Presentation Administrasi Proyek LPJK

Isi Kontrak Kerja
Pemahaman atas kontrak konstruksi
pokok perjanjian
adendum Surat Perjanjian
Syarat-syarat umum Kontrak;
Syarat-syarat khusus Kontrak,
surat penawaran
Lampiran penawaran harga;
Lampiran Negosiasi (Jika ada)
spesifikasi teknis;
gambar-gambar;
daftar kuantitas dan harga (apabila ada); dan
dokumen lainnya seperti: jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP
Dokumen Hasil Pelelangan (jika diperlukan)

Hal Pokok Yang Perlu diPahami Oleh Project Manajer

Menangani APK
Kelengkapan Dokumen Pelaksanaan APK
Dokumen kontrak Paling tidak 1 set dokumen kontrak harus berada dilapangan., Tugas dan tanggung-jawab : Kontraktor
Gambar rencana, Paling tidak 1 set gambar rencana ukuran Al harus berada di lapangan, Tugas dan tanggung-jawab: Kontraktor
Struktur organisasi, Mencantumkan nama personil lapangan., Struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhan proyek, Tugas dan tanggung-jawab : Kontraktor
Buku direksi, Buku direksi, berisi : tanggal, nama tamu/direksi, jabatan, instansi, instruksi/saran, tanggapan kontraktor., Tugas dan tanggung-jawab : buku direksi disiapkan oleh kontraktor.
Time schedule, Time schedule, berisi: jenis/bagian pekerjaan, nilai jenis pekerjaan, bobot, rencana, realisasi, deviasi, Tugas dan tanggung-jawab: dibuat oleh Kontraktor, diperiksa oleh Pengawas Teknik, disetujui oleh Pemimpin Proyek.
Bagan cuaca, Bagan cuaca, berisi : tanggal, jam, kondisi hujan, Tugas dan tanggung-jawab : dibuat oleh Kontraktor, diperiksa oleh Staf Pengawas Teknik yang ditunjuk, disetujui oleh Staf Pemimpin Proyek yang ditunjuk.
Dokumen Kegiatan Teknis dan Administrasi, seperti format laporan harian, mingguan, bulanan, request, buku tamu, absensi, dll

Tahapan Proses Proyek dan APK
STO = Site take Over; COW = Commencement of Work (Mulai Kerja); PHO = Profesional Hand Over;
FHO = Final Hand Over
Merupakan Manajemen Proyek Yang Merujuk pada tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua fungsi-fungsi Proyek, tanggung jawab fisik dan non fisik
Menuntun para pihak dalam Organisasi Proyek dalam melaksankan semua fungsi-fungsi Proyek.
Membangun hubungan kerja/sistim proyek, prosedur-prosedur, tanggung jawab, kewenangan dan kewajiban dari semua pihak, kebutuhan dokumentasi, pelaksanaan konstruksi, perencanaan dan penjadualan koordinasi, pengawasan material, pembayaran, perubahan pekerjaan dan kerja tambah, penanganan sengketa dan klaim, perundingan-perundingan (rapat) dan semua fungsi-fungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi.
Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi proyek konstruksi.

Maksud APK
Definis & Lingkup
Definisi dan Lingkup
Administrasi Proyek Konstruksi
Sejak kontrak ditandatangani hingga berakhir,
ada 2 kegiatan yang berjalan secara parallel:

Kegiatan Fisik dilapangan
sesuai dengan Gambar, RKS, dan Kegiatan itu sendiri

Kegiatan Non Fisik,
sebagai kegiatan penunjang Kegiatan fisik,
yang di istilahkan dengan APK (Hal yang sering diabaikan).

Kedua kegiatan tersebut haruslah berjalan secara berbarengan untuk mewujudkan tujuan proyek konstruksi

Pengertian APK
Maksud APK

Bila APK dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama mungkin masalah peluang klaim dan perselisihan (dispute) akan dapat diantisipasi sejak dini, dan tidak terjadi.
Macam-Macam Sebab Perubahan
Informasi desain yang cacat atau tak lengkap
Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan yang disediakan pengguna jasa.
Perubahan kebutuhan
Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal, kondisi bawah tanah, hujan, Jalan masuk, tempat material, larangan dari pemerintah, desa.
Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak
Pemenuhan kontrak yang terlambat
Perlambatan atau Percepatan

Proses Perubahan Pekerjaan
Spesialis kontrak mempersiapkan dan menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke administrasi kontrak dan direksi harian yang kemudian meninjau pemberitahuan tersebut.
Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke penyedia jasa dengan tembusan ke estimator.
Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan memperkirakan harga yang wajar dan diteruskan ke administrator kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh terhadap kontrak.
Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan perubahan kontrak yang disampaikan ke direksi proyek dan direksi harian.
Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan meyampaikan hal tersebut kepada pengguna jasa.
Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan perintah perubahan pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek.
Setelah ditanda tangani, direksi proyek menyampaikan perintah perubahan kepada penyedia jasa dan penyedia jasa meneruskan ke administrasi kontrak untuk dibagikan.

Perubahan-Perubahan Kontrak -2
Tahap Persiapan
Pengertian Manajemen : Proses planning, Organizing, Directing, Controlling pada Aktifitas Proyek yang memiliki sumberdaya yang terbatas untuk mencapai Tujuan yang efektif dan efiesin.

Planning :
Penyusunan RMK (Rencana Mutu Kontrak)
Menyusun Checklist Sebelum Kegiatan di mulai
Pengertian APK
Definis & Lingkup
Menyelenggarakan seluruh Aspek Non Teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan agar Tujuan kontrak tercapai. (Gilbreath 1992)
Aspek Preventif, mencegah/mengurangi atau menyelesaikan perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang mungkin terjadi.

Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil. (Gilbreath 1992)
Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya, biayanya dan waktunya sesuai kontrak.
Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada, sesuai ketentuan dalam kontrak.
Tujuan APK
Pengertian APK
Kegitan Administrasi Di Lapangan
Mobilisasi dan Pelaksanaan
Laporan Proyek
Penagihan Termyn dan Pembayaran
Perubahan-perubahan Pekerjaan (CCO, Addendum, dll)
Penutupan/Pengakhiran Kontrak
Rapat dengan penyedia jasa
Menyusun Catatan Kontrak
Penagihan Termyn dan Pembayaran
Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran

Pengertian APK
Contoh Keg APK
Menangani APK
Untuk menjalankan APK tersebut dengan Baik, ada Beberapa hal yang perlu

Apa tuntutan / permintaan pemilik (dalam hal administrasi Kontrak Kerja)
Apa tuntututan pimpinan perusahaan berkenaan administrasi (Dalam hal Terminj, penggunaan keuangan)
Apa tuntutan instansi teknis terkait (Dalam hal aturan, dilaksanakan proyek sesuai aturan pemerintah)
Apa tuntutan masyarakat dan asosiasi terkait (dalam hal lingkungan dan manfaat konstruksi/bangunan, pemberdayaan)
Apa tuntutan pemeriksa, Auditor, BPKP, KPK, (Prinsip Penggunaan uang Negara atau prinsip transparan, efiensien, adil, persilishan, dispute, klaim)
Dan apa Tuntutan administrasi (dokumen) yang harus disiapkan jika terjadi, Perselisihan (dispute), tuntutan (Claim) (Kekuatan Dokumen dimata hukum)
(Nah, Berdasarkan hal ini kita mulai mengklafikasi APK yang akan kita jalankan)

Contoh Kegiatan APK
Kegiatan Tahap Persiapan
Kegiatan Di Lapangan
Penanggung Jawab administrasi APK, (berdasarkan Organisasi lapangan) yaitu:
Administrasi dokumen kontrak,
Administrasi pembelian,
Administrasi persediaan,
Administrasi keuangan, administrasi Sumber daya manusia;
Hubungan & komunikasi antara para pihak yang terlibat dalam kontrak,
Prosedur, Tanggung jawab, dan kewenangan (RMK),
Pelaksanaan konstruksi di lapangan,
Administrasi Teknis Perencanaan,
Perubahan Kontrak, change order, extra works
penanganan "claim" , dispute
dan administrasi penutupan proyek
Definis & Lingkup
Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut :
Kepala proyek (project director), pihak pengguna jasa dan Manajer proyek dari pihak penyedia jasa harus menguasai seluruh aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian, syarat-syarat, spesifikasi gambar-gambar, dll, tentunya harus menguasai aspek teknis untuk pelaksanaan.
Administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek, terutama dari segi administrasinya.
Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek.
Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas kualifikasinya.
Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang memadai dalam bidang tata persuratan yang berhubungan dengan proyek, dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip.

Struktur Organisasi Administrasi APK
Seorang kepala, Administrator kontrak yang bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung jawab administrasi kontrak secara keseluruhan.
Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan secara fisik, jadual pelaksanaan, perubahan atau penyimpangan dari gambar, spek, syarat-syarat, menyiapkan izin-izin.
Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminan-jaminan.
Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau korespondensi, penagihan-penagihan, perubahan pekerjaan amandeman atau addendum, berita acara kemajuan, serah terima.
Tugas dan Tanggung Jawab APK
Administrasi Proyek Konstruksi adalah suatu keharusan, sama pentingnya dengan kegiatan fisik lainnya
Administrasi Proyek Konstruksi melingkupi Administrasi Kontrak konstruksi
Pada prinsipnya melaksanakan Kegiatan Proyek adalah melaksanakan Kontrak Kerja.
Perselisihan, dilatar belakangi oleh ketidak pahaman akan kontrak dan administrasi yang mengikutinya (yang tidak dijabarkan secara terperinci didalam kontrak itu).
Adminstrasi adalah salah satu ujung tombaknya Manajemen Proyek.
Administrasi adalah Penilaian pertama dalam setiap kegiatan.
Administrasi mempunyai kekuatan hukum (Aspek Hukum)
Dan lain-lain.
Pentingnya
Tahap Persiapan Pelaksanaan Proyek
Serah terima lapangan (site hand over)
PPK menyerahkan seluruh/sebagian lokasi sebelum diterbitkannya SPMK.
PPK bersama-sama penyedia jasa melakukan pemeriksaan lapangan
Jika ditemukan hal-hal yang dapat mengakibatkan perubahan isi Kontrak maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam adendum Kontrak
Jika penyerahan hanya dilakukan pada bagian tertentu dari lokasi kerja maka PPK dapat dianggap telah menunda pelaksanaan pekerjaan tertentu yang terkait dengan bagian lokasi kerja tersebut, dan kondisi ini ditetapkan sebagai Peristiwa Kompensasi.
Hasil pemeriksaan lapangan dituangkan dalam BA Serah Terima lapangan, ditandatangani kedua belah pihak
Pre-construction meeting (Kick off Meeting atau Rapat Pra Pelaksanaan)
Mobilisasi
Pengaturan dan pengendalian lalu lintas
Mutual check - 0 (field engineering)
Mutual Check (MC-0%) adalah hasil perhitungan kuantitas pekerjaan yang dihitung oleh Penyedia Jasa berdasarkan gambar kerja dan disetujui Pengguna Jasa.
Perhitungan kuantitas pekerjaan , disampaikan oleh Penyedia Jasa paling lambat 15 (lima belas) hari sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan, kepada PPK untuk mendapatkan persetujuan.
Penyedia Jasa tidak diperbolehkan melaksanakan pekerjaan bila MC-0% belum mendapat persetujuan Pengguna
Kegagalan Penyedia Jasa dalam mendapatkan persetujuan dari Pengguna Jasa atas MC-0% yang ia sampaikan, tidak dapat dipergunakan sebagai alasan Penyedia Jasa untuk mengusulkan perpanjangan waktu pelaksanaan.
Penyerahkan hasil seluruh perhitungan kuantitas semua pekerjaan dalam format MC-100% kepada Pengguna Jasa untuk mendapatkan persetujuan paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum berakhirnya masa pelaksanaan.
Layout Material dan Penyimpanan
Prosedur Perubahan
Penyiapan Dokumen dan Persetujuan Pemilik (RMK), berisi dokumen dan prosedur kerja dilapangan
Contoh Keg APK
Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait telah dilakukan selama masa perencanaan, pembentukan dan administrasi kontrak perubahan-perubahan akan hampir selalu pasti terjadi.
Macam-Macam Perubahan Kontraktual
Ribuan perubahan mungkin dapat terjadi selama masa perencanaan dan pelaksanaan dari suatu proyek:
perubahan design
perubahan jadual
perubahan biaya
perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan
modifikasi metode pelaksanaan

Perubahan kontrak Menurut katagori kategori yaitu;
Perubahan-perubahan tak resmi (Perubahan Konstruktip): Menyangkut modifikasi lingkup pekerjaan penyedia jasa atau metode pelaksanaan sebagai akibat dari :
Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa, biasanya tidak significant .
Lingkungan, seperti rawa, dll atau pihak ke 3, seperti masyarakat
Tindakan lain di luar kekuasaan., Bila diakui oleh owner maka menjadi perubahan resmi
Perubahan-Perubahan Resmi
Perubahan dari pengguna jasa untuk melakukan modifikasi atas pekerjaan.
Perubahan Design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi.
Perubahan Jadual (urutan pekerjaan)
Merupakan hak pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak, sehingga memiliki kompensasi atas perubahan tsb. Adanya instruksi tertulis dari owner untuk melakukan perubahan dan merinci tambahan kompensasi. Disebut: Perintah Perubahan. Biasanya sudah di identifikasi lebih awal, misal MC-0 (Mutual Check)
Perubahan-Perubahan Kontrak -1
Kegiatan APK
Rencana Mutu Konstruksi (RMK)
Rencana Mutu Kontrak yang selanjutnya disebut RMK adalah rencana mutu pelaksanaan kegiatan yang disusun oleh Penyedia Jasa merupakan jaminan mutu terhadap tahapan proses kegiatan dan hasil kegiatan sebagaimana yang dipersyaratkan dalam pekerjaan.
Rencana Mutu Kontrak (RMK) penyedia barang/jasa setelah disepakati dalam pre-construction meeting (PCM); dan disahkan oleh Pihak Pengelola (PPK).
Rencana itu dapat dioperasikan seluruhnya atau sebagian oleh Sub-Penyedia Jasa atau badan/ organisasi mandiri yang qualified. Tetapi, administrasi perencanaan dan mutu Pekerjaan tetap menjadi tanggung-jawab Penyedia Jasa
Pengertian APK
4/PRT/M/2009
Tahap Persiapan
Pengantar
(APK)

Apa yang dimaksud APK

Kapan APK di mulai dan kapan berakhir

Bagaimana kondisi APK di Indonesia

Bagaimana menangani APK agar berhasil

Bagaimana membuat Organisasi APK dengan baik

Apa saja kegiatan APK
"Wajah" APK di Indonesai hingga saat ini, kelihatannya jauh tertinggal dari dunia barat, bahkan dari negara-negara tetangga sekalipun seperti Singapura, Malaysia, Thailand, dan Philipina. Konon/apalagi Kita di Aceh ini?

Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat.
Contoh:
Umumnya masih menggunakan "Perintah Lisan", sehingga klaim tambah pekerjaan "ditolak"
Penghematan Biaya Administrasi oleh Kontraktor,
Pemilik menolak Biaya APK yang agak tinggi.
(Pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat biaya dengan memperkerjakan tenaga untuk APK dengan gaji murah,)
APK di Indonesia
Pemerintah melalui Departement PU, telah mengeluarkan peraturan Rencana Mutu Kontrak (RMK) penyedia , berdasarkan peraturan
Peraturaan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 04/PRT/M/2009
Tentang Sistem Manajemen Mutu (Smm) Departemen Pekerjaan Umum
Contoh Checklist
Pengertian APK
Hal Pokok Kontrak
Hal Pokok Kontrak Kerja
Hal yang pokok perlu dikaji didalam kontrak perlu diidentifikasi. Seperti : jenis kontrak, jenis pembayaran, mekanisme CCO, mekanisme Addendum, masa pelaksanaan, denda, izin-izin, prosedur pelaksanaan dan persyaratan khusus dan persyratan umum, hal-hal yang diperbolehkan dan yang tidak diperbolejkan, Dokumen yang harus disiapkan, dan lain-lain.
Manajer Proyek dan atau Manjer Lapangan sudah memahami dengan jelas berkenaan dengan persyratan kontrak tersebut
Distribusikan tugas dan tanggung jawab pada setiap tim proyek pelaksana.
Upayakan data berikut sudah di administrasikan,
Daftar checklist dipersiapkan, untuk kontrol :
Isi Kontrak
Team Lab. & Bidang Manajemen Rekayasa Konstruksi

PELATIHAN

MANAJEMEN PROYEK
TEKNIK SIPIL UNSYIAH
LPJK PROVINSI ACEH
Administrasi Proyek Konstruksi Presentation

15
Click to edit Master title style
Click to edit Master text styles
3/14/2016

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
3/14/2016

#

3/14/2016

#

3/14/2016

#

Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
3/14/2016

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
3/14/2016

#

3/14/2016

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
3/14/2016

#

Click to edit Master subtitle style
3/14/2016

#

Click icon to add picture
3/14/2016

#

Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
3/14/2016

#
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level
3/14/2016

#

12

16

17

11

10

9

1

18

2

3/14/2016

Second level
Third level
Fourth level
Fifth level

#

Presentation Administrasi Proyek LPJK

Recommend Documents