KAS KECIL (PETTY CASH) Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil tetapi sering/rutin misalnya ongkos becak, taksi, membeli gula, teh atau nasi bungkus, perangko dll biasanya tidak dapat dilakukan dengan cek karena tidak praktis. Untuk mengatasi pengeluaran yang berjumlah kecil tetapi sering, perusahaan dapat membentuk dana kas kecil (Petty cash fund) Mekanisme pembentukan kas kecil Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memeperkirakan jumlah kas yang diperlukan perusahaan misalnya untuk periode satu minggu atau satu bulan. Setelah mendapat persetujuan, cek disiapkan dan diuangkan sebesar jumlah yang diperlukan. Uang yang diperoleh dari cek tersebut diserahkan kepada karyawan yang disebut petugas kas kecil /kasir, yang berwenang mengeluarkan uang dari dana kas kecil. Dalam rangka pengendalian, perusahaan bisa membatasi jumlah maksimum dan jenis pembayaran yang bisa dilakukan dari dana kas kecil. Kelebihan dan kekurangan kas (Cash short & over) Yaitu selisih antara jumlah uang yang ada secara fisik dengan jumlah uang yang seharusnya menurut catatan. Sistem pencatatan petty cash : 1. Fluctuating fund system (sistem dana berubah-ubah) Yaitu sistem pencatatan pc dimana saldo pc akan berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang terjadi di pc. 2. Imprest fund system (Sistem dana tetap) Yaitu sistem pencatatan pc dimana saldo pc akan berjumlah tetap Pengisian kembali pc yaitu untuk mengembalikan jumlah dana tersebut ke jumlah semula. Pada saat pengisian kembali pc, rekening pc tidak perlu dijurnal. Pc didebet hanya pada saat rekening tersebut pertama kali dibentuk atau pada saat jumlah dana ditingkatkan di kemudian hari. Pc dikredit bila jumlah dana tersebut dikurangi Perbedaan pencatatan akuntansi sistem tersebut sbb: Fluctuating fund system
Imprest fund system
Saat pembentukan
Dr. Petty cash Cr. Cash / CIB
Dr. Petty cash Cr. Cash / CIB
Saat pemakaian/pengeluaran
Dr. Expenses Cr. Petty cash
No entry
Saat pengisian kembali dana (reimbursement)
Dr. Petty cash Cr. Cash / CIB
Dr. Expenses Cr. Cash / CIB
Saat pengurangan dana
Dr. Cash Cr. Petty cash
Dr. Cash Cr. Petty cash
Saat akhir periode sebelum pengisian kembali
No entry
Dr. Expenses Cr. Petty cash
Saat awal periode (Reversing entry optional)
No entry
Dr. Petty cash Cr. Expenses
1
Contoh soal : Des 05
1
Perusahaan membentuk dana kas kecil Rp 125.000,- yang diperkirakan cukup untuk pengeluaran selama 2 minggu.
3
Dibeli alat tulis sejumlah Rp. 15.500,-
5
Dibeli pita printer seharga Rp 24.435,- serta sumbangan untuk lingkungan sebesar Rp 30.000,-
10 Dibeli perangko dan materai senilai Rp 26.000,15 Membayar tagihan listrik sebesar Rp 16.670,19 Dibeli perlengkapan kebersihan kamar mandi Rp 5.400,Sekaligus dilakukan pengisian kembali dana kas kecil, setelah dilakukan perhitungan fisik atas uang tunai yang ada, ternyata berjumlah Rp 6.975,22 Perusahaan membeli kertas dan amplop Rp. 14.600,24 Berhubung dana kas kecil diperkirakan terlalu banyak untuk waktu 2 mingguan, maka kepala bagian keuangan memutuskan untuk mengurangi dana kas kecil menjadi Rp. 100.000,Kasir kas kecil menyetorkan dana ke bank Rp 25.000,29 Membeli makanan untuk konsumsi rapat direksi seharga Rp 32.450 30 Pada sore hari kasir kas kecil bersama staf akuntansi menghitung uang tunai yang ada di kotak penyimpanan uang untuk keperluan pencatatan akhir tahun. Tidak ditemukan adanya selisih antara catatan dengan fisik. Jan 06
5
Perusahaan mengeluarkan biaya sumbangan Rp 25.000,-
7
Membayar tagihan telepon Rp 23.700,Pada hari itu juga dilakukan reimbursement.
Diminta : 1. Jurnal transaksi diatas dengan menggunakan 2 metode. 2. Jurnal tanggal 1 Januari 2006 jika dilakukan reversing entry dan jika tidak dilakukan reversing entry.
2
Jawab : FLUCTUATING FUND SYSTEM Tgl Description Dr Cr Desember 2005 1 Petty cash 125.000 Cash in bank 125.000 3 Supplies 15.500 Petty cash 15.500 5 Supplies 24.435 Miscell.exp 30.000 Petty cash 54.435 10 Postages 26.000 Petty cash 26.000 15 Utilities exp 16.670 Petty cash 16.670 19 Miscell exp 5.400 Petty cash 5.400
22 24 29
Cash short & over Petty cash
20
Petty cash Cash in bank
118.025
Tgl 1
Petty cash Cash in bank
125.000 No entry
5
No entry
10
No entry
15
No entry
19
Cr
125.000
3
20
Supplies Utilities exp Postages Miscell. Exp Cash short&over Cash in bank
39.935 16.670 26.000 35.400 20 118.025
118.025
Perhitungan : Total petty cash Total beban tercatat Sisa petty cash tercatat Sisa fisik uang tunai Kurang saldo di catatan Supplies 14.600 Petty cash Cash in bank 25.000 Petty cash Miscell exp 32.450 Petty cash
125.000 118.005 6.995 6.975 20 22
No entry
14.600 24 25.000
Cash in bank Petty cash
29
25.000 25.000 No entry
32.450 30
30
IMPREST FUND SYSTEM Description Dr
No entry
AJE : Supplies Miscell exp Petty cash
14.600 32.450 47.050
Januari 2006 1 1 5
7
No entry Miscell exp Petty cash
25.000
Utilities exp Petty cash
23.700
Petty cash Cash in bank
95.750
5
Alternatif I : membuat reversing entry Petty cash 47.050 Supplies 14.600 Miscell exp 32.450 No entry
25.000
7 23.700
Supplies Utilities exp Miscell. Exp Cash in bank
14.600 23.700 57.450 95.750
95.750 7
Alternatif II : tanpa membuat reversing entry Petty cash 47.050 Utilities exp 23.700 Miscell. Exp 25.000 Cash in bank 95.750
3
Contoh soal : 1) Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 200.000,- dengan batasan pengeluaran maksimum lewat petty cash sebesar Rp 50.000,2) Dilakukan pembayaran menggunakan petty cash untuk pembelian Perlengkapan kantor Rp 25.000,- ; peralatan kantor Rp 60.000,- ; beban listrik Rp 40.000,- dan beban rupa-rupa Rp 20.000,-. 3) Dilakukan pembayaran menggunakan petty cash atas pengeluaran membeli perangko Rp 40.000,-; membayar telepon Rp 30.000,- dan membayar ongkos taksi Rp 20.000,4) Dilakukan pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp 176.000,- sehingga saldo kas kecil menjadi Rp 200.000,- kembali 5) Jika pada kondisi transaksi no 4) merupakan akhir periode, tetapi belum melakukan pengisian kembali. Diminta: Jurnallah dengan menggunakn 2 metode! FLUCTUATING FUND SYSTEM 1) Jurnal pembentukan petty cash Petty cash 200.000 Cash in bank 200.000 2) Jurnal penggunaan petty cash Office supplies 25.000 Utilities exp 40.000 Miscell. Exp 20.000 Petty cash 85.000 3) Jurnal penggunaan petty cash Postages 40.000 Utilities exp 30.000 Miscell.exp 20.000 Petty cash 90.000 4) Jurnal pengisian kembali petty cash Petty cash 175.000 Cash short & over 1.000 Cash in bank 176.000
5) Jurnal pada akhir periode (AJE) Cash short & over 1.000 Petty cash 1.000
6) Jurnal pada awal periode (reversing entry) No entry
IMPREST FUND SYSTEM 1) Jurnal pembentukan petty cash Petty cash 200.000 Cash in bank 200.000 2) Jurnal penggunaan petty cash No entry
3) Jurnal penggunaan petty cash No entry
4) Jurnal pengisian kembali petty cash Office supplies 25.000 Postages 40.000 Utilities exp 70.000 Miscell. Exp 40.000 Cash short & over 1.000 Cash in bank 176.000 5) Jurnal pada akhir periode (AJE) Office supplies 25.000 Postages 40.000 Utilities exp 70.000 Miscell. Exp 40.000 Cash short & over 1.000 Petty cash 176.000 6) Jurnal pada awal periode (reversing entry) Petty cash 176.000 Office supplies exp 25.000 Postages exp 40.000 Utilities exp 70.000 Miscell. Exp 40.000 Cash short & over 1.000
4
