Pre Proposal 7th UI Art War

DAFTAR ISI A. Latar Belakang B. Nama Kegiatan C. Tema Kegiatan D. Tujuan Kegiatan E. Visi-Misi Kegiatan F. Nilai-nilai Dasar Kegiatan G. Target Peserta H. Gambaran Umum Kegiatan I. Struktur Kepanitiaan J. Susunan Panitia K. Parameter Keberhasilan L. Penjelasan Bidang a) Pengurus Inti b) Bidang c) Divisi M. Lampiran Anggaran 7th UI ART WAR

A. Latar Belakang

UI Art War adalah salah satu program kerja utama dari Departemen Seni Budaya (Senbud) BEM UI. Bentuk kegiatan UI Art War adalah kompetisi seni antar seniman-seniman terbaik yang yang dimiliki dimiliki tiap tiap fakultas. fakultas. UI Art UI Art War tercatat sudah terlaksana sebanyak enam kali. Pelaksanaan UI Art UI Art War tersebut berjalan dengan cukup lancar dan sukses dalam mewujudkan tujuannya itu sendiri. Oleh karena itu, sudah seharusnya pelaksanaan 7th UI Art War mempertahankan dan meningkatkan kelancaran dan kesuksesan yang telah dicapai sebelumnya. Tokoh intelektual Indonesia Ki Hajar Dewantara menjelaskan bahwa seni adalah suatu tindakan atau aktifitas dari perbuatan yang dilakukan oleh manusia yang bermula dari perasaan, yang diidentikan dengan mengekspresikan perasaan yang akhirnya dapat dan sampai ke jiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap perasaan yang ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah seni.Seni yang berfungsi sebagai alat ekspresi merupakan fungsi yang utama dari kehadirannya. Kehadiran sesuatu yang indah dalam hidup seseorang akan membuat hidupnya semakin berwarna, begitu juga dengan sebuah karya seni jika ada sebuah keindahan di dalamnya. Seni

yang

diwujudkan

dengan

keindahan

dapat

menimbulkan

apresiasi

dan

kebermanfaatan di dalamnya. Apresiasi dalam suatu seni sangatlah penting untuk dilakukan, karena dengan mengapresisasi suatu seni berarti kita menghargai maksud dan tujuan seniman mengekspresikan seni dalam jiwanya tersebut. Selain itu, seni dapat membuat kebermanfaatan bagi penikmatnya. Contohnya dapat menghilangkan segala pikiran buruk yang ada, membuat bahagia, dan dapat menghilangkan kejenuhan jika merasa sedang bosan.

Oleh karena itu, pelaksanaan 7thUI Art War akan menjadi wadah bagi mahasiswa Universitas Indonesia untuk mengekspresikan seni dan menyalurkan bakat mereka sebagai seorang seniman. Sebagai seorang mahasiswa, sudah seharusnya mengetahui seni yang dapat menjadi media untuk mengekspresikan, mengkritisi, atau memecahkan masalah yang ada dalam masyarakat. Dengan mengangkat tema sesuai penggambaran seni di atas, diharapkan salah satu upaya dalam membangun kebersamaan antar seniman-seniman dapat terwujud dan menjadi bentuk kerjasama antara panitia UI Art UI Art War dengan Departemen Seni Budaya (Senbud) BEM UI.

B. Nama Kegiatan

“7th UI Art UI Art War ” Pemilihan nama ini disebabkan panitia ingin menekankan bahwa pelaksanaan kegiatan UI Art War sudah terlaksana sebanyak tujuh kali sebelumnya. Selain itu, penamaan ini juga menjadi peringatan kepada panitia agar pelaksanaan yang ke-7 ini harus menjadi lebih baik lagi dari pelaksanaan sebelumnya. C. Tema Kegiatan

Tema yang diangkat 7th UI Art War adalah “Seni dalam Jiwa”. Seni menurut Ki Hajar Dewantara adalah perbuatan yang dilakukan oleh manusia yang bermula dari perasaan, yang diidentikan dengan mengekspresikan perasaan yang akhirnya dapat dan sampai ke jiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap perasaan yang ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah seni. Sedangkan jiwa j iwa menurut Sarlito Wirawan Surmono memiliki cerminan dari perilaku yang dimunculkan oleh seseorang dalam bentuk tindakan dan perbuatan nyata yang meliputi tindakan yang dapat dap at teramati (perilaku terbuka) maupun tindakan yang tidak dapat diamati secara langsung (perilaku tertutup) dalam hubungannya dengan realitas ekternal di luar dirinya. Sehingga “Seni dalam Jiwa” memiliki arti arti perbuatan yang mengekspresikan perasaan dalam bentuk karya seni. Pemilihan tema ini dikarenakan panitia ingin memberikan kesempatan kepada seniman-seniman tiap fakultas yang ada di Universitas Indonesia untuk mengekspresikan jiwa seni mereka terhadap sesuatu dalam bentuk karya seni. Sehingga diharapkan kontingen

setiap Fakultas dapat mengekspresikan seluas – luasnya jiwa seni mereka dalam menanggapi sesuatu dalam bentuk karya dan lain-lain. D. Tujuan Kegiatan

1. Mewadahi minat dan bakat mahasiswa UI khususnya dalam bidang seni. 2. Meningkatkan jiwa kompetitif mahasiswa UI 3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas jiwa seni mahasiswa UI

E. Visi-Misi Kegiatan

Visi Menjadikan UI Art War sebagai wadah untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas seniman-seniman yang ada di Universitas Indonesia. Misi -

Menjadi pemicu pengeksplorasian bakat seni dari mahasiswa UI

-

Memaksimalkan apresiasi seni dan kegiatan seni yang ada di UI

-

Membangun dan meningkatkan hubungan antar seniman fakultas di UI

-

Meningkatkan keterampilan dan kreatifitas kesenian mahasiswa UI

F. Nilai-nilai Dasar

Terdapat tiga nilai - nilai dasar yang melandasi berlangsungnya acara ini yaitu peduli, apresiatif, dan bermanfaat . Peduli adalah sebuah nilai dasar dan sikap memperhatikan untuk

bertindak proaktif serta keberpihakan kita untuk melibatkan diri dalam persoalan, keadaan atau kondisi yang terjadi di sekitar kita. Peduli dalam 7th UI Art War adalah kemauan dalam rangka memberi inspirasi, perubahan, kebaikan dalam lingkungan kepanitiaan 7th UI Art War . Apresiatif adalah sikap penghargaan yang dilakukan sebagai hasil kontribusi, keikutsertaan dan

penilaian seseorang terhadap sebuah karya tertentu. Apresiatif dalam 7th UI Art War adalah memberi penghargaan terhadap pejuang seni khususnya di lingkungan Universitas Indonesia atas

karya seni yang telah dibuatnya yang diharapkan dapat memicu pejuang seni lainnya untuk lebih banyak berkarya dan melestarikan seni dan budaya . Bermanfaat adalah dapat berguna bagi diri sendiri dan lingkungan sekitar. Bermanfaat dalam 7thUI Art War adalah acara 7th UI Art War melalui tema yang digunakan dapat berguna untuk setiap jiwa dengan bentuk peduli dan apresiasi kepada setiap anggota kepanitaan 7th UI Art War dan stakeholder (perwakilan fakultas, panitia, komunitas seni, Departemen Senbud, dll) serta bentuk kebermanfaatan dengan pengabdian masyarakat di lingkungan sekitar Universitas Indonesia.

G. Target Peserta

Sasaran kegiatan ini adalah mahasiswa/I aktif program sarjana dan vokasi Universitas Indonesia. Peserta kegiatan 7th UI Art War merupakan kontingen dari 14 fakultas dan 1 program vokasi di Universitas Indonesia, yaitu: 1. Fakultas Kedokteran 2. Fakultas Kedokteran Gigi 3. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 4. Fakultas Teknik 5. Fakultas Farmasi 6. Fakultas Kesehatan Masyarakat 7. Fakultas Ilmu Keperawatan 8. Fakultas Ilmu Komputer 9. Fakultas Hukum 10. Fakultas Ekonomi dan Bisnis 11. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 12. Fakultas Ilmu dan Budaya 13. Fakultas Ilmu Administrasi 14. Fakultas Psikologi 15. Program Vokasi

H. Gambaran Umum Kegiatan

7th UI Art War merupakan suatu acara yang mempunyai tujuan utama yaitu menjadikan UI Art War sebagai wadah minat dan bakat bagi setiap seniman dari masing - masing jiwa fakultas dan mengapresiasi hasil dari kontribusi pejuang seni di UI berupa karya seni dll serta bentuk pengabdian masyarakat berupa acara yang diadakan di lingkungan sekitar UI. Acara 7th UI Art War ini terdiri dari tiga rangkaian acara, yaitu grand opening, berbagai lomba-lomba, dan grand closing. Grand opening merupakan ceremony 7th UI Art War yang menandakan bahwa 7th UI Art War telah dimulai. Konsep pada acara ini berupa parade yang diikuti seluruh fakultas di UI, dimana setiap fakultas menampilkan rombongan dengan tampilan semenarik mungkin sesuai dengan tema yang ditentukan. Di akhir parade diisi dengan acara simbolisasi pembukaan 7th UI Art War.Lomba-lomba merupakan acara inti dari kegiatan ini yang terdiri dari berbagai cabang, yakni tari, lukis, film, teater, deklamasi puisi, solo vocal, vocal group, mural, stand up comedy, puisi, fotografi, cerita pendek, poster, komik, dan band. Masing-masing dari cabang lomba tersebut akan mempunyai tema turunan sendiri-sendiri dari tema umum yang ditetapkan. Grand closing merupakan ceremony 7th UI Art War yang menandakan 7th UI Art War telah selesai. Konsep dari acara ini adalah hiburan bersamaan pengumuman juara untu setiap lomba dan juara umum, serta exchibiton yang memamerkan karya – karya kontingen setiap fakultas untuk bentuk apresiasi, serta simbolisasi penutupan 7th UI Art War.

I. Struktur Kepanitiaan

Project Officer

Vice Project Officer

SEKRETARIS UMUM

CONTROLLER

SEKRETARIS 1

TREASURER

ACARA 1

ACARA 2

ACARA 3

MEDIA KREASI

OPRASIONAL

WAKIL

WSKIL

DANA USAHA

TEATER

BAND

VOCAL GRUP

RISET DAN PENGEMBANGAN

SPONSOR

TARI

GOGC

SOLO VOCAL

PUBLIKASI

K3

PERIZINAN

PRODUKSI

LO

SUC

FILM

DEKORASI

PERLENGKAPAN

MONOLOG

MURAL

KOMIK STRIP

DESAIN

KONSUMSI

PUISI

LUKIS

POSTER

MEDIA PARTNER

FOTO

DOKUMENTASI

CERPEN

VIDEOGRAFI

J. Susunan Kepanitiaan POSISI

NAMA

FAKULTAS/ANGKATAN

Project Officer

Rheza Faisal Aristiawan

FT 2015

Vice Project Officer

Zainul Muhammad Rofa

FMIPA 2016

SekretarisUmum

Evllyn Tamalia

FMIPA 2016

Sekretaris 1

Yolla Chintya Pitaloka

FPsi 2016

Controller

Dinda Hasnasoraya

FT 2015

Treasurer

Brigitta Ancilla

FEB 2016

KoordinatorAcara 1

Sergio

FISIP 2016

KoordinatorAcara 2

Filla Delfia

FPsi 2016

KoordinatorOperasional

Alfredo Surya P

FEB 2016

WakilKoordinatorOperasional

Thalia Sabrina

FT 2016

Koordinator Media Kreasi

Indra Akbar

FT 2016

WakilKoordinator Media Kreasi

Amira Aulia

FF 2016

PJ RisetdanPengembangan

Anis Dela Desela

FMIPA 2016

waPJRisetdanPengembangan

Abdurrafi Lukmantara P

FMIPA 2016

PJ Perizinan

Dilla Ramadhanty

FIA 2016

waPJPerizinan

Ayu Dewi Putri

FMIPA 2016

PJ Dana Usaha

Frederik Agnar Widjaja

FH 2017

waPJ Dana Usaha

Hening Daini

FH 2017

PJ Produksi

Khalishah A.

FMIPA 2016

waPJProduksi

Ramadhiansyah Kusuma

FT 2017

PJ Dekorasi

Putricia Adelianti

Vokasi 2017

waPJDekorasi

Desi Wulandari

FIK 2017

PJ Desain

Nabila Hanina

FT 2016

waPJDesain

Andi Karindhiya Syahira

FT 2017

PJ Dokumentasi

Della Mefina

Vokasi 2016

waPJDokumentasi

M. Candraditya Luki

FT 2016

waPJVideografi

Riardi Solihin

Vokasi 2017

PJ Media Partner

Indira Kusuma Siriani

FISIP 2017

waPJ Media Partner

Suha Azka Sabila

FPsi 2017

PJ Publikasi

Kiara Zaifa

Vokasi 2016

waPJPublikasi

Aunia Yasyfin

FPsi 2017

PJ K3

Rahmat Ariwidayat

FT 2016

KoordinatorAcara 3

PJ Sponsor waPJ Sponsor

PJ Videografi

waPJ K3

PJ Perlengkapan

Rizkyawan Wibawa

FT 2016

waPJPerlengkapan

Amora Devi Larasati

FMIPA 2017

PJ Konsumsi

Ghina Nabilah M

Vokasi 2016

WaPJKonsumsi

Adinda Trismala

Vokasi 2016

PJ Teater

Gabriella Vivi

FPsi 2016

Agatha Gracias D. N.

FT 2016

Ainun Rahma Dwi Putri

FPsi 2016

waPJTeater PJ Tari waPJTari PJ LO waPJ LO

Shaquilla Adynta Maulana

FPsi 2016

PJ Monolog

Detia Silvarisa

FKM 2017

waPJ Monolog

Kadek Firdhayanti

FISIP 2017

PJ Puisi

Reva Maya Tika

FKM 2017

waPJPuisi

Nurjannah

FEB 17

PJ Cerpen

Anisa F N

FT 2017

waPJCerpen

Bintang Farhan M

FT 2017

PJ Band

M Alfin Nurwana

FT 2017

waPJ Band

Ignatius Malvin Francia

FT 2017

PJ GO-GC

Adelia Rahmawati

FPsi 2017

waPJ GO-GC

Hasna Azzahra

FPsi 2017

PJ Stand Up Comedy

Raffa Ahmad Athallah

FISIP 2017

waPJ Stand Up Comedy

Aulia Mutiara Syifa

FH 2017

PJ Mural

Miftah alrizki

FH 2016

waPJ Mural

Ranindya P Aranira

FPsi 2016

PJ Vocal Group

Anastasia Mariama P

FPsi 2017

waPJ Solo Vocal

Phoebe Ramadina

FPsi 2017

PJ Film

Sheryn Maulidya A F

Vokasi 2016

PJ Lukis waPJLukis

waPJ Film

Yolanda Saqina Harnum

Vokasi 2016

PJ Poster

Annisa Shabrina

FPsi 2017

waPJ Poster

Kelvin D

FT 2017

PJ Fotografi

Febby Fauzia

FKM 2017

PJ Komik waPJKomik

waPJFotografi

K. Parameter Keberhasilan Kualitatif 

Terlaksana

tepat

waktu

Kuantitatif

di

bulan



November 

Diikuti oleh 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi

Memberikan Apresiasi kepada semua



Fakultas terutama Juara Umum

Mendapat min. 3 sponsor Fresh Money dan In Kind



Dihidari oleh sekurang – kurangnya 4000 pengunjung secara kolektif



Tingkat

kepuasan

mencapai

10%

Sangat Puas, 30% Puas dan 30% Cukup Puas

L. Penjelasan Bidang

Pengurus Inti (PI) Project Officer 

Bertindak sebagai penanggung jawab utama kepanitiaan UI Art War .



Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan UI Art War sesuai dengan revisi grand design setelah bidding



Fokus

mengawasi

kinerja

seluruh

PI

UI Art

mengomunikasikan pengawasan tersebut kepada Vice PO.

War, namun

tetap



Bertanggung jawab terhadap keutuhan dan kesatuan kepanitiaan7th UI Art War secara keseluruhan.



Membangun hubungan interpersonal dengan seluruh panitia 7th UI Art War .



Memberikan arahan kepada panitia lainnya dalam mewujudkan grand design.



Memberikan

bantuan

dalam

menyelesaikan

permasalahan

panitia

lain

sewajarnya. 

Memastikan persiapan dan pelaksanaan 7th UI Art War berjalan dengan lancar sebagaimana grand design.



Berkoordinasi dengan para manager dan wakil manager dalam hal pengawasan terhadap setiap divisi agar tetap berada satu garis komando.



Memastikan seluruh panitia, baik PI, BPH, maupun staf, bekerja sebagaimana

job description yang telah disepakati agar tidak terjadi tumpah tindih area kerja. 

Berkoordinasi dengan PI agar tercipta ketertiban administrasi, keuangan dan legal administrasi sesuai dengan standar operating procedure (SOP) BEM UI dan SOP The 7th UI Art Waryang telah disepakati.



Melakukan koordinasi yang intensif dengan Departemen Senbud BEM UI, SPI BEM UI, dan BEM UI.



Merepresentasikan 7th UI Art War kepada seluruh stakeholder yang berkaitan dan

bertanggung jawab atas nama baik 7th UI Art War. 

Melaksanakan pertanggungjawaban kepada stakeholder 7th UI Art Warsebagai

bentuk tanggung jawab kepanitiaan. 

Berperan aktif dalam membantu peran wakil kepala bidang tertentu ketika terjadi kekosongan peran kepala bidang yang disebabkan oleh hal-hal tertentu.



Mengadakan evaluasi pasca acara 7th UI Art Wardan membuat laporan

pertanggungjawaban.

Vice Project Officer 

Bertindak sebagai pengelola utama internal kepanitiaan 7th UI Art War.



Bertindak mewakili atau menggantikan pelaksanaan job description dari PO jika PO berhalangan sesuai dengan delegasi dan koordinasi dari PO.

Bertindak



sebagai

penasihat

utama

dalam

perumusan

pengambilan

keputusan/kebijaksanaan oleh PO. Fokus mengawasi kinerja seluruh bidang termasuk divisi-divisi di bawahnya ,



namun tetap mengomunikasikan pengawasan tersebut kepada PO. Memantau setiap rapat koordinasi yang dilakukan antar bidang, khususnya



Bidang Acara, Operasionalserta Riset dan Pengembangan. Memastikan setiap bidang bekerja sesuai dengan revisi grand design setelah



bidding Memberikan laporan secara berkala kepada PO mengenai persiapan dan



koordinasi hari – H. 

Bertanggung jawab terhadap proses open recruitment anggota kepanitiaan.



Bertanggung jawab mengontrol timeline dan mengagendakan rapat



Bersama PO mengadakan rapat evaluasi pasca acara 7th UI Art War



Membuat laporan pertanggungjawaban.

Sekretaris Umum 

Bertanggung jawab atas tata tertib administrasi kepanitiaan.



Bertanggung jawab langsung kepada PO



Mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap arus keluar masuk surat dalam kepanitiaan 7th UI Art War.



Melakukan pengarsipan dan membuat surat serta catatan kepanitiaan 7th UI Art War.



Membuat SOP administrasi dan kesekretariatan kepanitiaan.



Bertanggung jawab atas penyimpanan inventaris kesekretariatan.



Membuat semua jenis surat, baik eksternal maupun internal.



Bersama Wakil PO mengontrol timeline dan mengagendakan rapat



Bertanggung Jawab atas file-file yang berhubungan dengan kesekretariatan kepanitiaan.



Berkomunikasi dengan PJ Perizinan terkait pengajuan perizinan



Memberikan laporan berkala kepada Project officer .

Membuat laporan pertanggungjawaban.



Sekretaris 1

Bersama sekretaris umum bertanggung jawab atas tata tertib administrasi



kepanitiaan. Bertanggung jawab atas LPJ Kegiatan 7th UI Art Wardan pengumpulan LPJ



Kepanitiaan. 

Bertanggung jawab membuat nametag dan sertifikat untuk kepanitiaan.



Bersama sekertaris umum membuat semua jenis surat, baik eksternal maupun internal. Bersama sekertaris umum bertanggung jawab atas penyimpanan inventaris



kesekretariatan. Melakukan publikasi atas presensi dan notulensi agar dapat tersebar kepada



panitia 7th UI Art Warsecara keseluruhan.

Controller 

Memiliki tanggungjawab langsung kepada Project Officer.



Memiliki tanggungjawab dalam hal penetapan kebijakan pemasukn dan pengeluaran bersama dengan Project Officer, Vice Project Officer dan Treasurer.



Memiliki tanggungjawab atas arus pemasukan dan pengeluaran dana serta pencatatan pemasukan dan pengeluaran dana yang terjadi selama kepanitiaan berlangsung secara rinci dan sistematis.



Membuka rekening atas nama 7thUI Art War .



Memegang dan bertanggungjawab penuh atas buku tabungan kepanitiaan.



Melakukan control terhadap cashflow dan laporan keuangan setiap divisi secara berkala.



Selalu berkoordinasi dengan bendahara dalam hal mengurus keuangan.



Menyusun laporan keuangan dan laporan pertanggungjawaban (LPJ) UI Art War 7th.

Treasurer 

Memiliki tanggungjawab langusng kepada Project Officer.



Memiliki tanggungjawab dan wewenang menerima semua pemasukan keuangan untuk kegiatan.



Mengawasi serta mengontrol kerja divisi Dana Usaha, Sponsorship, dan Produksi.



Memiliki tanggungjawab atas arus pemasukan dana serta pencatatan pemasukan dana yang terjadi selama kepanitiaan berlangsung secara rinci dan sistematis.



Berkoordinasi dengan Controller dalam mengurus keuangan 7thUI Art War .



Menyusun laporan keuangan dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) bidang keuangan 7thUI Art War .

a. SWOT Panitia dan Kegiatan

Strength 

Total panitia yang berjumlah besar



Sudah melakukan penelitian secara kuantitatif dan kualitatif mengenai aspirasi mahasiswa UI



UI Art War sudah dijalankan 6 kali.



UI Art War sebagai satu-satunya kompetisi bidang seni yang melibatkan seluruh fakultas dan program se-UI.

Weakness 

Terbuka kemungkinan panitia yang hilang di kemudian hari.



Kebutuhan dana operasional yang besar



Panitia yang berasal dari lintas fakultas dan angkatan sehingga tim sulit untuk kumpul lengkap



Banyaknya perbedaan keinginan dari tiap fakultas terhadap acara UI Art War .



Tidak meratanya kuantitas dan kualitas SDM seni dari setiap fakultas dan program.

Opportunities 

Dihadiri oleh banyak mahasiswa lintas fakultas dan program UI



Setiap panitia mendapat dukungan dari teman dan orang tua



Kegiatan UI Art War selalu dipantau dan di- follow up perkembangannya oleh steering committe

Threat 

Banyaknya acara lain setingkat UI yang memiliki timeline mirip dengan timeline UI Art War .



50% dana dari rektorat bersifat reimburse Ada kemungkinan nominal dana dari rektorat berkurang



b. SWOT Pengurus Inti

Strenght 

Komitmen dan semangat yang tinggi untuk berkontribusi dalam kepanitiaan UI Art War .



Sudah cukup solid



Sebagian besar pengurus inti sudah saling mengenal

Weakness 

Karakter dan pemikiran yang beragam sehingga tidak mudah mencapai konsensus.



Berasal

dari

beragam

fakultas

dan

angkatan

sehingga

sulit

untuk

menyesuaikan waktu pertemuan. 

II. No

1.

Tidak ada pengurus inti yang berasal dari keluarga konglomerat

CONTINGENCY PLAN UMUM Masalah

Motivasi komitmen

Tindakan Preventif

dan



panitia

Vice PO melakukan pendekatan

berkurang di tengah

interpersonal

kepengurusan

setiap panitia. 

Tindakan Represif

secara

setelah

PO

peringatan

Jika sampai 3 tiga kali tidak

welcoming

PO

sampai 3 kali 

nilai

danVice

memberi

ke

Mengadakan internalisasi



mengindahkan

akan diputihkan

staf 

Mengadakan

team

building minimal 2 kali 

Adanya

sahabat

bidang yang berasal dari Divisi Riset dan Pengembangan Internal 2.

Kinerja panitia tidak



sesuai harapan

PO maupun Vice PO aktif

dalam

menanyakan progres tiap bidang. Manager aktif

dalam

menanyakan progres tiap divisi. 

PO

mengontrol

pelaksanaan timeline Bidang

HPDD,

sekretaris, controller, dan bendahara. Vice PO

dan

sekummengontrol pelaksanaan timeline bidang

acara,

operasional, riset dan pengembangan internal. 

Diberikan mentoring yang mengupgrade

akan



Dikarantina

oleh

Manager dan Vice PO Vice PO

kapabilitas staf. 3.

Panitia

tidak



Diadakan

deep

memprioritaskan UI

sharing

Art

atau

sesama PI; PJ dan

mengalami masalah

Manager; Staf dengan

yang

PJ

War

menggangu

fokus panitia.



antara

Terbuka

PO

dan

Vice

PO

memberi peringatan.

dengan

kesibukan

dan

masalah masing



masingyang

dinyatakan

bisa dalam

pleno, rabid, maupun secara personal. 

Baik PO, Vice PO, maupun aktif

Manager, berinteraksi

secara

langsung

maupun

di

media

sosial dengan tim. 4.

Miskomunikasi antar bidang



maupun

Sosialisasi komando

internal bidang.

koordinasi, dan

alur dan

alur

program

timeline timeline

per

bidang dan internal bidang

saat

welcoming staf. 

Tegas terhadap alur komando

dan

koordinasi. 

Membudayakan

alur



Dilakukan evaluasi saat pleno

dan/atau

serta peringatan.

rabid,

diberikan

keterbukaan

dan

keberanian

untuk

bertanya atas hal-hal yang

masih

diragukan. 

Merutinkan pelaksanaan rapat.



Staf

selalu

melaporkan progress kepada PJ; PJ selalu melaporkan

progres

kepada manager, PI selalu

melaporkan

progres

kepad

POdanVice POdanVice PO. 5.

Banyak panitia yang



Pada

internalisasi

tidak peduli dengan

nilai ditanamkan rasa

urusan bidang lain.

memiliki atas UI Art War. 

PI

akan

selalu

mengingatkan panitia bahwa antara panitia harus

saling

membantu,

tidak

hanya mengurusi hal yang

menjadi

tanggung

jawab

pribadi dari panitia. 

Sering

mengadakan

komunikasi bidang.

lintas



Pada

saat

team

building

dan

welcoming

staf,

panitia

diajak

bermain game dengan panitia lintas bidang. 6.

Kurangnya pendaftar dalam



open

Menciptakan branding

recruitment staff.



publikasi

Melakukan tertutup

untuk

yang keren melalui

mencukupi

disain

staf.

poster

rekruitmen

dan

kebutuhan

video kreatif 

Menjadwalkan testimoni

mengenai

keseruan UI Art War dari para selebriti UI 

Mengajak

orang-

orang

untuk

mendaftar

dengan

pendekatan interpersonal 

Bersinergisasi dengan Departemen tiap

Senbud

fakultas

program

dan untuk

menyemarakkan publikasi UI Art War. 7.

Venue lomba kurang



Segera

mengurus



LO

berkomunikasi fakultas

mendukung kegiatan

perizinan

tempat

dengan

perlombaan.

setelah

terpilih

program untuk mencari

bidding

dan

solusi beuntuk mencari



Merencanakan

solusi

dan

bersama

dan

mengurus tiga opsi

meminta pengertian dari

venue

fakultas dan program.

tiap

perlombaan. 

Komunikasi

yang

intens

antara

sekretaris 1 dengan PJ perizinan 8.

Terdapat yang

hilang

panitia



dari

Vice PO melakukan pendekatan

rangkaian kegiatan.

secara

interpersonal



nilai

welcoming

staf Mengadakan

team

kali Adanya

sahabat

bidang yang berasal dari Divisi Riset dan Pengembangan Internal 

Manager bertanggung jawab

menciptakan

kedekatan

antar

anggota tim. 

yang

Memberikan peringatan

hilang

set up cost . 

Panitia yang hilang akan diputihkan

building minimal 2



Panitia

tidak akan dikembalikan

internalisasi



rapat PI BPH.

Mengadakan

setelah

Mengkomunikasikan masalah tersebut dalam

ke

setiap panitia. 



surat sampai

tiga kali. 9.

Rundown berjalan

tidak



sesuai

Manager acara selalu memfollow

dengan rencana. 



up

memastikan

perubahan

kinerja anggotanya

rundown

Melakukan

berdampak buruk.

lapangan

teknik maksimal



H-3 acara 

Mengomunikasikan dan

Melakukan pleno

Manager (korlap) rembuk

rapat

divisi

untuk

tidak

lapangan memimpin antara

divisi-

terkait

untuk

mencari solusi.

memastikan kesiapan acara 

Memperjelas

alur

koordinasi dan alur komando

saat

pelaksanaan acara 

Briefing setiap H-2 acara



Time

keeper tegas

terhadap rundown

Timeline Kasar Acara UIAW Nama Kegiat an Konsep ing

Oprec 1 Pengu muman Oprec 1 Welstaf f1 Fiksasi tempat

APR

MEI

JUN

JUL

AGU

SEP

OKT

NOV

DES

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

lomba Pencari an Juri Fiksasi Juri Penyele saian surat perizin an tempat lomba Pengaj uan perizin an ke rektorat Rapat dengan Juri CM TM Rulesb ook & SOP Kepanit iaan Oprec 2 Pengu muman Oprec 2 Welstaf f2 Timbil Divisi Open volunta ry Pleno Lomba Rekap Nilai Pengu muman

Lomba

BIDANG KEUANGAN

A. PENJELASAN BIDANG KEUANGAN Bidang keuangan adalah bidang yang bertanggung jawab atas hal keuangan kepanitiaan UI Art War 2018 yang terdiri dari pencarian, pengelolaan, dan pelaporan dana. Bidangterdiri dari 3 divisi yaitu divisi dana usaha, divisi sponsorship, dan divisi produksi. B. STRUKTUR BIDANG KEUANGAN

BIDANG KEUANGAN

CONTROLLER

TREASURER

DANA USAHA

SPONSORSHIP

PRODUKSI

C. DIVISI I.

DIVISI DANUS A. URAIAN DIVISI Divisi dana usaha merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk mencari dana

acara 7th UI Art War melalui keuntungan yang didapatkan dari hasil usaha penjualan sendiri, seperti, makanan, pakaian, hingga jasa. B. STRUKTUR DIVISI

C. KEBUTUHAN STAFF Jumlah staff yang dibutuhkan : Perwakilan setiap fakultas dengan jumlah total 15 sampai 20 orang. Kriteria staff yang diperlukan: ●

Memiliki komitmen untuk menjalankan amanah hingga akhir

●

Bertanggung Jawab

●

Pekerja keras

●

Bersedia mengikuti persyaratan yang telah disepakati oleh PI dan BPH

●

Dapat bekerja sama dengan tim atau divisi lainnya

●

Mempunyai pengalaman dana usaha atau bendahara diutamakan

●

Memiliki hobi dan jiwa kewirausahaan yang tinggi

●

Memiliki link ke usaha dagang lain

●

Merupakan mahasiswa Universitas Indonesia angkatan 2017-2018

●

Tegas, dapat menagih uang yang belum dibayarkan

D. DESKRIPSI KERJA 

Koordinasi dan perencanaan bentuk usaha untuk mendapatkan dana



Merekrut staff untuk mencari dana usaha dan modal acara



Kolaborasi dengan beberapa divisi untuk pencarian dana dan modal



Memberikan laporan pemasukan dana kepada bendahara dan panitia inti setiap minggu

E. SWOT DIVISI Strength ●

Beberapa kali menjadi panitia dana usaha

●

Dapat mengelola uang

●

Kreatif Weakness

●

Terkadang demotivasi kalau panitia meremehkan danus

●

Terkadang lupa memberi tahu piket danus

●

Mudah lelah Opportunities

●

Memiliki WaPJ yang dekat dengan saya

●

Memiliki dan dekat dengan kontak danusan

●

Memiliki kendaraan pribadi Threats

●

Ada kepanitiaan lain di bulan November yaitu OIM

●

Saat liburan terkadang di rumah di Bekasi

Strength ●

Dapat berkomunikasi dengan baik

●

Well-Organized

●

Mudah beradaptasi

Weakness ●

Impulsif

●

Mudah merasa overwhelmed

Opportunities ●

Terbuka akan hal-hal baru

●

Mencintai tantangan

Threats ●

Tidak mempunyai kendaraan

●

Saat libur biasanya balik ke rumah di Jambi

F. PARAMETER KEBERHASILAN Parameter Kuantitatif

Mencapai

goals

untuk

dana

Parameter Kualitatif

yang

●

terkumpul yakni sebanyak Optimis: Rp 62.000.000 Realis: Rp 47.550.000 Pesimis: Rp 32.595.000

Dana tersebar rata kepada seluruh divisi

●

Adanya keterbukaan

●

Dapat

memberikan

kontribusi

yang lebih dari Danus di tahun sebelumnya

G. PENJELASAN DIVISI Divisi ini akan mencari dana usaha melalui kegiatan danusan makan, audiensi, merch, jualan pulsa, garage sale, open tenant dan online shop. Keterangan: 1. Danus Makanan Pengampu: Staff Dana usaha masing-masing fakultas yang ditugaskan

Danus makanan adalah danus yang bersifat rutin setiap hari dan minggu berjalan hingga hari H. Setiap panitia, BPH dan staff, wajib mendanus pada jadwal yang telah ditentukan. Adapun danus dapat dibagi dua: 1. Danus harian: mulai dari makanan yang biasanya didanuskan di fakultasfakultas seperti baksotusuk, tahu crispy, lumpia, piscok atau makanan yang belum begitu kerap didanuskan seperti dimsum. Danus harian selama hari Senin-Jumat. 2. Danus mingguan: makanan dengan danus mingguan menggunakan Pre-Order seperti mochi ice cream, dan lain-lain. Danus mingguan dimulai dari hari Sabtu (pembukaan pre-order) dan penyerahan pada hari Rabu (penyerahan pre-order). Adapun platform penjualan adalah di online shop “UI ArtFood”.

2. Merchandise Pengampu: Staff Dana usaha masing-masing memegang salah satu produ k.

Adapun merchandise yang dijual antara lain kipas, emblem, stiker, kaos, notebook, hoodie, totebag, mug, agenda UI dan lain-lain. Dalam hal ini, danus akan bekerja sama dengan tim produksi untuk produksinya dan desain untuk desainnya. Merchandise akan dijual pada stand bazaar dan online shop (OA dan Instagram).

3. Garage Sale Pengampu: Staff Dana usaha masing-masing divisi yang ditugaskan.

Dapat dilakukan pada daerah-daerah kecil, pasar, ataupun CFD Sudirman/UI. Masing-masing divisi yang piket bertugas untuk mengumpulkan barang-barang bekas layak digunakan yang diampu oleh satu staf. Hasil penjualannya pun diberikan untuk acara. Sekaligus pula dalam Garage Sale kita dapat memeriahkan acara kita. Garage Sale akan diadakan sebanyak jumlah seberapa kita membutuhkan dana. Untuk sementara, kami memperkirakan 2-3 kali. Saat Garage Sale berlangsung akan dijaga oleh panitia dana usaha beserta divisi lain yang diwajibkan untuk piket. Barang yang dijual: pakaian (baju, celana), tas, mainan,

buku, dan sebagainya.

4. Car Free Day Pengampu: Staff Dana usaha masing-masing divisi yang ditugaskan.

Apabila garage sale menjual barang bekas, maka CFD (saja) menjual makanan, minuman, dan konsumsi lain yang dibutuhkan oleh para peserta CFD yang mungkin lelah, haus, dan lapar. Car Free Day dilaksanakan setiap hari Minggu di Sudirman - Bundaran HI/UI. Dalam Car Free Day pun kita dapat mempromosikan acara kita melalui kegiatan interaktif dengan para peserta CFD. Adapun setiap Minggu, masing-masing divisi yang piket wajib berjualan di CFD yang diampu oleh satu staf.

5. Audiensi Pengampu: Staff Dana usaha masing-masing divisi yang ditugaskan.

Audiensi adalah kegiatan menonton suatu acara untuk televisi. Adapan saat audiensi biasanya diberikan konsumsi dan honor. Konsumsi untuk panitia sendiri sedangkan honor akan diberikan untuk acara. Audiensi juga memiliki piket divisi. Audiensi akan diadakan sebanyak jumlah seberapa kita membutuhkan dana, dengan setiap divisi wajib dua kali menonton. Acara yang ditonton dapat divisi tentukan sendiri, dengan tetap memperhatikan jumlah honor.

6. Paid Promote Pengampu: Salah satu Staff Dana usaha.

Dengan mengumpulkan seluruh followers instagram panitia, maka akan dilakukan paid promote dengan paket-paket tertentu.

7. Maba Things 1. Stand Bazaar (Welcoming Mahasiswa Baru 2018) Pengampu: PJ, WaPJ, dan Staff Dana usaha

Stand bazaar akan menjual merchandise , maupun danus makanan . Adapun waktu yang tepat adalah saat rangkaian KAMABA maupun ada

acara-acara lain selama bulan April-November yang membuka open tenant . Stand: Welcoming Maba, OKK. Adapun saat stand bazaar saat KAMABA, setiap panitia wajib menjaga stand bazaar.

2. Kegiatan KAMABA Pengampu: Semua Staff yang Maba 2018 (Penjual) dengan angkatan 2017.

Menjual kebutuhan KAMABA, seperti karton asturo, slyer, Khusus untuk Bendera 17 Agustus, papan jalan pada saat ujian tulis EPT maupun hal lainlain yang bersifat oportunis yang dapat dilihat kemudian. Maba 2018 aktif dalam melakukan penjualan. Adapun transaksi dapat dilakukan dengan akun “UI ArtShop”. H. CONTIGENCY PLAN No

Masalah

Tindakan preventif

Tindakan Represif

1.

Sedikitnya

kontribusi

Danus

keuangan bentuk

dalam

UIAW

Memberikan inovasi baru untuk Memacu semangat para usaha

yang

akan staff untuk bekerja ekstra

dilakukan

dengan jenis usahanya masing-masing

2.

Pelaksanaan

danus

dan Membuat

pembagian waktu danus

rencana

timeline

jadwal staff danusan

H-1 seminggu sebelum danus akan diberitahukan kepada panitia atau staff yang berjualan.

3.

Hilangnya tanggung jawab

Memberitahukan

staff di tengah pelaksanaan

pemberlakuan

danus

mereka yang hilang atau tidak pernah ber-danus

adanya Penerapan sistem denda denda

bagi tersebut

4.

Jadwal

kegiatan

yang Memastikan

setiap

pengurus

Memastikan

berbarengan

dengan dan staff mencatat timeline panitia

kegiatan

tertentu

danus

(apabila ada acara khusus; daftar ulang Maba, OKK, Welmab)

danus yang telah direncanakan Selalu

memastikan

seseorang menggantikan

yang peran,

ada

staff

lain

menggantikan

atau yang peran

hadir pada saat Hari H.

dapat ketika

sewaktu-waktu ada yang tidak dapat hadir

II.

DIVISI SPONSORSHIP

A. PENJELASAN DIVISI Divisi sponsorship merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk mencari sumber dana melalui kerja sama dengan perusahaan sebagai sponsor acara.

B. STRUKTUR DIVISI PJ Sponsorship WaPJ Sponsorship Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

C. KEBUTUHAN STAFF Jumlah Staff yang dibutuhkan: 5 sampai 6 orang. Kriteria staff yang diperlukan: 

Dapat berkerjasama dengan tim atau divisi lainnya



Mempunyai pengalaman dalam bidang sponsorship diutamakan



Mempunyai komitmen yang dapat dipertanggungjawabkan



Tidak suka menunda



Memiliki kemampuan komunikasi yang baik



Memiliki link sponsor



Fleksibel


Koordinasi dan perencanaan bentuk proposal sponsorship



Mengajukan kerjasama sponsor kepada perusahaan



Merekrut staff untuk mencari modal acara melalui sponsorship



Memberikan laporan kontrak kerjasama sponsorship kepada bendahara dan panitia inti setiap minggu

E. SWOT DIVISI Strenght 

Memiliki semangat tinggi untuk mencari pengajuan dana kepada perusahaan



Membentuk kekompakan antara staf untuk mencari modal melalui kerjasama dengan perusahaan

Weakness 

Mengalami kesulitan untuk menemukan perusahaan yang mau berkerjasama

Opportunity 

Mahasiswa UI dapat mendapatkan pengalaman dalam pengajuan sponsorship



Mempunyai staff yang ahli untuk mencari sponsor

Threat 

Sedikit mahasiswa yang memiliki minat dalam divisi sponsor



Terbatasnya kontak sponsor perusahaan

F. PENJELASAN DIVISI Divisi ini akan mencari modal melalui kegiatan penawaran kerjasama sponsorship. Isi proposal: -

Special Package Rp. 40.000.000  Logo pada Gapura  Paket Platinum

-

Paket Sponsorship terdiri dari: Silver

: Rp. 15.000.000

Gold

: Rp. 25.000.000

Platinum : Rp. 35.000.000 -

Alternative Package Terdiri dari 3 jenis paket: Paket Hemat A

: Rp. 13.500.000

Paket Hemat B

: Rp. 7.500.000

Paket Single -

In Kind Sponsorship Konsep Acara dan penjelasan acara secara singkat Biaya acara yang di butuhkan Kontak

G. PARAMETER KEBERHASILAN Parameter Kuantitatif

Kontrak

kerjasama

sponsorship

dengan tiga perusahaan


Modal

dari

sponsor

dapat

mencukupi kebutuhan dana panitia

Mendapatkan minimal 50.000.000 Transparansi yangg jelas (1 Sponsor Gold + 1 Sponsor Silver + 10jt dari paket alternatif) Terpenuhinya

100%

sponsorship

feedback Menyerahkan

semua

bentuk

dokumentasi dan bukti feedback kepada sponsor

H. CONTINGENCY PLAN No.

Masalah

Tindakan Preventif

TindakanRepresif

1.

Staf mempunyai

Mengkomunikasikan semua

komitmen yang rendah

resiko pada awal pembentukan

sehingga hasil tidak

staf, pendekatan kepada

maksimal

individu terkait nilai komitmen.

Komunikasi yang aktif dengan pendekatan individual.

Mencari kontak Kesalahan penulisan 2

perusahaan tersebut

kontak perusahaan dan

Mengunjungi WEB perusahaan

dari panitia di luar

nomor perusahan tidak

terkait

divisi sposor atau pihak

valid.

di luar kepanitiaan UIAW

3

III.

Perusahaan ingin

Membuat jadwal pertemuan

bertemu, namun waktu

yang di serahkan kepada

berkendala

perusahaan

Menyerahkan kepada staf ataupun bendahara

DIVISI PRODUKSI

A. PENJELASAN DIVISI Divisi produksi adalah bidang yang bertanggung jawab atas penyediaan perlengkapan acara yang dibutuhkan dalam jumlah besar. Seperti penyediaanid card , sertifikat, plakat, baju kepanitiaan, souvenir, banner, dan merchandise. Penyediaan perlengkapan tersebut bekerja sama dengan vendor yang memenuhi kriteria. Divisi produksi harus berkoordinasi dengan divisi lain yang membutukan perlengkapan tersebut baik terkait jumlah, desain, dan kriteria lain yang diperlukan.

B. STRUKTUR DIVISI

PJ Produksi WaPJ Produksi

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

C. KEBUTUHAN STAFF Jumlah staff yang dibutuhkan: 

Optimis 8 orang



Realistis6 orang



Pesimis 5 orang

Dengan kriteria: 

Memiliki waktu yang fleksibel



Memiliki kendaraan



Mudah dihubungi



Mahasiswa UI



Mau bekerja keras





PRA HARI-H -

Mengetahui tugas yang menjadi tanggung jawab dengan jelas

-

Mencari vendor yang memiliki kualitas bagus dengan harga terjangkau

-

Membagikan tugas berdasarkan acara yang akan dipegang sebelum diberikan file yang akan di produksi



-

Merencanakan Open dan Close PO Merchandise

-

Berkoordinasi dengan manager oprasional, design dan sponsorship.

HARI-H -

Memastikan produksi selesai sesuai tangal yang telah disepakati

-

Mengkonfirmasi kepada pihak perlengkapan dan design bahwa barang sudah sesuai dengan yang dimita dalam jumlah maupun design.



Menyerahkan dan membagikan langsung kepada pihak yang bersangkutan

PASCA HARI-H -

Menyelesaikan hal terkait produksi yang masih beum selesai

E. SWOT DIVISI Strenght 

Memiliki staff yang memiliki komunikasi yang baik



Memiliki semangat kerja yang besar



Memiliki pemahaman atau pengalaman tentang produksi



Mengetahui beberapa vendor

Weakness 

Masih jarangnya bertemu sehingga kurangnya sifat kekeluargaan



Melakukan double job yaitu pra acara dan ketika acara

Opportunity 

Sudah adanya SOP



Adanya bantuan dari divisi lain

Threat 

Perbedaan jadwal kuliah antara satu staff dengan staf yang lain



Miss-koordinasi yang terjadi antara divisi internal dan ek sternal

F. DESKRIPSI KEGIATAN 

PRA HARI-H Menyelesaikan segala produksi sebelum hari-H dan bertanggung jawab atas setiap barang yang diproduksi sesuai dengan permintaan.



HARI-H Memastikan segala produksi telah selesai dan tidak adanya produksi pada hari H. menyerahkan barang-barang produksi yang telah diselesaikan.



PASCA HARI-H

Menyelesaikan segala urusan mengenai produksi setelah acara seperti nota, dll.

G. SOP PRODUKSI -

Untuk produksi yg membutuhkan desain di harap untuk meminta desain ke bidang desain

-

Memberi tahu bidang produksi H-5 sebelum pemesanan

-

Rentang waktu produksi untuk besar 1 bulan sebelum hari-H

-

Rentang waktu produksi untuk proposal 7 hari sebelum percetakan

-

Bentuk desain yg diberikan ke bidang produksi memiliki resolusi yg tinggi dan dalamberbagai format (.cdr/.psd; .jpeg; .pdf)

H. PARAMETER KEBERHASILAN Parameter Kuantitatif


95% keberhasilan dalam melaksanakan semua produksi dalam UIAW, tepat waktu, produksi yang di inginkan sesuai dalam design bahan dan ukuran. Mendapatkan minimal order merchandise sebanyak 50 kaos, 50 totebag, 100 gelang, dan 25 agenda/notebook. I.

Semua kebutuhan produksi terpehuni tanpa adanya keterlambatan produksi.

Semua merchandise dapat tersalurkan kepada pembeli tanpa adanya cacat dan keterlambatan.

CONTINGENCY PLAN No.

Masalah

1.

Kesalahan dalam nama di

Terus follow up pihak

Segera mengganti

sertifikat.

acara

sertifikat

Mendapat order produksi

Mengkonfirmasi kepada

Mencari vendor yang

yang terlalu mepet.

pihak terkait bahwa

sanggup produksi

tidak ada lagi yang

dalam waktu singkat

2.

Tindakan Preventif

tertinggal

Tindakan Solutif

3.

Kesalahan dalam

Memastikan spesifikasi

Memproduksi ulang

spesifikasi benda yang

terlebih dahulu pada

ataupun membenahi

akan di produksi.

pihak terkaitdan tidak

barang tersebut

ada perubahan 4.

Keterlambatan barang

Memproduksi dari jauh-

Me-reschedule

hasil produksi.

jauh hari, Melakukan

kepentingan jika

perjanjian hitam diatas

memungkinkan.

putih dengan vendor

Memberikan teguran

terkait waktu

pada vendor agar cepat

penyelesaian produksi

meyelesaikan barang produksi

5.

Kurangnya kendaraan

Mencari staff yang

Menginstruksikan

untuk membawa

memiliki kendaraan

divisi lain untuk

perlengkapan hasil

pribadi dan fleksibel

membantu proses

produksi.

pengambilan hasil produksi

6.

Terdapat perbedaaan

Memastikan jumlah

Mengganti barang yang

jumlah dan size chat

ukuran yang dipesan

tidak sesuai.

dengan hasil produksi

sesuai dengan jumlah

merchandise.

ukuran pembeli dan ukuran size chart sesuai dengan contoh barang merchandise.

BIDANG KESEKRETARIATAN 1. DIVISI RISET dan PENGEMBANGAN

1.

Uraian Bidang

Bidang R & P merupakan bidang baru. Bidang ini diadakan berangkat dari kurang harmonis dan kompaknya seluruh panitia UI Art War. Bahkan rata-rata panitia tidak mengenal panitia dari divisi lainnya. Selain itu, UI Art War yang memiliki tujuan yakni “meningkatkan kualitas dan kuantitas para seniman UI” tidak memiliki alat ukur yang jelas mengenai hal tersebut. Bidang ini mempunyai fungsi evaluasi, pengelolaan konflik, penjagaan. Fungsi evaluasi yang dimaksud adalah melakukan riset terkait evaluasi pelaksanaan 7th UI Art Wa rserta menganalisnya. Fungsi pengeloaan konflik yang dimaksud adalah mencegah dan memediasi antar panitia yang berkonflik. Fungsi penjagaan yang dimaksud adalah menjaga semua panitia agar tetap memiliki antusiasme dan motivasi dalam kepanitaan UI Art War .

2.

Deskripsi Kerja

1. Merancang agenda team building , welcoming staf, danrapatkerja 2. Menjadi sahabat bidang untuk bidang lain dengan tugas medeteksi, memantau, dan menyusun agenda rekonsiliasi atas konflik yang terjadi pada bidang tersebut 3. Membuat dan menganalisis survey evaluasi kepanitiaan

1.

Struktur Bidang

PJ R&P

WaPJ R&P

staf 2.

staf

staf

Kebutuhan Staff

Jumlah staff yang dibutuhkan : 4 orang Kriteria staff yang diperlukan: 1.

Memiliki komitmen untuk menjalankan amanah hingga akhir

2.

Dapat berkerjasama dengan bidang lainnya

3.

Mempunyai kepribadian ekstrovert, kreatif , mampu melakukan pendekatan personal, dapat menjadi penengah konflik, serta mencairkan suasana

4.

Diutamakan bagi yang pernah mempunyai pengalaman di bidang PSDM

5.

Merupakan mahasiswa Universitas Indonesia angkatan 2016-2018

6.

Mengetahui cara membuatsurvei yang baik serta menganalisisnya

3.

Penjelasan Kegiatan

1.

Welcoming Staff a. Sambutan untuk para staf yang baru, pemaparan grand design secara ringkas b. Dilaksanakan saat PIBPH dan staff sudah lengkap (sebelum pelaksanaan UIAW)

2.

Team Building 

Team Building PIBPH o

Agenda bermalam untuk mempererat kebersamaan PIBPH kepanitiaan

o

Agenda sharing dan games

o

Dilaksanakan saat posisi PIBPH sudah lengkap (sebelum pelaksanaan UIAW dan sebelum team building PIBPH dan staff)



Team Building PIBPH dan Staff o

Agenda sharing dan games untuk mempererat kebersamaan PIBPH dan staff kepanitiaan

o

Dilaksanakan saat posisi PIBPH dan staff sudah lengkap (sebelum pelaksanaan UIAW)

3.

Rapat kerja 

Pemaparan grand design kepanitaan keseluruhan



Dilaksanakan saat posisi PIBPH dan staff sudah lengkap (sebelum pelaksanaan UIAW)

4. Birthday Card 

Menginventaris tanggal lahir tiap panitia



Membuat jarkom birthday card untuk panitia yang berulang tahun



Berkoordinasi dengan divisi desain untuk desain birthday card



Memberikan surprise surprise di tiap pleno akhir bulan untuk seluruh panitia yang berulang tahun pada awal-akhir bulan tersebut

5.

Survei Progress Bidang 

Memantau perkembangan kinerja bidang secara kualitatif melalui PI yang bersangkutan



6.

Dilaksanakan saat pertengahan dan akhir kepengurusan acara

Survei Kinerja Staff a. Memantau kinerja staff melalui penilaian BPH yang bersangkutan secara kualitatif b. Memantau “keberadaan” staff pada masing-masing masing-masing divisi c. Dilaksanakan saat pertengahan dan akhir kepengurusan acara

7.

Survei Kinerja BPH d. Memantau kinerja BPH melalui penilaian PI yang bersangkutan secara kualitatif e. Memantau “keberadaan” BPH pada masing-masing masing-masing bidang f. Dilaksanakan saat pertengahan dan akhir kepengurusan acara

8.

9.

Survei Kepuasan Kontingen 

Menilai kepuasan kontingen secara kualitatif



Pemberian form survei akan dikoordinasikan dengan divisi LO



Dilaksanakan saat rangkaian acara UIAW telah berakhir

Survei Kepuasan Panitia 

Menilai kepuasan panitia terhadap pra-acara, keberlangsungan acara, hingga pasca-acara



Dilaksanakan saat rangkaian acara UIAW telah berakhir

4. Parameter Keberhasilan Parameter kuantitatif

Parameter kualitatif

Maksimal hanya 30% panitia yang

1.

Tetap terjaganya motivasi panitia sampai akhir

menghilang dari kepanitiaan

2.

Terjadi peningkatan kekompakkan dan keharmonisan panitia

3.

Terlaksananya survei yang benar-benar dapat mengukur

parameter keberhasilan

5. Contingency Plan No.

Masalah yang Dihadapi 

Tidak

terlaksananya

Tindakan Preventif 

Tindakan Represif

Berkomunikasi dengan panitia

agenda team building

yang bersangkutan mengenai

sesuai

jadwal team building

ekspektasi

disebabkan



Tetap menjalankan team building dengan kondisi seadanya

agenda

yang padat 

Tidak

terlaksananya



Berkomunikasi dengan panitia

agenda

welcoming

yang bersangkutan mengenai

staff

disebabkan

jadwal welstaff



Tetap menjalankan welstaff dengan kondisi seadanya

agenda yang padat 

Terlewatnya pemberian



birthday



panitia di Google Calendar

card 

Menandai tanggal ulang tahun

Tetap memberikan birthday card dengan dengan cara yang unik

seluruh panitia RnP

Terlambatnya PI yang bersangkutan



men-

submit survei progress

Mengingatkan

secara

rutin



Denda Rp 10.000/hari dari

untuk para PI mengisi survei

deadline deadline

progress bidang

survei progress bidang, dan

bidang

pengumpulan

dendanya dimasukkan uang kas 7th UIAW



Terlambatnya yang

BPH



bersangkutan

men- submit submit

survei

Mengingatkan

secara

rutin




untuk para BPH mengisi survei

deadline deadline

kinerja staff

survei kinerja staff, dan

kinerja staff

pengumpulan

dendanya dimasukkan uang kas 7th UIAW



Terlambatnya PI yang bersangkutan

men-

submit survei kinerja BPH



Mengingatkan

secara

rutin




untuk para PI mengisi survei

deadline deadline

pengumpulan

kinerja BPH

survei progress bidang, dan dendanya dimasukkan uang

kas 7th UIAW 

Terlambatnya



Berkoordinasi dengan LO agar

kontingen

yang

kontingen dengan senang hati

bersangkutan

men-

mengisi

submit

survei

suvei



Memperlambat

pemberian

sertifikat kepada kontingen

kepuasan

kontingen

kepuasan kontingen 

Terlambatnya yang

panitia



men- submit submit

survei

kepuasan

Mengingatkan

secara

rutin



Memperlambat

untuk seluruh panitia mengisi

sertifikat

survei kepuasan panitia

panitia

panitia

pemberian

panitia yang

telat

kepada men-

submit survei survei

2. DIVISI PERIZINAN

a.

JOB DESCRIPTION • Bertanggung jawab kepada Sekretaris atas perizinan kegiatan, publikasi dan tempat acara UI AW. 

Mengurus perizinan tempat, kegiatan, dan media publikasi yang diminta bidang lain sesuai SOP di dalam lingkup UI.

Peran dan Tanggung Jawab 

PJ Perizinan

- Memberikan arahan dan bantuan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada di dalam team

- Memastikan team untuk bekerja sebagaimana Job Description yang telah disepakati bersama supaya tidak terjadi tumpah tindih area kerja.

- Membuat surat perizinan yang diperlukan divisi lain - Meminta izin untuk acara kepada birokkrasi rektorat dan fakultas - Berkerjasama dan berkoordinasi dengan Koor Acara , WaKoor Acara, PJ setiap acara dan WaPJ setiap acara

- Bekerjasama dan berkoordinasi dengan bidang operasional



WaPJ Perizinan

- Berperan aktif dalam membantu PJ ketika terdapat hambatan yang tidak dapat dilakukan yang disebabkan oleh hal-hal tertentu

- Berkoordinasi dengan PJ dalam melakukan pengawasan terhadap kinerja staff - Membuat surat perizinan yang diperlukan divisi lain - Meminta izin untuk acara kepada birokkrasi rektorat dan fakultas - Berkerjasama dan berkoordinasi dengan Koor Acara , WaKoor Acara, PJ setiap acara dan WaPJ setiap acara

- Bekerjasama dan berkoordinasi dengan bidang Operasional

b. Timeline

No

Kegiatan

September

Oktober

November

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

2

3

Follow up tempat opening Membuat surat izin dan mengurus perizinan tempat Follow up tempat perlombaan pada setiap PJ Lomba

4.

Mengurus perizinan tempat perlombaan

5

Fiksasi tempat closing dan mengurus perizinan

C. Kebutuhan Staff Staff yang dibutuhkan Divisi Perizinan adalah sebanyak 6 orang dengan kriteria: 

Mengerti alur perizinan atau peminjaman fasilitas UI.



Merupakan mahasiswa aktif Universitas Indonesia angkatan 2016-2018



Dapat bekerjasama dengan baik



Dapat berkomunikasi dengan fleksibel kepada siapa pun

D. Contingency Plan No.

1.

Masalah Terjadi keterlambatan perizinan tempat yang diinginkan

Tidak mendapatkan perizinan untuk tempat yang diinginkan

2.

Tindakan Preventif Melakukan follow up tempat acara dari awal kepanitiaan kepada PJ-PJ cabang dan pembagian perizinan dari tempat tersebut Mengajukan perizinan dari jauh-jauh hari

Tindakan Represif Segera melakukan pengajuan perizinan tempat setelah ditetapkan oleh PJ cabang

Meminta cadangan tempat kedua dari PJ acara

BIDANG OPERASIONAL

A.

DIVISI KONSUMSI

I.

PENEJELASAN DIVISI

Divisi Konsumsi memiliki tugas yaitu bertanggung jawab menyediakan konsumsi juri, panitia, dan MC selama 7th UI Art War berlangsung.

II.

STRUKTUR BIDANG

Kepala Kepala Oprasiona Oprasionall

Wakil Kepala Oprasional

PJ Konsumsi

WaPJ Konsumsi

5 staff

III.

KEBUTUHAN STAFF

Jumlah staff yang diperlukan 5 orang Dibagi menjadi 2 tim,1 tim terbagi 2-3 orang dan menangani 7-8 acara Tim A menangani: Dekpus, Fotografi, Film, Solo So lo Vokal, Vokal Group, Lukis, Mural ,GC. Tim B menangani: SUC, Teater, Tari, Komik, Poster, Cerpen, Monolog, Band, GC. Dengan kriteria : 

Mahasiswa Universitas Indonesia



Angkatan 2016 – 2016 – 2018 2018



Sehat jasmani rohani



Tidak mudah panik



Mudah dihubungi



Memiliki kendaraan pribadi



IV.

Berkomitmen dalam mengerjakan tugas

JOB DESCRIPTION

Pra Hari-H: 

Melakukan survey terkait konsumsi.



Berkoordinasi dengan bendahara dan divisi acara terkait kebutuhan konsumsi untuk juri dan MC.



Bertanggung jawab kepada KaOPS atas konsumsi untuk juri dan panitia selama acara UI AW.



Membuat jadwal piket untuk staff konsumsi terkait memberikan konsumsi untuk juri.

Hari-H: 

Menyediakan konsumsi untuk juri, panitia, dan MC selama acara berlangsung.



Memastikan konsumsi diterima dengan baik oleh PJ divisi lomba.

Pasca Hari-H: 

V.

Membuat catatan rincian dana konsumsi dan laporan pertanggung jawaban.

ANALISIS SWOT DIVISI

Strenght 

Mampu memberikan konsumsi yang tepat bagi semuanya.



Mempunyai banyak referensi supplier konsumsi.

Weakness 

Masih jarangnya bertemu sehingga kurangnya sifat kekeluargaan.

Opportunity 

Sudah berpengalaman dalam bidang konsumsi.

Threat

VI.



Staff yang sulit dihubungi.



Vendor tiba-tiba membatalkan pesanan.



Jumlah konsumsi yang dibutuhkan tidak sesuai.

DESKRIPSI KEGIATAN

Kegiatan yang dilakukan adalah bertanggungjawab terhadap setiap konsumsi yang diperlukan seperti konsumsi panitia, juri, dan stakeholder lainnya. Pemberian konsumsi dilakukan sesuai SOP yang berlaku,dan berkoordinasi sebelumnya dengan KaOps.

VII.

CONTINGENCY PLAN

No

Masalah yang dihadapi

1.

Pesanan makanan tidak tiba Memastikan tepat waktu (konsumsi).

Preventif

Represif jadwal Mencari

perlombaan

konsumsi

dan pengganti sesegera mungkin.

mengkonfirmasi pesanan

alternatif

pada

ulang supplier

makanan sehari sebelum perlombaan sebelum

dan

2

jam

perlombaan

berlangsung. 2.

Terjadi miskomunikasi dewan Memberitahu dewan juri Memberi pengertian pada juri bahwa juri terkait masalah konsumsi.

terlebih dahulu mengenai sebelumnya juri sudah diberi tahu jadwal

kedatangan

dan mengenai

makanan

dan

harus

menu yang akan diberikan menerima kondisi sesuai persetujuan

divisi konsumsi. 3.

awal.

Terjadi kesalahan teknis yang Memastikan ada salah satu Menghubungi menghambat konsumsi

pengantaran staff ke

perlombaan.

ahli

yang bersedia

panitia

meminjamkan

lain

kendaraan

lokasi menyediakan transportasi untuk mengambil konsumsi. untuk mengambil makanan ke supplier.

VIII.

IX.

TIMELINE KHUSUS DIVISI

TANGGUNG JAWAB KHUSUS

Bertanggung jawab kepada manajer operasional atas konsumsi yang dibutuhkan disetiap bidang selama acara UI AW. Memberikan konsumsi dilakukan sesuai dengan SOP,dan jika terjadi kondisi yang mendesak maka keputusan yang diambil sesuai dengan keadaan yang ada.

X.

PARAMETER KEBERHASILAN DIVISI

Pra Hari-H 

Mendapatkan list referensi supplier konsumsi sesuai harga yang direncanakan.



Mampu menekan biaya konsumsi.

Hari-H

yang



Dapat memberikan konsumsi 15 sebelum acara berlangsung.



Jumlah konsumsi yang diberikan tidak kurang dan tidak lebih.



Konsumsi sampai dengan kondisi baik.

Pasca Hari-H 

Membuat LPJ tepat waktu.

B. DIVISI PERLENGKAPAN a.

PENJELASAN DIVISI

Divisi perlengkapan adalah divisi yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan maupun peralatan yang dibutuhkan disetiap acara UIAW dengan berkoordinasi dan bertanggungjawab kepada ketua koordinator bidang operasional. Tujuan dari divisi ini sendiri adalah membantu menyukseskan dan melancarkan tiap kegiatan. b.

STRUKTUR BIDANG Kepala Oprasional


PJ Perlap

WaPJ Perlap

10 staff

c.

KEBUTUHAN STAFF

Jumlah staff yang diperlukan -10 orang Dibagi menjadi 4 tim,1 tim terbagi 5 orang dan menangani 4-5 acara Tim A menangani: GO, Dekpus, Fotografi, Film, GC Tim B menangani: Solo vokal, Vokal Group, Lukis, Mural, GC Tim C menangani: SUC, Teater, Tari, Komik, Poster, GC Tim D menangani: Cerpen, Monolog, Band, GC Dengan kriteria : 

Mahasiswa UI 2016-2018



Berbadan sehat dan mau bekerja






Mudah dihubungi



Mengerti sound,kondesor dan lighting



Mengerti wing pada panggung

Tugas

akan

dibagikan

untuk

tim

yang

akan

dibentuk

dalam

divisi

perlengkapan,dengan kesepakatan dengan staff dan PJ. Tugas akan dibagi-bagi berdasarkan acara yang akan dipegang. Sebelum ada staff,PJ harus banyak berkoordinasi dengan Korbid operasional dan acara. d.

JOB DESCRIPTION

Pra Hari-H: 

Menghubungi Manajer Operasional,untuk penjelasan tugas



Menghubungi pihak acara terkait,mengenai list perlengkapan apa saja yang dibutuhkan



Mencari,membuat,membeli perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan



Melakukan survei harga vendor untuk perlengkapan



Mem-booking dan mengontrol perlatan yang disewa



Mempersiapkan rencana untuk masalah yang mungkin akan terjadi ketika acara seperti masalah pada sound, antisipasi cuaca,DLL

Hari-H: 

Membantu menyiapkan dan memasang peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan



Memastikan perlengkapan tidak ada yang bermasalah di hari-H



Menyiapkan perlengkapan sebelum acara dimulai



Memantau bahwa perlengkapan yang disewa tidak mengalami kerusakan



Mengawasi

setiap

perlengkapan

terutama

yang

berhubungan

dengan

kelistrikan 

Melepas dan merapihkan kembali seluruh perlengkapan

Pasca Hari-H: 

Mengembalikan barang-barang yang disewa



Memilah dan menyimpan perlengkapan yang masih bisa atau akan digunakan kembali



Melunasi pembayaran sewa

Deskripsi kerja (job description) merupakan poin-poin yang menjelaskan apa yang menjadi tugas pengurus selama kegiatan berlangsung. Deskripsi kerja dibagi berdasarkan masa pelaksanaan kegiatan menjadi tiga yaitu pra Hari-H, saat Hari-H, dan pasca Hari-H, dan dibuat sedetil mungkin. Deskripsi kerja dibuat untuk masing-masing Badan Pengurus Harian, baik koordinator maupun wakil koordinator.

e.


Strenght 

Memiliki staff yang memumpuni dari segi kualitas maupun kuantitas



Dikoordinasikan dengan baik dan pemahaman yang lebih mengenai perlengkapan



Kesiapan BPH dan staff sebelum hari-H

Weakness Masih jarangnya bertemu sehingga kurangnya sifat kekeluargaan



Opportunity Sudah adanya kejelasan perlengkapan apa saja yang diperlukan dari pihak



acara Threat 



f.

Perbedaan jadwal IRS Miss-koordinasi yang terjadi antara divisi inter dan ekstern

DESKRIPSI KEGIATAN

Kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan seluruh kebutuhan perlengkapan samapai siap untuk digunakan. Memenuhi setiap permintaan yang diberikan. Berisikan penjelasan rangkaian kegiatan yang akan dilakukan dan menjadi tanggung jawab dari divisi. Deskripsi kegiatan dibuat berdasarkan pembagian masa kerja, yaitu pra Hari-

g.

CONTINGENCY PLAN

No.

Masalah

Tindakan Preventif

Tindakan Solutif

1.

Salah menempatan

Menkoordinasikan dan

Segera mencari

jadwal piket untuk

recheck ulang jadwal

pengganti yang bisa

acara

dan kegiatan

stand by untuk acara

Penyediaan barang

Recheck permintaan

Segera mengganti

yang salah

yang diberikan

barang tersebut

Salah melakukan

Memastikan waktu

Segera mengubah dan

booking alat sewa

terlebih dahulu pada

mengkonfirmasi pd

acara dan vendor

vendor

Menjaga dan

Segera memperbaikinya

2.

3.

4.

Ada alat yang rusak

yang disebabkan

menggunakan alat

terbentur oleh

dengan baik,melakukan

peserta/panitia

antisipasi dengan

maupun karena

mengakali posisi agar

penempatan yg tidak

tdk jatuh

atau menggantinya

benar 5.

6.

Keterlambatan

Sudah mempersiapkan

Mendorong percepatan

penyediaan peralatan

dari jauh-jauh hari dan

pergerakan penyediaan

ada hitam diatas putih

alat

Mencari lebih

Mencari alat alternatif

Tidak mendapatkan

peralatan yang diminta memperbanyak link untuk mendapatkan

lain atau mencari link lain lagi

perlengkapan dan meminta list maks.H-5 7.

8.

Ada permintaan yang

Meminta pemohon

Mencari staff yang dapat

sangat mepet dengan

untuk mencek ulang

memenuhi kebutuhan

jadwal

segala kebutuhan

Ada alat yang hilang

Mendata peralatan yang Mencari dan digunakan

menanyakan kesetiap orang yang baru menggunakannya

9.

10.

11.

Biaya yang

Melakukan survey

Mencari opsi tempat lain

dibutuhkan untuk

harga sebelum

untuk

menyewa

membuat RAB dan

perlengkapan yang lebih

perlengkapan melebihi

selalu mem-follow up

murah dari RAB

RAB

harga barang

Hujan ketika acara

Mempersiapkan terpal

Langsung

outdoor dan ada sound

dan briefing kepada

sound system

system

pihak vendor

Terjadinya kerusuhan

Membagi tempat untuk

Langsung

ketika acara dan

menjaga perlap yang

tempat-tempat

menyewa

menutupi

melindungi yang

menyebabkan

rawan

risuh dekat risuh

Jika peralatan tidak

Recheck peralatan

Sigap memperbaiki dan

berfungsi optimal

sebelum acara

memanggil teknisi

kerusakan perlap 12.

h.


Penjelasan detil masa kerja pelaksanaan deskripsi kerja divisi selama kegiatan. Timeline dibuat dengan rincian per minggu dengan masing-masing bulan diasumsikan memiliki 4 minggu.

i.


Bertanggungjawab kepada manajer dan wakil manajer operasional atas perlengkapan yang dibutuhkan bidang lain selama acara UI AW. Penyediaan peralatan dan perlengkapan yang dilakukan sesuai dengan SOP,dan jika terjadi kondisi yang mendesak maka keputusan yang diambil sesuai dengan keadaan yang ada

j.


Pra Hari-H 

Mampu menyiapkan seluruh peralatan sebelum Hari-H



Mampu menekan biaya

Hari-H



Semua perlengkapan sudah ada



Mampu mengontrol penggunaan perlengkapan dan memasang seluruh perlengkapan



Tidak adanya masalah terkait perlengkapan yang digunakan seperti kerusakan

Pasca Hari-H 

Tidak ada perlengkapan dan peralatan yang hilang ataupun rusak dan bisa mengembalikannya lagi dengan baik

C.

DIVISI K3

I.

PENEJELASAN DIVISI

Divisi

K3

adalah

divisi

yang

membantu

keberlangsungan

acara

dengan

mempersiapkan wadah sampah,alur keluar masuk peserta maupun penonton dan keamanan di acara. Tujuannya agar risiko yang ada dapat diminimalisir

II.

STRUKTUR BIDANG

Kepala Oprasional


PJ k3

WaPJ k3

10 staff

III.

KEBUTUHAN STAFF

Jumlah staff yang diperlukan 10 orang

Dengan kriteria : 

Mahasiswa UI 2015 - 2016



Berbadan sehat dan mau bekerja






Mudah dihubungi



Disiplin dan tegas



Mengerti penanganan awal kecelakaan



Bersikap tenang dan cepat berfikir dalam menangani masalah terutama mengenai keselamatan

Tugas akan dibagikan untuk tim yang akan dibentuk dalam divisi k3,dengan kesepakatan dengan staff dan PJ. Tugas akan dibagi-bagi berdasarkan acara yang akan dipegang. Sebelum ada staff,PJ harus banyak berkoordinasi dengan Korbid operasional,dan divisi acara

IV.

JOB DESCRIPTION

Pra Hari-H: 

Menghubungi Koordinator bidang Operasional,untuk penjelasan tugas



Menghubungi pihak acara



Melakukan perencanaan terkait K3



Mempersiapkan jadwal K3



Menjalin hubungan dan koordinasi dengan DPLK



Briefing mengenai teknis K3



Pelatihan Medis Dasar

Hari-H: 

Mengamankan setiap kegiatan yang berjalan,dan mengatur setiap penonton agar tertib



Menempatkan trash bag dilokasi yang memungkinkan

Menjaga dan memperhatikan sarana dan prasarana yang digunakan terutama



yang rentan akan arus pendek, kebakaran,dan risuh Menyediakan pertolongan pertama ketika terjadi suatu masalah kesehatan



selama acara berlangsung 

Bekerjasama dengan DPLK disetiap acara yang berlangsung



Bekerjasama dengan Vendor penyedia Peralatan, terutama barang elktronik penunjang acara

Pasca Hari-H:

V.



Membantu membersihkan setiap tempat yang baru digunakan UIAW



Melaporkan setiap kejadian kepada manajer operasional dan PJ K3


Strenght 

Memiliki staff yang memumpuni dari segi kualitas maupun ku antitas



Memiliki semangat yang kuat



Memiliki pemahaman lebih mengenai K3

Weakness 

Masih jarangnya bertemu sehingga kurangnya sifat kekeluargaan



Melakukan double job yaitu pra acara dan ketika acara

Opportunity 

Sudah adanya SOP



Adanya bantuan dari divisi lain

Threat 



Perbedaan jadwal IRS Miss-koordinasi yang terjadi antara divisi inter dan ekstern

VI.

DESKRIPSI KEGIATAN

Kegiatan yang dilakukan adalah bertanggungjawab terhadap setiap kegiatan K3 berjalan lancar. Perizinan dilakukan sesuai SOP yang berlaku,dan berkoordinasi sebelumnya dengan manajer operasional.

VII.

CONTINGENCY PLAN

No.

Masalah

Tindakan Preventif

Tindakan Solutif

1.

Ramainya penonton

Mempersiapkan alur

Membuat alur keluar

memenuhi lokasi

keluar masuk dan

masuk dan tempat baru

tempat

penempatan penonton

kemudian mengkoordinasikan langsung pada penonton

2.

Sampah

Menyediakan tempat

Segera membersihkan

sampah disetiap sudut

sampah yang berserakan

yang memungkinkan 3.

4.

Adanya rusuh antar

Memiskan dan memberi Memblokade tempat

suporter

jarak kepada suporter

penonton dan langsung

yang berpotensi

memisahkan yang

menimbulkan rusuh

kisruh sebelum meluas

Ada mahasiswa yang

Memastikan tidak

Langsung mengevakuasi

tertimpa peralatan

adanya mahasiswa yang

mahasiswa dan

ataupun pingsan

berada pada daerah

memberikan P3k

rawan 5.

Kecelakaan Teknis

Bekerjasama dengan

Memberikan

vendor untuk

pertolongan pertama,

memastikan setiap

dan tindakan lebih lanjut

peralatan tidak

jika diperlukan

membahayakan

VIII.



IX.


Bertanggung jawab kepada manajer operasional atas kinerja K3 yang dibutuhkan disetiap kegiatan selama acara UI AW. Melakukan setiap kegiatan dilakukan sesuai dengan SOP,dan jika terjadi kondisi yang mendesak maka keputusan yang diambil sesuai dengan keadaan yang ada

X.


Pra Hari-H 

Segala kesiapan sudah selesai seperti jadwal,dan perlengkapan yang dibutuhkan

Hari-H 

Mampu memastikan tidak ada masalah di hari-H terkait K3



Sigap dan berantisipasi sehingga masalah (keamanan,kesehatan,keselamatan) tidak memburuk

Pasca Hari-H



Tidak adanya masalah yang muncul akibat kelalaian K3

BIDANG MEDIA KREASI

A. DIVISI DESAIN I.

PENJELASAN DIVISI

Desain merupakan divisi yang bertanggung jawab atas visualisasi citra dan tema UI Art War ke dalam berbagai bentuk desain grafis publikasi dan atribut, seperti logo, poster, spanduk, nametag, kaos kepanitiaan, dan lainnya, sebagai branding dan bentuk sarana/media untuk mempublikasikan acara.

II.

KEBUTUHAN STAFF 

Dibutuhkan 8 staff, yaitu; 3 orang desainer grafis, 5 orang layouter.



Kriteria staff:

-

Desainer grafis  menguasai software berbasis vektor atau bitmap, pekerja keras, berkomitmen tinggi, kreatif dan mampu bekerja di bawah tekanan

-

Illustrator  mampu membuat ilustrasi berdasarkan konsep tema pekerja keras, berkomitmen tinggi, kreatif dan mampu bekerja di bawah tekanan

- Layouter  dapat membuat komposisi objek dengan baik, pekerja keras, berkomitmen tinggi, kreatif dan mampu bekerja di bawah tekanan

III.

JOB DESCRIPTION

- Menyusun konsep - Menyusun Guideline design - Melakukan koordinasi dengan divisi lain seperti publikasi, dekorasi, operasional dan lainnya, terkait dengan kebutuhan dan pengerjaan desain - Bertanggung jawab atas pembuatan seluruh desain mulai dari poster, spanduk, kaos panitia, nametag, dan lain-lain. - Membuat desain sesuai dengan timeline dan SOP yang telah ditentukan.

IV.

ANALISIS SWOT DIVISI 



Strength: 

Memiliki kemampuan di bidang desain grafis



Memiliki pengalaman terkait bidang yang dilakukan

Weakness: Langka nya SDM di bagian design





Opportunity: Oprec Staff yang dilakukan 2 batch sehingga dapat menjaring staff lebih



banyak 



Threat: 

V.

Waktu persiapan menjelang UI Art War yang cukup panjang

Kebutuhan/tugas desain cukup banyak

CONTINGENCY PLAN

No.


1

Motivasi tim kurang dalam

Tindakan Preventif



persiapan

Dilakukan building



Tindakan Represif

team



PJ

dan

Wa

PJ

dan sharing

melakukan

session antar anggota

pendekatan

tim

staff dan memberikan

Membangun

terhadap

semangat

suasana

kerja yang hangat dan santai

tetapi

tetap

produktif 2

Kinerja tim kurang dalam



pelaksanaan

PJ

dan

menanyakan

Wa

PJ

progress

secara berkala 

telah

dibuat

Melakukan

evaluasi

kinerja 

Mengingatkan timeline yang



Membantu tim

kinerja

sebelumnya

3

Terjadinya

miskomunikasi



dengan divisi lain

PJ dan Wa PJ menjalin



Dialog terbuka pada

komunikasi yang baik

pleno ataupun rabid

dengan

lain,

dan

yang

masalah yang sedang

divisi

khususnya

mempunyai kebutuhan

menjelaskan

dihadapi

desain yang banyak 

menekankan SOP yang telah dibuat

4

Kurangnya komunikasi antar anggota tim



Mengadakan rapat rutin dan kerja bersama



Menjelaskan

tugas

secara rinci kepada masing-masing anggota

VI.

PARAMETER KEBERHASILAN 

Kualitatif: 

Dapat membawakan nilai dan tema UI Art War dengan baik, serta memenuhi kebutuhan design pada acara UI Art War



Terlaksananya dan tercapainya seluruh kebutuhan design pada acara UI Art War tepat waktu, sesuai dengan timeline



Kuantitatif: 

Menyiapkan 70% template design sebelum acara dimulai

VII.

TIMELINE DIVISI

B. DIVISI DEKORASI I.

PENJELASAN DIVISI

Dekorasi merupakan divisi yang bergerak dalam pembuatan konsep penghiasan dan mengaplikasikannya pada berbagai spot/tempat tertentu, sebagai bentuk penuansaan dan visualisasi tema secara fisik yang diangkat pada UI Art War selama acara berlangsung.

II.

KEBUTUHAN STAFF 

Dibutuhkan 12 staff yang bertugas dalam pembuatan konsep dekor yang akan dibagi lagi menjadi beberapa FG



Kriteria

staff:

kreatif,

mampu

bekerjasama,

berdedikasi

bertanggung jawab terhadap seluruh tugas terkait dekorasi .

III.

JOB DESCRIPTION

-

Merancang konsep dekorasi yang akan dibuat sesuai dengan branding

-

Melakukan survey terhadap lokasi penempatan dekorasi

tinggi

dan

-

Menyiapkan seluruh alat dan bahan yang diperlukan untuk membuat dekorasi

-

Membuat dekorasi dan melakukan instalasi sesuai dengan rangkaian kegiatan

-

Mengawasi kelengkapan dan peralatan dekorasi

-

Berkoordinasi dengan divisi lain seperti acara, perizinan , bagia transportasi dan desain dalam menyiapkan dan memasang dekorasi

IV.


Strength: 



Memiliki keahlian dan pengalaman kerja di bidang dekorasi

Weakness: 

Anggota tim yang berasal dari berbagai jurusan dan fakultas yang berbeda sehingga memiliki jadwal kegiatan yang berbeda



Opportunity: 

Panitia dari divisi lain siap membantu pembuatan dekorasi jika SDM kurang



Threat: 

V. No.

Banyaknya tugas dekorasi dan waktu yang diperlukan untuk mendekor

CONTIGENCY PLAN Masalah

yang

dihadapi

Tindakan Preventif

Tindakan Represif



Memasang dekorasi sekuat Kerusakan dekorasi 1

pada hari H

dekorasi

mungkin dan memastikan

cadangan

mengusahakan

pemasangannya sudah erat,

dan

perbaikan

dekoorasi yang rusak secepat

selalu mengecek dekorasi

mungkin

yang telah dipasang saat acara berlangsung

Selalu menyediakan properti



Menghubungi yang

pihak-pihak

bisa

membantu

memperbaiki

kerusakan

tersebut



Memberikan sebelum

tugas

jauh

deadline

menegaskan penting

serta bahawa

menyelesaikan

tugas sebelum deadline Dekorasi 2

tidak

selesai tepat waktu



Rajin

memfollow

progress,

Menggunakan waktu hingga up

menanyakan

kesanggupan

staff

komitmen

dan

malam & meminta bantuan divisi

lain

untuk

menyelesaikan dekorasi

untuk

menyelesaikan sebelum

tugasnya

menyerahkan

tugas tersebut

Keterbatasan untuk dekorasi

biaya

Meminimalisir penggunaan

Mencari alternatif dekorasi

bahan-bahan

yang

dengan bahan-bahan yang

membutuhkan biaya besar

dapat dicari dari barang

dan

vendor

yang sudah tak terpakai,

paling

dan meminta bantuan untuk

mencari

dengan

cost yang

minimum

menyumbangkan

barang-

barang yang diperlukan

3

VI.


Kualitatif:

-

Warga UI dapat merasakan penuansaan fisik di rangkaian acara UI Art War sesuai tema



Kuantitatif: 

VII.

Semua target dekorasi tercapai

Menyelesaikan 85% dekorasi sebelum dimulainya acara

TIMELINE DIVISI

C. DIVISI MEDIA PARTNER I.

PENJELASAN DIVISI

Media partner merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk mencari dan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga (media informasi, seperti televisi, radio, ataupun media massa lainnya) untuk lebih memassifkan publikasi rangkaian acara UI Art War dan membantu mendapatkan sponsor yang dibutuhkan.

II.

KEBUTUHAN STAFF 

Dibutuhkan 6 orang staff; setiap staff mencari media internal UI seperti media yang terdapat di fakultas-fakultas di UI untuk menjadi media partner. Dua orang staff dikhususkan untuk mencari media eksternal UI sebagai media partner.



Kriteria staff: mampu menjelaskan gambaran acara kepada client secara persuasif, memiliki koneksi dengan media partner, memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik, fast respons, dan dapat bekerja sama dalam tim.

III.

JOB DESCRIPTION

-

Melakukan pencarian Media Partner, baik media cetak ataupun elektronik

-

Melakukan negosiasi dengan media partner dalam pembahasan kerja sama dengan UI Art War

-

Secara berkala melakukan follow up kepada media partner

-

Melakukan fiksasi berupa MoU dengan media partner yang mau bekerja sama UI Art War

-

Berkoordinasi dengan divisi lain seperti publikasi, acara dan desain terkait pelaksanaan perjanjian kerjasama dengan media partner

-

IV.

Sebagai perantara utama antar pihak Media Partner dengan UI Art War


Strength: 

Memiliki niat untuk bekerja secara maksimal dan konsisten dalam mencari media partner



Memiliki waktu persiapan yang panjang, yaitu H-6 bulan acara



Sudah memiliki daftar media partner sasaran yang cukup banyak, baik media internal maupun eksternal UI



Weakness: 

Kesibukaan dan perbedaan fakultas masing-masing anggota menyebabkan koordinasi akan lebih sering dilakukan via chat dibandingkan secara tatap muka sehingga dapat mengakibatkan koordinasi kerja yang kurang efektif



Apabila ada staff terpilih yang memilih divisi media partner sebagai pilihan kedua atau bahkan tidak memilih divisi ini sama sekali, maka dikhawatirkan hal itu dapat memengaruhi kinerja staff tersebut.



Opportunity: 

Terbukanya berbagai media partner pada acara-acara tingkat Universitas terutama acara yang membawa nama kampus yang terpandang



UI Art War merupakan salah satu acara terbesar dan bergengsi di tingkat universitas dan merupakan program kerja dari BEM UI sehingga akan memudahkan untuk bekerja sama dengan media partner internal ataupun eksternal UI.



V. No

Threat: 

Tidak tentunya respons dari media partner



Permintaan dari media partner untuk publikasi acara seperti uan g

CONTIGENCY PLAN

Masalah

yang

dihadapi

Tindakan Preventif

Melakukan

Tindakan Represif

briefing

awal

sebelum menghubungi pihak media sehingga setiap orang

1.

Terjadi penolakan oleh pihak media partner

mengerti

dan

menjelaskan

acara

baik.

Melakukan

menghubungi partner

dapat dengan uji

pihak

melalui

coba media

Melakukan follow up dengan tetap sopan, dan juga tidak memaksakan

kehendak

jika

tetap terjadi penolakan

tulisan

ataupun lisan.

2.

Terjadi

Menjaga koordinasi dengan

miscommunication

pihak media partner. Selalu

dengan

pihak

media melakukan follow up dengan

partner

3.

pihak media partner

Keterlambatan

media

partner

untuk

memberikan official

logo untuk

Melakukan follow up untuk mengirimkan

logo

yang bersangkutan

medpar

Melakukan klarifikasi seketika terjadi

dan

memberikan

penjelasan.

meminta izin kepada media partner

yang

bersangkutan

untuk mengambil logo dari sumber lain.

dipublikasikan

Media 4.

Partner

yang Senantiasa

tidak kooperatif seperti media yang sudah disepakati

VI.

mengingatkan Memberi partner

melakukan bagiannya

teguran

dengan

untuk sopan, dan sebaik mungkin meminta agar dapat kooperatif


Kualitatif: Mahasiswa UI mengetahui informasi tentang UI Art War dari post yang diunggah oleh media partner



Kuantitatif: Target: Mendapatkan maksimal 25 media partner; 20 media internal UI, 5 media eksternal UI

VII.

TIMELINE DIVISI

D. DIVISI DOKUMENTASI I.

DESKRIPSI KERJA

Dokumentasi merupakan divisi yang bertugas dalam mengabadikan seluruh rangkaian kegiatan UI Art War dalam bentuk dokumentasi foto, sebagai bukti dari

pelaksanaan kegiatan, untuk nantinya digunakan dalam mendukung konten-

konten publikasi dan dapat didistribusikan kepada fakultas yang bersangkutan.

II. KEBUTUHANSTAFF Dibutuhkan 10 staff untuk mendokumentasikan acara berdasarkan jadwal piket 

& nantinya bertanggung jawab untuk mendistribusikan hasil dokumentasi tersebut. 

Kriteriastaff: memahami fotografi, mempunyaikamera, bertanggungjawab, kreatif, mampumenggunakansoftwareuntuk editing foto, dari fakultas yang berbeda, dan bersedia meluangkan waktunya untuk mendokumentasikan rangkaian acara UI Art War.

III.

JOB DESCRIPTION 

Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk dokumentasi



Melakukan dokumentasi seluruh rangkaian acara UI Art War daripra-acara, acara, hingga pasca acara



Bekerjasama dengan berbagai divisi (acara, publikasi, desain, dll) dalam melakukan dokumentasi.



Bertanggungjawab dalam proses, penyimpanan, hingga distribusi hasil dokumentasi.

IV.

ANALISISSWOTDIVISI

-Strength: 

Memiliki kemampuan dan pengalaman di bidangnya

-Weakness: 

Perbedaan jadwal kuliah dan kesibukan masing-masing anggota menyulitkan untuk mengatur waktu

-Opportunity: 

Seluruh anggota mempunyai kamera dan kelengkapannya

- Threat: 

Keterbatasan memori dan baterai kamera



Wifi dan kuota yang terbatas

V.

No.

CONTIGENCY PLAN


Tindakan Represif \

Tindakan Preventif

'

1

Baterai

kamera

dalam

habis

pelaksanaan

dokumentasi

Menyiapkan cadangan

baterai atau

kamera

backup

dokumentasi rangkaian acara 2

hasil

UIAW

baik

dengan

dokumentasi

menggunakan

hilang/rusak

seperti usb atau harddisk dan

hard

drive

fasilitas cloud seperti gdrive atau dropbox Data

hasil

berceceran/tersebar

dari

staff/teman

lain Mencari dari teman/staflain yang

turut

mendokumentasikan

acara

dan

untuk

meminta

Membuat penyimpanan

sistem yang rapi

dan terkoordinir

copy

digunakan

dengan

penyebutan copyright

Mencoba

dokumentasi 3

meminjam

cadangan untuk digunakan Membuat

Data

Segera

mencari

tersebut/meminta

data copy

dari orang lain yang juga mendokumentasikan dengan

penyebutan

copyright

VI.

PARAMETERKEBERHASILAN Kualitatif: -

Lengkapnya hasil dokumentasi seluruh rangkaian acara UI Art War Sampainya distribusi hasil dokumentasi kepada seluruh fakultas tepat waktu

Kuantitatif: -

VII.

Pengarsipan paling lambat H+2 terhitung dari selesainya lomba.

TIMELINE DIVISI

E. DIVISI VIDEOGRAFI I.

PENJELASAN DIVISI

Videografi merupakan divisi yang bertugas dalam mengabadikan seluruh rangkaian kegiatan UI Art War dalam bentuk video. Rangkaian acara mulai dari praacara, acara, dan pasca acara. Divisi ini bertanggung jawab atas teaser, after movie, weekly recap dan video dari tiap-tiap cabang lomba yang nantinya akan diupload di kanal video sebagai arsip dan didistribusikan kepada fakultas yang bersangkutan.

II.

KEBUTUHAN STAFF 

10 staff; 8 videographer (dengan sistem piket) dan 2 orang editor



Kriteria staff: 

Videographer memiliki pengalaman dan memahami teknik videografi, mempunyai kamera, kreatif dan bertanggung jawab



Video editor  memiliki pengalama dan memahami videografi, mampu menggunakan software editing video, kreatif dan bertanggung jawab

III.

JOB DESCRIPTION

-

Membuat konsep videografi untuk teaser/trailer dan after movie UI Art War

-

Bertanggung jawab atas segala konten dan isi videografi

-

Turut serta membantu publikasi dalam bentuk videografi.

-

Bertanggung jawab atas pre-event video, teaser , animasi, after movie, dan video tiap cabang lomba pertunjukan dari tiap fakultas

-

Melakukan recap mingguan selama berlangsungnya UI Art War

-

Berkoordinasi dengan berbagai divisi (desain, publikasi, dll) dalam melakukan dan memproduksi videografi

IV.


Strength: 



Memiliki keahlian dan pengalaman dalam bidang videografi

Weakness:



Sulitnya menyesuaikan waktu rapat anggota yang berasal dari fakultas yang berbeda-beda

Opportunity:





Threat:



V. No

1

Pembentukan tim yang dilakukan jauh sebelum acara



Membutuhkan waktu yang lama dalam pengeditan video



Kendala teknis dari perangkat yang digunakan

CONTIGENCY PLAN


Terjadi

keterlambatan

staff videographer

Tindakan Preventif

Tindakan Represif

Melakukan follow up H-3, Meminta staff/teman lain untuk dan

H-1

terhadap

staff merekam

videographer

2

habis

dalam

pelaksanaan perekamaan

Segera direkam ioleh staff lain Menyiapkan baterai cadangan

Membuat

copy

pada

hard

drive dan cloud yang berisi Data

hasil

videograafi dokumentasi rangkaian acara

hilang/rusak

UIAW agar data tidak hanya di keep oleh beberapa orang saja

VI.

saat

baterai

sudah

low

(sebelum mati)

acara

3

mengambil

beberapa footage.

Baterai kamera atau alat perekam

atau

Mencari dari teman/staf lain yang mendokumentasikan UI AW dan meminta copy untuk digunakan dengan penyebutan copyright


Kualitatif: 

Lengkapnya hasil dokumentasi berupa video seluruh rangkaian acara UI Art War





Kuantitatif: 

VII.

Menunjang publikasi dalam bentuk video

Lengkapnya arsip dokumentasi dalam bentuk video sejumlah 70%

PARAMETER KEBERHASILAN

F. PUBLIKASI I.

PENJELASAN DIVISI

Publikasi merupakan divisi yang bertanggung jawab atas penyebaran informasi secara menyeluruh, baik melalui penyebaran media cetak (spanduk, poster, pamflet, dll) ataupun online (website, instagram, line, dll) kepada masyarakat di dalam ataupun di luar lingkup UI juga propaganda secara langsung terhadap para mahasiswa UI di berbagai fakultas, mempublikasikan penuansaan dan seluruh rangkaian acara UI Art War, termasuk pra-acara, acara dan pasca acara dan kepada seluruh mahasiswa UI untuk turut berpartisipasi dalam UI Art War.

II.

KEBUTUHAN STAFF 

Dibutuhkan 10 orang staff



Kriteria staff publikasi: dapat bekerja dalam tim, memiliki kemampuan publikasi, komunikatif, paham dalam penggunaan kata serta kalimat dengan ejaan yang baik dan benar, fast respon, ramah, sopan, tepat waktu, rajin, komitmen tinggi dan bertanggung jawab

III.

JOB DESCRIPTION -

Bertanggung jawab menyusun strategi publikasi dengan berkoordinasi bersama Manajer Media Kreasi

-

Menentukan media publikasi baik media cetak maupun online

-

Sebagai narahubung pada UI Art War

-

Berkoordinasi dengan berbagai divisi (acara, desain, perizinan, sekum, media partner, dll) dalam merancang dan melaksanakan publikasi

-

Mempublikasikan dan mempromosikan acara UI Art War ke seluruh internal dan eksternal UI

-

Melakukan publikasi sesuai dengan timeline dan SOP yang telah ditentukan

-

Menjalankan komunikasi yang sinergis dan terintegrasi dengan seluruh anggota kepanitiaan UI Art War

IV.


Strength: 

Memiliki kemampuan dan pengalaman di bidang publikasi



Sudah memiliki gambaran baik dengan bercermin pada UI Art War sebelumnya



Weakness: Kesibukan masing-masing menyulitkan anggota untuk bertemu secara



langsung akibat perbedaan jadwal kuliah serta kesibukan eksternal lainnya 

Opportunity: Sudah terbentuknya media sosial UI Art War sehingga hanya diperlukan



pengaktifan kembali & pengembangannya 

Threat: 

Mendadak ada perubahan jadwal, tempat atau waktu acara, diluar rencana yang diharapkan sehingga dapat menghambat publikasi



V.

Hilangnya staff sehingga berkurangnya sumber daya manusia

CONTIGENCY PLAN

No.


Tindakan Preventif

Melakukan Terjadi kesalahan konten 1

dalam publikasi UI Art War

Tindakan Represif

koordinasi

dengan divisi Acara perihal konten

publikasi

(lokasi,

waktu, peserta, dsb) ataupun divisi

lain

yang

bersangkutan.

Terjadi 2

dalam

keterlambatan pelaksanaan

publikasi UI Art War

3

Melakukan

follow

selambat-lambatnya dalam

persiapan

up H-1

sebelum

pelaksanaan publikasi

Mempublikasikan langsung

dari

ke masing-masing fakultas

sampai

hari

terakhir pendaftaran

terkait acara dan lomba Mensosialisasikan

panitia dan bekerja sama

4

informasi

pemaksimalan yang

diterima

dengan

panitia

Wardalam

UI

Art

membantu

melalui website dan sosial

menyebarkan link website

media

maupun official account UI Art War saat konten baru di publikmelalui media sosial para panitia

ralat

terhadap

konten

juga

melakukan

dan

pemberitahuan

langsung terhadap pihak yang berkepentingan

Memaksimalkan media lain untuk

segera

menyebarkan

informasi,

seperti

melalui

personal

post

ataupun

Melakukan

perpanjangan

registrasi

website

dan official account kepada

Kurang

melakukan

broadcast message

Jumlah peserta masih jauh target

Segera

Membagi

tugas

dalam

mengurus website dan sosial media kepada staff publikasi agar penyampaian informasi yang

berkaitan

dengan

rangkaian acara UI Art War dalam efektif

VI.


Kualitatif: 

Tersampaikannya informasi secara menyeluruh kepada 14 fakultas dan 1 program vokasi di Universitas Indonesia



Mahasiswa UI merasakan penuansaan UI Art War 201 8



Terbentuknya citra UI Art War sebagai wadah mahasiswa/i para pelaku seni di Universitas Indonesia (apeeee gak nyambung, mentok)





Meningkatnya exposure ekternal dan internal UI mengenai UI Art War

Kuantitatif: 

Bertambahnya jumlah followers dalam berbagai media sosial UI Art War sesuai target

VII.

Target: Instagram 3.100 Followers (dari 2488) sekitar 25% Line 19.700 adders (dari 15.784 adders) sekitar 25% TIMELINE DIVISI

BIDANG ACARA

1. DIVISI STAND UP COMEDY a. Uraian Divisi

Divisi Stand Up Comedy memiliki tugas yaitu bertanggungjawab penuh dalam kompetisiStand Up Comedy dari awal hingga akhir yang diadakan dalam rangkaian 7thUI Art War,dan memiliki tujuan untuk membangkitkan semangat serta antusiasme dari setiapfakultas untuk

menyalurkan

dan

menyampaikan

jiwa

seni

Stand

Up

Comedy.

Divisi

ini

jugabertanggungjawab atas keberlangsungan perlombaan Stand Up Comedy yang berlangsung dalam 7thUI Art War.

b. Deskripsi Kerja Divisi

● Membentuk susunan kegiatan acara lomba Stand Up Comedy pada 7thUIAW. ● Bertanggungjawab membentuk dan menjalankan technical meeting bersama seluruhkontingen dari fakultas-fakultas. ● Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Stand Up Comedy 7th UIAW. ● Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Stand Up Comedy 7thUIAW. ● Bertanggung jawab penuh tentang keberlangsungan kompetisi dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi Stand Up Comedy 7thUIAW. ● Membuat catatan acara dan laporan pertanggungjawaban. ● Bekerja sama dengan komunitas Stand Up UI sebagai mitra.

c. Kebutuhan Staf

Staf yang diperlukan terdiri dari : 4 orang staff

Kriteria staff yang dibutuhkan: - Mahasiswa/i Universitas Indonesia - Sehat jasmani dan rohani - Berkomitmen - Inisiatif - Solutif - Bertanggungjawab - Tidak mudah panik apabila terjadi suatu masalah - Dapat berpikir dalam tekanan - Cepat tanggap saat dibutuhkan

d. Struktur Divisi

PJ Wakil PJ Staff

Staff

Staff

Staff

e. Analisis SWOT Kegiatan Strength

Weakness

● Populer dikalangan mahasiswa

● Tidak semua kontingen berpengalaman di

● Memiliki banyak peminat

dunia Stand Up Comedy

● Tema yang diangkat cukup menantang

● Keterbatasan dana dalam penyelenggaraan

kreativitas kontingen

lomba

● Sebagai wadah untuk melahirkan bakat-bakat Stand Up Comedy dari mahasiswa UI Opportunity

Threat

● Lomba ini menjadi cabang lomba yang

● Peserta dan penonton hadir tidak tepat

paling ramai didatangi penonton

waktu sehingga menghambat rundown

● Adanya link untuk menjangkau seluruh

●

fakultas.

mengacaukan

● Adanya link untuk juri dan MC yang sudah

kegaduhan yang berlebihan, memprovokasi,

berpengalaman.

dan sebagainya

Sikap

penonton acara

yang seperti

berpotensi membuat

f. Penjelasan Kegiatan 

Tema: Seni dalam Kehidupan Keluarga



Deskripsi Tema:Dengan diangkatnya tema ini, kami memberikan wadah kepada kontingen Stand Up Comedy untuk dapat menceritakan kehangatan dan cerita-cerita unik yang ada di dalam keluarga. Mengutip Duvall dan Logan, keluarga adalah sekumpulan orang dengan ikatan perkawinan, kelahiran, adopsi, atau emosional satu sama lain yang eratdan bertahan

kata lain, keluarga adalah tempat seseorang tumbuh dan berkembang, tempat pertama kali seseorang membentuk karakter dan jiwa. 

Tempat: a. Main Plan: Balai Sidang b. Plan B: Auditorium Vokasi c. Plan C:Auditorium FEB



Waktu:(menyusul)



Juri: a. Coki Pardede*) b. Tretan Muslim*) c. Gilang Bhaskara*)

g. Penjelasan Kegiatan •

Kontingen setiap fakultas dan program vokasi terdiri dari 1 orang yang merupakan mahasiswa aktif

•

Materi yang dibawakan peserta mengikuti tema lomba yang telah ditetapkan

•

Materi yang dibawakan adalah karya orisinil yang tidak pernah dibawakan oleh comic lain sebelumnya

•

Setiap peserta diberikan waktu tampil maksimal 7 menit

•

Peserta dipersilakan membawa sendiri media atau peralatan yang membantu penyampaian materi pada saat tampil seperti opening sound , power point dan sebagainya

h. Parameter Keberhasilan Parameter Kualitatif •

•

Antusiasme penonton tinggi sehingga perlu dirotasi setiap giliran kontingen tampil Acara berlangsung dengan kondusif, tidak ada sama sekali kericuhan atau provokasi yang berpotensi mengacaukan acara

Parameter Kuantitatif •

75 persen staf divisi mengikuti setiap rapat yang ada

•

14 fakultas dan 1 program vokasi mampu mengirimkan 1 kontingen sebagai peserta Stand

i. Contingency Plan

No. Masalah

Tindakan Preventif

Tindakan Represif

1.

● Muatan dan penyampaian

● Panitia melakukan

Antusiasme kontingen kurang

konsep kegiatan yang jelas pendekatan dan menarik ●

dan

meminta Penyampaian

kontingen

informasiterkait lomba atau

fakultas

metodepromosi

mengirimkan

dilakukan

jauhjauh hari.

ketua tiap untuk

kontingen

lomba

Stand Up Comedy 2.

Rundowntidak

●

Membuat

beberapaver si

berjalansesuaidenganrencana

rundown

dengan MC dan juri

●

untuk

Memberitambahanwaktu

padasetiap

sesi

●Berkoordinasi

dapat

acara mempercepat waktu

untukmencegahketerlambatan ● Memotong waktu waktu

istirahat

●Mengingatkan setiap

●

panitia, MC dan juri untuk

selinganwaktu

memperhatikan rundown.

peralihan

Mem percepat

antar

kontingen 3.

Permasalahan

●

Memeriksa

setiap ● Meminta bantuan

teknis(peralatantidakberfungsidengan alatsebelum acara dimulai

divisiperlengkapan

baik)

untukmemperbaiki kerusakan

4.

Ada

penontonyang

mengacaukan

acara atau berbuat ricuh

● Sebelum acara dimulaiMC

● Memperingatkan

mengingatkan

penonton

penonton untuk menghargai

membuat kericuhan

penampilan peserta

dengan

yang

cara

diperingatkan sekali, lalu

jika

tetap

dilakukan

maka

diperingatkan kembali

dengan

masih berbuat maka akan

dikeluarkan

panitia dari ruangan

5.

Terdapat staf yang tidak bekerja ● maksimal

Menciptakan

iklim

● Mengingatkan dan

kekeluargaan dan kondusif

memotivasi

sehingga

tetap

tumbuh

rasa

tanggung jawab dari staf

agar

bersemangat

bekerja ● Mengoordinasikan staf

yang

lainnya

untuk

dapat

menggantikan tanggung

jawab

yang ditinggalkan

2. DIVISI CERPEN A. Uraian Divisi

Divisi Cerpen (cerita pendek) bertanggung jawab dari awal hingga akhir pelaksanaan lomba Cerita pendek yang diadakan dalam rangkaian 7 th UI Art War, dan memiliki tujuan untuk membangkitkan semangat serta antusiasme dari setiap fakultas dan satu program untuk menyalurkan dan menyampaikan seni satra cerita Pendek.

B. Deskripsi Kerja 7thUI

●

Membentuk susunan kegiatan acara lomba Cerita pendek pada

Art War .

●

Bertanggung jawab membentuk dan menjalankan technical meeting bersama seluruh kontingen dari setiap fakultas dan satu program.

●

Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Cerita pendek 7th UI Art War.

Membuat catatan acara dan laporan pertanggung jawaban.

●

C. Struktur Divisi

D. Kebutuhan Staff

Staff yang diperlukan terdiri dari : 3 orang staff Kriteria staff yang dibutuhkan: -

Mahasiswa/i Universitas Indonesia

-

Sehat jasmani dan rohani

-

Diutamakan yang memiliki ketertarikan pada sastra terutama Cerita Pendek

-

Inisiatif

-

Solutif

-

Tanggung jawab

-

Tidak mudah panik apabila terjadi suatu masalah dan cepat menanggapi

-

Dapat berpikir dalam tekanan

-

Dapat berbicara di depan publik dengan baik

E. Analisis SWOT Kegiatan

Strength ●

Umum dikalangan mahasiswa

●

Tema yang diangkat cukup menantang kreativitas kontingen

Weakness ●

Tidak semua kontingen mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang mendalam pada sastra

●

Peserta melakukan sebagian/seluruh plagiarisme terhadap karya cerita

●

Lomba ini menjadi cabang lomba yang sebenarnya tidak membutuhkan banyak prasayarat ataupun perlengkapan

●

Adanya link untuk menjangkau seluruh fakultas.

●

Tema yang diangkat sangat mudah dipahami dan sangat luas sehingga meleluasakan peserta untuk mencari topik yang akan dibawa

●

Menjadi lomba yang mengakar dalam UI Art War menjadikan cerpen sebagai lomba yang selalu menarik untuk diikuti oleh kontingen

Threat ●

Peserta tidak mengumpulkan cerpen sesuai deadline

●

Peserta tidak dapat menerima hasil keputusan dewan juri

F. Penjelasan Kegiatan

Tema

: Seni dalam drama kehidupan remaja

Deskripsi Tema

: Dalam perlombaan cerpen ini, kontingen diberikan sebuah

tema yaitu Seni dalam drama kehidupan remaja. Seni merupakan sesuatu yang diciptakan manusia yang mengandung nilai estetika. Drama kehidupan adalah kisah kehidupan yang melibatkan konflik dan emosi. Emosi sendiri merupakan luapan perasaan yang berkembang dalam waktu singkat bisa dalam bentuk kebahagian/kesedihan. Diharapkan kepada kontingen untuk dapat menuliskan cerita pendek terkait kebahagian/kesedihan di dalam kehidupan remaja yang penulis ingin angkat dalam cerpen mereka.

Pengumpulan karya: 25 Oktober 2018 – 7 November 2018 (online)

G. Parameter Keberhasilan

Parameter Kualitatif ●

Cerpen yang dibuat oleh masing-

Parameter Kuantitatif ●

masing perwakilan fakultas dinilai baik dan memiliki daya saing oleh para juri, serta karya yang dikirimkan merupakan karya yang otentik

Setiap fakultas mampu mengirimkan satu perwakilan peserta

●

Acara rundown

berjalan

tepat

waktu

sesuai

No. Masalah yang dihadapi

1

Tindakan Prevetif

Rundown tidak berjalan Membuat tepat waktu.

Tindakan Represif

beberapa

versi

rundown

Menyelesaikan/mengeksekusi dengan

setiap penuh

plan inisiatif

dan tanggung jawab 2

Peserta atau dewan juri Membuat peraturan terkait Menerapkan konsekuensi terlambat

hadir

technical

saat keterlambatan.

sesuai

meeting dan

peraturan

yang

berlaku.

terlambat mengumpulkan

naskah

cerpen. 3

Peserta mempertanyakan Membuat keputusan

dewan

kesepakatan Mengadakan transparansi

juri bersama di mana dijelaskan nilai

atas penilaian.

dan

menegaskan

bahwa keputusan juri adalah posisi dewan juri sebagai tidak dapat diganggu gugat.

pengambil

keputusan

mutlak 4

Terjadi

miskomunikasi Mengadakan

dengan

peserta

atau meeting

dewan juri.

technical Memberikan

dengan

peserta, mengenai peraturan yang

mengadakan briefing dengan jelas dewan juri.

6

Dewan juri membatalkan

Membuat

kehadiran.

mengikat

hardcopy

kepada

peserta

maupun dewan juri. MoU

yang dengan

konsekuensi bersedia untuk

Melakukan follow-up dan mengingatkan

kembali

kepada dewan juri dan

mencari pengganti apabila MC yang bersangkutan membatalkan kehadiran.

beberapa hari sebelum hari H untuk hadir tepat waktu.

i. Timeline Khusus Divisi

TIMELINE KHUSUS DIVISI CERPEN

Nama Kegiatan

Mei

Juni

Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Agustus 1 2 3 4

September 1 2 3 4

Oktober

Nov

1 2 3 4

1 2 3 4

Rapat Divisi Pembuat an rules book Fiksasi juri Fiksasi tempat CM TM Penulisa n dan pengum pulan naskah cerpen Penjuria n Rapat evaluasi Pengum pulan LPJ

3. DIVISI FOTOGRAFI I.

PENJELASAN DIVISI

Divisi fotografi memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh dengan kompetisi Fotografi dari awal hingga akhir perlombaan yang menjadi salah satu lomba yang diadakan dalam rangkaian 7th UI Art War. Divisi fotografi juga mempersiapkan seluruh pelaksanaan lomba bidang fotografi, baik dalam hal rangkaian kegiatan, konsep, tema, peralatan yang dibutuhkan,estimasi biaya, juri dan sebagainya. Lomba Fotografi ini memiliki tujuan untuk menjadi wadah antusiasme dari setiap fakultas untuk menyalurkan dan menyampaikan seni Fotografi dan meningkatkan apresiasi seni Fotografi di kalangan Mahasiswa.

II. STRUKTUR DIVISI

III.KEBUTUHAN STAFF

Staff yang diperlukan terdiri dari : 7 orang staff Kriteria staff yang dibutuhkan: 

Mahasiswa/i Universitas Indonesia.



Sehat jasmani dan rohani.



Diutamakan yang memilikiminat di bidangfotografi.



Inovatif



Tanggung jawab



Tidak mudah panik dan mampu memberikan solusi yang efektif apabila terjadi suatu masalah.



Dapat berpikir dalam tekanan.



Fast-Respon

IV.JOB DESCRIPTION

Pra – Hari H 

Bertanggung jawab atas keputusan terkait konsep l omba yang akan dijalankan.



Bertanggung jawab atas lancarnya alur kerja kepanitiaan di Lomba Fotografi.



Bertanggung jawab atas sinkronisasi antar bidang acara baik dalam kepanitiaan 7th UI Art War maupun antar kepanitiaan dalam Lomba Fotografi.



Bertanggung jawab atas progress report yang harus disiapkan terkait yang diminta oleh Project officer .

Saat Hari H 

Bertindak sebagai pemimpin umum di bidang Lomba Fotografi 7 th UI Art War.



Bertugas sebagai koordinator lapangan saat Lomba Fotografi berlangsung



Menjalankan kegiatan acara Lomba Fotografi pada 7th UI Art War 2018



Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen Lomba Fotografi UI AW 2018



Melakukan briefing dengan seluruh panitia yang bepartisipasi dalam Lomba Fotografi 7th UI Art War.



Bertanggung jawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan Lomba Fotografi UI AW 2018

Pasca – Hari H 

Bertanggung jawab atas evaluasi Sumber Daya Manusia di divisi fotografi.



Menyusun LPJ Divisi

Teknis Kegiatan 

Seluruh kontingen dikumpulkan pada titik kumpul untuk di briefing acara



Kontingen diberi waktu 4 jam (08.00 – 12.00). Kontingen diperbolehkan mengambil gambar sejauh 5km dari Rektorat UI, pada pukul 12.10 kontingen harus sudah kembali berkumpul di titik kumpul pada saat briefing



Setelah briefing seluruh kontingen diwajibkan menandatangani lembar originalitas dan bersedia mengikuti seluruh persyaratan dan keputusan juri bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat



Selama

proses

pemotretan,

kontingen

akan

ditemani

oleh

LO.

Peserta

diperbolehkan menggunakan kendaraan pribadi (denganmaksimal 1 pendamping) dengan catatan memberikan tumpangan kepada LO kemanapun selama waktu rally berlangsung 

Setelah kembali kumpul pada pukul 12.10, kontingen diberikan waktu 10 menit untuk memilih 1 foto terbaik yang akan diperlombakan dengan format nama, fakultas, dan judul



Foto yang dikumpulkan hanya boleh di-crop, tidak diperbolehkan untuk mengedit foto (diperbolehkan basic editing di kamera) . Foto yang diperlombakan harus

V.

ANALISIS SWOT BIDANG LOMBA

Strength Lomba fotografi adalah lomba yang sudah dikenal oleh masyarakat luas



terutamamahasiswa UI sehingga kemungkinan peminat lomba ini cukup tinggi. Tema yang diangkat tahun ini cukup menantang kreativitas peserta namun mudah



dimengerti oleh kontingen

Weakness 

Rawan terhadap kecurangan, seperti manipulasi hasil foto.



Dikhawatirkan terdapat kendala teknis maupun non-teknis pada pelaksanaan rallyfotografi

Opportunity 

Tingkat antusiasme mahasiswa terhadap lomba fotografi tinggi.



Sangat awam dikalangan mahasiswa di tiap fakultas

Threat 

Apabila lokasi perlombaan dilaksanakan di ruangan terbuka, ada kemungkinan factor cuaca yang menganggu kelangsungan lomba.



Miskomunikasi antara panitia dan juga para kontingen seperti pada tatanan pelaksanaan dan ketentuan/syarat perlombaan.

VI.

DESKRIPSI KEGIATAN 

Tema

: Seni dalam Emosi Perjuangan



Deskripsi Tema

:

Menurut KBBI, emosi adalah keadaan dan reaksi psikologis dan fisiologis seperti kegembiraan, kesedihanm keharuan, kecintaan. Sedangkan juang adalah berusaha sekuat tenaga untuk sesuatu. Bersama, emosi juang menggambarkan tentang reaksi psikologis ataupun fisiologis seperti kegembiraan dan kesedihan saat manusia sedang berjuang untuk menggapai sesuatu. Perjuangan disini dapat diartikan dalam berbagai konteks seperti perjuangan mencari nafkah, perjuangan seorang pelajar

Diharapkan, setiap kontingen dapat mengekspresikan seni mereka dalam menangkap momen momen dimana manusia menunjukan emosi juang mereka dengan mengikuti prinsip fotografi human interest



Waktu Rally

: Senin, 13 November 2018 (08.00-12.00)



Lokasi

: 5 km dari Rektorat

VII. CONTINGENCY PLAN

No.

Masalah

yang

Tidakan Preventif

Tindakan Represif

dihadapi

1

Penurunan kinerja atau

Menciptakan

suasana Melakukan team building

semangat panitia / staff kerja yang santai, tetapi Fotografi

tetap

menjaga

profesionalitas 2

Terjadi miskomunikasi Membuat dengan dewan Juri

Technical Mengganti dewan Juri

meeting

dengan

para

juri

dan

dewan memberikan

konfirmasi

ulang

minimal

dua

minggu

sebelum

acara

berlangsung 3

Terjadi miskomunikasi Mengadakan dengan peserta

technical Memberikan

meeting dengan peserta

hardcopy

mengenai peraturan yang jelas kepada peserta.

4

Terjadi

keterlambatan Membuat peraturan yang

peserta

tegas

Memberikan konsekuensi akan keterlambatan sesuai peraturan yang berlaku

5

Dewan

juri

Membuat

membatalkan kehadiran

mengikat konsukensi

MoU

yang dengan

Melakukan follow-up dan mengingatkan

kembali

bersedia kepada dewan juri dan

kehadiransecaramendadak hadir tepat waktu

VII.



VIII.

TANGGUNG JAWAB KHUSUS 

Pencarian juri



Pembuatan Rules Book



Perumusan konsep lomba


IX.

No.

Parameter Kuantitatif 1. Setiap

fakultas

mengirimkan


mampu

Acara berlangsung dengan atau tanpa

perwakilan

kendala dan dapat diatasi dengan baik

peserta

tanpa adanya protes atau keluhan dari peserta

2. Acara

berjalan

sesuai

4. DIVISI LI AI SON ORGANI ZE R I. PENJELASAN DIVISI

Divisi Liaison Organizer merupakan divisi yang menjadi narahubung antara panitia acara dengan fakultas-fakultas yang terdapat di Universitas Indonesia dalam menyampaikan informasi terkait acara 7th UI Art War. II. STRUKTUR DIVISI

●

Alur Informasi

●

Jam Operasional LO adalah 07.00 WIB hingga 22.00 WIB 09.00

yaan dari kontingen

10.00

pertanyaan kontingen

12.00

yaan dari kontingen

13.00


15.00

yaan dari kontingen

16.00


18.00

yaan dari kontingen

19.00


III. KEBUTUHAN STAFF

Staff yang diperlukan terdiri dari : ➢

15 staff LO,

➢

Landasan pemilihan staff: Terdapat 14 fakultas dan 1 program vokasi di UI sehingga 1 LO akan ditugaskan untuk bertanggung jawab pada 1 fakultas.

Kriteria staff yang dibutuhkan: Fast response

➢ ➢

Bersedia bekerjasama dengan tim

➢

Berkomitmen terhadap tugas yang diberikan

➢

Ramah

➢

Sabar

➢

Teliti

IV. J OB DE SCRI PTI ON

LO bertugas dalam memberikan segala informasi yang berasal dari panitia UIArt War kepada setiap fakultas di Universitas Indonesia yang akan mengikuti acara 7 th UI Art War. LO memiliki tanggung jawab atas segala kebutuhan peserta/kontingen selama acara berlangsung. LO juga harus mampu memberikan informasi yang benar apabila terdapat pertanyaan yang ditanyakan oleh fakultas. 1. Pra Hari-H Sebelum Hari-H LO bertugas memberikan segala informasi yang berkaitan dengan setiap kegiatan/kebutuhan sebelum acara 7th UI Art War dimulai. 2. Hari-H LO bertugas mendampingi kontingen dan memenuhi segala keperluan yang dibutuhkan kontingen dari setiap fakultas selama acara berlangsung. 3. Pasca Hari-H Melakukan evaluasi dengan panitia 7 th UI Art War lainnya untuk membahas kekurangan-kekurangan, kendala, dan masalah selama acara berlangsung untuk dijadikan pelajaran UIArt War agar lebih baik lagi kedepannya. V. ANALISIS SWOT DIVISI

Strength

dapat saling melengkapi. ●

PJ dan WaPJ serta beberapa staff memiliki pengalaman sebagai LO sebelumnya.

●

Persiapan dimulai dari H-6 bulan acara.

Weakness ●

Sulit untuk mendapatkan staff dari seluruh fakultas.

●

Sulit menemukan staff yang memiliki pengalaman sebagai LO.

●

Anggota tim berasal dari fakultas yang berbeda sehingga memerlukan waktu untuk beradaptasi. Kemungkinan terjadinya miscommunication karena koordinasi yang dilakukan lebih

●

sering melalui media sosial dibandingkan tatap muka.

Opportunities ●

Anggota staff yang berkomitmen dapat memberikan hasil yang maksimal.

●

Target

jumlah

staff

yang

mencukupi

memperkecil

kemungkinan

terjadinya

misscommunication.

Threat ●

Kurangnya bimbingan/evaluasi yang dapat diambil dari acara pada tahun sebelumnya.

●

Perbedaan jadwal anggota staff sehingga sulit untuk melakukan rapat yang dapat dihadiri seluruh staff.

●

Anggota tim yang memiliki kepanitiaan lain selain 7 th UI Art War sehingga memungkinkan dapat menghambat kinerjanya.

VI. DESKRIPSI KEGIATAN

Sebelum melaksanakan tugas sebagai LO, PJ dan WaPJ LO akan membagi setiap staff LO untuk bertanggung jawab pada satu fakultas. Setelah mendapatkan fakultas yang menjadi tanggung jawabnya, LO akan menghubungi Ketua atau Wakil Ketua Kontingen dari fakultasnya. Pengenalan LO dengan fakultas akan dilakukan pada bulan Agustus. Setiap LO akan disarankan untuk membuat multichat dengan Ketua dan Wakil Ketua Kontingen fakultas agar setiap informasi yang diberikan bisa langsung tersampaikan kepada Ketua dan Wakil Ketua Kontingen. Informasi tersebut selanjutnya akan diteruskanoleh Ketua atau Wakil Ketua Kontingen kepada kontingen masing-masing fakultas. Selain itu, setiap LO akan menampung setiap pertanyaan yang diajukan kontingen untuk selanjutnya disampaikan ke PJ/Wakil PJ LO yang nantinya akan memberikan jawaban dari pertanyaan tersebut berdasarkan jawaban yang telah dikonfirmasi oleh Korbid Acara dan PJ/Wakil PJ Lomba. LO akan bekerja dengan jam

dijawab di sesi jawab yang selanjutnya.

VI I . CONTI NGENCY PLAN No.

Masalah

Tindakan Preventif

1 Terdapat yang

fakultas

tidak

●

ingin

Promosi

Tindakan Represif

diberikan

LO

●

Mengingatkan

kembali

Fakultas yang dilakukan

kepada fakultas bahwa akan

mengirimkan

lebih awal dengan menarik

ada opening dan closing UI

kontingen ke UI AW

danberkesinambungan

AW

(dilakukan

follow-up

secara berkala) 2 Terdapat staff yang tidak

●

berkomitmen

Menjelaskan

secara

jelas

●

Melakukan

follow-

dan tegas tentang tugas dan

upterhadap informasi yang

( slow response, skip

kriteria

sudah disampaikan ke LO

informasi)

dilakukan dan dimiliki LO ●

yang

harus ●

yang

●

kembali

Memberi tambahan waktu

komitmen staff, jika ingin

pada setiap sesi acara untuk

mengundurkan diri maka

mencegah

akan

keterlambatan

waktu 3 Informasi

Menanyakan

digantikan

oleh

PJ/WaPJ LO

Memastikan

bahwa

staff

●

Meminta

tiap

staff

LO

diberikan kepada LO

LO sudah menyampaikan

untuk memastikan bahwa

tidak

informasi

tiap

atau

lupa

disampaikan

ke

fakultas

menerima

informasi yang diperlukan

setelah informasi diberikan

4 Terdapat

pihak

cara

konfirmasi via grup segera

fakultas

yang

dengan

hal-hal

●

ditanyakan fakultas

Memberikan

informasi

●

Mengingatkan tiap staff LO

sejelas mungkin mengenai

dari masing-masing fakultas

mekanisme acara UI AW

untuk selalu fast response

mengenai acara UI

dan teliti agar hal-hal yang

AW

ditanyakan pihak fakultas dapat terjawab

5 Ada informasi yang

●

Melakukan

berubah dari cabang

terkait

lomba tertentu

lambatnya

cross

lomba H-5

acara dimulai

check

selambatsebelum

●

Menyampaikan sesegera

informasi

mungkin

untuk

menghindari kesalahpahaman

terkait

VIII. PARAMETER KEBERHASILAN DIVISI


●


Setiap fakultas dan program vokasi (15)

●

Fakultas

yang

berpartisipasi

berpartisipasi dalam kegiatan 7 th UI Art

menganggap bahwa informasi yang

War.

disampaikan

Seluruh

staff

menyampaikan

75%

informasi secara lengkap H-7 sebelum lomba.

lengkap

dan

acara

berjalan dengan baik. ●

Seluruh staff menyampaikan informasi mengenai lomba secara lengkap, detail, dan segera.

IX. INOVASI

Inovasi yang dilakukan untuk 7 th UI Art War adalah adanya jam operasional LO dari pukul 07.00 hingga 22.00 WIB. Jam operasional tersebut dibagi ke dalam lima sesi menerima pertanyaan dari fakultas dan lima sesi menjawab pertanyaan yang diajukan sebelumnya. Hal ini dilakukan agar pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh fakultas lebih terkontrol, tidak berulang, dan jelas pemberian jawabannya. Nantinya, di setiap akhir jam operasional PJ/WaPJ LO akan memberikan ringkasan seluruh pertanyaan dan jawaban yang dibagikan di grup khusus Ketua dan Wakil Ketua Kontingen. Selain itu, untuk meminimalisir staff LO yang tidak melakukan tugasnya saat hari H lomba maka kami mewajibkan staff LO untuk mengambil minimal empat shift untuk menjaga registrasi di hari H lomba. Timeline Divisi LO

5. DIVISI DEKLAMASI PUISI a. Uraian Divisi

Menurut Arsjad (1988) Deklamasi adalah keterampilan dan kemampuan mengucapkan

bunyi-bunyi

artikulasi

atau

mengucapkan

kata-kata

untuk

mengekspresikan, menyatakan, menyampaikan pikiran, gagasan dan perasaan. Pendengar menerima penerapan melalui rangkaian nada, tekanan dan penempatan persendian (juncture). Jika penerapan deklamasi berlangsung secara tatap muka ditambah lagi dengan gerak tangan dan air muka (mimik) pendeklamasi. Deklamasi puisi sendiri menggunakan media puisi sebagai gagasan dan perasaan dari pendeklamasi. Divisi Puisi memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh atas kompetisi Deklamasi Puisi baik pra Hari-H, Hari-H, dan Pasca Hari-H yang diadakan dalam rangkaian UI Art War 2018, dan memiliki tujuan untuk membangkitkan antusiasme dan mempertandingkan kreativitas dari setiap fakultas untuk menyalurkan dan mengekspresikan seni dan kesusastraan melalui Puisi.

b. Deskripsi Kerja ●

Membentuk susunan kegiatan acara lomba Deklamasi Puisipada 7th UI Art War 2018.

●

Bertanggung jawab membentuk dan menjalankan technical meeting bersama seluruh kontingen dari fakultas-fakultas.

●

Mengumpulkan

dan

memperhatikan

kelengkapan

persyaratan

dari

kontingen lomba Puisi7th UI Art War 2018. ●

Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Puisi 7th UI Art War 2018 terkait kegiatan lomba.

●

Bertanggung jawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi Puisi 7th UI Art War 2018.

●

Membuat catatan acara dan laporan pertanggung jawaban

c. Struktur Divisi

PJ DekPus WaPJ

d. Kebutuhan Staff

Staff yang diperlukan terdiri dari : ➢

4 Orang Staff

Kriteria staff yang dibutuhkan: ➢


➢

Diutamakan yang memiliki minat dalam kesusastraan

➢

Kreatif dan berkomitmen

➢

Mengerti atau setidaknya menyukai puisi

➢

Dapat berpikir dalam tekanan

➢

Dapatbekerjasamadalamtim

➢

Bertanggungjawabakanjobdescnya

e. J ob Descri ption

PJ Puisi Pra Hari-H

-

Mengurus lokasi/ruangan

Wa-PJ Puisi perizinan

-

yang

akan digunakan pada

-

Mengurus

segala

keperluan

fakultas

Mengadakan

Mengatur

keuangan

divisi

-

Mengurus

dekor

berkoordinasi

untuk lomba

-

hubungan

internal Staff

saat lomba

-

Mengatur

divisi rapat

dan

dengan

perlengkapan

untuk Hari-H

dengan staff Hari-H

-

Mengatur

jalannya

-

Mengatur kinerja staff

-

Membuat

rincian

anggaran

pemasukan

acara Setelah Hari-H

-

Membuat LPJ acara

-

Mengevaluasi bersama staff

f.

Analisis SWOT Kegiatan

Strength

acara

serta pengeluaran

dipahami oleh kontingen ●

Menjadi lomba yang mengakar dalam UI Art War menjadikan Cipta dan Baca Puisi lomba yang selalu menarik untuk diikuti oleh kontingen

Weakness ●

Juri yang berkompeten subjektif untuk banyak orang

●

Penonton harus dirotasi setiap kali kontingen selesai tampil

●

Mekanisme Cipta dan Baca Puisi dapat menimbulkan kebingungan apabila tidak dieksekusi dengan baik

Opportunity ●

Lomba ini menjadi cabang lomba yang cukup ramai didatangi penonton

●

Tingkat antusiasme mahasiswa terhadap lombapuisi te rbilang tinggi

●

Adanya kemudahan untuk menjangkau kontingen dari seluruh fakultas

Threat ●

Tema yang terlalu sempit cakupannya dapat menghambat kreativitas peserta

●

Peserta dan penonton hadir tidak tepat waktu sehingga menghambat rundown

●

Penonton yang memaksa masuk ketika puisi sedang dibacakan dan berpotensi membuat kegaduhan

g. Penjelasan Kegiatan Tema

: Seni dalam perjuangan

PenjelasanTema

: Perjuangan dalam KBBI secara harfiah diartikan sebagai perkelahian

atau

peperangan.

Dalam

konteks

zaman

penjajahan perjuangan mungkin dapat berbentuk sebuah peperangan atau pun perkelahian, namun dilihat dari sudut pandang pada zaman sekarang perjuangan diartikan sebagai sebuah usaha yang penuh dengan rintangan dan kesukaran demi mencapai suatu tujuan, baik tujuan pribadi maupun kelompok. Perjuangan ini tidak terbatas dalam suatu bidang, ia dapat mencakup semua aspek dalam kehidupan, baik itu ekonomi, sosial, politik, dan lain-lain. Perjuangan itu sendiri tidak hanya berlaku bagi manusia namun juga berlaku bagi

yang sedang melakukan perjuang. Ia juga sebagai orang yang melihat perjuangan makhluk lainnya. Diharapkan dengan tema “Seni Dalam Perjuangan” setiap kontingen dapat meluapkan emosi serta perasaannya baik menggunakan sudut pandang dalam proses berjuang maupun sudut pandang saat melihat sebuah perjuangan yang kemudian dituangkan dalam bentuk sajian sebuah puisi. Tempat

: Pesimis : Audit Vokasi Realistis : Audit AJS FISIP Optimis : Audit Gedung M FIA

Waktu : (menyesuaikan timeline)

h. Parameter Keberhasilan



Kontingen yaitu; 14 fakultas dan 1

●

program vokasi mengirimkan masingmasing

satu

perwakilan

dalam

Penampilan yang diberikan oleh peserta dinilai baik oleh panelis maupun penonton.

●

perlombaan.

Puisi

yang

dibuatolehmasing-

masingkontingenorisinilsertadinilaibaikole hjuri. ●

Rundown acara berjalan sesuai dengan perencanaan.

●

Tidak ada keluhan terkait sound system maupun perlengkapan lain yang disediakan oleh panitia.

i. No.

Contingency Plan

Masalah dihadapi

yang

Tindakan Prevetif

Tindakan Represif

lain yang memungkinkan. 2

3

Peserta atau dewan juri Membuat

peraturan

terkait Menerapkan konsekuensi sesuai

terlambat hadir.

keterlambatan.

peraturan yang berlaku.

Peserta

Membuat

mempertanyakan

bersama di mana dijelaskan dan menegaskan posisi dewan

kesepakatan Mengadakan transparansi nilai

keputusan dewan juri bahwa keputusan juri adalah juri atas penilaian. 4

tidak dapat diganggu gugat.

Terjadi miskomunikasi Mengadakan dengan

peserta

atau meeting

dewan juri.

sebagai

pengambil

keputusan mutlak

technical Memberikan hardcopy mengenai

dengan

peserta, peraturan

yang

jelas

kepada

mengadakan briefing dengan peserta maupun dewan juri. dewan juri.

5

Terjadi

kesalahan Melakukan double and triple

Tindakan langsung yang bersifat

teknis terutama terkait checking terhadap peralatan situasional dengan audio. 6

sebelum lomba berjalan

Dewan juri atau MC Membuat

MoU

yang

Melakukan

follow-up

dan

membatalkan

mengikat dengan konsekuensi

mengingatkan kembali kepada

kehadiran.

bersedia

dewan

untuk

mencari

pengganti

juri

apabila bersangkutan

membatalkan kehadiran.

dan

MC

yang

beberapa

hari

sebelum hari H untuk hadir tepat waktu.

7

Penonton masuk

yang pada

ingin

Memaksimalkan

kinerja Memberikan konsekuensi bagi

saat divisi K3 serta meningkatkan penonton fakultas terkait dan

pembacaan puisi.

kolaborasi antar-divisi

menegaskan kembali peraturan yang telah dibuat.

j.

Timeline Khusus Divisi TIMELINE KHUSUS DIVISI PUISI

Nama Kegiatan

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

Nov

Pembuatan rules book Fiksasi juri Fiksasi tempat CM TM Pelaksanaan Lomba LO Rapat evaluasi Pengumpulan LPJ

6. DIVISI SOL O VOCA L ●

Uraian Divisi

Divisi Solo Vocal memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh atas kompetisi Solo Vocal dari awal hingga akhir yang diadakan dalam rangkaian UI Art War 7 th, dan memiliki tujuan untuk membangkitkan antusiasme dari setiap fakultas untuk menyalurkan dan menyampaikan seni melalui Solo Vocal.

●

Deskripsi Kerja ●

Membuat susunan kegiatan lomba solo vocal pada rangkaian UI Art War 7 th.



Mengadakan technical meeting dengan kontingen fakultas.



Mengumpulkan persyaratan setiap kontingen lomba solo vocal pada UI Art War 7th



Membuat rundown acara lomba solo vocal UI Art War 7 th



Mengadakan briefing bersama juri lomba dan seluruh panitia solo vocal terkait dengan lomba solo vocal



Bertanggung jawab dalam mempersiapkan semua alat dan daftar lagu yang akan dinyanyikan peserta



Bertanggung jawab pada pelaksanaan lomba solo vocal dari awal sampai akhir

●

Struktur Divisi

●

Kebutuhan Staff

Staff yang dibutuhkan oleh divisi solo vokal berjumlah 5-6 orang. Kriteria staff: ●

Merupakan mahasiswa Universitas Indonesia

●

Diutamakan pernah terlibat dalam bidang solo vocal atau memiliki pengalaman menjadi panitia atau staff lomba

●

Kreatif dan inovatif, tidak lari dari tanggung jawab, tidak mudah panik, dapat diandalkan, dan dapat memberikan solusi yang efektif apabila terjadi suatu masalah

●

Tegas, Dapat berpikir dalam tekanan, dan dapat berbicara di depan publik dengan baik.

●


Strength ●

Memiliki hype yang cukup tinggi

●

Acara solo vocal populer dan memiliki banyak peminat

●

Tema yang diangkat mudah dikembangkan dan cukup menantang kemampuan kontingen

●

Kemampuan kontingen yang dikirim oleh setiap fakultas selalu memiiliki bakat-bakat yang luar biasa sehingga acara sangat menarik dan tidak membosankan

Weakness ●

Keterbatasan dana dalam penyelenggaraan lomba

●

Tingkat antusiasme mahasiswa terhadap lomba Solo Vocal tinggi

●

Adanya kemudahan untuk menjangkau kontingen dari seluruh fakultas

●

Adanya link untuk juri dan MC yang sudah berpengalaman

Threat ●

Peserta dan penonton hadir tidak tepat waktu sehingga menghambat rundown

●

Sikap penonton yang berpotensi meninggalkan acara setelah kontingen dari fakultas masing-masing tampil sehingga membuat acara sepi

●

●

Rotasi penonton setiap kali kontingen selesai tampil

Penjelasan Kegiatan

Tema:

“SENI DALAM GELORA ASMARA”

Kata gelora menurut kamus KBBI berarti perasaan yang seakan-akan bergolak hebat, sedangkan asmara berartikan perasaan senang kepada lain jenis, atau cinta. Dalam lomba solo vocal yang bertemakan Gelora Asmara tahun ini, peserta membawakan lagu yang mengekspresikan luapan kebahagiaan oleh adanya perasaan cinta yang menggebu di hati. Mungkin ekspresi yang diungkapkan dan ditumpahkan pada lagu yang dibawakan akan berbeda tiap individunya, namun penghayatan dan pesan yang hendak disampaikan oleh lagu diharapkan sesuai dengan tema solo vocal tahun ini.Waktu 15 menit tiap peserta. Tempat

:

Optimis : Auditorium FH Realistis : Auditorium Psikologi Pesimis : Auditorium PSJ Waktu Juri

: (Menyusul) : terdiri dari 3 orang juri ◆

Penyanyi professional di Indonesia

◆

Pelatih vocal professional

◆

Kritikus musik atau pengamat seni

●

Parameter Keberhasilan

Kuantitatif : Pra Hari H



Hari H

Kehadiran staff setiap

Perlombaan diikuti oleh



rapat mencapai 70% 

Rapat dilangsungkan selama

dalam

seminggu

secara

langsung,

dan

diperlukan tambahan

Perlombaan



Seluruh

peserta

menghadiri closing dimana akan ada

ditonton

pengumuman

oleh minimal 130 orang

lomba

Tidak adanya hambatan



yang

jika

berarti

dalam

pelaksanaan lomba

rapat dilakukan



seluruh fakultas di UI

minimal

sekali

Pasca Hari H



melalui media sosial

Mendapatkan feedback yang baik dari peserta maupun juri

Kualitatif : Pra Hari H



Rapat secara

Hari H berlangsung hikmat



dan

Panelis

terdiri

dengan

menghasilkan keputusan

Pasca Hari H

yang dengan

sesuai



Semakin

kriteria

juri

berkembangnya

diinginkan

dan

seni,

kompeten

tepat dan cepat



Penampilan

dalam bidang solo yang

diberikan oleh peserta dinilai baik oleh panelis maupun penonton

terutama

vokal, dilihat dari berbagai aspek

●

Contingency Plan

No


Preventif

Represif

1

Peserta terlambat hadir

Membuat peraturan terkait Menerapkan sesuai peraturan keterlambatan

yang berlaku dan memastikan posisi aktual peserta pada saat itu.

2

Juri terlambat hadir

Membuat

MOU

terkait Memastikan posisi juri atau

masalah keterlambatan

pengisi

acara.

Menerapkan

tindakan sesuai MOU

3

Acara terlambat dimulai

Rundown

yang

dibuat Memotong rangkaian acara

dengan adanya jeda istirahat yang paling memungkinkan bisa

dipersingkat

rundown

dapat

dan untuk dilakukan. kembali

seperti semula 3

Mic yang tidak berfungsi Menyiapkan mic cadangan Menggunakan mic cadangan secara

baik

pada sebagai antisipasi

untuk menggantikan mic yang

pertengahan lomba 4

Rundown

berjalan

tidak berfungsi terlalu Rundown

cepat/ selesai lebih awal

yang

dibuat Durasi MC diperpanjang

dengan adanya jeda istirahat, saat waktu

jeda

ditambahkan,

istirahat

bisa

diperpanjang dan rundown dapat semula.

kembali

seperti

7. DIVISI VOCAL G ROUP a. Uraian Divisi

Divisi Vocal Group memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh atas kompetisi Vocal Group dari awal hingga akhir yang diadakan dalam rangkaian 7th UI Art War. Perlombaan Vocal Group sendiri merupakan lomba antar fakultas dalam bentuk penampilan beberapa penyanyi yang tergabung dalam satu grup dan menyanyikan lagu dengan berbagai variasi nada. Divisi Vocal Group memiliki tujuan untuk membangkitkan antusiasme dari setiap fakultas untuk menyalurkan dan menyampaikan seni melalui Vocal Group.

b. Deskripsi Kerja

● Membentuk susunan kegiatan acara lomba Vocal Group pada UI Art War 2018 ● Bertanggung jawab membentuk dan menjalankan technical meeting bersama seluruh kontingen dari fakultas-fakultas ● Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Vocal Group UI Art War 2018 ● Melakukan pengarahan (briefing) dengan seluruh panitia Lomba Vocal Group UI Art War 2018 terkait kegiatan lomba ● Bertanggung jawab penuh dari awal hingga akhir dalam pelaksanaan kompetisi Vocal Group UI Art War 2018 ● Membuat catatan acara dan laporan pertanggung jawaban

c. Struktur Divisi

d. Kebutuhan Staff

Staff yang dibutuhkan oleh divisi Vocal Group berjumlah 5 orang. Kriteria Staff : ● Merupakan mahasiswa/i Universitas Indonesia ● Diutamakan bagi yang pernah terlibat dalam bidang vocal group dan pernah berpengalaman menjadi panitia atau staff lomba. ● Memiliki ketertarikan, mengerti dan mengikuti perkembangan vocal group ● Kreatif, Inspiratif, dan tidak lari dari tanggung jawab ● Tidak mudah panik dan mampu memberikan solusi yang efektif apabila terjadi suatu masalah ● Dapat berpikir dalam tekanan ● Dapat berbicara di depan publik dengan baik

e. Analisis SWOT Kegiatan

Strength ● Acara vocal group berhubungan dengan musik sehingga memiliki banyak peminat ● Tema yang diangkat cukup menantang kreativitas kontingen tiap fakultas ● Kontingen yang dikirim oleh setiap fakultas memiliki potensi atau bakat yang luar biasa sehingga membuat acara sangat menarik dan tidak membosankan Weakness ● Keterbatasan dana dalam penyelenggaraan lomba ● Sebagian besar kontingen dari tiap fakultas sangat berpengalaman dalam hal vocal group, sehingga memunculkan tuntutan untuk mencari juri yang berkompeten ● Juri yang berkompeten subjektif bagi banyak orang ● Penonton harus dirotasi setiap kali kontingen tiap fakultas selesai tampil Opportunity ● Adanya kemudahan untuk menjangkau kontingen dari seluruh fakultas lewat LO dan narahubung ketua kontingen ● Adanya link MC yang sudah berpengalaman

● Peserta dan penonton hadir tidak tepat waktu yang akan menghambat kelancaran acara ● Beberapa penonton yang meninggalkan tempat acara setelah penampilan kontingennya sehingga acara menjadi sepi ● Sikap penonton yang berpotensi membuat kegaduhan seperti memprovokasi tim lawan dan menyerukan yel-yel

f. Penjelasan Kegiatan

Tema : “ SENI DALAM PILU ASMARA” Seni menurut KBBI adalah kemampuan akal untuk menciptakan sesuatu karya yang bernilai tinggi. Pilu menurut KBBI adalah perasaan dukacita, sendu, dan sangat sedih. Sedangkan, asmara adalah perasaan senang terhadap lawan jenis. Seni dalam pilu asmara adalah suatu ciptaan karya musik

yang diungkapkan lewat

nyanyian vocal group dan menggambarkan perasaan sedih atau dukacita terhadap lawan jenis atau pasangan seseorang. Melalui penjelasan tema, peserta diharapkan dapat membawakan lagu yang menggambarkan tema dalam bentuk vocal group dengan durasi 15 menit. Tempat

:

Optimis : Auditorium Vokasi UI Realis

: Auditorium Vokasi

Pesimis : Balai Sidang UI Juri

: terdiri dari 3 orang juri ●

Pelatih vocal group profesional

●

Anggota vocal group professional yang telah berpengalaman dan memiliki berbagai prestasi dalam perlombaan vocal group

●

Kritikus seni atau pengamat seni

g. Parameter Keberhasilan

Kuantitatif : Pra Hari H ● Kehadiran staff tiap rapat mencapai 70% ● Rapat dilangsungkan minimal seminggu sekali secara langsung dan jika diperlukan rapat tambahan melalui media sosial ● Setiap fakultas mendaftarkan perwakilannya di lomba Vocal Grup

Hari H

Pasca Hari H

● Perwakilan 14 Fakultas dan 1 program mengikuti perlombaan ● Perlombaan ditonton minimal oleh 100 orang ● Perlombaan dapat berlangsung tepat waktu

● Seluruh menghadiri UI AW

peserta closing

Kualitatif : Pra Hari H ● Rapat berlangsung secara efektif ● Seluruh staff memahami jobdesk nya masing masing ● Rapat dapat meengambil keputusan yang teat

Hari H

Pasca Hari H

● Peserta menampilakn performance yang sesuai dengan rulesbook dan kriteria juri ● Panelis memenuhi kriteria juri yang kompeten

● Berkembangnya seni, terutama dalam bidang Vocal Grup ● Pesan dari tema dapattersampaikan ke penonton

H. Contigency Plan

No.


Preventif

Represif

1.


Membuat peraturan Memastikan posisi seputar peserta dan memberi keterlambatan tindakan sesuai MoU

2.


Membuat

MoU Memastikan

posisi

3.

Peserta terlalu lama soundcheck

Membuat rundown soundcheck dan memberi tahu peserta batas waktu soundcheck

Menidak tegas peserta yang melewati batas waktu soundcheck

4.


Menyisipkan waktu istirahat di rundown, sehingga waktu istrahat dapat dipersingkat atau ditiadakan

Waktu MC dipersingkat, memotong rangkaian acara yang telah memungkinkan

5.

Mic dan berfungsi

6.

Juri terlalu lama memberi komentar

Menugaskan seorang Waktu time keeper dan dipersempit memberi arahan pada juri mengenai alokasi waktu pemberian komentar

MC

7.

Rundown berjalan terlalu awal

Menyisipkan waktu Waktu istirahat di rundown, diperpanjang sehingga waktu istrahat dapat diperpanjang

MC

sound

system

tidak Memastikan Mengganti kebutuhan tiap dengan peserta sebelum pengganti acara dan memastikan perlengkapan dapat berfungsi optimal saat check sound , serta menyiapkan cadangan

mic mic

8. DIVISI LUKIS A. Uraian Divisi

Divisi lukis bertanggung jawab dalam berlangsungnya acara lomba melukis dalam 7th UI Art War . Divisi lukis juga bertanggung jawab dalam memberikan berbagai macam persiapan dalam pelaksaan lomba melukis. Persiapan tersebut meliputi persiapan mengenai rangkaian acara, menentukan venue atau lokasi acara, konsep dan tema, dewan juri atau

B. Deskrisi Kerja

- Mempersiapkan berbagai perencanaan dan persiapan mengenai pelaksanaan lomba bidang Lukis 7th UI Art War, terutama dalam menetapkan tema dan konsep dalam lomba Lukis yang berkaitan dengan tema 7th UI Art War - Bertanggung jawab atas perencanaan maupun pelaksanaan lomba Lukis 7th UI Art War - Menetapkan berbagai peralatan-peralatan yang dibutuhkan berkaitan dengan perlombaan Lukis, serta menetapkan estimasi harga pesimis, optimis, serta realis dari peralatan Lukis yang bersangkutan. - Mengadakan perekrutan staff-staff Lukis serta membuat Job Description dari masingmasing anggota pengurus Lukis. - Megadakan Technical Meeting dengan kontigen setiap Fakultas yang akan menghadapi perlombaan Lukis 7th UI Art War - Memperhatikan kelengkapan persyaratan dari para kontingen lomba Lukis 7th UI Art War - Membuat Rundown acara Lukis 7th UI Art War - Mempersiapkan peralatan atau kebutuhan yang berkaitan dengan Lomba Lukis, seperti menetapkan alat apa saja yang sudah harus dimiliki peserta diluar dari tanggung jawab panitia Lukis 7th UI Art War - Menetapkan serta mempersiapkan Dewan Juri (3 orang) dalam penilaian Lomba 7th UI Art War dan menghubungi kepastian juri tersebut terkait dalam pelaksanaan Lomba Lukis. - Bertanggung Jawab dalam pelaksanaan Lomba Lukis, dari mulai pendaftaran, hingga hari terakhir lomba. - Membuat laporan mengenai acara Lomba beserta evaluasinya setelah acara selesai dilaksanakan

C. Struktur Divisi PJ Wa PJ

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

D. Kebutuhan Staff

Jumlah Staff yang di butuhkan: 2 staff sebagai registrasi 3-4 staff melakukan segala sesuatu yang berkaitan dengan TM dan CM Semua staff bertanggung jawab atas lomba Kriteria Staff yang di butuhkan : 

Berkomitmen tinggi



Pekerja keras



Bertanggung jawab terhadap setiap masing-masing bagian pekerjaannya



Kreatif



Memiliki inovasi-inovasi atau ide





Mampu menangani berbagai kondisi apapun, baik keadaan darurat atau ti dak terduga yang terkait dengan pelaksanaan lomba Lukis 7th UI Art War Mampu bekerjasama dengan baik dalam pelaksanaan Lomba Lukis.

E. Analisi SWOT Kegiatan

Strength 



Lomba lukis adalah lomba yang sudah dikenal oleh masyarakat luas dan juga mahasiswa UI sehingga kemungkinan peminat lomba ini c ukup tinggi Tema yang diangkat tahun ini cukup menantang kreativitas peserta untuk menuangkannya ke dalam bentuk lukisan.

Weakness 



Penonton dalam perlombaan ini tidak terlalu ramai karena waktu pengerjaan yang cukup lama dan lomba tidak bersifat pertunjukkan. Penoton merasa bosan dengan proses pengerjaan lukis.

Opportunity 

Kegiatan ini telah dilaksanakan beberapa kali pada tahun-tahun sebelumnya serta cukup dikenal, sehingga diperkirakan antusias peserta akan meningkat, begitu juga dengan meningkatnya penonton yang datang dan memberi dukungan.

Threat 

Besar kemungkinan terjadinya miskomunikasi antara panitia dan juga para kontingen.



Para peserta hadir tidak tepat waktu sehingga dapat menghambat rundown acara.



Adanya kontingen yang tidak setuju dengan tema lomba lukis.

F. Penjelasan Kegiatan Tema : “Seni dalam Kebohongan”

Deskripsi Tema : Dalam kehidupan manusia, tidak semua yang kita lihat adalah benar adanya.Terdapat banyak hal yang disembunyikan dengan berbagai alasan, kepentingan pribadi, ekonomi, kebahagiaan, hasrat pribadi, atau sekedar keinginan. Melalui tema ini, kami mengharapkan fakultas dapat mengekpresikan berbagai bentuk kebohongan yang mereka temui dalam kehidupan manusia, hal-hal yang tidak benar apa adanya ke dalam lukisan. Tempat : Mainplan : Annex Plan A : Faculty Club Plan B : DPR Mipa Waktu : G. Parameter Keberhasilan Kuantitatif

Kualitatif

Lomba lukis diikuti oleh 15 fakultas di Juri memahami / menilai lukis dalam Universitas Indonesia aliran apapun Setiap rapat dihadiri oleh semua staff divisi Terlaksananya rangkaian kegiatan lukis perlombaan lukis antar fakultas dalam 7th UI Art War Segenap civitas academica Universitas Indonesia memiliki antusiasme yang tinggi terhadap acara 7th UI Art War Anggota tim dapat mempertahankan komitmen sejak awal rangkaian kegiatan sampai akhir Acara berlangsung dengan atau tanpa kendala dan dapat diatasi dengan baik.

H. Contingency Plan Masalah yang dihadapi Penurunan kinerja atau semangat panitia lukis

Terjadi miskomnunikasi dengan dewan juri

Terjadi kebutuhan

peningkatan untuk peserta

Tindakan Preventif Menciptakan suasana kerja yang santai, tetapi tetap menjaga profesionalitas Membuat Technical meeting dengan para dewan juri dan memberikan konfirmasiu uang minimal dua minggu sebelum acara berlangsun Memberitahukan Bendahara 7th UI Art War akan

Tindakan Represif Melakukan team building

Mengganti dewan Juri

Memberikan kewajiban peraturan yang telah berlaku

Terjadi miskomunikasi Mengadakan technical Memberikan hardcopy dengan peserta meeting dengan peserta. mengenai peraturan yang jelas kepada peserta Terjadi keterlambatan Memberikan konsekuensi peserta atau dewan juri akan keterlambatan sesuai peraturan yang berlaku. Dewan Juri membatalkan Membuat MoU yang Melaukan follow-up dan kehadiran mengikat dengan konsukensi mengingatkan kembali bersedia untuk mencari kepada dewan juri yang pengganti apabila bersangkutan beberpaa haru membatalkan kehadiran sebelum hari pelaksanaan untuk hadir tepat waktu.

9. DIVISI POSTER Uraian Divisi

Divisi Poster memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh atas lomba Poster baik pra Hari-H, Hari-H, dan Pasca Hari-H yang diadakan dalam rangkaian UI Art War 7th. Tujuan diadakannya lomba poster adalah sebagai wadah bagi para kontingen dari setiap fakultas untuk menyalurkan dan mengekspresikan jiwa seni mereka melalui media Poster. Deskripsi Kerja

● Membentuk susunan kegiatan acara lomba Poster pada UI AW 7th. ● Bertanggung jawab membentuk dan menjalankan conceptual meeting dan technical meeting bersama seluruh kontingen dari fakultas-fakultas. ● Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Poster UI AW 7th. ● Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Poster UI AW 7th terkait kegiatan lomba. ● Bertanggung jawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi Poster UI AW 7th. ● Membuat catatan evaluasi acara dan laporan pertanggungjawaban

Struktur Divisi

Staff yang diperlukan terdiri dari : 5 orang Staff. Kriteria staff yang dibutuhkan: ● Mahasiswa/i Universitas Indonesia. ● Diutamakan yang memiliki minat dan ketertarikan yang relevan dalam bidang terkait ● Kreatif ● Berkomitmen tinggi dan bertanggung jawab ● Tidak mudah panik dan mampu memberikan solusi yang efektif apabila terjadi suatu masalah ● Dapat berpikir jernih dibawah tekanan

Job Description

WaPJ Poster -

-

PJ Poster

Mengatur hubungan internal Staff Mengatur alur koordinasi antar Staff

-

Mengurusperizinan Pra Hari H lokasi/ruangan yang akan digunakan pada saat Lomba

-

Mengurus segala keperluan fakultas untuk Lomba

-

Mengatur divisi

-

Mengurus dekor berkoordinasi dengan perlengkapan untuk Hari-H

-

Mengadakan dengan staff

-

Mengatur kinerja Staff Melakukan koordinasi dengan LO terkait kehadiran kontingen

-

Mengatur acara

Membuat rincian anggaran pemasukan dan pengeluaran

-

Membuat LPJ acara

-

Mengevaluasi bersama staff

-

-

keuangan

rapat

jalannya Hari H

Pasca Hari H


-

Strength ● Merupakan cabang lomba yang menarik untuk menyalurkan minat bakat civitas akademika UI. ● Setiap kontingen memiliki jalur dan cara penyampaian gambar yang berbeda pada penampilannya. ● Tema yang diangkat menantang namun tidak membatasi kontingen dalam berkar ya. ● Penonton memberikan perspektif yang berbeda pada setiap hasil karya kontingen.

-

Weakness ● Dikhawatirkan terdapat kendala teknis pada saat pementasan Poster berlangsung.

-

Opportunity ● Hasil karya dari lomba poster bersifat universal dan berpeluang dikenal masyarakat luas ● Exhibition yang akan dibuat berpeluang memperkaya minat dan oportunitas dari lomba poster

-

Threat ● Tema tidak mampu dipahami dengan baik oleh peserta sehingga kurang memaksimalkan kreativitas setiap kontingen

Penjelasan Kegiatan

Tema: “ Seni dalam Kinerja Aparatur Negara” Dekripsi Tema: •

•

•

•

Seni menurut Ki Hajar Dewantara merupakan perbuatan yang diidentikkan dengan mengekspresikan perasaan yang akhirnya dapat dan sampai kejiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap perasaan yang ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah karya. Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang, kinerja adalah suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum dari keterampilan (Whitmore, 1997) Aparatur Negara berdasarkan definisi dari Ratna Hartati adalah keseluruhan lembaga dan pejabat Negara yang meliputi aparatur kenegaraan dan pemerintahan sebagai abdi Negara dan abdi masyarakat, bertugas, dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan Negara dan pembangunan serta senantiasa mengabdi dan setia kepada kepentingan, nilai, dan cita-cita perjuangan bangsa dan Undang-Undang Dasar 1945. Dengan tema ini kotingen diharapkan dapat memanfaatkan media poster sebagai sarana penyampaian aspirasi baik sebuah apresiasi ataupun kritik terhadap kinerja telah

Tempat : ● Main plan : Perpustakaan Pusat ● Plan A : Perpustakaan Lama ● Plan B : Annex

Waktu :



Parameter Kuantitatif

● Tidak ada protes di Hari-H terkait konten dalam rulesbook. ● Pesertadapatmenyelesaikankaryaseef ektifmungkindenganwaktu yang disediakan. ● Dapatmemberikanrekomendasikonti ngenuntukPeksiminas.

● 14 fakultasdan 1 program vokasimampumengirimkansatuperw akilanpeserta.

Contingency Plan

No.

Masalah

1.

Antusiasme kontingen kurang

Tindakan Represif ● Membangkitkan semangat Kontingen dan ikut mengajak kontingen untuk Berpartisipasi ● LO bertanggung jawab mendampingikontingen sampaipelaksanaan lomba selesai

Tindakan Preventif ● Tema yang diberikan tidakmembatasi kreativitassetiap peserta ● Tema

/ konsep dibuat menarik agar memancing kreativitas peserta

● Penyampaian informasiterkait lomba / metode promosi dilakukan jauh-jauh hari dengan sebaik mungkin

2.

Juri tidak dapat hadir dikarenakan sesuatu yang tidak diinginkan

● Acara tetap dilaksanakan dengan jumlah juri yang hadir

● Menghubungi dan memastikan juri datang pada hari H acara dari jauh-jauh hari ● Membuat MoU antara pihak panitia dengan juri agar tidak terjadi penyelewengan dalam acara

3.

4.

Kontingen terlambat hadir dikarenakan sesuatu yang tidak diinginkan

● LO dan panitia bekerja sama dengan memastikan kontingen dapat hadir 30 menit sebelum waktu dimulainya lomba.

● Memberitahukan jadwal penampilan tiap kontingen

Terdapat kondisi tidak terduga seperti pemadaman listrik.

● Mengalokasikan lomba ke tempat lain.

● Berusaha menyediakan generator listrik. ● Mengingatkankontingenu ntukmembawa laptop dengankeadaanbateraipen uh

Timeline Bidang

Juri:

● Memastikan kontingen untuk datang 30 menit sebelum penampilannya

2. Galuh Tajimalela (Alumni Desain Grafis IKJ, Juara Ketiga "Best Potrait", IWS Bangladesh 2018, Partisipan Pameran International Watercolor Society di 9 Negara) 3. Rizki Pasadana (Mahasiswa aktif Desain Grafis IKJ angkatan 2014, Partisipan Galeri Tiga Hari tahun 2015, Partisipan People Exhibition 2017)

10. DIVISI BAND k.

PENJELASAN DIVISI

Divisi Band salah satu divisi dari kepanitiaan 7th UI Art War yang dibawahi oleh Bidang Acara untuk mengurus kompetisi band dari awal hingga akhir yang diadakan pada acara 7th UI Art War dan bertujuan untuk mengeksplorasi semangat serta antusiasme dari setiap fakultas dan program dengan cara menyalurkan dan menampilkan karya seni musik dalam bentuk band yang melingkupi satu wilayah UI. l.

STRUKTUR DIVISI

m.

KEBUTUHAN STAFF

Staff yang dibutuhkan 8 orang:

-

2 Staff LO

-

2 Staff Penyusun Acara

-

2 Staff Akomodasi

-

1 Stage Director

-

1 Crowd Control Manager

Kriteria staff yang dibutuhkan:



Diutamakan yang mengerti dan telah berkecimpung di dunia band (mengerti komposisi band, alat, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan band)

n.



Mampu bekerja dengan baik di bawah tekanan



Inisiatif, solutif, dan tanggung jawab




JOB DESCRIPTION

-

Membentuk susunan kegiatan Acara Lomba Band pada 7th UI Art War.

-

Bertanggungjawab membentuk dan menjalankan technical meeting bersama seluruh kontigen dari semua fakultas dan program.

-

Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyarataan dari kontigen lomba kompetisi Band 7th UI Art War.

-

Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Band 7th UI Art War.

-

Bertanggungjawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan Lomba Band 7th UI Art War.

o.

Membuat catatan acara dan laporan pertanggungjawaban.


Strenght

-

Memiliki hype yang sangat tinggi mengingat waktu pelaksanaan acara bersamaan dengan waktu pelaksanaan grand closing 7th UI Art War.

-

Merupakan salah satu cabang lomba yang dapat menarik banyak antusiasme mahasiswa karena yang ditampilkan cukup umum di kalangan mahasiswa

Weakness

-

Keterbatasan dana dalam penyelenggaraan acara menjadi salah satu penghambat potensi/ide ide untuk membuat acara semaksimal mungkin.

-

Waktu Susunan acara dalam realisasinya terbilang cukup singkat untuk acara yang besar.

Opportunity

- Antusiasme mahasiswa terhadap acara cukup tinggimengingat acara 7th UI Art

Threat

-

Keterlambatan persiapan dalam acara sehingga kelangsungan acara tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

-

Hal-hal yang berhubungan dengan teknis di lapangan seperti masalah sound dan venue outdoor dapat menghambat jalannya acara.

p.

DESKRIPSI KEGIATAN

Tema

: Seni dalam Kenangan yang Indah

Deskripsi Tema

:

Seni menurut Ki Hajar Dewantara merupakan perbuatan yang diidentikkan dengan mengepresikan perasaan yang akhirnya dapat dan sampai ke jiwa dan memiliki

yang

ditimbukan dari melihat atau mendengar sebuah karya. “Kenangan” menurut KBBI merupakan sesuatu yang membekas dalam ingatan. Kenangan terdiri dari kenangan yang indah dan yang buruk. Kenangan yang dimaksud dalam hal ini adalah kenangan yang indah. Dimana kenangan yang indah tersebut tentunya dapat menjadi hal yang berarti dalam kehidupan. ”Indah” menurut KBBI artinya dalam keadaan enak dipandang; cantik; elok. Untuk mencapai kenangan tersebut dibutuhkanlah jiwa yang dapat menggerakan hati. Hubungannya dengan lomba band di 7th UI Art War ini adalah kontingen diharapkan dapat menghadirkan kreativitas yang dihasilkan dari kenangan tersebut dan dapat membuat 7th UI Art War ini menjadi kenangan indah yang baru bagi setiap individu serta dapat terus berkreasi di kemudian hari. Tempat

: - OPTIMIS Parkiran FISIP - REALISTIS Parkiran FEB - PESIMIS Parkiran Balairung UI

Waktu

q.

: Minggu kedua Bulan November 2018

CONTINGENCY PLAN

No


Preventif

1


Membuat peraturan terkait Menerapkan sesuai peraturan keterlambatan/Membuat

Represif

yang berlaku dan memastikan

2


Membuat

MOU

terkait Memastikan posisi juri atau

masalah keterlambatan

pengisi

acara.

Menerapkan

tindakan sesuai MOU

3


Rundown dibuat dengan

Memotong

menggunakan

yang paling memungkin kan

plan

a,b,c

dan seterusnya agar dapat

rangkaian

acara

untuk dilakukan.

mengantisi apa siapa yang akan terjadi 3

Alatmusikdan yang

tidak

secara

sound berfungsi

baik

Mengadakan

cek

sound

Melakukan tindakan cepatdari

sebelum acara penampilan staff yang ada untuk segera

pada peserta dimulai

mengatasinya

pertengahan lomba

dan

mengkoordinsikannya dengan soundman.

4

Rundown terlalu

berjalan

cepat/

Rundown

yang

dibuat

Durasi MC diperpanjang

selesai dengan menggunakan plan

lebih awal

a,b,c dan seterusnya agar dapat mengantisi apa siapa yang akan terjadi

5

Terjadi hujan pada saat

Saat cuaca sudah terlihat

Saat mulai gerimis, panitia

acara berlangsung

mendung,

akan

akan menutup barang-barang

menunggu selama 30 menit

yang tidak boleh terkena air

panitia

sambil

melakukan (seperti sound system)

persiapan.

Acara

akan

diberhentikan

Mengatur dan memastikan apabila hujan membesar dan stage dan sound system

dapat

berada di bawah tenda atau system tempat beratap

mengganggu

sound

Nama Kegiatan

Meram pungkan Tema

Pemat angan Konsep

Persia pan Publikasi OprecStaff

Oprec Staff

Fiksasi Tempat

Fiksasi Talents

Rapat Rutin

Danus

Pencar ian Foodtruck

Apr il

Jun Mei i

Ag Juli

ustus

Sept ember

Okt ober

Nov ember

jaan Dekor

Openi ng Ceremony

Closin g

s.

t.


-

Pencarian juri

-

Pembuatan Rules Book

-

Memastikan seluruh fakultas dan program terdaftar dalam perlombaan

PARAMETER KEBERHASILAN DIVISI Kuantitatif

Kualitatif

Kehadiran staff setiap rapat mencapai Rapat berlangsung secara hikmat dan 70%

menghasilkan keputusan dengan tepat dan cepat

Perlombaan diikuti oleh seluruh fakultas

Juri melakukan penilaian yang adil dan

dan program di UI (14 Fakultas dan 1 jujur Program) Perlombaan dihadirioleh minimal 150

Penampilan yang diberikan oleh peserta

orang

tidak menimbulkan unsur yang berbau sara

Mendapatkan feedback yang baik dari peserta maupun juri

11. DIVISI GOGC I.

Penjelasan Divisi

Divisi Grand Opening & Grand Closing (GO-GC) merupakan divisi yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rangkaian acara pembukaan dan penutupan 7 th UI Art War.

II.

Struktur Divisi

III.

Kebutuhan Staff

Jumlah Staff yang dibutuhkan: 12 orang Pembagian Tugas secara umum: Membagi jumlah staff kedalam 4 bagian tugas utama yaitu Decoration, Talents, Bazaar, dan Field Engineering yang masing-masing bagian terdiri dari 3 orang. Sementara bagian keuangan dan pencatatan tetap dipegang oleh BPH. Tugas yang harus dikerjakan sebelum hadirnya staff: -

Memilih Tema untuk GO-GC

-

Membuat konsep serta teknisi acara GO-GC

-

Membuat rancangan anggaran

IV.

Job Description

PJ GO-GC

Pra Hari-H

-Mengurus perizinan lokasi/ruangan - Mengatur hubungan internal Staff yang akan digunakan pada saat GO/GC - Mengadakan rapat dengan staff - Mengurus persiapan stage utama - Mengurus persiapan guest stars

Hari-H

Wa-PJ GO-GC

- Mengkoordinasi jalannya parade - Mengkoordinasi stage utama dan keseluruhan acara GC

- Mengatur keuangan divisi - Mengurus dekor dan perlengkapan untuk Hari-H - Mengurus persiapan exhibition - Mengurus persiapan bazaar

- Mengatur mobilisasi dalam balairung saat GO -Mengkoordinasi exhibition dan bazaar saat GC

Setelah Hari-H

- Membuat LPJ acara

-Membuat rincian anggaran pemasukan

- Mengevaluasi acara bersama staff

V.

Analisis SWOT Divisi

Strength ● Merupakan rangkaian acara seni tingkat UI yang dinanti

● Merupakan acara yang dapat membantu mengembangkan bakat sivitas dalam bidang seni maupun skill berorganisasi. Weakness ● Audience terbatas pada sivitas UI Opportunity ● Merupakan rangkaian acara yang menjadi parameter keberhasilan sponsorship ● Dapat menjalin kerjasama dengan UKM UI maupun KP Fakultas untuk mengisi acara ● Dapat menjadi daya tarik media massa ● Dapat mempererat hubungan ketiga acara besar UI yaitu OLIM, OIM dan UIAW Threat ● Sulitnya menarik massa dari tiap Fakultas ● Perizinan tempat dan waktu pelaksanaan yang seringkali terbentur dengan Rektorat maupun Fakultas ● Kendala menyesuaikan tema dengan OLIM dan OIM ● Dapat terjadi force majeure karena cuaca pada kegiatan diluar ruangan

VI.

Deskripsi Kegiatan

Grand Opening Tempat

: Balairung

Tanggal

: Minggu ke-3 September 2018

Grand Closing Tema

: Seni Dalam Berjuta Ekspresi

Menurut Ki Hajar Dewantara, Seni merupakan perbuatan yg diidentikan dengan mengekspresikan perasaan yg akhirnya dpt dan sampai ke jiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap perasaan yg ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah karya. Menurut KBBI, ekspresi adalah pengungkapan atau proses menyatakan (yaitu memperlihatkan atau

menyatakan maksud, gagasan, perasaan). Selain itu, ekspresi juga merupakan sebuah perwujudan dalam bentuk gerakan, mimik wajah maupun perbuatan dalam kehidupan. Ekspresi dilahirkan dari hasil penggambaran akan keadaan jiwa setiap individu. Jiwa dan ekspresi bagaikan dua mata koin yang tak terpisahkan. Maka, dapat disimpulkan bahwa ekspresi ialah jendela da ri jiwa itu sendiri. Dengan tema Seni Dalam Berjuta Ekspresi, kami bermaksud untuk merangkum seluruh jiwa-jiwa yang ada di setiap mata lomba dalam UI Art War dengan berbagai ekspresi. Kami ingin menjadi media yang dapat menampilkan hasil karya dari mata lomba yang ada dalam rangkaian acara Grand Closing 7th UI Art War. Bagaikan ekspresi yang menjadi jendela bagi jiwa. Tempat

Optimis

: Parkiran FISIP

Realis

: Parkiran FEB

Pesimis

: Parkiran Balairung

Tanggal

VII.

:

: Minggu ke-2 November 2018

Contingency Plan

Bidang

Masalah

Tindakan Preventif

Tindakan Represif

Tema, Konsep dan Tema

konsep Berunding dengan PO -

Konten.

selaras dan PJ

tidak

GOGC kedua

dengan tema yang acara tersebut mengenai dimiliki OIM dan tema GO/GC yang akan OLIM

mereka bawakan.

Fakultas

Menjadwalkan

meragukan

tema pertemuan

dengan fakultas

dan konsep yang perwakilan akan

Meyakinkan

Fakultas yang

tiap

bahwa GO/GC

tema bawa

digunakan dan menjelaksan secara memiliki manfaat dan

oleh GO/GC.

rinci rencana

alasan

serta pesan

tersendiri

mendalam didalamnya.

mengenai tema tersebut bersama tim UI Art War.

Adanya

Membuat MoU diatas Mengisi

permasalahan

materai

diluar

kendali konsekuensi yang jelas.

yang

talent tidak dapat

tampil

memajukan acara.

menyebabkan

hadir

dengan dengan

pada

saat

kekosongan MC

atau jadwal

Teknis

Rundown berjalan Membuat 3 rundown lebih lambat atau tambahan sebagai plan lebih cepat dari pengganti

rundown

rencana awal

semula.

Keterlambatan

Berkoordinasi

dimulainya

dengan Menggunakan rundown

GO LO tiap fakultas.

pengganti

dikarenakan lambatnya mobilisasi Parade

Memberikan berupa nilai

sanksi

pengurangan pada

penilaian

lomba yel-yel.

Tidak

lancarkan Menyiapkan

segala Meminta

mobilisasi

barang yang dibutuhkan Operasional

perlengkapan

selambat-lambatnya H- MedKre

seperti dekor

1 Acara

menyediakan

Bidang dan untuk peralatan

Koordinasi Bidang untuk

dengan yang dibutuhkan. Operasional

menyediakan

transportasi agar dapat mengangkut perlengkapan acara.

Memastikan

semua

dekor

selesai

telah

dikerjakan minimal 3 hari

sebelum

acara

dimulai.

terjadi hujan saat

Saat

pelaksanaan GC

terlihat

cuaca

sudah Saat mulai gerimis, mendung, panitia akan menutup

panitia akan menunggu barang-barang yang selama 30 menit sambil tidak boleh terkena air melakukan persiapan.

(seperti sound system).

Acara akan diberhentikan setelah gerimis berlangsung selama 15 menit.

Mengatur

dan Menutup sementara

memastikan stage dan dengan barang kedap air sound

system

dibawah

tenda

berada (contoh: terpal) atau

tempat beratap.

Memilih vendor yang setuju

dengan

risiko

adanya hujan.

Menempatkan exhibition

di

Memindahkan karyatempat karya di exhibition ke

yang beratap (seperti tempat yang beratap tenda)

Internal

Sulitnya

Koordinasi

mencairkan untuk GO/GC

dengan Menggunakan rancangan

dana Bidang Keuangan dan anggaran

kebutuhan menjelaskan

rincian bugdet

biaya yang dibutuhkan pesimis). dari awal

yang

sesuai

(rancangan

Sulit

berkumpul Mencari

untuk

kesepakatan

rapat waktu

mingguan divisi.

pelaksanaan

rapat dari awal. Approach personal agar dapat datang rapat

Mengumpulkan jadwal SIAK

masing-masing

staff.

Staff

tidak Menugaskan

staff Membantu

dan

memahami

tugas sesuai

latar mengawasi

langsung

yang diberikan

dengan

belakang

pengalaman kinerja staff.

yang dimiliki

Staff

tidak Memastikan

melaksanakan tugasnya

mengerti

sesuai diberikan.

tugas

staff Meminta staff lain untuk yang mengerjakan

tugas

tersebut

kesepakatan PJ

atau

Wa-PJ

mengambil alih tugas.

Melaksanakan tindakan pemutihan tersebut.

bagi

staff

Sulitnya

Menggencarkan Jarkom -

menemukan staff terkait

Oprec

agar

sesuai kriteria PJ pendaftar lebih banyak dan Wa-PJ

VIII. Timeline Khusus Divisi

April

Nama Kegiatan

Konseping

Oprec 1

Pengumuman Oprec 1

Welstaff 1

Fiksasi tempat & talents

Penyelesaian surat perizinan tempat

CM

Mei

Juni

Juli

Agust

Septe

Oktob

Nove

us

mber

er

mber

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

TM

Rulesbook & SOP Kepanitiaan

Oprec 2

Pengumuman Oprec 2

Welstaff 2

Timbul & Raker

Pencarian dan Fiksasi Vendor

Pencarian Bazaar

Pengerjaan Dekor

GO

Pleno

GC

LPJ

IX. Parameter Keberhasilan

Kuantitatif

Kualitatif

Rangkaian GO yang digabung dengan Parade Rangkaian GO-GC berjalan sesuai rundown. OIM, OLIM dan UIAW dihadiri 75% kursi balairung terisi.

GO dihadiri guest star eksternal minimal 2 talent, internal minimal 3 talent.

Rangkaian GO-GC mampu memberikan inovasi berbeda dari tahun sebelumnya

Rangkaian GC dihadiri minimal 300 orang secara komunal.

Rangkaian GO-GC mendapat feedback baik dari civitas UI.

Keterlambatan maksimal kegiatan GO-GC dari Mendapatkan feedback positif dari pihak rundown yang telah disusun ialah 1 jam. internal UIAW Minimal terdapat 5 stand bazaar.

X. Juri

Juri berikut untuk lomba saat GO: 1. Drs. AG Sudibyo, M.Si - Koordinator Kemahasiswaan 2. Chantika Rini - Staf Subdit Pengembangan dan Pemberdayaan Seni Budaya Direktorat Kemahasiswaan UI 3. Kemahasiswaan BEM UI

12. DIVISI MURAL 

Uraian Divisi

Divisi mural merupakan sebuah divisi yang memiliki tanggung jawab atas pelaksanaan perlombaan mural pada kegiatan 7 thUI Art War . Tujuannya adalah untuk mengapresiasi dan mewadahi lambang kritik yang merupakan arti dasar dari mural itu sendiri.



Deskripsi Kerja  Membuat susunanacara kegiatan lomba mural 7thUI Art War .  Mengadakan technical meeting dengan kontingen dari setiap fakultas.  Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan setiap kontingen lomba

mural7th UI Art War  Membuat rundown acara lomba mural 7thUI Art War .  Mengadakan briefing bersama juri lomba mural sebelum acara dimulai.  Mengadakan briefing bersama seluruh panitia yang terkait dengan acara lomba mural

beberapa hari sebelum perlombaan dilaksanakan.  Bertanggung jawab ketikapelaksanaan lomba mural (hari pertama pendaftaran

sampai dengan hari terakhir saat perlombaan). 

Struktur Divisi

PJ Mural

WaPJ Mural

Staff



Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Kebutuhan Staff

Jumlah Staff yang di butuhkan: 2 staff sebagai registrasi 3-4 staff melakukan segala sesuatu yang berkaitan dengan TM dan CM Semua staff bertanggung jawab atas lomba Kriteria Staff yang di butuhkan 

Merupakan mahasiswa/i aktif Universitas Indonesia.



Diutamakan yang memiliki pengalaman di dalam bidang mural, baik sebagai hobi, pernah mengikuti lomba mural, dan atau memahami tentang mural.



Memiliki ide kreatif dan inovatif yang dapat mendukung kelancaran perlombaan dan kesuksesan 7thUI Art War .



Mampu bekerjasama sebagai tim, cepat tanggap dan mampu memberikan solusi sebagai jalan keluar permasalahan atau mampu bekerja dalam tekanan.



Bertanggung jawab atas tugasnya dan mampu berkomunikasi dengan baik didepan khalayak umum.




Strength 

Memiliki daya tarik tersendiri bagi kontingen maupun penonton.



Tema yang diangkat berdasarkan tentang dasar mural itu sendiri yaitu kritik.



Tersedia alat-alat pokok dan pendukung perlombaan bagi para kontingen.



Komunikasi antara PJ/WAPJ dan staff lancar didukung dengan adanya grup menggunakan salah satu media social serta tim mural dapat berkomunikasi dengan Manager Acara



Tempat yang terbuka dan strategis memungkinkan menjadi pusat perhatian bagi khalayak umum.

Weakness 

Kurangnya antusisme dari beberapa fakultas.



Keterbatasan dana dalam penyelenggaraan acara.



Kurangnya penghargaan dari beberapa kalangan terhadap Mural pada Universtas Indonesia

Opportunity ●

Karya mural menjadi salah satu icon fotografi/trend di kalangan anak muda belakangan ini dan telah berkembang menjadi salah satu tren bisnis interior

●

Sebagai wadah bagi mahasiswa/i Universitas Indonesia untuk menyalurkan bakatnya dan berkompetisi secara fairplay.

●

Adanya link untuk menjangkau seluruh fakultas.

●

Adanya link untuk juri yang berkompeten di bidang mural.

Threat VIII.

Peralatan pendukung perlombaan tidak lengkap.

IX. Pesan yang ingin ditonjolkan dari karya peserta tidak sampai kepada masyarakat. X. Para peserta hadir tidak tepat waktu sehingga dapat menghambat rundown acara.



•

Penjelasan Kegiatan

Tema

: Seni dalam “Memandang Perbedaan”.

Deskripsi Tema

:

Senimerupakanperbuatan

yang

diidentikkandenganmengekspresikanperasaan

yang

akhirnyadapatdansampaikejiwadanmemilikipengaruhemosionalterhadapperasaan

yang

ditimbulkandarimelihatataumendengarsebuahkarya. Masyarakat Indonesia yang hidup di negara yang kaya akan keberagaman seringkali memiliki kesadaran yang rendah dalam menghargai perbedaan yang ada. Oleh karena itu, bentuk ide-ide kritik yang di rasakan dapat dituangkan dalam karya mural UI Art War tahun ini.

Tempat : OPTIMIS

TamlingPerpusat UI Depok

REALISTIS PESIMIS

Annex Balairung

Annex Balairung

Waktu : Selasa, 7 November 2018 (13.00-18.00)

Juri: Garduhouse 3 orang / Thepopop/ Darbots

Kebutuhan Perlengkapan : 

Tripleks (16 Lembar) (@ 250 x 150 cm)



Genset



Botol Aqua 600ml (75 Botol)



Cat/pigmen : ◦

Hitam

(@ 8,4 L)

◦

Putih

(@ 8,4 L)

◦

Merah

(@ 8,4 L)

◦

Biru

(@ 8,4 L)

◦

Kuning(@ 8,4 L)



Sumber Air Terdekat (Keran)



Thinner



Koran Bekas



Lakban / Solatip



Steples

Estimasi biaya:



Triplek 16 lembar; Rp 1.121.000,Genset Botol Aqua 600ml 75 botol; Rp 262.500,Lakban/Solatip; Rp 60.000,Kabel rol dan terminal sambung 10 buah sewa; Rp 300.000,-/hari Ember kecilRp 250.000 Cat; Rp 2.810.000,Thinner; Rp 30.000,Juri; Rp2.250.000,Print;penilaian ; Rp.32.000,-



Kuas cat sedang ; Rp.160.000,-



Tempat Annex Balairung UI




        



Juri memahami dengan baik karyamural dan memiliki aliran/genreyang berbeda beda



Setiap fakultas mampu mengirimkan



tim kontingen perwakilan Jumlah media & cat sesuai dengan



Setiap peserta maupun penonton

fakultas yang mengikuti lomba



memiliki antusiasme yang tinggi

Rundown acara dapat berjalan

terhadap acara perlombaan mural

dengan sebagaimana mestinya

Acara berlangsung dengan atau tanpa



kendala dan dapat diatasi dengan baik



Contingency Plan Tindakan Represif

Tindakan Preventif

Masalah

No

. Melakukan

team

●

building / sharing

Menciptakan

●

suasana kerja yang santai

tetapi

Menurunnya

.1

semangat panitia lomba mural

tetap

menjaga profesonalitas Mengingatkan setiap panitia

untuk

●

Membuat beberapa

selalu

●

Rundown tidak

versi rundown

.sesuai rundown

Memberi tambahan waktu pada

setiap

sesi

untuk

acara

.2

berjalan ●

sesuai dengan rencana

mencegah keterlambatan waktu Menerapkan

sanksi

●

sesuai dengan peraturan

Membuat peraturan terkait

yang berlaku

●

Peserta atau dewan

dengan keterlambatan

.3

juri

terlambat hadir

Memberikan hardcopy

●

Mengadakan

●

Terjadi miss-

4



mengenai yang

peraturan

jelas

technical

meeting

communicati

kepada

dengan para peserta

on

peserta maupun dewan

dan briefing dengan

peserta

juri

para juri

Melakukan mobilisasi peserta

●

dengan

membuat

membantu

tempat

membawakan peralatan ke

tempat

Memilih tempat dan

terlindungi

yang

dengan dan

dewan juri ●

Turun hujan

denah

ketika

yang

perlombaan

dari

sedang

hujan

berlangsung

5

terlindungi dari hujan yang telah disediakan Menyelamatkan barang-

●

barang elektronik dan karya peserta terlebih dahulu Mengingatkan kembali

●

Membuat MoU yang

●

Dewan juri

dengan

membatalka

bersangkutan beberapa

konsekuensi bersedia

n kehadiran

hari

mencari

para

juri

yang

mengikat

sebelum

pelaksanaan

untuk

6

pengganti

apabila membatalkan

dating tepat waktu Membuka sesi komentar dari

juri

kepada

perwakilan peserta

●

Membuat

●

kesepakatan bersama

Peserta mempertany

dijelaskan

akan

bahwa keputusan juri

keputusan

dan

tidak dapat diganggu gugat

dewan

juri atas

penilaian

7

13. DIVISI FILM 1.

Penjelasan Divisi

Divisi Film adalah divisi yang bertanggung jawab atas pelaksanaan lomba seni di bidang film sepanjang rangkaian kegiatan 7th UI ART WAR. Memiliki tujuan untuk menjadi wadah bagi mahasiswa/i Universitas Indonesia dalam merepresentasikan karya seni di bidang film, serta untuk meningkatkan pengapresiasian seni film pada mahasiswa/i Universitas Indonesia, dan juga sebagai media informasi terkait acara lomba film 7th UI ART WAR

2.

Struktur Divisi

PJ Film

WAPJ Film

Staff Adm 1

3.

Staff Adm 2

Staff Rundown 1

Staff Rundown 2

Staff LO Juri 1

Kebutuhan Staff

Staff yang diperlukan terdiri dari : 

3 orang staff LO juri



4 orang staff acara o

2 orang staff rundown

o

2 orang staff administrasi

Kriteria staff yang dibutuhkan: 

Mahasiswa Universitas Indonesia angkatan 2014-2018.



Bersedia bekerjasama dengan tim.



Memiliki komitmen terhadap kewajiban yang diberikan.



Memiliki pengalaman atau pengetahuan mengenai film.



Memiliki jiwa kreatif dan inovatif.



Sehat jasmani dan rohani.



Dapat diandalkan.

Staff LO Juri 2

Staff LO Juri 3

4.

Job Description 

Membentuk susunan kegiatan keseluruhan Acara Lomba Film pada 7th UI ART WAR.



Bertanggung jawab merancang dan menjalankan conceptual meeting dan technical meeting bersama seluruh kontingen dari fakultas-fakultas Universitas Indonesia.



Membuat rincian anggaran biaya (RAB) kegiatan Lomba Film 7th UI ART WAR



Menghimpun, memperhatikan, serta memastikan kelengkapan persyarataan dari kontingen lomba film 7th UI ART WAR.

5.



Membuat peraturan yang jelas dan sesuai untuk teknis keseluruhan acara.



Melakukan briefing dengan juri lomba film 7th UI ART WAR.



Membuat catatan acara dan laporan pertanggung jawaban.



Mengatur sistematis penjurian dan proses screening Lomba Film 7th UI ART WAR



Bertanggung jawab sepenuhnya atas pelaksanaan lomba film 7th UI ART WAR.

Analisis SWOT DIVISI

Strenght 

Merupakan karya seni audio visual yang menarik banyak penikmat seni.



Terdiri dari berbagai fakultas dan jurusan sehingga terdapat variasi dalam pola pikir.



Persiapan dimulai dari H-7 bulan acara.

Weakness 

Pencarian tempat screening yang memerlukan banyak survey.



Menentukan tema yang jelas namun tidak mengikat.

Opportunity 

Setiap mahasiswa UI dapat mengembangkan kemampuan sinematografi



Anggota staff yang berkomitmen sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal



Antusiasme mahasiswa terhadap lomba Film yang tinggi.



Setiap mahasiswa UI dapat berekspresi dan mengapresiasi melalui film.

Threat 

Rawan mati lampu saat screening film, sehingga teknis harus dipikirkan secara matang.



Perbedaan jadwal anggota staff sehingga sulit untuk melakukan rapat yang dapat dihadiri seluruh staff.



Jadwal screening film yang bentrok dengan jadwal kuliah, sehingga mengurangi antusiasme mahasiswa non kontingen yang ingin ikut menonton screening film.



6.

Kesalahpahaman antara panitia dan kontingen yang dapat terjadi karena berbagai hal

Deskripsi Kegiatan Tema

: Seni Dalam Mengejar Impian

Deskripsi tema

:

Seni merupakan perbuatan yang diidentikan dengan mengekspresikan perasaan yang akhirnya dapat dan sampai ke jiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap perasaan yang ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah karya. Diharapkah kontingan setiap fakultas dapat mengekspresikan mengejar impian dalam seni film.

Pengertian dari kata impian menurut KBBI adalah sesuatu yang sangat diinginkan. Tidak hanya berupa barang namun bisa juga suatu yang ingin dicapai atau dilakukan. Semua manusia memiliki sebuah impian, baik mereka yang secara sadar dan mengejar mimpi mereka ataupun mereka yang tidak sadar dengan apa yang sebenarnya mereka impikan.

Dari semua itu, terdapat sebuah proses untuk menggapai suatu impian. Sebuah proses yang dilakukan setiap individu dalam mencapai impian mereka pastilah sangat bervariatif. Proses tersebut bisa mudah, berliku, atau bahkan memiliki konsekuensi yang besar. Hasil dari proses tersebut pun beraneka ragam, bisa berhasil, gagal, atau justru proses tersebut mendatangkan hasil yang tidak pernah diduga sebelumnya.

Sehingga tema ini diambil sebagai bentuk apresiasi terhadap proses yang bisa dilakukan oleh seorang tokoh karakter ataupun kisah hidup seseorang dalam mengejar impian mereka.

Take pengambilan gambar

: Di mana saja

Screening film

:

a) Optimis

: Auditorium Vokasi

b) Realistis

: Auditorium FT

c) Pesimis

: Gedung Art Center UI

7.

Contingency Plan No

1.

Masalah

Tindakan Preventif

Kinerja staff yang menurun



di tengah persiapan acara



Melakukan

pendekatan

Tindakan Represif 

Konsolidasi

untuk

secara langsung di awal

menumbuhkan

rapat

keakraban

kembali

Menghidupkan semangat kekeluargaan



Membuat

kesepakatan

dan prinsip bersama 2.

Rundown

tidak

berjalan



sesuai dengan rencana

Membuat beberapa versi



rundown

Menyelesaikan/mengeksekusi dengan



Mendiskusikan rundown yang

telah

setiap penuh

plan inisiatif

dan tanggung jawab

dibuat

sebelum tereksekusi 3.

Permasalahan teknis.



Memeriksa setiap alat



sebelum acara dimulai

Meminta bantuan divisi perlengkapan

untuk

memperbaiki kerusakan 

List setiap barang/alat secara detail

4.

Dewan juri membatalkan



kerjasama/kehadiran

Membuat

MoU

mengikat

yang



dengan

konsekuensi mencari

Mencari/menghubungi juri

bersedia

pengganti

sesuai

kesepakatan MoU

pengganti

apabila

terjadi

pembatalan 5.

Peserta dan/atau dewan juri terlambat hadir



Membuat peraturan te rkait hadir

keterlambatan



Menerapkan aturan sesuai kesepakatan yang berlaku

6.

Keterlambatan



Memberikan sosialisasi



pengumpulan Karya oleh

yang jelas dan follow up

bersyarat

peserta

kepada

poin

setiap

peserta

oleh LO

8.

pengurangan

pada

ketepatan

waktu.

Parameter Keberhasilan Divisi Parameter Kuantitatif 

Setiap fakultas dan 1 program Vokasi (15)

Parameter Kualitatif 

turut serta menjadi peserta lomba 

Terdapat minimal 2 perwakilan dari tiap fakultas yang menghadiri technical meeting

Acara berjalan sesuai dengan rundown yang telah ditentukan.



Acara

berlangsung



Penonton screening memenuhi minimal 100 bangku yang tersedia di venue

Perlengkapan 

Laptop 2 buah



3 kursi juri



2 meja untuk registrasi



Mic 5 buah



Sofa/kursi



Eksternal HDD

tanpa

maupun

kendala dan dapat diatasi dengan baik.

dan conceptual meeting

9.

Menerima karya dengan

10. List Juri (sementara) 

Wregas Bhanuteja — Sutradara.



Rachmat Syaiful — Director of Photography & Cinematographer.



Angga Sasongkok — Produser.

ada

Nama Kegiatan

APR 1

2

3

MEI 4

1

2

3

JUN 4

1

2

3

JUL 4

1

2

3

AGU 4

1

2

3

SEP 4

1

2

3

OKT 4

1

2

3

NOV 4

1

2

3

DES 4

1

Konseping Oprec 1 Pengumuman Oprec 1 Welstaff 1 Fiksasi tempat lomba Pencarian Juri Fiksasi Juri Penyelesaian surat perizinan tempat lomba Pengajuan perizinan ke rektorat Rapat dengan Juri CM TM Rulesbook & SOP Kepanitiaan Oprec 2 Pengumuman Oprec 2 Welstaff 2 Open voluntery Pleno Lomba Rekap Nilai

14. DIVISI MONOLOG DIVISI MONOLOG a.

Uraian Divisi

Divisi Monolog memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh atas kompetisi Monolog dari awal hingga akhir yang diadakan dalam rangkaian 7th UI Art War, dan memiliki tujuan

2

3

4

untuk

membangkitkan

antusiasme

dari

setiap

fakultas

untuk

menyalurkan

dan

menyampaikan seni melalui Monolog.

b.

Deskripsi Kerja



Membentuk susunan kegiatan acara lomba Monolog pada 7th UI Art War.



Bertanggung jawab membentuk dan menjalankan technical meeting bersama seluruh kontingen dari fakultas-fakultas.



Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Monolog 7th UI Art War.



Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Monolog 7th UI Art War terkait kegiatan lomba.



Bertanggungjawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi Monolog 7th UI Art War.



Membuat catatan acara dan laporan pertanggungjawaban.

c.

Struktur Divisi

PJ Monolog d. K ebutu

WaPJ Monolog

han Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

diperlukan terdiri dari : 

6 orang staff Kriteria staff yang dibutuhkan:



Mahasiswa/i aktif Universitas Indonesia.



Diutamakan yang pernah terlibat dalam kegiatan Monolog.

Staff

Staff

Staff yang



Kreatif, inspiratif, dan tidak lari dari tanggung jawab.







e. J ob Description

PJ Monolog Pra Hari-H

Mengurus perizinan lokasi yang akan digunakan pada saat Lomba

Wa-PJ Monolog Mengatur hubungan internal staff Mengatur alur koordinasi antar staff

Mengurus segala keperluan fakultas untuk lomba

Mengatur keuangan divisi

Mengadakan rapat dengan staff

Mengurus dekor dan berkoordinasi dengan divisi perlengkapan untuk Hari-H

Hari-H

Mengatur jalannya acara


Setelah Hari-H

Membuat LPJ acara

Membuat rincian anggaran pemasukan

Mengevaluasi jalannya acara bersama staff

f.


Strength 

Tema yang diangkat cukup menantang kemampuan kreativitas kontingen untuk menuangkannya ke dalam bentuk monolog.

Weakness 

Lomba monolog adalah lomba yang baru dan belum dikenal oleh civitas academika mahasiswa UI sehingga kemungkinan lomba ini dikenal sangatlah kecil, jadi penonton sepi.

Opportunity 

Penampilan monolog selalu dinantikan oleh penonton.

Threat 

Adanya kemungkinan terjadinya miskomunikasi antara panitia monolog dengan divisi lain (operasional).



Adanya kemungkinan terjadinya miskomunikasi antara panitia monolog dengan kontingen.



Dikhawatirkan terdapat kendala teknis pada saat pementasan berlangsung,

g.

Penjelasan Kegiatan

Tema

: Seni dalam jiwa kehidupan jalanan

Penjelasan tema : Seni menurut Ki Hajar Dewantara merupakan perbuatan yg diidentikan dengan mengekspresikan perasaan yg akhirnya dapat dan sampai ke jiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap perasaan yg ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah karya. Kehidupuan menurut J.C. Mihaels adalah perjalanan luar biasa menuju wilayah tak dikenal, sebuah jalur penuh tipu daya melalui hutan – hutan gelap, sebuah tirai gantung diatas kulit pohon yang bercabang – cabang. Jalanan menurut KBBI adalah hal yang berkitan dengan sepanjangan jalan (tanpa tempat yang tentu). Dengan melihat kehidupan jalanan dapat membuat kita paham mengenai kehidupan yang tidak kita dapatkan apabila hanya duduk menyendiri di rumah. Karena, kehidupan jalanan memperlihatkan beragam fenomena sosial. Melalui tema ini, kontingen diharapkan dapat memahami tema dengan baik dan dapat menyampaikannya dengan gaya fakultas masing-masing. Tempat  OPTIMIS

: : Auditorium Gedung IX FIB UI

 REALISTIS : Auditorium Vokasi  PESIMIS

Waktu

h.

: Auditorium FT UI, Gedung K.310 : 08.00 - 19.45




14 fakultas dan 1 program vokasi mampu mengirimkan satu perwakilan peserta.

Antusiasme penonton yang tinggi. Rundown acara terlaksana sesuai dengan yang direncanakan

Contingency Plan

i. No.

Masalah

Tindakan Preventif

Tindakan Represif

1. Antusiasme kontingen Tema yang diberikan tidak kurang

Membangkitkan semangat kontingen

membatasi kreativitas setiap peserta

LO bertanggung jawab mendampingi kontingen sampai pelaksanaan lomba

Tema / konsep dibuat menarik

selesai

agar memancing kreativitas peserta

Penyampaian informasi terkait lomba / metode promosi dilakukan jauh-jauh hari dengan sebaik mungkin 2. Rundown

tidakMembuat

beberapa

versi Mengingatkan

agar

berjalan sesuai denganrundown

panitia dan LO untuk

rencana

sesuai rundown. Memberi tambahan waktu pada setiap penampilan acara untuk mencegah keterlambatan waktu.

Memotong waktu istirahat.

setiap selalu

Menghentikan pementasan monolog apabila melebihi waktu sesuai rulebook dengan cara mematikan lighting dan sound system. 3. Permasalahan teknis. Memeriksa setiap panggung danMemanggil

divisi

segala alat yang akan digunakan perlengkapan dan teknisi handal sebelum acara dimulai.

untuk memperbaiki kerusakan.

4 Juri tidak dapat hadir Menghubungi dan memastikan dikarenakan sesuatu

Acara tetap dilaksanakan dengan

uri datang pada hari acara dari

umlah juri yang hadir.

yang tidak diinginkan auh-jauh hari.

Membuat

MOU

antar

pihak

panitia dengan juri agar tidak terjadi

penyelewengan

dalam

acara 5 Kontingen terlambat hadir dikarenakan

Memberitahukan jadwal

LO dan panitia berkerja sama dalam

penampilan setiap kontingen

mengingatkan dan memastikan

sesuatu yang tidak

kontingen datang 30 menit sebelum

diharapkan.

Memastikan setiap kontingen

(contoh : hujan)

datang 30 menit sebelum jadwal

penampilannya.

penampilannya

j.

Timeline Khusus Divisi TIMELINE KHUSUS DIVISI MONOLOG

Nama Kegiatan Rapat Divisi Pembuatan rulebook Fiksasi juri Fiksasi tempat CM

Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nov 1 2 34 1 2 3 41 234 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1234

TM Pelaksanaan Lomba LO Rapat evaluasi Pengumpulan LPJ

k.

Kebutuhan Divisi



1 unit lampu sorot (dapat berubah arah)



1 set backdrop panggung (ukuran disesuaikan, tergantung tempat)



3 unit meja dan kursi untuk juri



3 unit mic (termasuk mic kondensor)



12 lembar kertas mika untuk filter warna(merah, kuning, biru, hijau)



1 set sound ( speaker , amplifier , kabel, aux, dll.)



Sertifikat: - 3 Juri

- 12 Peserta

- 3 Pemenang 15. DIVISI TEATER 1. Lomba Theater a. Divisi Theater

UI Art War memfasilitasi kontingen yang memiliki kemampuan dalam bidang theater setiap fakultas. Divisi Theater bertanggung jawab terhadap acara 7th UI Art War 2018. Acara ini berlangsung dari awal acara, proses, hingga akhir acara.

b. Deskripsi Kerja ➔

Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Theater UI Art War 2018.

➔

Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Theater UI Art War 2018.

➔

Membuat rundown acara Theater UI Art War 2018 dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi.

➔

Bertanggung jawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi Theater UI Art War 2018.

➔

Membuat catatan acara dan laporan pertanggung jawaban lomba Thetaer UI Art War 2018.

➔

Melakukan perekrutan panitia (staff) serta penjabaran Job Description kepada panitia acara theater untuk memaksimalkan acara Theater UI Art War 2018.

➔

Menetapkan 3 Dewan Juri untuk memberikan penilaian kepada setiap penampilan kontingen pada pelaksanaan lomba Theater dan menjadikan hasil penilaian tersebut sebagai penetapan juara pada lomba Theater UI Art War 2018.

c. Struktur Divisi

Kebutuhan Staff

Staff yang dibutuhkan oleh Divisi Theater berjumlah 8 orang.

Kriteria yang dibutuhkan: ●


●

Sehat jasmani dan rohani

●

Mau bekerjasama dalam satu struktur

●

Mampu bekerja dibawah tekanan

●

Mampu berkomunikasi depan public dengan baik

●

Kreatif dan inovatif

d. Analisis SWOT Kegiatan ●

Strength

o

Theater merupakan salah satu divisi yang ditunggu setiap fakultas

o

Calon kontingen setiap fakultas akan memberikan yang terbaik dalam menunjukkan penampilannya dengan antusias

●

●

●

o

Tema tidak mempersempit ide yang akan dikeluarkan

o

Penonton akan memberikan pandangan berbeda

Weakness o

Rotasi penonton

o

Kendala teknis yang terjadi selama proses acara

o

Penyesuaian blocking kontingen kontingen

Opportunity o

Antusiasme yang terjadi antara kontingen dan penonton

o

Jumlah kehadiran penonton

Threat o

Tema tidak mampu dipahami dengan baik oleh peserta sehingga kurang memaksimalkan kreativitas setiap kontingen

o

Penonton yang ingin keluar masuk gedung pada saat pementasan berlangsung

o

Sikap penonton yang berpotensi mengacaukan acara seperti membuat kegaduhan yang berlebihan, memprovokasi, dan sebagainya

e. Tema

:

Seni dalam Perkembangan Zaman

Menurut Ki Hajar Dewantara, seni merupakan perbuatan yang diidentikan dengan mengekspresikan perasaan yang akhirnya dapat dan sampai ke jiwa dan memiliki pengaruh emosional terhadap peraasaan yang ditimbulkan dari melihat atau mendengar sebuah karya. Zaman menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia merupakan jangka waktu yang panjang atau pendek yang menandai sesuatu; masa. Perkembangan yang berarti perihal berkembang atau perubahan dari waktu ke waktu. Diharapkan kontingen dapat menjelaskan dan menggambarkan perubahan aspek-aspek yang ada pada perkembangan perkemban gan zaman dalam bentuk

seni teater, seperti contoh dalam bentuk perubahan sosial-budaya atau kemajuan IPTEK.

f. Waktu dan Tempat

Hari/Tanggal

: Sabtu, 10 November 2018

Pukul

: 09.00 WIB

Tempat

: optimis

: Gedung IX FIB

realistis

: Balai Sidang

pesimis

: Aula FMIPA

g. Penjelasan Kegiatan ➢

H-1 pertunjukkan tiap kontingen akan diberikan kesempatan GR blocking selama 15 menit

➢

Kontingen tidak boleh menempelkan penanda (marking) di atas panggung

➢

Pertunjukkan akan berlangsung selama 45 menit.

➢

Peserta akan diberi perpanjangan waktu maksimal 10 menit, selama perpanjangan waktu, poin penilaian akan dikurangi 1 poin tiap menitnya dan lampu penonton akan dinyalakan saat melewati menit ke 55.




Setiap fakultas mengirimkan satu kontingen(team)

untuk

●

perwakilan

Antusiasme sehingga

peserta lomba Theater

penonton perlu

sangat

dirotasi

setiap

Terdapat

antusiasme

penonton

berasal dari fakultas masing-masing

Contingency Plan

kali

kontingen selesai tampil ●

i.

tinggi

yang

No.

1.

Masalah

Tindakan Preventif

Antusiasme

●

kontingen kurang

Tema

yang

diberikan

tidak

Tindakan Represif ●

Membangkitkan semangat kontingen

membatasi kreativitas

setiap

●

peserta ●

Tema

LO bertanggung jawab mendampingi kontingen

/

sampai

konsep

pelaksanaan

lomba selesai

harus menarik agar memancing kreativitas peserta ●

Penyampaian informasi lomba

terkait

/

metode

promosi dilakukan jauh-jauh

hari

dengan

sebaik

mungkin

2.

Rundown berjalan

tidak

●

sesuai

Membuat beberapa

●

versi rundown

dengan rencana ●

waktu pada setiap

untuk

setiap

panitia dan LO untuk selalu sesuai rundown. rundown.

Memberi tambahan

penampilan

Mengingatkan

●

waktu

istirahat

acara

mencegah

Memotong

●

Menghentikan

keterlambatan

pementasan

waktu

apabila melebihi waktu sesuai

rules

theater

book

dengan cara mematikan

lighting

dan

sound

system 3.

Permasalahan

●

teknis.

Memeriksa

setiap

panggung segala akan

●

dan

alat

divisi

perlengkapan

yang

teknisi

digunakan

sebelum

Memanggil

dan

handal

untuk

memperbaiki kerusakan

acara

dimulai 4

Juri tidak dapat

Menghubungi

dan

hadir dikarenakan

memastikan

juri

dilaksanakan

sesuatu

datang

hari

jumlah juri yang hadir

●

yang

tidak diinginkan

pada

●

Acara

tetap dengan

acara dari jauh-jauh hari ●

Membuat MO antar pihak dengan

panitia juri

tidak

agar terjadi

penyelewengan dalam acara

5

Kontingen terlambat

●

hadir

dikarenakan sesuatu yang tidak diinginkan (contoh : hujan)

●

Memberitahukan

●

LO dan panitia berkerja

jadwal penampilan

sama

setiap kontingen

mengingatkan

Memastikan setiap kontingen

datang

30 menit sebelum jadwal

dalam

memastikan datang

dan kontingen

30

sebelum penampilannya.

menit

penampilannya

16. KOMIK STRIP

a. Uraian Divisi Divisi Komik Strip memiliki tugas yaitu bertanggung jawab penuh atas lomba Komik Strip baik pra Hari-H, Hari-H, dan Pasca Hari-H yang diadakan dalam rangkaian UI Art War 7th, dan memiliki tujuan untuk membangkitkan antusiasme dan mempertandingkan kreativitas dari setiap fakultas untuk menyalurkan dan mengekspresikan seni melalui Komik Strip.

Tema: Seni dalam dunia Pendidikan Indonesia Komik strip yang bersifat komedi, satir, nyinyir yang memiliki pesan tersirat akan pendidikan di Indonesia.

b. Deskripsi Kerja ●

Membentuk susunan kegiatan acara lomba Komik Strip pada UI AW 7th.

●

Bertanggung jawab membentuk dan menjalankan conceptual meeting dan technical meeting bersama seluruh kontingen dari fakultas-fakultas.

●

Mengumpulkan dan memperhatikan kelengkapan persyaratan dari kontingen lomba Komik Strip UI AW 7th.

●

Melakukan briefing dengan seluruh panitia Lomba Komik Strip UI AW 7th terkait kegiatan lomba.

●

Bertanggung jawab penuh dari awal hingga akhir pelaksanaan kompetisi Komik Strip UI AW 7th.

●

Membuat catatan evaluasi acara dan laporan pertanggung jawaban

c. Struktur Divisi

PJ Komik

WaPJ Komik

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

d. Kebutuhan Staff Staff yang diperlukan terdiri dari : ●

4-5 Orang Staff

Kriteria staff yang dibutuhkan: ●

Mahasiswa/i Universitas Indonesia.

●

Diutamakan yang memiliki minat dan ketertarikan yang relevan dalam bidang terkait

●

Kreatif dan berkomitmen.

●


●


●

Dapat meredam emosi dan berpikir tenang

e. J ob Descri ption Wa-PJ Komik Strip

PJ Komik Strip

-

-

Mengatur hubungan internal

-

Mengurus

perizinan Pra

Staff

lokasi/ruangan

Mengatur alur koordinasi

digunakan pada saat Lomba

antar Staff

-

-

Mengatur keuangan divisi

-

Mengurus

dekor

dan

Mengurus

yang

segala

akan Hari-H

keperluan

fakultas untuk Lomba

-

Mengadakan rapat dengan staff

berkoordinasi dengan divisi perlengkapan untuk Hari-H

-


-

Mengatur jalannya acara

Hari-H

-

Membuat rincian anggaran

-

Membuat LPJ acara

Setelah

pemasukan

-

Mengevaluasi

jalannya

acara Hari-H

bersama staff f.

f. Analisis SWOT Kegiatan Strength ●

Merupakan cabang lomba baru dan dapat menarik minat bakat baru civitas academica UI

●

Setiap kontingen memiliki jalur dan cara penyampaian cerita yang berbeda pada penampilannya

●

Tema yang diangkat menantang namun tidak membatasi kontingen dalam berkarya

●

Penonton memberikan perspektif yang berbeda pada setiap penampilan kontingen

Weakness ●

Karena merupakan lomba baru, kinerja panitia akan sangat diperhatikan dan menjadi hal yang krusial bagi calon kontingen untuk mengambil bagian dalam lomba

●

Dikhawatirkan terdapat kendala teknis pada saat pementasan Komik Strip berlangsung

Opportunity

●

Lomba ini menjadi cabang lomba yang cukup ramai didatangi penonton dari berbagai fakultas

●

Apabila waktu pelaksanaan lomba tepat, lomba dapat menarik perhatian lebih banyak penonton yang memiliki ketertarikan dan minat tersendiri

Threat ●

Dikhawatirkan terdapat kendala teknis pada saat pementasan berlangsung

●

Tema tidak mampu dipahami dengan baik oleh peserta sehingga kurang memaksimalkan kreativitas setiap kontingen

g. Penjelasan Kegiatan Tema : Seni dalam Sistem Pendidikan di Indonesia

Penjelasan Tema : Kontingen yang berpartisipasi diharapkan untuk memberi perhatian kepada situasi pendidikan di Indonesia. Lembaga pendidikan sendiri merupakan hal yang tak luput dari kritikan. Ada berbagai masalah dalam sistem pendidikan di Indonesia. Untuk membuat kritikan terhadap masalah tersebut, kita tidak harus melakukannya secara frontal, namun salah satu bentuk yang dapat digunakan adalah melalui karya seni comic strip ini.

Tempat : Optimis: Perpustakaan Pusat (Meeting Room) Pesimis: Annex Bawah Realistis: Perpustakaan Lama Waktu : Senin, 13 November 2017 (14.00-20.00)



●

Antusiasme


penonton

sangat

●

Setiap

fakultas

mampu

tinggi sehingga perlu dirotasi

mengirimkan satu perwakilan

setiap kali kontingen selesai

peserta

tampil ●

Tidak ada protes di Hari-H terkait konten dalam rulesbook i.

i.

Contingency Plan

Tindakan Represif

Tindakan Preventif

Masalah

No.

●

Membangkitkan

Tema

yang Antusiasme kontingen 1.

semangat kontingen dan

diberikan

tidak kurang

ikut mengajak kontingen

membatasi

untuk berpartisipasi

kreativitas

●

setiap

peserta ●

LO bertanggung jawab ●

mendampingi kontingen sampai

Tema

/

konsep

dibuat menarik agar

pelaksanaan

memancing

lomba selesai

kreativitas peserta ●

Penyampaian informasi lomba

/

promosi jauh-jauh dengan mungkin

terkait metode dilakukan hari sebaik

●

Acara tetap dilaksanakan

Menghubungi

dan

Juri

tidak 4

dengan jumlah juri yang

memastika

juri

dapat

hadir

hadir

datang

hari

dikarenakan

●

●

pada

acara dari jauh-jauh

sesuatu

hari

tidak

Membuat

MOU

yang

diinginkan

antar pihak panitia dengan

juri

tidak

agar terjadi

penyelewengan dalam acara

●

LO dan panitia berkerja sama

dalam

mengingatkan memastikan

●

dan ●

penampilannya.

Kontingen

jadwal

terlambat hadir

penampilan

setiap kontingen

kontingen

datang 30 menit sebelum

Memberitahukan

Memastikan

setiap

kontingen datang 30 menit

sebelum

jadwal penampilannya j.

j.

Timeline Khusus Divisi

5

dikarenakan sesuatu

yang

tidak diharapkan (contoh hujan)

:

Penjelasan detil masa kerja pelaksanaan deskripsi kerja divisi selama kegiatan. Timeline dibuat dengan rincian per minggu dengan masing masing bulan diasumsikan memiliki 4 minggu.

k. Perlengkapan divisi

Ruangan yang diatur sesuai dengan kebutuhan

Saklar dan Charger untuk mengecas laptop sesuai jumlah peserta

Komputer dan slide untuk ppt/ notifikasi saat acara

L

Profil singkat Juri

Juri pertama: Adelia Maghfirare, pengarang komik Maghfira komik, pernah terbitkan karyanya

Juri kedua: Author Ghosty Comic, karyanya sedang dipublikasikan di webtoon official

Juri ketiga : -

Pre Proposal 7th UI Art War

Recommend Documents