UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARIA FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERÍAS FISICAS Y FORMALES INGENIERÍA INDUSTRIAL
“ACTA DE SESIÓN” EXPONENTES: -
Vélez Alemán, Brenda.
Vizcarra Fuentes, Doménica. Zavala Cabala, María Alejandra.
Fernán Zegarra Cueva, Luisa Fernanda. - Allasi Echevarría, Willian. -
Makke Juárez, Sandra Mylene.
DOCENTE: Dr. Horacio Ramirez del Carpio.
2011
ACTA DE SESIÓN I. ETIMOLOGÍA Proviene del participio en plural del latín “AGERE” (Hacer), ACTUM: “Hecho”,
ACTA: “Hechos”, SESSIO: “Sesión”
II. ¿QUÉ ES UN ACTA DE SESIÓN? Concepto 1
Documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
Concepto 2 Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una junta o
reunión, previamente convocada.
Concepto 3
Certificación que proporciona testimonio o constancia oficial de un hecho.
Órganos principales o
Presidente: Máxima Representatividad
o
Secretario: El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión u órgano efímero respectivo hasta que serán incluidas en los informes que se remitirán a las instancias correspondientes.
o
Vocales: Tienen voz y voto.
III. OBJETIVOS DEL ACTA DE SESION 1. Certificar : Dar certeza del evento y sus decisiones tomadas. 2. Informar: Busca dar conocimiento acerca de los puntos analizados y tomados en una reunión. 3. Registrar: Guarda los datos estudiados en reuniones pasadas para que, en una nueva ocasión, se den lectura y se prosiga con un plan. 4. Validar: Al igual que certifica, hace posible que una nota o una decisión sea verdadera y considerada dentro de una empresa.
IV. CLASES DE ACTA DE SESIÓN
Acta de sesión ordinaria
Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha redactado. Se realizan en intervalos regulares, en fechas acordadas por los integrantes de la entidad y casi siempre establecidos por los respectivos estatutos.
Acta de sesión extraordinaria
Se denomina sesión extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un numero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada.
Cuando se lleva en casos urgentes o especiales son convocadas en cualquier día por iniciativa del presidente, director, secretario general, o a petición de los integrantes de la institución que conforman. El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta.
MOMENTOS DEL ACTA DE SESIÓN
Control de asistencia
Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión. Con la asistencia de miembros que representen el quórum de ley, el presidente declara instalada formalmente la sesión, de lo que el secretario deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace mención al numero de miembros que conforman legalmente el órgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que están asistiendo representan realmente el quórum requerido para la sesión.
Despacho
El presidente ordena al secretario leer – o lee el mismo - la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que se esta realizando. La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario leer toda la comunicación recibida y remitida; basta leer los documentos principales. Cuando hay necesidad, el presidente – u otro miembro – aclara o comenta la comunicación que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a "orden del día".
Informes
Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia – o que según ellos, son importantes – que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso transcurrido desde la última sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que les fueron encomendadas en la sesión anterior. Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la sesión; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por ultimo, los demás miembros. Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a "orden del día". * En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusión alguna; son etapas en las que solo se proporciona información. * Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda.
Lectura de la agenda
El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. También hace referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del día", ya como parte de la agenda. La agenda que se ha leído no se somete a discusión ni aprobación de los asistentes, se lee únicamente con el propósito de dar una idea general de los asuntos que serán tratados en la sesión. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podrá alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redacción o extensión. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podrá solicitar en la estación siguiente.
Pedidos
En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente los recopila sin objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán admitidos a debate o rechazados.
Orden del día
Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesión.
Tratamiento de pedidos
Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos.
Aprobación del acta
En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión. En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aprobada el acta, se da por levantada la sesión.
V. ESTRUCTURA 1. Título: El título permite localizar con facilidad las actas en el libro respectivo.Este titulo se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 10 DE MAYO DE 2011, o también ACTA DE SESIÓN DEL 10-05-11. En los dos casos se escribe siempre con mayúscula y subrayado.
2. Introducción: La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los asistentes y de los que actúan de presidente y de
secretario.Si los que concurren son muchos, sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo; y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatoria.
3. Texto: Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión.Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones legales consideran que las actas de sesión deben de llevar sólo: los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados.Por otra lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas, con verbo infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: ACUERDO Nº 188-11: CONCEDER lincensia sin goce de haber al señor…
4. Cierre del acta: Es una “fórmula hecha” que se usa por costumbre e indica que la sesión han terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto. He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10:00 p.m. se dio por levantada la sesión”.
5. Firmas de los que aprueban el acta: Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deber ser firmadas por todos los asistentes, por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin.
VI. EJEMPLO ACTA DE SESIÓN DEL 7 DE MAYO DEL 2001
1.- TITULO (ACTA DE SESIÓN 30-06-11)
2.-INTRODUCCIÓN: Apertura, lugar, fecha, hora, participantes.
3.-TEXTO: Intervenciones de los asistentes. 4.-CIERRE DE ACTA: no habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10:00p.m. Se dio por levantada la sesión. 5.-FIRMA DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA
NOTA: Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida
VII.MODELO REDACTADO ACTA DE SESIÓN ORDINARIA DEL 05 DE ENERO DEL 2011-06-29 DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUÁNUCO
En la ciudad de Huánuco, siendo las dos de la tarde del día 5 de enero del 2011, reunidos en la Sala de Sesiones y de Usos Múltiples de ésta comuna , con la finalidad de llevar a cabo la Sesión Ordinaria programada para la fecha, presidida por el señor Alcalde Manuel Medina Ramos y contando con la asistencia de los señores Regidores Miguel Medina Chávez, Carlos Valdivia Cáceres , José Meneses Salcedo, María Céspedes Eguren , Gonzalo Ruelas Coronado ; actuando como Secretario General el Abogado Javier Dávila Figueroa
AGENDA 1.- Oficio N° 090-2011 MINAM, respecto a la invitación de viaje al país de Japón del Ing. Emilio Ruiz Moncada. 2.- Dictamen de la Comisión de Desarrollo Urbano y Obras Públicas, sobre el proyecto de ordenanza que aprueba la ampliación de amnistía para la regularización de Licencia de Construcción.
ORDEN DEL DÍA 1.- Oficio N° 090-2011 MINAM respecto a la invitación de viaje al país de Japón del Ing. Emilio Ruiz Moncada. Al respecto se dio lectura al oficio emitido por el Ministerio de Ambiente en el cual invita al Gerente Municipal de la Municipalidad Provincial de Huánuco para el curso de capacitación a realizarse en Japón del 01 de Octubre al 15 de Diciembre del 2011 al respecto el Alcalde Manuel Medina Ramos, manifestó que la Ley N° 279585 , Ley Orgánica de Municipalidades en el artículo 9°, inciso 11 prescribe que, es atribución del Concejo Municipal autorizar los viajes al exterior del país que, en comisión de servicios o representación de la Municipalidad, realicen el Alcalde, Los Regidores, el Gerente Municipal y cualquier otro funcionario; en consecuencia el Gerente Municipal fue seleccionado para participar con una beca en el Curso de Capacitación sobre “ Gestión de Residuos orientada al Reciclaje “ cabe recalcar que los gastos que ocasionan su viaje será promovido en su totalidad por el Ministerio de Medio Ambiente, asimismo la Regidora María Céspedes Eguren realiza su voto en contra por no haber tenido a su alcance los documentos materia de aprobación; sin generar debate alguno y con dispensa de trámite de lectura y aprobación de acta, el pleno por mayoría con la abstención de la Regidora María Céspedes Eguren, aprueba el acuerdo de concejo N° 001- 2011 MPHCO autorizar el viaje a Japón en representación de la Municipalidad Provincial de Huánuco al Ing. Emilio Ruiz Moncada en su condición de Gerente Municipal para su participación en el curso de capacitación sobre “Gestión de Residuos orientada al Reciclaje” a realizarse del 01 de Octubre al 15 de Diciembre del 2011. 2.- Dictamen de la Comisión de Desarrollo Urbano y Obras Públicas sobre el proyecto de ordenanza que aprueba la ampliación de amnistía para la regularización de Licencia de Construcción. La Comisión de Desarrollo Urbano y Obras Públicas, recomienda al Pleno del Concejo para que en ejercicio de sus facultades que la ley confiere apruebe el proyecto de ordenanza que busca dar facilidades a los contribuyentes para regularizar su licencia de construcción; al respecto el Alcalde Manuel Medina Ramos, refiere que, con la presente ordenanza se está dando la amnistía a la población para realizar las regularizaciones de edificaciones sin licencia
de construcción hasta el 31 de Agosto del 2011, consecuentemente haciendo uso de nuestra facultad legislativa que nos otorga la Ley Orgánica de Municipalidades es Facultad del concejo Municipal aprobar o desestimar la presente ordenanza; sin generar debate alguno al respecto y con dispensa de trámite de lectura y aprobación de acta, el pleno por unanimidad aprueba la Ordenanza Municipal N° 005-2011 MPHCO que modifica la ordenanza N° 007-2010MPHCO, en el sentido que se realice la Ampliación de Incentivos para la regularización de edificaciones sin licencia de construcción hasta el 31 de Agosto del 2011
Sin mas puntos que tratar el Señor Alcalde levantó la presente sesión de Concejo a horas nueve y cuarenta y cinco de la noche, lo que doy fe.
Sr. Manuel Medina Ramos ( alcalde)
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Sr. Javier Dávila Figueroa ( Secretario General )
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Sr. Miguel Medina Chávez ( regidor)
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Sr. Carlos Valdivia Cáceres ( regidor)
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Sr. José Meneses Salcedo (regidor)
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Sr. Gonzálo Ruelas Coronado (regidor)
Sra. María Céspedes Eguren (regidora)
BIBLIOGRAFIA http://www.emc.uji.es/asignatura/obtener.php? letra=3&codigo=34&fichero=1140081888334 http://es.thefreedictionary.com/acta http://deconceptos.com/ciencias-juridicas/acta
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http://www.monografias.com/trabajos43/documentosadministrativos/documentos-administrativos2.shtml
