GESTION DE PROYECTOS
Una de las actividades más impactantes en todo tipo de empresa es la Gestión de Proyectos, dado que los proyectos regularmente apuntan ya sea para el crecimiento y fortalecimientos de sus capacidades internas o bien proyectos para sus clientes externos en cuyo caso es aún más crítico, pues son las capacidades estratégicas de sus clientes las que dependen de la buena Gestión de Proyectos de su organización. Dentro de este contexto ya sea que su empresa se dedique a la Gestión de Proyectos EXTERNOS para sus clientes o bien su empresa mantenga
una dinámica de proyectos INTERNOS nutrida a lo largo del año, el éxito de ambos tipos dependerá de 5 D´s: o o o o
o
Diseño y estructuración de sus proyectos. Desempeño de su PM y su equipo de tr abajo. Documentación de la Ejecución y Cambios. Dirección y reacción colaborativa con base en reglas. Definición de Riesgos y su adecuada gestión preventiva.
¿Cuál es la enfermedad más común en la Gestión de Proyectos? ¿La “ reunionítis ”? ¿Existen otras? No es ningún secreto el alto costo que en la Gestión de Proyectos tiene la comunicación y coordinación de los participantes. Esto se agrava cuando nuestros proyectos sufren sufren de una enfermedad muy común y conocida en esta área de gestión como la reunionítis el cual se refiere a la necesidad constante de reuniones presenciales y/o virtuales, que para colmo no no siempre son eficaces ni productivas. “
”
La “reunionítis” sin embargo no es una enfermedad, si más bien el efecto de una insuficiencia en muchísimos proyectos: La insuficiencia de una arquitectura y un ambiente de gestión colaborativa para los proyectos que provea 24 horas al día, Claridad, Conocimiento, Gobierno, Auditoría y Capacidad de Reacción-Aprendizaje. Un diagrama de Gantt, una Hoja de Excel o un Project pueden proveer una descripción ge neral de la arquitectura de un proyecto, sin embargo para implementar una verdadera arquitectura y gestión seria y colaborativa de los proyectos, deben documentarse de manera integrada-vinculada los siguientes elementos: Objetivos del proyecto y normas de calidad para su recepción. Estructura del Proyecto: Etapas, fases y resultados. Actores (internos y externos) participantes dentro de cada etapa. Riesgos existentes de diversos tipos y los puntos de vulnerabilidad con medidas preventivas establecidas. Procedimientos, normas y formatos para la auditoria de cumplimientos. Propuestas de Mejora a lo largo de cada etapa del del proyecto y general. Gestión de Lecciones Aprendidas y Propuestas Gobernanza del Proyecto (Seguridad y Salud, Calidad, Etc.) con vínculos a los responsables y auditores.
[email protected]
Gestión Documental del Proyectos. Si los proyectos actuaran sobre una infraestructura de sistemas, tecnología o sobre ciertos activos tecnológicos estratégicos, esta Arquitectura deberá estar documentada y publicada igualmente como fuente de referencia y respuesta para los involucrados.
El plan de proyecto es apenas un componente dentro de toda la Gestión de Proyectos y su seguimiento y gestión colaborativa requiere una Arquitectura y un espacio común a los participantes para que eso practiquen verdaderamente una Gestión Colaborativa de Proyectos que asegure la ejecución de lo planificado en tiempo y dentro del costo presupuestado. La nueva generación de metodologías para la Gestión de Proyectos nace de la Gestión del Conocimiento y ofrece resultados mucho mayores con costos más bajos. ¿Qué es le brinda Clarity Gestión de Proyectos?
Le ofrece una espacio colaborativo donde la arquitectura de cada proyecto esta publicada para todos los participantes de manera esquematizada y con acceso inteligente, es decir que cada quien tiene a dos click´s lo que tiene que saber y cumplir, no más y no menos. Adicionalmente provee un canal de comunicación oficial y altamente estructurado para las interacciones entre participantes.
¿Que genera, cuál es su producto final?
Arquitectura de Proyecto y Claridad sobre los responsables. Gobierno del Proyecto, Normas y Requisitos de Calidad. Gestión Documental Unificada. Fiscalización y Auditoria de Cumplimientos, centralizada y/o distribuida. Finalmente ofrece la Gestión de Le cciones Aprendidas y Propuestas de Mejora que constituyen el Control Oficial de Cambios en cada Etapa, Fase y Actividad.
[email protected]
¿Quién debe participar como usuarios de Clarity Gestión de Proyectos? Para que un proyecto logre sus objetivos en tiempo y en presupuesto Clarity permite la interacción de:
Project Manager. Dueños-Administradores de Infraestructura/Temática. Expertos Temáticos. Proveedores Internos y Externos. Responsables de Etapas y Fases. Auditores de Fiscalizadores (generales y puntuales) Alta Dirección y otros observadores (Stakeholders).
Permite acceso puntual para cada rol participante poniendo a dos click´s de cada quien, lo que debe conocer, no mas no menos. ¿Es esto compatible con las prácticas del PMI o Prince-2? No importa cuál es su práctica predilecta en Gestión de Proyectos, Clarity le ofrece una forma de implementarla, educar a los participantes y auditarlos posteriormente de manera colaborativa y En-Línea. La clave para el éxito de la Gestión de Proyectos es que todos los participantes conozcan y respeten un enfoque metodológico, una hoja de ruta muy clara para cada Etapa y Fase y una publicación ágil del conocimiento necesario para que cada participante produzca
sus
resultados en el tiempo comprometido y dentro del presupuesto establecido. Así mismo juega un papel crítico la rápida aplicación de Lecciones Aprendidas durante la ejecución y el ágil análisis y aprobación-rechazo de Propuestas de Mejora-Cambio surgidas durante la ejecución. Gestión del Conocimiento aplicado a la Gestión de Proyectos:
Finalmente Clarity le ofrece como VALOR AGRAGADO la aplicación de las mejores prácticas, a su Gestión de Proyectos lo cual se hace 100% tangible mediante el desarrollo de las siguientes capacidades de su empresa: o
Verificar aprendizaje y desarrollo de competencias de Gestión de Proyectos para nuevos colaboradores, mediante exámenes, llevando un historial de cada colaborador.
[email protected]
o
Socializar la experiencia de los colaboradores mediante el aporte y publicación de Lecciones Aprendidas y Propuestas de Mejora, que a su vez se convierten en nueva normas de trabajo (Mejora Continua)
o
Medir el crecimiento intelectual de su or ganización con KPIs claros y objetivos.
Le ofrece metodologías de vanguardia para que su empresa eleve la efectividad y reduzca drásticamente el costo de la Gestión de Proyectos, implementando las buenas prácticas de su preferencia (PMI o Prince-2 entre otras) ya sea con su propio equipo de trabajo interno o como una exigencia corporativa a sus proveedores externos.
[email protected]