STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
LEMBAR PERSETUJUAN SOP
Setelah dilakukan pembahasan, maka SOP dengan keterangan sebagai berikut: Judul
: PROSEDUR DISTRIBUSI DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
NO SOP
: P/DC/003
Pemelihara
: DOKUMEN CONTROL
Tanggal Efektif
:
Riwayat Dokumen Revisi
Tanggal
Diketahui Oleh
Direktur
Deskripsi
DiSetujui Oleh :
MR
General Manager
Dibuat Oleh :
Dokumen Control
Catatan :
Ketika revisi terbaru dikeluarkan, dikeluarkan, edisi lama dinyatakan dinyatakan tidak berlaku. berlaku.
Pengajuan Revisi oleh masing-masing direktorat / divisi harus berdasarkan berdasarkan persetujuan Top Management (MR) (MR) untuk selanjutnya selanjutnya disosialisasikan keseluruh keseluruh personil personil perusahaan. perusahaan.
DOCUMENT SOP
Page 1 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
1. TUJUAN DAN RUANG LINGKUP 1.1. Memberikan pedoman kepada PIC Departement dalam membuat dan menyusun dokumen baik
baru atau perubahan sesuai dengan Sistem Manajement Mutu dan K3&LH. 1.2. Ruang lingkupnya adalah seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem management mutu
untuk semua ruang lingkup PT Acset Indonusa Tbk. dari awal proses pengesahan , distribusi, penarikan dokumen yang lama hingga proses penyimpanan dokumen di proyek / head office. 2. PENANGGUNG JAWAB 2.1. Document Control 2.1.1. Membuat sistem pengendalian dokumen sebagaimana diatur didalam prosedur i ni untuk
masing – masing divisi ataupun masing – masing proyek dimanapun bertugas, agar setiap dokumen terjamin keberadaannya dan mampu telusurnya. 2.1.2. Menerima, mendistribusikan, dan menyimpan dokumen dari pihak luar. 2.1.3. Membuat sistem pengendalian dokumen di masing – masing departemen ataupun proyek
sebagaimana diatur dalam prosedur ini dan serah terima akhir dari semua dokumen. 2.1.4. Document Control bertanggung jawab atas pengiriman, penerimaan, kontrol distribusi
dan manajemen umum dari semua dokumenasi seperti gambar, prosedur, spesifikasi dll, baik secara internal organisasi maupaun external dari pihak lain sebagaimana diatur dalam prosedur ini. Manajer masing-masing bagian bertanggung jawab atas dokumen yang berlaku didalam organisasinya masing-masing. 2.1.5. Menerima pembuatan/perubahan/permintaan dokumen. Serta mencatat Log Penerimaan
dan pengiriman dokumen dan menggandakan dokumen atau data 2.1.6. Memberi stempel pada dokumen dan data , yaitu tanda terima dokumen terkendali,
melakukan distribusi dokumen dan data, serta menarik revisi sebelumnya dari dokumen dan data. 2.1.7. Melayani peminjaman dokumen oleh unit kerja lain dilakukan sesuai prosedur yang
berlaku dan dokumen yang dipinjam telah dikembalikan tepat waktu dan memelihara, menyimpan dokumen dan memastikan mampu telusurnya.
DOCUMENT SOP
Page 2 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
2.1.8. Melakukan audit secara berkala untuk memastikan sistem penomoran dan pengendalian
dokumen dijalankan oleh masing – masing bagian dengan benar. 2.2. QA/QC Manager Head Office 2.2.1. Memastikan prosedur ini efektif dan efisien untuk pengendalian dokumen dan melakukan
perbaikan – perbaikan yang diperlukan secara berkala. 2.2.2. Memantau proses pengendalian dokumen dan melakukan identifikasi kebutuhan
dokumen ditiap – tiap departemen ataupun proyek. 2.3. Top Management / Management terkait diatasnya
Memastikan bahwa distribusi dokumen sudah berjalan sesuai prosedur yang berlaku dengan melakukan audit berkala melalui petugas audit yang telah ditunjuk secara resmi. 3. PENGERTIAN ISTILAH 3.1. Document Control bertugas untuk mengatur regulasi mengenai pendistribusian dokumen
maupun system dari kantor pusat ke seluruh proyek dan berkoordinasi dengan document control proyek. 3.2. Document Control bertugas untuk mendistribusikan dokumen dari kantor pusat ke setiap
departemen yang ada di proyek, menerima umpan balik dari setiap departemen proyek, dan memberikan laporan rutin (baik bulanan maupun mingguan) ke kantor pusat. 3.3. Controlled Document adalah semua dokumen yang diperlukan sebagai otorisasi untuk
memverifikasi kecukupan informasi dan persetujuan oleh manajer terkait sebelum diterbitkan karena akan berdampak langsung terhadap proses kerja. 3.4. Uncontrolled Document adalah semua dokumen yang tidak memerlukan otorisasi untuk
diverifikasi kecukupan informasinya dan penyebarluasan dokumen tersebut diluar kendali Document Control. 3.5. Obsolete adalah dokumen yang sudah tidak terpakai lagi dan harus ditarik dari peredaran. 4. REFERENSI
Manual AMS dan ISO 9001 tahun 2015 tentang Quality Management System
DOCUMENT SOP
Page 3 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
5. KETENTUAN 5.1. Semua dokumen yang akan didistribusikan sudah disetujui secara internal oleh Manajer Tim
yang bertanggung jawab dan ditinjau oleh orang lain di tim yang bertanggung jawab untuk kesesuaian, kelengkapan dan akurasi sebelum diterbitkan. 5.2. Semua personil yang bertanggung jawab dalam persiapan, review dan persetujuan harus
mengidentifikasi dengan nama inisial pada dokumen yang relevan. Semua dokumen harus disiapkan dan direview oleh personil yang ditugaskan, dan disetujui oleh Manajer Tim yang bertanggung jawab. (Lihat Tabel 1:
Bagan Document Control (1) PEMBUATAN &
DISTRIBUSI) 5.3. Untuk persetujuan dokumen secara internal harus disampaikan, diperiksa dan disetujui oleh
Manajer Tim dan Project Manager (di Proyek) 5.4. Untuk persetujuan dokumen di head office secara internal harus disampaikan, diperiksa &
disetujui oleh Top Management. 5.5. Document Control akan mengontrol status dokumen untuk persetujuan, distribusi dan status
revisi. 5.6. Ketentuan Prosedur Distribusi Dokumen ini menjelaskan pendistribusian dokumen yang
harus memenuhi prosedur ini. 5.7. Proses Pengendalian Dokumen 5.7.1. Pengendalian Penerimaan 5.7.1.1. Personil yang mempersiapkan dokumen, yang dikendalikan oleh prosedur yang
relevan, harus mengirimkan dokumen sebagai file elektronik ke Document Control untuk distribusi dalam internal organisasi. 5.7.1.2. Dalam hal dokumen didistribusikan ke Pemberi Tugas, subkontraktor dan suplier,
form pengiriman dokumen (surat, faksimili dan transmittal) harus diberi nomor. 5.7.1.3. Saat menerima dokumen dari luar, Document Control akan mengkonversi
dokumen ke File PDF, dan menyerahkannya kepada Manajer Proyek atau Manajer Tim yang berkaitan untuk daftar distribusi dokumen.
DOCUMENT SOP
Page 4 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
5.7.1.4. Ketika
dokumen
dikirim
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
dari
Document
Control
ke
Pemberi
Tugas,
pemberitahuan melalui email harus dikirim ke semua pihak yang terkait. Document Control penerima akan mendistribusikan semua dokumen yang relevan untuk diperiksa, persetujuan dan / atau informasi. 5.7.2. Pengendalian Pengiriman dan atau Distribusi 5.7.2.1. Document Control juga harus bertanggung jawab untuk distribusi tepat waktu
untuk semua pihak yang terlibat, baik pihak internal maupun eksternal. Distribusi didalam dan diluar Kantor Pusat dilakukan oleh Document Control Proyek. Distribusi didalam dan diluar organisasi dilakukan oleh Document Control. 5.7.2.2. Semua revisi dokumen harus diperiksa, dikendalikan dan didistribusikan dengan
cara yang sama seperti aslinya. Dokumen tersebut adalah tapi tidak terbatas pada: 5.7.2.2.1.Dokumen Teknis yaitu seperti Gambar dan Spesifikasi Teknis dll 5.7.2.2.2.Korespondensi yaitu semua surat menyurat antara internal organisasi maupun
antara internal dengan pihak eksternal. 5.7.2.2.3.Catatan Perubahan Desain (Instruksi Pemberi Tugas), Catatan Perubahan
Lapangan (Proposal Teknis), Permintaan Informasi (RFI), Laporan Ketidaksesuaian (NCR), Perubahan Pekerjaan (VO), Klarifikasi atau Penyampaian Informasi (Site Memo), Risalah Rapat (MOM), dll. 5.7.2.2.4.Dokumen lainnya , yaitu semua dokumen terkirim, baik ke internal maupun
ke external yang tidak teridentifikasi dalam SOP. 5.7.3. Distribusi Dokumen
Dokumen-dokumen harus didisribusikan sebagaimana diatur dalam prosedur ini. 5.7.3.1. Daftar Master Distribusi berisi gambar, dokumen dan hal lainnya yang
berhubungan dengan pekerjaan proyek berikut issue statusnya harus disiapkan dan dikeluarkan untuk Pemberi Tugas dan dipelihara pada Sistem Pengendalian Dokumen Proyek sepanjang durasi proyek. Semua dokumen harus disiapkan sesuai dengan prosedur yang berlaku, yang memenuhi persyaratan dokumen kontrak dan semua standard code yang berlaku dan prosedur dan standar lainnya.
DOCUMENT SOP
Page 5 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
5.7.3.2. Dokumen Diterima, Document Control wajib menerima, mencatat dalam log
book, memberi stempel, memelihara dan menyimpan dokumen-dokumen. Document Control wajib memelihara dan menyimpan dokumen-dokumen. Document Control harus memastikan bahwa persyaratan persiapan, review, persetujuan dan distribusi dokumen terkendali seperti yang dirangkum dan ditunjukkan pada Bagan Document Control. Document Control harus memastikan bahwa revisi terbaru ditandai dengan no revisi dalam judul subjek dalam status pengajuan sesuai permintaan oleh Klien. 5.7.4. Disposisi Dokumen yang Diganti / Usang 5.7.4.1. Ketika dokumen revisi diterima, semua hard copy dokumen lama harus ditarik
kembali dan ditandai dengan stempel "OBSOLETE" (kadaluwarsa) oleh Document Control. 5.7.4.2. File elektronik masing-masing dokumen yang diganti tersebut harus dipastikan
disimpan dengan baik dan tidak tersebar luas kecuali sebagai catatan rekaman Document Control. 5.7.4.3. Organisasi harus melaksanakan semua perubahan dokumen yang harus diperiksa,
dikendalikan dan didistribusikan dengan cara yang sama seperti dokumen asli. 5.7.4.4. Dalam status pengajuan sesuai permintaan oleh Klien. 5.7.5. Penyimpanan
Dokumen harus memiliki nomor unik dan harus disimpan dalam sistem pengendalian dokumen proyek dan diberi nomor sesuai dengan penomoran yang relevan. 5.7.6. Pelaporan dan Pengembalian
Semua dokumen yang berhubungan dengan proyek harus dikirimkan ke Central Document Control untuk diarsipkan. Selain itu semua dokumen yang berasal dari head office harus dikembalikan lagi ke Central Document Control. 5.7.7. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan dengan menggunakan log book dan check random. 5.7.8. Perbaikan DOCUMENT SOP
Page 6 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
Perbaikan dilakukan secara terus menerus. Perbaikan sistem dapat dilakukan dengan berkonsultasi terlebih dahulu dengan QA/QC Manager, sementara untuk perbaikan dokumen dapat berkonsultasi dengan Document Control. 6. PROSES DISTRIBUSI DOKUMEN 6.1 Dokumen
baru sudah disetujui oleh Top Management Head Office / Top Management
yang terkait . 6.2 Document Control menerima formulir dokumen baru yang sudah disetujui. 6.3 Document control memberi stempel
tanggal penerimaan dan master pada dokumen yang
baru diterima.Jika ada dokumen lama maka dokumen control akan memberikan cap "OBSOLETE" (kadaluwarsa) pada dokumen lama dan menyimpannya masternya pada tempat tertentu. Document Control membubuhkan stempel pada dokumen dan data copy
dokumen dengan cap “CONTROLLED DOCUMENT 6.4 Dokumen
yang baru diterima akan dicirculasikan, digandakan dan didistribusikan pada
yang memerlukan.” . 6.5 Document
Control menarik revisi dokumen dan data yang sebelumnya. Pendistribusian
dokumen tersebut harus terekam pada formulir daftar distribusi dokumen.
DOCUMENT SOP
Page 7 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
7. FLOWCHART Distribusi dan Pengendalian Dokumen
Aktivitas
Mulai
CatatanMutu
Keterangan
6.1 Informasi permintaan /pembuatan ./perubahan
6.1
Top Management / Mana ement terkait
dkumen dari Manager terkait
Setuju dokumen baru
6.2 Terima Informasi dan mengajukan permohonan Doc. Controlled 6.2
ke Top managemen terkait.
Terima document / Form baru
6.3 Document memberikan cap "OBSOLETE" (kadaluwarsa) pada dokumen lama dan menyimpannya masternya pada tempat tertentu. - Jika Top Management tidak menyetujui dokumen akan dikembalikan untuk direvisi. - Jika Top Management menyetujui dokumen maka Selesai
dilakukan proses 6.4
6.4. Dokumen Kontrol akan melakukan proses penyebaran dokumen baru dan menarik dokumen sebelumnya.
DOCUMENT SOP
Page 8 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
DOCUMENT FUNCTIONAL STAMP
DOCUMENT SOP
Page 9 of 10
STANDARD OPERATING PROCEDURE P/DC/003
PEMBUATAN, PERUBAHAN, DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
REVISI XX
Untuk Dokumen Selain Gambar di PT Acset Indonusa Tbk
8. DOKUMEN TERKAIT ..................................
DOCUMENT SOP
Page 10 of 10
