Actuaciones de Planificación y Preparatorias
GESTION PARA RESULTADOS
Metodologías innovadoras, Herramientas adaptadas y Sistemas de Información F O R T A L E C I M I E N T O
I N S T I T U C I O N A L
Implementación
INSUMOS
ACTIVIDADES IDADES
PRODUCTOS
Políticas públicas, Programas y Proyectos
Resultados
EFECTOS
IMPACTOS
Objetivos de Desarrollo y Metas
Transferencia de conocimientos y Cambio de comportamiento
G E S M T E I J O O N R A P R U B L L A I C A
GESTION PARA RESULTADOS
Metodologías innovadoras, Herramientas adaptadas y Sistemas de Información F O R T A L E C I M I E N T O
I N S T I T U C I O N A L
Implementación
INSUMOS
ACTIVIDADES IDADES
PRODUCTOS
Políticas públicas, Programas y Proyectos
Resultados
EFECTOS
IMPACTOS
Objetivos de Desarrollo y Metas
Transferencia de conocimientos y Cambio de comportamiento
G E S M T E I J O O N R A P R U B L L A I C A
Responsables de las contrataciones 1 El titular de la entidad
2
Área usuaria
3
Órgano Encargado de las Contrataciones
4
Comité Selección
3
OBJETOS CONTRACTUALES
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Planificación: Centro Nacional de Planeamiento Estratégico - CEPLAN Presupuesto: Dirección General de Presupuesto Público – DGPP/MEF Endeudamiento: Dirección Nacional de Endeudamiento Público – DNEP/MEF Inversión: Dirección General de Política de Inversiones – DGPI/MEF Tesorería: Dirección Nacional del Tesoro Público – DNTP/MEF Contabilidad: Dirección General de Contabilidad Pública – DGCP/MEF Abastecimiento: Poder ejecutivo/PCM Bienes Estatales: Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN Control: Contraloría General de la República - CGR Recursos Humanos: Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR
INTERRELACIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS REGISTRO DESEMBOLSO CONCERTACIÓN ANALISIS
FORMULACIÓN
PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓN
P R E P A A C R T A O T PRE INVERSIÓN S O FICHA TECNICAR I O S
FORMULACIÓN
REFORMULACIÓN
APROBACIÓN C S E O L N E T CEJECUCIÓN INVERSIÓN R C A I RECEPCIO T N O O N
T
EVALUACIÓN Elaboración OSCE para VII Conferencia Anual sobre Compras Gubernamentales de las Américas
EVALUACIÓN.
C
D I
D S N A Y P REGI I O D S S STRO I M G P C I O I E O N N S OPERACIÓ NS I I T UTILIZ C S I ACION I T Ó O . N
Planificación Presupuesto
Endeudamient Prog o Multianual
Abastec/Contrat.Púb . Tesorería Contabilidad Abastecimiento Bienes Estatales
Control Recursos Humanos
LOS ACTOS PREPARATORIOS Elaboración del Plan Operativo Institucional POI
Requerimiento
Aprobación Expediente de Contratación
Elaboración Cuadro de Necesidades
Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura - PIA
Aprobación del Plan Anual PAC
Valor : Estimado / Referencial
Disponibilidad Presupuestal
Comité de Selección
Documentos Procedimientos de selección
Convocatoria
RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO Nº 26-2014-CEPLAN/PCD Con fecha 2 de abril del 2014, de la Resolución aludida en su Artículo 1º, se aprueba la Directiva Nº001- 2014-CEPLAN, “Directiva General del Proceso de Planeamiento Estratégico - Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico”
RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO Nº 26-2014-CEPLAN/PCD Alcance, La presente Directiva será de aplicación para todas las entidades de la Administración Pública : 1. Poder Ejecutivo, incluyendo Ministerios y Organismos Públicos Adscritos; 2. Poder Legislativo; 3. Poder Judicial; 4. Gobiernos Regionales 5. Gobiernos Locales; 6. Organismos Constitucionales Autónomos, sin afectar su autonomía.
RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO Nº 26-2014-CEPLAN/PCD La presente Directiva tiene por finalidad: a) Lograr que los planes estratégicos de las entidades de la Administración Pública estén articulados al Plan Estratégico de Desarrollo Nacional - PEDN; b) Contribuir a que los recursos públicos se asignen y gestionen con eficiencia y eficacia y contribuyan al desarrollo nacional, en función a prioridades establecidas en los procesos de planeamiento estratégico; c) Promover que las entidades de la Administración Pública mejoren la coordinación interinstitucional en sus procesos de planeamiento estratégico;
RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO Nº 26-2014-CEPLAN/PCD
d) Mejorar la capacidad de las entidades de la Administración Pública para identificar, priorizar y aprovechar las oportunidades y gestionar los riesgos del entorno; e) Contribuir a que las entidades de la Administración Pública mejoren sus procesos de seguimiento para el logro de los Objetivos Nacionales; f) Promover la eficiencia y eficacia en la Gestión Pública para la obtención de resultados al servicio de los ciudadanos.
Niveles de Planificación •
Plan de Desarrollo Concertado (PDC), El Plan de Desarrollo Concertado es el documento elaborado por los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales para sus respectivos ámbitos territoriales.
Los Gobiernos Regionales redactarán el documento en la Fase Estratégica utilizando la información generada en su Fase de Análisis Prospectivo, así como la información provista por los sectores en su proceso de planeamiento estratégico, respecto a sus competencias compartidas. Tomará como referencia el Marco Macroeconómico Multianual - MMM que elabora el Ministerio de Economía y Finanzas cada año. Los Planes de Desarrollo Concertado de los Gobiernos Locales se redactarán en la Fase Estratégica utilizando la información generada en las Fases de Análisis Prospectivo y Estratégica realizadas por los Gobiernos Regionales y por los sectores, respecto a sus competencias compartidas. Este documento presenta la estrategia de desarrollo concertada del territorio para el logro de los objetivos establecidos en el PEDN, así como los objetivos establecidos en los PESEM respecto a las competencias compartidas.
Niveles de Planificación Además, en el caso de los Gobiernos Locales deberá contribuir al logro de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Regional Concertado, según corresponda. El PDRC contiene la síntesis del análisis prospectivo, el escenario apuesta, la Visión del territorio, los objetivos estratégicos, indicadores y metas, las acciones estratégicas, la ruta estratégica y la relación de proyectos de inversión pública de impacto territorial. El PDLC contiene la Visión del territorio, los objetivos estratégicos, las acciones estratégicas y la ruta estratégica. El PDC se elabora para un periodo de 8 años.
Niveles de Planificación En cuanto a los contenidos m ínimos del Plan de desarrollo concertado podemos citar: 1.
Enfoque de desarrollo
Declaración de principios y modelo de desarrollo deseado
2.
Diagnóstico temático y territorial
Situación Actual según indicadores claves del desarrollo (Índices, etc)
3.
Visión compartida
4.
Objetivos estratégicos
Futuro común deseado Cambios ideales y sostenibles para lograr la visión de futuro
5.
Estrategia
Significantes cursos de acción
6.
Indicadores clave
Medios para medir el progreso
7.
Fuentes de financiamiento
Estimación de las fuentes de financiamiento
8.
Organización
Involucrados y mecanismos de articulación.
9.
Seguimiento
Plan de seguimiento y control del progreso.
Niveles de Planificación •
Plan Estratégico Institucional (PEI), El PEI es el documento elaborado por las entidades de la Administración Pública que se redacta en la Fase Institucional y utiliza la información generada en la Fase Estratégica del sector al que pertenece o del territorio al que está vinculado. Este documento desarrolla las acciones estratégicas de la entidad para el logro de los objetivos establecidos en el PESEM o PDC, según sea el caso. El PEI contiene la síntesis de la Fase Estratégica, la Misión, los objetivos estratégicos institucionales, indicadores, metas anuales, las acciones estratégicas y la ruta estratégica. El PEI se elabora anualmente para un periodo de 3 años.
Niveles de Planificación En cuanto a los contenidos m ínimos del PEl podemos citar: 1.
Visión
Cómo vemos a nuestros usuarios en el futuro y cómo nos vemos nosotros en ese futuro?
2.
Misión
3.
Valores
Cualidades especiales de la gente que conforma la institución
4.
Análisis estratégico
Qué fuerzas o debilidades tenemos y qué oportunidades y riesgos plantea el entorno?
Para que existimos?
5.
Objetivos Estratégicos
Cambios claves que deben ser logrados para cumplir la misión y acercarse a la visión de futuro.
6.
Proyectos y Servicios
Proyectos o Actividades prioritarios necesarios para lograr los Objetivos Estratégicos
7.
Metas e indicadores
Cuánto de los objetivos vamos alcanzar en los próximos tres o cinco años? Qué indicadores utilizaré para medir los avances o progresos?
8.
Costo
Estimación del costos y fuentes de financiamiento
9.
Seguimiento
Qué datos y cómo serán r ecogidos
10.
Organización
Cuál es la organización necesaria para llevar a cabo el plan?
El POI es el documento elaborado por las entidades de la Administración Pública que toma como base la información generada en el Plan Estratégico Institucional. Este documento desagrega las acciones estratégicas identificadas en el PEI en actividades para un periodo determinado. Esta información contribuirá a la gestión de la entidad para el logro de sus objetivos estratégicos. Asimismo, la acción estratégica debe vincularse con el Sistema de Presupuesto Público. El POI se elabora para un periodo de 1 año.
ARTICULACIÓN DE LOS PLANES DE GESTIÓN PÚBLICA
CCN
PAC
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN PARA LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS PÚBLICAS
CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
Cuadro de Necesidades Ley Nº 30225 Ley de Contrataciones del Estado y Reglamento aprobado con D.S. 350-2015-EF
EL CUADRO DE NECESIDADES DE UNA ENTIDAD
ACTORES
GESTIÓN Poner
a disposición la herramienta donde efectuará cada área usuaria el ingreso
del CN Brindar los lineamientos y asesoría a las áreas usuarias para el correcto ingreso del CN Consolidación del CN Determinación del valor estimado para la contratación de bienes, servicios y obras requeridos por el área usuaria Gestionar ajuste/modificación del CN según PIA Cerrar CN Entrega
de datos históricos de consumo Identificación
de necesidad Elabora CN en armonía con actividades y metas presupuestarias previstas, y prioridades institucionales Realiza ajustes de acuerdo a techo presupuestal asignado Requerimiento oportuno de lo solicitado Asignación
de techo presupuestal
Comunicación del PIA
CONTENIDO MÍNIMO DEL CUADRO DE NECESIDADES
El cuadro de necesidades puede ser realizado en Excel u aplicando algún sistema informático, como por ejemplo el SIGA.
CONSOLIDACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES
Plan Anual de Contrataciones Ley Nº 30225 Ley de Contrataciones del Estado y Reglamento aprobado con D.S. 350-2015-EF
Plan Anual de Contrataciones (PAC) Características Integral
Público
Finalidades Formal
Programa r
Difundir
Evaluar
D.L. 1341 Artículo 15. Plan Anual de Contrataciones 15.1 Formulación del Plan Anual de Contrataciones: A partir del primer semestre, y teniendo en cuenta la etapa de formulación y programación presupuestaria correspondiente al siguiente año fiscal, cada Entidad debe programar en el Cuadro de Necesidades los requerimientos de bienes, servicios y obras necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y actividades para dicho año, los que deben encontrarse vinculados al Plan Operativo Institucional, con la finalidad de elaborar el Plan Anual de Contrataciones. Dichos requerimientos deben estar acompañados de sus respectivas especificaciones técnicas y/o términos de referencia., los cuales pueden ser mejorados, actualizados y/o perfeccionados antes de la convocatoria
Artículo 15. Plan Anual de Contrataciones
15.2 Contenido del Plan Anual de Contrataciones: El Plan Anual de Contrataciones que se apruebe debe prever las contrataciones de bienes, servicios y obras cubiertas con el Presupuesto Institucional de Apertura y el valor referencial de dichas contrataciones, con independencia de que se sujeten al ámbito de aplicación de la presente Ley o no, y de la fuente de financiamiento. 15.3 El Plan Anual de Contrataciones se publica en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) y en el portal web de la respectiva Entidad
Reglamento Artículo 5.- Formulación del Plan Anual de Contrataciones
5.6
El Plan Anual de Contrataciones debe contemplar las contrataciones de bienes y servicios a ser efectuadas mediante Compras Corporativas, así como las contrataciones por Acuerdo Marco. Las contrataciones iguales o menores a ocho (8) UIT a ser efectuadas mediante Compras Corporativas deben estar incluidas en el Plan Anual de Contrataciones
Reglamento Artículo 6.- Aprobación y Modificación del Plan Anual de Contrataciones 6.1. El Plan Anual de Contrataciones es aprobado por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiera delegado dicha facultad, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura. 6.2. Luego de aprobado, el Plan Anual de Contrataciones, puede ser modificado en cualquier momento durante el año fiscal para incluir o excluir contrataciones y cuando se modifique el tipo de procedimiento de selección, conforme a los lineamientos establecidos por el OSCE. 6.3. La Entidad debe publicar su Plan Anual de Contrataciones y sus modificaciones en el SEACE y, cuando lo tuviere, en su portal de internet. Dicha publicación debe realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación del Plan Anual de Contrataciones o de sus modificaciones e incluir la publicación del correspondiente documento aprobatorio o modificatorio, de ser el caso. 6.4. Es requisito para la convocatoria de los procedimientos de selección, salvo para la comparación de precios, que estén incluidos en el Plan Anual de Contrataciones, bajo sanción de nulidad.
Formulación del PAC – Directiva N 005-2017-OSCE/CD °
Áreas usuarias deben programar en el cuadro de necesidades sus requerimientos y Requisitos de Calificación, sobre la base del proyecto de POI, adjuntando las especificaciones técnicas de bienes y términos de referencia de servicios. En obras remiten la descripción general de los proyectos a ejecutarse. • Para elaborar el cuadro consolidado de necesidades, el OEC en coordinación con área usuaria, consolida y valoriza las contrataciones. • Antes de la aprobación del proyecto de presupuesto, área usuaria efectúa ajustes a sus requerimientos programados, remitiendo requerimientos priorizados, en base a lo cual se elabora el proyecto del PAC. • Para elaborar el proyecto de PAC, OEC, en coordinación con área usuaria, debe determinar valor estimado de las contrataciones, así como el costo programado, en el caso de consultoría de obras y ejecución de obras. • Aprobado PIA, OEC en coordinación con área usuaria, adecua proyecto de PAC. •
Contenido y Aprobación del PAC Contenido: • Todos los procedimientos de selección que se convocarán durante el ejercicio • Los procedimientos de selección que serán realizados por otras Entidades mediante compras corporativas o encargo del procedimiento de selección. • Los procedimientos de selección que no fueron convocados el año fiscal anterior, aquellos declarados desiertos, y aquellos que fueron declarados nulos de oficio por defectos o vicios en los actos preparatorios, siempre que persista la necesidad y se cuente con el presupuesto respectivo. • Las contrataciones previstas en el literal f) del artículo 4 de la Ley, así como en los literales d), e) y f) del artículo 5 de la Ley. • Las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catálogo Electrónico del Acuerdo Marco. • Contrataciones que se realicen en el marco de los convenios de colaboración u otros de naturaleza análoga a los que hace referencia el literal c) del articulo 5 de la Ley • Las contrataciones que se sujeten a regímenes especiales creados de acuerdo a ley. Aprobación: Una vez aprobado el PIA, OEC en coordinación con área usuaria ajusta proyecto de PAC. • • Titular o funcionario delegado aprueba PAC a los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del PIA.
Considerar
Licitaciones Púbicas Concursos públicos Adjudicación Simplificada Selección de Consultores Individuales Subasta Inversa Electrónica
El PAC mejora la planificación de las compras que realizan las Entidades
ACTORES EN LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Informe pormenorizado sobre: 1. 2.
Proceso de elaboración y aprobación PAC Ejecución del PAC
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PAC Y SU RELACIÓN CON LOS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Consejo de Ministros remite al Congreso hasta el 30 de agosto
Objetivos del PEI
Programación y Formulación del Presupuesto
Formulación Proyecto POI
Proyec. PPTO institucional
Proyec. de POI Ene
Feb
Mar
Cuadro de necesidades
Área Usuaria: Requerimientos EETT o TDR
Abr
Aprobación del presupuesto
REV. PPTO entidad
REV. PPTO MEF
Proyec. Ley PPTO
Jun
Jul
Ago
May
Sustentación PPTO
Set
Oct
Ejecuión: PIA, PIM, POI, PAC
Aprob. Ley PPTO
Aprob. PIA y POI
Nov
Dic
OEC consolida y valoriza CCN AU-OEC Ajustan CCNN CCNN ajustados
Análisis de requerimiento (Actuaciones Preparatorias 1)
Inicio Formulac Proyecto del PAC Fin Formulac
del PAC Formulac Proyect PIA CCNN ajustados
Formulac Proyect PAC
OEC lidera reuniones con AU-PPTO y PLNMTO para revisar la Planificación y Programación del Proyecto de PAC
Ene
Feb ->Dic
Aprobación del PAC 15 días hábiles Aprobación PIA
Aprobado POI realizar ajuste Proyecto PAC Elab expediente contratación, Comité de Selec. y Bases (Actuaciones Preparatorias 2)
El Requerimiento Descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales para cumplir la finalidad pública de la contratación y las condiciones en que debe ejecutarse.
Bienes
Objetos que requiere una Entidad para desarrollar sus actividades y cumplir sus funciones y fines.
Servicios
Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. Servicio en General: Cualquier servicio que pueda estar sujeto a resultados para considerar terminadas sus prestaciones
Obras
Consultorí a de Obras
Servicios profesionales altamente calificados para la elaboración del Expediente Técnico de Obras y o la Supervisión de obras
Consultoría en General:
Servicios Profesionales altamente calificados 3 8
1
EET T
En la Ley de Contrataciones se conocen como REQUERIMIENTO S
Se elaboran cuando el objeto de la contratación son los bienes.
Se elaboran cuando el objeto de la contratación son servicios o consultorías.
TDR
D.L. 1341 Artículo 16. Requerimiento 16.2 Las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico deben formularse de forma objetiva y precisa por el área usuaria; alternativamente pueden ser formulados por el órgano a cargo de las contrataciones y aprobados por el área usuaria. Dichas especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico deben proporcionar acceso al proceso de contratación en condiciones de igualdad y no tienen por efecto la creación de obstáculos ni direccionamiento que perjudiquen la competencia en el mismo ………
8.1. Las Especificaciones Técnicas, los Términos de Referencia o el Expediente Técnico, que integran el requerimiento, contienen la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación, y las condiciones en las que debe ejecutarse la contratación. El requerimiento debe incluir, además, los requisitos de calificación que se consideren necesarios. 8.2. Para la contratación de obras, la planificación debe incluir la identificación y asignación de riesgos previsibles de ocurrir durante la ejecución, así como las acciones y planes de intervención para reducirlos o mitigarlos, conforme a los formatos que apruebe el OSCE. El análisis de riesgos implica clasificarlos por niveles en función a: (i) su probabilidad de ocurrencia y (ii) su impacto en la ejecución de la obra.
D.L. Articulo 32. contrato
32.2 En los contratos de obra deben identificarse y asignarse los riesgos previsibles de ocurrir durante su ejecución según el análisis realizado en la planificación. Dicho análisis forma parte del expediente técnico y se realizara conforme a las directivas que se emitan para tal efecto.
8.3. Al definir el requerimiento no debe incluirse exigencias desproporcionadas al objeto de la contratación, irrazonables e innecesarias referidas a la calificación de los potenciales postores que limiten o impidan la concurrencia de los mismos u orienten la contratación hacia uno de ellos. 8.4. En la definición del requerimiento no se hace referencia a fabricación o procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni descripción que oriente la contratación hacia ellos, salvo que la Entidad haya implementado el correspondiente proceso de estandarización debidamente autorizado por su Titular, en cuyo caso deben agregarse las palabras “o equivalente” a continuación de dicha referencia.
Reglamento Artículo 8.- Requerimiento 8.5. Adicionalmente, el requerimiento debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto de la contratación con carácter obligatorio . Asimismo, puede incluir disposiciones previstas en normas técnicas de carácter voluntario, siempre que: (i) sirvan para asegurar el cumplimiento de los requisitos funcionales o técnicos; (ii) se verifique que existe en el mercado algún organismo que pueda acreditar el cumplimiento de dicha norma técnica; y, (iii) no contravengan las normas de carácter obligatorio mencionadas .
8.6. El requerimiento de bienes o servicios en general de carácter permanente, cuya provisión se requiera de manera continua o periódica se realiza por periodos no menores a un (1) año. 8.7. El área usuaria es responsable de la adecuada formulación del requerimiento, debiendo asegurar la calidad técnica y reducir la necesidad de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que repercutan en el proceso de contratación. 8.8. En la definición del requerimiento la Entidad debe analizar la necesidad de contar con prestaciones accesorias a fin de garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo en función de la naturaleza del requerimiento.
8.9. Las especificaciones técnicas, los términos de referencia, así como los requisitos de calificación pueden ser formulados por el órgano encargado de las contrataciones, a solicitud del área usuaria, cuando por la naturaleza del objeto de la contratación dicho órgano tenga conocimiento para ello, debiendo tal formulación ser aprobada por el área usuaria. 8.10. El requerimiento puede ser modificado para mejorar, actualizar o perfeccionar las especificaciones técnicas, los términos de referencia y el expediente técnico, así como los requisitos de calificación hasta antes de la aprobación del expediente de contratación, previa justificación que debe formar parte de dicho expediente, bajo responsabilidad. Las modificaciones deben contar con la aprobación del área usuaria.
Reglamento Anexo de Definiciones Requerimiento: Solicitud del bien, servicio en general, consultoría u obra formulada por el área usuaria de la Entidad que comprende las Especificaciones Técnicas, los Términos de Referencia o el Expediente Técnico de obra, respectivamente, así como los requisitos de calificación que corresponda según el objeto de la contratación
D.L. 1341 Artículo 17. Homologación de requerimientos Las Entidades del Poder Ejecutivo que formulen políticas nacionales y/o sectoriales del Estado están facultadas a uniformizar los requerimientos, en el ámbito de sus competencias a través de un proceso de homologación. Una vez aprobada la homologación deben ser utilizadas por Entidades que se rijan bajo la Ley, incluyendo a las contrataciones que no se encuentran bajo su ámbito o que se sujeten a otro régimen legal de contratación
Reglamento Artículo 9.- Homologación 9.1. Mediante la homologación las Entidades del Poder Ejecutivo que formulan políticas nacionales y/o sectoriales, establecen las características técnicas de los requerimientos y/o los requisitos de calificación en general relacionados con el ámbito de su competencia, priorizando aquellos que sean de contratación recurrente, de uso masivo por las Entidades y/o aquellos identificados como estratégicos para el sector, conforme a los lineamientos establecidos por PERÚ COMPRAS.
9.2. El uso de la ficha de homologación es obligatorio a partir del día siguiente de la publicación en el Diario Oficial “El Peruano”, siempre que no se haya convocado el procedimiento de selección correspondiente.
Reglamento Artículo 9.- Homologación 9.3. Las fichas de homologación aprobadas son de uso obligatorio para todas las contrataciones que realizan las Entidades, con independencia del monto de la contratación, incluyendo aquellas que no se encuentran bajo el ámbito de la Ley o que se sujeten a otro régimen legal de contratación . 9.4. La contratación de los requerimientos que cuenten con ficha de Homologación aprobada se realiza mediante el procedimiento de selección de Adjudicación Simplificada. 9.5. En el caso de las Entidades bajo el ámbito de la Ley, si el bien o servicio es incluido en el Listado de Bienes y Servicios Comunes corresponderá que se contrate mediante Subasta Inversa Electrónica. Asimismo, en el caso que el bien o servicio esté incluido en un Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco, se utiliza este método especial para su contratación.
Términos de referencia para la contratación de servicios en general
Términos de referencia para la contratación de servicios de consultoría
1. Definir en forma clara y precisa los aspectos sustanciales del bien, servicio o consultoría. 2. Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes con el bien, servicio o consultoría requerida y su costo total. 3. No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares. 4. En el caso que corresponda y si las hubiera, deberá atenderse a lo dispuesto en los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales.
5. Será necesario verificar la existencia de normas específicas que rijan el objeto de la contratación, a fin de establecer su cumplimiento obligatorio en las EETT y los TDR. 6. Teniendo en cuenta los plazos para llevar a cabo sus procedimientos internos previos y los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades. 7. La contratación de bienes o servicios de carácter permanente, cuya provisión se requiera de manera continua o periódica, se realizará por períodos no menores a un (1) año.
8. El plazo de ejecución de las prestaciones puede ser hasta un máximo de tres (3) años, salvo que por leyes especiales o por la naturaleza de la prestación se requieran plazos mayores. 9. Cuando se trate del arrendamiento de bienes inmuebles, el plazo original del arrendamiento podrá ser hasta por un máximo de tres (3) años prorrogables en forma sucesiva por igual o menor plazo.
10. Para la contratación de licencias de software y servicios informáticos, se debe adjuntar a las EETT o TDR, el Informe Técnico Previo de Evaluación de Software, el cual debe ser emitido por el área de Informática, o la que haga sus veces en la Entidad. 11. Para la adquisición de computadoras personales (de escritorio y portátiles), en las EETT se deben incluir de manera obligatoria el sistema operativo y la Herramienta de ofimática base, de acuerdo a los perfiles de usuarios determinados por la Entidad. 12. En caso que la contratación de bienes o servicios esté relacionada a la ejecución de un proyecto de inversión pública, debe contarse con la declaratoria de viabilidad en el marco del SNIP.
13. De ser posible, en la formulación podrán consolidarse aquellos requerimientos comunes, teniendo en cuenta la viabilidad económica, técnica y/o administrativa de la vinculación. 14. Deberá consultar, en coordinación con la UA, si se encuentra en el Listado de Bienes y Servicios Comunes publicado en el SEACE . Para determinar si el proceso va corresponder a una contratación por Subasta Inversa. 15. Así también, deberá consultar si el bien o servicio requerido si se encuentra en el Catálogo Electrónico del SEACE, para que se compre por Convenio Marco.
16. Las EETT y los TDR deberán ser suscritos por el área usuaria y el área técnica que intervino en su elaboración. 17. El contenido de las EETT o TDR debe ser validado a través de la indagación de mercado, el cual determina la pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar. RECUERDE, COMO AREA USUARIA: Consultar con expertos siempre que la contratación requiera del conocimiento de aspectos técnicos. Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestación.
Directiva N° 004-2016-OSCE/CD Lineamientos para la contratación cuando se hace referencia a determina marca o tipo particular Definición Debe entenderse por estandarización, al proceso de racionalización consistente en ajustar a un determinado tipo o modelo los bienes o servicios a contratar, en atención a los equipamientos preexistentes.
ESTANDARIZACION Existen algunos presupuestos que se deben verificar para que proceda la Estandarización
El área usuaria debe elaborar un informe técnico sustentando la necesidad de realizar la estandarización, debidamente sustentado, el cual contendrá como mínimo:
No procede la estandarización:
(i) no existe accesoriedad o complementariedad entre el equipamiento o infraestructura preexistente y los bienes o servicios a ser contratados. (ii) aun cuando exista accesoriedad o complementariedad, ésta no responda a criterios técnicos y objetivos que la hagan imprescindible.
No procede la estandarización: (iii)cuando se busque uniformizar el equipamiento o infraestructura por razones Estéticas. (iv) cuando los bienes o servicios accesorios o complementarios son considerados por la Entidad como una mejor alternativa por criterios subjetivos de valoración.
La estandarización será aprobado por el Titular de la Entidad, o por el funcionario al que este delegue dicha facultad, sobre la base del informe técnico de estandarización emitido por el área usuaria. Dicha aprobación deberá efectuarse por escrito mediante resolución o instrumento que haga sus veces, y publicarse en la página web de la Entidad al día siguiente de producida su aprobación.
BIEN/SERVICIO
EETT / TDR Formulación: El Área usuaria en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad Debe considerar: Características: Calidad, Inocuidad (Alimentos) • Procesos y métodos de producción • Embalaje • Marcado o etiquetado •
s o t c e p s A
Reglamentos Técnicos Normas sanitarias Normas metrológicas Normas técnicas
Elaboración Obligatori o Obligatori o Obligatori o Voluntario
Obligatori Reglamentos Sectoriales(*) o
Trámites • Requisitos •
(*) Artículo 13 de la Ley de Contrataciones del Estado y artículo 11 del Reglamento En el marco del Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio de la Organización Mundial del Comercio (OMC) y de los acuerdos internacionales sobre la materia.
Org. Normalización Nac./Reg./Internac. Ente Técnico del Sector
Verificació EntenTécnico del
•
Sector • Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) acreditados PROCEDIMIENTO CLASICO
NORMAS TÉCNICAS EN EL PERÚ Las Las Norm Normas as Técn Técnic icas as Peru Peruan anas as son son apro aproba bada dass por por INACAL, a través de su Comisión de Normalización, y en el momento que se emiten son de carácter voluntario. Se vuelven obligatorias cuando son acogidas dentro de un Reglamento Técnico, o por acuerdo contractual entre las partes.
NORMA TÉCNICA Y REQUERIMIENTO Cuando se efectúe el requerimiento de un bien o servicio, debe tomarse en cuenta que las normas normas técnic técnicas as propor proporcio cionan nan criter criterios ios y/o características de calidad de bienes y servicios que contribuyen a comprar mejor.
En el caso que la norma técnica resulte obligatoria debe ser incorporada en las espe es peci cifi fica caci cion ones es del del bien bien o del del se serv rvic icio io..
REQUISITOS DE CALIFICACION
Estudio de Mercado En función de las características técnicas definidas por el área usuaria, logística / abastecimiento evaluará las posibilidades que ofrece el mercado para determinar: El valor referencial / Valor estimado –La existencia de pluralidad de marcas y postores –La posibilidad de distribuir la buena pro –Información que pueda servir para establecer factores de evaluación –La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos –
Valor Referencial Valor Referencial
Bienes
Valor referencial
Servicios
Será público No existirá valor estimado en procesos para implementar Convenios Marco.
Consultorías de obras
Será público
Ejecución de obras
Obras
Monto del presupuesto establecido en el expediente técnico. Consultoría de obras
Debe detallarse las condiciones competitivas en el mercado, los honorarios del personal propuesto, incluyendo gastos generales y utilidad.
Fuentes: Presupuestos Cotizaciones Precios Históricos Internet SEACE Estructura de costos (obligatorio en CONSULTORIAS)
1.
Valor histórico: Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien o servicio de igual o similar características técnicas.
2. Cotizaciones: Condición básica: competitivo
Existencia
de
Método para discriminar cotizaciones
mercado
3. 4.
Precios SEACE Las consultas realizadas en el SEACE Estructura de costos (obligatorio): Lo determina la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar.
Mayor Valor • Menor Valor • Promedio • Moda • Estructura de costos: consultorías, vigilancia, limpieza. • Otras •
Artículo 18. Valor Referencial (D.L.)
18.1 El órgano encargado de las contrataciones en cada Entidad determina el Valor Referencial para efectos del proceso de contratación con el fin de establecer el tipo de procedimiento de selección correspondiente y gestionar la asignación de los recursos presupuestales necesarios. 18.2 En el caso de bienes y servicios, el Valor Referencial se establece en virtud de un estudio de mercado, con el fin de determinar el tipo de procedimiento de selección correspondiente y gestionar la asignación de los recursos presupuestales necesarios. 18.3 En el caso de consultoría de obras, la Entidad establece los detalles de la estructura del Valor Referencial y el monto respectivo, pudiendo efectuar estudios de mercado para confirmar el monto establecido
Artículo 18. Valor Referencial (D.L.)
18.4 En caso de ejecución de obras, el valor referencial se establece en el expediente técnico o estudio definitivo de la obra.
18.5 Se debe considerar una pluralidad de potenciales postores en función del requerimiento, los factores de evaluación y demás condiciones de los documentos del procedimiento de selección, de conformidad con lo que se establece en el reglamento.
Reglamento Artículo 11.- Estudios de Mercado
El órgano encargado de las contrataciones realiza un estudio de mercado para determinar el valor referencial, sobre la base del requerimiento, tomando en cuenta las especificaciones técnicas o términos de referencia, así como los requisitos de calificación definidos por el área usuaria. El estudio de mercado debe contener como mínimo la siguiente información: a) Existencia de pluralidad de marcas o postores; b) Si existe o no la posibilidad de distribuir la buena pro . c)Criterios y la metodología utilizados, Fuentes previamente identificadas: cotizaciones, presupuestos, portales o páginas web, catálogos, precios históricos, estructuras de costos entre otros, según corresponda al objeto de la contratación. Las cotizaciones deben provenir de proveedores cuyas actividades estén directamente relacionadas con el objeto de la contratación
Reglamento Artículo 12.- Valor Referencial El valor referencial es público. • Excepcionalmente, en el caso de bienes y servicios, por la naturaleza de la contratación o por las condiciones del mercado , el valor referencial puede ser reservado, en cuyo caso el OEC: 1. Emite un informe fundamentado 2. Aprobado por el Titular de la Entidad y adjuntarse al expediente de contratación • Valor reservado no se aplica los limites mínimos y máximos para admitir oferta económica • Bienes y servicios : antigüedad no mayor a 3 meses desde aprobación de expediente de contratación • Obras y consultoría de obras: antigüedad no mayor a 6 meses desde presupuesto y consultoría de obra, respectivamente •
Reglamento Artículo 12.- Valor Referencial /Determinación
Bienes y Servicios Debe incluirse todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar Obras Corresponde al monto del presupuesto de obra establecido en el Expediente Técnico de Obra aprobado por la Entidad.
Consultoría de obras Área Usuaria debe proporcionar los componentes o rubros, a través de una estructura. El presupuesto de consultoría de obra debe detallar los costos directos, los gastos generales, fijos y variables, y la utilidad, de acuerdo a las características, plazos y demás condiciones definidas en el requerimiento .
Reglamento Artículo 12.- Valor Referencial /Observación
Cuando el valor referencial es observado por los participantes, el órgano a cargo del procedimiento de selección debe hacerlo de conocimiento del órgano encargado de las contrataciones o de la dependencia encargada de la determinación del valor referencial para su opinión y, si fuera el caso, para que apruebe un nuevo valor referencial .
Reglamento Artículo 13.- Valor referencial de los servicios relacionados a los seguros patrimoniales •
•
La Entidad puede contratar los servicios de asesoramiento de un corredor de seguros, a fin de estructurar su programa de seguros y reaseguros, cuando lo considere pertinente, así como obtener la información necesaria sobre el mercado asegurador nacional o internacional para determinar el valor referencial de la prima comercial. La Entidad puede solicitar que la cotización de las aseguradoras nacionales contenga una estructura de costos que incluya la comisión del corredor de seguros, o convenir dicha comisión con el corredor de seguros nombrado, según carta de nombramiento correspondiente, para incorporarla como parte del valor referencial antes referido
Reglamento Artículo 14.- Sistema de Contratación 1. Precios Unitarios : contrataciones de bienes, servicios en general, consultorías y obras 2. Suma Alzada : Especificaciones técnicas, términos de referencia, obras 3. Sistema Mixto : servicios en general y obras 4. Tarifas: Contrataciones de consultoría en general y de supervisión de obra 5. Porcentajes : Contratación de servicios de cobranzas, recuperaciones o prestaciones de naturaleza similar 6. Honorario fijo y una comisión de éxito, aplicable en las contrataciones de servicios
Reglamento Artículo 15.- Modalidad de ejecución llave en mano El procedimiento de selección se convoca bajo la modalidad de ejecución llave en mano OBRAS : Cuando el postor debe ofertar en conjunto la construcción, equipamiento y montaje hasta la puesta en servicio de determinada obra y, de ser el caso, la operación asistida de la obra. BIENES : El postor oferta, además de estos, su instalación y puesta en funcionamiento
Reglamento Artículo 21.- Contenido del Expediente de Contratacion Para su aprobación, el expediente de contratación debe contener: a)
El requerimiento, indicando si cuenta con ficha de homologación aprobada, se encuentra en el listado de bienes y servicios comunes o en Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco
b)
El documento que aprueba el proceso de estandarización, cuando corresponda
c)
El informe técnico de evaluación de software, conforme a la normativa de la materia, cuando corresponda
d)
El sustento del número máximo de consorciados, de corresponder
e)
El estudio de mercado realizado, y su actualización cuando corresponda
f)
El Resumen ejecutivo
g)
El valor referencial
h)
La certificación de crédito presupuestario y/o la previsión presupuestal, de acuerdo a la normatividad vigente
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Reglamento Artículo 21.- Contenido del Expediente de Contratación i)
La opción de realizar la contratación por paquete, lote y tramo, cuando corresponda
j)
La determinación del procedimiento de selección, el sistema de contratación y, cuando corresponda, la modalidad de contratación con el sustento correspondiente
k)
La fórmula de reajuste, de ser el caso
l)
La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última exista en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de inversión pública.
m)
En el caso de modalidad mixta debe cumplir con las disposiciones del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones, en caso corresponda.
n)
En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten con componente equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos requeridos
o)
En el caso de ejecución de obras, el sustento de que procede efectuar la entrega parcial del terreno, de ser el caso
p)
Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto de la contratación
Reglamento Artículo 21.- Contenido del Expediente de Contratación Cuando un procedimiento de selección sea declarado desierto, la nueva convocatoria requiere contar con una nueva aprobación del expediente de contratación, solo cuando así lo disponga el informe de evaluación de las razones que motivaron la declaratoria de desierto, elaborado por el órgano a cargo del procedimiento de selección El órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia del expediente de contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del comité de selección
ORGANOS A CARGO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
COMITÉ DE SELECCIÓN
COMITÉ DE SELECCION Comité
Selección
Licitación Publica Concurso
Publico Adjudicación Simplificada: Obras y Consultoría de Obras
COMITÉ DE SELECCION
•
•
•
•
COMITÉ DE SELECCION BIENES Y SERVICIOS Tres miembros: uno (1)de la OEC, uno (1) con conocimiento Técnico en el objeto de la convocatoria. CONSULTORIA EN GENERAL, CONSULTORIA DE OBRAS Y OBRAS Tres miembros: uno (1) de la OEC, dos (2) con conocimiento Técnico en el objeto de la convocatoria.
COMITÉ DE SELECCION
La designación debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo).
Debe instalarse, para que procesa con la elaboración de los documentos del procedimiento de selección contenidos en el expediente de contratación.
COMITÉ DE SELECCION No Pueden ser miembros: Titular
de la Entidad
Servidores Públicos: Control y fiscalización Servidores
que aprobaron el expediente de
contratación, documentos del procedimiento de selección, Comité de Selección
COMITÉ DE SELECCION Intervención de miembros suplentes: Si
el titular está ausente, su suplente lo reemplazará, respetándose la conformación.
La
Entidad evaluará motivo de ausencia, sin impedir participación de su suplente.
COMITÉ DE SELECCIÓN ¿Cómo se toman las decisiones? Para procesos en general Para Sesionar: Todos Para Adoptar Acuerdos:
Unanimidad Mayoría
Nota: Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentación de los votos en contra.
COMITÉ DE SELECCION COMPETENCIAS: Documentos Elaborar
del procedimiento de selección:
las Bases
Documentos Solicitudes
Convocar Absolver
de precalificación
de expresión de interés
al proceso
Consultas y Observaciones
Evaluar propuestas Otorgar
la Buena Pro
Declarar
desierto el proceso
DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCION
Deben ser visados en todas sus páginas por miembros del comité de selección o del órgano encargado de las contrataciones.
Aprobadas por el funcionario competente
No olvidar: Uso obligatorio de Bases Estandarizadas (www.osce.gob.pe)
Reglamento Artículo 23.- Designación, suplencia, remoción y renuncia de los integrantes del comité de selección Los integrantes suplentes solo actúan ante la ausencia del titular .
En dicho caso, la Entidad evalúa el motivo de la ausencia del titular a efectos de determinar su responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente
Los
integrantes del comité de selección solo pueden ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, por cese en el servicio, conflicto de intereses u otra situación justificada, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento puede designarse al nuevo integrante.
Los
integrantes del comité de selección no pueden renunciar al cargo encomendado, salvo conflicto de intereses. En este caso, la renuncia se presenta por escrito detallando las razones que sustentan el conflicto de intereses. Incurre en responsabilidad el servidor que temeraria o maliciosamente alega un conflicto de intereses inexistente con la finalidad de sustraerse del cumplimiento de sus obligaciones
Reglamento Artículo 23.- Designación, suplencia, remoción y renuncia de los integrantes del comité de selección Los integrantes suplentes solo actúan ante la ausencia del titular .
En dicho caso, la Entidad evalúa el motivo de la ausencia del titular a efectos de determinar su responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente
Los
integrantes del comité de selección solo pueden ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, por cese en el servicio, conflicto de intereses u otra situación justificada, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento puede designarse al nuevo integrante.
Los
integrantes del comité de selección no pueden renunciar al cargo encomendado, salvo conflicto de intereses. En este caso, la renuncia se presenta por escrito detallando las razones que sustentan el conflicto de intereses. Incurre en responsabilidad el servidor que temeraria o maliciosamente alega un conflicto de intereses inexistente con la finalidad de sustraerse del cumplimiento de sus obligaciones
Reglamento Artículo 25.- Quórum, acuerdo y responsabilidad Los
acuerdos que adopte el comité de selección y los votos discrepantes, con su respectiva fundamentación, constan en actas que deben ser suscritas por estos, que se incorporan al expediente de contratación. A solicitud del miembro respectivo, si en la fundamentación de su voto este ha hecho uso de material documental, el mismo deberá quedar incorporado en el expediente de contratación.
Los
integrantes del comité de selección se encuentran obligados a actuar con honestidad, probidad, transparencia e imparcialidad en el ejercicio de sus funciones, debiendo informar con oportunidad sobre la existencia de cualquier conflicto de intereses y de comunicar a la autoridad competente sobre cualquier acto de corrupción de la función pública del que tuvieran conocimiento durante el desempeño de su encargo, bajo responsabilidad.
