MyPortfolio PT(KEW) W19

myPortfolio PEMBANTU TADBIR KEWANGAN UNIT KEWANGAN

BAHAGIAN : ALAMAT

:

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN UNIT KEWANGAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAS 6, BLOK E8 62604 PUTRAJAYA

NO. TELEFON : NO. FAKS. : LAMAN SESAWANG:

03-88846173 03-88846173 03-88895235 03-88895235 [email protected]

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

:

Intan Mawaddah Binti Abdul Wahab

Gelaran Jawatan

:

Pembantu Tadbir Kewangan

Gred Hakiki Jawatan

:

W19

Tarikh Penempatan

:

28 Mei 2018

DILULUSKAN OLEH

Nama

:

Noor Azman Bin Muhammad Noor

Gelaran Jawatan

:

Gred Jawatan

:

Tarikh

:

Setiausaha Bahagian

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL.

TARIKH

TAJUK

TANDATANGAN PENYELIA

1.

Catatan:

Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio myPortfo lio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN

PERKARA

Carta Organisasi Carta Fungsi Aktiviti-aktiviti Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi Fungsi Deskripsi Tugas Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa Senarai Borang Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

MUKA SURAT

1.1 Carta Organisasi Kementerian Pendidikan Malaysia

CARTA FUNGSI

SETIAUSAHA BAHAGIAN

CAWANGAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

CAWANGAN PENGURUSAN PENGURUSAN KUALITI & MAJLIS

CAWANGAN CAWANGAN PENGURUSAN PENGURUSAN REKOD BANGUNAN & KESELAMATAN UNIT PERSATUAN Merangka struktur dan mekanisme program-program TQM di KPM. SUKAN DAN Pengurusan Registri program-program Menyelaras Menyelaras dan melaksanakan program-program program-prog ram kualiti & inovasiRuang di (MESCA) semua peringkat. KEBUDAYAAN Pengurusan Penyewaan Pejabat/ Bangunan Menyelia & menguruskan Kenderaan Jabatan.

Mengurus dan melaksanakan sistem penarafan ‘bintang’ di semua peringkat Bahagian dan Kementerian. Menyedia, mengagih dan mengumpul Kad Perakam Waktu keseluruhan keseluruhan agensi di bawah KPMPengurusan sehingga kePengubahsuaian JPN/PPD/Sekolah. Pejabat. bagi setiap bulan. Menyelaras Pelaksanaan pemakaian PKPA untuk meningkatkan penghayatan Pengurusan Penyelenggaraan B angunan. Menggalak dan memajukan kegiatan-kegiatan sukan dandan Menyemak dan memproses permohonan keMerancang luar negaradan bagimenyediakan dasar, standard, prosedur dan garis panduan pembudayaan pembudayaanpengurusan kualiti di kalangan warga KPM. Pengurusan Sistem Aduan Penyelenggaraan registri.kebudayaan kebudayaa n di KPM. lawatan persendirian. Menyediakan Mengurus khidmat nasihat dalam program kualiti dan khidmat keurusetiaan mesyuaratBangunan. Menyediakan platform untuk ahli mengembangkan minat dan memantau pelaksanaan urusan pewujudan penerimaan, Merancang dan menguruskan surat menyurat Kementerian. mesyuarat utama Kajian/teknikal kualiti, inovasi dan produktiviti Pengurusan Kemudahan Kualiti. dan bakat dalam bidang sukan dan kebudayaan. pendaftaran, pengedaran dan penyimpanan mel / KPM: rekod. Menguruskan sistem Fail B ahagian. Mesyuarat Kajian Semula P engurusan. Pengurusan Permohbonan Telefon analog, talian Merancang dan menguruskan Mengekalkan pelaksanaan gabungan dengan penubuhan Majlis Registri Kebajikan Berpusat dan Mengurusetiakan Mesyuarat Pengurusan dan Perhimpunan Mesyuarat Penyelarasa Penyelarasan n MS ISO 900.:2000. telefon/faks telefon/fak s dan internet. Sukan Ibu-ibu Pejabat Kerajaan bagi Ibu Pejabat Kementerian Pendidikan Malaysia Persekutuan. (IPKPM). Bulanan Bahagian. Mesyuarat dan Audit Kualiti Dalaman. Pengurusan Bil Tenaga dan Air. Menganjur dan penerimaan, menguruskan perjumpaan, persembahan, Merancang menguruskan pendaftaran, penawanan, Menyedia dan mengemukakan Laporan Sistem Pengurusan Mesyuarat J/Kdan Teknikal Piagam Pelanggan. Pengurusan Bil T/ elekomunikasi. elekomunika pengedaran penyimpanan pertandingan surat serta mel perlawanan IPKPM. si. sukan dan kebudayaan. Audit Nilai (SPAN). Mesyuaratdan J/K Pemandu Inovasi &Kewangan Produktiviti KPM. Pengurusan dan Penyelenggaraan. Penyelengga raan. Mengutip dana untuk menyokong pelaksanaan Merancang menguruskan ruang / peralatan penyimpanan fail aktiviti yang Mengurus dan menyedia POL Bahagian: Mesyuarat J/K Petugas Inovasi Produktiviti Pengurusan Mesyuarat KPM. Penyelenggaraan. Penyelenggaraa sukan dan & kebudayaan terutamanya di n. KPM dengan mencukupi untuk rekod-rekod IPKPM. Merancang dan mengurus kursus/latihan Mesyuarat J/K Indukcara Majlis Haridifikirkan Inovasi KPM. Merancang, mengurus, menyelaras, menyedia, Menyelaras, Menyelara dan yang menguruskan pembukaa sesuai oleh n fail-fail Jawatankuasa urusan am dengan dan seperti Kursus Pemandu dan Kursuss, memantau Pem. Mesyuarat J/K Kerjakelulusan Program Hari Inovasi KPM. memantau dan memastikan Pendaftar Pertubuhan dan fungsian mengikut klasifikasi fail yang telah ditetapkan oleh agensi-agensi Araspek-aspek kib Negara Setiausaha Pejabat/Setiausaha Pejabat. Mesyuarat J/K Indukyang Sistem Star Ratingfizikal KPM.bangunan. keselamatan berkaitan. Malaysia (ANM). Mentadbir kemudahan dan sistem rangkaian ICT Pejabat Mesyuarat J/K Kerja Sistem Star Rating Merancang dan menyediakan berkaitan Menyelaras, memantau dan kebajikan memastikan ahliKPM. dengan pergerakan, apa jugadasar cara penyenggaraan, yang boleh Pengurusan Tertinggi, Anggota Pentadbiran dan Menjaga Mesyuarat J/Kpenyimpanan, Indukdalam Konvensyen KIK, KPM.penutupan keselamatan. masa kemalangan, sakit ataudan kematian. penjagaan, pemeliharaan, pelupusan fail Bahagian. 6. Merancang program-program program-progra m kualiti dan inovasi Mengurus dan KPM. mengendalikan permohonan pas Melaksanakan aktiviti lain yang sah dari segi undangdilaksanakan dilaksana kan m engikut tatacara yang ditetapkan. Merancang, menyelia dan menguruskan pengurusan harta 7. Merancang latihan-latihan berkaitan program kualiti.pegawai keselamatan dan kakitangan serta undang untuk faedah ahli. modal, inventori dan stor. 8. Menyelaras Menyelaras Tadbir Urus Laman Web/Portak KPM. memastikan sistem pas keselamatan berjalan dan Merancang dan mengurus perolehan, perkhidmatan/bekalan 9. Mengurus setiakan: berfungsi dengan baik. pejabat dan harta modal. i) Mesyuarat J/K Induk LamanMenyedia, Web/Portalmemantau KPM; dan dan merekodkan penggunaan Pengurusan Rekod Menyedia dan mengemukakan laporan ke BPPA untuk ii) Mesyuarat J/K Kerja Pengurusan Pengurusan Laman Lamanpelawat Web/Portal. pas-pas di blok-blok KPM. JKPAK. 10. Menetapkan dasar, mekanisme dan pengurusan pengurusan laman web/portal. we b/portal. dan mengadakan Merancang, mengurus, menyelaras Memeriksa dan memantau penyediaan semua jenis penyata 11. Menentukan dasar penyampaian perkhidmatan/maklumat perkhidmatan melalui melalui laman web/portal. latihan fire /maklumat drill. perubahan (Kew.8). 12. Menentukan Penyediaan keperluan Panduan Kajian dan semula Prosedur kandungan P engurusan utamakeselamatan laman Rekod.web/portal. Menyelaraskan Menyelara skan isu-isu KPM seperti: Menyedia & mengurus carta aliran semua modul di H RMIS. Pembangunan Klasifikasi 13. Mengesahkan konsep reka bentukFail. dan susun aturPenyerahan laman web/portal memorandum; Mengurus semua pelantikan/penamatan/ penyambungan Sistemkeperluan Pengurusan Rekod Elektronik. 14. Mengesahkan infrastruktur & sokongan sokonganPiket/rusuhan; teknikal bagi laman laman web/portal. web/portal. Piket/rusuha n; dan Pegawai kontrak (Contract for services & Contract of 15. Menyelesaik Pengurusan an isu-isuBilik danRekod masalah danberkaitan Pusat Rekod laman KPM. web/portal. Majlis-majlis Rasmi. Services) dan PSH. Pelupusan Rekod. dalam 16. Memastik an kandungan laman perkhidmatan web/portal adalah terkinikeselamatan dan sahih blokdengan Mengurus pengawal Merancang & mengetuai Bengkel, Kursus, Taklimat dan Program Khidmat K onsultansi onsultans i Pengurusan Rekod. mewujudkan proses pengurusan kandungan yang KPM. berkesan. blok di bawah segala urusan yang berkaitan dengan HRMIS, POL, 17. Memastikan Programkeseragaman Kesedaran Pengurusan dalam penyampaian Rekod. maklumat di laman web/portal. Mengurusetiakan mesyuarat-mesyuarat berkala Latihan Perkhidmatan Bukan Guru dan sebagainya bagi Menguruskan dan menyelaras perlantikan Pegawai Rekod 18. Mengesyorkan peningkatan penyampaian perkhidmatan kepadaJabatan. pelanggan termasuk berkaitan keselamatan. semua Pegawai di bawah BKP. Pelaksanaan Digital secara Documents Management System. penyediaan perkhidmatan interaktif bagi ciri-ciri dan kemudahan Merancang dan menyokong melaksanakan kursus-kursus Merancang, menyelaras menyelaras & menyediakan ABM. yang mesra Pengurusan pelanggan. Rekod Penting dan Pelan keselamatan. Ti ndakan Bencana Rekod. berkaitan Pelaksanaan Pelaksanaan OBB . 19. Mengkaji Pengurusan dam membuat Dokumen T syor erperingkat. erperingka untuk mewujudkan t.merancangciri-ciri ( enhancing features ) Membantu Dasar baru Pembahagian Tempat Menyelaras & mengawal Peruntukan Dasar One-Off Luar Inspektorat Inspektora t / Audit Pengurusan Rekod. dalam laman web/portal. Letak Kenderaan (TLK). Negara & One Off Harta Modal yang lain. 20. Mengesyork Merancang, anmengurus konsep reka dan bentuk memastikan dan susun pengurusan atur laman rekod web/portal IPKPM mematuhi kepada J/K Menyelaras dan melaksanakan dasar Melaksanakan pengurusan akaun Bahagian - PTJ. kriteria Laman penilaian Induk Pengurusan Wpenarafan eb/Portal . bintang (SSR). pelekat penguatkuasaan kenderaan dan Memperakukan Penyata Perubahan Gaji bagi setiap 21. Mengesyorkan Mengesyorkan keperluan keperluan infrastruktur & sokongan sokongan teknikal laman web/ we portal pembahagian tempat letak bagi kenderaan di b/blokPegawai/kakitangan. kepada J/K Induk Pengurusan Laman W eb/Portal. blok. Menyelia & menyelaraskan perbelanjaan akaun pukal TNB, 22. Merancang, menyelaras menyelaras dan memantau Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Membantu merancang, menyelaras dan memantau TELEKOM, SYABAS & IWK. Pengurusan Arkib KPM (MS ISO 9000). sistem lalulintas di Kompleks E. Menyelia & menyelaras bayaran sewaan ruang pejabat di 23. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh Kompleks E dan Cyberjaya. (TQM) KPM. Menyedia & mengemukakan laporan ke Bhg. Kewangan untuk 24. Merancang dan melaksana urusan inspektorat kualiti KPM (naziran (naziran kualiti, kualiti, audit audit JPKA. Merancang, menyelara s dan mamantau penyerahan bahan arkib terbitan kualiti dalaman dan auditmenyelaras kualiti luaran). Mengurus & mengakaunkan terimaan dan hasil. Negara.Pelaksanaan program peningkatan kualiti & 25. MemantauKPM dankepada menilaiArkib pencapaian Menyelaras bayaran balik pinjaman komputer dan kenderaanmenyelaras dan memantau penyerahan bahan Pengurusan Merancang, inovasi. kakitangan / Pegawai. Tertinggi kepada Arkib Negara.piagam pelanggan KPM. 26. Memantau dan menilai menilaiKPM pencapaian pencapaian Pelaksanaan Menyelaras Menyelaras D aftar Pinjaman Komputer & Kenderaan. 27. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan PKPA. 28. Membuat Penilaian Sistem Star Rating Bahagian/Agensi. 29. Membuat benchmarking program-program program-program kualiti. 30. Membuat kajian keberkesanan keberkesanan program-program program-program kualiti serta serta melaporkan melaporkan kepada Pengurusan Tertinggi KPM. 31. Merancang dan menggubal dasar-das ar berkaitan auditan kualiti.

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Membuat bayaran tuntutan perjalanan, elaun penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan perubatan melalui iGfmas 2. Membuat bayaran gaji kakitangan kontrak, pekerja sambilan harian dan caruman KWSP melalui iGfmas

3. Membuat bayaran caruman KWSP kakitangan kontrak dan pekerja sambilan harian melalui KWSP online. 4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa.

DESKRIPSI TUGAS *Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi MAKLUMAT UMUM GELARAN JAWATAN

Pembantu Tadbir (Kewangan)

KETUA PERKHIDMATAN

RINGKASAN GELARAN JAWATAN

Pembantu Tadbir (Kewangan)

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

GRED JAWATAN

W19

BIDANG UTAMA

KHIDMAT PENGURUSAN

GRED JD

GRED W19

SUB-BIDANG

KEWANGAN

STATUS JAWATAN

TETAP DAN BERPENCEN

DISEDIAKAN OLEH

INTAN MAWADDAH BT ABDUL WAHAB (PTQ)

HIRARKI 1(BAHAGIAN)

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

DISEMAK OLEH

NURUL INANI BT IBRAHIM

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

DILULUSKAN OLEH

NOOR AZMAN B. MUHAMMAD NOOR SUB

SKIM PERKHIDMATAN

SOKONGAN

TARIKH DOKUMEN

SUB

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas kewangan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA

s bayaran pelbagai jenis tuntutan, bil-bil serta gaji kakitangan

1.

Membayar tuntutan perjalanan, elaun penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan perubatan

2.

Membayar gaji kakitangan kontrak, kontrak, pekerja sambilan harian dan caruman KWSP Membayar kontrak-kontrak di BKP

3.

Menyedia Borang A caruman KSWP

melalui sistem iGfmas dan badan berkanun melalui sistem KWSP online

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI 1. 2. 3. 4. 5.

Kemahiran Kepimpinan Pemikiran Strategik Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat Kebolehan berkomunikasi dengan baik

6.

Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa

PENGALAMAN 1.

Menjalankan tugas-tugas kewangan hampir 9 tahun

PROSES KERJA

Aktiviti 1 :

BIL.

1 2

Penyediaan Bayaran Bayaran Tuntutan Perjalanan Perjalanan Penceramah, Bayaran Balik Kasut dan Elaun Perpindahan/Bertukar Stesyen.

TANGGUNG JAWAB Menyediakan bayaran pelbagai tuntutan bagi pegawai di bawah BKP

PROSES KERJA

Terima Permohonan Tuntutan sebelum atau 10hb berikutnya. Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3

Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.

4

Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I

5

Kuiri/Sahkan

6

Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)

7

Kuiri/Lulus

8

Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

9

Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

SUB/KPSU/

Perintah-Perintah Am Dan Arahan Arahan Pentadbiran

PSU/PAK/ KPT

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

Aktiviti 2 :

BIL.

1 2

Penyediaan Bayaran Bil Suratkhabar, Suratkhabar, Pos dan Perubatan.

TANGGUNG JAWAB Menyediakan bayaran pelbagai bil berkaitan pegawai di bawah BKP

PROSES KERJA

Terima Permohonan bayaran sebelum atau 10hb berikutnya. Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3


4


5

Kuiri/Sahkan

6


7

Kuiri/Lulus

8


9




SUB/KPSU/


PSU/PAK/ KPT

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

Aktiviti 3 :

BIL.

1

2 3

Penyediaan Penyata dan Bayaran Gaji Kakitangan Kontrak dan Pekerja Sambilan Harian serta caruman KWSP

TANGGUNG JAWAB Menyediakan penyata gaji bagi pegawaipegawai kontrak dan pekerja sambilan harian di bawah BKP

PROSES KERJA

Terima Kew.8 dan dokumen berkaitan tuntutan dari Unit Pentadbiran Semak Kew.8 beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.

4


5

Kuiri/Sahkan

6


7

Kuiri/Lulus

8


9




SUB/KPSU/


PSU/PAK/ KPT

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

Aktiviti 4 :

BIL.

1

2

Penyediaan Bayaran Caruman KWSP Melalui sistem KWSP Online

TANGGUNG JAWAB Menyediakan pesanan kerajaan jika terdapat permohonan dari unit-unit di bawah seliaan BKP

PROSES KERJA

Terima harg copy permohonan pesanan tempatan dari unit-unit dibawah seliaan BKP. Nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan secara online. Semak paparan senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan

3

Jana LO dengan memasukkan kod akaun, kuantiti dan serah kepada Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan

4

Tunggu Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Lulus.

5

Cetak LO. Rekod dalam buku daftar pesanan tempatan (format excel).

6

Apabila selesai teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan di dalam senarai tugas sistem ePerolehan. Serah Pegawai Pengesah. (PAK)

7

Pembekal Jana Invois

8

Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai membuat padanan bayaran. Dokumen terus ke Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.



SUB/KPSU/


PSU/PAK/ KPT

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

9

Peraku I. Kuiri/Luluskan

10

Peraku II. Kuiri/Luluskan.

11


CARTA ALIR Aktiviti 2: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik (F3), Kecil Kecil (F4) & Virement Virement (F6) TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mula Terima waran peruntukan asal, tambah, tarik, kecil atau virement

Menghantar dokumen yang lengkap kepada pegawai pelulus untuk Perakuan I

Pegawai Perakuan II

Akuan Terima

Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk semakan.

Tamat

MULA TAMAT Buat pindaan Tidak

Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mula Menerima permohonan dan menyemak bagi memastikan pemohon menghantar dokumen hardcopy yang lengkap untuk diproses Menghantar dokumen yang lengkap kepada pegawai pelulus untuk meluluskan Pesanan Kerajaan yang telah dicipta didalam sistem iGFMAS

Memasukkan no. Pesanan penghantaran (DO) dan kuantiti yang betol untuk diserah kepada Peraku 2

Memasukkan no. Invois dan amaun jumlah keseluruhan bagi tujuan pembayaran dan diserah kepada peraku 1 dan 2

Menyemak status pembayaran dan mencetak baucar bayaran setelah berstatus 80 didalam sistem iGfmas

Tamat

MULA Ya TAMAT

Ada Tidak

Aktiviti 4: Penyediaan Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mula

Sediakan tanggungan kontrak.

Pegawai Peraku I

Cetak tanggungan kontrak yang berstatus 80

Kunci masuk DO (bekalan & perkhidmatan)

Pegawai Peraku I

Pegawai Peraku II

Cetak baucar bayaran dan rekod dalam buku daftar kontrak (JANM 12)

Tamat

MULA TAMAT Tidak

Buat pindaan Buat pindaan

Aktiviti 1: Penyediaan Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mula

Pegawai menghantar borang permohonan tuntutan elaun lebih masa ke unit kewangan. Terima borang tuntutan elaun lebih masa. Semak samaada lengkap atau tidak.

Kunci masuk dalam sistem iGfmas, arahan pembayaran, sub modul pendapatan bercukai. Hantar Perakuan I

Perakuan I

Semakan AO

Pegawai Peraku II

Status 80 cetak baucar bayaran dan simpan.

Tamat

MULA TAMAT Tidak


Aktiviti 2: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji (LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik pangkat, potongan dan lain-lain) TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mula

Pegawai dari unit pentadbiran memberi Kew-8 untuk perubahan gaji.

Terima Kew-8. Semak samaada ada kesilapan atau tidak.

Sediakan SG20. Kunci masuk ke dalam sistem HCM.

Menyemak Laporan Edit

Simulasi Gaji

Tamat

MULA TAMAT Tidak


Aktiviti 7 : TANGGUNGJAWAB Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan MULA TAMAT Tidak Buat

pindaan

Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Luluskan.

SENARAI SEMAK Aktiviti 1: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik (F3), Kecil (F4) & Virement (F6) BIL.

TINDAKAN

1.

Daftar waran peruntukan asal, tambah, tarik, kecil atau virement.

2.

Klik butang jana, isi semua butiran seperti yang dikehendaki.

3.

Kemudian, klik pula semak data, klik butang simpan selepas itu hantar untuk Perakuan I. Kuiri / Luluskan waran

4. Peraku II akan sahkan waran. 5.

6.

Perakuan terima untuk penerimaan

TANDA ( / )

CATATAN

7.

Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk semakan.

Aktiviti 2: Daftar Baucar Jurnal Biasa (S1), Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar Jurnal Antara Entiti (S5). BIL.

1.

TINDAKAN Kunci masuk Baucar Jurnal. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I

Kuiri / Luluskan baucar jurnal 2.

3.


Kuiri / sahkan 4.

TANDA ( / )

CATATAN

5.

Menghantar permohonan yang telah disahkan kepada Peraku II untuk Lulus/Kuiri

6.

Menghantar permohonan yang telah disahkan oleh peraku I dan diluluskan oleh Peraku II dan dihantar kepada Perakuan Terima untuk Terimaan

7.

Simpan dan cetak baucar jurnal kedalam fail untuk semakan.

Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas BIL.

TINDAKAN

1.

Menyemak dan memproses permohonan Pesanan Kerajaan melalui sistem i GFMAS.

Menyemak maklumat akaun bank dari pembekal pada data induk didalam sistem 2.

iGFMAS bagi memastikan maklumat akaun bank pembekal adalah sama dengan salinan penyata bank yang diberi.

TANDA ( / )

CATATAN

Mencipta Pesanan Kerajaan di dalam sistem dan mengemaskini maklumat pada perihal permohonan perolehan yang telah 3.

diterima dengan mengikut kod akaun, kod item, harga seunit, jumlah keseluruhan adalah betul. Menghantar dokumen yang lengkap

4.

kepada pelulus Pesanan Kerajaan. Menyemak status 80 untuk mencetak Pesanan Kerajaan dan merekodkan

5.

didalam buku pendaftaran pengeluaran Pesanan Kerajaan. Memproses dan meletakkan kuantiti pesanan penghantaran/penerimaan perkhidmatan yang betul setelah menerima salinan hardcopy invois, pesanan

6.

penghantaran (DO), senarai kehadiran peserta dan Pesanan Kerajaan yang telah lengkap bertandatangan serta cop daripada pembekal. Memproses arahan pembayaran setelah

7.

dokumen lengkap diterima. Hantar untuk Perakuan I dan Perakuan II. Cetak baucar bayaran.

8. Menyimpan baucar bayaran dan simpan. 9. Mengunci masuk maklumat baucar 10.

bayaran dalam system Government Procurment Information System (GPIS).

Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

2.

Terima Invois untuk perkhidmatan kawalan keselamatan tanpa senjata dari PAK.

Sediakan tanggungan kontrak (CO) untuk tempoh semasa. Semak data, Simpan dan hantar untuk Perakuan I. Dapatkan Perakuan I. Kuiri/Lulus.

3.

4.

Selepas itu tunggu kelulusan semakan Kod Perakaunan dan semakan peruntukan dari Pejabat Perakaunan (AO). Kuiri/Lulus

5.

Apabila sudah status 80 cetak sesalinan untuk salinan pejabat

6.

PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

7.

Terima DO (bekalan & perkhidmatan) dokumen berkaitan yang disahkan berdasarkan CO.

8.

Kunci masuk maklumat di dalam modul terimaan bekalan dan perkhidmatan. Peraku I Perakuan II atau kuiri/luluskan

9. ARAHAN PEMBAYARAN PEMBAYARAN 10.

11

Kunci masuk maklumat di bawah Sub modul Arahan Pembayaran (Dengan Pesanan Kerajaan). Semak data, simpan dan hantar untuk Perakuan I Perakuan I. Kuiri/Luluskan

12. Perakuan II. Kuiri/Luluskan 13.

14.

Rekod maklumat baucar bayaran dalam buku daftar kontrak (JANM 12).

15.


Aktiviti 5: Penyediaan Penyediaan Bayaran Elaun Lebih Masa. Masa. BIL.

TINDAKAN

1.

Terima Permohonan Tuntutan Elaun Lebih Masa sebelum atau 10hb berikutnya.

2.

Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3.


4.

Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I Kuiri/Sahkan

5.

6.


Kuiri/Lulus 7. Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar 8.

9.


TANDA ( / )

CATATAN

Aktiviti 6:

BIL.

Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji (LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik pangkat, potongan dan lain-lain) TINDAKAN

Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran 1.

2.

Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.

3.

Sediakan SG20. Kunci masuk ke sistem HCM. Cop tarikh pada SG20 dan daftar PA40, selepas itu kunci masuk maklumat berkaitan di dalam PA30.

4.

Cetak Laporan ZRPY043. Serah Kew.8, Pengiraan dan Laporan ZRPY 043 ke PAK untuk semak sebelum proses simulasi dijalankan. Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran

5.

6.

Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.

TANDA ( / )

CATATAN

Aktiviti 7: Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan BIL.

1.

2.

3.

TINDAKAN Terima harg copy permohonan pesanan tempatan dari unit-unit dibawah seliaan BKP. Nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan secara online. Semak paparan senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan

Jana LO dengan memasukkan kod akaun, kuantiti dan serah kepada Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan

4.

Tunggu Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Lulus.

5.

Cetak LO. Rekod dalam buku daftar pesanan tempatan (format excel).

6.

Apabila selesai teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan di dalam senarai tugas sistem ePerolehan. Serah Pegawai Pengesah. (PAK) Pembekal Jana Invois

7.

8.

Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai membuat padanan bayaran. Dokumen terus ke Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.

TANDA ( / )

CATATAN

Peraku I. Kuiri/Luluskan 9. Peraku II. Kuiri/Luluskan. 10.

11.


SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA

1.

Arahan Perbendaharaan

2.

Pekeliling – Pekeliling – Pekeliling Pekeliling Perbendaharaan

3.

Perintah – Perintah – Perintah Perintah Am

4.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

5.

Pekeliling – Pekeliling – Pekeliling Pekeliling Ikhtisas yang sedang berkuatkuasa

SENARAI BORANG BIL.

BORANG

1.

Lampiran ’A’ (Borang kenyataan tuntutan tuntutan elaun lebih masa)

2.

BKP/PA-01/2018 (Borang permohonan bagi perolehan perkhidmatan dan bekalan BKP)

KOD BORANG

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

MyPortfolio PT(KEW) W19

Recommend Documents