MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN
PERENCANAAN KEPEGAWAIAN
Penulis: 1. 2.
Doyo Hadi Widodo, S.Sos, M.AP Tri Priyo Sudarmanto, SH, MH
PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA, 2014
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Didalam organisasi kita mengenal tentang beberapa manajemen diantaranya adalah manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen informasi, dan tentu saja manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Bila melihat dari derajat kepentingan
pada hakekatnya semua manajemen
mempunyai derajat kepentingan yang sama dalam hal kontribusinya dalam pencapaian tujuan organisasi. Manajemen SDM mempunyai peran yang sama pentingnya dengan manajemen lainnya, terforkus pada aspek
pengelolaan
sumberdaya manusianya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan fungsi manajemen SDM para ahli mempunyai pendapat yang beragam tentang fungsi manajemen. Namun dasarnya mereka sepakat bahwa manajemen sumberdaya manusia mempunyai fungsi untuk merencanakan sumberdaya manusia, merekrut, menyeleksi dan memberi orientasi sumberdaya manusia, mengembangkan sumberdaya manusia, merencanakan dan mengembangkan karir SDM,
menilai
prestasi kerja, mengurus kompensasi, dan mengelola pemberhentian kerja. Didalam merencanakan SDM yang kita kenal dengan perencanaan pegawai, merupakan suatu fungsi manajemen yang sangat perlu untuk diperhatikan karena perencanaan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan program kerja, bahkan dinyatakan perencanaan pegawai mutlak perlu guna lebih menjamin agar setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi di masa depan. Siagian (2008 : 48) didalam manajemen SDM menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan SDM, sukar menyusun program kerja yang realistik. 1
Lebih lanjut Sondang menyatakan bahwa perencanaan pada umumnya dan perencanaan SDM khususnya mutlak perlu guna lebih menjamin bahwa setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi yang bersangkutan di masa depan. Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan pegawai untuk organisasi akan terpenuhi secara tetap dan tepat. Perencanaan seperti itu dapat dilakukan melalui analisis kebutuhan pegawai. Dari uraian tersebut dapat kita tarik suatu benang merah yaitu suatu organisasi yang memiliki prospek maju kemasa depan tidak boleh mengabaikan kegiatan perencanan. Perencanaan SDM guna untuk mencapai penyusunan program kerja yang realistik, dan mengisi kebutuhan pegawai organisasi secara tetap dan tepat, sehingga pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan tercapai secara efektif dan efisien. Melihat pentingnya atau pengaruh perencanaan pegawai terhadap pencapaian tujuan organisasi yang demikian siqnifikan bagi penyelenggara organisasi swasta maupun pemerintah khususnya pengelola pegawai dan pemangku jabatan dalam bidang kepegawaian, maka materi atau pembelajaran perencanaan pegawai diperlukan sebagai salah satu mata ajar dalam diklat Fungsional Analis Kepegawaian. B. Deskripsi Singkat Modul diklat perencanaan pegawai membahas mengenai dasar hukum, pengertian, manfaat, tujuan perencanaan pegawai dan mengitung analisis kebutuhan pegawai, serta formasi pegawai negeri sipil. Disamping teori peserta diklat diberikan berbagai latihan dan praktik menganalisis kebutuhan pegawai sampai dengan menentukan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Untuk meningkatkan pemahaman maka setiap materi diklat diikuti oleh tugas dan/atau/latihan serta tindak lanjutnya. C. Sasaran Diklat Sasaran diklat fungsional analis kepegawaian adalah pegawai negeri sipil yang telah atau akan diangkat menjadi pejabat fungsional analis kepegawaian.
2
D. Tujuan Pembelajaran Setelah selesai mengikuti diklat ini peserta diharapkan dapat memahami formasi PNS yang meliputi pengertian, dasar hukum, prosedur pengusulan, penetapan dan penghitungan serta ketentuan lain yang terkait dengan penghitungan kebutuhan pegawai. E. Manfaat Modul Pembelajaran ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam materi perencanaan pegawai mencakup sub materi analisis kebutuhan pegawai yang berdasarkan norma, standar dan prosedur yang akan di gunakan sebagai dasar dalam pengajuan formasi PNS. F. Materi Pokok Mengacu pada tujuan pembelajaran diatas, materi pokok untuk mata diklat ini ialah : 1. Perencanaan pegawai a. Perencanaan pegawai 1) Pengertian Perencanaan Pegawai 2) Tujuan Perencanaan Pegawai 3) Manfaat Perencanaan Pegawai b. Analisis Jabatan c. Analisis Kebutuhan Pegawai 1) Pengumpulan data dan informasi 2) Mengevaluasi kebutuhan pegawai 3) Menyusun rencana realokasi pegawai 4) Menyusun rencana tambahan formasi pegawai baru d. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam penghitungan kebutuhan PNS 1) Beban Kerja 2) Standar Kemampuan Rata-rata 3) Waktu Kerja 4) Faktor –faktor lainnya Tata Cara Penghitungan Kebutuhan PNS 1) Analisis Persediaan PNS 3
2) Penghitungan Kebutuhan PNS 3) Peta Jabatan 2. Formasi PNS a. Perhitungan Dengan Metode Umum 1) Pendekatan hasil 2) Pendekatan obyek kerja 3) Pendekata peralatan kerja 4) Pendekatan tugas per tugas b. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar kebutuhan minimum yang telah ditetapkan oleh instansi pembina c. Penetapan Formasi 3. Petunjuk Belajar Agar proses pembelajaran dapat berlangsung dengan lancar dan tujuan pembelajaran tercapai dengan baik, diharapkan peserta mengikuti langkah – langkah sebagai berikut : a. Bacalah secara cermat dan pahami tujuan pembelajaran dalam modul ini. b. Pelajari setiap bab secara berurutan, dimulai bab I sampai dengan bab IV c. Kerjakan secara lengkap tugas/latihan pada setiap akhir bab. d. Untuk memperluas wawasan, disarankan mempelajari bahan – bahan dari sumber lain seperti tertera pada daftar pustaka diakhir modul ini
4
BAB II PERENCANAAN PEGAWAI
A. Dasar Hukum Didalam pelaksanaan penetapan formasi diperlukan ketentuan sebagai petunjuk untuk menjamin kelancaran dan keseragaman yang berorientasi pada obyektifitas dalam penetapan formasi PNS dilingkungan organisasi/instansi Negara. Ketentuan tersebut dapat dijadikan suatu dasar hukum dalam penetapan formasi PNS. Adapun dasar hukum formasi PNS adalah sebagai berikut : 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1984 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Keputusan
Menpan
Nomor
KEP/75/M.PAN/7/2004
tentang
Pedoman
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS; 5. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003. 6. Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan. 7. Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil. A. Analisis Kebutuhan Pegawai Penyusunan kebutuhan pegawai atau yang sering disebut sebagai prediksi permintaan (demand) dilingkungan organisasi baik itu organisasi pemerintah, swasta 5
atau organisasi profit, pada dasarnya disebabkan oleh berbagai alasan atau sebabsebab tertentu. Prediksi kebutuhan pegawai yang dilakukan dengan alasan yang kuat, jelas dan rasional tentunya akan menghasilkan SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. Oleh karena itu prediksi kebutuhan pegawai harus didasari alasan yang kuat untuk memastikan bahwa permintaan pegawai merupakan kebutuhan obyektif atau bukan disebabkan oleh ketidakmampuan mengefektif dan efisien pegawai yang ada. Menurut Nawawi (2008) pada suatu organisasi profit alasan atau sebab yang paling penting dalam prediksi kebutuhan pegawai adalah kekurangan pegawai dalam melaksanakan perencanaan bisnis, sehingga banyak kegiatan bisnis seharihari tertunda atau tidak terselesaikan, yang berakibat banyak konsumen direbut oleh organisasi/perusahaan kompetitor. Alasan yang tidak kuat sebaiknya diatasi dengan kegiatan manajemen SDM lainnya, seperti pelatihan, pengembangan karier, mutasi (re-placement/re-traffing), dan lain-lain. Hal ini organisasi tidak perlu menyelesaikan masalah bisnis yang dihadapi dengan mengangkat pegawai baru. Lebih lanjut Nawawi mengatakan bahwa berdasarkan kondisi tersebut, berarti dalam memberikan persetujuan terhadap perencanaan pegawai yang sudah dibuat, seorang manajer puncak harus diyakinkan bahwa prediksi kuantitatif dan kualitatif yang telah dilakukan memiliki alasan yang kuat untuk dilaksanakan. Dengan kata lain manajer puncak harus meyakini bahwa perencanaan pegawai jika dilaksanakan tidak akan menjadi pemborosan, tetapi sebaliknya akan dapat mempertahankan dan meningkatkan efisiensi, produktivitas dan kualitas kerja. Perencanaan pegawai akan diprediksi kebutuhan (demand) pegawai dimasa sekarang atau pada saat bisnis yang dilakukan oleh organisasi menunjukan prospek positif. Dalam jangka waktu pendek sekitar satu atau dua tahun yang tidak diprediksi sebelunya, ternyata pemerintah mengeluarkan peraturan baru, yang mempersempit peluang bisnis yang sedang dilaksanakan. Perencanaan pegawai pada organisasi pemerintah terutama dalam hal memprediksi kebutuhan SDM PNS dipetakan dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Dalam memprediksi kebutuhan PNS ini harus mempertimbangkan perkembangan visi dan misi organisasi itu sendiri, misalnya
dalam hal arah perubahan visi dan misi 6
organisasi kedepan cenderung dan lebih menitik beratkan pada tugas pelayanan maka dalam memprediksi kebutuhan PNS harus juga mempertimbangkan beberapa kompetensi yang mendukung tugas pelayanan tersebut. Hal lain yang sering dilupakan dalam memprediksi kebutuhan pegawai ini adalah tingkat efektif dan efisien dari pendayagunaan PNS itu sendiri, karena itu harus dipertimbangkan apakah PNS yang dibutuhkan itu harus bersifat permanen atau tidak, sehingga perlu mengidentifikasi apakah kebutuhan PNS merupakan pegawai tetap, pegawai tidak tetap (pegawai kontrak) dan atau outshorsing. Sehubungan dengan berbagai hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa dalam membuat perencanaan kebutuhan pegawai baik pada organisasi pemerintah ataupun pada organisasi profit
harus didasarkan pada analis kebutuhan pegawai untuk
kondisi saat ini dan kebutuhan yang akan datang baik dalam
jangka waktu
menengah ataupun jangka waktu panjang. Kita sadari bahwa dalam membuat prediksi kebutuhan pegawai sering dipengaruhi oleh faktor ekternal maupun internal organisasi. Menurut Nawawi (2008) faktor internal organisasi adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melaksanakan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya di masa depan. Alasan atau sebab ini harus dilihat dari segi ketersediaan SDM, baik jumlah maupun kualitasnya yang relevan dengan bidang bisnis sebagai pilihan organisasi/perusahaan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM di dalam organisasi untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Dari uraian penulisan ini dapat kita tarik kesimpulan bahwa perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu mutlak dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan (Bab I). Hal tersebut ditindak lanjuti dengan uraian pada bab II, dimana perencanaan pergawai itu harus mempertimbangkan prediksi kebutuhan pegawai kedepan dan harus berdasarkan alasan yang kuat, jelas dan rasional sehingga dapat menghasilkan SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. Oleh karena itu prediksi kebutuhan pegawai harus didasari alasan yang 7
kuat untuk memastikan bahwa permintaan pegawai merupakan kebutuhan obyektif atau bukan disebabkan oleh ketidak mampuan mendayagunakan secara efektif dan efisien pegawai yang sudah ada
pada organisasi pemerintah ataupun pada
organisasi profit harus didasarkan pada analis kebutuhan pegawai untuk kondisi saat ini dan kebutuhan yang akan datang baik dalam jangka waktu menengah ataupun jangka waktu panjang. B. Perencanaan Pegawai Perencanaan Pegawai dinyatakan mutlak dilaksanakan oleh suatu organisasi pemerintahan, dan swasta maupun organisasi profit. Uraian ini memberikan suatu persepsi yang begitu pentingnya bagi organisasi untuk melaksanakan suatu perencanaan pegawai. Mungkin dengan uraian tersebut pembaca akan timbul pertanyaan yang lebih konkrit. Apa itu perencanaan pegawai ?. dan mengapa perencanaan pegawai itu mutlak untuk dilaksanakan dalam organisasi ? Pengertian atau definisi perencanaan pegawai dapat kita temui pada banyak buku manajemen, administrasi maupun kepemimpinan. Hadari Nawawi dalam buku Perencanaan SDM mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: “Perencanaan adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, metode, anggaran, dan standar (tolok ukur) keberhasilan suatu kegiatan”. Pengertian ini menunjukkan bahwa perencanaan merupakan proses atau rangkaian beberapa kegiatan yang saling berhubungan dalam memilih salah satu diantara beberapa alternatif tentang tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi/perusahaan. Kemudian memilih strategi dan metode untuk mencapai tujuan tersebut. Dilanjutkan pula dengan menetapkan anggaran untuk melaksanakan strategi dan metode tersebut, diiringi dengan memilih dan menetapkan
kriteria
tolok
ukur
untuk
menilai
tingkat
keberhasilan
organisasi/perusahaan dalam pencapaian tujuannya dengan mengimplementasikan strategi dan metode yang telah dipilih sebelumnya. Pengertian perencanaan tersebut diatas dalam perencanaan pegawai berarti di lingkungan sebuah organisasi harus dilakukan rangkaian kegiatan menetapkan tujuan, memilih strategi dan metode serta penyediaan anggaran untuk mendapatkan pegawai baru yang dibutuhkan oleh organisasi. Penetapan kegiatan tersebut sebagai perencanaan berarti kegiatan memprediksi SDM yang memiliki kemampuan yang 8
besar dalam melaksanakan program – program bisnis yang telah dirumuskan di dalam rencana bisnis organisasi yang bersangkutan. Disamping itu perencanaan pegawai harus dilakukan juga untuk mempertahankan pegawai yang dimiliki organisasi yang telah menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi terbaik untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Untuk itu perencanaan harus dilakukan sebagai kegiatan keberhasilan organisasi dalam memprediksi kualifikasi pegawai yang tepat guna setelah bekerja dibidangnya masing-masing. Pengetahuan tepat guna yang sistematik itu dalam perencanaan pegawai, membahas tentang cara atau teknik memprediksi kebutuhan pegawai yang paling akurat, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi. Prediksi itu dapat dilakukan dengan mempergunakan pegawai dari sumber internal dan/atau sumber eksternal. Untuk melengkapi penulisan ini dalam pengertian perencanaan, dapat kita cermati pendapat dari beberapa ahli SDM dalam mendefinisikan perencanaan pegawai sebagai berikut (dalam… Irawan, 2002:30). 1. Siagian (1994), perencanaan pegawai adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen organisasi guna tersedianya tenaga yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dan akan ditetapkan. 2. Tulus (1994), perencanaan pegawai adalah aktivitas yang dapat menjamin terpenuhinya kebutuhan pegawai bagi organisasi secara konstan dan memadai 3. Handoko (1994), perencanaan pegawai adalah estimasi organisasi secara sistematik permintaan dan penawaran tenaga kerja di waktu yang akan datang. 4. Hasibuan (1994), perencanaan pegawai adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan organisasi dan efektif serta efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. 5. Schuller (1992), perencanaan pegawai adalah dasar konstruksi manajemen SDM yang meliputi perkiraan kebutuhan SDM organisasi dan perencanaan tahapan yang memungkinkan untuk mendapatkan SDM yang dibutuhkan tersebut. 6. French (1986), perencanaan pegawai adalah proses pengkajian kebutuhan SDM dimasa mendatang serta pembuatan perencanaan program untuk memastikan kompetensi dan kemantapan kerja pegawai yang berkaitan tujuan organisasi. 9
Dari berbagai pengertian tentang perencanaan pegawai diatas terlihat bahwa ada kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan yang membentuk sistem perencanaan pegawai yang meliputi kegiatan, diantaranya: 1. Penetapan tujuan. 2. Pengambilan keputusan tentang kuantitas (jumlah) dan kualitas pegawai. 3. Mempertahankan pegawai yang memiliki kemampuan melaksanakan tugas. 4. Memilih strategi serta anggaran untuk mendapatkan pegawai baru. 5. Dan pengkajian kebutuhan sdm di masa mendatang. Kegiatan perencanaan pegawai tersebut juga dapat diaplikasikan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan kebutuhan PNS dilingkungan organisasi pemerintah. Hal ini terlihat dari pengertian atau definisi perencanaan PNS, yakni kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan perencanaan pegawai pada umumnya dikategorikan dalam tiga tahapan, yaitu perencanaan pegawai jangka pendek, menengah, dan panjang. Tujuan perencanaan pegawai jangka pendek (perspektif tahunan) adalah menetapkan prediksi posisi/jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi. Tujuan perencanaan pegawai jangka sedang/panjang (maksimal 5 tahun mendatang) adalah menetapkan prediksi permintaan pegawai agar organisasi memiliki kemampuan dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensi kompetitifnya. Tujuan perencanaan pegawai jangka panjang untuk memperoleh sosok PNS yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan tugas secara profesional dan
bertanggungjawab
dalam
menyelenggarakan
tugas
pemerintahan
dan
pembangunan serta bersih dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). C. Manfaat Perencanaan Pegawai Perencanaan pegawai secara kategorikal mutlak untuk dilaksanakan dalam suatu organisasi karena SDM yang dimiliki atau mungkin dimiliki selalu terbatas, padahal tujuan yang ingin dicapai per definisi selalu tidak terbatas.
Situasi 10
keterbatasan itu memberi petunjuk bahwa pegawai harus direncanakan dan digunakan sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang semaksimal mungkin. Manfaat perencanaan pegawai dalam organisasi diantaranya adalah : 1. Organisasi dapat memanfaatkan pegawai yang sudah ada secara lebih baik 2. Melalui perencanaan pegawai yang matang, dapat meningkatkan produktifitas kerja pegawai yang sudah ada. 3. Organisasi dapat menentukan kebutuhan pegawai dimasa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas. 4. Penanganan informasi ketenagakerjaan dan pemanfaatannya. 5. Sebagai dasar bagi penyusunan program bagi satuan kerja yang menangani pegawai dalam organisasi. Untuk melakukan penghitungan kebutuhan PNS dilakukan dengan cara menganalisis persediaan pegawai dan menghitung kebutuhan pegawai. Persediaan pegawai dapat dilihat dari data jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit organisasi yang terkini. Pencatatan data persediaan pegawai menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari perencanaan kepegawaian secara keseluruhan. Setiap Instansi harus menyusun perencanaan persediaan pegawai untuk kurun waktu 2 (dua) sampai dengan 5 (lima) tahun ke depan sesuai dengan kebutuhan dan perubahan organisasi yang selanjutnya disampaikan kepada Kepala BKN. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan jumlah pegawai yang mencapai Batas Usia Pensiun dalam tahun yang bersangkutan. Pengurangan pegawai di luar Batas Usia Pensiun antara lain seperti halnya mutasi, berhenti, dan meninggal dunia sulit diramalkan, sehingga pengurangan tersebut tidak perlu dimasukan dalam perkiraan, kecuali direncanakan dengan pasti. Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan jabatan berdasarkan kualifikasi, dengan tahapan sebagai berikut : a) Menyusun daftar susunan jabatan yang meliputi nama jabatan, ikhtisar jabatan, syarat jabatan. Adapun syarat jabatan meliputi pendidikan, pendidikan dan pelatihan jabatan, pengalaman, keahlian, dan keterampilan. Penyusunan daftar susunan jabatan sebagai langkah untuk menentukan persyaratan bagi calon pemangku atau pemangku jabatan yang terkait dengan nilai kompetensinya. 11
Calon pemangku atau pemangku jabatan yang telah memenuhi kompetensi jabatan diharapkan akan mampu melaksanakan tugas jabatan secara profesional, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan pegawai dalam suatu organisasi. Bagi calon pemangku atau pemangku jabatan yang belum memenuhi persyaratan jabatan yang dibutuhkan maka tugas organisasi atau instansi untuk melaksanakan peningkatan kompetensi jabatan melalui pembinaan pegawai. Contoh: DAFTAR SUSUNAN JABATAN Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana No
Nama Jabatan
1
Kabag Organisasi dan Tata Laksana
2
Kasubbag Organisasi
3
Penganalisis Organisasi
4
Dst
Ikhtisar Jabatan Pendidikan
Diklat
Syarat Jabatan Pengalaman Keahlian Keterampilan
Melaksanakan S1 Manajemen analisis dan Pim III menyusun kapasitas kelembagaan serta ketatalaksanaan diisi sesuai Dst Dst dengan yang ada
Menganalisis organisasi
Dst
Dst
Menyusun informasi jabatan
Mengumpulkan data organisasi
-
Dst
Dst
Dst
S1 Manajemen -
Dst
Dst
Desain Evaluasi Organisasi organisasi
Dst
Mencatat Permasalahan yang dihadapi Dst
b) Menyusun daftar susunan pegawai menurut jabatan terdiri atas nama jabatan dan data pegawai. Adapun data pegawai terdiri dari nama pegawai, tahun pengangkatan, tahun pensiun, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, pengalaman jabatan, keahlian, dan keterampilan pegawai yang bersangkutan. Contoh: DAFTAR SUSUNAN PEGAWAI MENURUT JABATAN Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana Data Pegawai Nama Tahun Pensiun Pendidikan Diklat Pengalaman Keahlian Ket Pengang jabatan katan Kabag Drs 1985 2012 S1 Pim III Kabag Desain Ortala Budi Organ. Kasubag Amir 1980 2011 S1 Pim IV Sekretaris SE Analisi Karina, Dst Dst S1 Dst Dst Dst Dst Organisasi SE Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst
No Nama Jabatan 1 2 3 4
12
c) Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan. Contoh : PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI Tahun 2011 s/d 2013 Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana No 1 2 3 4
Nama Jabatan
Pegawai Yang Pensiun Promosi Mutasi Ada 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 Kabag Ortala 1 1 1 1 1 Kasubag 1 1 1 1 Penganalisis 1 1 1 1 1 Organisasi Penganalisis 1 1 1 1 1 Jabatan
d) Membuat perkiraan persediaan pegawai dalam waktu 2 - 5 tahun yang ditentukan tanpa mencantumkan lagi pegawai yang pensiun. Contoh : PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI Tahun 2011 s/d 2013 Unit Kerja : Bagian Organisasi dan Tata Laksana No
Nama Jabatan
Pegawai yang ada
Persediaan
2010
2011
2012
2013
1
Kabag Ortala
1
1
1
1
2
Kasubag....
1
1
1
1
3
Penganalisis
1
1
1
1
1
1
1
1
Organisasi 4
Penganalisis Jabatan
D. Penghitungan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil 1. Metode Penghitungan a) Setiap instansi wajib melakukan analisis beban kerja untuk penghitungan kebutuhan PNS yang dapat dilakukan seperti contoh berikut: 13
URAIAN TUGAS Jabatan Pengolah Data Formasi Pada Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai No 1
2
3
4
5
6
7
Uraian Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
15 menit
Waktu Kerja Efektif 72 000
600
Pegawai Yang Dibutuhkan 0,125
Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN Membuat laporan statistik mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya
laporan/ checklist
30 Menit
72 000
600
0,250
45 Menit
72 000
600
0,375
Ket
Rekap Data
Informasi per jenis jabatan Laporan
45 Menit
72 000
600
0,375
Draft Pertimban gan
3000 Menit
72 000
1
0,042
Laporan
60 Menit
1500
1
0,040
Kegiatan
30 Menit
6 000
1
0,005
14
8
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Kegiatan
30 Menit
300
3
Jumlah
0,300
1,512
Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pengolah Data Formasi
pada Sub Dit. Perencanaan Formasi
Pegawai adalah sebanyak 1,512 dibulatkan ke atas menjadi 2 (dua) orang pegawai. Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut juga dianalisis berdasarkan sifat pekerjaan yaitu rutin, segera, penting, dan/atau rahasia serta dilakukan analisis terhadap peralatan/teknologi yang digunakan, maka kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut adalah 1 atau 2 orang. Maksudnya apabila peralatan yang tersedia di unit tersebut lengkap dengan teknologi yang modern maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 orang. b) Penghitungan kebutuhan pejabat struktural dilakukan berdasarkan jumlah jabatan struktural yang terdapat dalam struktur organisasi dan tata kerja yang telah ditetapkan. c) Untuk penghitungan kebutuhan jabatan fungsional dapat menggunakan metode analisis kecenderungan berdasarkan indeks sebagai berikut : 1) Pegawai Negeri Sipil pada Instansi Pusat (a) Menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat : (1) Unit organisasi teknis eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 2 (dua) orang. (2) Unit organisasi teknis eselon III terendah paling banyak membawahi 4 (empat) orang. (3) Unit organisasi kesekretariatan eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 3 (tiga) orang. (4) Unit organisasi kesekretariatan eselon III terendah paling banyak membawahi 5 (lima) orang. 15
(b) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang memberikan pelayanan langsung pada masyarakat dan bersifat teknis administratif dibawah eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 5 (lima) orang. (c) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu dilaksanakan berdasarkan standar penghitungan yang ditetapkan oleh instansi pembina, antara lain sebagai berikut: (1) Agen; (2) Diplomat; (3) Dosen; (4) Jaksa; (5) Pemeriksa Bea dan Cukai; (6) Pemeriksa Merek; (7) Pemeriksa Pajak; (8) Pemeriksa Paten; (9) Pengamat Gunung Api; (10) Pengamat Meteorologi dan Geofisika; (11) Pengawas Farmasi dan Makanan; (12) Pengawas Keselamatan Pelayaran; (13) Pengendali Frekuensi Radio; (14) Penilai Pajak Bumi dan Bangunan; (15) Penyuluh Agama; dan (16) Teknik Penerbangan. d) Untuk mengetahui kebutuhan pegawai jabatan fungsional Instansi Pusat dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
16
Indeks Kebutuhan Pegawai Jabatan Fungsional Instansi Pusat Jenis Jabatan
Indeks Kebutuhan Pegawai
1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat: a. Eselon IV atau Eselon V teknis
paling banyak 2 (dua) orang
b. Eselon III teknis terendah
paling banyak 4 (empat) orang
c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V
paling banyak 3 (tiga) orang
d. Kesekretariatan Eselon III terendah
paling banyak 5 (lima) orang
2. Memberikan pelayanan langsung pada
paling banyak 5 (lima) orang
masyarakat yang bersifat teknis administrative 3. Jabatan fungsional tertentu
Ditetapkan Instansi Pembina
e) Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki karakteristik pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh Instansi yang bersangkutan. 1) Pegawai Negeri Sipil pada Instansi Daerah a) Menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat : (1) Unit organisasi teknis eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 2 (dua) orang. (2) Unit organisasi teknis eselon III terendah paling banyak membawahi 5 (lima) orang. (3) Unit organisasi kesekretariatan eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 5 (lima) orang. (4) Unit organisasi kesekretariatan eselon III terendah paling banyak membawahi 7 (tujuh) orang. b) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang memberikan pelayanan langsung pada masyarakat dan bersifat teknis administratif dibawah eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 7 (tujuh) orang. 2) Menghitung jumlah pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu yang berfungsi memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat dan 17
bertugas di lapangan dilaksanakan berdasarkan standar penghitungan yang ditetapkan oleh instansi pembina, seperti: a) Penyuluh Pertanian; b) Penyuluh Perikanan; c) Penyuluh Kehutanan; d) Penyuluh Perindustrian Dan Perdagangan; f) Penyuluh Keluarga Berencana; g) Penggerak Swadaya Masyarakat; h) Pengawas Ketenagakerjaan; i) Instruktur Ketenagakerjaan; j) Pengantar Kerja; k) Pengawas Bidang Pekerjaan Umum; dan l) Jabatan lain yang bertugas di lapangan yang menjadi prioritas dengan tetap memperhatikan karakteristik, kondisi, dan potensi daerah. 3) Untuk mengetahui kebutuhan pegawai jabatan fungsional instansi daerah dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Indeks Kebutuhan Pegawai Jabatan Fungsional Instansi Daerah Jenis Jabatan
Indeks Kebutuhan Pegawai
1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat: a. Eselon IV atau Eselon V teknis
paling banyak 2 (dua) orang
b. Eselon III teknis terendah
paling banyak 5 (lima) orang
c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V
paling banyak 5 (lima) orang
d. Kesekretariatan Eselon III terendah
paling banyak 7 (tujuh) orang
2. Memberikan pelayanan langsung pada
paling banyak 7 (tujuh) orang
masyarakat yang bersifat teknis administratif 3. Jabatan fungsional tertentu
Ditetapkan Instansi Pembina
18
4) Kebutuhan tenaga guru dihitung berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Pemberian Pertimbangan Teknis Formasi Guru Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/ Kota sebagai berikut: a) Kebutuhan Guru Taman Kanak-Kanak (TK). Parameter penghitungan kebutuhan Guru TK adalah : (1) Setiap TK mempunyai 1 (satu) orang Kepala Sekolah; dan (2) Setiap rombongan belajar (rombel)/kelas mempunyai 1 (satu) orang Guru. Formula penghitungan kebutuhan Guru TK adalah sebagai berikut : KG = ΣK + 1 KTK Keterangan : KG = Kebutuhan Guru ΣK = Jumlah Rombel/Kelas KTK = Kepala TK Contoh : Pada Kabupaten X terdapat 3 (tiga) TK memiliki rombel/kelas yang berbeda sebagai berikut: Nama Sekolah
Jumlah Rombel/Kelas Kelas Nol Kecil
Kelas Nol Besar
TK A
2 kelas
1 kelas
TK B
1 kelas
3 kelas
TK C
2 kelas
4 kelas
Jumlah
5kelas
8 kelas
19
Maka penghitungan kebutuhan Guru untuk masing-masing TK sebagai berikut: a. KG TK A
= ΣK + 1 KTK
= 3 Guru + 1 Kepala TK = 4 orang b. KG TK B
= ΣK + 1 KTK = 4 Guru + 1 Kepala TK = 5 orang
c. KG TK C
= ΣK + 1 KTK = 6 Guru + 1 Kepala TK = 7 orang
Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru TK di Kabupaten X adalah 16 (enam belas) orang, dengan rincian sebagaimana tersebut pada tabel di bawah: Nam a Seko lah
Ke las No l Ke cil TK 2 A kel as TK 1 B kel as TK 2 C kel as Juml 5 ah kel as
Ke las No l Be sar 1 kel as 3 kel as 4 kel as 8 kel as
Gu ru TK
Kep ala TK
3 ora ng 4 ora ng 6 ora ng 13 ora ng
1 oran g 1 oran g 1 oran g 3 oran g
Jumlah Guru
4 orang 5 orang 7 orang 16 r a n g
b) Kebutuhan Guru Sekolah Dasar (SD) Parameter penghitungan kebutuhan Guru SD adalah : a. Setiap rombel/kelas harus memiliki 1 (satu) orang Guru kelas; 20
b. Setiap SD harus memiliki 1 (satu) Kepala Sekolah; dan c. Setiap SD harus memiliki minimal 1 (satu) Guru agama dan 1 (satu) Guru pendidikan jasmani dan kesehatan. Dengan ketentuan: a) Apabila SD tersebut terdapat sejumlah siswa menganut agama yang berbeda, maka penghitungan Guru agama disesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku; b) Untuk daerah terpencil cukup diperlukan 1 (satu) orang Guru merangkap KS karena pada umumnya jumlah peserta didik di daerah terpencil kurang dari 60 (enam puluh) anak untuk semua tingkatan sehingga tidak menggunakan formula sebagaimana tersebut di bawah. Rumus penghitungan kebutuhan Guru SD dalam 1 (satu) sekolah adalah sebagai berikut: KG = ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP Keterangan : KG = Kebutuhan Guru ΣK = Jumlah rombel/kelas KS = Kepala Sekolah GA = Guru Agama GP = Guru Penjaskes Contoh : Pada Kabupaten Y terdapat 3 (tiga) SD Negeri (N), yaitu SDN 1, SDN 2, dan SDN 3. Dengan jumlah rombel/kelas masingmasing SD sebagaimana tersebut pada tabel di bawah: Nama
Rombel/Kelas
Sekolah
I
II
III
IV
V
VI
Jumlah
SDN 1
2
2
1
1
1
1
8
SDN 2
3
3
3
2
2
2
15
SDN 3
4
4
3
2
2
2
17
21
Berdasarkan jumlah rombel/kelas pada satu sekolah maka penghitungan kebutuhan Guru SD Kabupaten Y secara rinci sebagai berikut : a. KG SDN 1
= ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP =8+1+1+1 = 11 orang
b. KG SDN 2
= ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP = 15 + 1 + 1 + 1 = 18 orang
c.
KG SDN 3
= ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP = 17 + 1 + 1 + 1 = 20 orang
Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru di Kabupaten Y adalah 49 (empat puluh sembilan) orang, dengan rincian sebagaimana tersebut pada tabel di bawah : Nama
Rombel/Kelas
Jumlah
Kepala
Jumlah G
Jumlah G
Sekolah
I
II
III
IV
V
VI
Guru
Sekolah
A
P
SDN 1
2
2
1
1
1
1
8
1
1
1
SDN 2
3
3
3
2
2
2
15
1
1
1
SDN 3
4
4
3
2
2
2
17
1
1
1
Jumlah
9
9
7
5
5
5
40
3
3
3
c) Kebutuhan Guru Sekolah Luar Biasa (SLB) (1) Jenjang pendidikan SLB meliputi : (a) Taman Kanak-Kanak-Pendidikan Khusus/Luar Biasa (TKPK/LB); (b) Sekolah Dasar Luar Biasa (SDLB); (c) Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa (SMPLB), dan (d) Sekolah Menengah Atas Luar Biasa (SMALB). (2) Pembagian rombel/kelas SLB berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan masing-masing siswa terdiri dari : (a) SLB Tunanetra (A); 22
(b) SLB Tunarungu (B); (c) SLB Tunagrahita Ringan (C) (d) SLB Tunagrahita Sedang(C1); (e) SLB Tunagrahita Berat (C2); (f) SLB Tunadaksa Ringan (D); (g) SLB Tunadaksa Sedang (D1); (h) SLB Tunalaras (E); (i) SLB Tunawicara (F); (j) SLB Tunaganda (G); dan (k) Autis (M). (3) Parameter penghitungan kebutuhan Guru dan siswa bedasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan adalah : (a) Tunagrahita ringan = 1:7 (b) Tunagrahita sedang, Tunarungu, Tunawicara, Tunadaksa ringan dan Tunalaras = 1:5 (c) Tunanetra, Tunadaksa sedang, Tunaganda dan Autis Berat = 1:1 (d) Setiap jenjang pendidikan SLB harus memiliki Guru umum dengan
ketentuan
penghitungan
kebutuhan
Guru
umum
berdasarkan pada kemampuan untuk mengajar siswa adalah 3 rombongan belajar perhari. (e) Dengan asumsi 1 rombel – 5 siswa, sehingga kemampuan Guru dalam 1 minggu (6 hari) adalah 3 rombel X 5 siswa X 6 hari = 90 siswa. (f) Setiap SLB harus memiliki 1 (satu) Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah bukan berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan. (g) Guru yang mengajar pada satu rombel/kelas SLB berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan harus merangkap pada rombel/kelas
SLB
berdasarkan
kemampuan
dan
tingkat
keterbatasan yang lain. Rumus penghitungan Kebutuhan Guru SLB untuk setiap jenjang, mulai dari TK-PK/LB sampai dengan SMALB sebagai berikut: 23
1. Tuna Netra (A) KG = ΣK + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI 2. Tuna Rungu (B) KG = ΣK + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK 3.
Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat KG = ΣK + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM
4.
Tuna daksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1) KG = ΣK + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK
5. Tunalaras (E) KG = ΣK + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON 6. Tunawicara KG = ΣK + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI 7. Tunaganda (G) KG = ΣK + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP 8. Autis (M) KG = ΣK + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON Keterangan : KG = Kebutuhan Guru ΣK = Jumlah kelas GOM = Guru Orientasi dan Mobilitas GA = Guru Agama GP = Guru Penjasorkes GK = Guru Ketrampilan GBPBI = Guru Bina Persepsi Bunyi dan Irama GBikom = Guru Bina Komunikasi GKMD = Guru Kemampuan Merawat Diri GBM = Guru Bina Mental GKON = Guru Konseling (Psikologi) GBG = Guru Bina Gerak
24
Contoh Kebutuhan Guru TK-PK/LB Pada SLB A berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan memiliki jumlah kelas sebagaimana tersebut pada tabel di bawah : No
Kemampuan dan Tingkat Keterbatasan
Jumlah Kelas
1
Tunanetra (A)
2
2
Tunarungu (B)
1
3
Tunagrahita Ringan (C)
1
4
Tunadaksa Ringan (D)
2
Jumlah
6
Berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan serta jumlah kelas maka penghitungan kebutuhan Guru TK-PK/LB pada SLB A adalah sebagai berikut: 1. Tunanetra KG
= ΣK + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI = 2 + 1GOM + 1 GA + 1GP + 1 GK + 1GBPBI = 7 orang
2. Tunarungu KG = ΣK + 1GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK = 1 + 1GBikom = 2 orang Keterangan : Karena GBPI, GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap pada kelas tunarungu. 3. Tunagrahita Ringan KG
= ΣK + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM = 1 + 1GKMD + 1GBM = 3 orang
25
Keterangan : Karena GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra dan tunarungu maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap pada kelas tunagrahita ringan. 4. Tunadaksa Ringan KG
= ΣK + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK = 2 + 1 GBG = 3 orang
Keterangan : Karena GKMD, GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra dan tunarungu dan tunagrahita ringan maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap pada kelas tunadaksa ringan. Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru TK-PK/LB pada SLB A adalah 15 (lima belas) orang ditambah 1 (satu) Kepala Sekolah dan maksimal 4 (empat) orang Wakil Kepala Sekolah. d) Kebutuhan Guru Bimbingan dan Konseling (BK) Parameter penghitungan kebutuhan Guru BK adalah : (1) Setiap SMP, SMA, dan SMK sekurang-kurangnya diperlukan 1 (satu) orang Guru BK; (2) Setiap Guru BK wajib memberikan bimbingan dan konseling sekurang-kurangnya 150 (seratus lima puluh) orang; (3) Dasar penghitungan Guru BK adalah jumlah siswa seluruh sekolah dibagi 150 (seratus lima puluh) orang siswa. Rumus Penghitungan Kebutuhan Guru BK adalah sebagai berikut : Keterangan : ΣS KG = 150 KG = Kebutuhan Guru ΣS = Jumlah siswa 150 = Jumlah siswa yang wajib dibimbing 26
Contoh : Di Kabupaten A terdapat 3 (tiga) SMK Negeri (N) yaitu SMKN 1, SMKN 2, dan SMKN 3 dengan jumlah siswa masing-masing sebagaimana tersebut pada tabel di bawah : Nama Sekolah
Jumlah Siswa
SMKN 1
425
SMKN 2
307
SMKN 3
156
Jumlah
888
Berdasarkan jumlah siswa pada masing-masing SMKN Kabupaten A maka penghitungan kebutuhan Guru BK secara rinci sebagai berikut : a. SMKN 1 ΣS KG =
425 =
150
=
3 orang
=
2 orang
=
1 orang
150
b. SMKN 2 ΣS KG =
307 =
150
150
c. SMKN 3 ΣS KG =
156 =
150
150
Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru BK di SMKN Kabupaten A sebanyak 6 (enam) orang. e) Kebutuhan Guru Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), dan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah 27
sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 11-a sampai dengan Anak Lampiran 11-c Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. Salah satu contoh lampiran tersebut adalah sebagai berikut Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP Untuk Semua Tingkat Di Kabupaten/Kota Mata Pelajaran : Pendidikan Agama/PPKN/Seni Budaya/ Pendidikan Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi Dan Komunikasi No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 dst
Jumlah Rombel/Kelas 7 – 19 20 – 31 32 – 43 44 – 55 56 – 67 68 – 79 80 – 91 . 92 – 103 104 –115 116 – 127 dst
Formasi Guru 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 dst
5) Kebutuhan pegawai pada sarana pelayanan kesehatan milik pemerintah merujuk pada: a) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Rumah Sakit Umum adalah sebagai berikut : (1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas A, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas B (Pendidikan), terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (4) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas B (Non Pendidikan), terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter 28
Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (5) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas C, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (6) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas D, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (7) Untuk menghitung standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di rumah sakit umum dapat dilihat dalam tabel dibawah ini. Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan Rumah Sakit Umum NO
JENIS TENAGA
1 2 3 4 5 6
Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kesehatan Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan - Pengadministrasi ruang rawat inap - Pramusaji - Juru masak - Juru cuci - Pemulasaraan jenazah - Sopir Jumlah
7 8 9 10
RS Kelas A 304 6 1240 24 6
RS Kelas B (P) 102 11 3 464 12 3
RS Kelas B (NP) 36 11 3 200 12 3
RS Kelas C 7 11 2 80 3 2
RS Kelas D 3 1 16 1 1
24 34 52 348
12 15 23 282
12 15 23 282
3 5 7 87
1 1 2 28
2038
927
597
207
54
29
b) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Rumah Sakit Khusus adalah sebagai berikut : (1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas A, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas B, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (3) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas C, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (4) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas D, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan (5) Untuk menghitung standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di rumah sakit khusus dapat dilihat dalam tabel dibawah ini. Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan Rumah Sakit Khusus No
Jenis Tenaga
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kes. Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan Jumlah
Rs Kelas A 15 1 2 72 4 2 8 8 8 38
Rs Kelas B 10 2 2 56 2 1 6 7 7 25
Rs Kelas C 5 2 1 32 1 1 4 4 4 15
Rs Kelas D 3 1 1 20 1 1 2 3 3 10
158
118
69
45
30
c) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Puskesmas dan jaringannya adalah sebagai berikut: (1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah Strategis, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah Terpencil, terdiri dari Dokter Umum, Perawat Gigi, Perawat, Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (3) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah Kepulauan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (4) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perkotaan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (5) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Pedesaan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan (6) Tenaga
Kesehatan
yang
dibutuhkan
di
Puskesmas
Daerah
Terpencil/Tertinggal/Perbatasan, terdiri dari Dokter Umum, Perawat Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (7) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Pembantu, terdiri dari Perawat, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (8) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Poliklinik Desa, terdiri dari Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. d) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Puskesmas dapat dihitung dengan menggunakan tabel di bawah ini.
31
Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan Puskesmas dan Jaringannya No 1 2 3 4 5 6 7 8
Jenis Puskesmas Perawatan Daerah Strategis Perawatan Daerah Terpencil Perawatan Daerah Kepulauan Perkotaan Pedesaan Daerah Terpencil/ Tertinggal/Perbatasan Puskesmas Pembantu Poliklinik Desa
Tenaga Kesehatan 28
Tenaga Non Kesehatan 9
Jumlah
19
8
27
29
9
38
30 18 12
10 5 5
40 23 17
8*) 1
1 1
9 2
37
Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu D. Peta Jabatan Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan
struktural dan
fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan datadata sebagai berikut: 1. Struktur Organisasi 2. Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional) 3. Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini) 4. Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja) 5. Tugas dan Fungsi Unit Organisasi
32
Badan Kepegawaian Negara
Rekapitulasi Kekuatan Pegawai
CONTOH PETA JABATAN Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan
Beban kerja berdasarkan Tugas dan Fungsi Unit Organisasi
Nomenklatur Fungsional beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai
Penyusunan peta jabatan mengacu pada beban kerja unit kerja organisasi. Beban kerja yang merupakan target kerja organisasi berlandaskan renstra dan renja organisasi. Beban kerja inilah yang harus di laksanakan atau dicapai oleh unit organisasi. Dalam pelaksanaan pencapaian target kerja (beban kerja), diperlukan kegiatan –kegiatan tugas pekerjaan yang ditindak lanjuti dengan pembagian tugas – tugas pekerjaan. Agar efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugas – tugas pekerjaan melalui pengornisasian tugas berupa nama jabatan – jabatan yang dibutuhka. Nama jabatan ini terdiri dari nama jabatan paling rendah sampai dengan nama jabatan yang tinggi dalam unit kerja organisasi. Hasil pengorganisasian (nama jabatan dan uraian tugas) dapat dijadikan unsur untuk menganalisa kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja (ABK), yang bertujuan
untuk
menghitung
jumlah
dan
jenis
pekerjaan
suatu
unit
organisasi/pemegang jabatan, sebagaimana tertuang dalam definisinya yakni : Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu.
33
ABK digunakan juga untuk memotret jumlah pegawai dalam organisasi melalui jabatan-jabatan dalam organisasi berdasarkan beban kerja jabatan. Jumlah pegawai yang dibutuhkan organisasi hasil ABK dapat dijadikan menjadi kebutuhan pegawai unit kerja organisasi. Setelah kebutuhan pegawai di dapatkan perlu ditindak lanjuti dengan membandingkan data kelembagaan, jumlah persediaan pegawai (bezetting), sehingga diketahui hasilnya apakah organisasi tersebut termasuk katagori yang kelebihan, sesuai, atau kekurangan pegawai. Adapun tindak lanjut katagori organisasi yang dihasilkan dengan pembandingan hasil ABK dengan data kelembagaan, jumlah persediaan pegawai (bezetting), sebagai berikut : 1. Organisasi yang kekurangan pegawai : a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada unit organisasi yang kekurangan. b. Penarikan PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan pada instansi lain disesuaikan dengan syarat jabatan. c. Memberdayakan dengan cara memberikan pendidikan dan pelatihan serta memperkaya tugas pegawai yang ada. d. Menyusun perencanaan pengembangan pegawai. e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan pendekatan positive growth, dilakukan secara bertahap sesuai dengan kemampuan keuangan negara. 2. Organisasi yang sesuai: a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada unit organisasi yang kekurangan. b. Melakukan pemetaan potensi dalam rangka mengetahui minat dan bakat pegawai. c. Mengangkat PNS yang menduduki jabatan fungsional umum ke dalam jabatan fungsional tertentu sesuai dengan kebutuhan instansi dan mengidentifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihannya. d. Menyusun perencanaan pengembangan pegawai. e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan pendekatan zero growth, dilakukan secara bertahap sesuai dengan kemampuan keuangan negara. 34
3. Organisasi yang kelebihan pegawai : a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada unit organisasi yang kekurangan. b. Melakukan penilaian kinerja, penegakan disiplin PNS, dan penilaian kompetensi untuk mengetahui PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. c. Apabila hasil penilaian tersebut di atas menunjukan bahwa PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan kurang dari jumlah yang dibutuhkan, maka dilakukan penyusunan peringkat bagi PNS yang belum memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan. d. Menerapkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969 dan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2008 bagi PNS yang tidak memiliki kompetensi sesuai dengan syarat jabatan sebagaimana dalam butir 2) dan mendapat peringkat terendah dibawah jumlah pegawai yang dibutuhkan sebagaimana dalam butir 3) dengan alternatif sebagai berikut: 1) Bagi PNS yang telah mempunyai masa kerja minimal 10 tahun dan usia minimal 50 tahun, dapat langsung diberhentikan dengan memperoleh hak pensiun. 2) Bagi PNS yang belum mempunyai masa kerja 10 tahun, namun telah mencapai usia minimal 45 tahun diberikan uang tunggu selama 1 tahun dan dapat diperpanjang sampai 5 tahun. 3) Apabila dalam masa menerima uang tunggu PNS yang bersangkutan telah mencapai usia 50 tahun dan mempunyai masa kerja minimal 10 tahun, maka yang bersangkutan dapat diberhentikan dengan memperoleh hak pensiun. 4) Apabila sampai berakhir masa uang tunggu, PNS yang bersangkutan: a) Sudah mempunyai masa kerja 10 tahun tetapi belum mencapai usia 50 tahun, maka yang bersangkutan diberhentikan namun hak 35
pensiunnya baru diterima pada saat yang bersangkutan telah mencapai usia 50 tahun. b) Belum mempunyai masa kerja 10 tahun dan belum mencapai usia 50 tahun, dapat diberhentikan sebagai PNS tanpa memperoleh hak pensiun. e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan pendekatan minus growth berdasarkan skala prioritas sesuai dengan kemampuan keuangan negara. f. Melakukan evaluasi dan analisis organisasi yang menyangkut tugas, fungsi, dan struktur organisasi. E. Latihan Pilihlah jawaban dibawah ini yang paling tepat !!!! (b) Perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu ..................... dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan (1) Tidak harus (2) Tidak perlu (3) Mutlak (4) Dapat (5) Boleh (c) Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil dituangkan dalam Peraturan Kepala BKN (1) Nomor 19 Tahun 2011 (2) Nomor 12 Tahun 2011 (3) Nomor 54 Tahun 2003 (4) Nomor 37 Tahun 2011 (5) Nomor 97 Tahun 2000 (d) Perencanaan pegawai adalah aktivitas yang dapat menjamin terpenuhinya kebutuhan pegawai bagi organisasi secara konstan dan memadai. Definisi ini merupakan pendapat dari : 36
a.
Siagian
b. Tulus c.
Handoko
d.
Hasibuan
e.
Schuller
(e) Perencanaan pegawai adalah proses pengkajian kebutuhan SDM di masa mendatang serta pembuatan perencanaan program untuk memastikan kompetensi dan kemantapan kerja pegawai yang dikaitkan dengan tujuan, definisi ini merupakan pendapat dari (1) Siagian (2) Tulus (3) Handoko (4) Hasibuan (5) French. (f) Penulisan uraian tugas harus jelas, untuk itu dalam penulisannya harus mengandung (1) Tindak kerja (what) (2) Proses kerja (how) (3) Tindak kerja (what) dan Proses kerja (how) (4) Tindak kerja (what), Proses Kerja (how), dan Tujuan (why) (5) Proses kerja (how) dan Tujuan kerja (why) Jawablah pertanyaan berikut ini dan uraikan 1. Uraikan hubungan perencanaan pegawai dengan visi dan misi organisasi !! 2. Apa tindak lanjut bagi organisasi yang berkatagori kelebihan pegawai ? 3. Pada Kabupaten Y terdapat 3 (tiga) SD Negeri (N), yaitu SDN 1, SDN 2, dan SDN 3. Dengan jumlah rombel/kelas masing - masing
SD sebagaimana
tersebut pada tabel di bawah: Nama
Rombel/Kelas
Sekolah
I
II
III
IV
V
VI
Jumlah
SDN 1
2
2
2
2
2
2
12 37
SDN 2
3
3
3
2
2
2
15
SDN 3
4
4
3
2
2
2
17
Berdasarkan jumlah rombel/kelas sebagaimana tersebut dalam tabel, hitunglah kebutuhan guru SD Kabupaten Y !! c)
Rangkuman (a) Perencanaan pegawai negeri sipil adalah Kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. (b)Analisis Jabatan Adalah Proses, Metode dan Tehnik untuk Mendapatkan Data Jabatan, Mengolahnya Menjadi Informasi Jabatan, Dan Menyajikannya Untuk Program-program Kelembagaan, Kepegawaian Serta Ketatalaksanaan, Dan Memberikan
Layanan
Pemanfaatannya
Bagi
Pihak-pihak
yang
Menggunakannya. (c) Peta jabatan yang merupakan susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan tingkat paling tinggi; (d) Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu (e) Hasil membandingkan kebutuhan pegawai dengan data kelembagaan, jumlah persediaan pegawai (bezetting), sehingga diketahui hasilnya apakah organisasi tersebut termasuk katagori yang kelebihan, sesuai, atau kekurangan pegawai. (f) Perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu mutlak dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan, dimana perencanaan pergawai itu harus mempertimbangkan prediksi kebutuhan pegawai kedepan dan harus berdasarkan alasan yang kuat, jelas dan rasional sehingga dapat menghasilkan SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. 38
BAB III FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL A. Pembahasan Pasal 15 Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, disebutkan bahwa jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.Sejalan dengan hal tersebut dan dalam rangka perencanaan kepegawaian secara nasional serta terpenuhinya jumlah dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara, sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan, maka formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional ditetapkan setiap tahun anggaran. Selanjutnya, berdasarkan formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional tersebut ditetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah Propinsi/ Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan. Penetapan dan persetujuan penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah dalam satu kesatuan Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional tersebut didasarkan atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat, Pejabat Pembina Kepegawaian Propinsi, dan Pejabat Pembina Kepegawaian Kabupaten/Kota.Dari uraian tersebut di atas mengisyaratkan bahwa formasi Pegawai Negeri Sipil ditetapkan setiap tahun anggaran berdasarkan atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing satuan organisasi Negara dalam rangka perencanaan kepegawaian secara nasional serta terpenuhinya jumlah dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan. Dengan demikian dapat ditegaskan yang dimaksud dengan formasi Pegawai Negeri Sipil adalah
jumlah dan susunan
Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil merupakan suatu proses penetapan dalam menentukan mutu dan jumlah calon Pegawai Negeri Sipil yang akan di rekrut yang berdasarkan dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing39
masing satuan organisasi haruslah berdasarkan analisis kebutuhan dan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan informasi jabatan yang disusun setiap tahun anggaran. Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara, setelah memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan dari Kepala BKN. Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari : 1. Formasi Pegawai Negeri sipil Pusat Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat pertimbangan tertulis dari Kepala BKN. 2. Formasi Pegawai Negeri sipil Daerah Formasi Pegawai Negeri sipil daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, berdasarkan pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara 3. Penetapan dan persetujuan formasi pegawai negeri sipil pusat dan formasi pegawai negeri sipil daerah dilakukan berdasarkan usul dari : a.
Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat
b.
Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur.
1. Perhitungan Dengan Metode Umum Perhitungan dengan metode umum adalah perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui : 40
a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh kerja Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah : Kebutuhan Pegawai =
Beban kerja.
x 1 orang = x 1 orang
Standar Kemampuan rata-rata Contoh :
X
Jabatan
: Pengentri Data
Hasil Kerja
: Data entrian
Beban Kerja/Target Hasil
: 200 data entrian setiap rata hari
1 orang Standar
kemampuan
Rata-
Standar kemampuan pengentrian : 30 data per hari Perhitungannya adalah : 200 data entrian x 1 orang = 6,67 orang 30 data entrian dibulatkan menjadi 7 orang b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, 41
dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Metode ini memerlukan informasi : o Wujud objek kerja dan satuannya o Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani o Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah : Kebutuhan Pegawai
=
Obyek kerja
x 1 orang = x 1 orang
Standar Kemampuan rata-rata Contoh :
X
1 orang
Jabatan
: Dokter
Objek Kerja
: Pasien
kemampuan
Beban Kerja
: 80 pasien per hari
Rata-rata
Standar
Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari 80 pasien x 1 dokter = 3,2 orang Dokter 25 pasien dibulatkan menjadi 3 orang c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunkan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh, Pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah : o Satuan alat kerja o Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja o Jumlah alat kerja yang dioperasikan 42
o Rasio jumlah pegawai per jabatan per jabatan per alat kerja ( RPK ) Rumus perhitungannya adalah : Peralatan kerja
Kebutuhan Pegawai =
X 1 orang Rasio penggunaan alat kerja
Contoh : Bis angkutan pegawai Satuan alat kerja
:
Jabatan yang diperlukan untuk
Bis
: Pengemudi bis
pengoperasian alat kerja
Kernet bis Montir bis
Jumlah alat kerja yang
:
20 bis
dioperasikan Rasio pengoperasian alat kerja
:1 Pengemudi 1 bis 1 Kernet 1 bis 1 Montir 5 bis
Dari tabel tersebut diatas dapat kita hitung kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut : Satuan & jumlah alat kerja
:
Jabatan yg diperlukan & rasio
:
20 Bis 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1 Montir untuk 5 Bis
20 bis
Kebutuhan Pegawai =
20 bis X 1 sopir +
1 bis
20 bis X 1 kernet +
1 bis
x 1 montir 5 bis
= 20 sopir + 20 kernet + 4 montir = 44 pegawai d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metode ini adalah metode untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah : 43
o Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas o Waktu penyelesaian tugas o Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata Rumusnya adalah : Σ Waktu Penyelesaian Tugas Σ Waktu Kerja Efektif
Kebutuhan pegawai =
X 1 orang
Ket. : Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT, sedangkan Waktu Kerja Efektif disingkat WKE. Contoh : Jabatan
: Pengadministrasi Umum
NO
URAIAN TUGAS
BEBAN TUGAS
SKR
WPT
1
2
3
4
5 (3x4)
1
Mengetik surat
70 lb/hari
12 menit/lb
840 menit
2
Mengagenda surat
24 surat/hari
6 menit/surat
144 menit
3
Mengarsip surat
24 surat/hari
5 menit/surat
120 menit
4
Melayani tamu
4 tamu/hari
6 menit/tamu
24 menit
5
Menyusun laporan
1 laporan/hari
30 menit/lap
30 menit
16 data/hari
90 menit/data
1.440 menit
n menit
daftar hadir 6
Mengadministrasik an kepegawaian
7
dan seterusnya
Σ WPT
2.598 + n menit
Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu kerja efektif adalah 300 menit. Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pengadministrasi Umum adalah : 2.598 + n menit
x 1 orang = ....... orang
300 menit
44
2. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar kebutuhan minimum yang telah ditetapkan oleh instansi pembina Perhitungan menggunakan metode ini adalah perhitungan bagi jabatan fungsional tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya telah ditetapkan oleh instansi pembinanya. Jabatan yang telah ditetapkan standar kebutuhan minimalnya adalah jabatan yang berada dalam kelompok tenaga kesehatan dan tenaga pendidikan. 3. Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil a. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara berdasarkan pertimbangan tertulis kepala BKN paling lambat bulan Juni. b. Khusus untuk penetapan formasi PNS di luar negeri harus memperhatikan pula pertimbangan Menteri Luar Negeri. c. Formasi PNS Daerah ditetapkan oleh Gubernur/ Bupati/Walikota yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara berdasarkan pertimbangan tertulis dari Kepala BKN paling lambat bulan Juli. d. Kepala BKN dalam memberikan pertimbangan tertulis kepada MenPAN dan RB mengenai tambahan formasi PNS setiap tahun anggaran, memperhatikan juga kebijakan tambahan alokasi formasi PNS yang dikeluarkan setiap tahun anggaran oleh MenPAN dan RB, prioritas tambahannya antara lain untuk : 1) Guru dan Dosen 2) Tenaga Kesehatan ( Medis/Paramedis ) 3) Tenaga teknis yang mendukung peningkatan perekonomian 4) Tenaga teknis yang mampu menciptakan/ membuka lapangan kerja baru/usaha mandiri 5) Tenaga di bidang penegakan hukum 6) Tenaga pengendalian pertumbuhan penduduk 7) Tenaga pengamanan pada lembaga pemasyara-katan 8) Tenaga teknis yang mendukung keselamatan transportasi 45
9) Jabatan fungsional tertentu lainnya sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan/ Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tentang jabatan fungsional dan angka kreditnya 10) Tenaga pada derah pemekaran, daerah sangat terpencil dan daerah perbatasan e. Instansi Pemerintah Pusat meliputi : 1) Kementerian Koordinator 2) Kementerian Negara 3) Lembaga Pemerintah Non Kementerian 4) Lembaga setingkat Menteri 5) Sekretariat Lembaga Negara 6) Sekretariat Lembaga Non Struktural f. Instansi Pemerintah Daerah meliputi : 1) Provinsi 2) Kabupaten 3) Kota g. Mekanisme usul dan penetapan formasi sebagai berikut : h. Prosedur dan standar waktu penetapan formasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
46
i.
Prosedur dan Standar Waktu Penetapan Formasi PROSEDUR
1. 2.
Dep/Lembaga pada awal tiap tahun anggaran menyusun daftar susunan kekuatan pegawai bagi tiap unit organisasi/kantor/ satuan kerja PPK, Pusat dan Daerah menyusun formasi
BATAS WAKTU
Akhir bulan Januari
3.
PPK Pusat mengajukan usul penetapan formasi kepada Menpan dan BKN
Akhir bulan Februari
4.
Gubernur mengajukan usul formasi Provinsi/Kab/Kota kepada Menpan dan Kepala BKN
Akhir bulan Maret
5.
Pertimbangan oleh Kepala BKN kepada Menpan
Akhir bulan Mei
6.
Persetujuan penetapan formasi PNS Daerah oleh Menpan
Bulan Juni
7.
Persetujuan formasi tersebut disampaikan kepada Gubernur dan Gubernur menyampaikan kepada PPK Kab/Kota
Tujuh hari persetujuan
setelah
B. Latihan Pilihlah jawaban dibawah ini yang menurut saudara paling tepat !!!! 1. Formasi PNS Pemerintah Daerah Kabupaten ditetapkan oleh a. Gubernur/ b. Bupati c. Walikota d. Menteri yang ber-tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara e. Kepala BKN 2. Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh a. Gubernur/ b. Bupati c. Walikota d. Menteri yang ber-tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara e. Kepala BKN
47
3. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Apabila dalam unit kerja pengentri data beban kerja setiap harinya 750 data entri, dan kemampuan rata – rata pegawai 125 data entri setiap hari. Maka pegawai yang dibutuhkan adalah : a. 10 pegawai b. 5 pegawai c. 6 pegawai d. 7 pegawai e. 8 pegawai 4. Jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu merupakan definisi atau pengertian dari a. Formasi Pegawai Negeri Sipil b. Analisis Jabatan c. Analisis Beban Kerja d. Peta Jabatan e. Perencanaan Pegawai 5. Formasi Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah a. Nomor 19 Tahun 2011 b. Nomor 54 Tahun 2003 c. Nomor 12 Tahun 2011 d. Nomor 98 Tahun 2000 e. Nomor 12 Tahun 2002 C. Rangkuman 1. Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 2. Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah 3. Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang 48
bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat pertimbangan tertulis dari Kepala BKN. 4. Formasi Pegawai Negeri sipil daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, berdasarkan pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara 5. Instansi Pemerintah Pusat meliputi : Kementerian Koordinator, Kementerian Negara, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Lembaga setingkat Menteri, Sekretariat Lembaga Negara, dan Sekretariat Lembaga Non Struktural 6. Instansi Pemerintah Daerah meliputi : Provinsi, Kabupaten, dan kota
49
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan 1. Perencanaan pada umumnya dan perencanaan SDM khususnya mutlak perlu, guna lebih menjamin bahwa setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi yang bersangkutan di masa depan. Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan pegawai organisasi akan terpenuhi secara tepat. Perencanaan seperti itu dapat dilakukan melalui analisis kebutuhan pegawai. 2. Perencanaan pegawai negeri sipil, yakni kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat efektif dan efisien. 3. Perencanaan kepegawaian bertujuan untuk terpenuhinya jumlah dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara, sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan, serta memperoleh sosok Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggungjawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan serta bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme. 4. Formasi PNS adalah jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 5. Formasi PNS secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara, setelah memperhatikan
pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan dari Kepala
BKN.
50
B. Tindak lanjut Berbekal pemahaman perencanaan pegawai yang mengacuh pada norma, standar, dan prosedur Pegawai Negeri Sipil, diharapkan para peserta diklat dapat menerapkan pengetahuan tersebut diunit kerjanya yang berdampak pada peningkatan kinerjanya. Dukungan semua pihak mutlak diperoleh agar pelaksanaan perencanaan pegawai berjalan dengan baik dan mencapai tujuan organisasi.
51
DAFTAR PUSTAKA
Nawawi, H Hadari (2003), Perencanaan SDM Untuk Organisasi Profit Yang Kompetitif, Cetakan Ke 2, Gadjah Mada University Press: Yogyakarta Irawan, Prasetya, dkk. (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia. STIA-LAN Press: Jakarta. Undang-undang
Nomor
8
Tahun
1984
tentang Pokok-pokok
Kepegawaian,
sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999; Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil; Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; Keputusan Menpan Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS; Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003. Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan. Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil.
52
