PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK TENGAH D IN AS K ES EH AT AN
UPTD PUSKESMAS UBUNG Alamat :Jln. Raya Ubung Kecamatan Jonggat Loteng Kode Pos 83561 Email :
[email protected]
PEDOMAN REGULASI UPTD PUSKESMAS UBUNG
I.
PENDAHULUAN
Merujuk pada Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomer 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomer 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Peraktik Mandiri Dokter dan Tempat Peraktik Mandiri Dokter Gigi dan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128 tahun 2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat, Untuk dapat memenuhi hal tersebut maka di perlukan Tata kelola Puskesmas yang baik. Tata kelola Puskesmas yang baik adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen Puskesmas yang berdasarkan berdasarkan prinsip-prinsip prinsip-prinsip tranparansi, tranparansi, akuntabilitas, independensi dan responsibilitas, kesetaraan
dan kewajaran. Tata kelola pelayanan yang baik adalah penerapan fungsi manajemen pelayanan puskesmas yang meliputi kuratif, preventif, promotif dan rehabilitatif. Untuk mewujudkan tata kelola puskesmas dan Pelayanan yang baik, Puskesmas menyediakan regulasi (norma), standar-standar, prosedur
dan
harus
kriteria (patokan/parameter)
yang dijalankan secara konsisten, karena regulasi sebagai sumber hukum formil berupa peraturan tertulis akan mengikat secara umum segenap unsur yang ada di puskesmas Regulasi menjadi salah satu penentu perkembangan puskesmas yang kini menghadapi berbagai tantangan.Mulai dari tuntutan masyarakat atas peningkatan kualitas pelayanan, perkembangan ilmu dan teknologi kedokteran serta kondisi sosial politik dan ekonomi masyarakat.
Penyiapan dokumen sebagai regulasi merupakan hal pokok di puskesmas puskesmas karena
merupakan merupakan
acuan dalam pelaksanaan pelayanan puskesmas. Dalam Pedoman Regulasi ini dijelaskan dokumen yang harus dibuat oleh puskesmas, dengan disertai penjelasan penyusunannya sehingga memudahkan puskesmas dalam menyusun dokumen regulasi puskesmas. Untuk persamaan persepsi
dalam
penyusunan dokumen dokumen
dapat
terjadinya terjad inya
Puskesmas, Puskesmas, maka disusunlah disusunlah Pedoman Pedoman
Regulasi UPTD Puskesmas Ubung. II.
TUJUAN
1.Tersedianya panduan bagi Puskesmas dalam penyusunan dokumen yang berbentuk regulasi Puskesmas. 2. Membantu menyiapkan dokumen yang merupakan bagian yang cukup penting di puskesmas puskesmas dalam dalam mencap mencapai ai 3.Menjadi kerangka hukum dan manajerial yang menjadi acuan bagi puskesmas tujuannya
1
III.
JENIS - JENIS REGULASI
Jenis-jenis regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas ubung A. Peraturan
Peraturan adalah aturan yang mengatur agar tata kelola Puskesmas terselenggara dengan baik, Merupakan produk internal yang memiliki kekuatan hukum dan mengika mengikatt seluruh komponen Puskesmas. Puskesmas. Peraturan merupakan jenjang tertinggi terting gi konstitusi konstit usi (Peraturan dasar) yang disusun dan ditetapkan oleh Kepala Puskesmas dan mengatur tentang visi, misi, tujuan Puskesmas, Peraturan di UPTD Puskesmas Ubung ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala
Puskesmas. B. Surat Keputusan
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau
kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran penjabaran dari peraturan peraturan perundang-undang perundang-undangan, an, yaitu kebijakan dalam rangka
ketatalaksanaan,
penyelenggaraan
tugas
umum dan
pembangunan, pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis,
penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggara anggaran, n, pendeleg pendelegasia asian n kewenang kewenangan an yang bersifat tetap. C. Kebijakan
Kebijakan Puskesmas adalah penetapan Kepala Puskesmas pada tatanan strategis atau bersifat
garis besar yang mengikat mengikat .Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan tersebut perlu disusun pedoman/panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. Kebijakan ditetapkan dengan surat keputusan Kepala Puskesmas. Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal
pasal di dalam
peraturan/keputusan peraturan/keputusan tersebut, atau merupakan merupakan lampiran dari peratura peraturan/ke n/keputu putusan san.. D. Pedoman/ Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dilakukan , dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan melaksanakan kegiatan Sedangkan panduan adalah adalah merupakan merupakan petunjuk dalam melakuk melakukan an kegiatan. Pedoman Pedoman mengatur mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi meliputi 1 (satu) kegiatan. kegiata n. Agar pedoman/pan pedoma n/panduan duan dapat dimplemen di mplementasika tasikan n dengan baik dan benar, diperlukan diperlukan pengatura pengaturan n melalui SOP. E. Prosedur /Standar Oprasional Prosedur
Prosedur suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan pekerjaan dengan urutan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan. Prosedur menggambarkan
Flowchartt dan workflow suatu aktifitas yang mengalir dalam satu organisasi. Di level inilah Flowchar dikelompokkan. Prosedur di Puskesmas Terara dibuat dalam bentuk naratif
proses yang
tertulis panjang lebar beberapa halaman sehingga tidak se praktis praktis Flow Flowcha chart rt dan workflow. workflow. F. Instruksi kerja
Instruksi Kerja adalah salah satu salah satu dokumen yang berisi tentang instruksi-instru instruksi- instruksi ksi yang harus dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi. Kalimat-kalimatnya lebih bersifat
2
instruktif, bukan narasi. Instruksi kerja berupa penjelasan pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang pada umumnya lakukan oleh satu jabatan/posisi. Contoh Instruksi Kerja adalah instruksi menghidupkan mesin, memadamkan api kebakaran, cara membuka paket, dan lain-lain. G. Catatan Mutu
Catatan mutu adalah bukti dari proses kerja yang sudah dilakukan/dikerjakan, bukti ini dapat ditulis dalam sebuah form sesuai prosesnya masing-masing. Catatan mutu pada prinsipnya juga merupakan suatu dokumen yang dibuat dalam dalam format form, dengan nomor dokumen sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. IV.
TINGKAT REGULASI
Tingkatan regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung : Tabel 4.1 Regulasi Level
V.
Regulasi
1
Peraturan
2
Surat Keputusan
3
Kebijakan
4
Pedoman / Panduan
5
Prosedur
6
Instruksi Kerja
7
Catatan Mutu
PENERBITAN DAN PENGESAHAN REGULASI
Tingkatan regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung. Tabel 5.1Penerbitan & Pengesahan Regulasi Jenis Dokumen Level Disiapkan
Diperiksa Oleh
Di Paraf
Disahkan Oleh
Peraturan
1
Tim Pokja 1
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
Surat Keputusan
2
Tim Pokja 1
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
Kebijakan
3
Tim Pokja 1
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
Pedoman / Panduan
4
Tim Pokja 1,II & III
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
Prosedur
5
Tim Pokja 1,II & III
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
Instruksi Kerja
6
Tim Pokja 1,II & III
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
7
Tim Pokja 1,II & III
Ketua Pokja
Kepala Tata Usaha
Kepala Puskesmas
Catatan Mutu
3
VI.
PENOMORAN REGULASI a. Rumus penomoran : 00/ KKK/ JJJ/ PKM-UBG/ MMMM/ YYYY
00
= Nomor Urut Dokumen
KKK
= Kode Dokumen
JJJ
= Jenis Dokumen
PKM-UBG
= Singkatan Puskesmas Ubung
MMMM
= Bulan pembuatan/ penerbitan regulasi
YYYY
= Tahun pembuatan/ penerbitan regulasi
b. Istilah baku untuk No. urut Dokumen = 00
Contohnya adalah : 01,02,03,04,05,06,07,… dstnya.
c.
Istilah baku untuk Kode Dokumen = KKK, jenisnya adalah :
Tabel 6.1 Kode Dokumen KODE
KLASIFIKASI
A
ADMINISTRASI
1
Umum / TU
2
Kepegawaian
3
Data dan Sistem Informasi Kesehatan ( SP2TP )
4
Keuangan
5
Rumah Tangga/ Aset
6
Lain-lain
B
PELAYANAN ( UKP)
1
IGD
2
Rawat Inap
3
POLI Umum
4
POLI Anak
5
POLI Gigi
6
POLI KIA
7
Klinik Sanitasi
8
Laboratorium
9
Apotek
4
10
Lain-Lain
C
PROGRAM / UKM ESSENSIAL
1
KIA & KB
2
GIZI
3
Kesehatan Lingkungan
4
Promkes
5
Pengendalian Penyakit ( P2P) ISPA,DIARE,TB Paru,Malaria,DBD,Imunisasi,PTM,HIV AIDS, surveilens, kusta
6
PERKESMAS
7
UKS
D
PROGRAM / UKM PENGEMBANGAN
1
Kesehatan dan Keselamatan Kerja ( K3 )
2
KESGIMUL
3
Kesehatan tradisional
4
KESPRO
5
Kesehatan Jiwa
6
Kesehatan Mata
7
Lansia
8
Kesehatan Haji
d. Istilah baku untuk Jenis Dokumen = JJJ, jenisnya adalah :
PER
= Peraturan
SK
= Surat Keputusan
KBJ
= Kebijakan
KA
= Kerangka Acuan
PM
= Pedoman Mutu
SOP
= Standar Operasional Prosedur
DE
= Dokumen Exsternal
DI
= Dokumen Internal
DT
= Data Tilik
5
VII.
STO
= Struktur Organisasi
RJK
= Rujukan
INK
= Instruksi Kerja
MM
= Manual Mutu
PM
= Pedoman Mutu
AI
= Audit Internal
ST
= Surat Tugas
VSM
= Visum At Repertum
SKL
= Surat Keluar
SM
= Surat Masuk
SKS
= Surat Keterangan Sehat
SKI
= Surat Keterangan Istirahat
TATA NASKAH
Tata Naskah Regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung adalah sebagai berikut :
1. Peraturan Bentuk dan susunan naskah Peraturan di UPTD Puskesmas Ubungadalah sebagai berikut : A. Kepala a) Kop naskah peraturan terdiri atasnamaPemerintah Kabupaten Lombok Tengah dan nama FKTP yaitu UPTD Puskesmas Ubung, disertakan gambar logo Pemda Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan logo Puskesmas di sebelah kanan atas. b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan huruf kapital. c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf capital di bawah peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan.
Penomoran Naskah Peraturan Kepala Puskesmas : 01/A.1/PER / PKM-UBG / IV / 2017
Tahun penerbitan dokumen Bulan penerbitan dokumen Singkatan FKTP Singkatan jenis regulasi Singkatan kode regulasi Nomor urut penerbitan dokumen berdasarkan jenis Gambar 7.1 Penomeran Peraturan
6
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan hurufkapital. e) Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital. f)
Ucapan Syukur Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital di bawah judul
B. Pembukaan
a) Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital. b) Konsiderans
Konsiderans Menimbang , memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran
yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan
diletakkan di bagian kiri; Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangundangan
yang
memerintahkan pembuatan
peraturan
tersebut.
Peraturan
perundang- undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata Menimbang.
c) Diktum
Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin.
Diktum Menetapkan dicantumkan
setelah
kata Memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat , huruf awal kata. Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;
nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) , seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
C. Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst b) Dicantumkan saat berlakunya
peraturan,
perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya,dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halamanterakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.
D. Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat tangan penetapan peraturan,
penanda
pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan
7
tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat
yang menandatangani di tuliskan nama tanpa gelar. E. Penandatanganan.
Penandatanganan
Peraturan
Kepala
UPTD
Puskesmas
Ubungditandatangani
olehKepalaUPTD Puskesmas Ubung dan keabsahan salinan dilakukan oleh Bagian Tata Usaha.
2. Surat Keputusan Bentuk dan susunan naskah Surat Keputusan Kepala Puskesmas adalah sebagai berikut : A. Kepala a) Kop naskah Surat Keputusan terdiri atasnamaPemerintah Kabupaten Lombok
Tengah dan nama FKTP yaitu UPTD Puskesmas Ubung, disertakan gambar logo Pemda Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan logo Puskesmas di
sebelah kanan atas. b) Kata Surat
keputusan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah
margin dengan huruf kapital. c) Nomor surat keputusan ditulis dengan huruf Kapital di bawah surat keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan.
Penomoran Surat KeputusanKepala Puskesmas : 01/A.1/ SK/ PKM-UBG /IV / 2017
Tahun penerbitan dokumen Bulan penerbitan dokumen Singkatan FKTP Singkatan jenis regulasi Singkatan kode regulasi Nomor urut penerbitan dokumen berdasarkan jenis Gambar 7.2 Penomeran Surat Keputusan
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital. e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital. Ucapan Syukur Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital di bawah judul. B. Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah
8
dengan huruf kapital. b) Konsiderans 1. Konsiderans Menimbang , memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan, tanda baca titik
dua, dan diletakkan di bagian kiri.
2. Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan
yang
memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
3. Diktum a.
Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf capital di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin.
b. Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat , huruf awal kata c. Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. C. Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : Kesatu : dst b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada
halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan. D. Kaki
Kaki Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi Surat Keputusan yang memuat penanda
tangan
penetapan
Surat Keputusan, pengundangan Surat Keputusan yang
terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan
nama lengkap pejabat yangmenandatangani di tuliskan tanpa gelar E. Penandatanganan. F. Penulisan Surat Keputusan Dengan Tata Dokumen Sebagai Berikut :
Ukuran kertas
: A4 ( 8.5 x 14 )
Perataan batas kiri kertas
: 3 cm
Perataan batas kanan kertas
: 2 cm
Perataan batas bawah kertas
: 5.5 cm
Perataan batas atas kertas
: 3 cm
Jenis huruf
: Times New Roman
Ukuran huruf
: 11
Warna huruf
: Hitam
Ukuran Huruf Judul
: 14
Ukuran Huruf kata SOP
: 16
Garis spasi
: 1.5 spasi
9
3. Kebijakan Bentuk dan susunan naskah Kebijakan di UPTD Puskesmas Ubungadalah sebagai berikut : A. Kepala
a) Kop naskah Kebijakan terdiri atasnamaPemerintah Kabupaten Lombok Tengah dan nama FKTP yaitu UPTD Puskesmas Ubung, disertakan gambar logo Pemda Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan logo Puskesmas di sebelah
kanan atas. b) Kata Kebijakan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan huruf kapital. c) Nomor Kebijakan ditulis dengan huruf kapital di bawah nama Pejabat yang menetapkan Kebijakan. Penomoran Naskah Kebijakan Kepala Puskesmas : 01/ A.1/ KBJ /PKM-UBG / IV / 2017
Tahun penerbitan dokumen Bulan penerbitan dokumen Singkatan FKTP Singkatan jenis regulasi Singkatan kode regulasi Nomor urut penerbitan dokumen berdasarkan jenis Gambar 7.3 Penomeran Kebijakan
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital. e) Judul kebijakan ditulis dengan huruf capital. Nama jabatan yang menetapkan kebijakanditulis dengan huruf kapital. B. Pembukaan a) Jabatan pembentukkebijakan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis
dengan huruf kapital. b) Konsiderans
Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi
latar
belakang
dan alasan pembuatan kebijakan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan
diletakkan di bagian kiri; Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangundangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan
10
perundang-undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. c) Diktum
Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
Diktum Menetapkan dicantumkan ke
bawah
dengan
ditulis dengan huruf
setelah
kata memutuskan disejajarkan
kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;
nama
peraturan sesuai dengan judul (kepala, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
C. Batang Tubuh a) Batang
tubuh
memuat
semua
substansi
peraturan
yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst b) Dicantumkan
saat
berlakunya
kebijakan,
perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan kebijakan.
D. Kaki
Kaki kebijakan merupakan bagian akhir substansi tangan penetapan peraturan,
kebijakan yang memuat
penanda
pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan
tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat
yang menandatangani.
E. Penandatanganan.
Penandatanganan Kebijakan ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Ubungdan nama lengkap pejabat yang menandatangani di tuliskan tanpa gelar dan keabsahan salinan dilakukan oleh Bagian Tata Usaha.
4. Pedoman / Panduan Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka sulit untuk dibuat standar sistematikanya atau format bakunya.
Oleh
karena
itu
UPTD Puskesmas
Ubungmenyusun sistematika buku pedoman/panduan sebagai berikut : A. Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja :
BAB I
Pendahuluan
BAB II
Gambaran Umum UPTD Puskesmas Ubung
BAB III
Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas Terara
BAB IV
Struktur Organisasi UPTDPuskesmas Ubung
11
BAB V
Struktur Organisasi UnitKerja
BAB VI
Uraian Jabatan
BAB VII
Tata Hubungan Kerja
BAB VIII
Pola Ketenagaan dan Kualifikasi P ersonil
BAB IX
Kegiatan Orientasi
BAB X
Pertemuan/rapat
BAB XI
Pelaporan
- Laporan Harian - Laporan Bulanan - Laporan Tahunan B. Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I
PENDAHULUAN A.Latar Belakang B.Tujuan Pedoman C.Ruang Lingkup Pelayanan D.Batasan Operasional E.Landasan Hukum
BAB II
STANDAR KETENAGAAN A.Kualifikasi Sumber Daya Manusia B.Distribusi Ketenagaan C.Pengaturan Jaga
BAB III
STANDARFASILITAS A.Denah Ruang B.Standar Fasilitas
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB V
LOGISTIK
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
BAB IX
PENUTUP
C. Panduan Pelayanan UPTD Puskesmas Ubung
BAB I
DEFINISI
BAB II
RUANG LINGKUP
BAB III
TATA LAKSANA
BAB IV
DOKUMENTASI
Sistematika panduan pelayanan UPTD Puskesmas Ubung tersebut diatas bukanlah baku tergantung
dari
materi/isi
panduan.
Pedoman/panduan
yang
harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di UPTD Puskesmas Ubung yang di persyaratkan sebagai regulasi. Karena UPTD Puskesmas Ubung telah menggunakan e file keharusan
mempunyai
hardcopy pedoman/panduan dikelola oleh Bagian Tata Usaha, sedangkan di unit kerja bisa dengan melihat di intranet
12
dokumen
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dalam pembuatan
pedoman/panduan ini yaitu:
Setiap pedoman/panduan harus dilengkapi dengan peraturan/ Kepala UPTD Puskesmas Ubung untuk
tersebut.
Bila
UPTD
Puskesmas
pemberlakukan
Ubung
diganti,
keputusan pedoman/panduan
peraturan/keputusan
UPTDPuskesmas Ubung untuk pemberlakuan pedoman/panduan tidak perlu diganti. Peraturan / Keputusan Puskesmas Terara diganti bila memang ada perubahan dalam pedoman/panduan tersebut.
Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
Bila
Kementerian
Kesehatan
sudah
menerbitkan
pedoman/ panduan untuk
suatu kegiatan/pelayanan tertentu maka Puskesmas Terara dalam
pedoman/panduan wajib
mengacu pada
membuat
pedoman/panduan yang diterbitkan oleh
Kementerian Kesehatan tersebut.
5. Prosedur/Standar Oprasional Prosedur (SOP) Prosedur dibuat dalam bentuk dan susunan naskah dalam Standar Operasional Prosedur
(SPO) sebagai berikut : 1. Susunan naskah dalam Standar Operasional Prosedur (SPO) sebagai berikut :
A. Kepala a. Kop naskah standar operasional prosedur terdiri atas gambar logo Pemda Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan gambar logo puskesmas di sebelah kanan atas serta alamat UPTDPuskesmas Ubung di bawahnya.
b. Tulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) dicantumkan di samping logo Pemda Kabupaten Lombok Tengah dengan font huruf 16. c. Judul standar prosedur operasional (SOP) yang ditulis dengan huruf capital dengan font huruf 14. d. Nomor Dokumen, Nomor Revisi, Tanggal terbit, Tanggal Mulai Berlaku dan Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judul.
e. Nomor Dokumen: 01 / A.1/ SPO/ PKM-UBG/ IV / 2017
Tahun pembuatan dokumen Bulan penrbitan dokumen Singkatan Puskesmas Singkatan jenis regulasi Singkatan Kode regulasi Nomor urut dokumen
13
Gambar 7.4 Penomeran SOP f. Nomer Revisi dicantumkan dibawah nomor dokumen g. Tanggal Terbit dicantumkan dibawah Nomor Revisi h. Tanggal Mulai Berlaku dicantumkan dibawah Tanggal Terbit i. Halaman dicantumkan dibawah Tanggal Mulai Berlaku j.
Tanda
Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur
operasional di cantumkan dibawah ha laman.
B. Batang Tubuh Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan,
Refrensi,Alat dan Bahan, prosedur/ Langkah-langkah, unit terkait dan dokument terkait.
C. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Lombok Tengah dan lambang
Puskesmas, ukuran logo di sesuaikan. D. Kotak Heading diisi sebagai berikut :
a) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: kotak nama Puskesmas, judul SOP, No.dokumen, No.Revisi, Tgl. Terbit, Tanggal Mulai Berlaku,dan halaman (tanpa logo) b) Kotak Pemda diberi nama Pemerintah Daerah Kabupaten Lombok Tengah dan Logo Pemerintah Daerah Kabupaten Lombok tengah . c) Kotak Puskesmas diberi nama UPTD Puskesmas Ubung dan logo Puskesmas d) Kotak judul SOP : diberi judul /nama SOP sesuai proses kerjanya e) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung. f) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dengan menggunakan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. g) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya SOP tersebut. h) Tanggal mulai berlaku : tanggal dimana telah disahkan dan di berlakukannya SOP tersebut i) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/3, halaman kedua: 2/3, halaman terakhir : 3/3 j) Ditetapkan Kepala Pusksmas : diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya. k) Penulisan SOP dengan tata dokumen sebagai berikut : Ukuran kertas
: A4 ( 8.27 x 11.69 )
Perataan batas kiri kertas
: 3 cm
Perataan batas kanan kertas
: 2 cm
Perataan batas bawah kertas
: 2 cm
14
Perataan batas atas kertas
: 3 cm
Jenis huruf
: Times New Roman
Ukuran huruf
: 11
Warna huruf
: Hitam
Ukuran Huruf Judul
: 14
Ukuran Huruf kata SOP
: 16
Garis spasi dalam table
: 1 spasi
E. Isi SOP :
1) Pengertian : yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. 2) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk ……” 3) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut. 4) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, 5) Alat dan Bahan : Kebutuhan yang di perlukan untuk mendukung SOP tersebut 6) Langkah- langkah Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu, proses kerja tersebut di uraikan dengan diagram alir ( Flowchart) agar mepermudah gambaran alur suatu proses kerja. 7) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan/atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 8) Dokument Terkait : berisikan dokument lain misalnya yang terkait dengan SOP tersebut
F. Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu simbol balok:
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:
o
Awal kegiatan :
o
Akhir kegiatan :
15
o
?
Simbol Keputusan :
Ya
Tidak o
Penghubung :
o
Dokumen :
o
Arsip :
Tabel 7.1 Format SOP Halaman 1
(JUDUL SOP)
SOP
UPTD PUSKESMAS UBUNG
No. Dokumen
:
No. Revisi
:
Tgl. Terbit
:
Tgl. Mulai Berlaku
:
Halaman
:
1/ 2 I Wayan Darma, SKM NIP. 197212311997031038
1.Pengertian 2.Tujuan 3.Kebijakan 4.Refrensi 5.Alat dan Bahan 6. Prosedur/ Langkah-langkah 7.Unit Terkait 8. Dokumen Terkait
16
Tabel 7.2 Format SOP Halaman 2
( Judul SOP )
SOP
No. Dokumen
:
No. Revisi
:
Tgl. Terbit
:
Tgl. Mulai Berlaku
:
Halaman
:
2/3
UPTD PUSKESMAS UBUNG
I Wayan Darma, SKM NIP. 197212311997031038
6. Instruksi Kerja Instruksi kerja dibuat dalam bentuk dan susunan naskah sebagai berikut : A. Kepala
1) Kepala sebelah kiri memuat a. Kop naskah instruksi kerja terdiri atas gambar logo UPTD Puskesmas Ubung
serta alamat UPTD Puskesmas Ubung di bawahnya. b. Tulisan
Instruksi
Kerja
dicantumkan
di
bawah
logo UPTD Puskesmas
Ubung
2) Kepala sebelah kanan m emuat a. Judul instruksi kerja ditulis dengan huruf kapital. b. Nomor
Dokumen,
Nomor
Revisi,
dan
Halaman dicantumkan secara
simetris dibawah judul. Penomoran dokumen Instruksi Kerja: 01/ A.1/INK/ PKM-UBG/ IV/ 2017
Tahun pembuatan dokumen Bulan penrbitan dokumen Singkatan Puskesmas Singkatan jenis regulasi Singkatan Kode regulasi Nomor urut dokumen Gambar 7.5 Penomeran Instruksi Kerja c. Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen. d. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menetapkaninstruksi kerja
17
dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman. B. Batang Tubuh
Batang tubuh INSTRUKSI KERJA terdiri atas : Tujuan, Ruang Lingkup, Pelaksana, Referensi, Langkah Kerja dan Lampiranlampiran (berisi Keterangan-keterangan yang diperlukan, Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Instruksi Kerja. Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan oleh Instruksi Kerja tersebut).
7. Catatan Mutu Untuk memudahkan mengendalikan dokumen-dokumen yang sangat banyak, maka dibuat form Catatan Mutu sehingga UPTD Puskesmas Ubungmenetapkan beberapa form Catatan Mutu sebagai berikut : 1) Daftar Induk Dokumen Internal (Lampiran 6) 2) Daftar Induk Dokumen Eksternal (Lampiran 7) 3) Lembar Distribusi (Lampiran 8) 4) Formulir Bukti Penerimaan Salinan Dokumen (Lampiran 9) 5) Formulir Bukti Penarikan Dokumen (Lampiran 10) 6) Formulir Amandemen (Lampiran 11) 7) Berita Acara Pemusnahan Dokumen (Lampiran 12) 8) Daftar Dokumen yang dimusnahkan (Lampiran 13)
VIII.
DISTRIBUSI,
PENYIMPANAN, DAN DAFTAR INDUK DOKUMEN
1. Unit kerja pembuat dokumen
menentukan unit-unit yang
akanmenerima salinan
dokumen dan menuliskannya di dalam "Lembar Distribusi" (Lampiran8)
yang terdapat
pada setiap dokumen tersebut. 2. Formulir Distribusi / Penerima Dokumen diisi dan ditanda tangani oleh
penerima
dokumen dan disimpan oleh unit kerja pembuat dokumen. 3. Unit kerja
pembuat dokumen dan penerima dokumen melakukan penyimpanan dan
pemeliharaan dokumen. Setiap unit kerja yang menyimpan dokumen bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara dokumen dari kemungkinan hilang atau rusak. 4. Bagian Sekretariat bertanggung jawab terhadap peredaran dokumen dan dicatat dalam Daftar
Induk Dokumen (Lampiran 6).
IX.
IDENTIFIKASI DAN KLASIFIKASI DOKUMEN
1. Setiap dokumen regulasi diklasifikasikan dan diidentifikasikan oleh Bagian Sekretariat ke
dalam 4 (empat) jenis sebagai berikut : 2. Master 3. Dokumen terkendali (Controlled Copy) 4. Dokumen tidak terkendali (Uncontrolled Document)
18
5. Dokumen tidak berlaku (obsolete). 6. Dokumen Master adalah naskah asli dokumen baik berupa hard copy dan atau soft copy,
lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya 7. Dokumen terkendali adalah dokumen yang berlaku dan didistribusikan kepada unit kerja.
Apabila terjadi perubahan pada dokumen ini, maka revisi terbaru harus didistribusikan kepada unit kerja penerima sesuai Daftar Pemegang Dokumen. 8. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang bila terjadi perubahan pada dokumen ini, maka
revisi terbaru tidak perlu diberikan. 9. Dokumen tidak berlaku (obsolete) adalah dokumen yang sudah tidak berlaku lagi disebabkan
oleh karena ada dokumen versi terbaru atau masa berlaku dokumen sudah kadaluarsa.
X.
PENGENDALIAN DOKUMEN
Tanda-tanda keabsahan suatu dokumen ialah nama dokumen, tanggal diterbitkan, tanda tangan
stempel sesuai dengan jenis dokumen. 1. Dokumen dibedakan antara yang dikendalikan dan yang tidak dikendalikan. Semua dokumen yang dipakai sebagai rujukan kerja haruslah
dokumen
yang
dikendalikan,
termasuk dokumen yang berasal dari luar. 2. Salinan dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap “CONTROLLED COPY” di
lembar pertama. 3. Dokumen yang tidak bertanda cap“CONTROLLED COPY” berwarna dianggap sebagai
dokumen yang tidak dikendalikan. 4. Dokumen terkendali harus memiliki keabsahanseperti namadokumen, tanggal diterbitkan
dan tanda tangan. 5. Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “MASTER”nya, yang
disimpan oleh Bagian Sekretariat sebagai pengendali dokumen. Penggandaan dokumen hanya dilakukan dari “MASTER”. 6. Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti
telah
diterimakannya dokumen yang dikendalikan kepada pemegang dokumen disimpan oleh
Bagian Sekretariat. Semua dokumen berstatus “CONTROLLED COPY” yang telah kadaluarsa harus ditarik dari pemegangnya dan harus dimusnahkan. Bila salinan yang kadaluarsa ingin disimpan untuk referensi, maka salinan tersebut diberi tanda (stempel) “OBSELETE” setiap halaman
yang kadaluarsa hal ini dilakukan dalam rangka mencegah pemakaiannya secara sengaja atau tidak sengaja
XI.
REVISI DOKUMEN
1. Siapapun melalui seluruh pimpinan unit dapat mengajukan usulan revisi sesuai dengan
kebutuhan menggunakan form usul revisi. 2. Revisi tiap dokumen dilampiri dengan formulir amandemen (lampiran 8)
19
3. Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, ditarik kembali oleh Bagian
Sekretariat untuk digantikan dengan yang baru. 4. Master dokumen yang kadaluarsa harus diberi tanda (stempel) ”OBSELETE”.
XII.
PENUTUP
Demikian Pedoman ini dibuat untuk menjadi pedoman dalam penerbitan regulasi di lingkungan UPTD Puskesmas Ubung
Kepala UPTD Puskesmas Ubung
I WAYAN DARMA, SKM
NIP. 197212311997031038
20
