Penggunaan Microsoft Excel dalam Bisnis
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar
kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribu didistribusikan sikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. OS. [Wikipedia Indonesia]
Inggris: spreadsheet ) adalah tabel informasi informasi Lembar kerja atau lembar sebar (Bahasa Inggris: berbentuk kotak dengan baris dan kolom yang berisi penghitungan-penghitungan yang digunakan untuk melakukan analisa komparatif. [Wikipedia Indonesia]
Microsoft Excel bukanlah suatu hal yang asing di kalangan masyarakat saat ini. Excel telah banyak digunakan untuk berbagai bidang dan keperluan seperti akuntansi, teknik, statistik, dll. Penggunaannya pun begitu meluas baik di masyarakat umum hingga kalangan profesional serta organisasi-organisasi, baik profit maupun non-profit, dll. Hal ini ini tent tentuny unyaa bukan bukanla lah h suat suatu u hal hal yang yang meng mengej ejut utkan kan mengi menging ngat at beta betapa pa pesa pesatn tnya ya perkem perkembang bangan an teknol teknologi ogi yang yang telah telah terjad terjadii hingga hingga saat saat ini. ini. Komput Komputer er telah telah menjad menjadii bagian bagian dari gaya hidup masyarakat, masyarakat, ia menjadi menjadi perangkat perangkat yang bisa dikatakan ”mutlak” ”mutlak” dala dalam m
berb berbag agai ai
bida bidang ng,,
kare karena na
ia
meny menyug uguh uhka kan n
kemu kemuda daha hann-ke kemu muda daha han n
bagi bagi
penggunanya. Dan bila berbicara tentang bisnis, banyak sekali penerapan dalam bisnis yang memerlukan Microsoft Excel sebagai tools dalam pengolahan terhadap data .
Peranan Pengolahan Data dalam Dunia Usaha (Bisnis) Pengolahan data ini menjadi sangat penting dalam bisnis, mengingat peran dan kontribusinya dalam tiga aspek dari bisnis, yaitu: •
Pengambilan Keputusan
Dala Dalam m
penga pengamb mbil ilan an
keput keputus usan an,,
pengo pengola laha han n
data data mamp mampu u
memb member erik ikan an
pertimbangan yang logis berdasarkan fakta (data-data) yang ada. •
Perencanaan
Perencanaan merupakan dasar dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan
bagian operasional dalam suatu perusahaan. Berkenaan dengan rencana yang akan dibuat, perencana yang baik harus mampu memperhitungkan segala kemungkinan yang akan terjadi di masa yang akan datang (" To manage a business well is to manage its future; and to manage the future is to manage the information ", Marion Harper). Untuk keperluan tersebut pengolahan data mempunyai peranan yang sangat besar. Telah banyak metode peramalan peramalan yang telah dikembangkan yang mampu menganalisis data masa lalu untuk memprediksi data yang akan datang sehingga perencanaan yang kita lakukan dapat lebih terarah dan berhasil guna. •
Peluang Bisnis
Perkembangan teknologi yang semakin canggih dewasa ini, mengakibatkan arus inform informasi asi semaki semakin n cepat cepat dan tidak tidak lagi lagi mengen mengenal al batas batas terit teritori orial al sehing sehingga ga ketergantungan waktu dan tempat dapat diperpendek. Perkembangan ini sangat mengun menguntun tungkan gkan terhad terhadap ap keters ketersedi ediaan aan inform informasi asi yang yang lebih lebih akurat. akurat. Dengan Dengan pengolahan data ketersediaan data yang cepat dan akurat dapat dianalisis dan diterjemahkan ke dalam informasi yang lebih bermanfaat sehingga peluang bisnis yang ada dapat dengan cepat diketahui dan ditindak lanjuti.
Microsoft Excel dalam Pengambilan Keputusan Seper Seperti ti yang yang tela telah h diba dibahas has oleh oleh Penu Penuli liss menge mengena naii tiga tiga apek apek bisn bisnis is diat diatas as,, pengolahan data sangat memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan bisnis. Pengolahan Pengolahan data yang tepat, akurat, serta memenuhi tuntutan tuntutan akan efisiensi efisiensi waktu dapat menjadi menjadi kunci keberhasilan keberhasilan di dalam pengambilan pengambilan keputusan keputusan bisnis. bisnis. Kemudian Kemudian hadirlah hadirlah spreadsheet yang Microsoft Excel, sebagai salah satu program program spreadsheet yang sangat populer, dan yang juga ternyata memiliki kemampuan luar biasa dalam pengolahan data. Hal ini tentunya menjawab tuntutan dalam bisnis akan program pengolahan data yang cepat, akurat, dan teliti. Beberapa masalah-masalah yang sering muncul di dalam pengambilan keputusan bisnis, yang dapat diselesaikan dengan penggunaan Excel antaralain:
Penentuan jumlah produksi minimal agar perusahaan tidak merugi
Penentuan jumlah produksi untuk mencapai target laba perusahaan
Penentuan jumlah pemesanan persediaan untuk meminimalkan biaya persediaan
Penentuan kombinasi jumlah produksi untuk menghasilkan laba maksimal
Penilaian apakah suatu proyek investasi layak atau tidak untuk dilaksanakan, dll. Sela Selain in dapat dapat meny menyel eles esai aikan kan berbag berbagai ai perh perhit itun unga gan n yang yang rumi rumit, t, Exce Excell juga juga
memiliki beragam fasilitas yang dapat digunakan untuk mengoptimalisasi penerapannya dalam bisnis yaitu dengan program pembuatan grafik yang juga tersedia di dalamnya. Dengan grafik, data yang ada dapat direpresentasikan secara visual dengan lebih efisien ketimbang dengan sekumpulan angka-angka semata. Contoh penerapan Excel dalam bisnis
:
plastic-molded ded components components yang Suatu perusahaan perusahaan manufaktur manufaktur memproduksi memproduksi plastic-mol digunakan digunakan untuk keyboard komputer, komputer, mesin mesin cuci, automobil, automobil, perangkat perangkat televisi, televisi, dll. Kemudian, Kemudian, dari hasil pengumpulan data, didapati terdapat 6.324 keyboard komputer (yang menggunakan menggunakan plalstic-molded tersebut) tersebut) dengan kerusakan-ker kerusakan-kerusakan usakan (defects) sebagai berikut: Tabel 1.1 Defe Defect ct Black spot Damage Jetting Pin mark Scratches Shot mold Silver streak Sink mark Spray mark Warpage
Freq Freque uenc ncy y 413 1039 258 834 442 275 413 371 292 1987
Selanjutnya, data diatas diolah dengan menggunakan Excel sehingga menghasilkan Tabel 1.2 Tabel 1.2 Defect Warpage Damage Pin mark Scratches Black spot
Frequency 1987 1039 834 442 413
Percentage 31,42% 16,43% 13,19% 6,99% 6,53%
Cumulative Pct. 31,42% 47,85% 61,04% 68,03% 74,56%
Silver streak Sink mark Spray mark Shot mold Jetting
413 371 292 275 258
6,53% 5,87% 4,62% 4,35% 4,08%
81,09% 86,95% 91,57% 95,92% 100,00%
Dan setelah mendapatkan Tabel 1.2, dengan tetap menggunakan Excel, data tersebut diolah menjadi sebuah grafik, dalam hal ini menjadi diagram Pareto.
35% Dengan pengolahan pengolahan data diatas, kemudian decision makers dapat menentukan menentukan dimana dimana perusa perusahaan haan akan akan berkons berkonsent entras rasii pada jangka jangka pendek pendek perusa perusahaa haan n ini dalam dalam perbaikan proses produksinya guna menghasilkan plastic-molded yang lebih baik lagi. Berdasarkan diagram hasil pengolahan Excel, para pembuat keputusan akan dapat dengan mudah menemukan menemukan dimana perusahaan terlebih dahulu berkonsentr berkonsentrasi asi dalam perbaikan prose prosess produks produksi. i. Sepert Sepertii yang yang dapat dapat diliha dilihat, t, kerusa kerusakan kan-ker -kerusa usakan kan berupa berupa warpage, damage, pinmark menduduki pinmark menduduki tiga teratas berdasarkan frekuensi terjadinya kerusakan. Selain Selain contoh contoh diatas diatas,, tentun tentunya, ya, begitu begitu banyak banyak lagi lagi yang yang dapat dapat dilakuk dilakukan an oleh oleh Excel dalam bidang bisnis. Berikut, Penulis akan membahas mengenai pengunaan Excel pada Singapore Airlines, yang menjadi pembahasan dalam Guest Lecture bersama Bpk.
Hans Pola ini serta serta kutipan kutipan artikel mengenai mengenai penggunaan penggunaan Excel dalam dunia dunia bisnis di Indonesia.
Penggunaan Microsoft Excel dalam Singapore Airlines Di dala dalam m Gues Guestt Lect Lectur uree deng dengan an pemb pembic icar araa Bpk. Bpk. Hans Hans Pola ola ini, ini, Penu Penuli liss spreadshee sheett analysi analysiss (SA) dala diperk diperkena enalka lkan n dengan dengan pengguna penggunaan an spread dalam m sala salah h satu satu peru perusa saha haan an mask maskap apai ai pener penerba banga ngan n kelas kelas dunia dunia,, yait yaitu u Singa Singapo pore re Airl Airlin ines es.. Dala Dalam m spreadsheet penjelasan yang disampaikan, Bpk. Hans Pola merujuk pada penggunaan penggunaan spreadsheet analysis dengan dengan progra program m Micros Microsoft oft Excel. Excel. Tentun Tentunya, ya, size atau atau ukuran ukuran perusa perusahaan haan dikesa dikesampi mpingka ngkan n dalam dalam hal ini, ini, karena karena kita kita tahu tahu bahwa bahwa dengan dengan perusa perusahaan haan sebesa sebesar r Singapore Airlines ini, kita dapat menyimpulkan bahwa program Excel saja tidaklah mencuku mencukupi pi akan akan kebutuh kebutuhan an pengola pengolahan han data data dari dari perusa perusahaa haan. n. Akan Akan tetapi tetapi,, Penuli Penuliss sepen sependa dapa patt denga dengan n Bpk. Bpk. Hans Hans Pola Pola,, mesk meskii tela telah h ters tersed edia ia begi begitu tu bany banyak ak prog progra ram m pengolahan data selain Excel, (seperti Ms. Access, SAS, Amos, TSP, Lindos, Eview, Shazam Minitab, Eviews & Lisrel dll) sebagai seorang calon pelaku bisnis masa depan, alangkah baiknya jika kita terlebih dahulu menguasai dan memahami penggunaan Excel. Hal inilah yang menurut Penulis, ingin ditekankan dalam Guest Lecture kali ini, dimana, ”Perusahaan sekaliber Singapore Airlines saja memerlukan Microsoft Excel, apalagi kita” (mengutip dengan perubahan dari perkataan Bpk. Hans Pola). Berikut beberapa penggunaan Excel dalam Singapore Airlines:
Mengetahui Breake Breakeven ven point point , meng mengan anal alis isaa
sisi sisi fina finans nsia iall
atau atau keua keuang ngan an
perusahaan,
Analisa terhadap Route terhadap Route profitability,
Analisa mengenai fuel mengenai fuel calculation,
Penentuan jumlah persediaan atau stok makanan dalam penerbangan. Selain menjelaskan mengenai keempat penggunaan Excel diatas, Bpk. Hans Pola
juga mengadakan sesi tanya-jawab dengan peserta, dari sesi ini, Penulis merangkum beberapa hal yang berkaitan dengan pembahasan spreadsheet pembahasan spreadsheet analysis, analysis, serta dengan mata kuliah Applied Business Computation.
Bpk. Hans Pola menegaskan menegaskan bahwa penggunaan Excel ini dapat diaplikasi diaplikasikan kan hingga level usaha atau bisnis yang terendah, tidak hanya untuk suatu usaha yang memiliki office. office.
Penggunaan Excel ini perlu disosialisasikan ke setiap pelaku bisnis, dalam rangka memajukan bisnis yang dijalani.
size Penggunaan Excel ini disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data dan dan size dari perusahaan atau usaha itu sendiri. Bila dirasa Excel sudah tidak dapat lagi mengatasi data-data yang dimiliki, maka pengguna dapat beralih pada program program lain yang tersedia.
Penggunaan Microsoft Excel dalam Dunia Bisnis di Indonesia
Pigeon Indonesia Atasi Kerumitan dengan Otomatisasi JAKART JAKARTA, A, KCM - Keru Kerumi mita tan n data data meru merupa paka kan n masa masala lah h yang yang banya banyak k dihad dihadap apii perusahaan yang tengah tumbuh dengan cepat. Migrasi sistem pengelolaan data secara manual ke sistem sistem otomatis otomatis menentukan menentukan keberhasila keberhasilan n adaptasi adaptasi terhadap terhadap pertumbuhan pertumbuhan bisnis tersebut. Kegagalan dalam proses transformasi ini tidak hanya berarti kehilangan potensi keuntungan, namun juga berisiko kehilangan pelanggan, atau kerugian akibat besarnya peluang kesalahan data.
PT Pigeon Indonesia Indonesia merupakan salah satu perusahaan perusahaan yang sukses melakukan adaptasi dan menuai manfaat dari sistem sistem otomatisasi otomatisasi yang diimplement diimplementasikan asikannya. nya. Perusahaan Perusahaan yang awalnya hanya dikenal sebagai pembuat dot untuk bayi, kini dapat leluasa tumbuh menjadi perusahaan bertaraf regional dan siap bersaing di pasar global. Perusahaan ini bermula dari joint-venture dari joint-venture antara PT Multielok Cosmetic dari Indonesia dan Pigeon Corp dari Jepang pada 1995. Berlokasi di daerah Serang, Banten, Indonesia, perusahaan ini mengawali produksinya hanya menggunakan satu mesin yang awalnya hanya untuk memproduksi dot bayi untuk pasar lokal. Karena operasi produksinya masih sangat sedikit, perusahaan tidak memiliki kesulitan dalam keuangan dan produksinya dengan hanya menggunakan Microsoft Excel. Dengan kapasitas produksi yang masih kecil-k kecil-keci ecilan lan saat saat itu, itu, PT Pigeon Pigeon Indone Indonesia sia tidak tidak membut membutuhka uhkan n solusi solusi otomat otomatisa isasi si finansial. Di tahun-tahun berikutnya, perusahaan ini tumbuh dengan cepat dan menjadi perusahaan utama untuk pasar regional. Produk yang dihasilkan antara lain botol bayi, peralatan menyusui, training cups, dan pacifier. Beberapa produk tersebut dikirim ke Singapura untuk untuk didist didistrib ribusi usikan kan oleh oleh Pigeon Pigeon Singap Singapura ura ke pasar pasar Asia Asia Pasif Pasifik, ik, tidak tidak termas termasuk uk
Jepang. Kini perusahaan Pigeon Indonesia memiliki karyawan sebanyak 350 orang dan mesin produksi terus berjalan hampir 24 jam 7 hari untuk memenuhi permintaan pasar. Karena operasi produksi terus meningkat baik dalam skala jumlah maupun kerumitannya, Pigeon Indonesia merasa perlu untuk menggunakan sisten terintegrasi untuk mengelola produk produksi si dan keuangan keuangannya nya.. Micros Microsoft oft Excel Excel tidak tidak lagi lagi dapat dapat memenu memenuhi hi kebutuh kebutuhan an tersebut. "Kami "Kami memb membut utuhk uhkan an sist sistem em yang yang lebi lebih h baik baik yang yang dapa dapatt meng mengot otom omat atis isas asii pros proses es pelapor pelaporan an keuanga keuangan n kami kami dan memuda memudahkan hkan kontro kontroll produks produksii kami," kami," kata kata Kandhaga Kandhaga Dharma Dharma Gatha, Gatha, Presid President ent Direct Director, or, PT Pigeon Pigeon Indones Indonesia. ia. Pigeon Pigeon Indone Indonesia sia memil memilih ih untuk untuk mengim mengimple plemen mentas tasika ikan n Axapta, Axapta, yang yang sekara sekarang ng dikenal dikenal sebaga sebagaii Micros Microsoft oft® ® Dynamics™ AX. Aplikasi ini menggantikan proses manual pelaporan keuangan yang sebelumnya hanya menggunakan kertas kerja elektronik di Excel. [dikutip dari: Kompas Cyber Media edisi 1 Juni 2007] Dari artikel diatas, kita dapat melihat penggunaan Excel secara real pada bisnis di Indonesia. Indonesia. Dalam artikel artikel ini, dikatakan dikatakan bahwa PT Pigeon Pigeon Indonesia Indonesia telah menggunakan menggunakan Excel dalam pengolahan data mereka. Meski dalam artikel ini dikatakan bahwa karena kebutuhan terhadap pengolahan data yang tinggi dan size perusahaan kini, PT Pigeon Indonesia akan beralih pada program lain (Microsoft® Dynamics™ AX), tetapi terlepas dari hal itu, tentunya, kita dapat melihat bahwa Excel sungguh dapat diterapkan dan sangat berguna dalam bidang bisnis.
Daftar Referensi
Stati Statisti stics cs for Manage Managers rs Using Using Micros Microsoft oft® ® Excel, Excel, 5th Ed, Levine Levine,, Stephan Stephan,, Krehbiel, Berenson. Pearson Prentice Hall, 2008. http://id.wikipedia.org/ www.kompas.com http://www.tricom.co.id/
