2. USO DE SOFTWARE
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2.1 Acceso a Proscai 1. Una vez encendida la computadora se coloca en su pantalla de inicio y se da clic en su icono de PROSCAI ubicado en la barra de inicio rápido. De no estar ahí, se busca el programa de CONEXIÓN A ESCRITORIO REMOTO ubicado en los programas de Windows, la dirección del equipo es: sanrio.movildesk.com:3010 el usuario y password están en la tarjeta de acceso de cada caja.
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2.1 Acceso a Proscai 1. Una vez encendida la computadora se coloca en su pantalla de inicio y se da clic en su icono de PROSCAI ubicado en la barra de inicio rápido. De no estar ahí, se busca el programa de CONEXIÓN A ESCRITORIO REMOTO ubicado en los programas de Windows, la dirección del equipo es: sanrio.movildesk.com:3010 el usuario y password están en la tarjeta de acceso de cada caja.
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2. Una vez iniciada la sesión en el servidor automáticamente se abre la pantalla de PROSCAI y le muestra un cuadro de texto en el cual no se ingresa ninguna información y se teclea ENTER.
3. Vuelve a mostrarle la imagen de PROSCAI y se vuelve a teclear ENTER. 4. En el cuadro te texto “USUARIO” se ingresa los datos siguientes: Identificación: número de tienda seguido de este mismo el número de máquina. A
o B según sea el caso Clave: asignada por el gerente. (Esta información se encuentra en la tarjeta de acceso de cada caja) Se da clic en “ACEPTAR”
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5. Enseguida le muestra ya la pantalla principal de PROSCAI, lista para ser usada.
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2.2 Cobros En este apartado se conocerá y ejemplificará de manera correcta la metodología para realizar los diferentes tipos de cobro en caja. Tipos de Cobro:
Efectivo. Tarjeta de crédito o débito VISA / MASTER CARD. Tarjeta de crédito American Express. Puntos Sanrio (ver Apartado 2.5)
2.2.1 Cobro en efectivo.
1. En el menú principal de PROSCAI se presiona F1 para que aparezca la pantalla de venta.
2. En la casilla de Agente se pone el número de la tienda. Ejemplo: (Tezontle) 030 3. Presionar TAB (tabulador) para que el cursor se desplace a la casilla de CLIENTE y en seguida se lea el código de barras de la tarjeta de puntos de cliente. Si el cliente no cuenta con ella, se pone los dos primeros dígitos del número de la tienda. Ejemplo: 03
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4. Se procede a leer el código de barras del artículo por medio del lector o se insertan de modo manual, tomando la información de la etiqueta del producto seleccionado.
5. Una vez que se terminan de leer los códigos de los artículos, se presiona la tecla F1 PAGOS para que muestre la pantalla con las distintas formas de pago.
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6. De nuevo se presiona la tecla F1 EFECTIVO y en la pantalla muestra la casilla de EFECTIVO, en ella se teclea la cantidad entregada por el cliente.
7. Se presiona la tecla ENTER y de manera automática nos aparece en la casilla el ULTIMO CAMBIO de la cantidad que se tiene que entregar al cliente como sobrante de su pago.
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2.2.2 Cobro con Tarjeta de debito o crédito VISA / MASTERCARD y AMEX
Para el cobro con tarjeta de debito o crédito el proceso de cobro es el mismo que en el de efectivo, la única variante son las opciones de cobro que la pantalla especifica.
1. Una vez que se han leído los códigos de barras de los productos a cobrar, se presiona la tecla F1 PAGOS la cual nos muestra la ventana de cobro y en la parte de debajo se especifica las formas de cobro. • • •
F2 BANORTE F3 AMERICAN EXPRESS F4 BANAMEX
2. Una vez tecleada la opción de cobro que corresponda, el puntero estará en la casilla y en esta, se debe teclear la cantidad a cobrar. 3. Se procede a deslizar la tarjeta o a insertar el chip de la tarjeta en la terminal bancaria.
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4. Si la terminal lo indica, se digitan los últimos 4 números de la cuenta y en el caso de AMERICAN EXPRESS se digitan los 4 dígitos de seguridad que figuran en la parte de enfrente del plástico. 5. Posteriormente se teclea la cantidad a cobrar que nos indica en la pantalla de PROSCAI y se da ENTER (botón verde).
6. Si la terminal imprime el voucher de autorización, se procede a presionar la tecla ENTER en PROSCAI para que imprima el ticket. 7. Se solicita al cliente su firma en el voucher impreso, al mismo tiempo que se imprime una copia en la terminal. 8. Se entrega al cliente la copia de su voucher bancario impreso por la terminal y su ticket de compra (preferentemente engrapados). ES IMPORTANTE QUE EN EL CASO DE PAGO CON TARJETA DE DEBITO O CREDITO EL CLIENTE PRESENTE UNA IDENTIFICACION OFICIAL PARA VERIFICAR SUS DATOS.
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2.3 Cambio de producto
1. En la pantalla principal de PROSCAI se teclea F1 (venta) de nuevo F1 (nueva venta). 2. Se ingresan los datos de no. de AGENTE y si el cliente tiene tarjeta de puntos se lee el código de barras de su tarjeta, si no lo tiene con la tecla TABULADOR nos colocamos en CODIGO. 3. Enseguida se comienzan a leer los códigos de barras de los productos a cambiar.
4. Terminando de leer los productos a cambiar, se teclea F2 y en la casilla de cantidad se teclea el signo de menos más el numero de productos a cambiar) y se da clic en OK.
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5. En la parte de TOTAL VENTA debe mostrar el precio del producto a cambiar en rojo.
6. Se prosigue a leer el código del nuevo producto que el cliente desea llevar y si en la pantalla muestra cantidad a pagar en color azul, es la cantidad que el cliente debe pagar siendo esta la diferencia de los precios.
7. Si la cantidad total a pagar aparece en rojo y con el signo de menos quiere decir que el cliente aun puede agregar un producto más para completar con la cantidad del producto que quiso cambiar. Página 11
8. Si el cliente no quiere otro producto más, la cantidad que aun tiene a favor se le regresa en una tarjeta de regalo (Ver Manual de Tarjeta de Regalo).
2.4 Descuentos Hay varias opciones para aplicar descuentos las cuales a continuación les mostramos: 2.4.1 Descuento producto
1. Nos ubicamos en la ventana de PROSCAI. 2. Se da clic en F1 (venta) de nuevo F1 (nueva venta) y se ingresan los datos de Agente y se lee el código de barras de la tarjeta de puntos del cliente (si este cuenta con ella). 3. Se procede a leer el código de barras de los productos a cobrar. 4. Con el cursor se selecciona el producto que se va a aplicar el descuento y se teclea F3 (descuentos). 5. Se muestra una pantalla de texto en la que se debe seleccionar la acción a realizar y se selecciona DESCUENTO PRODUCTO. 6. Posteriormente se teclea en la casilla de CANTIDAD el numero del descuento a aplicar (10, si es 10%, 20 si es 20%, etc.) 7. Se anota el numero del folio que nos arroja la ventana te texto.
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8. Antes de dar clic en OK, se minimiza la ventana de PROSCAI y se abre la ventana de TIENDA y en el menú principal se da clic en el icono AUTORIZAR DESCUENTOS. 9. Nos muestra una pantalla de texto en la que ingresamos el número de folio que nos arrojo la ventana de descuentos de PROSCAI.
10.Seleccionamos el descuento a aplicar y se ingresa el motivo del descuento. 11.Se ingresan los datos del usuario y password de la persona que está aplicando el descuento y enseguida se da OK. 12.Una nueva pantalla de texto nos aparece con la CLAVE, la anotamos para evitar que se nos olvide.
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13.Maximizamos de nuevo la ventana de PROSCAI y se ingresa en la ventana de texto de descuentos la CLAVE que apuntamos y enseguida se da clic en OK. 14.Automáticamente el descuento se aplica en el producto que seleccionamos desde el inicio (PASO 3).
2.4.2 Cambio de precio
1. Repetimos el paso 1 al 3 del procedimiento anterior. 2. Se teclea F3 (descuentos) y seleccionamos Cambio de precio. 3. Colocamos el cursor en la casilla de CANTIDAD e ingresamos el precio que queremos cambiar. 4. Se anota el numero del folio que nos arroja la ventana te texto.
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5. Antes de dar clic en OK, se minimiza la ventana de PROSCAI y se abre la ventana de TIENDA y en el menú principal se da clic en el icono AUTORIZAR DESCUENTOS. 6. Nos muestra una pantalla de texto en la que ingresamos el número de folio que nos arrojo la ventana de descuentos de PROSCAI. 7. Seleccionamos el precio a aplicar y se ingresa el motivo. 8. Se ingresan los datos del usuario y password de la persona que está aplicando el descuento y enseguida se da OK. 9. Una nueva pantalla de texto nos aparece con la CLAVE, la anotamos para evitar que se nos olvide. 10.Maximizamos de nuevo la ventana de PROSCAI y se ingresa en la ventana de texto de descuentos la CLAVE que apuntamos y enseguida se da clic en OK. 11.Automáticamente el nuevo precio se aplica en el producto.
2.4.3 Descuento general
1. Hacer paso 1 y 2 del procedimiento anterior. 2. No se selecciona ningún producto con el cursor ya que este descuento aplicará en el total de la cantidad a pagar.
3. En la pantalla de texto que nos muestra seleccionamos DESCUENTO GENERAL.
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4. Se ingresa únicamente en CANTIDAD el número de descuento a aplicar y se anota el número de folio que nos arroja. 5. Antes de dar clic en OK minimizamos la ventana de PROSCAI y se abre la ventana de TIENDA y en el menú principal se da clic en el icono AUTORIZAR DESCUENTOS. 6. Nos muestra una ventana de texto en la que ingresamos el número de folio que nos arroja la ventana de descuentos de PROSCAI. 7. Seleccionamos el descuento a aplicar y se ingresa el motivo del descuento. 8. Se ingresan los datos del usuario y password de la persona que está aplicando el descuento y enseguida se da OK. 9. Una nueva pantalla de texto nos aparece con la CLAVE, la anotamos para evitar que se nos olvide. 10. Maximizamos de nuevo la ventana de PROSCAI y se ingresa en la ventana de texto de descuentos la CLAVE que apuntamos y enseguida se da clic en OK. 11. Automáticamente el descuento se aplica en la cantidad total a pagar.
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2.5 Tarjeta de puntos Contamos con la opción de otorgar al cliente puntos por cada compra, mismos que podrá utilizar como forma de pago para adquirir más mercancía. Los pasos a seguir para utilizar esta modalidad son:
Alta de cliente y asignación de tarjeta
1. En la ventana inicial presionamos la tecla F5 CONSULTAS ubicado en la parte inferior de la pantalla.
2. Una vez que se abre la ventana presionamos la tecla F3 CLIENTES y enseguida en la tecla de ALTAS.
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3. Lo primero que debemos haces es registrar la tarjeta que le vamos a entregar al cliente, esto se hace posicionando el cursor en el campo “EAN” y posteriormente leemos el código de barras de la tarjeta con el lector.
4. Debemos solicitar al cliente la información necesaria para llenar los demás campos de la ventana, los campos obligatorios son: fecha de nacimiento, nombre o razón social, RFC en caso de que requiera factura, teléfono, e-mail. 5. Una vez llenada toda la información damos clic en el botón “OK” 6. Cerramos la ventana de ALTA CLIENTE En este momento ya quedo registrado el cliente en el sistema y ya le fue asignada una tarjeta de puntos.
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Acumulación de puntos
1. La acumulación de puntos se hace de manera automática conforme se estén registrando los tickets, la única diferencia es que antes de leer el código de los productos que el cliente va a comprar, es muy importante registrar el código de barras de la tarjeta en el campo “CLIENTE” y verificar que aparezca el nombre correcto del cliente.
2. Se procede a capturar los productos y registrar el ticket como se hace normalmente. De manera automática se le van a asignar los puntos al cliente una vez que quede registrado el ticket. 3. El primer producto que se le debe cobrar al cliente es la misma tarjeta, ya que esta tiene un costo de activación de $50.00. Funciona como cualquier otro producto pero el código de barras que tiene la tarjeta no funciona para ser leído como producto en Proscai. Es necesario leer el código que se encuentra pegado en el monitor del punto de venta con el nombre TARJETA DE PUNTOS SANRIO o teclear el código 03700001. 4. En caso de tratarse de una reposición de tarjeta, se debe cobrar los $50.00 por el plástico, cabe mencionar que los puntos se recuperan. 5. Es necesario presentar una identificación oficial.
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Uso de puntos
1. En el menú principal de PROSCAI se presiona F1 para que aparezca la pantalla de venta. 2. En la casilla de Agente se pone el número de la tienda. Ejemplo: (Tezontle) 030. 3. Presionar TAB (tabulador) para que el cursor se desplace a la casilla de CLIENTE y en seguida se lea el código de barras de la tarjeta de puntos de cliente. Si el cliente no cuenta con ella, se pone los dos primeros dígitos del número de la tienda. Ejemplo: 03
4. Se procede a leer el código de barras del artículo por medio del lector o se insertan de modo manual, tomando la información de la etiqueta del producto seleccionado. 5. Una vez que se terminan de leer los códigos de los artículos, se presiona la tecla ENTER y el cursor para de manera automática al área donde se especifican las formas de pago.
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6. Se coloca el cursor en la casilla de PUNTOS, donde se coloca la cantidad entregada por el cliente. En caso de que los puntos acumulados no sean suficientes para cubrir el total de la compra, se cobrará la diferencia con alguna otra de las formas de pago disponibles.
7. Se presiona la tecla ENTER y de manera automática nos aparece en la casilla ULTIMO CAMBIO la cantidad que se tiene que entregar al cliente como sobrante de su pago. 8. Se imprime el ticket de manera normal, es importante revisar la información que presenta el ticket: en la parte superior indica el nombre y número de cliente, en la parte media el detalle de los productos e importe del ticket, y en la parte inferior un resumen de puntos del cliente.
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2.6 Tarjeta de regalo Contamos con la opción de darle al cliente una tarjeta intercambiable por mercancía, mismo que podrá cargar con el saldo que él quiera, o aplicarle el valor de la mercancía que previamente compro y quiera devolver. Básicamente la tarjeta funciona como un producto con la única diferencia que no cuenta con un valor fijo, sino que su valor depende del saldo y este puede ir aumentando o disminuyendo de forma parcial o total dependiendo de las operaciones. Aplicaciones: •
•
Depositar efectivo en la tarjeta y utilizarla como medio de regalo para un amigo o familiar. Aplicar como vale para depositar el valor de mercancía previamente comprada y tener el saldo disponible para ser utilizado en cualquier otro momento. Aplicable apoyado en la política de cambios y devoluciones.
Como utilizarlo:
Para depositar efectivo en una tarjeta.
1. Preparar la pantalla como cualquier venta, registrando el número de vendedor y cliente. 2. Al momento de leer el código de algún producto, oprimir la tecla F4 para que aparezca el código A@A y posteriormente se lee el código de barras de la tarjeta a utilizar. 3. Esto nos lleva a la ventana “CAMBIO DE CANTIDAD” en donde aparece la información de la tarjeta que estamos utilizando: numero de certificado, saldo y cantidad.
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4. En el campo de cantidad se ingresa el monto que el cliente desea depositar en la tarjeta y posteriormente se da clic en OK. Nos regresa a la pantalla de venta en donde encontramos el producto A@A con el valor que anotamos en Cantidad. 5. Se realiza el pago del ticket de manera normal, en cualquier forma de pago. 6. Al momento de registrar el ticket la cantidad es abonada a la tarjeta y el cliente ya puede hacer uso de ella. 7. Para consultar el saldo de la tarjeta lo podemos hacer siguiendo los pasos 1 y 2, en la ventana de cambio de cantidad nos aparece el saldo.
Uso de la tarjeta de regalo.
1. Preparar la pantalla como cualquier venta, registrando el número de vendedor y cliente. 2. Se captura el o los artículos que el cliente desea comprar. 3. Oprimir la tecla F4 para que aparezca el código A@A y posteriormente se lee el código de barras de la tarjeta a utilizar. Esto nos lleva a la ventana cambio de cantidad en donde aparece la información de la tarjeta que estamos utilizando: numero de certificado, saldo y cantidad. 4. Se confirma que el saldo que aparezca en la tarjeta sea suficiente para pagar el importe total de la mercancía seleccionada, de lo contrario el cliente deberá de pagar la diferencia con alguna otra forma de pago. 5. El sistema automáticamente sugiere cargar en el campo cantidad el valor total de la nota con el signo negativo, esta cantidad se puede modificar pero es importante poner antes de la cantidad el signo negativo para indicar que se va a tomar el dinero del saldo de la tarjeta.
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6. Se da clic en OK. Nos regresa a la pantalla de venta en donde encontramos el producto A@A con el valor que anotamos en “CANTIDAD” así como los productos que el cliente quiere comprar. 7. Se termina de registrar el ticket de forma normal, si existe alguna diferencia por cubrir debido a que el saldo de la tarjeta no es suficiente, se cobra de manera normal en cualquier otra forma de pago. Devolución en tarjeta de regalo.
1. Preparar la pantalla como cualquier venta, registrando el número de vendedor y cliente. 2. Se captura el o los artículos que el cliente desea devolver, se presiona F2 y enseguida el signo”-“y la cantidad de artículos a devolver.
3. Oprimir la tecla F4 para que aparezca el código A@A y posteriormente se lee el código de barras de la tarjeta a utilizar. Esto nos lleva a la ventana cambio de cantidad en donde aparece la información de la tarjeta que estamos utilizando: numero de certificado, saldo y cantidad. 4. En el campo de cantidad se ingresa el valor total que ampara la mercancía que el cliente está devolviendo. 5. Se da clic en OK. Nos regresa a la pantalla de venta en donde encontramos el producto A@A con el valor que anotamos en cantidad así como los productos que el cliente quiere devolver. Se confirma que el valor de la nota sea cero.
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2.7 Facturación 1. Se hace el procedimiento de cobro. 2. Una vez terminado de cobrar, se sale de la ventana de venta y se va al menú principal de PROSCAI. 3. Se teclea F9, después F5 (consulta) y por último F3 (cliente). 4. Se muestra la ventana de ALTA DE CLIENTE y se comienza a ingresar los datos del cliente para facturar.
5. Una vez terminado de ingresar los datos se da clic en OK. 6. Enseguida en la misma pantalla de ALTA DE CLIENTE nos proporciona un número en la casilla de CLIENTE, se anota para evitar perder dicho dato.
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7. Regresamos a la ventana de NUEVA VENTA y tecleamos F3. 8. En el cuadro de texto que sale se teclea SI.
9. Se ingresa el numero de cliente que nos arrojo la pantalla de ALTA DE CLIENTE y se da OK.
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10. Se teclea F4 (ticket a factura). 11. Regresamos a la ventana de Tienda y damos clic en el icono de FACTURA. 12. Sale pantalla con la factura y damos clic en GENERAR 1RA. y enseguida GENERAR 2da.
13. Se le entrega una factura al cliente y la segunda se queda en tienda.
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2.8 Arqueo de caja 1. En el programa de tienda se da clic en el icono CORTE DE CAJA. 2. Muestra la ventana CORTE DE CAJA donde se deben ingresar las cantidades que se van contando físicamente según los distintos cobros.
3. Para contar el efectivo, damos clic en el icono de CTA de TOTAL DE RETIROS y nos muestra una ventana azul.
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4. En ella debemos hacer el conteo del dinero del total de ventas por cada denominación del tipo de moneda y en la misma pantalla muestra el total.
5. Por último damos clic en OK. 6. Se ingresan a sus respectivas casillas las cantidades de cortes de las distintas terminales. 7. El cuadro de diferencias nos muestra el comparativo entre el sistema y el conteo, de ser necesario se pueden ingresar comentarios en la ventana correspondiente. 8. Se ingresa los datos de la persona que hizo el corte de caja y se da clic en GRABAR.
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2.9 Cierre de caja 1. Dentro de la pantalla de menú principal de PROSCAI, tecleas F2 (cortes) y muestra la ventana de CORTE DE CAJA.
2. Para corroborar que las cantidades que corresponden a cada una de las formas de cobro este correcta, se hacen las cortes de terminales y esto se hace de la siguiente manera: •
•
•
BANAMEX Se oprime la tecla de ENTER, posteriormente OPCIÓN8 y por ultimo F2. Seguido de eso se imprime el reporte. SANTANDER Se oprime la tecla de ADMON y con las flechas seleccionamos TOTALIZACION, damos ENTER, seguido de eso se imprime el reporte. AMERICAN EXPRESS Nos vamos a MENU, seleccionamos la opción REPORTES, damos ENTER y seleccionamos TOTAL, seguido de eso se imprime el reporte.
3. Una vez teniendo los reportes de las terminales y se corroboró que las cantidades coincidieran, damos OK en la ventana de CORTE DE CAJA. 4. Enseguida se imprime el TICKET DE CORTE DE CAJA.
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Cierre de terminales Una vez hecho el corte de caja en PROSCAI se procede hacer el cierre de terminales, el cual es el siguiente: BANAMEX
1. 2. 3. 4.
Se oprime el segundo botón morado de izquierda a derecha en la terminal. Nos pide la clave la cual es 0000 (4 veces cero). Te muestra el total y damos ENTER Enseguida imprime el cierre de la terminal.
SANTANDER
1. Oprimimos el botón de ADMON. 2. Buscamos la opción de CIERRE y damos ENTER. 3. Enseguida se imprime el cierre de la terminal. AMERICAN EXPRESS
1. 2. 3. 4.
Oprimimos MENU y buscamos la opción CIERRE. Nos pide la clave la cual es 1234. Oprimimos la opción de TOTAL DE CORTE y damos ENTER. Enseguida se imprime el cierre de la terminal.
Factura del día (Proscai y programa tienda) 1. Nos vamos a MENU PRINCIPAL de PROSCAI. 2. Damos clic en F2(cortes), enseguida damos clic en F9 (factura del día) 3. Nos muestra un cuadro de texto y damos clic en SI.
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4. Nos vamos al programa de TIENDA y damos clic en la opción FACTURA. 5. Cuando nos muestra el nombre de la factura damos en clic en GENERAR 1RA.
Diario de venta en Proscai 1. En la pantalla de MENU PRINCIPAL damos tecleamos F2 (cortes) y enseguida tecleamos F1 (diario de venta). 2. En esta ventana solo ingresamos en FECHAS DEL el día de cierre y en automático nos muestra en la casilla de “AL” la misma fecha.
3. Seleccionamos la opción de CORTE DE CAJA y damos clic en OK.
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