Pedoman Rawat Jalan

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AULIA

RUMAH SAKIT AULIA JAKARTA, INDONESIA 2015

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis

i

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis 2015, Rumah Sakit Aulia

16 cm x 90 cm Vii + 19 halaman

Hak Cipta Dilindungi Undang-undang Dilarang memperbanyak, mencetak dan menerbitkan sebagian atau seluruh isi buku ini dengan cara dan bentuk apapun juga tanpa seizing penulis dan penerbit


ii

TIM PENYUSUN 1. Tria Novia Zane Putri, Amd.RMIK

KONTRIBUTOR 1. Dr. Gatot Soeryo Koesumo, PFK, MM


iii


iv

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat dan anugrah yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia ini dapat selesai disusun. Buku pedoman ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait dalam Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Aulia. Dalam Pedoman ini diuraikan tentang visi, misi, nilai - nilai dan uraian tugas dalam pengorganisasian Instalasi Rekam Medis. Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam – dalamnya atas bantuan

semua

pihak

yang

telah

membantu

dalam

menyelesaikan

Pedoman

Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia.

Jakarta,


November 2015

v

Penyusun

KATA SAMBUTAN DIREKTUR RUMAH SAKIT AULIA

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas rahmat dan karunia-Nya kita dapat menyelesaikan penyusunan buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis. Semoga Pedoman ini menjadi tuntunan dalam melaksanakan sistem administrasi dan kepada semua pihak yang membantu tersusunnya revisi buku Pedoman ini kami ucapkan terima kasih. Ditetapkan di : Jakarta Pada Tanggal : 15 November 2015

Dr. Gatot Soeryo K. PFK.MM Direktur Utama


vi

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIA NOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015 TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS

Disusun Oleh :

(Tria Novia Zane Putri, Amd.RMIK)

Disetujui Oleh :

(Didik Soebijantoro, SE)

Ditetapkan Oleh :


vii

(Dr. Gatot Soeryo Koesumo, PFK, MM)

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIA NOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015 TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIA INSTALASI REKAM MEDIS MENIMBANG :

a.

Bahwa

dalam

upaya

penyelenggaraan

organisasi

menigkatkan Instalasi

efektifitas

Rekam

Medis

Rumah Sakit Aulia, maka diperlukan adanya Pedoman b

Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis. Bahwa agar pelayanan Rumah Sakit Aulia dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya Kebijakan Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia sebagai landasan Penyelenggaraan Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

c

dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Aulia.

MENGINGAT

:

1.

Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang

2.

Kesehatan; Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah


viii

3.

Sakit; Keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

No:

1333/

Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah 4.

Sakit Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129 / MENKES / SK / II / 2008 tentang Standar Pelayanan

5.

Minimal Rumah Sakit; Peraturan Menteri

6

No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah

Kesehatan

Khusus Ibu Kota Jakarta, Nomor 2875 Tahun 2015 tentang Perubahan Jenis Rumah Sakit Ibu dan Anak 7

AULIA menjadi Rumah Sakit Umum AULIA Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta, Nomor 3666 Tahun 2015

8

tentang Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum AULIA Surat Rekomendasi Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta, Nomor 7366/-1.779.3 tentang Rekomendasi Izin Operasional Rumah Sakit

9

Umum Aulia Keputusan

PT.

Liavansya

Utama

Nomor

023/PTLU/SK/XI/2015 tentang Manajemen Pengelolaan 10

Rumah Sakit AULIA Keputusan PT.

Liavansya

Utama

Nomor

024/PTLU/SK/XI/2015 tentang Restruktur Organisasi 11

Rumah Sakit AULIA Hasil Rapat Direksi Rumah Sakit AULIA tanggal 14 November

2015 Tentang Pemberlakuan Pedoman

Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis. MEMUTUSKAN : MENETAPKAN ; KESATU :

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT AULIA

TENTANG

KEBIJAKAN


PEMBERLAKUAN ix

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM KEDUA

:

MEDIS DI RUMAH SAKIT AULIA Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia dimaksud dalam Diktum Kesatu sebagaimana tercantum

KETIGA

:

dalam Lampiran Peraturan Ini. Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia sebagaimana dimaksud dalam Diktum Kedua harus dijadikan acuan dalam memberikan Pelayanan di Rumah Sakit

KEEMPAT

:

Aulia. Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan adanya pencabutan.

KELIMA

:

Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini, akan ditinjau kembali dan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Jakarta Pada Tanggal : 15 November 2015

Dr. Gatot Soeryo K. PFK.MM Direktur Utama


x

DAFTAR ISI

Tim Penyusun dan Kontributor....................................................................................iii Kata Pengantar..............................................................................................................iv Kata Sambutan...............................................................................................................v Lembar Pengesahan......................................................................................................vi Keputusan Direktur RS Aulia......................................................................................vii Daftar Isi........................................................................................................................x BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................1 BAB II GAMBARAN UMUM RS AULIA..................................................................2 1.

Sejarah RS Aulia....................................................................................................2

2.

Tugas pokok dan Fungsi RS Aulia.........................................................................3

BAB III VISI, MISI, NILAI – NILAI, LOGO DAN TUJUAN RS AULIA.................4 1.

Visi RS Aulia..........................................................................................................4

2.

Misi RS Aulia.........................................................................................................4

3.

Nilai – Nilai RS Aulia............................................................................................4

4.

Logo RS Aulia........................................................................................................6

5.

Tujuan RS Aulia.....................................................................................................6

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS AULIA.......................................................8 BAB V VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS...........................................................................................................................9 1.

VISI INSTALASI REKAM MEDIS......................................................................9

2.

MISI INSTALASI REKAM MEDIS.....................................................................9

3.

FALSAFAH INSTALASI REKAM MEDIS..........................................................9

4.

NILAI INSTALASI REKAM MEDIS...................................................................9

5.

TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS............................................................10

BAB VI STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS......................11 BAB VII URAIAN TUGAS........................................................................................12 BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA......................................................................16 1.

Hubungan Internal................................................................................................16

2.

Hubungan eksternal..............................................................................................21


xi

BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL........................22 1.

Ketenagaan Instalasi Rekam Medis.....................................................................22

2.

Kualifikasi Personil..............................................................................................23

3.

Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)...................................................24

BAB X KEGIATAN ORIENTASI..............................................................................25 BAB X PERTEMUAN / RAPAT................................................................................26 BAB XI PELAPORAN...............................................................................................27


xii

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RS AULIA NOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS BAB I PENDAHULUAN Pelayanan Keperawatan merupakan bagian integral dari seluruh pelayanan di Rumah Sakit. Pelayanan keperawatan yang diberikan tersebut haruslah mampu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang professional. Profesionalisme dalam keperawatan bertujuan untuk menjamin kualitas asuhan keperawatan yang diberikan pada masyarakat, serta didasarkan pada pemahaman adanya suatu landasan ilmiah yang spesifik dan menjadi dasar pada praktek keperawatan, disertai dengan adanya kemampuan tenaga keperawatan untuk melaksanakan praktek keperawatan tersebut dan diterapkan untuk kesejahteraan manusia (Logan, 2002). Satu hal yang harus kita ketahui bersama bahwa saat ini kebutuhan masyarakat akan informasi dan hukum sudah mengalami kemajuan. Masyarakat kita saat ini sudah sedemikian kritis dan telah menyadari tentang hak-hak yang harus mereka dapatkan pada saat mereka menerima service dari suatu jasa dalam hal ini jasa kesehatan. Dunia profesi kesehatan khususnya keperawatan juga telah mengalami perkembangan yang cukup berarti. Perkembangan profesi keperawatan di Indonesia masih berada pada masa transisi dari sifatnya vokasional menuju ke arah professional. Profesionalisme dalam keperawatan menuntut seorang perawat untuk memberikan suatu pelayanan asuhan keperawatan yang bermutu melainkan juga harus memenuhi standar keperawatan serta aturan atau ketentuan yang ada. Profesional yang dimaksud dalam hal ini adalah suatu sikap dan tindakan yang mencerminkan pemahaman serta kemampuan penerapan dalam praktek seharihari yang berlandaskan pada bidang keilmuan yang spesifik, dimana semua hal


1

tersebut diupayakan untuk terciptanya suatu pelayanan yang berkualitas dan mempunyai akontabilitas terhadap masyarakat. Pelayanan keperawatan professional pada dasarnya memberi penekanan pada kualitas dan mutu dari asuhan keperawatan. Mutu dari pelayanan keperawatan sangat mempengaruhi kualitas pelayanan kesehatan dan bahkan sering menjadi salah satu faktor penentu citra institusi pelayanan di mata masyarakat. Seorang perawat professional adalah seorang perawat yang menggambarkan dan menampilkan aktivitas keperawatan sesuai dengan kode etik profesi dalam berperan sebagai pemberi asuhan (care giver), pengelola, pendidik serta peneliti dan memiliki ciri yaitu berorientasi pada pelayanan masyarakat berdasarkan dalam keilmuan dan kode etik professional keperawatan. Untuk mencapai mutu pelayanan keparawatan maka dibuat visi, misi, falsafah serta struktur organisasi rumah sakit yang dapat menunjang terhadap peningkatan kualitas pelayanan keperawatan yang diberikan. Pelaksanaan asuhan keperawatan terhadap pasien harus berpedoman terhadap visi, misi, falsafah dan tujuan rumah sakit yang telah ditetapkan sehingga akan tercapai kepuasan pelanggan. Mengingat pelayanan keperawatan bersifat kompleks, maka dalam pemberian pelayanan harus terorganisir dengan baik, oleh karena itu diperlukan suatu pedoman pengorganisasian didalam memberikan pelayanan keperawatan.


2

BAB II GAMBARAN UMUM RS AULIA 1.

Sejarah RS Aulia Rumah Sakit Aulia merupakan rumah sakit yang memberikan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat. Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan kesehatan secara menyeluruh pada seluruh lapisan masyarakat tanpa membeda – bedakannya. RS Aulia berawal dari sebuah rumah bersalin yang berdiri pada tahun 1986. Seiring dengan semakin berkembangnya pelayanan kesehatan di Rumah Bersalin Aulia, maka pada tanggal 22 Desember 2006 rumah bersalin meningkat menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak Aulia. Seiring dengan semakin berkembangnya pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Aulia, maka pada bulan November 2015 Rumah Sakit Ibu dan Anak Aulia meningkat menjadi Rumah Sakit Aulia dan berjalan hingga saat ini. Lokasi RS Aulia sangat strategis dan mudah dijangkau. Terletak pada radius kurang dari 1 km dari stasiun kereta api Lenteng Agung dan Universitas Pancasila yang beralamat di Jl. Jeruk Raya No. 15, Jagakarsa, Jakarta Selatan. RS Aulia dibangun di atas tanah seluas ± 2.000 M2, bangunan berlantai 3 dengan luas bangunan ± 1.200 M2. Dengan perkembangan dan tuntutan akan pelayanan kesehatan yang harus memadai pada saat ini, maka RS Aulia terus meningkatkan kualitas dalam pengembangan pelayanan kesehatan untuk memenuhi kebutuhan kesehatan bagi masyarakat, rekanan dari perusahaan dan pihak asuransi yang telah menjalin kerja sama dengan RS Aulia secara optimal dan professional. RS Aulia memberikan fasilitas perawatan dengan kapasitas 41 tempat tidur, terdiri dari kamar perawatan kelas VVIP, VIP, Kelas I, Kelas II, dan Kelas III yang seluruhnya

dibuat

senyaman

mungkin

guna

memberikan

kepuasan

bagi

pasien/pengunjung RS Aulia, dilengkapi juga dengan fasilitas ruang tunggu dan lahan parker yang memadai untuk memberikan kemudahan bagi para pasien/pengunjung.


3

Pelayanan yang dapat diberikan di RS Aulia adalah Pelayanan Medik Umum, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Medik Spesialis Dasar, Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, Pelayanan Medik Spesialis Gigi Mulut, Pelayanan Keperawatan dan Kebidanan, Pelayanan Penunjang Klinik dan Pelayanan Penunjang Non Klinik. 2.

Tugas pokok dan Fungsi RS Aulia Rumah Sakit Aulia adalah rumah sakit dengan kapasitas 41 tempat tidur, yang

mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna. Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, Rumah Sakit Aulia mempunyai tugas pokok berupa : 1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi. 2. Senantisa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RS Aulia agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat. 3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.


4

BAB III VISI, MISI, NILAI – NILAI, LOGO DAN TUJUAN RS AULIA

1.

Visi RS Aulia Menjadi Rumah Sakit yang memberikan pelayanan professional dan mampu bersaing di Era Globalisasi

2.

Misi RS Aulia 1. Melakukan upaya secara berkelanjutan dalam meningkatakan mutu pelayanan kepada pelanggan 2. Memberika pelayanan kesehatan yang professional 3. Mewujudkan pertumbuhan Rumah Sakit yang berkesinambungan dan mengutamakan kepentingan pasien, karyawan dan masyarakat.

3.

Nilai – Nilai RS Aulia 1. Nilai – nilai : adalah sikap kerja karyawan Rumah Sakit sebagai berikut : a. Pelayanan Prima secara konsisten dan disiplin tinggi memberikan pelayanan prima sesuai standar professionalisme dan memegang teguh etika profesi dan integritasi moral yang tinggi melalui pendekatan berfikir kesisteman dengan menggunakan 11 perilaku pelayanan paripurna seperti berikut dibawah ini :  Senyum tulus  Wajah hangat dan bersemangat  Pelanggan adalah orang penting  Dengarkan kebutuhannya  Menyebut namanya  Bicarakan yang diminati pelanggan  Bahasa yang halus dan tepat  Menjelaskan Proses yang sudah/ sedang/ akan dikerjakan  Product knowledge / pengetahuan tentang pelayanan  Tampil dengan rapih


5

b. Disiplin adalah senantiasa bekerja bertanggung jawab dan memberikan yang terbaik dan selalu berupaya meningkatkan citra rumah sakit sebagai organisasi dengan reputasi dan kinerja yang tinggi, serta dengan komitmen dan disiplin yang tinggi. c. Jujur adalah senantiasi menjunjung tinggi perilaku yang berdasarkan pada nilai – nilai kejujuran, kecerdasan, keterbukaan dan kepercayaan yang diikuti oleh sikap : 1. Rasa tanggung jawab dan tanggap setiap perubahan 2. Siap membuka peluang komunikasi secara aktif terhadap gagasan, saran, pembaharuan dan teknologi yang berkembang agar mampu bersaing. 3. Melayani pelanggan internal dan eksternal secara bersahabat 4. Kerjasama yang dilandasi saling menghormati kejujuran, ketulusan dan keterbukaan baik antara sesame karyawan mampu dengan pihak luar. 5. Kerjasama yang dilandasi saling menghormati kejujuran, ketulusan dan keterbukaan baik antara sesame karyawan maupun dengan pihak luar, 6. Memupuk hubungan persahabatan yang dilandasi dengan saling menghargai keaneka ragaman pandangan dan pendapat serta gagasan individu / kelompok sebagai kekayaan organisasi d. Inovatif, mendorong kepada seluruh karyawan untuk : Serta menciptakan terobosan dan peluang sebagai tantangan kemajuan organisasi, juga senantiasa menatap masa depan : 1. Senantiasa berupaya menemukan gagasan / ide berkualitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan unggul dalam berkompetensi 2. Menjadi insane pembelajar agar selalu kreatif, dinamis dan siap menghadapi tantangan kemajuan serta perubahan jaman. 3. Senantiasa melakukan pengembangan diri melalui pendidikan staf yang berkesinambungan dan pelatihan pengembangan yang ilmian 4. Selalu aktif dalam perbaikan dan pengembangan proses kerja dan produk / jasa menciptakan nilai tambah dari setiap asset organisasi.


6

4.

Logo RS Aulia Memiliki arti : 1. Palang berarti : Simbol Kesehatan 2. Warna Hijau : Kesejukan 3. Warna Kuning : Kemuliaan 4. Bergambar : Wanita

5.

Tujuan RS Aulia 1. Menjadikan rumah sakit yang dapat memberikan pelayanan prima dan professional berdasarkan standar yang ditetapkan. a. Menyelenggarakan pelayanan yang bermutu memuaskan dan professional berdasarkan standar yang ditetapkan b. Senantiasa mengikuti perkembangan IPTEK yang mutahir c. Mengembangkan penelitian dasar dan terapan untuk meningkatkan mutu pelayanan d. Menggalang dan mengembangan kemitraan dengan berbagai pihak untuk menjalin jaraingan kerjasama yang saling menguntungkan e. Mewujudkan tingkat kepuasan consumer baik internal maupun eksternal secara optimal f. Memberdayakan seluruh potensi sumber daya yang ada di rumah sakit. 2. Menjadi rumah sakit yang mewujudkan fungsinya sebagai pelayanan masyakarat, pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan respirasi di Indonesia.


7

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS AULIA Struktur organisasi rawat inap mengacu kepda struktur Organisasi Rumah Sakit Aulia. Instalasi rawat inap berada


8

BAB V VISI, MISI, FALSAFAH , NILAI DAN TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS

1.

VISI INSTALASI REKAM MEDIS Mewujudkan instalasi rekam medis yang berkualitas dalam pelayanan sesuai standar sistem manajemen mutu yang didukung oleh sumber daya manusia yang terampil dan profesional.

2.

MISI INSTALASI REKAM MEDIS a. Memberikan pelayanan rekam medis dengan ramah, cepat dan tepat. b. Menghasilkan pelaporan rekam medis rumah sakit yang akurat, valid dan informatif. c. Menjaga kelengkapan, kerahasiaan dan keamanan rekam medis.

3.

FALSAFAH INSTALASI REKAM MEDIS a. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan, dan tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan. b. Rekam medis tersimpan baik disusun secara akurat,tepat waktu, mudah didapat dan mudah dianalisis untuk keperluan statistik dan informasi. c. Rekam medis bersifat rahasia, aman dan berisi informasi mutakhir yang dapat dipertanggungjawabkan, mudah dibaca dan lengkap.


9

4.

NILAI INSTALASI REKAM MEDIS a. Profesional Dalam memberikan pelayanan rekam medis dilakukan secara profesional. b. Efektif dn efisien Memberikan pelayanan secara efektif dan efisien kepada pelanggan internal dan esternal di RS Aulia. c.

Informatif

Informatif dalam memberikan pelayanan rekam medis di RS Aulia d. Akurat Menghasilkan data dan informasi yang akurat yang dapat membantu dalam menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien. 5.

TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS Penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Aulia bertujuan menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

sakit

yang

didukung

dengan

sistem

pencatatan,

pengelolaan,

penyimpanan, pengeluaran rekam medis yang baik dan benar serta cepat, akurat, lengkap, dan mudah didapat.


10

BAB VI STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

DIREKTUR RS AULIA

KEPALA BIDANG PELAYANAN MEDIS

KEPALA SUB BIDANG PENUNJANG MEDIS

KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

PENANGGUNG JAWAB PENDAFTARAN DAN INFORMASI

PENDAFTARAN RAWAT JALAN DAN GAWAT DARURAT

PENDAFTARAN RAWAT INAP DAN INFORMASI

PENANGGUNG JAWAB PELAPORAN, ANALISA DAN PENYIMPANAN

PENGELOLAHAN DATA, CODING & PELAPORAN REKAM MEDIS

ASSEMBLING, ANALSIA & PENGELOLAAN REKAM MEDIS


PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI REKAM MEDIS

11

BAB VII URAIAN JABATAN Instalasi Rekam Medis dibawah tanggung jawab bidang pelayanan medis dan seksi pelayanan non medis. Instalasi Rekam Medis memiliki struktur organisasi yang terdiri dari: 1.

Kepala Instalasi Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi: a. Membantu Kepala Seksi Pelayanan Non Medis dalam perencanaan penyempurnaan sistem pengelolaan rekam medis yang efisien dan efektif b. Menyusun pembagian tugas untuk petugas instalasi rekam medis c. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di instalasi rekam medis d. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja sub unit pengolahan dan pelaporan, sub unit assembling, analisa dan korespodensi, sub unit pendistribusian dan penyimpanan dokumen rekam medis, sub unit pendaftaran rawat jalan dan Unit Gawat Darurat dan sub unit pendaftaran rawat inap dan informasi e. Menyusun program kerja instalasi rekam medis f. Menyusun dan mengadakan pertemuan berkala atau sewaktu-waktu bila diperlukan g. Menyusun rencana kebutuhan tenaga dari segi jumlah maupun kualifikasi sesuai kebutuhan. h. Membuat analisa data (statistik laporan instalasi rekam medis) i. Melaporkan hasil pelaporan dan kegiatan instalasi rekam medis kepada Kepala Seksi Pelayanan Non Medis j. Melaporkan hasil pelaporan eksternal rumah sakit kepada Instansi Pemerintah yang membutuhkan. (Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan) k. Melakukan koordinasi dan integrasi di lingkungan instalasi rekam medis l. Melakukan koordinasi dengan unit dan bagian lain di rumah sakit m. Melakukan evaluasi terhadap sistem penyelenggaraan rekam medis


12

2.

Penanggung Jawab Pendaftaran dan Informasi. Tugas pokok dan fungsi: a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap b. Mengontrol dan mengatur kegiatan sub unit pendaftaran rawat jalan, rawat inap dan informasi rumah sakit c. Mengontrol pembuatan nomor urut pendaftaran dan dokter d. Menyusun jadwal dinas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap e. Menerima keluhan dari pihak luar rumah sakit f. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan kantor g. Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam membuat prosedur pendaftaran rawat jalan dan rawat inap h. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis

3.

Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi: a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas pelaksana pengolahan data, koding, dan pelaporan, pelaksana assembling, analisa dan pengelolaan dan pelaksana penyimpanan dan pendistribusian rekam medis b. Mengontrol dan mengawasi kegiatan sub unit pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan dan penyimpanan dan pendistribusian rekam medis c. Menyusun jadual dinas sub unit penyimpanan dan pendistribusian rekam medis d. Membantu membuat analisa data (statistik) e. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan kantor f. Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam membuat prosedur (SOP) pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan rekam medis serta penyimpanan dan pendistribusian rekam medis

[Type text]

Page 13

g. Membuat dan memeriksa laporan internal dan eksternal rumah sakit h. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab pendaftaran dan informasi 4.

Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat Tugas pokok dan fungsi: a. Melakukan wawancara untuk kelengkapan data pasien baru b. Mendaftarkan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat c. Mendaftarkan pasien lama rawat jalan dan gawat darurat d. Mendaftarkan bayi baru lahir e. Membuat permintaan berkas rekam medis pasien yang berobat (tracer) f. Membuat dan menyusun nomor urut dokter g. Melayani permintaan nomor register untuk surat kematian pasien

5.

Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi Tugas pokok dan fungsi: a.Mendaftarkan pasien rawat inap dari Poliklinik, UGD, kamar bersalin, dan ODC b.

Membuat peneng / gelang pasien rawat inap

c.Menjelaskan Daftar Harga Pelayanan d. e.

Memberikan penjelasan tentang persetujuan rawat inap Menerima telepon masuk ke RS Aulia

f.Melayani permintaan telepon keluar rumah sakit g. Memberikan informasi kepada seluruh petugas, pasien, keluarga pasien dan pengunjung tentang kegiatan dan pengumuman yang ada di RS Aulia h. Melayani permintaan nomor register untuk surat keterangan sehat, sakit dan narkoba i. Membuat pemberitahuan kehadiran dokter praktek di RS Aulia 6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan Tugas pokok dan fungsi: a.

Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan

b.

Mengkoding Diagnosis Pasien Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat

[Type text]

Page 14

sesuai ICD X c.

Mengkoding tindakan / prosedur sesuai ICD 9

d. Merekap data dari sensus harian unit keperawatan e. Membuat Laporan Internal RS Aulia f. Membuat Laporan Eksternal rumah sakit 7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi: a.

Mengecek kelengkapan pemulangan berkas rekam medis rawat inap

b.

Melakukan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat darurat

c.

Melakukan assembling berkas rawat inap

d.

Mengajukan kelengkapan berkas rawat inap

e.

Membuat laporan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat

darurat 8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi: a. Menerima permintaan berkas rekam medis yang dibutuhkan pasien berobat b. Mencarikan berkas rekam medis yang dibutuhkan c. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien berobat d. Memeriksa pemulangan berkas rekam medis pasien berobat e. Membuat berkas rekam medis rawat jalan pasien baru f. Menyusun dan merapikan berkas rekam medis pada rak rekam medis g. Menyortir berkas rekam medis non aktif

[Type text]

Page 15

BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA 1.

Hubungan Internal Instalasi Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan bagian yang ada di RS Aulia. Hubungan kerja yang dimaksud adalah hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas instalasi rekam medis dengan instalasi/unit dan bagian lain. Instalasi/Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan instalasi rekam medis terdiri dari unit: 1. Unit Rawat Jalan 2. Instalasi Gawat Darurat 3. Unit Rawat Inap 4. Kamar Operasi 5. Kamar Bersalin 6. Instalasi Laboratorium 7. Instalasi Radiologi 8. Instalasi Farmasi 9. Instalasi Gizi 10. Instalasi Laundry Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis adalah bagian manajemen dari RS Aulia yaitu : 1. Bidang Pelayanan Medis 2. Bidang Penunjang Medis 3. Bidang Keperawatan 4. Bagian Tata Usaha

[Type text]

Page 16

SKEMA TATA HUBUNGAN INTERNAL

UNIT RAWAT JALAN

INSTALASI LABORATORIUM

IGD

UNIT RAWAT INAP

INSTALASI RADIOLOGI

INSTALASI REKAM MEDIS INSTALASI FARMASI

MANAJEMEN

INSTALASI LOUNDRY

[Type text]

KAMAR OPERASI

KAMAR BERSALIN

INSTALASI GIZI

Page 17

Hubungan kerjanya sebagai berikut: 1.

Unit Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit rawat jalan dalam koordinasi untuk pelayanan : a.

Pendaftaran Rawat Jalan : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien

yang mau berobat rawat jalan b.

Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan

mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan c.

Pengolahan Data dan Pelaporan : -

Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit rawat jalan

-

Unit Rawat Jalan membutuhkan data yang sudah diolah oleh

petugas pelaporan rekam medis 2.

Instalasi Gawat Darurat Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran Gawat Darurat: Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di instalasi gawat darurat. b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien gawat darurat c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di instalasi gawat darurat.

3.

Unit Rawat Inap Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi gawat darurat dalam koordinasi untuk pelayanan : a.

Pendaftaran Gawat Darurat:

[Type text]

Page 18

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit gawat darurat. b.

Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien gawat darurat

c.

Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di instalasi gawat darurat.

4.

Kamar Bersalin Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin dalam koordinasi untuk pelayanan : a.

Pendaftaran : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di kamar bersalin.

b.

Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien kamar bersalin

c.

Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di kamar bersalin

5.

Kamar Operasi Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan kamar operasi dalam koordinasi untuk pelayanan : a.

Pendaftaran : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di kamar operasi

b.

Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien kamar operasi

[Type text]

Page 19

c.

Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di kamar operasi

6.

Instalasi Laboratorium Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi laboratorium dalam koordinasi untuk pelayanan : a.

Pendaftaran : Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya nomor rekam medis pasien

b.

Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di instalasi laboratorium.

7.

Instalasi Radiologi Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi radiologi dalam koordinasi untuk pelayanan : a.


b.

Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di instalasi radiologi

8.

Instalasi Farmasi Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi farmasi dalam koordinasi untuk pelayanan : a.


b.

Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan obat di instalasi farmasi

9.

Instalasi Gizi

[Type text]

Page 20

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi gizi dalam koordinasi untuk pelayanan : Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan di instalasi gizi 10. Instalasi Loundry Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi loundry dalam koordinasi untuk pelayanan : Petugas loundry membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan pengadaan linen. 11.

Manajemen Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang digunakan di instalasi rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha. b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan dengan bagian SDM tata usaha c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu pelayanan di RS Aulia

2.

Hubungan eksternal Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan laporan rumah sakit dengan : 1. Suku Dinas kesehatan Jakarta Selatan

[Type text]

Page 21

BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL 1.

Ketenagaan Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis RS Aulia memberlakukan pola ketenagaan sebagai berikut: No.

Jabatan

Pengaturan Jadwal

Dinas Pagi 1. Kepala Instalasi Rekam Medis 2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan Dinas Pagi Informasi 3. Penanggung

Jawab

Pelaporan, Dinas Pagi, Siang, dan Malam

Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis 4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan Dinas Pagi, Siang, dan Malam dan Gawat Darurat 5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap Dinas Pagi, Siang, dan Malam dan Informasi 6. Pelaksana Pengolahan data, koding Dinas Pagi, Siang, dan Malam dan Pelaporan 7. Pelaksana Assembling, analisa dan Dinas Pagi, Siang, dan Malam pengelolaan rekam medis 8. Pelaksana

Penyimpanan

dan Dinas Pagi, Siang, dan Malam

Distribusi Rekam Medis

[Type text]

Page 22

Jumlah petugas di instalasi rekam medis 13 orang, yang terdiri dari: 1.

Kepala Instalasi Rekam Medis : 1 orang

2.

Penanggung Jawab Pendaftaran dan informasi : 1 orang

3.

Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis :

1 orang 4.

Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat

Petugas Pendaftaran : 3 orang. 5.

Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi (Admission).

Petugas admission : 3 orang. 6.

Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan Petugas : 1 orang.

7.

Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Petugas : 1

orang. 8.

Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis Petugas :

2 orang. 2.

Kualifikasi Personil Kualifikasi Personil instalasi rekam medis. 1. Kepala Instalasi Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat 2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan Informasi Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis. 3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis 4. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis 5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Instalasi Gawat Darurat

[Type text]

Page 23

Kualifikasi: lulusan SMU + atau D III. 6. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi Kualifikasi: lulusan SMU + atau D III 7. Pelaksana Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis Kualifikasi: lulusan SMU + atau D III 3.

Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia) Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis khususnya dan RS Aulia umumnya diperlukan pembinaan/ pengembangan kompetensi tenaga rekam medis. Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah : 1. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pelaksanaan tugas dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja 2. Menambah pengetahuan wawasan petugas rekam medis : a. Pendidikan Petugas rekam medis berdasarkan kompetensi harus berpendidikan D3 Rekam Medis. b. Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan kompetensi petugas di Instalasi Rekam Medis dilaksanakan melalui: i.

Pelatihan Internal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh RS Aulia setiap 6 bulan sekali

ii.

Pelatihan eksternal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar RS Aulia diantaranya:

[Type text]

•

Pelatihan Manajemen: Rekam Medis dan Informasi

•

Pelatihan Koding ICD X dan ICD 9

•

Pelatihan Customer Service

•

Pelatihan Komunikasi efektif dan kepribadian

Page 24

BAB X KEGIATAN ORIENTASI Orientasi unit kerja adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran instalasi/unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya. Kegiatan orientasi yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis RS Aulia meliputi beberapa hal sebagai berikut: a.

Organisasi Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit dan Instalasi Rekam Medis

b.

Visi, Misi Unit Rekam Medis Merupakan pengenalan Visi dan Misi Instalasi Rekam Medis sebagai bekal untuk dapat melakukan pelayanan yang efektif, efisien dan berkualitas.

c.

SDM Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Instalasi Rekam Medis yang meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian SDM.

d.

Pelayanan Memperkenalkan alur pelayanan Instalasi Rekam Medis sebagai pelayanan non medis di RS Aulia

e.

Sarana dan Prasarana Memperkenalkan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan pelayanan rekam medis.

f.

Fisik Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RS Aulia dan menjelaskan mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan peraturan yang berlaku.


25

BAB X PERTEMUAN / RAPAT Pertemuan / Rapat internal di instalasi rekam medis dilakukan 1 (satu) bulan sekali. Rapat instalasi rekam medis dengan bidang pelayanan medis dilakukan 3 (tiga) bulan sekali. Pertemuan / rapat instalasi rekam medis membahas permasalah dan kendala yang ada dan peningkatan mutu kinerja petugas instalasi rekam medis. Rapat harus dihadiri oleh semua pelaksana instalasi rekam medis terkecuali berhalangan dengan alasan yang jelas. Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah sebagai berikut: 1. Daftar hadir 2. Agenda Rapat 3. Notulen Rapat Format Notulen Rapat Hari, tanggal Tempat Pemimpin Rapat Notulen Rapat Jumlah

Peserta

Rapat Agenda Rapat

Hasil Rapat


26

BAB XI PELAPORAN Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan yang ada di RS Aulia. Pelaporan rekam medis dibutuhkan untuk pihak internal dan eksternal RS Aulia. Laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RS Aulia diserahkan kepada : 1. Direktur RS Aulia 2. Kepala Bidang Pelayanan Medis Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RS Aulia diserahkan kepada: 1. Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan Pelaporan yang dibuat oleh unit rekam medis yaitu : 1. Laporan Bulanan Laporan Bulanan di unit rekam medis yaitu : a. Laporan eksternal rumah sakit •

RL5.1 Pengunjung

•

RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan

•

RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap

•

RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

b. Laporan internal rumah sakit •

Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap

•

Laporan Kunjungan Rawat Jalan

•

Laporan Kunjungan Rawat Inap

•

Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

•

Laporan Kunjungan Kamar Bersalin

•

Laporan Kegiatan Kamar Bersalin

•

Laporan Kegiatan Kamar Operasi

•

Laporan Rujukan Rawat Jalan

•

Laporan Rujukan Rawat Inap


27

• Laporan Indeks Penyakit Rawat Inap • Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Inap • Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan • Laporan 10 Besar Penyakit Unit Gawat Darurat • Laporan 10 Besar Penyakit di Kamar Bersalin • Laporan 10 Besar Tindakan di Kamar Operasi • Laporan Kematian

2. Laporan Tahunan • RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit • RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap • RL 2 Ketenagaan • RL 3 Pelayanan •

RL 3.1 Rawat Inap

•

RL 3.2 Rawat Darurat

•

RL 3.3 Gigi dan Mulut

•

RL 3.4 Kebidanan

•

RL 3.5 Perinatologi

•

RL 3.6 Pembedahan

•

RL 3.7 Radiologi

•

RL 3.8 Laboratorium

•

RL 3.9 Rehabilitasi Medik

•

RL 3.10 Pelayanan Khusus

•

RL 3.11 Kesehatan Jiwa

•

RL 3.12 Keluarga Berencana

•

RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit

•

RL 3.14 Rujukan

•

RL 3.15 Cara Bayar

• RL 4 Morbiditas dan Mortalitas •

RL 4a Penyakit Rawat Inap

•

RL 4b Penyakit Rawat Jalan


28

Pedoman Rawat Jalan

Recommend Documents