PERENCANAAN PENGGUNAAN TRACER (OUTGUIDE) PADA UNIT PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI RSUD KEBUMEN PERENCANAAN PENGGUNAAN TRACER (OUTGUIDE) (OUTGUIDE) PADA UNIT PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI RSUD KEBUMEN
Disusun Oleh : JANATUN ROFI’AH
NPM.12.304.047
Pembimbing/ Penguji: H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H (Kes)
Politeknik Dharma Patria Kebumen Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan 2015
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Rumah sakit merupakan suatu institusi yang perlu melakukan peningkatan pelayanan kesehatan untuk diberikan kepada masyarakat. Dengan keseimbangan ilmu dan teknologi pada masa kini, maka persaingan dalam bidang kesehatan bertambah pesat sehingga pihak rumah sakit harus melakukan perbaikan lingkungan di rumah sakit. Berdasarkan arti dari rumah sakit adalah suatu institusi kesehatan yang secara langsung berfungsi memberikan kesehatan pada masyarakat terutama dalam bidang pelayanan atau perawatan pada pasien untuk memberikan pelayanan yang bermutu, efektif, dan efisien. Salah satu bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumennya. Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang ber isikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 1
Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah mengeluarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 /MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang bertujuan agar terciptanya keseragaman dalam persepsi dan pelaksanaan rekam medis di setiap institusi pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan, pemilikan dan pemanfaatan isi, pengorganisasian dan sanksi jika terjadi pelanggaran dalam pelaksanaan. Pemimpin sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh orang atau badan badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang kepemilikan, pemanfaatan, dan tanggung jawab pasal 14). Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal (Huffman,1994). Ketersedian berkas rekam medis secara cepat c epat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana dan fasilitas yang memadai. Selama melakukan praktik kerja lapangan dari tanggal 01 Desember sampai tanggal 31 Desember 2014 di Tempat Penyimpanan Rekam Medis rawat jalan ataupun rawat inap di RSUD Kebumen, dari hasil pengamatan ditemukan bahwa ternyata pada penyimpanan rawat inap di RSUD Kebumen yaitu, masih belum menggunakan petunjuk keluar (outguide) rekam medis yang keluar atau dipinjam. Hal ini te rjadi dikarenakan sarana prasarana. Dengan tidak adanya petunjuk keluar/tracer maka ditemukan kendalakendala dalam sistem penyimpanan diantaranya rekam medis rawat jalan sering terselip, sulitnya pengembalian rekam medis yang keluar dari penyimpanan pada rak dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk disimpan sesuai penjajaran rekam medis yang digunakan. Dengan dilatarbelakangi masalah diatas dan adanya rencana dari RSUD Kebumen bagian perencanaan sarana dan prasarana untuk pengadaan tracer (Outguide) pada penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen dan berdasarkan hasil PKL dan pengamatan yang telah dilakukan dilakukan maka penulis tertarik untuk
mengambil judul ’’ PERENCANAAN PENGGUNAAN TRACER (OUTGUIDE) PADA UNIT PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI RSUD KEBUMEN’’.
1.2. Pokok Permasalahan Dengan memperhatikan latar belakang tersebut, agar dalam pe nulisan ini penulis memperoleh hasil yang diinginkan, maka penulis mengemukakan pokok per masalahannya yaitu : bagaimana merencanakan penggunaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada unit penyimpanan rekam medis rawat inap ataupun rawat jalan di RSUD Kebumen.
1.3. Pertanyaan Penelitian Berdasarkan pokok pemasalahan di atas, maka penulis mengemukakan pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut : 1.
Bagaimana perencanaan penggunaan Tracer pada unit penyimpanan rekam medis di RSUD
Kebumen? 2.
Faktor – faktor apa yang menghambat dan mendukung perencanaan penggunaan tracer pada
tempat penyimpanan di RSUD Kebumen? 3.
Masalah – masalah apa saja yang terjadi pada tempat penyimpanan rekam medis di RSUD
Kebumen? 4.
Upaya – upaya apa saja yang dapat untuk memecahkan masalah yang terj adi dalam perencanaan
penggunaan tracer/outguide di tempat penyimpanan penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen?
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian 1.4.1.
Tujuan Penelitian
a.
Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui rencana penggunaan tracer/outguide pada unit penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat inap di RSUD Kebumen. b. 1)
Tujuan Khusus Untuk menambah pengetahuan tentang perencanaan penggunaan tracer/outguide pada
penyimpanan di RSUD Kebumen. 2)
Untuk mengetahui faktor – faktor yang menghambat dan mendukung perencanaan penggunaan
tracer pada tempat penyimpanan di RSUD Kebumen. 3)
Untuk mengetahui masalah – masalah apa saja yang terjadi di Tempat pinyimpanan rekam medis
di RSUD Kebumen. 4)
Memberikan jalan keluar atau solusi untuk memecahkan permasalahan dalam perencanaan
penggunaan tracer (outguide) di tenpat Penyimpanan RSUD Kebumen. 1.4.2. 1)
Manfaat Penelitian Bagi Rumah sakit
Memberikan masukan dan saran bagi rumah sakit untuk untuk peningkatan pelayanan yang ada di rumah sakit.
2)
Bagi Akademis
Laporan semester ini sebagai bahan perbandingan untuk melakukan penelitian dimasa yang akan datang. 3)
Bagi penulis
Laporan Semester ini sebagai syarat untuk kelulusan ujian semester V program diploma III dan untuk memperoleh pengetahuan tentang perencanaan penggunaan tracer/outguide pada penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen. 4)
Bagi Peneliti Lain
Sebagai bahan referinsi bagi peneliti lain yang yang akan melakukan penelitian sejenis.
1.5. Ruang Lingkup dan Batasan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka penulis membatasi lingkup permasalahan yang dibahas dan batasan penyelesaian yang dilakukan yaitu te ntang perencanaan penggunaan tracer/outguide pada unit penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen.
1.6. Metode Penelitian Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian deskriptif. Menurut Notoatmojo (2005), “metode penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan yang objektif”.
1.6.1. Teknik pengumpulan data a.
Metode Pengamatan
Metode pengamatan yaitu melakukan pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung pada obyek yang akan diteliti, dan melakukan pencatatan yang secara sistematis terhadap obyek yang diteliti. b.
Metode Wawancara
Melakukan pengumpulan data dengan cara tanya – jawab dengan narasumber secara langsung untuk memperoleh data yang diinginkan. c.
Studi Pustaka
Studi pustaka yaitu pengumpulan data dengan cara mengambil dari buku – buku atau referensi dan website, yang berkaitan dengan prosedur penggunaan tracer/outguide pada penyimpanan rekam medis.
1.7. Waktu dan Tempat Penelitian Selama satu bulan dari tanggal 01 Desember 2014 s/d 31 Desember 2014 dari jam 07.00 – 14.00 WIB mengerjakan praktek kerja lapangan (PKL) di bagian penyimpanan rekam me dis RSUD Kebumen, penulis meneliti tentang perencanaan penggunaan tracer pada penyimpanan rekam medis. Sepert i kegiatankegiatan dan sistem kerja petugas dalam tempat penyimpanan rekam medis RSUD kebumen. 1.8. Sistematika Penulisan BAB I
PENDAHULUAN
Mengenai tentang Latar Belakang, Pokok Permasalahan, Tujuan dan Manfaat, Ruang Lingkup dan Batasan masalah, Metode Penelitian, Waktu dan Tempat Penelitian, Sistematik Penulisan Penelitian. BAB II
LANDASAN TEORI
Mengenai tentang Pengertian Perencanaan, Pengertian Prosedur Penggunaan tracer, Pengertian Rekam Medis, Tujuan, Kegunaan, Penyimpanan Rekam Medis, Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrieval), Pengeluaran Rekam Medis, Petunjuk Keluar atau tracer (outguide), Pelayanan rawat jalan dan rawat inap. BAB III PEMBAHASAN Mengenai tentang Gambaran Umum RSUD Kebumen Pelayanan – Pelayanan yang Ada Di RSUD Kebumen, Gambaran Umum Instalasi rekam medis RSUD Kebumen, Perencanaan Penggunaan tracer pada penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen, Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di Filing, Prosedur tetap Peminjaman rekam medis, Faktor – faktor yang menghambat dan mendukung perencanaan penggunaan tracer pada tempat penyimpanan di RSUD Ke bumen, Masalah – masalah yang terjadi pada tempat Penyimpanan rekam medis di R SUD Kebumen, Upaya – upaya yang dapat untuk memecahkan masalah yang terjadi dalam perencanaan penggunaan tracer (outguide) pada tempat Penyimpanan RSUD Kebumen. BAB IV
PENUTUP
Mengenai tentang kesimpulan dan saran, sehingga Laporan Semester ini dapat dikembangan lebih lanjut dengan harapan dengan harapan untuk meningkatkan efisien dan akurat dalam penyimpanan rekam medis
BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Tinjauan Teori
2.1.1. Perencanaan
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Gambaran Umum RSUD Kabupaten Kebumen 3.1.1.Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen didirikan pada tahun 1916 dengan nama “ZENDING HOSPITAL PANJURUNG” yang dikelola oleh Yayasan Kristen di bawah naungan pemerintah Hindia
Belanda. Karena Belanda menyerah kepada Jepang pada tahun 1942, maka ZENDING HOSPITAL PANJURUNG menjadi milik pemerintah pendudukan Jepang sampai tahun 1945. Sejak Indonesia merdeka yaitu pada tanggal 17 Agustus 1945, Pemerintah Jepang menyerahkan Zending Hospital Panjurung, pengelolaannya diserahkan kepada Republik Indonesia. Pada tahun 1950 Zending Hospital Panjurung pengelolaannya diserahkan kepada pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen. Pegawai – pegawainya yang berasal dari Zending Hospital Panjurung dialihkan statusnya, yang medis menjadi pegawai Depkes sedangkan yang non medis atau tata usaha menjadi pegawai pemerintah daerah Kabupaten Kebumen. Dengan demikian Zending Hospital Panjurung menjadi rumah sakit umum daerah Kabupaten Kebumen sampai sekarang.
27
3.1.2.Letak RSUD Kebumen Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen terletak di bagian Selatan kota Kebumen, yaitu di jalan Rumah Sakit No. 13 termasuk dalam wilayah RT 01 RW I Kelurahan Panjer Kecamatan Kebumen. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen menempati areal seluas 2 6.942 m2 dengan luas bangunan 6100 m2. Batas - batas lokasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen adalah sebagai berikut : Sebelah Utara
: Jalan RSU dan jalan kereta api
Sebelah Timur
: Pemukiman penduduk
Sebelah Selatan
: Sungai Lukulo
Sebelah Barat
: Pemukiman penduduk dan sungai Lukulo
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen merupakan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan masyarakat milik pemerintahan daerah yang berada di wilayah administrasi Kabupaten Kebumen sebagai rumah sakit rujukan. Dewasa ini Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen telah mengalami perkembangan dalam melayani masyarakat. Sejak terbitnya Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No: 03/Birhup/1972 tentang rumah – rumah sakit pemerintah, maka Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen digolongkan dalam rumah sakit klasifikasi tipe D.
Selanjutnya dalam hal jenis pelayanan dan tingkat pelayanan berkembang cukup baik, maka klasifikasi D untuk Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen pada tahun 1983 telah ditingkatkan menjadi klasifikasi C sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan R.I No.233/Menkes/SK/VI/1983. Sedangkan berdasarkan Peraturan Daerah No. 54 Tahun 2004 Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen berubah menjadi Badan Pengelolaan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen. Pada tahun 2008 RSUD Kebumen mengalami perubahan lagi sesuai dengan peraturan daerah No. 86 tahun 2008 yaitu tentang rincian tugas pokok, fungsi dan tata kerja RSUD Kabupaten Kebumen berubah menjadi RSUD daerah Kabupaten Kebumen dengan eselon II I. Sedangkan tahun 2011 Rumah Sakit Umum Daerah Kebumen berubah menjadi Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) sesuai dengan peraturan Bupati Kebumen Nomor 445/565/KEP/2011 tanggal 14 Desember 2010 tentang Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Pelayanan Umum Daerah (PPK-BLUD).
3.1.3.Visi Dan Misi RSUD Kebumen Dalam rangka menjalankan tugas dan fungsinya dalam pelayanan kesehatan yang baik dan seiring dengan perkembangan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen yang telah menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen telah menetapkan visi dan misinya.
a.
VISI Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen sebagai Rumah Sakit Modern,
Profesional, Terjangkau dengan Unggulan Bidang Tr auma.
b.
MISI Misi organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen adalah :
1) Meningkatkan mutu dan cakupan pelayanan sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat, sebagai Rumah Sakit rujukan khususnya kasus trauma; 2) Mengembangkan pelayanan sarana dan prasarana menjadi rumah sakit rujukan kelas B yang modern, profesional dan terjangkau; 3) Mewujudkan pelayanan rumah sakit yang bermutu dan modern yang dapat memuaskan pelanggan dan efisien dalam pengelolaannya; 4) Meningkatkan pembinaan sumber daya manusia melalui peningkatan kompentensi yang berperhatian terhadap pasien; 5) Meningkatkan mutu Manajemen Penerapan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK BLUD); 6) Meningkatkan kesejahteraan karyawan. 3.1.4.Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis RSUD Kebumen Instalasi Rekam Medis RSUD Kebumen dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis. Kepala Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit. Kepala Instalasi Rekam Medis membawahi Korespondensi Medik, Pelaporan, TPP Rawat Jalan, TPP Rawat Inap, Pengelolaan Data Rawat Jalan, Pengelolaan Data Rawat Imap, Assembling, C oding, Indexing, Filing, dan Sensus Harian. Tabel struktur organisasi dapat dilihat pada lampiran. 3.1.5.Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen berjumlah 543 or ang yang terdiri dari 501 PNS dan 42 Pegawai BLUD. Jumlah tersebut masih terbagi menjadi kedalam sembilan jenis tenaga yaitu : staf medis fungsional, staf medis non fungsional, keperawatan, kefarmasian, gizi, kesehatan masyarakat, keterapian fisik, keteknisian medis, non kesehatan menurut tingkat pendidikan.
3.2.Pelayanan - Pelayanan yang Ada di RSUD Kebumen 3.2.1.Rawat Jalan
Penderita rawat jalan adalah penderita yang melakukan diagnosa, pengobatan, perawatan, pencegahan akibat penyakit, peningkatan kesehatan dan penelitian dengan tanpa menginap di rumah sakit. Bagian – bagian pelayanan yang dimiliki adalah: a.
Pelayanan Poliklinik umum;
b.
Pelayanan Poliklinik mata;
c.
Pelayanan Poliklinik bedah;
d.
Pelayanan Poliklinik mulut dan gigi;
e.
Pelayanan Poliklinik syaraf;
f.
Pelayanan Poliklinik kebidanan dan kandungan;
g.
Pelayanan Poliklinik telinga dan tenggorokan;
h.
Pelayanan Poliklinik penyakit dalam;
i.
Pelayanan Poliklinik penyakit anak;
j.
Pelayanan Poliklinik kulit dan kelamin;
k.
Pelayanan Poliklinik psikologi;
l.
Pelayanan Rehabilitasi medik;
m.
Pelayanan poliklinik endoscopi;
n.
Pelayanan VCT
o.
Pelayanan unit gawat darurat.
3.2.2.Rawat Inap Bagian rawat inap merupakan bagian perawatan penderita yang memerlukan perawatan relatif lama, karena penyakit penderita yang dirawat bagian ini memerlukan pengawasan atau perhatian yang khusus. Bagian rawat inap terdiri dari beberapa ruangan perawatan yang mempunyai kapasitas tempat tidur 158 buah dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 3.1. Jumlah Ruangan Rawat Inap dan Kapasitas BP RSUD Kebumen tahun 2005.
NO
RUANG
JUMLAH T.TIDUR
KELAS UTAMA I
UTAMA II
I
II
III 1
Anggrek
19
19
-
-
-
2
Bougenville
24
4
-
-
10
10 3
Cempaka
24
-
-
-
12
12 4
Terate
30
-
4
4
4
18 5
Dahlia
23
-
-
-
11
12 6
Melati
22
-
-
2
8
12 7
Mawar
7
-
-
-
7
8
ICU/ICCU
9
-
-
-
-
-
JUMLAH
158
23
4
6
52
64 Sumber : Kepala Sub bidang Rekam Medik BP RSUD Kebumen 3.2.3.Pelayanan Menunjang Medis Untuk mendukung pelayanan rawat jalan maupun rawat inap mempunyai fasilitas penunjang medis : Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi, Instalasi Laboratorium, Instalasi Gizi, Komite medik, dan Instalasi pemeliharaan rumah sakit.
3.3.Perencanaan Penggunaan Tracer (Outguide) atau Petunjuk Keluar Pada Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen Pada pelayanan rawat jalan di RSUD Kebumen petugas pendaftaran berjumlah 8 orang, dan pada rawat inap keseluruhan berjumlah 7 orang tetapi sistem kerjanya se hari 3 sift. Setiap sift berjumlah 2 orang. Penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat inap tidak satu ruangan dengan pendaftaran pasien, jadi terpisah dengan tempat pendaftaran pasien. Pendaftaran rawat jalan di RSUD Kebumen pada hari senin sampai kamis mulai buka dari jam 07.00 samapai jam 11.30 W IB dan pada hari jum’at
sabtu pendaftaran mulai dari jam 07.00 sampai jam 10.30 WI B.Sedangkan untuk pendaftaran rawat inapnya buka 24 jam.Untuk pelayanan di RSUD Kebumen menerima pasien Umum, BPJS, Jamsostek, Jamkesmas dan Jamkesda. Di RSUD Kebumen pada penyimpanan rekam medis rawat j alan maupun rawat inap belum ada tracer atau petunjuk keluar pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Sampai saat ini alat pengganti petunjuk keluar (outguide) belum ada. Tetapi tracer (outguide) sudah dalam tahap perencanaan.Dengan tidak adanya tracer maka masalah yang ditemukan selama ini adalah rekam medis sering terselip pada rak penyimpanan yang lain, rekam medis tidak kembali ke tempat penyimpanan. Berdasarkan pengamatan pada penyimpanan rekam medis rawat jalan di RSUD Ke bumen tanggal 27 sampai 30 Desember 2014 rekam medis yang tidak ada pada rak penyimpanan berjumlah 11 rekam medis. Rekam medis dari poliklinik-poliklinik tersebut ada yang mengembalikan pada akhir jam kerja, dan ada yang mengembalikan pada besok hari dan ada juga yang lebih dari dua hari rekam medis belum dikembalikan. Jenis tracer atau petunjuk keluar yang baik adalah biasanya ukurannya sama atau sedikit lebih besar dari rekam medis yang digunakan. Petunjuk keluar ini tetap berada di penyimpanan sampai rekam medis
yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Untuk rencana penggunaannya, tracer akan digunakan pada tempat penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen setelah sistem penyimpanannya menggunakan sistem sentralisasi artinya antara penyimpanan rawat jalan dan rawat inap menjadi satu tempat penyimpanan. Karena saat ini sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD Kebumen masih menggunakan sistem desentralisasi. Pada lampiran adalah model bentuk tracer atau petunjuk keluar (outguide) untuk penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen dengan panjang 40 cm dan lebar 12,5 cm, berbahan kuat dan sampulnya menggunakan plastik atau mika. Karena rekam medis di RSUD Ke bumen sudah ada perencanaan untuk membuat tracer maka akan memudahkan petugas memasukan dan mengeluarkan rekam medis dan dapat mengetahui ketika rekam medis tidak ada pada rak penyimpanan. Dalam rencana penggunaan tracer (outguide) di RSUD Ke bumen tracer tersebut berbahan kuat, sampulnya menggunakan mika dan berwarna merah karena bisa digunakan berulang-ulang dan sangat membantu petugas dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali. Selain itu petugas juga lebih mudah mengetahui ketika rekam medis tidak ada pada rak penyimpanan. Berdasarkan hasil perencanaan tracer (outguide) yang akan digunakan pada unit penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen adapun yang tercantum didalamnya yaitu : a.
Nama Pasien
b.
No. RM
c.
Tanggal Keluar
d.
Tujuan RM/peminjam
: untuk mengetahui atas nama rekam medis pasien yang dipinjam. : untuk mengetahui nomor rekam medis pasien yang dipinjam. : untuk mengetahui tanggal keluar rekam medis pasien yang dipinjam. : untuk mengetahui tujuan peminjam rekam medis pasien yang
dipinjam. e.
Tanggal Kembali
: untuk mengetahui tanggal pengembalian rekam medis yang telah
selesai dipinjam.
3.3.1.Prosedur Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) atau Petunjuk Keluar Pada Penyimpanan Rekam Medis di RSUD Kebumen Berdasarkan hasil observasi di penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen Standar Operasional Prosedur (SOP) sudah ada akan tetapi belum berjalan dengan baik. Untuk prosedur penggunaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar di RSUD Kebumen belum ada.Berdasarkan hasil perencanaan yang telah dibuat, adapun prosedur penggunaan tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis, sebagai berikut : 1)
Petugas rekam medis mencatat nama pasien, nomor rekam medis, dan tujuan peminjam.
2)
Petugas mengambil catatan nama pasien, nomor rekam medis, dan tujuan peminjam yang
sudah disediakan oleh petugas. 3)
Petugas mencarikan rekam medis pada rak penyimpanan yang akan diperlukan sesuai dengan
nama pasien, nomor rekam medisnya. 4)
Petugas menulis nama pasien, no.RM, tanggal keluar, dan tujuan RM atau peminjam yang
tercantum pada tracer (outguide). 5)
Petugas meletakkan tracer di tempat rekam medis untuk pengganti rekam medis yang
dikeluarkan dari rak penyimpanan. 6)
Petugas mengambilkan rekam medis pada rak penyimpanan.
7)
Pengembalian rekam medis harus dikembalikan setelah selesai digunakan.
8)
Rekam medis yang dikembalikan dicatat kedalam buku ekspedisi.
9)
Pada saat rekam medis dikembalikan, petugas penyimpanan mengoreksi rekam medis yang
diterima serta mencocokannya dengan buku ekspdisi. 10)
Petugas mensortir rekam medis yang telah di koreksi perkelompok dan ditempatkan pada rak
penyimpanan sementara. 11)
Rekam medis yang telah disortir yang ditempatkan pada rak penyimpanan sementara oleh
petugas penyimpanan dimasukan ke ruang penyimpanan. 12)
Tracer (outguide) diambil atau dikeluarkan pada rak penyimpanan dan yang tercantum tulisan
pada tracer diganti dengan tulisan yang baru atau kertas yang baru. 3.3.2. Perencanaan Pengadaan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar di RSUD Kebumen Untuk pengadaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada tempat penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen pada prosesnya akan melalui beberapa tahapan, antara lain : a)
Unit rekam medis mengadakan rapat.
Seringnya terjadi kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis pasien pada rak penyimpanan satu dengan yang lainnya membuat petugas sulit untuk mencarinya dan pekerjaan menjadi kurang efektif. Dengan masalah tersebut maka petugas rekam medis mengusulkan untuk di sediakannya tracer atau petunjuk keluar pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Sebelum mengajukan ke komite medis dalam unit rekam medis petugas mengadakan rapat terlebih dahulu dalam lingkup rekam medis. Dalam rapatnya unit rekam medis membahas tentang bentuk dan model tracer yang akan di buat, keterangan yang tercantum dalam tracer dan petugas juga mendesain bentuk tracer yang akan digunakan pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Hasil
rapat dari unit rekam medis akan diajukan ke komite medis dan selanjutnya akan di tindaklanjuti lagi oleh komite medis. b)
Komite medis mengadakan rapat dengan unit rekam medis.
Komite medis akan menerima hasil rapat dari unit rekam medis dan akan di tindaklanjuti lagi. Setelah menerima hasil rapat dari unit rekam medis, komite medis akan me ngadakan rapat untuk membahas tentang pengadaan tracer atau petunjuk ke luar dokumen rekam medis pasien. Perancangan tracer atau petunjuk keluar yang dibuat oleh unit rekam medis akan di sepakati oleh komite medis dan unit rekam medis. Hasil rapat yang diperoleh akan diajukan ke bagian perencanaan di RS UD Kebumen. c)
Komite medis mengajukan hasil rapat ke bagian perencanaan.
Bagian perencanaan di RSUD Kebumen akan menerima hasil rapat dan kesepakatan dari komite medis dan unit rekam medis. Setelah menerima hasil r apat dan kesepakatan dari komite medis dan unit rekam medis, bagian perencanaan dan pengadaan barang akan mengadakan rapat untuk membahas tentang penyediaan anggaran untuk biaya pembuatan tracer atau petunjuk keluar yang akan digunakan pada tempat penyimpanan rekam medis. Hasil rapat yang diperoleh akan di tunjukkan ke direktur rumah sakit untuk disetujui dan ditandatangani oleh direktur rumah sakit. d)
Hasil rapat di tunjukkan ke direktur.
Direktur rumah sakit akan menerima hasil rapat dari bagian pere ncanaan dan pengadaan barang untuk diadakannya tracer atau petunjuk keluar dalam tempat penyimpanan rekam medis. Hasil rapat yang ditunjukkan akan di setujui dan di tandatangani oleh direktur rumah sakit. e)
Persetujuan direktur.
Setelah pengajuan pengadaan tracer di setujui oleh direktur rumah sakit maka tracer akan dibuat dan akan dicetak dengan bentuk yang sesuai dengan hasil rapat y ang disepakati. Tracer akan digunakan di tempat penyimpanan rkam medis RSUD Kebumen setelah sistem penyimpanannya menggunakan sistem sentralisasi. Karena saat ini di RSUD Kebumen masih menggunakan sistem desentralisasi. Dengan adanya tracer diharapkan sistem penyimpanan rekam medis pasien akan lebih terkontrol dan lebih efisien.
f)
Pembuatan tracer (outguide).
Dengan hasil rapat tentang pengadaan tracer y ang telah disetujui maka tracer akan di cet ak sesuai dengan bentuk ukuran yang telah direncanakan. Setelah tracer disediakan selanjutnya tracer akan digunakan pada tempat penyimpanan dokumn rekam medis pasien sebagai alat pengganti dokumen rekam medis pasien yang sedang dipinjam untuk tujuan tertentu. g)
Penggunaan tracer (outguide ).
Sesuai dengan keputusan pada rapat perencanaan penggunaan tracer (outguide) at au petunjuk keluar di RSUD Kebumen, tracer akan digunakan setelah penyimpanan dokumen rekam medis pasien menggunakan sistem sentralisasi karena saat ini masih menggunakan sistem desentralisasi. Sistem sentralisasi akan digunakan tahun ini (2015), untuk bulan dan tanggalnya belum dipastikan. 3.4.Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen Instalasi Rekam Medis RSUD Kebumen dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis. Kepala Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit. Pada sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen menggunakan sistem desentralisasi yang artinya antara penyimpanan rawat inap dan penyimpanan rawat jalan berada pada tempat yang terpisah.
Sedangkan sistem penjajaran yang di gunakan pada penyimpanan rekam medis rawat jalan di RS UD Kebumen yaitu dengan cara nomor langsung (Straight Numerical Filling System). Dan pada penyimpanan rekam medis rawat inap yaitu dengan cara angka akhir (Terminal Digit Filling System). Pada penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat inap di RSUD Kebumen belum ada tracer/petunjuk keluar pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Sampai saat ini alat pengganti petunjuk keluar (outguide) belum ada. Tetapi tracer (outguide) sudah dalam tahap perencanaan. Dengan tidak adanya tracer maka masalah yang ditemukan selama ini adalah re kam medis sering terselip pada rak penyimpanan yang lain, rekam medis tidak kembali ke tempat penyimpanan. 3.4.1.Tugas Pokok Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen a)
Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode sistem nomor langsung pada penyimpanan
rawat jalan dan sistem nomor akhir pada penyimpanan rawat inap. b)
Mengambil kembali dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c)
Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis
d)
Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif.
e)
Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
f)
Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan.
g)
Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
3.4.2. Fungsi Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen a)
Penyimpanan dokumen rekam medis.
b)
Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c)
Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.
d)
Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
3.4.3. Kegiatan Pokok Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen a)
Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan sudah diberi kode.
b)
Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan
sistem penjajarannya. c)
Menyediakan dokumen rekam medis.
d)
Mencatat penggunaan dokumen rekam medis pada buku catatan penggunaan dokumen rekam
medis e)
Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis pada buku catatan
penggunaan dokumen rekam medis. f)
Melakukan pengecekan untuk mengembalikan dokumen rekam medis yang salah letak.
g)
Melakukan retensi dokumn rekam medis.
h)
Bersama tim pemusnahan rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan.
i)
Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau per tribulan.
j)
Menghitung tingkat kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi dokumen rekam medis
perbulan. k)
Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis.
3.4.4.Informasi Yang Diperoleh Pada Tempat Penyimpanan RSUD Kebumen a)
Tingkat penggunaan dokumen rekam medis.
b)
Tingkat kebandelan kelengkapan isi dokumen rekam medis.
c)
Daftar dokumen rekam medis yang siap diretensi.
d)
Daftar dokumen rekam medis yang siap dimusnahkan.
e)
Daftar pertelaahan hasil penilaian nilai guna rekam medis.
f)
Daftar formulir rekam medis yang dilestarikan.
g)
Daftar formulir rekam medis yang dimusnahkan.
3.4.5.Sarana dan Prasarana Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen Sarana dan prasarana pada Tempat Penyimpanan rekam medis terdiri dari;
1) Ruangan penyimpanan berkas rekam medis. 2) Meja dan alat tulis. 3) Komputer. 4) Mesin Ketik. 5) Telepon. 6) Rak penyimpanan dokumen rekam medis. 7) Mobile file mechanic. 8) Rak sortir. 3.4.5.Sumber Daya Manusia (SDM) Tempat Penyimpanan RSUD Kebumen. Di Tempat Penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen, te rdiri dari beberapa petugas yang menjaga selama ruangan, mereka bertugasnya tidak di sift hanya pagi saja. Masih kurangnya tenaga ke sehatan yang kompeten dibidang rekam medis. RSUD Kebumen memiliki sebelas tenaga rekam medis di tempat penyimpanan rawat jalan dan rawat inap, diantara sebelas tenaga re kam medis yang ada di tempat penyimpanan baru terdapat tiga tenaga rekam medis yang mem iliki latar belakang sarjana, sedangkan delapan tenaga rekam medis lainnya bukan lulusan rekam medis,ada yang sekolah menengah kejuruan ada juga yang sekolah menengah atas. Menurut pengamatan saya semua beban pelayanan rekam me dis hanya bertumpu pada seorang tenaga perekam medis.
3.5. Prosedur Tetap Peminjaman Dokumen Rekam Medis RSUD Kebumen A.
Pengertian
Dokumen Rekam Medik dipinjam oleh bangsal atau instalasi sesuai dengan kebutuhan atas dasar suatu permohonan atau permintaan dan dengan izin khusus dari Kepala BP RSUD Kebumen B.
Tujuan
Untuk memudahkan dokter, paramedis dalam memberikan pelayana keada pasien sesuai dengan riwayat penyakit sebelumnya. C.
Prosedur Kerja
1.
Bangsal/Instalasi atau pihak yang akan meminjam dokumen Rekam Medik mengisi formulir bon
pijam dokumen Rekam Medis Rawat Inap di Bagian Rekam Medis. 2.
Bagian Filling mencari dan menyediakan dokumen yang dimaksud
3.
Bagian Filling menyerahkan dokumen RM yang dimaksud sesuai dengan Prosedur Tetap
Pengambilan dan Pengembalian Dokumen RM 4.
Apabila dokumen RM dibawa keluar rumah sakit, maka harus ada ijin tertulis dari Kepala BP RSUD.
5.
Dokumen RM yang dipinjam untuk keperluan penelitian tidak boleh dibawa keluar dari Rekam
Medik dan harus sudah kembali di bagian filling dalam waktu 2 X 24 j am D.
Unit Kerja Terkait
1.
Surat Bon Pinjam Dokumen RM
2.
Surat Ijin Khusus dari Kepala BP RSUD
3.
Dokumen Rekam Medis
3.6. Faktor yang Mendukung Dalam Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) Pada Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen a.
Tracer atau petunjuk keluar merupakan kebutuhan yang harus ada di dalam tempat penyimpanan
rekam medis. Tempat penyimpanan rekam medis seharusnya dekat dengan unit kerja rekam me dis, supaya dalam mencari dan pendistribusian dokumen rekam me dis lebih cepat.Ruang penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya terpusat menjadi satu ruangan, baik rawat jalan maupun rawat inap. Hal yang perlu diperhatikan didalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis yaitu antara lain harus adanya tracer atau petunjuk keluar (outguide). Tracer digunakan sebagai alat petunjuk keluar jika dokumen rekam me dis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak pasien atau petugas kesehatan didalam pelayanan kesehatan.Tracer biasanya berwarna yang mencolok atau biasanya warnanya kontras dengan dokumen rekam medis pasien.Dengan adanya tracer petugas akan dapat lebih mudah mengetahui keberadaan dokumen rekam medis pasien, sehingga tracer merupakan kebutuhan yang harus di penuhi pada tempat penyimpanan rekam medis.
b.
Terjadinya kesalahan penyimpanan rekam medis (miss filing ).
Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap seringkali melakukan kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Ke salahan tersebut akan membuat pelayanan menjadi kurang efektif dan efisien.Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan penyimpanan maka harus di sediakan tracer atau petunjuk keluar pada tempat penyimpanan rekam medis. Dengan adanya tracer atau petunjuk keluar diharapkan kesalahan penyimpanan akan berkurang sehingga petugas akan lebih mudah. Cara untuk mengetahui terjadinya miss filing di rak penyimpanan misalnya pada rak penyimpanan rekam medis rawat inap dengan sistem penomoran terminal digit filing dengan nomor 01 -02-56 dengan nomor 01-20-56 pada digit kedua hampir mirip penempatan rekam medis bisa keliru kare na angkanya hampir sama. Jadi petugas harus lebih teliti dalam penempatan letaknya. c.
Banyaknya rekam medis pasien lama yang tidak ditemukan. Banyaknya dokumen rekam medis pasien lama yang tidak ditemukan membuat petugas menjadi
termotivasi untuk membuat adanya tracer di tempat penyimpanan.Misalnya ada petugas kesehatan yang akan meminjam rekam medis untuk kepentingan tertentu tetapi pasiennya sudah pulang dalam jangka waktu yang cukup lama maka dokumen rekam medis akan dicari di bagian penyimpanan. Tetapi karena tidak adanya tracer atau petunjuk keluar, petugas akan lama mencarinya dan rekam medis pasien ada yang tidak ditemukan bahkan ada yang hilang entah kemana. Apabila ada tracer at au ptunjuk keluar di tempat penyimpanan, petugas akan lebih mudah mengetahui atau dapat menelusuri siapa terakhir yang mengambil atau meminjam dan petugas juga m engetahu untuk apa dokumen rekam medis di pinjam karena didalam tracer atau petunjuk keluar tercantum nama peminjam, tujuan peminjam dan tanggal keluar pada waktu rekam medis dipinjamkan. Jadi tracer sangat penting untuk membantu kelancaran dalam tempat penyimpanan rekam medis baik rawat jalan maupun rawat inap. d.
Memudahkan petugas dalam mencari dokumen rekam medis yang akan dipinjam. Faktor yang mendorong dalam penggunaan tracer atau petunjuk keluar (outguide) diantaranya akan
memudahkan petugas dalam mencari dokumen rekam medis yang akan dipinjam. Pada pelayanan kesehatan rekam medis memang boleh dipinjam untuk kepentingan tertentu misalnya untuk penelitian, untuk bukti hukum dan sebagainya. Tetapi rekam medis yang keluar harus di catat dan akan digantikan dengan tracer atau petunjuk keluar. Meminjam dokumen rekam medis juga ada prosedurnya jadi tidak asal pinjam saja dan tidak sembarangan orang dapat meminjamnya karena meminjam rekam me dis pasien juga harus ada alasannya. Karena dokumen rekam medis yang sering dipinjam, supaya petugas lebih mudah dalam mencari dokumen rekam medis pasien maka petugas terdorong untuk menggunakan tracer atau petunjuk keluar. Biasanya tracer atau petunjuk keluar berwarna y ang mencolok dan kontras dengan dokumen rekam medis di rak penyimpanan. Jadi dengan warna yang berbeda maka pet ugas akan lebih cepat menemukan dokumen rekam medis yang dicari. Tetapi warna tracer yang di rak penyimpanan akan berbeda pada setiap rumah sakit, jadi tergantung keinginan yang disepakati oleh pihak rumak sakit tersebut yang penting warnanya cerah mencolok.
e.
Rencana perubahan sistem penyimpanan rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi. Saat ini tempat penyimpanan dokumen rekam medis pasien di RSUD Kebumen masih menggunakan
sistem desentralisasi, artinya penyimpanan dokumen rekam medis antara rawat jalan dan rawat inap terpisah. Untuk kedepannya sesuai dengan rencana sistem penyimpanan dokumen rekam medis akan di rubah menjadi sentralisasi, artinya penyimpanan dokumen rekam medis pasien antara rawat jalan dan rawat inap menjadi satu tempat. Dengan sistem sentralisasi maka tracer (outguide) akan di gunakan di tempat penyimpanan rekam medis. Karena dengan sistem ini tracer akan lebih mudah menerapkan penggunaan tracer atau petunjuk keluar. 3.7. Faktor yang Menghambat Dalam Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) Pada Penyimpanan Rekam Medis RSUD kebumen a.
Sarana dan prasarana yang kurang mendukung.
Karena sarana dan prasarana yang kurang mendukung maka penggunaan tracer (outguide ) di RSUD Kebumen menjadi terhambat. Misalnya untuk ruangan penyimpanan yang kurang luas dan rak penyimpanan dokumen rekam medis yang masih menngunakan kardus bekas untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien. Sebaiknya ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan inaktif juga disendirikan karena hal ini akan lebih memudahkan petugas didalam melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis. Sarana dan prasarana yang terbatas membuat petugas sulit untuk me njalankan dan menerapkan peraturan sesuai dengan standar operasional prosedur ( SOP ) yang ada. Sarana dan prasarana yang kurang mendukung juga akan mempengaruhi kinerja petugas dan pelayanan kesehatan ter utama dalam bidang rekam medis. Selain itu Ruangan yang kurang luas menyebabkan proses kerja petugas yang kurang maksimal dan sarana prasarana yang terbatas, sehingga adanya sarana dan prasarana itu memerlukan biaya dan anggaran semakin bertambah. Sesuai dengan keputusan rapat perencanaan penggunaan tracer pada unit penyimpanan rekam medis, tracer (outguide) atau petunjuk keluar akan di gunakan sete lah sistem penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan sistem sentralisasi. Untuk sarana penyimpanan dengan sistem sentralisasi antara lain tempat penyimpanan yang luas, alat tulis, mobile file mechanik yang cukup, rak penyimpanan dokumen rekam medis yang cukup supaya dokumen rekam medis tertata dengan rapi. b.
Biaya yang belum disediakan.
Biaya merupakan faktor yang sangat penting untuk proses kelancaran dalam suatu kegiatan. Biaya yang belum disediakan oleh pihak yang terkait membuat pengadaan penggunaan tracer atau petunjuk keluar menjadi terhambat. Untuk pengadaan anggaran biasanya akan di setujui dengan melalui beberapa proses dan tahapan sesuai dengan peraturan pihak pada sarana pelayanan kesehatan. Menunggu biaya yang disediakan biasanya akan memakan jangka waktu yang cukup lama karena prosesnya yang lama. Pengajuan anggaran untuk biaya pembuatan tracer atau petunjuk keluar di tempat penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen akan di proses oleh pemerintah daerah karena rumah sakit RSUD Kebumen
merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah. Karena faktor biaya dan anggaran yang belum keluar membuat rumah sakit terutama bagian rekam medis di tempat penyimpanan dokumen rekam medis untuk menggunakan tracer atau petunjuk keluar menjadi te rhambat. c.
Kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan rekam medis yang belum mengetahui tentang
pentingnya penggunaan tracer. Kurangnya pengetahuan petugas yang terdiri dari delapan orang di penyimpanan rekam medis yang sebagian belum mengetahui tentang pentingnya menggunakan tracer atau petunjuk keluar di tempat penyimpanan rekam medis menjadi faktor penghambat dalam penggunaan tracer. Karena Sumber daya manusia merupakan faktor yang penting dalam suatu pekerjaan. Dengan kurangnya pengetahuan petugas kinerja yang dihasilkan juga akan kurang maksimal. Sebaiknya petugas yang bekerja di bagian rekam medis merupakan petugas yang mempunyai latar belakang lulusan dari rekam medis. Petugas yang mempunyai latar belakang rekam medis yang terdiri dari lima orang dengan petugas yang tidak mempunyai latar belakang rekam medis yang terdiri dari sepuluh orang tentunya kinerja yang dihasilkan akan berbeda hasilnya. Kurangnya pengetahuan petugas pe nyimpanan rekam medis terhadap kegunaan tracer atau petunjuk keluar sehingga pada penyimpanan rekam medis belum di te rapkan penggunaan tracer atau petunjuk keluar. Karena sumber daya manusia sangat mempengaruhi proses kerja rekam medis. Dengan adanya petugas rekam medis yang kompeten maka hasil kerja yang dihasilkan akan lebih baik. d.
Belum adanya prosedur tetap penggunaan tracer di RSUD Kebumen.
Belum adanya prosedur tetap penggunaan tracer ( outguide ) di RSUD Kebumen maka menjadi faktor penghambat pada tempat penyimpanan rekam medis untuk menggunakan tracer atau petunjuk keluar dokumen rekam medis. Tetapi saat ini prosedur penggunaan tracer sudah dalam proses pembuatan. Dengan adanya prosedur tetap penggunaan tracer nantinya akan dijalankan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Petugas juga akan lebih mudah mengetahui tentang keberadaan dokumen rekam medis pasien. Pada tempat penyimpanan rekam medis pasien di RSUD Kebumen masih be lum melaksanakan standar operasional prosedur terutama untuk peminjaman dokumen rekam medis pasien. Tetapi nantinya dengan adanya prosedur penggunaan tracer atau petunjuk keluar petugas akan menjalankannya dengan baik sesuai dengan prosedur yang diterapkan dan dokumen rekam medis akan lebih ter kelola dengan baik dan benar.
3.8. Masalah – Masalah yang Terjadi Pada Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) Pada Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen. Dengan tidak adanya tracer atau pet unjuk keluar maka masalah yang ditemukan yang ditemukan pada tempat penyimpanan rekam medis adalah:
a.
Sarana dan prasarana yang kurang mendukung. Dengan adanya sarana dan prasarana yang terbatas prosedur kerja yang akan dijalankan menjadi
kurang lancar. Sarana yang terbatas dan prasarana yang tidak mendukung menjadi kendala di dalam suatu pekerjaan salah satunya di tempat penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen yang belum memenuhi standar. Ruangan yang kurang luas menyebabkan proses kerja petugas yang kurang maksimal dan sarana – prasarana yang terbatas, sehingga adanya sarana dan prasarana itu memerlukan biaya dan anggaran semakin bertambah. Karena sarana dan prasarana yang kurang mendukung maka penggunaan tracer (outguide ) di RSUD Kebumen menjadi terhambat. Misalnya untuk ruangan penyimpanan yang kurang luas dan rak penyimpanan dokumen rekam medis yang masih menggunakan kardus bekas untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien. Dengan keadaan dan fasilitas yang kurang mendukung dan belum ada tracer maka menjadi masalah pada bagian rekam me dis di tempat penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen. b.
Rekam medis terselip pada rak penyimpanan yang lain
Karena tidak adanya tracer atau petunjuk ke luar di tempat penyimpanan rawat inap maupun rawat jalan di RSUD Kebumen petugas penyimpanan sering sekali melakukan kesalahan menyimpan berkas rekam medis. Terjadinya miss filing membuat pekerjaan petugas penyimpanan akan menjadi lama karena pencarian berkas rekam medis yang lama. Kesalahan petugas penyimpanan pada saat menyimpan rekam medis di rak penyimpanan yang satu dengan yang lain sehingga menyebabkan pelayanan pada tempat penyimpanan kurang efektif. Dengan adanya tracer di harapkan petugas di tempat penyimpanan akan lebih mudah untuk mencari berkas rekam medis pasien. c.
Kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan rekam medis yang belum mengetahui tentang
pentingnya penggunaan tracer. Kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan rekam medis terhadap kegunaan tracer atau petunjuk keluar sehingga pada penyimpanan rekam medis belum di terapkan penggunaan tracer atau petunjuk keluar. Karena sumber daya manusia sangat mempengaruhi proses kerja rekam medis. Dengan adanya petugas rekam medis yang kompeten maka hasil kerja yang dihasilkan akan lebih baik. Dengan begitu maka akan menjadi masalah atau kendala di unit penyimpanan rekam medis pasien. Karena Sumber daya manusia merupakan faktor yang penting dalam suatu pekerjaan. De ngan kurangnya pengetahuan petugas kinerja yang dihasilkan juga akan kurang maksimal. Sebaiknya petugas yang bekerja di bagian rekam medis merupakan petugas yang mempunyai latar belakang lulusan dari rekam medis. d. Belum adanya prosedur tetap tentang penggunaan tracer di tempat penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen
Belum adanya prosedur tetap tentang penggunaan tracer di tempat penyimpanan RSUD Kebumen akan menjadi kendala atau masalah pata tempat penyimpanan rekam medis. Petugas yang menjalankan tugasnya belum semuanya dijalankan sesuai dengan prosedur seperti melakukan pengecekan kembali dokumen rekam medis pada rak penyimpanan yang salah letak masih belum dijalankan. Keterbatasan dokumen Rekam Medis pada tempat penyimpanan rekam medis seperti pengganti tracer (outguide) atau petunjuk keluar belum ada. K arena belum adanya pengganti tracer maka dokumen rekam medis tidak terkontrol dengan maksimal. Disamping itu Prosedur peminjaman berkas rekam medis pasien yang berlaku di Tempat Penyimpanan Rekam Medis di RSUD Kebumen ada sebagian yang masih belum dijalankan. Petugas yang kadang mengabaikan dengan prosedur yang ada membuat pekerjaan menjadi kurang lancar. Kare na belum adanya prosedur penggunaan tracer atau petunjuk keluar maka pet ugas dalam menyimpan dokumen rekam medis pasien sering terselip di rak penyimpanan lain. Dengan begitu tracer atau petunjuk keluar memang sangat penting untuk memudahkan petugas dalam mencari dokumen rekam medis pasien. e.
Anggaran untuk biaya pembuatan tracer (outguide) belum disediakan.
Karena faktor biaya dan anggaran yang belum ke luar membuat rumah sakit terutama bagian rekam medis di tempat penyimpanan dokumen rekam medis untuk menggunakan tracer atau petunjuk keluar akan menjadi masalah. Biaya merupakan faktor yang sangat penting untuk proses kelancaran dalam suatu kegiatan. Biaya yang belum disediakan oleh pihak yang terkait membuat pengadaan penggunaan tracer atau petunjuk keluar menjadi terhambat. Untuk pengadaan anggaran biasanya akan di setujui dengan melalui beberapa proses dan tahapan sesuai dengan peraturan pihak pada sarana pelayanan kesehatan. Menunggu biaya yang disediakan biasanya akan memakan jangka waktu yang cukup lama karena prosesnya yang lama.
3.9. Upaya Untuk Memecahkan Masalah Pada Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) Pada Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen a.
Meningkatkan sarana dan prasarana di tempat penyimpanan rekam medis
Dari segi sarana dan prasarananya seperti ruangan diperluas supaya petugas agar leluasa dalam beker ja, memperbaiki dan menambah fasilitas yang mendukung. P erlengkapan utama dari tempat penyimpanan adalah rak penyimpanan. Didalam memilih atau menentukan rak penyimpanan atau almari dokumen rekam medis juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder dari dokumen rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar dokumen rekam medis. Selain itu untuk di sediakannya prasarana yang mendukung untuk penggunaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar dalam penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Tracer yang merupakan alat pengganti dokumen rekam medis yang sedang dipinjam oleh pihak pasien atau petugas keshatan
sebaiknya mempunyai warna yang berbeda dengan dokumen rekam medis pasien, agar supaya dapat lebih mudah diketahui keberadaanya. b.
Memperbaiki kinerja petugas.
Petugas yang dalam menjalani tugasnya harus ditingkatkan lagi. Dalam menyimpan berkas rekam medis agar tidak salah dalam menempatkan letaknya sehingga rekam medis tidak terselip pada rak penyimpanan yang lain. Sarana pelayanan kesehatan wajib melakukan pembinaan terhadap petugas rekam medis untuk meningkatkan keterampilan sesuai dengan Permenkes no.749 tahun 1989 pasal 18 . Pihak rumah sakit umum kebumen dapat memberikan pelatihan dan diklat kepada tenaga-tenaga rekam medis yang sudah ada, agar tenaga rekam m edis yang ada menjadi lebih kompeten. Tenaga rekam medis sesuai kompetensinya diatur dalam kepmenkes nomor 377 tahun 2007. De ngan tenaga yang kompeten maka hasil kinerja yang diharapkan akan lebih baik. Selain itu pet ugas yang kompeten juga mengetahui hanya petugas rekam medis yang m enangani penyimpanan dan pengambilan rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Untuk petugas yang tidak mempunyai latar belakang rekam me dis, sarana pelayanan kesehatan dapat melakukan pelatihan internal supaya petugas lebih kompeten pada bidang rekam medis. c.
Membuat peraturan tentang adanya prosedur tetap penggunaan Tracer (outguide) atau petunjuk
keluar pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Untuk mengatasi permasalahan ini pimpinan sarana pelayanan kesehatan sebaiknya melakukan peraturan tentang prosedur penggunaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar agar kinerja yang dihasilkan pada tempat penyimpanan rekam medis lebih efektif dan berkualitas maka petugas harus mengikuti prosedur yang berlaku. Apabila prosedur tidak dijalani maka petugas diberi teguran atau sanksi. Dengan adanya peraturan tentang prosedur penggunaan tracer atau petunjuk keluar dokumen rekam medis supaya mutu pelayanan rekam medis pada unit penyimpanan dokumen rekam medis terjamin maka petugas dalam melayani seperti kecepatan dan ketepatan dalam mencari dokumen rekam medis pasien dan menyediakan dokumen rekam medis sampai ke pasien harus menyesuaikan waktu ideal yang telah ditentukan. d.
Mengajukan anggaran untuk biaya pembuatan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar dokumen
Rekam Medis. Pengajuan anggaran untuk biaya pembuatan tracer atau petunjuk keluar di te mpat penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen akan di proses o leh pemerintah daerah karena rumah sakit RSUD Kebumen merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah. Semua anggaran yang dikeluarkan akan disetujui oleh pengelolaan daerah. Biaya merupakan faktor terpenting untuk kelancaran dalam suatu kegiatan.
Untuk membuat tracer atau petunjuk keluar membutuhkan biaya yang cukup dan biaya juga sangat mempengaruhi proses kelancaran dalam pembuatannya. Apabila biaya sudah ada maka tracer akan dibuat dan akan dicetak lalu siap digunakan pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Karena penggunaan tracer sangat dibutuhkan pada tempat penyimpanan, dengan adanya tracer petugas akan lebih mudah mengetahui keberadaan dokumen rekam medis pasien.
BAB IV PENUTUP
4.1.Kesimpulan Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan selama satu bulan mulai tanggal 01 De sember 2014 sampai dengan tanggal 30 Desember 2014 di unit Tempat Penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a.
Secara menyeluruh pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan maupun
rawat inap masih dikatakan belum sesuai dengan standar fasilitas penyimpanan yang ada di teori Budi (2011). Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya ; (b) alat penyimpan berkas rekam medis, bisa menggunakan roll o pack, rak terbuka, dan Filing cabinet ;
(c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam me dis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusuri keberadaan rekam medis. 62
b.
Faktor yang mendukung dalam perencanaan penggunaan tracer (outguide) pada penyimpanan
rekam medis di RSUD Kebumen adalah: tracer atau petunjuk keluar merupakan kebutuhan yang harus ada di dalam tempat penyimpanan rekam medis, terjadinya kesalahan penyimpanan rekam medis (miss filing ), banyaknya rekam medis pasien lama yang tidak ditemukan, memudahkan petugas dalam mencari dokumen rekam medis yang akan dipinjam, rencana perubahan sistem penyimpanan rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi. c.
Faktor – faktor yang menghambat dalam penggunaan tracer (outguide) pada tempat penyimpanan
dokumen rekam medis pasien rawat inap maupun rawat jalan adalah : Sarana dan prasarana yang kurang mendukung, biaya yang be lum disediakan, kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan rekam medis yang belum mengetahui tentang pentingnya penggunaan tracer, belum adanya prosedur tetap penggunaan tracer di RSUD Kebumen. d.
Upaya untuk memecahkan masalah pada perencanaan penggunaan tracer (outguide) pada tempat
penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen adalah : meningkatkan sarana dan prasarana di tempat penyimpanan rekam medis, memperbaiki kinerja petugas, membuat peraturan tentang adanya prosedur tetap penggunaan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis, mengajukan anggaran untuk biaya pembuatan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar dokumen Rekam Medis.
2.4. Saran a)
Pelayanan kesehatan perlu melengkapi diri dengan tempat penyimpanan rekam medis rawat jalan
maupun rawat inap menggunakan tracer (outguide) atau petunjuk keluar untuk pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. b)
Untuk sarana prasarana rekam medis sebaiknya harus ditambahkan dan dilengkapkan lagi.
c)
Sarana pelayanan kesehatan memerlukan peraturan tentang adanya prosedur tetap penggunaan
Tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA Azwar, Azrul. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga, Binarupa Aksara : Jakarta.
Budi Safitri Citra. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis, Quantum Sinergis Media : Yogyakarta.
Direktur RSUD Kebumen. 2008. Buku S etandar Operasional Prosedur Rekam Medis RSUD Kebumen. Kebumen.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2002. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia: Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Balai Pustaka: Jakarta.
Hatta, Gemala. 2008. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Penerbit Universitas Indonesia: Jakarta.
