambios a los siguientes tipos de datos pueden afectar a los resultados cuando comparamos un proyecto con su programa base: •

actividades añadidas/eliminadas

•

datos modificados de actividades, como fechas, costes, recursos, pasos, documentos, blocs de notas, relaciones, códigos, gastos y campos definidos por el usuario

•

datos modificados a nivel de proyecto, como detalles, documentos, riesgos, problemas, umbrales, calendarios y códigos

Con la función “Actualizar programa base” de Primavera, podrá actualizar el plan de referencia original con nuevas actividades, asignaciones de recursos/roles y datos de proyecto. Cuando actualice un programa base, podrá decidir si quiere actualizar todas las actividades o aplicar un filtro para actualizar las actividades que cumplan ciertos criterios. También puede especificar los tipos de datos que quiere actualizar.

No puede actualizar más de un programa base de una sola vez. Necesita el privilegio de proyecto “Actualizar programas base de proyecto” para actualizar un programa base.

Actualización de un programa base de proyecto Para actualizar un programa base, abra el proyecto que contenga los datos que desee añadir al programa. Seleccione “Proyecto”, “Mantener programas base”. Seleccione el programa base que desee actualizar. Haga clic en “Actualizar”. Seleccione los datos de nivel de proyecto que desee actualizar. Escoja actualizar todas las actividades o seleccione un filtro para actualizar sólo las actividades que cumplan sus criterios. Decida si desea añadir nuevas actividades del proyecto actual, borrar actividades que ya no están en el proyecto actual o actualizar las actividades existentes. Si decide actualizar las actividades existentes, haga clic en “Actualizar opciones” para seleccionar los tipos de actividad y los datos de asignaciones de recursos/roles que desee actualizar. Para guardar los resultados de la actualización de programa base en

un archivo (incluidos los errores y advertencias), introduzca un nombre de ruta o seleccione un archivo. Después de seleccionar las opciones, haga clic en “Actualizar”. Cuando termine la actualización, haga clic en “Ver archivo de registro” para consultar los resultados.

Como mínimo, debe seleccionar una de estas opciones para actualizar los datos. Escoja esta opción para ejecutar la actualización del programa base más deprisa. Si la escoge, los errores no se registrarán durante la actualización del programa base (vea la nota).

Haga clic para especificar los tipos de datos que desee actualizar para las actividades existentes.

Si se producen errores durante la actualización de un programa base en modo optimizado, no podrá determinar qué dato está causando el fallo. Para determinarlo, desactive la opción “Ejecutar optimizado” y vuelva a realizar la actualización. Cuando termine, consulte el archivo de registro para

determinar qué dato está causando el fallo.

Si entra en Primavera como Superusuario admin., se optimizará todavía más el rendimiento de la actualización de programas base.

Cómo asegurarse de que los datos del programa base están actualizados Cuando se actualiza un programa base, el módulo guarda la fecha en la que se realizó la última actualización. Puede ver esta fecha en el campo “Fecha de última actualización” del cuadro de diálogo “Mantener programas base”. El módulo no tiene en cuenta la fecha de última actualización si escoge la opción “Ignorar fecha de última actualización” en el cuadro de diálogo “Actualizar programa base”. Primavera recomienda seleccionar la opción “Ignorar fecha de última actualización” si piensa actualizar distintos tipos de datos en momentos distintos (es decir, que no actualizará todos los datos del programa base en todas las actualizaciones). Si no selecciona esta opción, puede que algunos tipos de datos no se actualicen en la fecha correcta cuando ejecute la actualización del programa base.

Por ejemplo: \n

El día 1 de junio ejecuta una actualización de programa base que incluye pasos de actividad.

\n

El día 8 de junio ejecuta una actualización de programa base que NO incluye pasos de actividad.

\n

El día 15 de junio ejecuta una actualización de programa base que incluye pasos de actividad. No selecciona la opción “Ignorar fecha de última actualización”.

Con este ejemplo, cuando ejecute la actualización del día 15 de junio, los pasos de actividad sólo se actualizarán según el día 8, ya que el programa base se actualiza desde la última fecha de actualización. Si selecciona la opción “Ignorar fecha de última actualización”, todos los cambios en los pasos de actividad se actualizan, independientemente de la fecha de la última actualización del programa.

Un programa base es una copia completa de un plan de proyecto que puede comparar con la programación actual para evaluar el avance. En este capítulo se describe cómo crear programas base y asignarlos a los proyectos. También aprenderá a modificar un programa base, a actualizar un programa base con datos nuevos y a comparar la programación actual de un proyecto con su programa base. En este capítulo

Publicación de un proyecto en la World Wide Web

Información general sobre el sitio web del proyecto Para compartir datos de proyecto con otras oficinas de la compañía, ya sean locales o de otras partes del mundo, se pueden publicar los planes de proyecto en un sitio web al que pueda acceder cualquiera a través de Internet, o sólo los empleados de su oficina a través de la intranet. Con un explorador web, los usuarios podrán ver los documentos del proyecto que tengan vínculos de hipertexto, o saltar a otras páginas de la estructura, lo que les permitirá moverse entre proyectos e informes, y entre las páginas de un informe. El sitio web de un proyecto les permite a los usuarios explorar el plan de proyecto a un nivel alto y después ver rápidamente información más detallada sobre los datos específicos del proyecto. El sitio web del proyecto se divide en tres paneles. El panel superior contiene una barra de navegación para acceder rápidamente a las The upper secciones pane contains a navigation distintas del sitio web. toolbar for quick access to the various sections of the Web site.

Select the data Seleccione lostodatos que view in the or panel de desea verleft, en el N lai izquierda, ti o panel de

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de la derecha.

Puede navegar por el sitio web del proyecto usando la estructura jerárquica de trabajos (WBS), la jerarquía de recursos, los roles, el esquema de documentos y productos de trabajo, los códigos de actividad, los problemas y los riesgos. Por ejemplo, seleccione un recurso en el panel de la izquierda y vea la información y las asignaciones de actividades del mismo en el panel derecho. De igual forma, seleccione un documento o producto de trabajo y vea los detalles, la WBS y las asignaciones de actividades de dicho documento. El nivel de detalle de la información que puede verse depende de la información que decida publicar. Además, puede ver informes, diseños de actividad y diseños de seguimiento en el sitio web del proyecto. La lista de informes o diseños aparece en el panel izquierdo, y el informe o diseño seleccionado, en el derecho. Requisitos de sistema Consulte la Administrator’s Guide si necesita comprobar los requisitos de sistema de su servidor web. Puede que los exploradores Netscape Navigator/ Communicator 4.5 y anteriores no expandan los archivos PNG de forma correcta. Las demás áreas del sitio web del proyecto pueden verse sin dificultad con estos exploradores.

Los sitios web de proyecto utilizan archivos PNG para publicar algunas imágenes gráficas, como los diseños. Asegúrese de que la configuración de tipo MIME de su servidor web esté ajustada para identificar el tipo de archivo PNG como imagen/png. En la ventana del Windows NT Explorer, entre en Ver / Opciones y haga clic en la pestaña “Tipos de archivos”. Desplácese hacia abajo para ver los ajustes para archivos PNG. Si el tipo de contenido (MIME) no está configurado para imagen/png, seleccione “Imagen PNG” de la lista de tipos y haga clic en “Editar” para cambiar la configuración.

Publicación del sitio web del proyecto Cuando publique un sitio web de proyecto, podrá controlar el nivel de detalle publicado, además de los informes y diseños de proyecto que desee incluir. Publicación del sitio web del proyecto Abra el proyecto que desee publicar. Entre en “Herramientas”, “Publicar”, “Sitio web del proyecto”. Haga clic en la pestaña “General” para especificar la información general del sitio web.

El nombre del sitio web y su descripción aparecen en la pantalla de inicio o presentación del sitio web.

Escriba la ubicación de los archivos del sitio web. Escoja una carpeta vacía. Marque la casilla para previsualizar el sitio web en su explorador web después de crear los archivos.

Haga clic en la pestaña “Temas” para determinar los datos detallados que se publicarán en el sitio web. Si se desactivan todas las casillas, sólo se publicarán los datos de la WBS. Marque la casilla situada junto a cada tipo de información que desee incluir.

Mueva el ratón sobre una casilla para ver su descripción aquí.

Haga clic en la pestaña “Gráficos” para seleccionar los diseños existentes de actividades y seguimiento para publicarlos en el sitio web del proyecto. Defina los diseños de actividad en la ventana “Actividades” y los diseños de seguimiento en la ventana “Seguimiento”.

Marque para incluir los diseños de actividad y seguimiento seleccionados en el sitio web del proyecto.

Haga clic en la pestaña “Informes” para seleccionar los informes existentes que desea publicar en el sitio web del proyecto. Los informes se definen en la ventana “Informes”.

Marque para incluir los informes en el sitio web del proyecto.

Haga clic en “Publicar” para crear el sitio web del proyecto.

Personalización del aspecto del sitio web del proyecto Utilice el esquema estándar o predeterminado de sitio web para crear el sitio de su proyecto; también puede personalizar el esquema o crear uno nuevo. Personalizar un esquema de sitio web Entre en “Herramientas”, “Publicar”, “Sitio Web del proyecto”. Haga clic en la pestaña “General” y en “Editar esquema”. Seleccione un elemento de sitio web del campo “Elemento” y modifique los ajustes. Haga clic en “Aceptar”.

Haga clic para especificar el fy the Click to speci iconoWeb del sitio site icon...

..., y seleccione el archivo y la ...then select ubicación delthe icon file and location. icono.

ERROR AL INTENTAR PUBLICAR**

Quizá desee crear una copia del esquema predeterminado para después realizar los cambios en la copia. Haga clic en “Guardar como” e introduzca un nombre nuevo.

Publicación de diseños de actividad y seguimiento También puede guardar diseños individuales de actividad y seguimiento en archivos HTML que puede publicar en un sitio web o en su intranet corporativa. Estos diseños no están vinculados a ningún sitio web de proyecto que pueda haber creado con anterioridad.

ERROR AL INTENTAR PUBLICAR** Para diseños de actividad: \n

La escala de tiempo empieza en la fecha definida por el diseño seleccionado.

\n

Las columnas que aparecen en las páginas web se definen en el diseño seleccionado.

\n

Los diseños de actividad no son interactivos. Sólo son una imagen de su proyecto.

Para diseños de seguimiento: \n

Los elementos que aparecen en las páginas web se definen en el diseño seleccionado.

\n

Los diseños de seguimiento no son interactivos. Sólo son una imagen de su proyecto.

Publicar un diseño de actividad Entre en “Herramientas”, “Publicar”, “Diseños de actividad”. Seleccione el diseño y haga clic en “Seleccionar”. Especifique la ubicación y el nombre del archivo HTML en el que guardará el diseño. Haga clic en “Abrir”. Publicar un diseño de seguimiento Entre en “Herramientas”, “Publicar”, “Diseños de seguimiento”. Seleccione el diseño y haga clic en “Seleccionar”. Especifique la ubicación y el nombre del archivo HTML en el que guardará el diseño. Haga clic en “Abrir”.

Si deja en blanco la casilla “Incluir en el sitio web del proyecto” dentro de la pestaña “Gráficos” de la ventana “Publicar sitio web del proyecto”, cuando se publique el sitio, los diseños de actividad y seguimiento se guardarán como archivos HTML no vinculados al sitio web del proyecto.

Para compartir datos de proyecto, puede publicar planes de proyecto en formato HTML con la herramienta de publicación de sitios web de proyecto. En este capítulo se describe cómo publicar datos de proyecto en un sitio web en formato HTML, cómo personalizar el aspecto de las páginas web del sitio, y cómo publicar diseños de actividad y seguimiento en forma de páginas HTML. En este capítulo

Impresión de diseños e informes

Definición de ajustes de página Los diseños e informes impresos pueden personalizarse de varias formas. Por ejemplo, se pueden personalizar los ajustes de encabezado y pie de página, y cambiar los márgenes de la página impresa. Definición de ajustes de página Desde la ventana “Vista preliminar”, haga clic en el botón “Configurar página”. Haga clic en la pestaña “Página” para establecer la orientación, la escala y el tamaño del papel.

Utilice la vista preliminar para ver el número de páginas que ocupará la impresión. Escoja esta opción para comprimir el espaciado especificando el número de páginas. Esta opción sólo está disponible para diseños.

Para aumentar o reducir el tamaño del diseño/informe impreso, especfique un porcentaje en el campo “Ajustar a”. Para aumentar o reducir el número de páginas que se imprimirán, escoja el segundo “Ajustar a” y especifique un valos en el campo “página(s) de ancho”.

Configuración de márgenes de página Haga clic en la pestaña “Márgenes” y especifique los valores de cada margen.

Añadir encabezados y pies de página El encabezado y el pie de página se pueden personalizar. También se puede insertar un gráfico, como el logo de la compañía, en el encabezado o el pie. Haga clic en la pestaña “Encabezado” o en la pestaña “Pie de página”.

Escriba o seleccione la cantidad de secciones en las que desea dividir el encabezado o pie.

Seleccione cuándo quiere incluir el encabezado/pie.

Seleccione la altura del encabezado/pie.

Haga clic para añadir un logo a la sección seleccionada. Haga clic para cambiar la fuente, especifíquela y haga clic en “Aceptar”. En la sección “Texto/logo”, añada el texto que desee que aparezca en el encabezado o pie escribiéndolo directamente en la pestaña seleccionada. No modifique el texto entre corchetes [].

Seleccione una variable global y haga clic en “Agregar”. Las variables globales incluyen propiedades de portafolio (inicio más anticipado del proyecto, fecha de datos más anticipada, etc.).

En el apartado “Definir encabezado”/”Definir pie de página”, marque la casilla “Mostrar líneas de división de sección” para que se vean líneas entre cada apartado del encabezado o pie. Defina los valores que desee introducir en el encabezado o pie. Escoja “Texto/logo” para añadir variables de texto o un logo (por ejemplo, el logo de su compañía). Elija “Cuadro de revisión” para crear un espacio en el encabezado/pie en el que poder introducir información sobre fechas, aprobaciones y revisiones. Si en su diseño tiene un diagrama de Gantt, podrá escoger mostrar la “Leyenda de diagrama de Gantt” en el encabezado o pie.

Añadir un logo al encabezado o pie Haga clic en la pestaña “Encabezado” o en la pestaña “Pie de página”; en el apartado “Definir encabezado”/”Definir pie de página”, escoja “Texto/logo” para la sección seleccionada. En el apartado “Agregar texto”, haga clic en el botón “Imagen”. Haga clic en el botón “Examinar” del cuadro de diálogo “Imagen”, seleccione un nombre de archivo y pulse “Abrir”. Especifique las opciones de diseño y espacio, y haga clic en “Aceptar”. La imagen del logo aparecerá en la zona de muestra de encabezado o pie.

Si cambia la configuración de la página del informe desde el cuadro de diálogo “Vista preliminar”, los cambios sólo se aplicarán a la impresión que realice en ese momento. Para guardar los cambios de forma permanente, realícelos desde el cuadro “Propiedades” del “Editor de informes”.

Especificar las opciones de diseño Utilice la pestaña “Opciones” para seleccionar las zonas de diseño y la escala de tiempo que desea incluir en el diseño impreso.

Marque esta casilla si quiere que cada grupo se imprima en su propia página. Por ejemplo, puede agrupar las actividades por recurso y entregar una hoja a cada persona.

La pestaña “Opciones” contiene opciones distintas cuando se imprimen informes.

Previsualización de diseños e informes La opción “Vista preliminar” le permite revisar el diseño o el informe antes de enviarlo a la impresora. Abrir la vista preliminar Para previsualizar un diseño, muéstrelo en la ventana “Actividades” y entre en “Archivo”, “Vista preliminar”. Para previsualizar un informe, selecciónelo en la ventana “Informes” y haga clic en “Ejecutar informe”. Escoja “Vista preliminar” y haga clic en “Aceptar”.

Utilice estos botones para ir al inicio del diseño/informe, para ir de una página a otra o para ir al final del diseño/informe.

Haga clic en las lupas para aumentar o alejar la imagen.

Haga clic para seleccionar la impresora predeterminada, el tamaño del papel y la orientación. Cuando esté satisfecho con el aspecto del diseño/informe, haga clic para imprimirlo.

La barra de estado indica el tamaño al que se ha aumentado el diseño/informe, el número de la página que se muestra y el número total de páginas del diseño/informe.

Al mover el ratón por la ventana “Vista preliminar”, el puntero se convertirá en una lupa. Haga clic en el botón “Acercar” de la barra de herramientas para ver mejor los detalles, y en el botón “Alejar” para devolverlos a su estado inicial.

Impresión de diseños e informes Se pueden imprimir diseños e informes enviándolos directamente a la impresora, publicándolos como archivos HTML o imprimiéndolos en archivos de texto ASCII (sólo los informes). Imprimir un diseño Para enviar un diseño directamente a la impresora, abra el diseño que desee imprimir y entre en “Archivo”, “Imprimir”. También puede hacer clic en el botón “Imprimir” desde la ventana “Vista preliminar”. Imprimir un informe En la ventana “Informes”, seleccione el nombre del informe que desee imprimir. Haga clic en “Ejecutar informe”.

1 Seleccione la ubicación para el informe. Si se trata de un archivo de texto ASCII, también puede especificar el carácter para separar los campos y el texto.

3 Haga clic para ejecutar el informe.

2 Para archivos HTML y ASCII, especifique un nombre y una ubicación para el archivo guardado.

También puede publicar un informe en un archivo HTML a través de “Vista preliminar”. Si necesita más información, consulte el apartado Publicación de diseños e informes en formato HTML de este mismo capítulo.

Selección de impresora Puede seleccionar una impresora que no sea la impresora por defecto del sistema operativo para imprimir diseños e informes. La configuración de la impresora se mantendrá hasta que salga del programa. Entre en “Archivo”, “Config. impresora”.

Haga clic para ajustar las características y configuraciones proporcionadas por la impresora seleccionada.

Publicación de diseños e informes en formato HTML Utilice “Vista preliminar” para publicar diseños e informes en archivos HTML, para publicarlos en un sitio web o compartirlos con otros miembros del equipo de proyecto.

1 Haga clic en el botón “Publicar”.

2 Seleccione la unidad y la carpeta en la que quiera guardar el archivo.

3 Escriba el nombre del archivo.

El diseño/informe se abre en su explorador web.

La impresión de diseños e informes para su distribución es una forma eficaz de comunicar los datos del proyecto. En este capítulo se analiza cómo definir la configuración de la página (la orientación, los márgenes y el encabezado/pie), cómo previsualizar diseños/informes y cómo imprimirlos (incluyendo cómo convertirlos en informes web). En este capítulo

Ordenar orígenes de datos de un informe Puede ordenar los registros de un informe aplicando un orden de clasificación a uno o más de los orígenes de datos del mismo, y editar un orden de clasificación de informe cambiando los ajustes de orden de uno o más de los orígenes. Ordenar un informe 1 Haga doble clic en el origen de datos cuyos registros desee ordenar. 2

Haga clic en la pestaña “Origen” y después en “Agregar”.

3

Seleccione el campo que desea utilizar para ordenar los registros del origen de datos.

La lista de campos de ordenación disponibles refleja el objeto de orden seleccionado en la lista “Ordenar por objeto”. 4

Para ordenar los registros en orden ascendente, seleccione “Ascendente”. Para ordenar los registros en orden descendente, seleccione “Descendente”.

5

Haga clic en “Aceptar”. Para ordenar por cualquier objeto o campo adicional, repita los pasos del 2 al 4.

Editar órdenes de clasificación para informes Haga doble clic en el origen de datos cuyo orden de clasificación desee editar y entre en la pestaña “Origen”. ■

Para añadir un campo nuevo al orden de clasificación, haga clic en “Agregar” y escriba el criterio de clasificación. Haga clic en “Aceptar” y cambie la posición del campo en el orden de clasificación, en caso necesario.

■

Para borrar un campo del orden de clasificación, seleccione una fila de la clasificación y pulse “Eliminar”.

■

Para cambiar la posición de un tipo de datos en el orden, seleccione su fila en la clasificación y haga clic en los botones de flecha que correspondan.

■

Para editar un objeto o campo de orden de una fila de clasificación, seleccione la fila y pulse “Editar”.

Personalizar un informe con el “Editor de informes”: un ejemplo

En este ejemplo usaremos el editor para personalizar un informe creado originalmente con el Asistente de informes. Para ver el informe original, seleccione el informe “PP-01 EPS, Project Details”, que se encuentra en el grupo de informes “Project/WBS details”. El informe original, según los datos de proyecto que contenga, será similar a este:

Después de personalizarlo, el mismo informe tiene el siguiente diseño:

b) Sólo aparecen los proyectos con más de una actividad.

a) Ordenados estratégica.

por

prioridad

c) Separador de doble línea.

d) Si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”, el campo se destaca en rojo.

e) La nueva columna de estado de proyecto sólo aparece si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”

Para personalizar un informe original con el “Editor de informes”: 1 En la ventana “Informes”, seleccione el informe original creado en el Asistente de informes (PP-01 EPS, Project Details). 2

Haga clic en “Copiar”.

3

Haga clic en “Pegar”.

4

Haga doble clic en el nombre del informe copiado y cámbiele el nombre para poder recordar cuál ha personalizado.

5

Con el nuevo informe seleccionado, haga clic en “Modificar...”. . Como el informe original se creó en el “Asistente de informes”, aparecerá una advertencia diciendo que está a punto de modificar el informe. Confirme su decisión haciendo clic en el botón “Sí”. Aparecerá el “Editor de informes”.

Filtrar y ordenar el origen de datos El informe actual muestra todos los proyectos, al margen de las actividades que contengan. Puede que desee filtrar el origen de datos para mostrar proyectos que tengan más de una actividad. También puede que desee ordenar estos proyectos por prioridad estratégica. Para filtrar y ordenar el origen de datos: 1 Haga doble clic en el área de encabezado de origen de datos. Aparecerá la ventana “Propiedades”. La pestaña seleccionada muestra las propiedades del componente que se pueden modificar.

Haga clic para editar los criterios del filtro para el origen de datos. Haga clic para ordenar los datos del origen de acuerdo a un campo.

2

Pulse el botón “Editar filtro...”.

Los criterios de filtro existentes mostrarán todos los nodos de proyecto y EPS, pero no incluirán los nodos de la WBS.

3

Haga clic en “Agregar”.

4

Establezca el criterio de filtro para que sólo muestre datos si las “Actividades completas” son mayores que 1.

5

Cambie el operador lógico “(Cualquiera de los siguientes)” por “(Todos los siguientes)”.

Para crear una nueva línea de filtro puede copiar/pegar una ya existente y después modificar sus propiedades.

6

Haga clic en “Aceptar”.

7

Haga clic en el botón “Agregar” de la ventana “Propiedades” para ordenar el origen de datos.

8 Seleccione “Proyecto” en el campo de datos “Ordenar por objeto” y “Prioridad estratégica” en el campo de datos “Ordenar por campo”.

9


10 Cierre la ventana “Propiedades” haciendo clic en la “x” de la esquina superior derecha. 11 Haga clic en el icono de vista preliminar para ver el informe actual. El lienzo de informes no muestra la altura o espacio vertical real que ocupará cada componente del informe en el informe compilado. Para ver el espacio vertical del informe y su avance, siempre puede hacer clic en el icono de vista preliminar para ver el informe.

Añadir una nueva columna filtrada Para ver el estado del proyecto tendrá que añadir una columna nueva al informe. Puede que quiera mostrar el campo “Estado de proyecto” sólo si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”. Para añadir una nueva columna filtrada: 1 Seleccione la fila en la que desee añadir la nueva columna. La fila se marca en azul. 2

Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila y escoja “Agregar celda de texto”.

Aparecerá la ventana “Propiedades”, en la que ahora podrá ver las propiedades de “Celda”. 3

Establezca “WBS” como “Objeto de celda”, y “Estado de proyecto” como “Campo de celda”. Puede que también desee establecer las propiedades de la celda para ajustar la posición y la alineación.

Si ha movido o cambiado el tamaño de una celda sin querer, puede elegir la posición y el tamaño exactos aquí.

4 Haga clic en “Editar filtro” y establezca el criterio de filtro para que se muestre la celda sólo si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”. El título de la ventana muestra el alcance del filtro. En este caso, el filtro se aplica a la celda seleccionada. Para crear rápidamente la segunda condición de filtro, seleccione la primera, copie/pegue (Ctrl+C/Ctrl+V) y cambie el valor de “Muy bajo” a “Bajo”.

Asegúrese de cambiar el operador lógico a “(Cualquiera de los siguientes)”. Como verá, esta vez el criterio de filtro se aplica sólo a esta celda y no a todo el informe. 5


6

Cierre la ventana “Propiedades”.

7

Añada un encabezado titulado “Estado de proyecto” a la nueva columna.

Puede seguir los pasos anteriores para añadir el encabezado a la columna “Estado de proyecto”, o puede copiar/pegar primero la celda “Prioridad estratégica”, y después moverla a la derecha y editar sus propiedades. Estas celdas son de texto personalizado. Los textos personalizados no muestran datos, sino lo que se escriba en el campo “Texto personalizado”. 8

Haga clic en el icono de vista preliminar para ver el informe actual. La columna nueva sólo debería aparecer si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”.

Destacar el campo “Nivel de riesgo” Puede que, para llamar la atención sobre los proyectos que tengan un nivel de riesgo “Bajo” o “Muy bajo”, desee marcar el valor de campo en rojo. No es posible cambiar la propiedad de un campo durante la ejecución, pero puede que el siguiente consejo lo ayude a lograr el mismo resultado. Para destacar el campo “Nivel de riesgo” en rojo: 1

Seleccione el área de detalle.

2

Escoja “Agregar fila” en el menú del botón derecho del ratón.

3

Copie las celdas de la primera fila y péguelas en la segunda.

Si previsualiza el informe en este momento, verá registros dobles, ya que hemos creado dos filas con los mismos datos. 4

Haga doble clic en la celda “Nivel de riesgo” de la segunda fila.

5 Cambie el estilo de fuente a “Personalizar” y haga clic en “Fuente personalizada...” para cambiar el color a rojo. No cierre la ventana “Propiedades” todavía. Puede trabajar en el lienzo del informe con la ventana “Propiedades” abierta. Puede que así acelere el proceso de ajuste de las propiedades de distintos componentes de la pantalla. 6

Haga clic en la primera fila del área de detalle. Como la ventana “Propiedades” sigue abierta, debería mostrar la pestaña “Fila”. Asegúrese de que hace clic en la fila y no en una celda de la fila.

7

Haga clic en “Editar filtro...” de la pestaña “Fila”.

8

Seleccione el criterio de filtro para mostrar datos sólo si el nivel de riesgo no es igual a “Bajo” o “Muy bajo”.

9

Haga clic en “Aceptar”. Esta condición le permite mostrar la fila seleccionada sólo si la condición es cierta. En este caso, sólo se muestran los datos si el nivel de riesgo no es igual a “Bajo” o “Muy bajo”.

10 Haga clic en la segunda fila del área de detalle. 11 Haga clic en “Editar filtro” y establezca el criterio de filtro para que muestre la celda sólo si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”. 12 Cierre la ventana “Propiedades” y previsualice el informe. Las condiciones establecidas para las filas nos permitirán ver sólo una fila cada vez. Si el nivel de riesgo es “Bajo” o “Muy bajo”, aparecerá la segunda fila; si el nivel de riesgo no es ni “Bajo”, ni “Muy bajo”, aparecerá la primera fila. Como todas las celdas son iguales en las dos filas, salvo el color de “Nivel de riesgo”, es como si la celda estuviese marcada en el informe.

Si necesita detalles más específicos, consulte la ayuda. Haga clic en el botón de ayuda del cuadro de diálogo para abrir la ayuda dependiente del contexto.

Trabajar con líneas Las líneas aparecen en las celdas de línea. Puede que desee utilizar una línea doble en vez de una línea simple bajo los encabezados de las columnas. Para modificar las propiedades de las líneas, haga doble clic en la celda de línea bajo el área del encabezado de página y cambie el número de líneas a dos. Si previsualiza en este momento, el informe se asemejará al diseño que busca. Cierre el “Editor de informes” y confirme que quiere guardar el informe actual. Ahora podrá ejecutar el informe haciendo clic en el botón “Ejecutar informe...” de la vista “Informes”.

Utilización de grupos de informes Los grupos de informes son una forma jerárquica de organizar informes globales y de proyecto. Un informe sólo puede pertenecer a un grupo de informes. Añadir un grupo de informes Entre en “Herramientas”, “Informes”, “Grupos de informes”. Haga clic en “Agregar” e introduzca un nombre para el grupo nuevo.

Haga clic para ver los grupos de informes en orden ascendente o descendente, o como una jerarquía.

Los grupos de informes pueden tener múltiples niveles.

Haga clic para mover los grupos hacia arriba y hacia abajo, y para poner o quitar sangrías de modo que quede claro su nivel en la jerarquía.

Asignar un informe a un grupo de informes Entre en “Herramientas”, “Informes”, “Informes”. Seleccione el informe que desee añadir a un grupo de informes y haga clic en el botón de exploración del campo “Grupo de informes”, que se encuentra en la parte inferior de la ventana “Informes”. Seleccione el grupo donde desee agregar el informe y haga clic en “Seleccionar”.

Utilice también este campo para eliminar el informe seleccionado de un grupo de informes o para reasignar el informe a un grupo distinto.

Configuración de los informes de lote Los grupos de lotes le permiten ejecutar una serie de informes al mismo tiempo. Un informe sólo puede tener una asignación de grupo de lote. Crear un grupo de informes de lote Entre en “Herramientas”, “Informes”, “Informes de lote”. Seleccione “Global” o “Proyecto”. Haga clic en “Agregar” e introduzca un nombre para el grupo nuevo. Haga clic en “Cerrar”.

Añadir informes a un grupo de informes de lote Entre en “Herramientas”, “Informes”, “Informes de lote”. Seleccione el grupo de informes de lote y haga clic en “Asignar”. Seleccione los informes que desee asignar a este grupo y haga clic en el botón “Asignar”. Cuando termine de asignar informes, haga clic en el botón “Cerrar”. Ejecutar un informe de lote Desde la ventana “Informes”, haga clic en “Ejecutar lote”, seleccione el lote que desea imprimir y haga clic en “Aceptar”.

Haga clic para ejecutar el informe de lote. Seleccione el informe de lote.

Ejecutar un informe de lote como servicio Entre en “Herramientas”, “Servicios de trabajo” y pulse “Agregar”. Seleccione “Informes de lote” en el campo “Tipo de servicio”. Especifique un número en el campo “Número de trabajo” para indicar la secuencia en la que se realizará el servicio, si hay más de uno. Escriba una breve descripción del servicio en el campo “Nombre de trabajo”. En el campo “Estado”, seleccione “Activado” para habilitar el servicio de informe de lote. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual sólo tendrá que elegir “Desactivado” en el campo “Estado”. En la zona “Ejecutar trabajo”, dentro de la pestaña “Detalles de trabajo”, programe cuándo ejecutar el servicio: todos los días a una hora específica, semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en el día y a la hora que especifique.

Haga clic para seleccionar los nodos de proyecto/EPS en los que quiera ejecutar el informe de lote. Seleccione el informe en el que quiera ejecutar el servicio de trabajo. Añada un servicio de trabajo para cada informe de lote que quiera ejecutar.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El "Servicio de trabajo” no interactúa con el cliente del módulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor en el que esté instalado el “Servicio de trabajo”.

Personalización de informes

Información general sobre los informes Puede crear nuevos informes o modificar los existentes mediante el “Asistente para informes” o el “Editor de informes”. Existe una gran librería de informes estándar disponible para su uso. El “Asistente para informes” le permite crear una amplia variedad de informes complejos en poco tiempo gracias a su interfaz. También puede utilizar el asistente para modificar los informes creados con el mismo. El “Editor de informes” es un escritor de informes de tipo “lo que ve es lo que tiene” (WYSIWYG) que le permite agrupar, ordenar, filtrar y resumir información de proyectos. También puede mostrar distribuciones de tiempo para unidades y costes, e incluir gráficos y vínculos HTML en los informes. Utilice el “Editor de informes” para modificar y personalizar informes creados con el “Asistente para informes”. El icono del informe indica si se ha creado con una u otra herramienta. Indica si los informes se han creado con el “Asistente para informes”.

Indica si los informes se han creado con el “Editor de informes”.

Después de crear un informe puede previsualizarlo, imprimirlo o guardarlo como texto o como archivo HTML. Si guarda el informe en un archivo podrá importar los datos en un programa de hoja de cálculo, mandarlo por correo electrónico, archivarlo o publicarlo en un sitio web.

Abrir informes Utilice la ventana “Informes” para crear, editar, ejecutar y eliminar informes globales y de proyecto. También puede utilizar esta ventana para exportar e importar informes de otras instalaciones del módulo. Abrir la ventana “Informes” Entre en “Herramientas”, “Informes”, “Informes”.

Los informes pueden ser globales o específicos del proyecto. Los globales están vinculados al módulo Portfolio Analysis. Haga clic en la barra de opciones "Mostrar” para ordenar y filtrar los informes incluidos en la ventana, y para definir las fuentes y los colores de la pantalla.

Imprimir informes individuales o de lote.

Haga clic para crear informes con el editor.

Haga clic para crear fácilmente informes ad hoc.

Cada informe puede pertenecer a un grupo de informes. Para añadir, modificar o borrar estos grupos, entre en “Herramientas”, “Informes”, “Grupos de informes”.

Crear y modificar informes Si necesita más información sobre cómo crear y modificar informes con el “Asistente para informes” y el “Editor de informes”, consulte la ayuda.

Puede crear y modificar informes mediante el “Asistente para informes” o el “Editor de informes”. Utilice el asistente para crear rápidamente un informe con la interfaz creada a tal efecto. Utilice el editor para modificar y personalizar los informes según le convenga. El “Asistente para informes” lo guiará rápidamente por los distintos pasos necesarios para crear informes ad hoc, y le permitirá agrupar, ordenar y filtrar los datos. Si un informe se modifica con el “Editor de informes”, pero decide cambiarlo de nuevo con el asistente, se perderán los cambios realizados en el editor.

Para incluir un informe nuevo en un grupo de informes concreto, seleccione el grupo de informes en la ventana “Informes” antes de iniciar el asistente. Cuando haya creado el informe, éste se guardará en el grupo de informes seleccionado.

Crear un informe con el Asistente para informes Entre en “Herramientas”, “Asistente para informes”, y siga las instrucciones. Con el asistente podrá seleccionar varias áreas temáticas para el informe. Podrá personalizar las columnas de cada área temática seleccionada, además de aplicar opciones de grupo, orden y filtro. Cuando termine de definir los parámetros del informe, haga clic en “Finalizar”.

El área temática seleccionada aquí...

...determina las áreas temáticas adicionales disponibles en el informe.

Seleccione el área temática que desee configurar. Puede personalizar las columnas, y aplicar opciones para agrupar, ordenar y filtrar.

Haga clic para cambiar el nombre de un campo para que aparezca así en el informe.

Crear un informe con el “Editor de informes” Para crear un informe en blanco con el “Editor de informes”, primero tendrá que seleccionar un informe existente. Si no quiere modificar su informe original, haga una copia del mismo antes de editarlo. Una vez seleccionado un informe, haga clic en “Modificar” y confirme que desea utilizar el editor. Dentro del editor, haga clic en el icono de informe nuevo y confirme su decisión. Ya tiene un informe en blanco que podrá personalizar.

Haga clic en el icono de informe nuevo para crear un informe en blanco.

Modificar un informe Puede modificar informes mediante el “Asistente para informes” o el “Editor de informes”. En la ventana “Informes”, seleccione el nombre del informe que desee modificar. Para utilizar el asistente, haga clic en el botón “Asistente”. Para utilizar el editor, haga clic en “Modificar”.

Utilización del “Editor de informes” El “Editor de informes” es una completa herramienta que le permite crear informes muy personalizados, hechos a medida. El editor le permite crear, editar y organizar componentes de informes, y estos componentes pueden ser una fuente de datos, una fila o una celda. El editor consta de las siguientes partes principales: barra de herramientas, regla, margen izquierdo, lienzo de informe y menú de botón derecho. En la ventana “Informes”, seleccione un informe y haga clic en “Modificar” para abrirlo con el editor.

Barra de herramientas Regla

Margen izquierdo

Lienzo del informe

Utilización de la barra de herramientas La barra de herramientas proporciona accesos directos a las funciones principales del “Editor de informes”.

Barra de herramientas

El botón “Nuevo informe” borra los ajustes mostrados y crea un informe nuevo. El botón “Agregar origen de datos” añade un origen de datos o categoría de información, al informe mostrado. Este botón sólo está disponible si el área de informe seleccionada es un área de detalle. El botón “Agregar fila” añade una fila a la zona seleccionada del informe mostrado. El botón “Agregar celda de texto" añade una celda de texto a la fila seleccionada. El botón “Agregar celda de imagen” añade una celda de imagen a la fila seleccionada. El botón “Agregar celda de línea” añade una celda de línea a la fila seleccionada.

El botón “Vista preliminar” muestra una presentación preliminar del informe mostrado. El botón “Propiedades” le permite definir las propiedades de los componentes del informe seleccionado. También puede hacer doble clic en un componente. El botón “Asistente para informes” le permite modificar los ajustes del informe con el asistente. Al iniciar el asistente dentro del editor, se eliminarán todos los ajustes del informe añadidos con el editor. Los ajustes configurados con el asistente no se eliminarán.

Utilización de la regla La regla indica la posición horizontal de cada componente del informe. La zona de sombra azul indica la posición y el ancho de la celda seleccionada. La barra roja vertical indica la posición del cursor en el lienzo del informe. Utilización del margen izquierdo El margen izquierdo lo ayuda a identificar cada origen de datos y cada fila. Para ayudarlo a identificar orígenes de datos, el margen izquierdo muestra el nombre y el grupo de cada origen, si lo hubiera, en la esquina superior izquierda de la zona de origen de datos. Para ayudarlo a identificar filas, el margen izquierdo muestra cada tipo de fila en la esquina superior izquierda de la fila. Este

icono indica las filas que forman parte de un área de encabezado. Este

icono indica las filas que forman parte de un área de pie. Utilización del lienzo del informe El lienzo del informe le permite ver la posición de cada componente en el informe general. El lienzo también ofrece pistas visuales para identificar las propiedades de cada componente: •

Los orígenes de datos tienen un código de colores. Si un origen de datos está empotrado o anidado en un origen de datos padre, cada origen tendrá un color distinto.

•

Las celdas de texto tienen un código que depende del tipo de datos de los que informen. Para determinar el tipo de una celda de texto, puede consultar los iconos que aparecen en la esquina superior derecha de la celda.

indica una celda de texto personalizado, o una celda que contiene el texto que usted especifique.

- indica una celda de datos de campo, o una celda que compila y ofrece información sobre el campo que especifique.

- indica una celda de título de campo, o una celda que contiene el nombre de un campo que usted especifique.

- indica una celda variable, o una celda que ofrece información relacionada con el informe general, en vez de con un origen de datos específico. Las celdas de texto que aparecen en rojo indican que las propiedades de la celda no se han definido, o que están en conflicto con las propiedades del origen de datos en el que se encuentra la celda. Para ver las propiedades de una celda, haga doble clic en ella. Selección de un componente de informe Un borde azul distingue al componente de informe seleccionado. Para seleccionar un componente, haga clic en él. Para aumentar el alcance del área seleccionada, pulse Esc. Por ejemplo, si se selecciona una celda de texto, al pulsar Esc se selecciona la fila en la que se encuentra. Si vuelve a pulsar Esc, se selecciona el origen de datos en el que se encuentra la fila. Haga doble clic en un componente para abrir la ventana “Propiedades”. Con la ventana abierta, podrá seleccionar cualquier componente del lienzo del informe y modificar sus propiedades.

Modificación de propiedades Además de ver el diseño de un informe, también puede usar el lienzo del informe para editarlo directamente. Para ver las propiedades o los ajustes de un componente, haga doble clic en él. También puede usar la ayuda por contexto si hace clic con el botón derecho en un componente. Eliminar un componente Algunos componentes pueden borrarse pulsando la tecla Supr o escogiendo “Eliminar” en el menú del botón derecho del ratón. Sin embargo, si no puede borrar así el componente seleccionado, pulse Esc primero para aumentar el alcance del área seleccionada y vuelva a pulsar la tecla Supr.

Añadir orígenes de datos y filas a los informes Utilice el “Editor de informes” para añadir o eliminar orígenes de datos y filas. El lienzo del informe le proporciona las siguientes áreas principales para orígenes de datos: Área

Descripción

Área de encabezado de página

Componentes del informe que aparecen en la parte superior de cada página del informe compilado. El área de encabezado de página puede contener filas y celdas. El área de encabezado de página no es igual que el encabezado estándar que se especifica en el cuadro de diálogo “Configuración de página”. Si especifica un encabezado estándar, éste aparecerá en la parte superior de la página del informe compilado, seguido del encabezado de página del informe. Componentes del informe que aparecen antes de los detalles del informe compilado, sólo en la primera página del informe. El área de encabezado de informe puede contener filas y celdas. Si el informe contiene un origen de datos, los componentes del informe que aparecen delante de los registros del origen en el informe compilado. El área de encabezado de origen de datos puede contener filas y celdas. El área en la que aparece casi toda la información del informe. Si el informe contiene un origen de datos, el área de detalle indica qué información del origen de datos se compila y el diseño de la información en el informe compilado. El área de detalle puede contener orígenes de datos, filas y celdas. Si el informe contiene un origen de datos, los componentes del informe que aparecen después de los detalles del origen en el informe compilado. El área de pie de origen de datos puede contener filas y celdas. Componentes del informe que aparecen después de los detalles del informe compilado, sólo en la última página del informe. El área de pie de informe puede contener filas y celdas. Componentes del informe que aparecen en la parte inferior de cada página del informe compilado. El área de pie de página puede contener filas y celdas. El área de pie de página no es lo mismo que el pie estándar que se especifica en el cuadro de diálogo “Configuración de página”. Si especifica un pie estándar, dicho pie aparecerá en la parte inferior de la página del informe compilado, después del pie de página del informe.

Área de encabezado de informe Área de encabezado de origen de datos Área de detalle

Área de pie de origen de datos

Área de pie de informe

Área de pie de página

Sólo puede añadir un origen de datos en el área de detalle del informe o en el área de detalle de otro origen de datos.

Añadir orígenes de datos a los informes 1 En el “Editor de informes”, haga clic en el área de detalle gris y en . También puede usar el menú del botón derecho del ratón dentro del área de detalle. 2 Haga clic en la pestaña “Origen” y, en la lista “Repetir en”, seleccione el tipo de información que desea ofrecer en el nuevo origen de datos. Para agrupar la información del origen de datos según una categoría relacionada, haga clic en la flecha de “Agrupar por” y seleccione una categoría. La lista de categorías disponibles refleja el origen de datos que haya seleccionado en la lista “Repetir en”.

Empotrar orígenes de datos Al empotrar orígenes de datos (es decir, añadir orígenes de datos a otros orígenes de datos), podrá definir las relaciones entre distintos tipos de información. Por ejemplo, si empotra un origen de datos de actividad en un origen de datos de WBS, el informe compilado incluirá la información de actividades según la WBS. 1 Haga clic en el área de detalle del origen de datos en el que desee empotrar el nuevo origen de datos, y haga clic en

. 2 Haga clic en la pestaña “Origen” y, en la lista “Repetir en”, seleccione el tipo de información que desea ofrecer en el nuevo origen de datos. La lista de orígenes de datos disponibles refleja la relación del nuevo origen de datos con el origen de datos padre. Para agrupar la información del origen de datos según una categoría relacionada, haga clic en la flecha de “Agrupar por” y seleccione una categoría. La lista de categorías disponibles refleja el origen de datos que haya seleccionado en la lista “Repetir en”. Definir las opciones de configuración de los orígenes de datos 1 Haga doble clic en el origen de datos cuyas opciones de diseño desee definir. 2 Haga clic en la pestaña “Origen”. 3 Seleccione cuándo desea introducir saltos de página en el informe compilado. 4 Para especificar el número de niveles jerárquicos que desee introducir en el informe compilado, especifique un número en el campo “Nivel máximo”. Para incluir todos los niveles jerárquicos, seleccione 0. El campo “Nivel máximo” sólo está disponible si el origen de datos ofrece información jerárquica. 5 Para ofrecer información en orden jerárquico, marque la casilla “Organizar jerárquicamente”. La casilla “Organizar jerárquicamente” sólo está disponible si el origen de datos ofrece información jerárquica. 6 Para ocultar o excluir los componentes del informe del origen de datos si el origen no produce ningún registro, marque la casilla “Ocultar si está vacío”. Esto incluye el encabezado y el pie del origen de datos. 7 Para ocultar o excluir los registros del origen de datos padre del informe compilado si el origen de datos hijo no produce ningún registro, marque la casilla “Ocultar registro si no tiene niveles inferiores”.

El “Editor de informes” no muestra la altura ni el espacio vertical reales que ocupará la fila en el informe compilado. Para ver la altura real de la fila en el informe, haga clic en “Vista preliminar”.

Añadir filas a los informes 1 En el “Editor de informes”, haga clic en el área de informe en la que desee añadir una fila; haga clic en . 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaña “Fila” y escriba la altura de la fila nueva. Para cambiar el color de fondo de una fila, haga clic en el botón “Color” y seleccione el color nuevo.

Copiar (o cortar) y pegar filas 1 Haga clic con el botón derecho en la fila que desee copiar (o cortar) y pegar; después escoja “Copiar” (o “Cortar”). Para copiar/cortar una fila que contenga celdas, haga clic en una celda de la fila, pulse la tecla Esc y después Ctrl+C para copiar, o Ctrl+X para cortar. 2 Haga clic con el botón derecho del ratón en la zona en la que desee pegar la fila copiada/cortada y pulse “Pegar”.

Eliminar filas del informe Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila que desee eliminar y seleccione “Eliminar”. Para borrar una fila con celdas, haga clic en una de las celdas de la fila, pulse la tecla Esc y después Supr.

Añadir celdas de texto a los informes El “Editor de informes” le permite añadir cuatro tipos de celdas de texto a los informes: celdas de título de campo, celdas de datos de campo, celdas variables y celdas de texto personalizado. Celdas de título de campo Contienen el nombre del campo que se especifique del módulo Project Management. Estas celdas son útiles cuando desea añadir una etiqueta o una columna a otra celda de texto. Ejemplos de títulos de campo son “Código WBS” y “Nombre de actividad”. Celdas de datos de campo Compilan y ofrecen información del campo que se especifique del módulo Project Management. Por ejemplo, si añade una celda de datos de campo que se refiera al campo “Código de WBS”, la celda informará de los códigos de los elementos de la WBS. Celdas variables Ofrecen información relacionada con el informe general, en vez de con un origen de datos específico. Ejemplos de información de tipo variable son el nombre del informe y el número de página. Celdas de texto personalizado Contienen el texto personalizado que se especifique.

Seleccione el tipo de celda que quiera añadir al informe.

Si necesita más información sobre cómo añadir filas a los informes, consulte el apartado anterior.

Añadir celdas de título de campo o datos de campo a los informes 1 En el “Editor de informes”, seleccione la fila a la que desee añadir una celda de título de campo o de datos de campo. 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaña “Celda” y seleccione “Título de campo” o “Datos de campo” como tipo de celda. Si la celda forma parte de un origen de datos, seleccione la categoría de información que contenga el título de campo que desee incluir en la celda. 4 Seleccione el campo cuyo título quiera incluir en la celda de “Título de campo”; si se trata de una celda de “Datos de campo”, seleccione el campo cuya información quiera compilar e inclúyalo en la celda.

“Título de campo” y “Datos de campo” sólo están operativos si la celda de informe seleccionada está dentro de un origen de datos.

Añadir celdas variables o de texto personalizado a los informes 1 En el “Editor de informes”, seleccione la fila a la que desee añadir una celda variable o de texto personalizado. 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaña “Celda” y seleccione “Variable” o “Texto personalizado” como tipo de celda. 4 Seleccione el tipo de información variable que desee incluir en la celda, o escriba el texto personalizado que desee que aparezca en ella.

Añadir celdas de imágenes a los informes 1 En el “Editor de informes”, haga doble clic en la fila a la que desee añadir una celda de imagen. 2 Haga clic en dentro de la pestaña “Imagen” del cuadro de diálogo “Propiedades”. 3 Haga clic en “Seleccionar imagen” y en “Cargar”. 4 Seleccione la unidad en la que se encuentre el archivo de imagen. 5 En el campo “Buscar en” haga doble clic en la carpeta que contenga el archivo, selecciónelo y haga clic en “Abrir”. Para ampliar la imagen hasta el tamaño de la celda seleccionada, marque la casilla “Alargar imagen”. 6 Haga clic en “Aceptar”.

El “Editor de informes” acepta archivos BMP y JPG.

También puede cambiar el ancho de una celda directamente en el “Editor de informes”. Coloque el puntero en el borde izquierdo o derecho de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre el borde de la celda hasta la posición que desee.

Definir las opciones de configuración de las celdas de imagen 1 Haga doble clic en la celda de imagen cuyas opciones de diseño desee definir. 2 Haga clic en la pestaña “Imagen” y en la flecha de la casilla “Alineación de imagen”. Si quiere usar el ratón para arrastrar la celda hasta la posición adecuada de la fila, seleccione “Ninguno”.

Para colocar la celda en relación al margen izquierdo, seleccione “Izquierda” y escriba la sangría izquierda que desee aplicar en el campo “Izquierda”. Para colocar la celda pegada al margen derecho, seleccione “Derecha”. Para aumentar la celda de modo que cubra toda la fila, seleccione “Centro”. 3 En el campo “Ancho”, escriba el ancho numérico de la celda o la distancia que quiera que ocupe entre los márgenes izquierdo y derecho del informe. Si la alineación de la celda es “Centro”, no podrá introducir un ancho. Definir las opciones de HTML de las celdas de imagen El módulo Project Management le permite especificar cómo desea incluir una imagen en un informe si lo compila en un archivo HTML. 1 Haga doble clic en la celda de imagen cuyas opciones de HTML desee definir. 2 Haga clic en la pestaña “Imagen” y después en “Seleccionar imagen”. Para copiar el archivo de imagen, escriba una ubicación y un nombre en el campo “Ruta imagen relacionada” para el archivo de imagen copiado en relación al directorio HTML del informe. Copiar un archivo de imagen le permite mantener un directorio HTML estable para el informe. Para hacer referencia al archivo de imagen en vez de copiarlo, marque la casilla “Hacer referencia a imagen”, y escriba la ubicación y el nombre del archivo de imagen en el campo “Ruta imagen relacionada”. Hacer referencia a un archivo de imagen resulta útil cuando el contenido de la imagen cambia frecuentemente. Añadir celdas de línea a los informes 1 En el “Editor de informes”, seleccione la fila en la que desee añadir una celda de línea. 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaña “Línea” y especifique el número de líneas que desea incluir en la nueva celda.

También puede cambiar el ancho de una celda directamente en el “Editor de informes”. Coloque el puntero en el borde izquierdo o derecho de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre el borde de la celda hasta la posición que desee.

Definir las opciones de configuración de las celdas de línea o texto 1 Haga doble clic en la celda de línea o texto cuyas opciones de diseño desee definir. 2 Para definir las opciones de una celda de línea, haga clic en la pestaña “Línea” y en la flecha de la casilla “Alineación de línea”. Para definir las opciones de una celda de texto, haga clic en la pestaña “Celda” y seleccione “Alinear celda”. Si quiere usar el ratón para arrastrar la celda hasta la posición adecuada de la fila, seleccione “Ninguno”. Para colocar la celda en relación al margen izquierdo, seleccione “Izquierda” y escriba la sangría izquierda que desee aplicar en el campo “Izquierda”. Para colocar la celda pegada al margen derecho, seleccione “Derecha”. Para aumentar la celda o línea de modo que cubra toda la fila, seleccione “Centro”. 3 Escriba el ancho numérico de la celda o la distancia que quiera que ocupe entre los márgenes izquierdo y derecho del informe. Si la alineación de la celda es “Centro”, no podrá introducir un ancho.

Añadir bordes a las celdas de texto a los informes 1 En el “Editor de informes”, haga doble clic en la celda de texto a la que desee añadir bordes. 2 Haga clic en la pestaña “Celda” y después en “Bordes”. 3 Marque las casillas apropiadas para añadir bordes a la celda.

Los bordes de la celda siempre aparecen en negro. No puede cambiar el color de los bordes de una celda.

Desactive las casillas para eliminar los bordes correspondientes.

Dar formato al texto de las celdas de texto 1 Haga doble clic en la celda del texto al que quiera dar formato. 2 Haga clic en la pestaña “Celda”. Para cambiar la posición del texto de la celda en relación a los bordes izquierdo y derecho, seleccione una nueva alineación. Para aplicar un estilo al texto de la celda, seleccione un nuevo estilo de fuente. Para aplicar un estilo personalizado al texto de una celda, seleccione “Personalizar” como estilo de fuente y haga clic en “Fuente personalizada” para seleccionar nuevas opciones de formato.

Cambiar el color de fondo de una celda de texto 1 Haga doble clic en la celda de texto cuyo color de fondo desee cambiar. 2 Haga clic en la pestaña “Celda” y después en “Color”. Puede utilizar el cuadro de diálogo “Color” para seleccionar un color de la paleta de colores básicos o definir un color personalizado con el espectro de colores. Para seleccionar un color de la paleta de colores básicos, bajo “Colores básicos”, haga clic en el color que desee aplicar en la celda de texto; pulse “Aceptar”. Para definir un color personalizado 1 En el espectro de colores, haga clic en el color que desee aplicar, arrastre la barra de desplazamiento vertical situada a la derecha del cuadro de diálogo para ajustar los atributos de color. También puede escribir los valores numéricos del color en los campos “Rojo”, “Verde” y “Azul”, y en “Matiz”, “Sat.” (Saturación) y “Lum.” (Luminosidad). 2 Haga clic en “Agregar a los colores personalizados” y después en “Aceptar”.

Desactive esta casilla para deshabilitar el vínculo de HTML de la celda.

Es probable que el campo “Prefijo de vínculo” sea la URL previa al archivo que desea vincular, por ejemplo “html://www.foo.com/”. De igual manera, la casilla “Habilitar campo de vínculo” y el campo “Sufijo de vínculo” se usarán para generar el nombre de archivo real y la extensión que desea vincular. Si está marcado “Habilitar campo de vínculo”, los campos “Objeto de vínculo” y “Campo de vínculo” determinarán el nombre de archivo, mientras que el campo “Sufijo de vínculo” proporcionará la extensión del archivo que desee vincular, como por ejemplo “.html”. Si no está marcado “Habilitar campo de vínculo”, el campo “Sufijo de vínculo” proporcionará tanto el nombre como la extensión del archivo que desee vincular, por ejemplo “foo.html”.

Añadir vínculos de HTML a celdas de imagen o texto 1 Haga doble clic en la celda del texto a la que quiera añadir un vínculo de HTML. 2 Haga clic en la pestaña apropiada al tipo de celda a la que desea añadir el vínculo: pestaña “Celda” para celdas de texto y pestaña “Imagen” para celdas de imagen; haga clic en “Vínculos HTML”. 3 Escriba la dirección de Internet de la página web que quiera vincular a la celda de texto seleccionada, o escriba el prefijo de la dirección de Internet que quiera vincular a la celda de imagen seleccionada. 4 Si desea que cada registro del informe sea un vínculo activo a otro archivo, marque la casilla “Habilitar campo de vínculo”. Para deshabilitar el vínculo si un campo específico no genera registros en el informe compilado, marque la casilla “Deshabilitar vínculo si no hay valor”. Seleccione un objeto o categoría de información, y un campo de las listas “Objeto de vínculo” y “Campo de vínculo”. La lista de objetos y campos disponibles refleja el tipo de información ofrecida por la fila de la celda. 5 Escriba el sufijo de la dirección de Internet que quiera vincular a la celda seleccionada. 6 Para crear un vínculo a un marco específico de la página web (si la página usa marcos), escriba el nombre del marco.

Tanto “Prefijo de vínculo” como “Sufijo de vínculo” se utilizan para crear el vínculo de URL para la celda de texto o imagen. LA URL se crea como sigue: [Prefijo de vínculo]+[Campo de vínculo]+[Sufijo de vínculo], si la casilla “Habilitar campo de vínculo” está marcada. Si la casilla no está marcada, la URL se creará así: [Prefijo de vínculo]+[Sufijo de vínculo]. Si la imagen de fondo es menor que la página del informe, el módulo Project Management pone la imagen en mosaico o la repite para rellenar el área de fondo del informe. Si la imagen de fondo es mayor que la página del informe, el módulo coloca la imagen en la esquina superior izquierda de la página del informe, y después excluye las zonas de la imagen que no quepan dentro de los márgenes derecho e inferior.

Añadir imágenes de fondo a los informes 1 En el “Editor de informes”, haga clic en . 2 Haga clic en la pestaña “Informe” y después en “Imagen de fondo”. 3 Haga clic en “Cargar”. 4 Seleccione la unidad en la que se encuentre el archivo de imagen. 5 En el campo “Buscar en” haga doble clic en la carpeta que contenga el archivo, selecciónelo y haga clic en “Abrir”. Eliminar imágenes de fondo de los informes 1 En el “Editor de informes”, haga clic en . 2 Haga clic en la pestaña “Informe” y después en “Imagen de fondo”.

3 Haga clic en “Borrar” y después en “Aceptar”.

Copiar (o cortar) y pegar celdas 1 Haga clic con el botón derecho en la celda que desee copiar (o cortar) y después escoja “Copiar” (o “Cortar”).

2 Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila en la que desee pegar la celda copiada y pulse “Pegar”. Para pegar la celda en una fila que contenga otras celdas, selecciona una celda de la fila, pulse la tecla Esc y después Ctrl+V. Eliminar celdas del informe Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda que desee eliminar y seleccione “Eliminar".

Personalización de diseños de vistas

Modificación de columnas Se puede personalizar el aspecto y el contenido de las columnas incluidas en las tablas y las hojas de la ventana “Actividades”. Escoja las columnas que desee incluir; cambie el ancho, el orden en el que aparecen y la altura de las filas; especifique las fuentes y los colores de las columnas; edite los títulos de las columnas; y copie los formatos de las columnas de otros diseños.

Para mover una columna, haga Haga clic en el título de una columna para cambiar el orden de ascendente a descendente. clic y arrástrela a su nueva La flecha que señala abajo indica que los datos ubicación. están ordenados en orden descendente.

También puede personalizar las columnas que aparecen en la mayoría de las ventanas, como “Proyectos”, “Recursos”, “WBS” y “Problemas”.

Para ver más columnas, haga clic y arrastre la barra divisora.

Añadir o eliminar columnas En la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Columnas”.

Para incluir una columna en el diseño, selecciónela en la lista "Opciones disponibles” y haga clic en la flecha que señala hacia la derecha. Para quitar una columna de un diseño, selecciónela en “Opciones seleccionadas” y haga clic en la flecha que señala hacia la izquierda. Haga clic en las flechas dobles si desea añadir o eliminar todas las columnas de una vez.

La secuencia de columnas del diseño será igual que la de esta lista. Haga clic en las flechas que señalan arriba y abajo para mover las columnas en esas direcciones.

Copiar el formato de las columnas de otro diseño En el cuadro de diálogo “Columnas”, haga clic en “Copiar de”. Seleccione el diseño y haga clic en “Abrir”. Editar títulos, anchos y alineaciones de columnas En la zona “Opciones disponibles” u “Opciones seleccionadas” del cuadro de diálogo “Columnas”, seleccione el nombre de la columna que desee cambiar. Haga clic en “Editar columna”. Introduzca un nombre nuevo y especifique el número máximo de caracteres para el ancho de la columna. Decida cómo será la alineación del título en el encabezamiento de la columna.

Cambiar fuentes, colores y altura de filas de la columna Haga clic en la barra de opciones “Diseño” de la ventana “Actividades” y entre en “Fuente y fila de la tabla”. Para cambiar una fuente, haga clic en el botón “Fuente” y seleccione la fuente nueva. Para cambiar un color, haga clic en el botón “Color” y seleccione el color nuevo.

Haga clic en estos campos para personalizar la fuente y el color de la tabla.

Haga clic para restaurar las fuentes y colores estándar de la tabla.

Marque esta casilla para mostrar los símbolos que identifican los distintos niveles de información incluidos en las columnas.

También puede especificar la altura por columnas: \n

La opción “Conservar alturas de fila actuales” le permite mantener todas las alturas de fila personalizadas que haya introducido manualmente en el diseño durante la sesión de usuario actual.

\n

Si desactiva la casilla “Conservar alturas de fila actuales”, el tamaño de cada fila se adaptará automáticamente al contenido de la celda, el tamaño de la fuente y el ancho de la columna, o puede introducir una altura común para todas las filas del diseño. Si decide escoger “Optimizar altura según contenido de fila”, puede establecer un valor que limite la cantidad de líneas por fila que se ajustan automáticamente durante la adaptación del texto.

Las alturas de fila ajustadas manualmente no se guardan cuando se guarda el diseño.

Ajuste de la escala de tiempo Los diagramas de Gantt, las tablas de utilización de actividades y recursos, y los perfiles de utilización de actividades y recursos muestran una escala de tiempo que se inicia justo antes del inicio del proyecto y llega hasta la fecha de fin. Esta escala de tiempo puede verse en distintas unidades de tiempo, como años, trimestres y días. Puede expandir o condensar la vista de la escala para controlar el tamaño de las barras o columnas que aparecen en el diseño.

Para mostrar datos de meses distintos, haga clic y arrastre la columna de un mes.

Cambiar la escala de tiempo de un perfil, una tabla o un diagrama de Gantt En la ventana “Actividades”, abra un perfil, una tabla o un diagrama de Gantt. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y entre en “Escala de tiempo”. En la ventana “Proyectos”, haga clic con el botón derecho del ratón en la zona de la barra de un diagrama de Gantt y entre en “Escala de tiempo”. Para seleccionar la fecha en la que debe empezar la escala en el perfil, la tabla o el diagrama de Gantt, haga clic en el botón de exploración que se encuentra en el campo “Inicio de escala de tiempo”. Seleccione los intervalos de fechas en los que mostrar los datos. Si escoge “Día/turno” como intervalo de fecha, haga clic en el botón de exploración para seleccionar el turno correspondiente en el campo

“Calendario de turnos”. Para cambiar la configuración de fuente y color, haga clic en el botón de fuente para especificar el estilo, el tamaño y el color para la escala de tiempo y los encabezamientos de las columnas. Haga clic en el botón “Fuente predeterminada” para que la configuración de fuente y color vuelva a ser la predeterminada. Escoja si desea mostrar fechas primarias u ordinales. Si muestra fechas primarias, escoja el formato en el que desea ver los intervalos de fechas: “Calendario”, “Fiscal” o “Semana de año”. Si el perfil o la tabla muestran valores reales de períodos pasados, escoja un intervalo de fecha de período financiero.

Decida si desea mostrar dos o tres unidades de tiempo en la escala. Las opciones de “Intervalo de fechas” difieren según el tipo que escoja. Si el perfil o la tabla muestra los reales de períodos anteriores (y no los valores de reales a la fecha), escoja “Calendario” o “Fiscal” en “Tipo”. En el campo “Intervalo de fechas”, seleccione una escala de tiempo financiera para ver los datos reales de períodos anteriores por período financiero. Si el perfil o la tabla no muestra los valores reales de períodos anteriores, escoja el tipo e intervalo que desee.

Los ajustes de la escala de tiempo se aplican a los diseños inferiores y superiores.

Calcule el promedio de la escala de tiempo para las tablas de actividades y recursos Puede mostrar una escala de tiempo basada en el cálculo del promedio en las tablas de actividades y recursos. Marque la casilla “Basado en horas/período de tiempo” para dividir los totales del intervalo de la escala entre incrementos automáticos, basados en el intervalo de fecha seleccionado. Cuando escoja esta opción, el campo “Dividir totales del intervalo por” muestra el incremento de división basado en el incremento de división especificado en las “Preferencias del usuario” para el intervalo de fecha correspondiente. h para el intervalo de fecha “Hora”, 2h para intervalo de fecha “Turno”, 8h para el intervalo de fecha “Día”, 40h para el intervalo de fecha “Semana”, etc. Marque la casilla para especificar los valores que desee usar para dividir los totales de los intervalos de la escala de tiempo en el campo “Dividir totales del intervalo por”. Especifique la unidad de medida para los intervalos de la unidad de la escala de tiempo.

Formato de los diagramas de Gantt Las barras de los diagramas de Gantt pueden representar muchas cosas, como hitos, fechas anticipadas y tardías de una actividad, o datos resumidos. Para distinguir visualmente las distintas barras incluidas en un diagrama de Gantt, especifique colores, formas y patrones únicos. Puede mostrar el diagrama de Gantt en la ventana “Proyectos” cuando revise una EPS, o en la ventana “Actividades” cuando revise proyectos específicos. Añadir y borrar barras Haga clic en la barra de opciones “Diseño” de la ventana “Actividades” o “Proyectos”, y entre en “Barras”. Haga clic en “Agregar”. Introduzca un nombre para la barra nueva, después seleccione el lapso de tiempo que representa la barra en la lista desplegable “Escala de tiempo”. Haga doble clic en el campo “Filtro” y marque todos los filtros que desee aplicar. Haga clic en “Aceptar”. Para borrar una barra, selecciónela en el cuadro de diálogo “Barras” y haga clic en “Eliminar”.

Marque para mostrar u ocultar una barra.

Utilice estos campos para cambiar la forma, el color y el patrón de la barra seleccionada.

Para combinar barras, especifique el mismo número de fila para cada una. Por ejemplo, para mostrar la barra real y la barra remanente en la misma línea, especifique fila 1 en las dos.

Cambiar el lapso de tiempo de una barra del diagrama de Gantt Haga clic en la barra de opciones “Diseño” de la ventana “Actividades” o “Proyectos”, y entre en “Barras”. Seleccione la barra del diagrama de Gantt cuya escala de tiempo desee cambiar. Haga doble clic en la columna “Escala de tiempo” y seleccione la escala nueva. Para representar este valor:

Seleccione esta barra:

Fecha de inicio a fecha de fin Porcentaje de avance Porcentaje de avance de rendimiento

Barra actual Barra de % de avance Barra de % de avance de rendimiento Barra de plan Barra real Barra remanente Barra de programa base primario Barra de programa base secundario

Fecha de inicio planeado a fecha de fin planeado Fecha de inicio real a fecha de fin real Fecha de inicio remanente a fecha de fin remanente Fecha de inicio planeada de programa base primario a fecha de fin planeada de programa base primario Fecha de inicio planeada de programa base secundario a fecha de fin planeada de programa base secundario Fecha de inicio planeada de programa base terciario a fecha de fin planeada de programa base terciario

Barra de programa base terciario

Fecha de inicio anticipado a fecha de fin anticipado Fecha de inicio tardío a fecha de fin tardío Fecha de fin remanente a fecha de fin tardío Fecha de fin remanente a fecha de fin tardío con remanente después de la fecha tardía Fechas de inicio y fin del usuario definidas en las columnas de actividad

Barra anticipada Barra tardía Barra de holgura Barra de holgura neg. Barras definidas por el usuario

Aplicar configuración de diagrama de Gantt de otro diseño En el cuadro de diálogo “Barras” (ventana “Actividades”), haga clic en “Copiar de”. Seleccione el diseño con la configuración de diagrama de Gantt que desee aplicar. Para aplicar la configuración del diseño seleccionado y cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en “Abrir”. Cambiar el estilo de una barra de Gantt En el cuadro de diálogo “Barras”, seleccione la barra del diagrama de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la pestaña “Estilo de barra”. Para especificar la forma, el color y el patrón del punto de inicio de la barra (primer campo), la altura y el grosor de la barra (segundo campo) y el punto final (último campo), haga clic en el campo correspondiente y seleccione una forma. Cambiar la configuración de una barra de Gantt En el cuadro de diálogo “Barras” (ventana “Actividades”), seleccione la barra de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la pestaña “Configuración de barra”. En el apartado “Parámetros de barra de grupo”, marque la casilla “Mostrar barra cuando se contrae” para incluir la barra seleccionada cuando se muestre información de nivel de resumen. Marque “Mostrar barra para bandas de grupo” si desea mostrar la barra seleccionada sólo como barra de resumen. Seleccione cómo mostrar el tiempo no trabajado de la actividad en el apartado “Configuración de cuellos de barra”. Marque la casilla “Tiempo no laborable del calendario” para mostrar el tiempo no laborable del calendario de actividades como si fuera un cuello de la barra seleccionada. Marque la casilla “Intervalos no laborables de la actividad” para mostrar el tiempo no laborable de la barra seleccionada según las fechas de suspensión y reanudación de la actividad, además de otros intervalos de tiempo, como cuando se usa avance sin seguir la secuencia.

Cambiar la etiqueta de una barra del diagrama de Gantt Puede mostrar una etiqueta de barra, que actúa como título para describir el objetivo de la misma. En el cuadro de diálogo “Barras”, seleccione la barra del diagrama de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la pestaña “Etiquetas de barra”. Para añadir una etiqueta, haga clic en “Agregar”. Haga doble clic en el campo “Etiqueta” y seleccione el valor de la misma. Haga clic en el campo “Fuente” para modificar la fuente de la etiqueta. Para borrar una etiqueta, selecciónela en la pestaña “Etiquetas de barra” y haga clic en “Eliminar”. Para cambiar la posición de una etiqueta, selecciónela y haga doble clic en la columna “Posición”; después, seleccione la posición nueva. Mostrar elementos del bloc de notas en el diagrama de Gantt Se pueden adjuntar elementos del bloc de notas a las barras de un diagrama de Gantt. Los elementos del bloc de notas pueden incluir problemas previstos, requisitos centrales, criterios de entrada, criterios de salida, métrica, alcance, estado y otra información. Se pueden imprimir estos elementos con el diseño, o publicarlos con el mismo en el sitio web del proyecto. En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en la pestaña “Etiquetas de barra”. Para añadir un elemento del bloc de notas, haga clic en “Agregar”. Seleccione una posición para la etiqueta y seleccione un elemento de la lista desplegable.

Se pueden adjuntar elementos del bloc de notas a las barras de un diagrama de Gantt en la pestaña “Etiquetas de barra”. Sólo se puede adjuntar un elemento por cada barra del diagrama.

Establecer el tamaño por defecto de los elementos del bloc de notas en el diagrama de Gantt En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “General”. Escriba o seleccione un nuevo ancho y una nueva altura para los elementos del bloc de notas que desee mostrar en el diagrama de Gantt.

Estos ajustes sólo se usan la primera vez que aparece un elemento del bloc de notas junto a la barra. Una vez ajustado el tamaño del elemento manualmente, se descartan los ajustes por defecto. También puede hacer clic en el botón “Líneas de relación” en la barra de herramientas para mostrar u ocultar las líneas de relación.

Mostrar u ocultar las líneas de relación en el diagrama de Gantt En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “General”. Marque la casilla “Mostrar relaciones” para mostrar las líneas de relación en el diagrama de Gantt, o desactive la casilla para ocultar las líneas de relación

En la vista “Actividades”, marque la casilla para mostrar las relaciones entre actividades. Estos ajustes se usan sólo la primera vez que se muestra un elemento del bloc de notas junto a la barra. Una vez modificado manualmente el tamaño del elemento, se descartan los ajustes predeterminados.

Mostrar u ocultar la leyenda del diagrama de Gantt En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “General”. Marque la casilla “Mostrar leyenda” para mostrar la leyenda del diagrama de Gantt, o desactive la casilla para ocultar la leyenda del diagrama. Establecer el límite de texto para las etiquetas de las barras del diagrama de Gantt En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “General”. Para limitar la cantidad de caracteres de texto que aparecen en las barras, marque la casilla “Limitar caracteres en etiqueta de texto a”, y escriba o seleccione el límite de caracteres que desea utilizar en la etiqueta de texto. Cuando muestre barras contraídas, sólo aparecerán los elementos del bloc de notas que contengan todo el texto.

Personalizar barras contraídas en el diagrama de Gantt Se puede personalizar el formato de las barras contraídas para que aparezcan como una barra única o como barras individuales en el diagrama de Gantt de la ventana “Actividades”. En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “Barras contraídas”. Escoja la opción “Contraer a bandas de grupo” para mostrar las barras de actividad en una sola barra. Si está marcada la casilla “Mostrar relaciones” de la pestaña “General”, podrá marcar “Mostrar relaciones para barras contraídas” y mostrar así las líneas de relación de las barras contraídas con otras barras contraídas o

individuales. En el apartado “Configuración de cuellos de barra”, marque la casilla “Tiempo no laborable del calendario” para mostrar el tiempo no laborable del calendario de actividades como si fuera un cuello, o barra delgada, en la barra seleccionada. Marque la casilla “Intervalos no laborales de la actividad” para mostrar un cuello o barra delgada en el tiempo no laboral de la actividad y/o del calendario, incluidas las fechas de suspensión/reanudación. Escoja esta opción para colocar cada barra individual lo más cerca posible de la banda de grupo, bajo su fecha de escala de tiempo. Marque esta casilla para permitir que las etiquetas de las barras y las barras se superpongan cuando se minimice espacio en el diagrama de Gantt.

La pestaña “Barras contraídas” está disponible si personaliza el formato de las barras desde la ventana “Actividades”.

Personalizar la línea de la fecha de datos Se puede cambiar el estilo, el tamaño y el color de la línea de la fecha de datos para poder distinguirla con mayor facilidad en pantalla y en las impresiones. En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “Fecha de datos”. Para cambiar el estilo de la línea de la fecha de datos, seleccione un estilo del menú desplegable. La línea puede ser continua o contener una serie de guiones y puntos. Para cambiar el grosor de su línea de fecha de datos, seleccione un valor entre 1 y 10 píxeles en el campo “Tamaño”. Esta opción sólo se puede aplicar al estilo de línea continua. Haga clic en el campo “Color” para seleccionar un color de la paleta disponible.

Si la línea no es de estilo continuo y cambia el tamaño a más de 1, el estilo de barra pasará a línea continua.

Cambiar las líneas de fondo del diagrama de Gantt. En el cuadro de diálogo “Barras”, haga clic en “Opciones”. Haga clic en la pestaña “Líneas gráficas”. Para mostrar líneas de fondo horizontales delante de cada barra de resumen, marque la casilla “Mostrar líneas principales” en el apartado “Líneas horizontales”, y después seleccione un estilo de línea en el menú desplegable. Para mostrar líneas de fondo horizontales delante de cada X número de filas, marque la casilla “Mostrar líneas secundarias cada” e después introduzca o seleccione el intervalo de filas en el que desee mostrar líneas secundarias. Después, seleccione un estilo de línea en el menú desplegable. Para mostrar las líneas de fondo verticales principales cada X tiempo, marque la casilla “Mostrar líneas principales” en el apartado “Líneas verticales”, y escriba o seleccione el número de intervalos y la unidad de tiempo para mostrar las líneas verticales principales. Después seleccione un estilo de líneas verticales en el menú desplegable. Para mostrar líneas de fondo verticales secundarias cada X tiempo, marque la casilla “Mostrar líneas secundarias” en el apartado “Líneas verticales”, y escriba o seleccione el número de intervalos y la unidad de tiempo para mostrar las líneas verticales secundarias. Después seleccione un estilo de línea en el menú desplegable.

Muestra las líneas gráficas basadas en la unidad de tiempo seleccionada.

Destacar un período en un diagrama de Gantt Utilice el cuadro de diálogo “Agregar cortina” para destacar un período específico en el diagrama de Gantt. En la ventana “Actividades”, escoja “Ver”, “Anexos”, “Cortina”, “Agregar cortina”. Marque la casilla “Mostrar cortina”. Haga clic en el botón de exploración para seleccionar las fechas de inicio y fin. Haga clic en “Eliminar” para borrar la cortina del diseño. En la vista, para mover manualmente la cortina, mueva el cursor del ratón sobre ella y haga clic para arrastrarla hasta las nuevas fechas. Para cambiar las fechas de inicio y fin de la pantalla, haga clic y arrastre los laterales de la cortina hacia las nuevas fechas. Para ocultar todas las cortinas que aparecen en el diseño, entre en “Ver”, “Anexos”, “Cortina”, y escoja “Ocultar todo”. Para mostrar las cortinas que estén ocultas en el diseño, escoja “Ver”, “Anexos”, “Cortina”, “Mostrar todo”. Haga doble clic en la cortina para editar el rango de color de la misma, además del color y el patrón de relleno. Desactive la casilla para ocultar el anexo de cortina en el diagrama de Gantt.

Haga clic para seleccionar el color del anexo de cortina.

Haga clic para seleccionar el patrón de cortina.

Añadir texto a un diagrama de Gantt Utilice el cuadro de diálogo “Anexo texto” para crear textos con formato e insertarlos en un diagrama de Gantt. El texto aparecerá en primer plano del diagrama de Gantt siempre que pinche en el diseño. En la ventana “Actividades”, seleccione la actividad en la que desee añadir texto. Haga clic en la barra de opciones “Diseño”, y entre en “Anexos”, “Texto”.

Haga clic para seleccionar la fuente y el estilo del texto.

Modificar y eliminar texto en un diagrama de Gantt En el diagrama de Gantt, haga doble clic en el texto para seleccionarlo y modifíquelo en el cuadro de diálogo “Anexo texto”. Para mover manualmente el anexo de texto, mueva el cursor del ratón sobre él, haga clic para seleccionarlo y arrástrelo hasta su nueva ubicación. Para eliminar un anexo de texto en el diagrama de Gantt, haga clic en el anexo de texto que desee borrar y después en “Eliminar”.

Personalizar el formato de los diseños de las redes de actividades El diseño “Red de actividades” muestra un proyecto en forma de diagrama de actividades y relaciones, según la estructura jerárquica de trabajos (WBS). Puede controlar casi todos los aspectos de la red de actividades, incluidos el aspecto de las actividades, los contenidos de las cajas de actividades y el espaciado entre ellas.

Puede utilizar un diseño de red de actividades para \n

Ver fácilmente las relaciones entre las actividades y el flujo de trabajo del proyecto

\n

Examinar y editar una actividad, y sus predecesoras y sucesoras

\n

Centrarse en la ruta de relaciones principal

La caja de una red de actividades representa visualmente la actividad de un proyecto. Cuando se personalizan las cajas, se pueden especificar fuentes y colores, establecer espaciados y posiciones, y copiar estilos de otros diseños.

ID de actividad

Holgura total

Duración real Nombre de actividad Duración remanente

Inicio anticipado

ID de actividad

Escoger una plantilla de caja de red de actividades Con el diseño “Red de actividades” en la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Red de actividades”, “Opciones de red de actividades”. Haga clic en la pestaña “Plantilla de caja de actividad”. Haga clic para mostrar una lista de plantillas predefinidas de caja de actividades.

Haga clic para personalizar la fuente y los colores de la caja de actividad seleccionada.

Haga clic para personalizar la plantilla de la caja de actividad seleccionada.

Personalizar una plantilla de caja de red de actividades Se puede usar una de las plantillas predefinidas de las cajas de actividad o crear una nueva. Con el diseño “Red de actividades” en la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Red de actividades”, “Opciones de red de actividades”. Haga clic en la pestaña “Plantilla de caja de actividad”. Seleccione una plantilla en la lista desplegable que sea similar a la que desee crear, y

haga clic en “Plantilla de caja”. Puede añadir filas para introducir nuevos campos, y determinar la altura y el ancho que ocuparán las celdas dentro de la caja.

Haga clic para añadir una fila nueva a la caja de actividad.

Utilice los campos “Ancho” y “Alto” para personalizar el tamaño de las celdas con los datos nuevos.

Haga doble clic en el campo “Nombre de campo” y escoja el dato que desea añadir a la caja.

Personalizar el diseño de las redes de actividades Con el diseño “Red de actividades” en la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Red de actividades”, “Opciones de red de actividades”. Haga clic en la pestaña “Diseño de red de actividades”.

Alinea las cajas de actividad en la parte superior de la ventana de la red de actividades, según sus predecesores/sucesores. Centra las cajas de actividad según sus predecesores/sucesores.

Seleccione si, en la red de actividades, desea mostrar arriba la ruta más larga o más corta de actividades vinculadas.

Cuando el predecesor o el sucesor de una actividad no estén junto a ella en la red, puede que la línea de relación no sea visible por culpa de las otras cajas de actividades. Para volver a colocar las cajas de modo que se vean todas las líneas de relación, marque la casilla “Ajustar para mostrar todas las relaciones”. Para que el módulo determine automáticamente la vista que mejor muestre todas las cajas de actividad en el diseño después de reorganizarlo, marque la casilla “Siempre realizar zoom para mejor ajuste tras reorganizar”. Para que el módulo indique el avance mediante una X en las actividades terminadas o mediante una barra oblicua en las actividades en progreso, marque la casilla “Mostrar avance”. Para cambiar la cantidad de espacio vertical entre las cajas de actividad de la red de actividades, especifique un factor de espaciado que sea un porcentaje de la altura de las cajas de actividad en la tabla de la red. Para cambiar la cantidad de espacio horizontal entre las cajas de actividad de la red de actividades, especifique un factor de espaciado horizontal que sea un porcentaje del ancho de las cajas de actividad en la tabla de la red.

Copiar de otro diseño de red de actividades Con el diseño “Red de actividades” en la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Red de actividades”, “Opciones de red de actividades”. Haga clic en “Copiar de”. Seleccione el diseño de red de actividades cuyos atributos desee copiar. Haga clic en “Abrir”.

En la red de actividades, cuando seleccione un elemento de datos para agrupar, la jerarquía del lado izquierdo de la ventana contendrá la WBS, de modo que pueda filtrar las actividades según dicha jerarquía.

Guardar un diseño de las redes de actividades Se puede guardar el diseño de la red de actividades en un archivo .ANP, para poder utilizarlo después o para enviarlo por correo electrónico a otro usuario de proyecto. Para guardar un diseño, haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, después entre en “Red de actividades”, “Guardar posiciones de red”. Abrir un diseño guardado de red de actividades Para abrir un diseño guardado, haga clic en la barra de opciones y seleccione “Red de actividades”, “Abrir posiciones de red”. Seleccione el archivo y haga clic en “Abrir”.

Modificar la configuración de los perfiles de utilización de recursos y actividades El perfil de utilización de actividades muestra una distribución temporal de unidades y costes de actividades en formato de gráfico de barras. Puede personalizar todos los aspectos de esta pantalla y filtrar la información que contiene. El perfil de utilización de recursos muestra una distribución temporal de unidades y costes de recursos en relación con las actividades de un formato de gráfico de barras. También puede personalizar y filtrar los ajustes de este diseño. Puede personalizar los perfiles de utilización de recursos y actividades de varias maneras. Seleccione el tipo de información que quiera mostrar, cambie la escala de tiempo o personalice las barras y el fondo.

También puede pulsar este botón para mostrar el perfil de utilización de recursos en la parte inferior.

Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y escoja “Todos los proyectos” para mostrarlos todos. Si no lo hace, sólo aparecerán los datos de los proyectos abiertos.

Para mover la leyenda, haga clic y mantenga pulsado el botón del ratón; después arrastre la leyenda al lugar que desee del perfil.

Cuando muestre todos los proyectos, las distribuciones de recursos se calcularán a nivel de recursos. Cuando muestre los proyectos abiertos, los cálculos se realizarán a nivel de asignaciones de actividad.

Personalizar el formato de los ajustes de datos de recursos Muestre el perfil de utilización de recursos en el panel inferior de la ventana “Actividades”. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y entre en “Mostrar abajo”, “Perfil de utilización de recursos”. Después haga clic en la barra de opciones “Mostrar” del perfil de utilización de recursos y escoja “Opciones del perfil de utilización de recursos”. Haga clic en la pestaña “Datos”, y especifique el tipo de datos que desea mostrar en el perfil y la forma en que se representarán. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la zona del perfil de utilización de recursos y escoger “Opciones del perfil de Marque ligeramente para mostrar según los valores reales de períodos utilización de recursos”. Las opciones de datos difieren se estén mostrando los datos pasados (en vez de los valores reales a la fecha). de todos los proyectos o sólo de los abiertos. Seleccione el tipo de información que desea mostrar en el perfil. Marque la casilla para cada tipo de valor de coste/unidad que desee mostrar. Determine si desea mostrar estos valores por fecha (en forma de barra) o mediante una curva que represente el valor acumulativo. Seleccione el color de cada barra/curva. Cuando muestre todos los proyectos, marque para mostrar el límite de recurso, las unidades disponibles y la sobreasignación. Si sólo muestra los proyectos abiertos, marque para mostrar el límite de asignación y las horas extra.

Si necesita más instrucciones para personalizar los perfiles de utilización de actividades y recursos, consulte la

Ayuda.

También puede mostrar el límite y la sobreasignación cuando muestre sólo los proyectos abiertos. Sólo puede mostrar el límite planeado cuando muestre los datos en unidades.

El perfil de utilización de recursos muestra los datos reales de períodos anteriores para las opciones “Real”, “Mostrar sobreasignación” y “Mostrar unidades disponibles” si escoge la opción “Mostrar real utilizando datos del período financiero”.

Cuando muestre todos los datos de de proyecto, decida cómo desea mostrar las distribuciones de unidades remanentes o costes para las fechas anticipadas o tardías. Personalizar el formato de los ajustes de datos del histograma apilado Muestre el perfil de utilización de recursos en el panel inferior de la ventana “Actividades”. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y entre en “Mostrar abajo”, “Perfil de utilización de recursos”. Después haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Histograma apilado”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y escoja “Opciones del perfil de utilización de recursos”. Haga clic en la pestaña “Datos”, y especifique el tipo de datos que desea mostrar en el perfil y la forma en que se representarán. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la zona del perfil de utilización de recursos y escoger “Opciones del perfil de utilización de recursos”.

Marque para mostrar los valores reales del períodos anteriores (en vez de los valores reales a la fecha). Decida qué tipo de información quiere mostrar en el perfil. Seleccione si desea mostrar un curva total o curvas individuales que representen el valor acumulativo en el color seleccionado para cada filtro de recursos. Añada un filtro para seleccionar los recursos que desee incluir en el perfil. Seleccione un patrón y un color para cada filtro. Utilice las flechas para decidir el orden en el que aparecerán los filtros de recursos en el histograma apilado.

En el perfil, la leyenda muestra el nombre del filtro/grupo de recursos, tal y como se haya especificado en las opciones.

Si necesita instrucciones detalladas sobre cómo personalizar histogramas apilados, consulte la Ayuda.

Haga doble clic en la barra individual para mostrar el valor de cada grupo de recursos/roles en el período de tiempo seleccionado.

Personalizar el formato de los ajustes de gráficos Haga clic en la pestaña “Gráfico”. Marque la casilla junto a cada unidad de tiempo (principal o secundaria) para la que desee mostrar una línea vertical en el fondo. Escoja el tipo de línea horizontal que desee mostrar para cada número a lo largo del perfil; seleccione el color de la línea. Si está disponible la opción, marque la casilla “Mostrar leyenda” para mostrar una leyenda en las barras del perfil. Para mostrar las barras del perfil en 3D, marque la casilla “Barras 3D”. Para cambiar el color de fondo del perfil, haga clic en “Color de fondo” y seleccione un color nuevo. Para dividir la escala de tiempo en los incrementos que especifique, marque la casilla “Calcular promedio”. Especifique la unidad de medida de los incrementos de la escala de tiempo. Opciones cuando está seleccionado el histograma apilado en el perfil de utilización de recursos.

Especifique el valor que usará el módulo para dividir los totales de los intervalos de tiempo. O muestre la división en el incremento especificado en “Preferencias del usuario” para el intervalo de fecha correspondiente.

Si necesita más información sobre cómo configurar las preferencias del usuario, consulte el capítulo Configuración

de las preferencias de usuario.

Configurar preferencias del usuario para análisis de recursos Dentro del cuadro de diálogo “Perfil de utilización de recursos”, haga clic en “Preferencias” para especificar si desea incluir datos de proyectos abiertos y cerrados, o sólo datos de los proyectos abiertos en ese momento cuando calcule las unidades y costes remanentes (los proyectos cerrados son aquellos proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) que no estén abiertos en ese momento). Especifique si desea utilizar las fechas de inicio y fin remanentes o pronosticadas para presentar las unidades de recursos y los valores de costes, y para seleccionar el intervalo para calcular los recursos y los costes activos para las pantallas de perfil y tabla de utilización de recursos y para los diseños de seguimiento.

Personalizar el formato de los ajustes de actividades Muestre el perfil de utilización de actividades en el panel inferior de la ventana “Actividades”. Haga clic en la barra de opciones “Diseño”, y entre en “Mostrar abajo”, “Perfil de utilización de actividades”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” del perfil de utilización de actividades y escoja “Opciones de perfil de utilización de actividades”. Haga clic en la pestaña “Datos”. Marque la casilla junto a cada tipo de filtro que desee usar para seleccionar los datos incluidos en el perfil. Después seleccione el patrón que se usará para mostrar cada tipo de datos. Marque la casilla “Total” para mostrar el coste total. Seleccione más de un filtro para ver una combinación de valores en el perfil de utilización de actividades.

Escoja el tipo de información que desea mostrar en el perfil.

Marque para mostrar los valores reales de períodos anteriores (en vez de los valores reales a la fecha).

Marque la casilla de cada tipo de valor de coste/unidad que desee mostrar. Determine si desea mostrar estos datos por fecha (en forma de barra) o mediante una curva que represente el valor acumulativo. Seleccione el color de cada barra/curva.

Marque la casilla de cada tipo de curva acumulativa que desee mostrar. Seleccione el color de cada una de ellas.

El perfil de utilización de actividades muestra los datos reales de períodos anteriores para la opción “Real” de barras y curvas, y para las curvas “Costo del valor planeado”, “Costo de valor ganado” y ”Costo estimado al finalizar” si escoge la opción “Mostrar valor real y ganado con datos de período financiero”.

Personalizar el formato de los ajustes del gráfico de actividades Haga clic en la pestaña “Gráfico”. Marque la casilla junto a cada unidad de tiempo (principal o secundaria) para la que desee mostrar una línea vertical en el fondo. Marque la casilla junto al tipo de línea horizontal que desee mostrar para cada número a lo largo del perfil. Seleccione el color de la línea. Para mostrar una leyenda en las barras del perfil, marque la casilla “Mostrar leyenda”. Para mostrar las barras del perfil en 3D, marque la casilla “Barras 3D”. Para cambiar el color de fondo del perfil, haga clic en “Color de fondo” y seleccione un color nuevo. Para mostrar la escala de tiempo en los incrementos que especifique, marque la casilla “Calcular promedio”. Especifique la unidad de medida de los incrementos de la escala de tiempo.

Especificar el valor que usará el módulo para dividir los totales de los intervalos de la escala de tiempo. O muestre la división en el incremento especificado en “Preferencias del usuario” para el intervalo de fecha correspondiente.

En este capítulo se describe cómo personalizar las filas y columnas de los diseños, cómo establecer la escala de tiempo, cómo modificar las barras del diagrama de Gantt, cómo indicar el aspecto de las cajas de la red de actividades, y cómo modificar los ajustes de los perfiles de utilización de recursos y actividades para mejorar la supervisión del rendimiento del proyecto. En el capítulo Impresión de diseños e informes podrá consultar las instrucciones para configurar las opciones de página e impresión, previsualizar e imprimir diseños e informes, y publicar diseños e informes en formato HTML. En este capítulo Para expandir o condensar la escala de tiempo, haga clic y arrastre la fecha de un mes. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la zona de “Barras” y escoger “Escala de tiempo” para cambiar su configuración.

Agrupar, ordenar y filtrar datos

Agrupar datos Los datos se agrupan para organizar la información en categorías que compartan un atributo común, como la estructura de proyectos de la empresa (EPS), la estructura jerárquica de trabajos (WBS), el valor del código o el recurso. Utilice opciones de agrupación predefinidas; por ejemplo, cuando esté en la ventana “Gastos”, agrupe por proveedor, WBS o categoría.

Utilice estas opciones predefinidas para agrupar y ordenar en las ventanas de WBS, gastos, documentos y productos de trabajo, umbrales y riesgos.

También puede personalizar los criterios de agrupación cuando trabaje con proyectos, actividades y recursos. Agrupe en simples listas de información de un nivel, como fechas, duraciones, costes y otros datos numéricos. También puede agrupar por varios tipos de datos en el mismo diseño de vista. Por ejemplo, agrupe por proyecto y después por holgura total. Cada banda de grupo puede tener un color y una fuente únicos. Los criterios de agrupación también pueden disponerse en jerarquías de datos con varios niveles (hasta 20). Estos elementos incluyen proyectos, WBS, códigos de proyecto y códigos de actividad. Seleccione si desea sangrar cada nivel de la jerarquía, y especifique cuántos niveles desea ver. Si limita el número de niveles, podrá agrupar por datos adicionales.

Este diseño está agrupado por varios niveles de la WBS.

También puede especificar criterios de agrupación y orden personalizados cuando hay una tabla de utilización de recursos en la parte inferior de la ventana “Actividades”.

Personalizar grupos En la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño”, y seleccione “Agrupar y ordenar”. También puede hacer clic en la barra de opciones “Diseño” de la ventana “Proyectos” o en la barra “Mostrar” de la ventana “Recursos”.

Cuando agrupe por elemento jerárquico, como WBS, marque la casilla “Sangrar” para sangrar cada nivel, y especifique cuántos niveles mostrar.

Cuando agrupe por números, fechas o duraciones, escoja un intervalo para cada grupo. Por ejemplo, agrupe actividades por costes reales en incrementos de 3.000 dólares.

Para seleccionar el elemento que quiera usar para agrupar los datos, haga clic en “Agrupar por” y seleccione un valor del menú desplegable.

Estos ajustes se aplican al campo “Agrupar por” seleccionado más arriba.

Marque o desactive las casillas para seleccionar el texto que aparecerá en las bandas de grupos. Para mostrar el nombre del campo en la banda, marque la casilla “Mostrar título”. Para mostrar el ID o el código en la banda, marque la casilla “Mostrar ID/código”. Para mostrar el nombre o la descripción en la banda, marque la casilla “Mostrar nombre/descripción”. Para ordenar las bandas de grupo alfabéticamente y no según su posición en la jerarquía respectiva, marque la casilla “Ordenar alfabéticamente bandas de grupo”. Para ocultar las bandas de título que no contengan actividades dentro del grupo, marque la casilla “Ocultar si está vacío”.

Debe seleccionar “Mostrar ID/código” o “Mostrar nombre/descripción”.

Configurar como preferencia del usuario Si desea mostrar una etiqueta en las bandas de grupo, pero se encuentra en una ventana/cuadro de diálogo desde la que no puede acceder a un cuadro de diálogo de “Agrupar y ordenar”, entre en “Editar”, “Preferencias del usuario”. Haga clic en la pestaña “Aplicación”. En el apartado “Agrupar y ordenar”, marque “Mostrar ID/código”, “Mostrar nombre/descripción” o las dos.

Marque para reorganizar inmediatamente los datos actualizados de las actividades, y así reflejar los criterios de agrupación y orden.

Ordenar datos Al ordenar se determina la secuencia en la que los proyectos, actividades o recursos aparecerán en la ventana en la que se encuentre. Puede ordenar alfabéticamente, numéricamente o cronológicamente, según los datos que escoja. Por ejemplo, ordene por holgura total para ver primero las actividades críticas, u ordene por porcentaje de avance en orden descendente para ver las actividades terminadas o en progreso en la parte superior de la pantalla. Especificar el orden En la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño”, y seleccione “Agrupar y ordenar”. Haga clic en “Ordenar”. También puede hacer clic en la barra de opciones “Diseño” en la ventana “Proyectos” o en la barra de opciones “Mostrar” de la ventana “Recursos”, y seleccionar “Agrupar y ordenar por”, “Personalizar”, “Ordenar”. Para seleccionar un elemento como método para ordenar, haga doble clic en la celda “Nombre de campo” y seleccione el campo. Para seleccionar un orden, haga doble clic en “Secuencia de orden” y escoja “Ascendente” o “Descendente”.

Haga clic en “Agregar” para especificar otros criterios de orden.

Reorganizar los datos Puede marcar la casilla “Volver a organizar automáticamente” si entra en el menú “Editar” y selecciona “Preferencias del usuario”, “Aplicaciones”; de este modo, reorganizará la vista o el diseño actuales cada vez que añada una actividad o cambie los datos de actividad. Sin embargo, si tiene muchos cambios que hacer y decide no marcar este ajuste en “Preferencias del usuario”, puede entrar en “Herramientas”, “Reorganizar ahora” para organizar el proyecto. Cuando cambie de vista, aplique un filtro, corte, copie, pegue o actualice los datos, el módulo reorganizará los datos, independientemente de que haya marcado o no la casilla “Volver a organizar automáticamente”.

Filtrar datos Utilice filtros para centrarse en datos específicos. Un filtro es un conjunto de instrucciones que determina los datos que aparecerán en la ventana en la que se encuentre. Puede crear un conjunto de filtros para actividades y otro para proyectos, o usar filtros predefinidos. Los filtros pueden ser filtros definidos por el usuario o filtros globales. Los filtros definidos por el usuario son los que usted define. Sólo usted tendrá acceso a ellos para todos los proyectos en los que trabaje. Los filtros globales están disponibles para todos los usuarios de todos los proyectos. Seleccionar un filtro Para seleccionar actividades del proyecto abierto, haga clic en la barra de opciones “Diseño” de la ventana “Actividades” y seleccione “Filtros”. Para filtrar los proyectos en la ventana “Proyectos”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y en “Filtrar por”. Marque la casilla junto a cada filtro que desee aplicar.

Haga clic para ver todas las actividades (y eliminar todos los filtros).

Escoja “Todos” o “Cualquier” para combinar varios filtros. Combinar filtros reduce todavía más los datos seleccionados.

Estos filtros predefinidos están disponibles cuando selecciona actividades en la ventana “Actividades”. Un conjunto distinto de filtros predefinidos aparece cuando filtra los proyectos en la ventana “Proyectos”. Decida sustituir las actividades que aparecen en el diseño o marcar un subconjunto de las actividades del diseño.

Haga clic para ver cómo funciona un filtro antes de seleccionarlo definitivamente.

Para convertir un filtro definido por el usuario en uno al que puedan acceder todos los usuarios, selecciónelo y haga clic en “Hacer global”.

También puede personalizar filtros individuales cuando realice el seguimiento de diseños o informes (con el asistente de informes).

Para ver los ajustes de un filtro definido por el usuario o global antes de aplicarlo, selecciónelo y haga clic en “Modificar”. Para ver los criterios de un filtro predefinido, cópielo y péguelo. El filtro se copia en la lista de filtros definidos por el usuario, donde podrá modificarlo.

Crear un filtro definido por el usuario En la ventana “Actividades”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Filtros”. También puede hacer clic en la barra de opciones “Diseño” de la ventana “Proyectos” y entrar en “Filtrar por”, “Personalizar”. Haga clic en “Nuevo”. Escriba el nombre del filtro. Haga clic en la celda “Parámetro” y seleccione un dato. Haga doble clic en la celda “Es” para seleccionar un criterio para el filtro. Especifique un valor en el campo “Valor”. Si los valores requieren una entrada específica, puede seleccionarla de una lista desplegable. Por ejemplo, si filtra por tipo de actividad, debe seleccionarlo de la lista de tipos disponibles. Haga clic en “Agregar” para definir múltiples criterios de selección. Especifique si deben cumplirse

todos los criterios o sólo un criterio.

Si especifica que deben cumplirse todos los criterios, las afirmaciones se unen mediante “Y”. Si se puede cumplir cualquier criterio, se utiliza una “O”.

Puede “estructurar” los criterios para crear varios niveles de selecciones. Si especifica que el parámetro superior es “Todos los siguientes”, cada nivel sucesivo seleccionará sólo aquellos proyectos/actividades que cumplan los criterios de los niveles que tengan por encima. Si especifica “Cualquiera de los siguientes” como parámetro superior, cada grupo de criterios se separa por una “O”.

Un segundo conjunto de criterios se une mediante una “Y” porque se especifica “Todos los siguientes” como parámetro superior. Este filtro selecciona todas las actividades con holgura negativa que pertenezcan al proyecto Bldg y tengan un recurso Purchasing o Construct asignado.

Eliminar filtros Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y entre en “Filtro”. Para eliminar un filtro específico, desactive la casilla “Seleccionar” del mismo. Para eliminar todos los filtros, marque la casilla “Todas las actividades” o “Todos los proyectos”. Para previsualizar sus cambios, haga clic en “Aplicar”. Eliminar filtros de actividades definidos por el usuario Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y entre en “Filtro”. Seleccione el filtro que desee borrar y haga clic en “Eliminar”. Sólo se pueden borrar los filtros definidos por el usuario.

Combinar filtros Para crear un filtro que seleccione cualquier actividad con un criterio de selección y cualquier actividad con otro criterio de selección, debe definir dos filtros distintos y después combinarlos cuando los ejecute. Por ejemplo, para seleccionar cualquier actividad que pertenezca al grupo Corporate IT y que no esté terminada, puede crear un filtro que seleccione todas las actividades que entren dentro de varios niveles de la WBS (específicos del grupo Corporate IT), y otro filtro que seleccione todas las actividades con unidades de trabajo remanente mayores que cero. Para ejecutar los filtros, entre en el cuadro de diálogo “Filtros”, seleccione “Todos los filtros seleccionados” y marque las casillas de los dos filtros en cuestión.

Muestra el nombre del filtro aplicado al diseño.

Las actividades y los proyectos pueden agruparse en categorías que compartan un atributo común. Por ejemplo, se puede centrar en actividades seleccionadas por recurso, responsabilidad o fechas. Puede ordenar las actividades, recursos y proyectos en cualquier orden que desee, como por ejemplo, por fecha de inicio. Los filtros le permiten limitar su selección a un grupo de datos específico. Utilice los filtros estándar proporcionados o añada filtros nuevos.

En este capítulo aprenderá a agrupar, ordenar y filtrar los datos de sus proyectos. En este capítulo

Parte

Personalización de proyectos En esta parte

L

ea esta parte para aprender a personalizar su

escritorio y a crear diseños que lo ayuden a ver los datos que necesite para gestionar sus proyectos. Trabajo con diseños describe los tipos de diseños que pueden crearse, y explica cómo añadir, abrir y guardar diseños. También describe cómo importar y exportar diseños para compartirlos con otros usuarios. Agrupar, ordenar y filtrar datos explica cómo mostrar sólo los datos que necesite ver en un diseño. Personalización de diseños muestra cómo cambiar el aspecto y el contenido de los diseños mediante la modificación de columnas, el formato de los diagramas de Gantt, el ajuste de la escala de tiempo, y la edición de fuentes y colores. Personalización de informes analiza cómo crear informes y asignarlos a grupos y lotes de informes. Impresión de diseños e informes describe las opciones de impresión, y Publicación de un proyecto en la World Wide Web explica cómo crear un sitio web para el proyecto. Cómo

5

vincular el módulo Project Management con Primavera Expedition describe cómo vincular los proyectos de Project Management con Primavera Expedition.

Trabajo con diseños

Tipos de diseño Puede abrir diseños de WBS, proyectos y asignaciones de recursos, y los siguientes tipos de diseños de actividad: tablas de actividades, tablas y perfiles de utilización de actividades y recursos, diagramas de Gantt, redes de actividades, detalles de actividad, y lógica de seguimiento. Divida la ventana “Actividades” en dos paneles, uno superior y otro inferior, para mostrar distintos tipos de diseños de forma simultánea. Por ejemplo, muestre una tabla de actividades en el panel superior, y un perfil de utilización de recursos en el inferior.

Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” para ver un menú de opciones que puede utilizar para personalizar los paneles superior e inferior de la ventana “Actividades”.

Haga clic en “Mostrar arriba” y “Mostrar abajo” para seleccionar el tipo de diseño que aparecerá en cada zona de la ventana “Actividades”.

Si necesita más información sobre los tipos de diseños de vistas y diseños de ejemplo, consulte la Visita rápida en la Parte 1.

Consulte los siguientes ejemplos:

Haga clic en el botón “Mostrar/ocultar diseño inferior” para expandir el diseño superior.

Tabla de actividades Muestra la información sobre las actividades en una tabla. Utilice este tipo de diseño para actualizar rápidamente un proyecto.

Puede usar filtros y agrupación de datos para ver sólo aquellas actividades que tengan lugar en su ciclo de estado actual.

Tabla de utilización de actividades Muestra las unidades, los costes o los datos de valor ganado por actividad en el tiempo. Utilice este tipo de diseño para revisar por período y por datos de recursos/costes resumidos de la actividad.

Puede crear diseños que muestren los datos que necesite ver, en el formato que más le convenga. Personalice la zona superior y la zona inferior del diseño de la vista para incluir tablas, gráficos, diagramas, detalles de actividad o proyecto, y más. Cuando quede satisfecho con el diseño, podrá guardarlo para que tanto usted como otros miembros del equipo puedan volver a usarlo. En este capítulo se describen los distintos tipos de diseño, y cómo crearlos, abrirlos, guardarlos, exportarlos e importarlos. En este capítulo

Haga clic en “Líneas de relación” para ver las relaciones en el diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt Ofrece una representación gráfica del avance de las actividades a lo largo del proyecto. Utilice este diseño para revisar o analizar el programa.

Red de actividades Ofrece una representación gráfica de las actividades, incluidas las relaciones lógicas. La red de actividades sólo puede aparecer en la parte superior. El lado izquierdo de este ejemplo muestra la jerarquía de la WBS, mientras que el derecho muestra el flujo de actividades en formato gráfico. Utilice este diseño para cambiar la secuencia de actividades conforme avanza el proyecto. Para ampliar rápidamente una de las casillas de la red, mantenga pulsada la tecla Alt, y después pulse y arrastre el ratón en la zona de la red de actividades.

Detalles de actividad Le permite ver y modificar información detallada de la actividad seleccionada en la “Tabla de actividades” o en la “Red de actividades”. Este tipo de diseño sólo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este diseño para añadir y actualizar actividades. Para mostrar u ocultar una de las pestañas, haga clic con el botón derecho del ratón en el título de la pestaña y seleccione “Personalizar detalles de actividad”.

Perfil de utilización de actividades Muestra una distribución en el tiempo de unidades y costes de actividad en un formato de gráfico de barras. Este perfil sólo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este tipo de diseño para revisar el uso de trabajo para las actividades en un período específico. Puede mostrar la utilización de todas las actividades, o escoger “Actividades seleccionadas” para mostrar sólo las actividades marcadas.

Tabla de utilización de recursos Muestra los datos de recursos en formato de tabla. Esta tabla sólo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este diseño para ver la asignación de recursos a lo largo del tiempo, según la escala que especifique.

Perfil de utilización de recursos Muestra una distribución en el tiempo de unidades y costes de recursos en función de las actividades, en un formato de gráfico de barras. Este perfil sólo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este diseño para analizar niveles de recursos con el programa. Para mostrar un cuadro emergente con los totales de un mes específico, haga doble clic en la barra de ese mes en el gráfico. También puede mostrar el perfil como un histograma con distintos colores y dibujos para cada recurso. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Histograma apilado”.

Lógica de seguimiento Proporciona una representación gráfica de las relaciones de dependencia de la actividad seleccionada en la “Tabla de actividades” o en la “Red de actividades”. La lógica de seguimiento sólo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este tipo de diseño para moverse fácilmente hacia delante y hacia atrás en el plan, y así ver la ruta crítica. Para ampliar rápidamente un cuadro, mantenga pulsada la tecla Alt, y después pulse y arrastre el ratón por la zona de “Lógica de seguimiento”.

Cómo crear, abrir y guardar diseños de vistas Una vez creado su diseño, podrá guardarlo y volver a usarlo en otras etapas del proyecto o en otros proyectos. Los proyectos pueden estar a disposición de todos los usuarios (globales) o sólo de un usuario específico.

Entre en “Diseño”, “Abrir” para aplicar un diseño existente al proyecto o a los proyectos actuales.

Si necesita más información sobre cómo personalizar los diseños superiores e inferiores, consulte el capítulo Personalización de diseños de vistas.

Añadir un nuevo diseño Personalice el diseño superior y el inferior para crear uno nuevo; después guarde el diseño con el nombre que especifique. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Diseño”, “Guardar como”. Introduzca el nombre del diseño y seleccione quién podrá usarlo: “Todos los usuarios”, “Usuario actual” u “Otro usuario”. Si selecciona “Otro usuario”, haga clic en el botón de exploración del campo “Usuario” y seleccione el nombre del mismo (si guarda un diseño de vista y especifica un usuario que no sea usted, ya no podrá acceder al diseño). Haga clic en “Guardar”. Abrir un diseño Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Diseño”, “Abrir”. Seleccione el diseño que desee abrir, y haga clic en “Abrir”. Para previsualizar el diseño sin cerrar el cuadro de diálogo “Abrir

diseño”, haga clic en “Aplicar”. Guardar cambios en un diseño Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Diseño”, “Guardar”. Para guardar una copia del diseño usando un nombre distinto, seleccione “Diseño”, “Guardar como”. Introduzca un nombre para la copia del diseño, y haga clic en “Guardar”.

Exportación e importación de diseños Si desea compartir un diseño con otros usuarios, expórtelo a una ubicación central de la que ellos puedan importarlo para utilizarlo con sus proyectos. Exportar un diseño Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Diseño”, “Abrir”. Haga clic en el nombre del diseño que desee exportar, y después haga clic en “Exportar”. Especifique un nombre y una ubicación para el archivo de exportación, y haga clic en “Guardar”.

Importar un diseño Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Diseño”, “Abrir”. Haga clic en “Importar”, y seleccione la ubicación del archivo de diseño que desee importar (los archivos de diseño de Primavera tienen la extensión .PLF). Haga clic en “Abrir”. Si desea que el diseño esté disponible para todos los usuarios, haga clic en “Sí” cuando el programa se lo pregunte.

Para sobrescribir el diseño actual con sus cambios, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Diseño”, “Guardar”.

Copiar y pegar datos de la tabla de recursos en Microsoft Excel Ahora puede copiar datos de la tabla de recursos del módulo Project Management y pegarlos en Microsoft Excel. Entre en “Proyecto”, “Asignaciones de recursos”. Seleccione una fila y entre en “Editar”, “Copiar”. También puede seleccionar varias filas. Todos los datos asociados, así como los cabeceros y valores de las filas y columnas, se copiarán en el portapapeles.

Puede que tenga que aumentar el ancho de las columnas para ver toda la información de proyecto.

En Excel, haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla, y después seleccione “Pegar”. Cualquier modificación realizada en Excel no podrá devolverse al proyecto del módulo Project Management. Utilice esta función sólo para realizar informes.

Puede que Excel cambie el formato de los datos pegados en la hoja. Para evitarlo, cambie el formato de las celdas a texto antes de pegar los datos, o pegue los datos en otra aplicación de hojas de cálculo.

Cómo extraer y devolver proyectos

Gestión de proyectos remotos Se pueden extraer proyectos para trabajar con ellos en ubicaciones remotas. Si se extrae un proyecto, no podrá modificarse en el módulo hasta su devolución. Los proyectos pueden extraerse en el formato de Primavera (XER). Este formato le permite utilizar información de proyecto sobre actividades, costes, recursos, etc. en otras instalaciones del módulo Project Management, independientemente de la base de datos que esté empleando (Oracle o Microsoft SQL Server, MSDE incluido). Si desea más información sobre la conversión de proyectos, consulte la Administrator’s Guide.

Seguimiento del estado de extracción Es fácil determinar si se ha extraído un proyecto. Entre en “Empresa”, “Proyectos”, haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto”.

La marca en el símbolo del proyecto indica que se ha extraído el proyecto.

Haga clic en la pestaña “General” para comprobar o cambiar el estado del proyecto.

El nombre del usuario que ha extraído el proyecto. Este campo aparece en blanco si el estado del extracción es “Devuelto”.

La fecha y la hora en la que el usuario extrajo el proyecto. Este campo aparece en blanco si el estado de extracción es “Devuelto”.

Extracción de proyectos El asistente de extracción lo guiará a través del proceso de extracción de proyectos. Antes de iniciar el asistente, abra los proyectos que desee extraer. Extracción de proyectos Entre en “Archivo”, “Extraer”.

Pueden extraerse varios proyectos en formato XER.

Seleccione los proyectos que desee extraer. Si no desea extraer algún proyecto, quite la marca de la casilla “Extracción”.

Si el proyecto que desea extraer no está en la lista, haga clic en “Cancelar”, abra el proyecto y vuelva a entrar en el asistente.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán extraer del módulo Project Management los proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP). Los proyectos gestionados mediante MSP se extraerán en Microsoft Project con ProjectLink. Si necesita más información sobre Primavera ProjectLink, consulte la ayuda de Primavera ProjectLink en Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado ProjectLink). Para acceder a la ayuda, haga clic en el botón Ayuda de cualquier pantalla de ProjectLink.

Especifique el nombre del archivo y la ubicación en la que lo guardará; pulse “Finalizar”.

Haga clic en el botón de exploración para seleccionar la ubicación del archivo.

Si extrae varios proyectos en un mismo archivo .XER, se mantendrán las relaciones entre las actividades de todos los proyectos incluidos en el archivo.

Devolución de proyectos Los proyectos previamente extraídos de la base de datos de Project Management pueden devolverse a través de cualquier instalación del módulo Project Management. Devolución de proyectos Entre en “Archivo”, “Devolver”. Haga clic en el botón de exploración para seleccionar el archivo que desee devolver; pulse “Siguiente”.

Se mantendrán las relaciones entre todos los proyectos del archivo XER.

Especificar las opciones de devolución de proyectos Un archivo XER puede contener datos de varios proyectos. La primera columna del cuadro de diálogo “Opciones de devolución del proyecto” incluye todos los proyectos del archivo XER. Si ya existe un proyecto con el mismo nombre en la instalación actual del módulo, la casilla “Coincidencia” estará marcada. Para evitar sobrescribir los datos de la base de datos del módulo al devolver el archivo XER, haga doble clic en el campo “Acción de importación” junto a cada proyecto y seleccione una de las

siguientes opciones: \n

Actualizar proyecto existente: Se actualiza el proyecto existente con los datos nuevos o modificados del archivo XER; añade datos nuevos si no existe el registro. Seleccione el proyecto que desea actualizar en el campo “Importar a”. Puede definir los datos que deben actualizarse cuando haya coincidencia. Consulte Selección de opciones de actualización de proyecto en este mismo apartado.

\n

Reemplazar proyecto existente: El proyecto existente se borra y se sustituye por el proyecto devuelto del archivo XER. Seleccione el proyecto que desea reemplazar en el campo “Importar a”.

Ignorar este proyecto: El proyecto no se devuelve. Selección de opciones de actualización de proyecto Haga clic en “Siguiente” para seleccionar una configuración de diseño para la devolución de datos de proyecto. Las opciones especificadas en la configuración de diseño determinan la forma en la que el módulo maneja los datos del archivo que coincidan con los de la base de datos. Puede crear y guardar varias configuraciones distintas; sin embargo, sólo una se utilizará para devolver el archivo. Seleccione “Sí” en el campo “Utilizar” junto a la configuración que desee.

Haga clic para crear una configuración de diseño nueva.

Haga clic para personalizar la configuración de diseño.

Modificar una configuración de diseño Las opciones especificadas en una configuración de pantalla determinan la forma de actualización de los datos cuando se devuelven los proyectos. Para modificar estas opciones, seleccione el diseño que desee en el cuadro de diálogo “Actualizar opciones de proyecto” y haga clic en “Modificar”.

Marque para borrar riesgos, relaciones con proyectos externos, umbrales, actividades, relaciones de actividades y asignaciones de recursos de actividades que estén en el proyecto que se va a actualizar, pero que no estén incluidas en el archivo. Para mantener los datos, desactive la casilla.

El cuadro de diálogo “Modificar configuración de importación” indica los tipo de datos en los que puede establecer distintas opciones. Marque la casilla “Eliminar” junto al tipo de dato para eliminar los datos que existan en el proyecto que esté actualizando, pero que no estén incluidos en el archivo que está devolviendo. Por ejemplo, si se definen varios umbrales en el proyecto que está actualizando, pero no se incluyen en el archivo que está devolviendo, marque la casilla en la columna “Eliminar” para borrar los umbrales del proyecto que se actualiza.

El campo “Eliminar” sólo se aplica a los riesgos, las relaciones con proyectos externos, los umbrales, las actividades, las relaciones de las actividades y las asignaciones de recursos de las actividades. Los tipos de datos globales no se ven afectados por esta configuración.

Seleccione una de las siguientes opciones en el campo “Acción” para indicar cómo quiere actualizar el tipo de datos: Conservar existente: Mantiene los datos del proyecto existente y no los sobrescribe con los datos

actualizados; añade datos nuevos si no existe el registro. \n

Actualizar existente: Sobrescribe los datos del proyecto existente con los datos actualizados; añade datos nuevos si no existe el registro.

\n

Introducir nuevo: Mantiene los datos del proyecto existente y añade los datos nuevos. Por ejemplo, si se añade un rol nuevo a los datos, pero no quiere cambiar los roles existentes, escoja “Introducir nuevo” para añadir el nuevo rol al proyecto existente.

\n

No importar: Mantiene los datos del proyecto existente y no importa los datos actualizados.

Haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios en la configuración de pantalla modificada. Haga clic en “Siguiente”. Haga clic en “Finalizar” para terminar la devolución.

La función de extraer y devolver proyectos le permite realizar el seguimiento de los proyectos que se están empleando fuera de la base de datos de la empresa. Por ejemplo, un gerente de proyectos puede extraer un proyecto y llevárselo al emplazamiento del mismo, para así actualizarlo o modificarlo en dicho emplazamiento. Cuando el gerente de proyectos regresa a la oficina, el proyecto se devuelve, y la base de datos queda actualizada. En este capítulo se describe el formato de archivo XER, con el que puede extraer y devolver proyectos del módulo; también se explica cómo extraer y devolver proyectos usando el formato XER. En este capítulo

Comparación de proyectos con Claim Digger

Programación de Claim Digger Información general Puede utilizar Claim Digger para generar un informe de comparación de los proyectos originales con los revisados a los que tenga acceso, o de los proyectos revisados a los que tenga acceso con sus programas base asociados. Puede seleccionar un máximo de cinco comparaciones de proyectos o de proyectos/programas base para un mismo informe. En cada informe comparativo podrá especificar los campos de proyecto y de datos de actividad que desee comparar, el formato del archivo de salida del informe, y si prefiere agrupar los datos de actividad por actividad o por tipo de datos.

Comparación proyecto/programa base Puede accederse a Claim Digger desde el menú “Herramientas” del módulo Project Management. Si Claim Digger está configurado para usar la misma base de datos que el módulo, la entrada es automática. Si Claim Digger está configurado para usar una base de datos distinta, o para usar varias bases de datos, se le pedirá una identificación. Inicio de Claim Digger Entre en “Herramientas”, “Claim Digger”. Si necesita una identificación, escriba su nombre de registro y su contraseña. En caso necesario, escoja la base de datos a la que desee conectarse, y después pulse “OK”.

Si se configura más de una base de datos, aparecerá una lista desplegable bajo el campo de la contraseña, de modo que pueda seleccionar la base que desee utilizar.

Una vez registrado, aparecerá la ventana principal de Claim Digger, y podrá seleccionar los proyectos/programas base y los campos de datos específicos que desee comparar.

Selección de los proyectos/programas base para la comparación Para comparar un proyecto con su programa base o con otro proyecto, seleccione el proyecto revisado en la ventana principal de Claim Digger, y después seleccione el proyecto o el programa base con el que desee compararlo. Escoja un formato, un nombre y una ubicación para el archivo de salida del informe comparativo, y especifique las opciones avanzadas para seleccionar los campos de datos que desee comparar.

Haga clic para seleccionar el proyecto revisado

Haga clic para seleccionar el proyecto o el programa base original.

Seleccione el formato de salida y la ubicación del informe.

Seleccione los campos de datos de proyecto y actividad para la comparación.

LAS PANTALLAS DE CLAIM DIGGER ESTÁN MUY MAL TRADUCIDAS Y, EN ALGUNOS CASOS, SIN TRADUCIR. NO HE PODIDO ENCONTRAR ESOS STRINGS EN LOS ARCHIVOS QUE TENGO, ASÍ QUE NO HE PODIDO ARREGLARLAS. HE TRADUCIDO DESDE CERO LAS FUNCIONES DE LAS QUE SE HABLA EN EL MANUAL, EN VEZ DE USAR LAS MALAS TRADUCCIONES DEL PROGRAMA.**

Para eliminar un proyecto o un programa base de la lista de elementos para comparar, haga clic en la fila correspondiente y pulse “Eliminar”.

Selección de un proyecto revisado Para seleccionar un proyecto revisado, haga clic en una fila y después en el botón de exploración, que aparecerá en ese momento.

En el cuadro de diálogo “Seleccionar proyecto” aparecerán todos los proyectos a los que tenga acceso, agrupados por EPS. El símbolo A + indica que hay más nodos o proyectos ocultos bajo el nodo seleccionado. Haga clic en + o doble clic en el nodo para mostrar los niveles adicionales de la jerarquía. Seleccione el proyecto que desee y haga clic en “OK”.

Haga clic en el botón “Buscar” para buscar un proyecto por su nombre. Los proyectos encontrados aparecen en una lista sin jerarquía, no como en la EPS. Para volver al árbol original de la EPS, haga clic en el botón “Limpiar”.

La función “Buscar” siempre busca en todos los proyectos, no sólo en los que se muestren en ese momento.

Selección de un proyecto original o de un programa base Para seleccionar un proyecto original o un programa base, haga clic en una fila y después en el botón de exploración, que aparecerá en ese momento. Escoja la opción de mostrar proyectos o programas base. Con la opción “Proyectos” aparecerán todos los proyectos a los que tenga acceso, agrupados por EPS. La opción “Programas base” muestra todos los programas base asociados al proyecto revisado que haya seleccionado. Tras localizar el proyecto o el programa base que desee, selecciónelo y pulse “OK”.

Seleccione si desea mostrar proyectos o programas base.

Cuando se selecciona la opción “Programa base”, los programas encontrados aparecen en una lista sin jerarquía, no como en la EPS.

Haga clic en el botón “Buscar” para buscar un proyecto o programa base por su nombre. Si necesita más información, consulte el apartado “Selección de un proyecto revisado”.

Configuración de opciones avanzadas Haga clic en “Avanzado...” para seleccionar los campos de datos de proyecto y actividad que desee incluir en el informe.

Datos de proyecto

Datos de actividad

Todas las opciones de proyecto y actividad aparecen seleccionadas por defecto. Para excluir una opción, desactive la casilla correspondiente. Para incluir una opción en el informe comparativo, marque la casilla situada junto al nombre del elemento. Para agrupar los datos de actividad del informe comparativo por actividad y no por tipo de campo de datos, marque la casilla “Agrupar informe por actividad”. Cuando se activa esta opción, los elementos que seleccione en el apartado de datos de actividad se agrupan por actividad en el informe. Los elementos del proyecto aparecen en la parte superior del informe y no agrupados por actividad. Haga clic en “OK” para guardar las opciones seleccionadas. Configuración del formato de salida En el apartado “Enviar informe a”, escoja uno de los formatos disponibles: \n

HTML (predeterminado)

\n

CSV

\n

texto ASCII

Si el formato de salida es texto ASCII, seleccione un delimitador de campo y un calificador de texto de

la lista desplegable. \n

Delimitadores de campo disponibles •

coma (,)

pleca (|) • \n

punto (.)

Calificadores de texto disponibles: •

ninguno

•

comillas inglesas (“)

•

comillas simples (‘)

•

símbolo del dólar ($)

Configuración de la ubicación del archivo de salida Para configurar el nombre de archivo y la ubicación en la que se guardará el informe comparativo, utilice una de las siguientes opciones: \n

En el campo “Archivo de salida”, escriba la ruta completa y el nombre del archivo.

Asegúrese de introducir la extensión correcta del archivo, según el formato de salida que haya seleccionado. Si escribe una extensión equivocada, el informe no aparecerá correctamente cuando lo abra.

Si especifica un nombre de archivo, pero no su ubicación, el informe se guarda en el directorio de instalación del módulo.

\n

Haga clic en el botón de exploración situado junto al campo “Archivo de salida”. Busque la ubicación de salida que desee, escriba un nombre de archivo (no hace falta poner la extensión) y haga clic en “Guardar”.

Ver los informes automáticamente Para ver los informes automáticamente después de su creación, marque la casilla junto a “Ver archivo cuando termine”. Si esta opción está seleccionada, los informes se abren automáticamente en el módulo predeterminado que esté asociado al formato de salida del informe (por ejemplo, los informes en HTML se abren en el explorador predeterminado del sistema). Generación del informe comparativo Una vez configuradas todas las opciones del informe y de la salida, haga clic en “Comparar” para generar el informe.

Si alguno de los proyectos revisados incluidos en la lista para su comparación no tienen asociado un proyecto original o un programa base, aparecerá un mensaje de error. Asegúrese de seleccionar un proyecto original o un programa base para cada proyecto revisado de la lista.

Si ya existe el archivo de salida, aparecerá una advertencia. Para sobrescribirlo, haga clic en “Sí”. Para cancelar la comparación y seleccionar un nombre de archivo distinto, haga clic en “No”. Durante el funcionamiento de Claim Digger aparece un cuadro de diálogo en el que se muestra el avance de la comparación. Para detener la comparación antes de que termine, haga clic en “Cancelar”. Al finalizar la comparación aparece un cuadro de diálogo en el que se muestra la ubicación del informe. Haga clic en “OK” para continuar.

Datos de comparación En la siguiente tabla se incluyen los objetos empresariales que compara Claim Digger, junto con los campos que contienen.

Algunos campos son para realizar informes o para verificar que se trata de un archivo único, no para compararlos. Dichos campos se identifican mediante un asterisco.

Opción Datos generales de proyecto

Objeto empresarial Proyecto

Datos generales de la WBS

WBS

WBS añadida/borrada

WBS

Datos de presupuesto del proyecto Proyecto

Opciones de programación

Opciones de programa

Campos Fecha de datos [DataDate] Fecha de fin [FinishDate] Fecha de fin obligatorio [MustFinishByDate] Nombre de OBS [OBSName] Fecha de inicio planeado [PlannedStartDate] Fecha de inicio [StartDate] Estado [Status] Fecha de fin previsto [AnticipatedFinishDate] Fecha de inicio previsto [AnticipatedStartDate] Nombre de OBS [OBSName] Estado [Status] Código [Code] Nombre [Name] Presupuesto actual [CurrentBudget] Desviación actual [CurrentVariance] Presupuesto actual distribuido [DistributedCurrentBudget] Plan total de ingresos [TotalBenefitPlan] Cuenta del plan de gastos totales [TotalBenefitPlanTally] Plan total de gastos [TotalSpendingPlan] Cuenta del plan de gastos totales [TotalSpendingPlanTally] Presupuesto sin asignar [Unallocated Budget] Desviación actual sin distribuir [UndistributedCurrentVariance] Calcular tipo de holgura total

Actividades añadidas/eliminadas

Actividad

Datos generales de actividad

Actividad

Costes

Actividad

[ComputeTotalFloatType] Umbral de holgura de actividades críticas [CriticalActivityFloatThreshold] Tipo de ruta de actividades críticas [CriticalActivityPathType] Ignorar otras relaciones de proyecto [IgnoreOtherProjectRelationships] Nivelar recursos durante programación [LevelResourcesDuringScheduling] Hacer que las actividades abiertas sean críticas [MakeOpenEndedActivitiesCritical] Tipo de programa fuera de frecuencia [OutOfSequenceScheduleType] Recalcular costos de asignaciones Calendario de demoras de relaciones [RelationshipLagCalendar] Tipo de cálculo de demora de inicio a inicio [StartToStartLagCalculationType] Utilizar fechas de fin esperado [UseExpectedFinishDates] ID Nombre [Name] Nombre de calendario [CalendarName] Holgura libre [FreeFloat] Es crítico [IsCritical] Holgura total [TotalFloat] Código de WBS [WBSCode] Nombre de WBS [WBSName] Costo de gasto real [ActualExpenseCost] Costo laboral real [ActualLaborCost] Costo de material real [ActualMaterialCost] Costo no laboral real [ActualNonLaborCost] Costo de gastos al completar [AtCompletionExpenseCost] Costo laboral al completar [AtCompletionLaborCost] Costo material al completar [AtCompletionMaterialCost] Costo no laboral al completar [AtCompletionNonLaborCost] Costo de gastos planeado [PlannedExpenseCost] Costo laboral planeado [PlannedLaborCost] Costo de material planeado [PlannedMaterialCost] Costo no laboral planeado

Unidades

Actividad

Duración

Actividad

Fechas

Actividad

Porcentaje de avance

Actividad

Restricciones

[PlannedNonLaborCost] Costo de gastos remanente [RemainingExpenseCost] Costo laboral remanente [RemainingLaborCost] Costo material remanente [RemainingMaterialCost] Costo no laboral remanente [RemainingNonLaborCost] Unidades laborales reales [ActualLaborUnits] Unidades no laborales reales [ActualNonLaborUnits] Unidades laborales al completar [AtCompletionLaborUnits] Unidades no laborales al completar [AtCompletionNonLabor Units] Unidades laborales planeadas [PlannedLaborUnits] Unidades no laborales planeadas [PlannedNonLaborUnits] Unidades laborales remanentes [RemainingLaborUnits] Unidades no laborales remanentes [RemainingNonLaborUnits] Duración real [ActualDuration] Duración al completar [AtCompletionDuration] Duración planeada [PlannedDuration] Duración remanente [RemainingDuration] Fecha de fin real [ActualFinishDate] Fecha de inicio real [ActualStartDate] Fecha de fin anticipado Fecha de inicio anticipado [EarlyStartDate] Fecha de fin tardío [LateFinishDate] Fecha de inicio tardío [LateStartDate] Fecha de fin planeado [PlannedFinishDate] Fecha de inicio planeado [PlannedStartDate] Porcentaje de avance de duración [DurationPercentComplete] Porcentaje de avance físico [PhysicalPercentComplete] Porcentaje de avance de unidades [UnitsPercentComplete] Fecha de restricción primaria [PrimaryConstraintDate] Tipo de restricción primaria [PrimaryConstraintType]

Asignaciones añadidas/eliminadas

Asignación de recursos

Asignación general de recursos

Asignación de recursos

Gastos añadidos/eliminados

Gastos de actividad

Gastos generales

Gasto de actividad

Relaciones

Relaciones

Fecha de restricción secundaria [SecondaryConstraintDate] Tipo de restricción secundaria [SecondaryConstraintType] ID de Actividad [ActivityID] Nombre de actividad [ActivityName] ID de recurso [ResourceID] Nombre de recurso [ResourceName] ID de Actividad* [ActivityID*] Nombre de actividad* [ActivityName*] Costo real [ActualCost] Unidades reales [ActualUnits] Costo al completar [AtCompletionCost] Unidades al completar [AtCompletionUnits] Nombre de cuenta de costo [CostAccountName] Es recurso primario [IsPrimaryResource] Costo planeado [PlannedCost] Duración planeada [PlannedDuration] Unidades planeadas [PlannedUnits] Precio por unidad [PricePerUnit] Costo remanente [RemainingCost] Duración remanente [RemainingDuration] Unidades remanentes [RemainingUnits] Unidades remanentes por tiempo [RemainingUnitsPerTime] ID de recurso [ResourceID] Nombre de recurso [ResourceName] ID de rol [RoleID] Nombre de rol [RoleName] ID de Actividad [ActivityID] Nombre de actividad [ActivityName] Elemento de gasto [ExpenseItem] ID de Actividad* [ActivityID*] Nombre de actividad* [ActivityName*] Costo real [ActualCost] Costo al completar [AtCompletionCost] Nombre de cuenta de costo [CostAccountName] Elemento de gasto* [ExpenseItem*] Porcentaje de avance de gasto [ExpensePercentComplete] Costo planeado [PlannedCost] Precio por unidad [PricePerUnit] Costo remanente [RemainingCost] Demora

Códigos de actividad Temas del bloc de notas

Nota de actividad

Pasos

Paso de actividad

ID de actividad predecesora [PredecessorActivityID] Nombre de actividad predecesora* [PredecessorActivityName*] ID de actividad sucesora [SuccessorActivityID] Nombre de actividad sucesora* [SuccessorActivityID*] Tipo* [Type*] Valor de código [CodeValue] Descripción Nombre de tema de bloc de notas [NotebookTopicName] ID de Actividad* [ActivityID*] Nombre de actividad* [ActivityName*] Nombre* [Name*] Porcentaje de avance [PercentComplete] Peso [Weight] Porcentaje de peso [WeightPercent]

Claim Digger proporciona la posibilidad de comparar dos proyectos, o un proyecto y una base de referencia asociada, para determinar qué datos se han añadido, borrado o modificado en los programas. Según los campos de datos que seleccione para la comparación, esta función creará un informe de comparación de planes de proyecto en uno de los tres formatos de archivo disponibles. En este capítulo

Mantenimiento de una librería de documentos de proyecto

Cómo ver una librería de documentos y cómo agregar/eliminar productos de trabajo y documentos Un documento puede ser un documento de referencia para una actividad, si proporciona normas y directrices para la realización del trabajo de dicha actividad, o puede identificarse formalmente como una norma de proyecto. Un documento también puede ser un producto de trabajo o la salida de una actividad, como ocurre con los planes de pruebas y los anteproyectos. También puede identificar las entregas del proyecto, es decir, los documentos que se entregarán al usuario final o cliente al final del proyecto. Utilice la función “Productos de trabajo y documentos” para mantener información general sobre los documentos del proyecto, como la fecha de revisión, la ubicación y el autor. Guarde los archivos de documentos en un servidor de archivos de la red, un sistema de gestión de configuración o un sitio web, según los requisitos del proyecto. Puede asignar productos de trabajo y documentos de “Detalles de WBS” (y asignarlos a elementos específicos de la WBS para realizar el seguimiento del trabajo) o de “Detalles de PT y Doc”. También puede indicar si los documentos son públicos o privados. Ver una librería de documentos de proyecto Entre en “Proyecto”, “Documentos y productos de trabajo”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Detalles de PT y Doc” (debe marcarse la casilla que hay junto a dicha opción). Añadir un documento o producto de trabajo Abra el proyecto en el que desee añadir un documento o producto de trabajo. Entre en “Proyecto”, “Documentos y productos de trabajo”. Haga clic en la etiqueta de la columna “Título” para ver la jerarquía de documentos (un símbolo de esquema en la etiqueta de la columna “Título” indica una presentación jerárquica). Seleccione el documento que esté justo encima y al mismo nivel que el documento que desee añadir, y después pulse “Agregar”. Haga clic en la pestaña “General” de los “Detalles de PT y Doc”. Escriba un nombre para el documento, y después añada información general sobre el mismo.

Introduzca el número de referencia o de catálogo del documento seleccionado.

Controle la versión del documento introduciendo el número correspondiente y la fecha de la última actualización

Configure categorías de documentos en “Admin”,”Categorías de admin”; utilice categorías para organizar distintos tipos de documentos.

Marque para indicar que el documento es una entrega del proyecto.

Configure un estado de documento en “Admin”, “Categorías de admin”.

Introducción de la descripción de un documento Haga clic en la pestaña “Descripción” y escriba la descripción del documento. Puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos. Eliminación de registros de documentos Entre en “Proyecto”, “Documentos y productos de trabajo”. Seleccione el documento o el grupo de documentos que desee borrar, y después pulse “Eliminar”. Haga clic en “Sí” cuando se lo indique el programa.

La eliminación de un documento no supone tan sólo la eliminación del vínculo del mismo, sino también del archivo físico real del documento.

Especificación de las referencias de ubicación del documento Puede especificar dos tipos de referencias de ubicación del documento: ubicación privada y ubicación pública. Las referencias de ubicación privada sólo pueden verlas los usuarios del módulo Project Management. Las referencias de ubicación pública pueden verlas todos los participantes en el proyecto, incluidos los usuarios de Timesheets. Por tanto, las referencias públicas suelen ser los archivos guardados en una red de amplio acceso, una intranet o Internet. Introducción de las referencias de ubicación del documento En la ventana “Documentos y productos de trabajo”, seleccione el registro del documento en el que desea introducir una referencia de ubicación. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Detalles de PT y Doc” (debe marcarse la casilla que hay junto a dicha opción). Haga clic en la pestaña “Archivos”.

Si desea definir el documento como privado, escriba la ubicación del archivo en este campo, o haga clic en el botón de exploración para seleccionar la ubicación. Si desea definir el documento como público, escriba la ubicación del archivo en este campo, o haga clic en el botón de exploración para seleccionar la ubicación.

Abrir un documento o producto de trabajo Entre en “Proyecto”, “Documentos y productos de trabajo”. Seleccione el documento que desee abrir. Haga clic en la pestaña “Archivos”. Para ver el archivo privado de un documento, haga clic en “Lanzar” junto al campo “Ubicación privada”. Sólo los usuarios del módulo Project Management pueden ver este

archivo. Para ver el archivo público de un documento, haga clic en “Lanzar” junto al campo “Ubicación pública”. Todos los participantes en el proyecto pueden ver este archivo.

Asignación de documentos y productos de trabajo Puede asignar documentos y productos de trabajo tanto a actividades como a elementos de la WBS. Por ejemplo, durante las primeras etapas de planificación de un proyecto, puede asignar un documento a un elemento de la WBS. Más adelante, puede asignar el mismo documento a una o más actividades, conforme se desarrollen los detalles de las actividades de su proyecto. Si necesita más instrucciones sobre cómo asignar documentos de las ventanas “Actividades” y “WBS”, consulte los capítulos Trabajo con actividades y Revisión de la estructura jerárquica de trabajo.

Asignación de documentos de la ventana “Documentos y productos de trabajo” Seleccione el documento que desee asignar. Para asignar varios documentos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de ellos. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y seleccione “Detalles de PT y Doc” (debe marcarse la casilla junto a Detalles de PT y Doc). Haga clic en la pestaña “Asignaciones”. Haga clic en “Asignar”. En el cuadro de diálogo emergente, seleccione la actividad o el elemento de la WBS al que desee asignar el documento seleccionado. Pulse el botón Asignar. Para eliminar una asignación de documento de una actividad o de un elemento de la WBS, seleccione el elemento en la pestaña “Asignaciones” y haga clic en “Eliminar”.

Para cambiar el orden de clasificación de cualquier columna, haga clic en las etiquetas de las mismas.

Marque esta casilla para indicar que el documento asignado es un producto de trabajo.

Utilice la función “Documentos y productos

de trabajo” para catalogar y realizar el seguimiento de todos los documentos y entregas relacionados con el proyecto. Esto incluye directrices, procedimientos, normas, planes, plantillas de diseño, hojas de trabajo y todo tipo de entregas del proyecto. En este capítulo se describe cómo mantener la librería de documentos y productos de trabajo de su proyecto. En este capítulo

Gestión de riesgos

Cómo añadir riesgos Para identificar un riesgo, introduzca el nombre, el estado, el tipo de riesgo, el nivel de prioridad y la fecha en la que se identificó. También puede especificar a qué elemento y a qué recursos de la WBS afectará el riesgo, así como el elemento de la OBS responsable de controlarlo. Añadir un riesgo Seleccione “Proyecto”, “Riesgos”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, y después en “Detalles de riesgo” (la opción se marcará con un símbolo). Haga clic en “Agregar” y después en la pestaña “General”. Escriba el nombre del riesgo, y seleccione el elemento de la WBS y el recurso que se verán afectados por el mismo. Si no especifica ningún recurso, el módulo considerará todos los recursos de la WBS seleccionada. Seleccione al gerente responsable de controlar el riesgo. Los gerentes responsables se definen en la estructura jerárquica de la organización (OBS). Seleccione el tipo de riesgo que está creando, y especifique el nivel de prioridad que desea asignar al riesgo.

Para especificar una fecha de identificación de riesgos que no sea la actual, haga clic en el botón de exploración y seleccione una nueva fecha.

Añadir una descripción de riesgo y un plan de control Haga clic en la pestaña “Descripción” y escriba la descripción del riesgo. Para introducir la descripción del plan de control del riesgo, haga clic en la pestaña “Control” y escriba la descripción en el campo “Plan de control de riesgo”. En ambas pestañas puede utilizar las funciones de edición de HTML, que incluyen formato de texto, inserción de imágenes, copiado y pegado de información de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introducción de hipervínculos.

Cálculo de valores de exposición El módulo utiliza la probabilidad de que suceda el riesgo, la fecha del impacto potencial, y las estimaciones de unidades de recursos y gastos para calcular los valores de exposición netos de un riesgo. Estos valores de exposición se usan para determinar el impacto del riesgo en el coste, la holgura y la fecha de fin del proyecto. Los datos del proyecto actual no varían. Cálculo de los valores de exposición de un riesgo Seleccione “Proyecto”, “Riesgos”. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar”, y después en “Detalles de riesgo” (la opción se marcará con un símbolo). Seleccione el riesgo cuyos valores de exposición desee calcular, y haga clic en la pestaña “Impacto”. Una vez dentro, especifique la fecha de impacto que le interese. El módulo sólo tiene en cuenta las actividades de la WBS o del recurso seleccionado que estén programadas para iniciarse durante o después de la fecha de impacto. Escriba el número estimado de unidades laborales y no laborales, o de unidades materiales o de tiempo, y el coste total estimado de los gastos que supondrá el riesgo, si se produce. Escriba o seleccione una estimación porcentual de la probabilidad de que se produzca el riesgo. El módulo calcula y muestra los valores de exposición del riesgo como Exposición = Impacto x Probabilidad.

Este número se calcula usando la WBS, el recurso y la fecha.

El campo “Actual” contiene el número restante de unidades laborales y no laborales, o materiales y de tiempo, así como los gastos remanentes actuales, de la WBS y del recurso asignados al riesgo seleccionado.

Cálculo del impacto de un riesgo El módulo usa el método de estimación descendente para aplicar los valores de exposición de un riesgo, y calcular el impacto en el programa, el coste y la duración de un proyecto. El módulo aplica estos valores a las actividades que terminan en la fecha de impacto del riesgo o después de ella. Esto no incluye las actividades terminadas, bloqueadas o de hitos. Al aplicar los valores de exposición, el módulo utiliza cualquier elemento o actividad que contenga la WBS, junto con cualquier asignación o información de recursos (como precio y disponibilidad); después programa el proyecto según las preferencias de programación actuales.

Antes de calcular el impacto de un riesgo, debe determinar los valores de exposición del mismo en la pestaña “Impacto”.

Cálculo del impacto de un riesgo Programe el proyecto en el que desee calcular el impacto del riesgo, y después entre en “Proyecto”, “Riesgo”. Seleccione el riesgo cuyo impacto desee calcular. Vaya a la barra de comandos y haga clic en “Calc impacto”. El módulo aplica cualquier unidad de recursos y después programa el proyecto usando las opciones de programación vigentes en ese momento.

Utilice este cuadro de diálogo para ver el efecto de los riesgos seleccionados en el coste y la duración programados del proyecto.

El número de actividades a las que afectará el riesgo. No es el número total de actividades contenidas en el elemento de la WBS.

NO LOGRO ENCONTRAR EL TEXTO “MATERIAL COST” EN LOS STRINGS, ASÍ QUE NO HE PODIDO MODIFICARLO. HABRÍA QUE VOLVER A SACAR LA PANTALLA CON EL TEXTO EN CASTELLANO.**

Creación y eliminación de tipos de riesgo Puede crear tipos de riesgo o categorías de posibles riesgos, para después asignarlos a los riesgos de cualquier proyecto. Puede utilizar los tipos de riesgo para clasificar y normalizar los riesgos de todos los proyectos. Añadir un nuevo tipo de riesgo Entre en “Admin”, “Categoría de admin”. Haga clic en la pestaña “Tipo de riesgo” y después en “Agregar”. Escriba el nombre del nuevo tipo de riesgo. Para mover un tipo de riesgo por la lista, selecciónelo y haga clic en “Desplazar hacia arriba” o “Desplazar hacia abajo”.

Borrar un tipo de riesgo Entre en “Admin”, “Categoría de admin”. Haga clic en la pestaña “Tipo de riesgo” y después seleccione un riesgo. Haga clic en “Eliminar”. Haga clic en “Sí” para borrarlo.

Personalización de los diseños de las vistas de riesgos Utilice el cuadro de diálogo “Columnas” para especificar qué columnas desea mostrar en el diseño actual de la tabla de riesgos. Personalización de las columnas de las tablas de riesgos En la ventana “Riesgos del proyecto”, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” y escoja “Columnas”, “Personalizar”.

Los botones con una flecha doble sirven para añadir/eliminar todas las columnas disponibles en el diseño actual; los botones con una sola flecha añaden/eliminan los elementos seleccionados del diseño actual.

Haga clic para cambiar el título de la columna del elemento seleccionado.

Para modificar las columnas que aparecen en la vista de riesgos, haga clic en los botones de las flechas para mover los datos de “Opciones disponibles” a “Opciones seleccionadas”, y viceversa. Los elementos incluidos en la columna “Opciones seleccionadas” aparecerán en la vista actual cuando haga clic en “Aceptar”. Haga clic en “Aplicar” para ver sus cambios sin cerrar el cuadro de diálogo. Filtrar, agrupar y ordenar la tabla de riesgos Puede seleccionar los riesgos que desee ver y especificar cómo desea verlos, y puede restringir los riesgos que van a verse. En la ventana “Riesgos del proyecto”, haga clic en la barra de opciones

“Mostrar”. Escoja “Filtrar por” o “Agrupar y ordenar por”, y la opción que mejor describa cómo desea ver los riesgos.

Este diseño de vista de riesgos está agrupado por elemento de la WBS y filtrado por riesgos abiertos, para un rápido análisis.

La función integrada de gestión de riesgos le permite identificar, categorizar y priorizar los posibles riesgos asociados con elementos y recursos específicos de la estructura jerárquica de trabajos (WBS). También puede crear planes de control de riesgos, y asignar una probabilidad de que ocurran y un elemento de la estructura jerárquica de la organización (OBS) a cada riesgo. Dicho elemento de la OBS es la persona o el gerente de proyectos responsable de la gestión del riesgo. En este capítulo se describe cómo añadir riesgos y tipos de riesgos, cómo calcular el impacto de un riesgo y cómo personalizar la forma en la que aparecen en pantalla los

riesgos. En este capítulo

Resumen de proyectos

Configuración de las opciones de resumen Antes de poder resumir la información, tendrá que especificar qué proyectos deben resumirse, así como el nivel máximo de la estructura jerárquica de trabajos (WBS) cuyos datos desee resumir. Por ejemplo, puede que desee analizar sólo proyectos específicos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS), o concentrarse en la información perteneciente a un nivel concreto o inferior de la WBS. Los administradores pueden profundizar en la definición del resumen si editan los ajustes de registro. Consulte la Administrator’s Guide si necesita más información.

Configuración de las opciones de resumen Entre en “Empresa”, “Proyectos”. Seleccione el proyecto que desee resumir. Haga clic en la pestaña “Configuraciones” de “Detalles del proyecto”. En el campo “Resumir a nivel de WBS”, especifique el nivel máximo de la WBS al que resumir el proyecto. Este número indica el nivel máximo que los demás podrán visualizar en myPrimavera y en el módulo Portfolio Analysis.

El campo “Resumido por última vez el” muestra la fecha en la que se resumieron los datos del proyecto por última vez.

Marque la casilla “Contiene sólo datos resumidos” si piensa vincularlos con datos de proyecto en otras aplicaciones.

El módulo resume dos conjuntos de datos de proyecto: reales del anterior período de actividad y reales a la fecha. Para seleccionar el conjunto de datos que desee ver, entre en “Editar”, “Preferencias del usuario”. En la pestaña “Análisis de recursos”, seleccione mostrar las unidades y costes reales y de valor ganado como rendimiento de período lineal (para valores reales a la fecha) o rendimiento de período anterior (para valores reales del anterior período).

Resumen de datos de proyecto Con la opción “Resumen”, dentro del menú “Herramientas”, puede resumir los datos en cualquier momento. También puede utilizar la opción “Servicios de trabajo” para programar un momento en el que resumir los datos de forma regular. Por ejemplo, configure el módulo para resumir los datos todos los lunes a las 8 de la mañana. En ambos casos, los datos de proyecto se resumen según la configuración que especifique, y los nuevos valores se guardan en la base de datos del proyecto y sustituyen a los datos de resumen que se hayan calculado antes. Puede ver y realizar informes sobre los datos resumidos en el módulo Project Management, en myPrimavera y en el módulo Portfolio Analysis. ESTA PANTALLA PERTENECE AL MÓDULO PORTFOLIO ANALYSIS, ASÍ QUE NO HE PODIDO SACARLA.** Consulte los datos de resumen para ver rápidamente lo fundamental en el módulo Portfolio Analysis.

También puede resumir un solo proyecto o un grupo específico de proyectos. Seleccione los proyectos

que desee resumir en la EPS, después haga clic con el botón derecho del ratón y escoja “Resumir proyecto”. Haga clic en “Sí”.

Resumen manual de datos de proyecto Entre en “Empresa”, “Proyectos”. Entre en “Herramientas”, “Resumir”, después seleccione resumir los proyectos abiertos en la vista actual, todos los proyectos de la EPS (incluye proyectos tanto abiertos como cerrados, pero no los de sólo resumen), o sólo proyectos resumidos (los proyectos que tienen marcada la casilla “Contiene sólo datos resumidos” en la pestaña “Configuraciones” de “Detalles del proyecto”).

Si decide resumir todos los proyectos, también se resumen los datos de cada nodo de la EPS una vez guardados los resúmenes del proyecto en la base de datos.

Resumen de datos de proyecto mediante servicio de trabajo no distribuido Entre en “Herramientas”, “Servicios de trabajo” y pulse “Agregar”. Seleccione Resumir en el campo “Tipo de servicio”. Especifique un número en el campo “Número de trabajo” para indicar la secuencia en la que se realizará el servicio, si hay más de uno. Escriba una breve descripción del servicio en el campo “Nombre de trabajo”. En el campo “Estado”, seleccione “Activado” para activar el servicio de resumen. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual sólo tendrá que elegir “Desactivado” en el campo “Estado”. En la zona “Ejecutar trabajo”, dentro de la pestaña “Detalles de trabajo”, programe cuándo ejecutar el servicio: todos los días a una hora específica, semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en el día y a la hora que especifique.

En este ejemplo, los proyectos se programan y resumen al final de cada período de dos semanas.

Marque para resumir los proyectos inmediatamente después de su programación. Marque para registrar la información sobre el servicio en el archivo que especifique.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El “Servicio de trabajo” no interactúa con el cliente del módulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor o los servidores en los que esté instalado el “Servicio de trabajo”. Si necesita más información sobre el servicio de trabajo distribuido de Primavera, consulte la Administrator’s Guide.

Resumen de datos de proyecto mediante servicio de trabajo distribuido Los servicios de trabajo distribuido de Primavera (PDJS) permiten dividir los trabajos de resumen de

gran tamaño en trabajos más pequeños, para lo que ejecutan los servicios de forma simultánea en varios servidores. Por ejemplo, puede resumir una EPS con cuatro nodos (proyectos) en dos, tres o cuatro trabajos de resumen individuales. Consulte las siguientes imágenes: La primera imagen muestra que el Trabajo1 está resumiendo 2 nodos de la EPS (Conv y Bldg). La segunda imagen muestra que el Trabajo2 está resumiendo 2 nodos distintos de la EPS (Autumn Breezes y Lofty Heights). Todos estos nodos forman parte de la misma EPS.

Trabajo1 resume los datos en dos nodos de la EPS de un solo proyecto, Conv y Bldg.

Trabajo2 también resume los datos en dos nodos de la EPS de un solo proyecto, Autumn Breezes y Lofty Heights.

El PDJS ejecutará el Trabajo1 y el Trabajo2 a la vez en distintos servidores de PDJS. Cuando se termine el Trabajo2, el PDJS resumirá los datos a nivel de empresa como un trabajo individual.

Antes de ejecutar el PDJS, confirme con su administrador que el PDJS se ha instalado y configurado en la red.

Cuando ejecute trabajos simultáneos, no mezcle trabajos de resumen con otro tipo de trabajos. Si mezcla distintos tipos de trabajos con trabajos de resumen, el PDJS ejecutará los trabajos de forma secuencial y no simultánea. Por tanto, los datos a nivel de la empresa no se resumirán.

Entre en “Herramientas”, “Servicios de trabajo” y pulse “Agregar” para configurar un trabajo de resumen de PDJS. Seleccione “Resumir” en el campo “Tipo de servicio”. Especifique un número en el campo “Número de trabajo” para indicar la secuencia en la que se realizará el servicio. Escriba una breve descripción del servicio en el campo “Nombre de trabajo”. En el campo “Estado”, seleccione “Activado”

para activar el servicio de resumen. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual sólo tendrá que elegir “Desactivado” en el campo “Estado”. En la zona “Ejecutar trabajo”, dentro de la pestaña “Detalles de trabajo”, programe cuándo ejecutar el servicio para el Trabajo1: todos los días a una hora específica, semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en el día y a la hora que especifique. En la zona “Ejecutar trabajo” de la pestaña “Detalles de trabajo”, seleccione para cada trabajo siguiente la opción de ejecutar el trabajo “Inmediatamente después del número de trabajo anterior” (tal y como se muestra en la siguiente imagen). Asigne en la pestaña “Opciones de trabajo” los nodos de la EPS que desee incluir en cada trabajo (tal y como se muestra en las imágenes anteriores).

Lo ideal sería que el número de trabajos simultáneos que se ejecuten en un momento dado no exceda el número de máquinas configuradas para ejecutar PDJS (controlador y servidores de PDJS). No existe un máximo de trabajos simultáneos permitidos, aunque pueden surgir problemas de rendimiento si el número de trabajos simultáneos excede al número de máquinas.

Puede resumir y guardar información sobre la cantidad de recursos y costes, o sobre los campos definidos por el usuario pertenecientes a un nodo de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) o a una estructura jerárquica de trabajos (WBS). Después, en los módulos Project Management y Portfolio Analysis, y en myPrimavera, podrá ver los datos de resumen, como el presupuesto original, y otros valores de costes a distintos niveles de la EPS. En este capítulo se explica cómo resumir los datos “sobre la marcha” o según los intervalos regulares que usted especifique. En este capítulo

Cómo se resumen los datos Puede resumir los datos de todos los proyectos de la EPS. Se calcula y muestra la información de resumen de costes y cantidades, campos definidos por el usuario, fechas, duraciones, holgura, progreso, programas base, desviaciones, y casos especiales de datos de actividades, recursos y costes. En los párrafos siguientes se explica cómo resume el módulo cada tipo de datos. Costes y cantidades El total de los datos de costes y cantidades, como los de coste presupuestado y la cantidad presupuestada, se halla añadiendo los valores de cada actividad del resumen. Campos definidos por el usuario Los campos definidos por el usuario se resumen según su tipo. Por ejemplo, los elementos que representan fechas de inicio muestran la primera fecha de inicio, mientras que los elementos de las fechas de fin muestran las últimas fechas de fin. Un campo numérico de usuario se calcula sumando las actividades resumidas. Un campo de texto definido por el usuario aparecerá en blanco, a no ser que los valores de todas las actividades sean iguales. Fechas Si se muestran las fechas anticipadas, se mostrarán la primera fecha de inicio anticipado (o real) y la última

fecha de fin anticipado (o real). La misma regla se aplica a las fechas tardías y a las fechas anticipadas y tardías de los programas base. Duración Se resumen los valores de duración planeada y remanente. Si se trata de actividades sin avance, las duraciones planeadas y remanentes son el número de períodos de trabajo entre la primera fecha de inicio anticipado y la última fecha de fin anticipado. Si la actividad de resumen tiene una fecha de inicio real, la duración planeada se calcula desde la fecha de inicio real hasta la última fecha de fin anticipado; la duración remanente se calcula desde la fecha de inicio anticipado “interna” hasta la última fecha de fin anticipado. El módulo realiza el seguimiento de la fecha de inicio anticipado de cada actividad, aunque asigne una fecha de inicio real; dicha fecha se conoce como fecha de inicio anticipado “interna” de la duración remanente. Si la actividad de resumen se termina al cien por cien, la duración planeada se calcula como la diferencia entre la fecha de inicio real y la fecha de fin real; la duración remanente es cero. Holgura Puede basar la holgura total de los datos resumidos en las fechas de inicio, las fechas de fin o las fechas más críticas. Para configurar esta opción, entre en “Herramientas”, “Programa”, “Opciones”. En la pestaña “General”, seleccione cómo desea calcular la holgura total en el campo “Calcular holgura total como”. En la pestaña “Avanzado”, escoja cómo desea calcular las múltiples rutas de holgura. Avance La medida más sencilla del porcentaje de avance utiliza la duración para comparar la cantidad de tiempo restante para terminar las actividades con la duración planeada. En este caso, se utiliza la siguiente relación para cada grupo. [(Duración planeada actual de resumen – Duración remanente de resumen) / Duración planeada actual de resumen] x 100

Datos de programa base, datos de comparación y desviaciones Cada dato de programa base, comparación o desviación puede clasificarse como una fecha o como un dato de duración. Consulte los apartados Fechas y Duración de esta misma página.

Actualización, programación y nivelación

El proceso de actualización Una vez iniciado el proyecto, es importante mantener actualizado el programa. Es probable que la duración real se desvíe de las estimaciones originales, y la secuencia de actividades puede cambiar una vez iniciado el trabajo. Además, puede que necesite añadir actividades nuevas y borrar las innecesarias. La actualización regular de la programación y su comparación con la del programa de referencia le garantiza un uso eficaz de los recursos, la supervisión de los costes de proyecto según el presupuesto, y estar al corriente de la duración y los costes reales, de forma que pueda iniciar su plan de contingencia en caso necesario. El coordinador de control de proyectos, junto con los gerentes de proyectos, establece los procedimientos de la compañía y se los comunica a todos los participantes. Normalmente, se realizan de forma simultánea varios proyectos con varios niveles de avance. La gestión de varios proyectos puede complicarse más cuando los gerentes de proyectos, los recursos clave u otros empleados que participan en el proceso se encuentran dispersos por la geografía. Debe tener en cuenta estos factores cuando establezca las directrices de actualización. Este tipo de preguntas pueden ayudarlo a desarrollar los procedimientos: \n

¿Qué datos deben reunirse para la actualización y qué métodos se usarán para recogerlos?

\n

¿Cada cuánto tiempo se actualizarán los proyectos?

\n

¿Los recursos son locales o se encuentran fuera del emplazamiento?

\n

¿En qué equipos de proyecto participan los recursos?

\n

¿Quién será el encargado dentro de cada equipo de recoger la información utilizada para la actualización del proyecto?

\n

¿Quién necesita ver los resultados de la actualización y cuándo necesita verlos?

\n

¿Qué tipo de información necesita generarse después de cada actualización para comunicar el avance antes de la siguiente actualización?

Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a determinar cómo usar el módulo para actualizar los proyectos. Identificación del tipo de datos que se recogerán Los datos que se recojan dependerán de si está actualizando actividades o asignaciones de recursos individuales. Puede actualizar actividades simplemente registrando las fechas reales y una duración

remanente. Para asignaciones de recursos, introduzca las horas reales a la fecha y las horas remanentes. El módulo también puede estimar automáticamente el progreso. Determinar cómo se reúnen los datos ¿Piensa reunir automáticamente los datos de entrada en las hojas de tiempo de cada empleado desde el módulo Timesheets? ¿Importará los datos de otros sistemas admitidos por su compañía, como el sistema de contabilidad? ¿O se escribirán las actualizaciones a mano en copias impresas del programa distribuidas a los participantes del proyecto y recogidas semanalmente por el gerente de proyectos o el jefe de equipo, para su posterior introducción en el módulo? Si ha respondido Sí a una o más de las preguntas, es probable que su proceso de actualización necesite más de un procedimiento... Y el módulo podrá gestionar con la misma eficacia todos ellos. Determinar la frecuencia de actualización de los datos Según lo deprisa que cambien sus proyectos, puede que prefiera actualizarlos mensualmente, semanalmente o incluso diariamente. Aunque no existen reglas para la frecuencia de actualización, tenga en cuenta estas directrices generales: si sus proyectos nunca parecen ser precisos, es que no está actualizando lo bastante a menudo, o que el alcance de sus actividades es demasiado amplio, así que debería dividirlas en unidades más pequeñas; si pasa demasiado tiempo actualizando, es que está actualizando demasiado a menudo, o que el alcance de sus actividades es demasiado limitado. Análisis y comunicación de datos Registrar el avance en el módulo es sólo el comienzo del proceso de actualización; después de generar un programa actualizado, tendrá que analizar los resultados. Examine los programas actualizados del proyecto con las muchas opciones de pantalla e impresión disponibles. Primero puede ver los diseños en pantalla para ver los resultados inmediatos, y después examinar los datos del proyecto de forma más exhaustiva mediante la generación de informes. Indique los problemas potenciales comparando el programa actual con el plan objetivo en la gráfica de barras o visualizando un perfil de utilización de recursos para una representación gráfica del uso de recursos. Si hay algún problema, puede que necesite realizar análisis “what-if” antes de modificar la red. Utilice las plantillas de informes existentes, cree nuevas especificaciones de plantillas modificando las existentes o añada su propia plantilla para generar los datos que necesite ver. La comunicación eficaz con todos los participantes en el proyecto es también esencial para el éxito del mismo. Utilice informes y diseños fáciles de entender para enseñarles al equipo y a la dirección del proyecto lo que está sucediendo. Céntrese en actividades, recursos y sobrecargas de costes críticos, así como en desfases, e identifique el avance tanto real como necesario. Los siguientes temas de este capítulo analizan métodos específicos para registrar el avance.

Selección del método de actualización Puede actualizar los programas del proyecto de varias formas. Puede actualizar el avance de todas las actividades y recursos en su conjunto, actualizar las actividades y recursos individualmente, actualizar el avance según las hojas de tiempo, o usar una combinación de estos métodos. Es más que probable que sus proyectos no avancen según lo planeado; muchas actividades empiezan a destiempo, otras duran más o menos de lo estimado, y el uso real de los recursos excede el uso planeado. En estos casos, actualice las actividades y los recursos individualmente. Esto lo ayudará a prever los efectos de avances o retrasos imprevistos, de modo que pueda tomar las acciones correctoras apropiadas cuando sea necesario. Puede actualizar actividades o recursos manualmente en el módulo Project Management, o reunir los datos de las hojas de tiempo del módulo Timesheets. Puede que a veces sólo necesite estimar el avance. Puede decidir “calcular reales automáticamente”, y después especificar la fecha de los datos y aplicar los datos reales. Antes de la primera actualización, la fecha de los datos es la fecha de inicio del proyecto; una vez que se inicia el proyecto, la fecha de los datos es la fecha más reciente del informe de avance. El módulo utiliza la fecha de los datos para determinar qué actividades han avanzado y cuánto lo han hecho, y para calcular la duración restante de las actividades que hayan empezado. El módulo también indica qué actividades están terminadas y pone a cero su duración remanente. La mayoría de los proyectos avanza entre estas dos situaciones: algunas actividades se desarrollan según lo planeado y otras no. Si este es el caso, puede que desee combinar los dos métodos de actualización. Permita que el módulo calcule un programa de proyecto como si el proyecto progresara exactamente según lo planeado, y después actualice individualmente aquellas actividades y recursos que se hayan desviado del plan. Independientemente del método que escoja, el proceso de actualización debe realizarse según lo que se indica a continuación: Si necesita más información sobre la implantación del módulo Timesheets, consulte la Administrator’s Guide.

1

Establezca un procedimiento de actualización estándar que incluya el método que usará para registrar el avance. Según el método que escoja, establezca variables de cálculo para el tipo de porcentaje de avance y el tipo de duración.

1

Cree un plan de referencia, tal y como se analiza en el capítulo Gestión de programas base de esta misma parte del manual.

2

Registre automática o manualmente el progreso de las actividades en el módulo Project

Management, o a partir de los datos del módulo Timesheets. Registrar el avance incluye la introducción de las fechas reales de inicio y/o fin, la actualización del uso/coste real de los recursos a la fecha, y la estimación del trabajo que queda por terminar. Si se reúnen los datos de las hojas de tiempo del módulo Timesheets, revise y apruebe las hojas de tiempo en el módulo Project Management. 1

Aplique los valores reales del proyecto.

2

Calcule el programa y nivele los recursos.

3

Compare el programa actual con el plan de referencia e identifique las desviaciones.

4

Analice los datos a través de diseños de pantalla e informes.

5

Haga ajustes y comunique las actualizaciones del programa.

Destacar actividades para la actualización La función “Marcador de avance” destaca las actividades sobre las que debe haberse trabajado en un período específico. También puede arrastrar la línea de fecha de datos hasta una fecha específica para destacar las actividades que entren dentro del período comprendido entre la última fecha de datos y la nueva fecha de datos. Una vez destacadas las actividades, podrá asignarles un estado automáticamente y actualizarlas manualmente. Por el contrario que con las actividades seleccionadas, cuando el “Marcador de avance” está activado, las actividades permanecen destacadas aunque haga clic en otra zona del espacio de trabajo.

Uso de la función “Marcador de avance” Entre en “Ver”, “Marcador de avance”, o haga clic en el icono “Marcador de avance” para destacar un período igual al incremento menor de la escala de tiempo mostrada a partir de la fecha de datos anterior. Para aumentar/disminuir en uno o más incrementos de la escala de tiempo el área destacada entre la fecha de datos anterior y la nueva fecha de datos, arrastre la línea de la fecha de datos hacia la derecha o la izquierda. Actualice las actividades según se describe en este capítulo, o vuelva a programar el proyecto de inmediato según la nueva fecha de datos, para lo que tendrá que pulsar la tecla F9. Arrastrar la línea de la fecha de datos Haga clic en la línea de la fecha de datos; cuando cambie a una flecha, arrastre la línea hacia la derecha hasta llegar a la nueva fecha de datos. El módulo Project Management marcará las actividades entre la última fecha de datos y la nueva fecha de datos. Actualice las actividades según se describe en este capítulo, o vuelva a programar el proyecto de inmediato según la nueva fecha de datos, para lo que tendrá que pulsar la tecla F9. Si necesita más información sobre el cuadro de diálogo Actualizar avance, consulte el apartado Estimación automática del avance de las actividades en este mismo capítulo.

Según la densidad de la escala de tiempo por encima de las barras de actividad, puede que no logre colocar la línea de la fecha de datos en la fecha y la hora exactas que desea utilizar. En este caso, introduzca la fecha de datos en el cuadro de diálogo “Actualizar avance” y haga que el módulo Project Management estime el avance para dicha fecha antes de actualizar las actividades individuales.

El módulo Project Management marca las actividades que deberían haber empezado, avanzado o terminado entre la fecha de datos anterior y la nueva en el diagrama de Gantt.

Actualización del avance para actividades marcadas Si las actividades avanzan según lo programado, puede que desee estimar el avance de todas las actividades en la nueva fecha de datos que especifique. El módulo Project Management puede estimar rápidamente las fechas de actividades, los porcentajes de avance y la duración remanente cuando use el cuadro de diálogo “Actualizar avance” para actualizar un proyecto. Estimar el avance de la actividad es una forma rápida y cómoda de actualizar un proyecto. El módulo Project Management sólo estima el avance de las actividades cuya realización estaba supuesta. Como el avance puede ocurrir sin seguir la secuencia, quizá necesite actualizar actividades adicionales, sobre todo si seleccionó las actividades arrastrando la línea de la fecha de datos o usando la función “Marcador de avance”. También debería revisar todas las actividades incompletas para asegurarse de que la duración remanente, las fechas reales y el porcentaje de avance sean realistas. Una vez marcadas las actividades, puede actualizar rápidamente el proyecto como si estuviese “dentro de tiempo”. Puede actualizar los proyectos automáticamente, actualizar cada actividad manualmente o usar ambos métodos. Estimación del avance para todas las actividades marcadas Marque las actividades para las que desee estimar el avance; para ello, arrastre la línea de la fecha de datos o use la función “Marcador de avance”. Entre en “Herramientas”, “Actualizar avance”. Seleccione una nueva fecha de datos si la que aparece no es precisa.

No puede arrastrar la línea de la nueva fecha de datos hasta una fecha anterior a la línea de la fecha antigua.

Seleccione actualizar todas las actividades programadas durante el período de actualización actual o sólo las aactividades seleccionadas.

Haga clic en “Aplicar”. El módulo Project Management estimará el porcentaje de avance para cada actividad de la actualización en la fecha de datos, establecerá las fechas reales si son anteriores a la nueva fecha de datos y estimará la duración remanente de las actividades no finalizadas en la fecha de datos. El módulo también actualiza las asignaciones de recursos según el porcentaje de avance revisado y la duración remanente de cada actividad, en función de las “Reglas de costo automático”. Además, Project Management sólo tiene en cuenta el primer precio por unidad del diccionario de recursos al actualizar las asignaciones de recursos, si es que existe más de un precio por unidad que varíe a lo largo de las fechas.

Si estima el avance de varias actividades seleccionadas que no entren en el período de actualización, dichas actividades no mostrarán avance alguno. Cuando marque actividades, sólo podrá estimar el avance (porcentaje de avance, duración remanente y demás) de las actividades que estén dentro del período de actualización. Si actualiza manualmente una actividad marcada y después ejecuta “Actualizar avance”, el módulo Project Management evita la actividad y mantiene los cambios.

Estimación automática del avance Si desea estimar el avance como si las actividades se desarrollaran según el programa, puede calcular automáticamente los datos reales según los datos de actividades, recursos o gastos. Estimar el avance de la actividad es una forma rápida y cómoda de actualizar un proyecto. El módulo Project Management sólo estima el avance de las actividades cuya realización estaba supuesta. Como el avance puede producirse sin seguir la secuencia, quizá necesite actualizar actividades adicionales. Establecer “Calcular reales automáticamente” por actividad” Si selecciona la opción “Calcular reales automáticamente” por actividad, el módulo determina las fechas reales, los porcentajes de avance, la duración remanente, y las unidades reales y remanentes para todos los recursos asignados. Entre en “Proyecto”, “Actividades” y abra un diseño que contenga las actividades que quiera actualizar automáticamente. Añada una columna para la opción “Calcular reales automáticamente” y marque la casilla junto a cada actividad.

No debería calcular reales automáticamente en las actividades cuyos datos de hoja de tiempo recoja a través del módulo Timesheets; de lo contrario, sus datos de hoja de tiempo se sobrescribirán cuando aplique los valores reales.

Marque la casilla “Calcular reales automáticamente” al lado de cada actividad que desee actualizar automáticamente.

La opción “Calcular reales automáticamente” está incluida en el apartado “Genera”l de las “Opciones disponibles”, dentro del cuadro de diálogo “Columnas”.

Establecer “Calcular reales automáticamente” por recurso” Si establece la opción “Calcular reales automáticamente” por recurso individual, el módulo actualiza automáticamente las unidades reales y remanentes usando las unidades planeadas y el porcentaje de avance de la actividad. Entre en “Empresa”, “Recursos” y seleccione el recurso que desee actualizar automáticamente cuando aplique los valores reales. Haga clic en la pestaña “Detalles” y marque la casilla “Calcular reales automáticamente”. Para activar “Calcular reales automáticamente” para gastos, entre en “Proyecto”, “Gastos”, haga clic en la pestaña “Costos” y marque la casilla “Calcular reales automáticamente” . Se actualizarán los costes y unidades reales y remanentes.

Marque para calcular automáticamente los valores reales del recurso seleccionado.

No puede calcular automáticamente los valores reales de los recursos cuyos datos de hoja de tiempo recoja del módulo Timesheets. Si decide desactivar el uso de las hojas de tiempo, sus datos se sobrescribirán al aplicar los valores reales.

Configuración de “Calcular reales automáticamente” Si se activa la opción “Calcular reales automáticamente” para una actividad, se actualizarán de manera automática las unidades/costes reales y remanentes de todos los recursos/gastos asignados a dicha

actividad, independientemente de que esos recursos o gastos individuales tengan activada la opción “Calcular reales automáticamente”. Si no quiere actualizar todas las asignaciones, desactive la opción “Calcular reales automáticamente” y actívela sólo para aquellos recursos/gastos que desee actualizar de forma automática. Por ejemplo, puede que esté recogiendo datos reales de algunos de los recursos a través del módulo Timesheets, pero no de todos. En aquellos recursos para los que esté recogiendo datos reales, desactive la opción “Calcular reales automáticamente” a nivel de actividad y de recurso, y desactívela en aquellos recursos que no informen de los datos a través del módulo Timesheets. Si necesita más información para aplicar valores reales, consulte el apartado Interrupción del avance de la actividad en este mismo capítulo.

Actualización automática del avance Una vez configuradas las opciones apropiadas de “Calcular reales automáticamente”, podrá actualizar el avance de forma automática. Entre en “Herramientas”, “Aplicar reales”.

Actualización mediante hojas de tiempo Si los empleados están introduciendo los datos de las hojas de tiempo mediante el módulo Timesheets, podrá actualizar las actividades en el módulo Project Management según las entradas de sus hojas de tiempo. Utilice la ventana “Aprobación de horas” para procesar las hojas de tiempo entregadas por los usuarios de Timesheets. Si necesita más información sobre la configuración de recursos para usar las hojas de tiempo, consulte la Administrator’s Guide.

Aprobación de hojas de tiempo Entre en “Herramientas”, “Aprobación de horas”. Seleccione el período de la hoja de tiempo que desee revisar. Según las opciones de aprobación de la hoja de tiempo establecidas en la pestaña “Hojas de tiempo” de “Preferencias de admin”, el campo “Privilegio” indicará “Sólo lectura”, “Gerente de proyectos” o “Gerente de recursos”. Si las hojas de tiempo debe aprobarlas tanto el gerente de proyectos como el de recursos, ambas opciones de gerente estarán disponibles. Para filtrar las hojas de tiempo por estado, haga clic en la barra de opciones “Mostrar” en la parte superior de la pantalla, escoja “Filtrar por” y seleccione un estado de hoja de tiempo, como “Aprobado” o “No enviado”.

Si tiene privilegios de aprobación, seleccione “Gerente de proyectos” o “Gerente de recursos” en el campo “Privilegio”. Seleccione el recurso cuya hoja de tiempo quiera aprobar y haga clic en “Aprobar” para actualizar el proyecto con avance de actividad o en “Rechazar” para devolver una hoja de tiempo a un usuario de Timesheets.

El nivel de seguridad corresponde al tipo de The security level corresponds to the privilege privilegio que aparezca en el vampo “Privilegio”.

type currently displayed in the Privilege field.

SeleccioneSelect un a período timeshee de hoja t de tiempo. period. Se indica cada List s each recurso conwith una a resource hoja timesheet de tiempo for theperíodo selected para el period seleccionado.

Se muestra la the Displays información de timesheet la hoja de tiempo information for the selected del recurso y el resource and período timeperiod seleccionados.

ERROR DEL PROGRAMA AL INTENTAR ACCEDER A ESTA PANTALLA. ¿PUEDE SER POR NO TENER TIMESHEETS?**

Puede seleccionar las columnas de información mostradas para las hojas de tiempo. Haga clic en la barra de opciones “Mostrar” de la parte inferior de la pantalla. Seleccione “Columnas” y escoja uno de los conjuntos de columnas predefinidos, o entre en “Personalizar” para seleccionar las columnas que desee. También puede agrupar y ordenar la información de la hoja de tiempo por actividad, proyecto, WBS o rol, y filtrar las hojas de tiempo para ver todas las actividades, sólo las actividades regulares o sólo las actividades de los gastos generales.

Si la hoja de tiempo de un recurso no está disponible, puede introducir el avance de las actividades asignadas.

Actualización manual de las actividades Además de actualizar automáticamente las actividades o de usar las hojas de tiempo, también puede actualizar manualmente los datos de cada actividad. Registre las fechas reales, el uso real de los recursos y los costes generados hasta la fecha de los datos o “tiempo actual”. Hay distintos tipos de actividades, tipos de porcentajes de avance y tipos de duración para adaptarlos a los requisitos de su programa. Estas variables se configuran al inicio del proyecto, cuando se establecen los procedimientos de actualización. Si necesita más información sobre la definición de tipos de actividades y duraciones, consulte el capítulo Trabajo con actividades.

Configuración del tipo de porcentaje de avance Un porcentaje de avance de actividad puede calcularse según la duración de la actividad, las unidades de la misma o el porcentaje de avance físico que introduzca para cada actividad. Seleccione “Proyecto”, “Actividades” y muestre la pestaña “General” de “Detalles de actividad”, o añada una columna de “Tipo de porcentaje de avance” en la tabla de actividades. Puede añadir una columna para revisar o modificar el tipo de porcentaje de avance.

Seleccione el tipo de porcentaje de avance de la actividad.

Seleccione el tipo de porcentaje de avance a partir de la forma en la que informe del avance de la

actividad. \n

Seleccione el porcentaje de avance “Físico” cuando lo más sencillo sea informar del avance de la actividad según su propio criterio. Introduzca el porcentaje de avance de la actividad.

\n

Seleccione “Duración” cuando se pueda informar fácilmente del avance de la actividad en términos de días reales de trabajo remanente.

Duración de % avance = [(Duración planeada - Duración reman.) / Duración planeada] x 100

\n

Seleccione “Unidades” cuando la mejor forma de informar sobre el avance sea en base al trabajo terminado y a la cantidad de trabajo que queda por terminar. Introduzca las unidades reales y remanentes. Unidades de % avance = [Unidades reales / Unidades al completar] x 100

Actualización de fechas reales Una vez iniciada una actividad, actualice sus fechas de inicio y fin, así como otra información de estado. Entre en “Proyecto”, “Actividades” y abra la pestaña “Estado” dentro de “Detalles de actividad”. Si la actividad ya ha empezado, marque la casilla “Iniciado” y especifique la fecha de inicio real en el campo “Iniciado”. Si la actividad está terminada, marque la casilla “Finalizado” y especifique la fecha de fin real en el campo “Finalizado”. Para actualizar cualquier otro dato de la actividad, como la duración remanente o las unidades reales, debe introducir primero una fecha de inicio real de la actividad.

Actualización de actividades con tipo de porcentaje de avance “Duración” En la ventana “Actividades”, seleccione la actividad que desee actualizar y muestre la pestaña “Estado” dentro de “Detalles de actividad”. En el campo “Remanente”, escriba el número remanente de períodos de trabajo necesarios para terminar la actividad seleccionada. Cuando programe o aplique los valores reales, la duración real se calcula como el tiempo de trabajo total desde la fecha de inicio real a la fecha de datos actual (para actividades en progreso) o hasta la fecha de fin real (para actividades terminadas), mediante el calendario de la actividad. Si la actividad tiene recursos asignados, las unidades remanentes de cada recurso se calculan como la duración remanente de la actividad multiplicada por las unidades remanentes por tiempo.

Introduzca la nueva duración remanente de la actividad.

Actualización de actividades con tipo de porcentaje de avance “Físico” En la ventana “Actividades”, seleccione la actividad para actualizar y abra la pestaña “Estado” dentro de “Detalles de actividad”. Introduzca el porcentaje de avance físico y la duración remanente de la actividad. Si tiene recursos asignados, también debe actualizar las unidades regulares reales de cada recurso. Introduzca el porcentaje de avance de la actividad si es de tipo “Físico”.

El módulo calcula la duración real de la actividad cuando se aplican valores reales o cuando se programa el proyecto.

Introduzca una duración remanente nueva para la actividad.

Actualización de actividades con tipo de porcentaje de avance “Unidades” Si está actualizando las actividades con el tipo de porcentaje de avance “Unidades”, lo más probable es que esté más interesado en la planificación y programación de recursos (también puede que haya especificado el tipo de actividad como “Dependiente de recurso” y el tipo de duración como “Unidades/tiempo fijas”). Debe actualizar las unidades laborales (o no laborales) de la actividad, en vez

de la duración. Si una actividad tiene asignados múltiples recursos, debe actualizar cada recurso individualmente en la pestaña “Recursos”. En la ventana “Actividades”, seleccione la actividad para actualizar y abra la pestaña “Recursos” dentro de “Detalles de actividad”. “Unidades reales normales” de un recurso indica las cantidades reales sin tener en cuenta las unidades de horas extras. “Unidades reales” incluye “Unidades reales normales” y “Unidades reales de horas extra”.

Cuando actualiza las actividades manualmente, debe desactivar los ajustes de “Calcular reales automáticamente”; de lo contrario, sus cambios se sobrescribirán cuando aplique valores reales o calcule el programa.

Actualice las unidades reales normales y las unidades remanentes de cada recurso.

Cuando actualice las unidades de la pestaña “Recursos”, se marcará automáticamente la casilla “Iniciado” de la pestaña “Estado”.

Las “Unidades laborales” de la pestaña “Estado” son las cantidades totales para todos los recursos asignados en la pestaña “Recursos”.

El porcentaje de avance de unidades se calcular a partir de las cantidades reales y al completar.

Cómo se sincroniza la duración de la actividad, las unidades y las unidades/tiempo de los recursos El módulo sincroniza automáticamente la duración, las unidades laborales y no laborales, y las unidades/tiempo de los recursos de las actividades, de modo que la siguiente ecuación siempre es cierta para cada actividad: Duración = unidades / (unidades/tiempo de recurso). Como se juega con tres variables (duración, unidades y unidades/tiempo), cuando cambia el valor de una variable, el módulo altera el valor de una segunda para equilibrar la ecuación. El ajuste de “Tipo de duración de actividad” le permite controlar cómo sincroniza el módulo estas variables cuando alguna de ellas cambia. La siguiente tabla indica el valor que cambiar automáticamente para sincronizar estas variables siempre que cambia el valor de una de las variables de tipo de duración. Tipo de duración de actividad

Cuando se cambian las unidades, este valor cambia lo siguiente:

Cuando se cambia la duración, este valor cambia lo siguiente:

Cuando se cambian las unidades/tiemp o, este valor cambia lo siguiente: Duración

Unidades/tiempo Duración Unidades fijas Duración y Unidades/tiempo Unidades Unidades unidades/tiempo fijas Unidades fijas Duración Unidades/tiempo Duración Unidades/tiempo Unidades/tiempo Unidades Duración y unidades fijas

Cuando se Cuando se añade el primer añaden recursos recurso, este adicionales, este valor cambia lo valor cambia lo siguiente: siguiente: Unidades

Duración

Unidades

Unidades

Unidades Unidades

Duración Unidades/tiempo de cada recurso

Eliminación del avance de las actividades Puede eliminar el avance de una actividad si elimina el “Inicio real” o el “Fin real” de la actividad. Cuando el fin real o el inicio real se eliminan de la actividad, las unidades planeadas de la unidad y sus duraciones se vuelven a calcular. El cálculo de estos cambios por parte del módulo se basa en la configuración del proyecto que aparece en la pestaña “Cálculos”, dentro de “Detalles del proyecto”. Según la opción seleccionada, el módulo redistribuirá el trabajo restante de la actividad estableciendo que la duración planeada es igual a la duración remanente, y estableciendo que las unidades planeadas son iguales a las unidades remanentes; o el módulo puede distribuir el trabajo planeado estableciendo

que la duración remanente es igual a la planeada, y estableciendo que las unidades remanentes son iguales a las planeadas. Si necesita más información sobre la pestaña “Cálculos” de “Detalles del proyecto”, consulte la Ayuda.

Si la casilla “Vincular Presupuesto” y Al completar para las actividades no iniciadas” no está marcada en el apartado “Actividades” de la pestaña “Cálculos” en la ventana “Proyectos”.

Seleccione redistribuir el trabajo remanente o el trabajo original de las actividades cuando se elimine el avance.

Interrupción del avance de la actividad Puede que en algún momento del proyecto necesite detener el trabajo de una actividad durante un tiempo. Indique esta interrupción especificando las fechas de suspensión y reanudación en la pestaña “Estado” de “Detalles de actividad”. Suspensión del avance de una actividad Abra la pestaña “Estado” dentro de “Detalles de actividad”. En la tabla de actividades, seleccione la actividad que desee suspender, y después introduzca una fecha de suspensión. Cuando se reanude la actividad, introduzca una fecha en “Reiniciar”. La actividad debe tener una fecha de inicio real antes de poder introducir una fecha de suspensión.

En “Suspender”, introduzca el último día en el que se trabajó en la actividad. Cuando se reanude el trabajo, registre la fecha en “Reiniciar”.

El módulo calcula una duración real para todas las actividades basadas en la cantidad de tiempo que se ha trabajado realmente. La cantidad de tiempo que se suspende el avance de una actividad se considera tiempo no trabajado, según las definiciones del calendario de actividades y recursos. Puede usar las barras para ver gráficamente el tiempo no trabajado de la actividad suspendida. En el diálogo “Barras”, dentro de la pestaña “Configuración de barra”, seleccione la opción “Tiempo no trabajado del calendario”, dentro de “Configuración de cuellos de barra”. También puede mostrar las fechas de suspensión y reanudación en forma de columnas.

Sólo puede introducir fechas de suspensión y reanudación en las actividades “Dependientes de tarea” y “Dependientes de recurso”. Cuando introduce una fecha de suspensión o reanudación, la actividad se suspende o reanuda al inicio del día especificado.

Aplicación de valores reales Una vez registrado el avance mediante la aprobación de hojas de tiempo, la introducción de datos reales o la configuración de las opciones de “Calcular reales automáticamente”, tendrá que aplicar los valores reales. La aplicación de valores reales programa las actividades con avance o las que tengan activada la opción “Calcular reales automáticamente”. Cuando aplica valores reales, se mueve la fecha de los datos o el “tiempo actual”. El módulo sólo programa las actividades dentro de la escala de tiempo especificada (entre la fecha de datos actual y la nueva fecha de datos) y calcula el avance de las actividades que están configuradas para el cálculo automático de valores reales. Aplicación de valores reales Abra el proyecto o el nodo de la EPS que contenga los proyectos que desee programar. Entre en “Herramientas”, “Aplicar reales”. Si ha abierto un nodo de la EPS que contiene múltiples proyectos, puede decidir usar la misma fecha de datos para todos los proyectos y después especificar la fecha, o puede decidir usar una fecha de datos distinta para cada proyecto y después seleccionar las fechas.

Haga doble clic par seleccionar una nueva fecha de datos para el proyecto correspondiente.

Decida si desea utilizar una fecha de datos distinta para cada proyecto.

Si escoge recalcular siempre, todas las actividades se tratarán como “Unidades fijas” y “Unidades/tiempo fijas”.

Haga clic para actualizar el programa.

Aplicación de valores reales como servicio Puede utilizar “Servicios de trabajo” para aplicar automáticamente los valores reales a los proyectos/nodos de la EPS seleccionados a intervalos regulares previamente programados. Entre en “Herramientas”, “Servicios de trabajo” y pulse “Agregar”. Seleccione “Aplicar reales” en el campo “Tipo de servicio”. Especifique un número en el campo “Número de trabajo” para indicar la secuencia en la que se realizará el servicio, si hay más de uno. Escriba una breve descripción del servicio en el campo “Nombre de trabajo”. En el campo “Estado”, seleccione “Activado” para activar el servicio de aplicación de valores reales. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual sólo tendrá que elegir “Desactivado” en el campo “Estado”. En la zona “Ejecutar trabajo”, dentro de la pestaña “Detalles de trabajo”, programe cuándo ejecutar el servicio: todos los días a una hora específica, o semanalmente, o cada dos semanas, o mensualmente en el día y a la hora que especifique.

Haga clic en la pestaña “Opciones de trabajo” para seleccionar los proyectos o nodos de la EPS en los que el servicio de trabajo aplicará los valores reales. Marque la casilla del proyecto que desee utilizar como predeterminado. El valor de la duración remanente de la actividad de cada proyecto se obtiene de la del “Proyecto predeterminado”.

Seleccione la fecha máxima para aplicar los valores reales a los proyectos abiertos o nodos de la EPS.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El “Servicio de trabajo” no interactúa con el cliente del módulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor o los servidores en los que esté instalado el “Servicio de trabajo”.

Cómo guardar el rendimiento del período (los valores reales de períodos anteriores) Puede realizar el seguimiento de unidades y costes reales hasta la fecha cada vez que actualice el programa mediante el almacenamiento del rendimiento del período. Por ejemplo, si este período aumenta el valor real en 50, el módulo Project Management aumenta el valor real hasta la fecha en la misma cantidad. Al final de cada período financiero, ponga a cero los valores reales de dicho período para todas las actividades y asignaciones, para lo que tendrá que entrar en “Herramientas”, “Almacenar rendimiento del período”. Al poner a cero los valores reales del período, no resultan afectados los valores reales hasta la fecha; más bien, esto lo preparará para empezar a realizar el seguimiento del nuevo uso dentro del período actual. Al guardar el rendimiento del período se registran los valores reales para el período financiero seleccionado, junto con el valor ganado y el valor planeado, de modo que pueda controlar los períodos previos y comparar las tendencias actuales y futuras. Si cambian los datos del período anterior después de guardar el rendimiento del período, podrá editar los datos en las columnas de período financiero de la tabla de actividades y en la ventana “Asignaciones de recursos”. Los proyectos pueden programarse para actualizarse cada dos semanas, mensualmente o hasta trimestralmente. Para realizar el seguimiento de los valores reales registrados de costes y avance, actualice su programa en los momentos establecidos en el diccionario de períodos financieros; después guarde el rendimiento del período al final del período de actualización y antes del inicio de la siguiente actualización de programa.

Para ejecutar “Almacenar rendimiento del período”, debe tener asignados los privilegios de proyecto “Almacenar rendimiento del período” y “Agregar/editar actividades del proyecto excepto relaciones”.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán ejecutar “Almacenar rendimiento del período” en proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre Primavera ProjectLink, pulse el botón de ayuda en

cualquier pantalla de ProjectLink y accederá a la ayuda de Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink).

Vincular unidades y costes reales con unidades y costes reales de este período Para guardar el rendimiento del período de un proyecto, hay que vincular las unidades y costes reales con unidades y costes reales de este período. Entre en “Empresa”, “Proyectos”. Haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Mostrar abajo”, “Detalles del proyecto”. En “Detalles del proyecto”, entre en la pestaña “Cálculos” y marque la opción “Vincular unidades y costes reales con los reales para este período”. Si necesita más información sobre los períodos financieros del diccionario de períodos financieros, consulte el Anexo C de la Primavera Administrator’s Guide.

Publicación de cantidades reales para el período Entre en “Herramientas”, “Almacenar rendimiento del período”. El cuadro de diálogo “Almacenar rendimiento del período” indica todos los proyectos abiertos. Para cada proyecto cuyo rendimiento del período desee guardar, haga doble clic en la columna “Período financiero” para seleccionarlo. El cuadro de diálogo “Seleccionar período financiero” indica todos los períodos financieros predefinidos en el diccionario de períodos financieros. Si no quiere guardar el rendimiento del período de uno de los proyectos, quite la marca de la casilla correspondiente en la columna “Seleccionado”.

Si algún proyecto abierto está en modo sólo lectura o extraído, la opción de menú “Almacenar rendimiento del período” estará desactivada.

Haga clic para ejecutar el almacenamiento del rendimiento del período de los períodos seleccionados.

Haga doble clic en cualquiera de las filas de la columna “Período financiero” para seleccionar uno.

No marque la casilla si no desea almacenar el rendimiento del período de ese proyecto.

Haga clic en “Almacenar ahora”. El módulo Project Management guarda los valores reales de este período en el período financiero seleccionado para cada proyecto (independientemente de la fecha de los datos o de la fecha de inicio real), y después pone a cero los valores reales de este período a la espera del siguiente período de actualización programado.

Puede guardar el rendimiento del período más de una vez para el mismo período financiero de un

proyecto. Cuando guarde el rendimiento después de haberlo guardado antes en ese mismo período, el módulo añade cualquier valor al período y no sobrescribe los valores existentes (salvo en el caso de los datos de valor ganado y de valor planeado, que se calculan como siempre; los nuevos datos de valor ganado y valor planeado sustituyen a los datos del período existente). Además, no tiene que guardar el rendimiento del período de forma secuencial (es decir, puede saltarse períodos).

Ver o editar los datos reales de períodos anteriores Puede ver o editar los datos reales de períodos anteriores de cada período financiero. Para controlar el rango de períodos financieros disponibles para su visualización como columnas, entre en “Editar”, “Preferencias del usuario”. En la pestaña “Aplicación”, sección “Columnas”, introduzca un rango de períodos financieros.

Si sus recursos emplean el módulo Timesheets para introducir el tiempo, no debería editar los valores reales de períodos anteriores en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre la visualización de columnas, consulte la sección Modificación de columnas en el capítulo Personalización de diseños de vistas.

En la tabla de actividades podrá ver las columnas de las unidades laborales y no laborales reales de este período; las columnas de coste laboral, no laboral, material, gastos, valor ganado y valor planeado; y las columnas de unidades laborales de valor ganado y valor planeado. En la ventana “Asignaciones de recursos” y en los “Detalles de actividad”, dentro de la pestaña “Recursos”, puede ver las columnas de las unidades y costes reales. Las columnas de período financiero disponibles están incluidas en el apartado “Valor del período financiero”. Una vez que aparezca una columna de período financiero, podrá editar los datos en cualquier campo de dicha columna.

Columnas de período financiero disponibles en la tabla de actividades.

Cuando se crea un período financiero, el nombre predeterminado es AAAA-MMDD (p.ej. 2006-04-01). El cuadro de diálogo “Columnas” ordena alfanuméricamente los períodos financieros, y no en el orden indicado en el diccionario de períodos financieros. Para garantizar el orden correcto, se debe usar el nombre predeterminado o añadir una letra o un número al inicio del nombre (p.ej. Mes fiscal 1, Mes fiscal 2, etc.).

Columnas de período financiero disponibles en la ventana “Recursos de asignación” y en la pestaña “Recursos” de “Detalles de actividad”.

No puede editar los datos reales de períodos anteriores de actividades que no tengan una fecha de inicio real. Puede editar los datos reales de períodos pasados de las actividades que tengan asignaciones de recursos en la ventana “Asignaciones de recursos” o en la pestaña “Recursos” de “Detalles de actividad”.

También puede ver las tablas de valores reales de períodos anteriores en el perfil o la tabla de utilización

de actividades, en el perfil o la tabla de utilización de recursos, en la ventana “Seguimiento” (dentro de los diseños de Gantt/perfil de proyecto y análisis de recursos), en los informes distribuidos en el tiempo y en myPrimavera.

Programación de proyectos El módulo utiliza la técnica de programación “Método de ruta crítica” (Critical Path Method - CPM) para calcular los programas del proyecto. El CPM emplea la duración de las actividades y las relaciones entre ellas para calcular las fechas del proyecto. Este proceso se realiza en dos fases o “pases” en las actividades de un proyecto. El primer pase o “cálculo hacia delante” calcula las fechas de inicio y fin anticipado de cada actividad a partir de las fechas de inicio y fin de las actividades anteriores, así como la duración de la actividad en sí. El segundo pase o “cálculo hacia atrás” calcula las fechas de inicio y fin tardío de cada actividad a partir de las fechas de inicio y fin de las actividades posteriores, así como la duración de la actividad en sí. Se vuelven a calcular la holgura libre y la holgura total de cada actividad.

Puede programar un proyecto o todos los proyectos de un nodo concreto de la EPS. Para ver o usar la configuración de programación predeterminada, haga clic en “Predeterminados” dentro del cuadro de diálogo “Opciones de programa”.

Programación de un proyecto Abra un proyecto individual o el nodo que contenga los proyectos que desee programar. Entre en “Herramientas”, “Programa”. El cuadro de diálogo “Programa” muestra el numero de proyectos que se van a programar, junto con la fecha de datos más próxima de todos los proyectos abiertos. Puede cambiar las fechas de datos de proyectos individuales cuando aplique los valores reales (entre en “Herramientas”, “Aplicar reales”). Si necesita más información sobre las opciones de programación adicionales, consulte la Ayuda.

Aparecerá una fecha de inicio prevista si ha cambiado manualmente la fecha de inicio de un proyecto arrastrando la barra de proyecto hasta una nueva franja horaria en el módulo Portfolio Analysis o en los diseños de “Seguimiento”. Podrá usar esta nueva fecha en vez de la fecha planeada del proyecto y de la fecha actual cuando programe el proyecto. Marque la opción “Fecha datos/inicio planeado como inicio pronos. proyecto en cálculo prog.”. Si hay varios proyectos abiertos, cada uno con una fecha de inicio pronosticada, la fecha de inicio pronosticada de cada proyecto se usa durante la programación.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán programar los proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre Primavera ProjectLink, consulte la ayuda de ProjectLink en Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink). Para acceder a la ayuda, pulse el botón Ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink.

Si sólo hay un programa abierto, esta opción pasa a ser “Fecha de datos actual”. Marque para registrar el resultado de su programación en un archivo, después haga clic en el botón de exploración para especificar un nombre de archivo y una ubicación. No marque esta opción si quiere conservar las fechas de actividad que dependan de relaciones externas con proyectos que no estén en la misma base de datos que el proyecto que se actualiza. Marque para nivelar recursos mientras programa los proyectos abiertos. Marque para volver a calcular los costes de las asignaciones de recursos y roles después de programar los proyectos. Haga clic en “Avanzado” para especificar opciones adicionales que determinen actividades críticas a partir de varias rutas de holgura.

Programación y nivelación automáticas También puede calcular el programa cada vez que cambien los datos de las actividades, para volver a programar aquellas que hayan cambiado de manera significativa y aquellas afectadas por el cambio en la primera actividad. Marque la casilla “Calcular programa automáticamente cuando un cambio afecte fechas”, en la pestaña “General” del cuadro de diálogo “Opciones de programa”, para así volver a calcular el programa cada vez que se realice un cambio significativo en una actividad, relación o recurso. Si desactiva la programación automática, los cambios en las actividades no se reflejarán en el programa hasta que lo calcule de nuevo. También puede nivelar los recursos durante la programación automática. Para activar la nivelación de recursos, marque la casilla “Nivelar recursos durante el cálculo de programa”, dentro de la pestaña “General” del cuadro de diálogo “Opciones de programa”.

Después del cálculo hacia delante, si se ha especificado una fecha de “Fin obligatorio” en la pestaña “Fechas” de “Detalles del proyecto”, el cálculo hacia atrás se realiza utilizando la fecha de fin obligatorio y no la fecha de fin del programa.

Programación de los datos de proyecto como servicio Entre en “Herramientas”, “Servicios de trabajo” y pulse “Agregar”. Seleccione “Programa” en el campo “Tipo de servicio”. Especifique un número en el campo “Número de trabajo” para indicar la secuencia en la que se realizará el servicio, si hay más de uno. Escriba una breve descripción del servicio en el campo “Nombre de trabajo”. En el campo “Estado”, seleccione “Activado” para activar el servicio de programación. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual sólo tendrá que elegir “Desactivado” en el campo “Estado”. Dentro de la pestaña “Detalles de trabajo, en la zona “Ejecutar trabajo”, programe cuándo ejecutar el servicio. todos los días a una hora específica, o semanalmente, o cada dos semanas, o mensualmente en el día y a la hora que especifique.

Haga clic en la pestaña “Opciones de trabajo” para seleccionar los proyectos o nodos de la EPS que programará el servicio.

En este ejemplo, los proyectos se programan todas las semanas, los domingos.

Marque para registrar la información sobre el servicio en el archivo que especifique.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El “Servicio de trabajo” no interactúa con el cliente del módulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor o los servidores en los que esté instalado el “Servicio de trabajo”.

Tipos de fechas de actividad Campo de fecha Inicio

Fin

Inicio real Fin real Inicio anticipado

Fin anticipado

Inicio tardío

Fin tardío

Inicio planeado

Fin planeado

Inicio remanente

Definición La fecha de inicio actual de la actividad. Es la fecha de inicio remanente hasta que la actividad comienza, y después es la fecha de inicio real. Una “A” detrás del valor “Inicio” indica que se trata de la fecha real; un “*” indica que la actividad tiene una restricción de inicio. La fecha de fin actual de la actividad. Es la fecha de fin planeada de la actividad cuando la actividad no se ha iniciado, la fecha de fin remanente cuando está en progreso, y la fecha de fin real cuando se termina. Una “A” detrás del valor “Fin” indica que se trata de la fecha real; un “*” indica que la actividad tiene una restricción de fin. La fecha en la que comenzó realmente la actividad. La fecha en la que terminó realmente la actividad. La fecha más próxima posible en la que podrá comenzar el trabajo remanente de la actividad. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La fecha más próxima posible en la que podrá terminar la actividad. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La última fecha posible en la que podrá empezarse el trabajo remanente de la actividad sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La última fecha posible en la que podrá terminarse la actividad sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La fecha de inicio programado de la actividad. El programador de proyecto establece que esta fecha es igual a la fecha de inicio anticipado, pero el gerente de proyectos puede actualizarla manualmente. El programador no cambia esta fecha una vez aplicada la fecha de inicio real. La fecha de fin programado de la actividad. El programador de proyecto establece que esta fecha es igual a la fecha de fin anticipado, pero el gerente de proyectos puede actualizarla manualmente. El programador no cambia esta fecha una vez aplicada la fecha de fin real. La fecha en la que está programado el inicio del trabajo remanente. La calcula el programador del proyecto, pero el usuario puede actualizarla

Fin remanente

Fin esperado

Fecha de restricción

manualmente. Antes de iniciar la actividad, el inicio remanente es igual al inicio planeado. Es la fecha de inicio que siguen los usuarios de Timesheets. La fecha en la que está programado el fin del trabajo remanente. La calcula el programador del proyecto, pero el usuario puede actualizarla manualmente. Antes de iniciar la actividad, el fin remanente es igual al finplaneado. Es la fecha de fin que siguen los usuarios de Timesheets. La fecha en la que se espera terminar la actividad. Suele introducirla el recurso primario en el módulo Timesheets. Cuando programe sus proyectos, puede usar o ignorar las fechas de fin esperado. La fecha en la que se aplica la restricción de la actividad. Según el tipo de restricción, esta fecha puede ser de inicio o de fin. Por ejemplo, para una restricción “Finalizar en”, la fecha de restricción es la fecha en la que debe terminar la actividad. Si la actividad no tiene una restricción, este campo estará vacío.

Nivelación de recursos Nivele los recursos de sus proyectos para asegurarse de que la demanda de recursos no exceda la disponibilidad de los mismos. La nivelación de recursos es un proceso automatizado que cambia el inicio de ciertas actividades. Durante la nivelación, los requisitos de recursos de todas las actividades programadas se comparan con la cantidad máxima disponible en el momento de la nivelación. Una actividad se retrasa si hay muy pocos recursos disponibles en cualquier momento de la actividad. Los gastos no se incluyen en la nivelación de recursos.

Puede seleccionar los recursos que desee nivelar y puede añadir prioridades de nivelación que especifiquen qué proyecto o actividad se nivela primero cuando se produce un conflicto.

La cantidad máxima de trabajo que un recurso es capaz de realizar para un período dado se define mediante las “Unidades/tiempo máx.” de la pestaña “Unidades y precios”, dentro de la ventana “Recursos”.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrán nivelar recursos de proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el módulo Project Management. Si necesita más información sobre Primavera ProjectLink, consulte la ayuda de Primavera ProjectLink en Microsoft Project (sólo disponible si tiene instalado ProjectLink). Para acceder a la ayuda, haga clic en el botón Ayuda de cualquier pantalla de ProjectLink.

Nivelación de recursos Abra los proyectos que contengan los recursos que quiera nivelar. Entre en “Herramientas”, “Nivelar recursos”. Puede configurar varias opciones de nivelación de recursos para que satisfagan sus requisitos. Haga clic en “Nivelar” una vez seleccionadas las opciones.

Marque para nivelar automáticamente los recursos cada vez que programe un proyecto.

Marque para recalcular todos los costes de asignaciones de recursos y roles después de nivelar recursos. Marque para nivelar todos los recursos, o déjelo en blanco y haga clic en “Seleccionar” recursos para especificar los recursos que desea nivelar. Marque para retrasar las actividades con conflictos de recursos sólo hasta sus últimas fechas de fin, después escriba la cantidad mínima de holgura total y especique el porcentaje máximo de aumento de la disponibilidad del recurso.

Por ejemplo, si los recursos se asignar a varios proyectos, podrá determinar si desea tener en cuenta en la nivelación las asignaciones de los recursos dentro de los otros proyectos. A cada proyecto añadido se le asigna un número de prioridad de nivelación (en la pestaña general de “Detalles del proyecto”). En el cuadro de diálogo “Nivelar recursos”, marque la casilla para tener en cuenta las asignaciones en otros proyectos y especifique el valor de prioridad que quiera considerar. Si necesita más información sobre las opciones de nivelación, consulte la Ayuda.

Si marca la casilla “Preservar fechas anticipadas y tardías programadas”, las fechas anticipadas actuales del proyecto se mantienen antes de nivelar. Para revisar las fechas anticipadas niveladas, seleccione si desea mostrar las fechas de inicio/fin remanente o las fechas de inicio y fin. Además, cuando mantenga las fechas, el módulo sólo calculará el programa hacia delante, lo que significa que se programarán las fechas anticipadas de las actividades desde el inicio al fin del proyecto.

Cuando preserve las fechas anticipadas y tardías, muestra las fechas anticipadas antes de nivelar.

Muestra fechas niveladas.

Muestra las fechas niveladas.

Si marca la casilla “Preservar fechas anticipadas y tardías programadas”, el módulo también realizará la nivelación hacia atrás. La nivelación hacia atrás programa las actividades para que se produzcan lo más tarde posible, sin retrasar por ello el fin del proyecto. El módulo invierte el proceso de nivelación, comenzando por el fin tardío del proyecto y avanzando hacia el inicio del mismo. Si no hay recursos suficientes disponibles para programar una actividad en sus fechas tardías, la actividad avanza hacia una fecha anterior. Cuando el programa se nivela hacia delante y hacia atrás (al desactivar la casilla para preservar las fechas anticipadas y tardías programadas), las fechas anticipadas/tardías del proyecto se actualizan. Priorización de actividades durante la nivelación Para manejar los conflictos de programación que pueden producirse durante la nivelación, puede añadir prioridades que especifiquen qué proyecto o actividad se nivela primero. En el apartado “Prioridades de nivelación” del cuadro de diálogo “Nivelar recursos”, haga clic en “Agregar” para añadir una prioridad en blanco a la lista. Seleccione el tipo de prioridad y el orden en el que el elemento especificado se nivelará. Añada las prioridades en el orden en el que las va a considerar el módulo. Para eliminar una prioridad, selecciónela y haga clic en “Eliminar”. Si desea cambiar la información de una prioridad, haga doble clic en la columna “Nombre de campo” y seleccione un nuevo nombre, y/o haga doble clic en la columna “Secuencia de orden” y seleccione “Ascendente” o “Descendente”.

Nivelación de definiciones de prioridad La siguiente tabla define algunas de las opciones de prioridad y orden que puede especificar para nivelar los recursos. Prioridad

Ascendente (menor)

Descendente (mayor)

Prioridad de nivelación de actividades Prioridad de nivelación de proyectos Inicio planeado

Nivela primero las actividades de mayor prioridad Nivela primero los proyectos de mayor prioridad

Nivela primero las actividades de menor prioridad Nivela primero los proyectos de menor prioridad

Nivela primero las actividades con fechas de inicio planeado posteriores Nivela primero las actividades con fechas de fin planeado posteriores Nivela primero las actividades con una duración planeada mayor Nivela primero las actividades con una duración remanente mayor Nivela primero las actividades con mayor holgura total o menos críticas Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de actividades con fechas de inicio anticipado anteriores inicio anticipado posteriores Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de fin actividades con fechas de fin anticipado posteriores anticipado anteriores Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de actividades con fechas de inicio tardío posteriores inicio tardío anteriores Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de fin actividades con fechas de fin tardío posteriores tardío anteriores

Nivela primero las actividades con fechas de inicio planeado anteriores Fin planeado Nivela primero las actividades con fechas de fin planeado anteriores Duración planeada Nivela primero las actividades con una duración planeada menor Duración remanente Nivela primero las actividades con una duración remanente menor Holgura total * Nivela primero las actividades con menos holgura total o más críticas Inicio anticipado

Fin anticipado

Inicio tardío

Fin tardío

*

Indica que la prioridad sólo está disponible si marca la casilla “Nivelar recursos solo dentro de la holgura total de la

actividad”, dentro del cuadro de diálogo “Nivelar recursos”.

Volver a calcular los costes de asignaciones de recursos y roles Cuando cambie la información de costes de recursos o roles, se le pedirá que vuelva a calcular los costes para que aparezcan los valores correctos de los costes de actividades en todos los proyectos abiertos. La orden “Recalcular costos de asignación” garantiza que los costes de proyecto reflejen cualquier valor actualizado de precio por tiempo en las actividades. Por ejemplo, debe volver a calcular los costes si cambia el precio/tiempo de un recurso y el recurso está asignado a actividades, o si un recurso/rol tiene varios precios y cambian las fechas de las actividades, porque el cálculo del coste de las actividades se basa en la fecha de inicio de las mismas. En algunos casos, se le pedirá que vuelva a calcular los costes. También puede ejecutar esta orden desde el menú “Herramientas”, si tiene derechos de acceso para “Ver costes de roles y recursos”.

La opción “Recalcular costos de asignación” estará desactivada si no tiene el privilegio global “Ver costos de roles y recursos”.

Recalcular costes de asignaciones Para actualizar costes de asignaciones de actividades en un proyecto abierto, entre en “Herramientas”, “Volver a calcular costos de asignación”. Haga clic en “Recalcular”.

Si selecciona esta orden, se volverán a calcular los costes de actividad de todos los proyectos abiertos.

Marque esto para sincronizar los factores de horas extra.

La opción de recalcular no tiene en cuenta ninguna asignación con el tipo de tarifa personalizada. El precio personalizado e introducido manualmente no se sobrescribirá cuando sincronice los precios.

En la ventana “Recursos”, dentro de la pestaña “Detalles”, debe marcar la opción “Calcular costos a partir de unidades” para volver a calcular los costes de asignaciones. En la ventana “Recursos”, entre en “Ver”, “Detalles” y haga clic en la pestaña “Detalles”.

Cálculo del coste con varias tarifas de recursos El coste total de una asignación de recurso tiene en cuenta cualquier cambio realizado en el precio/unidad a lo largo de la actividad. Introduzca un precio/unidad para cada tipo de tarifa (definido en “Preferencias de admin”, pestaña “Tipos de tarifa”) en la pestaña “Unidades y precios” de la ventana “Recursos”. Seleccione el tipo de tarifa que usará esa asignación en la pestaña “Recursos”, dentro de “Detalles de actividad”. El coste de la asignación de recurso se basa en el tipo de tarifa asignado a dicha asignación. Si necesita más información sobre cómo usar varias tarifas y tipos de recursos, consulte la Ayuda.

Por ejemplo, una actividad de tres días tiene un recurso que trabaja 8 horas al día. El precio/unidad del recurso para los primeros dos días es de 10 dólares/hora, y el precio/unidad del tercer día es de 30 dólares/hora. El coste de las primeras 16 horas de la asignación de recurso es 160 dólares (16 horas x 10 dólares/hora). El coste de las últimas 8 horas de la asignación de recurso es 240 dólares (8 horas x 30 dólares/hora). El coste total del recurso es $400,00 ($160,00 + $240,00).

Si tiene recursos con turnos que utilicen hojas de tiempo, los costes se calculan con el precio del primer turno del recurso.

Gestión de asignaciones de recursos Utilice la ventana “Asignaciones de recursos” para añadir y ver todas las asignaciones de recursos, agrupadas por recurso, para todos los proyectos abiertos en la actualidad. También puede ver la información de coste y cantidad de recursos en una tabla. Mostrar la tabla de utilización de recursos Entre en “Ver”, “Tabla de utilización de recursos”, o haga clic en la barra de opciones “Diseño” y seleccione “Tabla de utilización de recursos”.

Cuando agrupe por “Recurso”, haga clic para asignar una actividad al recurso.

Utilice las pestañas de detalles para ver o asignar propiedades a las asignaciones de recursos, como cuenta de costes, precio/unidad, tipo de tarifa e información de planificación.

Agrupar y ordenar asignaciones de recursos Entre en “Proyecto”, “Asignaciones de recursos”, y después en “Ver”, “Agrupar y ordenar por”, o haga clic en la barra de opciones “Diseño” y escoja “Agrupar y ordenar por”. Seleccione una de las opciones predefinidas de agrupación y orden, o entre en “Personalizar”.

Un buen programa de proyecto puede servir como herramienta de gestión clave para tomar decisiones y predecir si el proyecto terminará

a tiempo y dentro de presupuesto. Actualice su proyecto de forma regular para poder registrar el avance e identificar problemas potenciales. Puede actualizar el avance del proyecto aplicando datos reales a las actividades directamente en un proyecto, o usando las actualizaciones de las hojas de tiempo del módulo Timesheets. Después de actualizar el proyecto, prográmelo para calcular las fechas de inicio y fin más cercanas, así como las más alejadas para cada actividad y para todo el proyecto. Nivele los recursos de su programa de proyecto para asegurarse de que la demanda de recursos no exceda la disponibilidad de los mismos. Cuando se nivelan los recursos, cada actividad se retrasa hasta que existen suficientes recursos disponibles. En este capítulo aprenderá a actualizar y programar proyectos, además de a nivelar recursos. En este capítulo

Cómo vincular el módulo Project Management con Primavera Expedition

Cómo vincular el módulo Project Management con Primavera Expedition Para configurar el acceso a Expedition, primero debe crear un vínculo entre el módulo Project Management y Expedition. Vincular con Primavera Expedition Utilice el cuadro de diálogo “Preferencias de admin” para establecer un vínculo con Primavera Expedition y escoger la versión de Expedition con la que desee conectarse. Entre en “Admin”, “Preferencias de admin” Marque la casilla “Habilitar vínculo con el módulo Contract Management” y escoja la versión con la que vaya a conectarse. Haga clic en “Cerrar”.

Si se conecta con Expedition versión 9.x o superior, escriba la URL y el número de puerto del servidor web de Expedition.

Para crear un vínculo entre el módulo Project Management y Expedition, primero debe tener el privilegio de seguridad necesario: “Editar preferencias y categorías de admin”.

Una vez establecido el vínculo entre el módulo Project Management y Expedition, puede crear un vínculo desde su proyecto a un proyecto de Expedition, de modo que los usuarios puedan importar y ver

datos de Expedition en el módulo Project Management. Si quiere conectar con Expedition versión 9.x o superior, la creación de un vínculo entre su proyecto y un proyecto de Expedition le permitirá también ver datos de Expedition en myPrimavera. La conexión con la versión 9.x o superior también permitirá que los usuarios puedan iniciar Expedition desde myPrimavera. Vincular con un proyecto de Expedition Entre en “Empresa”, “Proyectos” y abra los detalles del proyecto. Seleccione el proyecto que quiera vincular con un proyecto de Expedition. En la pestaña “Contract Management”, marque la casilla “Permitir que este proyecto se vincule con un proyecto de Contract Management”. Haga clic en el botón de exploración para escoger el proyecto de Expedition que quiera vincular con su proyecto.

Si se está conectando a Expedition versión 8.5, el nombre de grupo y el nombre de proyecto aparecerán en campos distintos. Escriba el nombre de la base de datos y el proyecto de Expedition con los que quiera vincular su proyecto.

Escoja si los usuarios tendrán que introducir la identificación de usuario y la contraseña cuando extraigan datos de Expedition. Si decide que no es necesario, escriba la identificación y la contraseña.

NO ME APARECE ESA PESTAÑA, ASÍ QUE NO PUEDO SACAR LA PANTALLA**

Para vincular su proyecto con un proyecto de Expedition, debe tener el privilegio de proyecto “Editar vínculo de Contract Management”.

Desde Primavera Expedition también se puede vincular un proyecto de Expedition con un programa de proyecto de Project Management. El vínculo desde Expedition le permite revisar las fechas del programa del proyecto para ver si éste se retrasa y otros factores que afecten al mismo. Si necesita más información sobre cómo crear un vínculo desde Expedition, consulte el manual de usuario de Primavera Expedition.

Expedition es la herramienta de gestión de contratos y administración de proyectos de Primavera. Desde el módulo Project Management podrá configurar el acceso a Expedition y crear un vínculo con el que importar datos de Expedition (versión 8.5 o superior) para actualizar fechas de programa, información de costes, el diccionario de códigos de actividades y el diccionario de cuentas de costes. También puede ver documentos de Expedition relacionados con las actividades de su proyecto y, si su organización ha configurado el acceso a Expedition versión 9.0 o superior, podrá ver información a nivel de proyecto de Expedition desde myPrimavera. En este capítulo se explica cómo vincular el módulo Project Management con Primavera Expedition. En este capítulo

Manual de Referencia Primavera P6

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