PELAPORAN OBAT NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA DI RUMAH SAKIT A. Pelaporan Narkotika Rumah Sakit berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan obat Narkotika tiap bulannya. Dalam laporan tersebut diuraikan mengenai pembelian/pemasukan dan penjualan/pengeluaran narkotika yang ada dalam tanggung jawabnya, dan ditandatangani oleh penanggung jawab instalasi farmasi/apotek rumah sakit. Laporan tersebut ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan : 1. Dinas Kesehatan Provinsi setempat 2. Kepala Balai POM setempat 3. Penanggung jawab narkotika di Rumah Sakit 4. Arsip Laporan penggunaan narkotika tersebut terdiri dari: 1. Laporan pemakaian bahan baku narkotika. 2. Laporan penggunaan sediaan jadi narkotika. 3. Laporan khusus penggunaan morfin dan petidin. B. Pelaporan Psikotropika Suatu laporan yang dibuat Rumah Sakit untuk mencatat pembelian/pemasukan dan penjualan/pengeluaran obat Psikotropika berdasarkan pelayanan resep dokter setiap bulannya yang ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kesehatan Kota dengan tembusan:\ 1. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi 2. Kepala Balai POM 3. Arsip yg di tanda tangani oleh Apoteker penanggung jawab di sertai nama terang, SIK, dan cap Rumah Sakit/Apotek. Pelaporan psikotropika dibuat satu bulan sekali tetapi dilaporkan satu tahun sekali (awal Januari sampai Desember).
PELAPORAN PASIEN RAWAT JALAN, RAWAT INAP, ASKES Tata cara atau prosedur penerimaan dan perawatan pasien di puskesmas untuk tiap-tiap puskesmas berbeda-beda. Pencatatan dan pengumpulan data di puskesmas dan bidan praktik swasta tercatatat dalam beberapa formulir dan buku-buku rekam medis. Sistem pengumpulan data rekam medis pada tingkat Puskesmas pada dasarnya sama dengan rekam medik Rumah Sakit dengan tahapan sebagai berikut : 1. Penerimaan pasien Pada tahap ini pasien mendaftarakan diri sesuai dengan permasalahan kesehatan yang terjadi pada dirinya, selanjutnya akan didistribusikan sesuai dengan pelayanan kesehatan yang ada di Puskesmas 2. Pencatatan Setiap unit pelaksana pelayanan kesehatan yang ada di Puskesmas (Poliklinik) akan mendokumentasikan semua hasil anamnesis, pemeriksaan dan pengobatan yang telah dilakukan pada semua pasien. 3. Pengolahan Data yang telah didokumentasikan akan 1. Coding Membuat kode atas setiap diagnosis penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang ada, berdasarkan pengelompokan penyakit yang dituangkan dalam bentuk kode. 2. Indexing Pembuatan indeks, diantaranya indeks rawat jalan, inap, penyakit. Semua ini dipersiapkan untuk membuat laporan statistik Rumah Sakit 3. Penyimpanan Setiap hasil pemeriksaan dan pengumpulan data yang sudah di dokumentasikan akan di simpan sesuai dengan kebijakan puskesmas tersebut. Puskesmas biasanya membuat pelaporan dan pencatatan bulanan untuk dikirimkan ke tingkat yang lebih tinggi dinas kesehatan kabupaten. Beberapa contoh sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas yaitu: 1. F1. Laporan KIA 2. F1. Laporan KB 3. KIV, pencatatan akseptor baru 4. Laporaan jumlah kunjungan 5. Laporan jenis penyakit pada bulan laporan beradasarkan jumlah kunjungan 6. Laporan PWS KIA 7. Laporan pemberian Vit.A
8. 9.
Laporan kegiatan kematian posyandu Laporan kelahiran dan kematian
Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Keuangan Pelayanan Farmasi merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, pen yiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua ke giatan pelayanan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan . Tujuan : 1. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi 2. Tersedianya informasi yang akurat 3. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan 4. Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan 5. Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif. Proses pendataan dan pelaporan dapat dilakukan secara : 1. Tulis tangan, mesin tik 2. Otomatisasi dengan menggunakan komputer soft ware
