PRESENTASI YANG EFEKTIF Pengertian Presentasi Presentasi sendiri berarti “teknik explain untuk mempersembahkan, dan atau memperlihatkan suatu hasil dari sebuah karya atau sebuah produk dengan cara mengkomunikasikan ide ke banyak orang (audience)” Pesentasi dapat juga diartikan merupakan komunikasi langsung antara penyaji/presenter dengan sekelompok pendengar/audience dalam situasi teknis, saintifik atau professional untuk satu tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan media yang terencana Ada juga yang memaknai presentasi merupakan cara untuk menjelaskan sesuatu (ide, opini, kasus, solusi, informasi dll) kepada kumpulan orang baik dilakukan dengan bantuan teknologi maupun tidak Pendapat lain tentang presentasi adalah bahwa presentasi merupakan pembicaraan terencana yaitu pembicaraan yang sebelumnya telah direncanakan baik waktu, tempat, maupun permasalahanya yang akan dibicarakan sehingga persiapan dapat dilakukan sebelumnya. Kesimpulan yang dapat dipetik dari paparan diatas bahwa, keberhasilan individu tidak hanya ditentukan oleh tingkat kematangan intelektual dan kompetensinya, tetapi juga dari kemampuan berkoordinasi, berkolaborasi dan membangun jejaring kerja. Semua hal itu dapat tercipta apabila semua orang kompeten dan terampil berkomunikasi, dan presentasi, baik dalam situasi formal, informal dan dalam kehidupan sehari-hari. Kemampuan komunikasi dan presentasi merupakan keterampilan yang dapat diasah, dipelajari dan ditingkatkan. Dengan mempelajari teknik komunikasi dan presentasi ini paling tidak sudah mulai terbangun kemauan untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi komunikator penyaji yang efektif dalam lingkup tugas dalam kehidupan ini.
Manfaat Presentasi Manfaat dari kegiatan presentasi adalah: Dapat menyampaikan ide lebih menarik Lebih dipercaya lingkungan Pengembangan diri ( belajar terus menerus)
Hambatan dalam Presentasi Dari dalam Tidak percara diri/grogi Takut gagal/malu Tidak menguasai materi Dari luar Tidak mengenal peserta Lingkungan kurang mendukung Latar belakang yang berbeda
Unsur-unsur Presentasi Keberhasilan di dalam sebuah presentasi setidaknya terletak pada empat unsur yang ada di dalamnya. 1) Presenternya; yaitu orang yang menyampaikan presentasi secara langsung di depan audience
2) Materi yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin dikomunikasikan dengan audience sasarannya 3) Sarana atau alat bantu yang dipergunakan untuk menyampaikan presentasi 4) Audience yang dijadikan sasaran sebagai penerima informasi. Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan dengan baik, tetapi ternyata tidak ada audience-nya, atau tidak dihadiri oleh audience yang tepat sebagaimana yang dimaksud sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi tersebut tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan.
Prinsip-prinsip Presentasi Agar presentasi dapat anda lakukan dengan baik, anda dapat menjadikan hal-hal berikut sebagai acuan: 1. Menentukan topik / sasaran 2. Menyusun Materi / Struktur 3. Memilih alat / methode 4. Mengalokasikan waktu 5. Setia pada design/struktur 6. Poin dapat di tangkap peserta dengan baik 7. Membuat awal yang menarik 8. Membuat akhir yang baik 9. Menyatukan secara erat
Kriteria Keberhasilan Presentasi Dalam Mencapai Tujuan • • • • •
Menarik perhatian peserta Isi presentasi disajikan secara sistematis Penjelasan sesuaikan dengan tingkat nalar pendengar Berikan contoh dan argumen yang kuat Tentukan tindak lanjut
Bagaimana Cara Presentasi Yang Efektif Beberapa cara atau teknik presentasi yang efektif: 1. Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar. 2. Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar 3. Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan 4. Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik. 5. Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada pendengar. 6. Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. 7. Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan. 8. Cek lah alat bantu sebelum melakukan presentasi Ada beberapa tips untuk mengetahui bagaimana cara presentasi yang baik dan benar, yaitu: 1. Melakukan persiapan Antara lain, bahan presentasi, bahan yang akan dibagikan (jika ada), peralatan seperti laptop atau infocus dan mempersiapkan mental. Jika semua kondisinya baik dan aman maka bisa membuat kita akan lebih percaya diri. 2. Materi presentasi Bedakan antara materi yang akan dipresentasikan dengan proposal yang akan diberikan, karena pada saat presentasi kita menjelaskan point-point nya saja dan tidak perlu secara keseluruhan untuk dibahas karena akan menghabiskan waktu dan membuat audience merasa bosan.
3. Pada saat presentasi. • Usahakan datang lebih awal dr waktu yang ditentukan, jangan terlambat!. • Gunakan waktu seefisien mungkin. • Gunakan pakaian yang sopan tentunya • Kenali audiens atau peserta yang hadir, sehingga kita bisa lebih akrab dengan menyebut namanya dan tahu jabatannya. • Bagi pandangan ke kita ke semua audiens dan perbanyak komposisi pandangan kita kepada orang yang paling berpengaruh atau pengambil keputusan, seperti CEO atau salah satu pimpinan dari yang hadir. • Sebisa mungkin untuk tidak membicarakan hal yang tidak penting dan yang audiens tidak mau dengar • Berbicaralah dengan lugas dan sopan • Atur intonasi suara kita, jangan kebesaran dan juga jangan kekecilan. • Jangan banyak bergerak, karena akan mengganggu konsentrasi peserta. • Munculkan beberapa joke untuk mencairkan suasana yang kaku atau membosankan tapi jangan berlebihan. 4. Anggap saja audiens tidak mengerti mengenai materi yang akan disampaikan,jadi bersikaplah dengan mengundang simpati dan rasa kagum para audiens karena pengetahuan kita, tapi hindari kesan menggurui. 5. Pada saat tanya jawab, catat pertanyaan dan jawablah dengan lugas. Keberhasilan dari sebuah presentasi adalah kita mengerti betul tentang isi yang akan dipresentasikan sehingga pada saat menjelaskan tidak terbata-bata atau kebingungan sendiri. Untuk itu fahami betul isinya dan lakukan persiapan yang matang, karena tujuan dari presentasi adalah untuk membuat para audiens mengerti dan memahami serta tertarik dari isi presentasi yang ditawarkan.
Langkah Dalam Presentasi Efektif
Analisa Pendengar dan situasi penyajian Analisa Penyaji dan tujuan penyajian “SMART” Tahap Pengumpulan Bahan Tahap seleksi dan penentuan inti presentasi Tahap memilih, mengembangkan dan menggunakan alat bantu Tahap pengembangan pembukaan presentasi Tahap penutupan Tahap latihan penyajian/Gladiresik Tahap Penyajian
Mempersiapkan Materi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan: a. Mengetahui informasi apa yang diperlukan. b. Menentukan waktu mencari informasi tersebut. c. Mengetahui sumber-sumber informasi d. Memilih informasi e. Menyusun struktur materi
Struktur Presentasi
Sebuah struktur presentasi terdiri: a. Bagian pembukaan b. Bagian isi c. Bagian penutup
Persiapan Lainnya
Kuasai materi presentasi. Latihan presentasi: a) latihan tanpa ada audiens, b) latihan di depan kaca, c) latihan di depan audiens.
Evaluasi hasil latihan dan perbaiki sampai anda yakin akan sukses. Prediksi pertanyaan yang mungkin akan muncul dan siapkan jawabannya. Siapkan fisik dan mental anda.
Apa yang Dilatih?
Cara, nada dan gaya bicara Cara menyajikan bahan: dibaca atau hafal Kecepatan penyajian Kejelasan pengutaraan Efektivitas alat bantu
Menjelang Presentasi
Menunggu disilakan oleh moderator Tarik nafas dalam-dalam apabila terasa gugup Siapkan beberapa pengingat Sapa audiens dengan kontak mata yang bersahabat Mulailah presentasi anda dengan penuh percaya diri.
Meningkatkan Keterampilan
Anda perlu berlatih tentang: a. Cara membuka presentasi dan merebut perhatian audiens. b. Cara mendukung ide-ide dalam presentasi. c. Cara menutup presentasi yang mengesankan.
Membuka Presentasi dan Merebut Perhatian •
• • • • •
Jembatanilah antara apa yang baru berlalu dan apa yang segera terjadi – presentasi anda. Beritahu audiens tentang sasaran dan tujuan anda. Libatkan audiens dalam topik anda sesegera mungkin. Bangunlah kepercayaan audiens terhadap anda dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka petik. Pastikan audiens menyadari bahwa anda memegang kendali.terbukalah mengenai anda jika perlu. Pastikan audiens mengetahui bahwa anda senang berada diantara mereka.
Yang Sebaiknya Anda Hindari • • • •
Jangan memulai presentasi anda dengan permintaan maaf. Jangan memberikan hormat kepada orang penting yang berada diantara audiens. Jangan mengatakan betapa sulitnya anda menyusun materi. Jangan mengulangi judul presentasi anda.
Menutup Presentasi
Anda perlu berlatih: • Membuat ringkasan. • Kutipan. • Himbauan dan pernyataan memotivasi. • Tantangan untuk segera bertindak. • Lelucon yang relevan. • Mengulangi manfaat. • Meminta audiens meneriakkan slogan tertentu (pada kasus tertentu).
