MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION CONTROL, EVALUACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION MATRIZ DE RIESGOS IDENTIFICACION DEL RIESGO (1) TIPO DE PROCESO
A P O Y O
(2) PROCESO
G E S T I O N A D M I N I S T R A T I V A
(3) OBJETIVO
(4) PROCEDIMIENTO
(5) ACTIVIDADES
(6) FACTOR DEL RIESGO
(7) CAUSA
1. RECEPCION DE BIENES Y ELEMENTOS
Operacional
2. ALMACENAMIENTO Y PRESERVACION DE BIENES Y ELEMENTOS.
Operacional
Falta de revisión y conocimiento de las Elementos adquiridos no correspondan características de los elementos con las especificaciones técnicas establecidas en los contratos. Limitaciones de espacio físico. Dificultad para el almacenamiento de Información incompleta de los elementos. Deterioro y perdida de los elementos. elementos
Operacional
Garantizar el suministro de bienes físicos para las actividades operativas y administrativas con criterios de oportunidad, calidad, y cantidad.
* Fallas técnicas de los programas de apoyo (PCT). * Los Formatos de solicitud de elementos de consumo no diligenciados diligenciados correctamente. * No existen controles apropiados. * Eventos inesperados
Desactualización de la información
Legal
No cumplimiento del procedimiento y de las normas
Sanciones de tipo legal
Financiero Corrupción
Faltante de elementos
3. ENTREGA DE BIENES Y ELEMENTOS. Recepcionar, almacenar, entregar e inventariar los bienes y elementos
Operacional
4. MOVIMIENTO DE BIENES Y ELEMENTOS.
(8) RIESGO
Operacional 5. INVENTARIO DE BIENES Y ELEMENTOS Corrupción
Desactualización de los Inventarios
Detrimento patrimonial Falta de coordinación en el traslado de elementos elementos entre funcionarios.
Desactualización de los Inventarios
Falta de control sobre los bienes de la EMPRESA.
• Pérdida de Inventarios. • Utilización de bienes de la empresa para actividades particulares. particulares. • Inventarios obsoletos
Falta de actualización en el sistema 6. REGISTRO EN EL SISTEMA
Tecnológico
No se refleje la información contablemente. Información Contable desactualizada
ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION (9) FRECUE NCIA
2
2
3
2
2
(10) IMPACT O
2
3
2
2
2
(11) ALCAN CE
2
2
2
2
2
(12) CALIFICACIO N (9+10+11)
2
2.5
2.2
2
2
ADMINISTRACION DEL RIESGO (13) ZONA DE RIESGO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
BAJO
2
2
2
2
BAJO
2
2
2
2
BAJO
2
1
2
3
2
2
2
2.3
BAJO
MEDIO
(14) ACCIONES DE CONTROL
(15) EVIDENCIA DEL CONTROL
Revisión minuciosa de especificaciones Realización de inventarios esporádicos Agilización de procesos de entrega de elementos a los solicitantes. Adelantar procesos de baja - Realización de inventarios esporádicos Agilizar procesos de registro de la información aprovechando disponibilidad del sistema. Diligenciamiento de formatos. Cumplimiento programación anual de inventarios. Realización de inventarios esporádicos Verificar mensualmente el cumplimiento e informar y realizar ajustes al mismo Verificar la situación. Informar a cuentadantes y adelantar los tramites correspondientes Realización de inventarios esporádicos
Comunicación a los proveedores. Inventarios esporádicos. Informes de los cuentadantes. Auditorias de Control Interno.
Cumplimiento programación anual de inventarios. Realización de inventarios esporádicos Coordinación de actividades con Contabilidad
(16) RESPONSABLES
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
(17) VALORACION DEL CONTROL
(18) RIESGO Vs. CONTROL
(19) VALORACION DEL RIESGO
1
2
ACEPTABLE
Actas del Comité de baja. Comprobante de salida de elementos - Inventario de elementos en depósito.
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
2
5
MODERADO
Comprobante de entrada y salida de elementos de consumo y devolutivos. Formatos diligenciados
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Sistemas.
2
4.4
MODERADO
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
1
2
ACEPTABLE
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
1
2
ACEPTABLE
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
1
2
ACEPTABLE
1
2
ACEPTABLE
1
2
2
4.6
Programación Anual de Inventarios. Actas de inventarios firmadas .- Placas de elementos
Registro contable consolidado
Actas de Inventarios firmadas .Comunicación . - Procesos disciplinarios Formato traslado de elementos
Programación Anual de Inventarios. Actas de inventarios firmadas .- Placas de elementos
Comunicación escrita con Contabilidad Registros en el Sistema
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
Asesor Almacén. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.
ACEPTABLE
MODERADO
IDENTIFICACION DEL RIESGO
(1) TIPO DE PROCESO
A P O Y O
(2) PROCESO
G E S T I O N A D M I N I S T R A T I V A
(3) OBJETIVO
REALIZAR LOS PROCESOS DE INGRESO, PERMANENCIA Y RETIRO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA PROPORCIONANDO CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS, HABILIDADES Y APTITUDES Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DEL PERSONAL, GARANTIZANDO LA CALIDAD EN LA PRESTACIÒN DE LOS SERVICIOS Y EL DESEMPEÑO DE LA ENTIDAD.
(4) PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, VINCULACION, INDUCCION Y REINDUCCION Y EVALUACION DE PERSONAL.
CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL
DESVINCULACION DE PERSONAL
LIQUIDACION Y PAGO DE NOMINA
ADMINISTRACION DE HISTORIAS LABORALES
(5) ACTIVIDADES
(6) FACTOR DEL RIESGO
SELECCIÓN Y REQUISITOS GENERALES, VINCULACION DE PERSONAL.
Operacional
(7) CAUSA
La no objetiva selección de personal.
(8) RIESGO
Baja productividad en los procesos de la Corporación.
Legal
No cumplimiento de la norma
Acciones legales contra la empresa.
INDUCCION, REINDUCCION.
Operacional
Desconocimiento de las actividades del proceso.
No cumplimiento de metas.
EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL.
Operacional
Limitados parámetros para evaluar.
Evaluaciones no objetivas. Acciones legales contra la empresa.
Legal
No cumplimiento de la norma
IDENTIFICACION Y EVALUACION DE NECESIDADES, ELABORACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES
Financiero
Limitaciones financieras.
Operacional
Bajo sentido de pertenencia por las actividades que se desarrollan. Incumplimiento de los proveedores.
Cumplimiento parcial de las actividades y planes. Cumplimiento parcial de las actividades y planes.
RECEPCION DE SOLICITUD DE RETIRO, ELABORACION DE ACTO ADMINISTRATIVO, DESVINCULACION DEL FUCIONARIO.
Legal
No cumplimiento del debido proceso.
Acciones legales contra la empresa.
Operacional
No cumplimiento procedimientos
No cumplimiento del desarrollo del procedimiento
RECEPCION DE NOVEDADES, ELABORACION Y LIQUIDACION DE LA NOMINA, VALIDACION DEL SOI, ENTREGA DE COMPROBANTES DE PAGO.
Operacional
1. Envío inoportuno de las novedades por parte de los responsables. 2. Inadecuado funcionamiento del software.
1. Entrega inoportuna de la nómina y sus soportes al área financiera. 2. Perdida de la información de nomina
Legal
No cumplimiento de la norma
Acciones legales contra la empresa.
RECEPCION DE DOCUMENTOS, APERTURA DE EXPEDIENTES DE HISTORIAS LABORALES, DILIGENCIAMIENTO DE HOJA DE CONTROL, CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS HISTORIAS LABORALES, EXPEDICION DE CERTIFICACIONES
Operacional
Entrega inoportuna de información
Desactualización de hojas de vida para toma de decisiones.
Legal
No cumplimiento de la norma
Acciones legales contra la empresa.
de actividades dentro de los
ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION (9) FRECUENCIA
1
1
1
2
(10) (11) IMPACTO ALCANCE
2
2
2
2
2
2
2
3
(12) CALIFICACION
1.8
1.8
1.8
2.3
ADMINISTRACION DEL RIESGO
(13) ZONA DE RIESGO
BAJO
BAJO
BAJO
MEDIO
2
1
2
1.5
BAJO
2
2
3
2.3
MEDIO
3
2
2
2.2
MEDIO
(14) ACCIONES DE CONTROL
(15) EVIDENCIA DEL CONTROL
1. Seguimiento por parte de la oficina de control interno 2. Verificación de requisitos y perfiles para el cargo.
1. Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI. 2. Historia laboral, Resolución y Acta de Posesión. 1. Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI. 2. Resolución y Acta de Posesión. 1. Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI. 2. Listado de asistencia, Lista de chequeos diligenciados. 1. Formato de Evaluación diligenciado. 2. Registro de Auditorías realizadas por control interno. 1. Formato de Evaluación diligenciado. 2. Registro de Auditorías realizadas por control interno. 1. Formato de identificación de necesidades diligenciado. 2. Registro de Auditorías realizadas por control interno. 1. Formato de identificación de necesidades diligenciado. 2. Registro de
1. Seguimiento por parte de la oficina de control interno 2. Actualizar permanentemente el Norma grama.
1. Seguimiento por parte de la oficina de control interno 2. Registros de la actividad realizada.
1. Evaluación del personal de acuerdo al procedimiento establecido. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Evaluación del personal de acuerdo al procedimiento establecido. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Identificación de necesidades. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.
1. Identificación de necesidades. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.
(16) RESPONSABLES
Secretario General Talento Humano (Asesor) Auditor OCI
Oficina Jurídica (Jefe) Secretario General Talento Humano (Asesor) Auditor OCI
Talento Humano (Asesor)
(17) VALORACION DEL CONTROL
(18) RIESGO Vs. CONTROL
2
3.6
1
1.8
1
1.8
2
4.6
Subdirectores y Jefes de oficina, Asesor Talento Humano, Auditor OCI
(19) VALORACION DEL RIESGO
MODERADO
ACEPTABLE
ACEPTABLE
MODERADO
Subdirectores y Jefes de oficina, Asesor Talento Humano, Auditor OCI
1
1.5
Secretario General Talento Humano (Asesor, Contratistas) Auditor OCI
2
4.6
MODERADO
Talento Humano (Asesor,
2
4.4
MODERADO
ACEPTABLE
1. 1
1
3
1.6
1
2
1
1.5
1
2
2
1.8
BAJO
BAJO
BAJO
Normatividad aplicable (Norma grama) 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Elaboración y revisión de actos administrativos. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.
1. Pre nómina. 2. Copias de seguridad área de sistemas y Soporte Lógico 3. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.
1. 1
2
1
2
3
2
3
3
3
2.1
2,8
2.1
MEDIO
ALTO
MEDIO
Normatividad aplicable (Norma grama) 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Verificación hojas de vida. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Custodia Historias laborales 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.
Auditorías realizadas por control interno. 1. Acto administrativo. 2. Registro de Auditorías realizadas por control interno. 1. Acto administrativo. 2. Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI. 1. Comprobante de pago. 2. Copias de Seguridad 3. Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI. 1. Nomina 2.Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI. 1. Listado de documentos en expediente. 2. Registro de Auditorías realizadas por control interno. 1. Historias laborales 2.Registro de Auditorías realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluación de OCI.
Oficina Jurídica (Jefe) Secretario General Talento Humano (Asesor, Contratistas) Auditor OCI
1
Talento Humano (Asesor)
1
Talento Humano. Auditor OCI, Sistemas, Soporte Lógico
1
Talento
Humano
Talento Humano (Asesora y Personal de Apoyo) Auditor OCI
Talento Humano (Asesora y Personal de Apoyo) Auditor OCI
1.6
ACEPTABLE
1.5
ACEPTABLE
1.8
1
2.1
2
5,6
1
2.1
ACEPTABLE
ACEPTABLE
MODERADO
ACEPTABLE
