PANDUAN PEMAKAIAN
NAUTICAL SYSTEM NS5
SHIPBOARD MAINTENANCE AND PURCHASING
by Muchdori Fleet System Application Supervisor 2013
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
0
DAFTAR ISI
Daftar Isi .............................. .......................................... .......................... ........................... ......................... .......................... ............................ .................. ....
i
Flow Process NS5 Maintenance & Purchasing .......................... ........................................ .......................... .............. ..
ii
1. Login NS5........................ NS5........................................ ............................ .......................... ............................ .......................... ......................... ...............
1
2. Hierarchy Kapal (Equipment Explorer) ......................... ........................................ .......................... .................... .........
2
3. Maintenance Plan Time-Scale .......................... ........................................ .......................... .......................... ....................... .........
6
4. Create Requisition .......................... ........................................ .......................... .......................... ............................ .......................... ..............
7
5. Authorize Requisition ........................... ....................................... .......................... ........................... .......................... ...................... ......... 11 6. Create WO (Work Order) atau SR (Service Requisition) ....................... ................................. .......... 13 a. Create WO atau SR dari dari Standard Jobs (Maintenance Plan Time-Scale) ... 13 b. Create WO atau SR dari Non Standard Jobs....................... Jobs.................................... ......................... ............ 18 7. Complete WO ........................... ....................................... .......................... .............................. ............................ ......................... ................... ...... 21 8. Authorize SR ...................................... .................................................... ........................... ......................... .......................... ........................ .......... 24 9. Update Running Running Hours Hours ........................................ ......................................................................... ........................................................ ....................... 25 10. Recalculate Maintenance Schedule ........................ ...................................... .......................... ........................... ...................... ....... 26 11. Replication ........................... ......................................... ............................ .......................... ......................... ........................... .......................... ............
27
12. Report Replication .......................... ....................................... .......................... ........................... .......................... .......................... ................. ...
28
13. Test NS5 ……………………………………………………………………………… 29
NS5 Guidance Guidance edition 2013 2013 by Muchdori- FSAS
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
i
DAFTAR ISI
Daftar Isi .............................. .......................................... .......................... ........................... ......................... .......................... ............................ .................. ....
i
Flow Process NS5 Maintenance & Purchasing .......................... ........................................ .......................... .............. ..
ii
1. Login NS5........................ NS5........................................ ............................ .......................... ............................ .......................... ......................... ...............
1
2. Hierarchy Kapal (Equipment Explorer) ......................... ........................................ .......................... .................... .........
2
3. Maintenance Plan Time-Scale .......................... ........................................ .......................... .......................... ....................... .........
6
4. Create Requisition .......................... ........................................ .......................... .......................... ............................ .......................... ..............
7
5. Authorize Requisition ........................... ....................................... .......................... ........................... .......................... ...................... ......... 11 6. Create WO (Work Order) atau SR (Service Requisition) ....................... ................................. .......... 13 a. Create WO atau SR dari dari Standard Jobs (Maintenance Plan Time-Scale) ... 13 b. Create WO atau SR dari Non Standard Jobs....................... Jobs.................................... ......................... ............ 18 7. Complete WO ........................... ....................................... .......................... .............................. ............................ ......................... ................... ...... 21 8. Authorize SR ...................................... .................................................... ........................... ......................... .......................... ........................ .......... 24 9. Update Running Running Hours Hours ........................................ ......................................................................... ........................................................ ....................... 25 10. Recalculate Maintenance Schedule ........................ ...................................... .......................... ........................... ...................... ....... 26 11. Replication ........................... ......................................... ............................ .......................... ......................... ........................... .......................... ............
27
12. Report Replication .......................... ....................................... .......................... ........................... .......................... .......................... ................. ...
28
13. Test NS5 ……………………………………………………………………………… 29
NS5 Guidance Guidance edition 2013 2013 by Muchdori- FSAS
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
i
NS5 PURCHASING 2ND, 3RD ENGINEER/ CHIEF, 2ND OFFICER
Item / Pa rt / Assembly on Equipment Explorer (Hierarchy)
MASTER/ CHIEF ENGINEER
Create Requisition
Authorize Requisition
OFFICE
Office process
Delivery Materials
Note : if not available create Manual Requisition
NS5 MAINTENANCE 2ND, 3RD ENGINEER/ CHIEF, 2ND OFFICER
Standard Jobs (PMS)
on Maintenance Plan Time-Scale
Non - Standard Jobs (Non (Non - PMS)
* Crew Jobs Create WO (Work Order)
Create SR (Service Requisition)
MASTER/ CHIEF ENGINEER
OFFICE
Complete WO Work Order
Close WO Work Order
Authorize SR Service Requisition
Office Procss
Job complete
** Contractor Jobs Adjust Counter Recalculate Jobs
NS5 REPLICATION MASTER/ CHIEF ENGINEER
Replication Replication Manage r
- Retriev Retrieve e - Load Transaction Transaction
- Dump Transaction Transaction - Deliver Now
OFFICE
Office process
Report Replication (file PDF) Send to office every Friday
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ii
PANDUAN PEMAKAIAN NS5 14. Login NS5 Definisi
: Login NS5 adalah proses masuk ke dalam sofware NS5
a). Dari desktop buka NS5 dengan double klik pada icon NS5
b). Muncul kotak NS5 Authentication seperti dibawah, a. masukkan User Id (huruf kapital), b. masukkan Password (huruf kecil dan angka), c. klik Ok
c). Muncul kotak NS5, klik Maintenance & Purchasing
d). Lihat Icon select ship berubah (1), dan muncul nama kapal yang dipilih (2)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1
15. Equipment Explorer (Hierarchy Kapal) Definisi
: Equipment Explorer atau Hierarchy Kapal adalah Susunan/ pengelompokan Peralatan yang ada di kapal sesuai klasifikasinya secara berjenjang/hirarki
Untuk melihat Hierarchy kapal buka menu : Lists Equipment Explorer atau klik k icon
Selanjutnya tampak Kapal beserta peralatan didalamnya, j endela disebelah kanan adalah detail dari jendela sebelah kiri Adalah dua jenis equipment di jendela kiri :
Icon
adalah Equipment/Engine berisi Spare Part dan Standard Jobs
Icon
adalah Equipment berisi material/item Consumable
Jendela kiri
Jendela kanan
Untuk melihat lebih detail hierarchy kapal break down setiap equipment yang ada dengan cara
Klik tanda icon
Atau doble klik pada nama equipment
Untuk melihat detail dari jendela disebelah kiri pilih equipment kemudian klik
Untuk melihat detail dari jendela disebelah kanan pilih equipment kemudian klik
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2
Untuk Engine berisi Assembly (AS) dan Part (PT)
Untuk material consumable berisi Item (IT) Kita dapat mencari suatu item/part/material berdasarkan kelompoknya d. Untuk mencari spare part Engine berdasarkan Engine, atau assembly e. Untuk mencari item/material yang bukan spare part engin, misalnya IMPA, bisa di cari berdasarkan kelompoknya Apabila terjadi kesulitan dalam pencarian Part atau Item barang disediakan cara mencari dengan klik icon find
, berdasarkan part no, IMPA, atau nama (keyword)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3
Lihat tampilan berikut, selanjutnya adalah pili h pencarian pada Search Companion, disarankan pencarian berdasarkan nomor part/IMPA di Part No. atau nama barang di Search String, salah satu saja
Contoh dibawah adalah melakukan pencarian berdasarkan nomor IMPA , dengan cara : 1) Isi nomor IMPA pada kolom Part No. 2) Klik Search 3) Akan muncul Part yang dicari (3)
Untuk melihat detailnya, buka part tersebut dengan klik ganda pada part tersebut ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4
Cek kembali part yang dicari dengan melihat keterangan detail lebih lanjut. Untuk melihat letak part/item dalam hierarchy, perhatikan tanda kotak diatas, menunjukkan letak part Deck Rubber Mat dalam hierarchy sebagai berikut : 1 BINTANG NATUNA 2 TOOLS & HARDWARE 3 BRUSH AND MATS 4 DECK RUBBER MAT Cek ke dalam hierarchy seperti gambar berikut
Dari hierarchy diatas, akan mempermudah kita pada saat kita akan create Requisition. Karena semua requisition harus mengambil item/part dari hierarchy Catatan : Apabila item/part tidak ada di hierarchy, maka harus membuat Requisition Manual dan dikirimkan ke kantor untuk proses memasukkan data ke dalam NS5 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5
16. Maitenance Plan Time-Scale (Tabel untuk monitor Maintenance) Definisi
: Maintenance Plan Time-Scale adalah daftar pekerjaan maintenance yang berisi semua pekerjaan maintenance ( yang sudah terjadwalkan/tak terjadwalkan) dan proses eksekusinya, untuk melihat pekerjaan maintenance yang telah, saat ini dan akan dilakukan. Untuk membuka Maintenance Plan Time-Scale, klik icon
Terlihat tampilan Maintenance Plan Time-Scale seperti dibawah 1. Kolom Dept. : berisi departemen in charge 2. Kolom ST (Status) : S (Schedule) warna merah overdue, CP (Complete), CL (Close) 3. Kolom Date : berisi tanggal jadwal pekerjaan maintenance 4. Kolom Type : SJ (Standard Jobs),WO (Work Order), SR (Service Requisition),SO (Service Order), NAJ (No Action Jobs) 5. Kolom Doc. No. : berisi nomor dokumen 6. Kolom Job Title : berisi Equipment dan pekerjaan maintenance
Dari tampilan tabel diatas kita bisa mengubah tampilan data yang diperlukan a. Period, dengan merubah option, atau tanggal start dan end b. Department, Job category, dapat dipilih sesuai kebutuhan c. More untuk melihat detail yang diinginkan, isi atau hapus tanda centang Setelah melakukan item a,b,atauc, klik Refresh sehingga efeknya akan kelihatan
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6
REQUISITION (Permintaan Barang) 2ND, 3RD ENGINEER/ CHIEF, 2ND OFFICER Item / Pa rt / Assembly on Equipment Explorer (Hierarchy)
MASTER/ CHIEF ENGINEER
Create Requisition
Authorize Requisition
Note : if not available create Manual Requisition
17. Create Requisition Definisi
: Create Requisition adalah pembuatan permintaan material
Untuk memulai masuk ke menu : *) Dokuments Requisition New Requsition ; atau Klik icon
Tampilan form Requisition yang masih kosong seperti dibawah
Terlihat Form Requisition New Dari kapal Bintang Natuna Nomor Requisition otomatis akan terisi (auto generate) Selanjutnya lengkapi data-data dengan urutan sebagai berikut : 1. Kolom Equipment (Account otomatis akan terisi) 4. Tab Requisition Item 2. Kolom Needed 5. Kolom Remarks 3. Department kolom yang lain dapat diabaikan dulu, untuk melihat siapa yang membuat, klik t ab Status ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7
1) Cara mengisi kolom Equipment, klik no buka menu :
No. 1 klik kotak di form Requisition di sebelah Equipment No. 2 pilih equipment (kelompok barang/part) di hierarchy-nya Selanjutnya akan terisi di kolom Equipment dan juga Account
2) Isi kolom Needed Equipment dengan cara, klik di kotak sebelah kolom needed dan pilih tanggal, dak klik tanda centang dan akan terisi tanggal
3) Mengisi kolom Department Klik kotak di kanan kolom Department Pilih department, klik select
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8
4) Isi tab Requisition item dengan cara, dari menu : *) Item New Item From Hierarchy
Akan muncul tampilan seperti dibawah, berisi i tem/part dalam satu kelompok equipment yaitu FILTERS
Tampilan diatas adalah hierarchy yang berisi part/item, 1. Pilih item/part yang diminta, isikan jumlah/quantity dalam kolom Qty 2. Klik tanda centang untuk mengakhiri
Item yang di minta bisa beberapa item, yang penting dalam kelompoknya. Contoh diatas hanya untuk kelompok FILTERS, jika ingin menambah item/part lain diluar kelompok FILTERS, maka harus membuat requisition baru, karena sudah berbeda account Requisition berikut ini sudah diisi item yang diperluan dan jumlahnya, namun demikian masih bisa di-edit, jumlah, atau item/part nya bisa ditambahkan lagi asalkan masih dalam satu kelompok-nya yaitu FILTERS.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9
5) Isi kolom remarks dengan cara mengetik keterangan yang ingin ditamba hkan untuk menjelaskan permintaan, jangan menambahkan item/part di dalam kolom Remarks
Simpan Requisition dengan klik File Save atau klik icon Requisition yang sudah di-create masuk ke daftar Requisition to be Authorize, cara melihatnya di menu : Document Requisition Requisition to be Authorize. Proses selanjutnya adalah melakukan Authorize requisition, selama Requisition belum diAuthorize, requisition masih bisa dibuka dan di-edit l agi
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
18. Authorize Requisition Definisi
:Authorize Requisition adalah pengesahan permintaan material, requisition yang belum dilakukan authorize tidak akan diproses di kantor Untuk melakukan Authorize Requisition, masuk menu : *) Documents Requisition Requisition to be Authorized
Akan muncul daftar Requisition to be Authorized.
Buka Requisition untuk melihat detailnya, dengan cara : 1. Pilih salah satu Requisition 2. Klik icon open untuk melihat detail Requisition Periksa kembali Requisition yang sudah di create : a). Tab Requisition Item, koreksi part/item dan quantity-nya jika diperlukan b). Kolom Needed c). Kolom Department d). Kolom Remarks, tambahkan keterangan jika diperlukan
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 11
Apabila requisition sudah dirasa benar, lakukan authorize dengan kl ik icon authorize atau buka menu : *) Process Authorize ; atau klik icon Authorize
Akan muncul konfirmasi seperti di samping kanan, pilih Yes untuk mengakhiri
Perhatikan icon Authorize disable atau buka ta b status. Simpan Requisition untuk mengakhiri Authorize Requisition dengan klik icon save
Requisition yang sudah dibuat selanjutnya masuk ke daftar Re quisition tobe Review untuk dilakukan review oleh user yang berwenang (office) da n Outstanding Requistion Kita bisa monitor Requisition kita dari Outstanding Requistion
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 12
WORK ORDER (WO) dan SERVICE REQUISITION (SR) 2ND, 3RD ENGINEER/ CHIEF, 2ND OFFICER
MASTER/ CHIEF ENGINEER
* Crew Jobs Standard Jobs (PMS)
on Maintenance Plan Time-Scale
Create WO (Work Order)
Complete WO Work Order
Non - Standard Jobs (Non - PMS)
Create SR (Service Requisition)
Authorize SR Service Requisition
** Contractor Jobs
19. Create WO (Work Order) atau Service Requisition (SR) Definisi
: Create WO atau SR adalah Pembuatan dan pengisian form WO atau SR
WO (Work Order) = pekerjaan maintenance dilakukan oleh Crew SR (Service Requisition) = pekerjaan maintenance dilakukan oleh contractor
a. Create WO atau SR dari Standard Jobs (PMS) Adalah
pembuatan WO atau SR dari Standard Job yaitu pekerjaan PMS yang sudah di setting di NS5 yaitu diambil dari tabel Maintenance Plan Time-Scale Untuk memulai masuk menu : Tools Maintenance Plan Time-Scale ; atau klic icon
Untuk melihat pekerjaan PMS, lihat di kolom type = SJ (standard job), bila warna merah di kolom ST (status) maka pekerjaan sudah overdue, yang masih polos masih dalam masa grace (belum overdue). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 13
Untuk melihat detail SJ, klik doble pada SJ tersebut, lihat Job Description, bila crew bisa mengerjakan create jadi WO bila harus kontraktor create jadi SR
Untuk memulai pembuatan WO atau SR dari SJ adalah sebagai berikut, dari Maintenance Plan Time-scale : 1) Urutkan SJ berdasarkan Job Title, klik di Job Title, maka SJ akan berurut sesuai nama SJ, apabila ada SJ dengan Job Title sama, pilih tanggal yang paling baru 2) Klik SJ yang di inginkan, bubuhkan tanda ce k (centang) di kolom paling kiri 3) Klik menu : Process Create WO (untuk buat WO) atau Create SR (untuk buat SR)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 14
Lihat perubahan di kolom, type : WO, Doc. No. : 0039161 (nomor otomatis)
Selanjutnya untuk melihat detail WO atau SR, klik doble pada WO atau SR tersebut
Dalam tahap ini WO masih bisa dirubah ke SR atau SR dirubah ke WO, dengan cara klik perform by
Tampilan WO atau SR seperti di atas, cek kembali isi WO atau SR, tambahkan remarks dari tab Description bila diperlukan. Selanjutnya pada tab finding isikan kondisi peralatan sebelum dilakukan service seperti gambar berikut.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 15
Ada SJ yang mengharuskan pemakaian part/item dalam pengerjaannya, te rutama untuk SJ dengan category CONS (consumable), seperti gambar dibawah :
Untuk mengisi material, ikuti langkah berikut : 1) Pilih tab Materials, lihat di Required/Used ada item berikut onhand & kebutuhannya
2) Buka menu : Required/Used Required Item
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 16
3) Isikan jumlah yang terpakai di kolom +/-, dengan panduan jumlah Required Klik Ok untuk mengakhiri
Selanjutnya akan terlihat item/part yang digunakan, dan On-hand (stok) akan berkurang sesuai jumlah yang di gunakan, dan actual jumlah part/item stok dikapal akan sesuai dengan NS5
Jumlah on-hand di hierarchy juga akan te rlihat sesuai, bila jumlah sudah berkurang artinya sudah bisa create Requsition untuk mengembalikan jumlah stok
Catatan : Proses create requisition akan diproses sampai supply barang sehingga jumlah stok bertambah, untuk mengurangi stok harus dilakukan material used, sehingga jumlah stok di kapal sesuai dengan NS5 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 17
b. Create WO atau SR dari non Standard Jobs Adalah
pembuatan WO atau SR diluar Standard Jobs, jadi bukan/belum merupakan pekerjaan PMS, jadi merupakan pekerjaan yang baru. Untuk memulai masuk ke menu : Dokuments Work Orders New Work Order/SR Atau Klik icon
Tampilan form WO atau SR adalah sama seperti dibawah
Defaultnya adalah form WO, namun dapat diubah menjadi SR dengan merubah perform by,
Apabila dikerjakan crew, buat jadi WO, jika harus kontraktor yang mengerjakan maka ganti ke SR Selama dalam tahap create WO maupun SR, masih bisa saling dirubah, dari WO ke SR atau sebaliknya
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18
Selanjutnya isi kolom sebagai berikut : 1) Isi kolom Title, dengan mengetik judul/nama pekerjaan
2) Isi kolom equipment dari hierarchy dengan klik Pilih Equipment dari hierarchy yang sesuai dengan Title pekerjaan
- Isikan tanda centang di equipment - Klik tanda centang besar Jika muncul seperti dibawah klik cancel, ini menunjukkan di equipment tersebut sudah ada standard job, jika di klik Ok makan akan menjadi create WO/SR dari Standard Jobs
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 19
3) Isi kolom description dengan mengetik langkah pekerjaan dan Finding dengan mengetikan kondisi equipment , tambahkan Material used (jika ada)
WO atau SR yand sudah di create akan masuk ke Maintenance Plan Time-scale seperti WO atau SR yang dibuat dari Standard Jobs, bedanya ada pada colom PM tidak ada tanda Y
Selanjutnya WO atau SR dikerjaksan seperti biasa, WO selanjutnya di complete dan close, SR selanjutnya di suthorize Dari tabel Maintenance Plan Time-Scale kita dapat monitor seluruh pekerjaan Maintenance baik Plan Maintenance maupun non Plan m aintenance
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 20
20. Complete WO (Work Order) Definisi
: Complete WO adalah Pernyataan bahwa pekerjaan yang tersebut di WO sudah selesai dilakukan, dengan mengisi tanggal di complete, tanggal ini akan menjadi awal untuk menghitung interval pekerjaan selanjutnya Untuk melakukan Complete WO masuk ke m enu : - Tools Maintenance Plan Time-Scale ; atau klic icon
Pilih dan bukaWO yang akan di-complete, buka dengan doble klik di WO tersebut. Lakukan pemeriksaan WO pada tab Description periksa Description/langkah pekerjaan, tambahkan jika perlu di kolom remarks
Pada tab Findings cek kondisi equipment, koreksi jika perlu kondisi equipment, sehingga informasi yang ada bisa bermanfaat untuk ma intenance di kemudian hari
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 21
Jika merupakan SJ consumable (type CONS), check pemakaian material Untuk melakukan complete isikan tanggal complete, dengan klik icon
Tanggal complete boleh tanggal sebelum hari ini, atau hari ini, tanggal hari yang akan dating tidak diperkenankan
Akan muncul konfirmasi seperti disamping, pilih yes untuk mengakhiri
Apabila work order merupakan pekerjaan Engine dengan i nterval jam kerja, maka sistem meminta input running hours engine pada saat complete pekerjaan. Isikan sesuai counter reading yang terbaca di Engine yang bersangkutan dan klik Ok untuk mengakhiri.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22
WO yang telah dilakukan complete status akan berubah menjadi CP dengan warna hijau seperti dibawah.
Apabila status WO complete lakukan Recalculate Maintenance Schedule (lihat bab selanjutnya), hal ini untuk mengupdate di computer b ahwa interval maintenance akan berulang lagi dimulai dari tanggal complete, karena tanggal complete bisa berbeda dari tanggal schedule. Sebaiknya recalculate dilakukan setelah melakukan complete beberapa WO a gar efisien, Recalculate bisa dilakukan berulang-ulang walaupun tidan complete WO dan tidak ada efeknya
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 23
21. Authorize SR (Service Requisition) Definisi
: Authorize SR adalah pengesahan pembuatan SR
Cara melakukan authorize SR masuk ke menu : Dokuments Work Orders Service Requitition to be Authorized
Tampilan list SR (Service Requistion yang belum di Authorize)
Dapat juga dibuka dari Maintenance Plan Time-Scale, urutkan Type, cari SR
Untuk melakukan authorize buka salah satu SR dengan cara : 1) Buka SR dengan doble klik pada SR tersebut, periksa SR yang sudah dibuat 2) Cara authorization : Pilih Process Authorize atau Klik icon Authorize
Untuk mengetahui SR sudah di authorize dengan melihat icon authorize disable, atau dari tab status, selanjutnya simpan dan tutup SR. SR akan menghilang dari table Service Requisition to be Authorized menuju table Service Requisition to be Approved, atau li hat di Maintenance Plan Time-Scale. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 24
UPDATE RUNNING HOURS 22. Update Running Hours Definisi
: Update Running Hours adalah proses penyamaan data jam pemakaian Engine dengan data di NS5 (dilakukan minimal 1 kali tiap minggu) Untuk melakukan Update Running Hours buka menu : - Tools Record Elapsed Running Hours, Atau Klik icon
Tabel dibawah adalah tampilan untuk melakukan update running hours
Untuk melakukan update running hours : 1. Isi New Counter dengan running hours yang terbaca di engine 2. Isi tanggal update, dengan klik kalender 3. Klik save untuk menyimpan. Lakukan Update Running Hours minimal 1 kali setiap minggu, sehingga running hours di NS5 dan aktual engine akan mendekati (tidak terjadi selisih yang banyak) akibatnya alert standard job Engine dengan interval running hours lebih tepat
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25
RECALCULATE MAINTENANCE SCHEDULE 23. Recalculate Maintenance Schedule Definisi
: Recalculate Maintenance Schedule adalah proses perintah untuk melakukan kalkulasi pada NS5 setelah melakukan complete WO Untuk melakukan Recalculate Maintenance Schedule buka menu : - Tools Recalculate Maintenance Schedule
Akan muncul kotak seperti samping kanan, klik Ok untuk konfirmasi
Proses kalkulasi akan berjalan, biarkan sampai selesai.
Tampilan disamping menyatakan proses kalkulasi sudah selesai, klik OK untuk mengakhiri.
Setelah malakukan recalculate, buka Plan Maintenance Time-scale, apabila ada SJ yang sama dengan WO yang sudah di-complete untuk bulan sebelumnya SJ akan hilang. Pekerjaan PMS untuk interval selanjutnya akan dihitung dari tanggal complete (last done)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 26
REPLICATION 24. Replication Definisi
: Replication adalah proses penyamaan data di komputer kapal dan data pada server di kantor (menerima data dari kantor dan mengirim data ke kantor) Ada 2 macam replication 1. Mengirim replication (apabila kapal sudah membuat Requisition, WO at au SR, dll) 2. Menerima replication, untuk menerima data dari kantor (semua data dari kapal di proses di kantor dan setiap pagi hari kantor mengirim replication ke semua kapal) *Jadi bila kapal hari ini mengirim, besok pagi baru bisa dilihat di kantor Modul Replication dapat diakses oleh : user Master dan Chief Engineer Tampilan setelah login seperti disamping :
Pilih Replication Manager, sehingga tampilan seperti disamping
Untuk menerima data pilih menu : 1. File Retrieve 2. File Load Transaction Note :Kapal dengan email telaurus cukup lakukan Load transaction
Untuk mengirim data pilih menu : 1. File Dump Transaction 2. File Deliver Now Note :Kapal dengan email telaurus cukup lakukan Dump transaction
-
Setelah proses replication, periksa perubahan data yang diterima d ari kantor dan bekerja kembali dengan NS5 seperti biasa, masuk dengan module Maintenance & Purchasing. Data Maintenance, buka Plan Maintenance Time-Scale Data Purchasing, buka : Document Requisitions Outstanding Requisitions
------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 27
25. Report Replication Definisi
: Report Replication adalah file Laporan proses Replication yang diterima dan di kirim, dalam bentuk file PDF sebagai alat monitor replication
Untuk membuat Report Replication, harus login NS5 dengan user Master atau Chief engineer PIlih Replication Manager
Dari Menu pilih Report Replication File Status
Akan muncul Report Option, Pilih File As PDF Ok
Simpan file Report Replication dalam bentuk PDF Akan tersimpan di Desktop file : transactionsummaryreport.pdf Note : Kirimkan file ini ke kantor setiap hari jum’at, sehingga apabila ada masalah replikasi akan segera di cari solusi
Apabila file PDF dibuka akan terlihat seperti disamping
Report Replication berisi keterangan nomor file dari k antor T_RS dan F_RS, File F_RS ada di folder C\NS5\Inbox dan file T_RS ada di folder C\NS5\Outbox Dari nomor file akan dicocokan dengan data di kantor, bila terjadi perbedaan, berarti ada masalah di replication dan harus segera dilakukan penyesuaian dengan mengirimkan kekurangan file secara manual (Replication secara manual) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 28
