PEMERINTAH KABUPATEN REMBANG DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS SALE
Jl. Lasem - Sale Km. 27,7 Telp. ( 0356 ) 551807 KP. 59265 e-mail :
[email protected] :
[email protected] SALE - REMBANG
PANDUAN KOMUNIKASI INTERNAL
I.
PENGERTIAN Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak internal atau karyawan Puskesmas baik yang dilakukan secara formal maupun nonformal.
II. RUANG LINGKUP Komunikasi internal dilakuka dengan lokakarya mini bulanan, rapat, apel, RTM, Konsultasi/tatap muka, SMS/Whatsapp, dan telepon. III. TATA LAKSANA Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Puskesmas dengan penanggung jawab dan pelaksana/seluruh karyawan Puskesmas. Komunikasi internal dilakukan dengan cara: a. Lokakarya mini bulanan Lokakarya Mini Bulanan adalah forum yang dibentuk khusus untuk melakukan penggerakan pelaksanaan program/kegiatan Puskesmas yang dilakukan rutin setiap bulan, untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas. Bahan lomin Bulan Pertama adalah : - Umpan balik hasil kinerja Tahun lalu dan hasil analisanya. - Informasi kebijakan baru dan atau program baru. - Tata cara penyusunan RPK dan RUK. - Penjabaran uraian peran, tugas dan tanggung jawab dari semua petugas Puskesmas, berdasarkan hasil analisa beban kerjanya. Bahan lomin Bulan Rutin adalah : - Umpan balik balik hasil kinerja bulan lalu lalu dan capaian kumulatif selama bulan berjalan. - Informasi kebijakan baru dan atau program baru. - Rencana tindakan untuk perbaikan dan peningkatan kinerja bulan yang akan datang - Bahan Musrembangcam khusus untuk lokmin bulanan ke 2,5,8 dan 11. - Ruang yang dipakai diatur seperti huruf “U”. Langkah-langkah lokakarymini bulanan meliputi : 1. Kepala Puskesmas mempersiapkan bahan lokmin. 2. Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan mempersiapkan bahan penyusunan RUK dan RPK. 3. Kepala subbag TU mempersiapkan usulan kebutuhan sumber daya yang diperlukan Puskesmas. 4. Kepala subbag tata usaha mempersiapkan dan mendistribusikan surat undangan. 5. Kepala subbag TU menunjuk Koordinator, Moderator dan Notulis penyelenggaraan lokakarya mini. 6. Ka. subbag TU mempersiapkan tempat pelaksanaan. 7. Kepala subbag TU mempersiapkan Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan. 8. Moderator memandu pelaksanaan lokakarya mini. 9. Notulis mencatat semua kejadian selama lokakarya mini dinotulen rapat.
b. Rapat Rapat adalah pertemuan formal 4 orang atau lebih yang dilakukan dengan tatap muka, diselenggarakan dengan tujuan membahas perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan dan pemberian motivasi. Langkah-langkah pelaksanaan rapat meliputi: 1. PJ. Upaya/Kepala Subag TU menyusun agenda rapat. 2. PJ. Upaya/Kepala Subag TU melaporkan rencana pelaksanaan rapat kepada Kepala UPT Puskesmas. 3. Kepala UPT Puskesmas memerintahkan Kepala Subag TU/ PJ. Upaya untuk melaksanakan rapat. 4. PJ. Upaya/Kepala Subag TU membuat dan mendistribusikan undangan. 5. PJ. Upaya/Kepala Subag TU menunjuk penyelenggara rapat. 6. PJ. Upaya/Kepala Subag TU mempersiapkan tempat dan perlengkapan yang dibutuhkan. 7. PJ. Upaya/Kepala Subag TU memandu pelaksanaan rapat. 8. Notulis mencatat semua kejadian selama rapat dinotulen rapat c. Apel Apel adalah Upacara yang dilaksanakan secara khusus tanpa membutuhkan kehadiran pejabat dan memiliki tata urutan upacara yang tidak harus lengkap. Langkah-langkah pelaksanaan apel : 1. Komandan apel menyiapkan barisan. 2. Komandan apel menghitung jumlah peserta. 3. Pembina apel memasuki tempat apel. 4. Komandan apel memimpin peserta melakukan penghormatan kepada pembina apel. 5. Komandan apel melaporankan kesiapan apel. 6. Pembina apel memimpin pembacaan visi dan misi Puskesmas. 7. Pembina apel memberikan amanat singkat. 8. Pembina apel memimpin peserta berdo’a. 9. Komandan apel melaporkan apel telah selesai. 10. Komandan apel memimpin peserta melakukan penghormatan kepada pembina apel. 11. Pembina apel meninggalkan tempat apel. 12. Komandan apel membubarkan barisan. d. Rapat Tinjauam Manajemen Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan dalam rangka membahas umpan balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit internal, hasil penilaian kinerja, perubahan proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan. Langkah-langkah RTM meliputi : 1. Ketua Tim Mutu mempersiapkan bahan RTM. 2. Ketua Tim Mutu melaporkan rencana RTM kepada Kepala Puskesmas. 3. Kepala Puskesmas menugaskan Ka Sub bag TU untuk menyelenggarakan RTM. 4. Kepala Subag TU membuat dan mendistribusikan undangan. 5. Kepala Subag TU mempersiapkan tempat dan perlengkapan yang dibutuhkan. 6. Kepala Puskesmas memimpin RTM. 7. Notulis mencatat semua kejadian selama rapat berlangsung dinotulen rapat 8. Kepala Puskesmas membuat keputusan rapat 9. Ketua Tim Mutu membuat kesimpulan RTM 10. Ka Subag TU mendokumentasikan proses & hasil RTM.
e. Konsultasi/tatap muka Konsultasi merupakan permintaan penjelasan/petunjuk/ arahan atas suatu hal/kegiatan kepada atasan/pimpinan/ orang yang diberi wewenang oleh atasan/pimpinan sebagai konsultan. Langkah-langkah yang dilakukan: 1. Petugas mempersiapkan bahan/materi konsultasi. 2. Petugas memberitahu konsultan bahwa dia akan melakukan konsultsi. 3. Konsultan menentukan waktu dan tempat konsultasi. 4. Petugas menyampaikan materi yang dikonsultasikan. 5. Konsultan menanyakan kejelasan petugas tentang hal-hal yang disampaikan kepada petugas. 6. Konsultan memberi penjelasan/petunjuk/arahan kepada petugas. 7. Petugas dan konsultan mendokumentasikan kegiatan dan hasil konsultasi. f.
SMS/Whatsapp SMS/Whatsapp dilakukan baik perseorangan/antar petugas atau secara group. Langkah-langkah pelaksanaan: 1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan. 2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan). 3. Komunikator menentukan penggunaan sms/whatsapp pribadi/group. 4. Komunikator menulis pesan 5. Kkomunikator mengecek kebali pesan 6. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan 7. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan 8. Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.
g. Telepon Telepon digunakan untuk komuniki langsung jarak jauh. Langkah-langkah pelaksanaan: 1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan. 2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan telepon. 3. Komunikator menghubungi komunikan. 4. Komunikator berkkomunikasi dengan komunikan. 5. Komunikator mendokumentasika proses dan hasil komunikasi. IV. DOKUMENTASI 1. SOP-SOP : Lokakarya mini bulanan, rapat, apel, RTM, Konsultasi/tatap muka, SMS/Whatsapp dan telpon. 2. Undangan, daftar hadir, dan notulen baik rapat mingguan maupun lokakarya mini bulanan, bukti pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi rapat, buku harian pegawai.
Sale, Plt. Kepala UPT Puskesmas Sale
dr. Muhammad Anton AP. NIP. 19811104 200903 1 004
