Lampiran Keputusan Direktur Utama Rumah
Sakit Umum Bali Royal
Nomor : 163/BROS/SK-DIRUT/XII/2014
Tanggal : 01 Desember 2014
Tentang : Panduan Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan Dan Penerimaan
Pasien Rawat Inap di Rumah
Sakit Umum Bali Royal
BAB I. DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. Rumah Sakit Umum Bali Royal (BROS) harus menyediakan skrining
medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang
meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining
medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai
kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti
pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang
segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya
yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius
dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai
dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia BROS, pasien akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai, mempunyai
perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan
pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak
tersedia di RS BROS.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I:
Kebijakan Utama, bagian II: ruang lingkup pelayanan di RSU Bali Royal,
bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun
terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari
pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSU
BROS, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan
yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien
dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya
terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respon yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis
darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas pelayanan
B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen
yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi
kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti
oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua Manajer:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Manajer juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab
untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan
harus memastikan bahwa:
Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang
terkait
Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan
ini dan dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan
indisiplin
Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila
ditemukan ketidak patuhan.
BAB II. RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24
jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan
dikategorikan untuk penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang
bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
Unit Emergensi
VK
Pasien hanya dapat dilayani di RSU Bali Royal jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai
atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang
memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan
sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan
keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSU
ali Royal atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit
dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan
transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi /
bahasa / budaya, RSU Bali Royal memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala
tersebut. Untuk kendala bahasa asing RSU bali royal menggunakan native
speaker dengan perjanjian kerjasama
BAB III. TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang
akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya
memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi.
Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini
dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang di bagian pendaftaran dan diterima oleh petugas
pendaftaran (FO).
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat
dan kehilangan kartu) atau pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb:
1) Petugas pendaftaran memberikan formulir pendaftaran untuk
dilengkapi sesuai identitas diri (KTP/Pasfort) jika pasien Asuransi
petugas meminta kartu asuransi untk di fotocopy, 1 disimpan dalam
rekam medis, 1 sebagai administrasi saat penagihan.
2) Petugas pendaftaran mencocokkan formulir pendaftaran dengan kartu
identitas
3) Petugas pendaftaran memasukkan ke sitem IT sesuai formulir
pendaftaran yang telah diisi
4) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat), bukti
registrasi dan IUP (Index Utama Pasien);
5) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien untuk disimpan
dan bukti registrasi diserahkan ke petugas poliklinik;
6) Petugas Rekam medis membuatkan berkas rekam medis dan membawa ke
poliklink / unit pelayanan yang dituju.
4. Jika Pasien tersebut adalah pasien lama,
1) Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
2) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
3) Petugas membuat bukti registrasi berdasarkan KIB pasien
4) Petugas rekam medis mengambil berkas rekam medis dan menyerahkan ke
unit yang dituju
5) Petugas menyerahkan bukti registrasi dan menyerahkan ke pasien
untuk diserahkan ke poliklinik.
5. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
1) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien;
2) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang
dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan menyelesaikan
administrasi di kasir mempersilahkan untuk menunggu obat;
3) Kemudian petugas farmasi memberikan obat dan menjelaskan fungsi,
aturan pakai dan efeksamping obat.
4) Petugas mempersilakan pasien pulang dan tidak lupa mengucapkan
terima kasih
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan
terkait, maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak
manajemen maupun direktur.
Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk
informasi proses yang lebih rinci.
B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :
Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang
memiliki Surat Ijin Praktek di RSU Bali Royal. Dokter spesialis/ UGD/
Poliklinik akan membuat surat pengantar rawat inap sesuai kondisi pasien
dan diagnosis sementara kepada admission. Penerimaan pasien non-emergensi
atau pasien rujukan ke RSU ali Royal harus dilakukan verfikasi terlebih
dahulu mengenai kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai
kebutuhan pasien untuk dirawat di RSU Bali Royal.
Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan
lembar kerja admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan
instruksi dari dokter spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat Inap)
2. Diagnosis
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah
direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah
direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat
inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah
ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: keluarga pasien membawa surat
pengantar rawat inap ke bagian admission dan memilih kamar yang
tersedia dan sesuai perawatan yang dibutukan.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi: keluarga pasien membawa surat
pengantar rawat inap ke bagian admission dan memilih kamar yang
tersedia dan sesuai perawatan yang dibutukan.
4. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi
dan VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya
dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk
ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan
kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara
berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter
memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat
yang tersedia di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer
diterima oleh bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter
umum di Unit Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan
transfer pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang
diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
Pendaftaran pasien – Rawat Inap
Penerimaan pelayanan di Emergensi
Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
Observasi pasien di Unit Emergensi
Observasi pasien di VK
Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi dan
menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik,
UGD maupun rujukan dari dokter praktek
2. Petugas menjelaskan kamar yang tersedia dan menginformasikan harga
kamar, visite dokter dan perawatan.
3. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
4. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang
lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang
lain sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk
mengisi form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas
mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
5. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai
dengan permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih
tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai
tempat yang diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain
sesuai permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social
pasien;
6. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan
7. Petugas admisi memesan kamar sesuai pilihan pasien/keluarga dan
memberitahukan ke ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
8. Petugas memberikan informasi kepada pasien/keluarga yang mendaftar
bahwa tempat akan disiapkan dan mempersilakhan menunggu di tempat
pasien berasal;
9. Petugas rawat inap menginformasikan kamar sudah siap dan
mempersilahkan pasien untuk di transfer
10. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap dan
melakukan serah terima;
11. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap melakukan serah terima
pasien memberikan pelayanan kesehatan sesuai kebutuhan pasien;
12. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan
kepada kasir bahwa pasien rencana pulang dan menyerahkan formulir
tindakan.
b) Jika billing sudah siap petugas Kasir akan menginformasikan ke
perawat ruangan bahwa pasien sudah boleh mengurus administrasi.
c) Petugas ruangan mempersilahkan keluarga pasien untuk menyelesaikan
administrasi pembayaran di bagian kasir;
d) Jika pasien sudah menyelesaikan administrasi akan diberikan kartu
bukti lunas untuk diserahkan ke perawat ruangan.
e) Perawat mempersilahkan pasien untuk pulang;
f) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap
mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka
petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen
maupun Direktur Rumah Sakit.
C. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar di RSU Bali Royal dibedakan berdasarkan:
a. Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1) Kamar Royal class
2) Kamar Royal Princes
3) Kamar Royal Prince
b. Lantai 2 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1. Kamar Roya Queen
c. Lantai 3 untuk perawatan pasien yang terdiri dari :
1. Kamar Royal King
2. Kamar Royal Majesty
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien
diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali
pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah
dikaji /assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1) Royal Class
2) Royal Princess
3) Royal prince
4) Royal Queen
5) Royal King
6) Royal Majesty
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang
tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan
kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Jika semua kamar tidak tersedia
akan di rujuk. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk
dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. Bayi baru lahir maka tarif yang berlaku adalah
sesuai dengan kelas kamar ibu nya.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan
dengan penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu
ruangan dengan tanda isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan
kepada tim infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di
dalam satu area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection
control dan dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut
mungkin diperlukan.
BAB IV. DOKUMENTASI
1. Formulir Pendaftaran pasien baru
2. Foto copy identitas (KTP/SIM/Pasfor)
3. Bukti Kunjungan (Pasien IKS/Asuransi)
4. Bukti Registrasi Rawat Jalan
5. Form permintaan Rawat Inap
6. Form Perkiraan Biaya
Ditetapkan di : Denpasar
Pada Tanggal : 01 Desember 2014
Rumah Sakit Umum Bali Royal
dr. I Gede Wiryana Patra Jaya, M.Kes
Direktur Utama
Lampiran – Daftar Rumah Sakit / Instansi Rujukan
"RUMAH SAKIT "ALAMAT "RADIUS "NO. TELP / FAX"e-Mail "
"RSU Kasih Ibu "Jl. Teuku Umar " 3Km "Telp. 0361 "E-Mail: "
"Denpasar "No. 120 Denpasar " "223036 Fax. "kasih.ibu@telk"
" "- Bali " "0361 238690 "om.net "
" " " " " "
"RSU Surya "Jl. Pulau " 2Km "Telp. 0361 " "
"Husadha "Serangan 1, " "233787 " "
"Denpasar "Denpasar " "Fax. 0361 " "
" " " "231177 " "
"RS Siloam "Jl. Sunset Road " "(0361) 779900 "Web "
" "No 818 Badung " " "http://www.sil"
" "Bali " " "oamhospitals.c"
" " " " "om/ "
" " " " " "
" " " " "Email "
" " " " "mailto:info.ba"
" " " " "li@siloamhospi"
" " " " "tals.com "
