FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
MOLINERA CRISTO MORADO SAC.
ASIGNATURA
:
INTEGRANTES
:
SISTEMAS CONTABLES
BAILA PACHERRES, ELMER MARTIN
DOCENTE
:
CPC.TORRES GALLARDO ARTURO.
LAMBAYEQUE, MAYO DEL 2011.
INTRODUCCIÓN Actualmente las empresas utilizan una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras, es por ello que el presente trabajo de investigación, está realizado con la finalidad de conocer el sistema en que se orienta la empresa al llevar su contabilidad y los diferentes procesos más importantes que se puedan dar en dicha actividad.
Esta investigación la realizó en la empresa de servicios MOLINERA
CRISTO MORADO SAC, cuya actividad principal es la de brindar el servicio del pilado de arroz, ubicada en Panamericana Norte. SN. Local Come Co merc rcial ial-L -Lam amba baye yequ que e la cual cual es está tá repr repres esen enta tada da por por su gere gerent nte e genera generall el señor señor Anibal Anibal Pedraza edraza.. Siendo Siendo sus sus princi principale paless cliente clientess los agric agricul ulto tore ress de las las zona zonass arro arroce cera rass de La Lamb mbay ayeq eque ue (Ferreñafe, Chiclayo y Lambayeque). La mbayeque). Ésta empresa, está logrando consolidarse a nivel del departamento de Lambayeque, en cuanto a efectividad de pilado y soporte financiero de clientes, por lo que a fin de que tenga un desarrollo sostenible que garantice garantice su su ciclo vital deberá deberá contar contar con un un servicio servicio de calidad, calidad, con responsabilidad social y corporativa, para que se se ubique al nivel de las grandes Empresas del sector.
DATOS GENERALES : MOLINERA CRISTO MORADO S.A.C.
Razón Socia
RUC
Tipo de Contribuyente
Condición
:
20480231423
:
: Sociedad Anónima Cerrada. Activo. : Prestación de servicios Pilado de
Actividad Económica
arroz.
: Carretera Ferreñafe S/N –
Dirección Legal
Ferreñafe. :Ferreñafe.
Distrito / Ciudad
Departamento
Sistema de emisión de comprobante
Sistem Sistema a de Conta Contabil bilida idad d
: Lambayeque.
: Manual. :
Manual/Computarizado
Fecha de inicio inici o de Actividad Activi dad :
01/09/2005
MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN:
Molinera Cristo Morado SAC, es una empresa molinera moderna especializada en pilado de arroz cuya misión principal es la de seguir siendo una empresa empresa conformada por personas comprometidas, profesionales y capaces que utiliza tecnología adecuada para otorgar una mejor calidad de servicio a sus clientes, generando un moderado impacto al medio ambiente.
VISIÓN:
Seguir consolidándonos a nivel del departamento de Lambayeque en cuanto a efectividad de pilado y soporte financiero de clientes y así lograr ubicarse al nivel de las grandes empresas del sector, y a la vez tener un personal competente plenamente identificado con c on la empresa, con capacidad de propuesta innovadora, apto para asumir nuevos retos y llevar la organización hacia la mejora continua en todos sus procesos y el cumplimiento de la normatividad que le permite minimizar y/o controlar los impactos al medio ambiente y de su entorno.
ORGANIGRAMA
SISTEMA GENERAL DE LA EMPRESA De acuerdo con la información proporcionada por el área de Logística, hemos diseñado el siguiente sistema de información en que se basa la empresa al realizar el servicio del pilado de arroz.
(03)
Evaluación del secado de arroz (Documento de Recepción
y secado)
LOGÍSTICA
(04)
ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN
(04)
SECRETARÍA Solicita el Orden de ingreso de arroz en cáscara
servicio de pilado (01) (02)
Vía telefónica
Realizan el recojo y envasado del arroz en sacos en 85 – 90 kg.
(05)
Orden de Producción CLIENTES (06)
CAJA
CONTABILIDAD
FUNCIONES DEL PERSONAL EL personal con que cuenta la empresa para el acceso al sistema de inform informació ación n comput computariz arizado ado es el Contad Contador, or, el gerent gerente e genera general, l, los cuales deben guardar muy discretamente la información referente a la empresa. GERENTE
GENERAL
Es el Máximo ejecutivo de la empresa encargado de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades propias de la empresa en procura de su desarrollo. Tiene como funciones las siguientes:
Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades de la empresa.
Mantener estrecha relación y coordinación con los diversos trabajadores de su empresa.
Ayudar a su personal a resolver situaciones problemáticas.
Conducir y asesorar en el desarrollo del proceso de organización y control de la documentación.
CONTADOR
El Contador depende del Gerente General, encargado de formular los estados financieros y reflejar todas las operaciones realizadas por la empresa de una manera oportuna. Tiene como como funciones funciones las siguientes siguientes::
Control y registro del proceso contable que realiza la empresa.
Responsable de una caja chica para gastos menudos.
Preparar informes sobre la marcha económica – financiera de la empresa
Proporcionar la información contable que se requiere para fines internos y externos.
Preparar los Estados Financieros y presentarlos ante el Gerente General.
Coordinar con el Gerente General la consolidación del calendario de compromisos y pagos.
ADMINISTRADOR
Planificar, coordinar el manejo de los recursos, humanos y materiales, para lograr los objetivos de la empresa.
Resolver creativamente los problemas, corregir los errores y seguir adelante.
En ausencia del gerente general representarlo en los casos que requiera.
Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica.
Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica.
LOGÍSTICA
Concretamente se encarga de la distribución del producto o de los medios para que el servicio llegue a los clientes y verificar que todo salga bien al momento de darse la entrega del servicio del pilado.
Al Jefe de Logística también se le conoce como Jefe de tráfico, Ingeniero en transportes, Auxiliar de logística, Enrutador, Jefe de logística y embarques, Analista de planeación, entre otras denominaciones.
CAJERO
Elaboración de comprobantes de ingresos del movimiento de dinero a su cargo.
Elaborar programaciones de pagos semanales para ponerlo a consideración del contador, y este a su vez elevarlo a la Gerencia General para su aprobación.
Hacer los depósitos en las instituciones financieras.
Realizar los retiros de las instituciones financieras.
ALMACEN
Apoya
al contador manteniendo los inventarios actualizados
diariamente. Mantiene
sus inventarios actualizados tanto físico como en el
sistema, para evitar el desorden al momento de realizar un despacho.
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD EN LA EMPR EMPRESA ESA
PLAN CONTABLE
La empresa no cuenta con un plan contable adecuado para sus operaciones, debido a que no se dedica a la parte comercial, si
no solamente a la prestación de servicios como es el pilado del arroz y por ello se basa en el PCGE.
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
Una de las políticas de la empresa es brindar el servicio de Financiamiento Directo Directo de Dinero a sus clientes destinados a financiar la campaña arrocera, incluida la comercialización y venta del producto pilado y sus derivados (ñelen, arrocillo, polv polvil illo lo y desc descar arte te)) co con n la fina finali lida dad d de brin brinda darr so sopo port rte e económico complementario a sus clientes. clientes.
Les
brinda créditos (habilitaciones) a sus clientes hasta que
terminen su cosecha.
Sus ventas las realiza al contado, (por el servicio de maquila).
La Lass
comp co mpra rass de sus sus ma maqu quina inari rias as las las reali realiza za a trav través és de
Leasing.
El salario que les brinda a sus trabajadores es el mínimo vital (media gratificación).
Todo arroz terminado terminado de pilar pasa por su respectivo respectivo control control
de calidad. Por
el secado de arroz se dará un beneficio a la empresa.
Si los sacos de arroz en cáscara se almacenan en la misma molinera, entonces se retribuirá con el material.
PATRÓN DE OPERACIONES Las principales operaciones que realiza la empresa dentro de su actividad de servicio, son las siguientes:
ASIENTOS
TIPO DE ASIENTO Frecuentes
X
Compras de activo(maquinaria)
Prestación de servicios
X
Pago de impuestos
X
Ingresos de mercaderías al almacén
X
Salidas de mercadería del almacén
X
Ingresos de caja
X
Préstamos financieros
X
Cancelación al personal
X
Provisiones (depreciación, seguros e intereses)
X
DOCUMENTOS CONTABLES
No frecuentes
Los documentos que emplea la empresa, en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad de servicios, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. ley. Éstos
son
de
vital
importancia
para
mantener
un
apropiado control de tod todas las las acciones que que se rea eali liza zan n en la empresa de servicios MOLINERA SUDAMERICA SAC, y a la vez son las base de toda anotación Contable, dando origen a los asientos de diario. Su correcta ordenación es fundamental. Tenem Tenemos os los siguientes siguientes docum documento entoss contables contables.. ∇
Documentos contables (regidos por la ley)
•
Facturas de Venta.
•
Boletas de Venta.
•
Liquidación de Compra.
•
Nota de Crédito.
•
Nota de Débito.
•
Guía de Remisión-Remitente.
•
Guía de Remisión Transportista.
∇
Documentos contables internos
•
Orden de ingreso de arroz en cáscara.
•
Por la Recepción y secado (Maquinista).
•
Orden de producción.
•
Notas de entrega de mercadería (marca del arroz, cantidad, precio por el secado, etc.)
•
Control de asistencia de sus 5 trabajadores en planilla.
•
Contrato de trabajo sujeto a movilidad por necesidad de mercado-Artículo 54 y 58 de la ley de productividad y competitividad laboral
Aprobado por el Sujeto Supremo N° 077-2008, esto se da por necesidad de mercado más no por CTS.
•
Seguro complementario trabajo en riesgo.
SISTEMA DE REGISTROS: La empresa de servicios MOLINERA SUDAMERICA SAC, lleva su contabilidad utilizando lo siguiente: - Una hoja hoja de cá cálc lcul ulo o para ara regist gistra rarr las las opera peraci cio ones de compra y venta por el servicio de pilado. - Una Una lista lista detal detallad lada a de sus clien cliente tes, s, teni tenien endo do en cuen cuenta ta los los más frecuentes para brindarles el servicio más rápido y oportuno. - Una Una hoja hoja de cálcu cálculo lo para para regi registr strar ar los los ingre ingresos sos y egreso egresoss de caja - Una Una hoja hoja de cálc cálculo ulo que que regi registr stra a los pedi pedidos dos por por clien clientes tes..
LIBROS PRINCIP P RINCIPALES: ALES: •
Libro Diario
•
Libro Mayor
•
Inventarios y Balances
LIBROS AUXILIARES: •
Registros Re gistros de ventas, por el servicio de maquila.
•
Registro de compras.
•
Planilla de remuneraciones. remuneraciones.
•
Extracto Bancario (Conciliación Bancaria)
•
Libro Caja(Análisis de Caja)
PROCESO MÁS IMPORTANTE DE LA EMPR EMPRESA ESA La em empr presa esa MO cuenta ta co con n el MOLIN LINER ERA A CRIST CRISTO O MO MORA RADO DO SAC., SAC., cuen siguiente proceso:
Proceso de brindar servicio (pilado de arroz/principal).- El proceso del servicio que dan en ésta empresa, es el proceso que se va a analizar en la misma.
PROCESO DE BRINDAR EL SERVICIO DEL PILADO DE ARROZ A LOS AGRICULTORES DE DIFERENTES ZONAS. MOLINERA CRISTO MORADO SAC, es una empresa que tiene como acttivid ac ivida ad inici icial el pilad lado de arroz, además del servicio icio de Financ Financiam iamien iento to Dire Directo cto
de dine dinero ro a sus
cliente clientess lo loss ag agric ricult ultore ores, s,
destinado a financiar la campaña arrocera, incluida la comercialización y venta del producto producto pilado y sus derivados (ñelén, arrocillo, polvillo y descarte)
con
la
finalidad
de
brindar
soporte
económico
complementario a sus clientes. Para brindar tal servicio, la empresa realiza el siguiente procedimiento: En primer lugar existe un contacto telefónico o personal con el cliente sobre el servicio de pilado (Secretaría), para que éste saque su turno para el día en que le puedan brindar el servicio.
La secretaría le emite al cliente una orden de ingreso de arroz en cáscara (especificando la cantidad de sacos a pilar). Esa orden que se da al usuario del servicio (cliente), pasa al área área de logís logísti tica ca para para infor informa marle rle al maqui aquinis nista ta para para que que se efec fectúe la evalua luación ión del secado de arroz y le emita ita el documento de recepción y secado. Luego realizan el recojo y envasado del arroz en sacos de color negro en 85 a 90 Kg.
Inmediatamente realizan el pilado, y al término del mismo el cliente se dirige al área de administración para que le emitan la orde orden n de prod produc ucció ción n indi indicá cánd ndol ole e la vari varied edad ad de arro arroz, z, la cantidad en sacos y en Kg. de arroz pilado. El cliente pasa por caja para la cancelación respectiva, la cual se le van a emitir el comprobante respectivo según el tipo de cliente. Al momento de retirar el producto se le muestra al portero la constancia de salida del arroz.
PROCESO DE PILADO Ingreso del producto a la tolva/cada 150 sacos, llevándose al primer elevador. Pasa a la maquinaria prelimpiadora: encargada de separar la basura del producto (palos, tierra, etc.), llevándose al segundo elevador. Luego a la maquinaria descascaradora: encargada de sacar la cascara al producto, llevándose al tercer elevador. Pasa Pa sa a la maqui aquina nari ria a mes esa a padi padi:: se sepa para ra la ca casc scar ar del del producto (arroz integral), llevándose al cuarto elevador. Prim rimera y se seg gunda unda maqui aquin na puli pulido dora ra (pul (pule e el arro arrozz integral).
Máqu Máquin ina a lust lustra rado dora ra:: fina finali liza za el proc proces eso o de puli pulido do del del producto, llevándose al quinto elevador. Máquina zaranda: separa el producto y el ñelen, llevándose al sexto elevador. Luego pasa a la máquina clasificadora: separa el producto y el arrocillo, llevándose al sétimo elevador. Máqu Máquin ina a se sele lect ctor ora: a: se sepa para ra el prod produc ucto to del del desc descar arte te,, llevándose al octavo elevador para realizarse el último paso. Porr últim Po último o se real realiza iza el enva envasa sado do del del prod produc ucto to final final en sacos de 49 y 50 kg.
CONCLUSIONES La empresa no cuenta con un organigrama, la cual no le va a perm permiti itirr prop propor orci cion onar ar una una repr repres esen enta tació ción n de la divi divisió sión n del del trabajo, ni la visualización más rápida de las posiciones dentro de la organización la cual la conforman dentro de ella. La empresa no cuenta con un manual de funciones, la cual no podrá instruir a los miembros que la componen sobre los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los diferentes puestos de trabajo dentro de la organización. Carece de un Plan Contable propio de la empresa. La entidad tiene la conciencia de la responsabilidad con lo que respecta a la contaminación ambiental por ello trata de reducir ese riesgo con lo cual ha planificado un estudio de impacto ambiental para determinar las mejoras necesarias a las actividades de las plantas. Las máquinas de pilado no las renuevan en el tiempo que debería ser.
No todos los trabajadores de la empresa están capacitados para brindar brindar una atención atención rápida rápida y ordenada ordenada a los clientes, llegando llegando afectar la calidad del servicio brindado. La empresa está logrando consolidarse a nivel del departamento de Lambayeque, en cuanto a efectividad de pilado y soporte financiero de clientes, por lo que a fin de que tenga un desarrollo sostenible que garantice su ciclo vital deberá contar con un servicio de calidad.
No llevan un registro adecuado de las diversas citas que sacan los clientes interesados en éste servicio que brinda la empresa, ocasionando así el cruce de citas y a la vez no permitiéndoles saber el tiempo disponible para otros clientes que requieran tal servicio. El sistema q usan no es adecuado, ya que el área de Caja debe estar enlazado con almacén para que de ese modo el proceso se haga de manera más rápida y saber quien ya ha cancelado y así no tener q registrar doble la cancelación en caja y luego en almacén.
RECOMENDACIONES De acuerdo al desenvolvimiento de la empresa con respecto a sus operaciones de servicio y funciones que se desarrolla hemos creído conveniente dar las siguientes recomendaciones:
Como la empresa no cuenta con un organigrama, hemos creído conven nvenie ient nte e dise iseñar ñar uno uno, co con n el fin fin de pro propor porcion ionar una una representación de la división del trabajo, y la visualización más rápida de las posiciones dentro de la organización. Debe implementar su manual de funciones y organizaciones, para que de esa manera puedan lograr una mejor gestión administrativa con
eficacia y transparencia en beneficio de la empresa y de sus trabajadores. Debe idear su propio plan de cuentas acorde con su actividad de servicio. Debe darse la renovación de sus máquinas al tiempo que debe ser que es la de 4 a 5 años para que así pueda brindar aún más un mejor servicio. Cabe mencionar que la empresa está en proceso de mejora continua, por lo que es necesario que el Área Gerencial ponga mayor énfasis en un aspecto de vital importancia como es el servicio al cliente, para lo cual actualmente no cuenta con una guía o pautas necesarias, ni personal suficiente para dar una adecuada atención al cliente, además de darse capacitación al personal para una mejor atención al público. Mejorar la calidad al darse el limpiado de sus departamentos de pilado. Tiene que que fortalecer fortalecer su su sistema sistema de control control interno. interno. Realizar reportes para verificar el estado de las maquinarias y evaluarlo detalladamente para que de esa manera pueda mejorar su calidad de producción. Elaborar en una hoja de cálculo un registro para todas las citas q se van a tener en cuenta, para que así no se cruce con citas de otros clientes y que les permita poder ver el tiempo disponible para otros que necesiten éste servicio de pilado. Corregir el sistema general que utiliza la empresa en enlazar el área de caja y contabilidad con almacén para que de esa manera el proceso se haga de manera más rápida y saber quien ya ha cancelado y así no tener q registrar doble la cancelación en caja y luego en almacén.
