PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PADA TOKO KUE DIAN
Disusun Oleh: Ayu Zahra Humairoh
0903111!1901"
E#a A$rian%i
0903111!1900
&eannisa 'e 'eriam Ke Kenne(y
0903111!190"0
Riri )uni%a
09031"1!190*!
Umi +au,iyyah
0903111!191"0
PRO-RA' .TUDI .I.TE' IN+OR'A.I +AKU/TA. I/'U KO'PUTER UNIER.ITA. .RII&A)A "012
A I PENDAHU/UAN 141
/a%ar ela#an5
Dalam bagian bagian kehidupan kehidupan sosial manusia manusia modern modern tidak akan terlepas dari knowledge. knowledge. Selain itu, dalam sebuah organisasi, organisasi, peran knowledge knowledge yang dimiliki secara secara keselu keseluruh ruhan an dapat dapat mening meningkatk katkan an daya daya saing saing dan efisien efisiensi si kerja kerja dari dari organisasi yang bersangkutan. Dalam era informasi penting untuk disadari bahwa alir aliran an knowledge ke dalam dalam dan ke luar luar organi organisasi sasi berlangsu berlangsung ng sangat sangat cepat. Deng Dengan an
pema pemanfa nfaat atan an
tekn teknol olog ogii
info inform rmasi asi
dan dan
telek telekom omun unik ikasi asi,,
revol revolus usii
penyebaran dan pemanfaatan knowledge bukan knowledge bukan merupakan hal yang aneh. Banyak orga organi nisa sasi si dewa dewasa sa ini ini meng mengad adop opsi si dan dan meng mengim impl plem emen enta tasi sika kan n knowledge management system management system sebagai sarana dalam menunjang menunjang proses-proses proses-proses yang terkait dengan dengan pember pemberday dayaan aan knowledge yang yang mereka mereka miliki. miliki. Sistem Sistem ini juga juga dapat dapat menjadi sarana berbagi pengetahuan ( sharing knowledge) knowledge) antar karyawan agar menjadi perusahaan berwawasan pengetahuan. elalui
kno knowled wledg ge
mana manage geme men nt
akan akan
teriden teridentifi tifikas kasii
penget pengetahu ahuanan-
pengetahuan yang dimiliki sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi. !novasi dalam suatu organisasi dapat diperoleh melalu melaluii kreasi kreasi penget pengetahu ahuan an (knowledge knowledge creating creating " yang yang merupa merupakan kan salah satu dimen imensi si pro proses ses knowledge knowledge management management . Deng Dengan an demik demikia ian n orga organi nisas sasii teru teruss menerus memperbaiki diri (continous (continous improvement " dan menghasilkan inovasi berkelanjutan untuk menghadapi lingkungan yang selalu berubah. #ara meningkatkan pengetahuan itu diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar pegawai, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi knowledge, knowledge, baik lewat forum lewat forum learning maupun coaching clinic. clinic. Dimana usaha usaha ini akan akan mencip menciptaka takan n dan mempert mempertaha ahanka nkan n pening peningkata katan n nilai nilai dari dari inti inti kompetensi organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Salah satu $oko %ue &umahan yang membuka pesananan kue untuk setiap harinya dengan pelanggan tetap dengan jumlah yang lumayan banyak adalah $oko $oko %ue Dian. Dalam pembuatan pesanan, Dian selaku kepala departemen produksi turun tangan langsung dalam pembuatan kue dibantu dengan karyawan-karyawan
A I PENDAHU/UAN 141
/a%ar ela#an5
Dalam bagian bagian kehidupan kehidupan sosial manusia manusia modern modern tidak akan terlepas dari knowledge. knowledge. Selain itu, dalam sebuah organisasi, organisasi, peran knowledge knowledge yang dimiliki secara secara keselu keseluruh ruhan an dapat dapat mening meningkatk katkan an daya daya saing saing dan efisien efisiensi si kerja kerja dari dari organisasi yang bersangkutan. Dalam era informasi penting untuk disadari bahwa alir aliran an knowledge ke dalam dalam dan ke luar luar organi organisasi sasi berlangsu berlangsung ng sangat sangat cepat. Deng Dengan an
pema pemanfa nfaat atan an
tekn teknol olog ogii
info inform rmasi asi
dan dan
telek telekom omun unik ikasi asi,,
revol revolus usii
penyebaran dan pemanfaatan knowledge bukan knowledge bukan merupakan hal yang aneh. Banyak orga organi nisa sasi si dewa dewasa sa ini ini meng mengad adop opsi si dan dan meng mengim impl plem emen enta tasi sika kan n knowledge management system management system sebagai sarana dalam menunjang menunjang proses-proses proses-proses yang terkait dengan dengan pember pemberday dayaan aan knowledge yang yang mereka mereka miliki. miliki. Sistem Sistem ini juga juga dapat dapat menjadi sarana berbagi pengetahuan ( sharing knowledge) knowledge) antar karyawan agar menjadi perusahaan berwawasan pengetahuan. elalui
kno knowled wledg ge
mana manage geme men nt
akan akan
teriden teridentifi tifikas kasii
penget pengetahu ahuanan-
pengetahuan yang dimiliki sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi. !novasi dalam suatu organisasi dapat diperoleh melalu melaluii kreasi kreasi penget pengetahu ahuan an (knowledge knowledge creating creating " yang yang merupa merupakan kan salah satu dimen imensi si pro proses ses knowledge knowledge management management . Deng Dengan an demik demikia ian n orga organi nisas sasii teru teruss menerus memperbaiki diri (continous (continous improvement " dan menghasilkan inovasi berkelanjutan untuk menghadapi lingkungan yang selalu berubah. #ara meningkatkan pengetahuan itu diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar pegawai, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi knowledge, knowledge, baik lewat forum lewat forum learning maupun coaching clinic. clinic. Dimana usaha usaha ini akan akan mencip menciptaka takan n dan mempert mempertaha ahanka nkan n pening peningkata katan n nilai nilai dari dari inti inti kompetensi organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Salah satu $oko %ue &umahan yang membuka pesananan kue untuk setiap harinya dengan pelanggan tetap dengan jumlah yang lumayan banyak adalah $oko $oko %ue Dian. Dalam pembuatan pesanan, Dian selaku kepala departemen produksi turun tangan langsung dalam pembuatan kue dibantu dengan karyawan-karyawan
yang ada pada departemen tersebut. $erlebih lagi bila dalam keadaan pesanan yang banyak Dian tidak bisa menghandle pembuatan kue sendirian dan harus berbagi tugas bersama karyawannya guna memenuhi segala pesanan pelanggan. 'ntuk mengatasi masalah tersebut Dian perlu mendokumentasikan pengetahuan yang ia miliki ke dalam dokumen dokumen resep. al ini sangat dibutuhkan dibutuhkan karena ketika kue yang akan dibuat tidak dibuat secara langsung oleh Dian maka rasa, bentuk, tekstur dan tampilan kue tersebut akan tetap sama seperti yang dibuat oleh Dian guna menjaga loyalitas pelanggan. Dengan adanya dokumentasi resep tersebut, karyawan Dian dapat langsung membuat pesanan kue tersebut tanpa khawatir cita rasa dari kue tersebut akan berubah. 'ntuk mendokumentasikan knowledge yang knowledge yang ada tersebut, $oko %ue Dian ingin ingin menerap menerapkan kan suatu suatu aplika aplikasi si yang yang dapat dapat diguna digunakan kan dalam dalam pengel pengelolaa olaan n knowledge mengen mengenai ai resep resep $oko oko %ue Dian. Dian. )dapu )dapun n tujuan tujuan dari dari penerap penerapan an adalah untuk untuk lebih lebih mening meningkat katkan kan kinerja kinerja dalam dalam knowledge management ini adalah pembuatan pesanan kue pada $oko %ue Dian serta tidak menghilangkan cita rasa yang khas dari %ue yang diproduksi oleh Dian dan karywan-karyaan lain pada depa departe rteme men n prod produk uksi. si. *ene *enera rapa pan n knowledge management diharap diharapkan kan dapat dapat membantu membantu $ok $oko o %ue Dian dalam dalam mendokum mendokumentasik entasikan an knowledge berupa knowledge berupa resep dalam pembuatan kue. Selain itu, itu, dengan adanya adanya penerapan Knowledge penerapan Knowledge ini, ini, setiap knowledge yang yang tersimp tersimpan an dan dimiliki dimiliki oleh oleh Dian selaku kepada kepada departe departemen men produksi dapat teridentifikasi, tersimpan dan terkelola serta s erta dishare dengan baik kepada kepada karyawan karyawan sehingga knowledge knowledge yang ada ada dapat terus terus dikembang dikembangkan kan dan digu diguna naka kan n agar agar sela selalu lu berk berkem emba bang ng.. Deng Dengan an meng menggu guna naka kan n eto etode de String Matching dan )lgoritma )lgoritma Brute +orce, karyawan karyawan dapat dengan dengan mudah mencari knowledge yang knowledge yang didokumentasikan berdasarkan kata kunci yang dimasukkan. ika karyawan dengan mudah mencari Problem mencari Problem Solving Knowledge yang Knowledge yang diinginkan, maka penyelesaian penyelesaian suatu masalah terkait pembuatan kue dapat dengan dengan mudah mudah teratasi sehingga kesalahan berulang dapat dikurangi. Berdas Berdasark arkan an uraian uraian diatas diatas maka maka penulis penulis mengan mengangka gkatt penelit penelitian ian $ugas $ugas )khir dengan judul 6Penera7an Knowledge Management System 8K'. 7a(a To#o Kue Dian4
14"
Tu;uan Peneli%an
$ujuan $ujuan dari penelit penelitian ian ini adalah adalah menera menerapka pkan n Knowledge Management System pada System pada $oko %ue Dian 143
'an$aa% Peneli%ian
anfaat dari penelitian ini adalah . $oko %ue %ue Dian dapat dapat mendok mendokume umenta ntasik sikan an knowledge yang knowledge yang dimiliki dan membagikannya kepada para pegawai. /. Berkur Berkurang angny nyaa kesalahan kesalahan yang yang sering sering berula berulang. ng. 0. 1ebih
mudah
mendapatkan
knowledge
yang ang
diin diingi gink nkan an
pada pada
Document-Based Knowledge. Knowledge. 2. end enduk ukun ung g kerj kerjaa pega pegawa wai. i. 3. %onsistensi
pembuatan
kue
dengan
adanya
Document-Based
Knowledge. Knowledge. 14!
a%asan Peneli%ian
Batasan asalah dari penelitian ini adalah . 4bjek 4bjek pene penelit litian ian adalah adalah $o $oko %ue %ue Dian Dian /. eto etode de *eng *engem emba bang ngan an Knowledge Knowledge Management System menggunakan System menggunakan lan langkah gkah pert pertam amaa samp sampai ai deng engan lan langkah gkah ketu ketuju juh h dari ari !-step knowledge management roadmap, roadmap , )mrit $iwana (555". 0. eto etode de penc pencari arian an know knowle ledg dgee yang yang terd terdok okum umen entas tasii meng menggu guna nakan kan etode String Matching dengan dengan )lgoritma Brute +orce. 2. odel odel S6#! S6#! yang yang akan ditera diterapk pkan an pada pada siste sistem m adalah adalah Sociali"ation# $%ternali"ation, $%ternali"ation, dan &ombination. &ombination. 3. 'acit 'acit Knowledge yang didokumenta didokumentasikan sikan pada sistem adalah Problem Solving Solving Knowledge Knowledge da dan $%plicit Knowledge Knowledge yang didokumentasikan pada sistem adalah Document-Based adalah Document-Based Knowledge. Knowledge.
A II TIN&AUAN PU.TAKA
"41
Pro$il To#o Kue Dian
"414 "4141 1
/a%a /a%arr el ela# a#an an5 5 er( er(ir irin inya ya
*ada *ada tahun tahun /72 /72 di daerah daerah *laju *laju *alemb *alembang ang berdir berdirii sebuah sebuah toko kue bernama $oko $oko %ue Dian, bertempat pada l. %apten )bdullah 1r. Simpang *ipa &$ . / &8. &8. 72 *laju *laju *alemb *alembang. ang. %ue-kue %ue-kue khas khas dari dari toko toko kue ini antara antara lain lain maksubah, lapis almond, lapis keju, lapis legit ori, engkak, lapis kojo, lapis kojo maksub maksuba, a, lapis legit legit serta serta berane beraneka ka ragam kue ulang ulang tahun. tahun.
Seiring Seiring dengan dengan
berkembangnya waktu, semakin banyak variasi kue bolu yang dihasilkan dan juga semakin meningkatnya penjualan. 1ama-kelamaan toko kue ini memiliki ragam kue dan makanan khas palembang lainnya seperti beraneka kue kering, jajanan pasar, nasi kuning khusus, dan juga pempek-pempek. *ada saat awal merintis toko kue ini, banyak produk khas yang tidak terlalu populer seperti kue ulang tahun karakter dengan karakter kartun seperti hello kitty, kitty, doraemon, dll. Dengan Dengan semakin semakin terkenalnya terkenalnya serta permintaan permintaan yang semaki semakin n mening meningkat, kat, deng dengan an
pada pada tahun tahun /73 /73 toko toko kue ini ini memperlu memperluas as
memb membuk ukaa layana layanan n
pesan pesan
pemasar pemasaran an
anta antarr via onli online ne.. Serta Serta mulai mulai mela melaku kuka kan n
penyebaran informasi di media sosial seperti facebook. $oko $oko %ue Dian ini sangat banjir pesanan pada saat menjelang hari-hari besar, seperti hari raya idul fitri dan idul adha. 9amun tidak hanya di hari-hari itu saja, toko kue ini memang sudah banyak pelanggan pada hari-hari biasa dan pada acara-acara acara-acara keluarga. keluarga. 'ntuk pengantaran pesanan sendiri terdapat dua cara. ika loka lokasi si masih masih bera berada da disek disekit itara aran n daera daerah h plaj plaju u palem palemba bang ng maka maka yang yang akan akan mengantarkan pesanan ialah pemilik toko kue dengan mengendarai sepeda motor, jika sudah di luar daerah plaju atau bahkan di luar kota palembang menggunakan jasa pengiriman.
"414" isi (an 'isi
:isi enjadi *erusahaan toko kue yang selalu dapat memberikan kenyamanan; kemudahan bagi pelanggan dalam memenuhi kebutuhan-nya akan rasa dan variasi kue yang berbeda seperti beraneka ragam kue ulang tahun dan bermacam-macam kue khas palembang dan dapat dikonsumsi sehari-hari dan dengan harga yang terjangkau. isi •
Secara terus-menerus menambah jaringan pemasaran dengan berbagai cara, termasuk bekerjasama dengan pihak lain,agar mudah dijangkau oleh pelanggan
•
Secara terus-menerus memperkuat rasa dan variasa yang berbeda dari kue lainnya
•
Secara terus-menerus memperkuat Sumber Daya anusia yang berkualitas yang merupakan ujung tombak dalam
memberikan
kenyamanan; kemudahan bagi pelanggan. "4143
.%ru#%ur Or5anisasi
Direktur $oko Dian #ake < #ockies : +ebriansyah Departemen arketting =uliawati Departemen %euangan Dian *ermata Sari Departemen *roduksi Dian *ermata Sari
"4"
Knowledge
enurut Davenport dan *rusak (555" knowledge bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali dipisahkan dari keduanya. *erbedaan antara data, informasi dan pengetahuan seringkali hanya pada masalah derajat kedalamannya, dimana pengetahuan dipandang sebagai sesuatu yang lebih >mendalam? dibandingkan informasi, apalagi data. !nformasi, sesuai namanya harus melakukan tugasnya, yaitu inform. %ata @informA asalnya berarti memberikan bentuk pada sesuatu, dan informasi ditujukan untuk membentuk
orang yang menerimanya. $epatnya, membentuk cara pandang ( outlook( insight " penerima. adi pihak penerimalah yang menentukan - bukan pengirim pesan apakah pesan yang diterima memang sudah merupakan informasi atau masih berupa data. =aitu dengan menilai apakah pesan yang diterimanya benar-benar membentuk cara pandangnya sebagai penerima pesan. enurut 1iebowit (555" knowledge adalah informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan untuk pemecahan masalah. "43
&enis<&enis Knowledge
enurut 9onaka dan $akeuchi (555", knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu tacit knowledge dan e%plicit knowledge, yang dapat dijabarkan sebagai berikut .
'acit Knowledge 'acit Knowledge adalah knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. $acit knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. *erasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis (rule-of-thumb" ter masuk dalam jenis tacit knowledge.
/.
$%plicit Knowledge $%plicit Knowledge adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan katakata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. 6Cplicit knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi. "4341 Problem Sol!ng Knowledge
enurut uber (55" Problem Solving Knowledge adalah kendaraan utama
untuk
belajar
dalam
organisasi individu dapat
mengembangkan
pemahaman yang lebih baik dari lingkungan mereka dengan mengakuisisi,
mengeksplorasi dan menyelesaikan masalah dan peluang. Problem Solving Knowledge termasuk 'acit Knowledge. "434" Do"#ment$%ased Knowledge
enurut Bhagdev, dkk. (/77E" Document-Based Knowledge adalah knowledge yang diperoleh dari dokumen (baik dari dokumen warisan atau saat dokumen baru dibuat" dalam bentuk anotasi berbasis ontologi. Document-Based Knowledge termasuk $%plicit Knowledge. "4!4
Proses Pen=i7%aan Knowledge
enurut
9onaka dan $akeuchi (555" proses penciptaan knowledge
organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi" antara tacit knowledge dan e%plicit knowledge, melalui perwujudan dari odel S6#! ( sociali"ation e%ternali"ation, combination, dan
internali"ation" menggunakan perangkat
teknologi informasi pada organisasi. •
Sociali"ation Sociali"ation adalah proses transfer tacit knowledge dari seseorang ke orang lain. *roses ini timbul sebagai akibat interaksi antara dua individu atau lebih. #ontoh dari sociali"ation adalah training , rapat, mengobrol, brainstorming , dan lainnya. Bentuk penerapan sociali"ation pada knowledge management system yang akan dikembangkan adalah chat , video*audio conference, forum dan comment system.
•
$%ternali"ation $%ternali"ation adalah proses mendokumentasikan tacit knowledge menjadi bentuk e%plicit knowledge yang mudah dimengerti, terstruktur, dan jelas. #ontoh eCternaliation adalah penyusunan S4*, notulen rapat, prosedur, laporan pelaksanaan pekerjaan, dan sebagainya. Bentuk penerapan proses ini pada knowledge
management system
yang akan dikembangkan di antaranya
mendokumentasikan dokumen yang masih paper-based ke dalam bentuk elektronik atau mendokumentasikan tacit knowledge melalui form ke dalam sistem.
•
&ombination &ombination
adalah
proses
mengkombinasikan
berbagai
e%plicit
knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam knowledge management system. #ontoh penerapan proses ini adalah Business +ntelligence sebagai fungsi penganalisis data secara matematis untuk pengambilan keputusan. •
+nternali"ation Semua knowledge yang telah didokumentasikan pada sistem harus dapat dibaca oleh orang lain. 'ntuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan knowledge. Bentuk penerapan proses ini pada sistem yang akan dikembangkan adalah fitur pencarian knowledge. &''
Knowledge Management
enurut Davidson dan :oss (/770" mengelola knowledge adalah cara organisasi mengelola karyawan mereka, dan berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi. enurut
$iwana (555" knowledge
management adalah pe-ngelolaan knowledge organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima. elalui knowledge management , secara sadar organisasi mengidentifikasikan knowledge
yang
dimiliki dan memanfaatkan-nya untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi. Dengan dukungan knowledge management organisasi juga aktif mengidentifikasikan dan mengakuisisi knowledge berkualitas yang ada di lingkungan eksternal organisasi. "4>4
Proses Knowledge Management
enurut
Becerra-+ernande, Fonale, dan Sabherwal (/772" Proses
Knowledge Management terdiri dari ,
Knowledge &apture Knowledge &apture adalah proses menangkap tacit knowledge yang dipunya oleh orang atau badan organisasi.
,
Knowledge Discovery Knowledge Discovery adalah proses menangkap eCplicit knowledge dari data dan informasi sebelumnya.
.,
Knowledge Sharing Knowledge Sharing adalah proses menyebarkan dan mengkomunikasikan tacit knowledge dan eCplicit knowledge kepada orang lain.
/,
Knowledge 0pplication *roses yang mendukung individu untuk memanfaatkan knowledge yang dimiliki oleh individu lain tanpa benar-benar memperoleh dan belajar knowledge itu. Knowledge Management System
"42
enurut Shi, Gu, dan #hen (/772" knowledge management system adalah cara untuk mencapai tujuan dari knowledge management yang diterapkan oleh organisasi dan kelompok industri dengan menggunakan teknologi informasi. %S mencakup beberapa kondisi hard environment seperti peralatan teknologi informasi, dan serangkaian kondisi soft environment seperti sistem organisasi.
Ins$ras%ru#%ur Knowledge Management
"4
enurut
Becerra-+ernande dan Sabherwal (/77", infrastruktur
knowledge management mencerminkan dasar jangka panjang untuk knowledge management , yaitu . Budaya organisasi /. Struktur 4rganisasi 0. Knowledge 'mum 2. 1ingkungan +isik 3. !nfrastruktur $eknologi !nformasi
"49
Peran=an5an .is%em
"4941
Da%a +lo? Dia5ram
enurut ogiyanto (557" Data 1low Diagram (D+D" sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya telepon, surat dan sebagainya" atau lingkungan
fisik dimana data tersebut disimpan. %ristanto (/770" menyatakan ada beberapa peraturan yang harus diperhatikan dalam penggambaran simbol D+D sehingga dalam penggambarannya tidak terjadi kesalahan, yaitu •
)ntar entitas luar tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi,
•
$idak boleh ada aliran data antara entitas luar dengan data store
•
'ntuk alasan kerapian, entitas luar atau data store boleh digambarkan beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya nomor,
•
Satu aliran boleh mengalirkan beberapa struktur data,
•
Bentuk aliran anak panah boleh variasi,
•
Semua objek harus mempunyai nama,
•
)liran data selalu diawali dan diakhiri dengan proses
•
Semua aliran data harus mempunyai tanda arah 'ntuk D+D, tugas akhir ini akan menggunakanan versi Dearco;
=ourdon. Berikut adalah simbol-simbol yang dimaksudkan untuk mewakili .ym@ol $ksternal $ntity
Ke%eran5an
$ksternal entity, dikenal sebagai internal atau entity eksternal entity sumber tujuan data Process Process, menggambarkan bagian dari sistem di transformasikan input ke output .
Data 1low Data 1low,
menggambarkan data suatu proses ke
proses lain. Data Store Data Store, komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file.
Ta@el "414 Simbol-simbol Data 1low Diagram (D+D"
&''&
Ent!ty *elat!onal D!agram
enurut %adir (/77H" 6ntity &elationship Diagram (6&D" adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem. %omponen-komponen 6ntity &elationship Diagram (6&D" adalah sebagai berikut .im@ol
Ke%eran5an Ent!ty, adalah suatu kumpulan objek atau sasaran
$ntity Set
yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan secara unik. Atr!b#tte, adalah karakteristik dari entitas atau
0ttribut
relationship yang akan menyediakan penjelasan detail entitas relation.
2elationship Set
*elat!ons+!,, adalah hubungan yang terjadi antara
satu entitas atau lebih. L!n- , adalah baris sebagai penghubung antara
3ink
himpunan, relasi dan
himpunan
entitas
dan
atributnya. Ta@el "4"4 Simbol $ntity 2elationship Diagram 4$2D)
"410
.%u(i Pus%a#a
enurut
9air (55H" studi pustaka adalah langkah penting dimana
setelah peneliti menetapkan penelitian, langkah selanjutnya adalah melakukan kajian yang berkaitan dengan teori yang berkaitan dengan topik penelitian.
"411
O@serasi
enurut Supardi (/77I" observasi adalah metode pengumpul data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki. "41"
a?an=ara
enurut Sugiono (/775" wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu. Dengan wawancara, peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterpretasikan situasi dan fenomena yang terjadi, yang mungkin tidak dapat ditemukan melalui observasi. "413
Str!ng Mat"+!ng
String Matching adalah menemukan kecocokan antara pattern string dengan string lainnya atau teks. (String atching, Dictionary of )lgorithms and Data Structures, https;;ClinuC.nist.gov;dads;;$1;stringatching.html, diakses pada 2 4ktober /73". "41!
Al5ori%ma ru%e +or=e
)lgoritma Brute +orce adalah algoritma yang memeriksa semua teks pada antara 7 sampai dengan n-m, apakah pola dimulai darisana atau tidak. %emudian setelah setiap upaya, algoritma itu menggeser tepat satu pola ke kanan (Brute +orce )lgorithm, 6Cact String atching )lgorithms, http;;www-igm.univmlv.fr;JlecroK; string;node0.html, diakses pada 2 4ktober /73" Berikut adalah pseudocode )lgoritma Brute +orce
//input : // //Output : //
An Array[0..n-1] of n characters representing a text and An Array[0..m-1] of m characters representing a pattern The index of the first character in the text that starts a match substring or -1 if the search is unsuccessful
For !- 0 to n " m do # !- 0 While $ ! m and %[$] & T[i'#] do # !- $'1 If $ & m return i Return -1
"41*
asis Da%a
enurut +athansyah (/7/" basis data terdiri atas / kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau bertampung. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan", barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti •
impunan kelompok data (arsip" yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
•
%umpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi" yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
•
%umpulam file;tabel;arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
"41>
PHP
** singkatan dari yperteCt *reprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen $1. ** merupakan open-source software yang disebarkan dan dilisensikan secara gratis serta dapat diunduh secara bebas dari situs resminya (*eranginangin, /77I".
"412
.B/
SL1 adalah kependekan dari Structured 5uery 3anguage. Dalam bahasa !nggris, SL1 biasa dibaca sebagai S6L'61. Bahasa ini merupakan standar yang digunakan untuk mengakses database relasional. ySL1 sebagai database server juga mendukung perintah SL1. Secara khusus, ySL1 juga menambahkan sejumlah fungsi yang membuat perintah SL1 pada ySL1 sangat variatif (%adir, /77H". "41
Web A,,l!"at!on
6eb 0pplication atau aplikasi berbasis web adalah aplikasi perangkat lunak client-server dimana client (atau pengguna interface" menjalankan aplikasi tersebut di web browser . %euntungan dari mengembangkan aplikasi berbasis web adalah pengembang tidak perlu menyesuaikan aplikasi dengan computer atau sistem informasi tertentu (8eb )pplication, )bout $ech, http;;webtrends.about. com;od;webapplications;a;webMapplication.html, diakses pada 2 4ktober /73".
A III 'ETEDO/O-I PENE/ITIAN
341 O@;e# Peneli%ian
4bjek penelitian dalam tugas akhir ini adalah $oko %ue Dian yang beralamat di l. %apten )bdullah 1r. Simpang *ipa &$ . / &8. 72 *laju *alembang 34" Te#ni# Pen5um7ulan Da%a 34"41
&enis Da%a
enis data yang dikumpulkan dalam tugas akhir ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan peneliti secara langsung dari objek yang diteliti, sedangkan data sekunder adalah data yang dikumpulkan melalui dokumen yang berkaitan erat dengan kajian masalah yang diteliti. 34"4"
.um@er Da%a
Data primer diperoleh melalui *emilik dan pegawai pada $oko %ue Dian. Data sekunder diperoleh dari dokumen yang berkaitan dengan penelitian. 34"43
.
'e%o(e Pen5um7ulan Da%a
Studi *ustaka *ada penelitian ini, studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan teori yang berkaitan dengan topic penelitan yang bersumber pada buku, jurnal, halaman web, hasil penelitan, dan sumber lainnya. Setelah itu, dilakukan kajian topic penelitian berdasarkan sumber-sumber teori tersebut.
/.
4bservasi *ada penelitian ini, observasi dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung di $oko %ue Dian.
0.
8awancara 8awancara dilakukan kepada beberapa pegawai yang ada di $oko %ue Dian.
343 'e%o(e Pen5em@an5an .is%em
etode pengembangan %S ini menggunakan langkah pertama sampai dengan langkah ketujuh dari !-step knowledge management roadmap# )mrit $iwana (555". etode ini dibagi menjadi empat fase. 9amun, karena langkah yang digunakan hanya tujuh langkah, maka fase yang digunakan hanya tiga fase.
-am@ar 341 +ase etode $iwana
+ase 1 : Ealuasi In$ras%ru#%ur
+ase pertama meliputi dua langkah, yaitu analisis infrastruktur yang ada dan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis. +ase ini dilakukan dengan mengumpulkan data, mendefinisikan masalah, dan mendokumentasikan hasil penelitian. /an5#ah 1 : Analisis In$ras%ru#%ur yan5 A(a
1angkah pertama, harus memahami variasi komponen yang sesuai dengan % strategy dan kerangka kerja teknologi. Dengan menganalisa dan menghitung apa saja yang ada di perusahaan, kita dapat mengenali kondisi minimal infrastruktur yang ada. Dengan demikian kita dapat memulai membangun dengan apa yang telah ada. %uncinya adalah mana yang bisa menjadi bagian % sistem dan mana yang tidak. /an5#ah " : Kese;a;aran K' (an s%ra%e5i @isnis
Knowledge mendorong adanya strategi dan strategi mendorong %. 1angkah kedua dalam 7-langkah roadmap mengiinkan adanya hubungan diantara dua menaikkan %S ke tingkat strategi bisnis dan menarik strategi ke tingkat desain sistem. +ase " : AnalisisC (esain (an 7en5em@an5an K'.
*roses yang dilakukan pada tahap ini adalah mendesain infrastruktur yang diinginkan oleh calon pengguna sistem, audit terhadap pengetahuan perusahaan untuk mengetahui jenis dan sumber pengetahuan yang dimiliki saat ini dan sejauh mana sistem yang digunakan dalam proses pendokumentasian dan penyebaran pengetahuan kepada seluruh karyawan, merancang tim calon pengguna sistem dan membuat desain sistem yaitu desain interface dari proses bisnis yang akan dibuat. /an5#ah 3 : Desain in$ras%ru#%ur K'
1angkah ketiga adalah memilih komponen infrstruktur untuk menyusun arsitektur %S berdasarkan tujuh layer, yaitu , , ., /, 7,
+nterface 3ayer 0ccess and 0uthentication 3ayer &ollaborative 1iltering and +ntelligence 0pplication 3ayer 'ransport 3ayer
8, Middleware and 3egacy +ntegration 3ayer 9, 2epository 3ayer /an5#ah ! : Au(i% Terha(a7 Ase% Knowledge (an .is%em yan5 A(a
*royek ini bertujuan untuk mengetahui jenis knowledge yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah dan memberi kemudahan bagi perusahaan. $erntunya untuk mendukung terlaksanana proses bisnis dengan baik. /an5#ah * : 'en(esain Tim Knowledge Management
1angkah kelima dalam % roadmap adalah mendesain tim % yang akan mendesain,
membangun,
mengimplementasikan
dan
menempatkan
sesuai
ketentuan dari % perusahaan. 'ntuk mendesain tim yang efektif harus mempertimbangkan kemampuan teknis dan manajerial dari sumberdaya internal maupun eksternal. /an5#ah > : 'em@ua% =e%a# @iru K'.
*ada langkah ini, $im % yang telah dibentuk dalam langkah sebelumnya mendefinisikan cetak biru % yang menyediakan sebuah rencana pembangunan %S secara berkala dan berkembang. /an5#ah 2 : mem@an5un K'.
1angkah ini adalah membangun sebuah system kerja % berbasiskan teknologi dalam bentuk sebuah aplikasi %S.
A I ANA/I.I. .I.TE'
!41 .%u(i /i%era%ur -nowledge Management 8K'
Sebagai bahan pertimbangan dalam penelitian ini penulis mendefinisikan % berdasarkan beberapa sumber yang berhubungan langsung dengan % dengan cara studi literatur, baik dari berbagai penelitian yang telah ada maupun beberapa jurnal yang ada. *enelitian pertama dilakukan oleh . &ikho $ri Saputra yang berjudul @*enerapan Knowledge Management System 4Kms) *ada *$. $elekomunikasi !ndonesia, $B% *lasa &ivai *alembangA pada penelitian ini disebutkan bahwa salah satu pentingnya penerapan % pada perusahaan adalah karena kegiatan perusahaan
yang berhubungan dekat dengan manajement pengetahuan, serta
kemampuan untuk melakukan inovasi dan mengambil keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan semua bergantung pada manajement pengentahuan yang dimiliki. *enelitian kedua dilakukan oleh !hsan Dedy Boy arpaung dengan judul @!mplementasi )lgoritma String atching *ada %amus !stilah-!stilah %edokteran Berbasis )ndroidA dalam penelitian ini algoritma string matching bermanfaat untuk mempermudah pencarian kata dalam kamus mobile yang di pasnag pada perangkat mobile berbasis android. Fottschalk (/773" mendefinisikan sebagain metode untuk meningkatan, menciptakan, menangkap, proses membagi, mendistribusi dan memahami knowledge organisasi. Sedangkan sistem yang mendukung dalam proses siklus pengetahuan tersebut dinamakan knowledge Management System (%S". !4"
Analisis In$ras%ru#%ur )an5 A(a
*ada tahap ini akan dilakukan analisis infrastruktur penyimpanan dan penyebaran ilmu pengetahuan yang ada pada kue Dian. Beberapa ilmu pengetahuan telah disimpan di +acebook toko kue Dian dan beberapa nya lagi masih dimiliki oleh dian itu sendiri atau belum di sharing . Dengan dimanfaatkannya teknologi informasi dapa sangat menunjang berlangsungnya kegiatan sharing ataupun transfer pengetahuan oleh departemen produksi. $ersedianya teknologi sebagai media pendukung tersebut dapat menambah motivasi %aryawan
untuk
melakukan kegiatan
penyebaran
pengetahuan karena para karyawan akan lebih mudah mengakses informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan. Dan diharapkan dapat meningkatan kualitas kinerja para karyawan $oko kue Dian itu sendiri. Strategi % yaitu mendeskripsikan langkah atau cara yang harus dilakukan untuk mengakuisisi, menyimpan, memelihara serta mendistribusikan pengetahuan tersebut agar dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Strategi %nowledge anagement antara lain a. Strategi )kuisisi b. Strategi Distribusi c. Strategi 'tilisasi d. Strategi *enyimpanan dan pemeliharaan *engetahuan tidak hanya terdiri dari penegtahuan eCplicit saja melainkan juga pengetahuan tacit.
A ANA/I.I. DAN DE.AIN K'. *41
Desain In$ras%ru#%ur K'
*ada desain infrastruktur ini kami akan merancang )plikasi %nowledge anagement System berbasis website dengan desain interface yang user friendly dan terintegrasi dengan sistem yang ada. Sistem yang akan dibangun memiliki 2 pilar utama di dalamnya yaitu teknologi, aktivitas, interface, dan
berbagai
komponen. *4"
Au(i% %erha(a7 Ase% Pen5e%ahuan (an sis%em yan5 a(a
Secara 'mum terdapat tiga macam pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan dalam melakukan tugasnya dalam perushaan.
$iga pengetahuan
tersebut adalah a. *engetahuan mengenai Luality anagement, problem and solution b. *engetahuan mengenai arketing, Supply < distribution c. *engetahuan mengenai !nformation $echnology
*4"41 Analisis Permasalahan
*ada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap sistem yang sudah ada meliputi business proses dari sbeuah perushaan serta pengetahuan apa saja yang mengalir didalamnya. )nalisa yang dilakukan bertujuan untuk memahami business proses dan problem domain dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencakup problems, opportunities dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru. *4"4" Pernya%aan masalah (an O77or%uni%ies *4"4"41 Pernya%aan 'asalah
*ada $oko %ue Dian pengelolaan data penegtahuan dikelola oleh pemilik toko sendiri. asing- masing departemen memiliki tanggung jawab terhadap pengetahuan yang dimiliki sehingga pengelolaan data pengetahuan masih secara terpisah dan belum terintegrasi. Berikut adalah masalah yang terdapat pada $oko %ue Dian . *engetahuan toko yang belum terdokumentasi /. Belum terciptanya budaya knowledge sharing antar pemilik pengetahuan dengan karywan.
0. *roses searching knowledge belum terotomatisasi, sehingga masih membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari knowledge yang dibutuhkan. *4"4"4" O,,ort#n!t!es
%elebihan dari sistem yang dikembangkan anatar lain . )danya integrasi seluruh data pengetahuan yang dimiliki perushaan sehingga pengelolaan dan pembagian (sharing" pengetahuan menjadi lebih mudah. /. Dengan dimanfaatkannya database sebagai tempat peyimpanan data pegethauan dapat meminimalisir terjaidnya kehlnagn data pengetahun sehingga lebih aman 0. *roses pencarian data penegtahua menjadi lebih cepat dan mudah ketika sudah terotomatisasi. *4"43 Ham@a%an Proye# *4"4341 usiness ons%rains
Berikut adalah business constrains yang ada . Data pengetahuan yang dapat diakses hanya pengetahun yang diinputkan oleh
karyawan
departemen
*roduksi
sehingga
menghasilkan
pengetahuan yang dapat di sharing kepada %aryawan toko. /. Sistem yang dibangun harus memenuhi technology constrains 0. Sistem yang dibangun akan digunakan oleh seluruh karyawan $oko %ue Dian yang memiliki hak akses.
*4"434" Te=hnolo5y ons%rains
Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem . Knowledge Management System yang akan dibangun akan disesuaikan dengan sistem operasi yang digunakan oleh $oko %ue Dian agar sistem nantinya dapat digunakan dengan mudah dan tidak terbata s.
/. Digunakan database sebagai media penyimpanan data. )dapun dbms yang akan digunakan adalah =SL1. 0. Knowledge Management System ini akan dibangun sebagai aplikasi web dengan menggunakaan bahasa *emrograman **. *4"4! Domain Permasalahan 8Pro@lem Domain
'ntuk dapat melakukan perbaikan dari sistem yang telah berjalan akan dibutuhkan pemahaman yang mendalam terhadap permaslahan-permasalahan yang terdapat pada sistem yang telah berjalan. Berikut ini adalah analisis data, proses, dan interface yang dilakukan terhadap sistem yang telah berjalan a.
Data *ada pembangunan Knowledge Management System (%S" diperlukan
data N data pegawai, pengetahuan, pengalaman, dan semua data yang berkaitan dengan pengawasan pada $oko %ue Dian, antara lain adalah data forum, data masalah dan solusi, data pengalaman pribadi terkait perusahaan, dan S4* yang berlaku. b,
Processes Bisnis proses yang dilakukan untuk membangun Knowledge Management
pada $oko %ue Dian meliputi penyebaran knowledge yang ada ke seluruh %aryawan yang ada.
. *roses capture knowledge Selama ini, belum ada sistem yang dapat menyimpan hasil capture knowledge dengan baik.
$idak
semua
%aryawaan
menyimpan
dan
mendokumentasikan serta menyebarkan pengetahuannya. /.
*roses discovery knowledge *roses pengelolaan pengetahuan yang terdokumentasi masih dilakukan
secara manual karena data pengetahuan masih banyak yang berbentuk paper base
dan softcopy yang disimpan secara personal oleh si pemilik toko. *emilik toko mengalami kesulitan dalam berbagi pengetahuan karena belum adanya sistem yang terintegrasi untuk membantu proses sharing . 4leh kareana itu, sharing knowledge yang dilakukan belum secara menyeluruh didapatkan oleh %aryawaan karena pengetahuan tidak seluruh menyebar kesemua elemen dan informasi knowledge yang kurang berkembang. c,
+nterface Knowledge Management System (%S" yang akan dibangun pada $oko
%ue Dian adalah aplikasi internal perusahaan yang digunakan untuk membantu bidang pengawasan dalam optimalisasi kinerjanya. Sistem ini akan dibangun dengan interface yang user friendly sehingga memudahkan %aryawan dalam menggunakannya.
*4"4* Analisis 'asalah (an Kesem7a%an
Dalam menganalisis permasalahan kita harus memahami terlebih dahulu sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan. Dalam menganalisa permasalahan ini, penulis menggunakan cause effect analysis sehingga dapat ditemukan inti permasalahan yang sesungguhnya, sebagai berikut
Proye# : Penera7an Knowledge Management System Pa(a To#o Dian a#e an( oo#ies Palem
Dibuat 4leh )yu Oahrah umairoh, 6ka )frianti, eanissa
$erakhir Diperbaharui 4leh )
eriam %eneddy, &iri =unita, 'mi +auiyyah
eanissa eriam %eneddy, &iri
$anggal *embuatan aret /7E
$anggal $erakhir Diperbaharui
Analisis .e@a@ (an A#i@a%
Tu;uan<%u;uan Per@ai#an .is%e
'asalah (an Kesem7a%an
. *engetahuan
.e@a@ (an A#i@a%
perusahaan . Data
belum terdokumentasi
Tu;uan .is%em
pengetahuan
belum . Data dapat saling terintegrasi
terintegrasi, data yang ada
tidak
hanya disimpan oleh divisi
divisi yang bersangkutan
bersangkutan /. Belum
dimiliki
ole
/. Data pengetahuan disimpa digunakannya
database
hanya
sebagai
tempat
penyimpanan
menggunakan database yan dapat dikelola oleh system
data
pengetahuan 0. Data
yang
didokumentasikan paper
bersifat
based
sehingga
memungkinkan
kehilangan
data tanpa adanya backup data /. Belum terjadinya budaya . Belum knowledge sharing
yang
tersedianya mendukung
membantu
media . Sistem dapat menjadi medi untuk
knowledge sharing bagi par
proses
karyawan
sehingg
knowledge sharing sehingga
pengetahuan perusahaan dapa
pengetahuan yang dimiliki
lebih merata
belum merata
/. emudahkan para karyawa
/. *roses knowledge sharing belum
menyeluruh
dilakukan
oleh
karyawan
dan
para belum
perusahaan untuk melakuka knowledge sharing agar lebi efektif dan efisien
dilakukan secara efektif dan efisien 0. *roses knowledge terotomatisasi
searching belum
/.
Sistem
pencarian
belum terotomatisasi 0. *engetahuan bersifat
masih
paper
belum
based
tersimpan
didatabase
. $ercapainya akurasi dala pecarian data /. Data yang disimpan tida mudah hilang 0. *roses
data
cepat
pengetahuan dilakukan
dari
manual kertas
dat
pengetahuan menjadi lebi
2. *encarian
secara
pencarian
baik
ataupun
softcopysehingga kurang efisien Ta@el *414 &ause-$ffect 0nalysis : System +mprovement ;b
*4"4>
Analisis Proses isnis
)nalisis proses bisnis ditujukan untuk mengidentifikasi peluang dan kelemahan dai proses bisnis yang ada. asil analisa proses bisnis berguna untuk mengembangkan sistem menjadi lebih efisien sehingga dapat memberikan kemudahan dan keuntungan bagi para penggunanya. Dalam menganalisis proses bisnis dari sistem yang ada akan lebih mudah jika dilakukan dalam bentuk pemodelan sistem. *enulis memanfaatkan D+D dalam pembuatan diagram konteks sistem yang sedang berjalan saat ini, seperti yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Dia5ram Kon%e#s .is%em er;alan
-am@ar *414 Diagram %onteks Ssitem Berjalan *43
'eran=an5 Tim Kno?le(5e 'ana5emen%
$ahap selanjutnya dalam metode ini yaitu merancang tim %, penentuan tim ini dilakukan melalui tahap wawancara dengan pemilik toko dan departemn produksi di $oko %ue Dian yang diperoleh adalah tiga tim %, yaitu . Direktur /. %aryawan
anajer *erusahaan tim yang menjadi sumber pengetahuan yang terdiri dari
para karyawan *roduksi terutama koki utama dan eCpert yang bertugas
untuk menganalisis permasalahan,mencari solusi dan melakukan updating terhadap masalah, solusi serta pengetahuan lain yang terkait. 0. )dmin administrator knowledge Management System $oko %ue Dian, aktor yang bertanggungjawab untuk mengelola akun pengguna, mensortir pengetahuan yang diinputkan oleh karyawan, memantau dan melaporkan kegiatan yang terjadi dalam sistem serta mengembankan sistem. *4!
Analisis Kno?le(5e 'ana5emen%
*4!41
Ke@u%uhan 7erusahaan (an Kno?le(5e 'ana5emen%
Salah satu bagian terpenting dalam menentukan kekuatan bertahan hidup sebuah organisasi adalah pengetahuan 4knowledge), 'ntuk memudahkan pengembangan sumber daya manusia (SD" perusahaan, diperlukan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan knowledge yang dimiliki. *engelolaan yang baik terhadap pengetahuan yang dimiliki perusahaan sangat diperlukan agar dapat melakukan pembelajaran dan mendukung laju proses bisnis, menghasilkan kebijakan-kebijakan baru serta meningkatkan produktivitas
kerja dengan
memberikan inovasi - inovasi baru dari hasil berbagi pengetahuan. *engelolaan pengetahuan, baik itu pengetahuan perusahaan pegawai maupun pengetahuan perusahaan yang bersifat administratif dan manajerial dapat memberikan dampak positif bagi kegiatan operasional perusahaan. *engelolaan pengetahuan pegawai dari luar perusahaan dapat menunjang proses
kesetaraan
pemahaman
pengetahuan
teoritis
pegawai.
Selain
itu
pengelolaan pengetahuan pegawai, khususnya pengetahuan pegawai senior, dapat bermanfaat sebagai masukan bagi pengembangan kemampuan para pegawai baru. Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang jasa, peningkatan kualitas pegawai akan memberikan dampak positif bagi kemajuan perusahaan. 'ntuk itu, perusahaan perlu beradaptasi dengan terus menerus belajar. *embelajaran sebuah perusahaan dapat diawali dengan pengelolaan pengetahuan yang dimilikinya.
*4!4"
Analisis Ke@u%uhan Umum K'. To#o Kue Dian
*engetahuan merupakan informasi yang telah disusun dan dianalisa agar mudah dimengerti dan berguna untuk pemecahan masalah. *engetahuan pegawai adalah kunci utama dalam proses kegiatan kerja di perusahaan. Sedangkan kemajuan perusahaan sangat dipengaruhi oleh pegawai yang berkualitas. 4leh karena itu, pengetahuan perusahaan pegawai merupakan salah satu yang utama untuk dikelola. *erancangan Knowledge Management System (%S" bidang pengawasan $oko %ue Dian dengan fokus pengetahuan perusahaan pegawai diawali dengan melakukan analisis sistem yang berjalan dan kebutuhan umum sistem yang akan dibangun. Berdasarkan hasil observasi, dapat dilihat bahwa terjadi aliran pengetahuan selama proses kegiatan rutin yang dilakukan oleh pegawai. No4
Proses 'o(el
Ke@u%uhan .is%em
en%u#
.EI
. Socialiation
Penera7an Dalam
)plikasi
yang
.is%em memfasilitasi +itur 'pload dan
penyebaran, pemindahan, dan penciptaan $acit
download,
pengetahuan baik dokumen,
maupun
6Cplicit
teks,
dari link, masalah dan
%aryawan perusahaan melalui solusi. interaksi /. 6Cternaliation
dan
langsung. )plikasi
*engalaan
yang
memfasilitasi
dapat
+itur
pembuatan
penciptaan dokumen dari hasil
pengetahuan 6Cpicit karyawan
forum
diskus,
dari luar kegiatan perusahaan.
pembentukan pengetahuan $acit menjadi
6Cplicit
melalui
dialog.
+itur 0. #ombination
pencarian
mengkonversi
yang mudah. +itur %nowledge
pengetahuan 6Cplicit menjadi
directories, upload
)plikasi
yang
pengetahuan 6Cplicit yang baru melalui
sistemasi
pengaplikasian
dan
download
dan dokumen
dalam
pengetahuan bentuk teks, link,
6Cplicit dan informasi
gambar,
maupun
video.
+itur
pencarian dokumen masalah 2. !nternaliation
)plikasi
yang
dan solusi memfasilitasi +itur melihat
pemanfaatan pengetahuan tacit
dokumen
dan 6Cplicit dari karyawan. pengetahuan, fitur =aitu pembelajaran dan akuisisi
melihat
berita
pengetahuan yang disebarkan
knowledge terbaru,
langsung kepada organisasi.
info
pelatihan,
agenda
terbaru,
dan melihat reward karyawan. Ta@el *4" *engelolaan pengetahuan perusahaan
*4!43
.7esi$i#asi #e@u%uhan A7li#asi K'.
)nalisis %S untuk $oko %ue Dian diawali dengan membahas proses pengelolaan pengetahuan yang terjadi di sebuah perusahaan pada umumnya dengan menggunakan model S6#!. asil *embahasan tersebut nantinya akan melandasi pembuatan %S yang sesuai untuk $oko %ue Dian, untuk kemudian mengarahkan kepada pembentukan model aliran pengelolaan pengetahuan %S pada $oko %ue Dian, dari hasil analisis tersebut makan kebutuhan yang harus dipenuhi ada 0 kategori, yaitu kebutuhan umum, kebutuhan fungsional, dan kebutuhan non-fungsional. $ahapan ini merupakan bagian dari tahap membangun %S. *4!4341 Ke@u%uhan +un5sional
Spesifikasi kebutuhan fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan umum sistem. %ebutuhan fungsional %S direpresentasikan oleh sejumlah fitur yang nantinya akan disediakan oleh sistem. !D %S-+7
+!$'& *engelolaan
1)=)9)9 1ogin pengguna
login
D6S%&!*S! 1ayanan prekondisi masuk
ke
dalam
untuk sistem.
1ogin admin, karyawan, dan %S-+7/
*engelolaan data
engelola
pengguna
pengguna
manajer. data 1ayanan yang dikelola oleh admin
terkait
dengan
pengelolaan pengguna sistem yaitu karyawan, manajer, dan %S-+70
%nowledge
admin. *engelolaan $acit 1ayanan
anagement
knowledge
#apture
untuk
yang
digunakan
mengelola
%nowledge
dan
$acit layanan
untuk pengelolaan (create, delete,
edit,
upload,
dan
download" file pengetahuan %S-+72
%nowledge
*engelolaan
yang diinginkan. 1ayanan yang
anagement
6Cplicit
untuk
Discovery
knowledge
knowledge
berfungsi
mengelola dan
6Cplicit layanan
untuk pengelolaan (create, edit,
delete,
upload,
download" file pengetahuan *engelolaan
berupa 6Cplicit knowledge. 1ayanan untuk pengelolaan
agenda
(create, edit, delete" agenda $oko %ue Dian
*engelolaan
1ayanan untuk *engelolaan
pelatihan
(create,
edit,
delete"
file
pelatihan %S-+73
%S-+7I
%nowledge
%nowledge base
karyawan
%ue Dian. 1ayanan yang menyediakan
anagement
file
Sharing
pengetahuan
Search engine
$oko
pengetahuankegiatan
y document
operasional 1ayanan untuk pengelolaan
Search engine
terkait dokumen pribadi 1ayanan untuk pencarian pengetahuan
yang
terkait
dengan keyword yang dicari. Sistem
dapat
melakukan
pencarian. %nowledge yang telah
tersimpan
sesuai
struktur knowledge dengan %S-+7E
&eward
reward
menggunakan keyword. 1ayanan untuk memberi reward yang
kepada
pengguna
melakukan
aktivitas
sharng knowledge terbanyak, berupa input knowledge dan komentar. Ta@el *43 %ebutuhan +ungsional
*4!434" Ke@u%uhan Non<+un5sional
%ebutuhan non-fungsional adalah kebuthan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. 9amun demikian, kebutuhan non-+ungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakh sistem ini akan digunakan pengguna atau tidak. ID %S-9+7
Des#ri7si Sistem dapat melakukan validasi pengguna yang masuk
%S-9+7/
Sistem dapat menampilkan menu sesuai priviledge role
%S-9+70
pengguna yang masuk Sistem dibangun dengan tampilan antar muka yang sederhana Ta@le *4! 9on-+ungsional
*4!4! Prioro%as Ke@u%uhan *4!4!41 'an(a%ory Reuiremnen%
+ungsi N fungsi yang harus ada dalam prototype sistem sebagian besar merupakan kebutuhan fungsional. andatory &eKuiremnent dari sistem ini adalah No4
Proses 'o(el .EI Socialiation
Ke@u%uhan sis%em
)plikasi dapat memfasilitasi penyebarluasan dan pemindahan pengetahuan $acit
ID Ke@u%uhan +un5sional %S-+70 %S-+72 %S-+73 %S-+7I
maupun pengetahuan 6Cplicit /
6Cternaliation
dari antar karyawan perusahaan )plikasi memfasilitasi penciptaan pengetahuan 6Cplicit karyawan dari luar
0
#ombination
kegiatan perusahaan. )plikasi dapat memfasilitasi penyimpanan dan pemilihan pengetahuan 6Cplicit
%S-+70 %S-+72 %S-+73
%S-+70 %S-+72 %S-+73 %S-+7I
karyawan, dan memudahkan karyawan untuk mendapatkan pengetahuan yang terdapat pada karyawan lain di dalam 2
!nternaliation
perusahaan )plikasi dapat memfasilitasi pemanfaatan pengetahuan $acit
%S-+70 %S-+72
dan 6Cplicit dari karyawan. erupakan penyebaran pengetahuan yang sudah
%S-+73 %S-+7I %S-+7E
dirumuskan perusahaan Ta@el *4* andatory &eKuirement
*4!4!4" Desira@el Reuiremnen%
+ungsionalitas %S-+7 dan %S-+7/ tidak termasuk dalam mandatory &eKuiremnent karena keduanya tidak berhubungan langsung dengan pengelolaan pengetahuan, namun merupakan fungsionalitas pendukung sebuah aplikasi terkait dengan personalisasi dan autentikasi pengguna. *4*
Desain Knowledge Management
*ada desain knowledge management ini digunakan perancangan logis yang terdiri dari Data 1low Diagram (D+D" dan $ntity 2elational Diagram (6&D". *4*41
Da%a +lo? Dia5ram
Berikut adalah diagram aliran data pada Knowledge Management System yang dikembangkan. )liran data tersebut digambarkan dalam bentuk Data 1low Diagram, *4*4141 D+D /eel 0
-am@ar *4"4 D+D 1evel 7
)da tiga jenis pengguna yang berhak menggunakan sistem ini, yaitu )dministrator, %aryawan, dan Direktur. ak akses pengguna ini dibentuk berdasarkan Desain $im % yang telah didesain sebelumnya.
D+D /eel 1 .is%em aru
Fambar 3.0 D+D /eel " .u@ Prose Pen5elolaan Pen55una
*ada sistem yang baru ini memiliki 3 proses diantaranya
. *roses pengelolaan sign in
*roses pengelolaan login merupakan proses untuk mengelola data login pengguna, yaitu login admin, pegawai dan pimpinan.
/. *roses pengelolaan data pengguna
*roses pengelolaan data pengguna merupakan proses untuk mengelola data data pengguna, yaitu admin# pegawai dan pimpinan.
0. *roses Knowledge &apture *roses knowledge capture merupakan proses yang mengelola data N data pengetahuan tacit yang di input -kan oleh pegawai dan pimpinan. 2. *roses Knowledge Discovery *roses knowledge discovery merupakan proses yang mengelola data N data pengetahuan e%plicit yang di input -kan oleh pegawai dan pimpinan. 3. *roses Sharing Knowledge *roses sharing knowledge merupakan proses yang mengelola data N data pengetahuan yaitu pengetahuan tacit dan e%plicit serta data lain yang berkaitan untuk di shared ke semua pengguna system.
D.D Leel & S#b Proses Pengelolaan Pengg#na
-am@ar *4!4 D+D 1evel / Sub *rose *engelolaan *engguna
Sub *roses *engelolaan *engguna yang ada di D+D 1evel / ini adalah . *engelolaan Data *engguna
Subproses ini digunakan administrator untuk mengelola seluruh data pengguna sistem. /. *embaruan Data *ribadi Subproses ini digunakan oleh )dministrator, *egawai, dan *egawai )hli untuk memperbarui data pribadi.
D.D Leel & S#b Proses Knowledge /a,t#re
-am@ar *4*4 D+D 1evel / Sub *roses %nowledge #apture
Sub *roses Knowledge &apture yang ada di D+D 1evel / ini adalah , Knowledge &apture
Sub *roses Knowledge &apture berfungsi untuk menangkap 'acit Knowledge berupa Problem Solving Knowledge untuk didokumentasikan pada sistem. /. *emberian %omentar Sub *roses *emberian %omentar berfungsi untuk memberikan komentar kepada 'acit Knowledge yang tersimpan. 0. :erifikasi 'acit Knowledge Sub *roses :erifikasi 'acit Knowledge berfungsi untuk memverifikasi 'acit Knowledge yang dapat masuk ke dalam sistem. D.D Leel & S#b Proses Knowledge D!s"oery
-am@ar *4>4 D+D 1evel / Subproses %nowledge Discovery
Sub *roses Knowledge Discovery yang ada di D+D 1evel / ini adalah
, Knowledge Discovery Sub *roses Knowledge Discovery berfungsi untuk menangkap $%plicit Knowledge berupa Document-Based Knowledge untuk didokumentasikan pada sistem. /. *emberian %omentar Sub *roses *emberian %omentar berfungsi untuk memberikan komentar kepada $%plicit Knowledge yang tersimpan. 0. :erifikasi $%plicit Knowledge Sub *roses :erifikasi $%plicit Knowledge berfungsi untuk memverifikasi $%plicit Knowledge yang dapat masuk ke dalam sistem. *4*4"
En%i%y Rela%ional Dia5ram
-am@ar *42. 6&D
%eterangan 6&D . 6ntity *engguna, yaitu berisi data pengguna sistem beserta hak aksesnya.
/. 6ntity $acit %nowledge, yaitu berisi data tacit knowledge berupa Problem Solving Knowledge 0. 6ntity 6Cplicit %nowledge, yaitu berisi data e%plicit knowledge berupa Document-Based Knowledge. 2. 6ntity %omentar, yaitu berisi data komentar pengguna sistem yang berkaitan dengan data knowledge, baik 'acit Knowledge atau $%plicit Knowledge
*4>
Ran=an5an In%er$a=e Halaman .i5n In
alaman 3og +n adalah tempat autentifikasi pengguna agar dapat masuk sistem. 'ntuk masuk ke sistem, pengguna harus memasukkan kode user dan password yang dipunya. Setelah itu, pengguna akan masuk ke dalam sistem dengan level akses yang dimiliki, yaitu karyawan, direktur, atau admin.
Halaman a5i#an 'asalah F .olusi
alaman ini digunakan untuk membagikan tacit knowledge berupa masalah-solusi kepada seluruh pengguna.
Halaman a5i#an Do#umen
alaman ini digunakan untuk membagikan e%plicit knowledge berupa dokumen berekstensi .pdf kepada semua pengguna.
Halaman ari Pen5e%ahuan
alaman ini digunakan untuk mencari knowledge sesuai kata kunci yang dimasukkan.
Halaman Hasil Pen=arian
alaman ini menampilkan hasil pencarian setelah menerima masukkan kata kunci yang diberikan
BAB VI
KE.I'PU/AN DAN .ARAN
>41 Kesim7ulan
Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, penelitian ini menghasilkan beberapa kesimpulan, yaitu .
*enelitan ini mengasilkan Knowledge Management System yang diterapkan pada $oko %ue Dian.
/.
Knowledge Management System ini dapat mengatasi kesalahan berulang melalui fitur berbagi tacit knowledge berupa Problem Solving Knowledge yang dimiliki oleh karyawan.
0.
Knowledge Management System ini dapat mencari knowledge yang terdapat di dalam e%plicit knowledge berupa Document-Based Knowledge yang dimiliki $oko %ue Dian.
2.
+itur *encarian String Matching dengan )lgoritma Brute +orce pada penelitian ini menghasilkan nilai rata-rata recall sebesar 7,5E dan nilai rata-rata presicion sebesar . 9ilai rata-rata recall dan presicion ini lebih baik dari penelitan berjudul @Sistem $emu %embali !nformasi Dengan etode =ector Space Model A oleh +akhtul )min (/7/" dengan nilai rata-rata recall sebesar 7,5 dan nilai rata-rata presicion sebesar 7,32.
3.
*encarian tacit knowledge berupa Problem Solving Knowledge dan knowledge yang terdapat didalam e%plicit knowledge berupa Document-Based Knowledge yang dimiliki dinas dilakukan melalui etode String Matching dengan )lgoritma Brutre +orce. asil dari pencarian adalah sangat baik dan akurat, namun terbatas
pada kata kunci ( pattern" berupa teks yang dimasukkan. ika terdapat salah penulisan terhadap kata kunci ( pattern", misalnya @angjutanA sedangkan kata kunci yang diinginkan adalah @angkutanA, maka hasil pencarian yang diinginkan, yaitu @angkutanA tidak akan muncul. I.
Knowledge Management System ini dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan melalui kemudahan mendapatkan knowledge terkait. >4" .aran
Saran untuk penelitian selanjutnya berdasarkan penelitian yang dilakukan adalah . *encarian
knowledge menggunakan etode String Matching dapat
mengenali kemiripan pada salah penulisan kata kunci dengan kata kunci yang diinginkan. isalnya kata kunci @anjutanA dapat menghasilkan hasil pencarian dari kata @angkutanA. /. asil pencarian knowledge diurutkan berdasarkan banyaknya knowledge tersebut dilihat dan dikomentari oleh karyawan. 0. %arywan dapat membalas komentar yang ada di halaman knowledge.
