MICROSOFT EXCEL 2007 PENGENALAN SHEET Micr Micros osof oftt Excel Excel merup merupak akan an progra program m apli aplika kasi si spreadsheet (lemba (lembarr ker kerja ja elektr elektroni onik). k). Fungsi Fungsi dari dari Micros Microsoft oft Excel Excel adalah adalah untuk untuk melaku melakukan kan operas operasii perhitungan serta dapat mempresentasikan data kedalam bentuk tabel. 1. Langkah Langkah – langkah langkah dalam dalam memulai memulai Microsof Microsoftt Excel Aktifkan komputer terlebih dahulu Klik tombol Start pada taskbar Pilih menu All Program, Program, Pilih Microsoft Office Kemudian klik Microsoft Excel 2007 • • • •
Gambar : Tampilan Microsoft Excel 2007
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007 Judul Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif. Office Button Beri Berisi si bari barisa san n perin perinta tah h untuk untuk pengo pengoper peras asia ian n Prog Progra ram m yang yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar) Meru Me rupa paka kan n sara sarana na yang yang dise disedi diak akan an Micr Micros osof oftt Exce Excell untu untuk k memp memperc ercep epat at akse ak ses s berk berkom omuni unika kasi si denga denganny nnya a misa misaln lnya ya menyimpan, mencetak dan sebagainya Toolbar Merupak Merupakan an deretan deretan tool-t tool-tool ool (gamba (gambar-ga r-gamba mbar) r) yang yang mewakil mewakilii perintah dan berfungsi untu untuk k memp memper ermu muda dah h dan dan meng mengef efis isie ienk nkan an peng pengop oper eras asia ian n program. Help Bila Bila kita kita ingin ingin bertan bertanya ya sesuat sesuatu, u, maka maka ketik ketik pertany pertanyaan aan anda anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud. Lembar Kerja (Workbook) Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 Cell Cell Ce ll meru merupa paka kan n Nomo Nomorr Bari Baris s ,Nom ,Nomor or Kolo Kolom m ,Nam ,Nama a Range, Range,Fun Fungsi gsi Penggu Penggulun lung g vertic vertical al dan horizo horizonta ntall Untuk memu emudahk dahka an dal dalam membac baca suatu dokumen umen deng denga an menggulung layar vertical dan horisontal. ✔
Column Heading Berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif. Jumlah kolom yang tersedia yaitu 256 kolom.
✔
Sel _ Sel _ Penggabungan antara baris dan kolom pada lembar sheet.
✔
Range _ Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.
1. Mengin Menginput putkan kan Data Data Dalam Dalam Sel Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan ✔ ✔
✔
Ketikan data yang akan dimasukkan Tekan enter untuk mengakhirinya
✔
Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di klik di sel yang mau di edit.
✔
Untu Untuk k mengh menghap apus us data data dala dalam m sel, sel, teka tekan n tombo tomboll Delete di keyboard.
1. Memfor Memformat mat Kolo Kolom m dan Bari Baris s Merubah ukuran kolom Let Letak akka kan n poi pointer nter di pemb pemba atas tas ko kolo lom m yang yang ingi ngin diru diruba bah h ukurannya, lalu drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan. inginkan. Jika ingin merubah ukuran kolom lebih dari satu kolom, maka blok kolom kolom yang ingin dirubah kolomnya kolomnya menggunakan menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard. Kemudian klik tab Home dan klik icon Format _ Format _ Column Column Width _ Width _ Isi Isi lebar kolom dan tekan Ok Merubah Ukuran Baris Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya, lalu drag sesua sesuaii denga dengan n ukur ukuran an yang yang di ingi ingink nkan an Jika Jika ingin ingin merubah ukuran baris lebih dari satu baris, maka blok baris yang ingin ingin diruba dirubah h menggun menggunaka akan n mouse mouse atau atau mengguna menggunakan kan tombol tombol keybo ke yboar ard. d. Ke Kemud mudia ian n klik klik tab tab Home Home dan dan klik klik icon icon Format _ RowHeight _ RowHeight _ Isi Isi lebar Baris dan tekan Ok 1. SHEET SHEET (Lem (Lembar bar Kerja) Kerja) Menambah sheet baru Klik di Icon New atau tekan CTRL + N Mengganti nama sheet Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 Pilih Rename Menghapus sheet Klik kanan di sheet yang ingin dihapus Pilih Delete Sheet baru 1. FILE Menyimpan File Klik Menu File _ File _ Save Save / Save as
Membuka File Klik Menu File _ File _ Open Open _ _ Tentukan Tentukan directory _ directory _ Pilih Pilih salah satu file Ganti Directory Ketik Nama File Klik Save /Simpan Ganti Directory Cari Nama File Klik Open
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
MEMFORMAT CELLS 1. Mengcopy Mengcopy dan dan Memindah Memindahkan kan Isi Isi Sel Sel Mengcopy Sel ✔
Blok sel yang ingin di-Copy
✔
Pilih menu Edit – Copy (Ctrl + C) C)
✔
Pilih sel untuk menempatkan hasil copy-an
✔
Pilih menu Edit – Paste (Ctrl + V) untuk mengeluarkan isi copyan
1. Memi Memind ndah ahka kan n Sel ✔
Blok sel yang ingin dipindahkan Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 ✔
Pilih menu Edit – Cut (Ctrl + X)
✔
Pilih sel yang baru untuk meletakkan hasil pindahan
✔
Pilih menu Edit – Paste (Ctrl + V)
1. Membuat Membuat Nomor Nomor & Bulan Bulan Berurut Berurut ✔
Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan
✔
Ketik angka atau bulan kedua pada sel selanjutnya (berurutan)
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
✔
Blok kedua sel tersebut secara berurutan
✔
Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah
1. Mengga Menggabun bungka gkan n Sel ✔
Blok sel yang ingin digabungkan
✔
Pilih menu Format – Cells
✔
Klik Alignment
✔
Tandai / klik Merge Cells – Ok Atau
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
✔
Blok sel yang ingin digabungkan secara berurutan
✔
Klik icon
1. Menget Mengeteng engahk ahkan an Teks Teks ✔
Klik tab Home
✔
Klik di tanda panah icon Alignment
✔
Klik Alignment
✔
Pada Horizontal pilih Center
✔
Pada Vertical pilih Center
✔
Klik Ok
1. Mengat Mengatur ur Tata Tata Leta Letak k Teks Teks ✔
Klik sel dimana terdapat teks yang ingin diatur tata letaknya
✔
Klik Alignment
✔
Pada Orientation aturlah tata letak dan derajat kemiringan teks
✔
Klik Ok
1. Membua Membuatt Gari Garis s Tabe Tabell ✔
Blok seluruh sel yang ingin diberi garis tabel Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 ✔
Klik Alignment
✔
Klik Border
✔
Pilih garis tabel yang ingin Anda masukkan Ok
1. Membua Membuatt Simbol Simbol Mata Mata Uang Uang ✔
Blok semua angka yang ingin diberi simbol mata uang
✔
Klik Alignment
✔
Pilih Number
✔
Klik Accounting
✔
Pilih mata uang di Symbol
✔
Isikan angka 0 (nol) pada Decimal Places
✔
Klik Ok
1. Membuat Membuat Nama Nama Satuan Satuan Pada Pada Penulisa Penulisan n Angka Angka
✔
Blok semua sel yang berisi angka
✔
Klik Alignment
✔
Klik Number – Custom
✔
Pada Type tuliskan 0 “unit” (untuk nama satuan unit)
✔
Klik Ok
1. Meng Mengur urut utka kan n Data Data
✔
Blok angka-angka tersebut (sel A1:A10)
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
✔
Pilih Editing > Sort & Filter > Sort Smallest To Largest
✔
Sekarang Data sudah diurutkan dari terkecil hingga terbesar
✔
Untuk kebalikkannya pilih Editing > Sort & Filter > Sort Largest To Smallest
Note : Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan ( = ), dan setelah siap memasukkan rumus harus menekan Enter
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
FUNGSI PERHITUNGAN 1. Operator Matematika Operator matematika yang digunakan adalah : Lambang
Fungsi
+
Penjumlahan
-
Pengurangan
*
Perkalian
/
Pembagian
^
Perpangkatan
%
Persentase
Contoh operasi penjumlahan :
2. Fungsi Sum(.......) Fungsi Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan sekumpulan data pada suatu range. range. Bentuk penulisannya : SUM(number1, number2, ……) Contoh :
4. Fungsi Max(.......) Fungsi Max digunak digunakan an untuk untuk menca mencari ri nilai nilai tertin tertinggi ggi dari dari sekumpu sekumpulan lan data data (range). range). Bentuk penulisannya adalah : =MAX(number1,number2,……) Contoh : MAX(14,25,21)
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
Pada sel B7 ketikkan rumus =Max(B2:B6), hasilnya adalah 150000 5. Fungsi Min(.......) Fungsi Min digunak digunakan an untuk untuk mencar mencarii nilai nilai terenda terendah h dari dari sekumpu sekumpulan lan data data (range). range). Bentuk penulisannya adalah : =MIN(number1, number2,……) Contoh : MIN(40,5,2)
Hasilnya adalah 55000 6. Fungsi Count(……) Fungsi Count digunakan Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih. Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2,…..) Contoh : =COUNT(2,2,2,2,2, =COUNT(2,2,2,2,2,2,2) 2,2)
Hasilnya adalah 5 11. Fungsi Average(……)
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 Fungsi Average digunak digunakan an untuk untuk menghit menghitung ung nilai nilai-nil -nilai ai rata-ra rata-rata. ta. Bentuk Bentuk penulisannya adalah : =AVERAGE(number1, number2,…) Contoh : =AVERAGE(10,5)
12. Fungsi Fungsi MOD(……) MOD(……) Fungsi MOD digunakan untuk mencari sisa hasil pembagian dua buah bilangan. Bentuk penulisannya adalah : =Mod(number,divisor =Mod( number,divisor ) Contoh : =Mod(3,2) hasilnya 2 13. Fungsi Fungsi Median(…… Median(……)) Fungsi Fungsi Median Median digunak digunakan an untuk untuk mencari mencari nilai nilai tengah tengah dari dari sederet sederetan an data data angka. Bentuk penulisannya adalah : =Median(number1,number2…. =Median( number1,number2….)) Contoh : =Median(3,2,5,6,4,3,6,8,1) hasilnya 4 14. Fungsi Fungsi Countif(…… Countif(……)) Fungsi Countif digunakan untuk menghitung sel yang dipilih dengan menggunakan criteria tertentu. Bentuk penulisannya adalah ; =Countif(range,criteria =Countif(range,criteria))
15. Fungsi Sumif(……) Fungsi Sumtif digunakan untuk menjumlahkan sel yang sesuai kondisi atau criteria tertentu. Bentuk penulisannya adalah ; =Sumtif(range,criteria,sum_range =Sumtif(range,criteria,sum_range))
FORMAT KARAKTER FUNGSI
KETERANGAN
LEFT LEFT (str (strin ing;n g;n))
Digun Digunak akan an unt untuk uk men menga gambi mbill n kara karakt kter er dar darii sebe sebela lah h kiri kiri string
RIGHT RIGHT (strin (string;n) g;n)
Diguna Digunakan kan untuk untuk mengam mengambil bil n karakt karakter er dari dari sebelah sebelah kanan kanan string
MID (string;m;n) (string;m;n)
Digunakan Digunakan untuk untuk mengambi mengambill karakter karakter mulai dari posisi posisi kekem, sebanyak n karakter
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
1. LEFT (Mengambil Karakter Kiri ) Left ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Contoh : EKSTENSI =LEFT(B3,3) Hasilnya : EKS 2. MID (Mengambil Karakter Tengah) Mid ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =MID(text,start_num,num_chars) Contoh : EKSTENSI =MID(B4,3,4) Hasilnya : STEN 3. RIGHT (Mengambil Karakter Kanan) Right ini Right ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =RIGHT(text,num_chars) Contoh : EKSTENSI =RIGHT(B5,5) Hasilnya : TENSI
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
FUNGSI LOGIKA Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel. sel. Fungs Fungsii bers bersya yarat rat ini ini adal adalah ah suat suatu u ko kondi ndisi si atau atau =IF yang yang hasiln hasilnya ya bergantung pada benar atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu : Lambang
Fungsi
=
Sama dengan
<
Lebih kecil dari
>
Lebih besar dari
<=
Lebih kecil dengan
atau
sama
>=
Leb Lebih besa besarr dengan
atau atau
sama sama
<>
Tidak sama dengan
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau kondisi salah. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ; =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (log (logic ical al_t _tes est) t) bern bernil ilai ai bena benar, r, maka maka peri perint ntah ah pada pada valu value_ e_if if_t _tru rue e ak akan an dila dilaks ksan anak akan an,, jika jika sala salah, h, maka maka perint perintah ah pada pada valu value_ e_if if_f _fal alse se yang yang ak akan an dilaksanakan. Lihat contoh berikut ; Fungsi If Tunggal
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). KAWIN”). Pada rumus diatas kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan menggunakan tanda kutip. Untuk kondisi kondisi IF bertingkat, coba perhatikan perhatikan rumus rumus untuk untuk mengis mengisii nilai nilai huruf huruf pada pada conto contoh h tabel tabel dibawah dibawah ini. ini. (kasus (kasus nilai nilai mahasiswa)
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
Fungsi If Majemuk =IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))), =IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”.
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
MEMBUAT GRAFIK Grafik (Chart (Chart ) biasanya sering digunakan untuk mengetahui suatu kenaikan atau penur penuruna unan n dari dari angk angkaa-an angk gka a yang yang terj terjad adii pada pada suatu suatu data data,, apak apakah ah data data tersebut semakin lama semakin meningkat atau semakin menurun. 1. Grafik Column / Batang Adapun Adapun contoh contoh grafik grafik column column yang yang akan akan kita kita pelaja pelajari ri adalah adalah seperti seperti yang yang tertera dibawah ini. Sebelum membuat suatu grafik, terlebih dahulu harus membuat sebuah tabel. Langkah - langkah dalam membuat grafik column adalah : ✔ Terlebih dahulu blok isi data didalam tabel yang ingin dibuat grafik Memblock isi data seluruh tabel ✔
✔ ✔ ✔
Klik tab Insert pilih bentuk grafik yang anda inginkan. Pada tab Design, klik pada icon bentuk layout grafik yang diinginkan. Ten Tentu tuka kan n judu judull pres presen enta tasi si deng dengan an meng mengkl klik ik bent bentuk uk layo layout ut yang yang diharapkan
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 Setelah Setelah anda pilih grafik yang anda inginkan langsung muncul di lembar lembar kerja anda.
Kemudian klik Layout > Chart Title > Above Chart
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
Ganti Chart Title dengan judul yang diinginkan misalkan “Daftar Nilai”
Kemudian klik Layout >Data Table > Show Data Table With Legend Keys
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
Silahkan coba jenis yang lainnya.
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
FUNGSI LOOKUP 1. VLOOKUP Fungsi Vlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara vertical (tegak). Bentuk penulisannya adalah : =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num) Contoh Vlookup :
Untuk Mengisi Kolom nama tuliskan rumus = vlookup(A8;$A$2:$B$5;2) 2. HLOOKUP Fungsi Hlookup ini ini digu diguna naka kan n untuk untuk memba membaca ca tabe tabell seca secara ra hori horizo zont ntal al (mendatar). Bentuk penulisannya adalah : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Contoh Hlookup :
Untuk mengisi kolom Fakultas tuliskan rumus =hlookup(B6;$B$1:$F$3;2) Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 PENGATURAN HALAMAN Buka salah satu file yang sudah anda buat,kemudian klik Page Layout > Margin > Custom Margin
1. Mengat Mengatur ur Posisi Posisi Dan Dan Ukuran Ukuran Halam Halaman an ✔
Pastik Pastikan an tab yang yang aktif aktif adalah adalah tab Page. Kemudia Kemudian n atur atur posisi posisi halaman,pastikan ke bagian Orientation Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 ✔
Jika Jika orient orientati ationy onyang ang dipili dipilih h Portra Portrait, it,mak maka a posisi posisi halama halaman n akan akan memanjang (vertical). Kalau Landscape yang dipilih,maka posisi hala halama man n ak akan an mele meleba barr (hori (horizo zont ntal al). ). Seba Sebaga gaii cont contoh oh pili pilihl hlah ah portrait.
✔
Paper Size adalah ukuran kertas yang akan dipakai,ubahlah paper size menjadi A4.
Setela Setelah h langka langkah h diatas diatas,be ,berar rarti ti halama halaman n bagian bagian pertama pertama telah telah berhasil diatur. 2. Mangat Mangatur ur batas batas tepi tepi (margin) (margin) halam halaman. an. Pindahkan tab aktif ke tab Margins. ✔ Perhatikan batas batas yang ada, ✔ Top adalah batas atas halaman Bottom adalah batas bawah halaman Left adalah batas kiri halaman Right adalah batas kanan halaman • • • •
3. Mengat Mengatur ur Header Header dan dan Footer Footer halam halaman an Header dan footer adalah catatan yang diletakkan pada bagian atas dan bawah halaman. halaman. Header Header ada di bagian atas,sedangka atas,sedangkan n footer footer di bagian bagian bawah. Biasanya header dan footer dipakai untuk member keterangan tambahan dari dokumen yang kita buat. Cara untuk mengatur header dan footer seperti dibawah ini : Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007 ✔
Pindahkan tab aktifd ke tab Header/Footer
✔
Pertama Pertama kita akan membuat header. Kita memilihn memilihn daftar header yang yang suda sudah h dise disedi diak akan an.. Ka Kala lau u kita kita ingi ingin n memb membua uatt head header er send sendir iri, i,kl kliik saja saja tomb tombol ol Cust Custo om Hea Header, der,ma maka ka anda nda bisa bisa menuliskan header sesuai dengan keinginan.
✔
Pilih Custom Header sehingga muncul jendela baru
✔
Isi Isi bagi bagian an Left Left Secti Section on denga dengan n nama nama,s ,seda edangk ngkan an bagia bagian n right right section dengan jenis datanya
✔
Kemudian klik OK.
✔
Untuk footer, pilih salah satu footer yang telah disediakan. Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
✔
Sekarang perhatikan perbedaan yang terjadi pada lembar kerja anda
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
PENCETAKAN DOKUMEN KERJA Pencetakan Dokumen 1. 2. 3. 4.
Pertama Pertama tentuka tentukan n dokumen dokumen yang yang akan akan dicetak. dicetak. Klik Klik Menu Menu Office Office Button Button > Open Open Cari Cari file file yang yang akan akan anda anda ceta cetak. k. Setelah Setelah file terbuka klik menu menu Office Office Button Button > Print
5. Setelah Setelah itu itu akan akan muncul muncul jendela jendela baru “Print” “Print”
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
6. Jika Jika anda akan akan mengatur mengatur Page-nya Page-nya anda anda klik Prope Properti rties es > Page Size > Orientation > Ok.
Created By Yoy
MICROSOFT EXCEL 2007
7. Jika anda anda ingin menentuka menentukan n sendiri halamn halamn yang yang akan di print. print. Anda klik klik ke Page dan isi halaman berapa yang akan anda print. 8. Jika anda ingin print lebih dari satu halaman halaman maka klik tombol tombol Copies Copies > ketik berapa lembar yang akan di print. 9. Setela Setelah h selesa selesaii klik klik tombol tombol Ok. Ok.
Created By Yoy