Sistem Pengendalian Manajemen
Case 4-4 “
Whiz Calculator Company
”
DAFTAR ISI
Daftar isi
................................................................................ 1
1. Latar Belakang Kasus ................................................................................ 2 2. Perumusan Masalah
................................................................................ 4
3. Analisis dan Pembahasan ............................................................................ 5 4. Kesimpulan
................................................................................ 9
5. Saran
................................................................................ 9
Daftar Pustaka
................................................................................ 10
1
1. LATAR BELAKANG KASUS
Perusahaan Whiz Calculator merupakan perusahaan yang memproduksi kalkulatorkalkulator elektronik yang dijual melalui kantor cabangnya ke pedagang besar, ritel dan secara langsung ke pemerintah serta industri pengguna. Kebanyakan produknya berjenamakan Whiz diiklankan secara nasional. Perusahaan ini merupakan terbesar nomor satu di industrinya. Pada bulan Agustus, Bernard Riesman terpilih menjadi presiden dari perusahaan Whiz Calculator. Riesman sudah bekerja di perusahaan selama 5 tahun dan untuk 2 tahun sebelumnya menjabat sebagai wakil presiden manufaktur. Setelah menjabat sebagai presiden, Riesman mengadakan konferensi dengan pengendali untuk mendiskusikan tentang pengendalian anggaran. Ia berpikir metode lama dalam perencanaan dan pengendalian biaya penjualan tidak memuaskan. Oleh karena itu, ia meminta pengendali untuk membuat sistem baru yang memiliki pengendalian yang lebih baik atas biaya. Metode lama penganggaran biaya penjualan menerapkan basis tetap atau yang ditetapkan. Adapun proses pembuatan anggaran metode lama ini adalah:
Setiap Oktober, departemen akuntansi mengirim catatan biaya aktual departemen atau cabang-cabang tahun sebelumnya dan tahun sekarang sampai Oktober ke masing-masing manajer cabang dan manajer lainnya yang berada di bawah departemen penjualan.
Dengan berpandu pada catatan ini dan perkiraan penjualan tahun depan serta penilaian manajer, pemimpin cabang akan membuat dan menyerahkan perkiraan biaya untuk tahun berikutnya.
Perkiraan ini diberikan pada manajer penjualan yang memimpin semua penjualan cabang. Ia menentukan apakah anggaran tersebut wajar atau tidak dan menelusuri item yang meragukan dengan koresponden.
2
Setelah disetujui oleh manajer penjualan, perkiraan biaya penjualan tersebut diserahkan pada manajer pemasaran, Paula Melmed. Ia yang bertanggung jawab atas aktivitas penjualan, promosi dan pergudangan.
Melmed akan mendiskusikan perkiraan biaya penjualan dengan manajer-manajer. Setelah semua perbedaan direkonsiliasi, ia mengabungkan perkiraan biaya semua cabang menjadi sebuah anggaran biaya penjualan.
Anggaran ini disampaikan ke komite anggaran untuk persetujuan terakhir. Untuk tujuan pengendalian, anggaran tersebut dibagi 12 dengan jumlah yang sama dimana biaya aktual akan dibandingkan setiap bulan dengan angka yang ada di anggaran.
Riesman percaya bahwa ada dua kelemahan terbesar dari metode lama ini dalam penetapan anggaran biaya penjualan : 1. Mustahil bagi seseorang untuk memastikan kewajaran perkiraan yang dibuat oleh banyak kepala departemen. Biaya penjualan dari tahun sebelumnya tidak merupakan standar yang sesuai untuk penilaian perkiraan biaya karena kondisi penjualan tidak pernah sama dalam dua tahun yang berbeda. Perbedaan yang jelas adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan. 2. Kondisi penjualan yang sering berubah ketika anggaran sudah diadopsi, tapi tidak ada ketentuan untuk membuat perubahan cocok dalam anggaran biaya penjualan. Perusahaan tidak memiliki hubungan yang logis antara penjualan dengan biayanya sehingga mustahil untuk memperkirakan tambahan biaya yang terjadi ketika penjualan meningkat.
3
2. PERUMUSAN MASALAH
Metode baru yang diusulkan oleh pengendali menggunakan basis biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap Whiz Calculator dapat ditentukan dari biaya yang terjadi pada saat minimum penjualan yaitu sekitar 65% kapasitas pabrik sekarang. Perusahaan juga memperhitungkan berapa besar biaya tetap yang terjadi. Selisih antara total biaya dengan biaya tetap adalah biaya variabel. Kemudian formula biaya dibentuk dengan menggunakan persamaan regresi.
Adapun yang menjadi pokok permasalahan dalam kasus ini adalah : 1. Dari tampilan 1 dan 3, Tentukan termasuk kategori manakah setiap item penjualan yang ada: a. Variabel terhadap volume penjualan b. Sebagian variabel terhadap volume penjualan c. Variabel terhadap faktor lainnya, atau d. Tidak berhubungan sama sekali terhadap volume output. 2. Hubungan
apa
kesimpulan
dari
pertanyaan
nomor
satu
terhadap
sistem
penganggaran yang paling tepat? 3. Haruskah sistem anggaran pengeluaran penjualan yang diusulkan diterapkan? Mengapa? 4. Saran lain apa yang Anda miliki untuk sistem laporan pengeluaran penjualan bagi perusahaan Whiz Calculator?
4
3. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
3.1 Klasifikasi biaya dari pandangan Whiz Calculator
Berdasarkan data dari tampilan 1 dan 3, item biaya penjualan di cabang A dapat kita klasifikasikan menjadi : a. Biaya yang variabel dengan volume penjualan : kompensasi tenaga penjualan, b. Biaya yang sebagian variabel dengan penjualan : gaji pengawai kantor, biaya transportasi, perlengkapan kantor, pos, langganan, sumbangan, iklan, biaya lainlain dan pajak keamanan sosial. c. Biaya yang variabel dengan faktor lain : d. Biaya yang tidak berhubungan dengan volume penjualan : gaji manajer, sewa, depresiasi serta panas dan lampu. Item
Gaji manajer Gaji pengawai kantor Kompensasi tenaga penjualan Biaya transportasi Pelengkapan kantor Biaya pos Lampu dan panas Langganan Sumbangan Iklan (lokal) Pajak keamanan sosial Sewa Depresiasi Biaya lain-lain
Tetap 2500 139 568 282 47 134 10 20 35 177 975 762 318
Variabel (per $ penjualan) 0.0041 0.0500 0.0087 0.0026 0.0006 0.0005 0.0003 0.0100 0.0036 0.0076
3.2 Klasifikasi biaya dari pandangan penulis
Pemisahan komponen biaya penjualan pada metode baru tidaklah akurat. Hal ini dikarenakan untuk komponen variabelnya hanya menggunakan driver berupa dolar penjualan saja. Walaupun lebih mudah karena hanya menggunakan satu driver saja, tidak semua biaya variabel yang terjadi dipengaruhi oleh driver tersebut. Item-item biaya yang komponen variabel yang belum tentu ditentukan oleh besar dolar penjualan antara lain : 5
Gaji pengawai kantor : Biaya ini termasuk biaya campuran dan perlu dilihat apakah volume penjualan akan mempengaruhi besar komponen variabel biaya ini. Jika komponen variabel gaji pengawai kantor ini dihitung berdasarkan jam kerja lembur maka penggunaan driver penjualan adalah tidak tepat.
Sumbangan : Biaya jenis ini termasuk biaya kebijakan dimana besarnya ditetapkan oleh manajer. Dari tampilan dapat dilihat walaupun ada di anggaran tapi tidak ada sumbangan di aktual. Perusahaan perlu menetapkan kebijakan sumbangannya. Jika besar sumbangan terdiri dari dua komponen yaitu jumlah tetap dan jumlah variabel sebesar berapa % dari penjualan maka sumbangan termasuk biaya campuran.
Langganan dan iuran : Perlu diteliti lebih lanjut apakah ada komponen tetap dan variabel yang mempengaruhi besar biaya ini. Untuk langganan biasanya sudah ada harga tetap. Selain itu, harus diteliti lebih lanjut apakah driver dari komponen variabelnya. Jika komponen variabel langganan dan iuran dikenakan berdasarkan driver lain selain dolar penjualan seperti jumlah pesanan maka penggunaan driver dolar penjualan akan tidak akurat.
Selain itu, biaya lainnya seperti biaya transportasi, perlengkapan kantor, iklan, pajak keamanan sosial dan biaya lain-lainnya juga harus diteliti faktor apa yang menentukan besar biaya tersebut serta memisahkan antara bagian tetap dan variabel secara akurat. Jika komponen variabel biaya tidak terpengaruh oleh dolar penjualan, maka formula biaya akan tidak akurat.
Untuk biaya gaji manajer, lampu dan panas, depresiasi, sewa termasuk biaya tetap dan kompensasi tenaga penjualan termasuk biaya variabel dengan dolar penjualan.
3.3 Sistem Anggaran yang cocok berdasarkan kasifikasi biaya
Sistem anggaran yang cocok adalah penganggaran dengan basis biaya tetap dan variabel. Hal ini disebabkan prilaku biaya itu berbeda-beda. Perlunya pemisahan antara komponen tetap dan variabel bertujuan agar anggaran yang dibuat bisa lebih akurat. Selain itu, perusahaan Whiz Calculator bisa juga menerapkan anggaran fleksibel. Metode lama 6
perusahaan menganut sistem statik sehingga perusahaan tidak bisa memperkirakan tambahan biaya yang terjadi ketika penjualan meningkat karena tidak adanya hubungan yang logis antara penjualan dengan biaya. Dengan anggaran fleksibel, perusahaan bisa membandingkan aktual dengan anggaran pada tingkat penjualan yang sama.
3.4 Pertimbangan metode penganggaran baru
Sistem anggaran lama perusahaan Whiz Calculator memiliki ke kurangan berupa sulit untuk dipastikan kewajaran anggaran yang dibuat oleh berbagai manajer, tidak adanya hubungan logis untuk menyesuaikan penjualan dengan biaya sehingga anggaran bersifat statik dan tidak adanya pemisahan yang jelas komponen tetap dan variabel dari biaya. Manajer memperkirakan berapa besar biaya untuk penjualan tahun berikutnya dengan berdasarkan catatan biaya sebelumnya dan berdasarkan penilaiannya. Namun kondisi penjualan yang tidak sama dari tahun ke tahun membuat perkiraan manajer tidak akurat.
Sedangkan di metode penganggaran yang baru ini sudah lebih baik daripada metode lama dimana terdapat kelebihan dan kekurangan seperti:
Sudah ada pemisahan komponen tetap dan variabel dari biaya. Walaupun pemisahaan belum akurat tapi lebih baik dibandingkan tidak ada pemisahan sama sekali. Pengendali perusahaan juga merencanakan untuk mencari ukuran penyebab yang lebih tepat dalam menjelaskan variasi dalam biaya penjualan setelah ia memiliki kesempatan untuk mempelajarinya dalam periode lama.
Sudah ada anggaran yang fleksibel dibandingkan metode lama yang menerapkan angaran statik yang dapat menyebabkan perbandingan antara anggaran dengan aktual yang memiliki tingkat penjualan yang berbeda.
Metode baru lebih akurat. Hal ini dapat dilihat dari anggaran lama terjadi penyimpangan anggaran sebesar 3.581 sedangkan di metode baru hanya sebesar 524.
Sistem baru ini tidak mengambarkan hal-hal seperti pengaruh ukuran pesanan atas biaya, kesulitan penjualan di daerah tertentu, perubahan psikologi pembeli dan sebagainya. Hal ini disebabkan driver yang digunakan untuk komponen variabel 7
berupa dolar penjualan. Contohnya biaya angkut tidak bisa kita tentukan dari dolar penjualan. Biaya ini tergantung pada berapa kali terjadinya pengangkutan. Untuk penjualan yang sama bisa saja terjadi biaya angkut yang berbeda karena adanya perbedaan ukuran pesanan. Ukuran pesanan yang besar mengkonsumsi biaya yang lebih sedikit dari ukuran kecil.
Walaupun sistem baru yang diajukan ini masih ada terdapat kekurangan, tapi sistem ini sudah lebih baik, lebih akurat dan lebih berguna untuk perusahaan Whiz Calculator jika dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, penulis setuju akan penerapan sistem anggaran baru ini di perusahaan Whiz.
3.5 Saran untuk sistem pelaporan biaya penjualan perusahaan Whiz Calculator
Perlunya pemisahan antara komponen biaya tetap dan variabel yang lebih akurat. Driver yang digunakan harus bisa mencerminkan besar konsumsi biaya sehingga lebih akurat dan lebih mengambarkan hal-hal seperti pengaruh ukuran pesanan atas biaya, kesulitan penjualan di daerah tertentu, perubahan psikologi pembeli dan sebagainya .
Perlunya lebih banyak penelitian dan percobaan evaluasi biaya tetap tidak hanya berdasarkan produksi minimum tapi di tingkat biaya sebenarnya.
Menerapkan sistem anggaran Zero base review dimana diadakan analisis biaya secara bergiliran yaitu lima tahun sekali.
Diadakan revisi anggaran bila perlu dan untuk memperbarui anggaran secara sistematis.
Perusahaan
Whiz
bisa
juga
membuat
anggaran
kontijensi
yang
mengindentifikasikan aksi manajemen yang harus diambil ketika terjadi penurunan penjualan.
8
4.KESIMPULAN Perusahaan Whiz Calculator mengalami permasalahan di bidang penganggaran biaya penjualan. Presiden dari Whiz, Bernard Riesman tidak puas akan sistem anggaran sekarang karena dianggap tidak bisa dipastikan kewajarannya dan statik. Oleh karena itu, pengendali perusahaan mengajukan sistem anggaran baru dimana sudah fleksibel dan ada pemisahan biaya tetap dan variabel. Walaupun masih terdapat kekurangan pada sistem baru, sistem ini masih lebih akurat dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, Whiz Calculator sebaiknya menerapkan sistem baru ini dan terus memperbaiki sistem tersebut.
5.SARAN Adapun rekomendasi yang dapat diberikan penulis pada perusahaan Whiz Calculator adalah :
Perlunya perbaikan dan penyempurnaan sistem anggaran baru tersebut.
Penyusunan anggaran dengan bottom-up. Penyusunan anggaran ini membawa perasaan memiliki dan memberikan motivasi untuk mencapai target, meskipun nantinya anggaran semula tersebut diperketat karena perlunya koordinasi dan pencapaian hasil yang diinginkan untuk kepentingan perusahaan.
9
DAFTAR PUSTAKA Anthony, Robert N. Govindarajan, Vijay. Management Control Systems Twelfh Edition. 2007. McGraws-Hill Education (Asia). Hart, Jill. Budgeting Principles Second Edition. 2001. Prentice Hall.
10
