Sistema de Registros Educativos Ministerio de Educación El Sistema Nacional de Registro Educativo, es un sistema de información del Ministerio de Educación, para uso de los centros educativos del país; para administrar, validar y certificar los datos de todos los estudiantes del Sistema Educativo Nacional en todos los niveles, identificándolos individualmente a través de la asignación de código personal durante todo su ciclo de vida escolar. Siendo una herramienta efectiva como fuente de información en la toma de decisiones.
Contenido 1.
Ingreso al Sistema .................................. ................. .................................. ................................... ................................... .................................. ................................. ................ 3
2.
Módulo Ciclo Lectivo: .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ........................... .......... 5 2.1
Carreras Carrer as (aplica solo para nivel 46) ................................... ................. ................................... .................................. ................................. ................ 5
2.2 Grados y secciones .................................................................................................................... 6 2.2.1 Agregar Sección .................................................................................................................. 7 2.2.2 Unir sección ........................................................................................................................ 8 2.2.3 Traslado de alumnos .......................................................................................................... 8 2.2.4 Eliminar Sección o grado .................................................................................................... 9 2.3 Administración CNB ................................................................................................................ 10 2.3.1 Nueva Área o asignatura .................................................................................................. 11 2.3.2 Eliminar asignatura ........................................................................................................... 11 2.4 Datos del supervisor ................................................................................................................ 13 3.
Docentes .................................. ................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ............................ .......... 13 3.1 Registro de Docentes y colaboradores colabor adores ................................... ................. ................................... .................................. ............................... .............. 14 3.2 Asignación Docente ................................................................................................................. 16
4.
Estudiantes Estudia ntes ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ......................... ....... 19 4.1 Inscripción: .............................................................................................................................. 19 4.1.1 Estudiantes del ciclo anterior ........................................................................................... 19 4.1.2 Buscar Estudiante con Código Personal ................. .......................... ................... ................... .................. .................. .................. ............ ... 21 4.1.3 Solicitud de Código personal persona l .................................. ................ ................................... ................................... .................................... ...................... .... 22 4.2 Estudiantes .............................................................................................................................. 26 4.2.1 Listado de Alumnos .......................................................................................................... 27 4.2.2 Imprimir Constancias........................................................................................................ 28 4.2.3 Modificar .......................................................................................................................... 28 4.2.4 Idiomas ............................................................................................................................. 28 4.2.5 Discapacidades Disca pacidades .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ......................... ........ 29 4.2.6 Lupa para mostrar al estudiante ...................................................................................... 31 4.3 Casos ....................................................................................................................................... 32 4.4 Necesidades especiales ........................................................................................................... 33
5.
Registros Regist ros .................................. ................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ............................ .......... 34 5.1 Información Adicional ............................................................................................................. 35 1
Contenido 1.
Ingreso al Sistema .................................. ................. .................................. ................................... ................................... .................................. ................................. ................ 3
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Módulo Ciclo Lectivo: .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ........................... .......... 5 2.1
Carreras Carrer as (aplica solo para nivel 46) ................................... ................. ................................... .................................. ................................. ................ 5
2.2 Grados y secciones .................................................................................................................... 6 2.2.1 Agregar Sección .................................................................................................................. 7 2.2.2 Unir sección ........................................................................................................................ 8 2.2.3 Traslado de alumnos .......................................................................................................... 8 2.2.4 Eliminar Sección o grado .................................................................................................... 9 2.3 Administración CNB ................................................................................................................ 10 2.3.1 Nueva Área o asignatura .................................................................................................. 11 2.3.2 Eliminar asignatura ........................................................................................................... 11 2.4 Datos del supervisor ................................................................................................................ 13 3.
Docentes .................................. ................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ............................ .......... 13 3.1 Registro de Docentes y colaboradores colabor adores ................................... ................. ................................... .................................. ............................... .............. 14 3.2 Asignación Docente ................................................................................................................. 16
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Estudiantes Estudia ntes ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ......................... ....... 19 4.1 Inscripción: .............................................................................................................................. 19 4.1.1 Estudiantes del ciclo anterior ........................................................................................... 19 4.1.2 Buscar Estudiante con Código Personal ................. .......................... ................... ................... .................. .................. .................. ............ ... 21 4.1.3 Solicitud de Código personal persona l .................................. ................ ................................... ................................... .................................... ...................... .... 22 4.2 Estudiantes .............................................................................................................................. 26 4.2.1 Listado de Alumnos .......................................................................................................... 27 4.2.2 Imprimir Constancias........................................................................................................ 28 4.2.3 Modificar .......................................................................................................................... 28 4.2.4 Idiomas ............................................................................................................................. 28 4.2.5 Discapacidades Disca pacidades .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ......................... ........ 29 4.2.6 Lupa para mostrar al estudiante ...................................................................................... 31 4.3 Casos ....................................................................................................................................... 32 4.4 Necesidades especiales ........................................................................................................... 33
5.
Registros Regist ros .................................. ................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ............................ .......... 34 5.1 Información Adicional ............................................................................................................. 35 1
5.2 Complejo Educativo................................................................................................................. 37 5.3 Ambientes / Áreas ................................................................................................................... 37 5.4 Mobiliario y Equipo ................................................................................................................. 38 6.
Reportes Report es .................................. ................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ............................ .......... 38 6.1 Reporte General del Establecimiento ..................................................................................... 39 6.2 Reporte Avance Registro Académico ...................................................................................... 40 6.3 Ficha Escolar ............................................................................................................................ 41 6.4 Reporte Nomina Docente ....................................................................................................... 42 6.5 Reporte Nomina Docente y Asignación .................................................................................. 43
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1.
Ingreso al Sistema
Solamente pueden ingresar al sistema los establecimientos registrados en la base de datos del Ministerio de Educación. Se debe ingresar la siguiente dirección electrónica electrónica en el navegador que se está utilizando https://pruebasire.mineduc.gob.gt/ , posteriormente debe ingresar el código del establecimiento establecimiento y la clave que fue proporcionada.
Una vez que se ha ingresado un código de establecimiento y contraseña correcto, el sistema mostrará la pantalla principal de inicio con las opciones de menú correspondientes.
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De igual manera para poder visualizar la pantalla de inicio, se puede acceder a ella por medio del menú inicio.
4
2.
Módulo Ciclo Lectivo:
En este módulo se pueden visualizar los siguientes ítems: 2.1 2.2 2.3 2.4
2.1
Carreras (aplica solo para nivel 46) Grados y Secciones Administración CNB Datos del Supervisor
Carreras (aplica solo para nivel 46)
En este módulo se pueden visualizar las carreras autorizadas con las que cuenta el establecimiento.
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2.2 Grados y secciones Al ingresar a este módulo lo principal es seleccionar el ciclo actual para poder visualizar los grados y secciones que se han creado en el mismo.
Después de seleccionar el ciclo se visualiza la siguiente pantalla, en donde se pueden realizar varias acciones:
Agregar secciones, Eliminar secciones, Unir secciones y Trasladar alumnos de una sección a otra.
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2.2.1 Agregar Sección El procedimiento para crear una sección es:
Seleccionar el grado, Ingresar la literal de la sección (a, b, c, entre otras) Y dar clic en el botón agregar.
Automáticamente se actualiza la pantalla y se ve reflejada la sección creada.
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2.2.2 Unir sección Para unir secciones se da un clic sobre el botón UNIÓN del grado en donde se van a unir las secciones, posteriormente se selecciona la sección que se va a unir y la que va quedar, se da clic en aceptar, al realizar el procedimiento correctamente se obtiene el mensaje siguiente.
2.2.3 Traslado de alumnos Para el traslado de alumnos se selecciona la sección de donde se va a tomar el alumno (sección origen), se selecciona la sección a donde se va a trasladar el alumno, se selecciona dando el o los alumnos a trasladar y se da clic en trasladar
Al realizar el proceso correctamente muestra el siguiente mensaje:
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2.2.4 Eliminar Sección o grado Para eliminar un grado se da clic en el botón eliminar, automáticamente se obtiene el mensaje en el cual se da clic en SI (está seguro de eliminar el grado) y NO (no va a eliminar el grado).
Nota: se debe tomar en cuenta que el grado o sección no debe tener alumnos inscritos para poder realizar este procedimiento.
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En el caso que la sección o grado tengan alumnos inscritos daría el siguiente mensaje.
Caso contrario da el mensaje de que el proceso fue realizado con éxito.
2.3 Administración CNB En este ítem se realiza la asignación de CNB predefinido para cada grado, al cual se le pueden crear y agregar asignaturas nuevas, así como eliminar estas asignaturas creadas por el establecimiento, siempre y cuando se cumplan con las asignaturas oficiales por el Ministerio de Educación. En el combo de grado se debe seleccionar dando clic en el grado que se desea visualizar para poder realizar cualquier modificación o cambio.
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2.3.1 Nueva Área o asignatura Dar clic en botón nueva área o asignatura en la cual, direccionara a la siguiente pantalla, en esta pantalla debe ingresar el nombre de la asignatura y por último dar clic en el botón guardar.
2.3.2 Eliminar asignatura Para eliminar una asignatura creada por el establecimiento se debe seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la asignatura dando clic sobre ella, en el cuadro que está en el lado izquierdo Dar clic en el botón eliminar asignatura y Dar clic en el botón aceptar.
Es importante mencionar que esta asignatura se puede eliminar si no tienen ningún docente asignado para impartirla y si no tuviera alumnos inscritos para recibir la misma, de lo contrario no puede realizarse la eliminación de asignatura.
Muy importante es dar clic en el botón GUARDAR para que todas las modificaciones creadas en la administración del CNB puedan quedar almacenadas en la base de datos.
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El botón imprimir sirve para poder visualizar en formato pdf el CNB del grado y poder imprimir el mismo.
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2.4 Datos del supervisor En este módulo se pueden visualizar los datos generales del supervisor asignado al establecimiento.
3.
Docentes En este módulo e encuentran los siguientes ítems: 3.1 Registro de Docentes y Colaboradores 3.2 Asignación Docente.
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3.1 Registro de Docentes y colaboradores En este ítem se pueden encontrar todas las actividades relacionadas con los docentes y colaboradores del establecimiento, para lo cual se pueden seleccionar de las opciones mediante las pestañas siguientes:
En la pestaña de COLABORADORES DEL ESTABLECIMIENTO al dar un clic sobre ella, se visualiza la pantalla en donde se muestran todos los colaboradores, docentes y director del establecimiento, en la parte superior un combo de donde se puede seleccionar el cargo que desea realizar una búsqueda o cuando se desea agregar un docente, director o colaborador el primer paso es seleccionar el cargo y luego dar clic en agregar para poder crear un cargo nuevo.
En esta pantalla se encuentra el botón eliminar, que se utiliza para eliminar un docente del establecimiento El botón Modificar, con el cual se direcciona a la ventana para modificar los datos personales del docente.
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Al Modificar la información de un docente o colaborador es muy importante tomar en cuenta que se debe ingresar toda la información obligatoria que está identificada con un asterisco, antes de dar clic en guardar, sino está seguro de realizar los cambios puede dar clic en el botón restablecer para volver a la información original del docente o colaborador. El link que direcciona a la ventana para agregar o modificar los idiomas que el docente, director o colaborador domina.
En la parte superior se muestran unos combos, de los cuales el primero Grupo de Idioma, permite seleccionar entre las opciones de:
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Dependiendo el grupo de idioma seleccionado, así se verán reflejados los idiomas en el combo correspondiente, seleccionar el nivel de comprensión del idioma e indicar si es el idioma materno del docente o colaborador (el idioma puede ser modificado posteriormente de ser ingresado).
En la parte inferior un detalle de todos los idiomas que domina un docente o colaborador, un botón en donde puede eliminarse el idioma al dar clic sobre el botón ELIMINAR, el nivel de comprensión de ese idioma, el detalle si el docente o colaborador imparte clases en ese idioma y un botón de selección con el cual se puede determinar cuál es el idioma materno del docente o colaborador.
3.2 Asignación Docente En esta parte del sistema se realiza la asignación de los docentes a cada una de las áreas o asignaturas del grado seleccionado. En el caso del nivel 46 o diversificado hay una paso extra que debe realizarse y es la selección de la carrera a la que se le va a realizar la asignación de docentes.
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Posteriormente se procede a seleccionar el grado y la sección en donde se va a realizar la asignación del docente, al realizar este paso se da clic en el botón asignación docente.
Para el nivel pre-primario y primario, aparece una opción en donde se puede llenar automáticamente como docente titular a un docente seleccionado, dando clic en único docente.
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De esta manera se coloca el nombre del docente en todas las áreas y asignaturas del grado. Es muy importante que después de hacer esta selección se dé clic en el botón guardar, ya que de lo contrario no se guardarán los cambios efectuados en la asignación docente.
Cuando se da clic en el botón guardar se visualiza el siguiente mensaje:
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4.
Estudiantes En este módulo e encuentran los siguientes ítems: 4.1 4.2 4.3 4.4
Inscripción Estudiantes Casos Necesidades especiales
4.1 Inscripción: En este ítem lo primero es seleccionar el grado en el que se van a realizar las inscripciones y posteriormente dar clic en el botón seleccionar
En la inscripción se tienen 3 pestañas o formas en las que se pueden seleccionar como se va a realizar la misma. Estas pestañas son:
Estudiantes del ciclo anterior Buscar estudiante con código personal y Solicitud de código personal.
4.1.1 Estudiantes del ciclo anterior Es esta pestaña lo primero que debe hacer es seleccionar el grado del cual van a tomar los alumnos para inscribir, en el caso de que se fueran a inscribir alumnos al grado de segundo primaria, se selecciona el grado de primero primaria y así sucesivamente. 19
Al seleccionar el ciclo y grado del combo, se debe dar clic en el botón seleccionar, al realizar este paso se visualiza la pantalla en donde se debe seleccionar el o los estudiantes que se van a inscribir.
1. Seleccionar todos: Se da clic en el cuadro para poder seleccionar todos los estudiantes que se van a inscribir en el grado anteriormente seleccionado.
2.
Seleccionar uno por uno: Con esta opción se debe de seleccionar uno por uno los estudiantes que se van a inscribir en el grado anteriormente seleccionado.
Posteriormente se da clic en el botón de inscribir seleccionados.
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Se ingresa la fecha en que se realiza la inscripción y se da clic en el botón inscribir. Nota: Se debe tener en cuenta que para realizar la inscripción el alumno debe de tener aprobado el grado en el ciclo anterior, caso contrario no se podrá realizar la inscripción.
4.1.2 Buscar Estudiante con Código Personal En este ítem se puede realizar la búsqueda de un estudiante en el sistema por medio de tres opciones:
Buscar por código personal
Buscar por nombres
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Buscar por CUI
Al ya encontrar al estudiante se da clic en inscribir y se ingresa la fecha en que se está realizando la inscripción.
4.1.3 Solicitud de Código personal Esta opción debe utilizarse solamente cuando el alumno aún no t enga código personal asignado, si su estado es pendiente de asignación, debe esperarse a que sea asignado un código personal y luego utilizar una de las otras opciones para buscarlo y posteriormente inscribirlo.
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Al seleccionar esta pestaña aparece un botón Solicitar, debe darse clic en este botón para que aparezca la pantalla para solicitar el código personal del alumno.
Al dar clic en el botón solicitar, aparece una pantalla en donde debe ingresar todos los dato solicitados, se debe tomar en cuenta que los datos marcados con asterisco son obligatorios.
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Al terminar de ingresar la información se debe dar clic en el botón verificar, para validar la información, si al dar clic le aparece el siguiente mensaje, debe de verificarse toda la pantalla para poder ingresar toda la información requerida.
En el caso que se haya ingresado toda la información le aparece el siguiente mensaje, en donde se debe confirmar la información que se ingresó del estudiante, al terminar de ingresarla, debe darse clic en el botón aceptar.
Si el estudiante no tuvo ningún inconveniente en la solicitud de código personal aparece la siguiente pantalla en donde debe de confirmar la solicitud del código personal e inscribirlo en el grado y sección seleccionada en el primer paso. En este paso debe de ingresar la fecha en que está inscribiendo al estudiante y como siguiente paso dar clic en el botón inscribir.
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En el caso de que se necesite un historial de estudio del estudiante aparecerá el siguiente cuadro de mensaje que debe completarse y al terminar dar clic en el botón aceptar.
Al realizar esta acción aparece el siguiente cuadro de mensaje en donde indica que el estudiante fue inscrito y también fue solicitado el código personal, generando un código temporal.
4.2 Estudiantes Al dar clic en este ítem aparece la ventana en donde se debe seleccionar, ya sea listar a todos los estudiantes inscritos en el establecimiento o los estudiantes inscritos en cada grado y sección.
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Si se selecciona en grado y sección todos, aparece en la pantalla un detalle de cada uno de los estudiantes, así como en la parte superior dos botones, uno de ellos es el de Listado de Alumnos y otro es el de imprimir constancias de inscripción.
4.2.1 Listado de Alumnos Al dar clic en el botón de Listado de alumnos, se genera un pdf que dependiendo del navegador que utilice puede aparecer automáticamente o bien se debe seleccionar si se desea abrir o guardar el pdf.
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4.2.2 Imprimir Constancias Al dar clic en este botón se visualiza un pdf conteniendo la constancia ya sea de un grado y sección o de todo el establecimiento, dependiendo de la selección realizada al principio.
4.2.3 Modificar Al dar clic en el botón Modificar se visualiza una pantalla en donde se pueden modificar todos los datos del estudiante, al terminar de modificar la información se debe dar clic en botón Guardar o si no se van a realizar cambios o se desea volver al estado inicial de información del estudiante, se puede dar clic en el botón restablecer
.
4.2.4 Idiomas Al dar clic en el link de idiomas que se muestra en la pantalla, este direcciona a la pantalla en donde se debe ingresar el o los idiomas que domina el estudiante.
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4.2.5 Discapacidades Al dar clic en el link de discapacidades, se muestra una pantalla en donde se debe de seleccionar como primer paso, que tipo de discapacidad es la que el estudiante tiene.
Dependiendo de la discapacidad o necesidad seleccionada se debe llenar un formulario con la información solicitada.
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4.2.6 Lupa para mostrar al estudiante En esta opción se muestran los datos del estudiante que se está seleccionando y se muestra una pantalla como la siguiente:
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En esta pantalla también se puede tener acceso a otras pantallas relacionadas con la información del estudiante, por medio de los botones que se muestran a continuación:
4.3 Casos En este ítem al dar clic, se visualizan todos los casos que generó el establecimiento.
Las opciones que tiene el combo de Estado de Casos son: Anulado, Pendiente, Rechazado, Solucionado y Todos.
Las opciones del combo tipo son: Agregar, Inscribir, Modificar, Todos y Traslado.
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También se tiene el combo de ciclo que debe seleccionarse y por último dar clic en el botón Listar para mostrar el listado de los casos seleccionados.
4.4 Necesidades especiales Al dar clic en este ítem se muestra un listado de todos los estudiantes registrados en el establecimiento con Necesidades especiales.
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5. Registros En este módulo solamente se tiene el ítem de Registro el cual se visualiza de la siguiente manera:
Al dar clic en el ítem de Registro se puede visualizar la pantalla que se detalla a continuación en donde muestra toda la información relacionada con el establecimiento:
Esta pantalla contiene las pestañas:
Información Adicional Complejo Educativo, Ambiente/Áreas Mobiliario y Equipo.
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5.1 Información Adicional En esta pestaña se debe seleccionar la información que se desea observar, en el primer caso se tiene los idiomas de la comunidad en que se encuentra en establecimiento.
En el segundo caso las distancias del establecimiento:
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En el último Caso de opción se encuentra el de otros servicios:
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5.2 Complejo Educativo En la pestaña de complejo educativo se encuentra una pantalla con la siguiente información a mostrar y que también se puede modificar.
5.3 Ambientes / Áreas En la pestaña de ambientes /áreas se muestra una pantalla en donde se pueden agregar y visualizar todas las áreas con las que cuenta el establecimiento. Al agregar áreas o ambientes, se selecciona el tipo de ambiente, el ambiente /área, se escribe la cantidad y se da clic en el botón agregar.
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5.4 Mobiliario y Equipo En esta opción se muestra el mobiliario y equipo con el que cuenta el establecimiento.
6. Reportes En este módulo se encuentran 5 ítems para poder generar reportes.
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6.1 Reporte General del Establecimiento Al dar clic en este ítem se muestra un reporte general del establecimiento, mostrando:
Último inicio de sesión del establecimiento, Ciclo escolar Vigente Cantidad de alumnos inscrito a la fecha Cantidad de alumnos con asignación de Código personal en proceso Alumnos inscritos sin información de partida de Nacimiento o CUI Alumnos con fecha de nacimiento invalida o fuera de rango Alumnos retirados Alumnos con registro de información pendiente
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6.2 Reporte Avance Registro Académico En este reporte se muestra el avance que tiene el establecimiento, cada cuadro muestra una etapa del establecimiento, si una de ellas no tiene conexión con la otra, se debe a que la primera no se ha completado y debe realizarse para poder continuar, en este caso el establecimiento va por la etapa de Registro de asistencia, traslados y retiros.
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El orden de este reporte es el siguiente:
6.3 Ficha Escolar En este reporte se muestra la información general del establecimiento, docentes y cantidad de alumnos que tiene cada uno de ellos mediante la ficha escolar.
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6.4 Reporte Nomina Docente En Este reporte se muestran los datos generales del director, docente y colaboradores del establecimiento, la fuente de financiamiento de cada uno de ellos y el estado que tienen.
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