PEDOMAN INVENTARISASI RS ANANDA PURWOKERTO A. DEFINISI 1. Inventaris adalah daftar barang barang yang digunakan di kantor / perusahaan
yang
menyertakan
harga,
jumlah,
jenis
dan
keadaannya. 2. Inventarisasi
adalah
kegiatan
untuk
melakukan
pendataan,
pencatatan, pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara / Daerah 3. Inventarisasi Aset adalah rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas asset fisik atau non fisik sertalegal aspek yang bersangkutan, untuk melakukan endataan, encatatan, elaoran hasil endataan asset, dan mendokumentasikannya pada waktu tertentu. 4. Barang adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai 5. Menginventarisasi adalah mencatat atau mendaftar barang – barang milik kantor. 6. Inventaris Barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memeroleh data yang dierlukan mengenai barang
barang yang
dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan: 1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang - barang inventaris 2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris menurut golongan yang telah
ditentukan, masing – masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.
Tujuan Inventarisasi RS Ananda Purwokerto: 1. Kesempurnaan pengurusan dan pengawasan tata usaha RS Ananda Purwokerto; 2. Tercapainya
pengawasan
yang
efektif
terhadap
keuangan
/
kekayaan RS Ananda Purwokerto; 3. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki RS Ananda Purwokerto; 4. Untuk menghemat keuangan Rumah Sakit baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana prasarana RS Ananda Purwokerto; 5. Sebagai bahan untuk menghitung kekayaan Rumah Sakit dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang; 6. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian saran prasarana yang dimiliki RS Ananda Purwokerto. Fungsi Inventarisasi RS Ananda Purwokerto: 1. Mencatat dan menghimpun data aset yang berada di Instalasi milik RS Ananda Purwokerto; 2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset RS Ananda Purwokerto; 3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan pengawasan aset RS Ananda Purwokerto; 4. Menyediakan informasi mengenai aset RS Ananda Purwokerto yang berada di Instalasi sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan Instalasi;
5. Menyediakan informasi tentang aset yang berada di Instalasi untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas Instalasi; 6. Menyediakan
data
dan
informasi
dalam
rangka
menetukan
kebutuhan dan menyusun rencaba kebutuhan barang; 7. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan / pedoman dalam pengarahan pengadaan barang; 8. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan / pedoman dalam penyaluran barang; 9. Memberikan dan iformasi dalam menentukan keadaan barang ( tua, rusak, lebih ) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya; B. RUANG LINGKUP Peralatan Kesehatan merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting dalam Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan, baik di Rumah Sakit maupun Sarana Pelayanan Kesehatan lainnya oleh karenanya kondisi maupun fungsi peralatan kesehatan harus baik dan dapat mendukung pelayanan kesehatan tersebut. Untuk mencapai kondisi ini perlu adanya pengelolaan peralatan dengan
baik
dan
terpadu
sejak
perencanaan,
pengadaan,
pendayagunaan hingga pemeliharaan. Dengan demikian peralatan kesehatan dan fasilitas pendukungnya akan berdaya guna secara optimal dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan. Rumah Sakit Ananda Purwokerto sebagai salah satu Instansi Swasta mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administratif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas tersebut ditunjang oleh salah satu komponen penting ketatalaksanaan inventaris yaitu inventarisasi barang di RS Ananda Purwokerto. Dalam upaya menunjang ketatalaksanaan inventaris maka di buat panduan inventarisasi RS Ananda Purwokerto yang meliputi Jenis – jenis Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto, Pengelolaan Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto, dan Klasifikasi Nomor Kode Barang dan Nomor Inventarisasi Barang.
C. TATA LAKSANA 1. Jenis – jenis Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto: a. Alat Tulis Kantor Alat
Tulis
Kantor
adalah
bahan
yang
digunakan
untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat,lebih tepat dan lebih baik. Alat Tulis Kantor di RS Ananda Purwokerto dibedakan menjadi dua, yaitu: 1) Alat Tulis Kantor dilihat dari bentuknya: a) Alat Tulis Kantor berbentuk Lembaran Alat Tulis Kantor yang berbentuk lembaran / helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karton, kertas buffalo, buku, amlop dan map
b) Alat Tulis Kantor berbentuk Non Lembaran Alat Tulis Kantor
yang berbentuk Non Lembaran ( bukan
berupa kertas lembaran ), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunning, pemotong kertas (cutter), pelubang kertas dll. 2) Alat Tulis Kantor dilihat dari penggunaannya: a) Barang Habis Pakai Barang habis pakai adalah barang / benda kantor yang terdapat
Instalasi
atau
Unit
di
RS
Ananda
yang
penggunaannya hanya satu / beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen b) Barang Tidak Habis Pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah benda / barang kantor yang terdapat di Instalasi atau Unit di RS Ananda Purwokerto yang
penggunaannya
tahan
lama.
Contoh
:
stapler,
perforator, cutter dan gunting b. Barang Rumah Tangga / Listrik / Alat Kebersihan 1) Perabot Rumah Tangga Perabot Rumah Tangga yang dimaksud adalah benda – benda rumah tangga yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan RS Ananda Purwokerto yang menyangkut rumah tangga. Contoh : meja, kursi, sofa ( meja dan kursi untuk tamu ), rak buku, lemari, papan tulis dll. 2) Alat Listrik Alat
Listrik
adalah
segaa
peralatan
yang
pengoperasiannya menggunakan energi listrik dan bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik dan digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan antar unit maupun ke luar Rumah Sakit Ananda Purwokerto. Contoh : Komputer, laptop, LCD, mesin fotocopy, telepon, faximile dan telepon wireless. 3) Alat Kebersihan Alat Kebersihan adalah semua alat pembersih yang fungsi utamanya untuk membersihkan atau menghilagkan noda pada komponen benda datar, tegak,bertstektur, bercelah pada suatu benda dan benda yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Contoh Alat Kebersihan yang terdapat di RS Ananda Purwokerto adalah Sapu, kain pel, kemoceng, tempat sampah, pengki, ember, sikat lantai. c. Alat Medis dan Alat Kesehatan Alat Medis dan Alat Kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan / atau implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan
penyakit,
merawat
orang
sakit,
memulihkan
kesehatan pada manusia, dan / atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. Contoh alat kesehatan di RS Ananda Purwokerto adalah EKG, Stetoskop, Kateter, Alat Peracik Puyer, Blender Obat, tempat tidur pasien, incubator bayi, meja operasi, kursi transfuse darah, USG, CTG, Doppler dll. d. Mebeler dan Perabotan Mebeler dan Perabotan yang dimaksud adalah perlengkapan rumah tangga yang mencakup semua barang seperti kursi, meja dan lemari. 2. Pengelolaan Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto Ada beberapa tahap dalam pencatatan Inventarisasi barang RS Ananda Purwokerto yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis barang baik Medis maupun Non Medis agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah dan jenis barang saat masuk maupun keluar dari gudang yaitu: a. Formulir Kartu Permintaan Barang Merupakan formulir yang digunakan setiap bagian / unit kerja di RS Ananda Purwokerto untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik medis maupun non medis kepada bagian umum dan tata usaha yang ditandatangai oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan dan penerima dari unit / bagian yang membutuhkan logistik b. Formulir Kartu Penerimaan Barang Merupakan formulir yang digunakan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha untuk mendistribusikan barang / peralatan yang sudah tersedia di Gudang ATK kepada Unit / Instalasi yang melakukan permintaan barang sebelumnya. 1) Administrasi Proses Penerimaan Barang a) Pendataan barang
Seluruh barang yang di beli oleh Bagian Umum dan Tata usaha harus masuk ke dalam Gudang untuk di catat di dalam inventaris Gudang ATK. Kemudian Bagian Umum dan Tata Usaha mengecek barang datang
dari
suplier
dari
jenis
barang,
nama
barang,
spesifikasi barang, kualitas barang yang di pesan, ukuran, berat, jumlah dan cacat atau tidaknya barang. b) Bukti Pencatatan Penerimaan Barang Catatan
akuntansi
yang
terlibat
dalam
administrasi
penerimaan barang adalah: i.
Nota Penerimaan Adalah nota dari suplier yang berisi daftar nama barang dan harga barang yang di serahkan kepada Bagian Umum dan Tata usaha. Kemudian di serahkan sebagai bukti penerimaan barang kepada Bagian Keuangan Sub Pengeluaran.
ii.
Daftar Pembelian Daftar pembelian adalah daftar yang gunakan oleh bagian administrasi gudang untuk laporan harian dan bulanan sebagai bukti pembelian barang.
2) Pembuatan Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang memuat hasil perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. Bagian Keuangan Sub Pengeluaran
merupakan
sarana
bagian
pembelian
dalam
mengecek kebenaran tagihan yang di terima dari pemasok. Form Penerimaan Barang yang digunakan
di RS Ananda
Purwokerto mencakup No, Tanggal, Nama Barang, Jenis / Tipe / Merk,
Jumlah,
Nama
Penerima,
Paraf,
Keterangan. c. Daftar Inventaris Barang 1) Daftar Inventaris RS Ananda Purwokerto
Nama
Petugas,
Daftar Inventaris Barang adalah formulir untuk mencatat barang – barang inventaris RS Ananda Purwokerto secara tersendiri atau kumpulan / kolektif dilengkapi Nama Barang, Tipe / Merk, Jumlah Barang, Kondisi Barang dan Lokasi Barang. 2) Kartu Inventaris Ruangan
Kartu Inventaris Ruangan yang dimaksudkan adalah formulir untuk mencatat barang- barang inventaris RS Ananda Purwokerto yang terdapat di masing – masing ruangan di dalam Unit / Instalasi. 3. Klasifikasi dan Nomor inventaris Barang Untuk
mempermudah
pencacatan
logistik,
sekaligus
mempermudah
pengenalan maupun pengklasifikasian logistik yang dimiliki Unit / Instalasi harus dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Pada dasarnya penggolongan atas barang-barang dalam Unit / Instalasi tergantung pada kegiatan operasional Unit / Instalasi tersebut. Dengan demikian, setiap Unit / Instalasi memiliki kebebasan melakukan pengelompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengewasan dan keselamatan dan keamanan logistik.
Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik Unit / Instalasi yang dibeli, di dapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan melalui Bagian Keuangan. Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha, Penempatan Kode Inventaris adalah bagian kanan bawah dari barang inventaris. Pada dasarnya barang-barang logistik yang dilakukan inventarisasi terdiri dari 2 jenis yaitu :
a
Barang Habis Pakai / BHP : adalah barang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. (bahan makanan, bahan farmasi, suku cadang dan listrik, BBM dll).
b
Barang tetap (barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun meliputi : 1) Barang tidak bergerak (tanah, bangunan), 2) Barang bergerak (Kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium) dan 3) Barang persediaan (barang yang ada di dalam gudang dan tempat penyimpanan lainya.
Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian barang, tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut.
Kegiatan tersebut dimulai dari penggolongan barang berdasarkan jenisnya yang kemudian diberi nomor jenis barang. Setelah itu masingmasing jenis barang, dibagi atas kelompok-kelompok barang yang tercakup di dalamnya. Kemudian, masing-masing golongan barang tersebut harus pula diberi nomor (Nomor golongan).
Khusus untuk barang-barang tahan lama, untuk mempermudah dalam pemantauan dan pengawasan/ pengendalian logistik penting diberi Nomor inventaris barang. Sehubungan dengan hal tersebut, pedoman pokok dalam pemberian nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran barang yang bersifat spesifik, maksudnya penomoran barang tersebut harus sampai menunjuk pada satu buah barang tertentu. Dengan demikian dalam pemberian nomor inventaris barang mulai dari pegelompokan barang sampai pemberian nomor urut barang Adapun cara pemberian dan penulisan nomor inventaris barang tersebut adalah dengan urutan sebagai berikut: Golongan Inventaris, Jenis Barang, Sub Jenis, Nomor Seri, Bulan Inventaris, Tahun Inventaris. Golongan A
Jenis Barang Alat Tulis dan
Sub Jenis Kuitansi Formulir
No.Seri
Bulan
Tahun
001 002
Inv. 05 05
Inv. 2015 2015
Nota Pembayaran Buku Register Kantor ............ Alat Makan Barang RT / Listrik Alat Minum Alat Dapur / kebersihan Alat kebersihan ..............
B
003 004 ...... 001 002 003 004 ........
05 05 .... 06 06 06 06 ..........
2015 2015 ........ 2015 2015 2015 2015 ...........
Berikut Format Nomor Inventaris RS Ananda Purwokerto : A
0
1
0
3
0
0
3
0
5
2
0
1
5
Nomor Inventaris di atas di tujukan untuk inventaris Nota Pembayaran D. DOKUMENTASI PEMBERIAN KODE INVENTARIS No. Dokumen
No. Revisi
Halaman
004/SOP/UTU/AND/I/2017
00
1/1
Tanggal Ditetapkan
Ditetapkan, Direktur
STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL 8 Maret 2017 ( dr. Widayanto, M.Kes )
PENGERTIAN TUJUAN
Pengkodean adalah kegiatan untuk menyatakan suatu informasi ke dalam bentuk tertentu yang berbeda dengan bentuk asal Mempermudah pengawasan barang di RS Ananda Purwokerto
KEBIJAKAN PROSEDUR
1. Bagian Umum dan Tata Usaha membuat kode inventaris dengan format sebagai berikut: A
0
1
0
2
3
Ket: A : Golongan Inventaris 01 : Jenis
0
0
0
5
2
0
1
7
02 300 05 2017
: : : :
Sub Jenis Nomor Seri Bulan Inventaris Tahun Inventaris
2. Ketentuan dari kode inventaris RS Ananda Purwokerto adalah sebagai berikut: a. Jenis Inventaris : A : Alat Medis dan Alat Kesehatan B : ATK dan Peralatan Kantor C : Meubeler dan Perabotan D : Barang Rumah Tanggga / Listrik / Kebersihan b. Sub Jenis : 01 : Termometer 02 : Timbangan Bayi dst c. Nomor Seri adalah jumlah dari Sub Jenis. Misal 001, 002, 003, dst d. Tahun Pembuatan 3. Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha 4. Penempatan Kode Inventaris adalah sebelah kanan bagian bawah dari barang inventaris
UNIT TERKAIT
Bagian Umum dan Tata Usaha
