Prácticas de Excel

Tecnologías de la Información - 1º Bachillerato Ricardo Rodríguez García

UNIDAD DIDÁCTICA La hoja de cálculo Excel

1.- Actividades a desarrollar

Actividad

Nivel dificultad

Página

¿Qué es una hoja de cálculo? Descripción de la ventana principal Introducir datos en la hoja de cálculo Dar nombre a las celdas Modificar ancho de las columnas Guardar un libro de trabajo Seleccionar un rango de celdas Desarrollo de una hoja Copiar y pegar datos y formulas Cambiar el nombre de la hoja Relleno automático inteligente Copiar datos de otro archivo Funciones predefinidas Formas de referenciar las celdas Formato y presentación de la hoja de cálculo Añadir bordes Añadir sombreados a las celdas Cambiar las fuentes Formato de números Alineación de los datos en las celdas Celdas combinadas Referencias a las celdas de otra hoja Gráficos Lista de datos Transportar datos de Excel a Word

2 sobre 10 1 sobre 10 2 sobre 10 3 sobre 10 2 sobre 10 2 sobre 10 3 sobre 10 4 sobre 10 3 sobre 10 3 sobre 10 4 sobre 10 5 sobre 10 6 sobre 10 5 sobre 10 4 sobre 10 4 sobre 10 4 sobre 10 3 sobre 10 5 sobre 10 3 sobre 10 5 sobre 10 4 sobre 10 5 sobre 10 7 sobre 10 4 sobre 10

88 88 89 90 90 91 92 94 94 95 95 96 96 97 99 100 101 102 102 103 103 104 105 108 110

Unidad Didáctica 6.- La hoja de cálculo Excel

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2.- ¿Qué es una hoja de cálculo? Podemos considerar que una hoja de cálculo es algo así como un gran trozo de papel cuadriculado, que se construye a partir de varias filas y columnas. En este papel, además de poder introducir datos, se nos brinda la posibilidad de poder trabajar con ellos directamente. El lugar de intersección de una fila y una columna se denomina celda. La celda de la esquina superior izquierda está referenciada como A1, por estar situada en la columna A y en la fila 1.

3.- Descripción de la ventana principal Lo primero que vemos en la parte superior de la ventana principal de Excel es el nombre de la aplicación y del libro de trabajo que estamos utilizando. El libro de trabajo viene a ser como el cuaderno en el que vamos a escribir, donde vamos a realizar todas nuestras operaciones y donde las hojas se agrupan para facilitar nuestra tarea. La barra de menús.- Debajo del nombre de la aplicación, se encuentra la barra de menús, similar a la de otras aplicaciones Windows. La barra de herramientas estándar.- Pulsando sus botones, pondremos en marcha rápidamente, y de forma sencilla, una serie de acciones de muy diversos tipos.

La barra de fórmulas y celdas.- Debajo de la barra de herramientas se encuentra la barra de fórmulas y celdas. En ella, iremos viendo el contenido de la celda que seleccionemos y lo que vayamos escribiendo. Zona de celdas.- Debajo, se encuentra la zona de la hoja propiamente dicha, cuadriculada, y con un sistema de referencia parecido al del “juego de los barcos”. Las casillas de la hoja, que llamaremos celdas, tienen un nombre, en principio compuesto por la letra de su columna y el número de su fila: B2, C4, etc.


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Barra del Título Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Fórmulas

Zona de Celdas Barra de Desplazamiento

Barra de Estado Barra de Desplazamiento

3.1.- Concepto de celda activa Por medio del teclado podemos introducir datos en la hoja. Los datos que escribamos irán a una celda determinada: a la celda activa. Para seleccionar una celda, basta con hace clic sobre ella. En ese momento, la celda seleccionada pasa a ser la celda activa, y la información que tecleemos se almacenará en ella. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo con las teclas de las flechas del cursor, o para ir hacia arriba o abajo más rápidamente, con las de retroceso y avance de página. 4.- Comenzamos a introducir datos en la hoja de cálculo Para reproducir la figura que te mostramos a continuación sigue los siguientes pasos: 1º.- Sitúa el cursor en la celda B1 para convertirla en la celda activa. 2º.- Escribe el número 1234. Observa cómo aparece en dos lugares: en la celda activa y en la barra de Fórmula. 3º.- Pulsa Intro para validar la entrada y al mismo tiempo desplazar el cursor a la celda B2. Escribe el número 5678. 4º.- Pulsa Intro para validar la última entrada y al mismo tiempo desplazar el cursor a la celda B3.


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5º.- Sitúa el cursor en la celda A3 y escribe la palabra “Total”. 6º.- Pulsa flecha a la derecha para situar el cursor en la celda B3. Ahora le diremos a Excel que sume las cantidades anteriores, para lo cual introduce el signo igual (=) y a continuación escribe B1+B2. El contenido de la celda debe ser =B1+B2. 7º.- Pulsa Intro para validar la entrada. 8º.- Observa como en la barra de Fórmulas aparece =B1+B2 mientras que en la celda B3 aparece la suma del contenido de dichas celdas. Siempre que en una celda aparezca en primer lugar el signo igual, le está indicando a Excel que en esa celda va a ir una fórmula. 9º.- Prueba a cambiar cualquiera de los números de las celdas B1 y B2 y podrás comprobar como la suma se actualiza automáticamente. *ATENCIÓN: si necesitar borrar el contenido de una celda, basta con situar el cursor en la misma y pulsar la tecla Supr. 4.1.- Dar nombre a las celdas Hasta ahora hemos visto que cada celda tiene un nombre que viene dado por la fila y columna donde se encuentre, sin embargo podemos personalizar cualquier celda dándole un nombre que nos resulte más familiar. 1º.- Sitúa el cursor en la celda B1, ésta pasa a ser la celda activa. 2º.- Haz clic con el ratón en la barra de fórmulas en la zona dónde aparece el nombre de la celda, en este caso B1. 3º.- Escribe la palabra “Minuendo” y pulsa la tecla Intro. A partir de ahora la celda B1 también se llama Minuendo. 4º.- Repite el paso anterior para asignar el nombre “Sustraendo” a la celda B2. 5º.- En la celda B3 introduce la fórmula “=Minuendo-Sustraendo” y comprueba que el resultado es equivalente a introducir “=B1-B2”. 5.- Modificar el ancho y alto de filas y columnas Todavía no se ha planteado la necesidad de cambiar la anchura de las columnas de una hoja de cálculo ya que los datos que hemos introducido caben perfectamente en sus celdas. Sin embargo, esto no es siempre así. 1º.- Activa la Hoja2 del libro que tiene abierto haciendo clic en su solapa. 2º.- Sitúa el cursor en la celda B2 y escribe la frase: “En un lugar de la Mancha”.


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3º.- Pulsa flecha a la derecha para establecer la celda C2 como activa. 4º.- Ahora escribe la frase: “de cuyo nombre no quiero acordarme”. 5º.- Como se ve, el nuevo dato tapa la información anterior. Si lo que queremos es visualizar toda la información de una celda, cambiaremos el ancho de la columna.

Modificar la anchura manualmente: sitúa el puntero del ratón en el límite derecho de la columna B (zona gris), cuando el puntero tome la forma de barra negra con una flecha a cada lado, arrastra el límite derecho de la columna manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta alcanzar un tamaño suficiente. Autoajuste de la anchura de las columnas: selecciona la celda B2 y haz clic en el menú Formato y elige la opción Columna. En el nuevo menú que aparece, haz clic sobre la opción Ajustar a la selección.

Para modificar la altura de las filas, seguiremos procedimientos análogos a los utilizados para cambiar la anchura de las columnas. 6.- Guardar un libro de trabajo en disco Mientras no guardemos el libro de trabajo en disco, el libro está en la memoria RAM del ordenador. Si se produce un corte de suministro eléctrico o apaga el ordenador de forma fortuita, el contenido del libro se pierde y no podemos recuperarlo. Veamos como guardar en disco el trabajo realizado hasta ahora. de la barra de 1º.- Haz clic en el botón Guardar herramientas Estándar o selecciona en el menú Archivo la opción Guardar como. 2º.- En la lista Guardar selecciona la unidad y la carpeta donde desea almacenar el documento. 3º.- En la caja de texto Nombre de archivo escribe el nombre del documento. 4º.- Pulsa Intro o haz clic en el botón Guardar. Excel le asigna la extensión .XLS De todas formas Excel guarda el libro con el que está trabajando cada diez minutos como medida de precaución, de manera que no perdamos todo el trabajo realizado. 7.- Seleccionar un rango de celdas Excel permite seleccionar un grupo de celdas denominado rango de celdas o área de selección.


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7.1.- Seleccionar un rango continuo de celdas Los rangos se describen por medio de las referencias de las celdas situadas en la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha. El rango de las 20 celdas comprendidas desde A1 hasta E4 es descrito por Excel como A1:E4. La selección de un rango continuo de celdas puede llevarse a cabo mediante el teclado o el ratón, veamos como: 1º.- Para seleccionar el rango A1:E4 sitúa, en primer lugar, el cursor en la celda A1. 2º.- Pulsa la tecla F8 para activar el modo Extensión. Aparece EXT en la barra de Estado. 3º.- Con las teclas de movimiento amplia el cursor hasta cubrir las 20 celdas comprendidas entre A1 y E4. 4º.- Pulsa de nuevo la tecla F8 o Esc para salir de modo Extensión. Recuerda que: la selección de las celdas activas se pierde al pulsar cualquier tecla de movimiento. 5º.- Prueba a seleccionar el rango B4:D12 manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas mientras que con las teclas de movimiento seleccionas el grupo de celdas. 6º.- El ratón nos ofrece otra posibilidad de activar un conjunto de celdas. Para seleccionar el rango C3:F6 haz clic en la celda C3, en primer término. 7º.- Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastra el puntero del mismo hasta la última celda del grupo. Recuerda que: la selección de las celdas activas se pierde al hacer clic en cualquier celda no perteneciente al rango. 7.2.- Seleccionar rangos múltiples discontinuos de celdas Tenemos la posibilidad de incluir varios rangos separados en una única selección. En este caso reciben el nombre de rangos discontinuos por no formar un único rectángulo. Veamos como seleccionar en primer lugar el rango A1:B4 y después añadirle las celdas C5:E8 sin perder la selección anterior. Mediante Teclado 1º.- Activa el rango A1:B4. 2º.- Pulsa las teclas Mayús + F8. En la barra de Estado aparece el indicativo de Agregación: AGR.


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3º.- Activa la celda situada en una esquina, en este caso la C5. 4º.- Mientras mantiene pulsada la tecla Mayús, con las teclas de dirección selecciona el nuevo rango. Mediante Ratón 1º.- Selecciona el rango A1:B4. 2º.- A continuación, manteniendo pulsada la tecla Control, haz clic sobre una de las esquinas del nuevo rango, en este caso C5. 3º.- Arrasta el ratón hasta la celda situada en la esquina inferior derecho, es decir la celda E8. 7.3.- Selecciona una columna o una fila Selección de una columna mediante el teclado 1º.- Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna deseada, por ejemplo la columna C. 2º.- Pulsa las teclas Control + Barra espaciadora. Selección de una columna mediante el teclado 1º.- Basta con hacer clic sobre el identificador de la columna deseada. 2º.- Para seleccionar más de una columna, contigua o no, sigue los mismos pasos explicados anteriormente para la selección de rangos múltiples discontinuos. Selección de una fila mediante el teclado 1º.- Sitúa el cursor en cualquier celda de la fila deseada, por ejemplo la número 4. 2º.- Pulsa las teclas Mayús + Barra espaciadora. Selección de una fila mediante el teclado 3º.- Basta con hacer clic sobre el numero de la fila deseada. 4º.- Para seleccionar más de una fila, contigua o no, sigue los mismos pasos explicados anteriormente para la selección de rangos múltiples discontinuos. 7.4.- Seleccionar la hoja entera Mediante el teclado Desde cualquier celda pulsa las teclas Control + Mayús + Barra espaciadora. Mediante el ratón Marca el botón superior izquierdo del documento situado entre la columna A y la fila 1. Unidad Didáctica 6.- La hoja de cálculo Excel

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8.- Desarrollo de una hoja Para demostrar la aplicación de una hoja en el mundo laboral se puede crear una, por ejemplo, para conocer los ingresos y los gastos de una empresa típica. Se supone que la empresa desea que los ingresos y los gastos estén divididos por meses y que se proporcione la cantidad total trimestral. Las ventas brutas se calculan multiplicando las unidades vendidas por su precio. Las comisiones a los vendedores representan el 20 por 200 de las ventas netas. El neto representa las ventas brutas menos las comisiones. La hoja deberá presentar un aspecto parecido al mostrado en la siguiente figura: 1º.- Abre un libro de trabajo nuevo haciendo clic en el botón mediante la opción de menú Archivo / Nuevo.

de la barra de herramientas estándar, o

2º.- Introduce el texto de la columna A. 3º.- Escribe el texto de la fila 1, posteriormente veremos que no hace falta escribirlo todo. 4º.- Ahora inserta las cantidades de la fila 2. 5º.- En la celda B3 escribe el número 100. 6º.- En la celda B4, para efectuar el producto de las unidades por el precio, escribe: “=B2*B3”. 7º.- En la celda B5, para calcular el 20 por 200 de la celda B4 escribe: “=0.2*B4”. 8º.- En la celda B6, el importe neto se calcula restando a la celda B4 la B5, “=B4-B5”. * ATENCIÓN: Si en el desarrollo de una hoja de cálculo cometes un error en cualquiera de los pasos o acciones llevadas a cabo, puedes deshacer los últimos cambio haciendo clic sucesivamente en el icono 8.1.- Copiar y pegar datos y fórmulas Si observas la figura inicial puedes comprobar que el precio se repite, con igual valor, en todas las celdas. No hace falta introducirlo en todas ellas, sólo es necesario indicarle a Excel que lo copia. 1º.- Sitúa el cursor en la celda B3. 2º.- Copia el contenido de la celda en el portapapeles mediante la combinación de teclas + o mediante la opción de menú Edición / Copiar. 3º.- Sitúa el cursor en la celda C3. Manteniendo la combinación de teclas + selecciona las celdas C3, D3 y E3.


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4º.- Copia el contenido del portapapeles en dichas celdas haciendo clic en el menú Edición y seleccionando la opción Pegar o pulsando a la vez las teclas + . Observa como la cantidad 100 ha sido trasladada a todas celdas correspondientes al PVP. 5º.- Selecciona las casillas B4, B5 y B6. Copia el contenido de las mismas en el portapapeles (Recuerda: Edición / Copiar o + ). 6º.- Ahora activa las celdas C4, D4, E4 y copia el contenido del portapapeles a partir de dichas celdas. 7º.- Comprueba como las fórmulas que se encontraban en la columna B han sido trasladadas y “adaptadas” a las columnas C, D y E 8.2.- Cambiar el nombre de la hoja 1º.- Haz doble clic con el ratón en el nombre de la hoja que se encuentra en su solapa o siguiendo la ruta de menú Formato > Hoja > Cambiar nombre.

2º.- Escribe el nombre que quieres asignar a la hoja de cálculo, por ejemplo, Comisiones. 3º.- Para finalizar, haz clic en cualquier zona de la hoja de cálculo. 8.3.- Relleno automático inteligente Excel es capaz de crear series de datos, bien sean números o texto, de forma automática sin necesidad de tener que escribirlos, excepto el primero o los dos primeros datos de la serie. Excel también permite definir series propias para poder recuperarlas cuando sea oportuno. 1º.- Haz clic en la solapa Hoja 2 para abrir una nueva hoja de cálculo dentro de nuestro libro de trabajo. 2º.- Sitúa el cursor en la celda A3 e introduce en dicha celda el texto “Enero” 3º.- Sitúa el puntero del ratón en la esquina inferior derecha para que cambie a una cruz. Con el botón izquierdo del ratón pulsado arrastra el puntero hacia abajo a lo largo de la columna A, de manera que una caja de texto indica el elemento generado de la serie. De esto modo inserta los doce meses del año. 4º.- Selecciona la celda B2 e introduce en la misma el texto “Agente 1”. 5º.- Utiliza el mismo método de relleno inteligente para crear en las celdas C2, D2 y E2 los contenidos: Agente 2, Agente 3 y Agente 4.


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* ATENCIÓN: es importante guardar cada cierto tiempo el libro de trabajo, para evitar perder los últimos cambios efectuados en el mismo. Abre el menú Archivo y selecciona la opción Guardar o Guardar como... si todavía no le has asignado un nombre. 8.4.- Copiar datos de otro archivo 1º.- Manteniendo abierto el archivo en el que nos encontramos trabajando, abre el archivo “Comisiones.xls”. 2º.- Selecciona el rango de celdas B3:E14, o bien manteniendo mediante el ratón manteniendo pulsado el botón izquierdo del mismo o mediante las teclas + 3º.- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier punto del área seleccionada. 4º.- Selecciona la opción Copiar en el menú emergente surgido. De esta forma estamos copiando el contenido de las celdas seleccionadas en el portapapeles. 5º.- Cierra el archivo “Comisiones.xls” 6º.- Sitúa el cursor en la celda B3 de nuestro de libro de trabajo inicial y abre el menú Edición y elige la opción Pegar, para insertar el contenido del portapapeles en la hoja de cálculo. * ATENCIÓN: en ocasiones puede aparecer en una celda el siguiente mensaje de error: #####. Se produce cuando la celda contiene un número, una fecha o una hora cuyo ancho es superior al de la celda o cuando la celda contiene una fórmula de fecha u hora que genera un resultado negativo. La solución el ampliar el ancho de la columna. 8.5.- Funciones predefinidas. El asistente para funciones Excel permite realizar un gran número de funciones predefinidas, haciendo uso del Asistente para funciones. En este caso vamos a determinar la suma total de las ventas de cada uno de los agentes así como su media de ventas mensual. 1º.- Introduce en las celdas A16 y A17 los textos “Total” y “Media” 2º.- Sitúa el cursor en la celda B16. 3º.- Haz clic sobre el botón del Asistente para funciones presente en la barra de herramientas estándar o abre el menú Insertar y elige la opción Función... Aparece la ventana correspondiente al primer paso del Asistente.


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4º.- En la lista Categoría de la función, elige la categoría Matemáticas y trigonométricas. 5º.- A continuación en la lista Nombre de la Función, selecciona la función SUMA. 6º.- Haz clic en el botón Aceptar. 7º.- A continuación el Asistente nos solicita el rango de celdas que deseamos sumar. 8º.- En el cuadro de texto Número1 escribimos el rango de celdas que deseamos sumar, en este caso: B3:B15. Normalmente Excel propone un rango de celdas en función de los datos que posea nuestra hoja de cálculo, si esta propuesta no se ajusta a nuestras necesidades puede ser cambiada. 9º.- Haz clic en el botón Aceptar y comprueba que la fórmula “=SUMA(B3:B15)” aparece como contenido de la celda B16 y como dicha celda muestra el resultado de la suma, es decir, el total de las ventas anuales del Agente 1. 10º.- Copia el contenido de la celda B16 en las celdas C16, D16 y E16 y comprueba como en cada una de estas celdas la función SUMA ha adaptado el rango de las celdas a sumar. 11º.- Sigue los pasos anteriores para introducir en las celdas B17, C17, D17 y E17 la función que calcula la media aritmética de las ventas mensuales. Para ello debes buscar en la categoría de funciones Estadísticas la función PROMEDIO. 9.- Formas de referenciar las celdas 9.1.- Referencias relativas Las celdas vienen referenciadas por un nombre que está constituido por una letra, que corresponde a la columna, y un número, que indica la fila. Cuando copiamos fórmulas de una celda a otra, Excel no ejecuta un duplicado exacto, realiza una copia relativa, es decir, asume que las referencias de celda contenidas en las fórmulas deben ajustarse a las nuevas columnas y filas. Veamos un ejemplo: 1º.- Abre un nuevo libro de trabajo y escribe los siguientes textos en sus celdas correspondientes:

2º.- Sitúa el cursor en la celda B4 e introduce la siguiente fórmula =B2*B3/100, que permite calcular el IVA especificado en la celda B3 de la cantidad situada en la celda B2.


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3º.- Con el fin trasladar este cálculo a las columnas C y D, copia el contenido de la celda B4 en las celdas C4 y D4. 4º.- Observa que Excel ha realizado una copia relativa de la fórmula, es decir, las referencias a las celdas se han adaptado a las nuevas columnas, de manera que el contenido de las celdas ha quedado como sigue: 9 C4: =C2*C3/100 9 D4: =D2*D3/100

9.2.- Referencias absolutas En ocasiones puede interesar que la referencia a una determinada celda o conjunto de celdas no se vea modificada a la hora de trasladar fórmulas. Las referencias absolutas garantizan que las referencias a las celdas no varían cuando se copian. Para especificar en las fórmulas las referencias absolutas se debe insertar un signo dólar ($) delante de los caracteres que señalan la fila y la columna. Por ejemplo: $A$1. 1º.- Borra el contenido de las siguientes celdas: C3, D3, B4, C4 y D4.

2º.- Introduce en la celda B4 la siguiente fórmula: =B2*$B$3/100. De esta forma estamos indicando a Excel que cuando traslademos la expresión a otras celdas, mantenga fija la referencia a la celda B3, ya que es la contiene el porcentaje del IVA a aplicar. 3º.- Copia esta última fórmula en las celdas C4 y D4 y observa como se ha mantenido la referencia a la celda C3. 9.3.- Referencias mixtas Las referencias mixtas fijan una coordenada como absoluta y la otra como relativa. Por ejemplo A$1, la columna A es relativa mientras que la fila 1 es absoluta. Cuando copia una referencia mixta, la coordenada absoluta no se modifica, mientras que la relativa se ajusta a la nueva posición. 1º.- Abre un nuevo libro de trabajo e introduce los siguientes contenidos en sus celdas correspondientes:


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2º.- Sitúa el cursor en la celda B5 e introduce la siguiente fórmula: =B$1*$B2/100. En este caso establecemos como coordenadas absolutas la fila de los TOTALES y la columna correspondiente a los tres tipos de IVA. 3º.- Copia el contenido de la celda B5 en las celdas C5, B6, C6, B7 y C7 y observa los cambios que han tenido lugar en las nuevas fórmulas.

10.- Formato y presentación de la hoja de cálculo Para controlar la presentación de una hoja se utiliza el formato de datos o de documento, facilitando así su lectura e interpretación. En el presente capítulo crearemos la siguiente hoja de cálculo que nos permita administrar una serie de datos de un determinado grupo de alumnos: nombre, fecha de nacimiento, teléfono, faltas de asistencia, notas y nota media.

Comenzaremos introduciendo aquellos elementos que actúan de base o soporte de la hoja de cálculo, para posteriormente proporcionar a los mismos un formato adecuado. 1º.- Abre un nuevo libro de trabajo e introduce los siguientes datos en las celdas correspondientes.

2º.- En el rango de celdas B5:B19 escribe los números del 1 al 15


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10.1.- Cambiar el ancho columnas y el alto de las filas A continuación adaptaremos el ancho de las columnas de acuerdo con el tamaño de los datos que van a contener. 1º.- Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna B. 2º.- Abre el menú Formato y en el apartado Columna, selecciona la opción Ancho... 3º.- Aparecerá una ventana que nos permite establecer el ancho de columna. En la caja de texto Ancho de columna:, indica que deseamos un tamaño de 3 unidades. Haz clic en el botón Aceptar. 4º.- Observa como el tamaño de la columna ha cambiado. Repite los pasos anteriores para establecer los siguientes tamaños en sus columnas correspondientes. Columna C: 34 Columna D: 10 Columna E: 10 Columna F: 6 Columnas de la G a la O: 4 (Selecciona un rango de celdas que cubra estas columnas y establece el ancho de 4 unidades para todas a la vez). 9 Columna P: 10 9 9 9 9 9

* NOTA: puedes cambiar el ancho de columnas situando el puntero del ratón en el separador de columnas de la derecha, una vez que el puntero adopte la forma de una barra vertical negra con dos flechas, haz clic y arrastra a la posición deseada. Para una mejor presentación de los datos a contener por nuestra hoja de cálculo, cambiaremos el ancho de las filas afectadas. 1º.- Selecciona un rango de celdas que cubran desde la fila 3 a la 19, por ejemplo el rango A3:A19. 2º.- Abre el menú Formato y en el apartado Fila, selecciona la opción Alto... 3º.- Establece un Alto de fila de 15 unidades y haz clic en el botón Aceptar. 4º.- Comprueba que la altura de las filas ha aumentado, esto nos permitirá una mejor lectura de los datos a introducir. * NOTA: puedes cambiar la altura de las filas situando el puntero del ratón en el separador inferior de la fila, una vez que el puntero adopte la forma de una barra horizontal negra con dos flechas, haz clic y arrastra a la posición deseada. 10.2.- Añadir bordes


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Excel permite mejorar la apariencia de una hoja de datos con la inclusión de líneas en la parte superior, inferior o a ambos lados de la celda. 1º.- Selecciona el rango de celdas B5:P19. 2º.- Abre el menú Formato y selecciona la opción Celdas... 3º.- Haz clic en la pestaña Bordes. 4º.- En la ventana Estilo:, selecciona el tipo de línea continua más fino. 5º.- Haz clic sobre los botones Contorno e Interior para marcar todos los bordes del conjunto de celdas seleccionado. 6º.- Haz clic en el botón Aceptar. 7º.- A continuación selecciona el rango de celdas B4:P4. 8º.- Haz clic con el botón derecho en el interior de cualquiera de las celdas seleccionadas. 9º.- Aparecerá un menú desplegable, selecciona la opción Formato de Celdas... Si no se encuentra abierta, abre la ficha Bordes. 10º.- En la ventana Estilo:, selecciona el tipo de línea doble. 11º.- Haz clic sobre los botones Contorno e Interior. 12º.- Haz clic sobre el botón Aceptar.

gruesa, respectivamente.

13º.- Por último establece los bordes, únicamente en el contorno, en los rangos de celdas G3:O3 y B5:P19, con los estilos de línea doble y continua

10.3.- Añadir sombreado a las celdas Es posible establecer un determinado color de fondo en aquellas celdas que deseemos. 1º.- Selecciona las siguientes celdas 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17 y 19 de la columna C. Recuerda que para seleccionar rangos múltiples discontinuos debes pulsar la combinación de teclas Mayús + F8. 2º.- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las celdas seleccionadas.


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3º.- En el menú desplegable selecciona la opción Formato de celdas... y abre la ficha Tramas 4º.- Selecciona el color amarillo más claro y haz clic en el botón Aceptar. 5º.- Repite los pasos anteriores para asignar los siguientes colores en sus respectivos rangos de celdas: 9 9 9 9

Celdas 2, 4, 6, 8, 10, 12 y 14 de la columna C: amarillo. Celdas 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17 y 19 de las columnas comprendidas entre la G y la O: verde claro. Celdas 2, 4, 6, 8, 10, 12 y 14 de las columnas comprendidas entre la G y la O: azul claro. Rangos B4:P4, B5:B19 y G3:O3: gris claro.

10.4.- Cambiar las fuentes Excel permite elegir de forma rápida la tipografía, el tamaño, el estilo y el color de las entradas de la hoja con la barra de herramientas Formato o desde la ficha Fuente. 1º.- Selecciona el rango de celdas B4:P4. 2º.- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las celdas seleccionadas. 3º.- En el menú desplegable elige la opción Formato de celdas... 4º.- Abre la ficha Fuentes y selecciona los siguientes valores: 9 Fuente: Arial Narrow 9 Estilo: Bold (Negrita) 9 Tamaño: 12 5º.- Puedes seleccionar además un color para el texto en el apartado Color: 6º.- Haz clic sobre el botón Aceptar. *NOTA: se puede establecer el tipo de fuente para celdas que se encuentren en blanco, de manera que los datos introducidos posteriormente adopten dicho tipo de fuente. 10.5.- Formato de Números Excel aplica, por defecto, a las entradas en cada una de las celdas, el formato General, que suele visualizar los números y cadenas de texto tal y como se han introducido. Tenemos la posibilidad de cambiar el formato, es decir, la presentación del número, texto, fecha,... en pantalla. 1º.- Selecciona el rango de celdas D5:D19.


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2º.- Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las celdas seleccionadas. 3º.- Selecciona la opción Formato de celdas... y abre la ficha Número. 4º.- En la Lista Categoría:, selecciona la línea Fecha. Haz clic en el Tipo con la estructura “14-mar-98”. 5º.- Pulsa el botón Aceptar. 6º.- A partir de ahora Excel interpretará que, las entradas para el rango de celdas D5:D19, son fechas y las presentará con el formato indicado. Para comprobarlo, selecciona la celda D5 e introduce el dato: 29/9/72 y pulsa la tecla Enter. 7º.- Sigue los pasos anteriores para indicar que en el rango de celdas G5:O19 las entradas serán de Categoría: Número y Posiciones decimales = 1. 8º.- Por último establece el formato Número y Posiciones decimales = 2, en el grupo de celdas P5:P19 *CONSEJO: observa y experimenta con la gran variedad de formatos que Excel proporciona para las entradas de datos: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hoja, Porcentaje, Fracción, ... 10.6.- Alineación de los datos en las celdas Excel, por defecto, alinea los números a la derecha, el texto a la izquierda, y los valores lógicos o de error, centrados. Sin embargo, podemos cambiar la presentación bien desde la barra de herramientas Formato o bien al ejecutar la orden Formato de Celdas. Copiar los datos de otro archivo En primer lugar vamos a completar nuestra hoja de cálculo con datos, para posteriormente proporcionarles una alineación adecuada. 1º.- Abre el libro de trabajo “Control Alumnos.xls”, abre la Hoja 1 y selecciona el rango de celdas C5:O19. 2º.- Abre el menú Edición y selecciona Copiar, para enviar todos los datos al portapapeles. 3º.- A continuación activa el libro de trabajo en el que nos encontrábamos con anterioridad, bien mediante la combinación de teclas + , o abriendo el menú Ventana. 4º.- Activa la celda C5 y haz clic con el botón derecho del ratón sobre la misma. En el menú desplegable selecciona la opción Pegado Especial... 5º.- En el apartado Pegar, marca la opción Valores y haz clic en el botón Aceptar. De esta manera únicamente serán incluidos los valores de cada celda, no se pegarán, por tanto, aspectos como fórmulas, formatos, bordes, etc. Observa las distintas posibilidades que ofrece Excel en el Pegado Especial: Todo, Fórmulas, Valores, Formatos,...


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6º.- Vuelve al archivo “Control Alumnos.xls” y copia en el portapapeles el contenido del conjunto de celdas P5:P19. 7º.- Vuelve a activar nuestro documento de trabajo y activa la celda P5, y utilizando el Pegado Especial, inserta únicamente las fórmulas. Comprueba que la fórmula pegada en P5 es la siguiente: =PROMEDIO(G5:O5), expresión que calcula la nota media de un determinado alumno. 8º.- Cierra el archivo “Control Alumnos.xls” Una vez que ya hemos aportado a nuestra hoja de trabajo, una serie de datos de alumnos, procedemos a continuación de dotar a los mismos de una alineación adecuada 1º.- Selecciona los siguientes rangos discontinuos: B4:P4, B5:B19, D5:P19.

múltiples

2º.- Abre el menú Formato y selecciona la opción Celdas... 3º.- Muestra la ficha Alineación y marca la opción Centrar en las listas desplegables Horizontal: y Vertical: 4º.- Haz clic en el botón Aceptar. De esta forma los datos quedarán perfectamente centrados en las celdas, tanto vertical como horizontalmente.

10.7.- Celdas combinadas En ocasiones puede resultar interesante crear una celda combinada, que es una celda creada por la combinación de dos o más de ellas. La celda combinada se referencia por la celda superior izquierda. 1º.- Activa el grupo de celdas A4:A19 y haz clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de ellas y selecciona la opción Formato de celdas... 2º.- Muestra la ficha Alineación y en el apartado Orientación establece un ángulo de 90º. 3º.- Activa la casilla Combinar celdas y haz clic en el botón Aceptar. 4º.- En la nueva celda combinada introduce el texto: Estadística de alumnos” y establece un tipo de fuente y un tamaño adecuado.


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10.8.- Referencias a las celdas de otra hoja Para una mejor organización de los libros de trabajo, en ocasiones, es necesario utilizar varias hojas, pudiendo surgir, por tanto, la necesidad de emplear referencias a celdas que se encuentran en hojas diferentes a la actual. A continuación crearemos, en una nueva hoja de nuestro libro de trabajo, un pequeño cuadro resumen con algunos datos extraídos de la hoja de cálculo que acabamos de crear. 1º.- Abre la Hoja 2 haciendo clic en su solapa. 2º.- Inserta los siguientes datos en sus correspondientes celdas y adapta el ancho de la columna B al tamaño de los textos introducidos. 3º.- El formato que nos permite hacer referencias a las celdas de otra hoja es el siguiente: NombreHoja!celda, de manera que las fórmulas a introducir en el rango de celdas C4 a C7 son: 9 9 9 9

=PROMEDIO(Hoja1!P5:Hoja1!P19) =PROMEDIO(Hoja1!F5:Hoja1!F19) =MIN(Hoja1!P5:Hoja1!P19) =MAX(Hoja1!P5:Hoja1!P19)

11.- Gráficos Un gráfico es una representación visual de los datos seleccionados de una hoja de cálculo, incluyendo cualquier cabecera de fila o de columnas que interesa que aparezca en él. En Excel un gráfico puede estar:

Incrustado en la propia hoja, como un objeto gráfico, que se visualiza y se guarda en la hoja junto con los datos. Se puede cambiar de lugar y de tamaño. En una hoja de gráficos diferente a la hoja de datos dentro del mismo libro de trabajo y visualizarse independientemente.

Ambos tipos de gráficos se actualizan cada vez que cambian los datos de la hoja que lo generó y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene. 11.1.- Crear un gráfico 1º.- Abre un libro de trabajo nuevo e inserta en la Hoja1 la siguiente estructura de datos: 2º.- Establece un formato de presentación más adecuado para los datos introducidos (tipo de fuente, alineación, bordes, sombreado, tamaño de filas y columnas,...)


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3º.- El primer paso para crear el gráfico es seleccionar los datos, incluidos los títulos de las filas y de las columnas que sean útiles. En este caso el rango de celdas a seleccionar es A4:E7. 4º.- Abre el menú Insertar y haz clic en la opción Gráfico..., para mostrar el Asistente para Gráficos, que nos guiará paso a paso a través de proceso de creación del gráfico. 5º.- Selecciona el tipo de gráfico deseado de la lista Tipo de Gráfico, Columnas en este caso. En la lista Subtipo de gráfico elige la opción Columna agrupada con efecto 3D. 6º.- Si quieres ver cómo quedarán los datos con el tipo de gráfico seleccionado, mantén presionado el botón Presionar para ver muestra. 7º.- Haz clic en el botón Siguiente para acceder al cuadro de diálogo Datos de origen.

8º.- Si en el primer paso no se hubiese especificado la serie de datos, deberíamos especificar dicha serie en la caja de texto Rango de datos. 9º.- En la ficha Series se puede cambiar el nombre de la serie que aparecerá en la Leyenda si afectar al texto de la hoja de cálculo. Las otras cajas muestran el rango de los valores representados y el rango de valores que se utilizan como rótulos de las X. 10º.- Haz clic en el botón Siguiente para acceder al cuadro de diálogo Opciones de gráfico. 11º.- Si lo deseas escribe el título del gráfico y el texto que debe parecer en el eje de categorías y en el eje de valores. A continuación haz clic en el botón Siguiente. 12º.- Indica la ubicación del gráfico, activa la opción En una nueva hoja para que el gráfico aparezca en una hoja independiente, que Excel denominará con el nombre Gráfico1. Si quisiéramos insertar el gráfico junto con los datos, deberíamos activa la opción Como objeto en. 13º.- Haz clic en el botón Finalizar para que Excel genere y muestre el gráfico en la hoja.


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11.2.- Cambiar la ubicación de un gráfico 1º.- Abre la hoja en la que se encuentre el gráfico creado. Haz clic en cualquier punto del fondo de color blanco del mismo. 2º.- Abre el menú Gráfico y elige la opción Ubicación. Aparece el cuadro de diálogo Ubicación gráfico. 3º.- Marca la opción Como objeto en: Hoja1. Haz clic en el botón Aceptar. 4º.- Ahora el gráfico ha sido insertado en la Hoja1. Puedes cambiar su posición situando el puntero del ratón en cualquier posición del fondo de color blanco del gráfico. El puntero adopta la forma de una flecha blanca, que deberás arrastrar hacia la posición deseada y soltar. 5º.- Si deseas cambiar su altura o anchura, arrastra los cuadrados situados en la mitad del lado vertical u horizontal y suéltalos. 6º.- Si deseas cambiar el tamaño manteniendo las proporciones, arrastra los cuadrados situados en los vértices y suéltalos. 11.3.- Añadir títulos y texto en los ejes Excel permite insertar texto al gráfico como: título, descripciones al lado del eje Y y/o debajo del eje X. 1º.- Selecciona el gráfico. 2º.- Abre el menú Gráfico y elige Opciones de gráfico. A continuación abre la ficha Títulos. 3º.- Haz en la caja Título del gráfico y escribe: Distribución de Sucursales. 4º.- Haz clic en la caja Eje de categorías (X) y escribe: Zonas de estudio. 5º.- Haz clic en la caja Eje de valores (Z) y escribe: Nº de sucursales. 6º.- Haz clic en el botón Aceptar. 7º.- Puedes cambiar el formato de cada uno de los títulos del gráfico, para ello selecciona el texto a cambiar y abre el menú Formato y elige la opción Título del gráfico seleccionado. Abre la ficha Fuentes y establece el formato más adecuado, que permita una mejor presentación. En la ficha Alineación puedes establecer el ángulo del texto.


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11.4.- Mostrar valores en las series de datos 1º.- Selecciona el gráfico. 2º.- Abre el menú Gráfico y elige Opciones de gráfico. A continuación abre la ficha Rótulos de datos. 3º.- Activa la caja Mostrar valor para mostrar los valores. 4º.- Haz clic en el botón Aceptar.

11.5.- Borrar un gráfico Para borrar un gráfico incrustado: 1º.- Selecciona el gráfico. 2º.- Pulsa la tecla Supr. Para borrar un gráfico situado en una hoja de gráficos, borra la hoja como si fuera una hoja de cálculo, para ello: 1º.- Active la hoja de gráfico. 2º.- Abre el menú Edición y selecciona la opción Eliminar hoja. 12.- Listas de datos Una lista de datos es un conjunto de información, de cualquier tipo, relacionada y organizada en filas y columnas para facilitar su localización y recuperación individual. En Excel, una lista puede usarse como una base de datos. Las entradas individuales se colocan a lo largo de una fila y se denominan registros. Cada fila está formada por una serie de columnas denominadas campos donde se almacenan los datos. La primera fila de la lista contiene los rótulos o etiquetas de cada columna. Todas las filas contienen el mismo tipo de información. 12.1.- Crear y definir una lista de datos


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Una lista de datos no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo. A continuación crearemos una lista de datos que utilizaremos como ejemplo en ejercicios posteriores. 1º.- Abre un libro de trabajo nuevo. 2º.- La primera fila del rango puede estar situada en cualquier fila de la hoja de cálculo, contiene los rótulos de las columnas. Escribe los nombres de los siguientes campos en sus celdas correspondientes. 3º.- Una vez diseñada la estructura de la lista de datos procedemos a introducir los registros. Introduce las siguientes líneas, dotando a todo el conjunto del formato que estimes oportuno.

12.2.- Ordenar una lista de datos En una lista de datos, las filas se muestran en el mismo orden en que se han introducido. La mayoría de las veces ese orden no guarda ninguna relación respecto a ninguna columna, lo que dificulta localizar una información concreta. En cambio, si los datos están ordenados por alguna columna encontrar un dato resulta mucho más fácil. Por ejemplo, las guías telefónicas están ordenadas por apellidos. 1º.- Activa una celda perteneciente a la columna por la cual deseas llevar a cabo la ordenación, por ejemplo, la celda B3. 2º.- Abre el menú Datos y selecciona la opción Ordenar... Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3º.- En la lista desplegable Ordenar por selecciona PRODUCTO. Para ordenar la lista por orden alfabético de la A a la Z, marca la opción Ascendente. 4º.- Debido a que la lista tiene una fila inicial con el nombre de los campos, en el apartado La Lista tiene fila de encabezamiento, marca la opción Sí. 5º.- Haz clic en el botón Aceptar y comprueba como toda la lista ha sido reordenada fila a fila. 12.3.- Filtrar una lista Con un filtro, Excel visualiza las filas que cumplen unas determinadas condiciones, mientras que oculta las demás. Las filas filtradas pueden ser copiadas en otra hoja de cálculo de libro de trabajo actual, si se desea. Para poder aplicar un filtro, primero hay que identificar la lista que se desea filtrar, y a continuación aplicarlo. Supongamos que deseamos visualizar sólo los nombres de los productos de la sección de Electrónica. Se hará así: 1º.- Activa cualquier de las celdas de la lista de datos. Unidad Didáctica 6.- La hoja de cálculo Excel

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2º.- Abre el menú Datos y en el apartado Filtro elige la opción Autofiltro. Observa como junto a los campos de la lista de datos aparecen unas flechas para poder realizar el filtrado. 3º.- Haz clic en la flecha del campo SECCION, en la lista desplegable surgida selecciona la línea Electrónica. Ahora la lista se ha reducido para mostrar únicamente aquellos productos de la Sección de Electrónica. 4º.- Para volver a ver todos los datos de la lista, haz clic en la flecha del campo SECCION y elige la opción Todas. 5º.- Veamos, a continuación cómo mostrar únicamente aquellos registros que posee un precio inferior a 0.75€ 6º.- Haz clic en le flecha del campo PRECIO y en la lista desplegable surgida elige la opción Personalizar... 7º.- En las dos primeras listas desplegables marca las opciones: es menor que y 0.75€. Haz clic en el botón Aceptar y observa los resultados. 8º.- Por último, para suprimir las flechas de filtrado ejecuta Datos → Filtro → Autofiltro. 13.- Transportar datos de Excel a Word En ocasiones necesitaremos incluir el contenido de una hoja de cálculo o el de un determinado rango de celdas, en un procesador de texto en el que pretendemos desarrollar un documento. Veamos como podemos trasladar la lista de datos del apartado anterior al procesador de textos Word. 1º.- Selecciona el rango de celdas B2:E7, en el que se encuentra la lista de datos del ejercicio anterior. 2º.- Abre el menú Edición y elige la opción Copiar, para insertar en el portapapeles tanto el contenido como el formato del rango de celdas seleccionado. 3º.- Crea un documento en blanco en el procesador de texto Word. 4º.- Abre el menú Edición y selecciona la opción Pegar. De esta forma, en la posición dónde se encontraba el cursor, se ha insertado una tabla con el contenido y formato de los datos seleccionados en Excel. 5º.- Observa cómo Word ha transformado el rango de celdas seleccionadas en Excel, en una tabla con formato Word que podemos modificar según nuestras necesidades.


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Ejercicios de Excel Ejercicio 1º: construye una hoja de cálculo, similar a la mostrada en la figura, en la que en cada fila se detalla el nombre del producto, la cantidad, el precio y el descuento aplicado. Como salida se detallarán los totales sin Iva, el IVA correspondiente (el 16%) y el total con IVA en Euros y en pesetas (1€ = 166,386 ptas). Finalmente establece el formato adecuado a la hoja creada.

Ejercicio 2º: diseña una hoja de cálculo que le permita a una empresa tener una relación de las categorías profesionales, el salario base y el tipo de retención que se debe aplicar a sus empleados.

A continuación, y en otra hoja, diseña una ficha de trabajador en la que aparecerán los siguientes conceptos: nombre, categoría, salario bruto, retención y salario neto. De manera que cuando sea introducida la categoría del trabajador, automáticamente aparezca su sueldo bruto, retención y salario neto. Utiliza, para ello, la función de base de datos: BDEXTRAER (utiliza la ayuda de Excel si no sabes como se emplea).


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Ejercicio 3º: el operador & concatena elementos de texto. Dichos elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas. Ejemplo: “Total”&” “&”Valor” es igual a “Total Valor”. Diseña la siguiente hoja de cálculo en la que una vez introducidos los números correspondientes a la especie y densidad de la misma, deberá aparecer en la columna “Resultado” la frase indicada.

Ejercicio 4º: llevar los siguientes pasos te permitirá conocer algunas de las funciones que podemos encontrar en Excel para trabajar con cadenas de texto. 1º.- Diseña la siguiente página:

2º.- Selecciona la celda C3 e introduce la siguiente fórmula: =HALLAR(" ";B3;1), que permite determinar el número de caracteres que posee la cadena de texto que se encuentra en la celda B3, hasta encontrar el primer espacio en blanco. La función HALLAR devuelve el número del carácter en el que se encuentra inicialmente un carácter específico o una cadena de texto, empezando por núm_inicial. Utiliza HALLAR para determinar la ubicación de un carácter o de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto. Sintaxis: HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

3º.- Activa la celda D3 e introduce la siguiente fórmula: =LARGO(B3)-C3, que calcula el número de letras que componen los apellidos. La función LARGO devuelve el número de caracteres que posee una cadena de texto. Sintaxis: LARGO(cadena de texto)

4º.- Haz clic sobre la celda E3 y escribe la fórmula: =DERECHA(B3;D3), que extrae únicamente los apellidos de la cadena de texto situada en la celda B3. La función DERECHA extrae por la derecha, a la cadena de texto especificada, el número de caracteres indicados. Sintaxis: DERECHA(texto, número_de_caracteres)

5º.- Haz clic sobre la celda f3 y escribe la fórmula: =IZQUIERDA(B3;C3), que extrae únicamente el apellidos de la cadena de texto situada en la celda B3. La función IZQUIERDA extrae por la izquierda, a la cadena de texto especificada, el número de caracteres indicados. Sintaxis: IZQUIERDA(texto, número_de_caracteres)

6º.- Copia las fórmulas introducidas en el resto de celdas de la tabla, para completar la misma.


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Ejercicio 5º: se trata de añadir una nueva columna en la hoja de cálculo que fue desarrollada en la práctica nº 10, la cual permitía determinar la nota media de una serie de alumnos. Dicha columna será añadida tal y como se indica en la figura y en ella aparecerá la palabra “Aprobado” si la nota media es igual o superior a 5, por el contrario cuando la nota media sea inferior a 5 la celda deberá mostrar la palabra “Suspenso”. Para ello deberás emplear la función =SI, cuyo formato es el siguiente: =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) 9 prueba_logica: condición que se desea comprobar, son expresiones del tipo: B4=C4, P5<6, 20>A4, ... 9 valor_si_verdadero: valor que va a mostrar la celda si se cumple la condición especificada. 9 valor_si_falso: valor que va a mostrar la celda si no se cumple la condición especificada.


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CREAR UNA FACTURA Con la siguiente práctica trataremos de diseñar una hoja de cálculo que nos permita enlazar las bases de datos de clientes y productos con la plantilla de una factura. Para ello has de seguir los siguientes pasos: 1º.- En primer lugar crearemos una empresa que se dedique a la distribución. Para ello deberás inventarte los siguientes datos de la misma: tipo de productos que vende, nombre, razón social (es decir, dirección y población), teléfono y C.I.F. (Código de Identificación Fiscal). 2º.- A continuación busca en Internet una imagen que pueda servir de logotipo a tu empresa. 3º.- Abre un libro nuevo y cambia el nombre de la Hoja 1, Hoja2 y Hoja3 por FACTURA, CLIENTES y PRODUCTOS, respectivamente. 4º.- En la hoja CLIENTES crea una base de datos con la siguiente estructura. Pega los datos de los clientes del archivo: Práctica Factura.xls Código 012 024 036 048 060 072 084 096 108 120

Producto Calamar Congelado Conos Chocolate Grandes Conos Chocolate Pequeños Caja Polos Caja Helados Crema Helado Crema Unidad Polo Unidad Minipolo Unidad Bonito Congelado Merluza

Precio 12.50 € 5.60 € 2.95 € 6.99 € 9.80 € 1.65 € 0.99 € 0.60 € 3.50 € 2.61 €

Código 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012

Nombre Armando Bronca Segura Dolores Fuerte de Barriga Marciano de Abajo Coral de los Mares Roberto Gutiérrez León Eva Segura Martin Casado Arribas David Martin Barroso Bernarda Espinosa Iglesias Alfredo Castaño Fernández Minerva Herrero Díaz Jesus Ramos de Paz

Dirección c/ Ruiz de Alda, 6 Avda. Mariscos, 36 c/ Europa, 12 Pº de los Libreros, 2 Avda. de las Marias, 103 Avda. Piedraita, 8 c/ Rey de Egipto, 125 c/ Murmullo Bajo, 10 c/ León, 56 Avda. Mar Salado, 126 Pº Ferroviario, 3 c/ Sinamor, 24

Localidad Valdemoro Chinchillo Rio de Jarama Sierra Nevada Cercedelo Fuenlabrada Madrid Nuevos Mares Illescas Griñon Villaviciosa de Odón Alcorcón

D.N.I. 123456-P 789654-T 528639-S 741258-B 564982-M 963159-Y 623958-A 478159-N 302652-D 260506-R 845672-E 587974-A

5º.- En la hoja PRODUCTOS crea una base de datos con la estructura mostrada. Puedes pegar los datos de productos del archivo: Práctica Factura.xls o introducir artículos más acordes con el tipo de empresa que hayas creado.

6º.- En la hoja FACTURA crea la siguiente estructura y completa los datos de tu empresa los apartados correspondientes a “Datos de la empresa” y “Logotipo”. 7º.- Introduce las fórmulas correspondientes (BDEXTRAER) en aquellas celdas en las que deba aparecer el nombre, dirección, localidad y D.N.I., cuando el usuario introduzca un código de cliente. 8º.- Igualmente debes incluir, en sus celdas correspondientes, las fórmulas que extraen el producto y el precio cuando el usuario introduce el código de un producto. No olvides completar todas las líneas de producto.

FACTURA Datos de la empresa

Logotipo

Fecha: Código: Nombre: Dirección: Localidad: D.N.I. : Código

Cantidad

Producto

Precio

TOTAL

Base Imponible.... I.V.A. (16%)........ TOTAL FACTURA €....

9º.- Completa al factura insertando las fórmulas apropiadas en la columna TOTAL y en las celdas en las que debe aparecer la base imponible, el iva y el total de la factura. 10º.- Habrás observado que cuando se introduce un código erróneo, la celda devuelve la sentencia de error: #¡VALOR!. Igualmente cuando la celda correspondiente al código de producto queda en blanco, aparece el mensaje de error: #¡NUM!. Haz que la celda no muestre nada cuando se den los casos que hemos apuntado ayudándote de las siguientes funciones: SI y ESERROR.


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PRÁCTICA: parte de incidencias Se trata de diseñar una hoja de cálculo que nos permita rellenar un parte de incidencias de una manera rápida y eficaz, manejando tres bases de datos distintas: alumnos, profesores e incidencias. Para ello has de seguir los pasos siguientes: 1º.- Abre un libro nuevo y cambia el nombre de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3 por ALUMNOS, PROFESORES e INCIDENCIAS, respectivamente. 2º.- En la hoja ALUMNOS crea una base de datos con la siguiente estructura. Pega los datos de los alumnos del archivo: Parte de incidencias - datos.xls CODIGO 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012

NOMBRE Armando Bronca Segura Dolores Fuerte de Barriga Marciano de Abajo Coral de los Mares Roberto Gutiérrez León Eva Fina y Segura Martin Casado Arribas David Martin Barroso Joaquina Santander Valencia María del Sol Pérez González Minerva Herrero Díaz Jesus Ramos de Paz

CODIGO 1000 1001 1002 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 1012 1013 1014

NOMBRE JOSE ANTONIO RODRÍGUEZ SÁNCHEZ ADELAIDA FERNANDEZ SEGOVIA ALFREDO CASTAÑO CASTAÑO ANA ISABEL CARRICHES GUTIERREZ ANA MARIA DE LA ROSA OSORIO ANGEL GOMEZ-HERAS JIMENEZ ANGEL LEDEÑO CORONA ANTONIO GARRIDO PATON AURELIO CRUZ BAUTISTA BERNARDA ESPINOSA IGLESIAS CARMEN RUBIO RUIZ CARMEN RUIZ MUÑOZ DAVID VILLALUENGA PAVON FELIX OLIVARES TRUJILLO FLORENCIA ILLAN VILLAMARIN

DIRECCION C/. Constitución, 9 C/. Queipo de Llano, 7 C/. Velazquez C/. Malpica, 11 Avda. Generalísimo, 12 C/. Domingo Pérez C/. Padre Juan Mariana C/. Andujar Pza. España, 13 C/. General Yagüe, 18 C/. General Mola, C/. del Molino C/. Aguas, 11 C/. Arenales, 44 Ctra. La Nava, s/n

TELEFONO 91-987-58-98 925-75-70-41 925-76-27-50 925-86-61-17 925-76-20-12 925-88-00-53 925-74-70-87 925-87-10-12 925-75-75-99 925-70-40-83 925-74-72-14 925-86-60-85 925-75-75-58 925-86-63-87 925-70-36-64

CURSO 1º - A 1º - B 2º - A 2º - B 3º - A 3º - B 4º - A 4º - B 2º - C 3º - D 3º - A 1º - A 2º - B 2º - A 3º - B

3º.- En la hoja PROFESORES crea una base de datos con la estructura mostrada. Puedes pegar los datos de profesores del archivo: Parte de incidencias - datos.xls.

4º.- Por último crea la base de datos de incidencias en la hoja con este nombre. Sigue la estructura de la figura y copia los datos del archivo Parte de incidencias – datos.xls.

CODIGO 001 002 003 004 005 006

INCIDENCIA Interrumpir constantemente el normal desarrollo de las clases Falta de respeto grave a un miembro de la comunidad educativa Detetoriar el material o el mobiliario del centro Agresión a un miembro de la comunidad educativa Faltas de puntualidad reiteradas Destrozar el coche del profesor

GRAVEDAD 30 60 50 120 30 200

PARTE DE INCIDENCIAS

5º.- En la hoja PARTE crea la siguiente estructura:

DATOS DEL ALUMNO:

6º.- Introduce las funciones correspondientes (BDEXTRAER) en aquellas celdas en las que deba aparecer los datos de un alumno cuando el usuario introduzca su código, es decir, el nombre, dirección, teléfono y curso.

CÓDIGO: Nombre: Dirección: Telefóno: Curso:

PROFESOR: CÓDIGO:

7º.- Igualmente debes incluir, en su celda correspondiente, la función que extrae el nombre cuando el usuario introduce el código de un profesor. 8º.- El parte debe permitir incluir hasta 5 incidencias, por lo tanto tendrás que introducir en cada una fila de la columna INCIDENCIA, las funciones BDEXTRAER que muestran el valor correspondiente según el código introducido por el usuario.

Nombre:

LISTA DE INCIDENCIAS CÓDIGO

INCIDENCIA

GRAVEDAD

Índice total de gravedad de la incidencia______ Nivel de gravedad de la incidencia_____

9º.- Repite el paso anterior en la columna GRAVEDAD, para extraer la gravedad de cada una de las incidencias. 10º.- En el apartado Índice total de gravedad de la incidencia, debe aparecer la suma de los valores que puedan aparecer en la columna GRAVEDAD.


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11º.- En el apartado Nivel de gravedad de la incidencia, se mostrará el grado de repercusión de la incidencia según la siguiente tabla: ÍNDICE FINAL DE GRAVEDAD

NIVEL DE GRAVEDAD

Entre 0 y 50 Entre 50 y 75 Entre 75 y 100 Entre 100 y 125 Mayor de 125

Baja Media Alta Muy alta Expulsión

* Nota informativa: puedes crear una base de datos con el índice y el nivel de gravedad y emplear la función de base de datos BDMIN. 12º.- Habrás observado que cuando se introduce un código erróneo, la celda devuelve la sentencia de error: #¡VALOR!. Igualmente cuando la celda correspondiente al código de producto queda en blanco, aparece el mensaje de error: #¡NUM!. Haz que la celda no muestre nada cuando se den los casos que hemos apuntado ayudándote de las siguientes funciones: SI y ESERROR.


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Prácticas de Excel

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