Pencatatan dan pelaporan haji Pencatatan dan Pelaporan salah satu tugas dan fungsi Petugas Haji. Laporan pelaksanaan tugas digunakan sebagai indikator setiap permasalahan yang terjadi dan bahan evaluasi pelaksanaan pada tahun mendatang. MANFAAT LAPORAN 1. Alat pembantu dan pengawasan serta pengendalian kegiatan 2. Dasar dalam mengambil tindakan dan mengatasi permasalahan 3. Bahan laporan kepada pimpinan 4. Bahan informasi kepada pihak- pihak terkait 5. Bahan evaluasi PROSEDUR PENCATATAN DAN PELAPORAN 1. Pencatatan dilakukan oleh Petugas Haji dan 2. melaporkan kepada Ka Sektor 3. Pencatatan dilakukan oleh Ka Sektor dan melaporkan kepada Ka Daker 4. Pencatatan kegiatan Yanum, Bimbingan Ibadah dan Pelayanan Kesehatan diolah oleh Daker dan dilaporkan kepada Ketua PPIH Arab Saudi 5. Hasil Pengolahan pelaksanaan kegiatan dihimpun oleh Pelaksana PPIH Arab Saudi dan dilaporkan kepada Menteri Agama RI PELAPORAN DAN ISI LAPORAN A. TPHI KLOTER 1. Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya 2. Nama Petugas Kloter, Karu dan Karom 3. Waktu Keberangkatan dan Kedatangan Kloter 4. Kondisi pemondokan, jarak dari masjid haram/nabawi dan nama pemilik pondokan 5. Kondisi jamaah selama operasional termasuk armina 6. Permasalahan yang dihadapi PELAPORAN KEDATANGAN DAN KEBERANGKATAN 1. Keadaan jamaah 2. Pelaksanaan bimbingan 3. Pelayanan Maktab/Group 4. Kontrol Petugas Sektor/Daker 5. Musibah /Gangguan 6. Pembayaran Dam 7. Jamaah yang dirujuk ke RSAS/BPHI, Ghaib, dan Wafat 8. Peristiwa lain LAPORAN PELAYANAN MAKTAB DI ARMINA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Waktu berangkat dan kedatangan Angkutan jamaah Kondisi kemah Fasilitas kemah Bimbingan Peribadatan Koordinasi dengan Maktab Pelayanan Konsumsi Keadaan Jamaah Peristiwa lain
PENCATATAN TPIHI KLOTER 1. Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya 2. Jumlah KBIH dan jumlah peserta/jamaahnya 3. Permasalahan yang dihadapi LAPORAN HARIAN TPIHI KLOTER 1. Kloter dan Embarkasinya Tanggal Laporan Harian Materi dan Peserta Bimbingan 2. Volume Pelaksanaan Bimbingan 3. Metode Bimbingan PENCATATAN TKHI KLOTER 1. Jamaah Risti 2. Sanitasi pondokan dan katering 3. Jamaah sakit 4. Pengajuan kebutuhan obat dan alkes 5. Rujukan penderita 6. Kunjungan kloter 7. Penyakit yang menimpa jamaah kloter Membuat surat kematian / COD LAPORAN HARIAN TKHI KLOTER 1. Jumlah jenis penyakit yang diderita jamaah 2. Rujukan penderita ke RSAS atau BPHI 3. Jamaah yang wafat dan sebab kematian 4. Perbekalan obat dan alkes 5. Wabah penyakit 6. Hal-hal lainnya SEKTOR JEDDAH/MADINAH Seksi Penerimaan 1. Menyambut dan mengarahkan jamaah menuju tempat istirahat 2. Memantau Petugas yang membawa barang jamaah Seksi Penempatan 1. Menyiapkan tempat istirahat jamaah 2. Mengantar dan membimbing jamaah beserta barang bawannya ketempat istirahat Seksi Penerangan 1. Menyampaikan berbagai informasi kepada jamaah 2. Melayani / menjawab pertanyaan jamaah Seksi Barang Tercecer 1. Mengurus barang bawaan jamaah yang tercecer 2. Menginventarisir/ mengirim barang tercecer sesuai posisi dan alamat jamaah bersangkutan Seksi Penghubung / Penterjemah 1. Menjadi penghubung / penterjemah antara jamaah dengan instansi di Arab Saudi 2. Mengurus jamaah haji wafat, kehilangan paspor, 3. kehilangan tiket dan lainnya Seksi Katering 1. Mendata kesesuaian jumlah jamaah dengan 2. distribusi katering 3. Mengawasi pendistribusian makan jamaah Seksi Dokumen 1. Menerima dan mengumpulkan paspor jamaah 2. Mengkoordinasi jumlah paspor jamaah dengan seksi pemberangkatan Seksi Pemberangkatan
1. Mengatur pemberangkatan jamaah ke madinah/makkah dan melakukan koordinasi dengan pihak Naqabah di Arab saudi 2. Mendata dan melaporkan jumlah jamaah setiap kloter yang diberangkatkan baik ke madinah maupun ke makkah Seksi Khusus 1. Membimbing jamaah haji wanita 2. Menunjukkan tempat wudhu dan mandi jamaah 3. Membantu menyelesaikanmasalah yang berkaitan dengan jamaah wanita SEKTOR MAKKAH / MADINAH 1. Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatan kloter 2. Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati Laporan Harian : 1. Jumlah jamaah di sektor 2. Jumlah jamaah wafat 3. Berobat di kloter 4. Dirawat/dirujuk di RSAS / BPHI 5. Kembali dari perawatan 6. Sesat jalan 7. Kehilangan barang / uang 8. Melahirkan 9. Pelayanan maktab/majmu’ah 10. Pelaksanaan dam 11. Peribadatan / ziarah 12. Masalah lainnya DAERAH KERJA / DAKER : Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah Laporan Harian : 1. Kedatangan jamaah haji 2. Keberangkatan jamaah haji 3. Kegiatan yanum dan bimbingan ibadah 4. Permasalahan / Kasus jamaah seperti : kehilangan paspor kehilangan barang / uang penempatan jamaah di pemondokan jamaah yang tidak berangkat bersama kloternya karena sakit, sesat dan lainnya Laporan Pelaksanaan Tugas ( dilampiri data pendukung): Rekapitulasi petugas haji yang menyertai jamaah Rekapitulasi Petugas PPIH Penempatan kloter perumahan maktab/ majmu’ah Kasus yang dialami jamaah Hal-hal lainnya Laporan Khusus DAERAH KERJA / DAKER : Pelayanan Kesehatan Laporan Harian : 1. Kunjungan BPHI 2. Rujukan ke RSAS / BPHI 3. Kematian / kelahiran 4. Evakuasi penderita antar daerah kerja
5. 6. 7. 8. 9.
Kejadian Luar Biasa (KLB) Kondisi Menu Katering Keadaan Cuaca Posisi Petugas TKHI Laporan lainnya
Laporan Khusus dan Laporan Pelaksanaan Tugas dilampiri dengan data pendukung
A. System Pencatatan Dan Pelaporan Manual Sistem pencatatan dan pelaporan kesehatan adalah metoda atau cara-cara perencanaan dan pelaksanaaan terhadap semua bentuk catatan dan laporan mengenai kesehatan yang di kerjakan dalam rangka pelayanan kesehatan Jemaah haji mulai dari embarkasi, sampai dengan kembali ke tanah air (debarkasi). Yang dimaksud dengan catatan dalam sistem pencatatan dan pelaporan kesehatan adalah semua bentuk kegiatan tulis menulis yang dipakai dan disimpan oleh instansi atau petugas yang bersangkutan itu sendiri. Sedangkan yang dimaksud dengan pelaporan adalah semua kegiatan tulis menulis yang kemudian dikirimkan kepada instansi atau pejabat yang lebih tinggi sebagai bahan pemberitahuan atau informasi untuk instansi tersebut. Syarat untuk sistem pencatatan dan pelaporan adalah : sederhana bentuk formulirnya, seragam bagi unit yang sejenis, dan jelas maksud setiap item yang ada didalamnya Adapun tujuan dari pencatatan dan pelaporan adalah tersedianya data dan informasi epidemiologi kesehatan haji sebagai
dasar
pengambilan
keputusan
dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi
pelayanan kesehatan haji mulai dari tanah air, selama di perjanan dan di Arab Saudi sampai kembali ke tanah air
Selama mendampingi Jemaah dikloter petugas TKHI melakukan pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan form yang sudah desedikan oleh Kementrian Kesehatan. Pencatatan dan pelaporan pada operasional haji Kloter di Arab Saudi merupakan administrasi pelayanan kesehatan haji Indonesia yang dilaksanakan oleh petugas kloter di seluruh jenjang pelayanan kesehatan selama operasional haji. Kecepatan dan ketepatan waktu dalam pencatatan dan pelaporan tersebut menjadi indikator baik tidaknya sistem pencatatan dan pelaporan dalam penyelenggaraan kesehatan haji pada saat operasional haji tahun itu.
Pencatatan Dan Pelaporan Kloter • Bentuk Komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan maupun visual mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan pelaporan di kloter • Bentuk perwujudan pertanggungjawaban TKHI atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan pelayanan kesehatan di kloter • Pencatatan dan pelaporan pada operasional haji Kloter di Arab Saudi merupakan administrasi pelayanan kesehatan haji Indonesia yang dilaksanakan oleh petugas kloter di seluruh jenjang pelayanan kesehatan selama operasional haji. • Kecepatan dan ketepatan waktu dalam pencatatan dan pelaporan tersebut menjadi indikator baik tidaknya sistem pencatatan dan pelaporan dalam penyelenggaraan kesehatan haji pada saat operasional haji tahun itu. 1. Jenis Pencatatan Dan Pelaporan (R-R) a. R-R kunjungan berobat Pada setiap jemaah yang berobat di kloter, dilakukan pencatatan pada buku kunjungan berobat kloter (buku sudah ada diberikan di tanah air) dan catan ringkan ringkas di Buku Kesehatan Jemaah Haji (BKJH), meliputi : tanggal kunjungan, anamnesis & pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/terapi, dan keterangan lain yang dibutuhkan. Bila jemaah perlu dirujuk, catat indikasi
rujuk, tanggal & jam merujuk, tempat rujukan. Sertakan BKJH pada saat merujuk dan serahkan kepada petugas kesehatan di tempat rujukan. Saat jemaah dipulangkan kembali ke kloter, pastikan pada BKJH tercatat diagnosis di tempat rujukan, terapi, dan rencana tindak lanjut dari dokter di tempat rujukan. Diagnosis penyakit ditulis sesuai dengan ICD-X. Daftar diagnosis penyakit yang mungkin muncul (sesuai ICD-X) dapat dilihat di Buku Saku Kloter. Rekapitulasi kunjungan sakit dituliskan pada form terlampir b. R-R Pengelolaan Obat & Alat Kesehatan di Kloter Setiap kloter akan menerima 1 (satu) tas kloter yang berisi obat dan alat kesehatan. Daftar obat dan alat kesehatan di kloter dapat dilihat di Buku Saku Kloter. Selanjutnya obat dan alat kesehatan itu harus dikelola oleh petugas kloter. Setiap penerimaan, pengeluaran, dan permintaan obat dan alat kesehatan harus tercatat dalam formulir harian yang disediakan untuk itu, dilaporkan setiap hari ke Sub Daker (kesepakatan jam pelaporan akan ditetapkan kemudian). Formulir dapat diperoleh di Daker/Sub Daker c. R-R Persedian Obat Kloter Selama masa operasional Petugas Kloter akan mendapat tas yang telah dilengkapi obat dan dapat mengajukan permintaan obat kektor/BPHI, yang kesemuanya dicatat dalam buku persediaan. Menjelang kepulangan Petugas kloter harus mengembalikan tas obat dilengkapi dengan laporan sisa obat. d. R-R pada Buku Laporan Pelaksanaan Tugas TKHI Sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas TKHI, maka setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh TKHI dicatat dan dilaporkan dalam Buku Laporan Pelaksanaan Tugas TKHI. Selain sebagai bentuk pertanggungjawaban, kegiatan yang dicatat di dalam buku ini juga dapat dijadikan sebagai informasi bagi kepentingan program
kesehatan haji selanjutnya. e. Formulir rujukan Petugas Kloter dapat meminta formulir rujukan di Sektor/BPHI, dan digunakan apabila akan merujuk jemaah baik ke sektor, BPHI maupun langsung Rumah Sakit Saudi. Apabila kloter langsung merujuk ke Rumah Sakit Saudi harus melapor ke Sansur BPHI untuk dilakukan pemantauan selanjutnya. Dan apabila dianggap tidak mampu melaksanakan wukuf tanpa
bantuan
petugas
kesehatan. Petugas kloter membuat usulan safari wukuf dicatat pada formulir yang diperuntukkan untuk itu (dapat diperoleh di BPHI Sektor) dan diserahkan kepada petugas kesehatan di BPHI/ Sektor. Kriteria penyakit/kondisi kesehatan “jemaah Safari Wukuf” ditentukan oleh f. Rormulir COD (Certifikat Of Death)
dan Outopsi Verbal (OV)
Bila ada jemaah haji yang meninggal dunia di luar tempat pelayanan dokter kloter yang membuat keterangan kematian dengan menggunakan formulir COD dan mengisi OV. Apabila di tempat pelayanan kesehatan maka dokter sektor yang akan membuatkan COD dan AV. COD yang diisi dengan lengkap dan benar, lembar pertama diberikan kepada keluarga/karom/karu yang akan digunakan untuk klaim asuransi. g. Buku Laporan TKHI Kloter Buku laporan penerbangan yang merupakan manifes harus diisi oleh Petugas Kloter ditandatangai dan apabila sudah sampai di Arab saudi pada saat melapor di BPHI harus ditanda tangai oleh Kepala BPHI h. Buku Panduan ICD IX
Adalah buku panduan yang berisi code penyakit, Dokter harus menuliskan penyakit disertai dengan code ICD IX pada hasil pemeriksanaan. i. Buku Resep Seperti buka resep pada umumnya pada saat operasional pelayanan jemaah haji juga dokter pada saat selesai melakukan pemeriksaan apabila memberikan resep harus menggunakan buku resep yang sudah disediakan dan menuliskan kode resep. Kode resep nantinya akan dientry pada menu yang aplikasinya sudah ada di smartphone. a. -R Penyakit Jemaah pada buku kesehatan haji Pada setiap jemaah yang berobat di kloter, dilakukan pencatatan ringkas di Buku Kesehatan Jemaah Haji (BKJH), meliputi : tanggal kunjungan, anamnesis & pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/terapi, dan keterangan lain yang dibutuhkan. Bila jemaah perlu dirujuk, catat indikasi rujuk, tanggal & jam merujuk, tempat rujukan. Sertakan BKJH pada saat merujuk dan serahkan kepada petugas kesehatan di tempat rujukan. 2. Alur Pelaporan
Alur pelaporan merupakan suatu proses penyampaian / pengiriman data pelayanan dan kegiatan petugas selama operasional secara berjenjang a. Waktu yang digunakan adalah waktu Arab Saudi b. Petugas kloter diwajibkan mengentry data pelayanan kesehatan dan visitasi secara online, dan batas upload visitasi pukul 13.00 WAS, untuk pelayanan berikutnya tetap terus dientry dan upload system akan menyimpan semua data yang telah dientry c. Data yang telah dientry dapat dilihat dan dibaca oleh petugas siskohatkes penyelenggara program kesehatan haji. d. Karena bersifat realtime, dan semua menggunakan system akan terlihat petugas kloter yang telah tiba di Saudi melakukan pelayanan atau tidak, oleh karena itu setiap petugas kloter yang telah tiba di arab saudi harus segera melakukan sinkronisasi data maksudnya mencocokan data manifes jamaah dan data yang ada dalam system (smartphon) serta lokasi dimana kloter berada ( Ketika di Jeddah, di Madinah, di Makkah, di Arofah, di Muzdalifah dan di Mina) dan rekonsiliasi data maksudnya
koreksi terhadap jumlah data pelayanan e. Semua data entry pelayanan selama operasional di Arab Saudi setiap hari oleh petugas sansur akan melakukan clean data yang kemudian akan dianalisis dan dilaporkan kepada Kepala Seksi Kesehatan kemudian teruskan kepada Ka.Daker, Askorbid Sansur/Kabid Kesehatan Arab Saudi dan Sekretariat Opreasional Haji di Jakasrta dalam betuk laporan harian pelayanan kesehatan paling lambat pukul 17.00 WAS f. Sekretariat Operasional haji kemudian akan melaporkan hasil pelayanan kesehatan selama di arab saudi kepada Menteri Kesehatan setiap hari, wib. B. Pencatatan Dan Pelaporan Elektronik Pencatan dan pelaporan elektronik merupakan pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan teknologi berupa system berbasis web, Petugas Kesehatan kloter (Dokter dan Perawat) dibekali 1 (satu) perangkat smartphone yang didalamnya sudah tersedia data jemaah sesuai dengan kloter dan embarkasi. Menu entry data , dan system terhubung langsung ke server SISTEM KOMPUTERISASI
HAJI
TERPADU BIDANG KESEHATAN ( SISKOHATKES) di Jakarta, Petugas Kesehatan Kloter (dokter dan perawat) harus mampu mengentry data kegiatan pelayanan kesehatan jemaah. Untuk visitasi petugas kesehatan melaporkan dengan cara mengupload foto visitasi jemaah. Kegiatan pencatatan dan pelaporan entry data dapat diklakukan secara of line. Referemsi : Pusdiklat aparatur dan pusat kesehatan haji kemenkes RI. 2014. Modul pelatihan tim kesehatan haji indonesia. Jakarta : kemenkes RI
