Mapa Conceptual Semana 3

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TUTORA VIRTUAL PAOLA ANDREA HERRERA VELA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL PROGRAMA DE FORMACIÓN VIRTUAL IBAGUÉ TOLIMA 2014

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las TRD aprobadas.

IMPORTANCIA

TRANSFERENCIAS INTERNAS A LOS ARCHIVOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA

Evitar la producción y acumulación irracional de dctos en las dependencias productoras, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

Guardar precaucional o definitivamente la documentación con las mejores condiciones de conservación

Concentrar información útil para toma de decisiones administrativas o el cto del desarrollo histórico institucional

Tiempo de permanencia depende del trámite y normas internas indicadas en las TRD. Transferencia acompañada de un inventario donde se especifica series, subseries, unidades documentales registrando fechas y número de folios.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

Facilita consulta de las oficinas productoras y al público en general. Permanecerá acá según el tiempo estipulado en las TRD.  Antes de trasladarlos se debe emplear la disposición final y procedimientos previstos en las TRD.

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Documentación del archivo central o de gestión, debe conservarse permanentemente por su valor investigativo,

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN 1. LIMPIEZA En un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. Disponer de elementos de trabajo (overol, gorra, mascarilla, guantes, aspiradora, brochas, bayetilla). 2. ELIMINACIÓN DE MA TERIAL METÁLICO

Como ganchos, clips, legajadores , cambiar por material plástico o usar un trozo de papel como barrera entre lo metálico y la documentación. 3. IDENTIFICACIÓN DE M ATERIA L AFECTADO POR BIODETERIORO Separar del que no esta contaminado e identificarlo con una marquilla roja, aislarlo de altas temperaturas y humedad. Solicitar personal especializado para la desinfección. 4. REVIS IÓN Y FOL IA CIÓN

Numerar consecutiva y cronológicamente en su interior, usando lápiz de mina negra

» www.senavirtual.edu.co/series y transferencias

documentales » www.agn.gov.co/ MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES