PANDUAN
Pemeliharaan Peralatan Medis
Kesehatan Dan Keselamatan Kerja (K3) RS Tebet
RS TEBET
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TEBET JAKARTA NOMOR : 821/ /RS TEBET/III/2016 TENTANG PANDUAN PEMELIHARAAN PERALATAN MEDIS DIREKTUR RUMAH SAKIT TEBET JAKARTA, Menimbang : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Tebet Jakarta, maka diperlukan penyelenggara pelayanan yang bermutu tinggi; b. Bahwa agar pelayanan di Rumah Sakit Tebet Jakarta dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya Peraturan Direktur tentang Kebijakan Panduan Peralatan Medis Rumah Sakit Tebet Jakarta sebagai landasan bagi penyelenggaraan seluruh pelayanan di Rumah Sakit Tebet Jakarta; c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Tebet Jakarta. Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit 2. Undang-Undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan 3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 363/MENKES/PER/IV/1998 tentang Pengujian Dan Kalibrasi Alat Kesehatan Pada Sarana Pelayanan Kesehatan Pasal 2 Ayat 1 4. Keputusan Menteri Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor
371/Menkes/SK/II/2007 tentang Standar Profesi Teknisi Elektromedik.
MEMUTUSKAN : Menetapkan : Pertama : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TEBET JAKARTA TENTANG PANDUAN PEMELIHARAAN ALAT MEDIS RUMAH SAKIT TEBET JAKARTA Kedua : Kebijakan Panduan Pemeliharaan Peralatan Medis Rumah Sakit Tebet Jakarta sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini. Ketiga : Pembinaan dan pengawasan tentang kebijakan Panduan Peralatan Kesehatan Rumah Sakit Tebet Jakarta dilaksanakan oleh Direksi dan Instalasi Pemeliharaan Sarana Prasarana Rumah Sakit Tebet Jakarta. Keempat : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya
Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : …………….. Direktur RS Tebet
Dr. Ester poerwantoro, SpPK NIP.
DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 1.2.1. Tujuan Umum 1.2.2. Tujuan Khusus
1.3. LANDASAN DAN REFERENSI 1.4. KERANGKA KERJA (FRAME WORK) 1.5. RUANG LINGKUP 1.5.1. Planning 1.5.2. Action 1.5.3. Monitoring 1.5.4. Evaluasi BAB II : PENGORGANISASIAN 2.1. STRUKTUR ORGANISASI 2.2. URAIAN TUGAS 2.2.1. Supervisor MM 2.2.2. Staf Sekretaris 2.2.3. Koordinator 2.2.4. Staf Teknisi Medis 2.2.5. Staff Quality Medical Maintenance BAB III : SARANA DAN PRASARANA 3.1. SARANA 3.1.1. Ruangan 3.1.2. Peralatan BAB IV : PELAYANAN MEDICAL MAINTENANCE 4.1. WAKTU PELAYANAN 4.2. KEGIATAN RUTIN BAB V : PEMELIHARAAN PERALATAN MEDIS 5.1. PENGADAAN ALAT MEDIK 5.2. UJI KELAYAKAN ALAT MEDIK BARU 5.3. INVENTARISASI PERALATAN MEDIS 5.4. PENYUSUNAN PROTAP PENGGUNAAN ALAT MEDIS 5.5. PENYUSUNAN SOP PEMELIHARAAN ALAT MEDIS 5.6. ANGGARAN OPERASIONAL 5.7. PEMELIHARAAN ALAT MEDIS BAB VI : PATIENT STAFF SAFETY, INFECTION PREVENTION AND CONTROL 6.1. Identifikasi Resiko 6.1.1. Resiko Keselamatan Bagi Pengunjung dan Pasien 6.1.2. Resiko Keselamatan Staff (Staff Safety) 6.2. Manajemen Resiko (Risk Management)
6.3. Infection Control BAB VII : MONITORING, EVALUASI DAN CONTINUOUS IMPROVEMENT 7.1. Monitoring 7.2. Evaluasi 7.2.1. Proses Penanganan Alat Medik Di Seluruh Unit RS Tebet 7.2.2. Proses Pemeliharaan Alat Medik (Preventive Maintenance) Oleh Petugas Medical Maintenance (MM) 7.2.3. Proses Perbaikan Alat Medik 7.2.4. Jumlah Proses Perbaikan 7.2.5. Temuan-Temuan Dalam Pelatihan Karyawan 7.2.6. Rencana Pengadaan Alat Medik Baru 7.3. Continuous Improvement BAB VIII : STAFF DEVELOPMENT 8.1. Pelatihan Untuk Medical Maintenance Staff 8.2. Pelatihan Untuk Penggunaan Alat Medik 8.3. Pemeliharaan Alat Medik BAB IX : PENUTUP
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
LATAR BELAKANG
Alat kedokteran canggih saat ini sudah sedemikian cepatnya bertambah setiap harinya dimana banyak rumah sakit di Indonesia yang memanfaatkan peralatan medis berteknologi canggih. Untuk menjamin terlaksananya manajemen alat medis di rumah sakit, perlu disusun suatu pedoman pengelolaan alat medis sebagai panduan dalam penyusunan
program-program kerja dan menjamin proses pemeliharaan alat medis dengan baik. Rumah Sakit Tebet Jakarta sebagai salah satu rumah sakit yang memiliki berbagai alat medis terbaru memiliki berbagai tantangan. Pertama, adalah di pihak pengguna teknologi, karena alat canggih tanpa disertai kemampuan memanfaatkan teknologi ini akan menyebabkan under utilization. Kedua, penggunaan alat canggih tanpa disertai pemelihataan alat oleh tenaga yang terlatih akan berakibat pada kekurang akuratan hasil kerja alat medis, yang dapat berdampak katastrofik pada pasien. Ketiga, pemakaian alat tanpa disertai pengetahuan dan keterampilan memakai akan memperpendek usia pakai alat medis tersebut sehingga nilai ekonomis dan alat tersebut tidak dapat dirasakan baik dari pihak pasien maupun dari pihak Rumah Sakit Tebet Jakarta. Untuk itu, Rumah Sakit Tebet Jakarta menyusun pedoman pemeliharaan alat medis ini sebagai bagian dari upaya optimalisasi pemakaian alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta, agar tujuan pemberian pelayanan medis dengan standar setinggi mungkin sesuai misi dari Rumah Sakit Tebet Jakarta dapat tercapai. 1.2.
TUJUAN 1.2.1.
Tujuan Umum Sebagai acuan dalam penyusunan kebijakan dan prosedur di bidang proses
pemeliharaan alat medis yang efektif dan efisien sehingga Rumah Sakit Tebet Jakarta dapat menyediakan alat medis yang selalu dalam kondisi siap pakai, dan dapat membantu proses diagnostik dan terapi pasien secara lebih baik. 1.2.2.
Tujuan Khusus 1.
Memastikan setiap perencanaan, dalam program pemelilharaan peralatan medis di Rumah Sakit Tebet Jakarta yang mencakup pengadaan, uji fungsi, pemeliharaan fisik, inspeksi, kalibrasi, adjusment sampai ke over houl dapat berjalan dengan baik dan tepat.
2.
Terselenggaranya proses pengadaan alat medis yang mampu menyediakan alat medik sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
3.
Terselenggaranya proses pemeliharaan (preventive maintennance) alat medis yang mampu menjamin hasil yang akurat dan sebagai hasil akhir adalah penanganan pasien yang Iebih baik.
4.
Jumlah kerusakan alat serendah mungkin, baik yang disebabkan karena pemeliharaan yang kurang baik atau penggunaan yang tidak tepat prosedur.
5.
Tercapainya tingkat penggunaan alat medis dengan optimal, tidak under utilization.
6.
Terselenggaranya proses pemakaian alat medis yang aman untuk pasien, pengguna dan segala pihak yang berkaitan dengan pengelolaan alat medis tersebut
1.3 LANDASAN & REFERENSI 1.3.1. Undang-Undang No 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit 1.3.2. Peraturan Menteri kesehatan RI No.363/MENKES/PER/IV/1998 tentang Kalibrasi alat medik 1.3.3. Peraturan Pemerintah RI No.64 tentang perizinan pemanfaatan tenaga Nuklir 1.4. KERANGKA KERJA (FRAMEWORK)
Planning
Continuous improvement
Evaluation
Action
Evaluation
1.5. RUANG LINGKUP 1.5.1. Planning Penyusunan pedoman management pengelolaan perlatan medik yang meliputi : Inventarisasi peralatan Penyusunan SOP penggunaan alat medik Penusunan SOP pemeliharaan alat medik
Anggaran operasional MM Pemeliharaan alat medik Pelaku pemeliharaan Kerusakan Perbaikan pemeliharaan alat medik Kerusakan Perbaikan Waktu perbaikan Jenis perbaikan Kalibrasi Over houl Equipment recall 1.5.2. Action 1. Plotting man power untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan 2. Membuat kajian utilisasi alat medis untuk pengadaan alat baru, pemeliharaan dan perbaikan. 3. Melakukan uji fungsi alat baru 4. Menggolongkan seluruh peralatan medis berdasarkan: 1) Kelas utilitasnya 2) Frekuensi pemakaian 3) Sebaran penempatan alat medis 5. Pembagian periode waktu pemeliharaan (cek rutin, penggantian masa pakai sparepart dan overhoul) 6. Melakukan perbaikan atas kerusakan alat medis 7. Melakukan penyimpanan berkas pendukung (manual book) dan hasil kerja (service report, BAP, surat menyurat, evaluasi kerusakan, dll 8. Membuat perencanaan dan evaluasi penggantian alat lama
1.5.3. Monitoring Membuat piranti lunak untuk memonitor kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan oleh teknisi medis dan gas medis yang dapat secara up to date menampilkan history seluruh pemeliharaan dan perbaikan alat medis yang direncanakan dan telah dilakukan. Piranti lunak yang di buat bernama RS Tebet ASSET MANAGEMENT. Pengumpulan Form Minta Perbaikan (FMP) yang didokumentasikan untuk digunakan sebagai monitoring akan utilisasi keluhan dan kerusakan alkes. 1.5.4. Evaluasi
FMP yang terkumpul akan dievaluasi untuk tingkat angka kerusakan alat medis
Dari data FMP akan di dapat data-data mengenai: beban kerja teknisi medis, jumlah permintaan perbaikan.
BAB II PENGORGANISASIAN 2.1. STRUKTUR ORGANISASI
Wadir Penunjang
Kepala Bidang Logistik
Kepala Instalasi K3RS
Koord K3RS
Koordinator Shif
Koordinator Gas Medis
Pelaksana Harian (Staf K3RS dan Staf IPSRS)
2.2 URAIAN TUGAS 2.2.1. Supervisor MM 2.2.1.1. Tugas & Wewenang Tugas : 1.
Mengatur jumlah man power tiap shift per bulan.
2.
Melakukan disposisi tugas harian kepada staff MM.
3.
Membuat program kerja tahunan MM
4.
Membuat anggaran belanja MM untuk 1 tahun.
5.
Membuat laporan bulanan MM untuk Maintenance Manager.
6.
Membuat BPPB untuk kebutuhan MM atas persetujuan Maintence Manager.
7.
Membuat list inventarisir alat-alat kesehatan.
8.
Membuat stock (back up) dan spare part list.
9.
Merancang dan mengajukan format kontrak kerjasama dengan vendor untukpengecekan, pemeliharaan dan service alat-alat kesehatan.
10. Bekerjasama dengan staff MM untuk memberikan pengecekan, pemeliharaan,dan service kepada user untuk alat-alat kesehatan. 11. Mendampingi operasi atau tindakan bedah bila diperlukan 12. Mengevaluasi kegiatan peneliharaan dan perbaikan alat medik 13. Menerima alat dan vendor yang akan digunakan di Rumah Sakit Tebet Jakarta dengan test dan commissioning 14. Menghubungi vendor untuk melaksanakan service 15. Mengevaluasi dan mengembangkan pelayanan MM 16. Berkoordinasi dengan departemen lain untuk menunjang pelayanan medik dapat berjalan dengan baik 17. Membantu pengembangan SDM di dalam intern departemen Wewenang : 1.
Merancang program kerja dan mengembangkan departemen MM untuk minimal 1 tahun
2.
Memberikan terguran, peringatan dan mengeluarkan Surat Peringatan untuk staff MM
3.
Berkoordinasi dengan Maintenance Manager
4.
Untuk menambah, mutasi dan atau mengurangi jumlah staff MM
5.
Mengatur penggunaan Anggaran Dasar Rumah Tangga MM
6.
Dapat membuat keputusan taktis pada penanganan pemeliharaan dan perbaikan alat medik
7.
Berkoordinasi dengan Maintenance Manager untuk memnerikan inputan kepada bagian Kepegawaian untuk pemberian penghargaan kepada staff yang berprestasi
2.2.1.2. Kualifikasi 1.
Pendidikan formal : Elektromedik
2.
Pengalaman kerja minimal : 3 tahun
3.
Kepribadian : tanggap, cekatan dan bertanggung jawab
4.
Memiliki kemampuan konseptual, teknis dan hubungan antar manusia yang baik
5.
Bersedia melaksanakan tugas di luar jam kerja
2.2.2. Sekretasis 2.2.2.1. Tugas dan Wewenang Tugas :
1. Membantu membuat list inventaris alat yang ada di Rumah Sakit Tebet Jakarta 2. Membantu membuat stock (back up) dan spare list 3. Merancang dan mengajukan format kontrak kerjasama dengan vendor tempat dia bekerja untuk pengecekan, pemeliharaan dan service alat yang sedang dalam perbantuan pengawasan 4. Membantu memb uat schedule untuk pengecekan, pemeliharaan dan service alat 5. Membantu merekap kartu maintenance untuk masing-masing alat-alat medik 6. Membantu untuk penyimpanan dokumen-dokumen MM
7. Melakukan rekap harian untuk staff MM. 8. Menerima tamu dan telpon baik berupa penyampaian komplain atau informasi lain untuk MM 9. Membantu supervisor untuk melakukan pengawasan kinerja harian staff MM 10. Memonitor kerusakan alat dalam bentuk data untuk nantinya dikoordinasikan sebagai tindak lanjutnya. 11. Menghubungi vendor untuk alat yang rusak. 12. Membantu mengevaluasi dan mengembangkan pelayanan MM bagi alat yang sedang dalam perbantuan pengawasan 13. Berkoordinasi dengan departemen lain untuk menunjang pelayanan medik dapat berjalan dengan balk. 14. Membantu pengembangan SDM di dalam intern departemen Medical Maintenace Wewenang : 1. Mempunyai akses untuk mengolah database semua alat-alat kesehatan di Rumah Sakit Tebet Jakarta 2. Dapat memberikan usulan untuk pengembangan departemen Maintenance. 2.2.2.2 Kualifikasi 1. Mempunyai pendidikan kesekretarisan. 2. Mempunyai pendidikan computer untuk Microsoft office dan olah data menggunakan program database
3. Mempunyai kemampuan administrasi baik dengan computer atau data on paper. 2.23. Koordinator 2.2.23 Tugas dan Wewenang Tugas 1. Membuat jadwal pola ketenagaan dalam bentuk jadwal dinas baik untuk teknik medis dan teknisi gas medis setiap bulannya 2. Berkoordinasi dengan Supervisor Teknisi medis untuk pengambilan kebijakan, mengevaluasi dan melaporkan progress dan setiap kegiatan yang dilakukan. 3. Berkoordinasi dengan vendor untuk pelaksanaan service. 4. Mengawasi dan Menjalankan schedule perawatan, pengecekan dan perbaikan untuk peralatan medis 5. Menangani inventarisasi barang yang masuk di unit MM seperti untuk sparepart, alat medis yang rusak dan asesoris dan alat medis dan gas medis. Rekap Inventarisasi barang harus dilaporkan kepada surpervisor MM setiap bulannya Wewenang 1. Bila supervisor MM sedang berhalangan (sakit, tugas luar kota dan karena halangan lain) maka koordinator teknisi medis dapat membuat keputusan taktis untuk penanganan masalah dengan berkoordinasi dengan Wadir Penunjang 2. Mengawasi kegiatan harian teknisi medis dan teknisi gas medis 3. Memberikan arahan penanganan masalah kepada teknisi medis dan teknisi gas medis baik untuk peralatan medis dan gas medis 2.2.2.4 Kuatifikasi 1. Memiliki kepribadian: Jujur, teliti, tegas dan komunikatif 2. Mempunyai basic pendidikan elektromedik. 3. Berpengalaman di bidang elektromedik minimal 3 tahun 4. Dapat mengoperasionalkan komputer 2.2.4. Teknisi Medik 2.2.4.1. Tugas dan wewenang Tugas 1. Membuat stock (back up) dan sparepart list. 2. Membantu membuat schedule untuk pengecekan, pemeliharaan dan service alat-alat kesehatan. 3. Melaksanakan schedule pengecekan, pemeliharaan dan service alat-alat kesehatan. 4. Mendampingi operasi bila diperlukan.
5. Mengisi dan memperbaharui kartu maintenance untuk masing masing alat. 6. Mengevaluasi dan memperbaiki kerusakan alat. 7. Bersedia untuk melakukan pengecekan dan service di luar jam kerja (on call). 8. Memberikan training kepada user. 9. Menghubungi vendor untuk melaksanakai service 10. Mengevaluasi dan mengembangkan pelayanan medical maintenance 11. Berkoordinasi dengan departemen lain untuk menunjang pelayanan medis dapat berjalan dengan baik. 12. Membantu pengembangan SDM di dalam intern departemen Wewenang: 1. Dapat memberikan usulan untuk pengembangan departemen maintenance. 2. Dapat membuat keputusan taktis pada penanganan service dengan berkoordinasi dengan minimal dengan koordinator. 2.2.4.2. Kualifikasi 1. Mempunyai basic pendidikan elektromedik. 2. Mempunyai basic pendidikan elektronika. 3. Mempunyai basic mekanikal dan elektrikal. 4. Mempunyai kompetensi non formal baik untuk tugas dan tanggungjawab sebagai asisten teknik. 2.2.5. Staff Quality Medical Maintenance 2.2.5.1. Tugas dan Wewenang Tugas 1. Memastikan proses commissioning berjalan sesuai prosedur sampai benar-benar dapat menilai alat tersebut dinyatakan Iayak atau tidak layak pakai. 2. Membuat laporan hasil commissioning alat medik barn. 3. Mengunjungi setiap unit pelayanan medis yang terdapat alat medik yang ada ditiap lantai dan melakukan pengamatan terhadap asesoris dengan hanya mencatat detail temuan dan selanjutnya membuatkan lembar evaluasi dan diskusi alat medik untuk disampaikan ke unit yang bersangkutan (diketahui oleh Spv MM dan disampaikan ke Spv unit terkait). 4. Membuat rekap temuan untuk penanganan asesoris yang tidak baik. 5. Berdiskusi dengan user untuk kelalaian atau saran dan user untuk penanganan penggunaan alat medik. 6. Menganalisa setiap kerusakan atas alat medik untuk mengetahui penyebabnya dengan berkoordinasi dengan MM user dan Vendor alat yang bersangkutan.. 7. Melaporkan hasil kegiatan yang telah dilakukan kepada Spv MM dalam rentang waktu
tertentu (berkala) atau secara insidental (kapanpun diperlukan). 8. Memberikan framing dasar penggunaan kepada user untuk alat kesehatan. 9. Memberikan pelayanan kepada user untuk pengecekan, pemeliharaan dan service alatalat kesehatan. Wewenang : 1. Bersama user untuk mereview ulang SPO alat medik yang telah ada untuk selanjutnya bersama-sama user untuk disempurnakan 2. Memberikan pelatihan dasar penggunaan dan pemeliharaan rutin sederhana (pembersihan setelah pemakaian). 3. Membuat semacam teguran kepada Spv unit terkait agar tidak terulang (diketahui oleh Spv MM, Maintenance Manager, dan Senior Manager GA). 4. Membantu dan mengusulkan membuat study kecakapan untuk pengguna alat medik bagi user yang nantinya bersama Departemen Diklat dan management dapat mengeluarkan SIPA (Surat Ijin Pakai Alat) kepada user. 5. Bersama Spv MM, Mutu berkoordinasi memberikan inputan penilaian untuk operasional MM mengenai respon penanganan complaint (keluhan dan perbaikan). 6. Membuat evaluasi angka kesanggupan penanganan complaint alat medik oleh MM.
BAB III SARANA DAN PRASARANA 3.1.1. Ruangan
1. Kantor operasional MM berada di kantor IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Prasarana Rumah Sakit) atau workshop. Ruangan itu digunakan untuk tempat berkumpulnya semua staff MM, tim K3RS dan gas medis. Extensi telpon untuk ruangan MM adalah ……. untuk penanganan alat medis selama ini belum ada telpon extensi untuk penanganan gas medis. 2. Gudang penyimpanan dan ruang kerja MM berada di gudang workshop. Ruangan ini berfungsi untuk ruang kerja (workshop). Sedangkan ruang penyimpanan alat medis yang rusak, disimpan di gudang bagian penyimpan barang (logistik) tempat penyimpanan sementara untuk alat medik yang sedang dalam proses perbaikan. Sekaligus digunakan untuk ruang penyimpan sparepart alat medik. 3.1.2. Peralatan 3.1.2.1. Kalibrasi alat MM sebagai pihak pengelola dalam pemeliharaan alat medik yang ada di Rumah Sakit Tebet Jakarta, MM memerlukan sarana pedukung kerja berupa alat kalibrasi yang terdiri dari : 1. Survey radiasi sinar X, alat ini berfungsi untuk mengukur paparan radiasi sinar x yang diruangan terdapat peralatan radiologi seperti: CT Scan, General X ray, Mammography dan Angiography. 2. EKG simulator (phantom unit), alat ini berfungsi untuk menganalisa uotput dan kinerja alat EKG seperti: patient monitor dan EKG. 3. Pressure meter, alat ini berfungsi untuk mengukur output tekanan dan alat seperti: tensimeter 4. Defibnilator analizer, alat ini digunakan untuk mengukur energi output yang dihasilkan dan defibrilator unit 5. Phototeraphy radiometer, alat ini digunakan untuk mengukur keefektifitasan dan panjang gelombang lampu phototeraphy 6. Sp02 analizer, alat ini digunakan untuk menganalisa pengukuran saturasi oksigen (spo2) untuk alat patien monitor 7. Anak timbangan, alat ini digunakan untuk mengukur atau menganalisa berat pada timbangan badan. 3.1.2.2.Peralatan kerja (toolset) Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan sebagai alat bantu baik untuk pemeliharaan sampai ke perbaikan atas kerusakan dan alat medik. Contohnya: • AVO meter
• obeng set • kunci pas set • solder 3.1.2.3. Alat pelindung diri (APD) Selain peralatan kerja yang di punyai oleh MM, faktor lain yang penting juga diperhatikan saat bekerja adalah alat pelindung kerja. Alat pelindung ini di gunakan untuk melindungi staff dan kecelakaan kerja. APD yang dimiliki dan wajib dipakai selama bekerja di Rumah Sakit Tebet Jakarta seperti: • Alat pelindung mata (google) • Pelindung telinga (ear muff) • Pelindung tangan (sarung tangan) • Safety shoes
BAB IV PELAYANAN MEDICAL MAINTENANCE (MM) Secara garis besar untuk pelayanan yang diberikan oleh MM dalam management
pengelolaan alat medik yang ada di Rumah Sakit Tebet Jakarta secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut: 4.1. WAKTU PELAYANAN Waktu pelayanan dan MM untuk pengelolaan alat medik dideskripsikan sebagai berikut: 4.1.1. Office hours
Senin—Jumat 08.00- 15.00 WIB
Sabtu 08.00—13.00 WIB
4.1.2.On call Diluar jam kerja normal MM tetap beroperasi termasuk untuk kondisi Hari libur nasional dan hari raya keagamaan, teknisi medik tetap menerima keluhan dilihat dari urgensi tetapi bila penanganan harus segera dilakukan dengan mekanisme on call dengan pola ketenagaan yang telah diatur oleh supervisor MM. 4.2. KEGIATAN RUTIN 4.2.1. Penerimaan permintaan pengadaan alat medik (unit baru dan atau asesoris tambahan) yang dibuat dalam form Bon Permintaan Pengadaan Barang (BPPB) 4.2.2. Penerimaan dan penyiapan alat medik baru sebelum digunakan (Commissioning) 4.2.3. Pemeliharaan alat medik, kegiatan yang bertujuan untuk membuat alat medik dapat digunakan lebih lama. (Preventive Maintenance) 4.2.4. Perbaikan alat rnedik, kegiatan yang dilakukan untuk perbaikan atas kerusakan alat medik.. 4.2.5. Kalibrasi alat medik. 4.2.6. Pelatihan para user alat medik oleh petugas Medical Maintenance
BAB V PEMELIHARAAN PERALATAN MEDIK Pengelolaan peralatan medik yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang terpola dan
menyeluruh untuk bagaimana MM mengelola aset alat medik yang dimiliki oleh Rumah Sakit Tebet Jakarta. Peralatan medik yang ada di Rumah Sakit Tebet Jakarta berjumlah ratusan item dimana diperlukan suatu pengelolaan secara baik. Unit yang ditunjuk sebagai pengelola peralatan medik adalah unit Medical Maintance (MM) dimana unit ini ditunjuk secara resmi oleh Rumah Sakit Tebet Jakarta dengan SK Direktur. Bentuk pengelolaan yang dilakukan oleh MM seperti: inventarisasi aset alat medik, pembuatan standar operasional, pemeliharaan, kalibrasi, perbaikan dan equipment dispossition 5.1. PENGADAAN ALAT MEDIK Pengadaan alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta mempunyai alur dimana MM dapat membuka permintaan barang dalam bentuk Bon Permintaan Pembelian Barang (BPPB) yang dibuat berdasarkan 2 alur besar pengadaan untuk sprarepart dan alat medik yang digunakan untui perbaikan dan kerusakan dan pengadaan alat medik yang bersifat penambahan aset alat medik atau pengadaan baru yang diajukan oleh unit atau Departemen dengan dilengkapi kajian kebutuhan penambahan alat baru. MM dapat memberikan inputan mengenai pengadaan berdasarkan inventarisasi alat medik dan spesifikasi teknik. Pengadaan yang dibuat memiliki beberapa isian yang harus dilengkapi sebagai dasar pengajuan permintaan diantaranya: 1. No.BPPB 2. Tgl pengajuan 3. Nama barang yang diajukan 4. Jumlah barang yang diminta 5. Minima stock 6. Sisa stock 7. Keterangan bisa berupa alasan permintaan BPPB yang diajukan akan di evaluasi dan disetujui oleh level Direktur, Wakil Direktur dan Ketua komite medik , kontrol inernal dan diterima oleh petugas pengadaan untuk proses pembeliannya.
5.2. UJI KELAYAKAN ALAT MEDIK BARU Setelah proses pembelian selesai dan barang yang dimaksud telah datang ke Rurnah Sakit Tebet Jakarta yang diterima oleh bagian Logistik Umum, maka tahap selanjutnya alat medik baru tersebut dilakukan uji kelayakan (commissioning) yang dilakukan seperti:
1. Periksa bahwa seluruh komponen, acessories, dan kelengkapan pilihan (options) yang tercatat dalam surat pesanan telah diterima dengan baik. 2. Arsipkan basil pengetesan unjuk kerja dan keamanan path saat awal, sehingga dapat digunakan sebagai pembanding path saat dilakukan inspeksi dimasa yang akan datang seandainya terjadi keraguan terhadap unjuk kerja alat medik. 3. Kelengkapan berkas administrasi seperti: ijin edar dagang dan DEPKES, kartu garansi, manual book, sertifikat uji dan pabrikan dan petunjuk singkat penggunaan dalam bahasa Indonesia. 4. Pelaksanaan pengetesan fungsi dan alat dengan bedasar dan prosedur pabrik (check list standar tahapan pengujian pabrik) 5. Berita acara kesiapan alat untuk digunakan ke pelayanan (ditandatangani teknisi vendor, teknisi Rumah Sakit Tebet Jakarta dan user ruangan yang memiliki alat tersebut) 5.3. INVENTARISASI PERALATAN MEDIK Pendataan seluruh alat medik merupakan kunci penting dan management pengelolaan dimana proses pencatatan aset dilakukan oleh beberapa unit seperti Logistik umum, akunting, internal kontrol dan oleh MM sebagai pengelola langsung alat medik. Inventarisasi peralatan ini berisi data yang berkaitan dengan aspek teknis setiap alat seperti: nama alat, merk, type, lokasi atau ruangan pemilik, data vendor, jumlah alat. Total peralatan yang tertuang dalam lembar inventarisasi ini akan menjadi beban kerja pemeliharaan. Dan data ini akan dapat diprediksi kebutuhan aspek pemeliharaan secara keseluruhan sehingga
pemeliharaan peralatan
dapat
dilaksanakan dengan baik.
Inventarisasi peralatan dapat digunakan untuk kepentingan pemeliharaan alat dilakukan oleh pengelola pemeliharaan dan ditinjau secara periodik paling tidak setahun sekali dan setiap ada perubahan atau penambahan alat baru. 5.3.1. Software Aplikasi Inventarisasi Aset Software ini di gunakan untuk mengalihkan proses pencatatan pelaporan yang biasanya dalam format hardcopy kedalam bentuk softcopy. Sistem ini adalah untuk memudahkan MM dalam menginput data alat medik baru (inventarisasi asset), rekap pelaksanaan pemeliharannya, perbaikan atas kerusakan sarnpai data kondisi terakhir dan alat medik yang ada (hilang, sudah diganti baru, tidak bisa diperbaiki, dijual, dIl) sekaligus dapat juga di gunakan oleh management untuk membuat suatu keputusan dalam pengelolaan alat medik. Dalam hal input data hasil pengelolaan alat medik mempunyai kebijakan diantaranya:
• Data OAM (Operation Administration and Maintennace) dapat dilihat dimanapun selama komputer terkoneksi dengan jaringan RADIALIS • Validasi dari setiap aset yang ada di OAM telah diverifikasi oleh bagian akunting OAM dapat dilibat oleh siapapun yang memerlukan data pengelolaan alat medik tetapi dengan memiliki password aksesnya. Input data hasil pengelolaan alat medik dilakukan oleh staff MM • data yang sudah diinput tidak dapat dihapus atau dihilangkan kecuaii dengan alur khusus persetujuan sampai ke level direktur. Hal tersebut perlu dilakukan untuk menjaga keabsahan dan data atau laporan yang ditampilkan. Setiap data yang diinputkan kedalam software OAM adalah rekaman data-data hasil pengelolaan alat medik Rumah Sakit Tebet Jakarta. Dalam level-level management tertentu, diberikan akses untuk dapat melihat data-data pengelolaan alat medik sehingga bila memerlukan informasi tentang alat medik “siapapun” dapat melihat dan “dimanapun” dapat mengakses OAM. 5.4. PENYUSUNAN PROTAP PENGGUNAAN ALAT MEDIK MM sebagai pengelola alat medik selain melakukan pemeliharaan dan perbaikan, MM juga membuat SOP yang disusun secara urnum untuk setiap jenis alat medik agar memudahkan user alat medik mengetahui bagaimana pemakaian alat medik yang baik dan benar. SOP yang dibuat oleh MM berdasarkan manual book yang bersangkutan yang selanjutnya akan diajukan untuk disyahkan oleh direktur dan dokumen akan dikelola oleh unit Departement resiko, mutu dan safety. Secara umum tahapan operasional alat medik dapat digambarkan seperti berikut: 5.4.1. Tahapan Operasional Alat Medik Sistem Elektronik Tahapan yang dimaksud disini adalah tahapan operasional untuk peralatan elektronik seperti: USG, CT Scan, ventilator dan lain-lain. Adapun tahapan operasional alat medik sistem elektronik secara umum sebagai berikut: a. Persiapan Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun bahan operasional agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat dihubungkan dengan satu daya. b. Pemanasan Pemanasan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat, sebelum dipergunakan untuk tindakan pelayanan. Kegiatan pemanasan meliputi: 1. Menghubungkan alat dengan suatu daya
2. Memberikan waktu alat medik melakukan selfiest secara sistem (otomatis) 3. Melakukan pengecekan fungsi tombol, selector, indicator,alarm, sistem pergerakan c. Pembersihan, Pengemasan dan penyimpanan Pembersihan, Pengemasan /penyimpanan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat berserta aksesoris setelah selesai melakukan pelayanan kesehatan agar alat selalu siap untuk dipergunakan.. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam keadaan bersih. Penggunaan alat/operator diwajibkan untuk mencatat beban kerja alat setiap hari pemakaian. 5.4.2. Tahapan operasional alat medik sistem non elektronik Tahapan operasional dengan sistem non elektronik digunakan bertujuan untuk mengidentifikasikan sistem alat medik yang dipakai, dimana alat medik non elektronik adalah alat medik yang tidak memerlukan sumber listrik dengan segala atribut elektronik. Contoh untuk alat medik non elektronik seperti: tensimeter, timbangan badan manual, stetoskop, bed pasien manual, strecher dan lain-lain. Adapun tahapan operasional secara umum untuk alat metode non elektronik sebagai berikut. 1. Persiapan Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun bahan operasional agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat dihubungkan dengan satu hari 2. Pelaksanaan Pelaksanaan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat selama melakukan pelayanan kesehatan, agar dicapai hasil yang optimal. 3. Tata cara pengoperasian dan penggunaan alat harus memperhatikan Prosedur Tetap Pengoperaian” yang harus tersedia pada setiap unit pelayanan dan dipahami dengan baik oleh pengguna alat. 4. Pembersihan, Pengemasan dan penyimpanan Pembersihan, Pengemasan /penyimpanan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat berserta aksesoris setelah selesai melakukan pelayanan kesehatan agar alat selalu siap untuk dipergunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam keadaan bersih. Penggunaan alat I operator diwajibkan untuk mencatat beban kerja alat setiap hari pemakaian. 5.5. PENYUSUNAN STANDAR OPERASINAL PROSEDUR PEMELIHARAAN ALAT
MEDIK SOP pemeliharaan dibuat bertujuan sebagai pemandu pelaksanaan pemeliharaan alat medik. SOP pemeliharaan adalah persyaratan dan urutan kerja yang harus dipenuhi dan dilakukan agar pemeliharaan suatu alat dapat dilaksankan dengan sebaik-baiknya, sehingga alat tersebut dalam keadaan siap dan laik pakai. Sedangkan urutan kerja yang dimaksud meliputi persiapan, pelaksanaan, pencatatan, pengemasan dan pelaporan. SOP pemeliharaan alat disusun oleh MM dengan memperhatikan dan mengacu pada service manual untuk setiap jenis, merk dan type alat medik. Adapun secara umum SOP pemeliharaan alat medik terdiri dari: a. Persiapan Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan pemeliharaan, agar pemeliharaan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, meliputi : Persiapan perintah kerja, formulir pelaporan kerja, dokumen teknis peralatan kerja, bahan pemeliharaan, bahan operasional, matenal bantu. Beritahukan kepada user, rencana pelaksanaan dan jadwal pemeliharaan. b. Pelaksanaan Pelaksanaan yaitu langkah-langkah teknis yang sesuai dengan SOP pemeliharaan dan dilakukan oleh MM. c. Pelaporan dokumen pemeliharaan Setiap kegiatan pemeliharaan harus dicatat dalam dokumen pemeliharaan dan dokumen tersebut dilaporkan ke pengawas ruangan bersangkutan dan ke pengawas MM sebagai laporan untuk kerja alat medik. Setiap laporan dokumen pemeliharaan setelah pengawas MM mengetahui maka dokumen tersebut akan di input kedalam OAM d. Pengemasan Pengemasan alat kerja adalah kegiatan untuk perapihan dan penyimpanan kembali peralatan kerja yang telah digunakan selama pemeliharan alat medik 5.6. ANGGARAN OPERASIONAL MM Untuk kegiatan operasional pemeliharaan alat medik sangat diperlukan. Anggaran ini memliki pos penyaluran kegunaan seperti: 5.6.1. Sparepart management Manajemen yang efektif pada suku cadang (perbaikan) adalah hal yang mendasar dalam operasional harian MM. Upaya manajemen diperlukan untuk mencegah kelebihan stok dan menjamin ketersediaan sparepart kapanpun sehingga bilamana terjadi kerusakan maka bisa
disiapkan untuk penggantian sparepartnya. Hanya suku cadang yang diperlukan secara kontinyu yang disimpan dalam gudang milik MM. Jika pemeliharaan terjadwal diselenggarakan dengan benar, banyak suku cadang perbaikan yang diperlukan, terutama suku cadang yang mahal dapat diantisipasi secara lebih dini. Pengecualian tertentu dapat dibenarkan, untuk mendukung pemeliharaan terhadap perbaikan yang harus dilakukan dengan segera, yaitu untuk peralatan pendukung kehidupan (life support), resusitasi darurat, atau alat yang beroperasi secara terus menerus. Suku cadang perbaikan yang disimpan di unit MM harus diklasifikasikan dalam daftar penyimpanan stok. Pengawas MM harus memperhitungkan sebagai berikut penentuan jenis dan jumlah suku cadang yang akan ditempatkan di gudang penyimpanan harus berlandaskan seperti: 1. Cost of downtime. Jika alat tidak bisa dipakai, akankah mengakibatkan pelayanan pasien terhenti atau pendapatan rumah sakit terpengaruh secara berarti. Pendapatan yang hilang mungkin lebih banyak dan biaya penyimpanan suku cadang di gudang. 2. Number of unit on hand Makin banyak alat yang dimiliki, makin banyak kemungkinan jumlah suku cadang yang dibutuhkan, dengan begitu makin banyak suku cadang yang harus tersedia di gudang. 3. Consumption rate Jika sebuah suku cadang sering kali digunakan dalam perbaikan, harus diperhatikan untuk dimasukan ke dalam kebutuhan stok gudang. 4. Lead time (buffer stock) Jika waktu dan saat suku cadang dipesan sampai suku cadang tersebut diterima terlalu lama, maka harus ada dalam penyimpanan stok di gudang. 5. Cost of the repair parts Ada tiga faktor yang menentukan harga suku cadang biaya murni suku cadang, biaya administrasi untuk mengurus pemesanan, dan batas order minimum dan penjual. Jika pemesanan barang dalarn jumlah banyak biayanya lebih rendah, cukup beralasan untuk memesan sekaligus seluruh kebutuhan untuk satu tahun. ini biasanya berbiaya lebih rendah dibandingkan dengan memesan barang beberapa kali dalam satu tahun. 6. Age of the equipment Jika alat telah tua, kerusakan umumnya bertambah, begitu pula kebutuhan suku cadang akan meningkat. Penambahan stok suku cadang untuk memenuhi kebutuhan ini, dapat mengakibatkan kerugian uang seandainya alat baru diadakan. Karena penggunaan suku cadang umumnya tidak tentu, investasi dana yang berlebihan dalam pengadaan suku cadang harus dihindari. Lokasi rumah sakit dan sumber (penjual) suku cadang, kepentingan
peralatan, dan potensi kehilangan pendapatan akan menjadi faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan kebutuhan stok suku cadang. 5.6.2. Biaya pemeliharaan MM selaku pengelola alat medik, mempunyai hak untuk menentukan kebijakan yang dibuat untuk dapat menjamin alat medik dapat dipakai dengan baik dengan faktor keselamatan terjamin. Untuk membuat hal demikian pastinya akan memerlukan biaya. Jumlah biayanya dengan sekian banyak item pastilah tidak sedikit, MM membuat estimasi anggaran dengan mengevaluasi kegiatan pemeliharaan dan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan di tahun sebelurnnya. Anggaran yang diusulkan mempertimbangkan halhal yang penting diantaranya: 1. Alat medik tidak bisa dikelola secara sendiri namun perlu vendor terkait untuk penanganannya 2. Melihat spare part yang sering di adakan 3. Besarnya biaya perbaikan kerusakan yang teijadi Biaya pemeliharaan alat medik merupakan biaya yang wajib dikeluarkan dan pasti adanya. Faktor ini didesak karena setiap alat medik yang dipakai atau digunakan pastilah ada komponen yang aus, perlu disetting ulang untuk di normalkan kembali dan harus terjaminnya operasional alat medik yang baik sehingga pelayanan medis dapat maksimal 5.6.2.1. Kontrak Service (KS) Merupakan suatu jalan upaya untuk dapat memaksimalkan program pemeliharaan alat medik yang melibatkan vendor alat medik yang bersangkutan. Alasan mengapa perlu KS untuk pemeliharaan alat medik, dengan tingkat kecanggihan dan diperlukannya keahlian khusus penanganan pemeliharaan alat medik maka KS dapat menekan biaya perbaikan karena alat medik menjadi terpelihara dengan baik. Tetapi KS tidak menjamin tidak adanya biaya perbaikan, MM akan memilah dan memilih alat medik mana yang akan diikutkan dalam KS. Kriteria alat medik ikut dalam program KS seperti: 1. Tingkat kecanggihan alat medik cukup tinggi 2. Pemeliharaan alat medik memerluakan keahlian khusus 3. Memerlukan alat khusus untuk pemeliharaan 5.6.3. Biaya Perbaikan Biaya yang dimaksud adalah biaya yang dianggarkan untuk dikeluarkan sebagai proses perbaikan.
5.6.4. Biaya kalibrasi dan rekalibrasi Selain biaya pemeliharan dan perbaikan pengelolaan alat medik, biaya kalibrasi dan rekalibrasi ini diperlukan untuk memastikan alat medik punya suatu pembuktian bahwa alat medik dinyatakan laik pakai dan disyahkan dengan bukti tertulis dan Departemen Kesehatan Republik Iindonesia. Biaya pengajuan kalibrasi dan rekalibrasi alat medik diatur dan dianggarkan dalam budget tahunan MM (biaya operasional operasional rutin). PEMELIHARAAN ALAT MEDIK Pemeliharaan peralatan medik adalah suatu upaya atau kegiatan terencana secara periodik yang tertuang dalam jadwal pelaksanaan preventive maintenance dengan tujuan untuk menjaga agar peralatan medik selalu dalam kondisi laik pakai, dapat difungsikan dengan baik dan menjamin usia pakai yang lama. Agar pemeliharaan peralatan kesehatan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka unit kerja MM perlu dilengkapi dengan aspekaspek pemeliharaan yang berkaitan dan memadai meliputi sumber daya manuasia, fasilitas teknis, peralatan kerja, dokumen pemeliharaan, suku cadang dan bahan pemeliharaan. Semua aspek pemeliharaan pastinya memerlukan biaya. 5.7.1. Elemen-elemen Pemeliharaan Alat Medik Elemen- elemen pemeliharaan alat medik adalah elernen yang di harus dilakukan pada kegiatan pemeliharaan dan dilakukan secara rutin. Elemen-elemen yang dimaksud adalah: ‘Inspeksi’. Kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap material atau jenis alat medik pada komponen penting seperti: elektrikal, mekanik dan fisik alat apakah masih sesuai dengan standar operasional alat medik tersebut. 5.7.1.1.1. Pemeliliaraan Fisik Kegiatan yang dilakukan secara periodik meliputi: - pembersihan alat, pelumasan, pengecasan batre dan lain-lain. 5.7.1.1.2. Uji Fungsi Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan fungsi dan alat medik 5.7.1.1.3. Penempatan Pemeriksaan kesesuaian penempatan alat dengan petujuk dan vendor alat tersebut. 5.7.1.2. Kalibrasi
Suatu kegiatansecara periodik untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang tertelusur (tracable) ke standar Nasional dan /atau Internasional. 5.7.1.3. Adjusment Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menstandardkan ulang output setting agar dapat mengembalikan unjuk kerja dari alat medik seperti baru. 5.7.1.4. Over Houl Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk mengganti beberapa komponen penting alat alat medik yang telah terukur usia pakainya (usia pakai spare telah habis) 5.7.2. Pelaku Pemeliharaan Alat Medik Berdasarkan berbagai aspek yang meliputi volume pekerjaan, kemampuan teknisi, tingkat teknologi peralatan, fasilitas kerja dan prosedur pembiayaan yang ada di internal Rumah Sakit Tebet Jakarta, maka pelaksanaan pemeliharaan peralatan kesehatan di Rumah Sakit Tebet Jakarta dapat dilakukan oleh teknisi Rumah Sakit. 5.7.2.1. Dilaksanakan oleh Teknis Rumah Sakit MM melakukan kegiatan pemeliharaan alat medik dengan keahlian yang didapat dan basic pendidikan elektromedik dan pelatihan pedoman pelatihan yang diberikan Rumah Sakit Tebet Jakarta. Manfaat yang utama dan pelayanan swakelola (in-house service) adalah teknisi medik dapat dipanggil secara cepat oleh user untuk melacak kerusakan dan memperbaiki peralatan, memberi bantuan dalam aspek pengoperasian alat, menyiapkan persediaan suku cadang yang tepat, dan dukungan yang terus menerus terhadap user. Rumah sakit harus membuat komitmen yang berkesinambungan untuk mendukung unit MM. Komitment tersebut meliputi pelatihan staf, alat kerja, ruangan, peralatan, manajemen, dan inventarisasi suku cadang. Pengeluaran atas perbaikan dapat dianggap sebagai kerugian untuk rumah sakit, oleh karena itu, setiap pemakaian alat medik yang terpakai oleh pasien haruslah dipikirkan dan diterapkan untuk memasukkan komponen biaya service sehingga bila terjadi kerusakan pada alat medik tersebut- biaya service sudah tersedia baik hanya sebagian atau sampai total biaya yang dibutuhkan dan perbaikan. 5.7.2.2. Dilaksanakan oleh teknisi vendor Apabila MM tidak mampu melaksanakan pemeliharaan suatu alat disebabkan oleh
beberapa hal, misalnya tingkat kecanggihan alat medik atau peralatan kerja tidak lengkap, maka pemeliharaan dapat dilaksanakan oleh Teknisi vendor alat medik bersangkutan. Pabrik biasanya menyediakan pelayanan dengan jenis (1) Full-service contract, yang secara umum meliputi seluruh biaya terkait, dan biaya mencakup suku cadang (2) on call service sesuai kebutuhan dimana rumah sakit hanya membayar pada saat terjadi kerusakan sesuai dengan panggilan. Barang dengan teknologi tinggi seperti CT Scanner dan peralatan pencitraan digital memerlukan keahlian khusus dan investasi suku cadang yang mahal sehingga menjadi tidak praktis untuk menyediakan pelayanan swakelola. Dalam pelaksanaan service maintenance oleh vendor harus berkoordinasi dengan unit medical maintenance dan pihak vendor harus menyerahkan copy bukti pemeliharaan kepada unit medical maintenance. Terdapat banyak pertanyaan, berdasarkan kepada lokasi rumah sakit dan kebutuhan yang diperlukan, kesemuanya harus dipertimbangkan dengan baik dan kontrak servis adalah upaya untuk memenuhi standar tinggi yang ditetapkan oleh rurnah sakit, tetapi kebutuhan yang makin tinggi, makin tinggi pula biaya kontrak yang diperlukan. Padahal dengan pelayanan swakelola, waktu lembur dan biaya panggilan dapat dihitung secara cepat. Rumah sakit harus menetapkan secara tepat kebutuhan yang diperlukan untuk setiap alat, kebutuhan berbanding lurus dengan biaya. 5.7.3. Jadwal Pelaksanaan Pemeliharaan Alat medik Dari sekian banyak item alat medik yang ada di Rumah Sakit Tebet Jakarta, maka agar dalam pengelolaan alat medik menjadi terarah dan terkoordinasi dengan baik maka pemeliharaan alat medik harus dibuat jadwal pelaksanaannya. Untuk dapat menentukan seberapa sering alat medik dilakukan pemeliharaan, MM membuat pemilahan data yang berasal dari inforniasi pada manual book dan beberapa faktor seperti: a frekuensi pemakaian alat medik, (2) resiko-resiko fisik, dan (3) dan faktor keselamatan pasien. 5.8. KERUSAKAN Penyebab kerusakan pada alat medik dikarenakan oleh 2 faktor, faktor pertama adalah kerusakan yang ditimbulkan dari segi internal alat medik itu sendiri seperti: ketahanan komponen yang kurang baik dan faktor kedua karena adanya faktor luar yang secara langsung dan tidak Iangsung dapat menyebabkan kerusakan, contohnya: human error, dan frekuensi pemakaian yang tinggi. Kerusakan alat medik MM menggolongkannya menjadi 3 golongan seperti: 5.8.1. Golongan 1 Kondisi kerusakan alat golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masih dalam
taraf ningan dan masih dapat diperbaiki tanpa perlu penggantian komponen alat. 5.8.2. Golongan 2 Kondisi kerusakan alat golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masuk dalam kondisi menengah dimana diperlukan adanya penggantian komponen alat dimana komponen pengganti ada dalam stok gudang sparepart teknik dan atau kerusakannya masih dapat diperbaiki oleh petugas medical teknik. Setelah perbaikan kondisi alat tidak berubah fungsi, bentuk dan tidak mempengaruhi operasional alat seperti sedia kala. 5.8.3. Golongan 3 Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masuk dalam kondisi berat dimana diperlukan adanya penggantian komponen alat secara sebagian dan atau menyeluruh tetapi untuk penggantian komponen memerlukan usaha dan biaya perbaikan yang besar. 5.9. PERBAIKAN ATAU KELUHAN PERALATAN MEDIK Pelayanan perbaikan selalu tetap menjadi kegiatan sehari-hari. Perbaikan dapat didefinisikan adalah kegiatan yang bersifat darurat berupa perbaikan terhadap kerusakan alat medik yang mendadak atau tidak terduga dan harus segera dilaksanakan mengingat alat sangat dibutuhkan dalam pelayanan dengan didukung adanya tenaga yang selalu siap dan fasilitas pendukung yang juga siap mensupport permasalahan. Frekuensi perbaikan tidak terencana dapat ditekan serendah mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan rutin. Kegiatan perbaikan dapat dilakukan oleh teknisi medik Rumah Sakit Tebet Jakarta dan vendor alat medik. Untuk dapat memperbaiki alat medik yang mengalami kerusakan dan memerlukan sejumlah biaya tertentu maka MM sebagai unit pengelola alat medik dapat mengajukan permintaan perbaikan dengan alur seperti berikut: 1. Alat medik yang rusak harus ada FMP ( Form Minta Perbaikan) dimana FMP tersebut menjelaskan kapan terjadinya, unit asal pemakainya dan yang paling penting penyebab kerusakan 2. Respon untuk perbaikan pada alat medik hanya untuk penggantian sparepart bukan untuk penggantian unit 3. Membuat pengajuan perbaikan dalam form BPPB (Bon Permintaan Pembelian Barang) yang diketahui jajaran management (GA, COO, CMO dan bila C1TO dapat langsung mendapat persetujuan dari Direktur) 4. Setelah perbaikan selesai dilakukan maka MM akan membuat laporan ke pada manager maintenance 5. Biaya yang dikeluarkan dicatat dan akan dievaluasi dikemudian hari sebagai bahan
acuan penentuan kebijakan selanjutnya MM juga setiap tahunnya membuat anggaran biaya pemeliharaan yang juga di dalamnya termasuk anggaran perbaikan. 5.9.1. Pelaku perbaikan 5.9.1.1. Teknisi medik Rumah Sakit Tebet Jakarta Untuk penanganan kerusakan atas alat medik, MM juga dapat menanganinya secara internal. Yang dilakukan dan proses perbaikan adalah: 1. Setiap keluhan yang masuk ke MM akan dilaporkan dalam format Form Minta Perbaikan (FMP), form ini dibuat oleh user yang mengalami kendala dengan alat mediknya. 2. Setelah MM menerima laporan maka MM akan merespon FMP dengan tenggat waktu kurang lebih 15 menit 3. MM akan menganalisa permasalah yang ada, setelah itu maka MM bila menyelesaikan permasalahan yang ada berarti Form Selesai perbaikan akan disikan oleh user terkait. 5.9.1.2. Perbaikan oleh vendor 1. Bila permasalahan tidak dapat ditangani maka MM akan menindaklanjutinya dengan berkoordinasi dengan vendor alat medik bersangkutan. 2. Vendor alat medik bersangkutan juga akan ‘mengeluarkan service report bila perbaikan selesai tetapi jika permasalahan belum juga dapat ditangani maka vendor akan membuat penawaran penggantian sparepart 3. Pengajuan perbaikan dengan pengantian sparepart akan diajukan MM ke management, pengajuan dibuat dalam format Bon Permintaan Pembelian Barang (BPPB). 4. Jika BPPB disetujui maka proses perbaikan akan berlanjut OAM sampai permasalahan selesai. 5. Jika kerusakan alat medik yang mengalami kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan pemakai maka selain FMP untuk proses perbaikan, user juga harus membuat Berita Acara Kerusakan (BAK) yang menjelaskan kronologi penyebab kerusakan.
5.9.2. Waktu Perbaikan Untuk melakukan perbaikan atas kerusakan alat medik, MM mempunyai kebijakan diantaranya: 1.Perbaikan didalam jam kerja (08.00— 15.00 WIB) 2.Perbaikan diluar jam kerja (On call service)
5.9.3. Alur permintaan perbaikan atau keluhan peralatan medik Peralatan medik juga adalah sebuah alat bantu manusia yang dimana alat ini difungsikan dalam kegiatan medis oleh para pengguna yang memiliki latar belakang pendidikan kesehatan. Peralatan medik terkadang tiba-tiba tidak dapat digunakan sebagaimana mesinnya- error, kondisi ini disebabkan karena banyak faktor sehingga alat medik sampai dikondisi tidak lagi dapat digunakan. Bila hal ini terjadi maka MM membuat suatu alur penanganan kerusakan atau keluhan yang dapat memberikan support kepada pengguna alat medik agar pelayanan medis dapat berjalan dengan baik. Alur penanganan permintaan perbaikan atau keluhan alat medik seperti dapat digambarkan seperti dibawah ini: • Perawat dan dokter dalam hal ini, disebut sebagai Pelapor. • Apabila pelapor menemukan peralatan/material/barang yang rusak dan perlu diperbaiki, maka perawat tersebut harus melaporkan ke pengawasnya dan membuat permintaan perbaikan ke bagian maintenance dengan mengisi formulir FORM MINTA PERBAIKAN (FMP). • Waktu tanggap FMP yang sudah diterima MM tidak boleh lebih dan 15 menit sejak jam FMP dibuat. Pelapor tidak diperkenankan untuk melakukan perbaikan kerusakan sendiri tanpa koordinasi dengan maintenance • Segala kerusakan yang ditimbulkan setelah pelapor melakukan perbaikan sendiri, akibat lainnya yang ditimbulkan setelah itu menjadi tanggungjawab pelapor bersangkutan • Apabila teknisi mendapat masalah dalam memperbaiki, maka teknisi tersebut harus segera melapor ke pengawasnya dan menginformasikan masalahnya. Jika pengawas tidak dapat menyelesaikan masalah tersebut, maka pengawas harus segera melaporkan kejadian ini kepada Maintenance Manager untuk dicarikan solusinya. • Pendokumentasian FMP dilakukan di 2 unit, FMP aslinya disimpan oleh MM dan copy (warna merah muda) disimpan oleh user untuk dapat membantu pengguna alat medik dilapangan, MM memberikan petunjuk singkat penggunaan, error list dan berkoordinasi dengan Departemen DIKLAT memberikan training penggunaan alat medik bagi setiap pengguna alat medik. Tindakan ini dimaksudkan agar pengguna alat medik dapat melalakukan tindakan awal bila tiba-tiba alat yang dipakai mengalami kendala. 19.4. Prioritas pelaksanaan perbaikan MM sebagai pengelola alat medik yang salah satu kegiatannya adalah melakukan perbaikan terhadap kerusakan alat medik. Dan sekian banyak alat medik yang dimiliki Rumah Sakit Tebet Jakarta dengan tingkat kerumitan kesulitan perbaikan dan juga
permintaan user agar semua alat medik yang ada di Rumah Sakit Tebet Jakarta, harus siap selalu untuk dapat memberikan pelayanan medis. Dalam melakukan perbaikan atas kerusakan dan alat medik, MM juga memiliki prioritas dimana prioritas ini diperlukan untuk dapat menentukan alat medik mana yang harus diperbaiki terlebih dahulu.. Penentuan prioritas ini dikriteriakan sebagai berikut: a. alat medik yang rusak berasal dari area kritical (IGD, ICU, OK) b. alat medik yang bila down time perbaikannya lama akan mengakibatkan bertambahnya kerusakan lain pada alat tersebut diatas (akan terjadi rembetan kerusakan) misalkan pada alat MRI yang sistem pendinginnya rusak bila tidak segera diperbaiki sistem pendingmnya maka akan mengakibatkan menguapnya Helium c. alat medik yang mendapat prioritas tinggi untuk diperbaiki segera adalah alat yang atas permintaan user dengan landasan CITO sedang dipakai untuk pelayanan medis 5.10. KALIBRASI Dewan Standar Nasional menyatakan suatu filosofi yaitu: “setiap instrumen harus tidak cukup baik untuk dipergunakan, sampai terbukti melalui pengujian dan kalibrasi bahwa instrument tersebut memang baik”. Dengan mengacu pada filosofi tersebut, maka terhadap instrumen yang masih baru harus dilakukan pengujian atau kalibrasi sebelum dipergunakan. Kalibrasi dapat didefinisikan sebagai : Suatu kegiatan untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang tertelusur (tracable) ke standar Nasional dan /atau Internasional. Tingkat teknologi, beban kerja dan umur sangat mempengaruhi kinerja alat kesehatan, baik untuk akurasi, ketelitian maupun keamanannya. OIeh karena itu selang waktu pengujian atau kalibrasi ulang peralatan kesehatan, dipengaruhi oleh faktorfaktor tersebut. 5.10.1. Alat Medik Wajib Kalibrasi Berkaitan dengan kegiatan pengujian atau kalibrasi, secara teknis peralatan kesehatan dapat dibedakan ke dalam alat kesehatan yang memiliki acuan besaran dan alat kesehatan. Acuan besaran dapat dipergunakan sebagai pembanding terhadap nilai terukur. Terdapat alat kesehatan yang memiliki acuan besaran dilakukan kalibrasi, contoh ECG, Cardiotocograph, X-Ray, ESU, dll. Permenkes No.3631Perf[V/1998 telah menetapkan sebanyak 125 alat kesebatan wajib diuji atau dikalibrasi, seperti yang terdapat pada daftar alat kesehatan wajib uji atau kalibrasi pada lampiran.
5.10.2. Tanda Laik atau Tidak Laik Pakai Setelah alat medik selesai dikalibrasi, akan diberikan evaluasinya dalam bentuk perincian hasil pengukuran dan disertai dengan stiker ditempel langsung di alat bersangkutan stiker tersebut bertuliskan “DINYATAKkN AMAN UNTUK PELAYANAN” tetapi bila dinyatakan tidak laik pakai maka stikernya akan berwarna merah dan bertuliskan DINYATAKAN TIDAK AMAN UNTUK PELAYANAN” Alat kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila: a. Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai yang diabadikan pada alat kesehatan tersebut, tidak melebihi penyiinpangan yang diijinkan b. Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai ambang batas yang diijinkan. Tabel penyimpangan yang diijinkan dan nilai ambang batas keselamatan kerja untuk 20 alat kesehatan, terdapat pada lampiran. Pengujian dan kalibarasi alat kesehatan hanya dapat dilaksanakan oleh tenaga profesional, menggunakan alat ukur dan besaran standar yang terkalibrasi 5.10.3. Petugas kalibrasi Yang dapat melakukan pengujian kalibrasi adalah institusi penguji yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta harus memenuhi persyaratan antara lain: • berbadan hukum • memiiki sumber daya manusia yang ahli dalam pegujian dalam kalibrasi alat medik • memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan uji dan kalibrasi untuk alat medik • memperoleh ijin dari DEPKES RI 5.10.4. Waktu kalibrasi Sebagaimana telah ditetapkan pada Permenkes Nomor : 36/MENKESI Per/IV/1998 alat kesehatan yang dipergunakan disarana pelayanan kesehatan wajib diuji atau dikalibrasi secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali setiap tahun. Pengujian atau kalibrasi wajib dilakukan terhadap alat kesehatan dengan kriteria: • Belum memiliki sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi • Masa berlaku sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi telah habis • Diketahui penunjukannya atau keluarannya atau kinerjanya (performance) atau keamananya (Safety) tidak sesuai lagi, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku. • Telah mengalami perbaikan, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku
5.11. OVERHOULE Overhoul adalah bagian dari pemeliharaan korektif yaitu kegiatan perbaikan terhadap peralatan dengan mengganti bagian-bagian utama alat, bertujuan untuk mengembalikan fungsi dan kemampuan alat yang sudah menurun karena usia dan penggunaan. Untuk penentuan dan waktu pelaksanaan over houl dapat ditinjau dari segi: 1) Usia pakai yang telah tercapai 2) Karena sebab lain (kerusakan yang mengakibatkan terjadinya kondisi sparepart bagian lain dan alat medik terkena imbasnya). Jika suatu alat medik akan diajukan untuk dilakukan overhoul maka MM atau vendor alat medik terkait harus menyiapkan semua bahan dan alat kerja agar saat pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik 5.1.2. EQUIPMENT DISPOSITION ATAU EQUIPMENT RECALL Peralatan dipakai dan disingkirkan dari rumah sakit sesering pasien yang datang dan pergi. Pengawas teknisi medik dan management rumah sakit harus bisa mengikuti perubahan teknologi peralatan kedokteran yang ada sehingga mengakibatkan peralatan harus ditinjau ulang apakah akan diganti dengan yang lebih baru atau tidak. Ada beberapa alasan untuk alat medik perlu adanya penggantian (recall): 1. Perubahan dalam standar perawatan. Prosedur klinis yang baru dapat menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi dengan kriteria unjuk kerja atau akurasi yang Iebih baik, membuat rumah sakit membeli peralatan dengan teknologi yang Iebih memenuhi kebutuhan. 2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan pasien, staff atau pengunjung. 3. Masalah-masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering atau mahal dan waktu nganggur yang berlebihan. 4. Usia pakai dan alat medik telah mencapai 5 sampai 10 tahun (sesuai dengan batas maksimal usia pakai peralatan medik) 5. Riwayat penggantian sparepart tinggi (history kerusakan tinggi) 6. Tidak tersedianya lagi sparepart baik di pasar umum ataupun sampai di pabrik asal alat medik itu dibuat. 7. Biaya operasional tinggi. 8. Adanya kebijakan atau permintaan dan vendor alat bersangkutan mengenai alat yang disupply akan ditarik (recall) ke pabrik dengan alasan tertentu. Dalam mengidentifikasi sebuah piranti untuk diganti, unit MM harus melakukan tindakan tertentu, Pertama, tanggung jawab untuk memesan suku cadang habis pakai dan khusus harus diperhatikan
sehingga tidak menambah biaya pengeluaran. Peralatan yang lama dapat ditempatkan ditempat penyimpanan dan dipakai sebagai unit cadangan. Ini pilihan yang harus dipilih, karena tetap membutuhkan dukungan suku cadang kemungkinan lain dapat dipilh pembelian sistem tukar tambah, mengkanibal suku cadang untuk menunjang peralatan yang sejenis, memindahkan peralatan ke laboratorium penelitian, atau menyumbangnya kepada organisasi lai. Pilihan terakhir adalah membiarkan barang tidak bisa dipakai dan menjualnya sebagat besi tua. Bila vendor akan merecall produknya yang sudah terjual, maka pengawas MM akan melakukan kajian bersama dengan vendor bersangkutan untuk dapat memberikan laporan tertulis tentang adanya penggantian atau recall ini. 5.13. PROSES IDENTIFIKASI RESIKO PADA PERALATAN MEDIK MM menyusun beberapa proses identifikasi resiko (Risk Assessment) dimana program ini adalah program pendukung yang masih termasuk dalam program pengelolaan alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta. Program identifikasi resiko ini dibuat sesuai dengan hasil pengamatan, diskusi dan evaluasi atas penggunaan alat medik oleh user dan MM selaku pengelola alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta. Identifikasi resiko peralatan medik berdasarkan atas beberapa evaluasi. 5.13.1. Faktor Penyebab Timbulnya Bahaya Resiko Pada Alat Medik 1. penyimpangan setting dan pembacaan atau display parameter dan komponen (mesin) 2. pengguna alat medik yang tidak memahami tentang prosedur penggunaan Alat medik 5.13.2. Jenis Resiko Bahaya yang ada di dalam penggunaan alat medik 1. Luka bakar pada alat misalkan ESU, microwave diathermi, alat laser kulit 2. Dosis radiasi sinar x melebihi ambang batas yg diijinkan pada alat radiologi 3. Tersengat listrik karena bocornya sistem pembatasan arus bocor 4. Pemberian terapi pernapasan yang kurang tepat pada mesin anestesi dan ventilator 5. Terjatuh pasien saat menggunakan alat seperti: treadmill dan tempat tidur 6. Pemberian terapi penarikan pada proses haemodialisa yang tidak tepat 7. Terpotongnya bagian tubuh yang tidak diinginkan saat melakukan tindakan operasi misalkan pada alat ESU dan Bor 8. Tidak baiknya proses sterilisasi pada alat autoclave sehingga tidak terpenuhinya proses sterilisasi alat atau instrument bedah. 9. Salah diagnosa karena faktor pemeliharaan alat medik yang kurang baik/ tidak dilakukan kalibrasi secara teratur, misalkan dinamap,timbangan,ECG, tensimeter, pasien monitor dll.
10. Tidak Ada kesesuaian antara setting dengan output dan suatu alat medik misalkan pada vaporizer 11. Dukungan sistem keamanan internal alat medik tidak berfungsi dikarenakan adanya kegagalan sistem pada alat tersebut saat penggunaan 12. Faktor pendukung keselamatan yang tidak ditaati atau dijalankan oleh pekerja atau pengguna alat medik 5.14.
PENDOKUMENTASIAN
HASIL
KEGIATAN
PEMELIHARAAN
DAN
PEBAIKAN ALAT MEDIS Semua kegiatan yang dilakukan baik itu pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan oleh MM harus didokumentasikan kedalam bentuk format tertentu seperti: 1. Form Minta Perbaikan (FMP) Form yang digunakan untuk mencatat keluhan alat medik pada masing-masing ruangan per alat medik sekaligus bentuk tindak lanjut MM dan keluhan yang disampaikan. 2. Form pemeliharaan alat medik atau kartu pemeliharaan 3. Tidak dilakukannya program pemeliharaan alat medik dengan baik dan benar sesuai dengan jadwal yang telah ada. Setiap kegiatan pemeliharaan pada alat medik yang dilakukan oleh teknisi medik hasil pekerjaannya harus dicatatkan dalam form pemeliharaan alat medik 3. Buku Besar Pemeliharaan Buku yang digunakan untuk mencatat semua aktifitas pemeliharaan dan perbaikan atas masing-masing alat medik peruangan. Buku besar ini hanya berisi tentang data base alat medik di ruangan bersangkutan, rekap pelaksanaan kalibrasi dan history pemeliharaan dan perbaikan masing-masing alat medik. 4. Stiker kalibrasi dan sertifikat kalibrasi alat medik Stiker dan sertifikat kalibrasi ini digunakan untuk membuktikan bahwa alat sudah atau belum dikalibrasi. Stiker dan sertifikat kalibrasi ini hanya diberikan oleh BPFK (Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan) dan atau vendor (pihak ketiga)
5.15. PELAPORAN HASIL KEGIATAN PENGELOLAAN ALAT MEDIK Dari kegiatan yang dilakukan oleh teknisi medis dan teknisi vendor alat terhadap pengelolaan alat medik setelah dituangkan ke dalam lembar report dan sekaligus juga akan didokumentasikan, pengawas MM hanus mengetahui dengan menandatangani lembar
report tersebut. Dengan mengetahui setiap lembar report tersebut, pengawas MM dapat melakukan kontrol semua kegiatan yang telah dilakukan sehingga diharapkan dapat teijaminnya pelaksanaan program pengelolaan alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta dengan baik. Lembar report yang ada di MM seperti: oFMP (Formulir Minta Perbaikan) o Service report vendor o Report kerusakan o Report perbaikan o Report penggantian spare part o Ceck list SQM (Square Metre) a Report preventive maintenance Setiap lembar report diatas selain pengawas MM yang harus mengetahui, pengawas MM juga akan membuat laporan rutin bulanan yang berisi rekap total kegiatan pengelolaan alat medik Rumah Sakit Tebet Jakarta kepada manager maintenance untuk bersama-sama melakukan pengolahan data sehingga continuous improvement untuk program pengelolaan alat medik akan bertambah baik dan sempurna dengan memperhatikan faktor keamanan dan keselamatan bagi pengguna alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta
BAB VI PATIENT AND STAFF SAFETY, INFECTION PREVENTION AND CONTROL
6.1. IDENTIFIKASI RESIKO Proses pengelolaan alat medik yang terdiri dari pemeliharaan dan perbaikan merupakan proses yang penuh dengan resiko keselamatan dan infeksi, baik untuk staf, pengunjung, pasien, bahkan pihak diluar rumah sakit. Resiko-resiko tersebut adalah: 6.1.1. Resiko keselamatan bagi pengunjung dan pasien: 1. Terpapar radiasi sinar-x 2. Kerusakan / Ketidakakuratan alat medik 6. 1.2.Resiko Keselamatan Staff (Staff Safety) 1. Terpapar Bahan Kimia atau cairan tubuh pasien 2. Terpapar Infeksi terutama air-borne. 3. Terpapar Radiasi Sinar 4. Low Back Pain karena proses mengangkat yang tidak tepat. 5. Security hazard dan pasien / pengunjung. 6.2. MANAJEMEN RESIKO (RISK MANAGEMENT) Manajemen resiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasikan, mengevaluasi dan memprioritaskan resiko untuk mengurangi resiko cedera dan kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasi sendiri. Upaya mengurangi resiko tersebut diantaranya adalah dengan: I. Prosedur penanganan pasca pajanan. 2. Penyediaan & pemakaian alat pelindung diri 3. Pelatihan keterampilan pelaksanaan pemeliharaan 4. Pembuatan signage/tanda-tanda informasi 5. Pelatihan keselamatan kerja 6. Memastikan kecukupan tenaga. 7. Pengadaan material alat kerja yang memadai dan maksimal 8. Penanaman budaya safety, safety meeting & awareness. 9. melakukan dengan baik dan tepat preventive maintenance untuk peralatan medik 10. Kalibrasi alat medik secara teratur sesuai ketentuan. 6.3. INFECTION CONTROL Unit MM menerapkan kebijakan dan prosedur pencegahan dan pengendalian infeksi sesuai dengan kebijakan rumah sakit, dengan selalu berkoordinasi dengan Komite Pencegahan
dan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit . Beberapa aktivitas dasar sehubungan dengan pencegahan dan pengendalian infeksi meliputi: 1. Pembudayaan cuci tangan sesuai ketentuan 2. Penggunaan alat pelindung din sesuai kebijakan Rumah Sakit Tebet Jakarta 3. Koordinasi untuk pemakaian limbah B3 yang diperlukan selama pemeliharaan dan perbaikan alat medik
BAB VII MONITORING, EVALUASI & CONTINUOUS IMPROVEMENT 7.1. MONITORING
Data Monitoring Monitoring dilakukan untuk memantau performa dan mutu pelayanan Unit MM. Untuk itu, maka ditetapkan beberapa indikator baik klinis maupun manajerial sebagai berikut: Process Monitoring Selain daripada pengumpulan data tersebut, monitoring dilakukan juga dengan cara melakukan pengawasan pelaksanaan SOP di lapangan dengan petugas Medical Maintenance. Selain itu, dilakukan pula monitoring process terhadap cara pemakaian / operasional alat medik oleh user dengan form LEMBAR EVALUASI DAN DISKUSI ALAT MEDIK. Proses ini dilakukan oleh Staff Quality Medical Maintenance. 7.2. EVALUASI Evaluasi dilakukan terhadap: Hasil data monitoring Data hasil monitoring dikumpulkan, disajikan dalam bentuk grafik, kemudian dibandingkan dari bulan ke bulan dan tahun ke tahun. Data dibuat trend dan dilakukan analisa setiap 3 bulan sekali. Data dibandingkan dengan standar atau nilai yang diharapkan dan setiap indikator 1 parameter yang diukur. Analisa dilakukan untuk mencari penyebab dan penyimpangan yang ditemukan dari proses pengumpulan data. Hasil process monitoring selain melakukan analisa data indikator yang diukur, analisa juga dilakukan terhadap data subyektif hasil pengawasan (Observasi) pelaksanaan SOP di lapangan. Adapun proses-proses yang esensial untuk dilakukan pengawasan di lapangan oleh pengawas Medical Maintenance dan Staff Quality Medical Maintenance adalah: 7.2.1. Proses Penanganan Alat Medik di Seluruh Unit di Rumah Sakit Umum Daerah Banten. 7.2.2. Proses pemeliharaan alat medik (preventive maintenance) oleh petugas MM. 7.2.3. Proses perbaikan alat medik 7.2.4. Jumlah proses perbaikan 7.2.5. Temuan-temuan dalam pelatihan karyawan 7.2.6. Rencana pengadaan alat medik baru Data hasil monitoring yang telah dianalisis dilaporkan kepada manager maintenance setiap bulannya, untuk ditindak lanjuti. Tindak lanjut yang dilakukan adalah meninjau tentang hasil monitoring baik yang dilakukan FMP atau hasil pengumpulan data-data dari SQMdapat berupa: . Saran perbaikan untuk cara penggunaan alat medik kepada pengguna alat medik
• Saran perbaikan untuk cara penanganan alat medik • MM mengusulkan untuk penggantian alat medik dengan type,merk dan sistem yang baru • Menentukan kebijakan bagaimana teknik perbaikan kerusakan dilakukan selama dapat kosisten menjaga fungsi alat medik tidak berubah • Membuat dan mengusulkan perubahan sistem pengelolaan suatu alat medik untuk model preventive maintenancenya (misalkan perubahan jadwal pelaksanaan preventive maintenance). Dari data monitoring dan tindak lanjut yang dilakukan memiliki tujuan penting yaitu dapat meningkatkan kualitas pelayanan medis dari Rumah Sakit Tebet Jakarta kepada pelanggan yang berstandarkan keamanan dan kenyamanan dan penggunaan alat medik yang ada. 7.3. CONTINUOUS IMPROVEMENT Merupakan perumusan upaya-upaya perbaikan dan hasil analisis. Tujuannya adalah menyusun rencana atau program kerja dengan tujuan untuk memperbaiki performance mutu yang diperoleh dan proses monitoring. Continuous improvement selain berupa: 7.3.1. Penyusunn program atau rencana kerja baru. 7.3.2. Revisi prosedur dan kebijakan, maupun penyusunan prosedur / kebijakan baru. 7.3.3. Penambahan tenaga baik kuantitas (rekrutment) maupun kualitas (training). 7.3.4. Penambahan penggantian equipment 7.3.5. Perubahan lay out ruangan
BAB VIII STAFF DEVELOPMENT 8.1. PELATIHAN UNTUK MEDICAL MAINTENANCE STAFF
Setiap staff baru yang masuk ke MM selain diberikan orientasi mengenai pola kerja di unit MM, staff juga diberikan pelatihan-pelatihan yang pada dasarnya dapat digolongkan menjadi 3 garis besar materi seperti: 1) Pengenalan dasar alat bagai mana menggunakan alat 2) Pelatihan untuk melakukan pemeliharaan rutin 3) Pelatihan untuk penanganan keluhan (trouble shooting) dan perbaikan kerusakan. Pelatihan ini akan diberikan kepada staff baru dengan program pelaksanaan yang terjadwal dan diakhiri dengan adanya evaluasi pelatihan. Evaluasi ini berfungsi untuk menilai tingkat pemahaman dan pelatihan. Selain itu juga hasil penilaian ini juga akan digunakan sebagai data yang kemungkinan dikemudian hari digunakan sebagai komponen dan up grading knowledge staff yang bersangkutan. Adapun pelatihan yang diberikan bisa disajikan dengan beberapa contoh model seperti berikut: 8.1.1. Pelatihan internal adalah pelatihan yang diberikan didalam lingkungan Rumah Sakit Tebet Jakarta dengan tatacara seperti: 1) Diberikan pelatihan langsung oleh staff senior MM (sharing pengetahuan) 2) Diberikan oleh vendor dan alat medik yang bersangkutan (saat commissioning, Pemeliharaan dll) 8.1.2.Pelatihan external adalah pelatihan yang diberikan atau dilaksanakan di luar lingkungan Rumah Sakit Tebet Jakarta atas dasar pengajuan permintaan training dan pengawas MM kepada Departemen Diklat Rumah Sakit Tebet Jakarta: 1) Pelatihan yang diberikan langsung oleh vendor dan suatu alat diluar lingkungan Rumah Sakit Tebet Jakarta. 2) Pelatihan yang diberikan oleh suatu institusi lembaga negara (BPFK, BAPETEN,dIl) yang diselenggarakan diluar lingkungan Rumah Sakit Tebet Jakarta evaluasi “pelaksanaan training. Untuk waktu pelaksanaan tidak hanya 1 kali pelaksanaan tetapi selama dirasakan perlu untuk diadakan pengulangan baik untuk staff yang sama atau lain staff atau bahkan dengan materi yang sama sekali training dapat dilakukan kembali (berulang).
8.2. PELATIHAN UNTUK PENGGUNA ALAT MEDIK Dokter dan perawat merupakan pengguna alat medik, bagi setiap pengguna alat medik di Rumah Sakit Tebet Jakarta pasti diberikan pembekalan tentang penggunaan alat medik dalam bentuk training. Training ini pun bersifat sama seperti apa yang diberikan kepada
staff MM tersebut diatas. Untuk pelaksanaan training alat medis di Rumah Sakit Tebet Jakarta akan melibatkan 5 unit; MM, Keperawatan, KOMDIK, DIKLAT dan HRD. Untuk alur pengajuan training diatur dalam kebijakan terpisah dari pedoman Rumah Sakit Tebet Jakarta. 8.3 PEMELIHARAAN ALAT MEDIS No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Pengertian Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. ….. — 1•b•kt Merawat dan memelihara atat medis sesuai prosedur Tujuan Agar alat medis berfungsi baik dan siap pakai Kebijakan Pemeliharaan alat medis dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace Prosedur I Pelaksanaan: 1. Cek fungsi alat medis 2. Cek kelengkapan alat medis 3. Cek kebersihan alat medis 4. Cek safety alat medis 5. Cek bagian alat medis yang perlu penggantian sparepart rutin 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik Pelaksanaan 1. Cek panel central gas medis 2. Cek tekanan gas medis dan pastikan menunjukan nilai yang normal 3. Cek pressure gauge (penunjuk tekan)
4. Cek safety pressure switch (pastikan berfungsi baik) 5. Cek kelengkapan panel gas medis 6. Cek instalasi central gas medis (pastikan tidak ada kebocoran gas medis) dengan rnenggunakan air sabun 7. Bersihkan tiap-tiap panel gas medis dengan kain majun 8. Catat kegiatan pemehharaan rutin pada kartu alat Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN CENTRAL GAS MEDIS No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit:Ditetapkan: dr. (Direktur) Pengertian Merawat, memelihara central gas medis sesuai prosedur Tujuan Agar central gas medis berfungsi baik Kebijakan Pemeliharaan central gas medis dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace Prosedur Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN CENTRAL AIR MEDICAL (CENTRAL COMPRESSOR MEDIS) No. Dokumen: No. Revisi Hataman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. (Direktur ) Pengertian Merawat, memelihara central compressor medis sesuai prosedur
Tujuan Agar central compresor medis berfungsi dengan baik Kebijakan Pemeliharaan central compresor medk dilakukan berdasarkan preventive maintenace Prosedur Pelaksanaan I. Cek panel central compressor medis 2. Cek tekanan pada tangki central kompresor dan pastikar menunjukan nilai yang normal 3. Cek pressure gauge (penunjuk tekan) pada tangki compresor 4. Cek safety pressure switch (pastikan berfungsi baik) 5. Cek mesin dryer kompresor, pastikan berfungsi baik 6. Cek filter udara mesin compresor, bersihkan jika kotor 7. Cek filter udara yang terpasang pada instalasi central kompressor 8. Cek kebocoran instalasi cental compressor medis (pastikan tidak ada kebocoran) dengan menggunakan air sabun 9. Bersihkan tiap-tiap panel compresor dengan kain majun 10. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN MESIN INCUBATOR BAYI No. Dokumen: No. Revisi:Halaman: STANDAR Tanggal Terbit: Ditetapkan: PROSEDUR OPERASIONAL Merawat, memelihara mesin incubator bayi sesuai prosedur Pengertian Tujuan Agar mesin incubator bayi berfungsi dengan baik
Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin incubator bayi dilakukan berdasarkan jadwal preventive rnaintenace. 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek level air pada bak humidifier, ganti air jika perlu 2. Bersihkan bak dan pelampung humidifier dan kotoran 3. Cek kelengkapan mesin incubator bayi (kabel power, mattras, handle-handle cover, skin sensor, humidity sensor dan sistem pengunci roda) 4. Cek keypad dan display pada panel control mesin incubator bayi 5. Cek adapter port untuk suplay oksigen ke dalam mesin incubator bayi 6. Test fungsi mesin incubator bayi (pastikan suhu dan kelembaban sesuai dengan setting) 7. Pastikan sistem alarm berfungsi balk 8. Cek filter udara pada mesin incubator bayi, ganti jika perlu Unit terkait Biornedik No. Dokumen:No. Revisi: Halaman: RS Tebets PEMELIHARAAN MESIN ESU STAN DAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan dr.Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin ESU sesuai prosedur Tujuan Agar mesin ESU berfungsi dengan baik Kebijakan
1. Pemeliharaan mesin ESU dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace. 2. Harus dilakukar oleh staff elektromedik 3. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPF Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin ESU 2. Cek kelengkapan mesin ESU (kabel power, display, keypad switch dan neutral plate) 3. Bersihkan bagian luar mesin ESU menggunakan kain majun sudah dibasahi dengan air (body mesin, keypad, display) 4. Bersihkan filter udara mesin 5. Setelah selesai pembersihan, pasang kembali kabel power stop kontak listrik 6. Hidupkan mesin ESU dan cek fungsi mesin (Cutting, coag bipolar, monopolar) 7. Setelah selesai dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN MESIN ENDOSCOPY No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. – Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin endoscopy sesuai prosedur Tujuan Agar mesin endoscopy berfungsi dengan balk Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin endoscopy dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dHakukan teral kalibrasi oeh BPFK Prosedur
Pelaksanaan 1. Cek fungsi mesin endoscopy 2. Cek kelengkapan mesin endoscopy (camera, Video prosesor. Light source, punter, kabel fiber optic dan monitor) 3. Bersihkan bagian luar mesin endoscopy menggunakan kain majun yang sudah dibasahi dengan air (body mesin) 4. Cek lensa camera, bersihkan jika kotor dengan pembersih lensa 5. Cek light source (jika lampu sudah 500 jam ganti dengan lampu baru) 6. Cek hash printer, pastikan gambar sesuai dengan standar medis 7. Setelah selesai dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik PEMELIHARAAN MESIN EKG RS Tebets No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin EKG sesuai prosedur Tujuan Agar mesin EKG berfungsi dengan baik Kebijakan I. Pemeliharaan mesin KG dakukan berdasarkan Jadwal preventive maintenace. 2. Harus dilakukan oleh staff elektromedik 3. Setiap satu tahun sekali akan dakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cabut kabel power dan stop kontak listrik 2. Cek kelengkapan rnesin EKG (kabel power, kabel EKG, bulb EKG, cardi clip EKG,
battery back up EKG) 3. Bersihkan bagian luar mesin EKG menggunakan kain majun yang sudah dibasahi dengan air (body mesin, keypad, display) 4. Bersihkan konektor kabel EKG yang terhubung dengan bulb ‘n cardi clip 5. Setelah selesai pembersihan, pasang kembali kabel power pada stop kontak listrik 6. Hidupkan mesin EKG dan cek fungsi mesin (display, keypad, printer, dan back up battery) 7. Cek hasil EKG (I, II, Ill, AVR, AVL, AVF, VI s/d V6) Mesin EKG dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN MESIN DEFIBRILATOR No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin defibrilator sesuai prosedur Tujuan Agar mesin defibrilator berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin defibrilator dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cabut kabel power dan stop kontak listrik 2. Cek kelengkapan mesin defibrilator (kabel power, kabel EKG, Peda back up defibrilator) 3. Bersihkan bagian luar mesin defibrilator menggunakan kain majun yang sudah dibasahi
dengan air (body mesin, keypad, display) 4. Bersihkan konektor kabel EKG yang terhubung dengan bulb da cardi dip 5. Bersihkan permukaan pedal plat (sternum dan apek) dengan kain majun yang sudah dibasahi air 6. Hidupkan mesin defibnilator dan cek fungsi mesin (display, keypad printer, charge, discharge dan back up battery) 7. Cek selector energi (10 joule sld 150 joule) 8. Mesin defibrilator dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN MESIN COMPRESSOR NEBULIZER No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. – Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin compressor nebulizer sesuai prosedur Tujuan Agar mesin compressor nebulizer berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin compressor nebulizer dilakukan berdasarkan jadwa preventive maintenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan 1. Cek fungsi mesin compressor nebulizer
2. Cek kelengkapan mesin compressor nebulizer ( filter udara, bacteri filter dan kabel power) 3. Bersihkan bagian luar mesin compressor nebulizer dengan kain majun 4. Bersihkan filter udara pada mesin, jika perlu ganti filter baru 5. Cek tekanan angin yang keluar dan mesin 6. Setiap satu tahun sekali harus dikalibrasi ulang oleh BPFK 7. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN MESIN ANESTES1 No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Merawat, memelihara mesin anestesi sesuai prosedur Pengertian Tujuan Agar mesin anestesi berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin anestesi dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin anestesi 2. Cek kelengkapan mesin anestesi (kabel power, selang oksigen, selang medical air, monitor, key board, vaporizer, canester dan battery back up) 3. Bersihkan bagian luar mesin anestesi menggunakan kain majun yang sudah dibasahi dengan air (body mesin, keypad, monitor) 4. Bersihkan filter udara mesin 5. Setelah selesai pembersihan, pasang kembali kabel power pada stop kontak listrik 6. Hidupkan mesin ventilator dan cek fungsi mesin (monitor, keypad, printer, dan oksigen
test) 7. Setelah selesai dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik Rumah Sakit Tebet Jakarta PEMELIHARAAN MESIN AUTOCLAVE No. Revisi: Haman: STANDAR Tanggal Terbit: Ditetapkan: PROSEDUR OPERASIONAL Pengertian Merawat memelihara mesin autoclave sesuai prosedur Tujuan Agar mesin autoclave berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin autoclave dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek level air pada reservoir tank 2. Cek tekanan angin yang masuk pada mesin autoclave, pastikan tekanan angin (6 Bar ) 3. Cek tegangan listrik input 3 phase, pastikan tegangan input listrik baik 4. Cek panel listrik mesin autoclave (bersihkan panel, kencangkan koneksi kabel-kabel pada panel) V 5. Cek panel control mesin autoclave (bersihkan panel, cek fan V rotation. kencangkan kabel-kabel kontrol) 6. Cek pressure gauge (penunjuk tekanan steam) pada autoclave 7. Cek door gasket, bersihkan dan kerak uap panas (ganti door gasket jika ada kebocoran) 8. Cek piston hidrolik pintu mesin autoclave (pintu 1 dan pintu 2), pastikan tidak ada kebocoran oIi
9. Bersihkan reservoir tank, cek pelampung (pastikan berfungsi baik) 10. Test furigsi mesin autoclave dengan menggunakan bowidick test dan test biological indikator 11. Cek safety over pressure switch, pastikan berfungsi baik 12. Pastikan suplay air RO dan air bersih ke mesin autoclave lancar dan tekanan air normal terkait Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN CENTRAL VACUUM MEDIS No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit:Ditetapkan dr. – Direktur Pengertian Merawatl memelihara central vacuum medis sesuai prosedur Tujuan Agar central vacuum medis berfungsi dengan baik Kebijakan Pemeliharaan central vacuum medis dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek panel central vacuum medis 2. Cek tekanan pada tangki central vacuum dan pastikan menunjukan nilai yang normal 3. Cek pressure gauge (penunjuk tekan) pada tangki vacuum 4. Cek safety pressure switch (pastikan berfungsi baik) 5. Cek filter bakteri pada instalasi central vacuum 6. Cek level oil mesin central vacuum, ganti oil mesin jika sudah waktunya 7. Cek kebocoran instalasi vacuum medis (pastikan tidak ada kebocoran) dengan menggunakan air sabun
8. Bersihkan tiap-tiap panel vacuum dengan kain majun 9. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik RS Tebet Halaman: PEMELIHARAAN TIMBANGAN BAYI No. Dokumen: No. Revisi: STANDAR Tanggal Terbt: Ditetapkan: PROSEDUR OPERASIONAL Direktur Pengertian Merawat, memelihara timbangan bayi sesuai prosedur Tujuan Agar timbangan bayi berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan timbangan bayi dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh badan metrologi Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek jarum penunjuk sebelum ada beban harus diposisi nol 2. Cek kelengkapan timbangan bayi (pijakan dan pengukur tinggi badan) 3. Bersihkan bagian luar timbangan badan (pijakan, pengukur tinggi badan, kaca indikator berat badan) 4. Cek keakurasian ketepatan timbangan badan dengan menggunakan beban yang berstandar dan bersertifikat 5. Setiap satu tahun sekali harus di kalibrasi ulang oleh badan metrologi 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat -
Biomedik Unit terkait RS Tebet PEMELIHARAAN TIMBANGAN BADAN No. Revisi: HaIaman:STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr……….. Direktur Pengertian Merawat, memelihara timbangan badan sesuai prosedur Tujuan Agar timbangan badan berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan timbangan badan dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh badan metrologi Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek jarum penunjuk sebelum ada beban harus diposisi nol 2. Cek kelengkapan timbangan badan (pijakan dan pengukur tinggi badan) 3. Bersihkan bagian luar timbangan badan (pijakan, pengukur tinggi badan, kaca indikator berat badan) 4. Cek keakurasian ketepatan timbangan badan dengan menggunakan beban yang berstandar dan bersertifikat 5. Setiap satu tahun sekali harus di kalibrasi ulang oleh badan metrologi 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Biomedik – RS Tebet PEMELIHARAAN PATIENT MONITOR No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: -
STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Pengertian Merawat/ memelihara patient monitor sesuai prosedur Tujuan Agar patient monitor berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan patient monitor dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi patient monitor 2. Cek kelengkapan patient monitor (kabel power, kabel 2KG, Tubing NIBP, Kabel SPO2) 3. Cek back up battery internal patient monitor 4. Cek keakurasian/ketepatan hasil EKG menggunakan simulator EKG yang berstandar dan bersertifikat 5. Setiap satu tahun sekali harus dikalibrasi ulang oleh BPFK 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu slat . Biomedik [nit terkait RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN VENTILATOR No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit:
Ditetapkan: dr. Direktur Pengertian Merawat memelihara mesin ventilator sesuai prosedur Tujuan Agar mesin ventilator berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin ventilator dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi ventilator 2. Cek kelengkapan mesin ventilator (kabel power, selang oksigen, selang medical air, monitor, key board dan battery back up)) 3. Bersihkan bagian luar mesin Ventilator menggunakan kain majun yang sudah dibasahi dengan air (body mesin, keypad, monitor) 4. Bersihkan filter udara mesin 5. Setelah selesai pembersihan, pasang kembali kabel power pada stop kontak listrik 6. Hidupkan mesin ventilator dan cek fungsi mesin (monitor, keypad, printer, dan SST test) 7. Setelah selesai dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN USG No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Direktur
Pengertian Merawat, memelihara mesin USG sesuai prosedur Tujuan Agar mesin USG berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin USG dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oeh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi USG 2. Cek kelengkapan mesin USG (kabel power, probe USC. printei monitor, key board) 3. Bersihkan bagian luar mesin USG menggunakan kain majun yan sudah dibasahi dengan air (body mesin, keypad, monitor) 4. Bersihkan filter udara mesin 5. Setelah selesai pembersihan, pasang kembali kabel power stop kontak istrik 6. Hidupkan mesin USG dan cek fungsi mesin (monitor, keypa printer, dan probe USG) 7. Mesin USG dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Unit terkait Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN ULTRASOUND THERAPY No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR Tanggal Terbit: Ditetapkan: PROSEDUR OPERASIONAL Pengertian Merawat/ memelihara mesin ultrasound terapy sesuai prosedur Tujuan Agar mesin ultrasound terapy berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin ultrasound terapy dilakukan berdasarkan jadwal preventive
maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin ultrasound terapy 2. Cek kelengkapan mesin ultrasound terapy ( kabel power, probe ultrasuond, display, keypad) 3. Bersihkan bagian luar mesin dengan kain majun 4. Cek setting intensitas dan timer 5. Setiap satu tahun sekali harus dikalibrasi ulang oleh BPFK 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN ULTRASOUNIC NEBULIZER No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Pengertian Merawat, memelihara mesin ultrasounic nebulizer sesuai prosedur Tujuan Agar mesin ultrasounic nebulizer berfungsi dengan balk Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin ultrasounic nebulizer dilakukari berdasarkan jadwal preventive maintenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin ultrasounic nebulizer 2. Cek kelengkapan mesin uttrasounic nebulizer (trolly, medecine cup, filter udara, bacteria
filter dan kabel power) 3. Bersihkan bagian bak air mesin dengan kain majun 4. Bersihkan filter udara pada mesin 5. Bersihkan bagian medecine cup 6. Setiap satu tahun sekali harus dikalibrasi ulang oleh BPFK 7. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu atat Unit terkait RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN TRACTION No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. – Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin traction sesuai prosedur Tujuan Agar mesin traction berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin traction dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin traction 2. Cek kelengkapan mesin traction (Belt pasien, emergency switch, f switch, matteras, adapter hanger) 3. Bersihkan bagian tuar mesin traction 4. Cek keakurasian dan ketepatan setting load, rest time dan hold time 5. Setiap satu tahun sekali harus dikalibrasi ulang oleh BPFK 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat
Prosedur Unit terkait Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN TREADMILL No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin treadmill sesual prosedur Tujuan Agar mesin treadmill berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin treadmill dilakukan berdasarkan jadwal preventive mainitenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin treadmill 2. Cek computer mesin treadmill dan hasil EKG pada monitor 3. Bersihkan bagian luar mesin treadmill (bell, emergency switch, preamp EKG, monitor, keyboard dan mouse) 4. Cek keakurasian/ketepatan hasil EKG menggunakan simulator EKG yang berstandar dan bersertifikat 5. Setiap satu tahun sekali harus dikalibrasi ulang oleh BPFK 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik RS Tebet
No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. – Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin short wave diathermy (SWD) ses prosedur Tujuan Agar mesin short wave diathermy (SWD) berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemehharaan mesin short wave diathermy (SWD) diIakukan berdasarkan jadwal preventive maintenance 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi oleh BPFK PEMELIHARAAN MESIN SWD Prosedur Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin SWD 2. Cek kelengkapan mesin SWD (probe mono, diplode, arm, ka power, kabel probe, roda) 3. Bersihkan bagian luar mesin SWD 4. Cek keypad dan knob setting intensitas 5. Cek fungsi kipas pendingin mesin dan bersihkan 6. Setiap satu tahun sekali hams dikalibrasi ulang oleh BPFK 7. Catat kegiatan pemellharaan rutin pada kartu alat RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN SUCTION No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit:
Ditetapkan: dr. – Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin suction sesuai prosedur Tujuan Agar mesin suction berfungsi dengan baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin suction dilakukan berdasarkan jadwal preventive maintenance 2. Pemeliharaan mesin dilakukan oleb staff elektromedik Prosedur Unit terkait Pelaksanaan: 1. Cek fungsi mesin suction 2. Cek kelengkapan mesin suction (kabel power, botol, selang sucti pressure gauge, regulator dan foot switch) 3. Bersihkan bagian luar mesin suction menggunakan kain majun y; sudah dibasahi dengan air (body mesin) 4. Cek level oil mesin, jika pertu ganti oil mesin 5. Setelah selesal pembersihan, pasarig kembali kabel power p stop kontak hstrik 6. Hidupkan mesin suction dan cek fungsi mesin (daya hisap safety over flow) 7. Setelah selesal dirapikan dan disimpan kembali pada tempatnya Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN MWD No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggat Terbit: Ditetapkan dr. – Direktur Pengertian
Merawat, memelihara mesin micro wave diathermy (MWD) sest prosedur Tujuan Agar mesin micro wave diathermy (MWD) berfungsi dengan balk Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin micro wave diathermy (MWD) ditakuk berdasarkan jadwal preventive maintenace 2. Setiap satu tahun sekali akan ditakukan teral kalibrasi oleh BPFK Pelaksanaan 1. Cek fungsi mesin MWD 2. Cek kelengkapan mesin MWD (probe mono, diplode, arm, kat power, kabet probe, roda) 3. Bersihkan bagian luar mesin MWD 4. Cek keypad dan knob setting intensitas 5. Cek fungsi kipas pendingin mesin dan bersihkan 6. Setiap satu tahun sekali hams dikalibrasi ulang oteh BPFK 7. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Prosedur Unit terkait Biomedik RS Tebet PEMELIHARAAN MESIN INFRARED THERAPY No. Dokumeri: No. Revisi: Halaman: STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Direktur Pengertian Merawat, memelihara mesin infra terapy sesuai prosedur Tujuan Agar mesin infra terapy berfungsi dengari baik Kebijakan 1. Pemeliharaan mesin infra terapy dilakukan berdasarkan jadw preventive mairitenace
2. Setiap satu tahuri sekali akan dilakukan teral kalibrasi oleh BPFK Prosedur Pelaksariaan: 1. Cek furigsi mesin infra red terapy 2. Cek kelengkapan mesin infra red terapy ( kab& power, Iampu ir red, pengaman lampu, knob dimmer, knob timer dan rods trolly) 3. Bersihkan bagian luar mesih dengan kain majun 4. Cek dimmer dan timer 5. Setiap satu tahun sekall hams dikalibrasi ulang oleb BPFK 6. Catat kegiatan pemeliharaan rutin pada kartu alat Unit terkait Biomedik EQUIPMENT DISPOSITION ATAU EQUIPMENT RECALL RS Tebets No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STAN DAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. Direktur Pengertian Proses penggantian dan penarikan instrument oleh pihak manajer seiring dengan usia alat dan fungsinya yang sudah tidak Iayak pakai (rusak) Tujuan Untuk mengikuti perubahan teknologi peralatan kedokteran yang sehingga peralatan diganti dengan yang Iebih barn guna mendapal hasil pelayanan yang Iebih baik Kebijakan 1. Penggantian dan penankan instrument dilakukan berdasarkan laporan yang dibuat oleh biomedik 2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi mengetahui apakah alat masih layak pakal atau tidak U’dibuatkan pengajuan recall. Prosedur Beberapa alasan untuk alat medik perlu adanya penggantian (recall 1. Perubahan dalam standar perawatan. Prosedur klinis yang dapat menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknc dengan krlteria unjuk kerja atau akurasi yang Iebih baik.
memi rumah sakit membeli peralatan dengan teknologi yang I’ memenuhi kebutuhan. 2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelak pasien, staf atau pengunjung. 3. Masalah-masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering. mahal dan waktu nganggur yang berlebihan. 4. Usia pakai dari alat medik telah mencapal 5 sampal 10 tahun (sesual dengan batas maksimal usia pakal peralat medik) 5. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi) 6. Tidak tersedianya lagi spare part balk di pasar umum atau sampai di pabrik asal alat medik itu dibuat. 7. Biaya operasional tinggi. 8. Adanya kebijakan atau permintaan dad vendor alat bersangki mengenai alat yang disupply akan ditarik (recall) ke pabrik dengan alasan tertentu Unit terkait 1. Biomedik 2. Departemen terkait EQUIPMENT DISPOSITION ATAU EQUIPMENT RECALL RS Tebet No. Dokumen: No. Revisi: Halaman: STAN DAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit: Ditetapkan: dr. – Direktur Pengertian Proses penggantian dan penarikan instrument oleh pihak manajer seiring dengan usia alat dan fungsinya yang sudah tidak layak (rusak) Tujuan Untuk mengikuti perubahan teknologi peralatan kedokteran yang sehingga peralatan diganti dengan yang Iebih baru guna mendapat hasil pelayanan yang Iebih baik Kebijakan 1. Penggantian dan penarikan instrument dilakukan berdasarkan laporan yang dibuat oleh biomedik
2. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan kalibrasi Mengetahui apakah alat masih layak pakai atau tidak dibuatkan pengajuan recall. Prosedur Beberapa alasan untuk alat medik perlu adanya penggantian (recall) 1. Perubahan dalam standar perawatan. Prosedur klinis yang dapat menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi dengan kriteria unjuk kerja atau akurasi yang Iebih baik. Rumah sakit membeli peralatan dengan teknologi yang memenuhi kebutuhan. 2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan pasien, staff atau pengunjung. 3. Masalah-masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering, mahal dan waktu nganggur yang berlebihan. 4. Usia pakai pada alat medik telah mencapai 5 sampal 10 tahun (sesuai dengan batas maksimal usia pakai peralatan medik) 5. Riwayat penggantian sparepart tinggi (history kerusakan tinggi) 6. Tidak tersedianya lagi sparepart baik di pasar umum atau sampai di pabrik asal alat medik itu dibuat. 7. Biaya operasional tinggi. 8. Adanya kebijakan atau permintaan pada vendor alat bersangkutan. Mengenai alat yang disupply akan ditarik (recall) ke pabrik dengan alasan tertentu Unit terkait 1. Biomedik 2. Departemen terkait
BAB IX PENUTUP Pemeliharaan peralatan medis di RS Tebet penting artinya untuk meningkatkan mutu
pelayanan terhadap pasien dan menjamin keamanan dan kenyamanan serta validitas alat yang digunakan akan semakin baik. Untuk itu diharapkan keseriusan kepada semua pihak terkait untuk dapat berperan aktif dalam pemeliharaan peralatan medis di RS Tebet. Panduan ini masih jauh dari sempurna. sehingga masih perlu bimbingan,masukan serta saran dari semua pihak terkait yang ada di lingkungan RS Tebet. Semoga panduan pemeliharaan peralatan medis ini dapat bermanfaat bagi RS Tebet khususunya bagi Instalasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3).
