NORMAS ICONTEC-CORREGIDO

SAN JOSÈ DE CÙCUTA - 2005

CONTENIDO

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS SOBRE DOCUMENTACIÓN COMERCIAL OBJETIVO 1. ELABOR ELABORACI ACIÓN ÓN DE CARTA CARTAS S COMERCI COMERCIALE ALES S 2. ELABOR ELABORACI ACIÓN ÓN DE MEMORA MEMORANDO NDOS S 3. ELABOR ELABORACI ACIÓN ÓN DE CIRCULA CIRCULARES RES 4. ELAB ELABOR ORAC ACIÓ IÓN N DE SOBR SOBRES ES 5. ELABOR ELABORACI ACIÓN ÓN DE ACTAS ACTAS ADMINIS ADMINISTRA TRATIV TIVAS AS 6. ELABORACIÓ ELABORACIÓN N DE CONSTANCIAS CONSTANCIAS Y CERTIF CERTIFICADO ICADOS S 7. ELABOR ELABORACI ACIÓN ÓN DE DE HOJA HOJA DE VIDA VIDA 8. ELABORACIÓ ELABORACIÓN N DE DE INFORMES INFORMES ADMINISTR ADMINISTRATIVO ATIVOS S 9. OTROS OTROS DOCU DOCUMEN MENTOS TOS COMERC COMERCIAL IALES ES 10.ELABORACIÒN DE TARJETAS

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1. ELABOR ELABORACI ACIÓN ÓN DE CARTA CARTAS S COMERCI COMERCIALE ALES S NORMA TÉCNICA ICONTEC 3393 DEFINICIONES Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: 

     

         

CARTA: comu comuni nica caci ción ón escr escritita a que que se util utiliz iza a en las las rela relaci cion ones es comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social. Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta. Apóstrofe: signo ortográfico ortográfico (‘) que, que, para efectos efectos de esta esta norma, se utiliza para separas las cifras en dinero que indican millón. Asunto: síntesis del contenido de la carta. Copia: fiel reproducción de un documento. Datos Datos de dell remi remiten tente: te: razón razón socia social,l, logo logotitipo po,, ciuda ciudad, d, direc direcció ción, n, apartado, teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación. Despedida: palabra o frase de cortesía Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación. Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento. Espacio: distancia horizontal de escritura. Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta. Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío. Interlínea: distancia distancia vertical vertical entre dos renglones. renglones. Por extensión extensión se le denomina renglón. Líneas especiales: especiales: líne líneas as de anexo anexos, s, copi copia, a, e ident identifific icac ació ión n del del transcriptor. Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa. Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una persona persona natural o jurídica. 3

Modelo: esqu esquem ema a de dist distri ribuc bució ión n de zona zonass que que le permi permite te a la empresa la diagramación de su papelería. Número o referencia: identificación consecutiva del documento. Razón social: nombre que identifica a una empresa Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante. Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía. Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

         

CLASIFICACIÓN Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así: 

MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido). MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente remitente y la 3 que se deja libre). Ver Figura 1. 

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo BLOQUE : Las líneas de número, fecha, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

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

REQUISITOS

MARGENES: Superior entre 3 y 4 cm

Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm

Lateral derecho Entre 2 y 3 cm

Inferior entre 2 y 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm 

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro. ZONA 3

ZONA 1

ZONA 2

Figura 1. Zonas de la carta



PARTES DE LA CARTA 5

NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder anteceder el código de la dependencia. De 2 a 3 interlíneas del margen superior. FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de de agosto de 2003) DATOS DEL DESTINATARIO + +

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De 4 a 6 interlíneas interlíneas según la extensión extensión de la carta, pueden pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

título académico, académico, se escribe escribe con mayúscula mayúscula inicial inicial (Señor, TRATAMIENTO: o título Señora, Doctor, Ingeniero,...) NOMBRE DEL DESTINATARIO: DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. negrilla. (Jhon Freddy Cuesta López) CARGO: CARGO: Se escribe escribe con mayúscul mayúscula a inicial. inicial. (Gerente). (Gerente). Cargos extensos extensos pueden pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec) Icontec) DIRECCIÓN DIRECCIÓN O APARTADO: APARTADO: Se utiliz utiliza a una de las dos. Se escribe escribe la misma misma dirección dirección que se registra registra en en el sobre. sobre. Se dejan dejan dos espacios espacios a máquina máquina o cuatro cuatro en compu computa tado dorr entr entre e el númer número o de la calle calle y el de la puer puerta ta.. Opci Opcion onal al la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carr (Carrera era 57 57 14E-4 14E-48). 8). En caso caso de apar aparta tado do se ano anota ta en un un solo solo número número (Apartado 43567). NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander) PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos. ASUNTO: (Opcio (Opcional) nal).. Consti Constituy tuye e la síntes síntesis is de la carta carta en máximo máximo cuatro cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890). 6

SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. Como saludo saludo independiente independiente se escribe a dos interlíneas interlíneas del asunto. (Apreciado (Apreciado señor Gómez) Como parte inicial inicial del texto se escribe a tres interlíneas interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)

TEXTO: Se escribe escribe a una interl interlíne ínea, a, dos entre entre párrafos. párrafos. Se debe tener tener en cuenta: + + + +

+ +

Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales Hablar de usted Sin Sin error errores es técn técnic icos, os, orto ortográ gráfificos cos,, meca mecano nogr gráf áfic icos, os, grama gramatitical cales es o de puntuación Sin borrones ni repisados Comienza a tres interlíneas del asunto 

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo. + La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos. El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior  de la hoja en papel blanco y a dos interlíneas del logo, con mayúscula inicial. La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho. (Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2) El prim primer er párr párraf afo o de las las líne líneas as subs subsig igui uien ente tess se inic inicia ia de dos dos a cuat cuatro ro interlíneas del encabezado. En caso caso de term termin inar ar pági página na sin sin fina finaliliza zarr párr párraf afo, o, se deja dejan n míni mínimo mo dos dos renglones y se pasan dos a la nueva página. La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. +

+

+

+

+

+

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.) 7

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, en mayúscula mayúscula sostenida sostenida o inicial inicial en concordancia con el nombre del destinatario. destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. 

LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia preferencia se hace claridad claridad en número número de hojas hojas o tipo tipo de anexo. anexo. (Anexo: uno (10 hojas)). COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los dest destin inat atari arios os así: así: trat tratam amien iento to,, nomb nombre re,, cargo; cargo; si es exte externo rno se adic adicio iona na la empresa empresa.. (Sr. Juli Julio o Sánchez Sánchez Chacón Chacón,, Gerent Gerente e CENS E.S. E.S.P.) P.).. Si son son varios varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsabl responsable e de transcribir transcribir el documento. documento. Se recomienda recomienda emplear emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.) ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA + + + +

+ +

+ +

+

Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen. Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida. No exagerar uso de mayúsculas sostenidas. Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de término genérico. Utilizar debidamente debidamente la separación silábica y mecanográfica. Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g). Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año). Las Las cifr cifras as de dine dinero ro no se sepa separa ran n con con espa espaci cio o sino sino con con coma coma en los los decimales, decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo apóstrofo para unidades unidades de millón. millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.

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+

+ +

+

+

Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, porcentajes, se escriben escriben en cifra. Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras. Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre paréntesis. Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas. Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social.

Para Para cart cartas as de un párraf párrafo o es conve conveni nien ente te modi modifificar car los los lími límite tess de medi medida dass convencionales: + + + + + +

3 interlíneas entre el margen superior y el número 3 interlíneas entre el número y la fecha 6 interlíneas para iniciar destinatario El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas. No se camb cambia ia la inte interl rline ineac ació ión n senci sencilllla a para para los los datos datos del del dest destin inat atar ario io y remitente.

PLEGADO DE LA CARTA



Convencional Convencional o rectangular: rectangular: Borde inferior inferior de la hoja hasta hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez. 2 1

SOBRE CON VENTANILLA: Se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla. 9

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Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlíneas Número o referencia 2 a 3 interlíneas Ciudad y fecha 4 a 6 interlíneas Datos del destinatario 1 interlínea

4 a 6 interlíneas 3y4 cm

Texto con saludo incluido ................................................................................................................... ........................... .............. ........................... ............................ ........................... ................. .... 1 interlínea interlí nea 2 interlíneas ................................................................................................................................. .................................................................................. Despedida

2y 3 cm

4 a 6 interlíneas Remitente Cargo 2 interlíneas Anexos (opcional) 2 interlíneas Copia (opcional) 2 interlíneas Transcriptor  Entre 2 y 3 cm

Figura 2. Estructura de la carta estilo estilo bloque extremo

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Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlíneas Número o referencia 2 a 3 interlíneas Ciudad y fecha 4 a 6 interlíneas Datos del destinatario 1 interlínea 2 a 3 interlíneas Asunto: (opcional)

3y4 cm

2 a 3 interlíneas Saludo: (opcional) 3 interlíneas Texto........................................................................................................................ ........................... .............. ........................... ............................ .......................... ............ 1 interlínea interlín ea 2 interlíneas ................................................................................................................................. .................................................................................. Despedida

2y 3 cm

4 a 6 interlíneas Remitente Cargo 2 interlíneas Anexos (opcional) 2 interlíneas Copia (opcional) 2 interlíneas Transcriptor 

Entre 2 y 3 cm

Figura 3 Carta estilo bloque

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GBucaramanga,

Doctor  FRANCISCO JARA MENDEZ Gerente Almacenes Carulla S.A. Carrera 11 7N-50 Palmira Bogotá DC, Cundinamarca Asunto: Invitación Seminario Respetado doctor Jara: Nos es grato invitarlo al Seminario sobre sobre la aplicación que se le dará a la Ley 100 de acuerdo acuerdo a los nuevos cambios aprobados a partir del 1 de enero de 2003. El Seminario tendrá lugar el día 15 de abril en el horario de 08:00 a 12:00 y de 14:00 a las 18:00 horas en el Salón Moisés San Juan ubicado en el 2º. Piso de nuestra sede principal; el seminario no tendrá ningún costo. Agradecemos su participación. Cordialmente,

SATURNINO FLOREZ S. Rector  Anexo: Invitación Martha C. Diagonal Santander 4E-123 Edificio Florimar Teléfono 567 89 98 Bucaramanga

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2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397 Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir  informa informació ción, n, orient orientaci acione oness o pautas pautas a las depende dependenci ncias as locales locales,, regiona regionales les,, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN:  

BLOQUE EXTREMO BLOQUE

REQUISITOS  

Márgenes (Igual a la carta) ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

Número: Numeración Numeración consecutiva. consecutiva. Puede anteceder anteceder el código dependencia, dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número. Encabezamiento: 





A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial. A dos dos interlíneas interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial. A dos interlíneas interlíneas de la preposic preposición ión DE se ubica el vocablo vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. puntos. Al frente se escribe escribe la síntesis síntesis del documento documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

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

Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último último separado por coma. Remitente: Nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma. 

Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo Remitente: Cargo y dependencia o cargo En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido. 

Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia Remitente: Cargo y dependencia La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto. 

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial. Texto:   

Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. Se redacta en primera persona del singular o del plural según elc aso. Se usa tratamiento de usted.

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 

No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES   

Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y tamaño. El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logotipo con mayúscula inicial. inicial. La línea línea de identi identific ficaci ación ón puede puede contener contener tratamien tratamiento to y nombre nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha. Doctor Fabio Lara Fuentes

 



2

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. Despedida: Expresión Expresión de cortesía cortesía que se escribe a dos interlíneas interlíneas del texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase terminada en punto. Cuando s aplican las alternativas 2 y 3 en el Remitente: encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha. 

Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la carta

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MEMORANDO RHSan José de Cúcuta, PARA PARA::

Sr. Sr. Fra Franc ncis isco co Ent Entren rena Lóp López ez,, Adm Admin inis isttrado radorr de de Edi Edifficio icioss

DE:

Jefe Financiero

ASUN ASUNTO TO::

Auto Autori riza zaci ción ón modi modififica caci ción ón presu presupu puest estal al

Me permito enviarle la autorización de los rubros de mantenimiento de vehículos y renovación de pólizas por los siguientes valores: 345678 $2’350.000 987234 7’000.000

5 5

Cordialmente,

Carlos Augusto Cárdenas F. Anexo: uno Copia: Sr. Jorge Jácome, Jefe de Planeación Martha C.

Calle 9 1-23 Piso 2 Teléfono 578 56 78 San José de Cúcuta N. de S.

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3. CIRCULARES NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397 Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios

CLASIFICACIÓN



De acuerdo con el destinatario:



•EXTERNA O CARTA CIRCULAR •INTERNA O GENERAL De acuerdo con el estilo:



•BLOQUE EXTREMO •BLOQUE

REQUISITOS



MÁRGENES: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA



Se diri dirige ge en form forma a perso persona naliliza zada da aunque aunque su conte conteni nido do sea el mism mismo o para para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL



DENOMINACIÓN: Del margen margen superior superior de 2 a 3 interlíneas interlíneas se ubica ubica la palabra palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada. NÚMERO: Consecu Consecutiv tivo o de la corre correspo sponden ndencia cia o indep independi endient ente. e. Le pued puede e anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular. 18

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número. DESTINATARIO: A 3 interl interlíne íneas as y contra contra el el margen margen izquier izquierdo do o centr centrado, ado, en en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS) FUNCIONARIOS) ASUNTO: Opcional. Opcional. Síntesis Síntesis en máximo máximo en en cuatro palabras, palabras, a 3 interlíneas interlíneas de de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. TEXTO: De 3 a 4 interlí interlíneas neas del del asunto. asunto. A interlineaci interlineación ón sencilla sencilla y doble doble entre entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…) PÁGINAS SUBSIGUIENTES •Utilizar hojas en blanco o con logo •Igual calidad, color y tamaño •Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo •La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o número y el número a la derecha. •El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. •Demás recomendaciones de la carta comercial

DESPEDIDA: Expresión Expresión de cortesía cortesía a 2 interlíneas interlíneas del texto, texto, contra el margen margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto. REMITENTE: Nomb Nombre re de 4 a 6 inte interl rlín ínea eass de la desp desped edid ida a en mayús mayúscu cula la sostenida. sostenida. El cargo a 1 interlínea interlínea del nombre, con con mayúscula mayúscula inicial sin sin centrar. (Tener en cuenta estilo estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita. Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta. “LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”

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CIRCULAR DRH-0071 San José de Cúcuta, 15 de marzo de 2003 PARA TODO EL PERSONAL Asunto: Inscripción capacitación interna Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de octubre se recibirán las inscripciones para la capacitación interna en los programas del primer  semestre de 2003, cuyos temas se describen en el anexo. La señora Angela Noriega Narváez estará a cargo de las inscripciones en la División División de Recursos Recursos Humanos, Humanos, únicamente únicamente en la mañana mañana y una vez conformados los listados serán publicados en todas las carteleras de la empresa. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para recibirla.

TERESA URDANETA BAENA Directora Administrativa Anexo: uno (dos hojas) Martha C.

Calle 9 1-23 Oficina 601 Teléfono 578 67 89 Cúcuta Cúcuta Norte de Santander 

Figura 1 Circular interna estilo bloque extremo extremo

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4. ELABORACIÓN DE SOBRES NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

PARTES



Tercio Tercio izquierdo izquierdo: Anot Anotaci acione oness tale taless como como CO CONF NFID IDEN ENCI CIAL AL,, PERS PERSON ONAL AL,, CONTIE CONTIENE NE DISQUE DISQUETE, TE, CONTIE CONTIENE NE VIDEOC VIDEOCINT INTA, A, etc., etc., las cuales cuales se ubican ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES



•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería. •Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete. •En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño. •El tamaño debe ser el adecuado según anexos. •Para sobres de manila manila a partir del tamaño carta se recomienda recomienda escribir los datos del del dest destin inat atari ario o en mayús mayúscu cula la soste sosteni nida da a inte interl rlin ineac eació ión n de 1 y medi medio•L o•La a impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho. •Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad. •Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado. •Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

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DATOS DEL REMITENTE

ESPACIO PARA EL CORREO 3

1

DATOS DEL DESTINATARIO 2

Figura 1. Distribución en en tercios tercios iguales Modelo 2

ZONA 1

ZONA 3

ZONA 2

Figura 2. Distribución de zonas, Modelo 1

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ZONA 1 REMITENTE

DOCTOR JUAN LUIS RESTREPO GERENTE INCORA APARTADO 1250 NEIVA, HUILA

ZONA 2

Figura 3 Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de manila

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5. ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

CLASIFICACIÓN Registrada y no registrada

REQUISITOS MARGENES: Igual a la la carta TITULO: Nomb Nombre re del grupo grupo que se reúne reúne.. Acla Aclarar rar cuando cuando sea de cará caráct cter  er  extraordinario. PRESENTACIÓN: En hojas sueltas sueltas o en libros. libros. Se redactan redactan en tiempo tiempo pasado. No se inicia con gerundio. No debe present presentar ar errores errores mecanog mecanográf ráficos icos,, ortográ ortográfic ficos, os, gramati gramatical cales es ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES  



Papel del mismo color, calidad y tamaño. Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izqui izquierd erdo. o. Se identi identififica ca con el nombre nombre de la reunió reunión n y el número número separado con guión, al margen derecho se escribe el número. Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

REQUISITOS ESPECÍFICOS RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página TITULO: Nombre de la reunión y su su naturaleza, naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).

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DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número. FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe escribe FECHA: en mayúscula mayúscula sostenida sostenida y seguida seguida de dos puntos. puntos. Al frente frente se escribe la fecha. HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la hora de inicio inicio y la de finalización finalización de la la reunión. reunión. ( HORA: De 09:15 a las 10:30 horas) LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos. puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante) ASISTENTES: ASISTENTES: Margen izquierdo, izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, interlíneas, mayúscula mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial inicial a interlineación interlineación sencilla, sencilla, separando separando cargo con coma. (Ingeniero (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente). Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir. AUSENTES: Se mencionan en caso de existir e xistir con o sin justificación. ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula mayúscula sostenida. sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas interlíneas y contra el margen izquierdo izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas. interlíneas y con mayúscula mayúscula sostenida. DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas A 2 inter interlílínea neass se inici inicia a el primer primer tema tema (con (con negril negrilla la si se desea desea). ). A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.

CONVOCATORIA: Si se program programa a una una nuev nueva a reun reunió ión. n. Cont Contra ra el margen margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión. FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial. 25

ANEXOS: Si los hay IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

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RAZÓN SOCIAL SOCIAL (Si no está impresa) impresa)

Entre 3 y 4 cm

3 interlíneas del margen superior 

TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN 3

denominación documento y número

3 interlíneas

FECHA: 1.5 a 2

HORA:

1.5 a 2

LUGAR: 1.5 a 2

ASISTENTES: Tratamiento (Opcional) Nombe y apellidos (s), Cargo 1 1.5 a 2

INVITADOS: (si los hay) 1.5 a 2

AUSENTES: (si los hay) 3

ORDEN DEL DIA: Entre 3 cm Y a 4 cm

Entre 2 cm y 3 cm

2

1. Núm úmer eroo y tema ema 2

2. Núm úmer eroo y tema ema 3

DESARROLLO: 2

1. Núm úmer eroo y tema ema 2

Texto correspondiente

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 1. Modelo de distribución de de acta administrativa

27

Encabezado 2a3

2. Núm úmer eroo y tema ema 2

Texto correspondiente 3

CONVOCATORIA: (Si se programa una nueva reunion) XXXXXX XXXXXXX. 4 a 6

NNOMBRE COMPLETO Cargo (1 (1 interl)

NOMBRE COMPLETO Cargo

2

Anexos: (si los hay) 2

Transcriptor 

28

6. ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIA S

NORMA TÉCNICA TÉCNICA COLOMBIANA COLOMBIANA NTC 4176 CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,  jornada laboral, comportamiento, etc. sobre e cali calififica caci cion ones, es, dipl diplom oma a obte obteni nido, do, asist asistenc encia ia event eventos os,, Certificados sobr documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..

ESTILOS



BLOQUE EXTREMO (Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo) BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS



MÁRGENES: Igual a los demás documentos.

PARTES



NÚMERO : Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo. FECHA : De 2 a 3 interlíneas, en forma completa CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por ELLA.

29

IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, interlíneas, centradas centradas y en mayúscula mayúscula sostenida. sostenida. (Puede utilizarse negrilla). TEXTO: De 3 a 4 inte interl rlín íneas eas y contr contra a el margen margen izqui izquier erdo, do, se inici inicia a con con la conj conjun unció ción n Que Que a la que que sigu siguen en dato datoss soli solici cita tant nte e (tra (trata tami mient ento, o, nomb nombre re en mayúscula sostenida e identificación). •Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos. •Se redacta en tercera persona. •En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo . TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).

30

Entre 3 y 4 cm

2 a 3 interlíneas

012

2 a 3 interlíneas

Barranquilla, 15 de marzo de 2003-03-17 3 a 4 interlíneas

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES 3 a 4 interlíneas

HACE CONSTAR: 3 a 4 interlíneas

Que el señor FERNANDO LOZADA BUITRAGO BOTERO, identificado con cédula de ciudadanía 5.345.678 de Bucramanga, trabaja en esta empresa desde el 01 de febrero de 1994 y desempeña el cargo de Asistente de Recursos Recursos Humanos. Esta constancia se expide para trámites de visa en el Consulado de los Estados Unidos de América. 4 a 6 interlíneas

CECILIA RODRÍGUEZ OROZCO Martha c.

2 interlíneas

Calle 9 1-45 Piso 6 Teléfono 578 30 60 Barranquilla 31

1. ELAB ELABOR ORAC ACIÓ IÓN N HOJA HOJA DE VIDA VIDA NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC 4228 Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

REQUISITOS



MÁRGENES: Igual anteriores documentos.

PARTES



IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO : La expresión expresión HOJA HOJA DE VIDA VIDA se escribe escribe de 2 a 3 interl interlíne íneas as del margen margen superior superior,, centrad centrada, a, mayúscula mayúscula sosteni sostenida. da. Se puede usar negrilla. DATOS PERSONALES PERSONALES: interlíneas.

Mayú Mayúsc scul ula a soste sosteni nida, da, marg margen en izqui izquier erdo, do, de 3 a 4

Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de nacimiento, nacimiento, estado civil, civil, domicili domicilio o y teléfon teléfono o (opcionales: (opcionales: licencia licencia conducción conducción,, pasaporte, tarjeta profesional) Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos. interl rlín íneas eas de DATOS DATOS PERS PERSON ONAL ALES ES.. NOMBRE: A 3 inte apellidos en mayúscula sostenida.

Al frente frente nombre nombre y

IDENTIFICACIÓN: A 2 interlí interlínea neas, s, al frente frente se especif especifica ica tipo tipo de documen documento to y ciudad de expedición. FECHA DE NACIMIENTO : A 2 interlí interlínea neas, s, al frente frente con mayúscul mayúscula a inicial inicial se nombra la ciudad y fecha completa. DOMICILIO: A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia. 32

TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios. ESTUDIOS: Título Título contra contra el margen izquie izquierdo, rdo, en mayúscu mayúscula la sosteni sostenida, da, a 3 interlíneas. interlíneas. Los estudios estudios se presentan a dos columnas y constan de ESTUDIOS ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros. ESTU ESTUDI DIOS OS PRIM PRIMAR ARIO IOS S Y SECU SECUND NDAR ARIO IOS S: A 3 interlíneas eas del título ESTUDI ESTUDIOS. OS. Al frente nombre nombre del establec establecimi imient ento, o, título título obtenido obtenido o periodo periodoss cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir. ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida, al margen izquierdo y a 3 interlíneas. A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha.

EXPERIENCIA: Título Título contra contra el margen izquie izquierdo, rdo, mayúsc mayúscula ula sostenid sostenida, a, a 3 interlíneas. •A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el último cargo desempeñado. •En orden: nombre de la empresa empresa con mayúscula mayúscula inicial, inicial, cargo desempeñ desempeñado ado destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio.

REFERENCIAS: LABORALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas. interlíneas. A 3 interlíneas interlíneas se escribe nombre nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono). interlíneas. PERSONALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas. A 3 interlíneas, interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad, ciudad y teléfono).

NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida se escribe el nombre completo. FECHA DE PRESENTACIÓN: De 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha. PÁGINAS SUBSIGUIENTES



33

•Igual color, calidad y tamaño del papel •Todas las hojas deben finalizar párrafo párr afo completo •Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial •Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y número de la página a la derecha •El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas.

ASPECTOS GENERALES



•Debe ser enviada en original y acompañada por carta •Datos veraces •Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja •Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias

34

HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES NOMBRE:

SANDRA PATRICIA CORTÉS DUARTE

IDENTIFICACIÓN:

C.C. 60.246.567 de d e Cali

FECHA DE DE NA NACIM CIMIENTO:

Santa nta mar martta, 5 de de ju julio de de 196 1963 3

ESTADO CIVIL:

Casada

DOMICILIO:

Calle 45 67-98

TELÉFONO:

545 67 89

ESTUDIOS SECUNDARIOS:

Colegio Nuestra Señora del Rosario Bogotá, Bachiller Técnico en Comercio, 1984

UNIVERSITARIOS:

Universidad Externado de Colombia, cinco años. Administración de Empresas, 1990.

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS Semin Seminar ario io de Rela Relaci cion ones es Públ Públic icas as,, Cole Colegi gio o Mayo Mayorr de Anti Antioqu oquia ia,, 80 horas horas,, Medellín, agosto de 1991. Formadores Formadores en Calidad Total. Total. Escuela Superior Superior de Negocios, Negocios, 50 horas, Bogotá Bogotá DC, noviembre de 1993. EXPERIENCIA

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Cotrasal. Cotrasal. Asistenta Asistenta Relaciones Relaciones Industriales, Industriales, desde desde abril de 1992 hasta la fecha. Funciones: Programar, controlar y dirigir dirigir el proceso de selección de personal. Hoja de Vida de Sandra Patricia Cortés Duarte 2 Distribuidora Colombia. Auxiliar de Personal, 1991-1992 REFERENCIAS LABORALES Distribuidora Distribuidora Colombia Colombia.. Doctor Jorge Jorge Alberto Reyes Reyes Soto, Jefe de Relaciones Relaciones Industriales. Avenida de las Américas 4-92, Bogotá. Teléfono 283 47 65. Cotrasal. Cotrasal. Señor Carlos Carlos Eduardo Eduardo Gamboa, Gamboa, Jefe Jefe de Recursos Recursos Humanos. Humanos. Avenida Avenida 68 10-34, Bogotá. Teléfono 480 05 06. REFERENCIAS PERSONALES Doctor Roberto Ramírez Andrade, Asesor Financiero del banco de la República. Bogotá, teléfono 267 47 56. Doctora Julia Emma Alzate, Senadora de la República. Santa marta, teléfono 285 34 76.

SANDRA PATRICIA CORTÉS DUARTE Bogotá D.C., 13 de marzo de 2003

36

8. INFORME ADMINISTRATIVO NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 DEFINICIÓ DEFINICIÓN: N: Documento Documento que describe describe o da a conocer el estado de cualquier  cualquier  actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo. CLASIFICACIÓN De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o esporádicos De acuerdo con el número número de hojas: En cortos, hasta hasta la página página número 10 y en extensos, a partir de la página 11. REQUISITOS MARGENES: MARGENES: Los mismos mismos de la carta; para para el encabezado encabezado de segundas hojas, hojas, igualmente. INFORM INFORME E EXTENS EXTENSO: O: Tiene Tiene por objeto objeto presenta presentar, r, caracteriz caracterizar ar y dar una idea idea global del informe. informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUERPO CUERPO DEL INFORME INFORME:: Consti Constituy tuye e la parte parte central central del document documento o y está está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones (Opcional) Consúltese la Norma Icontec 3588 INFORME CORTO: CORTO: Consta de las partes que se explican a continuación. El autor  puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente RAZÓN SOCIAL: SOCIAL: Se ubica entre entre 3 y 4 cm del borde superior, contra contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.

37

NUME NUMERO RO O CO CODI DIGO GO:: En caso caso de reque requeri rirr el númer número o o el códi código go de identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así:

CM-023 TITULO: TITULO: A cuatro interlíneas interlíneas de la dependencia dependencia se escribe escribe el título del informe, informe, centrado y en mayúscula sostenida. FECHA: A cuatro renglones renglones del título, contra contra el margen izquierdo, izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúscul mayúscula a sostenida, sostenida, seguida seguida de dos puntos puntos ( : ). Al frente frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial. AUTORÍA AUTORÍA DEL INFORME: INFORME: A interlineación interlineación de uno y medio medio a dos debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las sigu siguie ient ntes es expr expresi esion ones es,, segui seguida da de dos punto puntoss ( : ), ELABO ELABORA RADO DO POR, RESPON RESPONSAB SABLE. LE. Al frente frente se anotan anotan el o los nombres nombres correspon correspondien dientes tes,, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. OBJETIVO: OBJETIVO: El informe informe corto lleva un objetivo, objetivo, para describir describir en forma breve, breve, el propósito del mismo y se presenta, así: De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos dos espac espacio ioss de este este enunc enuncia iado do,, se expre expresa sa la fina finalilida dad d del del info inform rme e con mayúscu mayúscula la inicial inicial.. En caso de requerir requerir más de un renglón, renglón, el segundo segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. ESCRITURA ESCRITURA DE TEXTO: TEXTO: El informe corto, corto, generalmente generalmente consta consta de un capítulo capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo. CONCLUSIONE CONCLUSIONES: S: (Opcional) (Opcional) En caso de incluirlas incluirlas se procede así: la palabra palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen margen izquierdo izquierdo,, de dos a cuatro cuatro interlín interlíneas eas del último último renglón renglón del texto. texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título. FIRMA: FIRMA: El informe administ administrativo rativo corto corto debe ser firmado por el autor o autores, autores, . El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.

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TRANSCRIPTO TRANSCRIPTOR: R: Si se desea establecer establecer la responsabilidad responsabilidad del transcriptor, transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.

39

Departamento de Investigación 4 interlíneas INFORME URBANIZACIÓN EL SOL 4 interlíneas FECHA: Ocaña, 17 de marzo de 2003 (1.5 a 2 interlíneas) ELABORADO POR: Andrés Aragón Botero Laid Samira Paredes 2 a 4 interlíneas OBJETIVO: OBJETIVO: Desarrollar Desarrollar los avances avances y determinar determinar el cumplimient cumplimiento o de labores, según el cronograma establecido. 2 a 4 interlíneas TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas).  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________.

CONCLUSIONES 2 a 4 interlíneas  __________________________________________________________________   _______________________________. 4 a 6 interlíneas NOMBRE COMPLETO Cargo Transcriptor 

40

Figura 1. Esquema del informe Corto

41

3. INFO INFORM RME E EXTE EXTENS NSO O MATERIAL PRELIMINAR Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea idea global del informe. informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUBIERTA Presenta Presenta la información información básica del document documento. o. Al utilizarla, utilizarla, debe debe contener los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad necesidad de abrirlo. abrirlo. Puede Puede ser reemplaz reemplazada ada por la portada, portada, incluy incluye e los siguientes elementos básicos: +

Razón social

+

título del informe y subtítulo, subtítulo, si lo hay.

+

Número o código de identificación: identificación: el autor puede emplear un número o código alfanumérico de identificación. En el informe extenso, esta se anota en la parte superior derecha tanto en la cubierta como en la portada, precedido de la palabra número o presentado en un recuadro.

Ejemplos: Para códigos

Margen derecho SG-002 7506-02

Para números: 002 Número 002 Con excepci excepción ón del código código o número número de identi identific ficació ación, n, los demás demás elemen elementos tos pueden aparecer en la posición estética deseada. +

Portada

42

De libre libre diagr diagram amac ació ión n en esté estétitica, ca, tama tamaño ño de letr letra, a, escri escritu tura ra en mayú mayúsc scul ula a sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye constituye la primera página del informe. informe. Adicional a los los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos: +

+ +

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros. Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe. Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:

Fecha completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 17 de julio de 2003 Mes y año: Tunja, junio de 2003 Año: Bucaramanga, 2003 +

Tabla de contenido

Se colo coloca ca inme inmedi diat atam amen ente te despu después és de la porta portada da.. Cont Contie iene ne los los títu títulos los de: capí capíttulos ulos,, subd subdiv ivis isiiones ones princ rincip ipal ales es del del cuer cuerpo po del del info inform rme, e, mat materia eriall complementario y su respectivo número de página. El títu título lo TABL TABLA A DE CO CONT NTEN ENID IDO O o CO CONT NTEN ENID IDO O se escri escribe be en mayús mayúscu cula la sosteni sostenida, da, centra centrado do a 5 cm del borde borde superi superior. or. La relaci relación ón se inicia inicia de dos dos a cuatro interlíneas del título. Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas. +

+

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo, igualmente contra el mismo margen, margen, los títul títulos os que no llev llevan an numeral numeral como: como: glosar glosario, io, introd introducci ucción, ón, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones. Título Título de cada capítulo capítulo y subdivi subdivisio siones. nes. Los títulos títulos de los numerales numerales de primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la subdivisión de tercer tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.

La Tabla de Contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando algunos de ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.

43

+

Número Número de página. página. Se tabula tabula contra contra el margen derech derecho, o, frente frente al tema o subtema que le corresponde.

Nota: +

Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el nú mero de página.

Tablas. Figuras, ilustraciones y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en la lista separada.

Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubica centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea. Para ambos casos, la primera línea d escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, figuras, tablas o anexos con el número número y la leyenda correspondient correspondiente. e. El número de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen derecho. +

Glosario (último elemento del material preliminar).

Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético. El título título GLOSARI GLOSARIO O se escribe escribe centrado centrado,, en mayúscu mayúscula la sosteni sostenida da a 5 cm del borde superior de la hoja. De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un reglón, el segundo y los subsiguient subsiguientes es se escriben a una interlínea interlínea sin dejar dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.

CUERPO DEL INFORME Constituye la parte central del documento y está conformada por introducción, núcleo del informe y conclusiones y recomendaciones recomendaciones (opcional). +

Intr Introd oduc ucci ción ón.. El info inform rme e exte extens nso o llev lleva a una una intr introd oduc ucci ción ón que que plan plante tee e brevemente el alcance, los objetivos de trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.

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La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5 cm del borde borde superior. superior. La primera primera línea línea de escritura escritura se inicia inicia de dos a cuatro renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno, uno y medio o dos. +

+

Núcleo del informe. El núcleo del informe informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones subdivisiones que correspond correspondan an a un tema completo. completo. Para su desarrollo se tiene n cuenta lo siguiente: Escritura de texto. Se redacta en forme impersonal (se proyecta, se estudió...) estudió...) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera línea de escritura de cada capítulo capítulo se inicia de dos a cuatro renglones renglones del título. Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio. Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida. +

Capítu Capítulos. los. Cada Cada capítu capítulo lo tien tiene e un títu título lo (divis (división ión de prime primerr nivel) nivel) que lo lo identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, superior, precedido precedido por el numeral correspond correspondiente. iente. El título título no lleva punto final.

Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, el texto se inicia al doble de la interlineación elegid elegida. a. Los título títuloss de las subdivisi subdivisione oness de tercer tercer nivel se escriben escriben contra contra el marg margen en izqu izquie ierd rdo, o, con con mayú mayúsc scul ula a inic inicia ial;l; el text texto o se inic inicia ia al dobl doble e de la interlineación elegida. Los títulos títulos de las subdivisi subdivisiones ones de cuarto cuarto nivel nivel (si lo hay) hay) se escriben escriben contra contra el margen izquierdo, izquierdo, con mayúscula mayúscula inicial. inicial. A dos espacios se continúa el texto, texto, en el mismo renglón. Nota:

Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra.

Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente: +

Nume Numera raci ción ón e iden identitififica caci ción ón de pági página nas. s. La pagi pagina naci ción ón del del info inform rme e administrativo debe efectuarse de la siguiente manera:

Se utiliza utiliza numeraci numeración ón arábiga arábiga consecuti consecutiva. va. La página página uno corresp corresponde onde a la portada.

45

Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las páginas derechas llevan los los números impares. impares. Se procura que no queden queden páginas páginas izquierdas izquierdas en blanco. Nota: +

No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7ª.

Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.

Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja, así: Margen izquierdo

Margen derecho

Informe Propuesta Salarios

2

Informe OCSA-CR-137

2

La escritura de texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. +

Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel.

En estas estas figuras figuras se puede puede observar observar que que la colocaci colocación ón del punto (.) va después después del primer nivel nivel y entre los dígitos dígitos que designan las subdivisio subdivisiones. nes. El punto se omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel. Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado. Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minúscula, seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicial el texto, a partir de la segunda línea y subsiguient subsiguientes es es opcional opcional conservar la misma sangría o retornar  retornar  al margen izquierdo. Al empl emplear ear viñet viñetas, as, éstas éstas se coloc colocan an cont contra ra el marge margen n izqu izquie ierdo rdo y el text texto o conserva la sangría si hay más de un renglón. +

Figuras Figuras y tablas. tablas. Cuando el informe informe requiere figuras figuras y tablas, éstas aparecen aparecen después de ser mencionadas mencionadas y, de ser posible, en la misma misma página.

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+

Citas. Citas. En caso e que el autor requiera requiera citar citar concept conceptos os escritos escritos o verbale verbales, s, propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:

La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto. Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final final y se escribe a una interlínea interlínea sin comillas. comillas. Se separa del texto texto por  dos interlín interlíneas. eas. La cita cita se identifi identifican can en el el texto texto con un número (superíndice (superíndice o núme número ro aráb arábig igo o entr entre e paré parént ntes esis is). ). El uso de una de las las dos dos form formas as de identificación se conserva a través de todo el documento. +

Referencia bibliográfica de un artículo.

SAMBLER, SAMBLER, Ricardo. Ricardo. Contra la corriente. corriente. En: Clase Empresarial. Empresarial. Santa fe de Bogotá: No.24 (mayo 1995); p.5-15

47

4. OTROS OTROS DOCUME DOCUMENTOS NTOS COMERCIA COMERCIALES LES EL CHEQUE: Elemento comercial mas usual, en virtud de las seguridades que

ofrece y el ahorro ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario que nos ha suministrado el Banco. El Banc Banco o es una una inst institituc ució ión n de créd créditito, o, crea creada da bajo bajo leye leyess y regl reglam amen ento toss especiales, que tienen por objeto promover la movilización y desarrollo de la rique riqueza za faci facililita tando ndo así así las las opera operaci cione oness de comerc comercio io y conse consecu cuent entem emen ente te el progreso y mejoramiento social. Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir depósitos de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo. La movilidad constante constante de estas operaciones operaciones de depositar depositar y retirar retirar dinero con los fines expuestos anteriormente, se denomina cuenta corriente. El cheque es una orden de pago contra contra un banco y a favor de una persona o una empresa. Las personas que intervienen en la negociación con cheque son:  El Girador, que es la persona o entidad que extiende el cheque, o sea, quien da la orden de pago.  El beneficiario, que es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el cheque.  El girado, que siempre será el banco que hace la entrega del dinero al beneficiario. Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y número, lugar  lugar  y fecha, valor en números, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del girador girador,, número número de la cuenta cuenta corrien corriente. te. La distribu distribución ción de estas partes partes varía según la institución bancaria a la que pertenece el cheque. La escritura mecanográfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de formatos. formatos. Los espacios espacios que queden en en blanco después después de llenar el cheque cheque se anulan con guiones.

48

CLASES DE CHEQUES: 









Cheque Ordinario: Es aquel aquel que en la línea línea “pàguese “pàguese a la orden orden de”

lleva el nombre del beneficiari beneficiario o para ser cobrado por él mismo o endosarlo endosarlo a otra persona para su cobro. Cheque al Portador: En la la línea “pàguese a la orden de” lleva el término

“Portador”. No es conveniente conveniente girar cheques al portador porque en caso de pérdida pueden ser cobrados por cualquier persona. Cheque cruzado: En la misma forma que el cheque ordinario, ordinario, se gira a la

orden de una persona o una institución. institución. Sin embargo, tiene una diferencia espe especi cial al:: ESTA ESTA CRUZA CRUZADO DO POR UNA DOBLE DOBLE LÌNE LÌNEA A PARA PARALE LELA LA Y OBLICUA. OBLICUA. Este cruce cruce confiere mayor mayor seguridad seguridad al beneficiario, beneficiario, pues pues no pued puede e ser cobrad cobrado o direc directa tame ment nte e en el banc banco o (com (como o ocurr ocurre e con con los los ordinarios), sino que debe debe consignarse. Cheque especialmente cruzado: Con el empleo de esta clase de cheque,

la segurid seguridad ad aumenta. aumenta. A la caracterís característic tica a de cheque cheque cruzado cruzado que ya seña señala lamo mos, s, se agreg agrega a otra otra cond condic ició ión: n: colo colocar car,, dentr dentro o de las las líne líneas as paralelas, el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda “Pàguese “Pàguese al primer beneficiario”. beneficiario”. Consecuentem Consecuentemente, ente, sòlo el beneficiario beneficiario está facultado para hacer efectivo su cobro, a través de la consignación respectiva. Cheque certific certificado: ado: Esta clase clase de cheque da a la operación operación que con él se cierra, cierra, una mayor segurida seguridad. d. El cheque cheque certifi certificad cado, o, como su nombre nombre lo indi indica ca,, debe debe ser ser cert certifific icad ado o por por el banco banco respo responsa nsabl ble e de su pago. pago. El margen de seguridad que señalamos radica en que el banco certifica que en la cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero indi indica cada da en el cheq cheque ue.. La cert certifific icac ació ión n de un cheq cheque ue requ requie iere re los los siguientes datos:  El

sello de certificado

 La

fecha de certificación

 La

firma del empleado autorizado por el banco

49

El dueño de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque. En ningún caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni repisados. CONSIGNACIONES 

Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valiéndose de los cheques. El depósito depósito puede hacerse hacerse con dinero en efectivo efectivo o mediante mediante cheque. Para Para que que qued quede e cons consta tanc ncia ia de los los depó depósi sito tos, s, exis existe ten n unos unos form format atos os de consign consignaci ación ón que deben deben diligenci diligenciarse arse y anexars anexarse e con cada deposito deposito.. Estos Estos format formatos os son impreso impresoss directame directamente nte por el banco. banco. La copia, regist registrada rada por el banco, será la única constancia de la consignación realizada.

CLASES DE CONSIGNACIONES De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las consignaciones pueden ser de dos clases: 

Ordinarias: En éstas, éstas, se hace referen referencia cia al efecti efectivo vo y a los cheque chequess locales, o sea, que pertenecen a la misma ciudad.

Las partes habituales del formato en esta caso, son:        

Nombre de la oficina, esto es, de la sucursal del banco donde se hace la consignación. Lugar y fecha Nombre del titular de la cuenta Número de la cuenta Cantidad que se va a consignar en efectivo Detalle Detalle de los cheques que se consignan. consignan. En este caso deben anotarse: anotarse: nombre del banco, número y serie del cheque, valor. Monto total de la consignación. Firm irma del del dep deposit ositan antte (o enter nteran antte), e), es decir ecir,, de quie quien n hace hace la consignación

. Para diligenciar mecanográficamente debemos seguir las normas de llenado de formatos.

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LETRA DE CAMBIO: En las transacciones comerciales a crédito, o sea aquellas en las cuales el vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace necesario por  parte del cliente cliente respaldar respaldar la deuda con una garantía garantía formal. La letra de cambio cambio constituye esta garantía. Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la persona a quien está dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada en el documento. En este documento intervienen las siguientes personas:  



           

Girador o acreedor: Es quien da la orden de o pagar el valor de la letra. Girado o deudor: Es quien recibe la orden de pagar la suma indicada en la la letra; y quien a la vez se compromete junto con el codeudor o fiador, a pagar solidariamente la obligación. quien n debe debe reci recibi birr fina finalm lmen ente te el valo valorr de la letr letra. a. Beneficiario: Es quie Generalmente el beneficiario es el mismo girador, a excepción de los casos en que las letras letras han sido negociadas negociadas a través de su endoso. La letra de cambio cambio viene ya impresa en formatos formatos especiales. especiales. Estos pueden pueden variar en su distribución pero deben contener espacios para diligenciar las siguientes partes: Número de la letra Fecha de expedición Valor en números Nombre del girado Fecha de vencimiento Lugar donde se efectuará el pago Nombre del beneficiario Valor en letras Interés (si lo tiene) Firma del girador  Firma del girado Firma del fiador  51

Dilección y teléfono del girado.



Su dili dilige genc ncia iami mien ento to meca mecano nogr gráf áfic ico o obed obedec ece e a las las mism mismas as norm normas as vist vistas as anteriormente para los los documentos comerciales. Sin embargo, debemos tener en cuenta lo siguiente: 

   

 

Número: Debe figurar en forma de quebrado, donde el numerador indica, dentro de una misma obligación el orden consecutivo de las letras, y el denominador en todas, la cantidad total de letras que se han firmado. Fecha de expedición: Se escribe la del día día en que gira la la letra. Toda letra debe ser registrada en la DIAN, para que tenga validez. Fecha de vencimient vencimiento: o: Se escribe la fecha fecha del día en que el deudor debe cancelar su deuda. Firmas: Del girado giradorr o acreedo acreedor: r: Va al final de la letra, con el número del documento de identificación, después de la palabra atentamente o las letras S.S.S., Del girado girado o deudor deudor:: Siempre debe aparecer después de la palabra ACEPTADA, también debe llevar el número del documento de identidad. Del Codeudor o fiador: Cuando intervenga, su firma, nombre y número de documento de identidad deben figurar después de la firma del deudor.

RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la letra de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben aparecer  enmiendas, tachaduras ni borrones.

LAS FORMAS IMPRESAS Los comercia comerciante ntess regist registran ran cuidados cuidadosame amente nte todas todas las transa transaccio cciones nes de su empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y variados variados formularios formularios o formas impresas, impresas, sobre las cuales nos detendremos detendremos antes de entrar a considerar las cotizaciones. FORMA IMPRESA O FORMULARIO 

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Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las negociaciones, redactados de tal manera que son guía suficiente para comprender  su uso y completar con pocos datos su contenido. Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de las las opera operaci cione oness de una empr empresa esa.. Vien Vienen en en jueg juegos os con con vari varias as copias copias en diferen diferentes tes colores colores para facilita facilitarr su distrib distribuci ución. ón. A continu continuaci ación ón indica indicamos mos las norm normas as gene genera rale less que que debe deben n tene teners rse e en cuen cuenta ta para para meca mecano nogr graf afia iarr los los formularios. 

      

      

El format formato o impreso impreso debe leerse leerse deteni detenidame damente nte antes antes de comenza comenzarr su escritura, con el fin de saber si se dispone de todos los datos necesarios para llenarlo. La hoja del formato debe alinearse en la maquila, teniendo en cuenta su rayado y no los bordes del papel. El regulador de interlíneas debe aislarse con el liberador indefinido del rodillo. Cada renglón de escritura se ubica girando la perilla, con el fin de asegurar  que las letras queden escritas sin tocar la línea inferior. Los nombres de quien envía el formulario y el de la persona a quien va dirigido deben escribirse con mayúscula fija. Antes de llenar cada columna es necesario cerciorarse que los datos corresponden a ella. Es importante que todos los datos estén correctamente alineados. Para Para escri escribi birr los los dato datoss corre corresp spond ondie ient ntes es a las las colum columnas nas,, se tabu tabula la la máquina en cada una de ellas y se llena con interlineación sencilla y mayúsculas iniciales. Las entidades deben quedar bien escritas en cada columna, con el fin de poder realizar las operaciones aritméticas a que haya lugar. Los símbol símbolos os monetar monetarios ios deben deben figurar figurar en la primera primera partida partida de cada columna y cada vez que se totalice. Cuando se totalizan las cantidades de una columna, debe trazarse doble raya debajo del total, dejando una separación mínima entre las rayas. Cuando el espacio es insuficiente deben utilizarse las abreviaturas usuales. Cada tipo de formato debe llevar una numeración consecutiva para facilitar  su archivo, control y localización Los cálculos y datos consignados en cada formato deben ser revisados cuidadosamente. Las cantidades en letras, deben escribirse con mayúscula fija.

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LA COTIZACIÒN Es la información suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre determ determina inados dos artícul artículos, os, estipul estipulando ando para ellos ellos un precio precio dentro dentro de un plazo plazo determinado. Toda cotización nace de una solicitud de información por parte de la

persona interesada en adquirir servicios o mercancías quien generalmente efectúa dicha solicitud solicitud por por medio de una carta. Esta debe elaborarse elaborarse en estilo estilo bloque o bloque extremo.

PEDIDOS Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinación de comprar, se formula formula un pedido (o sea una orden de compra), compra), en el cual se especifica especifican n los dato datoss neces necesar ario ioss para para ident identifific icar ar los los artíc artícul ulos os soli solici cita tados dos,, el núme número ro de la cotización y de más condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es un docu docume ment nto o por el cual cual una empr empres esa a se comp compro rome mette a adqu adquiirir  rir  merc mercan ancí cías as a otra otra,, de acue acuerd rdo o con con las las cond condic icio ione nes s ya defi defini nida das s por por el  vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos el estilo

bloque o el bloque extremo.

REMISIONES La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de la mercancías solicitadas en el, y elabora una remisión en la cual se detallan los artículos con toda todass sus sus cara caract cter erís ístitica cas, s, la cant cantid idad ad desp despac acha hada da,, el núme número ro del del pedi pedido do correspondiente y la vía por la cual ha sido despachada la mercancía. REMISIÒN: Es ento entonce nces, s, el compr comprob obant ante e que que elab elabor ora a la empr empres esa a vend vended edor ora a para para registrar la venta de mercancías y la salida de bodega.

FACTURAS Una vez despachada la mercancía, y con base en los documentos anteriores (cotización, pedido y remisión), se procede a elaborar la factura. Factura es el  docu docume ment nto o en que que se regi regist stra ran n las las vent ventas as real realiz izad adas as por por una una enti entidad  dad  come comerc rcia ial, l, inco incorp rpor orán ándo dose se en él todo todos s los los datos datos rela relaci cion onad ados os con con la operación efectuada. Se especifican especifican también también descuentos, descuentos, si los hay, valor valor del

transporte, condiciones de pago, financiación impuestos a las ventas, etc. Las facturas facturas se elaboran de una u otra forma, forma, según la compra compra sea a crédito o al contado.

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Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del valor total. Cuando Cuando es a crédito crédito hay un recargo recargo o financ financiac iación ión que se suma el valor valor de la mercancía. En este caso los los artículos se entregan entregan mediante el pago pago de una cuota inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de la compra. Tanto a las compras a crédito como a las de contado, se les recargo el impuesto mas ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la mercancía y otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago en las facturas de crédito debe presentarse, así: Cuota 1/3 vencimiento 2004.10.09 Cuota 2/3 vencimiento 2004.10.10 Cuota 3/3 vencimiento 2004.10.11 Si el número de cuotas es superior a seis, se relacionan en una sola línea, así: Diez cuotas mensuales cada una $15.000 Primer vencimiento: 2004.10.09

-

$150.000

El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la factura. En las facturas de crédito, lo mismo que en las de contado, se escribe al final en mayúscula fija el valor total. total. Asi mismo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:    

Los datos alineados dentro de cada columna El nombre de cada artículo se escribe en singular  El valor total de la factura va en números y en letras Inmediatamente después del total se traza doble línea, cerrando la factura.

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ESCRITURA DE TARJETAS Toda organización requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo. Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los trabajadores y en much muchas as ocasi ocasion ones es son el conta contact cto o con con el públi público co exte externo rno alle allegad gado o a la empresa. Una tarjeta es un detalle, es una manifestación, es un deseo; por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con su diseño, redacción y presentación. El conteni contenido do de una tarjeta tarjeta es corto pero muy diciente diciente.. Deténga Deténgase se antes de enviarla, póngase en el lugar del receptor y analice las posibles reacciones de éste. Sòlo después ejecute el último pasado de esta tarea… envíela En el desarrollo de su actividad secretarial tiene la oportunidad de redactar  diferen diferentes tes tipos tipos de tarjet tarjetas: as: agradeci agradecimie miento nto,, felici felicitac tación ión,, invita invitació ción, n, pésame pésame,, prese present ntaci ación ón,, excus excusa, a, etc. etc... Según Según su conte conteni nido do unas unas son son soci social ales es y otras otras comerciales o de negocios. Las Las paut pautas as que que le daremo daremoss le serv servirá irán n para para real realiz izar ar mejo mejorr este este trabaj trabajo. o. Le recomendamos su aplicación. Las tarjetas son comunicaciones comunicaciones escritas escritas que permiten permiten a las personas que tienen la representación de una entidad, cumplir con ciertos deberes de cortesía y de negocios. Las tarjetas desempeñan una función primordial en las relaciones públicas, por  constit constituir uir una forma forma protocol protocolaria aria y breve breve para agradec agradecer, er, felici felicitar, tar, present presentar, ar, invi invita tar, r, info inform rmar ar,, etc. etc.,, así como como para para part partici icipa parr diver diversas sas activ activid idad ades es como como inauguraciones, promociones, instalación de seminarios, etc.. La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad expositiva del mensaje. mensaje. Ambas cosas cosas obligan a las secretaria secretaria o redactor, a ejercitar ejercitar dentro dentro de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigüedades, ya que su redacción se hace en tercera persona, lo que le da el verdadero valor social, a este tipo de comunicaciones.

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CLASES DE TARJETAS  TARJETAS DE NEGOCIOS 

Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una empresa. Tiene las siguientes características:

TAMAÑO:

8.5 x 4.5 centímetros aproximados.

PRESENTACIÒN:

Tiene impreso el logotipo, nombre, dirección y lugar de la empresa. Además, el nombre del representante y su cargo respectivo.

Utilización:

Visita de negocios  Recordatorio de nombres y direcciones  Envío de folletos y revistas  Envío de regalos, flores y artículos de promoción, en representación de la empresa.

Ver modelos.

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SERGO

S.A.

Representaciones

Calle 6 K-28 CARLOS ORLANDO GONZÀLEZ Telèfono 562 34 56 Ocaña - N. S.

 José Antonio Lizarazo Sarmiento Director Regional Norte de Santander

Avenida 5 Calle 2 Norte, Pescadero

TARJETAS PERSONALES 

Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios. Presentación:

TAMAÑO:

Sòlo lleva impreso el nombre completo de la  persona.

8.5 x 4.5 centímetros aproximados

FABIO HUMBERTO GARCIA LARA MEDICO-CIRUJANO

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TARJETAS DE PUBLICIDAD Son las que se emplean emplean para dar a conocer el nombre y actividad actividad de un negocio, negocio, con fines publicitarios. Tamaño:

8.5 x 4.5 centímetros aproximados Presentación

Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresión debe llevar:       

Razón Social Logotipo Actividad económica Dirección Teléfono Lugar  Promoción de la empresa

J.J.PITTA Y CIA. LTDA.

Francisco Arèvalo Roche DPTO. DE PAGADURÌA

Utilización

Promocionar la empresa.

Calle 11 6-28 Telèfono 584 584 35 67 Fax 574 30 29 www.Pitta.co Cùcuta-Colombia

TARJETAS EN BLANCO  Son utiliza utilizacio ciones nes en la mayoría mayoría de las empresas empresas,, independi independient enteme emente nte de su actividad actividad económica. económica. Sòlo llevan impreso impreso el logotipo de la empresa y en algunas ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa. Se llam llaman an tarj tarjet etas as en blan blanco co porque porque su conte conteni nido do se escri escribe be a máqu máquina ina o manuscrito. Ver figura.

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SATURNINO FLÒREZ MIRANDA RECTOR 

Utilización

Las Las tarj tarjet etas as en blan blanco co se util utiliz izan an para para FELI FELICI CITA TACI CION ONES ES,, con con moti motivo vo de ascens ascensos, os, menci mencion ones es honor honoríf ífic icas, as, cump cumple leañ años, os, aniv anivers ersari arios, os, grados grados,, etc. etc.;; AGRA AGRADE DECI CIMI MIEN ENTO TOS, S, por por servi servici cios os prest prestado ados, s, trab trabajo ajoss real realiz izado ados, s, etc. etc.;; INVITA INVITACIO CIONES NES,, para actos actos cultur culturale ales, s, sociales sociales o reunion reuniones es en general general,, etc.; etc.; PRESENTACIONES, para relacionar a una persona con otra. Tamaño y color 

Se recomienda 17 x 12 ò 16 x 11 centímetros aproximadamente. Actualmente Actualmente se utilizan utilizan en colores pasteles pasteles esfumados. esfumados. En estos casos hay que tener mucho cuidado con el sobre; debe ser del mismo color.

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Presentación y distribución mecanográfica Se escribe en la parte superior, teniendo en cuenta la ubicación del logotipo y se redacta en tercera persona .

Texto:

Fecha: Se escribe completa después del texto.

El nombre mecanográfico va después de la fecha y se escribe con mayúscula fija, partiendo de la mitad de la tarjeta hacia la derecha. Datos del remitente:

Cuando la tarjeta tiene nombre impreso, no es necesario volverlo a mecanografiar. Cuando la persona envía la tarjeta lo hace en representación de una entidad debe colocarse el cargo cargo correspondiente escrito con mayúsculas iniciales.

Datos Datos del

Destin Destinatar atario: io:

Se escr escrib iben en en la esqu esquin ina a infe inferi rior or izqu izquie ierd rda a

encabezados por el tratamiento. Cuando el texto de la tarjeta es extenso, los datos del destinatario se escriben solamente en el sobre.

Nota:

Clases de tarjetas en blanco:

FELICITACIÒN: Se envían con ocasión de ascensos, menciones honoríficas, cumpleaños, aniversarios, grados o a personas que se hayan destacado en alguna ocasión personal o profesional.

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LE RECORDAMOS QUE LA TARJETA DEBE REDACTARSE EN TERCERA PERSONA

Firma

 José Antonio Lizarazo Sarmiento Director Regional Norte de Santander

En el DIA D ELA SECRETARIA, le hace llegar un saludo especial y una cordial felicitación. Aprovecha la oportunidad para agradecerle la participación activa que ha brindado a los programas de capacitación en el área de Secretariado Secretariado y la invita a superarse día a día para lograr el cambio secretarial que el ejecutivo de hoy espera. Es un reto difícil; pero la tenacidad, el espíritu de participación, colab colabor oraci ación ón y adap adaptac tació ión n que que la caract caracteri eriza, za, son los los pilar pilares es funda fundamen mental tales es par par alcan alcanzar zarlo lo.. Usted Usted está en cond condici icion ones es de hacerlo y su logro redundará en beneficio de su empresa y por ende en satisfacciones satisfac ciones ersonales.

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AGRADECIMIENTO. Se envían para agradecer servicios especiales especiales prestados a la empresa.

Firma

 José Antonio Lizarazo Sarmiento Director Regional Norte de Santander

Agradece la acogida que le ha brindado a nuestr stra revista ORIENTANDO y le manifiesta que por problemas de impresión ajenos a la entidad, hasta ahora sale la primera de este año. Aprovecha la oportunidad para expresarle que su gestión a través de la geren gerencia cia Regio Regiona nall que que desde desde el 20 de junio junio desem desempeñ peña, a, estará estará encaminada a favorecer e impulsar el objetivo primordial del SENA Formación Profesional Integral. San José de Cúcuta, 12 de julio de 2004

INVITACIÒN: Se envían cuando la empresa programa actos sociales, culturales o reuniones para un número determinado de personas. ESTA CLASE DE TARJETA NO SE FIRMA. SOLO SE COLOCA EL NOMBRE MECANOGRÀFICO DE LA PERSONA QUE LA ENVÌA.

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Los patrocinadores del Seminario Formación Mente Emprendedora y  Y los miembros del Comitè Nacional Fondo Emprender,  Tienen el agrado de invitar a usted al homenaje que se le ofrecerà al señor Presidente de la Repùblica,

Dr. Alvaro Uribe Vèlez Al admitirlo como miembro honorario del Comitè nacional Fondo Emprender, En el acto de clausudra del serminario Formación mente Emprendedora Que tendrà lugar en el centro de Convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada,

Los datos del destinatario se escriben en el sobre.

PRESENTACIÒN: Se enví envían an cua cuando ndo el port ortador ador de la tarj tarjet eta a nece necesi sitta relacionarse relacionarse con alguien alguien para solicitar solicitar o prestar algún algún servicio que requiera requiera la empresa o él mismo.

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FIRMA

 José Antonio Lizarazo Sarmiento Director Regional Norte de Santander

Salu Saluda da muy muy aten atenta tame ment nte e al doct doctor or JOSE JOSE HUMB HUMBER ERTO TO LOMB LOMBAN ANA A CASTRO y se permite presentar al señor Alejandro Castro Lobo, quien aspira a desempeñarse como Administrador en la Empresa que usted dirige. Agradece la colaboración que pueda presentarle, ya que se trata de una persona perteneciente a una familia a la que conoce hace varios años y merece plena confianza. Cordial saludo, San José de Cúcuta, 24 de julio de 2004 Doctor  JOSE HUMBERTO LOMBANA CASTRO Gerente General

TÈCNICAS MECANOGRÀFICAS        

Cuide la presentación del margen derecho La fecha se escribe siguiendo las pautas estipuladas en la norma Icontec La hora se escribe de acuerdo a la norma Icontec (internacional) Cuando considere necesario resaltar el nombre de una persona, escríbalo con mayúscula fijas. Entre párrafo y párrafo deje doble espacio El texto de la tarjeta por corto que sea, sea , debe escribirse a un espacio. Cuando mande a imprimir las tarjetas, consulte a una persona que tenga gusto, conozca las normas y sepa algo de diseño gráfico. Mantenga un estilógrafo con tinta negra para la firma de las tarjetas

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

Revise cuidadosa cuidadosamente mente la tarjeta tarjeta antes antes de enviarla enviarla y cerciorase cerciorase que su escritura, redacción y presensación estén correctas.

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