MANUAL DE ORGANIZACION FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (MOF y MOR) División de Tr Trns!"r#e de Pers"n$
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
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DIVISIÓN DE TRANSPORTE DE PERSONAL
GERENTE DE PROYECTO
ADMINISTRADOR
PREVENCIONISTA.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
PERSONAL SERVICIOS CONDUCTORES
PERSONAL TECNICO MANTENIMIENTO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (MOF y MOR) TRANSPORTE DE PERSONAL
Elaborado : G. Nuñez Pág - 2 -
%& MISI'N ISI'N %&% MISI'N Brindar un servicio de excelencia en el Transporte de Personal que supere las expectativas de nuestros clientes, sustentado en nuestras políticas de seguridad y además en un marco de puntualidad, comodidad, seguridad, atención personalizada, en una infraestructura moderna y segura y sobretodo en personal con alto grado de vocación de servicio que garantice un crecimiento sostenido y un alto nivel de productividad en la empresa! %&% ISI'N Posicionarnos como la me"or empresa en el Transporte de Personal satisfaciendo las necesidades globales del rubro, brindando un alto estándar de calidad, sustentado en los a#os de experiencia de Transportes $ínea y en los niveles más altos de profesionalismo del medio! *& LINEAS DE AUTORIDAD+ RESPONSABILIDAD Y COORDINACI'N
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Elaborado : G. Nuñez Pág - 2 -
%& MISI'N ISI'N %&% MISI'N Brindar un servicio de excelencia en el Transporte de Personal que supere las expectativas de nuestros clientes, sustentado en nuestras políticas de seguridad y además en un marco de puntualidad, comodidad, seguridad, atención personalizada, en una infraestructura moderna y segura y sobretodo en personal con alto grado de vocación de servicio que garantice un crecimiento sostenido y un alto nivel de productividad en la empresa! %&% ISI'N Posicionarnos como la me"or empresa en el Transporte de Personal satisfaciendo las necesidades globales del rubro, brindando un alto estándar de calidad, sustentado en los a#os de experiencia de Transportes $ínea y en los niveles más altos de profesionalismo del medio! *& LINEAS DE AUTORIDAD+ RESPONSABILIDAD Y COORDINACI'N L,ne de A-#"ridd a! $a %ivisión de Transporte de Personal depende "erárquica y funcionalmente de la &erencia &eneral! b! $a %ivisión de Transporte de Personal e"erce autoridad formal sobre los órganos que la integran! L,ne de Res!"ns.i$idd $a %ivisión de Transporte de Personal responde ante la &erencia &eneral por' a! (ue el servicio brindado cumpla con las especificaciones operativas y normas establecidas, así como las que dictan los )rganismos &ubernamentales para el servicio de Transporte de Personal! b! $a existencia, cuidado y utilización racional de materiales, equipos, *tiles y servicios otorgados para el desarrollo de funciones! c! Proponer y sustentar proyectos viables que respondan la necesidad de expansión y productividad de la empresa! d! +stablecer sistemas, procesos yo m-todos de traba"o eficientes que coadyuven al eficaz cumplimiento de su misión, funciones y responsabilidades asignadas! L,nes de C""rdin/ión& a! $a %ivisión de Transporte de Personal coordina internamente con todas las &erencias y .efaturas en aspectos relacionados con el /ervicio de Transporte de Personal! b! $a %ivisión Transporte de Personal coordina externamente, con los )rganismos &ubernamentales que rigen el servicio de Transporte de Personal y con los clientes en la solución de problemas con respecto al servicio!
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0& DESCRIPCI'N DE PUESTOS& 0&%& Geren#e de Pr"ye/#" T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
&+0+T+ %+ P0)2+3T)
Transporte de Personal
N#-r$e3 2 +s responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar el eficiente desarrollo de la operación dentro de la %ivisión de Transporte de Personal, en cumplimiento de su misión! 0ealiza su traba"o ba"o la supervisión del &erente &eneral, aplicando su iniciativa y "uicio independiente, en el rendimiento de las funciones que tiene asignadas! Re$/i"nes2 Re!"r# ' &erente &eneral S-!ervis ' 4dministrador, /upervisor de /eguridad y 5edio 4mbiente! C""rdin In#ern4en#e2 3on los &erentes, .efes de 6rea, en funciones y responsabilidades que tienen relación directa con el /ervicio de Transporte de Personal! E5#ern4en#e2 3on los )rganismos &ubernamentales que rigen el servicio de Transporte de Personal y con los clientes en la solución de problemas con respecto al servicio! F-n/i"nes2 1! %irigir, preparar, e"ecutar planes estrat-gicos de operación concordantes con los planes de crecimiento y productividad de la &erencia &eneral! 7! /upervisar el comportamiento de los indicadores de gestión establecidos para el tipo de operación que se realiza en el área y reportarlos a la &erencia &eneral una vez al mes! 8! +valuar y aprobar Presupuestos anuales de operación e inversión de su operación que incluyan me"oras de procesos, procedimientos y capacitación del personal de la %ivisión, todos ellos en concordancia con los planes estrat-gicos planteados! 9! Participar en las reuniones del 3omit- de &erencia una vez a la semana, para coordinar, evaluar yo delinear las políticas y estrategias empresariales para las acciones que est-n involucradas en el /ervicio de Transporte de Personal! :! 3oordinar con la &erencia ;inanciera, la asignación de recursos financieros necesarios para la implementación de los planes y programas de operación con la &erencia de )peraciones, la sincronización de las actividades, con la 4dministración &eneral sobre actividades de /ervicios &enerales y con la &erencia de 0ecursos
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
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&+0+T+ %+ P0)2+3T)
Transporte de Personal
>! /upervisar el eficiente desempe#o y cumplimiento de las funciones, de las diversas unidades de apoyo que participan al brindar el /ervicio de Transporte de +ncomiendas! ?! /upervisar la aplicación de los factores del -xito y de las políticas de seguridad en todos los procesos dentro de la %ivisión, evaluando en forma constante el desempe#o del personal a su cargo, para luego tomar acciones de corrección o reconocimiento seg*n sea el caso! @! Brindar los medios y el ambiente propicio de traba"o que permitan el cumplimiento de funciones y que, a su vez fomenten el compromiso voluntario del personal dentro de la %ivisión! 1A! 3umplir y acer cumplir las disposiciones de la &erencia &eneral en las áreas ba"o su mando! 11!
A-#"ridd E$ Geren#e de !r"ye/#" #iene -#"ridd !r dr s"$-/ión $"s !r".$e4s $."r$es de s- División+ -#"ri3r !er4is"s y dis/i!$inr $ !ers"n$ .6" s- 4nd" se17n $" es#.$e/id" en e$ RIT y 8 " !"ner dis!"si/ión de R&R&9&9& $ !ers"n$ :-e /"nsidere n" ne/esri" en $ División+ sie4!re en es#re/; /""rdin/ión /"n e$
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0&* S-!ervis"r Se1-ridd T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" '
P0+D+3C)C/T4
Geren/i2 División2 Transporte de Personal N#-r$e32 /er ente de apoyo de la &erencia de %ivisión de Transporte de Personal en aspectos relacionados al cumplimiento de estándares, procedimientos, prácticas y reglamentos internos de /eguridad, /alud )cupacional y 5edio 4mbiente así como en el análisis e investigación del comportamiento de los índices asignados a su operación, para la elaboración e instauración de planes de acción elaborados por su área! Re$/i"nes2 Re!"r# ' &erencia &eneral y &erente de Proyecto S-!ervis ' C""rdin /"n ' 4dministrador, Pilotos! F-n/i"nes2 1. ;acilitar la labor, planear, organizar, dirigir, e"ecutar y controlar el cumplimiento de estándares, procedimientos, prácticas y reglamentos internos y de seguridad! 2. 0ealizar las pruebas de alcool test diario! 3. Paralizar cualquier labor en operación, que se encuentra con evidentes condiciones sub estándares que atente contra la integridad de las personas, equipos e instalaciones, asta que se eliminen dicas condiciones! 4. 4dquisición de la me"or información disponible acerca del control de riesgos para ayudar al logro de una eficaz gestión! Cnformarse en forma constante sobre la normatividad vigente con respecto a /eguridad! 5. 4ctuar como coordinador de la seguridad y salud dentro de la organización! 6. 4dministrar toda la información relacionada a los asuntos de la seguridad incluyendo causas y estadísticas relativas a las lesiones en el traba"o! Cnformar periódicamente a toda la organización acerca del desempe#o logrado en la administración de la gestión de /eguridad 7. 4sesorar al administrador acerca de los programas de capacitación para la seguridad y salud y en las prácticas operativas! 8. +fectuar y participar en las inspecciones y auditorias de las labores en las instalaciones para asegurarse el cumplimiento de los reglamentos, así como con el avance del Programa 4nual de /eguridad! Tambi-n asesorará en la investigación de los incidentes con alto potencial de da#o, para tomar las medidas preventivas Participación en la determinación de las especificaciones t-cnicas de 9. las instalaciones a construirse y de los equipos a adquirirse velando por el cumplimiento de las normas de seguridad y salud . $levar un control constante de los indicadores asignados a su 10. operación, elevando reportes mensuales a la &erencia de %ivisión sobre los resultados obtenidos! 1A! 3umplir con el 0eglamento Cnterno de Traba"o, 0eglamento Cnterno de /eguridad, /alud )cupacional y medio 4mbiente y demás procedimientos estipulados por la empresa! 11! 3ualquier otra función por mandato de su "efe inmediato •
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0&0& Ad4inis#rd"r de O!er/ión T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
4%5CC/T04%)0 %+ )P+043C)
Transporte de Personal
N#-r$e3 2 Planificar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las funciones tanto operativas del área de Transporte de Personal, así como de las funciones administrativas de la )peración! Re$/i"nes2 Re!"r# ' &erente de Proyecto, &erente de )peraciones S-!ervis ' 4sistente 4dministrativo, Personal de /ervicio, 4uxiliar a Bordo, Personal T-cnico de 5antenimiento que est-n asignados a la operación! C""rdin /"n ' Prevencionista, &erente de Proyecto, &erente de )peraciones, &erente de 0ecursos
operación a su cargo! Presentar informes mensuales sobre el avance, medido en base a los indicadores asignados a la operación de Transporte de Personal! /er el filtro de la &erencia &eneral, así como de la &erencia )peraciones de todo tipo de información' que"as, sugerencias de los clientes, etc! *& 3oordinar reuniones donde brinde peque#as carlas de motivación inculcando en su personal valores morales y -ticos que coadyuven a lograr la confianza de nuestros clientes! 0& /upervisar que el traba"o integral de las áreas ba"o su mando sea el establecido por la empresa & /upervisar que se apliquen los factores claves del -xito de la operación así como las Políticas de /eguridad de Transportes $ínea, en las áreas a su cargo! Delar por la seguridad y limpieza de las áreas, todo en beneficio de la atención a nuestros clientes! & /upervisión de rutas para observación de Tareas de /eguridad del servicio y reacción inmediata para apoyo ante cualquier eventualidad por fallas mecánicas o imprevistos a fin de mantener los indicadores en el más alto porcenta"e! •
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
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4%5CC/T04%)0 %+ )P+043C)
Transporte de Personal
?& Derificar que el personal que tiene a su cargo, goce de su descanso, en especial de los días libres y días festivos! @& Cnformar a la &erencia de Proyecto sobre todo lo concerniente a las actividades operativas /er el filtro de todo tipo de información' que"as, sugerencias de los clientes, etc ! & Brindar las erramientas necesarias y el ambiente propicio de traba"o que motive de manera •
voluntaria el cumplimiento de funciones, el desarrollo personal y laboral del personal dentro de la )peración 3onvocar y presidir reuniones diarias y semanales con su personal donde informe sobre novedades a tener en cuenta para la realización del traba"o 3oordinar la programación de las unidades! 3oordinar el flu"o continuo de la operatividad y circuito de las unidades! Derificar que el personal a su cargo mantenga el equipo y los materiales necesarios para desarrollar sus funciones y coordinar el abastecimiento respectivo en caso de no contar con ellos& /upervisar que el traba"o integral de las áreas ba"o su mando sea el establecido por la empresa! 3ontrolar la asistencia y puntualidad del personal a su cargo, elevando un reporte mensual a la &erencia de 0ecursos
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
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4%5CC/T04%)0 %+ )P+043C)
Transporte de Personal
A-#"ridd2 E$ Ad4inis#rd"r de O!er/ión #iene -#"ridd !r dr s"$-/ión $"s !r".$e4s $."r$es+ -#"ri3r !er4is"s+ /""rdinr sn/i"nes y d4inis#rr$s en n"4.re de $ Geren/i+ $ !ers"n$ .6" s- 4nd" se17n $" es#.$e/id" en e$ RIT& I1-$4en#e ir4r órdenes de #r.6" y v$es de 4#eri$es !r -s" en $s "!er/i"nes+ sie4!re en /"n/"rdn/i /"n $"s !res-!-es#"s y !$nes i6d"s !"r $ Geren/i& Ade4
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0&=& Asis#en#e Ad4inis#r#iv" T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
4/C/T+T+ 4%5CC/T04TCD)
Transporte de Personal
N#-r$e32 Planificar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar los procedimientos operativos de la %ivisión de Transporte de Personal $ograr la minimización de los costos operativos de la empresa, mediante la optimización y control de los recursos propios de las unidades de transporte! $ograr minimizar los costos operacionales asociados al factor de velocidad y minimizar los gastos en 0epuestos con el control de rendimientos y la devolución de repuestos usados producto de los cambios Re$/i"nes2 Re!"r# ' 4dministrador de )peración, &erente de Proyecto, &erente de )peración C""rdin /"n ' Prevencionista, 4dministrador de )peración, Personal T-cnico de 5antenimiento, 4uxiliar a Bordo, 3onductores! F-n/i"nes2 1! +laboración de Dalorizaciones para la facturación de los servicios realizados! 0ealizar contacto con el cliente para ingresar facturación con documentos completamente saneados como son' requerimientos, ordenes de compra y estados de pago para que la cancelación de las facturas sean en su oportunidad 7! +laborar los ob"etivos de control de costos, nuevas estrategias, proponer me"oras en los procesos, elaborar procedimientos de control y acer que se cumplan! •
8! +laborar estándares de control de combustibles, neumáticos, repuestos y lubricantes, verificando los datos istóricos y realizando pruebas de campo! 9! 0egistrar vales de combustible y verificar' pilotos, buses, feca, ora, cantidades, precios y sumatoria total en galones y soles con lo facturado! :! %eterminar los rendimientos en Em!gl! de combustible, mediante el cruce de vales con recorridos! =! Precintar y verificar los tanques de combustible! >! +laborar informes de desviaciones de consumo respecto al parámetro establecido! ?! +laborar informes analíticos de las variaciones de los costos de combustibles, neumáticos, repuestos y lubricantes! @! Participar en carlas semanales sobre capacitación de pilotos! 1A! 3ualquier otra función por mandato de su .efe Cnmediato! 11! 3oordinar y realizar el cambio semanal de los discos de tacógrafo de todas las unidades! 17! Ba"ar, procesar y analizar la información de las unidades! 18! +laboración semanal del desempe#o de conducción de los pilotos, contrastando los discos de tacógrafo con los planes de Dia"e! 19! +laboración de plan de Dia"e 1:! +laborar el registro de control de velocidad de las unidades que cuenten con tacógrafo, a trav-s
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
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4/C/T+T+ 4%5CC/T04TCD)
Transporte de Personal
de la comparación de la lectura de discos de tacógrafo con respecto al disco patrón! 1=! %etectar problemas, proponer me"oras, evaluar procedimientos y acer que estos se cumplan! 1>! 0egistro de la programación diaria! 1?! Presentar diariamente los 0eportes %iarios 1@! 0ealizar el cruce de información de Filometra"es de disco de tacógrafo con los reportes diarios de servicio y Filometra"es de los pilotos, para verificar el rendimiento de pilotos y unidades! 7A! +laborar los reportes de puntualidad de todas las unidades! 71! Delar y resguardar los intereses de la empresa! /upervisar, controlar el uso racional y reducción de gastos en *tiles de escritorio, de limpieza y de servicios p*blicos de la oficina a su cargo! 77! +valuar situaciones y elevar alternativas de me"ora en procesos, procedimientos, imagen y calidad +valuar las coyunturas en las que se desarrollan las funciones del personal de la )peración y elevar a la 4dministración, propuestas de me"ora en los aspectos relacionados a procedimientos y procesos operativos, así como de la imagen y aspectos de calidad de servicio dentro de la %ivisión de Transporte de Personal! 0ecoger sugerencias yo comentarios del personal! 78! 3umplir y velar por el cumplimiento del 0eglamento Cnterno de Traba"o, y el 0eglamento Cnterno de /eguridad, /alud )cupacional y medio 4mbiente! 4segurarse de que el personal a cargo tenga pleno conocimiento del 0eglamento Cnterno de Traba"o en el desarrollo de sus funciones! /upervisar que el personal a su cargo cumpla con lo contemplado en dicos documentos! •
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A-#"ridd E$ Asis#en#e de Ad4inis#r#iv" #iene -#"ridd !r re$i3r $s $$4ds de #en/ión $ !ers"n$+ /-nd" s#e n" /-4!$ /"n $s -n/i"nes y !r"/edi4ien#"s es#.$e/id"s& Ade4
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División2
Elaborado : G. Nuñez Pág - 11 -
3)%G3T)0+/
Transporte de Personal
N#-r$e3 2 0esponsable de realizar el traslado del personal, ofreciendo una atención amable y cort-s a los clientes, de acuerdo a los procedimientos establecidos siendo responsable de la imagen de la empresa y de quienes traba"an en ella! Re$/i"nes2 Re!"r# ' 4dministrador de )peraciones, Prevencionista! S-!ervis ' HHHHHH C""rdin /"n ' 4tención a Bordo, 4sistente 4dministrativo, Personal T-cnico de 5antenimiento, Personal de /ervicios! ;unciones' %& Participar de reuniones diarias y semanales de coordinación acerca de las operaciones a desarrollarse en un turno de traba"o %onde recibe además carlas de motivación y capacitación %onde recibe carlas de : minutos diarios! 0ecibe además el parte diario para ser llenado al final de su recorrido! *& Derificar el buen funcionamiento y operatividad de la unidad previa coordinación con el 4dministrador, así como verificar la limpieza de la unidad! %eberá llenar correctamente el 3ecF list de la unidad! %eberá firmar conformidad de 3ecF list de inspecciones planificadas! 0& 3olaborar de buena manera al momento de pasar por las pruebas toxicológicas y demás pruebas que se crea conveniente Prueba de alcool test =& $levar consigo su documentación requerida I;otocecF, %C, etcJ >& 0ealizar el embarque y desembarque de los usuarios! 4l finalizar el embarque, verificar la cantidad de pasa"eros que embarcó y firmar el reporte diario yo Plan de Dia"e! ?& 4tender reclamos y encaminar acia la solución de problemas relacionados con la operación 4tender y escucar las que"as yo reclamos en todo momento en que -ste tenga contacto con el cliente! %ar solución a problemas menores relacionados con servicio de Transporte de Personal yo encaminar la solución de problemas mayores al 4dministrador de )peraciones! Cnformar sobre que"as y o reclamos de los clientes al 4dministrador de )peraciones! • • •
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0&>& C"nd-/#"res
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División2 @&
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3)%G3T)0+/
Transporte de Personal
3onducir con responsabilidad teniendo en cuenta las medidas de seguridad correspondientes como buen uso de +PP, conocer y respetar las se#ales de tránsito en carretera! & +ntregar la unidad al personal de vigilancia y de limpieza previo inventario de esta! & +laborar reporte de su via"e diario yo plan de via"e! +ntregar los reportes, plan de via"e y documentos del informe del estado de la unidad al 4sistente 4dministrativo y resolver problemas observados por el supervisor de /eguridad, dirigi-ndose al personal t-cnico de mantenimiento! %& 0ealizar el relevo de turno informando las novedades 3umplir con el 0eglamento Cnterno de Traba"o, 0eglamento Cnterno de %%& /eguridad, /alud )cupacional y 5edio 4mbiente y demás procedimientos estipulados por la empresa! %*& 3ualquier otra función por mandato de su "efe inmediato •
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Elaborado : G. Nuñez Pág - 13 -
0&?& Pers"n$ T/ni/" de Mn#eni4ien#" T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
P+0/)4$ T+3C3) %+ 54T+C5C+T)
Transporte de Personal H )peraciones
N#-r$e32 0ealiza todos los programas de mantenimientos Preventivos y 3orrectivos! /olicita y vigila los insumos y equipos que se necesiten para el mantenimiento de las unidades que conforman la flota de la empresa, en el momento adecuado Brindar soluciones a los problemas mecánicos, el-ctricos Io de cualquier problema t-cnico seg*n la especialidadJ, que presenten las unidades asignadas a la operación, de forma eficiente y en los plazos de tiempo establecidos! Re$/i"nes2 Re!"r# ' &erente de )peraciones, &erente de Transporte de Personal, 4dministrador de )peración y &erente de 5antenimiento! C""rdin /"n ' 4dministrador de operaciones, Prevencionista, 4sistente 4dministrativo! F-n/i"nes2 1! 3umplir con la programación de mantenimiento a las unidades en función a la disponibilidad y condiciones para los mantenimientos' Preventivos, cada semana de acuerdo a la programación! 3orrectivos, a diario seg*n necesidad y prioridad! 7! 3oordinar con el 4dministrador la disponibilidad de las unidades para los traba"os diarios y pendientes! 8! 3umplir con el traba"o integral de las unidades! 4plicar las Políticas de /eguridad de Transportes $ínea! Delar por la seguridad y limpieza de las áreas Programar mensualmente los orarios de traba"o y llevar el control de su asistencia y puntualidad, elevando un reporte mensual a la 4dministración! ! Cngresar todo movimiento del Eardex al sistema si es que lo tuviera, registrando las notas de ingreso y salida de repuestos del almac-n! ?! Derificar que el rendimiento de los repuestos y traba"os realizados cumplan los estándares establecidos! @! Derificar y controlar los repuestos usados producto de los cambios en el taller! 1A! 0ecepcionar, seleccionar y registrar los repuestos que ingresen al almac-n! 11! 0ealizar cualquier otra función por mandato de su .efe Cnmediato! • •
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T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
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P+0/)4$ T+3C3) %+ 54T+C5C+T)
Transporte de Personal H )peraciones
0&@& Pers"n$ de Servi/i"s T,#-$" de$ P-es#"' Códi1" ' Geren/i2 División'
P+0/)4$ %+ /+0DC3C)/
Transporte de Personal
N#-r$e32 Brindar una adecuada limpieza a las unidades destinadas a la operación! Re$/i"nes2 Re!"r# ' 4dministrador de la )peración! S-!ervis ' C""rdin /"n ' 3onductores, 4sistente 4dministrativo! F-n/i"nes2 1! 0ecepcionar las unidades "unto con el conductor y realizar el inventario de cada unidad al momento que retornar al servicio! 7! 0ealizar una adecuada limpieza de las unidades tanto en al parte exterior como en la interior! 8! Gtilizar los +pps adecuados a la labor que desarrollan! 9!