Organización Personal GTD

una alianza para la capacitacion basada en p r a c t i c a y especilizada basada fundamentos

CURSO ESPECIALIZADO Organización Personal con Eficacia (Getting Things Done – GTD & Microsoft Outlook 2013)

Instructores: Rocío Zelada & Germán Zelada COGNOS Capacitación Tecnológica En Alianza con Axxon Consulting Bolivia Septiembre – 2013

2013” CURSO Getting Things Done – GTD & Microsoft Outlook 2013” - Copyright © 2013 “

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una alianza para la capacitacion p r a c t i c a y especilizada basada en fundamentos

Información sobre el curso Título del curso Organización Personal con Eficacia (Getting Things Done – GTD & Microsoft Outlook 2013) Conceptos, Fundamentos y Aplicaciones Duración, modalidad y temática Curso de 20 horas divididas en un 50% para la capacitación teórica conceptual y el otro 50% para el entrenamiento practico. La parte teórica es dictada por el instructor en base al texto del curso y la parte práctica a través del uso del producto Microsoft Outlook en su última versión. La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos para las personas. Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen, libro que en español se ha editado con el título Organízate con eficacia por el sello Empresa Activa, de la editorial barcelonesa Ediciones Urano. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. Microsoft Outlook es un programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico de Microsoft y forma parte de la suite Microsoft Office. Puede ser utilizado como aplicación independiente o con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc. Microsoft Outlook ofrece herramientas la administración del correo electrónico personal y de negocios a más de 500 millones de usuarios en todo el mundo. Cubre necesidades de comunicación en el trabajo, el hogar y la escuela. Microsoft Outlook permite crear y administrar el correo electrónico de varias cuentas desde un único lugar; administrar grandes volúmenes de correo electrónico; personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic; programación de tareas y actividades; búsquedas para encontrar lo que se busca; asegurarse de que los mensajes de correo electrónico lleguen a los destinatarios deseados; comunicarse con las personas a través de las redes sociales y empresariales y mantenerse actualizado; recibir vistas preliminares de correo de voz en la bandeja de entrada; iniciar conversaciones en directo desde Outlook; tener acceso a la información clave en cualquier momento y lugar; y otras características de gestión de tiempo y comunicación inter personal.

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Contenido del curso Información sobre el curso Título del curso Duración, modalidad y temática Contenido del curso Descripción del curso Objetivos del curso Audiencia para el curso

Introducción a la administración de tiempo ¿Qué es El Tiempo? Definición y Características de Administración del Tiempo Los Hábitos Los Mitos Relacionados al Tiempo Los Distractores o Desperdiciadores del Tiempo Las 3 reglas de Oro 1.Priorización-StevenCovey 2.Eficacia-WilfredoPareto 3.Acción-DavidAllen

Poniendo las 3 reglas en acción Recomendaciones y Recordatorios Autoevaluación sobre Administración del Tiempo

Fundamentos de GTD GTD – Proceso Planificación General Definición de Misión/Visión/Valores Análisis FODA Definición de Objetivos significativos (Generales y Específicos) Identificación de Proyectos de apoyo y sus Responsables Identificación de Tareas y sub tareas (con dependencias) Próximas acciones estratégicas (sin dependencias) - PAEs

Ciclo de productividad

P1 – Identificar objetivos significativos con planes de ejecución P2 – Crear PAEs sin dependencias P3 – Programar y completar PAEs creando integridad P4 – Revisar y corregir rumbo rindiendo cuentas y siendo responsable

SAI – Sistema de administración integrado - Subsistemas Sistema Colector Sistema de Referencia Sistema de Acción

SAI – Faces de creación Fase 1 – De colección Fase 2 – Procesar y Organizar Fase 3 – Priorizar y planear

Resumen metodología T0 - Configuración y preparación inicial T1 - Planificación anual T2 - Labores diarias T3 - Labores semanales Practicas recomendadas

Microsoft Outlook Funcionalidad general Cuentas y configuración de redes sociales Limpieza de buzón Reglas y alertas

Correo Correo nuevo Eliminar Responder Pasos rápidos Mover Etiquetas Buscar Enviar y recibir Descargar Servidor Preferencias Carpetas nuevas Acciones sobre carpetas Limpiar carpetas Carpetas favoritas Propiedades de carpetas Vista actual Mensajes Organización Diseño de vistas

Panel de personas Ventanas

Calendario Calendarios nuevos Reuniones Lync Ir A Organizar Administrar calendarios Compartir calendarios Buscar personas Acciones con calendarios Compartir calendarios Propiedades de calendarios Color

Personas Contactos nuevos Comunicación Vista Actual Acciones con contactos Compartir contactos Etiquetas de contactos

Tareas Nuevas tareas Administrar tareas Seguimiento de tareas Vistas actual de tareas Acciones sobre tareas

Notas Notas nuevas Vista actual de notas Acciones sobre notas

Carpetas Accesos directos

Aplicación de GTD en Outlook Introducción Obtener lo mejor de Outlook Las mejores prácticas de GTD La necesidad de listas simples Crear listas portables Acelerar el procesamiento

Uso de tareas de Outlook Nuevas definiciones de “Categoría” y “Tarea” Instrucciones para personalizar la vista de tareas Personalizar las categorías para trabajarlas como listas


Las mejores categorías para comenzar Relacionar proyectos y acciones Crear entradas privadas Usar fechas de vencimiento Como crear nuevas entradas en tareas Como crear una tarea usando teclas rápidas Trabajar con tareas completadas

Uso del calendario Acciones específicas de tiempo Acciones específicas de días Información específica de días Crear entradas de calendario con teclas rápidas Revisión de las opciones de acción

Administración de Email Como poner el Email en cero Consejos para seguimiento de “Esperando por ítems” Dos métodos para organizar emails accionables Uso de “pasos rápidos” Delegando en Outlook Opciones para categorizar los Emails

Otras listas de utilidad Como trabaja el administrador de listas Algunas buenas categorías y listas Capturar información sobre la marcha

Sugerencias sobre contactos Creación de nuevas entradas de contactos Uso creativo de las búsquedas

Uso de servicios en la nube Windows Azure Office 365

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Descripción del curso La administración del tiempo; es uno de los recursos más se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y como a medio y largo plazo, es imprescindible:

apreciados. Sin embargo, pasa, no retrocede y es algo muy valioso. Para el trabajo, tanto a corto

Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

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En este curso necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida. La gran paradoja del tiempo enuncia: “Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay“

Algunas de las características del tiempo son: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Un aliado si lo logramos organizar. Un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. Es valioso pero no se puede comprar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Debe utilizarse con el máximo grado de efectividad. No se puede atrapar, detener o regresar. Pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

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Objetivos del curso El objetivo de este curso es enseñar a planificar y administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía. Por lo que se identificaran los momentos de más rendimiento para planificar mejor el trabajo. Se proveerán conocimientos conceptuales y de fundamentos sobre el tema, así como metodologías y herramientas prácticas y modernas para su aplicación. Se planearan pequeños ejercicios y dinámicas que llevaran a reflexiones muy concretas y precisas permitiendo visualizar la deficiencia de la productividad personal además de aprender técnicas y trucos para optimizar y organizar el tiempo. Toda esta serie de nuestros cursos se basa en las técnicas de enseñanzas para adultos o Andrología que parte del principio de que los adultos aprendemos haciendo, por lo tanto este curso tiene un componente práctico importante que se desarrolla de forma tal que los participantes pongan en práctica lo aprendido inmediatamente. Las prácticas simulan situaciones y dinámicas de la vida diaria y el trabajo, por lo tanto es más fácil aun hacer la asociación con nuestro día a día y fijar definitivamente los conceptos aprendidos. El curso también tiene como objetivo dar a conocer sobre las últimas tecnologías y el estado actual de la industria sobre el tema, incluyendo el uso de los servicios Cloud (en la nube o internet) en una solución de apoyo a la gestión del tiempo y las tendencias actuales de la industria sobre este tema.


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Audiencia para el curso Este curso está orientado a todas las personas que sienten que tiene demasiado que hacer y controlar, tanto en el trabajo como en su vida personal, pero no tienen el tiempo suficiente para hacerlo como quisieran. Una paradoja ha emergido en este nuevo milenio: la gente tiene una mejor calidad de vida, pero, al mismo tiempo suman a sus niveles de estrés la cantidad de compromisos y responsabilidades que asumen. La mayoría de las personas se sienten en ciertas medidas frustradas y no saben cómo mejorar esta situación. Un factor importante que incrementa estos niveles de estrés, es que la naturaleza real de nuestro trabajo ha cambiado mucho más dramática y rápidamente que nuestro entrenamiento y nuestra capacidad para lidiar con los nuevos volúmenes de trabajo. Ahora, para muchos de nosotros, los límites entre el trabajo y la vida personal son cada vez más borrosos y difusos. La mayoría de las personas tienen por lo menos media docena de cosas combinadas que están tratando de lograr en estos momentos y que tienen que ser resueltas con el limitado tiempo del que se dispone, sin importar que los temas del trabajo deban ser abordados fuera del horario de oficina. Este curso será de gran valor para las personas que trabajan en forma independiente o en compañías de cualquier tamaño como “information workers”, es decir a todas las personas que participan en la cadena de producción y distribución de productos del conocimiento o información que deseen aprender cómo lidiar con la organización y gestión de su tiempo personal utilizando técnicas, metodologías y herramientas modernas para la dinámica de vida que se tiene en la actualidad. El presente curso será de gran valor profesional y personal para cualquier persona con conocimientos básicos sobre aplicaciones de oficina (como Microsoft Office u otro) que desee aprender sobre GTD, sobre Outlook para aplicarlo en su organización personal y que desee convertirse en un usuario poderoso de esta plataforma.


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