Manual Sistema Cal

ÍNDICE 1.

SISTEMA CAL® ............................................ ................................................................... ...................................... ............... 3

2. 3.

Acesso ao Sistema CAL®....................... CAL® ............................................... .............................................. ...................... 3 Requisitos de Sistema ............................................ .................................................................... ............................. ..... 3

4.

Módulo Avisos ............................................. ..................................................................... ....................................... ............... 3

5.

Módulo CAL®................................ CAL®........................................................ ............................................... ............................. ...... 4 5.1- Legislação Aplicável no CAL®..................................................... CAL®............................................................... .......... 4 5.2 - Legislação Aplicável Aplicável com Requisitos Requisitos .............................................. ..................................................... ....... 5 5.3 - Legislação Aplicável sem Requisitos ............................................ ................................................... ....... 11 5.4 - Filtros de Pesquisa....................... Pesquisa ............................................... ................................................ ............................ .... 12 5.5 - Controle de Atualização Atualização Mensal ............................................ ......................................................... ............. 12 5.6 - Normas Técnicas ............................................. ..................................................................... ................................ ........ 13 5.7 - Exportar..................... Exportar............................................. ................................................. ............................................ ................... 14

5.8 - Data de Verificação de Conformidade Legal ......................................... ......................................... 14 6 - Atualização Atualização e análise da legislação .............................................. ........................................................... ............. 14 7 - Controle de Acesso ............................................. ..................................................................... ................................... ........... 15 7.1 - Níveis de Acesso .............................................. ...................................................................... ............................... ....... 16 7.2 - Tipo de Avisos.......................................... Avisos................................................................. ....................................... ................ 17 8. Relatórios ............................................. ..................................................................... ............................................... ......................... .. 20 8.1 - Acompanhamento de Normas/Verificações/Ações Normas/Verificações/Ações ................................. ................................. 20 8.2 - Acompanhamento Acompanhamento de Atendimento Norma........................................... Norma........................................... 29 8.3 - Acompanhamento de Carta de Atualização .......................................... .......................................... 30

Ius Natura - Treinamento de Sistema CAL

2

ÍNDICE 1.

SISTEMA CAL® ............................................ ................................................................... ...................................... ............... 3

2. 3.

Acesso ao Sistema CAL®....................... CAL® ............................................... .............................................. ...................... 3 Requisitos de Sistema ............................................ .................................................................... ............................. ..... 3

4.

Módulo Avisos ............................................. ..................................................................... ....................................... ............... 3

5.

Módulo CAL®................................ CAL®........................................................ ............................................... ............................. ...... 4 5.1- Legislação Aplicável no CAL®..................................................... CAL®............................................................... .......... 4 5.2 - Legislação Aplicável Aplicável com Requisitos Requisitos .............................................. ..................................................... ....... 5 5.3 - Legislação Aplicável sem Requisitos ............................................ ................................................... ....... 11 5.4 - Filtros de Pesquisa....................... Pesquisa ............................................... ................................................ ............................ .... 12 5.5 - Controle de Atualização Atualização Mensal ............................................ ......................................................... ............. 12 5.6 - Normas Técnicas ............................................. ..................................................................... ................................ ........ 13 5.7 - Exportar..................... Exportar............................................. ................................................. ............................................ ................... 14

5.8 - Data de Verificação de Conformidade Legal ......................................... ......................................... 14 6 - Atualização Atualização e análise da legislação .............................................. ........................................................... ............. 14 7 - Controle de Acesso ............................................. ..................................................................... ................................... ........... 15 7.1 - Níveis de Acesso .............................................. ...................................................................... ............................... ....... 16 7.2 - Tipo de Avisos.......................................... Avisos................................................................. ....................................... ................ 17 8. Relatórios ............................................. ..................................................................... ............................................... ......................... .. 20 8.1 - Acompanhamento de Normas/Verificações/Ações Normas/Verificações/Ações ................................. ................................. 20 8.2 - Acompanhamento Acompanhamento de Atendimento Norma........................................... Norma........................................... 29 8.3 - Acompanhamento de Carta de Atualização .......................................... .......................................... 30


2

1. SISTEMA CAL® Controle e Avaliação da Legislação e Outros Requisitos – Sistema via web que fornece a indicação da legislação e dos outros requisitos aplicáveis, acesso ao texto integral e atualizado da legislação aplicável, descrição e análise das obrigações originárias da legislação, relação dos quesitos para possibilitar a verificação da conformidade legal e a vinculação dos aspectos/impactos ambientais – perigos/riscos ocupacionais com a legislação e outros requisitos que incidem sobre os mesmos. 2. Acesso ao Sistema CAL® Para acessar o Sistema CAL® digite o endereço: www.iusnatura.com no navegador de Internet. Em seguida, digite seu login de usuário e senha (chave), fornecidos pela Ius Natura.

Após acessar o sistema o usuário poderá alterar sua senha a qualquer momento. Para isso basta clicar no campo “Alterar Senha”, que fica no canto superior direito da tela. A senha deve conter no mínimo 6 caracteres, caracteres, dentre eles 2 caracteres caracteres especiais (ex: @ * / $ %). 3. Requisitos de Sistema Mínimo: Internet Banda Larga Velocidade Mínima: 256 Kbps Velocidade Desejável: 600 Kbps

IMPORTANTE: Recomenda-se a utilização do navegador Internet Explorer 7.0 ou superiores, pois navegadores como Mozila Firefox e similares podem apresentar deformações na visualização do Sistema CAL®.

4. Módulo Avisos


3

Nesse módulo você tem disponíveis os seguintes campos: - Avisos gerais: Ficam disponíveis comunicados importantes, newsletter da Ius Natura e outros avisos. Através deste campo é possível acompanhar através do comunicado “Sistema CAL® Informa” as melhorias e novidades implantadas no Sistema CAL®. - Histórico: informações das ações executadas no Sistema CAL® pela Ius Natura e pela organização, como acesso, alteração e outros. Nessa janela é possível pesquisar por ação, por período de alteração, por responsável e exportar esses dados para uma planilha de Excel. - Prazos: Nesta opção são visualizadas as ações com prazos que estão a vencer e prazos vencidos, status e ação da verificação, código da norma e CAL da respectiva ação. É possível realizar pesquisas através dos filtros existentes no campo e exportar os dados para uma planilha do Excel. A visualização das ações nesse campo altera de acordo com o nível de acesso de cada usuário. Alguns usuários terão permissão para visualizar todas as ações, mesmo que não forem de sua responsabilidade, outros terão permissão para visualizar apenas as ações que são de sua responsabilidade. - Correspondências de Atualização: Campo para acesso e leitura das cartas de atualização mensal da CAL. As cartas aparecem na interface com a indicação do mês e ano a que se referem. 5. Módulo CAL® O CAL® - Controle e Avaliação da Legislação é a planilha de legislação e os outros requisitos aplicáveis às atividades do cliente. Para todos estes requisitos legais são disponibilizados: •

•

•

Acesso ao texto integral e atualizado da legislação aplicável; Descrição e análise das obrigações originárias da legislação; Relação dos quesitos para possibilitar a verificação de conformidade legal.

No caso de empresas que possuem várias unidades operacionais, haverá um CAL® para cada unidade. Há usuários cujo nível de permissão possibilita o acesso a mais de um CAL®. Neste caso, deverá optar pelo CAL® que pretende visualizar.

5 .1 - L e g i s l a ç ã o A p l i c á v e l n o CA L ® - Normas legais relativas ao meio ambiente, ao


4

combate à poluição, à utilização dos recursos ambientais, à saúde e segurança do trabalho, à relação de emprego, trabalho forçado e infantil, proteção e integração de pessoas portadoras de deficiências, discriminação social e associação sindical, relacionadas às atividades, produtos e serviços da empresa. 5 . 2 - L e g i s l a ç ã o A p l i c á v e l c o m R e q u i s i t o s – Legislação aplicável efetivamente

geradora de obrigações para a empresa. São as normas que aparecem com o campo Requisito selecionados como “SIM”.

As normas efetivamente geradoras de obrigações para a empresa possuem o campo Área. O atendimento de uma norma pode ser de responsabilidade de uma ou mais áreas. Para inserir uma área na norma, vá ao campo Área selecione a área, utilizando a listagem originada do Controle de Acesso – Áreas. Após selecionar a área, clique em Inserir.

NOTAS: 1 - É permitida a inserção de uma ou mais áreas referentes à norma. 2 - Ao inserir uma ação com responsável em determinada verificação de uma norma, a área relacionada a esse usuário será transferida para a respectiva norma.

As obrigações constam na Lista de Verificação em forma de perguntas.


5

Toda lista de verificação contém em seu cabeçalho as seguintes informações: Código: mostrando qual é o código da norma que o usuário está acessando. Clicando sobre o código o usuário pode retornar para a norma no módulo CAL; Descrição da Norma: Tipo, número e data de publicação da legislação. É possível acessar o texto da norma clicando sobre a descrição da norma; Nome da CAL: Descrição do nome da CAL que o usuário está acessando. No exemplo acima a CAL é ‘Teste’; Expandir Tudo: Muda a forma de exibição da página, deixando todos os campos da lista expandidos; Contrair Tudo: Muda a forma de exibição da página, deixando todos os campos da lista contraídos; Exportar Lista de Verificação: Exporta para uma planilha de Excel todas as informações existentes na lista de verificação.


6

Voltar: Retorna para a página anterior. Se o acesso à Lista de Verificação foi através da Interface Avisos, clicando em ‘voltar’ o Sistema redireciona para a página Avisos. Cada verificação da Lista possuiu os seguintes campos:

A. Código de identificação que vem antes da pergunta; B. Verificação (pergunta); C. Status da verificação, que fica em destaque vermelho no final de verificação e evidencia o status de atendimento da pergunta e pode constar como: Pendente de Análise: como padrão, quando uma norma é inserida na CAL, o status da verificação aparece Pendente de Análise. Não aplicável: a verificação não se aplica à organização. Atendida: a verificação está atendida. Não Atendida: a verificação não está atendida pela organização. Os status ‘Pendente de Análise’ , ‘Não Atendida’ e ‘Atendida’ são alimentados automaticamente pelo sistema, de acordo com as seguintes regras:

Status da verificação

Ações

Alimentação

Pendente de análise

Não há ações/observações registradas.

Padrão do Sistema CAL

Atendida

Ação preventiva com prazo vencido ou a vencer. Ação de manutenção com prazo a vencer. Evidência/Observação.

Automática pelo Sistema CAL

Não Atendida

Ação de correção com prazo vencido ou a vencer. Ação de manutenção com prazo vencido.

Automática pelo Sistema CAL

O status ‘Não Aplicável’ deve ser preenchido pelo cliente. Ao preencher e salvar o status como ‘Não Aplicável’ aparece um campo para que o cliente insira um texto justificando a não aplicabilidade da verificação à organização. Essa justificativa é opcional, caso o usuário não queira inseri-la basta clicar em “Cancelar”

IMPORTANTE: Caso o usuário marque o Status “Não Aplicável” para todas as verificações de uma norma, o sistema passará a norma para Requisito “Não" (Legislação Aplicável sem Requisitos – página 11) automaticamente.


7

D. Evidências / Observações – nesse campo evidencia-se o atendimento da verificação e/ou da ação. É possível ainda inserir arquivos que complementam as evidências de conclusão da verificação e da ação e links para páginas da internet ou intranet. Para inserir uma Nova Observação, clique em “Nova Observação” Para alterar uma Observação clique em “Alterar” e para excluir em “Excluir”

Para inserir um link clique em “Novo Link”.

E. Ações – registra-se a ação necessária para o atendimento da legislação. Para criação da ação o usuário conta com os seguintes campos: Tipo da ação:

Ação de correção: visa eliminar a causa de uma não-conformidade identificada ou outra situação indesejável, referente ao não atendimento de uma norma legal. Ação de manutenção: visa manter uma norma legal, que contém obrigações periódicas, atendida. Ação preventiva: visa eliminar a causa de uma não-conformidade “latente” ou outra situação potencialmente indesejável, referente ao não atendimento de uma norma legal. Prazo: A ação deve possuir um prazo. Porém o campo não é obrigatório. Responsável: A ação deve possui um responsável, que pode ser do tipo: Cumprimento: responsável pela execução da ação descrita. Gestão: responsável pelo acompanhamento da execução da ação descrita. Para gerar uma ação, é necessário clicar no ícone “Nova Ação”, selecionar o tipo da ação, inserir uma data para atendimento no campo Prazo e definir no campo “Responsável” um ou mais responsáveis para cumprir e/ou gerenciar a ação. A listagem de responsáveis é gerada


8

a partir dos usuários cadastrados no sistema CAL® no módulo Controle de Acesso. Ao selecionar o tipo e o nome do responsável é necessário clicar em “Inserir” e, após o preenchimento de todos os campos, clicar em “Incluir”.

Caso o usuário responsável pela ação que está sendo cadastrada possua mais de uma área relacionada a ele em seu cadastro, é necessário escolher a área que receberá a ação e só depois clicar em ‘Inserir’ para incluir o responsável.

Para alterar uma ação já existente, clique em “Alterar” e, depois, em “Salvar”.


9

IMPORTANTE: Uma pergunta pode possuir uma ou mais ações; Essas ações podem ser do mesmo responsável ou de responsáveis diferentes; Portanto, uma pergunta e consequentemente uma norma, pode ser da mesma área ou de áreas diferentes. Após o atendimento da ação é necessário concluir e evidenciar o atendimento na caixa de Evidências/Observações que se abre ao clicar “Concluir”. Todos os campos citados acima são preenchidos pelo colaborador da Ius Natura (consultor jurídico) durante a visita e/ou pelo cliente.

F. Submeter à Aprovação - Destinado para comunicação entre Ius Natura e Cliente e possuiu os seguintes campos: Informações Clientes – Este campo é de utilização do cliente e deve ser usado como ferramenta de comunicação com a Ius Natura. Caso deseje fazer algum questionamento referente à verificação ou à alteração que foi efetuada, insira seu texto neste campo e clique no botão Submeter à aprovação. Orientações Ius Natura – Este campo é de utilização da Ius Natura para responder algum questionamento do cliente ou dar alguma orientação sobre a verificação.


10

G. Exibir Histórico de Alterações - Ao clicar nesse campo é possível visualizar o histórico de todas as inclusões/alterações e exclusões feitas na verificação. 5 . 3 - L e g i s l a ç ã o A p l i c á v e l s e m R e q u i s i t o s – Legislação aplicável potencialmente geradora

de obrigação para a empresa e/ou cujo conhecimento possa, a seu critério, ser de voluntário interesse. O campo Observações (conhecimento) é editável e pode ser alterado pelo cliente.

O sistema prevê que a sistemática de salvamento das informações seja feita por norma e a cada alteração sugere-se a utilização do botão Salvar ou Salvar e Submeter à Aprovação.

Salvar: Utilize essa opção para alterações feitas na norma e que não necessitem da avaliação e/ou aprovação da Ius Natura, tais como correções ortográficas, alterações de áreas, etc.


11

Salvar e Submeter à Aprovação: Utilize essa opção para alterações na norma que necessitem da avaliação e/ou aprovação da Ius Natura, tais como análise de aplicabilidade da norma, dúvidas jurídicas, etc. Caso deseje fazer algum questionamento referente à norma ou à alteração efetuada, utilize o campo Informações Cliente e clique no botão Salvar e Submeter à aprovação.

IMPORTANTE: - Sempre que uma norma e/ou verificação for submetida à aprovação será encaminhado automaticamente um e-mail para a Ius Natura informando que o usuário solicita aprovação daquela norma/verificação. - Sempre que a Ius Natura realizar a análise e aprovar o solicitado, o usuário que submeteu a norma e/ou verificação à aprovação receberá um e-mail informando que a questão foi verificada e aprovada.

5 . 4 - F i l t r o s d e P e sq u i s a

Estão disponíveis no Sistema CAL® - nos módulos CAL e Lista de verificação - vários campos que facilitam a busca de normas por temas, palavras-chaves, por status, por responsável, entre outros. Veja exemplo na figura abaixo:

Para acessar os filtros de pesquisa clique sempre no botão “Pesquisa”, que fica localizando sempre no canto superior direito dos módulos:

5 . 5 - Co n t r o l e d e A t u a l i z a ç ã o M e n s a l – Nesse campo estão disponíveis as cartas de

atualização mensal com campos para registrar a verificação mesmas.


12

Para visualizar a carta de atualização você deve clicar em Exibir. É possível imprimir. Após análise e avaliação da carta de atualização é necessário registrar o status de verificação das cartas. Para isso, clique em “Realizar” e será exibida a tela “Controle de Carta de Atualização”:

- Selecione o escopo ao qual a verificação da carta já foi realizada, ou aquele escopo de sua responsabilidade. - Insira no campo “Data”, o dia, mês e ano em que realizou essa verificação clique em ‘Realizar’, e em ‘Voltar’. É disponível histórico da ferramenta, onde é visualizado o registro das realizações dos escopos, suas alterações e/ou exclusões.

NOTAS: - Informar que já foi realizada a verificação da carta evidencia que a carta de atualização mensal foi analisada e que todas as instruções foram efetuadas; - É permitida a realização apenas de um usuário por escopo; - Os escopos aparecem no Controle de acordo com o escopo da CAL de cada cliente; - No campo “Histórico” do Controle ficará registrado a data inserida no campo “Data”, o escopo e o nome do usuário responsável pela inserção dessa informação.

5 . 6 – N o r m a s Té c n i ca s


13

Este campo apresenta as Normas Brasileiras Regulamentares – NBRs da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT e outras normas técnicas eventualmente mencionadas na legislação classificada como aplicável com requisitos. O cliente pode utilizar a interface para controle da disponibilidade e aplicabilidade das normas técnicas, inclusão de ações definindo prazo e responsável, mas não tem acesso ao texto das normas, uma vez que tais normas devem ser adquiridas pela empresa. 5 . 7 – Ex p o r t a r

O sistema disponibiliza ainda campo exportação das informações de toda a CAL e Normas Técnicas para o Excel. Tais campos ficam disponíveis no módulo CAL e Normas Técnicas respectivamente.

5 . 8 - D a t a d e V e r i f i c a ç ão d e C o n f o r m i d a d e L e g al

Os campos ‘Última e Penúltima Verificação devem ser preenchidos pelo cliente (usuário nível administrador ou nível 1) com as datas em que foram realizadas as verificações de conformidade legal. Sugere-se que sejam feitas verificações a cada seis meses, com auxílio de um consultor da Ius Natura. Nestas verificações é feita uma avaliação geral do Sistema CAL® com foco no atendimento dos requisitos legais. 6 - Atualização e análise da legislação A correspondência de encaminhamento da atualização mensal pode incluir comentários sobre os efeitos das normas atualizadas. Para verificar a efetiva aplicabilidade das normas atualizadas e informadas pela Ius Natura e seus respectivos atendimentos, a área correspondente analisa as informações remetidas, complementa com novas informações e implementa as medidas necessárias para cumprimento das novas obrigações estabelecidas, registrando-as na CAL. Após a complementação das informações, a área correspondente envia para a Ius Natura a versão atualizada do Sistema CAL® utilizando a opção de Salvar e Submeter à aprovação.


14

Outros Requisitos - Obrigações de cunho ambiental, ocupacional ou relacionadas às especificações de responsabilidade social, assumidas pela empresa voluntariamente ou decorrentes de acordos com órgãos públicos e outras partes interessadas, formalmente estabelecidas, ou menção de normas técnicas em legislação classificada como aplicável com requisitos no Sistema CAL®. 7 - Controle de A cesso Nesse módulo são cadastrados todos os usuários que possuem acesso ao Sistema CAL, bem como a(s) área(s) correspondente(s) a cada usuário. Usuários: para cadastrar um usuário é necessário inserir o login, nome, e-mail, idioma, nível de acesso, quais empreendimentos/cals o usuário terá acesso e área da qual ele é integrante. Também será definido qual tipo de aviso de pendência (via e-mail) que o usuário receberá e com qual freqüência. O login do usuário não poderá ser excluído, apenas desativado. A senha do usuário cadastrado é encaminhada automaticamente para o e-mail informado no cadastro.


15

Áreas: é possível cadastrar todas as áreas da organização e posteriormente ligar cada usuário a sua respectiva área. O correto cadastramento das áreas é extremamente importante para a definição de responsabilidade por determinada ação e para o funcionamento correto dos relatórios.

7.1 - Níveis de Acesso


16

Administrador – o usuário possui acesso total a todos os módulos do Sistema CAL®. Nível 1 - o usuário possui acesso total aos módulos do Sistema CAL® e, no módulo CAL, acesso às CAL’s as quais ele estiver relacionado. Nível 2 - o usuário possui acesso total aos módulos do Sistema CAL®, exceto ao módulo Controle de Acesso. No módulo CAL, possui acesso às CAL’s as quais ele estiver relacionado. Nível 3 - O usuário possui acesso somente leitura à CAL® a qual o usuário está relacionado. Nível 4 - O usuário possui acesso somente leitura à CAL® a qual o usuário está relacionado, porém sem acesso à Lista de verificação. Nível 5 - O usuário possui acesso apenas ao módulo Banco de Dados. Nível 6 - O usuário possui acesso somente leitura à CAL® a qual o usuário está relacionado e às Listas de Verificação, exceto naquelas onde ele está como responsável por ação. Nível 7 - Acesso somente leitura às normas de sua área na(s) CAL(s) relacionada(s), acesso completo às verificações e ações relacionadas às normas de sua área, exceto ao módulo Controle de Acesso. 7.2 - Tipo de Avisos

O Sistema CAL® envia automaticamente e-mail aos usuários que possuem alguma pendência. Existem 6 tipos de avisos, são eles: 1 - Avisos de 1 a 4 – referentes ao número (quantidade) de ações pendentes no Sistema CAL®, de acordo com cada Escopo. 2 - Aviso 5 – referente ao número (quantidade) de normas na CAL que foram enviadas para avaliação e/ ou aprovação da Ius N atura e que ainda constam como pendentes. Para visualizar quais normas constam como pendentes de aprovação utilize o filtro de pesquisa da CAL / Status de Análise da Norma. Normas Pendentes de Análise pela Ius Natura: normas que foram submetidas à avaliação e/ou aprovação da Ius Natura e ainda estão pendentes. Normas Analisadas pela Ius Natura: normas que foram submetidas à avaliação e/ou aprovação da Ius Natura e já foram verificadas e aprovadas.


17

3 - Avisos de 6 a 11 – referentes ao vencimento da data de última verificação de conformidade legal no Sistema CAL®. Os avisos de 6 a 8 são utilizados para as verificações semestrais e os avisos de 9 a 11 para as verificações anuais. 4 - Avisos de 12 a 22 - referentes às ações pendentes a serem cumpridas no Sistema CAL®. No e-mail consta qual é a ação pendente, tipo, o prazo, referente à qual verificação e seu código, a Cal, o responsável e a informação sobre o vencimento. 5 – Aviso 23 que informa sobre a disponibilização da Carta de Atualização Mensal. 6 – Aviso 24 que informa sobre cadastro/ alteração/ exclusão de ações. 7 – Aviso 25 que informa sobre inserção ou exclusão de áreas responsáveis pela norma.

Avisos

1 - Aviso do número de ações pendentes: informa a quantidade de ações pendentes na CAL, por responsável. O e-mail é diário. 2 - Aviso do número de ações pendentes em Meio Ambiente: idem ao aviso número 1, porém apenas para ações de normas de Meio Ambiente. O e-mail é diário. 3 - Aviso do número de ações pendentes em Saúde e Segurança: idem ao aviso número 1, porém apenas para ações de normas de Saúde e Segurança. O e-mail é diário. 4 - Aviso do número de ações pendentes em Responsabilidade Social: idem ao aviso número 1, porém apenas para ações de normas de Responsabilidade Social. O e-mail é diário. 5 - Aviso de número de atualizações pendentes de validação: refere-se ao número de normas que foram alteradas e submetidas à aprovação da Ius Natura, porém ainda não foram verificadas e aprovadas. Essas normas são contabilizadas a partir da utilização do botão Salvar e submeter à aprovação. Os seis próximos avisos referem-se à data constante no campo Ú l t i m a V e r i f i c aç ã o (verificação de conformidade legal) no cabeçalho da CAL: A Ius Natura sugere que a verificação de conformidade legal seja feita a seis meses pelo cliente e/ou profissional da Ius Natura. Exemplo: o usuário possui o aviso 6 marcado. “15 dias antes do vencimento da verificação de conformidade legal”. Ultima Verificação: 01/07/2007; Próxima verificação conforme sugerido pela Ius Natura: 01/07/2007 + 6 meses = 01/01/2008; 15 dias antes do vencimento da próxima verificação: 01/01/2008 – 15 dias = 17/12/2008; O e-mail referente ao aviso 6 será enviado no dia 17/12/2008.


18

Sugere-se que as opções 6,7 e 8 ou 9,10 e 11 sejam marcadas apenas para os usuários Administrador e Nível 1. 6 - 15 dias antes do vencimento da verificação semestral de conformidade legal. 7 - 5 dias antes do vencimento da verificação semestral de conformidade legal. 8 - Após o vencimento da verificação semestral de conformidade legal. 9 - 15 dias antes do vencimento da verificação anual de conformidade legal. 10 - 5 dias antes do vencimento da verificação anual de conformidade legal. 11 - Após o vencimento da verificação anual de conformidade legal. Os avisos de 12 a 22 são referente às ações cadastrad as no Sistema CAL® 12 - 150 dias antes do vencimento ação: aviso de ação pendente em que consta a descrição da ação, prazo, responsável, código da norma e a CAL referente à ação. 13 - 120 dias antes do vencimento da ação: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 14 - 60 dias antes do vencimento da ação: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 15 - 30 dias antes do vencimento da ação: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 16 - 15 dias antes do vencimento da ação: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 17 - 5 dias antes do vencimento da ação: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 18 - No dia do vencimento da ação: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 19 - Após vencimento da ação diariamente: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail (todos os dias). 20 - Após o vencimento, toda segunda, quarta e sexta: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 21 - Após o vencimento toda terça e quinta: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 22 - Após o vencimento toda terça: idem ao aviso de número 9, alterando apenas a data do envio do e-mail. 23 - Receber e-mail sobre disponibilização da Carta de Atualização Mensal: ao selecionar esta opção o usuário receberá um aviso sempre que uma nova carta de atualização estiver disponível no Sistema CAL®. 24 - Receber avisos sempre que uma ação for cadastrada e/ou alterada: selecionando esta opção o usuário receberá um aviso sempre que alguma ação for cadastrada como sendo da responsabilidade dele ou quando esta ação sofrer alterações de prazo e/ou responsável.


19

25 - Receber avisos sempre que uma área for inserida ou excluída manualmente de norma: selecionando esta opção o usuário receberá um aviso sempre que a área dele for inserida como responsável por alguma norma no sistema. Sempre que essa área for excluída da norma o usuário também recebe alerta. 8. Relatório s O módulo de Relatório no Sistema CAL® contém três relatórios distintos que possibilitam ao usuário obter vários gráficos e relatórios para acompanhar o atendimento e situação das normas, verificações, ações e cartas de atualização da CAL. Para acessar o módulo de Relatórios acesse o Sistema CAL® digitando seu usuário e senha e clique na aba “Relatórios” onde estarão disponíveis os seguintes relatórios:

Para acessar cada relatório clique sobre o nome do mesmo. Segue abaixo informações e instruções para utilização de cada relatório:

8 .1 - A co m p a n h a m e n t o d e N o r m a s / V er i f i ca çõ e s/ A çõ e s Utilizado para obter informações sobre a situação e atendimento das normas, verificações e ações na CAL. Esse relatório disponibiliza filtros de busca que auxiliam na geração de relatórios por Origem, por Escopos, por Áreas, por Responsáveis, entre outros. O relatório é dividido em três módulos: NORMA, VERIFICAÇÃO e AÇÃO, que estão relacionados. Qualquer alteração no módulo NORMA incide nos módulos VERIFICAÇÃO e AÇÃO, porém as alterações efetuadas no módulo VERIFICAÇÃO e AÇÃO não incidem no módulo NORMA. É possível obter os resultados por: Quantidade - o resultado será exibido no gráfico; Qual - o resultado será exibido no Excel e para acessá-lo é necessário clicar no ícone do Excel que aparece em cada relatório.


20

Segue explicação sobre cada filtro do relatório:

NORMA: A) CAL: Filtro para seleção das CALs que deseja emitir relatórios. A(s) CAL(s) visualizada(s) nesse filtro aparece(m) de acordo com o nível de acesso do usuário. Caso o usuário seja nível Administrador, ele irá visualizar todas as CAL(s) existentes no Sistema referente ao cliente.

Para essa opção de filtros estão disponíveis duas formas de agrupamento dos dados: - Agrupar por Requisito: Utilize essa opção caso queria visualizar no gráfico a quantidade de normas com requisito SIM , NÃO e Sem Requisito. - Agrupar por CAL: Utilize essa opção caso esteja selecionando várias CALs e deseja que o gráfico exiba a quantidade de normas/verificações/ações por CAL. NOTA: O relatório deixa marcado como padrão o “Agrupar por Requisito”, por isso é

necessário que o usuário mude o agrupamento quando deseja obter no gráfico outro tipo de dado. B) T I P O O U TR OS R EQ U I S I T O S/ N R : Filtro para seleção de Tipos de Outros Requisitos

e de NRs. É possível emitir relatórios das Licenças, Autorizações, CADRIS e outros tipos de documentos de OR e ainda emitir relatório de atendimento específico para as Normas Regulamentadoras (NRs) constantes da CAL.

Para esse filtro fica disponível o Agrupamento por Tipo. Ao selecionar alguns ou todos os tipos de OR ou NR e Agrupar por tipo o gráfico será exibido mostrando a quantidade de normas/verificações/ações para cada tipo selecionado existente na CAL.


21

C) ORI GEM: Filtro para seleção da origem das normas. Possibilita a emissão de

relatórios somente das normas/verificações e ações federais, estaduais e municipais e outros das CALs.

A opção de “Agrupar por Origem” deve ser utilizada para visualizar no gráfico a quantidade de dados buscados por Origem. D ) ESCOPO: Filtro para seleção de escopos das normas. Deve ser utilizado para

emissão de relatórios por escopo, mostrando, por exemplo, o atendimento das normas de Meio Ambiente, Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho na CAL.

O ícone de agrupamento por Escopo ao ser selecionado mostrará no gráfico o número de normas/verificações e ações que atendem todos os filtros marcados e no relatório agrupado por escopo. NOTA: Muitas normas da CAL pertencem a mais de um escopo, existem normas, por exemplo, que são ao mesmo tempo de Meio Ambiente, Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho. Nesse caso ao agrupar por escopo o relatório contabilizará a mesma norma uma vez para cada escopo. Exibindo assim uma quantidade maior da que será exibida no relatório Excel.


22

E) ÁREA: Filtro para seleção das áreas responsáveis pelo atendimento de normas nas

CALs. As áreas só são exibidas no filtro depois da seleção da CAL e somente se existirem normas na CAL relacionadas à área. Esse filtro deve ser utilizado para emissão de relatórios de atendimento de normas por áreas cadastradas nas normas da CAL.

Como os demais ícones de agrupamento, o “Agrupar por Área” ao ser selecionado mostrará nos gráficos o número de normas que atendem todos os filtros marcados no relatório dividido pelas áreas selecionadas no filtro. IMPORTANTE: Os filtros: Tipos de Outros Requisitos / NR •

•

•

•

Origem Escopo Área

devem ser utilizados apenas quando o usuário desejar emitir relatórios específicos para cada um desses dados, sejam separadamente ou combinados. Para emissão de um relatório geral de atendimento da CAL, basta selecionar a CAL que deseja emitir relatórios e o Filtro de Status, que está explicado no item F. F) STATUS: Filtro para seleção da situação das normas na CAL, que podem ser

Atendida, Não Atendida, Pendente de Análise ou Em Análise. Através desse filtro o usuário acompanha a situação de atendimento da CAL.

O Agrupamento por Status exibirá um gráfico que atende todos os filtros selecionados no relatório dividido por Status de atendimento. Segue breve descrição dos Status: Atendida: Para uma norma constar como atendida no relatório todas as suas verificações (perguntas das listas de verificação) devem estar evidenciadas, respondida ou possuírem planos de ações não vencidos e/ou diferente de ações do tipo Correção.


23

Não Atendida: Para constar como não atendida, a norma deve possuir pelo menos uma verificação da lista de verificação Não Atendida. Pendente de Análise: Todas as verificações da lista de verificação devem constar pendentes, sem evidências ou planos de ações cadastrados. Em Análise: Para constar como Em Análise pelo menos uma verificação , dentre as demais já respondidas, deve possuir status Pendente de Análise. O relatório contém ainda os botões “Filtrar”, “Limpar” e um ícone de Excel, que são utilizados para: Filtrar: Após selecionar os filtros de pesquisa para o relatório clique nesse ícone para •

•

•

que o sistema processe as informações e exiba o gráfico; Limpar: Após selecionar os filtros, caso queira limpá-los ou para emitir um novo relatório, clique nesse ícone para limpar os filtros selecionados anteriormente. Ícone Excel: Ao clicar sobre o ícone será exportado para o Excel o relatório gerado com todos os dados mostrados no gráfico de forma detalhada. Para saber quais são os dados que o gráfico exibiu clique nesse ícone.

Esses campos são comuns para todos os relatórios.

VERI FI CAÇÃO: A) STATUS: Filtro para seleção da situação de cada verificação, de cada item da lista de

verificação. Apesar de serem praticamente os mesmos Status da Norma esse filtro diz respeito apenas as verificações e seu agrupamento “Agrupar por Status de Verificação” exibe um gráfico que atende os filtros selecionados nos demais campos dividido por Status de cada pergunta da CAL.

AÇÃO:


24

A) STATUS: Filtro para seleção da situação dos planos de ações estabelecidos nas

verificações para atendimento às normas. As situações das ações podem ser Concluída e Não Concluída, sendo que as estas possuem um sub-grupo de status, que são: Vencido, A Vencer e Sem Prazo.

O Agrupamento por Status da Ação exibe o gráfico dividido por Ações Concluídas e Não Concluídas. O Agrupamento por Prazo exibe o gráfico dividido por Ações Vencidas, A vencer e Sem Prazo e englobam apenas as ações Não Concluídas, por isso esses campos só são exibidos após o usuário selecionar a respectiva opção. B) TI PO DE AÇÃO: Filtro para seleção de ações Corretivas, Preventivas ou de

Manutenção.

O agrupamento por Tipo de Ação exibe no gráfico de ações o número de ações de cada tipo que atendam os demais filtros selecionados. C) RESPONSÁVEL: Filtro para seleção dos nomes dos usuários cadastrados no sistema

e responsáveis por planos de ações. Os usuários mostrados nesse filtro obrigatoriamente precisam ser responsáveis (do tipo cumprimento ou gestão) por alguma ação na CAL.

O agrupamento por Responsável exibe o gráfico com a quantidade de ações dividida por responsáveis.

Exemplos de emissão de Relatórios de Acompanhamento de Normas/ Verificações/ Ações: A. R el a t ó r i o G e r a l d e At e n d i m e n t o d a s N o r m a s :


25

Selecione a(s) CAL(s) a(s) qual (is) deseja pesquisar.

Selecione Todos os Status no filtro de Status e clique no botão “Agrupar por Status”.

Clique em FILTRAR. O sistema exibirá gráfico com a situação geral da CAL escolhida, com número de normas para todos os Status. Veja:

Para saber quais são essas normas clique no ícone do Excel ao lado do botão filtrar que será exibida uma tabela em Excel com todos os dados do gráfico.

B. Re l a t ó r i o d e N o r m a s d e Me i o A m b i e n t e Po r O r i g e m : Para saber quantidade normas federais, estaduais e municipais de meio ambiente existente na CAL: Selecione a(s) CAL(s) a(s) qual (is) deseja pesquisar.


26

Selecione a(s) origem(s) desejada(s).

Selecione o(s) escopo(s) desejado(s).

Selecione a opção “Agrupar por origem”.

Clicar no botão Filtrar. O gráfico exibirá a quantidade de normas de MA por origem. Veja:


27

Para saber quais são essas normas, basta clicar no ícone do Excel ao lado do botão FILTRAR.

C. R el a t ó r i o d e V e r i f i ca ç õ es ( p e r g u n t a s ) e s e u s St a t u s Selecione a(s) CAL(s) a(s) qual (is) deseja pesquisar.

Selecionar os Status desejados. Selecionar a opção “Agrupar por status de verificação”.

Clicar no botão Filtrar. O sistema exibirá gráfico com a situação geral das verificações para a CAL escolhida, com número de verificações (perguntas) para todos os Status. Veja:

Para saber quais são essas normas, basta clicar no ícone do Excel ao lado do botão FILTRAR.

D. R e l a t ó r i o d e a ç õ e s N ã o Co n c l u í d a s p o r R es p o n s á v e l :


28

Selecione a(s) CAL(s) a(s) qual (is) deseja pesquisar.

Selecione o(s) status da ação desejado(s), nesse caso “Não Concluída”

No filtro de Responsável selecione “Todos” e marque a opção botão “Agrupar por responsável”

Clicar no botão Filtrar. O sistema exibirá gráfico com número de ações não concluídas para cada responsável na CAL. Veja figura:

8 .2 A co m p a n h a m e n t o d e At e n d i m e n t o N o r m a Através desse relatório é possível saber qual é a norma mais atendida e menos atendida das CALs. Para isso siga os passos abaixo: A – Selecione as CALs que deseja saber as normas mais e menos atendidas:


29

B – Clique em Filtrar O relatório exibirá a relação das normas e seus códigos, a quantidade das CALs que atendem e que não atendem aquela norma.

Os dados obtidos e mostrados na tabela acima podem ser acessados também em uma planilha de Excel, para isso basta clicar no ícone do Excel que fica ao lado do botão “Aplicar NOTA: Esse relatório deve ser utilizado por usuários que precisam acompanhar o

atendimento e o desempenho geral de várias CALs, portanto, a utilização ideal é para empresas que possuem mais de uma CAL no Sistema CAL. filtro”.

8 .3 A co m p a n h a m e n t o d e Ca r t a d e A t u a l i z a çã o Esse relatório auxilia no acompanhamento da realização das cartas de atualização mensais. É possível filtrar por tipos de cartas (Geral e Complementar), por situação (Pendente e Realizada) e por Mês e Ano. Para utilizá-lo siga os passos abaixo:


30

Manual Sistema Cal

Recommend Documents