S.I.A.F.
Sistema Integral de Administración de Farmacias Manual del Usuario
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Índice Acceso al Sistema...............................................................................................................................................................4 Menu
Principal.....................................................................................................................................................................4
Facturación............................................................................................................................................................... 5 Pantalla de Acceso......................... Acceso......... ............................. .......................... ......................... ............................ ............................. .......................... ........................... ............................ .................. 5 Tipo de Comprobantes ............................. ............... .............. ........................... ............. ............................. ........................... ......................... ............................. ........................... ................ ..... 5 Pantalla de Venta........................ Venta............ .......................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ................. ..... 5 Funciones y Procesos....................... Procesos.......... ......................... .......................... ............................. ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... .............. 6 Emisión de tickets........................ tickets......... ............... ............................ .............. ........................... .......................... ........................... ............................ ............................ .................. .... 6 Acceso a Clientes........................... Clientes............. ........................... ......................... ......................... ............................. ............................. ......................... ........................... .................. ... 6 Ventas Particulares ........................ ............. ........................... ............................. ........................... ......................... ........................... ............................. .......................... ............... 6 Ventas con Obras Sociales y Prepagas ........................... .............. .......................... ......................... ............................ ............................. ..................... ........ 6 Coseguros de O.Sociales ........................... .............. ......................... ......................... ............................. ............................. ......................... ........................... .................. ... 6 Búsqueda de Productos ............. ........................... ............. ........................... ........................... ........................... ........................... ............................. ................... .... 6 Funciones Especiales de Venta ....................... .......... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................ .......... 7 Visualización y teclas de acción sobre productos .......................... ............ ........................... .......................... ........................... ...................... ........ 7 Teclas de acción sobre productos seleccionados .......................... ............ ........................... ............................ ........................... .................... ........ 8 Cierre de Comprobantes e Impresión........................... Impresión............. ........................... ........................... ........................... ........................... .............. ......................... ............. ............ 8 Teclas de acción luego del cierre de operaciones ............. ............................. ................ .......................... ........................... .................. .... 9 Emisión de Notas de Crédito ........................... ............. ........................... ........................... ......................... ........................... ............................. .......................... ........................ ........... 10 Cierres y Liquidación............................................................................................................................................... 10 Cierres de operaciones de Caja y Resúmenes de Caja .......................... ............. ......................... ......................... ........................... .......................... ............ 11 Cierre, Mantenimiento y Liquidación de Operaciones de Obras Sociales.......................... Sociales............ ......................... ....................... ............ 11 Cierre, Mantenimiento y Liquidación de Operaciones de Cuentas Corrientes .......................... .......... ................ ................. .............. ... 11 Cierre, Mantenimiento y Liquidación de Operaciones de Tarjetas de Crédito .......................... .......... ........................... .................. ....... 11 Mantenimiento.......................................................................................................................................................... 11 Mantenimiento de Productos ........................... ............. ........................... ........................... ......................... ........................... ............................. .......................... ........................ ........... 11 Stock y Precios ......................... .......... ............... ........................... .............. ........................... ........................... .......................... ......................... ............................ ............................. ................... ...... 12 Mantenimiento de Obras Sociales y Prepagas ........................... ............ ............................. ........................... ......................... ......................... ......................... ............ 12 Tarjetas de Crédito ............................ ............ ............................. ......................... ............................ ........................... .......................... ............................ ......................... .......................... .............. 12 Cuentas Corrientes ........................... ............. ........................... .......................... ............................. ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... ............. 12 Proveedores ............. ........................... ................ .......................... ........................... .......................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................ .......... 12 Tipo de Comprobantes ............................. ............... .............. ........................... ............. ............................. ............................ ......................... ............................ ........................... ................ ..... 12 Rubros y Subrubros .......................... ............ ........................... .......................... ............................. ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... ............. 12 Drogas y Monodrogas ................ ........................... .............. ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ................. ..... 12 Usuarios del Sistema .......................... ............. .......................... ........................... ............................ ........................... .......................... ........................... ........................... ........................ ........... 12 Configuración de Permisos de acceso al Sistema ......................... ............. .......................... ........................... .......................... ..................... ........ 13 Parámetros Generales del Sistema ........................ .......... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ................. .... 13 Configuración de Controladores Fiscales .......................... ............ ........................... ............................ ........................... .......................... .................... ...... 13 Pedidos...................................................................................................................................................................... 14 Tipos de Reposición de Mercadería ............................. ................ .......................... ......................... .......................... ........................... ........................... ........................... ............. 14 Funciones del Pedido ......................... ............. ......................... .......................... ............................. ............................ ......................... .......................... ........................... ......................... ........... 14 Mantenimiento de Pedidos ............................. ................ .......................... ............................ .......................... .......................... ............................ ......................... .......................... .............. 15 Teclas de acción ......................... ............ ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ................. ... 15 Cierres de Pedidos ............................ ............ ............................. ............. .............................. .............. ................ ........................... ............. ........................... ....................... .......... 15 Armado y finalización de pedidos para reposición ........................ .......... ........................... ........................... ........................... ..................... ........ 16 Listados de Pedidos ......................... .......... ........................... .......................... ............................. ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... ................ 16 Envio de Pedidos a archivos de reposición ......................... ............. .......................... ........................... ........................... ........................... ......................... ................... ....... 17 Generación de Archivo de pedidos para pasar a Droguería ............................ .............. ........................... ........................... ................. ... 17 Recepción de Pedidos .......................... ............... ......................... ........................... .......................... ........................... ........................... ........................... ........................... ....................... .......... 18 Control de Pedidos con la mercadería recibida recibida de Droguería ........................ ........... ........................... ............................. ............... ... 18 Ingreso de Productos controlados al Stock ........................... ............. ........................... .......................... ......................... ............................ ................... ... 18 Listados de Pedidos ......................... .......... ........................... .......................... ............................. ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... ................ 19 Actualización.............................................................................................................................................................. 19 Recepción y Actualización del archivo de Productos vía email o diskette........ diskette..................... ........................... .............. ................. ............. .... 19 Recepción y Actualización de archivos de Obras Sociales vía email o diskette diskette ..................... .................... ............ ........ 19 Reporte de Productos ........................... ................ .......................... ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... ........................... ...................... ......... 20 Reportes de Obras Sociales .......................... .............. ......................... ............................. ........................... ......................... ........................... ........................... ........................... ............. 21
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Anexo I – Modulo de Clientes ................................................................................................................................ 22 Operaciones de venta con base de clientes .......................... ............. ......................... ......................... ........................... ............................. ........................... ................. ..... 22 Altas de Clientes .......................... ............ ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... .................. ..... 22 Anexo II – Modulo de Archivos de configuración para Droguerías ...................................................................... 24 Anexo II – Modulo de Utilitarios del Sistema ...........................................................................................................25 Anexo IV – Impresoras Fiscales Homologadas .......................................................................................................29 29
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Acceso al Sistema
Para ingresar al sistema, el mismo propone la fecha de operación del día, con parámetros se puede bloquear el ingreso con fecha anteriores. Teclas de uso de la pantalla: Enter Space Esc
Acepta el ingreso Modifica la fecha Cancela el ingreso Menú Principal del Sistema
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Facturación
Tipo de Comprobantes El sistema puede trabajar con impresoras de matriz de punto o con controladores fiscales homologados por AFIP. El caso de usar una impresora común, aparecerá la pantalla anterior solicitando el tipo de comprobante a utilizar, los comprobantes de clasifican en Tickets, Notas de Crédito, Remitos, Facturas y cualquier otro comprobante que el usuario ha dado de alta en Mantenimiento Comprobantes. En el caso de ventas se utilizará el comprobante Ticket. Si se conecta un controlador fiscal, el sistema ingresa a la pantalla de venta en forma automática de acuerdo al número de punto de venta asignado en Mantenimiento –Parámetros Generales Pantalla de Venta
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Esta es la pantalla de comienzo de operaciones de venta y de selección del tipo de venta: Contado o con Obras Sociales y Prepagas. Funciones y Procesos En la pantalla de venta se procede con las siguientes funciones, al pie de la pantalla se encuentra las opciones de ingreso de datos:
TICKETS Vendedor: Selección del código asignado al vendedor, código único y de referencia en tickets, listados y permisos de acceso a funciones. Acceso a clientes: Función optativa, que permite el ingreso de un cliente para la facturación, esta función requiere la habilitación del usuario del sistema, de lo contrario no solicita en la pantalla. Lleva archivo de configuración adjunto (siafclte.cfg en \siaf) (ver Anexo I pag. 23 ) Venta particular: Se debe dejar en blanco el dato de OS Cobertura Primaria: Selección de la Obra Social, ingresando el código correspondiente o abrir venta de búsqueda con la tecla F2 Si se deja en blanco se considera venta común a particular. En venta con OS, solicita los datos de Tipo de tratamiento (normal o prolongado) se cambia con la barra espaciadora. Luego solicita los datos habilitados en los parámetros del contrato. La tecla F3, permite visualizar luego de ingresado los datos iniciales, el contrato de la correspondiente OS. Cobertura Secundaria: Se solicita el ingreso del Coseguro, si la Obra Social primaria esta configurada como que puede trabajar con Coseguro. << si no se quiere ingresar se continua con la tecla Enter >>
Búsqueda de Productos: Nombre Comercial: Se ingresa las primeras letras del nombre del producto Ej: SERT
, luego el producto se selecciona con el número de posición en pantalla o moviendo con las flechas de cursos arriba y abajo y teclas Pag.Down y Pag Up. Código de troquel: Código que se encuentra en el envase del producto, sin guiones se ingresa de corrido. Código de Barras: Escaneando con un lector de barras. F8: Función que permite la búsqueda por drogas y Monodrogas. 6
F9: Función que permite la búsqueda por Acción Terapéutica. F10: Función de ingreso de un producto para la venta de un preparado. Funciones Especiales: - Búsqueda extendida de productos, se ingresa el nombre o droga seguido por el símbolo + Ej: SERT+30 otra opción es +descripción+presentación -
Si en la opción de búsqueda se ingresa en blanco, es decir presionando permite el ingreso de un producto para la venta en forma manual, con la opción de ingreso del precio.
Datos del producto en pantalla:
Stock, Precio de Venta, Porcentaje de cobertura, Precio a abonar por afiliado, Gentileza, Tamaño, Procedencia, Estado, Vigencia del Precio de Venta, Ubicación, Laboratorio, Familia(Subrubro), Acción terapéutica y Droga – Monodroga. Teclas de Acción para seleccionar un producto: ENTER: Selecciona con el descuento que muestra en pantalla. Space: Selecciona sin el descuento correspondiente, lo libera de la cobertura. Tab: Permite asignar otro porcentaje de cobertura. F8: Clasifica de acuerdo al producto donde se encuentra el cursor, que otros productos tiene similar droga. F9: Clasifica de acuerdo al producto donde se encuentra el cursor, que otros productos tiene similar Acción terapéutica. Esc: Cancela acción. 7
Teclas de Acción para un producto ya seleccionado:
[ n] : No es un tecla de acción, sino que informa la unidades máximas permitidas para el producto.
V: Permite el ingreso de un vale para el producto, abre una nueva ventana donde solicita las unidades totales a vender y la unidades que van por vale. F: Permite ingresar un producto en el pedido actual para la reposición, sin ser vendido. G: Asignar una gentileza al producto. P: Permite cambiar el precio de venta, con la opción de fijarlo o no. Cierre de Comprobantes e Impresión
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Toda operación se finaliza con la tecla ESC, una vez cerrado se tiene la posibilidad de reabrir o hacer modificaciones por medio de las siguientes teclas: Ins: Reabre el ticket y permite ingresar nuevos productos. Enter: Permite modificar las unidades, gentileza o precios. Del: Elimina items, se debe estar posicionado sobre el producto a eliminar.
Teclas de Acción luego del cierre de operaciones:
[I]: Procede a la impresión de la operación, la misma se considera efectivo. [P]: Convierte la operación en un Presupuesto sin valor comercial, mantiene en pantalla la operación por si se quiere confirmar presionando la tecla I , caso contrario se anula con la tecla A. [R]: Visualización de datos de cobertura OS y Coseguro en pantalla. [T]: Tipo de pago diferente a efectivo, como tarjeta de crédito, cuenta corriente, cheque o una gentileza. En caso de tarjeta o cta.cte. permite abrir ventana de búsqueda. [C]: Adicionar una copia a la actual que se encuentra parametrizada en Mantenimiento Parámetros generales. [N]: Nota que se imprime a continuación del ticket para observar algún dato especial de la operación. [A]: Anular la operación. [F12]: Permite dejar la operación en estado pendiente, se recupera ingresando nuevamente el código de vendedor, en ese caso solicitara la apertura del ticket o la emisión de una nueva operación. Puede tener más de un ticket en pendiente un mismo vendedor.
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NOTAS DE CREDITO
Desde el Menú de FACTURACIÓN, se selecciona éste comprobante. En el mismo se puede abrir un comprobante en blanco ingresando todos los datos a anular “No Elegir” o bien da la posibilidad “Elegir Cpbte”, en ese caso trae a la pantalla la operación que se quiere anular.
Cierre / Liquidación En éste menú se encuentra las opciones de cierres de caja diaria, resúmenes y liquidaciones de Obras Sociales, Cuentas Corrientes y Tarjetas de crédito.
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Operaciones Diarias: Listados diarios de operaciones de caja, el cual se puede sacar en forma detallado por cada operación o un resumen general sin detalle. La información se puede emitir en forma en impresa, visualizar por pantalla o guardar en un archivo. Resumen de Caja: Listado con información agrupada de datos de caja. Subdiario de IVA: Listado de operaciones con detalle y resumen de IVA. Cinta Testigo: Información en pantalla de tickets, permite la reimpresión de operaciones en impresoras no fiscales. Obras Sociales/Prepagas: Listado y mantenimiento de información de operaciones con cobertura. Cuentas Corrientes: Listado, mantenimiento y cobranza de operaciones con cta.cte. Tarjetas: Listado y mantenimiento de operaciones con tarjeta de crédito.
Mantenimiento
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En ésta opción del sistema se realiza el mantenimiento y Parametrización de las bases principales del sistema de farmacia. Productos: Opción de mantenimiento y altas de productos. Las especialidades se mantiene por el servicio de SIAF, pero el usuario puede agregar productos propios, teniendo como codificación libre el rango de códigos 8000000 al 8500000. Tiene opción de ingresar datos de tipo de reposición, stock, ubicación, proveedor y margen de incremento de precios en artículos no especialidades. El campo Estado tiene la posibilidad de marcar productos como Discontinuos, No vender o Recomendar (ésta última aparece en la pantalla de venta con una flecha). En el caso de Perfumería, Accesorios y Drogas que se mantiene con la base de Droguería, SIAF provee los precios de costo sin IVA y el usuario debe cargar el margen correspondiente. Stock y Precios: Opción para mantener los stock o para la carga inicial del stock. Puede clasificar por nombre comercial o por Laboratorio. Permite también ingresar stock mínimos. Obras Sociales: Información que se actualiza desde SIAF, pero el usuario puede agregar información propia, como mensajes o parámetros propios como bonificación, gentilezas adicionales o datos a solicitar. Tarjetas de Crédito: Datos referidos a la venta y Parametrización de las tarjetas. Cuentas Corrientes: Función de mantenimiento de Ctas.Ctes., las mismas se clasifican en cuentas madres y subcuentas. Cuentas Madres : son cuentas principales y que no requieren cuentas adicionales
llamadas subcuentas. Generalmente son cuentas unipersonales tanto en la operación como en la liquidación. Tienen límites propios. Si no tiene subcuentas declarar el campo Subcuenta como No
Subcuentas: son cuentas que necesitan tener como origen una cuenta madre, como
por ejemplo una empresa y las subcuentas corresponde a cada empleado. Esto permite luego liquidar en forma individual o general. Tienen límites propios y dependen del límite general de la cuenta madre.
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Proveedor: Datos correspondiente a Laboratorios, Droguerías y otros proveedores. Información que se utiliza para listados, información del producto en pantalla y reposición de mercadería. El campo Enviar con: se utiliza para generar información en archivo de acuerdo a formato solicitado por el proveedor.( ver Anexo II Módulo de Archivos de configuración para Droguerías Pag. 24 )
Comprobantes: Configuración de los comprobantes de operaciones. Los comprobantes se declaran como de venta, de puntos de venta para los controladores fiscales, reposición, transferencia de mercadería, gastos, cptes. Configurados por el usuario y comprobantes reservados por el sistema. Se debe tener en cuenta los campos de configuración de Caja, Stock y Pedidos, para ver como actúan. Permite parametrizar y agregar textos fijos al pie de los comprobantes. Rubros y Subrubros: Información relacionada con los datos de los productos para acciones y listados a la vez que permite al usuario ingresar datos particulares como: Gentilezas y margen de acuerdo a los distintos medios de pago, los mismo son datos fijos. El usuario puede dar de alta comprobantes particulares y configurarlos. Drogas y Monodrogas: Información reservada para la actualización desde SIAF. Usuarios del sistema: Información relacionada para la configuración de los permisos de los usuarios que operan el sistema. Por medio de ésta opción se activan permisos de ingreso a funciones de acuerdo a niveles de acceso. Si el sistema no se va a usar con claves, como datos mínimos se debe ingresar los códigos de los vendedores para el uso de comprobantes. La función del uso de claves o no se parametriza en la opción Parámetros Generales. La activación de permisos esta relacionada a funciones del Menú principal. Parámetros Generales: Esta función permite visualizar los datos personales de la Farmacia, sin la posibilidad de acceso, sólo puede acceder personal de SIAF autorizado, son datos de uso exclusivo para SIAF. Datos de acceso para el usuario: Esta pantalla de parámetros es particular por cada PC que este conectada con el sistema, es decir el usuario puede configurar cada terminal con parámetros diferentes. -
Facturación: Permite configurar si es una terminal de consulta o facturación,
-
Varios: La opción de coberturas permite definir si
si puede emitir presupuestos, como maneja la gentileza, tipo de redondeo, validez de vales y si quiere manejar el sistema de cajas independientes.
se quiere que al facturar sólo se visualice las OS que se encuentran en estado activas o todas. Si se maneja stock, estadísticas y si se quiere actualizar perfumería cuando SIAF envía actualización de datos de Perfumería, Accesorios y Drogas de droguería. 13
-
Pedidos: Códigos de clientes en droguería, tipo de reposición de
-
Impresoras: Definición de los puertos de impresión, saltos de
-
Procesos: Función reservada para procesos futuros.
-
Claves: Se declara si el sistema usará el
mercadería(consumo, stock mínimo, mixto, no reponer).
papel y datos relacionado con la impresora fiscal conectada a la PC de ésta terminal. Se debe declarar el modelo ( ver modelo de controladores fiscales) y el número de punto de venta que corresponde.
sistema de control de acceso a las distintas funciones y que nivel de activación se requiere.
Pedidos
Esta función permite administrar el sistema de reposición de mercadería. Para ello se debe inicialmente definir el Tipo de Reposición a utilizar para el sistema, la definición se declara en Mantenimiento Parámetros Generales opción Pedidos y se clasifican en: 14
Reposición consumo: Este tipo de reposición no requiere la necesidad de llevar stock, ya que
reporta la totalidad de productos en base a las ventas, vales, faltas y todo comprobante declarado como necesidad de reposición automática. Luego el usuario debe definir mediante altas, bajas y modificaciones cual es el listado definitivo. Genera un listado único independiente del proveedor, luego por medio de herramientas permite la clasificación por proveedores. Reposición Stock Mínimo: Se confecciona el pedido en forma automática de acuerdo a los
parámetros de cada producto en base al stock actual y el recomendado(stock mínimo). La generación del listado es totalmente automático, pudiendo luego el usuario realizar ajustes sobre el mismo. Reposición Mixta: Es un tipo de listado que considera los 2 tipos de reposición anteriores, es decir
se pueden tener declarados productos con tipo de reposición consumo y otros por stock mínimo, para ello se debe ir a cada producto y el campo Reposición se lo configura.
Funciones con Pedidos La reposición de pedidos se arma en función del rubro del producto, salvo que el producto vendido se le declare un proveedor, en ese caso arma el pedido en función del proveedor que se le asigne Los pedidos al momento de iniciarlos comienzan con un estado Activo, que significa que hasta que no se le cambie el estado a Cerrado todo producto que se facture, desde cualquier terminal, va armando el pedido de reposición de acuerdo al tipo de parámetro de reposición declarado. Es decir los pedidos no se arman por fechas, sino por estado de apertura y cierre. Una vez que el pedido pasa al estado Cerrado, la próxima venta automáticamente generará un nuevo pedido de reposición con numeración correlativa
Mantenimiento Se utiliza para el armado definitivo del pedido, realizando modificaciones, agregados y depuraciones hasta obtener el listado terminado para la reposición en droguería.
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Teclas de Función de Pedidos [Ins]: Permite dar de alta un pedido en forma manual, que no proviene de facturación. [Del]: Para eliminar el contenido total de un pedido, hay que estar posicionado sobre el pedido que se quiere eliminar. [Enter]: Ingreso al pedido para realizar las modificaciones que desea. [C]: Función que permite pasar al pedido de un estado Abierto a Cerrado. [+]: Permite marcar un pedido para luego pasar el contenido total a otro. Se utiliza junto con la tecla [A]. [A]: Permite agrupar los pedidos marcados con la tecla [+]. [F8]: Visualización del orden de descripción de los pedidos en pantalla. [Esc]: Finaliza la operación de pedidos. Una vez que se accede al mantenimiento de pedidos se observará la siguiente pantalla:
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Teclas de Función de Pedidos [Ins]: Permite dar de alta un producto en forma manual, que no proviene de facturación. [Del]: Para eliminar un producto de un pedido, hay que estar posicionado sobre el producto que se quiere eliminar. [Enter]: Ingreso para realizar las modificaciones sobre el producto. [Of]: Visualización de ofertas si están vigentes. [C]: Función que permite consultar en pantalla el consumo del producto en el año. [F8]: Permite establecer el orden de visualización del pedido, que puede ser por código, ubicación o nombre del producto. [F9]: Permite aplicar una serie de herramientas al pedido, como marcar y copiar items de un pedido a otro o valorizar el pedido.
Listados Se utiliza para realizar listados de pedidos con tipos distintos de formatos, puede ser por nombre, ubicación o faltantes. Permite también consultar por pantalla.
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Envios Función que permite enviar el pedido para la reposición, el mismo genera un archivo de reposición de acuerdo a formato solicitado por droguería. (ver formatos de archivos) El tipo de formato se declara en los Proveedores en el campo Envio. Se puede marcar más de un pedido y enviarlo a un solo archivo. Luego se selecciona el proveedor y si tiene formato declarado genera automáticamente el archivo de reoposición de acuerdo a formato.
Los archivos generados son guardados en la carpeta \SIAF\PEDIDOS\TRX como Pedidos.asc, archivo que se utiliza luego para pasar por la página web de la droguería para la reposición. 18
Recepción Función que permite recepcionar los pedidos para la actualización del stock
Teclas de Función [Enter]: Permite ingresar a realizar un control del pedido entre el pedido que esta en la PC y por medio de un lector de barras ir escaneando los productos recibidos de droguería. Luego da un reporte de conformidad o posibles diferencias de unidades o productos. [I]: Ingresa el pedido, ya controlado previamente, en cual se debió indicar las posibles faltas. 19
[F8]: Establece el orden de visualización de los pedidos en pantalla. [Esc]: Finaliza la operación.
Listados Función para realizar distintos tipos de reportes y listados. Se utiliza para ver consumos anuales y ranking de ventas. Con salida impresa, por pantalla y posibilidad se guardar los datos en archivos.
Actualización Función para realizar la actualización de los datos, los datos son provenientes de SIAF, el usuario al recibir la información procede a la actualización de las bases. La información recibida debe ser procesada de la siguiente forma: Recepción por email o descarga desde sitio de actualización: Al bajar los datos adjuntos, los mismos se deben guardar en la carpeta \SIAF\ACT\ENTRADA, luego ir a la opción del Menú Principal-Actualización Recepción por Diskette: Al recibir el diskette, ingresarlo en la unidad A: y luego ir a la opción Actualización. En ambos casos se procederá a actualizar en forma automática los datos. Al ingresar deberá ver la siguiente pantalla:
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Actualización de Productos Se recibe un archivo comprimido llamado Prod.zip. Seleccionar la opción Actualizar con reporte , el sistema comenzará a la verificación de datos y actualización dando al finalizar un reporte con los cambios que efectuó. También cuenta con una opción previa de generar un reporte antes de actualizar para ver que cambios va a efectuar. Actualización de Obras Sociales Se recibe un archivo comprimido llamado Osoc.zip. Si el sistema detecta cambios de nombres de Obras Sociales, aparecerá la siguiente pantalla:
Esto significa que hay diferencias entre los datos que registra la Obra Social en SIAF con la que esta en la farmacia. 21
Luego se visualizará la pantalla de carga de datos de obras sociales
Se informa los datos que contiene ésta actualización y el usuario puede confirmar que le actualice la totalidad de datos o bien configurar cuales quiere puntualmente, activando y desactivando. Una vez que finaliza las marcas debe presionar la tecla A para comenzar.
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Anexo I – Modulo de Clientes El módulo de clientes permite hacer acciones de marketing, registrando información personalizada de los Clientes. Registro de consumos, fechas de cumpleaños y datos para el envío a domicilio. Operaciones con clientes Para ser utilizado se requiere solicitar habilitación para el uso, ya que es necesario un archivo de Configuración – Siafclte.cfg – que se debe guardar en \SIAF. Este archivo es generado por SIAF con el dato de CUIT de la Farmacia.
Como se utiliza Si el sistema esta habilitado, luego de ingresar el vendedor, solicita si la venta esta asociado a un cliente de la base, se puede buscar un cliente por código interno, teléfono, documento o bien se puede abrir una venta de búsqueda con la tecla F2 . El sistema permite dar de alta clientes desde la pantalla de facturación si el cliente es nuevo. Teclas de Acción [F2]: Permite acceder a la consulta o modificación de clientes, como también permite ingresar nuevos clientes. Altas de Clientes [Ins]: Ingreso de un Nuevo Cliente. [Del]: Eliminar un Cliente. 23
[Tab]: Permite acceder para modificar datos ya ingresados. [C]: Permite realizar un reporte de consumos del cliente. [Enter]: Acepta el Cliente. Si el cliente tiene asociada una Obra Social la propone para la venta con el número de afiliado que tiene incorporado en la base. Los tickets se emiten con los datos del cliente para ventas con entrega a domicilio.
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Anexo II – Modulo de Archivos de configuración para Droguerías
DLLs para generar archivos de Pedidos de Reposición para pasar por la página web de droguería. Configurar en Mantenimiento-Proveedores en el campo Enviar con: de acuerdo al nombre y formato que se desea: PD_EAN13
= Formato con códigos de barras Archivo de Salida: PEDIDOS.ASC Estructura: Código de Barras= N 13 Producto= C 30 Cantidad= N3 Obs: los campos Numéricos rellenar con ceros a la izquierda y los campos carácter justificar a izquierda
PD_TROQ
= Formato con troquel Archivo de Salida: PEDSEC Estructura: Troquel= N7 Cantidad= N5 Obs: los campos Numéricos rellenar con ceros a la izquierda y los campos carácter justificar a izquierda
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Anexo II – Modulo de Utilitarios del Sistema
UTILITARIOS DEL SISTEMA DE FARMACIA
ACTPREC.EXE Este programa se utiliza para colocar el porcentaje margen en los productos de perfumería, ya que los mismos los enviamos con precios de costo sin IVA. El margen se calcula : 1,21 x 1,(% de ganancia) Ej.: 1,21 x 1,40 = 69.40 % También se puede utilizar para incrementar precios de costo o venta de determinado laboratorio. Acceso directo: SIAF\BAT\PRECIOS.BAT
BORRASTK.EXE Utilitario que se utiliza para inicializar el stock del archivo de productos. Acceso directo: SIAF\BAT\BORRASTK.BAT
CAJAS.EXE Este utilitario se utiliza para realizar aperturas y cierres de caja diarias. En parámetros generales se habilita la opción de caja como asignable y dependiendo del número de caja habilitado en ese momento en los tickets se ira imprimiendo y asignando de esta manera se pude manejar turnos de caja y luego imprimir cierres de caja individuales o totales. Acceso directo: SIAF\BAT\CAJAS.BAT 26
CAJERO.EXE Programa para efectuar control de caja diaria, este utilitario se instala en una PC de la cajera y por medio del puesto de venta + Nº de tickets se pueden ir cobrando. También se declaran los tickets anulados. Como éste utilitario permite ingresar al comienzo del día la caja inicial y al finalizar la caja actual , por lo tanto da la caja a rendir o las diferencias si es que existe. Reportes de ticketes cobrados , emitidos y no cobrados y cancelados. Acceso directo: SIAF\BAT\CAJERO.BAT
CCLIQ.EXE Programa para exportar una liquidación de Cuentas Corrientes. Acceso directo: SIAF\BAT\CCLIQ.BAT
CCPROD.EXE Listador de Productos vendidos por Cuentas Corrientes. Acceso directo: SIAF\BAT\CCPROD.BAT
CONSLABO.EXE Listador de productos consumidos por Laboratorio. Acceso directo: SIAF\BAT\CONSLABO.BAT
INVENT1.EXE Utilitario para procesar el inventario de productos. Acceso directo: SIAF\BAT\INVENT1.BAT
IVACPRAS.EXE 27
Permite llevar el control del IVA compra, se ingresan las facturas de compras. Acceso directo: SIAF\BAT\IVA.BAT
LIQCCTKT.EXE
Programa liquidador de Cuentas Corrientes. Acceso directo: SIAF\BAT\LISTCC.BAT
MKP.EXE Este utilitario es para realizar el proceso de carga de Padrones de Afiliados enviados por las mandatarias. Acceso directo: SIAF\BAT\PADRON.BAT
MODFECHA.EXE Utilitario para corregir las fechas de venta de los tickets emitidos. Acceso directo: SIAF\BAT\MODFECHA.BAT
OSRANK.EXE Listador de ranking de ventas por Obra Social Acceso directo: SIAF\BAT\OSRANK.BAT
OSTALON.EXE Utilitario para asignar copias adicionales a la venta de tickets por Obra Social. Acceso directo: SIAF\BAT\OSTALON.BAT
OSVENTAS.EXE Programa listador de ventas por Obra Social, para control de tickets y recetas emitidas por cada una. Acceso directo: SIAF\BAT\OSVENTAS.BAT 28
REORDENA.EXE Utilitario para reasignar el orden de los movimientos de Obras sociales. Acceso directo: SIAF\BAT\REODENA.BAT
REPONER.EXE Modificador del Tipo de Reposición.
Acceso directo: SIAF\BAT\REPONER.BAT
RUBROSTP.EXE Generador de reportes de venta por rubro y tipo de pago. Acceso directo: SIAF\BAT\RTP.BAT
SIAFCOM.EXE Programa para control de comisión de venta por vendedor. Acceso directo: SIAF\BAT\COMISION.BAT
STARTDBF.EXE Utilitario para inicializar los movimientos de las bases del sistema. Acceso directo:
STKFILE.EXE Utilitario para generar un archivo de salida con el stock actual, contiene troquel, producto y cantidad Acceso directo: SIAF\BAT\STKFILE.BAT
UTICF.EXE Utilitario para realizar los cierres de caja por medio de controladores fiscales. Acceso directo: SIAF\BAT\UTICF.BAT 29
