Manual de procedimientos
Manuales
Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido pueden ser:
De Politicas
Departamental es
De bienvenida
De organización
De procedimiento s
De contenido Multiple
De tecnicas
De Puesto
Utilidad de los manuales :
Uniforman y controlan funciones de la empresa
Delimitan funciones
Aumentan la eciencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad
Son una base para el meoramiento de sistemas
las
el
actividades,
cumplimiento
de
responsabilidades
las y
"rocedimientos administrativos Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
Manuales de procedimientos
Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa#
Se describen, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación
$n los manuales de procedimientos se acostumbra incluir las %formas& que se emplean en el procedimiento de que se trate, unto con un instructivo para su llamado#
'()$*+'S $l
presentar un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una unidad administrativa, por tanto surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, de manera sistem-tica, en un documento, que es el manual de procedimientos#
"recisar la secuencialogica de los pasos de los que se compone cada uno de los procedimientos "resentar una vision integral de como opera una organizacion
precisar la responsabilidad operativa del personal en cada area de trabao
describir gracamente los .uos de las operaciones Servir como medio de integracion y orientacion para el personal de nuevo ingreso
+mportancia de los manuales de procedimientos
Describe la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, se/alando quien, como, cuando, donde y para que han de realizarse#
0a nalidad de describir procedimientos, es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes -reas de la organización y orientar a los responsables de su eecución en el desarrollo de sus actividades#
*ipos de manuales de procedimientos
"ueden clasicarse en1 manuales de procedimientos de ocina y manuales de procedimientos de fabrica#
*ambi2n pueden referirse1
A tareas y trabaos individuales3 por eemplo1 cómo operar una maquina de contabilidad
A practicas departamentales, en que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento3 por eemplo1 el manual de reclutamiento y selección de personal
A pr-cticas generales en un -rea determinada de actividad,
*ambi2n se pueden clasicar de acuerdo a su -mbito de aplicación y alcances en1 Manual
de procedimientos general1 4ontiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en m-s de un sector administrativo#
Manual
de procedimientos espec5co1 4ontienen información sobre los procedimientos para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistem-ticamente con sus
$structura 1.- Identificación: 2.- Índice o contenido
3.- Prólogo 4.- Objetivos de los procedimientos .- !reas de aplicación o alcance de los procedimientos. ".- #esponsables: $.-Pol%ticas o normas de operación: &.- 'onceptos: (.- Procedimiento: )*.- +ormularios o impresos:
4'6*$6+D' Se
puede decir que un manual de procedimientos no debe contener m-s que los elementos estrictamente necesarios para el logro de los obetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables#
7 cómo elaborar un manual de procedimientos8 El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es determinar lo que se desea lograr. ara ello el analista deberá hacer las siguientes preguntas:
El objeti!o tiene una razón de ser en algunos moti!os fundamentales:
La necesidad de garantizar una r"gida uniformidad de tratamiento de las acti!idades periódicas.
#educir los errores operati!os al má$imo posible.
#educir el per"odo de adiestramiento de los nue!os empleados.
%acilitar la introducción de los empleados en los nue!os trabajos.
E!itar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
74u-l es el obetivo del organismo al crear el manual de procedimientos8
El objeti!o tiene fundamentales:
La necesidad de garantizar una r"gida uniformidad de tratamiento de las acti!idades periódicas.
#educir los errores operati!os al má$imo posible.
#educir el per"odo de adiestramiento de los nue!os empleados.
%acilitar la introducción de los empleados en los nue!os trabajos.
E!itar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
una
razón
de
ser
en
algunos
moti!os
79u2 benecios proporcionar- el manual de procedimiento8 El
manual de procedimientos correctamente elaborado puedo ser!ir como un !alioso instrumento correcti!o.
&na
!ez determinados los objeti!os del manual, habrá que ponerlos por escrito. Esto ayudará al analista a tener la certeza de que son lógicos. El propósito del manual de procedimientos es asegurar que sus usuarios se comporten de una manera espec"fica.
dise/o
Logotipo de la organización
'enominación
rocedimiento
%echa
ágina (o ) de *
Sustituye
(+mero de operación
#esponsable s-
'escripción
&nidades responsables de su elaboración, re!isión y autorización
Diagrama de proceso La representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten:
&na mayor simplificación del trabajo.
'eterminar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación f"sica.
/ejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
&na mejor distribución de la planta.
S$4U$64+A "A!A $0A('!A! U6 D+A;!AMA D$ "!'4$D+M+$6*' "ara la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia#
$scoger el procedimiento que se va a realizar#
Determinar las t2cnicas anal5ticas adecuadas que habr-n de utilizarse#
Analizar el trabao#
$stablecer el procedimiento factible#
"resentar la proposición#
'btener la aprobación#
"reparar las instrucciones referentes a los procedimientos#
+mplantar el nuevo procedimiento#
'bservar el procedimiento implantado#
"reparar una gu5a de adelantos logrados#
