MÓDULO 4 B3. Requisito 4. Contexto de La Organización - IsO 45001

Curso de Auditor Interno de Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, según las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001

MÓDULO 4 - BLOQUE 3 Estudio de la Norma ISO 45001 REQUISITO 4. Contexto de la Organización

− Entender la lógica de los subrequisitos del apartado 4 sobre el contexto de la organización. − Conocer las cuestiones a tener en cuenta para determinar el alcance del sistema de gestión de SST. − Saber qué documentación se requiere en este punto de la Norma. − Saber qué cuestiones clave debe preguntar el auditor para evaluar este requisito.

Índice de contenidos 1. Estudio del Requisito 4 de la Norma: Contexto de la organización Requisito 4.1: Comprensión de la organización y su contexto Requisito 4.2: Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Requisito 4.3: Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST Requisito 4.4: Sistema de gestión de SST 2. Lectura transversal del requisito 4 3. Información documentada para el requisito 4 4. Preguntas clave del auditor

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1. Estudio del Requisito 4 de la Norma: Contexto de la organización Este requisito relaciona la comprensión de las cuestiones o factores internos y externos del contexto de la organización, que afectan al sistema de gestión de SST; la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y la determinación del alcance del sistema que la organización necesita aplicar. Podríamos decir que este requisito es la base para determinar la sistema de gestión de SST y la piedra angular para su diseño.

orientación del

Hay que destacar que es un requisito nuevo que no aparecía en versiones anteriores de la Norma.

Requisito 4.1: Comprensión de la organización y su contexto En este apartado, se establece el requisito de que la organización determine las cuestiones tanto internas como externas que son pertinentes, es decir, que son relevantes para sus propósitos y objetivos de SST y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión. Las cuestiones, son los temas importantes para la organización, los problemas para debatir y discutir o las circunstancias cambiantes que afectan a la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos. La Norma obliga a la organización a hacer un seguimiento y revisión sobre dichas cuestiones. Las cuestiones pueden incluir factores positivos o negativos, y que tanto factores internos como externos, son cuestiones a tener en cuenta para la comprensión del contexto de la organización. “

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Las cuestiones internas y externas que pueden ser pertinentes al contexto de la organización incluyen, por ejemplo: Curso Auditor Interno de Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, según las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001 / MÓDULO 4 BLOQUE 3. Requisito 4

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a) Características del contexto externo, tales como: -

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El entorno cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo externo, ya sea internacional, nacional, regional o local. La introducción de nuevos competidores, contratistas, proveedores, socios, nuevas tecnologías, nuevas leyes y la aparición de nuevas profesiones. Los factores y tendencias clave pertinentes para la industria o el sector que tienen impacto para la organización. Las relaciones con las partes interesadas.

b) Características o condiciones internas de la organización, tales como: -

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La gobernanza, la estructura de la organización, las funciones y responsabilidades. Las políticas, los objetivos y las estrategias para lograrlos. Las capacidades de la organización: recursos, conocimientos, sistemas, etc. Los sistemas de información y el proceso de toma de decisiones. La introducción de nuevos productos, servicios, maquinaria, software, nuevas instalaciones, etc. Las relaciones con los trabajadores. La cultura en la organización, las normas, directrices y modelos adoptados por la organización. El tipo de relaciones contractuales, incluyendo, por ejemplo, las actividades contratadas externamente, ya que éstas tienen gran impacto en los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los acuerdos sobre los horarios de trabajo. Los planes de igualdad de la organización y cualquier otra política interna de personal que afecte a las condiciones de trabajo.

¿Y cómo podemos verificar que se realiza el análisis de contexto? Cada organización puede realizar este análisis de diferentes formas. Por ejemplo: -

ANÁLISIS DAFO: Análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

-

ANÁLISIS PESTEL: Análisis de variables externas, Políticas, Ambientales, Sociológicas, Tecnológicas y Legales.


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Hay que tener en cuenta, que éstos son solo algunos ejemplos y que la norma no se refiere a ninguna metodología en concreto.

Requisito 4.2: Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas En este punto de la norma, se requiere que la organización determine cuáles son las partes interesadas relevantes para el Sistema de Gestión de SST y los requisitos de dichas partes. La organización debería determinar las necesidades y expectativas de los trabajadores, tanto directivos como no directivos y, cuando existan, de los representantes de los trabajadores. Otras partes interesadas para un SST, pueden incluir: Autoridades legales y reglamentarias.  Organización matriz.  Proveedores, contratistas y subcontratistas.  Sindicatos y organizaciones empresariales (Asociaciones empresariales,  Federaciones, Confederaciones, etc.). Propietarios y accionistas.  Visitantes, comunidad local y vecinos de la organización, así como público en  general. Clientes, servicios médicos y otros servicios a la comunidad, medios de  comunicación, mundo académico, ONGs. Organizaciones dedicadas a la seguridad y salud en el trabajo y profesionales  de la seguridad y el cuidado de la salud en el trabajo. Por ejemplo, profesionales de la medicina y la enfermería. El requisito de este apartado 4.2, no implica la ampliación de los requisitos del sistema de gestión de SST. Es decir, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, no son necesariamente requisitos de la organización. Algunos requisitos de las partes interesadas reflejan necesidades y expectativas que son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos y licencias gubernamentales, o incluso decisiones de tribunales. La organización puede decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros requisitos de las partes interesadas, por ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria. Una Curso Auditor Interno de Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, según las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001 / MÓDULO 4 BLOQUE 3. Requisito 4

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vez que la organización los adopte, se convierten en requisitos de la organización, es decir, requisitos legales y otros requisitos que se deben cumplir. La organización debe hacer el seguimiento y revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.

Requisito 4.3: Determinación del alcance del Sistema de Gestión de SST En este apartado, se establece que la organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de SST para establecer su alcance. Los límites pueden ser físicos y organizacionales. A estos efectos, deberá tener en cuenta los puntos 4.1 y 4.2 anteriores, los requisitos legales, las unidades, funciones y límites físicos de la organización, las actividades relacionadas con el trabajo que se desempeña, etc. El alcance debe especificar los productos y servicios cubiertos y la organización deberá justificar cualquier exclusión de cualquier requisito o requisitos de la norma. El alcance del sistema de gestión de SST, debe estar claramente definido, documentado, disponible y mantenerse como información documentada. La descripción del alcance incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos que están bajo el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El alcance debería tratar los peligros y los riesgos para la SST potenciales para las personas de la organización y, además, debería considerar sus impactos sobre las personas, contratadas externamente o subcontratadas.

¿Cómo se identifica el alcance? El alcance es el límite del sistema, es decir, dónde la organización aplica los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Una empresa posee libertad y flexibilidad para definir sus límites y puede elegir implementar la norma en toda la organización o en unidades operativas específicas. Curso Auditor Interno de Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, según las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001 / MÓDULO 4 BLOQUE 3. Requisito 4

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Ahora, si una parte de la organización está excluida del alcance, la organización debería poder explicar esta exclusión. Las exclusiones, normalmente, se identifican en el manual de Gestión del Sistema. En el alcance deben constar:  

Las actividades de la organización a las que aplica el sistema. Los centros de trabajo con su dirección.

¡ASPECTOS A TENER EN CUENTA! Credibilidad. Imagina que una organización que conoces y se dedica a realizar grandes construcciones, pero también realiza pequeñas reformas, solo incluye en lo referente a la Seguridad y Salud en el Trabajo las actividades y proceso de reformas.

¿Tendría credibilidad en cuanto a su compromiso con la seguridad y salud en el trabajo? Obviamente, no, ya que ha reducido el alcance a la actividad que menos riesgos laborales comporta. Cuando se establezca el alcance, se deberá tener en cuenta, que la credibilidad del sistema dependerá de la selección de los límites de la organización. La determinación del alcance no se debería usar para excluir actividades, productos, servicios o instalaciones que tengan o puedan tener riesgos laborales graves, o para evadir sus requisitos legales y otros requisitos. El alcance es una declaración basada en hechos, representativa de las operaciones de la organización incluidas dentro de los límites de su sistema de gestión, que no debería inducir a

error a las partes interesadas. Una vez que la organización afirme su conformidad con esta Norma Internacional, se aplica el requisito de poner a disposición de las partes interesadas la declaración del alcance.


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Requisito 4.4: Sistema de Gestión de SST Este requisito determina la obligación de la establecer, implementar, organización de mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de SST, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requerimientos de este estándar.

2. Lectura transversal del requisito 4 Este novedoso apartado 4 de la norma incluido en la versión 2015, forma parte de la estructura de alto nivel (HLS) común a otras normas de sistemas de gestión. Su comprensión exige una perspectiva transversal que permita entenderlo en su conjunto y relacionarlo con los otros puntos de la norma. Veamos estas relaciones: 

Relación con el requisito 5.1 de Liderazgo. Se requiere que la alta dirección asegure que las políticas y objetivos de seguridad y salud en el trabajo sean compatibles con el contexto y dirección estratégica de la organización.



Relación con el requisito 5.2. de Política de SST. En este punto se pide que la política sea apropiada al propósito y contexto de la organización.



Relación con el requisito 6.1.1 de Planificación del sistema. En este apartado se pide que, a la hora de abordar riesgos y oportunidades, se consideren las cuestiones referidas en el apartado 4.1 y 4.2 sobre la comprensión de la organización y su contexto y las necesidades y expectativas de las partes interesadas.



Relación con el requisito 9.3. Revisión por la dirección. La revisión del sistema por la alta dirección debe considerar los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes.

Con las salidas de la revisión por la dirección y las acciones y decisiones que de ella se derivan, consideramos cerrado el ciclo que, desde una perspectiva de Dirección Estratégica de la organización, se encuentra considerada en la Norma.


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3. Información documentada del requisito 4 En los apartados 4.1 y 4.2 del referencial no se indican requisitos referentes a la información documentada. Aunque la ausencia de información documentada siempre conlleva un riesgo para la auditoría, hay que tener en cuenta que los documentos no son la única evidencia objetiva en la que se basa el proceso de auditoría. El apartado 4.3 indica que el alcance del sistema de gestión debe estar disponible y mantenerse como información documentada. En esta información se deben incluir los tipos de servicios y productos y la justificación, en su caso, de cualquier requisito que la organización determine como no aplicable.

4. Preguntas clave del auditor La auditoría se desarrolla mediante entrevistas con las personas de la organización para buscar evidencias que confirmen el cumplimiento de la Norma. Para auditar el requisito 4, la entrevista debe ser mantenida con la Dirección, con la Dirección de Recursos Humanos o Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo. Veamos cuál sería la guía de preguntas que podría usar el auditor como referencia: ¿Cómo analiza la organización el contexto en el que opera? ¿Cómo se aseguran de que su información sobre el contexto está actualizada?, ¿Cómo lo revisan? ¿Quiénes son sus grupos de interés o partes interesadas? ¿Cómo recogen las necesidades y expectativas de los trabajadores? ¿Se analizan las necesidades, tanto del personal directivo como no directivo de la empresa? ¿Cómo se relacionan con los sindicatos? ¿Qué participación tiene la propiedad y los accionistas en el SST? Curso Auditor Interno de Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, según las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001 / MÓDULO 4 BLOQUE 3. Requisito 4

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¿Cómo se aseguran de conocer las necesidades y expectativas de las subcontratas? ¿Han asumido algún requisito de un grupo de interés voluntariamente, es decir, que exceda lo exigido en la legislación vigente? ¿Han adoptado alguna guía de buenas prácticas o referencia técnica que no sea obligatoria? ¿Puedo ver el documento dónde se define el alcance del sistema de gestión de SST? ¿Han excluido alguna actividad específica del alcance? ¿Por qué han realizado esa exclusión? ¿Cómo han identificado los procesos necesarios del sistema de gestión de SST?

Fin del Módulo ¡Enhorabuena! Has finalizado el estudio del Requisito 4 de la Norma ISO 45001. Ahora pasa a los PDF siguientes, en los que estudiarás el resto de requisitos de la norma que la organización ha de aplicar.

¡Adelante!


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