CURSO: LENGUAJE II DOCENTES: Liliana Paz Ramos
REDACCIÓN ADMINISTRATIVA 1. El memorando 1.1. Definición Es una comunicación breve, de carácter interno, muy usada en oficinas públicas y privadas mediante el cual se transmite un mensaje, se hace notificaciones, se realiza amonestaciones o breves informes que requieren poco espacio, por eso usualmente se usa hojas A5. Casas, R. (2006) resalta que el memorando “no debe incidir en asuntos que requieren explicaciones prolijas porque e so atentaría contra su principal objetivo: recordar puntualmente un hecho reciente” (p. 387).
El memorando es un documento descendente de un superior a un subalterno, quien puede responderle mediante un informe. También puede circular en forma horizontal entre personal del mismo nivel jerárquico.
1.2. Características Un memorando posee las siguientes particularidades: Es un documento de uso exclusivamente interno. En su redacción no debe usarse la primera persona gramatical. Es un documento específico y exacto. Es decir, trata por completo el tema planteado. Utiliza la construcción positiva. No usa rodeos o circunloquios: Sus oraciones son directas, claras y cortas. Se redacta usualmente en papel A5. Existen por lo menos cuatro formatos de memorandos, cuya única diferencia es la distribución de los elementos del encabezamiento. Observa la siguiente tabla:
FORMATO A
FORMATO B
Trujillo, 21 de febrero de 2016 MEMORANDO N° 001-16-DAH-UPAO Señor: Ing. Enrique Castillo Ibáñez Jefe de Logística Asunto: Rendición de cuentas
Trujillo, 21 de febrero de 2016 MEMORANDO N° 001-16-DAH-UPAO Al: Ing. Enrique Castillo Ibáñez Jefe de Logística Asunto: Rendición de cuentas
FORMATO C
FORMATO D
MEMORANDO N° 001-16-DAH-UPAO A: Ing. Enrique Castillo Ibáñez Jefe de Logística De: Dora Castañeda Cedamanos, Directora de Escuela Asunto: Rendición de cuentas Fecha: 21 de febrero de 2016
MEMORANDO N° 001-16-DAH-UPAO Al: Ing. Enrique Castillo Ibáñez Jefe de Logística De: Dora Castañeda Cedamanos, Directora de Escuela Asunto: Rendición de cuentas Fecha: 21 de febrero de 2016
1.3. Clases de memorando memorando Existen dos clases de memorando: a. Memorando simple. Se utiliza para trasmitir disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. b. Memorando múltiple. Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinarios. Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple con la diferencia que se emplea memorando múltiple como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de "memorando circular". 1.4. Recomendaciones Recomendaciones a tener en cuenta en la redacción de un memorando En la mayoría de casos, el texto del memorando está conformado por un solo párrafo por lo que deberás: Usar una fórmula de apertura. Esta puede ser: “sírvase”, “comunico a Ud.”, “mediante la presente”, etc. Ejemplo: Sírvase comunicar a esta Jefatura el reporte de asistencia de Arturo Cotrina Gerónimo, correspondiente al mes que acaba de terminar. terminar. Desarrollar el asunto que motiva el memorando en forma precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. NO posee párrafo de cierre o conclusión. conclusión. Basta y sobra con usar el directo y cortés Tener en cuenta que el texto del memorando NO posee “Atentamente”.
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CURSO: LENGUAJE II DOCENTES: Liliana Paz Ramos 1.5. ¡Identifiquemos la estructura de un memorando! Lee el siguiente memorando y deduce cuáles son sus partes obligatorias.
A B)
A) Trujillo, 02 julio de 2016
B) MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 117-16-DAH-UPAO C) Señores:
Dr. Carlos Delgado Huamán Dra. Liliana Ramos Castañeda Designación como jurados en V Concurso Regional de D) Asunto: Declamación _____________________________________ _________________________________________________________ _________________________ _____ E) Mediante la presente se les designa como representantes de nuestra universidad en el V Concurso Regional de Declamación, organizado por la IE Hermanos Blanco, a realizarse en el auditorio de ese colegio el 1 de julio del presente a las 9:00 am. Se agradecerá la elaboración de un informe de participación para su envío a Oficina de Personal, bajo responsabilidad.
C) D)
E)
F) Atentamente,
F)
G) Dr. Luis Bonilla Mercado
2. El informe
G)
Jefe de Departamento de Humanidades
H
2.1. Definición
H) C.C.
(1) Archivo (2) Docentes I) LBM/nac
I
Destinatario
Texto Con copia
Firma, posfirma y sello
Lugar y fecha
Código Asunto
Antefirma Pie de página
2. El informe 2.1. Definición Es el documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos consid erados de interés dentro de una organización. Tiene carácter de declaración jurada; esto quiere decir que la persona que informa debe hacerlo con la verdad, de lo contrario podrá ser sancionada administrativa y penalmente. Mateo, M. (2012) resalta que “lo más importante de este documento es que sirve para tomar decisiones y como estas deben ser las mejores, el informe no solo debe ser veraz sino detallado” (p. 277). Fernández (2010) destaca su naturaleza técnica y especializada. Es redactado por un profesional o especialista a solicitud de un mayor jerárquico o a iniciativa propia para dar cuenta de d e aquello que se hizo, con qué criterios se realizó y cómo se hizo, qué resultados se obtuvieron, entre otros. 2.2. Características Se utiliza por igual en instituciones públicas y privadas. Es de carácter interno. Es un documento vertical, enviado de un subordinado a superior o entre personas que ocupan cargos equivalentes, como parte de la labor profesional. Su contenido no depende de la elección del informante, sino de las exigencias de una tarea o empleo. Desarrolla asuntos técnicos, problemas, incidencias, reconocimientos o labores realizadas por el informante. Por lo general, puede ir acompañado de fotografías, gráficos, tablas, documentos originales, ilustraciones, facturas u otros que
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CURSO: LENGUAJE II DOCENTES: Liliana Paz Ramos 2.3. ¡Identifiquemos la estructura de un informe! Lee el siguiente informe y deduce cuáles son sus partes obligatorias. A)
A)
B)
B) INFORME Nº 001-16-UPAO
C)
C) Señor:
Trujillo, 05 julio de 2016
Dr. Luis Bonilla Mercado JEFE DEL DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE HUMANIDADES
D) E)
D) Asunto:
Cumplimiento como jurados en V Concurso Regional de Declamación
E) Referencia:
MEMORANDO N° 177-16-DAH-UPAO, del 2 de julio de 2016
________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______ F) F )
F.1) Tenemos el grado de dirigirnos a Ud. para informarle lo siguiente:
F.1)
a) b)
F.2)
F.2)
c)
F.3)
Con el memorando de la referencia, se nos designó como jurados representantes de nuestra universidad, en el V Concurso Regional de Declamación, organizado por la IE Hermanos Blancos. Para ello acudimos el día 01 de julio del presente al local de dicho colegio para cumplir la función designada. Así, el concurso empezó a las 9:00 a. m. y se extendió hasta las 12:00 m., realizándose con absoluta normalidad y transparencia. Los ganadores fueron, tal como se detalla a continuación. Categoría A:
María Luisa Linares Savedra, IE Santa Rosa.
Categoría B:
Eduardo Gabriel Neyra Paz, IE San Juan
Categoría C: Cristian Andrés Soifer Barraza, IE República de Panamá Al término de nuestra participación la Sra. Nury Bazán de Fernández, directora, expresó su agradecimiento y satisfacción por el trabajo realizado, enfatizando la alta estima que tienen a la Universidad Privada Antenor Orrego.
F.3) Es cuanto informamos a usted. G) Atentamente,
G) H)
H)
Dra. Liliana Ramos Castañeda Docente
Asunto
Código Cumplimiento
Apertura Referencia
Dr. Carlos Delgado Huamán Docente
Antefirma
Exposición
Lugar y fecha
Cuerpo
Firma y posfirma Destinatario
2.4. Clases de informe Al ser el informe una recomendación basada en datos sustentatorios puede ser estudiado desde diversas perspectivas. Así, si tomamos en cuenta la frecuencia de su presentación, podemos hablar de informes ordinarios y e xtraordinarios. Pero si consideramos el contenido o fondo del informe, podemos clasificarlos en informes de datos e informes de recomendación. (Cibertec, 2011). 2.4.1. Informe de datos Este informe transmite información a través de una recopilación de hechos. Este tipo de informe se subdivide a su vez en: a. Informativo Se utiliza para transmitir información que se tiene al alcance de la mano. Por Por ejemplo, ejemplo, presentar presentar un informe sobre imprevistos, imprevistos, el estado de la maquinaria de una empresa o las existencias de papel que se tienen en almacén, etc.
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2.5. Recomendaciones Recomendaciones para la redacción de un informe El texto de un informe tiene los siguientes elementos y rasgos: Fórmula de apertura. Podemos usar expresiones como Tengo el honor…”, “tengo el agrado”, “es grato…” Cuando el informe es enviado por iniciativa propia se suele usar: “Tengo el grado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:” Cuando el informe ha sido pedido por un superior se usa “En atención a lo solicitado por su despacho mediante…, cumplo con “
informar a Ud., lo siguiente:”
Exposición. Exposición . Se desarrolla en forma sistemática el asunto que se comunica. Este desarrollo se organiza en orden cronológico o temático. Las ideas se organizan en párrafos, o mediante títulos y subtítulos. Los cuales pueden enumerarse correlativamente. Fórmula de cumplimiento. cumplimiento. La cual finaliza el informe. Es un párrafo separado del resto. La más difundida: “Es todo cuanto tengo que informar a Ud. para su conocimiento y demás fines”.
3. La modernidad en el lenguaje administrativo En el lenguaje administrativo existe una gran cantidad de e xpresiones hechas, pero con el paso del tiempo estás se vuelven expresiones redundantes o arcaicas. Estos clichés administrativos necesitan ser modernizados por expresiones directas y concisas. Si bien hemos insistido hasta el momento en la importancia de la cortesía y el uso de tratamientos de respeto, no debemos confun dir el lenguaje cortés con el lenguaje cortesano. El lenguaje cortesano solo logra que las personas se ubiquen en u na posición de inferioridad. Tal como señala Badía (2013), “l as fórmulas de cortesía en la Administración son, y deben ser, solo expresión de urbanidad y corrección” (párr. 3). Veamos algunos ejemplos de expresiones poco recomendadas hoy en día y sus equivalentes modernos.
EXPRESIONES A EVITAR Sírvase ser tan amable de informarme. Sírvase dar a conocer Le hago de su conocimiento Respetuosamente suplico Suplico encarecidamente Muy señor nuestro y amigo Vuestra Ilustrísima (V.I.), Vuestra Excelencia (V.E.), Excelentísimo (Excmo.) o Ilustrísimo (Ilmo.) El que suscribe El abajo firmante Que creyendo reunir Que estimándose comprendido En mérito de lo expuesto
Permítame decirle que estamos sumamente satisfechos
Estamos satisfechos
Esperando su respuesta Quedamos de usted Quiero aprovechar esta oportunidad para expresarle mi
Espero su respuesta Atentamente Agradezco
EXPRESIONES RECOMENDADAS Sírvase informar
Le comunico Solicito
Estimado
Señor, señora El suscrito El firmante Al reunir Al comprender Por lo expuesto
agradecimiento…
Aprovechamos la ocasión para reiterarle las seguridades de nuestra más alta consideración y estima
Afectuosamente, agradeceré su apoyo, agradezco su apoyo
Con la lectura del cuadro comparativo último, podemos señalar señalar la importancia de trasmitir nuestras ideas de forma directa, sin cometer redundancias. Así mismo, de la importancia de la precisión y la concisión. Por último, en el lenguaje administrativo moderno se evita el uso del gerundio (esperando haber atendido), por considerársele obsoleto.
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PRÁCTICA N° 10 MEMORANDO E INFORME Nombre y apellidos: _______________________ __________________________________ ______________________ ______________________ ___________________ ________ Escuela: _________________________ ______________________________ _____ 1.
Fecha: ______________________ ________________________
Lee las siguientes expresiones y modernízalas. Sé directo y preciso. EXPRESIONES HECHAS
DEBERÍAMOS USAR ______________________________________________ Por medio de la presente me atrevo a informarle a usted que… ______________________________________________ ______________________________________________ Me dirijo a usted para informarle sobre los avances hechos en ______________________________________________ nuestro proyecto a cargo durante el último semestre de este año. ______________________________________________ ______________________________________________ Esperando haber atendido su pedido, nos reiteramos sus atentos ______________________________________________ ______________________________________________ y seguros servidores. ______________________________________________ ______________________________________________ Respetuosamente suplico… ______________________________________________ ______________________________________________ Sin más por el momento ______________________________________________ Por la presente se le invita a usted para que, en el plazo ______________________________________________ ______________________________________________ improrrogable, envíe su informe mensual… ______________________________________________ En el informe se señala que el recurrente fue […] invitado ______________________________________________ reiteradamente a efectuar la prueba de impregnación alcohólica ______________________________________________ ______________________________________________ en la sangre… ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ Tengo el honor de exponer… ______________________________________________ 2. Cuáles son las similitudes y diferencias entre un memorando y un informe. DIFERENCIAS Emisor
Receptor
Clases
Usos o finalidad del documento
MEMORANDO
INFORME
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CURSO: LENGUAJE II DOCENTES: Liliana Paz Ramos 3. Lee el siguiente caso. Luego, r edacta un memorando e informe. No te olvides de determinar qué información irá en el memorando y cuál en el informe. La empresa “TERRONES S.A.” de esta ciudad, especializada en la venta de electrodomésticos, debe cumplir un pedido muy importante por campaña navideña, consistente en la compra de 5.000 (cinco mil) hornos microondas. El Gerente General ha enviado un memorando (MEMORANDO N°0234-16-TS.SA) en el el que le pide pide que evalúe las propuestas de dos reconocidas marcas: OSTER e IMACO. Usted, como jefe (a) del Área de Presupuesto, debe presentar un informe en el que evalúe ambas propuestas y determine cuál es la más adecuada. Así debe considerar los siguientes datos: 1. Los electrodomésticos deben contar, como mínimo, mínimo, con dos años de garantía. 2. Los microondas deben tener tres capas de acero. acero. 3. Su empresa cuenta con un monto de $ 50.000 (cincuenta mil dólares americanos) destinados para esa compra. 4. El pedido debe ser entregado, en su totalidad, en un solo embarque. 5. Por la compra se debe recibir un descuento especial del 10% en cada electrodoméstico. Tras una exhaustiva investigación usted recogió la siguiente información: CRITERIOS Capacidad
OSTER Mínima: 1.72 litro Máxima: 5 litros
IMACO Mínima: 1 litro Máxima: Máxima: 10 litros
Garantía
Un año
Un año y medio
Material
Dos capas de acero
Ofertas Monto total del pedido
Tres capas de acero
10% de descuento en cada producto
10% de descuento en cada producto + un bono especial
$ 48.000 (cuarenta y ocho mil dólares americanos)
$ 45.000 (cuarenta y cinco mil dólares americanos)
Variados
Variados
Modelos
4. Lee con atención los siguientes textos. Decide qué documento administrativo es el más conveniente para tramitar dicho pedido. Luego realiza todas las correcciones que consideres necesarias (incorpora datos faltantes) y en tu redacción distribuye la información conforme al formato del documento seleccionado. TEXTO 1 Se comunica al personal en general que la modalidad empleada para los reclamos, efectuada el 17 del corriente por la mañana en la oficina central, no fue la correcta, por lo que se procede a comunicar un LLAMADO DE ATENCIÓN a todo el personal que tomó esa medida por abandono de tarea, y, en especial, a los delegados, los cuales conocen la forma correcta de hacer los reclamos. Por lo expuesto, se procederá, en caso de reiteración, a dar curso a las sanciones correspondientes.
Memorando
Informe
TEXTO 2 En la jornada de inspección realizada el día de ayer a los sembríos de palta en el sector C3, de la zona a mi cargo, nos enteramos que el obrero Jesús Azabache Sachún sufrió un accidente mientras realizaba sus labores de riego al volcarse la carga de un camión sobre él. Razón por la que se dispuso su traslado al centro de salud más cercano para su atención.
Memorando
Informe
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN l S S
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CURSO: LENGUAJE II DOCENTES: Liliana Paz Ramos 4. Proponga casos o situaciones comunicativas en los que pueda utilizar los siguientes documentos: a. Memorando
___________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________ ____________________________________ ________________ ___________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________ ____________________________________ ________________ ___________________________________ _______________________________________________________ __________________________________________________ ____________________________________ ______ ___________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________ ____________________________________ ________________ _____________________________________ _______________________________________________________ ______________________________________ ___________________________________ _______________
b. Informe
_________________________________________ _____________________________________________________________ ______________________________________ ______________________________ ____________ ___________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________ ____________________________________ ________________ ___________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________ ____________________________________ ________________ _______________________________________ _________________________________________________________ ______________________________________ __________________________________ ______________ ___________________________________ _______________________________________________________ ________________________________________ ____________________________________ ________________